ISO 9001 in der Praxis QM System auch für kleine ... · ISO 9001:2008 – IHK Kiel 12.12.2007 ISO 9001 in der Praxis QM System auch für kleine Unternehmen sinnvoll ? Praxisnahe

ISO 9001:2008 – IHK Kiel 12.12.2007

ISO 9001 in der PraxisQM System auch für kleine Unternehmen sinnvoll ?

Praxisnahe Umsetzung der Anforderungen der ISO 9001:2008in kleinen und mittleren UnternehmenHenning EggersProzessPlanungFachkraft für Arbeitssicherheit

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenIn eigener Sache

www.hepp-beratung.de

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QM System in kleineren und mittleren Unternehmen

Gründe für die Einführung eines QM Systems in kleinen und mittleren Betrieben

Entwicklung eines Unternehmens bis zur Zertifizierung

Integration weiterer Managementaufgaben in dasQM-System – nur etwas für die Großen?

Die Wahl des Gutachters bzw. derGutachterorganisation

Kosten – von der Beratung bis zur ZertifizierungUmsetzung der Neuerungen in der ISO 9001:2008

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenGründe für die Einführung eines QM Systems


Ein großer Schlüsselkunde übt Druck aus

offen – sonst wird das Unternehmen aus dem Lieferantenverzeichnis gestrichenunterschwellig – wäre von Vorteil, Bedeutung könnte steigen, Qualität auf anderem Wege nachweisen

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Das Produkt oder der Verbleib des Produktes erfordert es

Beispiele:Teile die in Ex-Geschützten Bereichen eingebaut werdenTeile werden in Medizinprodukte eingebaut

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Das Unternehmen ist gewachsen, dieOrganisation ist nicht mitgewachsen

Beispiele:Anweisungen auf ZurufUnternehmensführung wird mitfertigungsnahen Aufgaben blockiertTermine werden zufällig eingehaltenQualität ist nicht nachweisbar

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Weitere Gründe

Auf dem Markt wird es als Standard erwartetDer Mutterkonzern fordert es

Diese Gründe sind bei kleineren und mittleren Betrieben selten relevant.

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Die Gründe für die Einführung haben oftmals erheblichenEinfluss auf die innerbetriebliche Wirksamkeit eines QM – Systems

Druck von Außen –Geltung und Wirkung nach AußenInnerbetriebliche Gründe –Wirkung innerhalb der Prozesse

Nicht die ISO Norm ist schuld, wenn ein QM-System keineWirkung zeigt, sondern die innerbetriebliche Umsetzung

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Häufige Anforderung an den Berater :„Der Ablauf darf nicht gestört werden“

Wer beim Duschen nicht nass wird, wird nicht sauber, bezahlt aber das Wasser

Die Entwicklung eines QM Systems, das die Innerbetrieblichen Prozesse optimieren soll, bindet personelle Ressourcen und wird am Anfang häufigals störend empfunden.

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines Unternehmens


Um ein vereinbartes Ziel sicher zu erreichen ist das systematische Vorgehen auch in einem kleinen

Betrieb notwendig und sinnvoll

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Weiter-führende Schluss-

folgerungen Kontrollieren

Durch- undUmsetzungder Lösung

Auswahl derLösung

Entwicklungvon Lösungs-alternativen

Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung

Ziel:optimierte Prozesse sowie Übereinstimmung mit den Vorderungen der ISO 9001

13ISO 9001:2008 in KMU 13

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensAnalyse bzw. IST – Aufnahme der Prozesse


Nutzen einer IST - AufnahmeEs wird übergreifend dargestellt wie die Prozesse im Betrieb ablaufenUnterschiedliche Wahrnehmungen über die Abläufe werden vor der Prozessoptimierung abgeglichenBeteiligte Externe erhalten systematischen Einblick in die Abläufe

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Nutzen einer IST - AufnahmeDie IST – Aufnahme ist die Grundlage der späteren QM Dokumentation Die Dokumentation (Handbuch) muss (innerhalb des Rahmens der ISO 9001) an die Abläufe angepasst werden,nicht die Abläufe an das Handbuch, dass aus der gängigen Literatur entnommen wurde

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Gliederung der IST Aufnahme mit BeurteilungBeschreibung der (Teil)-ProzessesSystematische Zuordnung eventuell vorhandener Formulare, Checklisten o. ä.Stärken und Schwächen des Prozesses

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Anfrage entgegennehmen / Angebot erstellenDie Arten der Anfragen teilen sich in telefonische oder schriftliche Anfragen

auf. In einzelnen Fällen werden auch Anfragen mit Musterteil gestellt. Der überwiegende Teil der telefonischen Anfragen kommt von bekanntenKunden, mit denen eine eingespielte Kommunikation vorhanden ist.

Grundsätzlich werden folgende Kosten ermittelt, sofern diese für die betreffende Anfrage relevant sind:

• Materialkosten• Herstellungskosten• Kosten für spezielle Messmittel • Werkzeugkosten• Rüstkosten

Die vorgefundenen Abläufe sind wichtige Ressourcen für den Betrieb, und sind die Grundlagen für die neuen Prozesse

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Auswahl derLösung


Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung


18ISO 9001:2008 in KMU 18

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensBeurteilung der Prozesse


Wenn die Stärken eines Unternehmens nicht klar herausgestellt und erkannt werden, können diese auch nicht erhalten oder ausgebaut werden.

Stärken- und SchwächenanalyseDarstellung der Stärken motiviert Führung und Belegschaft am Projekt mitzuwirkenStärken ausbauen, Schwächen abbauen

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensBeurteilung der Prozesse


Stärken des VorgehenEine außergewöhnliche Flexibilität gegenüber dem Kunden, wie es nur wenige Firmen

möglich machen. Der Kunde wird diesen Lieferanten als seinen Problemlöser empfinden der über alle organisatorischen Regeln hinweg versucht sein Problem zu lösen und möglicherweise wiederholt als Kunde auftritt

Schwächen des VorgehensEs besteht eine gewisse Gefahr, dass die Angaben des Kunden nicht eindeutig oder falsch

waren. Insbesondere besteht diese Gefahr, wenn der Kunde neu ist und die Kommunikation noch nicht eingespielt ist. Die Folgen können nicht gedeckte Kosten, ein verärgerter Kunde und ein geschädigter Ruf sein

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Auswahl derLösung


Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung


21ISO 9001:2008 in KMU 21

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensZiele entwickeln


Übergeordnete Ziele (Politik) häufig auf Basis von Literaturrecherche entwickeltÜbergeordnete

Ziele

DetaillierteZiele Detaillierte

Ziele DetaillierteZiele

Die Detailziele sind von Bedeutungeindeutig definierenin die Belegschaft kommunizieren

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Detailliertes Ziel: Anforderungen an die Angaben des Kunden zu einem Auftrag

• die Angaben müssen eindeutig sein

• alle Angaben enthalten, die für die Auftragserfüllungnotwendig sind

• der Fertigungsprozess wird erst gestartet, wenn allerelevanten Angaben vorliegenKriterium für den Grad der Zielerfüllung:Anzahl der Nachfragen während des Fertigungsprozesses

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Detailliertes Ziel: Flexibilität gegenüber dem Kunden erhalten

Kriterium für den Grad der Zielerfüllung:Wahrnehmung des Kunden ermittelt über Kundenbefragung sowie über systematische Analyse der Kundenbeschwerden.

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensZielkonflikte


Systematische AbläufeFlexibilität

Gegensatz?

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Flexibilität und Systematische Abläufe als Gegensatz?Ein häufiger Konflikt bei dem Aufbau eines QM System

Entscheidungen stehen anHandwerk oder industrielle Fertigung?Auf Zuruf des Kunden jederzeit reagieren?Dokumentation ernst nehmen?…………….

aber

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Flexibilität und Systematische Abläufe als Gegensatz?Ein häufiger Konflikt bei dem Aufbau eines QM System

Die Kunst besteht darin, die systematischen Abläufe robust zu gestalten, so dass flexibles Handeln nicht zum Scheitern der Systematik führt

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Auswahl derLösung


Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung


28ISO 9001:2008 in KMU 28

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensMaßnahmen entwickeln


Was sollten Sie berücksichtigenEntwickeln Sie die Maßnahmen mit der Belegschaftdas setzt voraus, dass die Ziele kommuniziert wurden

Die zweitbeste Lösung ist die bessere, wenn Sie von der Belegschaft akzeptiert wird

dennjeder Mitarbeiter entscheidet selbst darüber, ob er seine Kreativität und sein Wissen für die erfolgreiche Umsetzung der Prozessentwicklung einsetzt.

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensMaßnahmen entwickeln


Ziele Vorgaben der Norm

Wirtschaftliche und personelle Möglichkeiten

MaßnahmenVorschläge der

MitarbeiterStärken u.

Schwächen-analyseVorschläge der

Betriebsführung

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Auswahl derLösung


Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung


31ISO 9001:2008 in KMU 31

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensMaßnahmen umsetzen


Was sollten Sie berücksichtigenWurden die zurückliegenden Stationen der Projektentwicklung mit Überzeugung abgearbeitet, ist die Umsetzung mehr als Abarbeiten eines Planes zu verstehen.Gab es Defizite bei der Abarbeitung der Projektschritte müssen häufig die Maßnahmen kraftvoll durchgesetzt werden.Der Erfolg ist fraglich!

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensMaßnahmen umsetzen


Was sollten Sie berücksichtigenBei der Umsetzung der Maßnahmen sollten Sie bereits eine Entscheidung über die Gutachterorganisation bzw. den Gutachter getroffen haben.

Der Gutachter darf nicht beraten, aber es kann ein „Projektgespräch“ durchgeführt werden. (ins Besondere bei Erstzertifizierung)

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Auswahl derLösung


Setzen von

Zielen

Analyse

Beurteilung


34ISO 9001:2008 in KMU 34

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenEntwicklung eines UnternehmensKontrollieren, Erfolg feststellen


Das interne AuditSehen Sie das interne Audit als Chance und nicht so sehr als BelastungNehmen Sie die Ergebnisse ernst und kommunizieren Sie den Ablauf und die Ergebnisse in die BelegschaftZu diesem Zeitpunkt der Projektentwicklung können Sie noch problemlos nachbessern

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36ISO 9001:2008 in KMU 36

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenIntegration weiterer Themenfelder


Entwickeln Sie einSystem für verschiedeneInhalte

Akzeptanz in der Belegschaftgeringerer Schulungsaufwandinnerbetriebliche Kommunikation wird gefördert

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38ISO 9001:2008 in KMU 38

QM System in kleineren und mittleren UnternehmenGutachter(organisation) auswählen


Kriterien für die Auswahl der GutachterorganisationEs sollte ein Ansprechpartner für Sie zuständig sein, der später auch die Zertifizierung durchführt

Es gibt in einzelnen Branchen besondere Anerkennung für bestimmte Organisationenz.B. Schiffbau – GERMANISCHER LLOYD

das sollten Sie berücksichtigen

Wenn es keine besonderen „Vorlieben“ gibt können Sie auch ein unbekanntes Unternehmen wählenSie sparen Kosten – die Qualität der Dienstleistung ist in der Regel davon unabhängig

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenGutachter(organisation) auswählen


Wählen Sie frühzeitig ein Gutachterorganisation aus

Treten Sie frühzeitig mit dem Gutachter in Kontakt

Der Gutachter kann zu einem Projektgespräch in das Unternehmen eingeladen werden.

Stellen Sie den Gutachter der Belegschaft vor, so kann der Zertifizierung das dramatische genommen werden

Für Umweltmanagementsysteme sind auch Einzelgutachter zugelassen

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QM System in kleineren und mittleren Unternehmenneue Regeln für den Gutachter


Ablauf der Erstzertifizierung nach ISO 17021:2006Stufe 1 (Initial Audit) mit Dokumentenprüfung im Unternehmen – der Auditor stellt fest, ob das Unternehmen bereit ist zur Zertifizierung. Es wir empfohlen, dass diese Prüfung teilweise im zu prüfenden Unternehmen statt finden soll.

Stufe 2 (Zertifizierungsaudit) findet danach statt

Sofern die Stufe 1 (insbesondere Dokumentenprüfung) ohne Beanstandungen abgelaufen ist, kann die Stufe 2 unmittelbar nach der Stufe 1 erfolgenIst allerdings noch strittig

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QM System in kleineren und mittleren Unternehmenneue Regeln für den Gutachter


Ablauf der Erstzertifizierung nach ISO 17021:2006Ein Voraudit oder Projektgespräch ist nach wie vor möglich

Es kann sinnvoll sein die Stufe 1 und die Stufe 2 nicht unmittelbar auf einander folgen zu lassen. Mit einem zeitlichen Abstand haben Sie die Möglichkeit das System zu optimieren und Sie lernen den Gutachter kennen.

Zwischen Zertifizierungsaudit und Erhaltungsaudit darf max. 12 Monate liegen.

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenKosten – von der Beratung bis zur Zertifizierung


Berechnungsbeispiel: Metallbearbeitung, ca. 20 Mitarbeiterohne internen Aufwand und Umsatzsteuer

2.620 €3150 €Zertifizierung*

10.020 €10.750 €Summe (10.000 € Beratungskosten)

400 €400 €Reisekosten*

-200 € / aNutzen des Logos

10 x 300 €, max 45% der TagessätzeFörderung durch IB Bank in SH

Ca. 10.000 bis 20.000 EuroBeratungsleistung

Weniger bekannte Organisation

Bekannte Organisation

ErstzertifizierungLeistungen

* Nach neuen Vorgaben der 17021 sind höhere Kosten zu erwarten

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1.140 €1.750 € Überwachungsaudit

3.440 €4.250 € Summe (10.000 € Beratungskosten)

300 €300 €Reisekosten


Förderung durch IB Bank in SH

Ca. 2.000 EuroBeratungsleistung



1. bzw. 2. ÜberwachungsauditLeistungen

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1830 €2650 €Zertifizierung*

6230 €7.250 €Summe (7.000 € Beratungskosten)

400 €400 €Reisekosten*


10 x 300 €, max 45% der TagessätzeFörderung durch IB Bank in SH

Ca. 5.000 bis 8.000 EuroBeratungsleistung



ErstzertifizierungLeistungen

* Nach neuen Vorgaben der 17021 sind höhere Kosten zu erwarten

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900 €1.500 € Überwachungsaudit

2.200 €3.000 € Summe (10.000 € Beratungskosten)

300 €300 €Reisekosten


Förderung durch IB Bank in SH

Ca. 1.000 EuroBeratungsleistung



1. bzw. 2. ÜberwachungsauditLeistungen

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Berechnungsbeispiel: Kosten für 3 Jahreohne internen Aufwand und Umsatzsteuer

10.630 €13.250 €5 Mitarb. mit Beratungskosten

ca. 10 bis 30 Menschtage5 Mitarb. Interne Aufwände

16.900 €19.250 €20 Mitarb. mit Beratungskosten

ca. 20 bis 60 Menschtage20 Mitarb. Interne Aufwände



Zert-Audit + 2x ÜberwachungsauditBetrieb

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Umsetzung der Neuerungen der ISO 9001:2008


……Mitglied der Leitung der Organisation……ist in kleinen Unternehmen kein Problem, da häufig viele Positionen in Personalunion besetzt werden

Verträglichkeit mit der ISO 14001 bleibt erhaltenist in der Praxis bereits seit vielen gelebt und es wäre „erstaunlich“, wenn es in Zukunft nicht mehr gegeben wäre

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Umsetzung der Neuerungen der ISO 9001:2008


…gesetzliche und behördliche Anforderungen, die auf das Produkt anwendbar sind ….Nicht nur Normen, auch Gesetze (z.B ElekroG) das war auch in der Vergangenheit in der Praxis nicht strittig

Lenkung von Dokumenten….. müssen lesbar, erkennbar und wiederauffindbar bleibenist in der Praxis bisher nicht strittig gewesen, aber nun deutlicher definiert

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QM System in kleineren und mittleren UnternehmenUmsetzung der Neuerungen der ISO 9001:2008


ausgegliederter Prozessmit vielen Anmerkungen versehenaberes wurde aus meiner Sicht nichts Neues beschrieben und es wurde auch nicht deutlicher formuliert

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Personal, deren Tätigkeiten die Erfüllung der Produktanforderungen beeinflussen, muss auf Grund derangemessenen Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und Erfahrungen fähig sein.

ANMERKUNG Die Erfüllung der Produktanforderungen kann direkt oder indirekt durch jegliches Personal innerhalb des Qualitätsmanagementsystems beeinflusst werden.

Relevantes Personal eingeschränkt und dann mit der Anmerkung wieder ausgeweitet.

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Die Organisation muss die Arbeitsumgebung ermitteln, bereitstellen und aufrechterhalten, die zum Erreichender Konformität mit den Produktanforderungen erforderlich ist.

ANMERKUNG Die Benennung Arbeitsumgebung bezieht sich auf Bedingungen, unter denen die Arbeit ausgeführtwird, einschließlich physikalischer, ökologischer und anderer Faktoren, wie zum Beispiel Lärm, Temperatur, Feuchtigkeit, Beleuchtung oder Wetter.

Arbeitsumgebung Wird die Konformität in Frage gestellt, wenn sich ein Mitarbeiter nicht wohl fühlt?

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Die Entwicklungsergebnisse müssen eine Form haben, die für die Verifizierung gegenüber den Entwicklungseingaben geeignet ist, und müssen vor der Freigabe genehmigt werden.

Pflichtenheft, Lastenheft………das wurde und wird in kleinen Firmen häufig nicht umgesetzt, dies wird jetzt deutlicher gefordert.

kleine Firmen werden in der Regel ohne Kap. 7.3 „Entwicklung“ zertifiziert.

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…………. Fälle von verloren gegangenem, beschädigtem oder anderweitig für unbrauchbar befundenem Eigentum des Kunden muss die Organisation an den Kunden berichten und Aufzeichnungen aufrechterhalten (siehe 4.2.4).

ANMERKUNG Zum Eigentum des Kunden können auch geistiges Eigentum und persönliche Daten zählen.

Eigentum des Kunden ………………. kleine Unternehmen bearbeiten häufig von Kunden beigestellte Teile oder Halbzeuge. Eine systematische Dokumentation ist häufig unzureichend vorhanden. Die Art der Kommunikation wird genauer beschrieben. Die Umsetzung ist nicht problematisch, in der Praxis wird die Klarstellung die Diskussionen verkürzen.

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Schlussfolgerungen• In der Praxis wird die Novellierung der ISO 9001:2008

keine wesentlichen Veränderungen hervorbringen

• In einigen Punkten wird die gängige Anschauung der Zertifizierungspraxis in der Norm zum Standard erhoben

• Nicht jede Anmerkung in der Norm hat zu einer Klarstellung geführt

57ISO 9001:2008 in KMUMeine Damen und Herren,

In der Ruhe liegt die Kraft,

lassen Sie sich von der neuen Norm nicht aus der Ruhe bringen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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