Inhaltsverzeichnis · In 4 Schritten kommen Sie schnell zum Ziel: 1. Die Seite in Contentbereiche aufteilen Mit Hilfe von Seitentemplates werden Contentbereiche definiert. Das sind

i

Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung.............................................................................................................................. 1

Vorwort ................................................................................................................................... 1 Zielstellung dieses Handbuches............................................................................................. 2

2. Business Content Management mit contentXXL .............................................................. 3 2.1 Übersicht........................................................................................................................... 3 2.2 Grundlagen der Arbeitsweise für Redakteure .................................................................. 4 2.3 Grundlagen der Funktionsweise....................................................................................... 6 2.4 Systemarchitektur ............................................................................................................. 8 2.5 Systemvoraussetzungen am Server............................................................................... 10 2.6 Systemvoraussetzungen an den Arbeitsplätzen ............................................................ 11

3. Der Sitemanager................................................................................................................. 13 3.1 Die Benutzeroberfläche .................................................................................................. 13 3.2 Inhalte erstellen / ändern ................................................................................................ 16 3.3 Der WYSIWYG-Editor..................................................................................................... 17 3.4 Inhalte veröffentlichen und freigeben ............................................................................. 22 3.5 Besonderheiten bei mehrsprachigen Auftritten .............................................................. 25 3.6 Alle Objekte bearbeiten .................................................................................................. 26 3.7 Der Ressourcenmanager ............................................................................................... 28 3.8 Beziehungen zwischen Objekten herstellen................................................................... 33 3.9 Der Objektbrowser.......................................................................................................... 35 3.10 Workflow....................................................................................................................... 36 3.11 Arbeiten mit Aufgaben .................................................................................................. 38

4. Die Module .......................................................................................................................... 41 4.1 Allgemeines .................................................................................................................... 41

5. Das News-Modul................................................................................................................. 43 5.1 Beschreibung.................................................................................................................. 43 5.2 Arbeiten mit dem News-Modul ....................................................................................... 45

6. Das Newsletter-Modul........................................................................................................ 51 6.1 Beschreibung.................................................................................................................. 51 6.2 Die Moduleinstellungen .................................................................................................. 52 6.3 Arbeiten mit dem Newsletter-Modul ............................................................................... 54 6.4 Platzhalter für das Newsletter-Modul.............................................................................. 56 6.5 Versenden eines Newsletter........................................................................................... 62

7. Das HTML-Modul ................................................................................................................ 63 7.1 Beschreibung.................................................................................................................. 63 7.2 Arbeiten mit dem HTML-Modul....................................................................................... 64

8. Die Volltextsuche ............................................................................................................... 65 8.1 Beschreibung.................................................................................................................. 65 8.2 Arbeiten mit der Volltextsuche........................................................................................ 67

9. Das Login-Modul ................................................................................................................ 69 9.1 Beschreibung.................................................................................................................. 69 9.2 Arbeiten mit dem Login-Modul........................................................................................ 70

10. Das Link-Modul................................................................................................................. 71 10.1 Beschreibung................................................................................................................ 71 10.2 Arbeiten mit dem Link-Modul ........................................................................................ 73

11. Das Kontakt-Modul........................................................................................................... 75 11.1 Beschreibung................................................................................................................ 75 11.2 Arbeiten mit dem Kontakt-Modul .................................................................................. 76

12. Das Formular-Modul ........................................................................................................ 77 12.1 Beschreibung................................................................................................................ 77 12.2 Arbeiten mit dem Formular-Modul ................................................................................ 78

Das Redakteurshandbuch

ii

13. Die Navigationsmodule ................................................................................................... 79 13.1 Beschreibung................................................................................................................ 79 13.2 Arbeiten mit den Navigationsmodulen.......................................................................... 80

14. Das Flash-Modul............................................................................................................... 81 14.1 Beschreibung................................................................................................................ 81 14.2 Arbeiten mit dem Flash-Modul...................................................................................... 82

15. Weitere Module................................................................................................................. 83 15.1 Übersicht....................................................................................................................... 83 15.2 Premiummodule............................................................................................................ 84 15.3 Custommodule.............................................................................................................. 86

1

1. Einleitung Vorwort

Vielen Dank, dass Sie sich für contentXXL entschieden haben. Mit contentXXL können Sie dynamische und funktionale Internet-, Extranet- oder Intranetauftritte schnell, sicher und kostengünstig erstellen. Mit Features wie - 100% Microsoft .NET, SQL, XML und Webservices, Drag & Drop kompletter ASP.NET Funktionsmodule, 100% im Browser, WYSIWYG direkt auf der Webseite - erhalten Sie ein Business Content Management System, mit dem Ihnen bereits im Grundsystem alle Module für einen kompletten Internetauftritt zur Verfügung stehen. Es ist erweiterbar mit umgehend einsetzbaren Premiummodulen u.a. für Dokumente, Bildergalerie, Forum, Termine, XML/XSL, Filebox und Newsletterversand. Sie können kundenspezifische Module vom Systemanbieter oder Partnern entwickeln lassen oder sie selbst mit Visual Studio oder anderen Umgebungen programmieren. Der rasch wachsende Komponentenmarkt für ASP.NET steht dabei zur Ihrer Verfügung. Mit contentXXL kann Ihr Unternehmen den komplexen Herausforderungen eines dynamischen und funktionalen Internet- oder Intranetauftrittes gelassen begegnen. Dieses Handbuch soll Ihnen Schritt für Schritt erläutern, wie einfach Sie mit contentXXL ihre Webseiten und Inhalte bearbeiten können. Das portamundi-Team wünscht Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit dem Business Content Management System contentXXL.


2

Zielstellung dieses Handbuches Dieses Handbuch wendet sich an Redakteure, die in einem bereits eingerichteten System Inhalte erfassen und veröffentlichen wollen. Das Einrichten von Themenbereichen und die Einstellungen für Module sind im Handbuch für Administratoren beschrieben. Eine Beschreibung der Gestaltungsmöglichkeiten finden Sie im Handbuch für Templater. Die Handbücher sind genauso modular aufgebaut wie unser System. Grundsystem und Premiummodule sowie kundenspezifische Erweiterungen werden in separaten Büchern beschrieben.

HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass das Aussehen der Module und deren Inhalt vollständig von den von Ihnen verwendeten Templates abhängen. Die im Handbuch abgedruckten Abbildungen zeigen lediglich Beispiele.

3

2. Business Content Management mit contentXXL 2.1 Übersicht

portamundi bietet mit contentXXL ein Business Content Management System an, das mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten frei von Altlasten auf der Basis einer modernen Technologie für die praktischen Anforderungen des Mittelstandes entwickelt wurde. Der modulare Ansatz ermöglicht es, schnell zum Ziel zu kommen, ohne auf spätere Erweiterungsmöglichkeiten verzichten zu müssen. Mit dieser Komplettlösung können Sie Ihr Internet, Extranet oder Intranet ohne Umwege direkt und vollständig im browserbasierten Sitemanager pflegen und so mit minimalem Aufwand aktuell und konsistent halten. Alle benötigten Medien wie Bilder oder Sounds werden in einem Ressourcenmanager verwaltet. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an Ihnen bekannten Programmen wie Outlook oder Word. Das Grundsystem mit Standardmodulen wie z.B. News, Kontakte, Suche kann bei Bedarf durch Premiummodule sowie kundenspezifische Module ergänzt werden. Inhalte werden medienneutral in einer Datenbank gespeichert und können von verschiedensten Geräten oder Services z.B. per XML und Webservice abgerufen werden. Im Rahmen des integrierten Rollenkonzeptes können Sie zur Pflege der Inhalte über Regeln und Aufgaben einen einfachen Workflow aufbauen, der Ihren Strukturen entspricht. Zusätzliche Lizenzkosten z.B. für mehrere Websites im Unternehmen oder für Redakteure bzw. Administratoren fallen nicht an. Sie profitieren von den Leistungsmerkmalen und Kostenvorteilen der neuen Technologie Microsoft .NET. Der Einsatz von Standardkomponenten wie SQL-Server und ASP.NET bietet Ihnen Investitionssicherheit und ermöglicht durch Features wie Kompilierung und Caching eine sehr gute Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen an Ihre Website.


4

2.2 Grundlagen der Arbeitsweise für Redakteure Anmeldung Um als Redakteur mit contentXXL zu arbeiten, müssen Sie sich am System anmelden. Diese Anmeldung kann automatisch (z.B. mit Ihrer Windows Anmeldung) oder auch über eine Eingabe von Benutzername und Kennwort auf der Website erfolgen.

Abb.: Der Anmeldedialog Es gibt keine spezielle Anmeldung für Redakteure. Sie benutzen den gleichen Dialog, wie Benutzer, die sich zum Lesen geschützter Bereiche anmelden. Aufgrund Ihrer vom Administrator festgelegten Zugriffsrechte haben Sie als Redakteur Schreibrechte auf bestimmte Bereiche einer Webseite. Auf welche Bereiche einer Webseite Sie Schreibrechte haben, erkennen Sie an den nach der Anmeldung erscheinenden zusätzlichen Schaltflächen, meist orange Quadrate.

2. Business Content Management mit contentXXL

5

Abb.: Editiermenü bei einem Newsmodul mit Editierschaltflächen (A) und Editiermenü (B)

Editierschaltflächen (A) Diese Schaltflächen erscheinen in Abhängigkeit vom Template meist im Bereich eines Modultitels und in der Titelzeile eines Objektes innerhalb des Modules.

HINWEIS: Die Editierschaltflächen können jedoch speziell bei Ihrem Auftritt auch anders gestaltet sein. Fragen Sie Ihren Administrator danach.

Immer wenn Sie eine Editierschaltfläche eines Objektes klicken, öffnet sich direkt der entsprechende Eigenschaftsdialog des Objektes, beispielsweise eines Artikels. Hier können Sie Änderungen an den Basisdaten, Textdaten oder Metadaten des jeweiligen Objektes vornehmen oder die Veröffentlichung des Objektes ändern. Diese Dialoge sind im Einzelnen bei den einzelnen Modultypen beschrieben.

Editiermenü (B) Wenn Sie auf die Editierschaltflächen im Bereich eines Modultitels klicken (einfacher linker Mausklick) erscheint das Editiermenü. Der Inhalt des Editiermenüs hängt vom jeweiligen Kontext und wiederum von Ihren Zugriffsrechten ab. Oft wird die Möglichkeit angeboten, ein neues Objekt zur Liste hinzuzufügen (Neuer Artikel, Neuer Link usw.) oder die Reihenfolge der Objekte in der Listenansicht zu verändern (Alle Artikel, Alle Links). Wenn Ihre Zugriffsrechte dies zulassen erscheint hier noch die Möglichkeit Einstellungen des Moduls zu ändern, beispielsweise andere Templates zuzuweisen.

HINWEIS: Sie können so fast alle inhaltlichen Arbeiten direkt auf der Website erledigen. Den Sitemanager benötigen Sie nur, wenn Sie Änderungen an der Struktur der Website vornehmen oder auch administrative Arbeiten erledigen.


6

2.3 Grundlagen der Funktionsweise

Mit contentXXL können Sie zum Einrichten eines neuen Bereiches komplette ASP.NET Funktionsmodule im Browser direkt auf der Webseite WYSIWYG per Drag & Drop in Contentbereichen platzieren. Sie nehmen ein paar Einstellungen zu Funktionsumfang, Gestaltung und Zusammenarbeit vor - und fertig. Sie haben sofort Zugriff auf alle Funktionen der platzierten Module und brauchen sie nur noch mit den passenden Objekten wie News oder Dokumenten zu füllen.

In 4 Schritten kommen Sie schnell zum Ziel:

1. Die Seite in Contentbereiche aufteilen Mit Hilfe von Seitentemplates werden Contentbereiche definiert. Das sind die Teile einer Seite, die später die Funktionsmodule aufnehmen können. Eine Seite kann mehrere Contentbereiche haben, beispielsweise ein- und mehrspaltige Bereiche für Artikel, einen Navigationsbereich links, einen Marginalbereich rechts für zusätzliche Informationen und einen Bannerbereich oben auf der Seite. Später nicht belegte oder in bestimmten Ansichten nicht gebrauchte Bereiche werden automatisch ausgeblendet. Für die Realisierung eines Farbleitsystems steht ein Themenkonzept zur Verfügung. So entsteht ein einheitliches aber sehr flexibles Seitenlayout. Normalerweise benötigen Sie für Ihre ganze Website nur einige wenige Seitentemplates.

2. Funktionsmodule in den Contentbereichen platzieren Die Contentbereiche werden nicht einfach mit unstrukturierten Texten und Bildern oder mit Listen und Checkboxen gefüllt. contentXXL hält dafür komplette Funktionsmodule für vordefinierte Contentarten wie News, Kontakte oder Termine bereit. Technisch gesehen sind dies serverseitig arbeitende ASP.NET Controls. Diese Funktionsmodule realisieren in den Contentbereichen genau die Funktionalität, die Sie benötigen, z.B. eine Liste von Artikeln oder Dokumenten, ein Forum oder auch eine Anmeldung. Diese Module können Sie leer oder bereits mit Objekten gefüllt per Drag & Drop im Browser direkt auf den Seiten platzieren.

3. Funktionsmodule über Templates gestalten Die platzierten Funktionsmodule sind bereits mit vorher festgelegten Gestaltungsvorlagen (Templates) verbunden. Sie sehen sofort beim arbeiten, wie Ihre neue Seite jetzt aussieht. Natürlich können Sie an dieser Stelle auch andere Vorlagen auswählen oder selbst ein neues Template erstellen. Templates gibt es zunächst für den Modul als ganzes (Themenbox). Hier wird festgelegt, ob Ihr Modul z.B. einen Rahmen hat und wie der Titel gestaltet ist. Für die Gestaltung der Inhalte selbst gibt es weitere Templates, die festlegen wie die Objekte in den verschiedenen Ansichten, z.B. in Listenansicht, Einzelansicht oder Druckvorschau, dargestellt werden.

4. Objekte erstellen, veröffentlichen und freigeben Die von Ihnen platzierten Funktionsmodule können leer oder bereits gefüllt sein. Ein HTML-Modul kann z.B. bereits ein Kundenzitat beinhalten, weil Sie es bereits auf einer anderen Seite verwendet haben. Oder sie platzieren einen kompletten Newsbereich, den Sie bereits vorher einer anderen Benutzergruppe auf einer anderen Seite zur Verfügung gestellt haben. Dabei werden keine Kopien erstellt: Wenn Sie den Inhalt an einer Stelle ändern ist er auf allen Seiten auf denen sich das Modul befindet geändert. Wenn Sie ein leeres Modul platzieren, dann müssen Sie es anschließend mit Objekten füllen. Objekte sind z.B. einzelne Nachrichten in einem Newsmodul, einzelne Dokumente in einem Dokumentenmodul oder in unserer Abbildung ein einzelner Link. Diese Objekte existieren völlig unabhängig vom Modul. Sie werden bei Bedarf in den gewünschten Modul veröffentlicht oder auch für unterschiedliche Zeiträume in verschiedene Module. Das verschafft Ihnen erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten: Eine Nachricht kann sofort für wenige Tage in einen Modul veröffentlicht werden, der sich auf der Startseite befindet, danach für einige Wochen in


7

mehrere Module für verschiedene Themen und anschließend ohne Zeitbegrenzung in einen Modul der ein Archiv bildet. Diesen Ablauf können Sie bereits bei der Erstellung des Objektes festlegen und brauchen sich später nie wieder darum kümmern. Handelt es sich um einen Ablauf, den sie oft benötigen, dann können Sie diesen Ablauf in Form einer Veröffentlichungsregel ablegen und später mit einem Klick aktivieren.Sind Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden und besitzen die erforderlichen Zugriffsrechte, dann können Sie Ihre Änderungen nach einer Vorschau auch gleich selbst freigeben. Ansonsten legen Sie über eine Aufgabe einem Benutzer mit entsprechenden Rechten die Änderungen zur Freigabe vor.

Klingt kompliziert?

Diese 4 Schritte müssen Sie nur beim Einrichten eines völlig neuen Themenbereiches durchführen. Wenn Sie als Redakteur nur Inhalte beitragen, d.h. neue Textbeiträge oder Dokumente publizieren, dann führen Sie stets nur Schritt 4 durch. Die Schritte 1-3 können im Rahmen von Projekten auch ganz oder teilweise vom Anbieter übernommen werden. Dann können Sie sich ganz auf das Beitragen der Inhalte konzentrieren. So ist die Erstellung einer umfangreichen Website in wenigen Wochen möglich.


8

2.4 Systemarchitektur contentXXL basiert zu 100% auf Microsoft .NET. Das Business Content Management System contentXXL profitiert von den spürbaren Leistungsvorteilen der neuen Technologie Microsoft .NET und nutzt die offenen Standards im eBusiness. contentXXL verbindet bewährte Techniken wie relationale Datenbanken mit neuen Entwicklungen wie XML/XSL, SQLXML und Webservices.

Das Content Management Framework contentXXL besteht aus einem einheitlichen Content Management Framework zur Verwaltung spezifischer Funktionsmodule. Das Framework sichert die Integrität des Gesamtsystems durch:

• Registrierung der eingesetzten Module • Verwaltung von Seiten • Platzierung von Modulen per Drag & Drop • Verwaltung und Zuweisung von Templates • Zugriffsrechte auf Funktionen, Seiten, Module und Objekte • Sicherheitsrichtlinien • Verwaltung von Benutzern und Rollen • Authentifizierung • Mehrfaches und zeitgesteuertes Veröffentlichung von Objekten • Veröffentlichungsregeln • Protokollierung und Statistik • Herstellung von Beziehungen zwischen einzelnen Objekten (manuell oder über

Kategorien) • Mehrsprachigkeit und Standardsprache • Export / Import • Caching • HTTP-Komprimierung

Die Module realisieren unter Verwendung des Frameworks jeweils spezifische Funktionalitäten für bestimmte Contentarten wie News, Dokumente oder Kontakte. Diese Funktionen sind in den Abschnitten über die jeweiligen Module beschrieben.


9

Abb.: Systemarchitektur contentXXL. Die Daten werden in SQL Server 2000 oder im Dateisystem gespeichert und vom Indexserver automatisch verschlagwortet. Über das .NET Framework wird per SQL (ADO.NET), SQLXM und XML (Webservices) auf die Daten zugegriffen. In das contentXXL Framework können beliebige ASP.NET Komponenten eingebunden werden.


10

2.5 Systemvoraussetzungen am Server Hardware

• Alle Systeme, die Windows 2000 bzw. Windows Server 2003 unterstützen

Software • Microsoft Windows 2000 bzw. Windows Server 2003 • Microsoft SQL Server 2000 (ab Standard Edition) • Microsoft .NET Framework (für Windows 2000 kostenfrei erhältlich, in Windows

Server 2003 enthalten) • Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher für Administration und Redaktion

HINWEIS: Grundsätzlich ist ein Betrieb auch unter Windows XP Professional bzw. Windows 2000 Professional möglich. Einzelne Features (z.B. Volltextsuche in Dokumenten mit Indexserver) stehen dann nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung!

Statt Microsoft SQL Server 2000 kann insbesondere zu Demonstrationszwecken oder bei geringeren Anforderungen hinsichtlich Lastverhalten auch die kostenfreie MSDE (Microsoft Desktop Engine) eingesetzt werden. Das Leistungsmerkmal Volltextsuche ist dann nur eingeschränkt verfügbar.


11

2.6 Systemvoraussetzungen an den Arbeitsplätzen Redakteure und Administratoren benötigen zur Bearbeitung der Website Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5. mit den vorkonfigurierten Standardeinstellungen, d.h. Javascript und Cookies müssen aktiviert sein. Für die Arbeit mit dem Sitemanager ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 Pixel (etwas größer als der Auftritt selbst) empfehlenswert.

HINWEIS: Für die Arbeit mit dem Sitemanager empfehlen wie ggf. installierte Popup-Stopper zu deaktivieren.

13

3. Der Sitemanager 3.1 Die Benutzeroberfläche

Zur Arbeit mit dem Sitemanager öffnen Sie den Internet Explorer und geben http://www.Ihredomain.com/de/contentXXL in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Der Platzhalter www.Ihredomain.com steht dabei für die Adresse Ihres Auftrittes, /de/ für eine eventuell vorhandene Sprachvariante. Der Dialog zur Anmeldung wird gezeigt:

Abb.: Melden Sie sich mit dem Benutzernamen und Kennwort an, die Ihnen zugewiesen wurden.

HINWEIS: Grundsätzlich ist es möglich, eine Vielzahl redaktioneller Änderungen auch ohne den Sitemanager vorzunehmen. Dann erfolgt die Anmeldung über ein Login-Modul auf einer beliebigen Website Ihres Auftritts. Nach der Anmeldung steht dann nur die im Folgenden für das Hauptfenster beschriebene Funktionalität zur Verfügung.

Zur Verbesserung der Sicherheit empfehlen wir die Verwendung einer gesicherten Verbindung (z.B SSL oder VPN) zur Pflege der Website. Nach der Anmeldung wird Ihnen die Benutzeroberfläche des contentXXL Sitemanagers angezeigt. Diese orientiert sich an verbreiteten Office-Programmen wie z.B. Microsoft Outlook. Da es sich jedoch um eine komplett browserbasierte Anwendung handelt, gibt es einige Besonderheiten in Aufbau und Handhabung.


14

Abb: Der contentXXL Sitemanager in der Version 2.5

A – Das Hauptfenster um einen dient es als normales Browserfenster, in dem Sie innerhalb Ihres Portals navigieren können, zum anderen werden hier Formulare angezeigt wie z.B. zur Eingabe von Modul- und Layouteinstellungen.

B – Die Editierschaltflächen Mit Hilfe dieser kleinen Editierschaltflächen können Sie schnell und bequem direkt im Kontext editieren. Abhängig von Modultyp und Ihren Zugriffsrechten bekommen Sie z.B. die Möglichkeit zum Erstellen oder Bearbeiten von Inhalten oder zum Ändern der Sortierung. Das Aussehen dieser Schaltfläche kann an Ihren Auftritt angepasst werden.

C – Die Infoleiste Hier werden Informationen zum geöffneten Portal angezeigt. 1. Zeile von links nach rechts: Arbeitsmodus, Portalname, Portal-ID, Angemeldeter Benutzer, Spracheinstellung des Sitemanagers, Logoff-Schaltfläche zum Beenden der Arbeit mit dem Sitemanager. 2. Zeile von links nach rechts: zurük, aktuelle URL, vorwärts, Ansicht neu laden, Bearbeiten-Schaltfläche zum Editieren der Seiteneinstellungen für die angezeigte Seite.

D – Die Menüleiste Sie ist kategorisch unterteilt in die Hauptthemen: Setup, Content, Layout, Workflow und Statistik. Entsprechend Ihrer Zugriffsrechte können Sie einfach und schnell mit zwei Mausklicks überall hingelangen. Ob Ressourcen, Templatemanager, Portalsetup oder Benutzerrechte, all diese Funktionen finden Sie hier.

E – Die Taskleiste

3. Der Sitemanager

15

Ähnlich wie bei gängigen Windows Betriebssystemen werden hier die bereits geöffneten Formulare angezeigt. Wird ein neues Formular geöffnet tritt das andere automatisch in den Hintergrund. Nun kann es über die Taskleiste wieder in den Vordergrund geholt werden. Dadurch bleiben alle Arbeitsbereiche die Sie benötigen stets schnell im Zugriff.

F – Der Seitenbaum Der Seitenbaum bietet ihnen eine hierarchische Ansicht bzw. Auswahl von Objekten, hier z.B. aller Seiten, die in ihrem Portal enthalten sind (Sitemap). Die in Klammern stehende Zahl entspricht der Seiten-ID. In ähnlicher Form werden auch Listen von Benutzern, Rollen oder Templates dargestellt.

G – Den Seitenbaum ein- / ausblenden bzw. Aktualisieren Mit diesen beiden Schaltflächen können sie den Seitenbaum ein- und ausblenden bzw. dessen Anzeige aktualisieren.


16

3.2 Inhalte erstellen / ändern Das Erfassen oder ändern von Inhalten erfolgt im Hauptfenster des Sitemanagers oder direkt auf der Webseite über eine entsprechende Edit-Schaltfläche (A) im Titelbereich des gewünschten Moduls. Die Gestaltung dieser Schaltflächen kann von den hier gezeigten abweichen. Der Redakteur navigiert entweder in der Webansicht des Hauptfensters zur gewünschten Seite oder wählt diese über den eingeblendeten Seitenbaum. Letzteres ist insbesondere bei nicht über die Navigation zugänglichen Seiten hilfreich.

HINWEIS: Editierschaltflächen werden Ihnen nur angezeigt, wenn Sie entsprechende Zugriffsrechte besitzen!

Auch die Auswahl der jeweils angebotenen Menüpunkte wie z.B. (B) „Neuer Artikel“ oder „Neues Dokument“, „Alle Artikel“ oder auch „Einstellungen“ hängen von den Zugriffsrechten und vom Typ des gewählten Moduls – z.B. News oder Dokumente – ab.

Die weitere Vorgehensweise ist für die verschiedenen Inhaltsarten unterschiedlich und wird in den Abschnitten zu den einzelnen Modulen beschrieben. Im Folgenden sind einige übergreifende und stets wiederkehrende allgemeine Funktionen wie WYSIWYG-Editor und Veröffentlichung näher erläutert.

3. Der Sitemanager

17

3.3 Der WYSIWYG-Editor

Der WYSIWYG Editor (What You See Is What You Get) dient dem Erfassen und Formatieren von Text- und Bildinformationen innerhalb der für viele Objekttypen verfügbaren Textdaten. Sie erfassen entweder die Texte direkt im Browser oder übernehmen vorgefertigte Texte. Dabei verwenden Sie zur Formatierung ausschließlich vordefinierte Zeichen- und Absatzformate (Styles und Templates). Dies ermöglicht die nahezu medienneutrale Datenablage. Zusätzlich können Sie häufig verwendete Texte als Textbaustein ablegen und jederzeit darauf zugreifen. HTML-Kenntnisse brauchen Sie dazu nicht. Die Symbolleiste ähnelt der in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. So fühlen Sie sich bereits nach kurzer Zeit zuhause.

• A - Erstellen einer neuen Aufgabe zu diesem Objekt (näheres im Kapitel „Aufgabenverwaltung“).

• B - Aktuelle Sprachvariante des Objektes. (siehe Beschreibung "Sprachvariante") • C - (von links) Zeichenformat, Absatzformat, Textbausteine. • D - Schaltet zwischen WYSIWYG und HTML Ansicht hin und her. • E - (von links) rückgängig, wiederholen, ausschneiden, kopieren, einfügen, fett,

kursiv, unterstrichen, linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz, Aufzählung (nummeriert), Aufzählung (mit Punkten), Linkmanager, Dokument als Link einfügen, Ressource vom Ressourcenmanager einfügen, Tabelle einfügen, Kennzeichnung von Bereichen.

• F - Der Arbeitsbereich


18

Sprachvariante Wenn Ihr Sitemanager bzw. Ihre Website für den mehrsprachigen Betrieb eingerichtet ist, können Sie hier zwischen den einzelnen Sprachvarianten des Artikels (z.B. deutsch und englisch) hin und her schalten. Dabei wird jede Sprachvariante behandelt als wäre sie ein komplett eigenständiger Artikel.

Zeichenformat Mit den in der Auswahlliste Zeichenformat vom Templater bereitgestellten Styles können Sie zuvor markierte Textbereiche formatieren. Damit ist die medienneutrale Kennzeichnung z.B. von Zitaten oder Hervorhebungen möglich.

Absatzformat Zur Formatierung ganzer Abschnitte verwenden Sie die Liste Absatzformat. Setzen Sie dazu einfach die Textmarke irgendwo in den zu formatierenden Abschnitt und wählen Sie das Format, z.B. Zwischenüberschrift. Ein Absatz ist dabei stets durch Zeilenvorschüben (Enter) begrenzt. Innerhalb eines Absatzes können Sie mit Umschalt + Enter eine neue Zeile beginnen. Typische Absatzformate sind z.B. Überschrift und Zwischenüberschrift.

Textbausteine Textbausteine dienen der Bereitstellung von häufig benötigten Redewendungen oder Vorlagen für Tabellen. Diese werden an der aktuellen Position in den Text eingefügt und können dann modifiziert werden. Die Bereitstellung der Textbausteine erfolgt zentral durch den Administrator. Es wird dringend empfohlen stets mit solchen Vorlagen zu arbeiten, insbesondere bei Tabellen.

Rückgängig/Wiederherstellen (Undo/Redo) Mit diesen Schaltflächen können Sie Ihre Änderungen schrittweise rückgängig machen bzw. wiederherstellen. Diese Funktionen sind dann besonders nützlich, wenn eine Änderung nicht das erwartete Ergebnis bringt.

Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich.

Formatierung bereinigen Bei der Übernahme von Texten aus anderen Programmen – wie z.B. Microsoft Word – über die Windows Zwischenablage werden häufig unerwünschte Formatierungen, Steuerzeichen usw. mit übernommen. Diese können über die Schaltfläche „Formatierung bereinigen“ entfernt werden. Anschließend wird der Text nach den vorgegebenen Richtlinien formatiert. Eine automatische „Übersetzung“ von Formatierungen externer Programme und den internen Richtlinien findet dabei nicht statt. Um absolut sicher zu gehen, dass keine unerwünschten Formatierungen übersehen werden, kann der Text auch über die Zwischenablage aus dem Programm Notepad übernommen werden.

Fett, kursiv und unterstrichen Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Sie sollten jedoch sparsam verwendet werden. Generell ist eine Formatierung über vordefinierte Zeichenformate (z.B. zur Hervorhebung bzw. für Zitate) zu bevorzugen, da dann eine nachträgliche Änderung der Gestaltung einfacher möglich ist.

linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich.

Aufzählung

3. Der Sitemanager

19

Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Die Gestaltung kann über Styles vorgegeben werden, so dass auch spezielle Symbole möglich sind.

Link einfügen Mit dieser Schaltfläche werden Textlinks eingefügt. Dazu wird zunächst der dem Linktitel entsprechende Textabschnitt markiert, dann die Schaltfläche betätigt. Im folgenden Dialog werden unter Link die URL (Adresse) sowie unter Target ggf. ein Ziel eingegeben.

Bei der Eingabe von internen Adressen wird unbedingt mit „desktopdefault.aspx/...“ begonnen. Die Serveradresse sowie die Sprachvariante, z.B. /de/ ,entfällt. Verwenden Sie am besten die Zwischenablage und Kopieren den Inhalt der Adresszeile Ihres Browsers. Eine externe Adresse beginnt dagegen mit „ http://www..... „. Ein Ziel muss z.B. dann eingegeben werden, wenn ein neues Browserfenster zu öffnen ist, üblicherweise bei externen Links. Die übliche Angabe lautet dann: „_blank“. Zum Entfernen von Links werden diese markiert, anschließend die Schaltfläche betätigt und dort „löschen“ gewählt. Die Auswahl muss exakt mit dem Link übereinstimmen. Die Arbeit mit Textlinks ist nicht zwangsläufig erforderlich und wird auch nicht empfohlen. Unter Umständen ist es besser, mit zentralen Linklisten zu arbeiten die dem Inhaltsobjekt zugeordnet werden (Related Links). Das ermöglicht ein effektives Linkmanagement mit zentraler Pflege, Mehrfachverwendung sowie zeitgesteuerter Veröffentlichung von Links.

Link auf Ressourcen einfügen Über diese Schaltfläche kann im Text auf Ressourcen wie Dokumente oder Bilder zum Öffnen bzw. Download verlinkt werden. Dabei wird ähnlich wie mit Links verfahren: Dazu wird zunächst der dem Linktitel entsprechende Textabschnitt markiert, dann die Schaltfläche betätigt. Der Ressourcenmanager wird geöffnet. Zur Verlinkung wird das gewünschte Dokument gewählt (oranger Pfeil). Damit ist die Ressource verlinkt.

HINWEIS: Wird bei der Verlinkung kein Textabschnitt als Linktitel markiert werden automatisch die der Ressource entsprechenden Symbole (z.B. für PDF-Dokument) eingefügt. Auch in diesem Fall wird die direkte Verlinkung nicht empfohlen. Die Verwendung des Dokumentenmoduls und die Zuordnung von Dokumenten zu den jeweiligen Objekten bietet erhebliche Vorteile.

Die Arbeit mit Ressourcenlinks ist nicht zwangsläufig erforderlich und wird auch nicht empfohlen. Unter Umständen ist es besser, mit zentrale Ressourcenlisten zu arbeiten die dem Inhaltsobjekt zugeordnet werden (Related Documents). Das ermöglicht ein effektives


20

Linkmanagement mit zentraler Pflege, Mehrfachverwendung sowie zeitgesteuerter Veröffentlichung von Dokumenten.

Bild einfügen Nach Positionierung der Schreibmarke auf die zukünftige Position des einzufügenden Bildes wird die Schaltfläche betätigt. Der Ressourcenmanager wird geöffnet. Die Funktionalität des Ressourcenmanagers ist an anderer Stelle ausführlich beschrieben. Zum Einfügen eines Bildes wird im Ressourcenmanager das gewünschte Bild gewählt (oranger Pfeil). Das Bild wird an der gewünschten Position eingefügt. Anschließend werden die Schaltflächen „linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz“ verwendet um den Textfluss um das Bild festzulegen.

HINWEIS: Im Unterschied zu Textverarbeitungen, die sehr komplexe Einstellungen im Zusammenspiel von Text und Bild zulassen, sind die Gestaltungsmöglichkeiten im Internet hier deutlich geringer. Es gilt vielmehr die Kompatibilität zu verschiedenen Browsern und Einstellungen der Benutzer zu berücksichtigen.

Wird das Bild markiert und danach die Schaltfläche „Bild einfügen“ erneut betätigt, können weitere Einstellungen zu Rahmen, Breite, Höhe, Horizontalen und Vertikalen Textabstand sowie Alternativtext getroffen werden. Diese Angaben werden in die entsprechenden HTML-Tags umgesetzt. Empfohlen wird vor allem die Verwendung des Alternativtextes. Sie verbessert die Lesbarkeit von Webseiten für Besucher mit Behinderungen. Tabelle einfügen und gestalten In die Freitextbereiche können grundsätzlich Tabellen eingefügt, formatiert und geändert werden. Diese Verfahrensweise beeinträchtigt jedoch die medienneutralität möglicherweise die barrierefreiheit. Es erfordert ein Grundverständnis für die Arbeitsweise von HTML-Tabellen.

Nach der Angabe der Anzahl der Zeilen und Spalten sowie weiterer Attribute wird die Tabelle an der Schreibmarke eingefügt. Mit einem rechten Mausklick in die Tabelle kann die Anzahl der Zeilen und Spalten verändert sowie weitere Attribute gesetzt werden. Es wird ausdrücklich

3. Der Sitemanager

21

empfohlen, bei der Bearbeitung von Tabellen von Textbausteinen auszugehen und diese dann um Spalten oder Zeilen zu erweitern.

Umschaltung HTML/WYSIWYG Um dem Redakteur die volle Kontrolle über den Inhalt zu ermöglichen kann ihm über die Vergabe entsprechender Rechte ein Wechsel in die HTML-Ansicht des WYSIWYG-Editors ermöglicht werden. Der Inhalt wird dann in HTML angezeigt, die einzelnen Tags sind farbig hervorgehoben.

Hinweis: Während diese Vorgehensweise für HTML-Module normal ist, wird sie für News oder Dokumente nicht empfohlen. Hier sollte der Inhalt weitestgehend medienneutral bleiben.


22

3.4 Inhalte veröffentlichen und freigeben

Nach der Erfassung von neuen Inhalten werden diese im System abgelegt, sind jedoch nicht automatisch auf einer Webseite zu sehen. Beim Speichern werden die neuen Inhaltsobjekte automatisch in dem Modul (Seitenteilbereich) veröffentlicht, in dem die Erfassung erfolgt ist. Es erfolgt jedoch keine automatische Freigabe. Um Inhalte auf der Website sichtbar zu machen, müssen Sie sie nach der Erfassung...

• prüfen • ggf. für weitere Seitenteilbereiche bzw. Zeiträume veröffentlichen("publizieren") • selbst freigeben bzw. freigeben lassen.

Für die Prüfung veröffentlichter jedoch noch nicht freigegebene Inhalte steht in der Ansicht „Alle Objekte“ eine Vorschauansicht (C) zur Verfügung. Diese ermöglicht die Kontrolle der Einzelansicht des jeweiligen Objektes im Kontext der Webseite, auf der die Veröffentlichung erfolgt ist.

• A - Zeigt an, ob der Artikel "Freigegeben" ist. Wird hier ein Haken angezeigt ist der Artikel "Freigegeben". Mit einem Klick auf den Haken gelangen Sie in Veröffentlichungseinstellungen für das Objekt.

• B - Hebt die "Freigabe" auf. Klicken Sie auf das rote X um die "Freigabe" für das Objekt aufzuheben.

• C - Zeigt das Objekt, wie es "Freigegeben" dargestellt werden würde. Die Funktionalität „Veröffentlichen“ bedeutet also, Ort und Zeitraum für die Sichtbarkeit eines Inhaltsobjektes vorab festzulegen. Der Vorgang der „Freigabe“ regelt, ob dies tatsächlich so erfolgt. So wird beispielsweise ein Artikel für kurze Zeit auf der Startseite, danach für einige Monate in einen Themenbereich und gleichzeitig zeitlich unbefristet in ein Archiv veröffentlicht. Für die vereinfachte Anwendung solcher mehrstufigen Veröffentlichungen können Veröffentlichungsregeln definiert werden.

Veröffentlichung über eine vorgegebene Regel Um den Veröffentlichungs- und Freigabeprozess zu vereinfachen, kann dieser über vordefinierte Veröffentlichungsregeln erfolgen. Eine Regel beinhaltet dabei die Information an welchen Orten und zu welchen Zeiten das Inhaltsobjekt für den Besucher zu sehen sein

3. Der Sitemanager

23

soll, sowie ggf. eine automatische Freigabe. Diese Regeln werden vom Administrator für jeden Modultyp (z.B. News) bereitgestellt. Sie sind im Handbuch für Administratoren beschrieben. Beim Einrichten des entsprechenden Moduls gibt der Administrator die zur Anwendung kommende Regel vor. Andernfalls kommt die Standardregel für den entsprechenden Modultyp (z.B. News) zur Anwendung. So ist es möglich, mit einer Standardregel (z.B. „Zeitlich unbegrenzt in aktuelles Modul veröffentlichen und gleich freigeben“) viele übliche Anforderungen abdecken. Der Redakteur muss dann lediglich zusätzlich zum abschließenden Speichern die Schaltfläche „Veröffentlichen“ auslösen. Dazu ist das Recht „Veröffentlichen“ nicht erforderlich.

HINWEIS: Die Regel kann auch den zusätzlichen Vorgang der Freigabe beinhalten. In diesem Fall ist der Inhalt nach Veröffentlichung sofort und ohne weitere Prüfungen auf der Seite zu sehen. Für kritische Bereiche sollte dagegen eine Regel verwendet werden, die keine automatische Freigabe beinhaltet!

Regelbasierende Veröffentlichung Redakteure mit entsprechenden Zugriffsrechten können zusätzlich zu dieser einen vordefinierten Regel alternativ auch andere vordefinierte Regeln auswählen und anwenden. Dazu ist das Recht „Veröffentlichen“ erforderlich. Im Formular „Veröffentlichung“ klicken Sie dazu auf „regelbasierende Veröffentlichung“. Im Dialogfenster wählen Sie die gewünschte Regel und klicken dann auf Veröffentlichen.

Manuelle Veröffentlichung Redakteure mit entsprechenden Zugriffsrechten können zusätzlich zur Arbeit mit Regeln das Objekt manuell im Dialog veröffentlichen. Dazu ist das Recht „Veröffentlichen“ erforderlich. Im Formular Veröffentlichung klicken Sie dazu auf den blau unterstrichenen Text "publizieren". Folgendes Fenster wird geöffnet:


24

HINWEIS: Veröffentlichung bedeutet lediglich die Angabe, wo und wie lange ein Inhalte nach Freigabe auf der Website zu sehen sein soll. Veröffentlichte jedoch nicht freigegebene Inhalte finden Sie im Bereich Workflow –> Nicht freigegebene Objekte. Dort können Sie von berechtigten Benutzern angezeigt und freigegeben oder geändert bzw. zurückgewiesen werden. Nicht veröffentlichte Objekte finden Sie im Objektbrowser.

Besonders interessant ist es, Content mehrfach auf der Website oder auch über verschiedene Zeiträume hinweg zu publizieren.Vorstellbar ist beispielsweise die Veröffentlichung eines neuen Artikels direkt auf der Startseite für nur wenige Tage, danach für einige Wochen im entsprechenden Contentbereich (z.B. Magazin) und anschließend zeitlich unbegrenzt in einem Archivbereich. Diesen Lebenszyklus des Artikels können Sie mit einem Mal bei der Veröffentlichung festlegen. Später brauchen Sie sich nie wieder darum kümmern. Übrigens können Sie so ein und denselben Artikel, Link etc. auch zeitgleich mehrfach an verschiedenen Stellen veröffentlichen, z.B. für verschiedene Benutzergruppen oder über Templates in verschiedenen Darstellungen. Die Daten sind dabei nur einmal vorhanden. So können Sie schnell und übergreifend geändert werden. Haben Sie als Redakteur keine Berechtigung zur Freigabe, können Sie eine Aufgabe mit der Bitte um Prüfung und Freigabe des Objektes erstellen und dem Chefredakteur zuweisen.

3. Der Sitemanager

25

3.5 Besonderheiten bei mehrsprachigen Auftritten Bei mehrsprachigen Auftritten mit mehreren Sprachvarianten eines Objektes besteht die Möglichkeit zu kennzeichnen, dass eine Sprachvariante noch nicht vollständig lokalisiert wurde. Wenn diese Sprachvariante fehlt oder "Bearbeiten abgeschlossen" nicht gesetzt ist, wird diese trotz Veröffentlichung und Freigabe des Objektes noch nicht angezeigt. Stattdessen kann das jeweilige Objekt in einer zu definierenden Standardsprache (z.B. englisch) angezeigt und entsprechend gekennzeichnet werden.

Die einzelnen Sprachvarianten eines Objektes unterscheiden sich oft nicht vollständig voneinander. Oft stimmen die verwendeten Links oder auch Abbildungen überein. Dann ist es zweckmäßig zur Erstellung einer neuen Sprachvariante den Inhalt einer bereits bestehenden Sprachvariante zu importieren und anschließend anzupassen. Dazu wird in den Basisdaten des jeweiligen Objektes (erste Seite) zur Zielsprache gewechselt, die gewünschte Quellsprache in der Liste gewählt und die Schaltfläche „importieren“ verwendet.


26

3.6 Alle Objekte bearbeiten

Um eine Übersicht über alle in einem Modul befindlichen Objekte zu erhalten, klicken sie auf die Editierschaltfläche im Titelbereich des Moduls (nicht des Inhaltsobjektes) und wählen „Alle Objekte“, z.B. „Alle Links“.

• A – Modulauswahl • B – Titel des Objekts und Link zum Öffnen des Objektes • C – Objekt veröffentlicht von... • D –Objekt veröffentlicht bis… • E – Freigabeinformation ändern • F – Veröffentlichung dieses Objektes aufheben. • G – Objekt in der Vorschauansicht betrachten. • H – Objektsortierung speichern.

Sie können die Sortierreihenfolge der angezeigten Objekte einfach verändern, indem sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift klicken und danach die Schaltfläche „Sortierung speichern“ bestätigen. Natürlich können sie auch ein bestimmtes Objekt direkt per Drag & Drop an die gewünschte Position ziehen. Wenn Sie die Freigabe aufheben, verbleibt das Objekt weiterhin in der Liste und Sie können es später bei Bedarf erneut freigeben.

HINWEIS: Nach Änderung der Sortierung "Sortierung Speichern" klicken, nicht "speichern"

3. Der Sitemanager

27


28

3.7 Der Ressourcenmanager

Hier finden Sie einen zentralen Zugang zu allen im System verwendeten Ressourcen wie Bildern, Dokumenten und andere Medien. Der Ressourcenmanager wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft ihnen dabei, Ihre Ressourcen - Dateien wie Dokumente oder Grafiken – von Ihrem Computer zum Server zu übertragen (upload), dort zu verwalten und den Inhalten zuzuordnen. Falsche Versionen oder fehlende Bilder gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Beim Upload von Grafiken werden automatisch Vorschaubilder erzeugt. Die Darstellung ist – vergleichbar dem Windows Explorer - in verschiedenen Ansichten (Liste, Miniaturansicht) möglich. Zusatzinformationen zur Ressource (z.B. Quelle oder Bezeichnung) können erfasst werden. Diese gestatten über eine Suchfunktion das schnelle Auffinden der Ressourcen. Eine nachträgliche Umordung bei wachsendem Medienaufkommen ist problemlos - und ohne Beeinträchtigung der Webseiten die die Ressourcen verwenden - möglich. Leistungsmerkmale wie Mehrfachauswahl und Gruppenoperationen, z.B. beim Verschieben von mehreren Dateien erleichtern Ihnen die Arbeit. Zusätzlich wird ein Verwendungsnachweis geführt, d.h. Sie können ganz leicht feststellen, wo Sie diese Ressource im Moment verwenden und über einen Link auf diese Seite wechseln. Das unbeabsichtigte Löschen von Ressourcen, die bereits verwendet werden, wird verhindert. Die Verwendung muss zunächst aufgehoben werden.

Was ist im Ressourcenmanager erlaubt? Grundsätzlich können Sie beliebige Dateien in den Ressourcenmanager uploaden. Aus Sicherheitsgründen kann jedoch der Administrator die erlaubten Dateitypen einschränken. Die Namen müssen dabei folgenden Konventionen entsprechen:

• maximal 256 Zeichen für Dateinamen. • maximal 128 Zeichen für Ordnernamen. • Die Anzahl der Ordner bzw. die Tiefe der Schachtelung ist nicht begrenzt, die Länge

der • Pfadangabe darf jedoch insgesamt 512 Zeichen nicht überschreiten. • Umlaute die im Datei- oder Ordnernamen verwendet werden, wandelt der

Ressourcenmanager in die gängige AE, OE oder UE Zeichenfolge um. • Sonderzeichnen, die vom Betriebssystem her nicht erlaubt sind, wie: /\:*?"<>|

werden in einen Unterstrich _ umgewandelt. • Folgende Sonderzeichen sind erlaubt: !§$%&=²³{[]}´`~#_-.,; • Die maximale Dateigröße, die sie in den Ressourcenmanager uploaden können,

wird durch einen Eintrag in der web.config konfiguriert. Fragen sie ihren Administrator nach diesem Wert.

• Die Anzahl der Dateien in einem Verzeichnis ist nicht begrenzt. Die Performance der browserbasierten Anzeige der Liste läßt jedoch bei über 25 Dateien stark nach. Deshalb sollte man besser mit mehreren Ordnern arbeiten.

Das Hauptfenster:

3. Der Sitemanager

29

A – Schaltfläche zum aktualisieren des Verzeichnisbaumes / Suchmöglichkeit nach Dateinamen und Metadaten. B – Zeigt die bereits vorhandene Ordnerstruktur an. C – Zeigt ihnen den aktuellen Pfadnamen an. D – Blendet den Verzeichnisbaum aus und ein. E – Öffnet die Eigenschaften und Details zur gewählten Datei. F – Fügt die entsprechende Datei in das aktive Dokument ein. G – Zeigt das Dateisymbol. H – Der Dateiname. I – Zeigt an wie oft die Ressource bereits im Portal verwendet wird. J – Größenangabe der Datei. K – Auflösung der Datei. L – Datum / Uhrzeit wann die Datei hinzugefügt wurde. M – Umschaltung zwischen Ressourcen- und Ordner-Funktionen. N – Hier werden die Funktionen angezeigt die mit der Schaltfläche Ressource / Ordner ausgewählt wurden. O – Eingabemöglichkeit eines Anzeigefilters um nur bestimmte Objekte anzuzeigen.

Vorschaufunktion Der Ressourcenmanager beinhaltet eine Vorschaufunktion für Bilddateien. Die Umschaltung erfolgt im Toolbar von Detailansicht auf Miniaturansicht.

Suchfunktion Um sich bei einer größeren Anzahl von Ressourcen die Übersicht zu behalten, können Sie in das Feld "Filter" (A) ein Suchkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt die diesem Kriterium entsprechen. Gesucht wird über die der Ressource beim Hochladen zugeordneten Metainformationen und den Dateinamen. Zusätzlich kann nach der Ressource Assign ID (RAID) bzw. der Ressource ID (RID) gesucht werden. Die Eingabe erfolgt in der Form [RAID=123] bzw. [RID=123]. 123 steht für die jeweilige Nummer. Die Suche über die RAID ist hilfreich, wenn nicht bekannt ist, wo die Ablage eines


30

auf einer Webseite angezeigten Bildes erfolgte bzw. wie die Datei benannt wurde. Auf der Webseite ist im Quelltext nur diese RAID verfügbar, kein Dateiname oder Pfad.

Filterfunktion Um sich bei einer größeren Anzahl von Ressourcen die Übersicht zu behalten, können Sie in das Feld "Filter" (A) ein Filterkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt die diesem Kriterium entsprechen. Ein Doppelklick auf eine Datei öffnet ein Vorschaufenster.

Ordnerstrukturen Sie haben die Möglichkeit, Ordnerstrukturen im Ressourcenmanager anzulegen. Wechseln Sie dazu in der Symbolleiste auf „Ordner“ und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Neu“. Die Wahl einer für Sie passenden Ablagestruktur ist eine wichtige Entscheidung. Dabei sind Aspekte wie Zugriffsrechte und Organisationsstruktur zu beachten. Empfohlen wird die Vergabe separater Verzeichnisse für verschiedene Rollen. Für vertrauliche Inhalte sollten separate Ordner benutzt werden. Die Objekte erhalten dann über Sicherheitsrichtlinien bereits bei der Erstellung die passenden Zugriffsrechte. Ordner, auf die ein Redakteur keinen Zugriff hat, werden farbig gekennzeichnet.

Ressourcen Um eine neue Ressource hinzuzufügen, wechseln Sie mit der Schaltfläche „Ressource“ (L) in die Ressourcen-Modus. Klicken Sie anschließend rechts oben auf die Schaltfläche „Neu“ (M). Der Datei-Upload Dialog wird geöffnet. Wählen Sie zuerst das Verzeichnis aus, in dem die neue Ressource gespeichert werden soll.

3. Der Sitemanager

31

Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem lokalen Rechner oder im Netzwerk und geben Sie eine Bezeichnung ein. Zusätzlich können Sie noch eine kurze Beschreibung der Datei hinzufügen. Klicken Sie nun auf „Speichern“ Nun ist die ausgewählte Datei im Ressourcenmanager zu sehen. Bitte beachten Sie, dass der Upload von großen Dateien in Abhängigkeit der zur Verfügung stehenden Bandbreite, eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine Fortschrittsanzeige ist ohne die Installation zusätzlicher Software nicht möglich.

Verwendungsnachweis Im Ressourcenmanager wird ein Verwendungsnachweis über die Veröffentlichungen der Ressource geführt. Die Anzahl der Verwendungen finden Sie in der tabellarischen Übersicht der Ressourcen. Wo genau die Ressource verwendet wird finden Sie in den Eigenschaften der Ressource. Klicken Sie dazu auf die Editierschaltfläche der gewünschten Ressource.

Um eine Ressource in das aktive Dokument einzufügen klicken Sie im Ressourcenmanager einfach auf dieses Symbol (E). Nun wird die gewählte Ressource an die Stelle in das aktive Dokument eingefügt, an der sich der Eingabecursor befindet.

Ressourcen verschieben Natürlich können Sie auch im nachhinein Ordnung in Ihre Dateien bringen. Wählen Sie dazu eine oder auch mehrere Dateien (STRG–Taste und gleichzeitig linke Maustaste) in der Liste aus. Diese erscheinen markiert. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Zielverzeichnis und wählen „Einfügen“. Keine Angst: contentXXL regelt die richtige Verlinkung auf der Webseite verwendeter Ressourcen automatisch für Sie. Im Dialog Ressource bearbeiten können Sie nicht mehr benötigte Ressourcen entfernen, indem Sie den Schaltfläche "Löschen" rechts oben betätigen. Das Löschen noch verwendeter Ressourcen wird dabei vom System verhindert. Im Feld "eingebunden in" erhalten Sie auch einen Verwendungsnachweis für die Ressource. In Form von Links werden alle Seiten angezeigt, für die die Ressource benötigt wird.


32

HINWEIS: Die Ressourcen werden in Dateiverzeichnissen am Webserver verwaltet. Ein FTP-Zugang ist dafür nicht erforderlich. Die Metainformationen zu den Ressourcen werden hingegen in der Datenbank gespeichert.

Ordner, für die Sie keine Schreibrechte besitzen sind rot dargestellt. Ordner für die Sie keine Leserechte besitzen (und deren Unterordner) werden nicht dargestellt.

3. Der Sitemanager

33

3.8 Beziehungen zwischen Objekten herstellen An vielen Stellen ist es sinnvoll, Beziehungen zwischen den einzelnen Inhaltsobjekten herzustellen, um z.B.

• von einem Artikel auf weitere Artikel zu diesem Thema zu verweisen • Links auf Websites einem Artikel zuzuordnen • Kontaktinformationen, z.B. zum Autor eines Artikels oder Ansprechpartner des

beschriebenen Produktes zu hinterlegen • Auf die Adresse bei einer Veranstaltung zu verlinken • Einem Artikel Downloads, z.B. PDF - Dokumente zuzuordnen

Das Herstellen von Beziehungen zwischen verschiedenen Inhaltsobjekten wird Content Relationship Management genannt. Es gibt unterschiedliche Verfahren, um diese Beziehungen herzustellen.

Verwandte Objekte Für bestimmte Inhaltsobjekte (z.B. News) besteht die Möglichkeit, andere Inhaltsobjekte (z.B. Links) zuzuordnen (z.B. verwandte Links). Diese Zuordnung kann über Kategorien erfolgen, d.h. Objekte mit übereinstimmenden Kategorien werden automatisch einander zugeordnet.

Verknüpfte Objekte Zusätzlich ist eine manuelle Zuordnung von Objekten möglich. Diese erfolgt über die Seite „verknüpfte Objekte“. Dazu wird zunächst der zu verknüpfende Objekttyp (z.B. Links) ausgewählt. Danach werden die zu verknüpfenden Objekt aus der Liste ausgewählt (z.B. aus einem Modul „Alle Links“. Alternativ kann auch die Suchfunktion zur Auswahl zu verknüpfender Objekte verwendet werden. In der den gleichnamigen Auswahllisten finden Sie „manuell zugeordnete“ Objekte bzw. „automatisch zugeordnete“ Objekte. Die Reihenfolge der manuell zugeordneten Objekte können Sie per Drag & Drop ändern. Danach müssen Sie die Sortierung speichern.

Darstellung von zugeordneten Objekten Zur Darstellung dieser Objekte werden spezielles Module „Related Objekts“ verwendet (z.B. „Related Links“). Diese Module werden in geeigneten Contentbereichen auf der Seite platziert, z.B. rechts in einem Marginalbereich oder auch unterhalb des Contentbereiches. Sie werden dann bei Detailansicht eines Objektes (z.B. der Artikeleinzelansicht) automatisch mit den zugeordneten Objekten gefüllt. Die verknüpften Objekte werden dabei zuerst dargestellt. Die Darstellung kann auf einen bestimmten Objekttyp (z.B. „Hinweise“ oder „Datenblätter“) beschränkt werden. Sehr praktisch ist es, die „Related Objekts“ fest im Seitentemplate zu platzieren. Dann sind sie auf allen Seiten verfügbar, die das entsprechende Template benutzen. Automatisch wird dann immer der jeweils zugeordnete Content angezeigt. Ist kein


34

Content zugeordnet entfällt die Anzeige. Es werden nur die zugeordneten Objekte angezeigt, die zum Zeitpunkt der Anzeige auch veröffentlicht und freigegeben sind. Natürlich werden auch die Zugriffsrechte des jeweiligen Benutzers sowie ggf. die Sprachvariante berücksichtigt. Weiterhin können nur Objekte mit bestimmten Attributen (z.B. nur Referenzen) angezeigt werden.

3. Der Sitemanager

35

3.9 Der Objektbrowser Der Objektbrowser bietet – zusätzlich zum intuitiven Zugang direkt über die Webseite - eine systematische Sicht auf alle Objekte eines Portals geordnet nach Modultypen und Modulen in Form einer Baumstruktur. Zusätzlich werden nicht zugeordnete (unveröffentlichte) Objekte ausgewiesen.

HINWEIS: Dieser Zugang ist vor allem dann nützlich, wenn man nicht genau weiß, auf welcher Seite sich ein Objekt befindet. Nach Auswahl eines Moduls werden alle enthaltenen Objekte tabellarisch angezeigt. Der Status des Objektes ist anhand von Symbolen sofort erkennbar.


36

3.10 Workflow Was ist es?

• Organisation des Workflows über die Zuweisung von Aufgaben.

Was kann es? • Für alle Objekte wie Mitteilungen oder Kontakte, aber auch Seiten oder Module

können Aufgaben vergeben werden • Die Vergabe erfolgt manuell • Aufgaben werden an Benutzer oder Rollen vergeben • Aufgaben können so vergeben werden, dass alle Empfänger sie erfüllen müssen,

oder auch nur einer der Empfänger • Aufgaben haben verschiedene Statusinformationen wie "in Bearbeitung", "Wartend"

u.a. • Aufgaben haben einen Gesamtstatus, der sich aus dem Status der Teilaufgaben

ergibt • Aufgaben haben neben den üblichen Metadaten wie Titel, Beschreibung und

Fälligkeit einen Textbereich mit WYSIWYG-Editor zur Freitexteingabe • Aufgaben können im Rahmen des Content Relationship Managements mit allen

anderen Objekten wie Dokumenten, Kontakten oder Links verknüpft werden • Aufgaben können Dateianhänge haben, z.B. Fehlerberichte o.ä. • Aufgaben können mit einer Benachrichtigungsfunktion per e-Mail z.B. bei

Statusänderung ausgestattet sein • Aufgaben können an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden • Die Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien können in vollem Umfang auch auf

Aufgaben angewandt werden. Werden keine Angaben dazu gemacht, gilt automatisch die Standardrichtlinie.

• Den Aufgaben können Stichworte und Kategorien zugewiesen werden • Im Sitemanager steht eine zentrale Aufgabenliste mit zahlreichen verschiedenen

Ansichten zur Verfügung • Aufgaben für eine Rolle können von einem Mitglied dieser Rolle übernommen und

auch wieder zurückgewiesen werden • Alle Änderungen an Aufgaben werden in einem Protokoll geführt

3. Der Sitemanager

37

• Die Kontrolle der Erfüllung der Aufgabe (Status: "erledigt") kann dem Aufgabensteller vorbehalten bleiben

Was kann man damit machen? • Organisation von Arbeiten an Inhalten, Ressourcen oder Strukturen • Freigabeworkflow • Lokalisierungsworkflow • Bugtracking

Was ist der Nutzen? • keine zusätzliche Software erforderlich • Gewohnte Umgebung wird nicht verlassen • Anwendung vollständig browserbasiert • Aufgaben gehen nicht verloren • Alle Vorgange werden protokolliert • Überblick bleibt erhalten • Qualitätssicherung • Zeit- und Kostenersparnis


38

3.11 Arbeiten mit Aufgaben

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten eine neue Aufgabe zu erstellen.

Möglichkeit 1: Sie öffnen den Sitemanager und wählen im Menü „WORKFLOW“ den Punkt „Aufgaben“ aus. Die Aufgabenliste wird geöffnet. Standardmäßig zeigt sie alle aktiven Aufgaben an, die den angemeldeten Benutzer betreffen.

• A – Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige aktualisieren. • B, C und D – Hiermit können Sie verschiedene Anzeigeeinstellungen vornehmen. • E – Erstellt eine neue Aufgabe. • F – Klicken Sie auf die Überschrift der jeweiligen Spalte und die Tabelle wird

dementsprechend aufsteigend oder absteigend sortiert. Angezeigt wird die Sortierung durch einen roten Pfeil.

Erstellen einer neuen Aufgabe In diesem Beispiel möchten Sie Ihrem Chefredakteur eine Aufgabe stellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“.

• Im Feld „Betreff“ geben Sie z.B. „Kontrolle und Freigabe“ ein. • Im Vorschautext können Sie die Aufgabe näher beschreiben. • Auftraggeber ist immer derjenige, der die Aufgabe erstellt.

3. Der Sitemanager

39

• Der Gesamtstatus setzt sich zusammen aus den einzelnen Statusinformationen der Verantwortlichen.

• Im Feld „Fällig bis“ legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. • Sie können den Status dieser Aufgabe ändern, z.B. falls die Aufgabe bereits in

arbeit ist. • Ebenso haben Sie die Möglichkeit ein Erinnerungsdatum zu setzen oder die Priorität

dieser Aufgabe zu verändern. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“. Im Register „Textdaten“ präsentiert sich der WYSIWYG-Editor. Hier können Sie Ihre Aufgabe detaillierter beschreiben, Bilder oder Screenshots beifügen. Klicken Sie erneut auf „Speichern“ um Ihren erstellten Text zu übernehmen. Nun können Sie noch das Formular Metadaten ausfüllen. Tragen Sie besondere Stichwörter, die diese Aufgabe kennzeichnen, in das Feld "Schlagwörter" ein. Klicken Sie als nächstes auf den Tab „Verantwortlich“. Hier können Sie die Aufgabe einer Benutzer oder einer Rolle zuweisen.

Um diese Aufgabe einem bestimmten Benutzer oder Rolle zuzuordnen klicken Sie die entsprechende Schaltfläche, wählen Sie dann den gewünschten Benutzer oder Rolle aus. Als „verantwortlich“ wird immer der Benutzer angezeigt, der die Aufgabe erstellt hat. Der Ersteller der Aufgabe ist der einzige der die Möglichkeit hat, mit der Schaltfläche „Aufgabe schliessen“, die Aufgabe als „geschlossen“ zu kennzeichnen. Damit verschwindet die Aufgabe aus den Aufgabenlisten aller mitverantwortlichen. Klicken Sie auf „Speichern“ um die Änderungen zu übernehmen. Im nächsten Dialog können Sie die Sicherheitseinstellungen dieser Aufgabe verändern. Wenn Sie Ihre Aufgabe an ein entsprechendes Objekt binden wollen, dann klicken Sie auf „Verknüpfte Objekte“. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte aus und verknüpfen Sie diese mit der Aufgabe. Damit wird es allen Personen die für diese Aufgabe verantwortlich sind ermöglicht, schnell zu erkennen worauf sich die Aufgabe bezieht. Klicken Sie erneut auf „Speichern“ und schließen Sie das Fenster.

Möglichkeit 2:


40

Sie können eine Aufgabe auch jederzeit direkt aus einem Objekt erstellen, dass Sie gerade zum bearbeiten geöffnet haben. Überall wo Ihnen die Schaltfläche „Aufgabe“ angeboten wird, können Sie eine Aufgabe zu dem Objekt erstellen. Sie finden diese Schaltfläche immer rechts neben der Sprachauswahl. Verfahren Sie beim Ausfüllen der Felder genau wie „Möglichkeit 1“ beschrieben.

41

4. Die Module 4.1 Allgemeines

In contentXXL werden Inhalte wie Nachrichten und Dokumente in Modulen wie Newsmodul oder Dokumentenmodul verwaltet. Diese Module bringen die für die jeweiligen Inhaltstypen benötigten Datenstrukturen und Funktionen – z.B. eine Kommentarfunktion für Artikel - gleich mit. Die Module des Grundsystems (Standardmodule) sind in den folgenden Kapiteln aus der Sicht des Redakteurs beschrieben. Wie sie einzurichten sind, können sie im Handbuch für Administratoren nachlesen.

43

5. Das News-Modul 5.1 Beschreibung

Was ist es? • Erstellung, Verwaltung und zeitgesteuerte Publikation von Textbeiträgen

Was kann es? • Erstellung und Änderung von Textbeiträgen WYSIWYG direkt im Browser • Verwendung von Vorlagen (Templates) und Textbausteinen • Veröffentlichung erst nach Freigabe z.B. durch Chefredakteur • Zeitgesteuerte Veröffentlichung (Publikation) von Artikeln • Artikel können auf mehreren Seiten mit unterschiedlichen Zeiträumen veröffentlicht

werden • Textbeiträge werden medienneutral gespeichert • Mehrfachverwertung (cross-media) z.B. für Print möglich • Medienübergreifende Ausgabe (WAP, SMS etc.) • Optimale Positionierung in Suchmaschinen durch Metatags wie Title, Keywords • Verschiedene Ansichten möglich - Anriss, Volltext, Druckvorschau • Weiterempfehlungs-Funktion ("Send to friend") • Printfunktion • Kontextbezogene Kommentarfunktion bzw. Diskussion (Related Diskussion) • Die Gestaltung aller Ansichten erfolgt vollständig über Vorlagen (Templates) • Ein- oder mehrspaltige Artikelübersichten • Blätterfunktion • Unterschiedliche Vorlagen, z.B. für wichtige und weniger wichtige Beiträge (z.B. Top

10) • Reihenfolge der Artikel kann per Drag & Drop geändert werden • Automatische Anzeige von Related News (weitere Artikel zu diesem Thema) • Automatische Anzeige von Related Links (Links zu diesem Thema) • Anzeige von Kurzinfos (z.B. Anriss) aus geschützten Bereichen (Extranet) • Mehrsprachigkeit mit Sprachumschaltung im Kontext • Automatische Verschlagwortung für Volltextsuche • Übergreifende oder auch auf Teilbereiche beschränkte Volltextsuche • Metainformationen werden höher gerankt als Textinformationen

Was ist der Nutzen? • Oft benötigte Funktionen brauchen nicht extra programmiert werden • Aufbau eines Newsbereiches per Drag & Drop in wenigen Minuten (Time-To-

Market) • Einheitliches Verhalten von Newsbereichen im ganzen Auftritt

Beschreibung Viele Systeme reduzieren Content Management auf das Veröffentlichen von Textbeiträgen. In contentXXL ist dies nur ein Feature unter vielen anderen. Die dazu benötigten Funktionen sind im Newsmodul zusammengefasst. Ein Newsmodul kann wie alle contentXXL Module per Drag & Drop in einen der Contentbereiche einer Seite platziert werden. Das contentXXL Framework sichert dabei die Zugriffsrechte, Cachetime und andere Einstellungen modulbezogen ab. Einmal erstellt lässt sich ein solches Modul auch mehrfach auf verschiedenen Seiten verwenden. Die Textbeiträge erstellt der Redakteur direkt im Internet Explorer im Kontext der Webseite (WYSIWYG) und publiziert diese in ein oder mehrere News-Module. Die Veröffentlichung erfolgt nach Freigabe und zeitgesteuert pro Modul.


44

Mehrfachveröffentlichung Beispielsweise kann für einen Beitrag festgelegt werden, dass er zunächst einen Tag im News-Modul "Heute" erscheint, anschließend für eine Woche im News-Modul "Aktuelles" gezeigt wird und danach für ein Jahr im News-Modul "Archiv". Auch die Textbeiträge selbst können mehrfach verwertet werden. Der Abruf kann z.B. über einen Webservice, per XML oder auch aus anderen Geräten, bzw. aus Programmen wie Flash erfolgen.

Metatags und Volltextsuche Umfangreiche Metadaten wie Titel oder Autor ergänzen die einzelnen News. Diese Informationen werden in Metatags für Suchmaschinen umgesetzt. Die Beitrage werden mit der Veröffentlichung automatisch einer leistungsfähigen internen Volltextverschlagwortung zugeführt.

Gestaltung Die Gestaltung der verschiedenen Ansichten eines Beitrags - wie Listenansicht, Einzelansicht und Druckvorschau - erfolgt über Templates. Diese beinhalten die Informationen, wie der Inhalt für die verschiedenen Ausgabemedien (z.B. HTML) formatiert wird. Zur Erstellung dieser Templates steht ein WYSIWYG Templateeditor zur Verfügung. Bilder oder andere Ressourcen werden mit dem Ressourcen-Manager eingefügt. Wichtige Aussagen des Beitrages können in einem "Anriss" zusammengefasst werden. Zusätzliche Informationen, die mit dem Text in Zusammenhang stehen, werden automatisch in einen bestimmten Contentbereich platziert. contentXXL ist aus der Erfahrung zahlreicher Content-Management-Projekte heraus entstanden und bietet in dieser klassischen Funktionalität alles, was man zu Recht erwartet. Mit contentXXL können Sie auf einfache Weise den Content Ihrer Website verwalten und pflegen, ohne dass Sie dazu über HTML- oder Programmierkenntnisse verfügen müssen. Zur Verwaltung benötigen Sie lediglich einen Internet-Zugang und einen Browser. Der Prozess zur Bearbeitung und Veröffentlichung ist automatisiert. Das Content Management Framework koordiniert dabei die Aktionen einer Vielzahl von Redakteuren und Chefredakteuren.

5. Das News-Modul

45

5.2 Arbeiten mit dem News-Modul Wechseln Sie nach Anmeldung direkt in Ihrem Auftritt oder auch im Sitemanager in der Webansicht auf die Seite, auf der ein neuer Artikel erstellt werden soll.

Klicken Sie auf die Edit-Schaltfläche (A) rechts neben dem Modultitel. Befindet sich an dieser Stelle keine solche Schaltfläche, haben Sie möglicherweise nicht die erforderlichen Zugriffsrechte. Wählen Sie den Punkt "Neuer Artikel" (B). Das Formular "Basisdaten" wird geöffnet. Füllen Sie es aus und klicken Sie auf "speichern".

Basisdaten:


46

• A – Aktuelle Sprache des Artikels. • B - Erstellt eine Aufgabe und bindet diese an diesen Artikel • C - Bei mehrsprachigen Auftritten mit mehreren Sprachvarianten eines Objektes

besteht die Möglichkeit zu kennzeichnen, dass eine Sprachvariante noch nicht vollständig lokalisiert wurde. Dann wird diese trotz Veröffentlichung und Freigabe des Objektes noch nicht angezeigt. Stattdessen kann das jeweilige Objekt in einer zu definierenden Standardsprache (z.B. englisch) angezeigt und entsprechend gekennzeichnet werden.

• D – Name des Autors. • E – Dachzeile über der Überschrift. • F – Titel der später angezeigt werden soll. • G – Erscheint oft als Vorschautext in der Listenansicht. • H – Vorschaubild aus dem Ressourcenmanager importieren. • I – Wird in der Einzelansicht zwischen Titel und Artikel angezeigt. • J – Auswahl einer Bildergalerie die dazu angezeigt werden soll. • K - Sollten Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem System haben, werden sie hier

angezeigt. • L –.Titel für die Zusatzinformationen in der Marginalie.

5. Das News-Modul

47

• M – Zusatzinformationen für die Marginalie (nicht empfohlen, besser Related Content verwenden).

• N - Importiert alle Daten aus einer anderen Sprachvariante des Objektes. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, wechseln Sie auf das Formular "Textdaten".

Textdaten: Hier können Sie nun mit Hilfe des WYSIWYG-Editors Ihren Artikel frei gestalten. (Hilfe zum WYSIWYG-Editor finden Sie hier)

HINWEIS: Auch hier ist es besonders wichtig, dass Sie nach dem Sie Eingaben oder Änderungen gemacht haben, immer die "Speichern"-Schaltfläche rechts oben betätigen.

Metadaten: Nun können Sie noch das Formular Metadaten ausfüllen. Tragen Sie besondere Stichwörter, die Ihren Artikel kennzeichnen, in das Feld "Schlagwörter" ein. Die Schlagwörter werden in der Artikeleinzelansicht über Metatags für Suchmaschinen zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig werden Sie bei der internen automatischen Verschlagwortung für die Volltextsuche berücksichtigt. So werden Ihre Beiträge auch bei der Suche nach Worten gefunden die nicht im Text, wohl aber als Schlagwort vorkommen.

Kategorien dienen der automatischen Verknüpfung verschiedener Contentarten. Besitzt z.B. eine Artikel und ein Link die gleiche Kategorie, dann wird automatisch und ohne manuelle


48

Zuordnung zum Artikel der jeweilige Link angezeigt. Zusätzlich zu den automatisch über die Kategorie zugeordneten verwandten Informationen können Links auch manuell verknüpft werden. Zu den meisten Contentarten kann man einen Typ angeben, z.B. einen Newstyp. So kann später auch innerhalb von Typen bzw. Rubriken (z.B. Pressemeldungen, Produktgruppen) gesucht werden. Die Zuordnung von Kategorien ermöglicht über die Zuordnung von Objekten hinaus auch die Anzeige von Verzeichnissen (Index A-Z) oder die Gestaltung alternativer Navigationen nach Kategorien. Die Kategorien werden in einer oder mehrerer Baumstrukturen verwaltet. Die Objekte können den Knoten dieser Baumstruktur zugeordnet werden.

Verknüpfte Objekte (related Content): Wechseln Sie zum Dialog "Verknüpfte Objekte". Wählen Sie den Modultyp aus (A), geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf "Suchen" (D). Nun werden zum gewählten Modultyp alle Ergebnisse zu Ihrer Suche angezeigt. Um ein bestimmtes Objekt zu verknüpfen klicken Sie auf "Übernehmen" (E) Sie können beliebig viele Objekte verschiedensten Typs ihrem Artikel zuordnen.

• A - Wählen Sie die zu verknüpfende Modulart • B - Erstellt ein neues Objekt anhand des ausgewählten Modultyps (A). • C - Auswahlliste für bestehende verknüpfte Objekte. • D - Eingabefeld für einen Suchbegriff • E - "Übernehmen"-Link um das Objekt zu verknüpfen.

5. Das News-Modul

49

Speichern Sie die gemachten Änderungen und publizieren sie den Content mit Hilfe der Veröffentlichung auf die Website. Näheres dazu finden Sie im Kapitel "Inhalte Veröffentlichungen und Freigeben".

51

6. Das Newsletter-Modul 6.1 Beschreibung

Was ist es? • Komplette Verwaltung von Newslettern direkt im System

Was kann es? • Besucher können sich für verschiedene Newsletter registrieren • Redakteur kann die Newsletter im System erstellen und verwalten • Newsletterversand direkt im System • Unterstützung für Text und HTML • Verschiedene Newsletter für spezielle Benutzergruppen • Personalisierung über Templates mit Benutzerinformationen • Benutzer werden nur einmal im System geführt • Integriertes Linkmanagement • Erfolgskontrolle über personalisierte Links • Integrierte statistische Auswertung • Validierung von E-Mail-Adressen • Schnittstelle zu Microsoft Outlook

Was ist der Nutzen? • Keine zusätzlichen Kosten für Software erforderlich • Verbesserte Kundenbindung durch Personalisierung • Optimierung durch Erfolgskontrolle

Beschreibung Durch die enge Integration ergeben sich eine Reihe von Vorteilen: Im Template zur Erstellung des Newsletters stehen alle Benutzerdaten zur Verfügung. Es ist also kein Problem, den Benutzer direkt anzusprechen. Das integrierte Linkmanagement gestattet in Verbindung mit der Statistk eine sichere Erfolgskontrolle. Dies gilt nicht nur für den Newsletter als Ganzes, sondern auch für einzelne Benutzer. Die Möglichkeit zur Validierung von Mailadressen verringert den Bearbeitungsaufwand.


52

6.2 Die Moduleinstellungen

Grundeinstellungen

6. Das Newsletter-Modul

53

• A – Hier wählen Sie das Standardformat, in dem der Newsletter zur Verfügung stehen soll.

Templates Hier werden bereits existierende Templates für die Darstellungsweise (Layout) ausgewählt.

• B – Auswahlmenü für das Template zur Darstellung der Newsletter-Anmeldebox. • C – Auswahlmenü für die Themenbox zur Darstellung der Meldungen/Formulare. • D – (bei der vorliegenden Version ist dieses Feld nicht aktiv!) • E – Auswahlmenü für das Template zur Darstellung des Kontaktformular-

Kopfbereichs • F – Auswahlmenü für das Template zur Darstellung des Kontaktdatenformulars. • G – Auswahlmenü für das Template zur Darstellung des Kontaktformular-

Fußbereichs

Workflow • H – Support-Info: Hier legen Sie den Text fest, der als Support-Info auf der Website

erscheinen soll. (vgl. „Message 1“ auf der Workflow-Abbildung) • I – Hinweis auf Aktivierungs-EMail: Hier legen Sie den Text fest, der auf der Website

erscheinen soll, wenn der User einen neuen Newsletter abonniert, aber noch nicht aktiviert hat. (vgl. „Meldung 2“ und „Bestätigung 1“ auf der Workflow-Abbildung).

• J – Hinweis, dass die Eingabe der Kontaktdaten optional ist:Hier legen Sie den Text fest, der über dem Eingabeformular (Kontaktdaten des Abonnenten) auf der Website erscheinen soll. (vgl. „Formular für zusätzliche Kontaktdaten“ auf der Workflow-Abbildung).

• K – Datenschutzhinweis: Hier legen Sie den Text für den Datenschutzhinweis fest, der über dem Eingabeformular (Kontaktdaten des Abonnenten) auf der Website erscheinen soll. (vgl. „Formular für zusätzliche Kontaktdaten“ auf der Workflow-Abbildung). Falls es an einer anderen Stelle bereits eine Datenschutzerklärung gibt, die verwendet werden soll, kann auch zu dieser Seite verlinkt werden.

• L – Hinweis auf bereits abonnierte Newsletter: Hier legen Sie den Text fest, der als Info (inkl. Liste der bereits abonnierten Newsletter) auf der Website ausgegeben wird, wenn der User bereits Newsletter abonniert hat. (vgl. „Message 1, 2“ und „Formular für zusätzliche Kontaktdaten“ auf der Workflow-Abbildung).

• M – Hinweis auf neu abonnierte Newsletter: Hier legen Sie den Text fest, der als Info (inkl. Liste der neu abonnierten Newsletter) auf der Website ausgegeben wird, wenn der User neue Newsletter abonniert. (vgl. „Message 1, 2“ und „Formular für zusätzliche Kontaktdaten“ auf der Workflow-Abbildung).

In den o.g. Eingabefeldern können zur Formatierung HTML-Befehle verwendet werden.

Mögliche Newsletter • N – Hier legen Sie Auswahl und Vorselektion der Newsletter fest, die abonniert

werden können. • Durch Klick in die Checkbox „aktiviert“ wird der Newsletter zum Abonnement im

Newsletter Modul angeboten. • Durch Klick in die Checkbox „ausgewählt“ wird der Newsletter als bereits selektiert

im Newsletter Modul dargestellt. Klicken Sie auf "Speichern" wenn Sie Ihre Einstellungen gemacht haben. Unter "Preview" wird Ihnen angezeigt wie ihr Modul dargestellt werden wird.


54

6.3 Arbeiten mit dem Newsletter-Modul

Wechseln Sie in contentXXL in der Sitemanager-Ansicht auf „Content“ und dort zu „Newsletter“. Klicken Sie in der “ Newsletterverwaltung“ auf den gewünschten Newsletter oder zum Neuerstellen eines Newsletters auf der Kopfleiste auf „neu“. Es öffnet sich das Formularblatt "Basisdaten". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• A – Titel des Newsletters zur internen Verwaltung • B – Beschreibung des Newsletters zur internen Verwaltung • C – Absender des Newsletters, erscheint später in der E-Mail als Sendername • D – Absender-E-Mail des Newsletters, erscheint später in der E-Mail als Sender-E-

Mail • E – Titel des Newsletters, der später im „Betreff“ der E-Mail angezeigt werden soll

Die folgenden Felder dienen der Personalisierung, hier werden die verschiedenen Anredeformen erfasst. Die gewünschte Anrede zur Personalisierung muss immer in eckigen Klammern stehen und mit der Kennzeichnung für das Geschlecht beginnen. z.B: [m:Sehr geehrter Herr] , [f:Sehr geehrte Frau]

• F – Formale Anrede, die bei Einsatz von Platzhaltern für die Personalisierung verwendet wird. Wird nur verwendet, wenn der User in den Kontaktdaten Vorname, Nachname und Anrede angegeben hat.

• G – Persönliche Anrede, die bei Einsatz von Platzhaltern für die Personalisierung verwendet wird. Wird nur verwendet, wenn der User in den Kontaktdaten Vorname (eventl.) Nachname und Anrede angegeben hat.


55

• H – Beliebige Anrede, ohne Personalisierung. Diese Anrede kommt auch zum Einsatz wenn der User keine Kontaktdaten (Vorname / Nachname ) oder keine Anrede angegeben hat.


56

6.4 Platzhalter für das Newsletter-Modul

Bitte beachten Sie, dass Platzhalter immer in eckigen Klammern stehen müssen. Z.B: [activate_link] Platzhalter Inhalt (nur ausgefüllte Felder stehen in dieser

Anwendung zur Verfügung) suid formalsalutation Formale Anrede friendlysalutation Persönliche Anrede freesalutation Beliebige Anrede activate_link Link zum Aktivieren des Newsletters unsubscribe_link Link zum Stornieren des Newsletter-Abonnements SubDate Email Firstname Vorname Lastname Nachname Title Birthday gender Geschlecht (Herr / Frau) Profession company Firma position Position b_branch b_type b_room b_street Straße Haus-Nr. b_zipcode PLZ b_city Ort b_region b_country b_tel Telefon b_fax Fax b_mobile b_eMail b_website department superior p_street p_zipcode p_city p_region p_country p_tel p_fax p_mobile p_eMail p_website salescontact


57

source memo categories salutation Klicken Sie auf "Speichern" wenn sie ihre Einstellungen getätigt haben. Wechseln Sie auf das Formularblatt "Workflow". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• A – Feld zum Aktivieren der Aktivierungs–E-Mail (vgl. „Aktivierungs-E-Mail“ auf der Workflow-Abbildung).

• B – Auswahl möglicher Platzhalter, die in der Aktivierungs-E-Mail verwendet werden können. Platzhalter immer in eckige Klammern setzen, z.B.: [ formalsalutation].

• C – Texteingabefeld für die Aktivierungs-E-Mail und Aktivierungslink [activate_link] • D – Titel der Aktivierungs-E-Mail, der später im „Betreff“ der E-Mail angezeigt

werden soll • E – Absender-E-Mail der Aktivierungs-E-Mail, erscheint später in der E-Mail als

Sender-E-Mail. • F – Texteingabefeld für die Meldung, falls der Newsletter vom Nutzer bereits früher

aktiviert wurde (vgl. „Meldung 3“ auf der Workflow-Abbildung). • G – Texteingabefeld für die Meldung, dass der Newsletter vom Nutzer jetzt

erfolgreich aktiviert wurde (vgl. „Bestätigung 2“ auf der Workflow-Abbildung). Wechseln Sie auf das Formularblatt "Kopf/Fusszeile". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:


58

• A – Auswahl möglicher Platzhalter, die in den Kopf- / Fusszeilen verwendet werden können. Platzhalter immer in eckige Klammern setzen, z.B.: [ formalsalutation]

• B – Texteingabefeld für die Kopfzeile des Newsletter in Text-Format • C – Texteingabefeld für die Fusszeile des Newsletter in Text-Format • D – Texteingabefeld für die Kopfzeile des Newsletter in HTML-Format • E – Texteingabefeld für die Fusszeile des Newsletter in HTML-Format

In den o.g. Eingabefeldern für den HTML-Newsletter können zur Formatierung HTML-Befehle verwendet werden.Es empfiehlt sich Daten wie das Impressum und den Platzhalter für den Link zum Beenden des Abonnements [unsubscribe_link] in der Fusszeile unterzubringen. Wechseln Sie auf das Formularblatt "HTML Content". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:


59

• A – Auswahl möglicher Platzhalter, die im Newsletter verwendet werden können. • B – Auswahl zur Übernahme von Inhalten aus bereits vorhandenen Seiten • C – Import-Button, um die vorher unter „B“ selektierten Inhalte in den Newsletter zu

importieren . • D – Die Format-Symbolleiste, zum Formatieren Ihres Textes. • E –Texteingabefeld. Hier können Sie Ihren Artikel verfassen und formatieren.

Gegenfalls setzen Sie auch hier Platzhalter ein. Wechseln Sie auf das Formularblatt "Text Content". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• A – Auswahl möglicher Platzhalter, die im Newsletter verwendet werden können. • B – Auswahl zur Übernahme von Inhalten aus bereits vorhandenen Seiten • C – Import-Button, um die vorher unter „B“ selektierten Inhalte in den Newsletter zu

importieren . • D – Texteingabefeld. Hier können Sie Ihren Artikel verfassen und formatieren.

Gegenfalls setzen Sie auch hier Platzhalter ein.

HINWEIS: Platzhalter müssen immer in eckige Klammern stehen, z.B.: [ formalsalutation].


60

Klicken Sie auf "Speichern" wenn Sie Ihre Einstellungen getätigt haben. Der Newsletter ist jetzt fertig konfiguriert. Wechseln Sie auf das Formularblatt "Aktivitäten". Hier können Sie sich noch statistische Daten zu dem Newsletter anzeigen lassen.

• A – Auswahl des Zeitraums • B – Auswahl der Statistikart • C – Anzeige der statistischen Daten für die gewählten Parameter

Wechseln Sie auf das Formularblatt "Log". Hier werden alle Aussendungen des Newsletters protokolliert.

• A – Löschen der Log–Informationen. • B – Statusanzeige des gesendeten Newsletters (gesendet / nicht gesendet). Bei

Anzeige von „nicht gesendet“ kann der Newsletter nachträglich an diese(n) Abonnenten über die Schaltfläche „send“ geschickt werden.


61

Falls Sie mit einer kleineren Bildschirmauflösung arbeiten, kann es sein, dass der rechte Rand der Admin-Oberfläche für Sie nicht sichtbar ist , in diesem Falls schließen Sie bitte den Menübaum des Newslettermanager (Klick auf X).

• C – Angemeldeter Benutzer • D – Startzeitpunkt der Aussendung des Newsletters • E – Endzeitpunkt der Aussendung des Newsletters • F – Anzahl der Abonnenten, an welche der Newsletter erfolgreich verschickt wurde • G – Anzahl der Abonnenten, an welche der Newsletter nicht verschickt werden

konnte Durch Klicken auf die Feld-Bezeichnungen (z.B. User) kann die Sortierung umgekehrt werden. Wechseln Sie auf das Formularblatt "Historie". Hier werden alle Änderungen an den Newsletterdaten- /inhalten chronologisch protokolliert.


62

6.5 Versenden eines Newsletter

Wechseln Sie im contentXXL in der Sitemanager-Ansicht auf „Content“ und dort zu „Newsletter“. Klicken Sie in der “ Newsletterverwaltung“ auf den gewünschten Newsletter.

• A – Erstellt einen neuen Newsletter • B – Sendet den Newsletter an alle Abonnenten • C– Erzeugt eine Testansicht des Newsletters und sendet ihn an die E-Mail des

eingeloggten Redakteurs • D – Speichert die Eingaben

63

7. Das HTML-Modul 7.1 Beschreibung

Was ist es? • Ermöglicht die Erstellung von wieder verwendbaren HTML-Fragmenten zur

Darstellung in Seitenteilbereichen

Was kann es? • Editieren von HTML-Content direkt im Browser • Intuitive Bearbeitung in WYSIWYG-Ansicht • Umschalten in HTML-Ansicht möglich, jedoch nicht erforderlich • Schaltflächen mit verständlichen Symbolen für Textformatierung wie in gängigen

Office-Programmen. • Zugriff auf vordefinierte Styles für Überschriften, Hervorhebung etc. • Einfügen vordefinierter Textbausteine • Einfügen von Links, Dokumenten und Bildern über integriertes Medienmanagement

mit Preview, Metadaten, Verwendungsnachweis

Was kann man damit machen? • Banner, Zusatzinformationen • Hinweise für den Marginalbereich • Wird immer dort eingesetzt, wo strukturierter Content nicht erforderlich ist • kann auf verschiedenen Seiten per Drag & Drop platziert werden

Was ist der Nutzen? • Keine HTML-Kenntnisse erforderlich • Geringer Schulungsaufwand • Einhaltung CI/CD durch Vorlagen und Styles • Wiederverwendbarkeit auf verschiedenen Seiten

Beschreibung Obwohl in contentXXL unter Verwendung von Funktionsmodulen wie News oder Kontakten meist mit strukturiertem Content gearbeitet wird, bleibt die Möglichkeit der einfachen Eingabe von Texten und Bildern erhalten. Das HTML-Modul erlaubt die freie Gestaltung von Seitenteilbereichen über vordefinierte Styles direkt im Browser. Durch die WYSIWYG-Darstellung (What You See Is What You Get) ist dies nicht nur dem Webmaster möglich: Ohne großen Aufwand können schnell und operativ zum Thema passende Zusatzinformationen bereitgestellt werden. Einmal erfasst kann man diese Bausteine auf jeder Seite der Website per Drag & Drop direkt im Browser platzieren. Konzeptionelle Überlegungen für die automatische Zuordnung von Related Content entfallen. Dadurch werden flexible und schnelle Reaktionen möglich, z.B. wenn überraschend freigewordene Seminarplätze auf der Website angeboten werden sollen. Dabei bleiben CI/CD bei der Gestaltung gewahrt. Der Redakteur greift auf vordefinierte Vorlagen (Templates) und Styles sowie auf Textbausteine zurück. Bilder, Links und Dokumente werden ausschließlich über das integrierte Medienmanagement (Ressourcenmanager) eingefügt, über die Verwendung wird ein Nachweis geführt. Dadurch können Bilder, Dokumente und Links nicht versehentlich gelöscht werden und fehlerhafte Links oder fehlende Bilder gehören endgültig der Vergangenheit an. Sollen HTML-Module auf allen oder zumindest vielen Seiten angezeigt werden, dann kann man sie zum festen Bestandteil des Seitentemplates machen.


64

7.2 Arbeiten mit dem HTML-Modul Für die Arbeit mit einem HTML-Modul benötigen sie nur Kenntnisse über den WYSIWYG-Editor von contentXXL. (Siehe Abschnitt: Der WYSIWYG-Editor)

65

8. Die Volltextsuche 8.1 Beschreibung

Was ist es? • Indexserver zur automatischen Verschlagwortung von Content und Aufbau eines

Volltextindex

Was kann es? • Platzierung unterschiedlicher Suchmodule auf verschiedenen Seiten • Einstellung des jeweils zu durchsuchenden Contentbereiches • Übergreifende Suche möglich • Vorgabe von Schlagworten durch den Redakteur möglich • Automatische Verschlagwortung verschiedener Contentarten bei Eingabe bzw.

Upload • Aufbau eines schnellen Volltextindex • Unterschiedliche Wichtung von Metadaten und Volltext • Angabe von Begriffen, die nicht im Text vorkommen, aber trotzdem gefunden

werden sollen • Ranking nach Übereinstimmung in der Trefferliste • Gestaltung der Trefferliste über Templates • Wortformen werden erkannt • Liste ignorierter Begriffe (Stopwords) • Unterschiedliche Verfahrensweise bei der Suche in Abhängigkeit vom Modultyp • Die Verschlagwortung schließt auch Dokumente wie Word, Excel, Powerpoint oder

Adobe PDF ein

Was kann man damit machen? • Volltextsuche übergreifend oder auch in Teilbereichen

Was ist der Nutzen? • Informationen werden sicher gefunden • Zeitsparender Zugriff, z.B. über Produktnummer • Keine Kosten für zusätzliche Software • Kein Aufwand für Seitengenerierung • Besonderheiten der einzelnen Contentarten (News, Dokumente etc.) werden

berücksichtigt

HINWEIS: Zur Verschlagwortung der Inhalte von Dokumenten ist das Dokumentenmodul erforderlich.

Beschreibung Die Volltextsuche ermöglicht den Anwendern interessierende Inhalte leicht zu finden. Dabei wird nicht einfach das Vorhandensein einer Zeichenkette auf einer Seite geprüft. Die Inhalte verschiedener Contentarten (z.B. News, Events, Links, Dokumente) werden auf Objektebene automatisch über einen Indexserver verschlagwortet. Dabei können die Besonderheiten der einzelnen Objekte (z.B. Rubriken bei Veranstaltungen) besonders berücksichtigt werden.

HINWEIS: Die Verschlagwortung erfolgt durch den Server im Hintergrund. Je nach Auslastung kann es einige Minuten dauern, bis das Ergebnis für die Volltextsuche verfügbar ist.


66

Die Suche stellt die Treffer getrennt nach Contentarten (Artikel, Dokumente, Kontakte etc.) und geordnet nach Grad der Übereinstimmung mit dem Suchbegriff dar. Die Trefferliste ist sehr flexibel über Templates an das Layout anpassbar. So können neben den Links auf die gefundenen Objekte auch Links in Themenbereiche dargestellt werden, in denen die Objekte veröffentlicht wurden.

8. Die Volltextsuche

67

8.2 Arbeiten mit der Volltextsuche Bei der Arbeit mit der Volltextsuche ist es für den Redakteur wichtig, zusätzlich zu den bereits im Text vorkommenden Begriffen auch alle anderen Worte als Stichworte zu vergeben, unter denen der Artikel oder das Dokument gefunden werden soll. Die Volltextsuche berücksichtigt die Zugriffsrechte der aktuellen Benutzer sowie die Sprachwahl. Nicht in der gewählten Sprache verfügbare Objekte können in einer Standardsprache angezeigt werden. Es besteht die Möglichkeit die Suchbegriffe in der Trefferliste durch Hervorhebung zu kennzeichnen.

69

9. Das Login-Modul 9.1 Beschreibung

Was ist es? • Funktionalität für geschlossene Benutzergruppen in Extra- oder Intranets

Was kann es? • Zugriffsschutz für geschlossene Benutzergruppen • Beliebig viele Benutzergruppen • Anmeldung formularbasierend (formbased cookie) • Integration NTLM/Active Directory möglich (LDAP) • Rollenkonzept für Leserechte auf Seitenebene • Schreibrechte auf Modulebene, d.h. für Seitenteilbereiche • Gestaltung des Anmeldedialoges über Templates • Anzeige der aktuellen Benutzerdaten • Kennwortänderung • Grundlage für Personalisierung • Zusammenhang zur Statistik • Gezielte Bereitstellung von Informationen für verschiedene Gruppen • Beim Anmeldeprozess bleibt die Information über die Zielseite erhalten • Verkürzte Anzeige von geschütztem Content auf frei zugänglichen Seiten möglich

(Anriss, Summary)

Was kann man damit machen? • Extranet • Intranet • Anmeldung für Forum, Community • Geschlossene Bereiche für einzelne Abteilungen • Pressebereich • Lieferanten- bzw. Kundenzugang • Personalisierte Seiten

Was ist der Nutzen? • Verbesserte Kundenbindung • Zielgenaue Bereitstellung von Informationen • Umfassende Information zum Benutzerverhalten

Beschreibung Das Login-Modul dient der Anmeldung auf Seiten, die nicht für alle Benutzer zugänglich sind.

HINWEIS: Eine Anmeldung wird dadurch erzwungen, dass einer Seite die Leserechte für die Rolle „Jeder“ entzogen und anderen Rollen erteilt werden.

Das Modul kann über das Seitentemplate auf allen Seiten oder auch manuell nur auf bestimmten Seiten platziert werden. Im nicht angemeldeten Zustand zeigt es entsprechend Template die Anmeldefelder und optional einen Link zur Registrierung. Nach erfolgter Anmeldung kann z.B. der Benutzername und ein Link zur Abmeldung angezeigt werden.


70

9.2 Arbeiten mit dem Login-Modul Das Login-Modul wird vom Redakteur lediglich benutzt, zusätzliche Einstellungen sind nicht erforderlich.

71

10. Das Link-Modul 10.1 Beschreibung

Was ist es? • Erstellung, Verwaltung und zeitgesteuerte Veröffentlichung von Links

Was kann es? • Erstellung und Änderung von Links WYSIWYG direkt im Browser • Zentrale Pflege im Objektmanager • Veröffentlichung erst nach Freigabe z.B. durch Chefredakteur • Zeitgesteuerte Veröffentlichung von Links • Links können auf mehreren Seiten mit unterschiedlichen Zeiträumen veröffentlicht

werden • Vergabe von Attributen wie "neues Fenster" bei der Veröffentlichung • Links werden medienneutral gespeichert • Verschiedene Ansichten möglich - Anriss, Volltext, Druckvorschau • Einzelansicht z.B. für Bemerkungen zum Link • Weiterempfehlungs-Funktion ("Send to friend") • Links können ein Bild (z.B. Symbol oder Screenshot) beinhalten • Printfunktion • Die Gestaltung aller Ansichten erfolgt vollständig über Vorlagen (Templates) • Blätterfunktion (Paging) mit Header und Footer • Unterschiedliche Vorlagen, z.B. für wichtige und weniger wichtige Links (z.B. Top

10) • Reihenfolge der Links kann im Browser per Drag & Drop geändert werden • Zuordnung von verwandten Links zu Artikeln manuell und über Kategorien (Related

Links) • Mehrsprachigkeit mit Sprachumschaltung im Kontext • Automatische Verschlagwortung von Links für Volltextsuche • Rotierende Linklisten z.B. für Banner (zufällige Auswahl)

Was kann man damit machen? • Verwandte Links • Linklisten

Was ist der Nutzen? • Zentrale und einmalige Pflege • Mehrfache und zeitgesteuerte Veröffentlichung

Beschreibung Auch Links werden in contentXXL als Inhaltsobjekte behandelt, die alle erforderlichen Strukturen und Funktionen für die praktischen Anwendungen bereitstellen. Sie können mehrfach veröffentlicht oder auch anderen Inhaltsobjekten zugeordnet werden. Linkmodule sollten an allen Stellen, an denen Verlinkungen benötigt werden zum Einsatz kommen. Der Einsatz von HTML-Modulen sowie Textlinks zur Verlinkung wird dagegen nicht empfohlen. Besonders die Möglichkeit der Zuordnung als „Related Link“ ist sehr praktisch.


72

10. Das Link-Modul

73

10.2 Arbeiten mit dem Link-Modul Die Arbeit mit dem Linkmodul entspricht im wesentlichen der Arbeit mit dem Newsmodul. Wechseln Sie nach Anmeldung direkt in Ihrem Auftritt oder auch im Sitemanager in der Webansicht auf die Seite, auf der ein Link-Moduk platziert ist. Klicken Sie auf den Edit-Button (A) und wählen Sie "Neuer Link" (B).

Füllen Sie das Formular mit den gewünschten Informationen und klicken Sie auf "Speichern". Sie können den Link jetzt "Veröffentlichen" oder Sie erstellen einen detailierten Artikel zu diesem Link im WYSIWYG-Editor (Formular "Textdaten").


74

• A - Aktuelle Sprache des Links und der Beschreibung • B - Erstellt eine Aufgabe zu diesem Objekt • C - Legt fest ob dieser Link bereits in mehreren Sprachversionen angelegt worden

ist oder ob nur die Version für die "Standardsprache" exisitiert. • D - Der eigentliche URL für den Link. • E - Titel der statt der Linkadresse angezeigt wird. • F - Autor der den Link einstellt. • G - Kurze Beschreibung zu diesem Link. • H - Öffnet den Ressourcenmanager, hier können Sie ein Vorschaubild

auswählen/hochladen. Mit der Schaltfläche "löschen" entfernen sie das aktuell ausgewählte Vorschaubild von diesem Link. (Das Bild wird nicht aus dem Ressourcenmanager gelöscht!).

• I - Importiert alle Einträge für diesen Link aus einer anderen Sprachvariante.

HINWEIS: Es wird empfohlen für externe Links ein zentrales Linkmodul „Alle Links“ anzulegen und dieses auf einer redaktionellen Seite zu veröffentlichen. Alle externen Links sollten in dieses Modul veröffentlicht und dann den Inhalten zugeordnet werden. Die Seite kann über das Attribut „nicht sichtbar“ von der Navigation ausgeschlossen werden.

75

11. Das Kontakt-Modul 11.1 Beschreibung

Was ist es? • Darstellung beliebiger Adressdaten auf der Website

Was kann es? • Anzeige von einzelnen Kontaktdaten (Visitenkarte) • Darstellung von Listen mit Adressinformationen • Gestaltung über Templates sichert CI/CD • Volltextsuche und qualifizierte Suche nach einzelnen Feldern (z.B. Firma, PLZ) • Verknüpfung von Kontaktinformationen • Vergabe von Typinformationen (Lieferanten, Stammkunden etc.) • Gliederung über Kategorien • Export in gängige Formate (z.B. Excel für Serienbriefe) • Registerdarstellung (A-Z) • Kontakte können zu anderem Content in Beziehung stehen (Related Content) • Integriert in Benutzerverwaltung und Rollenkonzept • Integriert in Newsletterabo • Verbindung zur statistischen Auswertung • Grundlage für Personalisierung

Was kann man damit machen? • Adressregister • Ansprechpartner • Autoreninfo • Veranstaltungsorte • Messen • Verteilerlisten für Newsletter • Serienbriefe • Zusätzliche Benutzerinformation (Profile) • Manuelle und automatische Zuordnung zu anderen Informationen

Was ist der Nutzen? • Mit einer übergreifenden Kontaktverwaltung können Besucher leichter als

Interessenten identifiziert, zu Kunden und später zu zufriedenen langfristigen Partnern gemacht werden

• Informationen auf der Website können für Geschäftsvorgänge wie Mailingaktionen verwendet werden

• Vermeiden mehrfacher Datenhaltung • Kein zusätzlicher Aufwand bei automatischer Zuordnung

Beschreibung Kontakte werden in contentXXL als Inhaltsobjekte behandelt, die alle erforderlichen Strukturen und Funktionen für die praktischen Anwendungen bereitstellen. Sie können mehrfach veröffentlicht oder auch anderen Inhaltsobjekten zugeordnet werden.


76

11.2 Arbeiten mit dem Kontakt-Modul Um nun Kontaktinformationen einzupflegen, wechseln Sie direkt auf Ihrer Webseite oder im Sitemanager auf die Seite, auf der Ihr Kontakt-Modul platziert ist. Klicken Sie neben dem Modultitel auf die Schaltfläche (Edit) und anschließend im Menü auf "Neuer Kontakt.

Wird keine solche Schaltfläche angezeigt, besitzen Sie möglicherweise nicht die erforderlichen Zugriffsrechte. Tragen Sie nun alle relevanten Kontaktinformationen in das folgende Formular ein und klicken Sie auf speichern. Nun können Sie noch das Formular Metadaten ausfüllen. Tragen Sie besondere Stichwörter, die Ihren Kontakt kennzeichnen, in das Feld "Schlagwörter" ein. Diese Daten werden der internen Suche sowie externen Suchmaschinen zur Verfügung gestellt. So werden Ihre Kontakte auch bei der Suche nach Worten gefunden die nicht im Text, wohl aber als Schlagwort vorkommen.

HINWEIS: Wenn Sie im Benutzermanager einen neuen Benutzer anlegen, werden automatisch die Kontaktinformationen zum Benutzer mit angelegt.

Die Gestaltung des Kontaktmoduls erfolgt über Platzhalter in den entsprechenden Templates.

77

12. Das Formular-Modul 12.1 Beschreibung

Was ist es? • Erstellung und Darstellung beliebiger E-Mail-Kontaktformulare auf der Website

Was kann es? • Ermöglicht Benutzern nach Auswahl eines Anliegens (z.B. Bitte um Rückruf) die

Eingabe Ihrer Kontaktdaten und von Freitext (z.B. der Interessen) • Die erhobenen Daten werden per e-Mail serverseitig an eine dem Anliegen

zugeordnete e-Mail Adresse versandt • Die Gestaltung des Formulares erfolgt ohne Programmierung über Templates • Definition von „Muss“ und „Kann-„ Feldern ist möglich • Versandt eines Attachements (Dateianhang)

Was kann man damit machen? • Kontaktformular für verschiedene Probleme und Ansprechpartner • Bereitstellung von Inhalten für den Redakteur durch externe Mitarbeiter

Was ist der Nutzen? • Spart Zeit und Kosten da keine Programmierung erforderlich ist • Einfache Änderung der Anliegen bzw. e-Mailadressen über Einstellungen


78

12.2 Arbeiten mit dem Formular-Modul Ein Formular-Modul kann auf ihrer Website z.B. so aussehen:

In diesem Formular wurde z.B. die Betreffauswahl realisiert. Der Anwender kann so direkt einen vorgegebenen Betreff auswählen und sie stellen damit sicher, dass diese Nachricht auch den richtigen Empfänger für diesen Betreff erreicht. Die Gestaltung des Formulars erfolgt über Platzhalter in den entsprechenden Templates.

79

13. Die Navigationsmodule 13.1 Beschreibung

Was ist es? • Module zur Darstellung von Navigationselementen

Was kann es? • Realisierung von gestaffelten Menüs • Baumstrukturen zum Aufklappen • Teile der Sitestruktur mit wählbaren Startpunkt werden automatisch dargestellt • Verborgene Seiten werden nicht angezeigt • Gestaltung über Templates • Die Fähigkeiten der verschiedenen Browser werden berücksichtigt

Was kann man damit machen? • Darstellungen wie im Windows Explorer • Menüs mit allen von Windows XP bekannten Effekten • Subnavigationen auf Unterseiten • Pfadnavigationen

Was ist der Nutzen? • Sicherheit in der Funktionalität • Browserkompatibilität • Keine DHTML-Kenntnisse erforderlich • Komplexe Effekte müssen nicht selbst entwickelt werden • Einsatz von Produkten vom Komponentenmarkt (z.B. von Coalesys Inc.)

Beschreibung contentXXL bringt drei Navigationsmodule mit:

• Die Menü-Navigation (z.B. wie in Windows-Programmen) • Die Multi-Level-Navigation (z.B. Sitemap) • Die Pfadnavigation (z.B. Sie sind hier: Home > News)


80

13.2 Arbeiten mit den Navigationsmodulen Die Navigationsmodule werden zur Realisierung verschiedener Bedienelemente eingesetzt. Für Redakteure gibt es dabei keine besonderen Hinweise.

81

14. Das Flash-Modul 14.1 Beschreibung

Was ist es? • Darstellung von Flashfilmen in Seitenteilbereichen

Was kann es? • Sichere Platzierung von Flashfilmen in Seitenteilbereichen • Sniffer zur Ermittlung der Systemvoraussetzungen beim Benutzer enthalten • Sind Voraussetzungen vorhanden wird Flashfilm abgespielt • Alternativ kann eine Grafik bereitgestellt werden

Was kann man damit machen? • Verwendung von multimedialen Gestaltungselementen, ohne die Einzelheiten

beherrschen zu müssen

Was ist der Nutzen? • Keine Programmierung erforderlich • Funktionalität der Seite bleibt in jedem Fall erhalten

Beschreibung Flashanimationen werden auf Internetseiten oft verwendet, beispielsweise um trendige Markenprodukte multimedial zu präsentieren oder attraktive Banner zu gestalten. Doch was passiert wenn der Besucher die erforderliche Software nicht installiert hat? Die vom Hersteller angebotenen Hilfsmittel erfordern ein tiefgehendes Systemverständnis beim Anwender. Oft ist der Benutzer mit der automatisch angebotenen Installation überfordert oder dies ist ihm auf Grund von Zugriffsrechten oder Firewalls nicht möglich. Trotzdem sollte der Besucher eine faire Chance haben, das Internetangebot zu erreichen. Dabei hilft der Einsatz des Flashmoduls. Hier kann zusätzlich zum Flashfilm eine alternative Grafik angegeben werden. Beim ersten Aufruf werden die Systemvoraussetzungen beim Besucher automatisch ermittelt. Die Funktionalität der Seite bleibt in jedem Fall erhalten. Das Beste dabei: Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Der benötigte Programmcode wird automatisch erzeugt.


82

14.2 Arbeiten mit dem Flash-Modul Aus der Sicht des Redakteurs gibt es keine Besonderheiten zu beachten.

83

15. Weitere Module 15.1 Übersicht

contentXXL hält eine Vielzahl weiterer Module für Sie bereit. Dabei werden Premiummodule und Custommodule unterschieden. Premiummodule realisieren jeweils einen bestimmten Funktionsumfang, der nicht in allen Anwendungsfällen benötigt wird, z.B. eine Dokumentenverwaltung oder ein Forum. Sie können beim Anbieter zusätzlich zum Grundsystem lizenziert werden und sind in eigenen Handbüchern – übergreifend für Redakteure und Administratoren - beschrieben. Custommodule werden speziell für einen Kunden entwickelt oder angepasst. Sie sind in den jeweiligen Projektunterlagen im vereinbarten Umfang dokumentiert.


84

15.2 Premiummodule Premiummodul - Dokumente Die Handhabung unterscheidet sich nur geringfügig vom Newsmodul. Statt Nachrichten werden jedoch Dokumente und die dazugehörigen Metadaten auf der Webseite zur Verfügung gestellt werden. Sie werden über den Ressourcen-Manager zugewiesen, veröffentlicht und freigegeben. Der wesentliche Vorteil gegenüber im Text verlinkten Dokumenten besteht in der zeitgesteuerten Veröffentlichung, dem Content Relationship Management und in der Möglichkeit, bei einer Suche nicht nur Metainformationen sondern auch den Inhalt der Dokumente zu durchsuchen. Die Herstellung von Beziehungen erfolgt analog zu News. Besonderheiten des Dokumentenmoduls sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Termine Die Handhabung unterscheidet sich nur geringfügig vom Newsmodul, nur dass statt Nachrichten nun Termine z.B. für Veranstaltungen auf der Webseite zur Verfügung gestellt werden. Sie werden erfasst, veröffentlicht und freigegeben. Dabei ist es möglich, komplexe Terminserien zu erzeugen. Der wesentliche Vorteil gegenüber im Text angegebenen Datumsinformationen besteht in der strukturierten Ablage von Terminen und Ereignissen und in der Möglichkeit, bei einer Suche einen Kalender zu benutzen. Die Herstellung von Beziehungen erfolgt analog zu News. Besonderheiten des Terminmoduls sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Forum Die Handhabung unterscheidet sich auf Grund der Zielstellung etwas von der anderer Module. So ist es z.B. nicht erforderlich Forumnachrichten zu veröffentlichen. Es besteht die Möglichkeit, das Forummodul zum Kommentieren von anderen Objekten einzusetzen. Die Besonderheiten des Forummoduls sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Filebox Die Handhabung unterscheidet sich auf Grund der Zielstellung – der Bereitstellung von Dateien aus dem Dateisystems des Webservers - etwas von der anderer Module. Die Besonderheiten des Premiummoduls Filebox sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Bildergalerie Die Handhabung unterscheidet sich auf Grund der Zielstellung – der Präsentation einer Vielzahl von Bildern - etwas von der anderer Module. Die Besonderheiten des Premiummoduls Bildergalerie sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Umfragen Die Handhabung unterscheidet sich auf Grund der Zielstellung – der Bereitstellung und Zuordnung von Umfragen - etwas von der anderer Module. Die Besonderheiten des Premiummoduls Umfragen sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - XML Die Handhabung unterscheidet sich auf Grund der Zielstellung – der der serverseitigen Bereitstellung von XML-Informationen und deren Darstellung über XSL - etwas von der anderer Module. Die Besonderheiten des Premiummoduls XML sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Premiummodul - Produktkatalog Die Handhabung unterscheidet sich nur geringfügig vom Newsmodul, nur dass statt Nachrichten nun Produkte auf der Webseite zur Verfügung gestellt werden. Sie werden erfasst, veröffentlicht und freigegeben. Natürlich bring dieses Modul viele im Zusammenhang mit produkten erwarteten Funktionen wie Warenkorb, Bestellung, verwandte bzw.

15. Weitere Module

85

meistgekaufte Produkte bereits mit. Die Herstellung von Beziehungen erfolgt analog zu News. Damit können Produkten sehr einfach Hinweise, Dokumente, Kontakte oder Bewertungen zugeordnet werden. Besonderheiten des Produktkataloges sind im entsprechenden Handbuch beschrieben.

Weitere Premiummodule Weitere Premiummodule sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben.


86

15.3 Custommodule Custommodule – also kundenspezifisch entwickelte oder angepasste Module - sind in den jeweiligen Projektunterlagen im vereinbarten Umfang dokumentiert.

87

© 2004 porta mundi GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. contentXXL Framework Version 2.54 Stand des Online-Handbuches: 08/2004 Build: 2.54.0010 PB 12082004/1648 Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Genehmigung bleiben die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Speicherung und Auswertung in DV-Anlagen der porta mundi GmbH & Co. KG vorbehalten. Die in diesem Handbuch bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die Firma porta mundi GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung für Auslassungen und fehlerhafte Angaben bzw. für evtl. daraus entstehende Schäden. Nürnberg, 2004 porta mundi GmbH & Co. KG Deutschherrnstraße 15-19 90429 Nürnberg Deutschland Mail: [email protected] Web: http://www.contentXXL.de http://www.portamundi.de