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Webbasierte Intercompany Abstimmung bei SIX GroupWieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge...

Wir sind ein comTeam-Systemhaus

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Abstimmung früh im Abschlussprozess

SIX Group ist Anfang 2008 aus dem Zusammenschluss von SWX Group, SIS Group und Telekurs Group hervorgegan-gen und repräsentiert als Infrastrukturunternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit einen tragenden Pfeiler des Finanzplatzes Schweiz.

Projekt-Steckbrief

ProjektartWebbasierte Intercompany-Lösung für eine zuverlässige Abstimmung zwischen den Gesellschaften

Branche Finanzbranche

Bestehendes SystemKonsolidierung mit SAP® SEM® BCS

Zeitrahmen Ca. 2 Monate

Produkte intercompanyWEB: webbasierte Lösung zur Intercompany Abstim-mung sowie zur Aufwands-/ Er-trags- und Schuldenkonsolidierung

RealisierungIm August 2008 begann ein Pilot-betrieb. Die ersten produktiven Ab-stimmungen waren im September.

Ergebnis Sie müssen keine Software instal-lieren und auch keine aufwändigen Schulungen halten. Als Ergebnis erhalten sie automatisch die voll-ständigen Buchungssätze für die Aufwands-/Ertrags- und Schulden-konsolidierung.

Weitere Infoswww.intercompanyWEB.com

SIX Group erbringt Infrastrukturdienstleistungen für nationale und internationale Teilnehmer des Schweizer Finanz-platzes. Die Geschäftsfelder des Unternehmens decken den Wertschriftenhandel, die Wertschriftendienstleistungen, das Finanzinformationsgeschäft und den Zahlungsverkehr ab. SIX Group steht für hohe Effizienz und Innovationskraft über die gesamte Wertschöpfungskette. Das Unternehmen bietet nati-onalen und internationalen Finanzmarktteilnehmern in Qualität und Preis führende Leistungen an.

„Mit dem Zusammenschluss von SWX Group, SIS Group und Telekurs Group bekam die Frage nach der Intercompany-Ab-stimmung eine neue Dimension. Von einer vorher überschau-baren Größe sprang die Anzahl plötzlich auf weltweit über 70 Gesellschaften, welche die unterschiedlichsten ERPs einset-zen, unter anderem SAP®. Die eigentliche Konsolidierung wird mit SAP® SEM®-BCS durchgeführt. Im Rahmen der gewünsch-ten Beschleunigung des Abschlussprozesses besteht der An-spruch, Abstimmdifferenzen möglichst früh zu erkennen und zu beheben“ beschreibt Arnold Schudel, Mitarbeiter der Gruppe Data Integrity & Tools bei SIX Group, die Herausforderung. Zudem sollten auch die Plan-, Forecast- und Budgetangaben abgestimmt werden können.

SIX Group begab sich auf die Suche nach einer neuen Lösung, mit dem Ziel, dass die rund 70 Gesellschaften ihre Intercom-pany-Verrechnungen zu einem frühen Zeitpunkt im Abschlus-sprozess abstimmen, noch bevor sie ihre Einzelabschlüsse an die Konsolidierungsstelle liefern. Dabei galt es vor allem, Zeit für Rückfragen und Korrekturen einzusparen. Ein weiteres Ziel war, die Gesellschaften selbst in die Pflicht zu nehmen, ihre Verrechnungsbeziehungen abzustimmen und diese Aufgabe nicht der Konsolidierungsstelle zu überlassen. Außerdem sollen die korrekten Abstimmungsdaten per Excel-Export in die SAP®-Konsolidierungslösung SEM®-BCS übernommen werden.

Höchstmaß an Sicherheit

Daher entschied man sich für die intercompanyWEB Lösung des comTeam-Systemhauses yourIT, mit der die Abstimmung zwischen den Gesellschaften im Unternehmen in wenigen Tagen fertig gestellt wird. Der aktuelle Stand der Abstimmung bzw. eventuell vorhandene Abstimmdifferenzen können jeder-zeit realtime abgefragt werden. Weder eine Softwareinstalla-tion noch aufwändige Schulungen sind für den Einsatz dieser Lösung notwendig. Als Ergebnis erhält man automatisch die vollständigen Buchungssätze für die Aufwands-/Ertrags- und Schuldenkonsolidierung.

Ein weiterer Grund, der den Ausschlag für die Lösung von yourIT gegeben hat, ist die Firmenstrategie: Da in der relativjungen Konzerngeschichte das Internet das einzige überall verfügbare Kommunikationsmittel war, hat SIX Group sich für eine WEB-basierende Plattform entschieden. „Die Möglichkeit, diese als ASP-Modell mit securITy-Modul betreiben zu lassen, ersparte uns den Aufbau einer eigenen technischen Infrastruk-tur mit gesichertem Zugriff aus dem Internet. Dies hätte sicher zu Konflikten mit den äußerst restriktiven Security-Vorschriften des Hauses geführt“, erklärt Herr Schudel die Entscheidung.

Außerdem konnte die kurzfristige Verfügbarkeit, ohne Investi-tionen tätigen zu müssen und Installationen bei den Gesell-schaften durchzuführen, überzeugen. Gefallen hat zudem die Flexibilität des Anbieters bezüglich Vertragsdauer und -verlän-gerung sowie die kurzfristige Umsetzung individueller Anpas-sungswünsche.

Bei intercompanyWEB legt die Konsolidierungsstelle Konzern-Konten, die Perioden und die dazu gehörigen Umrechnungs-kurse an. Um die Wahrscheinlichkeit fehlerhafter Buchungen zu minimieren, sind auch die möglichen BuchungsKombi-nationen (Konten) definiert. Die Gesellschaften können die Konzern-Konten automatisch übernehmen oder ihre indivi-duellen Kontenpläne hinterlegen und diese den Konzern-Konten zuordnen. Die Erfassung der Daten kann direkt im Web-Browser oder durch Upload (ebenfalls über WEB-Browser) der Daten erfolgen. Nicht abstimmungspflichtige Buchungen wer-den gegenüber anderen Gesellschaften dabei verborgen (z.B. abgeschriebene Forderungen).

„Jede Gesellschaft sieht sofort alle für sie relevanten Angaben.Der Konzern hat eine realtime-Übersicht über den Abstim-mungs-Prozess. Als Nebenprodukt der Abstimmung können die Konsolidierungsbuchungen ausgegeben werden, selbstver-ständlich in beliebigen Währungen“, beschreibt ein Entwickler beim comTeam-Systemhaus yourIT die Vorteile der Lösung.

Die Entscheidung für intercompanyWEB Lösung durch SIXGroup fiel Ende Juli 2008. Im August begann ein Pilotbetrieb. Die ersten produktiven Abstimmungen waren bereits im Sep-tember. Vom Toolentscheid bis zur produktiven Inbetriebnah-me vergingen also nur rund zwei Monate. „yourIT begleitete die Inbetriebnahme professionell, intensiv und mit kurzen Re-aktionsfristen“, lobt Herr Schudel die gute Zusammenarbeit.

SAP® und SEM® sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG Walldorf.

Nach der Einführung von intercompanyWEB

Vor der Einführung von intercompanyWEB

Arnold Schudel,

Data Integrity & Tools bei SIX Group

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