Inhaltsverzeichnis - simplesoft.at€¦ · Desktop gespeichert, wobei das Datum und die Uhrzeit in den Dateinamen eingefügt werden. Wenn Sie zuvor die Datei schon gespeichert haben,

Inhaltsverzeichnis

1.1 ADDIN-Aktivierung in Excel 2010............................................................................................................................3




2. Hinzufügen des DSGVO-Buttons zur Schnellzugriffsleiste........................................................................................7

3. Einrichten des DSGVO-Mailers .................................................................................................................................8

4. Arbeiten mit dem DSGVO-Mailers..........................................................................................................................12

5. Deinstallation des DSGVO-Mailers .........................................................................................................................14

6. Weitere Freeware...................................................................................................................................................15

Anhang A - Info zu den installierten Dateien..............................................................................................................16

Anhang B – Manuelle Installation des DSGVO-Mailers ..............................................................................................17

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Willkommen zum DSGVO-Mailer

mit dem Sie aus Word und Excel heraus Ihre Dateien Passwort geschützt an Ihre Kunden schicken können.

Vor der ersten Verwendung müssen der DSGVO-Mailer eingerichtet und mit den Kundendaten befüllt werden,

aber auch hier werden Sie mit einer Importfunktion unterstützt.

Was die Einrichtung anbelangt, so wird der DSGVO-Mailer in Word und in Excel angelegt.

1. Word: in Word konnte sich das DSGVO-Mailer-Addin automatisch eintragen und Sie finden in Word sofort das

neue Menü DSGVO:

Bitte überprüfen Sie direkt nach der Installation des DSGVO-Mailers, ob Sie danach in Word die neue

Registerkarte sehen und darin den DSGVO-Mailer-Button. In einigen seltenen Fällen können in Ihrer Firma seitens

der IT-Sicherheitseinstellungen die Einschränkungen so streng eingestellt sein, dass eine Installation von Addins

gar nicht erlaubt sind. In diesem Fall können Sie hier ganz am Ende dieser Anleitung im Anhang B MANUELLE

INSTALLATION nachlesen, wie Sie den DSGVO-Mailer manuell installieren können.

2. Excel: Excel erlaubt leider keine automatische Aktivierung von Addins. So hat sich das Addin zwar bereits in

Ihrem Excel installiert, aber es muss von Ihnen noch manuell aktiviert werden. Im nächsten Kapitel sehen Sie - für

jede Excelversion (2010/2013/2016/2007) einzeln beschrieben - wie Sie das DSGVO-Mailer-Addin mit 6

Mausklicks aktivieren können.

Gutes Gelingen und Danke für Ihre Geduld

Video-Tipp: unter folgendem Link können Sie ein kurzes Video-Tutorial zum Einrichten und Arbeiten mit dem

DSGVO-Mailer sehen: https://youtu.be/cs5-N6Xu90c

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1.1 ADDIN-Aktivierung in Excel 2010

1. Klicken Sie im Menü DATEI auf den Punkt OPTIONEN:

2. Es öffnen sich die Excel-Optionen und Sie wählen im Reiter

Add-Ins die Excel-Add-Ins und klicken dann auf den

GEHE ZU… - Button

3. Zuletzt setzen Sie ein Häkchen vor das Add-In DSGVO-Mailer

und schließen das Fenster mit OK. Schon ist das neue Menü

DSGVO mit dem DSGVO-Mailer aktiv.

Hinweis: das Addin Mail-Helper (Abbildung 3) ist eine

Hilfsroutine des DSGVO-Mailers und muss nicht aktiviert werden.

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GEHE ZU… - Button






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LOS… - Button






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1. Klicken Sie oben links auf den den bunten Office-Button

und wählen auf den Punkt EXCEL-OPTIONEN:



GEHE ZU… - Button






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2. Hinzufügen des DSGVO-Buttons zur Schnellzugriffsleiste

Sie haben sowohl in Word als auch in Excel die Möglichkeit wichtige Schaltflächen zu Ihrer persönlichen

Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen.

Wenn Sie öfter Dokumente an Klienten Passwort geschützt vermailen wollen, können Sie den DSGVO-Mailer auch

in Ihrer Schnellzugriffleiste ablegen.

Machen Sie dazu einfach einen rechten Mausklick auf die Schaltfläche DSGVO-Mailer im Menü DSGVO und

wählen den Eintrag ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN. WICHTIG: Achten Sie bitte

darauf, dass Ihr rechter Mausklick DIREKT AUF DAS BRIEFSYMBOL erfolgt und nicht etwa rechts daneben!

Danach sehen Sie das DSGVO-Mailer-Icon in Ihrer Schnellzugriffsleiste:

Sollte bei Ihnen ein anders aussehendes Icon ankommen, haben Sie beim Anlegen des Icons im vorigen Schritt

nicht direkt auf das Briefsymbol geklickt und nur die Menügruppe hinzugefügt.

In diesem Fall löschen Sie das unerwünschte Gruppenicon mit einem rechten Mausklick und der Funktion AUS

SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ENTFERNEN und wiederholen den hier beschriebenen Vorgang.

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3. Einrichten des DSGVO-Mailers

Vor dem ersten Verwenden des DSGVO-Mailers müssen wir zuletzt nur noch Ihre Kunden mit deren Emailadresse

und dem Verschlüsselungspasswort in den DSGVO-Mailer bekommen.

Öffnen Sie dazu den DSGVO-Mailer, indem Sie entweder in Word oder in Excel auf den Button DSGVO-Mailer

klicken:

Achtung: immer wenn Sie auf diese Weise den DSGVO-Mailer öffnen, befindet sich dieser im EMAIL-MODUS und

würde, nachdem Sie eine Zeile mit einem Kundennamen anklicken, das vorher aktive Dokument automatisch

vermailen. Im Normalfall ist das ja auch das, was Sie möchten. Doch immer wenn Sie die Kunden im DSGVO-

Mailer bearbeiten wollen, müssen Sie im DSGVO-MAILER auf den Button BEARBEITEN-MODUS klicken:

Die Schaltfläche schaltet um auf den Text EMAIL-MODUS, was bedeutet, dass Sie nun alle Zeilen problemlos

anklicken, ändern, löschen oder auch neue Zeilen einfügen können, ohne dass der DSGVO-Mailer eine Email

versenden wird. Sobald Sie zuletzt wieder auf den Button EMAIL-MODUS klicken, wechseln Sie damit wieder in

den Email-Modus und können sofort wieder Emails versenden:

Wie bekommen Sie nun neue Kunden in die Kunden-Tabelle ?

Als erstes werden Sie die vorhanden 7 Testkunden löschen. Markieren Sie die 7 Zeilen ab Zeile 2 und drücken die

ENTF-Taste. Nun könnten Sie manuell die Zeilen befüllen, was natürlich viel Arbeit wäre. Sie könnten auch die

Daten spaltenweise über die Zwischenablage manuell jeweils ab der Zeile 2 einfügen, was bei 7 Spalten kein allzu

großer Aufwand ist.

Gerade aber, wenn Sie wiederkehrend den aktuellen Stand Ihrer Kunden aus der Kundenverwaltung (z.B. dem

CRM von BMD NTCS) übernehmen wollen, sollten Sie die automatische Importfunktion verwenden.

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Dies geht mit der IMPORT-Funktion, die Sie mit dem IMPORT-Button aufrufen können:

Der IMPORT-Button wechselt zu den IMPORT-Parametern:

In dieser Tabellen stellen Sie bitte EINMAL die Parameter ein, die den Import der Daten steuern.

Prinzipiell werden die Daten immer über die Zwischenablage importiert.

Die Zwischenablage ist der Windows-eigene Zwischenspeicher, in den Windows Daten ablegt, die Sie in einer

anderen Anwendung

1.) zuvor markiert haben (z.B. durch Markieren mit gehaltener Maustaste oder mit der

Tastenkombination STRG-A, also wenn Sie gleichzeitig die STRG-Taste gedrückt halten und kurz die A-

Taste dazu drücken) und dann

2.) kopiert haben (z.B. durch einen rechten Mausklick auf die zuvor markierten Daten und den Menüpunkt

KOPIEREN oder alternativ mit der Tastenkombination STRG-C)

In der Zelle K3 müssen Sie einmalig definieren, von wo Sie die Daten in die Zwischenablage kopieren werden.

Meist wird dies eine andere Exceltabelle sein, aber Sie können auch .TXT oder .CSV-Dateien im Windows-Editor

haben und dort als Trennzeichen z.B. das Semikolon (;) oder den Beistrich (,) sehen …

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Die nächsten beiden Parameter betreffen die Information,

- in welcher Zeile Ihrer Quelldaten eine Überschriftenzeile ist (lassen Sie die Zelle leer, wenn Sie keine

Überschriftenzeile haben)

- und in welcher Zeile die ersten Kundendaten enthalten sind

Wenn Ihre Quelldaten z.B. so aussehen …

… dann wären dies die korrekten Einstellungen:

Zuletzt definieren Sie die Spalten der Kundentabelle, die Sie befüllen möchten. Empfohlen sind zumindest diese 4

Spalten: Kundennummer, Name, Emailadresse und Passwort; die letzten 2 Spalten Emailadresse und Passwort

sind zwingend notwendig. Die restlichen Spalten (Vornamen, Titel, Zusatzname …) sind freiwillig und dienen nur

zu Ihrer Information. Befüllen Sie bei den nachfolgenden Parametern immer nur die weißen Felder.

In der Spalte AKTIV können Sie die einzelnen Spalten mit JA aktiv stellen. Wenn Sie den Wert NEIN bei einer

Spalte wählen, dann werden dort keine Daten importiert:

Die letzten drei Zeilen nun stellen ein, wie der DSGVO-Mailer Ihre Quelldaten korrekt in die Zieltabelle KUNDEN

übertragen soll.

In der Zeile SPALTE FINDEN … haben Sie zwei Möglichkeiten. Der Eintrag „MIT ÜBERSCHRIFT“ bedeutet, dass beim

Import die Überschriftenzeile Ihrer Quelldaten durchsucht wird und sobald darin der Text enthalten ist, denn Sie

hier in der Zeile „… MIT ÜBERSCHRIFT“ hinterlegen, weiß die Importfunktion, dass dies Ihre gewünschte Spalte ist.

Wenn Sie die oberste Grafik hier auf dieser Seite mit den Quelldaten ansehen, dann sehen Sie, dass genau deren

Überschrifttexte hier in der Zeile „… MIT ÜBERSCHRIFT“ hinterlegt sind.

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Konkret handelt es sich hier um die Spaltenüberschriften aus BMD NTCS und wenn Sie Ihre Kundendaten aus

NTCS importieren wollen, sind alle Einstellungen bereits korrekt vorausgefüllt. Sie brauchen nur zuvor die

KUNDENLISTE aus BMD nach Excel exportieren (am besten mit rechten Mausklick direkt in der NTCS-Kundenliste

und im letzten Menü EXTRAS auf EXPORTIEREN klicken). Anschließend können Sie die Daten dort in Excel

markieren (STRG-A) und dann in die Zwischenablage kopieren (STRG-C) und zuletzt hier im DSGVO-Mailer auf den

Button ZWISCHENABLAGE EINFÜGEN klicken. Wichtig vor dem Export in NTCS ist natürlich, dass Sie dort die

benötigen Spalten – vor allem die Emailadresse und das Feld Passwort für Lesen/Öffnen - eingeblendet haben.

Wenn Ihre Quelldaten keine Überschriftenzeile haben oder die Quelldaten verlässlich immer gleich aufgebaut

sind (also immer in den selben Spalten die selben Daten enthalten), können Sie in der Parameter-Zeile SPALTE

FINDEN die Zelle auch umstellen auf ALS FIXE SPALTE

In diesem Fall bleibt die Zelle in der Spalte „… MIT ÜBERSCHRIFT“ leer und Sie tragen stattdessen in der letzten

Zeile „… ALS FIXE SPALTE“ den Buchstaben der Spalte ein, in der die betreffenden Daten sind.

Wenn Sie alle Parameter ausgefüllt haben, öffnen Sie die Datei mit Ihren Quelldaten, markieren dort alle Daten

(z.B. mit STRG-A) und kopieren Sie in die Zwischenablage (z.B. mit STRG-C). Abschließend klicken Sie hier in der

Import-Parameter-Tabelle auf die Schaltfläche ZWISCHENABLAGE EINFÜGEN:

Wenn es irgendwo hakt und mit den Einstellungen nicht klappt, kopieren Sie doch bitte die Daten manuell

spaltenweise in die Kundentabelle. Bitte fügen Sie sie immer erst ab Zeile 2 ein, damit die Überschriftenzeile 1

nicht verändert wird.

ZWISCHENABLAGE EINFÜGEN

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4. Arbeiten mit dem DSGVO-Mailers

Das Arbeiten mit dem DSGVO-Mailer ist recht einfach. Sie wählen in der geöffneten Word- oder Excel-Datei, die

Sie Passwort geschützt vermailen wollen, den DSGVO-Mailer Button.

(Wenn die Datei von Ihnen noch nicht gespeichert wurde, wird sie automatisch – ohne Passwort – auf dem

Desktop gespeichert, wobei das Datum und die Uhrzeit in den Dateinamen eingefügt werden. Wenn Sie zuvor die

Datei schon gespeichert haben, entfällt diese Interimdatei natürlich.)

Es öffnet sich darauf der DSGVO-Mailer und sobald Sie auf eine Zeile mit einem Kunden klicken, wird eine Email

geöffnet, die bereits mit der Kunden-Emailadresse ausgefüllt ist und die Word- bzw. Exceldatei Passwort

geschützt als Anhang enthält.

Wichtig ist natürlich, dass auf Ihrem PC ein Microsoft Outlook installiert ist, damit der DSGVO-Mailer eine neue

Email erzeugen kann.

Um einen Kunden schnell zu finden, haben Sie folgende 4 Möglichkeiten:

- Sie scrollen mit dem Mausrad (oder durch Verschieben der Bildlaufleiste ganz rechts) durch die Liste

- durch Klick auf den roten Pfeil-Button über den Spalten PERSONENNUMMER, NAME, VORNAME oder

ZUSATZNAME sortieren Sie alle Kunden aufsteigend nach der betreffenden Spalte

- Ein erneuter Mausklick auf den roten Pfeil-Button dreht die Sortierreihenfolge um

- der violette Button SUCHE hat eine Doppelfunktion. Wenn Sie nur einen Buchstaben eingehen, springt

er zum ersten Kundennamen, der mit diesem Buchstaben beginnt. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn

Sie die Liste der Kunden hier nach ihrem Namen sortiert haben. Wenn Sie mehr als einen Buchstaben

eingeben, wird eine Volltextsuche durch alle Kundennamen durchgeführt. Mit Klick auf den Button

WEITERSUCHEN wird die Suche ab der aktuell gefundenen Zeile nach unten weiter fortgesetzt.

Mit dem roten HILFE-Button öffnet sich immer diese Anleitung hier:

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Neue Option "Bei fehlendem Passwort fragen"

Eventuell möchten Sie Ihre Emailanhänge GAR NICHT mit Passwort schützen oder nur FALLWEISE.

Dazu gibt es nun in der Zelle B1 die neue Option "bei fehlendem Passwort in Spalte G fragen":

Wenn Sie das Häkchen entfernen, werden Sie bei fehlendem Passwort in der Spalte G beim Versenden eines

Emailanhanges nie um das Passwort gefragt:

Diese Einstellung macht Sinn, wenn Sie

1.) nie bei Ihren Kunden die Emailanhänge mit Passwort versenden wollen und den DSGVO-Mailer nur als

bequeme Lösung verwenden, um mit 2 Mausklicks Ihre Word- und Exceldateien versenden zu wollen. In diesem

Fall bleiben die Spalten G und H bei Ihnen ganz leer. Die Einstellung macht auch Sinn, wenn Sie

2.) bei manchen Kunden den Emailanhang immer mit Passwort versehen wollen und bei anderen nie. Bei den

Kunden, wo ein Passwort zum Einsatz kommen soll, tragen Sie dieses in Spalte G ein – und bei den anderen lassen

Sie die Spalte G frei. Die Spalte H kommt in diesem Fall nicht zum Einsatz und ist immer leer.

Wenn Sie das Häkchen "bei fehlendem Passwort in Spalte G fragen" aktivieren, haben Sie folgende

Möglichkeiten. Sie lassen bei den Kunden, wo die Emailanhänge nur im Bedarfsfall mit Passwort geschützt werden

sollen, die Spalte G leer. Dadurch werden Sie bei jeder Email an diesen Kunden gefragt, ob Sie ein Passwort

verwenden wollen. Sie können nun optional in Spalte H einen Passwortvorschlag hinterlegen. Dieser wird bei

jedem Emailversand als Möglichkeit vorgeschlagen, die Sie aber löschen können.

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5. Deinstallation des DSGVO-Mailers

Bei der Installation des DSGVO-Mailers wurde ein Eintrag in Ihrem START-Menü / PROGRAMM-Menü angelegt.

Konkret finden Sie dort ein Untermenü mit dem Namen DSGVO. Der einzige Programmpunkt darin ist das Icon für

die Deinstallation:

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6. Weitere Freeware

Vielen Dank für Ihr Arbeiten mit dem DSGVO-Mailer.

Wenn er für Sie hilfreich ist, empfehlen Sie ihn gerne weiter an andere.

Der DSGVO-Mailer und viele weitere Freeware kann auf meiner Homepage www.simplesoft.at heruntergeladen

werden:

Im Bereich KONTAKT finden Sie eine kostenlose Urlaubsverwaltung, ein Anlageverzeichnis, Powerpointvorlagen,

eine Reisekostenerfassung, ein Fahrtenbuch, ein Notfallplan und auch im Bereich BMD-Wiki finden Sie zahlreiche

kostenlose Anleitungen zu BMD.

Alles Gute für Sie,

Stefan Wenninger

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Anhang A - Info zu den installierten Dateien

Neben der Anleitung.pdf und der Deinstallationsroutine wurden folgende drei Dateien mit dem Setup installiert:

DSGVO-Mailer.dotm (in %appdata%\Microsoft\Word\Startup): dies ist das Addin für das DSGVO-Menü in Word.

Das Addin speichert die Kopie der aktuellen Worddatei in den Windows-Temp-Ordner und übergibt dann die

Arbeit an die Datei Mail-Helper.xlsm

DSGVO-Mailer.xlam (in %appdata%\Microsoft\AddIns): dies ist das Addin für das DSGVO-Menü in Excel. Es

speichert ebenfalls eine Kopie der aktuellen Exceldatei in den Tempordner und übergibt an den Mail-Helper.xlsm.

Mail-Helper.xlsm (in %appdata%\Microsoft\AddIns): Normale Excel-Addins können nicht eingeblendet werden

und so war es nicht möglich die Tabelle Kunden mit den Kundendaten direkt in das Excel-Addin DSGVO-

Mailer.xlam einzubinden. Diese Aufgabe wird nun von der Excelmakro-Datei Mail-Helper.xlsm erledigt, der im

Hintergrund arbeitet und in Excel auch nicht als Addin aktiviert werden muss. Er öffnet die zuvor von den Addins

gespeicherte Dateikopie im Temp-Ordner und speichert sie erneut mit dem Passwort des ausgewählten Kunden.

Danach ruft er Outlook auf und übergibt den Emailanhang und die Emailadresse an eine neue Email.

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Anhang B – Manuelle Installation des DSGVO-Mailers

In seltenen Fällen können die Sicherheitseinstellungen in Netzwerken so streng eingestellt sein, dass eine

automatische Installation von Addins für Word und Excel gar nicht möglich sind.

Wenn Sie nach der Installation des DSGVO-Setups in Word keine neue Registerkarte DSGVO sehen, wurde dessen

Installation durch Ihre Sicherheitseinstellungen unterbunden.

In diesem Fall können Sie die 4 betreffenden DSGVO-Mailer-Dateien auch manuell installieren.

Laden Sie sich dazu auf folgendem Link ganz unten die Datei für die manuelle Installation herunter:

http://www.simplesoft.at/BMD_Support_Wien/DSGVO_Checklistenvorlagen/dsgvo_checklistenvorlagen.html

Es handelt sich dabei um eine Zipdatei, die nach der Entpackung folgende Dateien enthält:

Sie können mit einem Doppelklick auf die Datei 'Installation versuchen, den DSGVO-Mailer mittels Batch

einzuspielen. Wenn anschließend in Word die neue Registerkarte DSGVO sichtbar ist, hat es geklappt. Falls nicht,

müssen Sie die benötigten 4 Daten ganz manuell installieren, was aber in 5 Minuten erledigt ist.

1.) Installation der Datei DSGVO-MAILER.DOTM für Word

Markieren Sie folgenden Link mit der Maus und kopieren ihn in die Zwischenablage (z.B. mit STRG-C oder rechtem

Mausklick und KOPIEREN) und fügen ihn in einem neuen Explorerordnerfenster ein (mit STRG-V oder rechtem

Mausklick und EINFÜGEN):

%appdata%\Microsoft\Word\Startup

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In manchen Windowsversionen müssen Sie manuell mit der Maus oben auf die Exploreradressleiste klicken, um

einen Inhalt eingeben zu können.

Nachdem Sie die Adresse eingefügt haben und ENTER gedrückt haben, befinden Sie sich im WORD-START-UP-

Verzeichnis.

Sie sollten nun zwei Ordnerfenster offen haben – einmal den der entpackten ZIP-Datei mit den 6 Dateien und

einmal den WORD-START-UP-Ordner.

Nun kopieren Sie die Datei DSGVO-MAILER.dotm in den WORD-START-UP-Ordner. Sie können das mit Ziehen der

Datei mit gehaltener Maustaste vom ZIP-Ordner in den WORD-START-UP-Ordner machen – oder in folgenden

Einzelschritten:

Zuerst machen Sie auf die Word-Datei DSGVO-Mailer.dotm einen rechten Mausklick und wählen kopieren …

… und dann wechseln Sie in den WORD-START-UP-Ordner und wählen nach einem rechten Mausklick EINFÜGEN:

Damit haben Sie erfolgreich das Word-Addin installiert.

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2.) Installation der Anleitung

Wenn Sie direkt im Programm mit Klick auf den Hilfe-Button die Anleitung öffnen wollen, muss diese ebenfalls in

den WORD-STARTUP-Ordner kopiert werden und zwar dort in einen Unterordner mit dem Namen HILFE.

Diesen Ordner gibt es noch nicht und Sie machen im WORD-START-UP-Ordner an einer freien Stelle einen

rechten Mausklick und wählen im Kontextmenü NEU den Eintrag ORDNER.

Diesen Ordner benennen Sie HILFE. Danach öffnen Sie ihn und kopieren die Datei Anleitung.pdf aus dem Zip-

Ordner in diesen Hilfeordner hinein, wie im vorigen Schritt 1 beschrieben:

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3.) Installation der beiden Exceldateien

Im letzten Schritt gehen Sie nun in den Ordner für Excel-Addins. Kopieren Sie dazu den nachfolgenden Link in die

Zwischenablage und tragen ihn in ein neues Explorer-Ordnerfenster ein:

%appdata%\Microsoft\AddIns

Kopieren Sie nun noch die beiden Exceldateien DSGVO-Mailer und MAIL-Helper in den Addins-Ordner

Gratulation, Sie haben erfolgreich alle benötigten Dateien manuell installiert. Nun sollte in Word die neue

Registerkarte DSGVO sofort sichtbar sein. In Excel müssen Sie das Addin noch aktivieren, wie es hier im Kapitel 1

beschrieben ist.

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