Introducción

Administración de proyectos de softwareDra. Marcela CapobiancoUniversidad Nacional de Entre RiosFacultad de Cs. de la Administración

Objetivos

Entender la necesidad creciente de una mejor gestión de proyectos, especialmente en proyectos de IT

Explicar que es un proyecto, dar ejemplos, distinguir atributos.

Objetivos

● Distinguir los elementos claves del marco de trabajo: participantes, áreas de conocimiento, herramientas y técnicas comunes, factores de éxito.

● Entender el rol del administrador de proyectos y que habilidades requiere

Objetivos

● Entender el rol de las organizaciones profesionales como el Project Management Institute, la importancia de las certificaciones, la ética y el software de project management.

Introducción● Muchas organizaciones han desarrollado

interés en la disciplina

● Hardware, software, networks y el uso de grupos de trabajo globales e interdisplinarios han cambiado el ambiente de trabajo

● US: gasta $2.3 trilliones en proyectos cada año. ¼ de su producto bruto.

● En el mundo: $10 trillion de $40.7

Project Management Statistics● Los gastos en IT siguen creciendo. *

● En el 2003, el senior project manager en U.S. Ganaba 90,000 por año y el Director del Project Management Office (PMO) ganaba en promedio más que el Chief Information Officer ($118,633 vs. $103,925).**.

● The apprentice (reality show nro 1 en US 2004) muestra el importante rol que los project managers juegan en los negocios.

*Butler, Steve, “IT Spending,” Analyst Views, February 2004. **PMI, Project Management Salary Survey, Third Edition, 2003.

● Los proyectos de IT tienen una historia difícil:– En 1995 un grupo de estudio descubrió que solo

el 16.2% de los projectos de IT eran exitosos en objetivos de alcance, tiempo y costo

– Más del 31% de los projectos de IT eran cancelados antes de terminar, generando pérdidas de $81 sólo en US *

–

*The Standish Group, “The CHAOS Report” (www.standishgroup.com) (1995). Another reference is Johnson, Jim, “CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures,” Application Development Trends (January 1995).

Motivación

Ventajas de Formal PM

● Mejor control de recusos financieros, físicos y humanos.

● Mejora las relaciones con los clientes.● Costos de desarrollo más cortos.● Baja los costos.● Sube la calidad e incremente la confianza.● Mejora la producitividad.● Mejora la coordinación interna.● Sube la moral de los empleados (baja el

stress).

Qué es un proyecto?

● “Una empresa temporaria que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único.”

● La operatoria es el trabajo que se realiza para mantener el negocio.

● Un proyecto termina cuando han sido alcanzados sus objetivos o se cancela.

● Pueden ser grande o pequeños, a corto o a largo plazo

Ejemplos de proyectos de IT

● Un help desk o técnico reemplaza las laptops de un departamento pequeño.

● Un equipo de desarrollo pequeño agrega nueva funcionalidad a una aplicación interna.

● El campus de una universidad realiza un upgrade de su tecnología para proveer wireless internet access

Ejemplos de proyectos de IT

● Un grupo funcional decide que SW comprar y como implementarlo.

● Una red televisiva desarrolla un sistema para permitir feedback de los televidentes.

● Un grupo del gobierno desarrolla un sistema para rastrear las inmunizaciones de los niños.

Atributos del proyecto

● Tiene un único fin.● Es temporario.● Se desarrolla mediante elaboración progresiva.● Requiere recursos, gralmente de varias áreas.● Debe tener un cliente principal o sponsor. El

sponsor da la dirección y soporte al proyecto.● Involucra incerteza.

Administradores del proyecto y del programa

● Los Project managers trabajan con sponsors, equipos de proyecto y otra gente involucrada para alcanzar los objetivos.

● Programa: “Un grupo de proyectos relacionados administrados en forma coordinada para obtener beneficios y control que no sería posible si se manejaran en forma individual”.

● Los Program managers actuan simplemente como jefes de los project managers.

Tres restricciones

● Restricciones:

– Objetivos de alcance: Qué se realizará?

– Objetivos de tiempo: Cuanto se tardará?

– Objetivos de costo: Cuanto dinero?

● Es deber del project manager balancear estos objetivos que muchas veces compiten entre sí.

Las tres restricciones

Hay que balancear los tres ejes y además satisfacer al sponsor

Qué es Project Management?

● Project management es la “aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.”*

*PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) (2004), p. 8.

Project Management Framework

Participantes del Projecto ● Son las personas que están trabajando

en el proyecto o son afectadas por las actividades relacionadas.

● Incluyen al:– Project sponsor– Project manager– Project team– Support staff– Clientes– Usuarios– Proveedores

Nueve áreas de conocimiento del Project Management

● Describen las competencias claves que deben desarrollar los project managers.– Cuatro conducen a objetivos específicos del

proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad).– Cuatro describen los medios para alcanzar los

objetivos del proyecto (recursos humanos, comunicación, riesgo y administración de adquisición).

– Un área (project integration management) afecta y es afectada por todas las otras

– Todas son importantes!

Project Management Tools and Techniques

● Asisten a los project managers y su equipo en varios aspectos.

● Herramientas y técnicas específicas incluyen:– Project charters, definición de alcance, y WBS

(alcance).– Gantt charts, network diagrams, critical path

analyses, critical chain scheduling (tiempo).– Estimaciones de costos y ganancias (costo).

Administración del portafolio del proyecto

● Muchas organizaciones soportan esta estrategia emergente:

– Manejan al proyecto como un portfolio de inversiones que contribuye al éxito de la empresa (Ampliaremos este concepto en el capítulo sobre costos)

Performance mejorada: una buena noticia

El Standish Group’s CHAOS estudia las mejoras en los proyectos de IT que se dieron en la última década.*

Measure 1994 Data 2002 Data Result Successful projects 16% 34% Doubled Failed projects 31% 15% Halved Money wasted on challenged and failed projects

$140 B out of $250 B

$55 B out of $255 B

More than halved

*The Standish Group, “Latest Standish Group CHAOS Report Shows Project Success Rates Have Improved by 50%” (March 25, 2003).

Por qué estas mejoras?

“The reasons for the increase in successful projects vary. First, the average cost of a project has been more than cut in half. Better tools have been created to monitor and control progress and better skilled project managers with better management processes are being used. The fact that there are processes is significant in itself.”*

*The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success” (2001).

Project Success Factors*

1. Soporte ejecutivo2. Compromiso de usrs3. Project manager con

experiencia4. Objetivos de negocio

claros5. Alcance minimizado6. Infrastructure de SW

estandard

7. Requirimientos básicos de la firma

8. Metodología Formal 9. Estimaciones

confiables10. Otros

*The Standish Group, “Extreme CHAOS” (2001).

What the Winners Do*

La investigación muestra que las compañias que poseen excelencia en entrega de proyectos: Usan herramientas de project managemente integradas. Cultivan a los líderes de proyecto enfatizando

habilidades de negocio. Desarrollan un proceso de delivery de proyectos

ordenado. Miden la salud del proyecto usando métricas,

satisfacción de los clientes y retorno de inversiones.

*Milosevic, Dragan and And Ozbay, “Delivering Projects: What the Winners Do,” Proceedingsof the Project Management Institute Annual Seminars & Symposium (November 2001).

The Role of the Project Manager

● Las descripciones varián pero la mayoría incluyen responsabilidades como planning, schedulling, coordinación y trabajar con la gente para alcanzar los objetivos del proyecto

● Recordemos que 97% de los proyectos exitosos fueron conducidos por programadores experimentados.

● Definir el alcance● Indetifiar participantes,

decision-makers y procedimientos para escalar

● Hacer listas detalladas (wbs).

● Estimar tiempo.● Desarrollar flow chart inicial.● Identificar recursos y

presupuesto requeridos.

● Evaluar los requerimientos del proyecto.

● Identificar y evaluar riesgos.● Preparar plan de contigencia● Identificar interdependencias.● Identificar y registrar

momentos clave.● Participar en la fase de

revisiones.● Secure needed resources.● Administrar el cambio.● Reportar el estado del

proyecto.

15 funciones de la administración de proyectos

*Northwest Center for Emerging Technologies, “Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,” Belleview, WA, 1999.

Habilidades sugeridas para Project Managers

● Necesitan una amplia variedad de habilidades:

– Estar dispuestos al cambio

– Entender la organización en la que trabajan

– Entender la organización para la que trabajan

– Liderar el equipo para alcanzar los objetivos del proyecto

Habilidades sugeridas para Project Managers

Hab

● Necesitan habilidades “hard” y “soft”

– Habilidades Hard incluyen conocimento del producto y saber como usar varias herramientas y técnicas del PM.

– Habilidades Soft incluyen ser capaz de trabajar con varios tipos distintos de personas.

● Communication skills: Escucha, convence.● Organizational skills: Planifica, da objetivos,

analiza● Team-building skills: Muestra empatía,

motiva, promociona el espíritu de grupo.● Leadership skills: Da el ejemplo, provee una

visión general, delega, positivo, enérgico.● Tolerancia: Flexible, creativo, paciente,

persistente.● Technology skills: Experiencia, conocimiento

del proyecto, sentido común, juicio profesional.

Habilidades sugeridas para Project Managers

Habilidades de Project Management extraídas de “The

Apprentice” Liderazgo y

profesionalismo. Conocer que espera tu

sponsor del proyecto y aprender de los errores.

Confiar en el equipo y delegar.

Conocer el negocio. Defenderse a sí mismo.

Ser parte de un equipo. No ser muy emocional y

ser organizado. Trabajar en proyectos en

los que se cree. Think outside the box. Apuntar alto.

Characteristics de Project Managers Efectivos y No Efectivos

• Leadership by example• Visionary• Technically competent• Decisive• Good communicator• Good motivator• Stands up to upper

management when necessary

• Supports team members

• Encourages new ideas

• Sets bad example• Not self-assured• Lacks technical expertise• Poor communicator

• Poor motivator

Effective Project Managers Ineffective Project Managers

Importancia del Liderazgo

● Proveen liderazgo con el ejemplo.

● Un lider se focaliza en objetivos a largo plazo. Inspira a la gente a alcanzarlos.

● Un manager debe lidiar con los detalles del día a día para alcanzar objetivos específicos.

● Los PM frecuentemente cubren ambos roles.

El Top ten de los IT Skills

Rank IT Skill/Job Average Annual Salary 1 SQL Database Analyst $80,664 2 Oracle Database Analyst $87,144 3 C/C++ Programmer $95,829 4 Visual Basic Programmer $76,903 5 E-commerce/Java Developer $89,163 6 Windows NT/2000 Expert $80,639 7 Windows/Java Developert $93,785 8 Security Architect $86,881 9 Project Manager $95,719 10 Network Engineer $82,906

Paul Ziv, “The Top 10 IT Skills in Demand,” Global Knowledge Webcast (www.globalknowledge.com) (11/20/2002).

Top Information Technology Skills

60% 58%

42% 41%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Applicationdevelopment

Project management Databasemanagement

Networking

Cosgrove, Lorraine, “January 2004 IT Staffing Update,” CIO Research Reports (February 3, 2004).

Information Technology (IT) Skill

Porcentaje encuestados

Historia de Project Management

● Algunas personas argumentan que construir las pirámides fue un proyecto.

● La mayoría consideran el Manhattan Project el primero en usar técnicas modernas de project management.

– Duró 3 años, $2 billiones de dolares (en 1946) y tuvo manager técnicos y de proyecto por separado.

Ejemplo de Gantt Chart

El WBS se muestra a la inquierda, y las fechas de inicio y final de c/tarea a la derecha. Se usó por primera vez en 1917.

Work Breakdown Structure (WBS)

Ejemplo de Network Diagram

Cada caja es una tarea del WBS. Las flechas muestran dependencias. Las tareas bordeadas están en el camino crítico. Los Network diagrams fueron usados por primera vez en 1958 en el proyecto Navy Polaris.

Project Management Office (PMO)

● Es un grupo organizacional responsable de coordinar la función de project management en una organización.

● Posibles objetivos:– Recolectar, organizar e integrar project data para la

organización.– Desarrollar y mantener templates para documentos de

proyectos.– Coordinar el entrenamiento en varios tópicos del PM– Proveer un marco formal a la carrera de los futuros project

managers.– Brindar servicios de consultoría en PM.– Una estructura para albergar a los PMs mientras están

trabajando o entre proyectos.

Project Management Software

● Integran información de múltiples proyectos para mostrar el estatus de activos, aprobados y futuros proyectos en una organización.

● Provee links a info mas detallada sobre cada proyecto.

● A muchos managers les gusta ver el status en color – rojo, amarillo y verde.

Ejemplo de Project Management Tool

La profesión de Project Management

● Sociedades profesionales como el Project Management Institute (PMI) han crecido significativamente.

● Hay grupos de interés específico en muchas áreas: ingeniería, servicios finanacieros, IT,..

● Siguen creciendo los programas de certificaciones.

Project Management Certification

● PMI provee certificación como un profesional de Project Management (PMP).

● Un PMP ha documentado suficiente experiencia en proyectos, ha accedido a seguir un código de ética y pasado un examen de PMP.

● El nro de personas que obtiene esta certificación se está incrementando rápidamente.

● PMI y otras organizaciones están ofreciendo nuevos programas de certificaciones (ver Appendix B).

Figure 1-7. Growth in PMP Certification, 1993-2003

1,000 1,900 2,800 4,4006,415

10,086

18,184

27,052

40,343

52,443

76,550

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

Year

# P

MP

s

Etica en Project Management

● La ética es una parte importante de todas las profesiones.

● Los Project managers frecuentemente enfrentan dilemas morales.

● Para obtener la certificación PMP certification, los aspirantes deben acordar seguir el código PMP de conducta profesional.

● Varias preguntas están relacionadas con responsabilidad profesional y ética.

Project Management Software● Existen cientos de productos para asistir en

esta tarea.● Hay 3 categorías:

– Low-end tools: Cuestan aproximadamente $200 por usuario.

– Midrange tools: Manejan múltiples proyectos, cuestan $200-500 p/ usr; Project 2003 es de los más populares.

– High-end tools: Llamados SW de PM de empresas, licenciados por usuario, Ejemplo: VPMi Enterprise Online (www.vcsonline.com).

Resumen

● Número y complejidad de proyectos aumentan, PM es cada día mas importante.

● Un framework para PM incluye a los participantes, las 9 areas de conocimiento, herramientas, técnicas y crear portfolios de proyectos para asegurar el éxito de la empresa.

● Project managers exitosos deben poseer y desarrollar muchas habilidades y guiar mediante el ejemplo a su equipo.

● La profesión de project management continúa madurando, más gente se certifica y se crean más herramientas