08 Lieferantenprozesse 5 0 0 - dekra.de · Durch Klick auf den Dateinamen kann das Dokument geöffnet und/oder gespeichert werden. 2.7 Erstellen eines Leistungsnachweises Auf Lieferantenseite

TradeCore SRM® Benutzerhandbuch

Lieferantenprozesse

Administration Auftragsabwicklung Technische Anbindung Angebotsabgabe Informationsauskünfte Gebotsabgabe bei Auktionen Dokumentenverwaltung

Version 5.0.0 April 2012

© 2012, ONVENTIS GmbH


Lieferantenprozesse

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Inhaltsverzeichnis

1 Administration .......................................................................................................... 4

1.1 Login und Sprachauswahl ................................................................................................ 4

1.2 Ändern der Stammdaten .................................................................................................. 5

1.3 Ändern der Login-Daten / Benutzerdaten ......................................................................... 6

2 Auftragsabwicklung ................................................................................................. 7

2.1 Übersicht der Aufträge ..................................................................................................... 7

2.2 Auftragsbestätigung ......................................................................................................... 8

2.3 Druck des Auftrages bzw. der Bestellung ...................................................................... 10

2.4 Auftragsänderung........................................................................................................... 11

2.5 Zusatzkonditionen (nur mit SAP Integration) und Änderung .......................................... 14

2.6 Bereitstellung von Zeichnungen/Dokumenten ................................................................ 15

2.7 Erstellen eines Leistungsnachweises ............................................................................. 16

2.8 Lieferschein .................................................................................................................... 17

2.9 Lieferschein-Druck inkl. Barcode.................................................................................... 19

2.10 Track&Trace-Schnittstelle .............................................................................................. 19

2.11 Rechnungsinformation ................................................................................................... 20

2.12 Erstellung von Sammelprotokollen ................................................................................. 21

2.13 Verlinkung mit Anfrage/Angebot bei Übergabe .............................................................. 22

3 Technische Anbindung .......................................................................................... 23

3.1 Übergabe von Bestellbelegen - Bestellung .................................................................... 23

3.2 Übergabe von Bestellbelegen - Bestelländerung ........................................................... 23

3.3 Übergabe von Bestellbelegen - Auftragsbestätigung ..................................................... 23

4 Angebotsabgabe .................................................................................................... 24

4.1 Teilnahmebestätigung .................................................................................................... 24

4.2 Druck der Anfrage .......................................................................................................... 25

4.3 Erstellen eines Angebotes ............................................................................................. 25

4.4 Angebot abgeben ........................................................................................................... 30

4.5 Versions-Änderungskennzeichen für Strukturelemente ................................................. 30

4.6 Hinweis auf Mengenstaffeln im Angebot ........................................................................ 31

4.7 GAEB Schnittstelle ......................................................................................................... 31

5 Informationsauskünfte ........................................................................................... 33



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5.2 Druck der Informationsanfrage ....................................................................................... 34

5.3 Erstellen einer Auskunft ................................................................................................. 34

5.4 Auskunft abgeben .......................................................................................................... 36

6 Gebotsabgabe bei Auktionen ................................................................................ 37


6.2 Abgeben eines Gebotes ................................................................................................. 37

6.3 Anzeigen von Systemmeldungen im Auktions-Chat ....................................................... 39

6.4 Versionierung ................................................................................................................. 39

6.5 Auktionsverlauf mit Prozesspfeilen und Symbolen......................................................... 39

6.6 Holländische Auktion ...................................................................................................... 40

6.7 Eingabe der Gebots-Menge durch den Lieferanten bei holländischen Auktionen .......... 40

6.8 Ausgewählte Positionen auf Lieferantenseite anzeigen ................................................. 41

7 Kontrakt und Lieferplan ......................................................................................... 44

7.1 Lieferplanabrufe aus SAP .............................................................................................. 44

8 Dokumentenverwaltung ......................................................................................... 45

8.1 Zugriff auf bereits veröffentlichte Dokumente ................................................................. 45

8.2 Dokumente mit Bestätigung/Ablehnung ......................................................................... 45


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1 Administration

1.1 Login und Sprachauswahl

Wird durch den Kunden ein Zugang auf der ONVENTIS Software angelegt, werden die Zugangs-

daten über das System automatisch per E-Mail zugesendet.

Abb. 1: Email mit Zugangsdaten

Hierzu auf die in der E-Mail angegebene Internetseite gehen und mit den angegebenen Zu-

gangsdaten anmelden.

Abb. 2: Anmeldebildschirm

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich in verschiedenen Sprachen im System anzumelden.

Hierzu im Auswahlmenü Sprache die von gewünschte Systemsprache auswählen.


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Sollten das Passwort abhandenkommen, so können über den Button Vergessen? erneut die Zu-

gangsdaten angefordert werden. Es folgt die Aufforderung, den Benutzernamen oder

die im System hinterlegte E-Mail-Adresse einzugeben. Die Zugangsdaten werden per E-Mail-

Adresse versendet.

Beim ersten Login erfolgt die Aufforderung, ein neues Passwort zu hinterlegen und diese Eingabe

zu bestätigen.

1.2 Ändern der Stammdaten

Im Bereich Administration, Interne Organisation, Firmendaten besteht die Möglichkeit, alle rele-

vanten Stammdaten abzuändern.

Dabei besteht die Möglichkeit unterschiedliche E-Mail-Empfänger für verschiedene Bereiche zu

hinterlegen. Dabei können mehrere E-Mail-Empfänger mit Semikolon (;) getrennt hinterlegt wer-

den.

Abb. 3: Stammdaten


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Durch Klicken auf den Button Adresse veröffentlichen werden die Änderungen wirksam gemacht.

Erst nach Betätigen dieses Buttons werden die vorgenommenen Änderungen an die Kunden

übertragen.

1.3 Ändern der Login-Daten / Benutzerdaten

Durch Klicken auf den Benutzernamen oben rechts können die Benutzerdaten und Login-Daten geändert werden.

Abb. 4: Benutzername am oberen Bildschirmrand

Anschließend öffnet sich folgende Maske:

Abb. 5: Benutzernamen ändern

Hier besteht die Möglichkeit, die Benutzerdaten zu ändern. Durch Drücken des Buttons Spei-

chern und Schließen werden die Änderungen beendet und gleichzeitig wirksam gemacht.


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2 Auftragsabwicklung Im folgenden Kapitel folgt ein Überblick über die einzelnen Schritte der Auftragsabwicklung: das

Erstellen und Versenden einer Auftragsbestätigung, einem Lieferschein und einer Rechnungsin-

formation.

2.1 Übersicht der Aufträge

Über den Bereich Verkauf, Aufträge gelangt man in die Übersicht aller Aufträge. Von hier kann

jeder Auftrag geöffnet und eine Auftragsliste über den Button Export erstellt werden.

Der Bestellabwicklungsprozess kann verschiedene Prozessschritte beinhalten. Diese werden in

der Spalte „Status“ angezeigt. Je nach individuell definiertem Bestellabwicklungsprozess, können

hier auch nur einzelne Prozessschritte auftreten. Folgende Prozessschritte sind möglich:

BE: Bestellung

AB: Auftragsbestätigung

LI: Lieferschein

WE: Wareneingang

RI: Rechnungsinformation

GA: Gutschriftanzeige

Jeder Prozessschritt kann einen speziellen Status einnehmen:

Dunkelblau: Prozessschritt erledigt

Hellblau: Prozessschritt muss von dem Kunden erledigt werden

Orange: Prozessschritt muss selbst erledigt werden

Durch Klicken auf den Titel des entsprechenden Auftrages oder auf die entsprechende Auftrags-

nummer gelangt man in die Detailansicht eines Auftrages.

In der Auftragsliste kann über eine Dropdown-Liste ausgewählt werden, in welchem Feld gesucht werden soll, voreingestellt ist die Auftragsnummer:


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Abb. 6: Suchen in der Auftragsliste

2.2 Auftragsbestätigung

Hat der Kunde eine neue Bestellung ausgeführt, geht eine E-Mail über diesen neuen Auftrags-

eingang ein. Es besteht die Möglichkeit, sich über einen Link innerhalb dieser E-Mail direkt in

diesen Auftrag einzuloggen.

Je nach Einstellung des Kunden kann an der E-Mail zum Auftragseingang eine PDF-Datei, eine

XML-Datei oder eine Excel-Datei angehängt sein. Werden oben gelistete Anhänge gewünscht,

bitte den Kunden dazu ansprechen!

Nach dem Login und dem Öffnen des Auftrages bestehen folgende Möglichkeiten:

Senden: Hiermit wird die Auftragsbestätigung an den Kunden geschickt. Der Kunde wird per E-

Mail informiert

Eingang bestätigen: Soll dem Kunden vor der Auftragsbestätigung der Eingang der Bestellung

bestätigt werden, kann dies über den Button Eingang bestätigen durchgeführt werden. Dies ist

vor allem dann interessant, wenn die Erstellung der Auftragsbestätigung längere Zeit in Anspruch

nimmt.

Ablehnen: Hiermit wird ein Auftrag abgelehnt. Der Kunde wird per E-Mail informiert

Export: Hiermit kann eine XML-Datei nach OpenTrans 1.0 des Auftrages exportiert werden, der

dann in das ERP-System importiert werden kann.

Ist der Auftrag geöffnet, sind im Karteireiter Kopfdaten die wichtigsten Daten zur Bestellung zu

sehen.


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Abb. 7: Auftrag bestätigen

Im Reiter Positionen ist eine Auflistung der einzelnen Auftragspositionen zu sehen.

Abb. 8: Auftragspositionen

Durch Klicken auf den Button Auftrag bestätigen wird der Auftrag komplett bestätigt. Sofern der

Kunde es zulässt besteht die Möglichkeit, Liefertermin, Bestellmenge und Preis der einzelnen

Positionen zu ändern. Soll eine Position nicht in dieser Auftragsbestätigung bestätigt werden, ist

dies durch Klicken auf den Artikelname der entsprechenden Position möglich.

In der sich öffnenden Maske bestehen folgende Möglichkeiten:

Position nicht bestätigen

Position abzulehnen oder


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Liefertermin ändern und diesen auf alle anderen Positionen vererben.

Über den Button Speichern und Schließen gelangt man zurück in die Positionsliste des Auftrages

und sieht dann den geänderten Status dieser Position:

Abb. 9: Geänderte Auftragspositionen

Durch anschließendes Klicken auf den Button Senden, wird die Auftragsbestätigung an den Kun-

den gesendet.

2.3 Druck des Auftrages bzw. der Bestellung

Nach Öffnen kann der Auftrag ausgedruckt werden oder aber es besteht die Möglichkeit, die vom

Kunden erstellten Bestelldaten auszudrucken. In beiden Fällen wird eine PDF Datei generiert, die

ausgedruckt werden kann.


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Abb. 10: Druckmöglichkeiten innerhalb eines Auftrages

2.4 Auftragsänderung

Soll nach dem Versand der Auftragsbestätigung eine Änderung durchgeführt werden, kann dies

über eine Auftragsänderung getan werden. Den gewünschten Auftrag öffnen und auf den Button

Neue Auftragsänderung klicken. Nachdem dies mit OK bestätigt wurde, gelangt man in die Auf-

tragsänderung, wo sowohl die Kopfdaten als auch die Positionsdaten geändert werden können.

Sollen Bemerkungen zur Auftragsänderung hinterlegt werden, können diese in den Feldern Ex-

terne Bemerkung oder Interne Bemerkung eingetragen werden. Dabei besteht die Möglichkeit die

Bemerkungen und Dateien auftragsbezogen in den Kopfdaten oder positionsbezogen zu hinter-

legen.

Die Auftragsänderung kann über den Button Auftrag bestätigen an den Kunden geschickt wer-

den. Dieser kann dann die Auftragsänderung bestätigen oder ablehnen.


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Abb. 11: Auftragsänderung in Folgebelege

Bestelländerungen und Auftragsänderungen werden in den Folgebelegen und in der Auftragsän-

derungs-E-Mail angezeigt.

Sollen die Daten in einer Bestellung geändert werden, muss über Aktion, Neue Bestelländerung

zuerst ein Bestelländerungsbeleg erzeugt werden.

Daraufhin wird ein Bestelländerungsbeleg mit dem Belegstatus In Erfassung erzeugt.

Abb. 12: Bestelländerung in Erfassung

Bereits jetzt wird der neue Button Änderungen anzeigen in der Menüleiste angezeigt.

Die Auftragsänderung vornehmen, z.B. Mengenänderung von 10 auf 15 Stück in Position 20.


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Abb. 13: Bestelländerung der Position 20

Die Änderungen mit dem Button Speichern und Schließen speichern oder die Auftragsänderung

sofort über Aktion, Senden an den Kunden versenden.

Abb. 14: Freizugebende Bestelländerung auf Lieferantenseite

Nach Klick auf den Link erscheint folgendes Fenster, in dem ebenfalls der Button Änderungen

anzeigen angezeigt wird.


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Abb. 15: Änderungen in der Bestellung anzeige

2.5 Zusatzkonditionen (nur mit SAP Integration) und Änderung

Sofern der Kunde Zusatzkonditionen (Rabatt, Zuschlag) übergibt, werden diese an den Lieferan-

ten übermittelt. Es werden lediglich die Zusatzkonditionen übermittelt, die vom Kunden freigege-

ben wurden.

Hinzufügen von zusätzlichen Zusatzkonditionen ist nicht möglich.


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Abb. 16: Zusatzkonditionen auf Lieferantenseite

Um eine Zusatzkondition zu verändern, auf den gewünschten Artikel klicken und im Artikeldetail

auf den Button Bearbeiten.

Es öffnet sich ein neues Fenster über das Änderungen durchführt werden kann. Sofern abwei-

chende Preiseinheiten hinterlegt sind, kann dies auch abgebildet und entsprechend bearbeitet

werden.

Felder, die vom Kunden bereits bei Übergabe gesperrt sind können nicht geändert werden.

Abb. 17: Bearbeiten von Zusatzkonditionen auf Lieferantenseite

2.6 Bereitstellung von Zeichnungen/Dokumenten

Sofern der Kunde Zeichnungen oder Dokumente an die Bestellung angehängt hat, können diese

über die Softwarelösung abgerufen werden, in dem die gewünschte Datei auf Artikeldetailebene

angeklickt werden kann.

Die Dokumente sind auf Positionsebene angehängt.


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Abb. 18: Anhang auf Positionsebene

Durch Klick auf den Dateinamen kann das Dokument geöffnet und/oder gespeichert werden.

2.7 Erstellen eines Leistungsnachweises

Auf Lieferantenseite erscheint die Dienstleistungsbestellung des Kunden als Auftrag in der Auf-

tragsliste, ebenso wird sie im Benutzercockpit des Lieferanten als Aktion angezeigt.

Der Lieferant kann sich alle Aufträge, bei denen ein Leistungsnachweis zu erstellen ist, über ei-

nen neuen Standard-Filter Leistungsnachweis zu erstellen auflisten lassen.

In diesem Beispiel besteht der Bestellabwicklungs-Workflow aus den Schritten BE-AB-LN, der

Schritt LN ist orange gekennzeichnet (Aktion), hier ist der Lieferant aufgefordert einen Leistungs-

nachweis zu erzeugen.

Erstellt wird der Leistungsnachweis im Auftrag über den Button Aktion, Neuer Leistungsnachweis.

Analog zum Lieferschein wird die noch offene Menge vorgeschlagen.

Es kann die gesamte Menge, eine Teilmenge, oder wenn vom Kunden erlaubt, eine Übererfül-

lung gemeldet werden.

Ist die Option Hinzufügen weiterer Leistungen möglich im Bestellabwicklungs-Workflow aktiviert,

kann der Lieferant weitere Leistungen als Normalposition (Weitere Leistung) oder aus einem ei-

genen Katalog (Katalog) hinzufügen, z.B. Reisekosten, etc…

Voraussetzung dafür:

Katalog: Dienstleistungsartikel mit einer für den Kunden freigegebenen Kondition

Weitere Leistung: Normalposition muss als Dienstleistung gekennzeichnet sein


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Diese müssen vom Kunden anschließend in der Freigabe um Kontierungsdaten, etc. ergänzt

werden.

Der Lieferant kann eine Leistung als Abgeschlossen kennzeichnen wenn der Kunde dies erlaubt,

ansonsten muss dies der Kunde in der Freigabe durchführen.

Mit Senden wird der erfasste Leistungsnachweis an den Kunden gesendet.

Der Schritt LN im Bestellabwicklungs-Workflow wird auf Lieferantenseite hellblau = keine Aktion,

auf Kundenseite wird er orange = Aktion, da in diesem Fall der Kunde den Leistungsnachweis

aufgrund der Bestellabwicklungs-Workfloweinstellungen genehmigen muss.

Ein falsch abgegebener Leistungsnachweis kann nach dem Versenden vom Lieferanten, wenn

notwendig, storniert werden.

Auf Lieferantenseite ist eine gesonderte Seite mit Auflistung der Leistungsnachweise im Modul

Verkauf zu finden:

2.8 Lieferschein

Nach Versenden einer Auftragsbestätigung besteht, je nach vereinbartem Bestellabwicklungs-

prozess, die Möglichkeit, einen Lieferschein zu versenden. Soll ein Lieferschein versendet wer-

den, kann dies durch Klicken in der Auftragsübersicht auf den entsprechenden Auftrag gesche-

hen.

Anschließend gelangt man in die Detailansicht des Auftrages.

Über den Button Neuer Lieferschein wird ein neuer Lieferschein erstellt. Anschließend gelangt

man automatisch in die Detailansicht des neu erstellten Lieferscheines:

In den Kopfdaten können alle relevanten Daten zu diesem Lieferschein hinterlegt werden. Hier

können Lieferbedingungen und ein Liefertermin hinterlegt werden. Wird hier ein Liefertermin

eingetragen, so wird dieser automatisch auch für alle Positionen innerhalb dieses Lieferscheines

standardmäßig übertragen.


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Abb. 19: Lieferschein zu Auftrag

Die Detailansicht der Lieferscheinpositionen steht im Karteireiter Positionen zur Verfügung.

Menge: Hier kann die Liefermenge der entsprechenden Position geändert werden.

Endgeliefert: Hier ein Endlieferkennzeichen für die Position einsetzen. Wird dieses Kennzei-

chen gesetzt, geht das System davon aus, dass für diese Position keine weitere Lieferung zu

erwarten ist.

Aktion: Über das Symbol Löschen können einzelne Positionen aus dieser Lieferschein entfernt

werden.

Wurden alle Positionen bearbeitet, so kann dieser Lieferschein nun an den Kunden versendet

werden. Dies geschieht durch Klicken auf den Button Senden.

Wünscht der Kunden für bestimmte Positionen einen Gütenachweis als Dokument, so erfolgt

beim Versand des Lieferscheines eine entsprechende Information.


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Für welche Bestellpositionen Gütenachweise gefordert sind, kann im Auftrag, im Bereich Kopfda-

ten“ eingesehen werden.

2.9 Lieferschein-Druck inkl. Barcode

Soll ein Lieferschein gedruckt werden, so kann hierzu das Drucker-Symbol in der Menüzeile genutzt werden.

Es wird somit automatisch ein PDF-Dokument inkl. Barcode erstellt, sofern der Barcode von dem

Kunden eingestellt wurde.

Abb. 20: Lieferschein zu Auftrag

Weiterhin ist es möglich Etiketten für die einzelnen Artikel direkt aus dem Bereich Lieferschein zu

erzeugen. Beim gewünschten Lieferschein auf den Button „Etikettendruck“ klicken. Daraufhin

erfolgt die Frage, ob die Datei sofort geöffnet werden soll oder zum späteren Ausdruck herunter-

geladen werden soll.

2.10 Track&Trace-Schnittstelle

Wurde im Bestellabwicklungsworkflow der Schritt LI = Lieferschein aktiviert, mit manueller Erstel-

lung durch den Lieferanten, muss der Lieferant einen Lieferschein in ONVENTIS zum Auftrag

erstellen.

Dies wird im Auftrag im Bestellabwicklungsworkflow mit einem orangefarbenen LI angezeigt.

Der Lieferant erstellt in seinem Auftrag den Lieferschein über Button Neuer Lieferschein.


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Im Lieferschein erscheint der neue Bereich Sendungsverfolgung in dem die

DHL-/ DPD-/, GLS-/ und TNT -Paketnummer eingetragen werden kann.

Abb. 21: Lieferschein mit Sendungsverfolgung

Über den Plus Button wird die Paketnummer hinzugefügt und als blauer Link angezeigt.

Es können weitere Paket-Nr. hinzugefügt oder über Löschen gelöscht werden.

Durch Klicken auf die Paket-Nr. wird die DHL-Sendungsverfolgung in einem separaten Browser-

Fenster aufgerufen, über die der aktuelle Status des Paketes jederzeit abgefragt werden kann.

2.11 Rechnungsinformation

Nach Versenden eines Lieferscheines besteht, je nach vereinbartem Bestellabwicklungsprozess,

die Möglichkeit, eine Rechnungsinformation zu versenden. Soll eine neue Rechnungsinformation

versendet werden, so muss in der Auftragsübersicht der gewünschte Auftrag geöffnet werden.

Anschließend kann über den Button Neue Rechnung eine neue Rechnungsinformation erstellt

werden. Analog zum Aufbau einer Auftragsbestätigung und des Lieferscheines befinden sich

auch im Reiter Kopfdaten alle relevanten Daten zu dieser Rechnungsinformation. Im Reiter Posi-

tionen besteht die Möglichkeit, die einzelnen Positionen dieser Rechnung zu bearbeiten.


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Abb. 22: Rechnung zu Auftrag

Über den Button Senden können anschließend diese Rechnungsinformation an den Kunden ver-

sendet werden.

2.12 Erstellung von Sammelprotokollen

Je nach Funktionsumfang des Kunden kann es möglich sein, dass dieser Sammelprotokolle an-

fordert. Nach Öffnen des Bereichs Verkauf, Sammelprotokolle, kann dort eine neue Sammelab-

rechnung erstellt werden durch Klicken auf den Button Neu.


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Abb. 23: Sammelprotokoll

Im Feld „Datum“ das Datum hinterlegen, das auf dem Sammelprotokoll erscheinen soll und den

Zeitraum auswählen. Durch die Funktion „Positionen erstellen“ wird automatisch für die erstellten

Rechnungen des eingegebenen Zeitraumes ein Sammelprotokoll erstellt.

Nach Erstellen dieser Sammelabrechnung kann diese ausgedruckt und unterschrieben an den

Kunden gesendet werden.

2.13 Verlinkung mit Anfrage/Angebot bei Übergabe

Wird aus einem Angebot eines Lieferanten innerhalb einer Anfrage eine Bestellung/ Auftrag er-

zeugt, wird die Bestellung / der Auftrag mit dem Angebot verlinkt. Der Kunde und Lieferant kön-

nen somit jederzeit auf das Angebot zurückgreifen.

Im Register Verknüpfungen ist der Link auf das Angebot hinterlegt:

Abb. 24: Auftrag mit Link zum Angebot


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3 Technische Anbindung

3.1 Übergabe von Bestellbelegen - Bestellung

Folgende Möglichkeiten der Bestellübergabe (Order) sind möglich:

Mail + PDF-Attachement (Standard)

Mail + XML-Attachement (Standard)

Mail + XLS-Attachement (Standard)

XML auf FTP-Server (zus. Aufwand)

XML auf http-Adresse (zus. Aufwand)

Über eine XML- Schnittstelle wird hier die Möglichkeit geboten die erstellten Bestelldaten an den

Lieferanten zu versenden. Die Bestelldaten (ORDER.XML)werden direkt im ERP-System des

Lieferanten übernommen. Standardmäßig wird hier das Format openTrans ™ 1.0 verwendet.

Die genaue Spezifikation kann dem Anhang A entnommen werden.

3.2 Übergabe von Bestellbelegen - Bestelländerung

Auch die Bestelländerung kann über ein XML opentrans 1.0. File übergeben werden

(ORDERCHANGE.xml)

Die genaue Spezifikation kann dem Anhang A entnommen werden.

3.3 Übergabe von Bestellbelegen - Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigungen können innerhalb der Softwarelösung durchgeführt werden (siehe

3.2.)

Des Weiteren ist es möglich, Auftragsbestätigungen in Form von XML opentrans in ONVENTIS

zu verarbeiten. Hier wird der Beleg (ORDERRESPONSE.xml) auf einem zu definierenden FTP-

Server erwartet. Von dort wird der Belege von ONVENTIS abgeholt und entsprechend verarbei-

tet. Die genaue Spezifikation kann dem Anhang A entnommen werden.


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4 Angebotsabgabe Über das Anfragemodul hat der Kunde die Möglichkeit, zur Abgabe eines Angebotes aufzufor-

dern. Über den Eingang einer neuen Anfrage wird per E-Mail informiert.

Zur Abgabe eines Angebotes besteht die Möglichkeit, sich über den Link in dieser E-Mail direkt in

die entsprechende Anfrage einzuloggen oder nach dem Login in den Bereich Verkauf, Angebote

zu navigieren. Dort findet sich die Übersicht über alle Angebote. Der Filter in dieser Ansicht ist

standardmäßig auf Nicht abgeschlossen gesetzt.

Abb. 25: Übersicht der Angebote

Der Anfrageprozess beinhaltet verschiedene Prozessschritte. Diese sind in der Spalte „Status“ zu

sehen. Folgende Prozessschritte durchläuft eine Anfrage:

VÖ: Veröffentlichung

TB: Teilnahmebestätigung

AN: Angebot

VG: Vergabe



Hellblau: Prozessschritt muss von der Gegenseite erledigt werden


4.1 Teilnahmebestätigung

Um ein Angebot zu hinterlegen, die gewünschte Anfrage öffnen durch Klicken auf den Anfrageti-

tel oder die Anfragenummer.


Lieferantenprozesse

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Abb. 26: Neu vom Kunden gesendete Anfrage

Jetzt können die Details zur Anfrage betrachtet werden, durch Öffnen des Karteireiters. Je nach

Softwarelizenzierung des Kunden sind hier die Karteireiter Texte/Fragen ein- bzw. ausgeblendet.

Nun sollte entscheiden werden, ob dem Kunden ein Angebot hinterlegt werden soll und die Teil-

nahme bestätigen oder die Teilnahme ablehnen. Hierfür auf den gewünschten Button klicken.

Der Kunde wird darüber per E-Mail informiert und nach der Teilnahmebestätigung können Daten

hinterlegt und ein Angebot abgegeben werden.

4.2 Druck der Anfrage

Soll die Anfrage ausgedruckt werden, muss folgendermaßen vorgegangen werden. Auf das

Symbol Druck klicken und im sich nun öffnenden Fenster die gewünschte Option wählen.

4.3 Erstellen eines Angebotes

In den Basisdaten findet sich ein Überblick über alle relevanten Daten zu der Anfrage des Kun-

den.

Im Bereich Lieferantendaten kann im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner für diese spezi-

fische Anfrage eingetragen werden.

Im Bereich Konditionen besteht die Möglichkeit Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und

eine Angebotsgültigkeit zu hinterlegen.

Im Bereich Sonstiges können angebotsübergreifende Bemerkungen eingefügt oder Dateien an-

gehängt werden.


Lieferantenprozesse

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Abb. 27: Basisdaten des Angebots

Eine oder mehrere Datei(en) können angehängt werden, durch Klicken auf den Button Auswahl.

In dem sich nun öffnenden Fenster besteht die Möglichkeit über Durchsuchen die gewünschte

Datei auszuwählen und im 2. Schritt über Anhängen wird die Datei an die gewünschte Position

angehängt. Mit Schließen gelangt man wieder zurück zur Übersicht.

Im Karteireiter Texte wurden von dem Kunden alle wichtigen Texte und Informationen, wie z.B.

AGB’s, Einkaufsbedingungen, Informationen zum Unternehmen und dergleichen eingebunden.


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Abb. 28: Ein Text Strukturelement mit zwei Texten

Im Bereich Positionen können für die angefragten Artikel Preise hinterlegt werden. Hierzu können

die Einzelpreise auf der obersten Ebene hinterlegt werden. Fragt der Kunde Preise für eine vor-

gegebene Mengenstaffel an oder soll eine Mengenstaffel angeboten werden, kann dies innerhalb

der Artikelpositionen hinterlegt werden, indem der gewünschte Artikel durch Klicken auf die Arti-

kelbezeichnung geöffnet wird.

Abb. 29: Liste der Angebotspositionen mit 3 Positionen

Wurde die Angebotsposition geöffnet, können folgende Daten hinterlegt werden:


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Abb. 30: Basisdaten der Angebotsposition

Artikel-Nr: In diesem Feld kann eine geänderte Artikel-Nr eingetragen werden

Einzelpreis: Hier den Einzelpreis pro Preiseinheit eintragen

Mengenstaffel: Um Staffelpreise zu hinterlegen, auf den Button Mengenstaffel klicken Es öffnen

sich Felder, um Mengen und Preise einzutragen

Preistyp: Dieses Feld ist standardmäßig auf Diese Position anbieten gesetzt. Folgende Preisty-

pen können gewählt werden: Diese Position nicht anbieten oder Diese Position kostenlos anbie-

ten.

MwSt-Satz: Hier, wenn gewünscht, den MwSt-Satz abändern.

Bemerkungen: Sowohl interne als auch externe Bemerkungen können pro Position eingetragen

werden.

Dateien: Pro Position können Dateien für den Kunden durch Klicken auf den Button Auswahl

angehängt werden.


Lieferantenprozesse

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Nachdem ein Preis für diese Position eingetragen wurde, kann über die Pfeil Symbole zu den

weiteren Positionen dieses Angebotes navigiert werden.

Wurden bei den Artikeln die Preise hinterlegt, könnte dies beispielhaft wie im Screenshot ausse-

hen:

Abb. 31: Die Angebotspositionen mit Preis

Neben der Eingabe des Angebotes über die Weboberfläche besteht die Möglichkeit über den

Button Export und Import zuerst eine Excel-Datei zu erstellen, dort die Preise zu hinterlegen und

dann die Daten wieder zu importieren. Diese Vorgehensweise macht vor allem bei Anfragen mit

einer hohen Anzahl an Positionen Sinn.

Im Karteireiter Fragen wurden von dem Kunden allgemeine und spezifische Fragen eingebunden.

Die Fragen können auf oberster Ebene beantwortet werden:


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Abb. 32: Fragen Strukturelement mit drei verschiedenen Antworten Typen

Selbstverständlich kann auch in die einzelne Frage geklickt werden und dort eine externe Bemer-

kung hinterlegt oder Dateien angehängt werden.

4.4 Angebot abgeben

Um ein verbindliches Angebot an den Kunden zu senden, auf den Button Angebot abgeben kli-

cken.

Der Kunde wird per E-Mail über die Abgabe des Angebotes informiert.

Nach Abgabe des Angebotes steht dieses in der Übersicht im Status Angebot versendet.

4.5 Versions-Änderungskennzeichen für Strukturelemente

Strukturelemente von Texten / Positionen / Fragen werden, analog zu Positionen, in neuen Ver-

sionen als neu oder geändert gekennzeichnet.

Bsp.: In Version 2 wurde Strukturelement 1 + 2, sowie Fragen zu diesen, neu angelegt


Lieferantenprozesse

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Abb. 33: Kennzeichnung geänderter und neuer Strukturelemente und Fragen

Somit kann der Lieferant schnell erkennen was an der neuen Version neu ist bzw. was geändert

wurde.

4.6 Hinweis auf Mengenstaffeln im Angebot

Es erscheint ein übergeordneter Hinweis auf der Lieferanten- und Kundenseite, dass es sich bei

dem Artikel um Mengenstaffeln handelt. Im PDF Dokument war dieser Hinweis bereits vor die-

sem Release vorhanden.

Zusätzliche Anzeige auf Lieferantenseite in der Positionsübersicht der Anfrage.

4.7 GAEB Schnittstelle

ONVENTIS bietet eine Schnittstelle für Anfragen an das System GAEB an.

Nach der Bestätigung der Teilnahme können die Positionen über den Button GAEB Export als

x83-File exportiert werden.


Lieferantenprozesse

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Abb. 34: Export einer Reihe von GAEB Angebotspositionen

Das exportierte x83-File kann in die externe GAEB-Software (kein ONVENTIS Produkt) importiert

und dort bearbeitet werden. Das überarbeitete File kann aus der externen GAEB-Software expor-

tiert und als x84-File in ONVENTIS importiert werden.

Ist das Angebot vollständig, kann es über den Button Angebot abgeben versendet werden.

Die Angebote können in ONVENTIS wie gewohnt verglichen und das Angebot des Lieferanten

der den Zuschlag erhält als x84- oder x86-File exportiert und wiederum in die GAEB-Software

importiert werden und dort die bekannten Prozesse weitergeführt werden.


Lieferantenprozesse

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5 Informationsauskünfte Über das Informationsanfragemodul hat der Kunde die Möglichkeit, zur Abgabe einer Informati-

onsauskunft aufzufordern. Über den Eingang wird per E-Mail informiert.

Zur Abgabe einer Auskunft besteht die Möglichkeit, sich über den Link in dieser E-Mail direkt in

die entsprechende Informationsanfrage einzuloggen oder nach dem Login in den Bereich Ver-

kauf, Informationsauskünfte zu navigieren. Dort befindet sich die Übersicht über alle Informati-

onsauskünfte.

Der Prozess beinhaltet verschiedene Prozessschritte. Diese können in der Spalte „Status“ einge-

sehen werden. Folgende Prozessschritte durchläuft eine Anfrage:



AA: Auskunftsabgabengebot



Hellblau: Prozessschritt muss von der Gegenseite erledigt werden



Um eine Informationsauskunft zu hinterlegen, die gewünschte Informationsanfrage durch Klicken

auf den Anfragetitel oder die Anfragenummer öffnen.

Abb. 35: Übersicht der Informationsauskünfte


Lieferantenprozesse

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Jetzt können die Details zur Anfrage durch Öffnen der Karteireiter betrachtet werden. Jetzt sollte

entschieden werden, ob eine Auskunft hinterlegt werden soll und die Teilnahme bestätigen oder

die Teilnahme ablehnen. Hierfür auf den gewünschten Button klicken.

Der Kunde wird darüber per E-Mail informiert und nach der Teilnahmebestätigung können Daten

hinterlegt und eine Auskunft abgegeben werden.

5.2 Druck der Informationsanfrage

Soll die Informationsanfrage ausgedruckt werden, muss folgendermaßen vorgegangen werden.

Auf das Symbol Druck klicken und im sich nun öffnenden Fenster die gewünschte Option wählen.

5.3 Erstellen einer Auskunft

In den Basisdaten findet sich ein Überblick über alle relevanten Daten zur Informationsanfrage

des Kunden.

Im Bereich Lieferantendaten kann im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner für diese spezi-

fische Anfrage eingetragen werden.


Lieferantenprozesse

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Abb. 36: Basisdaten der Informationsauskunft

Im Bereich Sonstiges können angebotsübergreifende Bemerkungen eingefügt oder Dateien an-

gehängt werden.

Eine oder mehrere Datei(en) können angehängt werden, durch Klicken auf den Button Auswahl.

In dem sich nun öffnenden Fenster besteht die Möglichkeit über Durchsuchen die


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gewünschte Datei auszuwählen und im 2. Schritt über Anhängen wird die Datei an die gewünsch-

te Position angehängt. Mit Schließen gelangt man wieder zurück zur Übersicht.

Im Karteireiter Texte wurden von dem Kunden alle wichtigen Texte und Informationen, wie z.B.

AGB’s, Einkaufsbedingungen, Informationen zum Unternehmen und dergleichen eingebunden.

(siehe 5.3.)

Im Bereich Positionen können für die angefragten Artikel Preise hinterlegt werden. (siehe 5.3.)

Im Karteireiter Fragen wurden von dem Kunden allgemeine und spezifische Fragen eingebunden.

Die Fragen können auf oberster Ebene beantwortet werden:

Abb. 37: Fragen innerhalb der Informationsauskunft

Selbstverständlich kann auch in die einzelne Frage geklickt werden und dort eine externe Bemer-

kung hinterlegt oder Dateien angehängt werden.

Nachdem eine Antwort für diese Frage eingetragen wurde, kann über die Pfeil Symbole zu den

weiteren Fragen dieses Angebotes navigiert werden.

Wurden bereits in der Vergangenheit Fragen des Kunden aus einer Informationsanfrage beant-

wortet und sind die neuen Fragen identisch mit den alten Fragen, können die letzten Antworten

übernommen werden.

5.4 Auskunft abgeben

Um Auskunft an den Kunden zu senden, auf den Button Auskunft abgeben klicken.

Der Kunde wird per E-Mail über die Abgabe des Angebotes informiert.

Nach Abgabe des Angebotes steht dieses Angebot in der Übersicht im Status Auskunft versen-

det.


Lieferantenprozesse

37

6 Gebotsabgabe bei Auktionen Über die ONVENTIS Lösung hat der Kunde die Möglichkeit, zu einer Auktion einzuladen. Über

den Eingang wird per E-Mail informiert.

Soll an der Auktion teilgenommen und ein Gebot abgegeben werden, kann sich über den Link in

dieser E-Mail direkt in die entsprechende Auktion eingeloggt werden oder nach dem Login in den

Bereich Verkauf, Auktionen navigiert werden. Dort befindet sich die Übersicht über alle Auktio-

nen.


Um ein Gebot abzugeben, die gewünschte Auktion durch Klicken auf den Auktionstitel oder die

Nummer öffnen.

Es können die Details zur Auktion durch Öffnen der Karteireiter betrachtet werden.

Jetzt sollte entschieden werden, ob ein Gebot hinterlegt werden soll also die Teilnahme bestäti-

gen oder die Teilnahme ablehnen. Hierfür auf den gewünschten Button klicken.

Der Kunde wird darüber per E-Mail informiert und nach der Teilnahmebestätigung kann ein Gebot

abgegeben werden, sofern die Auktion gestartet ist.

6.2 Abgeben eines Gebotes

Sobald die Auktion gestartet ist und die Teilnahme bestätigt wurde, kann ein Gebot abgegeben

werden. Hierzu die gewünschte Auktion öffnen und in den Karteireiter Gebotsübersicht wechseln.

In der Spalte Einstellungen wird pro Position der Startpreis (sofern vom Kunden vorgegeben) und

der Mindestgebotsschritt angezeigt. In der Spalte Neues Gebot kann ein Gebot hinterlegt und mit

dem Button Gebot abgeben bestätigt werden.

Nach Gebotsabgabe wird das aktuelle Gebot in der gleichnamigen Spalte angezeigt.

In der Gebotsübersicht können die Restzeit und der Status eingesehen werden.


Lieferantenprozesse

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Abb. 38: Auktion: Gebotsübersicht

Eine weitere Möglichkeit ein Gebot abzugeben, ist das prozentuale Reduzieren des Gebotes.

Abb. 39: Auktion Gebot abgeben


Lieferantenprozesse

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6.3 Anzeigen von Systemmeldungen im Auktions-Chat

Im Auktions-Nachrichtenverlauf (Chat) werden folgende Systemmeldungen für alle Auktionsteil-

nehmer in Echtzeit angezeigt:

Auktion ist gestartet

Auktion wurde angehalten

Auktion wurde fortgesetzt

Auktionsende wurde durch den Kunden geändert

Auktion ist beendet

6.4 Versionierung

Analog zur Funktion Anfragen, ist es ebenfalls möglich, Auktionen zu versionieren.

Währenddessen wird dem Lieferanten angezeigt, dass derzeit eine Versionierung durchgeführt

wird und die Auktion nicht bearbeitbar ist.

Der Status der Auktion auf Lieferantenseite wird ebenfalls angepasst.

Wenn die versionierte Auktion vom Kunden veröffentlich wurde, erhält der Lieferant eine E-Mail

bezüglich der Versionierung und der Grund wird auf Lieferantenseite in der Auktion angezeigt.

Der Lieferant muss für die neue Version erneut die Teilnahme bestätigen oder absagen, im Falle

einer Zusage ist die Auktion mit Version 2 bearbeitbar.

6.5 Auktionsverlauf mit Prozesspfeilen und Symbolen

Analog zu Anfragen und Bestellungen wird der Prozessverlauf bei Auktionen in Form eines

Workflows dargestellt.



AN: Angebot

VG: Vergabe

Laufende Auktionen werden zusätzlich mit einem Hammer-Symbol markiert.

Angehaltene Auktionen erhalten das Pause Symbol angehalten.

Für stornierte Auktionen wird das Löschen Symbol, für archivierte Auktionen das Haken Symbol,

verwendet.


Lieferantenprozesse

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6.6 Holländische Auktion

Neben der gewohnten englischen Auktion steht zusätzlich die holländische Auktion (Rück-

wärtsauktion) zur Verfügung.

In einer typischen Online-Auktion (englische Auktion) verauktioniert der Kunde einen Artikel mit

einem Startpreis.

Mehrere Lieferanten können während der Laufzeit der Auktion Gebote für den Artikel abgeben,

das niedrigste Gebot bei Auktionsende erhält den Zuschlag.

In einer holländischen Auktion ist der Auktionsprozess umgekehrt.

Hier verauktioniert der Kunde einen Artikel ebenfalls mit einem Startpreis, der Unterschied zur

englischen Auktion aber ist, dass der Startpreis während der Laufzeit der Auktion steigt. Liefe-

ranten können jederzeit ihr Gebot abgeben, je länger sie warten, desto höher ist der Preis.

Im Gegensatz zu einer englischen Auktion, bei der erst zum Schluss die höchsten Gebote zu

erwarten sind, kann es bei einer holländischen Auktion sehr schnell zum Verkauf des Artikels

kommen, da die Lieferanten unter Zeitdruck stehen. Wird zu spät geboten, um einen hohen Preis

zu erlangen, kann der Artikel bereits an einen anderen Bieter verkauft sein.

6.7 Eingabe der Gebots-Menge durch den Lieferanten bei holländischen Auk-tionen

Bei holländischen Auktionen kann der Lieferant die Menge, die er bietet, anpassen. Die Rest-

menge verbleibt in der Auktion. Bislang konnte stets nur die Gesamtmenge angeboten werden.

Damit der Lieferant die neue Funktion nutzen kann, muss die entsprechende Einstellung durch

den Kunden aktiviert sein. Sobald das oben beschriebene Recht aktiv ist, erscheint beim

Lieferanten im Register Gebotsübersicht die Spalte Gebotsmenge.

Dort hat der Lieferant die Möglichkeit zwischen einer Menge 0 und der maximalen Menge zu

wählen.

Der Lieferant kann während einer Auktion nur ein einziges Gebot abgeben.

Der Preis zum Zeitpunkt der Gebotsabgabe ist bindend. Der Preis der verbleibenden Restmenge

steigt gemäß voreingestelltem Zeitintervall.

Sind alle Teilmengen eines Artikels vergeben, wird dies wie folgt angezeigt. Für diesen Artikel ist

kein Gebot mehr abgebbar. Alle weiteren Positionen stehen weiterhin zur Auktion.


Lieferantenprozesse

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Abb. 40: Holländische Auktion: beendete Position

Im Nachrichtenverlauf der Auktion erscheint eine Meldung an alle Teilnehmer, sobald sich die zur

Auktion stehende Menge einer Position verändert hat.

Die noch zur Auktion stehende Restmenge wird direkt unter der Artikelbeschreibung angezeigt.

Abb. 41: Holländische Auktion: Restmenge

6.8 Ausgewählte Positionen auf Lieferantenseite anzeigen

Damit der Lieferant einzelne Positionen in der Auktion auswählen kann (und nicht auf alle Positi-

onen bieten muss) müssen spezielle Einstellungen beim Kunden aktiviert sein.

Der Lieferant wird, bevor er die Teilnahme bestätigen kann, aufgefordert anzugeben, welche

Positionen er anbieten möchte.

Dazu wechselt er ins Register Gebotsübersicht und wählt die gewünschten Positonen aus.

Danach kann er die Teilnahme an der Auktion bestätigen.


Lieferantenprozesse

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Abb. 42: Holländische Auktion: Position auswählen

Danach sieht der Lieferant im Register Gebotsübersicht nur noch die Positionen, die er anbieten

möchte. Die Felder Position auswählen sind nicht mehr veränderbar. Die Nummerierung der

Artikel wird beibehalten.

Anschließend hat der Lieferant die Möglichkeit, alle Postionen sofort zusammen oder einzeln

hintereinander anzubieten. Der Zeitpunkt, wann er welche Position anbietet ist dem Lieferanten

überlassen.

Abb. 43: Holländische Auktion: Gebote abgeben


Lieferantenprozesse

43

Möchte der Lieferant im Laufe der Auktion noch weitere Positionen anbieten, hat er dazu folgen-

de Möglichkeiten:

Der Kunde kann dies über eine Gebotskorrektur ermöglichen. Der Lieferant kann danach erneut

auswählen, welche Positonen er anbieten möchte, anschließend muss er die Teilnahme erneut

bestätigen.

Wenn die Funktion Lieferant kann Positionen in der Auktion wählen in den Basisdaten der

Auktion aktiv ist, kann der Lieferant die Teilnahme an der Auktion absagen, danach die

Positionen die er anbieten möchte erneut auswählen und die Teilnahme wieder bestätigen.


Lieferantenprozesse

44

7 Kontrakt und Lieferplan

7.1 Lieferplanabrufe aus SAP

Der Kunde hat die Möglichkeit SAP Rahmenverträge vom Typ Kontrakt (Mengenkontrakt) und

Lieferplan in ONVENTIS zu importieren und mit SAP abzugleichen.

Bei der Neuanlage eines Kontraktes wird der Kontrakt-Typ Lieferplan und Mengenkontrakt unter-

schieden.

Auf Lieferantenseite müssen Lieferplanabrufe wie folgt bearbeitet werden.

Der Lieferant erhält vom Kunden eine E-Mail mit PDF-Anhang über neue Lieferplaneinteilungen.

Über Verkauf, Lieferabrufe können Lieferplanabrufe angezeigt werden:

Abb. 44: Lieferplanabrufe

Zwei Darstellungsoptionen stehen zur Auswahl:

fixierte(n) Einteilung nach Liefertermin (Default)

nach Lieferplan und Position

Nur für fixierte Einteilungen kann über den Button Neu ein Lieferavis erstellt werden.

Ist das Lieferdatum erreicht, muss das Lieferavis erstellt werden welches an den Kunden versen-

det wird, zur Information, dass die Ware unterwegs ist (ähnlich dem Lieferschein).

Das Lieferavis wird benötigt um im Kunden-Account einen Wareneingang auf den Lieferplanabruf

zu buchen.

Kundenhinweis:

Diese Funktion erfordert die Einrichtung einer neuen SAP-Schnittstelle (Import Lieferplanabrufe)

und muss über eine kostenpflichtige Beauftragung über ONVENTIS erfolgen.


Lieferantenprozesse

45

8 Dokumentenverwaltung Abhängig vom Funktionsumfang hat der Kunde die Möglichkeit, wichtige Dokumente online zur

Verfügung zu stellen (veröffentlichen) und auch Bestätigungen anzufordern. Beim Veröffentlichen

eines Dokumentes hat der Kunde folgende Möglichkeiten:

Keine Bestätigung anfordern

Lesebestätigung anfordern

Bestätigung/Ablehnung anfordern

Sobald der Kunde ein Dokument zur Verfügung gestellt hat, wird per E-Mail darüber informiert.

8.1 Zugriff auf bereits veröffentlichte Dokumente

Im Bereich Kundenverwaltung, Kunden können die veröffentlichten Dokumente eingesehen und

heruntergeladen werden. Hierzu den gewünschten Kunden durch Klicken auf den Namen öffnen

und dann in den Karteireiter Dokumente wechseln.

Abb. 45: Kundenverwaltung Dokumente

Um Details zum Dokument einzusehen, auf den gewünschten Dokumententitel klicken.

8.2 Dokumente mit Bestätigung/Ablehnung

Veröffentlicht der Kunde ein Dokument und fordert eine Bestätigung/Ablehnung an, wird diese

Aktion beim nächsten Login eingefordert.

Um die Bestätigung/Ablehnung durchzuführen, auf den Titel des Dokumentes klicken und dann

auf den Button Bestätigen oder Ablehnen.

Der Zugriff auf das System ist erst nach aktiver Bestätigung möglich.

Documents

08 Lieferantenprozesse 5 0 0 - dekra.de · Durch Klick auf den Dateinamen kann das Dokument geöffnet und/oder gespeichert werden. 2.7 Erstellen eines Leistungsnachweises Auf Lieferantenseite