Integrierte Finanz bericht erattung st in SAP ERP - pwc.de · PDF fileBPC Business Planning and Consolidation ... (SAP ERP Central Component) der Grundstein für eine integrierte

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Integrierte Finanzbericht erstattung in SAP ERP

Aktuelle Trends und technologische Neuerungen erfordern eine Neuauflage des 2008 erschienenen White Paper Möglichkeiten einer integrierten Finanzbericht erstattung in der Haupt buchhaltung von SAP ERP.

Integrierte Finanzbericht erstattung in SAP ERP

Aktuelle Trends und technologische Neuerungen erfordern eine Neuauflage des 2008 erschienenen White Paper Möglichkeiten einer integrierten Finanzbericht erstattung in der Haupt buchhaltung von SAP ERP.

Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

Herausgegeben von der PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Von Claus Michael Wiegels und Kathrin Weismann

Juni 2014, 40 Seiten, 8 Abbildungen, Softcover

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, Mikroverfilmung, die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Medien sind ohne Zustimmung der Herausgeber nicht gestattet.

Die Inhalte dieser Publikation sind zur Information unserer Mandanten bestimmt. Sie entsprechen dem Kenntnisstand der Autoren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die in der Publikation angegebenen Quellen zurück oder wenden sich an die genannten Ansprechpartner. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. In den Grafiken kann es zu Rundungsdifferenzen kommen.

© Juni 2014 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten.„PwC“ bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.

Muster

Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 5

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis .............................................................................................6

Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................7

A Executive Summary ........................................................................................8

B Steigende Anforderungen an das Berichtswesen .............................................9

C Integrierte Finanzberichterstattung ..............................................................111 Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung ......................................122 Anforderungen an eine integrierte Finanzberichterstattung .........................132.1 Abbildung der regulatorischen Anforderungen .............................................132.2 Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens ....................153 Standardisierung als Basis einer integrierten Finanzberichterstattung .........163.1 Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen ....................183.2 Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozess- und

Systemtemplates ...........................................................................................193.3 Einsparpotenziale durch Bündelung von Kompetenzen ................................203.4 Anwendung der Standardisierungsstufen im Controlling .............................20

D Möglichkeiten einer integrierten Finanz berichterstattung im SAP ERP ........211 Integrierte Finanzberichterstattung im neuen Hauptbuch ............................221.1 Erweiterte Datenstruktur zur Umsetzung des SCoA-Ansatzes .......................221.2 Harmonisierte Datenbasis mithilfe der Echtzeitintegration von

Controlling und Finanzwesen .......................................................................251.3 Belegaufteilung am Beispiel der Segmentberichterstattung ..........................261.4 Parallelbilanzierung mit parallelen Ledgern .................................................281.5 Bewertung der Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs ...............................311.6 Erfahrungsberichte .......................................................................................322 Integrierte Finanzberichterstattung 2.0 mit Smart Accounting .....................33

E Fazit ..............................................................................................................36

F Literaturverzeichnis .....................................................................................37

Ihre Ansprechpartner .............................................................................................38

6 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Horizontale und vertikale Integration des Berichtswesens .....................11

Abb. 2 Mehrdimensionale Matrixstruktur .........................................................12

Abb. 3 Finance Transformation – Evaluationsstufen der Standardisierung .......17

Abb. 4 Komponenten einer OneERP-Plattform ..................................................19

Abb. 5 Tabellenstruktur des neuen Hauptbuchs ................................................23

Abb. 6 Struktur der parallelen Konten ..............................................................29

Abb. 7 Führende und nicht führende Ledger .....................................................30

Abb. 8 Logischer Beleg – Verbindung von FI, CO und CO-PA .............................34

Abbildungsverzeichnis


Abkürzungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

ABAP Advanced Business Application Programming

BADI Business-Add-in

BI Business Intelligence

BPC Business Planning and Consolidation

CDS Consolidated Data Store

CO Controlling

CO-PA Controlling – Profitability Analysis

ECC ERP Central Component

EHP Enhancement Package (zu SAP ERP)

ERP Enterprise Resource Planning

FI Finanzwesen/Financials

GAAP Generally Accepted Accounting Principles

GKV Gesamtkostenverfahren

GuV Gewinn-und-Verlust-Rechnung

HANA High Performance Analytic Appliance

HGB Handelsgesetzbuch

IAS International Accounting Standards

IFRS International Financial Reporting Standards

SCoA Standard Chart of Accounts

SL Special Ledger

UKV Umsatzkostenverfahren

US-GAAP United States Generally Accepted Accounting Principles

WIP Work in Progress


Executive Summary

A Executive Summary

Der Einsatz einer integrierten Finanzberichterstattung führt für Unternehmen zur Reduktion von Varianten und somit von Komplexität. Folglich sinken auch die Kosten und Risiken. Zudem werden bislang weitgehend asymmetrische Informations beziehungen zwischen Funktionsträgern aufgelöst. Dadurch sollen benötigte Informationen granular bereitgestellt und flexibel ausgewertet werden können.

Ziel einer integrierten Finanzberichterstattung ist es, den Informationsbedarf der internen und externen Anspruchsgruppen eines Unternehmens auf Grundlage einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis sicherzustellen. Da die Internationali-sierung des Rechnungswesens heute zunehmend zum Standard wird, muss die Finanz berichterstattung nach den entsprechenden internationalen Vorschriften erstellt werden. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist, dass das Berichts wesen intern wie auch extern weitgehend auf identischen Strukturen und gleichen Regeln basiert. Das regulatorische Berichtswesen wird dabei aus der Perspektive des Managements dargestellt. Somit schafft eine integrierte Finanz-bericht erstattung auch eine bessere Entscheidungsgrundlage für Investoren.

Der Faktor Technologie stellt als Unterstützungsfunktion einen wesentlichen Erfolgs aspekt bei der Abbildung einer integrierten Finanzberichterstattung dar. Die vorliegende Publikation diskutiert zunächst, wie mit der neuen Hauptbuchhaltung des Release SAP ECC 6.07 (SAP ERP Central Component) der Grundstein für eine integrierte Finanz berichterstattung gelegt werden kann. Darauf aufbauend wird erläutert, wie „das Financials add-on for SAP Business Suite powered by SAP HANA (hier insbesondere das Smart Accounting)“, basierend auf der Technologieplattform SAP HANA (HANA – High Performance Analytic Appliance), die ganzheitliche Umsetzung einer integrierten Finanz berichterstattung unterstützen kann. In diesem Kontext werden zudem die aus unserer Sicht wesentlichen fachlichen Themen dargestellt und Umsetzungs möglichkeiten aufgezeigt.

Das neue Hauptbuch bildet das Fundament für die Abbildung einer integrierten Finanz bericht erstattung. Deren effiziente Nutzung auf Basis der neuen Haupt-buchhaltung erfordert die Definition eines zukunftsfähigen Datenmodells, die Harmoni sierung von internem und externem Rechnungswesen sowie die Sicherstellung einer hohen Buchungsdisziplin „an der Quelle“. Somit schafft die neue Hauptbuch haltung eine integrierte Datenbasis unter Verwendung einheitlicher Informationsstrukturen über die gesamte Berichtskette hinweg.

Mit Einführung von Smart Accounting wird der Grundgedanke des neuen Haupt buchs – eine integrierte Informationsbasis für alle Stakeholder – weiter-entwickelt. Smart Accounting ermöglicht eine zu jedem Zeitpunkt individuell generierbare, integrierte Finanz bericht erstattung auf Basis von Einzel posten über die Applikations ebenen hinweg. Fokussierte das neue Hauptbuch noch stark auf den Informationsbedarf des externen Rechnungswesens, so wird der Blick mit Smart Accounting aufgrund der Integration der Ergebnis rechnung auch auf das interne Rechnungswesen gerichtet. Die auf SAP HANA basierende Technologie bietet im ersten Release von Smart Accounting sehr interessante Optimierungs-möglichkeiten, die es bei konsequenter Weiterentwicklung ermöglichen, die Finanz berichterstattung technisch zu revolutionieren. Im System SAP ERP (ERP – Enterprise Resource Planning) werden durch SAP HANA technische Möglichkeiten geschaffen, die bisher nur Business-Intelligence-Anwendungen (BI-Anwendungen) vorbehalten waren.


Steigende Anforderungen an das Berichtswesen

B Steigende Anforderungen an das Berichtswesen

Die Verfügbarkeit aktueller Steuerungsinformationen und die damit einhergehende zeitliche und qualitative Optimierung der Abschlussprozesse begründen einen umfassenden Wandel der Finanzberichterstattung. Kapitalmarkt und Management fordern zunehmend eine integrierte Finanzberichterstattung, die ein verantwortungsvolles und effizientes Berichtswesen sicherstellen soll. Hierdurch wird eine Harmonisierung der Ergebnisrechnung für Planungs-, Steuerungs-, und Kontroll aufgaben auf Unternehmens-, Segment- oder Geschäftsbereichsebene mit den extern publizierten Daten erzielt.1 Das Bestreben dabei ist es, Kapitalanlegern und anderen Interessenten einen verbesserten und verlässlicheren Einblick in das Unternehmen zu verschaffen.

Auch das Bestreben der Reduzierung von Informationsasymmetrien gegenüber Stake holdern ist zu stärken. Zugleich müssen international agierende Unternehmen unabhängig von ihrer Größe ihren Umgang mit der stetig steigenden Dynamik der Märkte optimieren. In Zeiten volatiler Märkte, hohen Margendrucks und komplizierter gesetzlicher Vorgaben benötigen die Unternehmen eine exakte Übersicht über vergangene Entwicklungen, einen unmittelbaren Einblick in die Gegenwart und eine klare Perspektive für die Zukunft. Die zunehmende Digitalisierung2 eröffnet vielen Unternehmen neue Geschäftsmodelle, wie etwa die internet basierte Vermarktung von Lösungen (mit Dienstleistungen verknüpfte Produkte), die auch auf mobilen Endgeräten abrufbar sind. Diese und weitere aktuelle Trends müssen ebenfalls effizient und zeitnah in einer integrierten Finanz-bericht erstattung abgebildet werden.

Internationale Rechnungslegungsstandards wie die International Financial Reporting Standards (IFRS) oder die United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) sowie die Erfüllung zusätzlicher länderspezifischer Anforderungen (lokales GAAP) sind für kapitalmarktorientierte Unternehmen verpflichtend. Zudem gilt es, die ständige Weiterentwicklung der internationalen Rechnungs legungs standards zu beachten. Darüber hinaus setzt die elektronische Übermittlung der Steuerbilanz an die deutschen Steuerbehörden eine systematisierte Verfügbarkeit steuerlicher Werte voraus. Und nicht zuletzt stellen auch Branchen wie etwa der Energie- und Bankensektor zusätzliche Berichts-anforderungen.

Aufgrund dieser veränderten und zum Teil verschärften rechtlichen Rahmen-bedingungen und der sich wandelnden Marktanforderungen wächst die Notwendigkeit, die Anpassungsfähigkeit der ERP-Systeme mithilfe eines flexiblen Berichts wesens zu erhöhen. Die zeitnahe Erstellung von Informationen zur Unternehmens steuerung – innerhalb eines dynamisch agierenden (ERP-)Berichts-systems – ist hierbei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Technologie entwickelt sich nachhaltig in diese Richtung, mit dem Ziel, eine integrierte Finanz bericht-erstattung zeitnah umzusetzen.

1 „[Published] financial statements are based on the information used by management about the financial position, performance and changes in financial position of the entity.“ Vgl. dazu: IAS Framework F 11.

2 Siehe auch www.pwc.de/de/digitale-transformation/index.jhtml.


Steigende Anforderungen an das Berichtswesen

Einerseits trägt eine transparente Finanzberichterstattung den steigenden Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Transparenz Rechnung, andererseits entstehen aufgrund der erhöhten Informationsdichte (Veröffentlichung von Quartals berichten) aber auch zusätzliche Kosten und eventuell auch erhöhte Übernahme gefahren. Eine weitere denkbare Folge einer unzureichenden Anpassungs fähigkeit wäre, dass die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens von den finanzierenden Banken herabgestuft wird. Eine Integration der externen und internen Rechnungslegung löst auch die sogenannte Doppelzüngigkeit des Berichts-wesens auf, da sowohl die Rechnungslegungssysteme wie auch die Rechnungs-zwecke (interne und externe Adressaten) vereint werden.


Integrierte Finanzberichterstattung

C Integrierte Finanzberichterstattung

Die integrierte Finanzberichterstattung vereint die unterschiedlichen Informations-anforderungen interner und externer Anspruchsgruppen in einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis. Das Steuerungs- und Informationsmodell stellt die zentrale Vorgabe zur Gestaltung der integrierten Finanzberichterstattung dar.

In der „idealen Welt“ der integrierten Finanzberichterstattung ist das Berichtswesen vollständig horizontal und vertikal integriert. Horizontale Integration meint dabei die Integration der internen und externen Berichterstattung auf jeder Berichts-ebene für Ist-, Plan- und Vorschauwerte. Die vertikale Integration der Bericht-erstattung basiert auf eindeutig definierten Informationsstrukturen, Inhalten und Ermittlungs verfahren innerhalb der gesamten Berichtskette.

Auf Konzernebene ermöglicht die integrierte Finanzberichterstattung Transparenz im Bereich der gemeldeten Daten, auf der Ebene der Berichtseinheit hingegen Effizienz hinsichtlich einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis in der gewünschten Informationsstruktur.

Abb. 1 Horizontale und vertikale Integration des Berichtswesens

Berichtseinheiten

Konzern

Segmente

Business Unit

Ist

Pla

n

Bud

get

Konzern

Ist

Pla

n

Bud

get

Legaleinheit 1

Datenfluss

horizontale Integration

Ist

Pla

n

Bud

get

Legaleinheit n

Vorg

aben

Steuerungs- und Informationsmodell

Eb

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dur

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ängi

g

vert

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e In

teg

ratio

nTransparenz

Effizienz



Somit stellt sich die integrierte Finanzberichterstattung als eine mehrdimensionale Matrixstruktur dar, die übergreifend alle Anforderungen der Adressaten oder Stakeholder erfüllt.

Abb. 2 Mehrdimensionale Matrixstruktur

Gruppe

Teilkonzern

Unternehmenseinheiten

gesamt Region gesamt

Land gesamt

Versionen Ist FC Budget Ist FC Budget Ist FC Budget Ist FC Budget

GuV

(Erg

ebni

srec

hnun

g)

Innenumsatz

Quelle Zusatzangaben bei Datenmeldung

täglich

wöchentlich

monatlich

Intercompany-Aufriss für Meldepositionen zu verbundenen Unternehmen

quartalsweise

jährlich

mehrere Jahre

Fremdumsatz

Quelle Zusatzangaben bei Datenmeldung

täglich

wöchentlich

monatlich

quartalsweise

jährlich

mehrere Jahre

Steuerungsdimensionen

Aufrisse/Sichten

Reporting- frequenz

Berichts- umfang

Daten- quelle

Zusatzangaben (z. B. Regionen)

1 Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung

Die Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung sind:

Transparenz• Eindeutigkeit: Erstellung einer gültigen Berichtsversion mittels einer

abgestimmten Datenbasis für alle Berichtsanforderungen, die für die Berichts-empfänger relevant sind

• Nachvollziehbarkeit: Drill-Down- und Analysefähigkeit durch integrierte Berichte bis hin zur Quelle der Dateneingabe

Effizienz• Schnelligkeit: Daten werden zeitnah ausgewertet und stehen dem Benutzer bei

Bedarf in der erforderlichen Granularität zur Verfügung• optimale Nutzung von Ressourcen: richtige und einmalige Ermittlung der Daten

nach einheitlichem Verfahren an der Datenquelle (Quality-at-Source-Prinzip)



2 Anforderungen an eine integrierte Finanzberichterstattung

Die Schaffung einer einheitlichen und transparenten Finanzsprache im Konzern oder Unternehmen ist Ausgangspunkt einer integrierten Finanzberichterstattung. Eine einheitliche Finanz sprache beseitigt Ineffizienzen in der Kommunikation zwischen der Unternehmens leitung einerseits sowie den Investoren und Analysten andererseits. Corporate Governance, (inter)nationale Anforderungen gemäß IFRS sowie lokales GAAP und Steuern – gepaart mit den Anforderungen des Managements hinsichtlich der Steuerung – bestimmen das Steuerungs- und Informations modell für die integrierte Finanzberichterstattung an die internen und externen Anspruchs gruppen eines Konzerns oder Unternehmens.

2.1 Abbildung der regulatorischen Anforderungen

Für kapitalmarktorientierte Unternehmen ist es seit 2005 verpflichtend, für den Konzern abschluss IFRS als Rechnungslegungsstandard anzuwenden. Der IFRS-Grund gedanke ist eine transparente Darstellung (true and fair view) der Unternehmung mit dem Ziel, eine verbesserte Informationsgrundlage bereitzustellen – sowohl für interne Adressaten als auch für externe Adressaten im Hinblick auf deren Investitions- und Desinvestitionsentscheidungen.

Auch nicht börsennotierte, mittelständische oder familiengeführte Konzerne, die global agieren, erstellen zum Teil parallele Abschlüsse nach internationalen Standards, um so eine Vergleichbarkeit mit dem Wettbewerb zu ermöglichen und für den Kapital markt optimal aufgestellt zu sein.

Häufig finden sich die internationalen Rechnungslegungsstandards auch in den Einzel abschlüssen wieder. Dennoch werden insbesondere vor dem Hintergrund der nationalen Steuer- und Dividendenregelungen auch die lokalen GAAP-Vorschriften (wie etwa das Handelsgesetzbuch – HGB) sowie die steuer rechtlichen Anforderungen weiterhin Gültigkeit haben.

Parallel bilanzierungDie regulatorischen Anforderungen zwingen in Deutschland viele Unternehmen dazu, parallel zu bilanzieren, also im Einzelabschluss einen übergeordneten Konzern rechnungslegungs standard (z. B. nach IFRS) zusätzlich zu den lokalen Anforderungen (lokales GAAP) abzubilden. Bei der Abbildung von parallelen Rechnungslegungs standards in den Prozessen und Systemen ist die Integrations-tiefe des internationalen Standards zu definieren. Zu beachten ist hierbei, dass oftmals der Konzern rechnungslegungs standard nicht nur einmalig, sondern für jedes Quartal oder sogar für jeden Monat von der Einzelgesellschaft bereitgestellt werden muss. Lokale Abschlüsse sind hingegen meist nur einmal jährlich, etwa im Zuge der Steuer bemessung, aufzustellen.

Viele Geschäftsvorfälle können durch die Ausübung von Wahlrechten im Rahmen der jeweiligen Rechnungslegungsanforderungen gleich bewertet und bilanziert werden. Doch einige Anforderungen, wie zum Beispiel die unterschiedlichen Aktivierungs- oder Abschreibungsvorschriften im Anlagevermögen, erfordern eine separate Abbildung. Das zentrale Ziel der Parallelbilanzierung ist, gemäß den parallelen Rechnungslegungs anforderungen die Geschäftsvorfälle zum Zeitpunkt der Entstehung automatisiert zu verarbeiten und zugleich die Berichts-anforderungen zu erfüllen.



SegmentberichterstattungIn breit diversifizierten oder global agierenden Unternehmen gilt die Bericht-erstattung nach einzelnen Segmenten als wichtiger Bestandteil der externen Rechnungslegung. Um den individuellen Adressaten des Konzernabschlusses ein möglichst vollständiges und präzises Bild der Unternehmung oder ihrer einzelnen Segmente (Geschäftsbereiche) bieten zu können, regelt IFRS 8 die Anforderungen an eine Segment bericht erstattung für börsennotierte Unternehmen.3 IFRS 8 basiert auf dem sogenannten Management Approach und fordert finanzielle und beschreibende Informationen zu den berichtspflichtigen Segmenten eines Unternehmens. Die Darstellung der Segmentberichterstattung muss zum einen analog zur Struktur der operativen Segmente und zum anderen analog zu den internen Wert ansätzen erfolgen, die der Hauptverantwortliche oder Chief Operating Decision Maker zur Steuerung nutzt.4 Bei einem harmonisierten internen und externen Rechnungs wesen werden somit für die IFRS-Bericht erstattung wie auch für die Segment bericht erstattung die gleichen Strukturen und Wert-ansätze verwendet. Allein an diesem Aspekt werden die Erfordernisse eines auf interne Informationen abgestellten Berichtswesens deutlich. Bei der Nutzung von kalkulatorischen Wertansätzen für das interne Management reporting können diese für die Segment bericht erstattung herangezogen werden. Eine Überleitung auf die IFRS-Konzern werte muss jedoch sichergestellt sein.

UmsatzkostenverfahrenNicht nur die Berichterstattung nach Segmenten oder Geschäftsbereichen, sondern auch nach Funktionsbereichen ist für die internen und externen Adressaten von Interesse. Eine am Umsatzkostenverfahren (UKV) orientierte Bericht erstattung bildet die Nähe zum Controlling ab und zeigt durch eine Gegenüberstellung der Umsatzerlöse mit einer funktionalen Kostengliederung dem Unternehmens bereich die Entstehung der Kosten auf. Zwar lässt IAS 1 (IAS – International Accounting Standard) eine Darstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowohl nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch nach dem UKV zu, es sollte jedoch beachtet werden, dass das UKV international stark verbreitet ist. Durch die Ableitung der Kostenarten auf Funktionsebene – zur Darstellung der Ergebnis-situation (gemäß UKV) aus dem Controlling – wird der bereits beschriebene Konvergenzaspekt zwischen dem internen und externen Rechnungs wesen noch bedeutsamer.

KapitalflussrechnungAls Indikator der Finanzlage dient als weiterer Bestandteil des Abschlusses die Kapital fluss rechnung, die nach den internationalen Rechnungslegungsstandards verpflichtend ist. Im Rahmen des Berichtswesens können auf diesem Weg Aussagen über das Innen finanzierungs potenzial oder die Kredittilgungsfähigkeit des berichtenden Unternehmens getroffen werden. Solche zusätzlichen Informationen können von den Adressaten des Abschlusses für Investitions entscheidungen genutzt werden. Zudem dienen diese Informationen auch als zentrale Kennzahlen für das Management, die heutzutage auch für die zu steuernden Unternehmensbereiche (z. B. Business Units oder Segmente) entscheidend sind. Als Ermittlungsverfahren für die Kapital fluss rechnung überwiegt in der Praxis bisher die indirekte Methode, bei der die Kapitalflussrechnung aus dem Jahresabschluss abgeleitet wird. In den letzten Jahren wird aber immer wieder auch die Möglichkeit einer direkten Ableitung der Kapital fluss rechnung aus dem nach den Kapital bewegungen aufgestellten Buchungs stoff diskutiert.

3 Der deutsche Gesetzgeber verzichtet im Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmens-bereich (KonTraG) (§ 297 Abs. 1 HGB) bewusst auf eine sehr detaillierte gesetzliche Regelung, um den Unternehmen so die Möglichkeit zu geben, auf internationale Rechnungslegungsstandards zurückzugreifen.

4 Vgl. auch IFRS 8.25 ff.



Eigenkapital und RückstellungsspiegelEinen weiteren wesentlichen Bestandteil der Berichterstattung bilden die Spiegel-informationen, die Bewegungen wie etwa die Zu- und Abgänge darstellen. Zu den gängigsten Spiegeln zählen der Anlage-, der Eigenkapital- und der Rückstellungs-spiegel.

Gemäß IAS 1.8c führt der Eigenkapitalspiegel5 neben den Kapitaleinzahlungen bzw. Kapital rück zahlungen auch die Transaktionen auf, die ohne Berührung der Erfolgs rechnung direkt gegen das Eigenkapital verrechnet werden. Diese Form der Darstellung erleichtert den Lesern das Nachvollziehen der Eigenkapitalentwicklung.

Rückstellungen können einen wesentlichen Einfluss auf den Ergebnisausweis haben. Der Rückstellungsspiegel zeigt für jede wesentliche Kategorie von Rückstellungen die Bildung, die erfolgsneutrale Verwendung oder die erfolgs-wirksame Auflösung. Im Rahmen einer transparenten Berichterstattung wird der erwartete Mittelabfluss bezüglich der jeweiligen Rückstellungskategorien offengelegt.

Erweiterte Angabepflichten für den AnhangIm Anhang werden alle qualitativen und quantitativen Informationen des IFRS-Abschlusses dargestellt. So etwa verpflichtet IFRS 7 das Management dazu, durch ein offenes, transparentes Risikomanagement das Berichtswesen um Angaben zu den Kredit-, Liquiditäts- und Marktrisiken von Finanzinstrumenten zu ergänzen. Neben dem klassischen Bankkredit stehen einem Unternehmen mit dem Leasing, der Mezzanine-Finanzierung usw. vielfältige Finanzierungsoptionen zur Verfügung. Diese unterschiedlichen Formen der Eigen- und Fremdfinanzierung bergen allerdings für die Unternehmen und die Kapitalgeber auch unterschiedliche Risiken, über die gemäß IFRS 7 informiert werden muss. Der Abschlussbericht sieht somit auch eine Bewertung aller Risiken vor – was aber für bestehende und zukünftige Kapitalgeber die erforderliche Transparenz schafft.

2.2 Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens

Internationale Rechnungslegungsstandards wie IFRS zeichnen sich durch ihre enge Verbindung zum Controlling aus – und dienen damit einer einheitlichen und transparenten Finanz sprache. Damit bieten diese Rechnungslegungs standards eine verbesserte Ausgangs basis für eine Harmonisierung des internen und externen Rechnungs wesens bis hin zum Aufbau einer einheitlichen Datenbasis. Das Controlling als Informationsdienstleister stellt betriebswirtschaftliche Steuerungs-informationen in strukturierter und komprimierter Form zur Verfügung und gewinnt für die IFRS-Rechnungslegung im Kontext extern kommunizierbarer Finanz informationen zunehmend an Bedeutung. Mit „Harmonisierung“ ist demnach eine möglichst einheitliche Darstellung von bislang voneinander abweichenden internen Darstellungen einerseits und den nach IFRS extern publizierten Finanz daten andererseits gemeint.

5 Auch Eigenkapitalveränderungsrechnung genannt.



Eine in dieser Form integrierte Betrachtung ermöglicht eine hohe Deckungs-gleichheit zwischen der internen Leistungsmessung (Planung, Steuerung, Kontrolle) auf verschiedenen Ebenen (z. B. Gesamtunternehmen, Segmente oder Profit center) und den analog zu den internationalen Rechnungslegungsstandards extern publizierten Größen. Änderungen in der externen Rechnungslegung wirken sich damit unmittelbar auf die internen Berichtsinhalte und Steuerungskennzahlen aus.

Dabei gilt der IFRS-Grundsatz, dass entscheidungsrelevante Informationen, die für interne Steuerungs zwecke herangezogen werden, auch für externe Investoren bedeutsam sind. Das Ziel einer integrierten Finanzberichterstattung nach IFRS ist die Darstellung eines Unternehmens „durch die Augen des Managements“. Interne Größen können somit unmittelbar für die externe Berichterstattung abgeleitet werden. Von besonderer Bedeutung ist hierbei die Integration bzw. Konvergenz von interner und externer Berichterstattung im Rahmen einer engeren Verzahnung beider Funktionen. Letztlich folgt daraus eine gemeinsame Organisation für das interne und externe Rechnungswesen, die auch unter gemeinsamer Führung steht.

Die Harmonisierung des internen und externen Rechnungswesens zeichnet sich auch durch einen Wandel in den Prozessen der internen Unternehmensrechnung als zentraler Bestandteil des Controllings ab. Zunehmend verzichten die Unternehmen auf kalkulatorische Ansätze und greifen auf unveränderte Erfolgsgrößen der externen (internationalen) Rechnungslegung zurück. Diese auch prozessual bedingte Veränderung charakterisiert die Konvergenz bzw. Integration externer und interner Rechnungslegungs systeme. Diese Entwicklung wird zudem durch die Anforderungen der Corporate Governance unterstützt.

3 Standardisierung als Basis einer integrierten Finanzberichterstattung

Standardisierung ist ein Synonym für die Vereinheitlichung von Daten strukturen, Prozessen, IT-Systemen und Organisationsprinzipien in einem Unternehmen. Durch eine so erzielte Reduktion interner Komplexität wird die Steuerung der externen Komplexität unterstützt. Denn eine Komplexität, die nicht organisations bedingt, etwa aufgrund des Geschäftsmodells, erforderlich ist, verursacht unnötige Kosten und Risiken. Eine verstärkte Standardisierung ermöglicht hier das Nutzen von Effizienz- und Einsparpotenzialen und erhöht die Informationsqualität.

Vorteilhaft ist ein Standard jedoch nur dann, wenn er das Geschäftsmodell und die Integration in die regionale Umgebung unterstützt. Zudem muss ein Standard beibehalten werden und sich bei veränderten Voraussetzungen weiterentwickeln können – man spricht hier von einem „lebenden“ Standard. Damit ist sichergestellt, dass der sich entwickelnde Standard jederzeit – also auch in Zukunft – als Standard erhalten bleibt. Ein wesentlicher Schlüssel bei diesem Vorgehen ist die jeweils angemessene Anpassung des Standards an das sich verändernde Umfeld, durch die das Unternehmen seine Beherrschung des Anforderungs- und Änderungsprozesses zeigt.



Der Begriff „Finance Transformation“ steht für Standardisierung im externen wie auch internen Rechnungswesen – mit dem Ziel einer Kostenreduktion und Erhöhung der Flexibilität im Hinblick auf die zeitnahe Abbildung neuer oder sich verändernder Geschäftsmodelle. Unter diesem Stichwort werden aktuell unterschiedliche Standardisierungsinitiativen diskutiert, die Auswirkungen auf eine integrierte Finanzberichterstattung haben. Im Folgenden werden vier Evaluations stufen der Standardisierung erläutert:

1. Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen (z. B. standarisierter Kontenplan – SCoA)

2. Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozess- und Systemtemplates (z. B. OneERP)

3. Einsparpotenziale durch organisatorische Bündelung von Kompetenzen (z. B. Financial-Shared-Service-Center)

4. Anwendung der Standardisierungsstufen aus dem externen Rechnungswesen im Controlling (z. B. Controlling-/Reporting Factory)

Abb. 3 Finance Transformation – Evaluationsstufen der Standardisierung

3. L

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2. L

evel

1. L

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Global Sourcing(Center of Excellence, transaktionale Prozesse, Businesspartner-Organisation)

Bündelung(Center of Excellence, transaktionale Prozesse)

standardisierte Finanzprozess(Prozessverantwortlicher End-to-End (z. B. Record-to-Close, Close-to-Report)

OneERP Template(Finance Backbone)

Kontierungsrichtlinie

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Bilanzierungsrichtlinie und KonzernkontenplanCo

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3.1 Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen

Die Datenstrukturen im Rechnungswesen und Controlling bilden die Basis der Erfassung und Verarbeitung von Finanzinformationen, die für eine integrierte Finanz bericht erstattung benötigt werden. Die Sicherstellung einer hohen Daten-qualität sowie standardisierte Datenstrukturen ermöglichen transparente und konsistente Informationen. Alle für das Rechnungswesen relevanten Informationen sollten bereits an der Datenquelle einmalig in der geforderten Qualität aufbereitet und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Im Mittelpunkt der Daten strukturen im externen Rechnungswesen und Controlling steht der Konten-plan als Instrument der sachlogischen Strukturierung der Konzernvorgaben für die Informationserfassung auf transaktionaler Ebene. Der standardisierte Konten plan oder Standard Chart of Accounts (SCoA) ist das Fundament für eine Standardisierung des Rechnungswesens.

Der SCoA basiert auf einer logischen Kontenstruktur mit vordefinierten Konten-ebenen, durch die sowohl konzerneinheitliche als auch lokale Anforderungen effizient erfasst werden können.6 Alle relevanten Dimensionen werden nach dem Quality-at-Source-Prinzip einmalig in ausreichender Detaillierung erfasst. Unter dem Begriff „Dimensionen“ verstehen wir nicht nur Sachkonten im klassischen Sinn, sondern auch konzerneinheitliche Zusatzkontierungen wie Bewegungsarten, Profitcenter, Segmente, Land, Produktgruppe sowie gegebenenfalls erforderliche Verdichtungs ebenen (z. B. Konzernkonten).

Der SCoA-Ansatz strukturiert und beschreibt alle für das Berichtswesen relevanten Dimensionen einschließlich der Ermittlungsverfahren in einer Kontierungs-richtlinie. Die Kontierungs richtlinie ist das Handbuch des Anwenders und ermöglich eine korrekte Ermittlung und Erfassung der Finanzdaten.

Die zeitnahe Verfügbarkeit qualitativ hochwertiger Daten für das Konzern-rechnungs wesen wird jedoch häufig im Widerspruch zur flexiblen Umsetzung lokaler Anforderungen in den Einzelgesellschaften gesehen. Grund voraussetzung für die Auflösung dieses – scheinbaren – Widerspruchs ist ein effektives Management der Informationsstrukturen im Rechnungswesen. Entsprechende Governance-Strukturen regeln den Betrieb und die Pflege des Kontenplans, sodass einmal standardisierte Daten strukturen zu jeder Zeit standardisiert bleiben.

6 Siehe auch PwC (Hg.): „Quality at source 2.0 – Der Kontenrahmen als Grundlage für ein effizientes Reporting“, 2012.



3.2 Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozess- und Systemtemplates

Einheitliche Prozesse und Ermittlungsverfahren erhöhen die Effizienz der Bereitstellung einer integrierten Finanzberichterstattung. Die standardisierten Daten strukturen werden einheitlich erfasst und integriert verarbeitet und ermöglichen so eine gleichförmige Weiterverarbeitung der Informationen zu einer integrierten Finanzberichterstattung. Immer mehr Unternehmen entwickeln Prozess- und Systemtem plates, sogenannte OneERP-Plattformen, um ihre Prozesse technologisch einheitlich abzubilden. Einheitliche Strukturen, Prozesse und Systeme ermöglichen konzernweit eine schnelle und effektive Umsetzung neuer Anforderungen. Häufig gilt es dabei, den Widerspruch zwischen konzernweiter Standardisierung und der flexiblen Umsetzung lokaler Anforderungen in den Einzel gesellschaften immer wieder neu aufzulösen. Eine OneERP-Plattform hat folgende vier Komponenten:

Abb. 4 Komponenten einer OneERP-Plattform

Kern

Prozesse

regional/ geschäftsspezifisch

lokalspezifisch

im Kernsystem sind alle konzern weit einheitlichen Elemente, wie Konten plan oder spezielle Customizing-Einstellungen, vordefiniert

regionale oder geschäfts-spezifische Funktionalitäten, die nicht Teil des Konzern-standards sind

lokale Ausprägungen wie steuer rechtliche und regulatorische Anforderungen

alle Rechnungswesen- und Controllingprozesse, die Konzernstandard sind

Ein wesentlicher Schlüssel zur erfolgreichen Anwendung ist die koordiniert gesteuerte Anpassung des Standards an sich verändernde Anforderungen – und damit die Beherrschung des Anforderungs- und Änderungsprozesses. Das Demand-Management stellt sicher, dass weltweit identische Standards und Tools eingesetzt werden – unter Berücksichtigung regionaler Besonderheiten – und somit konzernweit Transparenz herrscht. Notwendige Veränderungsprozesse können dann schnell und effizient umgesetzt werden.



3.3 Einsparpotenziale durch Bündelung von Kompetenzen

Die Standardisierung von Datenstrukturen, Prozessen und Systemen schafft die Voraussetzung zur Bündelung von Aufgaben. Diese organisatorischen Anpassungen wurden in den letzten Jahren im Rechnungswesen häufig durch den Aufbau von Financial-Shared-Service-Centern umgesetzt, die standardisierte Prozesse im Rechnungs wesen räumlich und disziplinarisch bündeln. Dies betrifft häufig die Prozess bereiche Order-to-Cash (Erfassung und Bearbeitung offener Forderungen) und Purchase-to-Pay (Bearbeitung eingehender Rechnungen). Es bietet sich jedoch an, diese organisatorischen Anpassungen genau so auch im Berichtswesen vorzunehmen.

Nach der Standardisierung der Strukturen, Prozesse und Systeme und deren organisatorischer Bündelung stellt sich die Frage nach dem Global Scourcing: Sollen Aufgaben unternehmensintern ausgeführt oder extern eingekauft werden? Diese Frage sollte insbesondere aus IT-Sicht und aus fachlicher Sicht betrachtet werden.

3.4 Anwendung der Standardisierungsstufen im Controlling

Der aktuelle Trend geht hin zum Aufbau von Controlling-Shared-Services-Centern bzw. Controlling- und Reporting-Factories. In Controlling- oder Reporting-Factories werden die Standardisierungsstufen des externen Rechnungswesens, also die Standardisierung der Datenstrukturen, Prozesse und Systeme, sowie die organisatorische Bündelung auch auf die Controllingfunktion angewendet. Mit dem Aufbau einer Controlling Factory wird das Controlling-Betriebsmodell effizienter und effektiver. Die Betriebsmodelle trennen hier zwischen Basis- und Spezial aufgaben, Steuerungs- und Formalisierungsaufgaben sowie Aufgaben mit unmittelbarer Nähe zum Geschäft. Ziel ist eine Controllingfunktion, die zum einen ihren Wert als Businesspartner erhöht und zum anderen die Betriebskosten im eigenen Bereich senkt. Diese Vorgehensweise ist erfolgreich, wenn alle vorausgehenden Schritte, also die Standardisierung von Datenstrukturen, Prozess- und Systemtem plates sowie die Bündelung von Kompetenzen, vollzogen sind.


Möglichkeiten einer integrierten Finanz berichterstattung im SAP ERP

D Möglichkeiten einer integrierten Finanzberichterstattung im SAP ERP

Die Umsetzung einer integrierten Finanzberichterstattung bedarf einer technologischen Plattform, die die oben dargestellten fachlichen Anforderungen abbildet und unterstützt. SAP bietet seit 2005 das neue Hauptbuch an, in dem das Ziel einer Harmonisierung von Finanzwesen und Controlling sowie die Mehr dimensionalität von Informationen berücksichtigt sind. Bei SAP-Neu-implementierungen ist das neue Hauptbuch standardmäßig aktiv. Bestands kunden bietet SAP unterschiedliche Migrationsszenarien.

Insgesamt schreitet die Digitalisierung immer schneller voran. Dabei geht es unter anderen um die Möglichkeiten, die wachsenden Datenmengen (Big Data) effizienter und gezielter auszuwerten und zugleich mobile Endgeräte effizient für die Eingabe und Auswertung von Daten zu nutzen (Mobilität). SAP reagiert auf diese Trends zum einen durch eine flexible Anbindung von Endgeräten, zum anderen insbesondere auch durch eine Forcierung der HANA-Technologie. SAP HANA ist eine Datenbank technologie, die zunächst im BI-Umfeld genutzt wurde und nun auch im ERP-Umfeld Anwendung findet. Es handelt sich dabei um eine Kombination aus Hardware und Software, die darauf zielt, mithilfe der In-Memory-Technologie7 künftig sehr große Datenmengen effizienter zu analysieren und auszuwerten. Doch der eigentliche Nutzen von SAP HANA entsteht in der Kombination mit prozess-bezogenen und funktionalen Lösungen.

Seit 2014 steht „Financials add-on for SAP Business Suite powered by SAP HANA“ für SAP ERP Financials, basierend auf der Plattform SAP HANA. Diese Lösung besteht aus den Komponenten Smart Accounting und Cash Management. Unsere Publikation fokussiert sich auf die Funktionen des Smart Accountings. Technolo-gisch werden im Smart Accounting die Grenzen der Auswertung und Verarbeitung von Daten erweitert und neue Anwendungsmöglichkeiten geschaffen.

Im Folgenden wird das neue Hauptbuch als Grundlage einer integrierten Finanz bericht erstattung ausführlich betrachtet. Anschließend werden die Funktionalitäten von Smart Accounting analysiert. Dabei ist anzumerken, dass diese Technologie zwar als Basis vorliegt, ihr Nutzen jedoch erst im Zuge der tatsächlichen Anwendung der Funktionen eindeutig erkennbar wird. Die visionären Ideen von SAP zu den aktuellen und angedachten Funktionen von Smart Accounting bieten Potenzial insbesondere im Hinblick auf eine integrierte Finanzberichterstattung.

7 „In-Memory Computing: … Technology that allows the processing of massive quantities of real time data in the main memory of the server to provide immediate results from analyses and transactions.“ (Quelle: SAP).



1 Integrierte Finanzberichterstattung im neuen Hauptbuch

Gegenüber dem früheren Hauptbuch ermöglicht das neue Hauptbuch eine granulare und abgestimmte Bereitstellung von Finanzdaten. Dabei zeichnet es sich durch folgende vier Kernfunktionen aus:

1. Erweiterte Datenstruktur Das neue Hauptbuch beruht auf einer erweiterten Summentabelle (FAGLFLEXT) mit folgenden Standardfeldern: Kostenart, Bewegungsart, Partnergesellschaft, Profit center, Funktionsbereich und Segment. Ergänzend dazu können auch kunden spezifische Felder hinzugefügt werden. Auf Basis dieser Felder können verschiedene Auswertungen bis hin zu Bilanzen erstellt werden. Die neuen Kontierungs felder stehen bei FI-Sachkontenbuchungen (FI – Finanzwesen/Financials), bei der MM-Bestandsführung (MM – Modul Materialwirtschaft) und dem MM-Einkauf zur Verfügung und werden auch in den CO-Einzelposten (CO – Controlling) fortgeschrieben.

2. Echtzeitintegration der Daten aus Controlling und Finanzwesen Im neuen Hauptbuch wird das Abstimm-Ledger zur Sicherstellung einer abgestimmten Datenbasis zwischen FI und CO durch eine Echtzeitintegration zwischen diesen beiden Bereichen ersetzt. Der Wechsel zwischen Merkmalen, die Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung haben, wird in Echtzeit in das neue Haupt buch zurückgespielt. Dies betrifft etwa Merkmalswechsel zwischen Funktions bereichen und Profitcentern.

3. Belegaufteilung Die Belegaufteilung ermöglicht es, standardmäßig für die Felder Geschäfts-bereich, Profitcenter, Segment sowie für kundenspezifische Felder automatisiert und auf Merkmalsebene eine Bilanz zu erstellen. Bei der Buchung des Belegs werden die Merkmale online aus den Kontierungsinformationen, den Substitutionen oder über ein Business-Add-in (BADI) abgeleitet und über alle relevanten Beleg zeilen hinweg fortgeschrieben. Im Customising wird festgelegt, ob eine vollständige Bilanzen auf Merkmalsebene gewünscht werden.

4. Parallele Ledger Mit der Nutzung des neuen Hauptbuchs können parallele Rechnungslegungs-standards in parallelen Ledgern abgebildet werden, mit dem Ziel, dass jeder abzubildende Rechnungslegungsstandard in einem separaten Buch im selben Buchungs kreis und in denselben Konten erfasst wird. Das heißt, bei jeder Buchung mit Bewertungs unterschied ist anzugeben, in welchem Ledger die Buchung erfolgen soll. Standardmäßig wird eine Buchung immer in alle Ledger gebucht. Pro Ledger ist jeweils separat zu definieren, welche Merkmale aus der Ursprungs buchung in der Summentabelle FAGLFLEXT vorgehalten werden sollen.

Das neue Hauptbuch schafft mit den vier dargestellten Kernfunktionalitäten das Fundament zur Abbildung einer integrierten Finanzberichterstattung. Im Folgenden werden die Funktionalitäten im Hinblick darauf untersucht und bewertet, bis zu welchem Grad hin sie die jeweiligen fachlichen Anforderungen erfüllen.

1.1 Erweiterte Datenstruktur zur Umsetzung des SCoA-Ansatzes

Die erweiterte Datenstruktur des neuen Hauptbuchs bietet vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung einer integrierten Finanzberichterstattung und somit zur Erfassung und Speicherung aller für das Rechnungswesen relevanten Informationen in ausreichender Granularität.



Das neue Hauptbuch basiert, wie bereits erwähnt, auf der Summentabelle FAGLFLEXT. Durch eine Zuordnung von Szenarien werden in dieser Tabelle zusätzliche Felder für die Fortschreibung aktiviert. Das Feld „Kostenart“ ist zusätzlich zum Sach konto im neuen Hauptbuch auswertbar. Als Standard werden die folgenden sechs Szenarien angeboten:• Kostenstellenfortschreibung (Felder: Sender- und Empfängerkostenstellen)• Konsolidierungsvorbereitung (Felder: Bewegungsart und Partnergesellschaft)• Geschäftsbereich (Felder: Sender- und Empfängergeschäftsbereich)• Profitcenter-Fortschreibung (Felder: Sender- und Empfänger-Profitcenter)• Segmentfortschreibung (Felder: Sender- und Empfängersegment sowie

Profitcenter)• Umsatzkostenverfahren (Felder: Sender- und Empfängerfunktionsbereich)

Ferner besteht die Möglichkeit, kundenspezifische Felder zu definieren. Die Einführung solcher Felder impliziert jedoch eine Vielzahl weiterer Anpassungen, etwa im Kontierungs block, im Infosystem und in den Ableitungen der Feldinhalte. Aufgrund der hieraus resultierenden Komplexität sollte die Einführung kunden-eigener Felder generell kritisch betrachtet und schon bei der Konzeption im Hinblick auf Aufwand und Nutzen geprüft werden.

Mittels der erweiterten Datenstruktur können alle Geschäftsvorfälle bereits bei der Erfassung in ausreichender Qualität und Detailtiefe gebucht und gespeichert werden, sodass viele Berichtsanforderungen bereits anhand der Daten aus dem Haupt buch erfüllt werden können. Damit entfällt die Notwendigkeit zur Nutzung unterschiedlicher Datentöpfe (Summentabellen) und der damit verbundenen Abstimmungs aufwand, wie dies etwa bei den Special Ledgern oder bei der getrennten Profitcenterrechnung im klassischen Hauptbuch der Fall ist.

Abb. 5 Tabellenstruktur des neuen Hauptbuchs

BSEG_ADDBSEG/BKPF

(FI)

FAGLFLEXT(Auswertungsebene)

EC-PCAKons.

vorbereitungFI-SL

UKV- Ledger

Sum

men

tab

elle

nE

inze

lpo

sten

tab

elle

n

neue Tabelle bestehende Tabelle obsolete Tabelle

FAGLFLEXA

GLTO


Somit trägt das neue Hauptbuch der konsequenten Anwendung des Quality-at-Source-Prinzips als wichtigem Baustein des SCoA-Ansatzes Rechnung. Alle für das Berichts wesen relevanten Merkmale können bereits bei der Buchung erfasst, abgeleitet und verarbeitet werden. Somit bietet das neue Hauptbuch zum Beispiel die Voraussetzung zur Nutzung der Matrixkonsolidierung. Alle erforderlichen Dimensionen werden dabei in einer abgestimmten Datenbasis für die Konsolidierung vorgehalten.

Die Berichterstattung der zusätzlichen Merkmale erfolgt über Standardberichte sowie über selbst erstellte Report-Painter-, Reporter-Writer- oder Recherche-berichte. So etwa wird erstmalig im Hauptbuch auf Ebene der Einzelgesellschaft die Möglichkeit geschaffen, ohne großen Aufwand einen Rückstellungs- und/oder Eigen kapital spiegel zu erstellen.

Bei der Migration auf das neue Hauptbuch muss die Fortschreibung der Szenarien und kundeneigenen Felder definiert sein. Nachträgliche Änderungen von Merkmalen, die die Bilanzwerte berühren, sind seit dem Erweiterungspakt bzw. Enhancement Package (EHP) 5/6 mit dem Reorganisationstool möglich. Der Umfang einer solchen Reorganisation ist allerdings nicht zu unterschätzen. Eine nachträgliche Einführung des UKV ist hingegen meist unkritisch.

Umsatzkostenverfahren im neuen HauptbuchZur Abbildung des UKV im neuen Hauptbuch gelten die gleichen Grundlagen wie für die Abbildung im klassischen Hauptbuch. Dies bedeutet, dass der Funktions-bereich weiterhin als Basis der funktionalen Gliederung der GuV dient. Die Funktionsbereiche stellen Unternehmenskategorien wie Herstellung, Vertrieb oder Verwaltung dar, die im System als eine Art „Zusatzkontierung“ geführt werden.

Im neuen Hauptbuch ist der Funktionsbereich als neues Feld in der Summentabelle FAGLFLEXT verfügbar, wodurch das UKV zum integralen Bestandteil des Haupt-buchs wird. Somit entfällt das im klassischen Hauptbuch erforderliche UKV-Ledger, wodurch sich der Aufwand für die Abstimmungsarbeiten reduziert.

Das UKV wird im SAP-System aus dem Gesamtkostenverfahren übergeleitet, das heißt, in der Finanzbuchhaltung wird weiterhin auf Kostenartenebene mit CO-Kontierungsobjekten gebucht. Aus den Elementen Kostenart und CO-Kontierungsobjekt wird der Funktionsbereich abgeleitet. Zusätzlich kann der Funktions bereich auch weiterhin auf Basis der Substitutionen abgeleitet werden. Zu beachten ist, dass für die Ableitung des Funktionsbereichs mithilfe von Substitutionen der Substitutionszeitpunkt im Unterschied zum klassischen Haupt-buch von „Buchung des Belegs“ auf „Erfassung des Belegs“ geändert wurde.

IntercompanyDurch die Aktivierung des Szenarios „Konsolidierungsvorbereitung“ wird das Feld „Partner gesellschaft“ in der Summentabelle FAGLFLEXT gespeichert. Das Ledger Konsolidierungs vorbereitung entfällt somit. Zusätzlich wird bei der Aktivierung der Szenarien „Profit Center“ und „Segmente“ die Möglichkeit geschaffen, Partner-Profitcenter sowie Partnersegmente in der Hauptbuchtabelle fortzuschreiben. Eine Intercompany-Abstimmung kann somit bereits unterperiodisch auf verschiedenen Organisations ebenen erfolgen. Zudem wurden mit dem SAP Release ECC 6.0 die Funktionalitäten für die Intercompany-Abstimmung – neben der systeminternen Abstimmung von Personenkonten (Kreditoren/Debitoren) – um eine system-übergreifende Abstimmung von Personen- und Hauptbuchkonten erweitert.



KapitalflussrechnungDie Erstellung einer automatisierten Kapitalflussrechnung aus dem System SAP ERP wird durch die Einführung des neuen Hauptbuchs nicht berührt. Die Kapital-fluss rechnung kann weiterhin direkt mit dem SAP Liquidity Planner über den elektronischen Kontoauszug oder indirekt aus dem Jahresabschluss über das Berichts wesen ermittelt werden.

1.2 Harmonisierte Datenbasis mithilfe der Echtzeitintegration von Controlling und Finanzwesen

Das neue Hauptbuch unterstützt die Integration von FI und CO vor allem dadurch, dass die Profit center rechnung Teil des Hauptbuchs und somit des externen Rechnungs wesens wird. Die Erfassung der Profitcenter findet über CO-Kontierungs-objekte und somit im CO statt, das Reporting nach Profitcentergruppen oder Segmenten erfolgt jedoch aus dem Hauptbuch und dient sowohl dem internen als auch dem externen Rechnungswesen. Internes und externes Rechnungswesen teilen sich somit das Merkmal Profitcenter, was eine Harmonisierung von Verrechnungs ansätzen und Werteflüssen unvermeidlich macht.

Mit dem neuen Hauptbuch entfallen zeitaufwendige Abstimmungsarbeiten zwischen dem internen (CO) und dem externen (FI) Rechnungswesen. Das in der Kosten arten rechnung zu pflegende Abstimm-Ledger entfällt – und somit entfallen auch die damit verbundenen periodischen Abschlussarbeiten. Merkmal-übergreifende Prozesse im CO werden in Echtzeit an das neue Hauptbuch zurückgegeben. Dies erfordert im FI jedoch eine vollständige Transparenz über die Vorgänge und Wertansätze aus dem CO.

Die Echtzeitintegration aus dem CO ins FI betrifft zum Beispiel Merkmals-änderungen bei den Prozessen oder Transaktionen, wie periodische Verrechnungen (Umlage/Verteilung), Leistungsverrechnungen, manuelle Umbuchungen im CO oder die Abrechnung von Aufträgen und Projekten, die Auswirkungen auf die Finanz bericht erstattung haben. Für jedes Merkmal wird definiert, ob ein Echtzeit-beleg erstellt werden soll. Bei CO-Buchungen auf primäre Kostenarten werden diese an die korrespondierenden Sachkonten im FI zurückgegeben. Bei einer Buchung auf sekundäre Kostenarten wird über die Kontenfindung definiert, wie detailliert die Buchung im FI erfolgen soll.

In manchen Branchen ist es üblich, kalkulatorische Wertansätze im CO etwa für die Berechnung von Entgelten zu verwenden. Die Anwendung von kalkulatorischen Wert ansätzen im CO muss beim Einsatz der Echtzeitintegration jedoch kritisch geprüft werden. Sofern kalkulatorische Wertansätze über Umlagen oder interne Leistungs verrechnung merkmalübergreifend verrechnet werden, sind diese entsprechend aus den Umlagen an separate sekundäre Kostenarten auszugliedern und über die Konten findung der Echtzeitintegration im FI entsprechend auszusteuern. Auf diese Weise können die kalkulatorischen von den echten Kosten im FI separiert werden und sind zudem mit den im CO verwendeten Zahlen abstimmbar.

Die Echtzeitintegration CO/FI schafft eine abgestimmte, harmonisierte Datenbasis.



Der Einsatz der Echtzeitintegration in Verbindung mit parallelen Ledgern ist ab dem EHP 6/7 durch die Fortschreibung von CO-Delta-Versionen für nicht führende Ledger deutlich komfortabler geworden.

Bei Abschlussarbeiten muss berücksichtigt werden, dass zum Zeitpunkt der Buchungen, die über die Echtzeitintegration im FI durchgeführt werden, die Finanz perioden entsprechend geöffnet sein müssen. Hierfür gibt es seit dem EHP 4 die Möglichkeit, die Finanzperioden unabhängig von anderen FI-Buchungen nur für die Echtzeit buchungen zu öffnen.

Wie oben beschrieben, findet das profitcenter- und segmentbezogene Reporting im Hauptbuch statt. Profitcenterberichte der klassischen Profitcenterrechnung (EC-PCA), die in der klassischen Profitcenterrechnung verwendet wurden, lassen sich über SAP-Standardfunktionalitäten migrieren (EHP 3/4). Verteilungen über das Merkmal Profitcenter finden nun ebenfalls im Hauptbuch statt, was bei den periodischen Arbeiten zu berücksichtigen ist. Eine direkte Umbuchung von einem Profit center an ein anderes – wie aus der klassischen Profitcenterrechnung bekannt – ist im neuen Hauptbuch nicht mehr möglich, weil die Datenkonsistenz und Abstimmbarkeit zwischen FI und CO sichergestellt bleiben soll.

1.3 Belegaufteilung am Beispiel der Segmentberichterstattung

Im neuen Hauptbuch wurde die Erstellung der Segmentberichterstattung deutlich verbessert. Die erweiterte Datenstruktur der Summentabelle, die Echtzeit-integration zwischen CO und FI sowie die Funktion „Belegaufteilung“ ermöglichen eine Segment bericht erstattung, die zeitnah und mit qualitativ hochwertigen Daten erstellt werden kann.

Zusätzlich zu den bekannten Möglichkeiten, eine Segmentberichterstattung über die Merkmale Geschäftsbereich oder Profitcenter zu erstellen, steht hierfür das eigenständige Merkmal Segment zur Verfügung. Das Segment wird mandanten-weit, kostenrechnungskreis- und buchungskreisübergreifend definiert und ist nicht hierarchisch gegliedert; alle Segmente sind somit auf einer Berichts ebene angesiedelt. Die technisch zu definierenden Segmente sollten daher den berichts-pflichtigen Segmenten des Konzernabschlusses entsprechen. Deshalb ist eine einzel gesellschafts spezifische Darstellung nicht ohne Weiteres umsetzbar. Eine Aggregation von Segmenten oder eine Gruppierung mit automatischer Binnen-umsatz eliminierung ist nicht möglich. Eine Gruppierung oder Binnen umsatz-eliminierung ist nur über das Merkmal Profitcenter (seit EHP 3) verfügbar.

Das Segment leitet sich standardmäßig aus dem Profitcenter ab. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, mithilfe des ausgelieferten Business Application Development Interface Segment informationen individuell abzuleiten. Die aus dem Profitcenter abgeleitete Segment information kann online an alle Belegpositionen vererbt werden. Diese Segment ableitungs logik wird mithilfe der Einstellungen innerhalb des Beleg aufteilungs verfahrens, also durch ein vordefiniertes Regelwerk, verfeinert. Die Belegaufteilung wird in drei Bereiche eingeteilt:

Die Belegaufteilung schafft die Voraussetzung für eine Segment berichterstattung bereits bei der Buchung.



1. Aktiver Split Grundlage der aktiven Belegaufteilung ist ein vordefiniertes Regelwerk. Die jeweiligen Aufteilungsinformationen werden in einer gesonderten Tabelle gespeichert. Die Ableitung der jeweiligen Merkmale erfolgt anhand von Basis-positionen, die die Kontierungsinformationen tragen und an die anderen Beleg-positionen vererbt werden. Die Ableitungslogik wird für jeden Geschäftsvorfall individuell festgelegt.

2. Passiver Split Die Grundfunktion des passiven Splits bewirkt, dass bei Ausgleichsbuchungen (z. B. Zahlungen) nicht nur das Konto in sich, sondern auch alle zusätzlichen Merkmale ausgeglichen sind. Somit erfolgt systemseitig eine automatische Erkennung und gegebenenfalls – eine gleichzeitige Vererbung an die entsprechenden Ausgleichzeilen.

3. Verrechnungszeilen und Saldo-Null-Bildung Die Funktion „Saldo-Null-Stellung“ ermöglicht die Abbildung einer vollständigen Bilanz auf Merkmalsebene. So ist eine Segmentbilanz bereits durch die Bildung von Verrechnungs zeilen pro Beleg möglich. Zu beachten ist, in welcher Position das Saldo-Null-Konto in der Bilanz ausgewiesen werden kann (z. B. je nach Saldo als Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto gegenüber anderen Segmenten).

Die Belegaufteilung erfolgt bei der Buchung des Belegs im Hintergrund, der operative Prozess wird somit nicht berührt. Diese Tatsache spiegelt sich in der Anzeige eines Belegs wider, der in eine Erfassungs- und eine Hauptbuchsicht aufgeteilt wird. In der Erfassungssicht wird der Beleg mit den entsprechenden Eingaben der Merkmale angezeigt. In der Hauptbuchsicht wird der aufgeteilte Beleg, also der Beleg mit allen abgeleiteten Merkmalen, angezeigt.

Eine Segmentierung von Bilanz und GuV erfordert eine gründliche Analyse und detaillierte Konzeption der Belegaufteilung und der Ableitung der Kontierungs-informationen bei der Einführung des neuen Hauptbuchs. In einigen wenigen Fällen kann dennoch keine automatische Ableitung des Profitcenters oder Segments online erfolgen. Das gilt etwa für Bereiche, die für mehrere Segmente verwendet werden, wie z. B. für Bestand/Rohmaterialien oder für Eigenkapital und Darlehenszinsen.

In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, die Werte im Rahmen der periodischen Arbeiten über Allokationen im Hauptbuch entsprechend (verursachergerecht) aufzuteilen.

Generell ist es empfehlenswert, die Merkmale Profitcenter und Segment aus den jeweiligen CO-Kontierungsobjekten bzw. der Belegaufteilung ableiten zu lassen und zum Zeitpunkt der Buchung keine manuellen Korrekturen zuzulassen, um die Daten konsistenz nicht zu beeinträchtigen.

Partnersegmentinformationen zeigen auf, mit welchem Segmentpartner das Geschäft abgewickelt wurde. Sie werden für die anschließende Konsolidierung der intra segmentären Aufwendungen und Erträge benötigt. Die Ableitung von Partner-segment informationen ist üblicherweise eine organisatorische Herausforderung, die auch durch das neue Hauptbuch nicht gelöst wird. Eine sinnvolle Ableitung basiert auf kundenspezifischen Lösungen und/oder erfordert auf Konsolidierungs-ebene meist eine einseitige Eliminierung. Sofern eine Matrixkonsolidierung durchgeführt wird, ist zu beachten, dass für alle Aufrechnungen in der Matrix in beiden abgebildeten Dimensionen (z. B. Legal und Segment) die gleichen Aufrechnungs regeln gelten. Wenn die Dimension Legal zweiseitig aufgerechnet werden soll, sind die entsprechenden Daten somit auch für die Segment-konsolidierung aufzubereiten.



Kontinuierliche Weiterentwicklungen des Systems, wie Berechtigungen je Profit-center (EHP 3), Anlagenberichte nach Profitcenter und Segment (EHP 5/6) oder ein Standard-Berichtswesen nach Segmenten, machen die integrierte Segment bericht-erstattung zunehmend zu einer Standardfunktion von SAP.

Nachträgliche Einführung der BelegaufteilungDie Belaufteilung kann zeitlich nach der Migration auf das neue Hauptbuch eingeführt werden. Hierfür gibt es das Standard-Migrationsszenario 6 von SAP, bei dem das Datum der erstmaligen Migration auf das neue Hauptbuch, bzw. der Go-live bei einem Greenfield-Ansatz, mindestens ein Geschäftsjahr zurückliegen muss. Zudem darf die Belegaufteilung in keinem der zu migrierenden Buchungskreise aktiv sein. Dieses Szenario kann etwa dann hilfreich sein, wenn das neue Haupt-buch aus Komplexitäts gründen in zwei Schritten eingeführt werden oder nachträglich die Belegaufteilung für einen Buchungskreis genutzt werden soll, etwa weil das Geschäftsfeld komplexer geworden oder das Unternehmen nach Zukäufen in mehreren Segmenten tätig ist.

1.4 Parallelbilanzierung mit parallelen Ledgern

Grundsätzlich werden im neuen Hauptbuch zwei unterschiedliche Methoden der Parallelbilanzierung betrachtet: die aus dem klassischen Hauptbuch bekannte und vielfach genutzte Methode der Bilanzierung über parallele Konten und die mit dem neuen Hauptbuch etablierte Methode der Bilanzierung über parallele Ledger.

1. Methode der parallelen Konten Bei dieser Lösung werden die jeweiligen Bewertungsunterschiede der Rechnungslegungs standards über unterschiedliche Konten abgebildet. Geschäfts vorfälle, die nach HGB und IFRS jeweils abweichend bewertet werden, sind für den IFRS-Einzelabschluss mit vollem Wert in unterschiedlichen Konten zu erfassen. Gleich bewertete Geschäftsvorfälle werden dagegen in gemeinsamen Konten erfasst. Wesensmerkmal ist hierbei die Definition eines gemeinsamen Kontenplans. Die Definition des Kontenplans bzw. die Kategorisierung erfolgt folgendermaßen: – gemeinsame Konten (gleiche Wertansätze) – IFRS-Konten – lokale Konten – Gegenkonten (Konten, die Wertansätze aufnehmen, die bereits auf gemeinsame Konten gebucht wurden)



Abb. 6 Struktur der parallelen Konten

gemeinsame Konten

IFRS-Konten

lokale Konten

Gegen-konten

AbschlussIFRS

Abschluss lokales GAAP

Das Berichtswesen erfolgt (bei vollständigen Buchungen) über gemeinsame und IFRS-Konten bzw. über gemeinsame und lokale Konten. Zusätzlich sind separate Saldovortragskonten für den lokalen Rechnungs-legungs standard (z. B. HGB), für den internationalen Rechnungslegungs standard (z. B. IFRS) und für die gemeinsamen Konten anzulegen. Wird der Konten-plan komplett neu aufgebaut, so sollten die Konten diese Kategorien bereits berücksichtigen.8 Im Interesse einer durchgehenden Systematik sollte beim Aufbau des Kontenplans auch der SCoA-Ansatz beachtet werden. Der wesentliche Vorteil dieser Methode liegt in ihrer einfachen Implementierung. Als herausfordernd könnten hingegen die dadurch entstehende Kontenplan-struktur sowie die Abbildung mehrerer Wertansätze im Hauptbuch gesehen werden. Standardmäßig ist es möglich, parallele Rechnungslegungsstandards im CO zu führen. Die individuelle Berichterstattung pro Rechnungslegungsstandard erfolgt durch separate Kostenartengruppen. Zu beachten ist aber, dass eventuell die interne Leistungsverrechnung je nach Standard individuell aufgebaut werden muss, um eine Vermischung zu vermeiden. In der Konzeptionsphase sind deshalb die Folgekosten aufgrund von doppelten Leistungsarten und doppelten Verrechnungszyklen genau zu analysieren und zu berücksichtigen.

8 Möglich ist dies zum Beispiel durch ein numerisches Präfix (0 = gemeinsam; 1 = IFRS; 2 = HGB).



2. Methode der parallelen Ledger im neuen Hauptbuch Mit der Einführung des neuen Hauptbuchs können unterschiedliche Wertansätze in verschiedenen Ledgern abgebildet werden. Der Grundgedanke bei der Abbildung paralleler Rechnungslegungsstandards im neuen Haupt buch ist es, für jeden Rechnungslegungsstandard ein Ledger zu definieren. Ein Vorteil besteht dabei in der Ablegung der Daten pro Konto und Ledger. Der operative Kontenplan muss somit – im Gegensatz zur konten plan-basierten Lösung – nicht oder nur geringfügig erweitert werden. Damit wird dem SCoA-Ansatz Rechnung getragen und der Kontenplan wird schlank gehalten. Die Dimension Rechnungslegungsstandard wird nicht über den Kontenplan, sondern nur über das zusätzliche Merkmal Ledger abgebildet. Innerhalb des neuen Hauptbuchs werden ein führendes sowie weitere, nicht führende Ledger definiert. Diese unterschiedlichen Ledger dienen zur Darstellung unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards und müssen nach ihrer Definition jeweils pro Buchungskreis aktiviert werden. In jedes Ledger können unterschiedliche Geschäftsjahresvarianten in Bezug zu den Buchungs kreisen eingestellt werden. Im Unterschied zum neuen Haupt-buch ist es im klassischen Hauptbuch nicht möglich, innerhalb eines Buchungs-kreises mit unterschiedlichen Geschäftsjahresvarianten zu arbeiten. Diese Funktionalität würde zum Beispiel benötigt, wenn das Konzern geschäftsjahr vom lokalen Geschäftsjahr abweicht. Für jedes Ledger wird individuell entschieden, welche Felder fortgeschrieben werden sollen. Daher ist eine Zuordnung entsprechender Szenarien ledger-spezifisch erforderlich.

Abb. 7 Führende und nicht führende Ledger

IFRS-Ledger

US-GAAP-Ledger

HGB-Ledger

sonstiges Ledger

führendes Ledger = Konzern-Ledger

Im neuen Hauptbuch kann auf Mandantenebene nur ein führendes Ledger definiert werden. Das führende Ledger bildet in der Regel den Konzern-rechnungslegungs standard (z. B. IFRS) ab und ist mit allen Nebenbüchern integriert. Die Fortschreibung der Daten erfolgt in allen Buchungskreisen. Das führende Ledger bucht über die Definition der Sachkonten als Kostenarten standardmäßig in das CO. Im Rahmen der Konvergenz interner und externer Rechnungslegung ist die führende Bewertung nach IFRS meist zu bevorzugen. Parallele Wert ansätze nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards im CO können seit dem EHP 6/7 über separate Delta-Versionen im CO abgebildet werden. Das Merkmal Ledger aus dem FI wird hierbei in der CO-Version weitergeführt. Diese und weitere Entwicklungen im Bereich der Ledger-Methodik deuten darauf hin, dass SAP die Ledger-Methode als neuen Standard der Abbildung paralleler Wertführung etablieren will.



Seit dem EHP 7 ist es möglich, dass der führende Bewertungsbereich 01 in der Anlagen buchhaltung nicht zwingend in das führende Ledger buchen muss. Seitdem ist auch die Nutzung von Delta-Bewertungsbereichen zur Abbildung der parallelen Rechnungslegung in der Anlagenbuchhaltung nicht mehr notwendig. Nachträglich können weitere, nicht führende Ledger implementiert werden, so etwa im Zuge der Umsetzung einer Steuerbilanz oder der unternehmensweiten Einführung eines neuen Accounting-Standards (z. B. weltweites Berichts-wesen nach HGB, US-GAAP, IFRS), die infolge von unternehmensrechtlichen Veränderungen notwendig wird. Eine Umstellung des führenden Ledgers ist jedoch nicht vorgesehen.

1.5 Bewertung der Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs

Insgesamt bietet das neue Hauptbuch in Bezug auf die integrierte Finanz bericht-erstattung eine Vielzahl von Möglichkeiten zur technischen Umsetzung der fachlichen Bedürfnisse eines Unternehmens. Jedoch ist dabei stets der Zeit aufwand für die erforderlichen Veränderungen im internen und externen Rechnungswesen zu berücksichtigen, da eine Harmonisierung beider Seiten innerhalb des neuen Haupt buchs nicht nur erwünscht ist, sondern gefordert wird. Im Hinblick auf Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs kristallisieren sich inzwischen die folgenden Kern aussagen über die integrierte Finanzberichterstattung heraus:• Die zusätzlichen Merkmale/Dimensionen schaffen eine Basis zur Erfassung,

Verarbeitung und Speicherung aller notwendigen Kontierungsinformationen in ausreichender Detaillierung gemäß dem SCoA-Ansatz. Die Nutzung kunden-eigener Felder ist stets kritisch zu prüfen.

• Die Echtzeitintegration zwischen CO und FI schafft eine harmonisierte und abgestimmte Datenbasis als Quelle der integrierten Finanzberichterstattung. Hierbei ist es vor allem erforderlich, die Berichtsanforderungen von FI und CO vorab gründlich zu analysieren und die Echtzeitintegration so genau wie nötig, aber so allgemein wie möglich zu konzipieren.

• Die Belegaufteilung stellt online aufgeteilte Beleginformationen nach den gewünschten Merkmalen/Dimensionen zur Sicherstellung einer vollständigen, integrierten Datenbasis bereit. Im Rahmen der Einführung des neuen Hauptbuchs verursacht die Umsetzung der Belegaufteilung häufig den größten Aufwand. Die Sach verhalte, bei denen trotz Belegaufteilung periodische Arbeiten im Sinne von Verteilungen notwendig sind, sollten konzeptionell frühzeitig eingeplant werden.

• Die parallelen Ledger zur Abbildung paralleler Rechnungslegungs standards schaffen eine zusätzliche Berichtsdimension unter Beibehaltung eines „schlanken“ Kontenplans. Durch die Weiterentwicklungen des EHP 6/7, vor allem im Bereich der parallelen Bewertung von Vorräten und Anlagen, ist diese Lösung somit zu einer deutlich vorteilhaften Alternative zur Kontenlösung geworden.

Die grundlegenden Strukturen des neuen Hauptbuchs müssen sehr vorausschauend konzipiert werden, da rückwirkende Änderungen mit hohen Folgekosten verbunden sind. Aufgrund der direkten Verzahnung von FI und CO über die gemeinsame Nutzung der Profitcenter rechnung und die Echtzeitintegration sind die frühzeitige Definition und Abstimmung der Anforderungen beider Bereiche unerlässlich.



1.6 Erfahrungsberichte

Die nachfolgenden Erfahrungsberichte illustrieren Anforderungen, Ziele und Erfahrungen im Hinblick auf die Umstellung auf das neue Hauptbuch.

Energie konzernBei dem Kunden handelt sich um ein Energieunternehmen mit rund 3.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von etwa 1,8 Milliarden Euro. Zu migrieren war ein SAP ECC 6.0-System mit 8 Mandanten und 19 Buchungskreisen. Es wurde bereits eine parallele Rechnungslegung mit der Kontenmethode zur Abbildung von HGB und IFRS genutzt.

Ziel des Projekts war die Umstellung aller Mandanten und Buchungskreise auf das neue Haupt buch sowie die Einführung von der Belegaufteilung und der Echtzeitintegration. Für die Abbildung der parallelen Wertführung wurde die Kontenmethode beibehalten, da diese im Unternehmen bereits seit vielen Jahren etabliert war. Die Anforderung der Abbildung verschiedener Berichtsdimensionen (Segment und Aktivität) wurde über eine Matrixdarstellung in der Profitcenterrechnung umgesetzt.

Als eine der größten Herausforderungen erwies sich die Abbildung unterschiedlicher Berichtsdimensionen nach den Merkmalen Segment und industrie spezifische Aktivität. Das Merkmal Profitcenter bietet dafür die größte Flexibilität und stellt eine im Standard umsetzbare Lösung dar. Folglich musste für die Echtzeit integration ein BADI eingesetzt werden, das die Profitcenterwechsel im Hinblick auf die Kontenfindung berücksichtigen kann.

BaustoffherstellerDer Kunde ist einer der führenden Hersteller von Baustoffen mit 150 Produktions-gesellschaften in über 40 Ländern. Das expansive Wachstum des Unternehmens wurde vor allem durch Unternehmenszukäufe realisiert, was eine stark heterogene IT- und Prozesslandschaft sowie unterschiedliche Kontenpläne zur Folge hat.

Im Zuge einer globalen Template-Initiative sollten die Prozesse und die IT-Landschaft sukzessive harmonisiert und im Rahmen eines Greenfield-Ansatzes neu gestaltet werden. Ziel war die Einführung eines standardisierten Kontenplans und des neuen Hauptbuchs unter Nutzung der Belegaufteilung als neuer globaler Standard.

Eine wesentliche Aufgabe bestand darin, die Anforderungen der verschiedenen internationalen Rechnungslegungsstandards so flexibel wie nötig, aber dennoch so standardisiert wie möglich abzubilden. Hierbei stellte sich vor allem die Frage, ob die Konten- oder die Ledger-Methode angewandt werden sollte. Man entschied sich für die Ledger-Methode, da diese als zukunftsträchtige Option gesehen wird und zudem die wesentlichen rechtlichen Anforderungen, vor allem im Bereich Bestands bewertung, mit dem EHP 6 erfüllt werden können. Auf die Möglichkeit zur Abbildung lokaler Verrechnungsansätze im CO (z. B. für die Abbildung eines UKV nach lokalen Ansätzen) wurde somit verzichtet, da dies aufgrund der Folgekosten im CO nicht praktikabel erschien.

Ausgangssituation

Zielszenario

Lessons Learnt

Ausgangssituation

Zielszenario

Lessons Learnt



2 Integrierte Finanzberichterstattung 2.0 mit Smart Accounting

Smart Accounting, als elementarer Bestandteil des Financials add-on for SAP Business Suite powered by SAP HANA, ermöglicht optimierte Geschäftsprozesse, eine vereinfachte Daten architektur und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Ziel von Smart Accounting ist eine integrierte, mehr dimensionale Finanz berichterstattung auf Basis eines zentralen SAP ERP-System in Echtzeit auf Einzelbelegebene über das Merkmal Konto – für die folgenden Dimensionen:

• Zeit (Ist, Plan, Budget, Vorschau)

• Entität (Einzelgesellschaft versus Konzern)

• Merkmal (Kontierungsobjekte wie Kostenstelle, Aufträge, Profitcenter, Ergebnisobjekte, Segmente)

Die Plattform SAP HANA ermöglicht eine performante Auswertung von Einzel-belegen. Diese umfasst alle Dimensionen, die in den Einzelposten zur Verfügung stehen. Die Berichte basieren auf dem virtuellen Datenmodell von SAP HANA Live, wobei die SAP-HANA-Sichten die Geschäftslogik enthalten. Das auf diesen Daten basierende Berichtswesen ist schnell und flexibel. Für das operative Berichtswesen werden BI-Frontend-Tools verwendet. Eine Speicherung von Aggregationen, wie etwa noch über die Summentabelle im neuen Hauptbuch, ist nicht mehr notwendig. Summen- und Indextabellen werden mithilfe von CDS-Views (CDS – Consolidated Data Store) ersetzt und stellen somit einen reibungslosen Übergang auf Smart Accounting sicher. Alle Programme und Entwicklungen, die auf die obsoleten Tabellen referenzieren, werden im System Smart Accounting über CDS-View bedient.

Smart Accounting führt das FI mit dem CO zusammen. Eine abgestimmte Datenbasis wird über die Applikations- bzw. Modulebenen hinweg sichergestellt. Die FI- und CO-Einzel posten werden anhand der schon immer vorhandenen Referenz über Sach konten/Primär kosten mithilfe von logischen Belegen ausgewertet. Das Konto stellt über die Applikationen hinweg das führende und somit das verknüpfende Element dar. Alle Erträge und Kosten werden zur selben Zeit und mit denselben Bewertungs methoden in das FI, das CO und in die Ergebnisrechnung gebucht. Alle GuV-Konten werden mit ihren entsprechenden Buchungen im CO verknüpft. Dies bedeutet, dass alle GuV-Positionen einen langen Buchungsstring bilden, der Felder aus der Tabelle Belegsegment Buchhaltung Tabelle BSEG (FI-Einzelposten), Felder aus der Tabelle COEP (CO-Einzelposten) und im Fall der Ergebnisrechnung (Erlös- und Umsatz kosten buchungen) auch Dimensionen aus Tabelle CE4 (Objekttabelle der Ergebnis rechnung) enthält.



Abb. 8 Logischer Beleg – Verbindung von FI, CO und CO-PA

kontenbasierte Ergebnisrechnung (CO-PA)

Management- Accounting

CE4xxxxCO-PA Objektnr.: 4711Material: F-01Materialgruppe: FERTVerkaufseinheit: S001

CO Einzelposten Nr. 123Kostenelement 800000 – 100,-Kostenstelle 0815CO-PA Objektnr. 4711

logischer BelegForderungen 100,-Gewinn (Konto 800000) 100,-Kostenstelle 0815CO-PA Objektnr. 4711Material: F-01Materialgruppe: FERTVerkaufseinheit: S001

COBK(Kopftabelle)

COEP(Einzelpostentabelle)

Financial Accounting

BKPF(Kopftabelle)

BSEG(Einzelpostentabelle)

MM HR SD HR

FI Einzelposten Nr. 10Forderungen 100,-Gewinn (Konto 800000) 100,-

Sofern Merkmale für bestimmte Belege nicht erfasst wurden, können sie, unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, nachträglich hinzugefügt werden – das Datenmodell ist somit flexibel gestaltbar. Operative Flexibilität einerseits und buchhalterische Stabilität andererseits sind kein Widerspruch mehr.

Die buchhalterische Ergebnisrechnung erlebt eine Renaissance: Alle verfügbaren Merkmals werte stehen für Auswertungen auf Kontenbasis zur Verfügung. Smart Accounting ermöglicht zusätzlich eine detailliertere Auswertung der Umsatzkosten (cost of goods sold) durch Aufteilung dieser Kosten auf unterschiedliche Konten (variable und fixe Kosten, Preisdifferenzen usw.) gemäß der Kostenschichtung. Statistische SD-Konditionen und Bewertungen bleiben der kalkulatorischen Ergebnisrechnung vorbehalten, die unverändert bestehen bleibt.

SAP forciert jedoch nicht nur die funktionale Zusammenführung von Daten, sondern auch ihre zeitbezogene Vergleichbarkeit. Zum einen wird die Erfassung von Plan- und Budgetwerten mithilfe eines BPC-Frontend (BPC – Business Planning and Consolidation) im ERP ermöglicht. Das BI-Frontend (Excel) ist somit im ERP auf HANA verfügbar, was die Benutzerfreundlichkeit erhöht. Die Stamm- und Ist-Daten können für die Planung und die Plandaten direkt für die Plan-Ist-Vergleiche (ohne Replikation) verwendet werden. Die Auswertungen von Plan-Ist-Vergleichen erfolgen über das ERP auf dem kleinsten gemeinsamen Merkmal. Das Unified Planning Model ist auf der HANA Plattform abgelegt. Mittels der performanten HANA-Plattform können Top-down-Verteilungen und Simulationen ausgeführt werden – ein wichtiger Schritt hin zu einer integrierten Unternehmensplanung.



Zum anderen werden Daten für Auswertungen verfügbar gemacht, die system-technisch zwar schon erfasst, buchhalterisch aber noch nicht verarbeitet sind. Diese Daten können erfasste Kundenaufträge oder Bestellobligos sein, die in naher Zukunft zu einem Mittelabfluss oder -zufluss führen werden. Diese Daten können stichtags bezogen mit bereits buchhalterisch erfassten bzw. geplanten Finanzdaten ausgewertet und für Liquiditätsanalysen herangezogen werden. Auf diese Weise wird der Weg hin zu einer direkten Kapitalflussrechnung geebnet.

Die Optimierung der Geschäftsprozesse wird durch die Verknüpfung der bewährten Logik der ABAP-Funktionalitäten (ABAP – Advanced Business Application Programming) mit den Vorzügen der HANA-Technologie erreicht. SAP HANA ermöglicht die Analyse von großen Datenmengen in Echtzeit, ABAP liefert die Methoden und Funktionen dazu. Prozessintensive ABAP-Methoden und -Berechnungen werden in Smart Accounting auf der HANA-Datenbank verfügbar gemacht – wie die Berechnung von Waren in Arbeit zu Ist-Kosten, die Ermittlung von Produktions abweichungen für Fertigungsaufträge oder die Ergebnisanalyse für Kunden aufträge – und können so schneller verarbeitet werden. Finanzdaten werden schneller und einheitlich verarbeitet und können bei Bedarf online abgerechnet, bewertet und bilanziert werden, was sonst lediglich beim Abschluss möglich ist. Mithilfe dieses Soft-Close-Ansatzes können Finanzdaten (z. B. Working Capital, Costs of Goods Sold) jederzeit analysiert werden.

Mit dem zweiten Release werden im SAP ERP Konsolidierungsfunktionalitäten verfügbar sein, die die Initiativen zur Zusammenführung von heterogenen Finanz-buchhaltungs systemen hin zu einem OneERP-Template verstärken. Ein separates Konsolidierungs tool mit eigenständiger Datenhaltung wird damit künftig obsolet. Vielmehr ist geplant, einen Funktionsbaustein für die Konsolidierung einschließlich eines Zugriffs auf die Daten auf der HANA-Plattform zu realisieren.

Smart Accounting erfüllt somit die Anforderungen an eine integrierte Finanzberichterstattung wie folgt:

1. Transparenz• Nachvollziehbarkeit: Drill-down- und Analysefähigkeit durch den Zugriff auf

Einzelbelege• Eindeutigkeit: „One Version of the Truth“ durch eine abgestimmte Datenbasis

über die SAP Applikationen und Module hinweg für alle funktionalen und zeitlichen Berichtsanforderungen (Ist, Plan und Budget)

2. Effizienz• Schnelligkeit: Daten werden in Echtzeit verarbeitet und ausgewertet• optimale Nutzung von Ressourcen: Verlagerung der Methoden und Algorithmen

zu den Daten, d. h. Verfügbarkeit direkt auf der HANA-Plattform

Zur Nutzung der oben beschriebenen Funktionalitäten ist eine technische Migration auf die Plattform SAP HANA notwendig. Diese besteht weitgehend in einer rein technischen Umstellung, die nach Auskunft von SAP ohne große Unterbrechungen und zeitlich im Rahmen eines Wochenendes vollzogen werden kann. Kunden, die noch das klassische Hauptbuch nutzen, werden technisch auf das neue Hauptbuch – jedoch ohne Funktions erweiterung – migriert. Seit dem Frühjahr 2014 ist Smart Accounting als Ramp-up-Programm verfügbar.



Fazit

E Fazit

SAP schafft mit der am Markt bewährten Technologie des neuen Hauptbuchs das Fundament zur Abbildung einer integrierten Finanzberichterstattung. Das neue Haupt buch ermöglicht die Abbildung von parallelen Rechnungslegungsstandards einschließlich der geforderten Berichtsbestandteile Segmentberichterstattung und UKV sowie eine harmonisierte Berichterstattung von Finanzdaten aus dem internen und externen Rechnungswesen. Geforderte Berichtsdimensionen wie Segmente, Funktions bereiche und Profitcenter sind standardmäßig in der erweiterten Daten-struktur verfügbar und abgestimmt.

Mit Smart Accounting werden die Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs konsequent weiter entwickelt und flexibler gestaltet. Das neue Hauptbuch führt unterschiedliche Summen tabellen in der zentralen Summentabelle FAGLFLEXT zusammen. Smart Accounting schafft die Summen- und Indextabellen komplett ab und ermöglicht on the fly Auswertungen zu Finanzdaten für jedwede verfügbare Dimension. Zudem wird die harmonisierte Darstellung von FI- und CO-Daten – im neuen Hauptbuch nur über die Echtzeit integration zwischen CO und FI möglich – durch den Ausbau der buchhalterischen Ergebnisrechnung auf Merkmals- und Kontenbasis gestärkt. Das neue Haupt buch war noch stark auf die Informationsbedarfe des externen Rechnungswesens fokussiert. Smart Accounting stellt durch die Integration der Ergebnis rechnung (CO-PA) mit allen verfügbaren Merkmalen (Produkt, Kunde, Region usw.) auch eine Brücke zum Informationsbedarf des internen Rechnungswesens her. Logische Belege verknüpfen über Modul- und Applikationsebene hinweg FI- und CO-Daten und ermöglichen somit einen ganzheitlichen Blick auf die Informationen.

Das Konzept von Smart Accounting zeigt auf, welche Funktionserweiterungen in Kombination mit SAP HANA möglich sind. Im ersten Release sind noch nicht alle Funktionen verfügbar. Dennoch wird mit Smart Accounting – nach der 2005 erfolgten Einführung des neuen Haupt buchs – ein weiterer wesentlicher Schritt hin zu einer integrierten Finanz bericht erstattung auf Einzelbelegebene vollzogen und durch die Plattform SAP HANA technologisch auf eine neue Ebene gehoben.


Literaturverzeichnis

F Literaturverzeichnis

Bauer, Eric; Siebert, Jörg (2009)SAP Press – Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials. Hrsg.: Hochlehnert, Bernhard (SAP AG), 2. Auflage, Bonn.

PwC (2014)CFO Survey – Einblicke und Ausblicke deutscher Finanzvorstände. Hrsg.: PwC AG WPG, Frankfurt am Main.

Quality at source 2.0 – Der Kontenrahmen als Grundlage für ein effizientes Reporting, Frankfurt am Main.

Scherer, Ralf; Willinger, Michael (2006)SAP Press – Parallele Rechnungslegung mit SAP. Hrsg.: Hochlehnert, Bernhard (SAP AG), Bonn.


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