© 17.05.2006, WBI GmbH

Integrierte Kapazitäts- und Einsatzplanung

Prozessoptimierte Integration & Anwendung von Innosoft

Innosoft Anwendertag 2006Innosoft Anwendertag 2006Dortmund, 17.05.2006Dortmund, 17.05.2006

Dipl.Dipl.--Ing. Sven NoczynskiIng. Sven Noczynski

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)Inhalt und Gliederung

• Welche Ausgangsbedingungen zwingen zur konsequenten Kapazitätsplanung?

• Was ist Kapazitätsplanung?• Ganzheitliche Systemintegration• Ausgewählte Beispiele zur Anwendung von InnoSoft• Fazit – Verallgemeinerungsfähige Aussagen zur

Kapazitätsplanung

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)Problemstellung - Ausgangssituation

Bedingungen der Werkfeuerwehr der Pharmazie:

1. Verfügbares Personal ist fest vorgegeben & unabhängig vom Bedarf. (180 Mitarbeiter)

2. Es sind alle Belange der Werk- und Feuersicherheit durch die Abteilung zu gewährleisten.(1 km2 Fläche (bzw. weltweit), 400 Produktionsgebäude, ca. 250.000 Brandschutzeinheiten)

3. Die Kosten hierfür sind zu hoch.

4. Der Kunde ist generell unzufrieden. (Termintreue, Kosten)

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)Übergeordnetes Projekt – Strukturelle Kostensenkung

• Wie kann unter den Bedingungen einer Werkfeuerwehr eine rationelle Aufgabenbearbeitung organisiert werden?

• Wo sind Einsparungspotentiale und wie werden diese erschlossen?

√ Gewährleistung der geforderten Verfügbarkeitder Brandschutzeinrichtungen und Einsatzkräfte

√ Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte im Umfeld der Werkfeuerwehr

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)Projektleiter (Referent)

Dipl.-Ing. Sven Noczynski36 JahreMagdeburg

§Maschinenbaustudium§ Geschäftsführer der WBI GmbH, Magdeburg§ Vorsitzender des GFIN e.V.

Hauptarbeitsgebiete:§ Entwicklung und Implementierung von Methoden und

Technologien der Instandhaltungsoptimierung§ Systemintegration und technisch/organisatorische Beratung

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)Wissenschaftlich-technisches BBüro für IInstandhaltung

Datenpool

1 Objektverwaltung2 Auftragsabwicklung3 Fehlersuche4 Maßnahmenverwaltung5 Sicherheitsinformations- system6 Historie7 Ressourcenverwaltung8 Dokumentenverwaltung

ObjektMaschine

HerstellerLieferer

Fremdfirma

Prüfstellen(TÜV, BG, ...)

Lager-/Materialverwaltung

AnfordernderHandwerker

Durchführender

Schadensklärung

Erfassung derAnforderungen

Planung

Arbeits-vorbereitung

Auftrags-erteilung

Meister

Management

- techn. Parameter- Kapazitätsvorgabe- Ausschreibungen

- Identifikation- Prioritätenbestimmung

- Maßnahmen auswählen und definieren- grobe Terminplanung

- Auftragsdokumente- Kapazitätsbilanz- Vorgabe Termin und Fremdleistung

AnfrageBestellung

AngebotMaterial

ErsatzteileDokumentation

Materialbedarf

MaterialErsatzteile

Dokumentation

IH-AnforderungFreigabe

Fertigmeldung

Maßnahmen

StörungenSchäden

Arb.-AuftragArbeitsplanMaterialliste

Sicherh.-Maßn.

Rückmeldung

ErgebnisseAuflagen

Prüfungen

Maßnahmen

Abrechnung

Anforderung

Auftrag

Angebot

AnschreibenCheckliste

Entwicklung ingenieurtechnischer LEntwicklung ingenieurtechnischer Löösungen fsungen füür r instandhaltungsspezifische Problemstellungen.instandhaltungsspezifische Problemstellungen.

Bewertung nach betriebswirtschaftlichen KriterienBewertung nach betriebswirtschaftlichen Kriterien

Ø Ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse undProzessbedingungen

Ø Erarbeitung der Lösungen unter dem Aspekt, denverantwortlichen Fachleuten bessere Unterstützung undeffiziente Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen

Zur Realisierung unternehmerischer Zielstellungen.

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)

Lösungen für technische Anlagendienste und Servicemanagement

Analysen zur Prozessoptimierung, wie:Analysen zur Prozessoptimierung, wie:• Instandhaltungsorganisation des Unternehmens;• Effizienz der eingesetzten EDV zur Instandhaltung;• Einsparungspotentiale und Wege zur Kostenreduzierung für die

Instandhaltung & Technischen Anlagediensten.

Erarbeitung technischer Daten, wie:Erarbeitung technischer Daten, wie:• Anlagenstrukturierung der technischen Substanz;• Erarbeitung der technologischen Netzpläne;• erforderliche Prozess- und Normativdaten für IH-Maßnahmenpläne;• Datenaufbereitung und Einordnung sp. Dokumentationen.

Konzeption und Entwicklung von Hilfsmitteln:Konzeption und Entwicklung von Hilfsmitteln:• Konzeption von Arbeitsmitteln für eine effiziente Organisation;• Entwicklung und Einführung von angepassten Arbeitsmitteln.

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)Betriebswirtschaftlicher Lösungsansatz

• Installierte Brandschutztechnik und deren IH-Anforderungen vom Technischen Recht vorgegeben.

• Anzahl der Einsatzkräfte ist aufgrund der Sicherheitsanforderungen des Unternehmens vorgegeben.

• Personalkosten sind nicht von der Instandhaltung beeinflussbar.

• Priorität des Mitarbeitereinsatzes hat die Verfügbarkeit im Einsatzfall.

a)a) Nutzung des Nutzung des verfügbarenverfügbarenPersonals für Personals für IHIH--AufgabenAufgaben

b)b) Herstellung Herstellung einer einer TransparenzTransparenz

c)c) Einführung Einführung einer einer ArbeitsArbeits--vorbereitungvorbereitung

Rahmenbedingungen Lösungsansatz

Die verfügbaren Mitarbeiter führen in der <Standby Zeit> Serviceaufgaben durch und stehen im Einsatzfall bereit.

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)

Organisatorischer LösungsansatzErstellung eines allgemeingültigen Prozessablaufes

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0)Grundablauf der (Personal)Kapazitätsplanung

Disposition der Arbeiten und Ressourcen

Material- u. Geräte

sichertDienst-planung

Aus-bildung

erfordern/ermöglichen

Personal-verfüg-barkeit

Arbeits-Auf-

kommen

Auftrags-anforderung

erfordern/ermöglichen

Bedarf

Aufgaben-bearbeitung

Zuweisung/Rückmeldung

Feuerwehr-einsatzerfordern

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1)Disponent – Zentrale der Auftragsbearbeitung

Einsatzkräfte Service

Disponent zur Koordinationaller Aktivitäten

(10 Abteilungen 3x4 Schichten)

Alarmieren Einteilen

50 - 100 Aufträge/Tag

Rückruf

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2)Ausgangssituation für den Disponenten

Planung mit Excel• Pro Schicht eine Vorlage mit allen

Mitarbeitern• Erfassung der Anwesenheiten aus

(mehreren) Dienstplänen• Qualifikationen aus dem Gedächtnis• Qualifikationsanforderungen nach

Erfahrungen• Beliebige Bemerkungen• Wertschöpfungsreport und

mitarbeiterbezogene Arbeitspläne werden parallel per Hand erstellt.

Personalverfügbarkeit3 Gruppen in 4 Schichten

è Verfügbarkeitsinformationen sind nicht immer aktuell verfügbarè Weiterverwertung des Arbeitsplans kann nicht erfolgen

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3)

Systemtechnischer LösungsansatzIntegration der prozessrelevanten EDV Systeme

Personal-verwaltung

Qualifikations-verwaltung

Dienst-planung

Mitarbeiter-qualifikation

Auftrags-qualifikation

Auftrags-definition

Auftrags-erfassungLotus Notes

Mitarbeiter-verfügbarkeit

Mitarbeiterstamm und -fähigkeiten

Qualifikations-prüfung

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4)Prozess- und Systemschnittstellen

Lotus NotesLotus Notes

• Serviceaufträge

MAXIMOMAXIMO

• Aufträge

• Personalzuordnung

• Materialzuordnung

• Quailifikationszuordnung

• Arbeits- und W/I Pläne

• Runden

• Personal u. Orga Gruppen

• Geräte und Anlagen

• Standorte (Gebäude-Raumliste)

• Kostenstellen

• Qualifikationen

• Funktionen/Dienste

• Ausbildungen

• Verträge

• Material

InnosoftInnosoft

• Personaldisposition

• Auftragsüberwachung

SP ExpertSP Expert

• Mitarbeiter • Funktionen/Dienste• Dienstplan• ...

Erläuterung:

(a) Übergabe der Serviceaufträge zur weiteren Personaldisposition.

(b) Übergabe der zur Personaldisposition verfügbaren Personen

(c) Übergabe der zur Personaldisposition erforderlichen Personaldaten

(d) Austausch der Auftragsdaten zur Personaldisposition

SAPSAP

• Mitarbeiter u. OrgaGruppen• Standorte• Kostenstellen

(a)

(b)

(d)

(c)

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5)Arbeitsumgebung und Systemverknüpfung

Siehe Detailfolie 1

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6)Innosoft - Ersteinführung

Nicht Verfügbar Verfügbar Zugeordneter Auftrag

è Schnittstellen zur Übertragung der Verfügbarkeiten und Aufträgeè Erste Lösung wurde vom Disponent abgelehnt

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7)Optimierung/Erweiterung von InnoSoft

• Problemea) Falsche Farbgebung der Balkenb) Mitarbeiterliste berücksichtigt keine Verfügbarkeiten

(180 Personen)

c) Keine automatische Auftragszuteilungd) keine automatischen Pausen d) Keine freie Eingabe von Texten zur Schichte) Keine Information über Kapazitätskollisionf) keine Information über neue Aufträge

g) Probleme der organisatorischen Schnittstellen…

• Anwendungsoptimierung von InnoSoft

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8)

Anwendungsoptimiertes InnoSoftErweiterung der Verfügbarkeitsschnittstelle

07:00 01:0019:0013:00 07:00

(+) Arbeitsplatz

(+) ArbeitsplatzAbwesenheit Abwesenheit

Abwesenheit (+) Arbeitsplatz

(+) Arbeitsplatz

(+) ArbeitsplatzAbwesenheit Abwesenheit

1

2

1 - Im ersten Schritt wird der Arbeitslatzbalken erzeugt und links und rechts mit einem Abwesenheitsbalken aufgefüllt.

2 - Im zweiten Schritt wird der nächste Arbeitslatzbalken erzeugt und ein Loch in der Abwesenheit erzeugt

1

2

Arb

eits

plat

zpla

nung

in S

PE

xper

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erar

beitu

ng fü

r In

noS

oft

Pause Pause

3 - Für jeden Arbeitsplatz wird eine Pause in einem definierten Zeitraum erzeugt.3

Fazit: In InnoSoft ist erkennbar, wann ein Mitarbeiter für die Planung verfügbar ist, und wann nicht.Die Unterscheidung zwischen Bereitschaft und Abwesenheit/Anwesenheit ist nicht möglich.

Schnittstelle der Arbeitsplatzplanung (SPX - INNOSOFT/MAXIMO) - Stand 03-2006Grundlage der Arbeitsplanung (Disposition)

Mitarbeiter

Ressourcenliste

Arbeitsplatz

(+) Generierung von Pausen(+) Bildung von Zeitbereichen mit definierten Funktionen(+) Bildung von dynamischen Schichten

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9)

Anwendungsoptimiertes InnoSoftEinführung der zeitraumbasierten Ressourcenliste

Verfügbare Mitarbeiter eines Zeitraumes werden in der Ressourcenliste

angezeigt:

Für jeden Zeitraum stehen 3 Informationen zur Verfügung

Zeitraum 07:00 – 07:00

Problem: alle 6 Stunden wechseln die Mitarbeiter

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Anwendungsoptimiertes InnoSoftAutomatische Planung

• Qualifikationsprüfunga) Aufträgeb) Mitarbeiter

• Ausführende Fachbereiche

• Ordnung der Aufträge nach Priorität

(+) Tages-, Wochen- und Monatsplanung(+) unter Berücksichtigung der Qualifikationen

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1)Anwendungsoptimiertes InnoSoft

Plantafel

6h Blockfilter

Auftrags- container

Zeitraum abhängige Ressourcenliste

Plantafel

6h

Dienstplanansicht

(+) Alles auf einen Blick

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2)

Anwendungsoptimiertes InnoSoft zur KapazitätsplanungFazit

• Innosoft ist die Informationszentrale des Disponenten

• In Innosoft fließen alle Informationen zusammen, von hier aus sind Details in den jeweiligen Systemen aufrufbar

• Die Schnittstellen liefern alle erforderlichen Daten.

• Der Planungsstatus ist auf einem Blick erkennbar

(+) Auslastung der Mitarbeiter(+) Verteilung der Aufträge(+) Meldung der Verfügbarkeit der erforderlichen Geräte/Hilfsmittel

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3)

Anwendungsoptimiertes InnoSoft zur KapazitätsplanungEvolution

Excel-Listen nur ein Disponent

möglich

n Keine Integration mit Faktura

Integriertes System

n ständig aktuelle Informationen

© InnoSoft GmbH

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4)Anwendungsbereiche der Kapazitätsplanung

Anlagenverwaltung

Wartung

Modernisierung

Arbeitsmittelbereitstellung

Qualitätssicherung

...

Dokumentationsverwaltung

Inspektion

Anlagengestaltung

Ersatzteilversorgung

Abfallwirtschaft

Behördenmanagement

Instandsetzung

Sicherheitsmanagement

Management gefährl. Stoffe

Umweltschutz

Technische Anlagendienste

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5)

Schlussfolgerungen und ErfahrungenRationelle Prozesse setzen Kommunikation voraus

Unternehmen

B A R R I E R E N B A R R I E R E

N

B A R R I E R E N

B A

R R

I E R

E N B

A R

R I

E R

E N

Mitarbeiterfluktuation

Fehlende audiovisuelleInformationssysteme

AbteilungsgrenzenStarre Grenzen

der Fachgebiete

Gedächtnislücken undMonopole bei Personen

Keine Geschlossenheit bzw.mangelnde Rückführung

Undokumentierte Sachverhalte

Unvollständiger Wissensaustauschmit externen Partnern

B A R R I E R E N

B A R R I E R E N

B A R R I E R E

N

Kommunikationsprobleme bei arbeitsteiligen Prozessen

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6)

Fazit Projektstruktur und Ablauf

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7)Integrierte Kapazitäts- und Einsatzplanung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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8)WBI GmbH - Kontakt

Wissenschaftlich-technisches Büro für Instandhaltung GmbH

WBI GmbH

Erzbergerstraße 11 39104 Magdeburg

Fax: + 49 (0)391 5 36 12 44

mail@wbi-magdeburg.de

E-Mail: World Wide Web:

http://www.wbi-magdeburg.de

Tel: + 49 (0)391 53 61 20

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9)WBI GmbH Magdeburg - Ihr Partner für:

Optimierung der Gebäudebewirtschaftung

Betriebswirtschaftliche Optimierung (z. B. Energiemanagement)

LCC-OptimierungKostenbewertung über die Lebenszyklusphasen

Produktkonzeption / -beratungEDV-Einführung & WartungAblauforientierte Anwendung und Schulung...

Erfolgreiche EDV-Nutzung

Technische Daten & Dokumentationrechtssicher, CE-konform, normgerecht und effektiv für Hersteller und Betreiber

Schwachstellenanalyse, betriebs-wirtschaftliche RationalisierungKostensenkung & Kostentransparenz...

Optimierung der IH-Organisation

Arbeits- und UmweltschutzAnforderungsgerechte und aufwandsoptimierte Einhaltung des Technischen Rechts

KostenreduzierungBenchmarking (lt. Stand der Technik) ABC-Analyse der KostenLösungswege zur Realisierung von Kosteneinsparpotenzialen

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0)

GFIN e.V.Forum der Instandhalter und technischen Anlagendienste

Die Gesellschaft für Instandhaltung e.V. (GFIN) ist der Zusammenschluss gleichgesinnter Instandhalterzu einem branchenunabhängigen und -übergreifenden Fachverband.

Ziel der GFIN ist die Förderung von Wissenschaft und Forschung auf dem Gebiet der Instandhaltung. Darüber hinaus wird die theoretische und berufliche Aus- und Weiterbildung in dem Fachgebiet unterstützt und gefördert. Die Ergebnisse und Informationen werden in Form von Publikationen, Fachtagungen und im Internet der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.

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1)

GFIN e.V.Forum der Instandhalter und technischen Anlagendienste

Die GFIN versteht sich für seine Mitglieder als regionales und vor allem praxisnahesDiskussionsforum bzw. Netzwerk zum Erfahrungsaustausch und Know-How-Transfer im Bereich Instandhaltung.

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2)

GFIN e.V.Forum der Instandhalter und technischen Anlagendienste

Know HowInnovative Methoden

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3)www.GFIN.de - Expertenpool

Expertenpool

ØErfassung von Instandhaltungsfachkräften (GFIN-Mitglieder und auch Nichtmitglieder)

langjährige praktische und theoretische Erfahrungen auf demGebiet der Instandhaltung Spezialisierung auf diversen Fachgebieten der Instandhaltung.

ØSie können diese Experten kontaktieren, sie bietenIhnen grundsätzlich kostenlos Hilfe und Unterstützung zur LösungIhrer Instandhaltungsprobleme an.

ØSuchen und Finden von Fachkräfte der verschiedenstenFachgebiete. Für die einzelnen “Experten” wird ein Expertenprofilhinterlegt, aus welchem u.a. Name, beruflicher Werdegang,Branchenerfahrungen und Fachgebiet bzw. spezielleInstandhaltungserfahrungen und weitere Kontaktdaten ersichtlichsind.

ØDie Auskunft der Experten (der Erstkontakt) hat in der Regel keinen kommerziellen Charakter, ein Vertrags- bzw. Auftragsverhältnis kannsich aber entwickeln.

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4)www.GFIN.de - Servicepartner

Servicepartner der Instandhaltung

Ø= Anbieter von Produkten und Leistungen für eine effiziente Instandhaltung

Ø Präsentation im GfIN Portalz. B.: Maschinen- und Anlagenhersteller und deren Service, Berater, Systemlieferanten, Hersteller von Prüf- und Messtechnik, Softwarehäuser, Anbieter von Schulungen und Seminaren und Anbieter / Dienstleister für IH-Leistungen.

ØDarstellung der Servicepartner mit einem Kurzportrait (Firma, Produkt bzw. Leistung, Referenzen, Erfahrungsberichte, Ansprechpartner)

ØVerlinkung zur Internetpräsentation der Firma

ØUnkomplizierte, eigenständige Pflege bzw,. Aktualisierung

ØSuchfunktion kann nach Fachgebieten bzw. Fachbegriffen

ØKontaktaufnahme mit den vorgeschlagenen Firmen und Besprechung der Problemlösung

ØServicepartner können GfIN-Mitglieder und Nichtmitglieder sein.

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5)GFIN .e.V. - Kontakt

Geschäftssitz:40593 Düsseldorf , Haus Endt – Str.134

Bundesgeschäftsstelle:

39104 Magdeburg, Erzbergerstr. 11

Tel.: 0 391-5361242

Fax: 0 391-5361244

E-Mail : info@gfin.de

geschaeftsstelle @gfin.de

Homepage: www.gfin.de