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Leicht gemacht und schwer in Ordnung:Digitale Rechnungseingangsverarbeitung
Agenda
➢ Vorstellung der Referenten
➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow
➢ WMD Group
➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung
➢ Fragen und Diskussion
Ihre Ansprechpartner
WMD Group GmbH
Hamburger Str. 12
22926 Ahrensburg
Germany
www.wmd.de
Dirk Habenicht
Sales Consultant
tel. +49 (0)4102 88 38 35
fax. +49 (0)4102 88 38 12
mobile +49 (0)172 400 45 60
Stefan Rotter
Fachbereichsleiter
Dokumentenmanagement & Archivierung
Telefon +49 (0)6221 841 685
E-Mail [email protected]
Agenda
➢ Vorstellung der Referenten
➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow
➢ WMD Group
➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung
➢ Fragen und Diskussion
Papierbasierte Rechnungseingangsworkflow
Posteingang(manuell)
Sachliche & rechnerische Prüfung
(manuell auf Papier)
Datenermittlung & Datenerfassung (im ERP-System)
Datenprüfung & -freigabe
(im ERP-System)
elektronischer Rechnungseingangsworkflow
2 min * 9 min * 4 min * 7 min *
Posteingang(elektr.)
Sachliche & rechnerische Prüfung
(elektr. Workflow)
Datenprüfung & -freigabe
(elektr. Workflow)
5-7 min **
Einsparung von bis zu 15 Euro pro Rechnung möglich.(Quelle: BMI www.verwaltung-innovativ.de bzw. Handreichung Deutscher Landkreistag)
* Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW (November 2013)** geschätzte Werte auf Basis von Untersuchungen im Projekt eRechnung von BMI und der Goethe-Universität Frankfurt (2012 – 2014)
15-17 Minuten
zeitliche Einsparung
pro Rechnung
Vergleich Papier vs. elektronisch
➢ Automatische Datenextraktion
➢ Automatischer Stammdatenabgleich
➢ Rechnungseingangsbuch
➢ Zentrale Übersicht
➢ Prozess-Monitoring
➢ Vertretungsregelungen
➢ Automatische Prüfungen
➢ Genehmigungsworkflow
➢ Revisionssicherheit
Prozessoptimierung
06/2013 Ausschreibung veröffentlicht -mit Beteiligung von Städten, Landkreisen und Stadtwerken bei der Festlegung von Anforderungskriterien
05/2014 Zuschlag und Vertragsabschluss
2015/2016 Entwicklung Mastertemplate für den DZ SAP-Kommunalmaster und Pilotprojekte
2015 Projektbeginn Pilotkunden: Stadt Heidelberg (PSM) und Stadt Mannheim (PSCD)
01/2016 Produktivsetzung - gewerblicher Kunde RehaZentren BW
01/2017 Fertigstellung des Mastertemplates
Produktivsetzung - Stadt Heidelberg / Stadt Mannheim
02/2017 Projektbeginn - weitere gewerblicher Kunden und Systemausbau
01/2018 Projektbeginn - weitere kommunale Kunden
Systemauswahl und Aufbau der Lösung
Vorteile
➢ Reduzierung der Bearbeitungskosten➢ Reduzierung der Bearbeitungszeiten➢ Prozesstransperenz➢ Sicherstellung der Compliance-Vorgaben➢ Medien- und ortsunabhängige Verarbeitung➢ Bessere Skonto-Nutzung➢ Nutzung elektronischer Rechnungen➢ Angepasst an den DZ-Kommunalmaster
Elektronischer Rechnungseingangsworkflow
Vorteile Sachstand
Vertriebspartnerschaft seit Februar 2012
Webinar-Reihe in 2017/2018: Großes Interesse an der xFlow-Lösung!
Elektronischer Rechnungseingangsworkflow
➢ Referenzmodelle für standardisierte Projektumsetzungen
➢ Projekt-Management
➢ Installation und Customizing Sonder-Anforderungen, Schnittstellen
➢ Archivierung der Rechnungen
➢ Aktive Fachtestbegleitung Produktivstartbegleitungen
➢ Praktische Trainings
➢ Betrieb der Lösung im Rechenzentrum
➢ Durchführung / Begleitung GPA-Zertifizierung
Das Angebot des DVV
FAX Rechnungs-eingang
Brief
EDI/ZUGFeRD
OCR-Erkennung
Übergabe
Archiv
SAP
Rechnungs-eingangsbuch
Stammdaten
Vertretung
Überblick
Web Zugriffmobiler Zugriff
Genehmigung-workflow
SAP ArchiveLink
Systemübersicht xFlow
➢ vollständig SAP-integriert und zertifiziert
➢ aktuell laufendes Prüfverfahren durch die GPA
➢ automatische Texterkennung in der Validierung
➢ fertige Lösung auf Basis DZ-Kommunalmaster
➢ Verarbeitung elektr. Rechnung (ZUGFeRD, XML-Dateien,…)
➢ elektronisches Rechnungseingangsbuch
➢ Reporting (Bearbeitungszeiten, Skonto, …)
➢ Web-Zugang (für Non-SAP-Arbeitsplätze)
➢ Mobiler Zugriff
Vorteile der Lösung
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➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung
➢ Fragen und Diskussion
23
26,0
Millionen € Umsatzin 2016
Mitarbeiter
Jahre ErfahrungHeadquarter Hamburg, Germany
950
160
Kunden
Anbieter ganzheitliche DMS/ECM-Lösungen
Eigene Softwareentwicklung, Projektrealisierung, Consulting & Support
Marktführende SAP-Workflowlösungen
ACADEMY für Ihre Trainings
Über 80 Kunden im Umfeld öffentlicher Auftraggeber
WMD User Group für Weiterentwicklung
Auszug Referenzen
Referenzen
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➢ Fragen und Diskussion
Vollständig SAP-zertifiziert
SAP-Zertifizierung
Rechnungsprüfung
Eingang VerarbeitungGeschäftsprozess
WorkflowArchiv
Scan
Konvertierung
Extraktion
Prüfung
Recherche
AblagePrüfung
ProtokollReports
Struktur
Analyse Freigabe Digitale Akte
Office
XML
Validierung
Training
Validierung
Vorerfassung
Korrektur
Exkurs: E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU
Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne der Richtlinie. Eine E-Rechnung muss alle relevanten Informationen als strukturierten Datensatz enthalten, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. Das heißt, folgende Formate sind keine E-Rechnung im Sinne der EU-Vorgaben: Reine E-Mails, reine PDF-Formate, Bild-Dateien, eingescannte Papierrechnungen.
XRechnung meets xSuite
Durchgängig SAP-zertifiziert
Generische Lösung Validierung in SAP Workflow im SAP
Workflow im WEB Rechnungs-eingangsbuch
Zentrales Reporting
Standard-Ausprägung für SAP PSM- und PSCD
Benefits der xSuite for SAP
Ein Workflow – mehrere Präsentationsebenen
Automatische Belegerfassung
Überprüfen der Ergebnisse in SAP
Vollständigkeitsprüfungen
Automatische Belegerfassung
Bericht vom Scannen zum Bezahlen
Zentrales Reporting
Direkter Zugriff auf wichtige Details
xFlow Anordnungsübersicht
Technische Administration
Workflow-Vorschau
Fehlerbehandlung
xFlow Cockpit
Sachliche Prüfung
Der Button „OK“ schließt die sachliche Prüfung ab.
Der Beleg wird in die nächste Aufgabe „Vervollständigung“ weitergeleitet.
Sachliche Prüfung
Änderungen können noch vorgenommen werden
Vervollständigung
Der Button „OK“ schließt die Vervollständigung ab.
Der Beleg wird in die nächste Aufgabe „Freigabe“ weitergeleitet.
Vervollständigung
Freigabe
In der Freigabe können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.Die Belegpositionen müssen freigegeben oder abgelehnt werden.
Freigabe
Auszahlungsanordnung
Web-Client (sachliche Prüfung und Freigabe)
Arbeitsvorrat im Web für den sachlichen Prüfer
Sachliche Prüfung
Sachliche Prüfung
Arbeitsvorrat im Web für die Freigabe
Freigabe
Freigabe
➢ Unterstützung SAP PSM / PSCD und DZ-Kommunalmaster
➢ Eigener Prozess für Daueranordnungen
➢ Einbindung von Rechnungen per Mail und ZUGFERD, Vorbereitung für das EU-Richtlinien-Format
➢ Fachamtsbezogene(s) Berechtigungskonzept & Workflowsteuerung
➢ Unterstützung investiver und konsumtiver Rechnungslegung
➢ Integration Geschäftspartnerbuchhaltungen
Benefits xFlow Public Sector
➢ Mittelbindung (Auslesung, Vorkontierung, Mittelprüfung)
➢ Einbindung von RE-FX-Objekten in den Buchungsstempel
➢ Anlage von Vertragskonten
➢ Automatisierte Buchung in FKKORD- und F871-Transkationen
➢ Vollständige Nutzung des SAP-Customizings mit allen Ableitungen
➢ Buchung in Brutto- und Netto-Rechnung möglich.
➢ Skontorechner zur Prüfung der Auszahlungssumme
Benefits xFlow Public Sector
… Quasi-Standard für SAP-integrierte PSM- oder PSCD-Rechnungseingangs-Lösungen
… Einfache Einführung durch vorgedachtes Master-Konzept
… tiefe SAP-Integration verringert administrative Kosten und ermöglicht Lizenzierung nach tatsächlichem Verbrauch
… Invoice- und PSM Know How aus einer Hand - wir binden prozessuale Kompetenz im PSM- oder PSCD Umfeld in das Projekt ein
Darum xFlow Rechnungseingangsworkflow
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➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow
➢ WMD Group
➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung
➢ Fragen und Diskussion
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Weitere Fragen auch gerne am Stand.
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tel. +49 (0)4102 88 38 35
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mobile +49 (0)172 400 45 60
Stefan Rotter
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