Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management

Institut für InformatikBetriebliche Informationssysteme

Prof. Klaus-Peter Fähnrich

Seminar Content- und Wissensmanagement

Einführung in das Content Management

Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme

2Prof. Klaus-Peter Fähnrich

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien

Dokumenten-verwaltung

Prozess-organisation

Content-verwaltung

Wissensvermittlung




Papierdokumente digitalisieren, verwalten und archivieren



Content-verwaltung

Wissensvermittlung



Ursachen für den Einsatz von DMS

• hohes Aufkommen an Papierdokumenten

• Dezentralisierung, standortübergreifender Zugriff

• längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive

• Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS

und betrieblichen Abläufen (z. B. Genehmigungsworkflows)

• Nachvollziehbarkeit des Document Life Cycle

• Medienbrüche

• Mehrfachablage



DMS

• historisch gesehen ausgereifteste Technologie

• Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“.

Umwandlung in elektronische Dokumente

Archivierung und Verwaltung

Verteilung, Recherche

• Funktionen

Groupware

Imaging (Archivierung)

Workflow

• Grenzen zwischen einzelnen Komponenten verschwimmen



Dokumentenorientierung (DRT)

• Dokumentenmanagementsysteme fallen in die Klasse der

document related technologies mit folgenden typischen

Eigenschaften:

klassisch keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt

Bereitstellung als abgeschlossene Einheit

weitere Verarbeitung selten automatisch

• DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert

und flexibilisiert führt zu content oriented technologies

Alexander Groß

Unklar



DMS Definition

• das „klassische Dokumentenmanagement“ umfasst die

dynamische Verwaltung von Informationen

• wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind

Versionierung

kontrollierter Datenaustausch über Check-in- und Check-out-

Mechanismen

kooperative Bearbeitung

Zugriff über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen

eines Dateimanagers



Techniken im DM (Digitalisierung)

• Digitalisierung von Dokumenten (Capturing) Erfassen der Originalvorlagen (Scannen) Optical Character Recognition (OCR) Überführen in ein digitales Format

• nach Digitalisierung Vernichtung der Originalvorlagen (Informationsverlust)

• Indexierung von Dokumenten manuell oder automatisch Metadaten



Techniken im DM (Speicherung/Archiv)

• Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte

Verwendung

Information Management Lifecycle

optisch/magnetisch

Online/Near-Offline/Offline

Filesystem/DB






Content-verwaltung

Wissensvermittlung

Flexible Verwaltung von Inhalten ohne Medienbezug



CMS Überblick

CMS vereinigen die Prozesse der Informationserstellung und -darstellung.

Document Management System Content Management System

Web ContentManagementSystem

Enterprise ContentManagementSystem

• qualitätsgesicherte Publikation über das Intra-, Extra-, Internet• dynamische Webseiten• Corporate Website (Design, Identity)

• statische Dokumente• abgestimmt auf ein Unternehmen• Abbildung interner Prozesse• strenge, sichere Verwaltung interner Dokumentmengen

WCMS:

ECMS:• unternehmensweite Informations- erstellung und -darstellung• integriert DMS• Internet-orientierte Lösungen (Portale, B2B)



Aufbau von WCMS

Zugriffs-verwaltung

Benutzer-verwaltung

Import-schnittstellen

Export-schnittstellen

APIs

Asset-verwaltung

Workflow-komponente

Quelle: Zschau et al.: Web Content Mgmt



Grundlegende Funktionen von CMS

IntegrationIntegration

• getrennte Betrachtung von Inhalt, Layout und Struktur

• Strukturdefinitionen (auch Rubrik- und Navigationsstrukturen)

• Informations- klassenbildung

• Workflow Prozesse (QS, Redaktion, Pflege, Lifecycle)

• Link- und Changemanagement

• Rollen, Rechte

• Kommunikations-sicherheit

• Distribution (Webserver, Offline, Print, ePaper ...)

• Funktionsprinzipien (Staging, Live, gemischt)

• Architektur

• Datenhaltung

• Rohdaten

• Legacy- / ERP-Systeme

• EAI (Enterprise Applikation Integration)

• Middleware

ContentContent ManagementManagement SystemeSysteme

Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5



Allgemeine Eigenschaften von CMS

• sind im Kontext vorhandener oder geplanter Komponenten Portale Suchmaschinen Verzeichnisstrukturen

• Architektur monolithische Applikation mehrere Komponenten einer integrativen Gesamtlösungen Komponenten als modulare Lösung

► Somit kann ein CMS als Kernkomponente oder als Gesamtlösung eingesetzt werden.



Effekte der Einführung eines CMS

• Haupteffekt: Reduzierung des Aufwands für die Erstellung und Pflege der Inhalte

• zentrale technische Administration• Dezentralisieren die nicht-technischen Arbeiten (an den Inhalten)

• strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout

• Zentralisierung des Regelwerks für die dynamische Erstellung der Inhalte

• Automatisierung der Prozesse (Workflows) der Publikation



Wesentlich Merkmale eines CMS

• Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen

• dynamische Einbindung von Rohinhalten in Vorlagen

(Templates, Stylesheets)

• redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte, webbasierte

Templates

• Automatisierung der Pflege

Löschen, Verschieben und Ändern von Inhalten

• Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen

Linküberprüfung

• Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des

Content-Life-Cycles

• Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen-, Rechteverwaltung



Aufbau von WCMS - Assetverwaltung

• verwalten, strukturieren und darstellen des zu publizierenden Contents

• Trennung von Inhalt und Layout digitale Assets Templates (Vorlagen)

Logo:

Titel: Kurzinformation

Text: Die rasante Weiterentwicklung von...

Repository Titel - Fett

TextLog

oKurzinformation

Die rasante Weiterent-wicklung von Technik und Inhalten multi-medialer Anwendungen erfordert eine neu aus-gerichtete und kombi-nierte Ausbildung. Je stärker neue Informa-tions- und Kommunika-tionstechnologien in Arbeitsbereiche Einzug halten, desto größer

Assets (Inhalt) Template (Layout) Publikation

+



Trennung von Layout und Inhalten

• Aufgabentrennung (Entkoppelung einzelner Prozesse)

• einfaches Re-design

• Cross-Media-Publishing

Daten

Klassifikation

Templates

Inhaltstypen und -komponenten, Beziehungen, Links,Metadaten

Visuelle Darstellung und Anordnung von Inhalten, Struktur- und Navigations-darstellung

Dokumente: strukturierte Inhalte

Medien:Texte, Bilder, Audio, Video



Kernprozesse und Funktionen eines CMS

• Benutzerverwaltung

Gruppen, Rollen, Rechte

• Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates

• Erstellung der Inhalte

Authoring neuer redaktioneller Informationen

• Pflege

Editing bestehender Informationen

• Qualitätssicherung und Freigabe

Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen

• Steuerung

Release- und Verfallsdatenüberwachung, Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks, wie z. B. zyklischer FTP-Upload



CMS-Content erstellen

Erstellungszeitpunkt und Lebenszyklus von Content

- Monatsmagazin- Geschäftsbericht- Presseinformationen

- White Papers- Reden und Veröffentlichungen- Presseinformationen- Specials

- Aktuelles/News- Preistabellen- Marktinformationen- Linksammlungen

- Firmengeschichte- Lexikon- FAQ Liste- Produktblätterak

tual

isie

rtne

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zyklisch ereignisgesteuert

• Wird Content in planbaren, festen und zyklischen Abständen erstellt?

• Gibt es unvorhersehbare Ereignisse mit ad-hoc-Reaktion?

• Werden redaktionelle Inhalte nach CI/CD Vorgaben neu erstellt?

• Bleiben bestehende Informationen sichtbar, oder werden sie aktualisiert und damit

überschrieben?

Quelle: Fraunhofer IAO



CMS technisch-organisatorische Anforderungen

- Erstellung mit CD-konformen Templates- chronologische Archivierung- vorgegebene Struktur- def. Layout- Verlinkung und Contentüber- nahme auf Meta-Ebene- systemhinterlegte Planung

- Erstellung von CD-Vorlagen- Retrivalfunktionen- neue Struktur- neue Navigation- neue Verlinkung- nicht planbar

- keine sichtbare Archivierung- zyklische Verfallsdaten- bestehende Struktur- bestehende Verlinkung- bestehende Navigation- systemhinterlegte Planung

- Ereignisse müssen zu Reak- tionen führen (Workflow u. Reminderfunktionen)- divergierende Verfallsdaten- keine sichtbare Archivierung- bestehende Struktur- bestehende Verlinkung- bestehende Navigation- nicht planbar

aktu

alis

iert

neu

zyklisch ereignisgesteuert

Ers

tellu

ngsa

ufw

and

Pflegeaufwand Quelle: Fraunhofer IAO



Publikation

Statische Komposition von Publikationen

Komposition• Struktur basiert auf XML• manuelles Binden der

Textbausteine in Publikation mittels statischer Links

• jede Publikation individuell erstellt

Nachteile• statisch und inflexibel• hohe manuelle Aufwände• keine Wiederverwendung der

Publikationen bzw. ihrer Strukturen T

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Dynamische Komposition von Publikationen

Komposition• Struktur dient als Vorlage für alle

Publikationen einer Klasse• Wiederverwendung

• automatisches Binden der Texte in Publikationen mittels Regeln

• manuelles Binden von Texte mittels Links (Ausnahme)

• verbindende Texte

Text

Text

Überschrift

Überschrift

Regel

Text

Regel

Regel

Link

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Publikation

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System-Technologien – Staging Server

QS-Server

Client

Web-Browser

Kunde/Leser

Staging-ServerWeb-Server

PublishingServer

Daten

TemplatesStaging-CMS

Client

Web-Browser

Autor

sicheres Login

• geeignet für statische Informationen mit zyklischer Publikation• Content wird in separater Umgebung erstellt und verwaltet• statischer Inhalt (Generat) werden zu def. Zeitpunkten erzeugt

(Staging)• Generat wird auf Web-Server exportiert



System-Technologien – Live Server

Client

Web-Browser

Kunde/LeserWeb-Server

Client

Web-Browser

Autor Templates

MiddlewareApp.-Server Daten

DynamischesCMS

• für hochdynamische Content-Erstellung und Updates• kurzlebige Informationen, schnelle Aktualisierungszyklen• Script-Logik oder Middleware erzeugt bei Anfrage das Generat• direkter Zugriff auf DB-Systeme und Applikations-Server






Content-verwaltung

Wissensvermittlung

Steuerung der Informationsflüsse im Rahmen der Geschäftsprozesse



Prozessorganisation – Workflowmanagement

• Technologie zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen• Voraussetzung: Geschäftsprozesse sind strukturiert

Bestellungs-eingang

Datenprüfen

Reservierung

Verfügbarkeitprüfen

Nachbestellung

Bereit-stellung/

Verpackung

Senden

Rechnung

Ablehnungstatus == 'Datenfehler'

status == 'nicht am Lager'

status == 'nachbestellt'

status == 'vorhanden'

BenachrichtigungKunde

status == 'nicht lieferbar'

status == 'nachbestellt'

status =='geprüft'



Workflowmanagement – Datenfluss

• explizit modelliert

• Ermittlung des Bearbeitungszustandes und Lokalisation der

Daten während der Workflow-Ausführung

• Abkopplung des Datenflusses vom Kontrollfluss

• Datenbewegungen in heterogenen und verteilten Umgebungen

(Middleware)

• Modellierung von Medienbrüchen



Workflowmanagement – Ziele/Probleme

• Erwartungen/Ziele

Vereinheitlichung von Prozessen

höhere Informationsverfügbarkeit

erhöhte Produktivität, reduzierte Ausführungskosten

bessere Überprüfbarkeit von Abläufen; Ausführungssicherheit

Integration vorhandener Datensilos; weniger Medienbrüche

Flexibilität bei Anpassung der Abläufe

• Befürchtungen/Probleme

Kontrolle der Mitarbeiter

unzureichende Flexibilität

Integrationsprobleme



Workflowmanagement im (W)CMS

• Beispiel: Weiterleitung eines in einem Geschäftsprozess benötigten Dokuments innerhalb eines Unternehmens

• viele Herausforderungen Vertreterregel (wenn zuständige Person krank o. im Urlaub) Rollenkonzept, personenunabhängige Adressierung Alternativen (z. B. wenn Auftrag größer 100k €, dann an A

statt B) Sicherheitskonzept/Sicherung Freigabezyklus

• funktionsorientierter Ansatz wird vom prozessorientierten Ansatz abgelöst

Neue Inhalte Vorlage

Revision

Publikation

akzeptiert

Nachbearbeitung erforderlich

Redakteur

Chefredakteur






Content-verwaltung

Wissensvermittlung

Auffinden von Informationen,Unterstützung des Umwandlungs-

prozesses von Informationenin Wissen



Begriffsverständnis Daten, Information, Wissen

Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement



Gegenüberstellung Daten, Information und Wissen

• Daten und Informationen können in IT-Systemen explizit gespeichert werden, Wissen existiert in den Köpfen der Mitarbeiter (implizit)

• Informationen/Daten sind nur dann wertschöpfend, wenn sie zu Wissen verknüpft werden können

• Ziel Wissensmanagement: Umwandlungsprozess von Informationen zu

Wissen unterstützen Wissensmanagementsysteme: Einsatz von IT zur Erreichung dieses

Ziels

Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

Alexander Groß

JH angucken lassen



Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagements

• Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch

große Informationsmengen

Einschätzung von Wissen als wichtige Ressource

Verhinderung der Fluktuation/Abwanderung des Wissens

dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne Prozesse zur Leistungserbringung

• WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und hat

eine organisatorische Sicht,

eine (unternehmens-)kulturelle Sicht und

eine technische Sicht.

• für jede Sicht bestehen unterschiedliche Konzepte und Technologien



Stufenweise Umsetzung eines IT-basierten Wissensmanagements

1. Stufe des WM auf technische Unterstützung beschränkt statische Betrachtung von Wissen

2. Stufe des WM Zusammenhang von Mensch und Technik Betrachtung der Entstehung und des Austauschs von Wissens Communities of Practice, lernende Organisation

3. Stufe des WM sozio-technische Einheit (Wissenseinheit) neue Stufe von Content: Wissensobjekt Integration von Semantic Web Technologien



Lernziele - Zusammenfassung

• Wissen, warum CM-Systeme für moderne

Webseiten notwendig sind,

• Funktionalitäten und Architekturprinzipien

kennen lernen,

• Die Wissens- und Prozessdimension

verstehen.

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