Konzept - Vorlage - Entscheidung · Information Konzeptarbeit 5 Konzeptarbeit - Konzepte und Vorlagen gezielt erarbeiten und erfolgreicher präsentieren 2. Ziele und Leitidee - Konzept,

Information Konzeptarbeit 1

Konzeptarbeit - Konzepte und Vorlagen gezielt erarbeiten und erfolgreicher präsentieren

Teilnehmerunterlage zum Seminar

Konzept - Vorlage - Entscheidung

Konzepte und Vorlagen gezielt erarbeiten und

erfolgreicher präsentieren



1. Tag 09:30 - 17:30

Zeitblöcke / Inhalte 1.  Einstieg zur Orientierung

• Themen, Lernziele, Teilnehmer-Erwartungen, • Programm- und Zeitplan, Rollen & Spielregeln

2. Information zum Thema

Teil 1 - Denkmodelle: Begriffe, Leitidee, Ziele Teil 2 - Leitfaden: Vorgehen, Methoden, Werkzeuge • Teilnehmerfälle / Praxisbeispiele als Lernmedium

3. Phase 1 - Vorbereitung I Auftragsklärung: Zweck und Ergebniserwartung an das Konzept bzw. die Entscheidungsvorlage

4.  Phase 1 - Vorbereitung II • Zielgruppenanalyse / Entscheiderrollen • Klärung der Interessen und Vorkenntnisse

Programm / Zeitplan zum Seminar: Konzept - Vorlage - Entscheidung

2. Tag 09:00 - 17:00

Zeitblöcke / Inhalte 5. Phase 2 - Erste Ideen/Entwürfe

• Vorbereitung :Von der Idee über die Inhalte zum Konzept • ggf. Alternnative Ideenskizzen / grobe Entwürfe

6. Phase 3 - Konzept als Vorlage I • Gliederung / Struktur und Entwurf des Konzeptes • Folie: Text / Bild und Rede: Rhetorischer Redeaufbau • Zwischenbilanz

7. Phase 3 - Finale Konzept-Version II

• Final-Version: Fertiges Konzept als Entscheidungsvorlage • Probepräsentation und Teilnehmer-Feedback

8.  Abschluss • Letzte Teilnehmerfragen zum Thema • Lernbilanz - Praxistransfer - Seminar Feedback



Teil I

Kernthemen / Erfolgsfaktoren Denkwerkzeuge und Leitidee

1. Begriff - Was ist ein „Konzept“?

2. Leitidee und Ziele Was erreichen? Sache / Mensch

3.  Nutzen - Wozu „gute“ Vorlagen?

4.  Anforderungen an eine Vorlage

5.  Denkstile - A) vom Ganzen / B) vom Detail

6. Leitfaden zur Konzeptentwicklung

Seite: 04 bis 09

Teilnehmerunterlage: Konzept - Vorlage - Entscheidung

Teil II

Leitfaden für die Praxis Vorgehen und Checklisten

• Anlass, Auslöser, Absicht

Phase 1 Vorbereitung

Phase 2 Von der Idee zum Entwurf

Phase 3 Fertige Vorlage

• Entscheidungsalternativen

Seite: 10 bis 28



1. Was genau ist ein „Konzept“? Worüber reden wir

Konzepte - im Sinne von Entscheidungsvorbereitung = Vorlagen zur Entscheidung"Allgemeine Definition „Konzept“

Ein Konzept (Konzeption)

(w; Verb: konzipieren, Adjektiv: konzeptionell, aus dem Lateinischen concipere: auffassen, erfassen, begreifen, empfangen, sich vorstellen) ist eine umfassende Zusammenstellung der Ziele und daraus abgeleiteten Strategien und Maßnahmen zur Umsetzung eines größeren und deshalb strategisch zu planenden Vorhabens. Sie beinhaltet die dazu notwendigen Informationen und Begrüdungszusammenhänge, häufig darüber hinaus auch eine Chancen-Risiken-Abwägung und einen Zeit- und Maßnahmenplan

Arten von „Konzepten“ • Entscheidungsvorlagen für int./ext. Auftragsvergaben • Go- / No Go- Entscheidungen in Projekten • Statusberichte über Stand und Ablauf von Projekten • Investitions- oder Innovationsvorhaben • Kostensenkungsprogramme / Prozessoptimierung

und auch ... • Gutachten - Schriftliche Stellungnahmen zu einem

Sachverhalt oder einem Problem • Kostenvoranschläge inkl. Präzisierung des Angebotes

sowie Preisfindung und -begründung • Ziele, Strategien, Visionen für die Unternehmenszukunft

und organisatorische Planungen • Entwicklungen von Werbekampagnen / Marketingkonzepten • Vorträge und Präsentationen • Pressetexte, Fachartikel, wissenschaftliche Arbeiten, Bücher • Modelle, Muster, Dummies, Prototypen, Theaterspiele



2. Ziele und Leitidee - Konzept, Vorlage, Präsentation"WAS will ICH bei WEM erreichen?!

Willst Du informieren vergiss die SACHE nicht.!Willst Du überzeugen vergiss die MENSCHEN nicht."

Sachliche!Ebene"

Menschliche!Ebene"

„JA - ich verstehe!“!Adressat = Verstand der Zielperson / Entscheider"

„OK - ich stimme zu!“!Adressat = Gefühle der"Zielperson / Entscheider"

Vorbereitung"Zielgruppe"Interessen"

Unterlagen/Rede"

Entscheidung"Verstehen"

Zustimmung"Partner-OK."

Information - Folien"Vergleiche, Zahlen, Daten, Fakten"

nachweislicher Nutzen"

Konzept-Vorlagen präsentieren"Informieren - kurz, knapp, klar"

und"überzeugen - durch überzeugt sein"

Überzeugung - Auftritt, Rede"Gefühle, Motive,"

persönlich-subjektiver Nutzen"

Der Wurm muss dem Fisch schmecken - nicht dem Angler"



3. Nutzen guter Konzepte und Vorlagen Wozu Aufwand für gute Vorbereitung? - Positiv Einfluss nehmen auf die Entscheidung!

!Gute Konzepte, Vorlagen - zur Entscheidungsvorbereitung ... !!... !ermöglichen, erleichtern und beschleunigen die Entscheidung!

!überlassen die Entscheidung den Entscheidern!!... !helfen den Fach- bzw. Investitions-Entscheidern!

!das Anliegen, das Konzept schneller und besser zu verstehen!!beinhalten die Informationen, die für die Entscheidung notwendig sind!

!... !erhöhen die Chancen für das O.K. zu Ihrem Konzept!

!zeigen sachliche und persönliche Vorteile und Nutzen auf!!... !verbessern Ihre Akzeptanz als „guter“ Fachexperte!

!sind ein Baustein und Beitrag für Ihr „Eigenmarketing“ und die Karriere"



4. Anforderungen an eine Vorlage zur Entscheidung WAS macht Entscheider entscheidungsfähig? - Kernfragen der Entscheider

"Titel / Thema / Motto - „Worum geht es?“""1.  Ziele - geplanter Soll- Zustand"

"„WAS genau soll prüfbar erreicht sein bis .....?“!"2.  Ausgangslage - Ist-Situation, Problemsituation "

"„WAS ist Sache?“ bzw. „WO klemmt es?“" "ggf. Stärken-Schwächen / Chancen-Risiken Analyse""3.  Lösungsvorschlag - Eine Empfehlung bzw. Alternativen"

"„WAS steht an zu Entscheidung / Genehmigung?“"

4.  Besondere Merkmale - Nutzen, Vorteile, Wirkungen""„WAS sind die Vorteile im Vergleich zur Ist-Situation?“"

"5.  Umsetzungsvorschlag - Maßnahmen- und Zeitplan"

!„WIE soll das Ganze umgesetzt werden?“!"6. "Aufwand - Investiton, Budget zu Genehmigung " !„WAS sind die Kosten? bzw der Return on Invest?“"

Empfehlung aus Sicht der Entscheider-Interessen"Häufigste Nennungen aus einer Befragung""Der Entscheider braucht für seine Entscheidung ...""... "konkrete Informationen / Zahlen, Daten, Fakten"... "Aufwand-Nutzen / Was kostet es? Was bringt es?"... "Darstellung / kurz - knapp - klar (Text und Grafik)"... "schneller Überblick - nicht zu viele Details"... "Aussagen zu Chancen und Risiken"... "Konsequenzen / Auswirkung der Entscheidung""Der Entscheider will ...""... "schnell verstehen (Formel: kurz - knapp - klar)"... "überzeugt sein (von der Sache und der Person)"... "selber entscheiden (nicht bevormundet werden)"



5. Alternative Denkstile und Vorgehensweisen z.B. A) Von der Substanz zur Struktur - versus - B) Von der Struktur zu Substanz

Intuitive Methode A!1. Intuitive Stoffsammlung aller Ideen,

Inhalte für die Vorlage - dann!2. Strukturieren (nach Kriterien?) der

Inhalte zu einer gegliederten Vorlage"

A) Von der Substanz zur Struktur" B) Von Struktur zur Substanz"

z.B. Titel / Thema"1. Analyse - IST/SOLL - Stärken / Schwächen"2. Lösungsvorschlag zur Genehmigung"3. ggf. IST-SOLL-Vergleich"4. Umsetzungskonzept zur Entscheidung"

z.B. Titel / Thema der Vorlage"1. Analyse - IST/SOLL - Stärken / Schwächen"2. Lösungsvorschlag zur Genehmigung"3. ggf. IST-SOLL-Vergleich"4. Umsetzungs-/Kostenplan zur Entscheidung"

Systematische Methode B!1. Struktur der Vorlage (nach Kriterien?)

festlegen - dann!2. Füllen der Vorlage / Struktur mit!!Inhalten / Substanz / Fakten"

z.B. Titel / Thema der Vorlage"Analyse Lösung Vergleich Umsetzung"

"



6. Leitfadenstruktur zur Konzeptentwicklung Wie gehe ich systematisch vor? - Von der Idee zur Vorlage und Entscheidung

"VORGEHEN - zur Erarbeitung einer Vorlage - z.B.""• Vorlauf:

Was ist Anlass, Auslöser, Absicht. Ziel, Thema? 1. Phase 1 - Vorbereitung

1.1 Auftrag, Zielgruppen, Interessen, Vorüberlegungen 1.2 ... 1.3 ...

2.  Phase 2 - Von der Idee zum Entwurf 2.1 ...

2.2 ... 2.3 ...

3. Phase 3 - Fertige Vorlage (ggf. Präsentationskonzept) • Folien (Struktur, Inhalte, Umfang, Darstellung,Text,Bild) • Empfehlung bzw. Entscheidungsalternativen, A,B,C • Redekonzept / Redeaufbau / Stichworte

• Entscheidung: Go / No Go / Return / ggf. neuer Termin"

1. Vorbereitung

• Entscheidung

2. Entwurf

3. Vorlage

• Impuls / Anlass

Leitfaden zum Vorgehen - Grobe Struktur, s. Teil II "Empfehlung zur Erarbeitung einer Vorlage, z.B."



Konzeptarbeit - Teil II - Leitfaden für die Praxis

Teil I

Kernthemen / Erfolgsfaktoren Denkwerkzeuge und Leitidee

1. Begriff - Was ist ein „Konzept“?

2. Leitidee und Ziele Was erreichen? Sache / Mensch

3.  Nutzen - Wozu „gute“ Vorlagen?

4.  Anforderungen an eine Vorlage

5.  Denkstile ... und Missverständnisse

6. Leitfaden zur Konzeptentwicklung

Seite: 04 bis 08

Teil II

Leitfaden für die Praxis Vorgehen und Checklisten

• Anlass, Auslöser, Absicht

Phase 1 Vorbereitung

Phase 2 Von der Idee zum Entwurf

Phase 3 Fertige Vorlage

• Entscheidungsalternativen

Seite: 09 bis 31

Teil III

Anhang - Praxisbeispiele

• Mustervorlage - „Einführung PM“

Seite: 32 bis 41



Teil II - Leitfaden Vorbereitung von Vorlagen zur Entscheidung

1. Vorbereitung

• Entscheidung

2. Entwurf

3. Vorlage

• Impuls / Anlass • Konzept / Vorlage: A) Eigeninitiative / B) im Auftrag 1.1 Auftragsklärung Was ist klar - unklar - strittig ? 1.2 Zielgruppenanalyse Entsch.-Funktion, Interessen, Typ? 1.3 Konzept-Check Folien-/Rede-Konzept, Darstellung? 2.1 Vorbereit. Entwurf Stoffsammlung, Substanz, Struktur 2.2 Alternative Ideen Scribbles, Entwürfe, Bewertung 2.3 Vorläufiger Entwurf Struktur, Folien (Text, Bild), Rede? 3.1 Gliederung/Umfang Folienzahl, Detailgrad, ggf. Anlagen 3.2 Folienkonzept Titel, Texte, Visualisierung, Layout 3.3 Finale Version Folien- und Rede-Konzept 3.4 Probepräsentation Feedback: Plausibilität, Wirkung? • Entscheidungsalternativen - A) Go - B) Stop - C) Return



1.1 Konzeptauftrag - “Machen Sie mal ein Konzept.”

Checkliste: Konzeptauftrag""1. Zweck: Sinn, Absicht und Anwendung" - Wozu wird das Konzept gebraucht?""2. Ziele: Verständnis und Akzeptanz" - Entscheidung (Was, Wer, Wann)" - Wer entscheidet? (fachlich/finanziell)""3. Inhalt / Umfang - der Vorlage" - Kernbotschaft, Themen, Detailgrad?" - Gliederung, Text, Bild, Rede?""4. Vorgehen: Konzepterarbeitung" - Analysen, Ideen, Entwurf, Darstellung?" - Zeit, Aufwand (ggf. ext. Kosten?)""5. Verantwortung: Beteiligte Personen" - Verantwortung für Info-Beschaffung," Konzept-Inhalte, -Struktur, -Darstellung""6. Rahmenbedingungen: Vorgaben" z.B. Corporate Design, Tabuthemen, ...."

Konzeptauftrag - Häufige Praxis"!„Machen Sie mal bitte ein Konzept!“ so oder"ähnlich lauten oft die Aufträge, wenn Sie selbst oder ein anderer Sie mit der Erstellung eines „Konzeptes“ beauftragt. Dabei ist nicht immer genau klar, was verstehen Auftraggeber und/oder Auftragnehmer unter dem Auftrag bzw. einem „Konzept“. Klären Sie vorab: Worum es konkret geht? - Was ist die Absicht? - Was soll bei wem erreicht werden?""Fallübung 1 A"Nehmen Sie aus Ihrer Praxis einen konkreten Fall für die Erarbeitung eines Konzeptes und prüfen Sie mit der Checkliste: „Konzeptauftrag“ ob der Auftrag wirklich vollständig formuliert ist? Haben beide Seiten - Auftraggeber / Fallgeber bzw. Auftragnehmer / Lerngruppe das gleiche Verständnis zum Auftrag? "• Übung: je Punkt 1 - 6 der Checkliste:"Was ist klar! - Was ist unklar? - Was ist strittig? (K-U-S)"



1.2 Zielgruppen-Analyse - “WER trifft die Entscheidung?”

Checkliste: Zielgruppen-Analyse""• "WELCHE Personen / Gremien entscheiden?"• "WAS interessiert diese? (sachlich / persönlich?)"• "WELCHE Kriterien / Standards sind Vorgabe?"

A)  Rolle / Funktion der Entscheider?""• Macht "Hat die oberste Entscheidungsmacht""• Fach "Trifft die fachliche Entscheidung""• Geld "Verantwortet die Finanzentscheidung"

"B)  Vorkenntnisse zum Thema? - JA - NEIN"

C)  Entscheider-TYP (nach Gehirn-Dominanz)""• rational""• emotional""• praktisch"

"D)  Sonstige Besonderheiten, (Person, Vorgaben)"

"die es ggf. zu beachten gilt?"

Zielgruppenorientierte Vorlage bedeutet ..."Kenntnis der Zielgruppe, deren Interessen, Motive"und Informationsbedarf für eine Entscheidung."!Machen Sie sich selber mit der Zielgruppen-Analyse klar WER über Ihre Vorlage nach welchen Kriterien entscheidet und was die ggf. persönlichen Vorlieben sind?"Gute Vorbereitung ist - auch hier - der halbe Erfolg"Passen Sie die Vorlagen zur Entscheidung ggf. den Interessen und Vorlieben der Entscheider an - wenn Sie die Chancen für eine Entscheidung in Ihrem Sinne beeinflussen bzw. verbessern wollen.""Fallübung 1 B"Machen Sie am konkreten Fall die Zielgruppen-Analyse:""• nach Checkliste (allgemein bzw. nach A), B), C)"• Was sind daraus die Schlussfolgerungen ggf. schon " erste Ideen für die Struktur und Darstellung Ihrer " Vorlagen bzw. Präsentation?""

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