Leitfaden zum buchhalterischen Umgang

mit dem Anlagevermögen

Leitfaden zum buchhalterischen Umgang mit dem

Anlagevermögen 4. Auflage - April 2006 Johann Wolfgang Goethe-Universität Der Kanzler Abteilung Beschaffung und Anlagenwirtschaft Michael Kusiowsky Diesen Leitfaden erhalten Sie stets aktuell auch im Internet unter: http://www.ba.uni-frankfurt.de

Inhaltsverzeichnis

Vorwort ......................................................................................... 5 1 Begriffsbestimmung................................................................. 6

1.1 Abschreibungen ............................................................................ 6 1.2 Anlagen im Bau (AiB).................................................................. 6 1.3 Anlagevermögen, mobiles ............................................................ 6 1.4 Anschaffungs- und Herstellungskosten ........................................ 7 1.5 Festwert......................................................................................... 8 1.6 GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter)....................................... 8 1.7 HBFG............................................................................................ 8 1.8 Drittmittel ..................................................................................... 8 1.9 Immaterielle Vermögensgegenstände........................................... 8 1.10 Verbrauchsmaterial ....................................................................... 9

2 Rechnungsbearbeitung............................................................ 9 2.1 Allgemeines .................................................................................. 9 2.2 Besonderheiten ........................................................................... 11 2.3 Fallbeispiele ................................................................................ 12

3 Bestandspflege...................................................................... 16 3.1 Aufnahme in den Bestand........................................................... 16 3.2 Aussondern aus dem Bestand ..................................................... 16 3.3 Veränderungen des Standorts oder der Nutzer ........................... 17 3.4 Bekleben der GWG..................................................................... 17 3.5 Inventur....................................................................................... 18

4 Konten des Anlagevermögens............................................... 19 4.1 Kontenklasse 02.......................................................................... 19 4.2 Kontenklasse 07.......................................................................... 19 4.3 Kontenklasse 08 und 09.............................................................. 19

5 Standortverzeichnis ............................................................... 21

Vorwort Aus der im Mai 2002 durchgeführten Inventur des mobilen Anlage-vermögens haben sich viele Fragen und auch Antworten für die Inventarisierung ergeben. Diese habe ich hier in einem Leitfaden zusammen gefasst. Ich hoffe, Ihnen damit ein Regelwerk an die Hand gegeben zu haben, dass die täglich anfallenden Arbeiten mit Anlagegegenständen erleichtert sowie Missverständnissen und Fehlern vorbeugt. Dieser Leitfaden richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Rechnungsbearbeitung, Inventarisierung und Aussonderung von Anlagegegenständen betraut sind. Die jeweils aktuelle Fassung dieses Leitfadens finden Sie als Download auf unserer Internetseite. Über diese grundsätzliche Information hinaus, steht Ihnen die Abteilung Beschaffung und Anlagenwirtschaft (BA) bei Bedarf gerne auch vor Ort zur Verfügung, insbesondere für größere Bestandsüberprüfungen. Die Johann Wolfgang Goethe-Universität ist seit dem Jahr 2000 verpflichtet, nach den Grundsätzen der kaufmännischen Buchführung zu verfahren. Die Vorlage einer ordnungsgemäßen Bilanz ist seit diesem Zeitpunkt die Grundlage jeglicher Mittelzuweisung des Landes. Der Nachweis des Anlagevermögens ist ein elementarer Bestandteil der Bilanz, (siehe §§ 266 Abs. 2, 268 Abs. 2, Handelsgesetzbuch und die Hochschulfinanz VO). Deshalb ist es notwendig, das Anlagevermögen ordnungsgemäß und nachvollziehbar zu erfassen und zu bewerten. Nachlässigkeiten führen zu erheblichem Mehraufwand bei der Inventur. Die Universität ist durch die Wirtschaftsprüfer ebenfalls verpflichtet, das Anlageninventar alle drei Jahre zu überprüfen. Maßgeblich ist hierbei ausschließlich die in der Zentralverwaltung vorhandene Inventarliste, die also immer aktuell sein muss. Durch die Beachtung der Inhalte dieses Leitfadens wird die Überprüfung des Anlagevermögens wesentlich vereinfacht.

1 Begriffsbestimmung

1.1 Abschreibungen Über die Absetzungen für Abnutzung (AfA) sollen die Kosten des Anlagegutes auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Kauft z.B. ein Schlosser eine Drehbank, so wird er damit (nach der sog. AfA-Tabelle) voraussichtlich 8 Jahre arbeiten und Geld verdienen. Die Ausgabe fällt aber nur ins erste Jahr. Um nun den Gewinnen jedes Jahres die Ausgaben der Anschaffung zuordnen zu können, werden diese über die AfA auf die Jahre der Nutzung verteilt. So werden Gewinn und Aufwand periodengerecht gegenüber-gestellt. An Stelle des Gewinns tritt an der Universität die Mittelzuweisung des Landes. Um bei den Nutzungsdauern eine Vergleichbarkeit zu erhalten, hat das Land diese für die Hochschulen verbindlich festgelegt.

1.2 Anlagen im Bau (AiB) Anlagen im Bau sind Anlagen, die noch nicht fertiggestellt sind und deshalb noch nicht genutzt werden können. Häufig handelt es sich hier um Baumaßnahmen oder Eigenbauten. Auf einer AiB werden die Ausgaben gesammelt, die entstehen, um das Gerät in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, ein Betrag für die Eigenleistung (Personalkosten) muss hier auch angegeben werden (siehe auch 1.4 Abs. 2. und 4.3.5). ,Da eine Anlage im Bau noch nicht benutzt wird, wird sie auch noch nicht abgeschrieben. Dies Geschieht erst nach ihrer Aktivierung Hinweis Computer im Eigenbau (Einzelteile) gelten nicht als Anlage im Bau, da der Zeitpunkt der Fertigstellung überschaubar ist. Eigenbau PC´s werden gleich als Anlage über das Sachkonto 08601000 oder 08602000 verbucht.

1.3 Anlagevermögen, mobiles Mobiles Anlagevermögen im Sinne dieses Leitfadens ist jeder Gegenstand, der selbständig nutzbar, mobil und zum dauerhaften Gebrauch vorgesehen ist. Selbständig nutzbar ist ein Gegenstand, wenn dieser alleine nutzbar und nicht nur Bestanteil eines Komplexes ist. Bei den Wertgrenzen ist der Wert der gesamten Anlage zu beachten. Es kann aber dennoch sinnvoll sein, dieser einen Anlage mehrere Inventarnummern zu geben. Mobil ist das Anlagevermögen, wenn es nicht dauerhaft mit dem Gebäude verbunden ist. Die Größe des Gegenstandes spielt hierbei jedoch keine Rolle. Dauerhaft nutzbar ist ein Gegenstand, wenn er nicht nur zur vorübergehenden Nutzung vorgesehen ist (vorgesehene Nutzungsdauer > 1 Jahr) und seine Bestimmung nicht darin besteht, bei der Benutzung

verbraucht zu werden, z.B. wie bei Gasen, Dioden oder Diamantbohrköpfe. Dies gilt auch für Software. Eine Inventarisierung findet ab 410,--€ ohne Mehrwertssteuer, aber incl. Porto/Frachtkosten und Verpackung statt. Maßgeblich sind die Anschaffungs- und Herstellungskosten (s. 1.4). Beispiele: 1.Eine Arbeitsplatzkombination besteht aus: 1 Tisch 160X80 180,00 €

1 Tisch 120X80 150,00 € 1 Eckelement 45° 90,00 € 420,00 € MwSt. 67,20 € 487,20 €

Hier liegt eine selbständige nutzbare Anlage über 410,-- € vor, da die Arbeitsplatzkombination ihrer Bestimmung gemäß nur genutzt werden kann, wenn alle drei Teile verbunden werden. Sinnvollerweise wird hier eine Inventarnummer für die gesamte Kombination vergeben. Rollcontainer können dagegen auch ohne Tisch genutzt werden und sind deshalb GWG (Kto.08900000). 2. Es wird ein Monitor für 200,--€ gekauft. Dieser gilt nicht als selbständig nutzbar und ist somit kein GWG. Da er aber offensichtlich auch kein Verbrauchsmaterial ist, muss es sich um einen Teil einer Anlage handeln. Die Anlage ist in diesem Fall ein Rechner mit den Peripheriegeräten wie Monitor, Drucker usw. Da diese Geräte jedoch häufig einzeln angeschafft und in wechselnden Anlagenkonfigurationen betrieben werden, ist es hier sinnvoll, jeder Komponente eine separate Anlagennummer zu geben.

1.4 Anschaffungs- und Herstellungskosten Diese Kosten müssen auf der Anlage verbucht werden. An-schaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten wie Fracht oder Konstruktionsarbeit. Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonto) sind abzusetzen. Herstellungskosten sind die Material- und Fertigungskosten (z.B. Personalkosten), die bei der Herstellung eines Vermögensgegenstands, seiner Erweiterung oder einer über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehenden wesentlichen Verbesserung entstehen.

1.5 Festwert Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt, können im Festwertverfahren erfasst werden (§ 240,III,HGB). Es entfällt eine jährliche Inventur, die Gegenstände sind dann regelmäßig nur an jedem dritten Bilanzstichtag aufzunehmen. An der Universität können die Festwerte im Bereich des Anlagevermögens für Zubehörteile, die in großer Menge vorliegen, angewandt werden. Ein Beispiel sind die Optiken eines Lasertisches, die als Teil der Laseranlage aktivierungspflichtig sind. Ihre große Menge und der häufige Austausch machen die Zuordnung zu einer Inventarnummer und die korrekte Bewertung jedoch sehr schwierig. Dies lässt sich durch die Bildung eines Festwertes „Optiken des Instituts für XYZ“ vereinfachen.

1.6 GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter) Mobiles und immaterielles Anlagevermögen, dessen Beschaffungswert zwischen 60,-- € und 410,-- € (§ 31 EStR) liegt und das selbständig nutzbar ist (keine Anlagenteile). Der Wert gilt ohne Mehrwertsteuer aber incl. Porto/Frachtkosten und Verpackung. Im Gegensatz zu anderen Anlagen werden GWG im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben, der tatsächliche Verbleib wird nicht weiter verfolgt. Sie erhalten deshalb auch keine Inventarnummer. Die Kontierung erfolgt auf die Konten 07900000 oder 08900000. Auf 07900000 werden naturwissenschaftlich – technische Geräte kontiert, alle anderen auf 08900000. Bei Bedarf können GWG mit Eigentumsaufkleber versehen werden, die sie in der Abteilung BA erhalten.

1.7 HBFG Nach dem Hochschul Bau Förder Gesetz (HBFG) können Großgeräte ab 125.000,00 € zur Hälfte vom Bund finanziert werden. Die Hochschule erhält hierzu jährlich eine bestimmte Menge Bundesmittel vom Land zugewiesen. Siehe auch 2.3.7.

1.8 Drittmittel Sofern im Drittmittelvertrag nichts anderes vereinbart wurde, gehen diese Anlagen in das Eigentum des Landes Hessen über und sind daher zu inventarisieren.

1.9 Immaterielle Vermögensgegenstände Es handelt sich um Rechte, Konzessionen oder Lizenzen. Die Wertgrenzen von 60,- € für GWG und 410,- € für Anlagen werden angewendet. Der Wert gilt z.B. bei Lizenzen je Arbeitsplatz. Wenn das Recht der Nutzung auf einen Zeitraum von nicht mehr als einem Jahr befristet (Laufzeit kleiner oder gleich 1 Jahr) ist, handelt es sich nicht um immaterielle Vermögens-gegenstände. In

diesem Fall wird das Recht über das Kto.67200000 als Aufwand gebucht, egal wie hoch der Einzelpreis liegt. Hinweis Das Recht Online - Archive oder -Zeitschriften zu nutzten ist keine Lizenz, sondern Literatur (Kto. 603300000)

1.10 Verbrauchsmaterial Gegenstände, die nicht zum Anlagevermögen gehören. Dies sind Teile, die ihrer Natur nach beim Gebrauch verbraucht werden oder nicht dauerhaft sind, wie Bleistifte, Dioden, Leuchtmittel, Bohrköpfe (preisunabhängig). Geräte, auf die die Beschreibung unter 1.3 zutrifft, aber weniger als 60,-€ kosten, gelten auch als Verbrauchsmaterial.

2 Rechnungsbearbeitung

2.1 Allgemeines Beim Kontieren der Rechnung wird aufgrund des Gegenstandes und Wertes (s. unter 3.3) entschieden, ob es sich um ein Anlagegut handelt. Wenn es sich um ein Anlagegut handelt, wird die Raumnummer, das Gebäude, die Seriennummer (sofern ersichtlich) sowie die Kostenstelle oder eine Auftragsnummer angegeben. Unter Umständen ist auch die Angabe einer Bezeichnung notwendig.

- Die Angabe des Gebäudes ist immer nötig, wenn die Rechnungsanschrift den Standort nicht hinreichend kennzeichnet, so verbergen sich z.B. unter Marie-Curie-Straße 9 mehrere Bauteile mit gleichen Zimmernummern und hinter der Robert–Mayer-Str.11-15 verbergen sich drei Gebäude. Fehlen in solchen Fällen exakte Angaben, so führt dies später zu erheblichen Problemen bei der Überprüfung durch die Wirtschaftsprüfer. Die Raumangabe wird ebenfalls von den Wirtschaftsprüfern verlangt, da sonst das Auffinden eines bestimmten Gerätes sehr schwer ist. Diese Angabe kann nur unterbleiben, wenn das Gerät nicht ortsfest ist, z.B. ein Laptop für die Arbeit außer Haus.

- Die Seriennummer dient der Identifikation und ist im Falle eines Diebstahls oft das einzige Merkmal, welches eine eindeutige Wiedererkennung ermöglicht. Bei vielen Produkten, wie z.B. Möbeln ist keine Seriennummer vorhanden, dann entfällt die Angabe selbstverständlich.

- Oft steht auf der Rechnung eine Gerätebezeichnung, die für die Verwaltung nicht verständlich ist, oder aufgrund der vielen

Rechnungspositionen kann die Anlagenbuchhaltung nicht feststellen, ob es sich hier um mehrere separat nutzbare Geräte oder um eines aus mehreren Komponenten handelt. In diesen Fällen ist es wichtig, eine Bezeichnung und evtl. die Menge der gekauften Artikel anzugeben. Wenn dies nicht aus der Rechnung hervorgeht, ist eine Buchung nicht möglich.

- Wie bei allen andern Rechnungen ist auch hier die Kontierung für den Kontoauszug anzugeben.

- Wenn die Anlagenrechnungen direkt an die Abteilung Beschaffung und Anlagenwirtschaft (BA 3) gesendet werden, verkürzt dies die Laufzeiten in der Verwaltung.

Hinweis Auf der Internetseite der Abteilung BA finden Sie das sog. „Anlagenbegleitblatt für Rechnungen“. Schicken Sie dieses vollständig ausgefüllt wieder an uns zurück (zusammen mit der Rechnung). Dadurcherleichtern Sie uns die Rechnungseingabe und wir ersparen uns ggf. weitere Rückfragen.

2.2 Besonderheiten

2.2.1 Anlagen im Privatbesitz Anlagen, die aus Spenden finanziert wurden, die der juristischen Person Johann Wolfgang Goethe-Universität gegenüber erfolgten (auch bei Einwerbung durch einen Professor), sind Eigentum der Johann Wolfgang Goethe-Universität und in den Anlagenbestand aufzunehmen. Indiz hierfür kann eine ausgestellte Spendenbescheinigung sein. Ausschließlich Gegenstände, die Mitarbeitern als natürlichen Personen gespendet wurden oder privat finanziert sind, sind als Privateigentum anzusehen. Für evtl. Schäden an solchen Geräten haftet grundsätzlich der Eigentümer.

2.2.2 Ausgeliehene Anlagen

2.2.2.1 Von der Universität verliehene Gegenstände Geräte, die von der Johann Wolfgang Goethe-Universität an Dritte ausgeliehen sind, bleiben Eigentum der Goethe Universität und sind hier zu inventarisieren. Bei Ausleihen, die eine Benutzung des Gerätes durch Angehörige der Goethe-Universität dauerhaft ausschließen und der Begünstigte die wirtschaftlichen Lasten (Instandhaltung) trägt, geht das wirtschaftliche Eigentum an den neuen Nutzer über und wird in seiner Bilanz dargestellt. Entsprechend ist es im Anlagenbestand der Johann Wolfgang Goethe-Universität auszutragen.

2.2.2.2 An die Universität verliehene Geräte Leihgaben an die Goethe-Universität sind zu inventarisieren, wenn die Universität die Kosten der Nutzung zu tragen hat (Wartung und Reparatur) und der Verleiher sowie Dritte von der Nutzung ausgeschlossen werden können. Eine Ausnahme bilden die von der DFG beschafften Geräte, die entsprechend der Bewilligung ausdrücklich im Eigentum der DFG bleiben, sowie „projektgebundene“ Geräte, die nach Beendigung der Projektarbeit wieder zurück gegeben werden müssen.

2.2.3 Anlagen für Dritte An der Goethe-Universität werden z.T. Anlagen für Dritte gebaut Im Rahmen von Kooperationen werden gelegentlich Geräte für andere Hochschulen beschafft. In beiden Fällen handelt es sich nicht um Anlagevermögen der Johann Wolfgang Goethe – Universität und es findet keine Inventarisierung statt. Materialrechnungen für Auftragsbauten werden auf das Sachkonto 60000000 gebucht und Rechungen für Anlagen Dritter und Kooperationen auf das Konto 79900000.

2.2.4 EU-Projekte und Nutzungsdauer der Anlagen Da die Europäische Union andere Nutzungsdauern vorschreibt, als die deutschen AfA Tabellen ausweisen, kann es Aufgrund der Kalkulation des Instituts und der, laut AfA Tabelle angesetzten, Abschreibungsdauer in der Verwaltung zu erheblichen Differenzen kommen. Das bei der Finanzierung des EU-Projektes, insbesondere bei der Abrechnung, keine Probleme entstehen, sollten Sie sich rechtzeitig mit der Abteilung BA in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen in dieser Angelegenheit gerne weiter.

2.3 Fallbeispiele

2.3.1 Kauf eines Videobeamers für 3.000,- € aus Berufungsmitteln Die Rechnung wird kontiert mit dem Sachkonto (z.B.0860XXXX) und der Projektnummer (Auftragsnummer in SAP). Es wird noch die Seriennummer, der Standort mit Gebäude und Raum und, soweit aus der Rechnung nicht ersichtlich, die Gerätebezeichnung angegeben. Die Rechnung wird unmittelbar der Abteilung Beschaffung und Anlagenwirtschaft zugeleitet. In der Anlagenbuchhaltung wird die Rechnung nun unter Angabe des Projekts gebucht. Der Beamer wird mit den mitgelieferten Informationen erfasst und bekommt eine Inventarnummer. Diese Nummer wird dem Institut zugeschickt und ist unverzüglich gut sichtbar an dem Gerät anzubringen. Dies entfällt nur, wenn das Gerät durch die Aufbringung des Aufklebers Schaden nehmen würde. In einem solchen Fall ist das Vorgehen mit der Abteilung Beschaffung und Anlagenwirtschaft abzusprechen.

2.3.2 Kauf von drei Rechnern in Einzelteilen und eines Scanners und zweier Drucker aus der Kostenstelle

Es werden die gleichen Angaben wie oben benötigt, statt der Projektnummer ist die Kostenstelle anzugeben. Die Angabe, das aus den Einzelteilen drei Rechner werden sollen, ist jedoch zwingend notwendig. Wenn auf der Rechnung nur die Einzelteile für die Rechner (Gehäuse, Festplatte, Speicher usw.) stehen, ist eine Verarbeitung in der Anlagenbuchhaltung nicht möglich. Inventarisiert werden Rechner (nicht jedoch eingebaute Laufwerke, Festplatten oder interne Modems etc.) und Peripheriegräte einzeln, unabhängig vom Preis.

2.3.3 Austausch eines defekten Teils in einem Gerät Wird ein defektes Teil durch ein gleichartiges ersetzt, so handelt es sich um Reparaturaufwand und nicht um eine Anlage (Kto. 60600000 bei Selbstmontage, oder 61600000 bei Fremdmontage). Geringfügige Abweichungen der Ersatzteile vom Original, die dem Stand der Technik entsprechen, sind unerheblich.

2.3.4 Erweiterung einer Anlage Bei Änderungen, die eine erweiterte Nutzung zur Folge haben, muss die Rechnung unter Angabe der Inventarnummer der Anlagenbuchhaltung zugesandt werden, die Rechnung wird dann mit Bezug zum Gerät als wertsteigernd gebucht. Beispiele sind hier Anbauteile für Maschinen und eine erhebliche "Aufrüstung" von Computern mit z.B. sehr teuren Einbaukarten etc. Es wird das Sachkonto der Hauptsache genutzt. Da diese Erweiterungen nicht selbstständig nutzbar sind, können sie keine GWG sein.

2.3.5 Versuchsaufbau / Anlagen im Bau In einem naturwissenschaftlichen Fachbereich wird eine Versuchsanlage aus mehreren Teilen zusammengesetzt. Bis dies abgeschlossen ist, vergehen mehrere Monate und es werden mehrere Rechnungen bezahlt. Hier ist zunächst die Nutzungsdauer für das weitere Vorgehen entscheidend. Ein Gut des Anlagenvermögens ist nur ein solches, wenn es dauerhaft genutzt wird (s. auch 3.3). Sollte also mit dem Versuchsaufbau nicht länger als ein Jahr gearbeitet werden, so ist dieser keine Anlage. Wenn aber Einzelkomponenten mit einem Kaufpreis von über 410,- € (s. auch 1.3) verbaut worden sind, die noch weiterverwendet werden, so müssen diese, wie bereits zuvor beschrieben, einzeln in der Anlagenbuchhaltung inventarisiert werden. Wenn der Aufbau länger als ein Jahr genutzt werden soll, so ist dieser insgesamt zu inventarisieren. In diesem Fall sind alle Ausgaben für das Gerät der Anlage zuzuordnen. Dies sind vor allem:

- alle Rechnungen für Material, welches verbaut wird, ganz gleich, was es ist,

- für das Gerät benötigte Lizenzen, Software u.ä., - Dienstleistungen von Dritten wie Montage- oder Konstruktionsarbeit

und - Eigene Leistungen in Form von aufgewandter Arbeitszeit, hier sind die

Stunden und die Lohn- / Gehalts- / Besoldungsstufe der beteiligten Person(en) der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen.

Hinweis Zu beachten ist hier, dass die Inventarisierung erst erfolgt, wenn das Gerät genutzt wird. Bis zu diesem Zeitpunkt wird es als so genannte Anlage im Bau geführt (s. auch 3.2). Hier soll so verfahren werden, dass die erste Rechnung zu der Anlage im Bau mit dem Sachkonto 09500000 kontiert und mit einer Bezeichnung und einem Standort versehen wird. Nun legt die Anlagenbuchhaltung eine AiB an und der Unterzeichner der Rechnung bekommt die Nummer dieser Anlage mitgeteilt. Weitere Rechnungen für diese Anlage sollen dann mit dieser Nummer statt dem Sachkonto

versehen werden. Wenn die Anlage fertig ist, muss die Anlagenbuchhaltung dies unmittelbar erfahren. Die AiB wird nun vom Sachkonto 09500000 auf das für das betriebsfertige Gerät vorgesehene Konto umgebucht und inventarisiert.

Beschaffung eines Großgerätes mit HBFG – Mitteln Es liegt die Empfehlung des Wissenschaftsrates vor und der Fachbereich möchte das Gerät beschaffen. Wichtig ist, dass eine Empfehlung des Wissenschaftsrates ausschließlich die Notwendigkeit zur Anschaffung, nicht aber das Recht auf Finanzierung der Maßnahme begründet. Das Großgerätebudget wird von der Abteilung B A überwacht. Um sicherzustellen, dass die nötigen Mittel vorhanden sind, ist es zwingend notwendig, die Bestellung über diese Abteilung abzuwickeln. Die Rechnungen werden, nach der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, zur Kontierung auf die Großgerätefonds an die Abteilung BA gesandt, unabhängig davon, ob es sich hier um Anlagen, Verbrauchsmaterial, Gutschriften oder Nachforderungen handelt.

2.3.6 Verrechung bei Inzahlungnahme eines gebrauchten Gerätes Beispiel: Ein Fachbereich kauft ein neues Gerät und gibt das alte in Zahlung. Auch dieser Vorgang ist eine Aussonderung! In der Anlagenbuchhaltung ist folgendes zu buchen:

1. der Abgang des Altgerätes, 2. ein Erlös in Höhe des Anrechnungsbetrags des Händlers, 3. der Zugang des neuen Gerätes mit dem Preis abzüglich des

Nachlasses für das Altgerät. Um dies buchen zu können ist die Angabe der Inventarnummer des Altgerätes, der vergütete Betrag und der Preis des Neugerätes nötig. Darüber hinaus sind natürlich auch hier alle oben benannten Angaben erforderlich.

3 Bestandspflege

3.1 Aufnahme in den Bestand In den Bestand werden ausschließlich neue Anlagegüter und wesentliche Veränderungen an bestehenden aufgenommen, Reparaturen werden als Aufwand behandelt, (siehe 2.3.3 und 2.3.4). Die Inventarnummern werden von SAP in der Zentralverwaltung fortlaufend vergeben. Wöchentlich werden Schilder mit diesen Nummern und einem Begleitschreiben sowie einer Rechnungskopie, aus dem hervorgeht, um welche Gegenstände es sich handelt, den Kostenstellen- oder Projektverantwortlichen zugestellt. Die Nummern werden vergeben für:

- Anlagegüter ab 410,--€ ohne MWSt, mit Fracht, abzüg. Skonto und Rabatten

- Lizenzen ab 410,--€ ohne MWSt, mit Fracht, abzüglich Skonto und Rabatten je Einzellizenz, bei einer Laufzeit von mind. einem Jahr

- EDV Hardware unabhängig vom Preis (Einbauteile erhalten keine eigene Nummer, sondern werden, soweit erforderlich, unter der Nummer des Hauptgerätes erfasst).

Um zu gewährleisten, dass die Anlagegüter in der vom Wirtschaftsprüfer geforderten Form nachgewiesen werden, müssen die Bezeichnung, die Seriennummer (soweit vorhanden), der Raum und das Gebäude (Anschrift, Bauteil) der Anlagenbuchhaltung mitgeteilt werden.

3.2 Aussondern aus dem Bestand Abgang ohne Erlös Bei der Aussonderung von Anlagengüter ist die Hess. Aussonderungs-richtline zu beachten, die Sie auf unserer Homepage zum Download finden. Auskünfte zu den Aussonderungsmodalitäten erhalten Sie bei Frau Kratzer (Liegenschaftsabteilung), Tel. 23756. Beim Verschrotten oder der kostenlosen Weitergabe von Anlagen muss der Anlagenbuchhaltung mitgeteilt werden, wann welches Gerät verschrottet oder abgegeben wurde. Das heißt, es muss eine formlose Mitteilung unter Angabe der Inventarnummer und des Abgangsdatums an die Anlagenbuchhaltung erfolgen. Rückgaben im Garantiefall sind auch Aussonderungen, wenn die Rechnung schon bezahlt wurde. Erfolgt die Aussonderung über die Liegenschaftsabteilung, so kann die Mitteilung unterbleiben. Wenn das Gerät in der Universität weiterverwendet werden soll, so ist dies kein Abgang, sondern eine interne Umbuchung und ist mit einer Umbuchungsanordnung (sofern das Gerät endgeldlich abgebeben wurde) der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen. In diesen Fällen ist natürlich auch die Angabe der Inventarnummer, der neuen Kotenstelle und des neuen Standorts notwendig. unendgeldlich abgegebene Anlagen fallen nicht in die

Kategorie Aussonderungen. Hier benötigen wir nur die Kostenstelle und den Standort des neuen Nutzers. Hinweis Insbesondere vor größeren Umzugs- oder Aussonderungsmaßnahmen sollten Sie sich rechtzeitig mit der Anlagenbuchhaltung in Verbindung setzen, damit Ihr Anlagenbestand weiterhin exakt fortgeschrieben wird. Abgang mit Erlös Der Verkauf von Anlagen ist an besondere Regeln gebunden. Es handelt sich hierbei um Landeseigentum (auch drittmittelfinanzierte Anlagen, siehe 1.8), welches nicht ohne weiteres frei veräußert werden darf! Diese Fälle werden auch von der Anlagenbuchhaltung bearbeitet. Rechnungen oder Annahmeanordnungen für genehmigte Veräußerungen von Anlagen werden, unter der Angabe von Inventarnummern, an die Anlagenbuchhaltung geschickt. Es ist zu beachten, dass Kostenstellen keine Erlöse aufnehmen können. Es muss hier ein Erlösauftrag gewählt werden. Dieser kann, soweit noch nicht vorhanden, vom Controlling (Hr. Seifert, Tel. 25182) eingerichtet werden. Ob und wie Ihre Anlage verkauft werden kann/darf erfahren Sie bei Frau Kratzer (Tel. 23756)

3.3 Veränderungen des Standorts oder der Nutzer Um die Geräte jederzeit wiederfinden zu können, ist es notwendig alle, Veränderungen bestehender Anlagen der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen. Dies kann beispielsweise der Umzug an einen anderen Standort / in einen anderen Raum oder die Nutzung durch eine andere Kostenstelle sein. Es wird angestrebt, in naher Zukunft eine Online-Lösung für solche Angelegenheiten einzurichten.

3.4 Bekleben der GWG Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind selbstständig nutzbare Gegenstände, die zwischen 60,- € und 410,- € kosten. Selbstständig nutzbare Gegenstände mit einem Kaufpreis unterhalb von 60,- € werden im Anlagenbestand nie berücksichtigt. GWG werden mit den orangenen bzw. weißen Aufklebern „Eigentum der Johann Wolfgang Goethe – Universität“ versehen. Diese erhalten Sie auf Anfrage bei der Abteilung BA.

3.5 Inventur Eine Inventur, d.h. eine körperliche Bestandsaufnahme ist grundsätzlich jährlich durchzuführen. Durch die laufende Anpassung der Buchwerte an die Wirklichkeit des zentralen Inventarverzeichnisses (Anlagenkartei in SAP), muss im Bereich des beweglichen Anlagevermögens nur alle drei Jahre eine Inventur stattfinden. Zu Fragen bei Inventuren von Lagerbeständen fertiger oder unfertiger Produkte, wie Schriftreihen oder Verbrauchsmaterialien steht Ihnen die Abteilung BA auch zur Verfügung.

4 Konten des Anlagevermögens

4.1 Kontenklasse 02 (auszugsweise) In der Kontenklasse 02 werden immaterielle Anlagen erfasst. 02401000 Lizenzen, DV-Software < 5.000 €

Dies ist an der Universität „fast“ nur Software 02402000 Lizenzen, DV-Software ab 5.000 €

4.2 Kontenklasse 07 (auszugsweise) In der Klasse 07 befinden sich die Anlagen und Maschinen zur Leistungserfassung, d.h. an der Uni die, welche unmittelbar in der Lehre und Forschung eingesetzt werden 07301000 Naturwiss.-techn.Anlagen und Gerät, EDV < 5.000 €

Alle naturwissenschaftl. Mess- Regel- Untersuchungs- und Steuerungs-anlagen sowie die dazu benutzte EDV sowie Server, Netze u.ä.

07302000 Naturwiss.-techn.Anl.+Gerät, EDV ab 5.000 € 07401000 Anlagen und Geräte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz < 5.000 € 07402000 Anlagen und Geräte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz ab 5.000 € 07701000 sonst.Anlagen, Maschinen+Geräte zur Leistungserstellung < 5.000 €

Achtung: Eine Leistung wird z.B. nur im Rahmen der „Auftragsforschung“ erbracht. Werkzeuge usw. fallen in die Kontenklasse 0810x

07702000 sonst.Anlagen, Maschinen+Geräte zur Leistungserstellung ab 5.000 € 07801000 Lebewesen und Pflanzen < 5.000 € 07802000 Lebewesen und Pflanzen ab 5.000 € 07900000 GWG Naturwissenschaftl. Geringwertige Wirtschaftsüter

4.3 Kontenklasse 08 und 09 (auszugsweise) In den Konten 08001000 bis 08702000 werden die Gegenstände erfasst, die nicht unmittelbar der Lehre und Forschung dienen. Das sind alle Möbel, Fahrzeuge, Bürobedarf u.ä., sowie die Rechner, die nicht in der Forschung (z.B. zur Versuchssteuerung) genutzt werden 08101000 Werkstätteneinrichtung und –geräte < 5.000 € 08102000 Werkstätteneinrichtung und –geräte ab 5.000 € 08201000 Werkzeuge. < 5.000 € 08202000 Werkzeuge ab 5.000 € 08401000 Fuhrpark < 5.000 € 08402000 Fuhrpark ab 5.000 € 08501000 sonstige Betriebsausstattung < 5.000 € 08502000 sonstige Betriebsausstattung ab 5.000 € 08601000 Büromaschinen, Organisationsmittel, DV < 5.000 €

Hier werden alle nichtwissenschaftlichen Geräte gebucht, die keinem anderen Konto zuzuordnen sind sowie alle PCs, die nicht unmittelbar in der Forschung, z.B. für die Steuerung von Versuchen, genutzt werden. Siehe auch bei 07301000

08602000 Büromaschinen, Org. Mittel, DV ab 5.000 € 08701000 Büromöbel u. sonst. Geschäftsausststattung < 5.000 €

Neben Möbeln werden hier alle nichttechnischen Gegenstände verbucht, die nicht anders zuzuordnen sind, wie etwa Tafeln, Vorhänge und Leinwände

08702000 Büromöbel u. sonst. Geschäftsausstattung. ab 5.000 € 08900000 GWG Betriebs- und Geschäftsausstattung (alles außer Naturwiss. GWG) 09500000 Anlagen im Bau, noch nicht fertige Geräte aller Art, siehe 2.6

5 Standortverzeichnis Da das Anlagenverzeichnis der Universität durchaus noch veraltete Standortangaben beinhaltet (z.B. Umzüge wurden der Abteilung BA nicht gemeldet), sind in dieser Aufstellung zur Nachverfolgung noch die ehemalige Liegenschaften der Universität verzeichnet. Bitte halten Sie Ihr Inventarverzeichnis stets aktuell und melden Sie jede größere Umsetzung von Geräten schriftlich, am besten gleich per Excel Datei, der Anlagenbuchhaltung. Eine stets aktuelle Version dieser Tabelle erhalten Sie auf der Homepage der Abteilung BA unter: http://www.ba.uni-frankfurt.de

SAP Standort Standortbezeichnung 9608 (Klinikum) Paul-Ehrlich-Straße HAUS 49 9602 (Klinikum) SANDHOFSTRAßE 2 - 4 Haus 75 9601 (Klinikum) SANDHOFSTRAßE 2 - 4 Haus 75A 9603 (Klinikum) SANDHOFSTRAßE 2 - 4 Haus74 9604 (Klinikum) Theodor-Stern-Kai 5-7 HAUS 01 9605 (Klinikum) Theodor-Stern-Kai 5-7 HAUS 25 9606 (Klinikum) Theodor-Stern-Kai 5-7 HAUS 26 9607 (Klinikum) Theodor-Stern-Kai 5-7 HAUS 27 7011 AUGUST-EULER-STR. 6 Radiochemie 7010 AUGUST-EULER-STR. 6 Aktivlager 7007 AUGUST-EULER-STR. 6 Beschleuniger 7015 AUGUST-EULER-STR. 6 Beschleuniger Labor 7017 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 1 7018 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 2 7019 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 3 7020 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 4 7021 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 5 7022 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 6 7023 AUGUST-EULER-STR. 6 Container 7 7013 AUGUST-EULER-STR. 6 Elektronikbarake 7016 AUGUST-EULER-STR. 6 Experimentierhalle 7002 AUGUST-EULER-STR. 6 Feinmechanikerwerk. 7003 AUGUST-EULER-STR. 6 Grobwerkstatt 7001 AUGUST-EULER-STR. 6 Institutsbebebäude 7006 AUGUST-EULER-STR. 6 Mensa 7012 AUGUST-EULER-STR. 6 Onmibusgarage 7008 AUGUST-EULER-STR. 6 Reaktoranlage

SAP Standort Standortbezeichnung 7009 AUGUST-EULER-STR. 6 Reaktorlabor 7014 AUGUST-EULER-STR. 6 Sicherheitszentrum 7005 AUGUST-EULER-STR. 6 Unterstellhalle 7004 AUGUST-EULER-STR. 6 Werkstatt und Übungshalle 1002 B. LANDSTR. 121-125 Mensa 1+3 1003 B. LANDSTR. 133 Mensa 2 Soz.zentrum 1006 B. LANDSTR. 134-138 Bahlsen anteilig 1005 B. LANDSTR. 134-138 StUB Magazin 1004 B. LANDSTR. 134-138 StUB Verwaltung 1001 B. LANDSTR. 76 Studienkolleg 9001 BEETHOVENSTRAßE 36 9101 Bockenh. Landstr. 134-138 JCS-Bibliothek 9701 Bockenheimer Landstraße 111 1101 DANTESTRAßE 4 - 6 1102 DANTESTRAßE 9 1008 Deutschordenstraße 9002 DITMARSTRAßE 4 9702 ELBINGER WEG 1 9703 FELDBERGSTRAßE 42 9704 FELDBERGSTRAßE 45 9705 FELDBERGSTRAßE 47 1202 FELDBERGSTRAßE 47 Chemikalienbunker 1201 FELDBERGSTRAßE 47 Flaschenlager 1203 FELDBERGSTRAßE 47 Garagen 1007 Feuerbachstraße 9706 FRAUENLOBSTRAßE 5 1307 G.-VOIGT-STR.14-16 ehem. Pharmazie 1304 GEORG-VOIGT-STR. 10 1305 GEORG-VOIGT-STR. 12 1306 GEORG-VOIGT-STR. 12A Holzhaus 1308 GEORG-VOIGT-STR. 16 Hörsaal G1 1301 GEORG-VOIGT-STR. 4 1302 GEORG-VOIGT-STR. 6 1303 GEORG-VOIGT-STR. 8 4003 GINNH. LANDSTR. 39 Fliegerwerkstatt 4001 GINNH. LANDSTR. 39 Institutsgebäude 4004 GINNH. LANDSTR. 39 Platzwartsgebäude 4002 GINNH. LANDSTR. 39 Spielhalle 4005 GINNH. LANDSTR. 39 Umkleidegebäude 9707 GRÄFSTRAßE 39 SAP Standort Standortbezeichnung 8001 GRÄFSTRAßE 46 Fernheizwerk 1309 GRÄFSTRAßE 50 Bauteil E 1310 GRÄFSTRAßE 52 Bauteil D 9708 GRÄFSTRAßE 63 1313 GRÄFSTRAßE 74 - 76 Philosophikum 1311 GRÄFSTRAßE 78

1312 GRÄFSTRAßE 79 Camera 1315 GRÄFSTRAßE 94 - 96 Anbau 1314 GRÄFSTRAßE 94 - 96 Depot 2003 GRÜNEBURGPLATZ 1 Casino 2004 GRÜNEBURGPLATZ 1 ehem.Telefonzentrale 2001 GRÜNEBURGPLATZ 1 Eingang 2002 GRÜNEBURGPLATZ 1 Nebengebäude 2006 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q1 2007 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q2 2008 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q3 2009 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q4 2010 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q5 2011 GRÜNEBURGPLATZ 1 Q6 2012 GRÜNEBURGPLATZ 1 V1 2013 GRÜNEBURGPLATZ 1 V2 2014 GRÜNEBURGPLATZ 1 V3 2015 GRÜNEBURGPLATZ 1 V4 2016 GRÜNEBURGPLATZ 1 V5 2005 GRÜNEBURGPLATZ 1Bauleitung 9003 HARDTBERGWEG 13 Königstein 9710 HAUSENER WEG 120 9711 HOHEMARK OBERURSEL Siedlungslehrhof 1401 JÜGELSTRAßE 1 Studentenhaus 9709 KARL-VON-FRISCH-WEG Bienenkunde 9712 KETTENHOFWEG 128 1501 KETTENHOFWEG 130 1502 KETTENHOFWEG 139 5002 KLEINER FELDBERG Blockhaus 5008 KLEINER FELDBERG Container auf dem Gipfe 5001 KLEINER FELDBERG Dienstgeb.(Assistent) 5005 KLEINER FELDBERG Erdbebenwarte 5007 KLEINER FELDBERG Erdmagnetische Hütte 5009 KLEINER FELDBERG Ex - Postgebäude 5006 KLEINER FELDBERG Seismographenbunker

SAP Standort Standortbezeichnung 9007 Kleiner Feldberg Verwalterhaus 5004 KLEINER FELDBERG Wirtschaftsgebäude 3109 Max-von-Laue-Str. 7(CH.) N120 3106 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) Bedarafsheizwerk 3110 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) Bibliothek 3111 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) Hörsaalgeb. 3102 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) N 140 3103 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) N160 3104 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) N161 Werkstattgeb. 3105 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) N162 Lösungsm.Bunker 3108 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) NMR Gebäude 3107 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) Stützpunktstation 3101 Max-von-Laue-Str. 7 (CH.) Treppenhaus 3020 Max-von-Laue-Str. 11 Ehem. Bauleitung 3001 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) K1 3002 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) K2 3003 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) K3 3004 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /1 3005 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /2 3006 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /3 3007 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /4 3008 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /5 3009 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 100 /6 3010 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N 101 3011 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N200 3012 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N201 (NMRLabor) 3013 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N210 3014 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N220 3015 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N230 3016 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N231 Tierhaltung 3017 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N240 3018 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N250 3019 Max-von-Laue-Str. 9 (BIO.) N260 3112 Max-von-Laue-Str. 9 Versorgungskanal 3113 Max-von-Laue-Str. 3 Max-Planck-Institut 3200 Max-von-Laue-Str. 1 (Neue Physik) 1602 MERTONSTRAßE 17 - 21 Bauteil B 1601 MERTONSTRAßE 17 - 21 Bauteil A 1603 Mertonstraße 17-21 Bauteil C 1604 Myliusstraße 20 (Siegmund-Freud-Inst.) SAP Standort Standortbezeichnung 1704 R.-M.-STR.10/GRÄF.38 Phys.u. Math II 1708 R.-MAYER-STR 11-15 Chemiekalienbunker 1705 R.-MAYER-STR 11-15 Hauptgebäude Informatik 1706 R.-MAYER-STR 11-15 Hörsaalgebäude Informatik 1707 R.-MAYER-STR 11-15 Werkstattgebäude Informatik 1709 R.-MAYER-STR 6-8 Phys. u. Math. I

1701 R.-MAYER-STRAßE 1-5 FLAT 1702 R.-MAYER-STRAßE 2-4 Physikal. Verein 1703 R.-MAYER-STRAßE 2-4 Stickstofflager 9713 SCHAUMAINKAI 70 Bootshaus 9714 SCHLAGWEG 19 Öko.Außenst.Schlüchtern 1009 Schloßstraße 9715 SCHUMANNSTRAßE 34A 1801 SCHUMANNSTRAßE 58 1802 SCHUMANNSTRAßE 60 9004 SCHWARZWASSERTALSTR. Bergkranz 1810 SENCKENBERGA. 31-33 Juridicum / Verwaltu 1805 SENCKENBERGANL.13-15 AfE Turm 1809 SENCKENBERGANL.32-34 Geologie 1804 SENCKENBERGANLAGE 11 Didaktik d. Math. 1806 SENCKENBERGANLAGE 24 Musikwissensch. 1807 SENCKENBERGANLAGE 28 Geochem.+Petrologie 1808 SENCKENBERGANLAGE 30 Mineralogie 1811 SENCKENBERGANLAGE 31Jur. Seminar 1815 SENCKENBERGANLAGE 36 Physikal. Geograph. 1803 SENCKENBERGANLAGE 9 Didaktik d. Math. 6009 SIESMAYERSTR. 70-72 Bienenhaus 6003 SIESMAYERSTR. 70-72 Biologiehörsaal 6001 SIESMAYERSTR. 70-72 Botanik 6011 SIESMAYERSTR. 70-72 Chemikalienbunker 9006 Siesmayerstr. 70-72 Gärtnerhaus 6005 SIESMAYERSTR. 70-72 Gewächshäuser 6004 SIESMAYERSTR. 70-72 Laborgbäude 6012 SIESMAYERSTR. 70-72 Tierstallgebäude 6007 SIESMAYERSTR. 70-72 Unterstellhalle 6006 SIESMAYERSTR. 70-72 Wirtschaftsgebäude 6010 SIESMAYERSTR. 70-72 Zoolog. Werkstatt 6002 SIESMAYERSTR. 70-72 Zoologie 6013 SIESMAYERSTR.70-72 Tierhaltungsgbäude 1813 SOPHIENSTRAßE 1 - 3 KunstpädSchornstein

SAP Standort Standortbezeichnung 1814 SOPHIENSTRAßE 1 - 3 Ausstellungshalle 1812 SOPHIENSTRAßE 1 - 3 Kunstpäd. Hauptgeb. 9716 SOPHIENSTRAßE 44 9719 Varrentrappstraße 40-42 9008 Villa Giersch Lerchesbergring 90 1902 ZEPPELIN 4-8 Ehm.Deutsch. Bibl Büro.geb. 1901 ZEPPELIN 4-8 Ehm.Deutsch. Bibl Verw.geb. 1903 ZEPPELIn 4-8 Ehm.Deutsch. Bibl. Magazin 9717 ZEPPELINALLEE 29 ... ...