Stand: Juni 2013

Leitfaden für die Planung von Tagungen

Herausgegeben von ZELF Zentrum für Lehrerfortbildung an der PH Freiburg

Leitung: Prof. Dr. Katja Maaß

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Vorwort Das Zentrum für Lehrerfortbildung unterstützt Sie kompetent auf dem Hintergrund langjähriger Erfahrung bei der Planung und Durchführung Ihrer Tagungen.

Das Service-Paket des ZELF bietet Ihnen folgende Leistungen im Rahmen Ihrer Tagung:

• Raumbuchung • Ausschreibung der Veranstaltung über das Regierungspräsidium

Freiburg an alle Schulen

• Verwaltung der Anmeldungen

• Erstellung einer Teilnehmerliste • Zusammenstellung von Tagungsmappen mit den vom

Veranstalter gelieferten kompletten Materialien

• Evaluation

• Verleih von Catering-Material

Der vorliegende Leitfaden ergänzt das Service-Paket des ZELFs indem er Hinweise, Erfahrungswerte und Kontakte rund um die Tagungsorganisation auf einen Blick liefert. Oft sind es Kleinigkeiten, deren Kenntnis viel Zeit spart, wie z.B. „Wo kann ich Stellwände ausleihen?“ oder auch: „Wo gibt es den Schlüssel zu den Pollern, die den Innenhof abgrenzen?“ Aus der langjährigen Erfahrung vieler Tagungen geben wir unser Wissen gerne weiter und stellen es Ihnen in kompakter Form zur Verfügung. Dieser Leitfaden steht Ihnen auch auf der ZELF-Website www.ph-freiburg.de/lehrerfortbildung zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an! Wir geben Ihnen gern Auskunft:

Beate Epting (Tel: 544)

Ursula Thürmer-Wewel (Tel: 644)

oder per mail an lehrerfortbildung@ph-freiburg.de

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Inhaltsverzeichnis

• Raumbuchung Service-Leistung des ZELF 5

• Ausschreibung Service-Leistung des ZELF 5

• Einladungen 6

• Anmeldung Service-Leistung des ZELF 6

• Referenten/-innen 6

• Gasthonorare / Reisekosten / Übernachtungskosten 6

• Teilnahmegebühren 7

• Flyer und Plakate 7

• Werbung 8

• Verlage 8

• Buchhandlungen 10

• Tutoren/-innen 10

• Catering Service-Leistung des ZELF 12

• Medien 14

• Unterbringung von Referenten/-innen 14

• Raumausstattung (im Vorfeld) 14

• Beschilderung 15

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• Raumgestaltung (am Veranstaltungstag) 16

• Tagungsbüro 17

• Tagungsmappen Service-Leistung des ZELF 19

• Tagungscafé 19

• Vortrags- und Workshopräume 21

• Dokumentation 21

• Einsammeln von Evaluationsbögen und Namensschildern 21

• Verabschieden der Referenten 22

• Abbau 22

• Was sonst noch nützlich sein kann 23

• Anlagen 1-5 25-35

• Lageplan der Hochschule 36

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Service-Leistung des ZELF:

Raumbuchung: Wenn Sie den Termin für Ihre Tagung festgelegt haben, gilt es die Räume zu buchen. Gern übernehmen wir das für Sie bei einer Vorlaufzeit von mindestens 6 Monaten. In Zusammenarbeit mit dem Prorektorat suchen wir die für Ihre Veranstaltung passenden Räume und richten uns dabei soweit möglich nach Ihren Wünschen. Bei späteren Änderungswünschen ist das Prorektorat selbst Ihr Ansprechpartner. (Jutta Hügle -257) Tipp: Tagungen sollten in der vorlesungsfreien Zeit oder an Samstagen stattfinden, da die Räume sonst durch reguläre Lehrveranstaltungen belegt sind.

Service-Leistung des ZELF:

Ausschreibung: Wir beraten Sie gern bei der Erstellung des Ausschreibungstextes und schicken diesen über den Verteiler des Regierungspräsidiums Freiburg an alle Schulen – alternativ an eine oder mehrere Schularten. So können Sie sicher sein, dass Sie ihre Zielgruppe erreichen. Welche Informationen wir für die Ausschreibung brauchen finden Sie in Anlage 1

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Einladungen Abgesehen von Ihrer Teilnehmergruppe und den Referenten/-innen möchten Sie evt. auch andere Gäste einladen. Infrage kommen z.B. der Rektor, die Dekane, Personen des öffentlichen Lebens, Vertreter/-innen des Regierungspräsidiums, der Schulämter, der Stadt oder auch Firmenvertreter/-innen Ggf. können Sie diese Personen um ein Grußwort bitten. Referenten/-innen Mit den Referenten/-innen sind folgende Themen im Vorfeld abzusprechen: Termin der Veranstaltung, Thema, geplanter Zeitraum für Vortrag oder Workshop, Honorar, Anreise, Hotel, Abrechnungsverfahren. Im nächsten Schritt sollte der Titel des Vortrags/Workshops festgelegt werden und welche Raumbedingungen und Medien/Technik benötigt werden. Falls Sie einen Flyer zur Veranstaltung erstellen möchten, sind ein kurzer Text zum Werdegang des Dozenten / der Dozentin und ein Abstract zum Thema des Workshops sinnvoll. Gasthonorare / Reisekosten / Übernachtungskosten In aller Regel werden die Vorträge und Workshops von Gastreferenten/ -innen über die Personalstelle (Claus Köhn) beantragt und abgerechnet. Die Formulare finden Sie hier:

Service-Leistung des ZELF:

Anmeldung: Soweit unsere Kapazitäten es zulassen, übernehmen wir gern die Anmeldungen und lassen Ihnen nach dem Anmeldeschluss eine Teilnehmerliste zukommen, die sie z.B. als Unterschriftsliste für die Workshop-Einteilung oder auch für Namensschilder weiterverwenden können.

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https://www.ph-freiburg.de/hochschule/zentralverwaltung/verwaltungsformulare/rektorat-personalabteilung-finanzwesen.html

Der Antrag auf einen Gastvortrag ist ca. 2 Wochen vor der Veranstaltung bei Hr. Köhn einzureichen. Sie bekommen den Antrag mit der Genehmigung des Rektors in der Regel innerhalb von einer Woche zurück. Das Abrechnungsformular für den Gastvortrag kann z.B. in die Tagungsmappe des Referenten / der Referentin gelegt werden mit dem Hinweis, dass das Bahn-Ticket mit der Abrechnung an den Veranstalter (z.B. das Institut) zurückgeschickt werden sollte. Der Veranstalter zeichnet „sachlich richtig“ und leitet das Abrechnungsformular (ggf. mit der Bahnfahrkarte) an Claus Köhn weiter. Mit den Hotels vereinbaren Sie am besten, dass die Rechnung direkt an die Hochschule geschickt wird, so ersparen Sie dem Gast das Rückerstattungsverfahren.

Teilnahmegebühren Wenn Sie eine Teilnahmegebühr z.B. zur Deckung der Catering-Kosten erheben möchten, sollten Sie in der Ausschreibung auf die Kontodaten hinweisen. Bei Olga Popenheim (-254) erhalten Sie die Kontodaten und ein Kassenzeichen. Setzen Sie am besten eine Überweisungsfrist fest, die ca. 14 Tage vor der Veranstaltung liegt. So können Sie den Zahlungseingang noch vor dem Veranstaltungstermin mit den Anmeldungen abgleichen. Barzahlung von Teilnehmergebühren ist nur in Ausnahmefällen erlaubt, d.h. z.B. für spontanentschlossene Teilnehmer. Für die „Spontanen“ halten Sie im Tagungsbüro bitte Kassen mit Wechselgeld bereit. Bei Helga Epp (-380) können Kassen bei Bedarf ausgeliehen werden.

Flyer und Plakate Vorlagen für Plakate und Flyer, die der Corporate Identity der PH entsprechen, finden Sie hier:

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https://www.ph-freiburg.de/hochschule/presse/service/materialien.html Falls Sie bei der Gestaltung der Flyer Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Helga Epp (-380) oder Ulrich Birtel, (-229), die Sie bei der Gestaltung gern beraten. Flyer und Plakate bis Din A3 können Sie in der hauseigenen Druckerei auch in Farbe drucken lassen. Plakate in Din A2 können nicht mehr im Hause gedruckt werden. Für Plakate in dieser Größe empfehlenswert ist die Druckerei Carl Fehrle, Zasiusstr. 6a, 79102 Freiburg, Tel: 72929 Dort kosten die Din-A2-Plakate in Farbe ca. 4 €/St. Die Vorlage kann per Mail an Carl. Fehrle geschickt werden. Für die Herstellung sollte man ca. 4 Werktage einkalkulieren. Werbung Über die Erstellung einer Pressemitteilung informiert Sie gern Helga Epp (-380). Sie vermittelt die Veröffentlichung an die einschlägigen Medien. Innerhalb des Hauses kann die Veranstaltung in „PH-aktuell“ (Ansprechpartnerin: Helga Epp), auf der Startseite der PH-Homepage (Zuständigkeit: Hans-Jürgen Engelhard (-419) und durch Plakate beworben werden (am jeweiligen Institutsbrett oder im KG 2 auf den Brettern für allgemeine Veranstaltungen). Herr Engelhard versendet auch Rundmails z.B. an alle Lehrenden, alle Hochschulmitarbeiter/-innen etc. Verlage Sprechen Sie die Verlage, die Fachbücher zu Ihrer Thematik verlegen an, ob sie Ihren Verlag mit einem Bücherstand zum Tagungsthema präsentieren möchten.

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Die Zusammenarbeit mit folgenden Verlagen hat sich bewährt:

Verlag Kontaktadresse Ansprech-partner/in

Klett GHWRS b.schueder@klett.de

Fr. Schüder

Klett Gymnasium y.schaefer@klett.de Hr. Schäfer

Cornelsen Verlag, Oldenbourg Schulbuchverlag, Duden Schulbuchverlag

Lina.grzesko@cornelsen-schulverlage.de

Hr. Maier

Mildenberger Verlag B.Juhl@mildenberger-verlag.de

Hr. Juhl

Bms Verlage, Schroedel, Schönigh, Westermann

rainer.hetper@bms-verlage.de Thomas.Klaus@bms-verlage.de

Hr. Gorski

Weitere Schulbuchverlage finden Sie in Anlage 2. Mit den Verlagen sollten Sie Absprachen zu folgenden Punkten treffen:

o Thema und Zielgruppe der Veranstaltung o weitere Verlage, die an der Veranstaltung teilnehmen o genaue Standortbedingungen (z.B. im Mensazwischendeck) o Tischgröße in Metern o Preis pro Meter* (Richtwert: 50-150 Euro je nach Größe der

Tagung) o Stromanschluss o Auf- und Abbauzeiten o Ansprechpartner

* Die Rechnungen für die Verlage werden von der Zahlstelle gestellt und auf Ihrer Kostenstelle gutgeschrieben. Bitte wenden Sie sich hierzu an Olga Popenheim (-254). Folgende Angaben sollten Sie für die Rechnungsstellung bereithalten: Veranstaltungsname und -datum, Meteranzahl, Preis pro Meter, Rechnungsanschrift, Kontaktperson.

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Buchhandlungen Einen Büchertisch mit Büchern aller Verlage zum Thema der Veranstaltung stellt z.B. die Buchhandlung Rombach gern zur Verfügung. Buchhandlung Rombach, Marketingleitung, Elke Siebenrock, Tel: 4500-2402, siebenrock@bookworld.de Sie sollten folgende Angaben bereithalten: Thema und Zielgruppe der Veranstaltung, Größe des Tisches, Standort des Tisches, Auf- und Abbauzeiten.

Tutoren/-innen Wie viele Tutoren/-innen sie im Vorfeld der Veranstaltung benötigen, hängt stark von Ihren Sekretariats- und sonstigen Kapazitäten ab und lässt sich schwer abschätzen. Am Veranstaltungstag selber sollten Sie bei einer Teilnehmerzahl von ca. 80-100 Personen ungefähr mit folgendem Tutorenbedarf rechnen: Tagungsbüro: 3 Tutoren/-innen: Bewirtung: 2 Tutoren/-innen Technik/Medien: 1-2 Tutoren/-innen Auf- und Abbau, Dekoration: 2 Tutoren/-innen Ansprechpartner für Teilnehmende und Referenten/-innen: 1 Tutor/in Um die Tutoren/-innen zu koordinieren ist es sinnvoll, einen genauen Arbeitsplan für die Veranstaltung zu erstellen, wer wann wofür zuständig ist. Bitte denken Sie daran, auch Pausen einzuplanen.

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Hier ein Beispiel für einen Personalplan:

Es hat sich bewährt, Tutoren/-innen rechtzeitig in die Planung einzubeziehen, d.h. sie an mindestens zwei Vorbesprechungen teilnehmen zu lassen. Die Tutorenverträge müssen ca. 3 Wochen vor der Veranstaltung in der Personalabteilung beantragt werden. Die Anträge finden Sie hier: https://www.ph-freiburg.de/hochschule/zentralverwaltung/verwaltungsformulare/formulare-und-hinweise-fuer-die-einstellung-studwiss-hilfskraefte.html Nach einer Bearbeitungszeit von ca. 1 Woche werden die Tutoren/-innen von der Personalstelle zur Abholung des Vertrags eingeladen. Erst dann dürfen sie tätig werden!

Beispiel für Personalplanung am Veranstaltungstag Vortag: 15-17: Julian (Medien abholen & testen) Vortag: 18-20: Lucia & Daphne Aula aufbauen, WS-Räume beschriften 7:30-8:00 8:00-9:30 9:30-11:00 11:00-12:45 12:45-14:00 14:00-15:30 15:30-17:00 17:00-18:00

Ursula Vorhut Tagungsbüro Beschilderung, Deko, WS-Räume herrichten

PAUSE PAUSE PAUSE Tagungsbüro Apero vorbereiten, ausschenken

aufräumen

Lucia Ausgabe Tagungs-mappen

Tagungs -büro (aufräumen, Listen ergänzen)

Tagungs- büro

Tagungs- büro

PAUSE Apero vorbereiten, ausschenken

aufräumen

Daphne Ausgabe Tagungs-mappen

Gebäck bei Heitzmann abholen, Kaffeetheke richten, 10:18 Referent am BHF abholen

Kaffeetheke aufräumen, aktuelle WS-Listen ausdrucken und in die Räume verteilen

PAUSE Tagungs- büro

WS-Räume aufräumen (Medien, Deko)

aufräumen

Julian Ausgabe Tagungs-mappen

Medienchef Aula Medienchef Aula

Bestückung WS-Räume

Medienchef WS zu Beginn, dann PAUSE

Ab 15:45 Medienchef Aula bis 16:30

aufräumen

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Catering Ansonsten hat sich die Zusammenarbeit mit folgenden Firmen bewährt:

Kaffee in Thermophoren, Tassen, Tischdecken

Campus Catering (Service des Studentenwerks Freiburg), Christine Nübling, Tel: 2101-330 oder 219 info@campuscatering

Backwaren, z.B. Brezeln, Hefezöpfe, Blechkuchen

Bäckerei Heitzmann / Zentrale: Tel:07633-1007-46, info@baeckerei-heitzmann.de (Abholung in der Filiale am Bahnhof Littenweiler)

Belegte Brötchen in Thermobox, Suppen etc. und Geschirr

Metzgerei Föhrenbacher, Tel: 07661-5416, http://www.foehrenbacher.de

Kalte Getränke, Gläser, Stehtische

Firma Rettich, 79199 Kirchzarten, Tel: 07661-4015 (kostenloser Verleih von Gläsern!)

Service-Leistung des ZELF:

Verleih von Catering-Ausstattung Wenn Sie die Kaffeezubereitung selbst in die Hand nehmen bzw. Tutoren überlassen möchten, stellen wir Ihnen gern unsere Catering-Ausstattung und Deko-Material zur Verfügung. Eine Liste aller Materialien und die Ausleihbedingungen finden Sie in Anlage 3.

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Tischdecken, Hussen für Stehtische:

im Hause (nur die Reinigung ist zu bezahlen, aber nur in geringer Stückzahl erhältlich) Barbara Bixenmann (-394)

Hussen für Stehtische Reinigung Hildegard Schell, Freiburg, Talstr. 88 Tel: 75311

Für ein komplettes Catering aus einer Hand – dies ist jedoch wesentlich teurer – können wir folgende Firmen empfehlen: Campus Catering Studentenwerk Freiburg, Schreiberstr. 12-16, 79098 Freiburg Christine Nübling Tel 0761-2101-330 nuebling@swfr.de www.campuscatering.de Partyservice Naschhaeusle Hauptstrasse 9, 79232 March, Tel: 07665-941428, http://www.naschhaeusle.de Zahner Feinkost GmbH, Mitscherlichstr. 3, 79108 Freiburg, Tel: 0761 500 444-40, http://www.zahner-feinkost.de Ein empfehlenswertes Bio-Catering bietet Albert Wöhrle, Bio-Partyservice & Bio-Catering, Simonswälderstr. 50, 79261 Gutach-Bleibach Vereinbaren Sie mit den Firmen einen genauen Liefertermin und –ort (!) und sorgen Sie dafür, dass die Einfahrt in den Innenhof möglich ist. Hierzu müssen Sie den Hausmeistern (-351) Bescheid geben, dass sie die Poller rausnehmen. Ein Schlüssel für die Poller ist auch in der Telefonzentrale bei Magdalena Krutsch (-222) hinterlegt.

Falls Sie die Teilnehmer/-innen in der Mittagspause auf die Mensa verweisen möchten, sollten Sie eine Woche vorher der Mensa Bescheid geben, wie viele Teilnehmer/-innen sie erwarten und sich den Speiseplan für den Veranstaltungstag geben lassen (Mensaleiter: Herr Stein Tel: 611-2011)

Die Teilnehmer/-innen zahlen in der Mensa bar.

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Medien Die benötigten mobilen Medien, d.h. Laptops, Beamer, Mikrophone etc. können Sie im ZIK bestellen und abholen. Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten! https://www.ph-freiburg.de/hochschule/zentrale-einrichtungen/zik/geraeteverleih. In Bezug auf die fest installierte Hörsaaltechnik ist Hugo Friedrich der Fachmann und berät Sie gern im Vorfeld: hugo.friedrich@ph-freiburg.de (-445) Unterbringung von Referenten Wir können folgende Hotels besonders empfehlen: Hotel am Rathaus, Rathausgasse 4-8, Freiburg, Tel: 296160 Das Hotel hat mit der Hochschule einen Rabatt von 5 € pro Übernachtung und Gast vereinbart. Parkhotel zur Post, Eisenbahnstraße 35/37, Freiburg, Tel. 385480 Hotel Minerva, Poststraße 8, Freiburg, Tel: 386490, http://www.minerva-freiburg.de/ Hotel am Stadtgarten, Karlstr. 12, Freiburg, Tel: 2829002 http://www.hotelamstadtgarten.de/gaestehaus Diese vier Hotels liegen sehr zentral und sind wenige Gehminuten vom Hbf. entfernt. Die Hochschule ist von allen Hotels mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. In Littenweiler liegt das Hotel Schwär’s Löwen, Kappler Str. 12079117 Freiburg, Tel. 6304, http://www.loewen-freiburg.de/ Es liegt 10-15 Gehminuten von der Hochschule entfernt, die Stadtmitte und der Hbf. sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln eher ungünstig zu erreichen. Daher ist dieses Hotel besonders bei Anreise mit dem Pkw geeignet. Raumausstattung (im Vorfeld) Die Hausmeister (-351) können Ihnen Stellwände, Tische, Stühle, Kabeltrommeln, Mehrfachstecker und ca 4 Stehtische nach vorheriger

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Absprache zur Verfügung stellen. Sie helfen ebenfalls bei der Bestuhlung. Die benötigten Materialien bzw. Hilfe sollten rechtzeitig, d.h. drei Wochen vor der Veranstaltung angemeldet werden. Es ist sinnvoll, die Hausmeister einen Tag vor der Veranstaltung nochmals zu kontaktieren, ob alles wie geplant funktioniert. Sabine Metzger (-498) koordiniert den Putzdienst, d.h. Sie sollten ihr melden, bis wann welche Räume und Foyers am Veranstaltungsmorgen geputzt sein müssen. Wenn Sie am Vortag bereits aufbauen möchten, benötigen Sie einen Schlüssel für den Veranstaltungsraum. Diesen erhalten Sie bei Barbara Bixenmann (-394) Falls Sie eine Veranstaltung am Samstag planen, benötigen Sie evt. auch Schlüssel für das Gebäude, bzw. die Drehtür am Eingang zu KG 5. Hierzu sprechen Sie sich mit Frau Metzger, bzw. dem Hausmeisterteam ab. Beachten Sie bitte auch, dass an Wochenenden die Aufzüge nicht in Betrieb sind, da keine Hausmeister zur Aufsicht im Hause sind. Beschilderung Die Beschilderung sollte so angebracht werden, dass der Tagungsteilnehmer/-innen vom Gebäudeeingang zum Tagungsbüro, Tagungscafé, Hauptveranstaltungsort und weiter zu den Workshop-Räumen geführt wird. Verwenden Sie Schilder, die den Namen und ggf. das Logo der Veranstaltung / des Veranstalters aufweisen, da oft Hinweisschilder für verschiedene Veranstaltungen im Hause angebracht sind. Auf Glastüren dürfen keine Beschilderungen angebracht werden. Auch der Weg zu den Toiletten sollte beschildert werden. Die Workshopräume werden am besten nochmal mit einem Türschild versehen, auf dem Raumnr., Workshoptitel und Referent/in genannt werden. Ein paar Beispiele für Wegweiser im Treppenhaus und ein Türschild:

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Raumgestaltung (am Veranstaltungstag) Den Empfangsbereich bzw. das Tagungsbüro, das Tagungscafé und die Veranstaltungsräume rgestalten Sie nach Ihren Plänen und mit den von den Hausmeistern gelieferten Materialien. Bitte beachten Sie, dass in allen Durchgangsfluren und in den Foyers mindestens zwei Meter breite Fluchtwege frei bleiben müssen. Es ist ratsam, im Vorfeld einen genauen Aufbauplan zu erstellen, damit jeder Helfer/-in auf einen Blick sieht, wie Tische, Stellwände etc. zu platzieren und Dekorationen anzubringen sind. Den Verlagen werden ihre Stellplätze zugewiesen und ggf. Kabeltrommeln für die Beleuchtung zur Verfügung gestellt. Der Aufbau im Eingangsbereich des KG5 kann z.B. so aussehen:

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Tagungsbüro Das Tagungsbüro stellt das Entree der Tagung dar und sollte eine freundliche und einladende Atmosphäre vermitteln. Eine schöne Dekoration, evt. eine kleine Aufmerksamkeit aber auch gut informierte Mitarbeiter/-innen tragen hierzu wesentlich bei. Im Tagungsbüro werden die Teilnehmer/-innen begrüßt, sie tragen sich in Teilnehmerlisten ein und erhalten eine Tagungsmappe. Ggf. tragen sie sich in Workshoplisten ein oder finden die im Vorfeld ermittelte Workshop-Teilnehmerliste an Stellwänden ausgehängt.

Das Tagungsbüro sollte mit folgenden Materialien ausgestattet sein:

o mehrere Tische für angemeldete Teilnehmer/-innen (alphabetisch: A-H etc.)

o Tisch für spontan Teilnehmende o Stellwände für Tagungsprogramm, aktuelle Änderungen, Work-

shopeinteilung o Teilnehmermappen (evt. mit Namensschildern) o Blanko-Teilnehmermappen (für Unangemeldete) o Blanko-Namensschilder (für Unangemeldete) o Teilnehmerliste zum Unterschreiben o Workshop-Teilnehmerlisten (bereits fertig oder zum vor Ort

eintragen)* o Kassen mit Wechselgeld (wenn Tagungsgebühr erhoben wird)

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o Kulis, Papier, Tesafilm, Eddings, Pin-Nadeln (Moderations-koffer)

o Erste-Hilfe-Kasten o Laptop o Handy um Mitarbeiter/-innen zu kontaktieren o Mensa-Plan mit Öffnungszeiten der Mensa

Am Ende der Tagung: o Sammelkästen für Evaluationsbögen o Sammelkästen für Namensschilder

*Für die Einteilung in Workshops bieten sich zwei Verfahren an: Sie können die Workshop-Teilnahme (und ggf. einen Alternativwunsch) bei der Anmeldung abfragen oder bei Veranstaltungsbeginn im Tagungsbüro Listen zum Eintragen aufhängen bzw. „Eintrittskarten“ vergeben. Die erste Methode hat den Vorteil besserer Planbarkeit, Sie können z.B. bei großer Nachfrage einen zweiten Workshop zum selben Thema einplanen. Die zweite Methode ist weniger aufwendig. Die ausgehängten Listen zeigen, wie viele Plätze zur Verfügung stehen, sind diese voll, muss auf andere Workshops ausgewichen werden.

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Tagungsmappen Die PH-Tagungsmappen erhalten Sie zum Preis von 0,65 Euro/St. in der Pressestelle. Bitte bestellen Sie bei größeren Stückzahlen rechtzeitig bei Helga Epp vor. Tagungscafé Beim Aufbau des Buffets ist auf eine sinnvolle Reihenfolge zu achten, d.h. erst Tassen, dann Kaffeethermophore, Milch, Zucker, Löffel etc.

Im Hintergrund des Buffets muss genug Stauraum vorhanden sein, um Getränkekästen, Thermo-boxen etc. zu verstauen.

Für die Thermophore benötigen Sie einen Stromanschluss (ggf. Verlängerungskabel bei den

Service-Leistung des ZELF:

Tagungsmappen: Das ZELF bestückt die Tagungsmappen mit den von Ihnen fertig gestalteten Materialien, die Sie mindestens eine Woche vor der Veranstaltung bei uns abgegeben haben. Eine Übersicht, welche Unterlagen üblicherweise in eine Tagungsmappe gehören, finden Sie in Anlage 4. Wir fügen außerdem einen ZELF-Evaluationsbogen, eine Teilnahmebestätigung und gegen Gebühr ein beschriftetes Namensschild hinzu. Außerdem verleihen wir kostenlos Blanko-Namensschilder, die bei Verlust zu ersetzten sind.

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Hausmeistern bestellen). Bei der Installation von mehreren Großgeräten auf derselben Leitung ist Vorsicht geboten, denn manchmal fällt dabei eine Sicherung raus. Bitte besprechen Sie sich vorher mit Bernd Eschenlohr (-288).

Auch bei Selbstbedienung der Teilnehmer sollte immer eine Person das Buffet betreuen, d.h. die Platten auffüllen, Geschirr abräumen etc. Kennzeichnen Sie einen Bereich für die Geschirr-rückgabe. Kästen für gebrauchtes Geschirr lassen sich gut hinter langen Tischdecken unterm Tisch verstauen.

Achten Sie darauf, dass Tabletts und mehrere Abfalleimer vorhanden sind.

Die Tische und Sitzplätze stellen Sie in einer ansprechenden Form im Tagungscafé auf und dekorieren sie mit Blumen, Kerzen etc. Besonders ansprechend wirkt die Dekoration, wenn sie der Jahreszeit entspricht.

Die Anzahl der Sitzplätze sollte ungefähr 2/3 der erwarteten Teilnehmerzahl betragen.

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Vortrags- und Workshopräume Nach den Wünschen der Workshopleiter/-innen sollten die Workshop-Räume bestuhlt werden und die gewünschten Medien dort installiert und getestet werden.

Die Referenten/-innen freuen sich über ein Glas Wasser und evt. auch ein paar Kekse.

Dokumentation Zur Dokumentation der Veranstaltung empfiehlt es sich, Fotos zu machen und die Vorträge / Workshops zu filmen. Bitte denken Sie daran, die dafür notwendigen Geräte im Tagungsbüro zu deponieren und Mitarbeiter/-innen damit zu beauftragen.

Einsammeln von Evaluationsbögen und Namens-schildern Am Ende der Tagung werden am Ausgang die Evaluationsbögen und Namenschilder entweder von Mitarbeitern/-innen eingesammelt oder beschilderte Kästen hierfür aufgestellt.

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Verabschieden der Referenten/-innen Bei den Referenten/-innen kann man sich mit einem kleinen Geschenk (Sekt, Blumen) bedanken und nochmals auf die Abrechnung des Honorars und der Reisekosten hinweisen.

Abbau Beim Abbau ist zu beachten, dass die Räume (vor allem Tisch- und Stuhlaufstellung) in Absprache mit den Hausmeistern in den ursprünglichen Zustand versetzt werden sollten.

Dekorationen, Plakate und Wegweiser müssen entfernt werden. Den Müll, soweit er nicht in die Mülleimer passt, entsorgen Sie bitte in den Containern vor dem KG 2.

Die entliehenen Medien werden möglichst am selben Tag noch zurückgegeben oder eingeschlossen.

Die Abholung der Catering-Utensilien sollte ebenfalls noch am selben Tag erfolgen oder sicher untergebracht werden.

Gläser und Tassen können ggf. im Senatssaal gespült werden. Hierzu benötigen Sie den Schlüssel von Elke Sauer (-261) oder Jutta Hügle (-257)

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Was sonst noch nützlich sein kann o Handyliste aller Mitarbeiter /-innen um sich schnell verständigen

zu können o Raum für das Gepäck der Referenten/-innen bereitstellen. o Checkliste für die gesamte Tagungsplanung (siehe Anlage 5) o Liste der Restaurants im Umfeld der Hochschule

Dieser Leitfaden ist nicht als abschließende Anleitung für eine Tagungsorganisation zu verstehen. Er will lediglich auf wichtige Punkte hinweisen, die bei der Planung zu berücksichtigen sind.

Wenn Sie außerhalb der PH Essen gehen möchten, empfehlen wir Ihnen folgende Restaurants in der näheren Umgebung:

• Ouzeria – griechisch-mediterrane Spezialitäten

• La Corona – Ristorante / Pizzaria

• Bergäcker-Café

• Lindenmatte – einheimische und afghanische Küche

•

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Dieser Leitfaden ist nicht als abschließende Anleitung für eine Tagungsorganisation zu verstehen. Er will lediglich auf wichtige Punkte hinweisen, die bei der Planung zu berücksichtigen sind.

Bekanntlich ändern sich Personen und Funktionen, neue Erfahrungen werden gemacht, alt Bewährtes hat ausgedient…

Daher freuen wir uns auf Ihre Anregungen und Erfahrungen, die wir gern in den Leitfaden aufnehmen, um die Professionalität der Tagungen stetig weiterzuentwickeln.

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Anlage 1 Informationen zur Ausschreibung einer Fortbildung / Tagung über das Regierungspräsidium Zur Ausschreibung Ihrer Veranstaltung benötigen wir folgende Informationen:

o Titel / Art der Veranstaltung

o Ankündigungstext (max. 20 Zeilen, gerne Verweis auf weitere Informationen per Link auf die eigene Homepage

o Adressaten (Schulart / Fach)

o Ort

o Zeit / Zeitumfang

o Kosten

o Kontakt (per E-mail / Telefon)

o Leitung

o Teilnahmebegrenzung

o Anmeldeschluss

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Anlage 2 Weitere Schulbuchverlage Verlag Telefon E-Mail Internet

Akzente Lernspiel Verlag

akzente-verlag@t-online.de

www.akzente-verlag.de

Auer, AOL Verlag 040 325083 060

a.thull@auer-verlag.de

www.aol-verlag.de

Aulis Verlag 0221- 9514540 info@aulis.de www.aulis.de

Beltz-Verlag 06201-6007-0

a.schladoth@beltz.de

www.beltz.de

bms Verlage Westermann, Schroedel, Schöningh, Diesterweg GH-Schule

07171- 777188

Thomas.Klaus@ bms-verlage.de

www.schulbuchzentrum- online.de

bms Verlage Westermann, Schroedel, Schöningh, Diesterweg RS/Gym

0 73 61 - 36 03 50

rainer.hetper@ bms-verlage.de

www.schulbuchzentrum- online.de

Cornelsen Verlag 030- 89785410

Christoph.Maier@ cornelsen-schulverlage.de

www.cornelsen.de

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Duden Paetec Schulbuchverlag

07156- 308875

landwehr@duden-paetec.de

www.duden-paetec.de

Franzbecker Verlag 05121 877955

verlag@franzbecker.de

franzbecker.de

Herder Verlag GmbH 0761- 27170

info@herder.de www.herder.de

Hueber Verlag GmbH & Co KG

089- 96020

kundenservice@hueber.de

www.hueber.de

Julius Klinkhardt 08046- 9304

info@klinkhardt.de www.klinkhardt.de

Kallmeyer´sche Verlagsbuchhandlung GmbH

0511- 40004-175

leserservice@ kallmeyer.de

www.kallmeyer.de

Kiehl Verlag GmbH 0621- 635020

info@kiehl.de www.kiehl.de

Klett Verlag GmbH GHWRS

07664- 408079

b.schueder@klett.de

www.klett.de

Klett Verlag GmbH Gymnasien

0711- 66 72 13 33

y.schaefer@klett.de

www.klett.de

Kohl Verlag 02275- 33 16 10

kaulen@kohlverlag.de

www.kohlverlag.de

Kösel-Verlag GmbH & Co.

089- 178010

leserservice@koesel.de

www.koesel.de

Langenscheidt KG 089- 36096-0

vertrieb@langenscheidt.de

www.langenscheidt.de

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Mildenberger Verlag GmbH

0173- 6540700

b.juhl@mildenberger- verlag.de

www.mildenberger-verlag.de

Oldenbourg Schulbuchverlag GmbH

089- 450510

info@oldenbourg-bsv.de

www.oldenbourg-bsv.de

Reclam jun. Verlag GmbH

07156- 1630

lehrerservice@reclam.de

www.reclam.de

Schott Musik International GmbH & Co KG

06131- 2460

info@schott-musik.de

www.schott-music.com

Springer VS Verlag 06221- 487 0

springer.com

Verlag an der Ruhr GmbH

0208- 439540

info@verlagruhr.de www.verlagruhr.de

Waxmann Verlag 0251-26504-0

info@waxmann.com

waxmann.com

Wolters Kluwer Deutschland GmbH

089- 360070

info@wolters-kluwer.de

www.wolters-kluwer.de

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Anlage 3 Zum Verleih von Catering- und Dekorationsmaterial steht folgendes zur Verfügung:

o 1 Hogastra Kaffeeautomat (120 Tassen)

o 4 Pump-Thermoskannen (3 l) für Kaffee

o 5 Thermoskannen (1 l) für heißes Wasser zur Teezubereitung

o 3 Edelstahl-Milchkannen (0,6l)

o 250 Kaffeetassen (groß)

o 252 Kaffeelöffel

o 4 Tabletts

o 2 Schneidebretter

o 3 Brotmesser

o 24 Teelichthalter

o 30 Tischvasen für 1-2 Blumen

Bitte beachten Sie: Die Materialien können nach Verfügbarkeit und vorheriger Absprache entliehen werden. Die Sachen müssen gespült und abgezählt zurückgegeben werden. Bei Verlust oder Beschädigung haftet der Entleiher.

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Anlage 4 Checkliste Tagungsmappen Für Teilnehmer/-innen:

Programm

Workshop-Übersicht mit Raumangabe

Teilnehmerbescheinigung ggf. mit Angabe des Teilnehmer-Beitrags (gilt als Quittung)

Evaluationsbogen

evt. Namensschild

Block & Stift

Lageplan der PH (evt. auch Stadtplan von Freiburg)

Infos über Zug-/Straßenbahnverbindungen

Speiseplan Mensa / Information über Restaurants in der Umgebung

Werbematerial des Veranstalters

Werbematerial Verlage (Block & Kuli)

Literaturliste Für Referenten/-innen und WS-Leiter/-innen

gleicher Inhalt wie oben, zusätzlich:

ggf. Liste mit Workshop-Teilnehmern

Abrechnungsformular mit Erläuterungen, wie abgerechnet wird

evt. Dankeschreiben

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Anlage 5 Checkliste Tagungsorganisation Im Vorfeld der Tagung:

Veranstaltungstermin / Sind die Räume korrekt gebucht?

(Prorektorat, Fr. Hügle)

Ausschreibung an Schulen senden Ausschreibung / Link zum Anmeldeformular auf eigene HP

Einladungen verschicken

Anmeldelisten erstellen Plakate herstellen

Pressemitteilung + Hinweis im Veranstaltungskalender (HP)

und Eintrag in PH-Aktuell (Fr. Epp)

Tagungshinweis auf der Startseite der PH-Homepage (Herr Engelhard)

Einladung an Rektor / Dekane / Personen des öffentl. Lebens

Buchhandlungen / Verlage

Themengebiete absprechen

Anzahl der Tische / Standort

Strombedarf

Ggf. Werbematerial für Tagungsmappen

Hausmeister informieren über Bestuhlungswunsch, benötigte Tische, Stellwände, Stehtische, Kabeltrommeln

Putzdienst informieren, bis wann am Morgen geputzt sein muss (Frau Metzger)

Mensa Bescheid geben, wie viele Teilnehmer erwartet werden

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Mensaplan (2 Wochen vor der Veranstaltung auf der HP des Studentenwerks)

Medien und Technik bestellen (ZIK)

Tutorenverträge abschließen

Dienstplan erstellen, welcher Tutor/-in wann welche Aufgaben

übernimmt

Tagungsmappen

Programm

Workshop-Übersicht

Teilnahmebestätigung mit Angabe des Teilnehmerbeitrags (gilt als Quittung)

Evaluationsbogen

evt. Namensschild

Lageplan der PH

evt. Stadtplan

Block + Stift

Literaturliste

Werbematerial z.B. von Verlagen

Speiseplan der Mensa; ggf. Hinweis auf Restaurants in der Umgebung

Aufbau

allgemein:

Datum / Uhrzeit

Wer baut auf?

Aufbauplan erstellen

Stellwände bestücken

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Bewirtungstische herrichten

Büchertisch Verlage / Buchhandlung

Pop-ups aufstellen, Plakate anbringen

Wegweiser (auch zur Toilette) anbringen

Tagungsbüro, Bewirtungstische und Veranstaltungsräume dekorieren

Workshopräume:

Medien in die Räume stellen und checken

Schlüssel für Räume (Frau Bixenmann)

Türschilder mit RaumNr., Titel des Workshops und Name des Referenten anbringen

Kreide auslegen

Bestuhlung checken

Hauptveranstaltungsraum:

Technik ggf. mit Hr. Friedrich absprechen

Schlüssel (Frau Bixenmann)

Tagungsbüro:

Tisch für Nichtangemeldete

mehrere Tische für angemeldete Teilnehmende (alphabetisch: A-H etc.)

Kästen mit alphabetisch geordneten TN-Mappen (falls Namensschilder an die Mappe geklemmt wurden)

Blanko-TN-Mappen

TN-Mappen für Referenten

Kulis, Papier, Tesa, Eddings, Moderationskoffer,

evt. Süßigkeiten als Willkommensgruß

Laptop /evt. Beamer (als Reserve)

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Kasse, Wechselgeld

TN-Liste zum Unterschreiben

WS-TN-Liste (bereits fertig oder zum vor Ort eintragen)

evt. Stellwände mit „Eintrittskarten“ zum Workshop

Einsammelkästen für Evaluation

Einsammelkästen für Namensschilder

Erste-Hilfe-Kasten

Tagungscafé:

Bewirtungstheke

Stromanschluss

Abstellmöglichkeit für Thermoboxen, Getränkekisten, etc.

evt. Kühlschrank

Abstellmöglichkeit für gebrauchtes Geschirr

Abfalleimer

Tischdecken

Referenten/-innen und Workshopleiter/-innen

ggf. vom Bahnhof abholen

Möglichkeit zum Unterbringen von Gepäck

Tagungsmappe mit:

Namensschild

Programm

WS-Übersicht

TN-Liste für den jeweiligen WS (ggf. aktualisieren!)

Leitfragen für den Workshop

Lageplan der PH

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Abrechnungsbogen

Dankeschön-Schreiben mit Hinweis zur Abrechnungsmodalität

Dankeschön (z.B. Flasche Sekt, Blumenstrauß)

Verpflegung

Getränke / Gläser bestellen

Backwaren bestellen

Kaffee / Tassen bestellen

Einkauf: Kekse, Servietten, Süßigkeiten, Dekomaterial

Tabletts /Platten zum Herrichten der Backwaren

Abbau und Aufräumen

Alle Tagungsunterlagen, Listen, Evaluationen, Materialien ins Veranstalterbüro

Medien zurück ins ZIK

Dekorationen, Plakate, Wegweiser entfernen

Abholung der auf Kommission bestellten Getränke, Cateringutensilien, Stehtische etc.

evt. Geschirr spülen (im Senatssaal)

Räume in vorherigen Stand zurückversetzen

Hausmeister benachrichtigen, dass Stellwände etc. abgeholt werden können

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