Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Kurzeinführung in

GfU Gesellschaft fürUnternehmenslogistik mbH

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Kurzeinführung in die Vorgehensweise

GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbHTelefon: 040 / 790 12 - 270E-Mail: [email protected]

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GfU mbH

Hamburg, 2008

Inhalt

Durchführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess:

1. Grundlagen der kontinuierlichen Verbesserung

2. Integration der Grundlagen kontinuierlicher Verbesserung


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Durchführung eines KVP-Projektes

3. Beschreibung des Beispiel-Anwendungsbereichs

4. Durchführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprojektes

5. Lessons-Learned

Grundgesetze der kontinuierlichen Verbesserung

Versuche nie, Perfektion erreichen zu wollen (60% sind genug), beginne mit der Verbesserung aber sofort!

Diskutiere nicht, warum ein Vorschlag nicht möglich ist, sondern darüber, wie er möglich gemacht wird.

Gib kein Geld aus, sondern nutze Kreativität.

Verwende nur vor Ort gemessene ZDF (Zahlen, Daten, Fakten), verlasse dich nicht auf Daten aus


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Verwende nur vor Ort gemessene ZDF (Zahlen, Daten, Fakten), verlasse dich nicht auf Daten aus dem Computer.

Externe und interne Kunden sind gleich gestellt.

Vermeide jede Form von Verschwendung!

Nimm keine Fehler an, verursache keine Fehler und leite keine Fehler weiter!


Vermeidung von Verschwendung

– Zeit

– Material

– Energie

– Information

Prozess-organisation

Bestände

Überproduktion

ÜberinformationFehler

& Nach-arbeit

Jede Form von Verschwendung ist zu vermeiden


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unnötige Transporte & Bewegungen

organisation

Wartezeiten

arbeit

Integration des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Geregelte kontinuierliche Verbesserung

Instandhaltung von Anlagen gilt heute als Selbstverständlichkeit

Instandhaltung von Prozessen?– Prozesse altern zwar nicht, aber– Veränderungen im Umfeld des Prozesses machen diesen ineffizient.

Zur Erreichung des Ziels der Erhaltung und / oder Erhöhung der Effizienz von Prozessen, – sind diese kontinuierlich zu überwachen und hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten zu


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– sind diese kontinuierlich zu überwachen und hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten zu analysieren:o "Wartungsplan" (Feste Zeitpunkte für Prozessanalysen, Benchmarking u.ä.)o Verinnerlichung der permanenten Prozessbewertung

● Gab es Reibungspunkte im Prozess?● Fehlten Unterlagen?● War dieser Arbeitsschritt wirklich notwendig?, ● Benötigen wir alle diese Daten? Bzw. Brauchen wir all diese unterschiedlichen Artikel?

– Integration der Methodenanwendung in den Alltag; z.B. Ursache-Wirkungs-Analyse statt Interpretation des Bauchgefühls

– Von der Methodenanwendung als Einzelfall zum Methodenmanagement kommen.

Identifikation der "Felsbrocken" auf dem Weg zur Prozesseffizienz

1. Was ist das langfristig zu erreichende Ziel?

2. Welche Probleme bestehen?


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3. In welcher Reihenfolge können Sie bearbeitet werden?

Nur ein Projekt zur Zeit!


Interventionsebenen der kontinuierlichen Verbesserung

Der managementorientierte KVP bindet die Führungskräfte in sog. KVP-Teams oder KAIZEN-

Workshops ein. Der Fokus liegt hier nicht nur bei der Erarbeitung von verbesserten Systemen und

Konzepten sondern auch bei der Implementierung des

richtigen Firmenklimas für mitarbeitergestützte

Verbesserungen.


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Beim gruppenorientierten KVP werden die unteren Hierarchieebenen über sog. Qualitätszirkel

oder auch ad-hoc Gruppen involviert.

Die unterste Ebene ist der personenorientierte KVP, bei dem der individuelle Mitarbeiter über

das sog. innerbetriebliche Vorschlagswesen integriert wird.


Beschreibung des Beispiel-Anwendungsbereichs

Prozessverbesserung im Bereich Produktabstimmung mit dem Kunden

– Es handelt sich um ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Maschinenbau, das ausgeprägt kundenindividuelle Produkte herstellt

– Problem: zu hohe Entwicklungskosten, Angebote führen häufig nicht zum Auftrag

– Der Prozess der Produktabstimmung mit dem Kunden ist sehr zeitaufwändig und durch viele


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– Der Prozess der Produktabstimmung mit dem Kunden ist sehr zeitaufwändig und durch viele Rücksprachen gekennzeichnet.

o Wichtige Informationen werden nicht geeignet aufgenommen und weitergeleitet

o Einige Kundenkontakte werden dadurch verärgert und führen nicht zum Auftrag

– Auch die interne Kommunikation ist reibungsbehaftet

o Bei erfolgreicher Beauftragung ist die Entwicklungszeit zu lang und zu teuer

Identifikation des Verbesserungspotenzials


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Methodische Unterstützung:

– Benchmarking, Übertragung von Best-Practice Lösungen

– Prozessanalyse– Wertstrom-Analyse

Erkennen von Problemsituationen durch Hinterfragen des

Gegebenen

Identifikation des Verbesserungspotenzials

Die Anwendung der Prozess-Analyse ergibt folgende Schwachstellen

mit Verbesserungspotenzial:


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– Verbesserung der internen und externen Kommunikation

– Verdeutlichung des Informationsbedarfs der einzelnen Empfänger


Priorisierung, Auswahl und Beschreibung

� Das langfristige Ziel besteht in der reibungslosen Abwicklung der Auftragsanbahnung und Produktentwicklung!

� Probleme bestehen in der mangelhaften Kommunikation

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mangelhaften Kommunikation sowohl intern als auch extern

Bearbeitung:1. Verbesserung der internen

Kommunikation

2. Klärung des extern gerichteten Informationsbedarfs

3. Verbesserung der externen Kommunikation


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Zieldefinition des gewählten Projektes


� Das durchzuführende Verbesserungsprojekt hat das


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Verbesserungsprojekt hat das Ziel die interne Kommunikation zu verbessern.


Kennzahlen:

Verbesserung der internen Kommunikation:

Reduktion des Rücksprachebedarfs aufgrund fehlender Information um 50%

Ursachenergründung für das Projekt Verbesserung der internen Kommunikation


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Planung des Projektes Verbesserung der internen Kommunikation


� Das durchzuführende Verbesserungsprojekt hat das Ziel die interne Kommunikation zu verbessern.

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verbessern.

Schrittweise Bearbeitung:1. Spezifizierung des Prozessablaufs

2. Klärung des erwarteten Nachrichten-formats (welche Inhalte, wie formuliert?)

3. Implementation des Requirements Engineering

4. Funktionsorientierung als Kommunikationsplattform


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Durchführung des ProjektesVerbesserung der internen Kommunikation

Spezifizierung des Prozessablaufs

Klärung des erwarteten Nachrichtenformats (welche Inhalte, wie formuliert?)


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Implementation des Requirements Engineering

Funktionsorientierung als Kommunikationsplattform

Überprüfen des ProjekterfolgesVerbesserung der internen Kommunikation

Kennzahlen:

Verbesserung der internen Kommunikation:

Angestrebtes Ziel:

Reduktion des Rücksprachebedarfs aufgrund fehlender Information um 50%, d.h. auf 40% Auftragsübergaben mit Rückfragen


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Ziel der ersten Phase (Verbesserung der internen Kommunikation) ist erreicht!

Überprüfen des ProjekterfolgesVerbesserung der internen Kommunikation

– ggfs. Maßnahmen verbessern

– Ergebnis verbreiten (kommunizieren)

o Ergebnis und Standard ausstellen (am Arbeitsplatz und an öffentlichen Stellen)

o Schulungen für neue standardisierte Arbeitsabläufe ausarbeiten

o Visualisierung, Kommunikations-Management


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Visualisierung, Kommunikations-Management

– Institutionalisierung und Standardisierung

o Dokumentation des Ergebnisses, Verfahrensanweisungen etc. anfertigen

o Mitarbeiter in der neuen Vorgehensweise schulen

o Ablageort der Dokumentation bekannt machen

o Umsetzung der neuen Vorgehensweise überprüfen


Lessons Learned

– Im Anschluss ist nicht zu vergessen, dass das nächste Teilprojekt anzugehen ist:

o Klärung des extern gerichteten Informationsbedarfs

– Die Phase der Konsolidierung (Verinnerlichung undStandardisierung der Veränderungsergebnisse desabgeschlossenen Projektes) ist sehr wichtig und darf nicht vernachlässigt werden.

o Mitarbeiter werden schnell veränderungsmüde

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o Mitarbeiter werden schnell veränderungsmüde

o Bei sich stetig wandelnden Prozessen schleichen sich schnell Fehler ein.

– Die frühzeitige Einbindung des Betriebsratesund der Mitarbeiter ist für den Erfolg des Projektesunerlässlich!

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Tel.: 040 / 790 12 - 270


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