Zur Person

Dr. Falk Graf von Westarp, Jahrgang 1971,ist Marketing-Direktor sowohl bei Monster,dem Weltmarktfuhrer fur E-Recruiting, alsauch TMP Worldwide, einem der großtenPersonaldienstleistungsunternehmen. Zuvorwar er Forscher und Unternehmensberaterin den Bereichen Softwarestandardisierung,Koordination in Geschaftsnetzwerken, EDI,ERP und E-Commerce. Zu diesen Themenhat er verschiedene empirische und analyti-sche Studien durchgefuhrt und war unteranderem in Projekte mit Microsoft (USA),Siemens und Lufthansa involviert. Dr. vonWestarp ist Diplom-Kaufmann, war VisitingScholar an der School of Information Ma-nagement and Systems, University of Cali-fornia, Berkeley, und hat am Institut fur Wirt-schaftsinformatik der Universitat Frankfurta. M. mit einer Arbeit zu dem Thema „Mo-deling Software Markets – Empirical Ana-lysis, Network Simulations, and MarketingImplications“ promoviert.

WI: In den letzten Jahren hat der Einsatzvon Internettechnologie in der Personal-beschaffung – E-Recruiting – rasant zuge-nommen. Wie ist diesbezuglich der heutigeStand?

von Westarp: Wir haben kurzlich zu die-sem Thema gemeinsam mit der UniversitatFrankfurt a. M. eine Studie mit den 1.000großten deutschen Unternehmen durch-gefuhrt. 88% der befragten Unternehmenschalten Stellenanzeigen in externen Inter-net-Stellenborsen, 47% veroffentlichendort ihr Unternehmensprofil und 39%nutzen bereits die Recherche in den Le-benslaufdatenbanken dieser Anbieter. Da-ruber hinaus setzen nahezu alle befragtenUnternehmen die eigene Homepage zurRekrutierung neuen Personals ein.

WI: Was sind die Grunde fur diese schnelleVerbreitung?

von Westarp: Eine wichtige Basis fur denraschen Erfolg bildet sicherlich die Beliebt-heit des Mediums bei den Stellensuchen-den. Nach einer Studie von Forrester vomJuni 2001 verwenden bereits 70% derdeutschen Onlinenutzer das Internet zurStellensuche – damit ist Deutschland imeuropaischen Vergleich fuhrend. Vor die-sem Hintergrund konnen Unternehmengroße Effizienzverbesserungen durch diePersonalbeschaffung im Internet realisie-ren. In unserer Studie werden die Kosten-einsparungen beim Schalten von Stellen-anzeigen als Hauptgrund fur den Einsatzvon E-Recruiting genannt (80% der be-fragten Unternehmen). An zweiter Stellerangiert das Erreichen hoherer Bewerber-zahlen (64%), gefolgt von Kosteneinspa-

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Dr. Falk von Westarp

Monster Deutschland,TMP Worldwide,Hohenstaufenstraße 7,65189 Wiesbaden,E-Mail: fwestarp@monster.de

Interviewt von

Wolfgang Konig

Prof. Dr. Wolfgang Konig,Universitat Frankfurt,Institut fur Wirtschaftsinformatik,Mertonstr. 17,60054 Frankfurt am Main,E-Mail: koenig@wiwi.uni-frankfurt.de

Interview mitFalk von Westarp zu„ASP-Dienste in derPersonalbeschaffung“

WI – Interview

rungen durch elektronische Bewerbungs-verfahren (59%) und effiziente Selektiondurch die Verwendung von Online-Fra-gebogen (40%). Man sieht also, dass beiden Kosteneinsparungen neben den imVergleich zu Print-Anzeigen wesentlichgunstigeren Online-Stellenanzeigen ins-besondere auch die Verbesserungen durchdie Automatisierung von Rekrutierungs-prozessen ins Gewicht fallen.

WI: Lassen sich die Einsparungen naherbeziffern?

von Westarp: Etwa 49% der befragten Un-ternehmen konnten ihre Rekrutierungs-kosten um im Schnitt 28% senken. Bezug-lich der Time-to-hire, also der Zeit von derDefinition der Anforderung bis hin zurBesetzung der Stelle, konnten 40% derUnternehmen eine Reduzierung von imSchnitt 26% erreichen. Parallel durch-gefuhrte Fallstudien mit ausgesuchten Un-ternehmen zeigen jedoch, dass die Kosten-einsparungspotenziale noch erheblichgroßer sein konnen, und zwar durch diekonsequente Digitalisierung und Integrati-on der Rekrutierungsprozesse in sog. Be-werbermanagement-Systemen. Heute ge-hen bei den befragten Unternehmen imDurchschnitt schon 30% aller Bewerbun-gen uber das Internet ein. 61% davon sindallerdings E-Mail-Bewerbungen mit ange-hangten unformatierten Dokumenten. Nur39% kommen uber die standardisiertenBewerbungs- bzw. Lebenslaufformulare;das sind aber Informationen in einer Form,die in den Bewerbermanagement-Systemeneffizient weiterverarbeitet werden konnen.Viele Unternehmen gehen daher dazu uber,die Kandidaten gezielt dazu zu bringen,sich nur noch in dieser Form zu bewer-ben.In den parallel zu der Studie durch-

gefuhrten Fallstudien haben wir z. B. fureinen großen deutschen Medienkonzernermittelt, dass heute bereits 60% der Be-werbungen uber das Internet eingehen,60% hiervon uber standardisierte Formu-lare und nur 40% per E-Mail. Von 1999bis 2002 konnten der Prozess vom Bewer-bungseingang bis zur Zusage an den Kan-didaten von 67 Tagen auf 20 Tage reduziertund die Anzahl der bearbeiteten Bewer-bungen pro Mitarbeiter um 65% gesteigertwerden. Bei einem großen Spezialchemie-konzern gehen schon 52% aller Bewer-bungen uber standardisierte Web-Formula-re ein; bald soll die Zielgroße von 70%erreicht werden. Diese Beispiele belegendie Nutzenpotenziale des Einsatzes von

netzbasierten Informationssystemen beider Rekrutierung.

WI: Welche Teilaufgaben sind in der Per-sonalbeschaffung zu erledigen?

von Westarp: Man kann grundsatzlich zweiFunktionsblocke unterscheiden: Der ersteBereich ist die Unterstutzung der Personal-marketingprozesse. Die Hauptbestandteiledieser Funktionalitat sind die Unterstut-zung der Stellendefinition und Anzeigen-erstellung sowie des Schaltens und Verwal-tens von Anzeigen und des zugehorigenWorkflows. Im ersten Schritt wird fur jedezu besetzende Stelle neben der Stellen-beschreibung festgelegt, welche Organisa-tionseinheiten und Entscheidungstrager inden Ausschreibungsprozess eingebundensind. Das System soll dann die jeweiligenPersonen benachrichtigen und sicherstel-len, dass die Stellenbeschreibung weiterge-leitet und innerhalb definierter Fristen aus-geschrieben wird. Die Einbindung allerBeteiligten ist uber Zugriffsberechtigungenund Rollendefinitionen zu realisieren. AlsTeil des gerade beschriebenen Workflowswird schließlich auch die zugehorige An-zeige erstellt. Dabei konnen die bereits inder Stellendefinition festgelegten Beschrei-bungen ubernommen werden.Ein weiterer Vorteil einer integrierten

Softwarelosung ist das integrierte Manage-ment verschiedener Kanale. Nach einmali-gem Erstellen des Anzeigeninhalts kannman Spezifika einzelner Medien erganzen.Sind beispielsweise auch Platzierungen inPrint-Medien vorgesehen, mussen Format-und Layoutvorlagen zuvor festgelegt wor-den sein. Beim Schalten von Anzeigen inOnline-Medien wie einem Jobportal istdies nicht zwingend erforderlich. Nebender Platzierung in externen Online- undOffline-Medien wird dabei auch die Schal-tung der Anzeige auf der eigenen Home-page bzw. im Intranet des Unternehmensunterstutzt. Fur das parallele Schalten vonAnzeigen in mehreren Kanalen mussen dieerforderlichen technischen Schnittstellenzwischen dem Bewerbermanagement-Sys-tem und den Systemen der jeweiligen Ka-nale vorhanden sein. Die Erstellung undPflege solcher Schnittstellen ist haufig sehraufwandig, entfallt fur das Unternehmenallerdings beim Einsatz einer entsprechendausgebauten Application-Service-Provid-ing-(ASP-)Losung.

Eine zusatzliche Funktionalitat ist indiesem Zusammenhang die Definition ei-nes zeitlichen Versatzes, sodass eine Stellebeispielsweise zunachst intern ausgeschrie-

ben werden kann, bevor sie anschließendautomatisch extern veroffentlicht wird.

WI: Kann man auch in dieser Phase derUnterstutzung des Marketingprozesses spe-zifischen Nutzen aus den verfugbaren Op-tionen des Internets ziehen?

von Westarp: Ja, denn eine weitere Mog-lichkeit, die in Verbindung mit der Stellen-definition und der Erstellung der Anzeigesteht, ist die Anpassung des Online-Bewer-bungsformulars uber eine mogliche Ergan-zung mit einem zusatzlichen Fragebogen.Dieser kann dann spater im Auswahlpro-zess verwendet werden, um Kandidaten zufiltern oder entsprechend ihrer Eignung furdie Stelle zu sortieren.

WI: Welche Aufgaben fallen nach demMarketingprozess an?

von Westarp: Der zweite Bereich ist dieUnterstutzung des Bewerbermanagementsund der Auswahlprozesse. Kern der Funk-tionalitaten in diesem Bereich ist die Ver-waltung der Bewerberprofile. Formularba-sierte Online-Bewerbungen konnen dabeiautomatisch in einer Profildatenbank abge-legt werden. Daruber hinaus ist es notwen-dig, auch alle Bewerber, die uber sonstigeKanale und Formate angesprochen wer-den, nach manueller �bernahme in dasSystem einheitlich weiterzuverarbeiten. Beieventuell fehlenden Bewerbungsinforma-tionen in Papier- oder E-Mail-Bewerbun-gen kann der Kandidat mithilfe des Sys-tems zum Ausfullen eines erganzendenOnline-Fragebogens aufgefordert werden.Daruber hinaus will man Jobsuchende, dieaus einer externen Lebenslaufdatenbankausgewahlt wurden oder sich per E-Mailbeworben haben, ebenfalls in die Bewer-berverwaltung ubernehmen.Die Auswertung der dann in einer Pro-

fildatenbank digital vorliegenden Bewer-berinformationen erfolgt auf Grund einerVielzahl von softwaregestutzten Bewerber-management- und Beurteilungsprozessen.Im Rahmen der Vorauswahl werden – wiebereits angesprochen – Informationen ausdem durch einen Fragebogen angereicher-ten Online-Bewerbungsformular z. B. furein automatisches Filtern der Bewerbungenverwendet. Dazu dient ein dem Fragebo-gen hinterlegtes Bewertungssystem. BeiUnterschreitung einer vorher festgelegtenMindestpunktzahl kann ein Bewerber danndirekt aussortiert werden und per E-Mailein Absageschreiben erhalten. Alle �brigenbekommen eine Eingangsbestatigung und

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die Software kann Vorlagen fur jeglicheKommunikation mit dem Bewerber ver-walten.

WI: Welche Aufgaben fallen nach diesergroben Vorauswahl an?

von Westarp: Im Rahmen eines vorher de-finierten Workflows muss die Software dieBewerbungen an die involvierten Entschei-dungstrager weiterleiten und die Einhal-tung der Prozesszeiten durch Wiedervor-lagefunktionen sicherstellen. Dabei sollendem Profil Bewertungen hinzugefugt wer-den konnen und die Prozessbeteiligten sindentsprechend ihrer im System hinterlegtenBerechtigungen in die Lage zu versetzen,eigenstandig weitere Prozesse wie das Auf-setzen von Bewerbungsgesprachen zu ini-tiieren.Grundsatzlich besteht die Anforderung,

samtliche vollzogenen Rekrutierungspro-zesse jederzeit uber Reportfunktionen aus-zuwerten. Erfolgskritische Faktoren wieEffektivitat, Rekrutierungszeit sowie Kos-ten und Aufwand des Personalbeschaf-fungsprozesses sollen somit stets uberpruftund Vorgehensweisen gegebenenfalls ange-passt werden. Gesamtziel ist die Verfugbar-machung einer Plattform fur Personalver-antwortliche, die es ihnen ermoglicht,einmal definierte Anforderungsprofile ter-min- und budgetgerecht zu erfullen.

WI: Welche Quellen fur Informationssyste-me zur Unterstutzung der bei der Per-sonalbeschaffung anfallenden Workflowsstehen zur Verfugung?

von Westarp: Grundsatzlich kann Softwarezur Unterstutzung des E-Recruiting ent-weder vom anwendenden Unternehmenselbst bereitgestellt werden – sei es als Ei-genentwicklung oder auch in Verwendungvon Systemhausern gelieferter Individual-software. Diese Vorgehensweise ist ver-gleichsweise teuer, wenngleich man in derRegel durchaus gut auf die speziellen Be-durfnisse angepasste Losungen erhalt.Alternativ kauft man Standardsoftware,

die Unternehmen zwar umfangreicheMoglichkeiten bietet, aber haufig deckensolche Losungen nicht den gesamten Per-sonalbeschaffungsprozess ab. Schnittstel-len zu eigenen Web-Front-Ends, wie ei-ner Stellenborse oder dem Bewerbungs-formular, sowie zu externen Kanalen,etwa Internet-Jobportalen, sind eventuellzusatzlich zu implementieren. Die großenERP-Softwarehersteller bieten leider im-mer noch keine voll integrierte Software

zur Unterstutzung von Rekrutierungspro-zessen an.

WI: Gibt es im Personalbeschaffungssektorauch ein ASP?

von Westarp: Ja, die großen Internet-Stel-lenborsen bieten seit kurzem diese Dienstemit voll integrierten Personalbeschaffungs-prozessen an. Im Vergleich etwa zum Ein-satz von ERP-Standardbausteinen stehenden anwendenden Unternehmen damitweitaus umfangreichere Funktionsalterna-tiven zur Verfugung. Der Personalverant-wortliche greift uber seinen Internet-Browser auf die komplette Funktionalitatder beim Anbieter ablaufenden Losung zuund verwaltet dort alle seine Prozesse undDaten. In den haufig kostenfrei verfug-baren Grundfunktionalitaten der Jobporta-le werden bereits elementare Work-flowfunktionen unterstutzt. Die Kostenfur weitere Unterstutzungen bis hin zu ei-ner voll integrierten Bewerbermanage-ment-Software sind relativ niedrig, etwa200 bis 400 Euro pro Nutzer und Monat.

WI: Wie unterschiedlich stellen sich dieKostenstrukturen der drei genannten Be-triebsmodelle – Individualsoftware, ERP-Standardsoftware und ASP-Losung – darund welche Einsatzzahlen sind im ASP-Sektor im Bereich Personalbeschaffung zubeobachten?

von Westarp: Aus wirtschaftlicher Sichtsollte man die Total Cost of Ownership derjeweiligen Losung im Auge behalten. Dabeisind die Entwicklungs-, Wartungs- und Be-triebskosten einer Individuallosung bzw.die Lizenz- und Betriebskosten einer Kauf-software den sog. Setup-Kosten und derNutzungsgebuhr einer ASP-Losung gegen-uberzustellen. Wartungs- und Betriebskos-ten fallen bei letzterer Implementierungs-form nicht an, da sowohl die Speicher- undVerarbeitungsleistungen als auch die Wei-terentwicklung des Systems zentral durchden Betreiber des Jobportals vorgenommenund die Kosten auf die Nutzungsgebuhrender Kunden umgelegt werden.

Viele der in unserer Studie im Detail un-tersuchten Unternehmen haben heute ihre

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Bild 1 Verwaltung von Bewerbern aus verschiedenen Rekrutierungskanalen

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Losungen in Form einer selbst erstelltenRecruitingsoftware umgesetzt, was ins-besondere daran liegt, dass leistungsfahigeASP-Losungen am deutschen Markt erstseit ungefahr einem Jahr angeboten wer-den. Trotzdem setzen heute bereits 7% deruntersuchten Unternehmen solche ASP-Losungen bei der Personalbeschaffung ein.Die Verbreitung dieser Systeme wird nachEinschatzung vieler Experten in naher Zu-kunft stark zunehmen, da bei erhohterFunktionalitat erhebliche Kosteneinspa-rungen realisiert werden konnen.

WI: Inwieweit bestehen unterschiedlicheASP-Angebote fur mittlere und kleine Un-ternehmen im Vergleich zu Großunterneh-men?

von Westarp: Hier gilt es, unterschiedlicheAnspruche und Volumina in den Systemenwiderzuspiegeln. Bei großen Konzernensprechen wir uber bisweilen mehr als100.000 Bewerbungen pro Jahr und manfindet haufig tief gestaffelte Zugriffsrechte

und Kostencontrollingprozesse, die alle imSystem zu verwalten und zur Anwendungzu bringen sind. Im Gegensatz dazu reichtKleinunternehmen meist die Basisfunktio-nalitat – Veroffentlichen und Verwaltenvon Online-Stellenanzeigen, Sichten dereingehenden Bewerbungen, automatisierteKommunikation mit den Kandidaten – ,die haufig beim Kauf eines kleinen Paketesvon Online-Stellenanzeigen kostenlos zurVerfugung gestellt wird.

WI: Welche weiteren Trends kann man imBereich Personalbeschaffung beobachten?

von Westarp: Derzeit ist ein zunehmendesBusiness-Process-Outsourcing (BPO) zubeobachten, also eine Entwicklung, gesam-te Geschaftsprozesse auf einen externenDienstleister zu verlagern. Eine aktuelleStudie von IDC zeigt, dass der BereichHuman Resourcing (HR) im Kontext vonBPO zwar am Umsatz gemessen ehereinen der kleineren Bereiche darstellt, aller-dings mit Blick auf die jahrlichen Zuwachs-

raten von fast 30% den wachstumsstarks-ten. So wird in den nachsten vier Jahreneine Steigerung des europaischen Umsatzesvon heute ca. zwei Milliarden Euro auf ca.sechs Milliarden Euro prognostiziert. DasAuslagern der gesamten Personalbeschaf-fung an einen externen Dienstleister ist dielogische Weiterentwicklung der heute statt-findenden Auslagerung der IT durch denEinsatz von voll integrierten ASP-Losun-gen. Erst das Vorhandensein solcher mo-dernen Systeme, die in der Lage sind, dieverschiedenen Rekrutierungskanale undSoftwarelosungen zu integrieren, sowie diedamit einhergehende Transparenz und Mo-dularisierung der verschiedenen Personal-beschaffungsdienstleistungen lassen es heu-te moglich werden, uber die Auslagerungeines als Schlusselfaktor fur die Unterneh-mensentwicklung angesehenen Bereichesnachzudenken.

WI: Vielen Dank fur dieses Gesprach!

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