Leitlinien für CAFM-Projekte · CAFM Projekte erfolgreich durchgeführt werden und sich immer die Qualität durchsetzt. ... Sie gestalten eine Produkt-Präsentation effizienter,

Leitlinien fr CAFM-Projekte

CAFM-Systeme erfolgreich einfhren

berreicht durch: CAFM Ring

Alexanderstrae 9 10178 Berlin

Tel: 0700 cafmring

Tel: 0700 2236 7464

E-Mail: [email protected]

Web: www.cafmring.de


Inhalt

Vorwort

1 Das Projekt startet beim Top-Management Holen Sie sich die Untersttzung der Geschftsleitung

2 Harte Fakten Return on Investment (ROI)

3 Wer macht was Die Sulen des Projekts

Projekt-Manager, Projekt-Team

4 Wo wollen Sie hin Definieren Sie die Ziele

5 Machen Sie einen Stufenplan Mit Milestones

6 Projektplanung Wie gehen Sie vor

7 FM relevante Prozesse Analyse und Dokumentation

8 Whlen Sie das richtige CAFM System

9 Kriterien fr eine gute Wahl

Technik, Anbieter

10 Verschiedene Verfahren Ein Ziel

Ausschreibungen, Teststellungen

11 Whlen Sie ein Standard-System

Schnittstellen

12 Richtig erfasst Die Daten

13 Das Pilot-Projekt Ein Meilenstein

14 Schulungen Eine Investition, die sich lohnt

15 Klare Kompetenzen und Richtlinien

16 Erfolgskontrolle Technisch und kaufmnnisch

17 Wie geht es weiter Gute Aussichten


Vorwort

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

diese Ausfhrungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, wie Sie ein CAFM-Projekt erfolgreich

starten, umsetzen und im Laufen halten.

Was Sie vor sich liegen haben, ist das gebndelte Know-how der verschiedensten Anbieter,

die sich im CAFM RING zusammenfassen. Jahrelange Erfahrungen am Markt sind in wertvolle

Grundstze und Hinweise eingeflossen. Als CAFM RING haben wir ein Interesse daran, dass

CAFM Projekte erfolgreich durchgefhrt werden und sich immer die Qualitt durchsetzt.

Deshalb finden Sie hier das Wichtigste zum Thema CAFM, bersichtlich aufbereitet.

Wir tragen mit diesem Leitfaden auch dem Bedrfnis nach Information und Untersttzung bei

den Anwendern bei. Schlielich ist die Einfhrung von CAFM ein langfristiges Projekt, das Mittel

und Ressourcen bindet und nach dauerhaften Partnerschaften verlangt.

Schon bei der Planung stellen sich wichtige strategische Fragen fr Entscheidungen, die zu weit

reichenden Konsequenzen fhren. Auf viele Fragen rund um CAFM-Projekte gibt Ihnen dieser

Leitfaden Antworten und Anhaltspunkte, wenn wir auch keinen Anspruch auf Vollstndigkeit

erheben wollen.

Wir wnschen viel Erfolg,

CAFM RING


1 Das Projekt startet beim Top-Management

Holen Sie sich die Untersttzung der Geschftsleitung.

Der Erfolg eines CAFM-Projektes steht und fllt damit, ob es als Chefsache gilt.

Wie bei jedem anderen IT-Projekt, geht es nicht ohne die Untersttzung des Top-Managements.

Falls die Initiative nicht von der Geschftsleitung selbst ausgeht wie ist

das Top-Management fr ein CAFM-Projekt zu gewinnen?

Voraussetzung sind klare betriebswirtschaftliche Berechnungen.

Wie sieht die Kosten-/Nutzen-Rechnung aus?

Welche Summen werden bewegt?

Wo liegen die Vorteile qualitativ und quantitativ?

Was wird durch CAFM langfristig eingespart?

Wann ist mit einem Return on Investment (ROI) zu rechnen?

Gibt das Top-Management grnes Licht fr das CAFM-Projekt, gilt es,

die verantwortlichen Mitarbeiter fr das Projekt festzulegen. Wer koordiniert

das Projekt? Wer wird einbezogen? Wer ist beteiligt? Es arbeiten viele

verschiedene Abteilungen an einem CAFM-Projekt mit. Deshalb

empfiehlt sich, eine Fhrungskraft mit Weisungsbefugnis als Koordinator

einzusetzen.

Das Funktionieren eines CAFM-Projekts hngt wesentlich von den beteiligten Personen ab! Die-

se bentigen den Rckhalt des Managements.

Rechnen Sie mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitarbeiter

frhzeitig ins Boot.

+

Zahlen frs Management

Koordination

Verantwortlichkeit

2 Harte Fakten Return on Investment (ROI)

Es ist immer noch nicht selbstverstndlich, fr ein CAFM-Projekt eine ROI-Berechnung

anzustellen. Generell sollten zunchst folgende Fragen gestellt werden:

Welche Bereiche des Facility Managements werden bearbeitet?

Welche Berichte werden regelmig erstellt?

Wo liegen die Schwachstellen?

Die Beantwortung der richtigen Fragen fhrt zu einem qualitativen und quantitativen Ergebnis

als Voraussetzung fr eine ROI Berechnung.

Anhaltspunkte fr eine realistische Einschtzung des Aufwands und des Nutzens knnen Ihnen

CAFM-Anbieter geben. Erfahrungsgem liegt der grte Aufwand in der Datenerfassung. Die

Kosten fr das CAFM-System machen nur einen Teil der Gesamtkosten aus. Sie liegen, je nach

Gre des Projekts, zwischen 5% und 40%. Der Preis fr das System sollte also nicht ausschlag-

gebender Faktor sein. Wichtiger sind die Qualitt des Produkts und die Zuverlssigkeit des

Anbieters sowie des Beraters.

+

Als Entscheidungshilfe dient oft ein

Investitionsantrag mit folgenden Aspekten:

Hhe der Investition

laufende Aufwendungen

Ausgangssituation

Wirtschaftliche Grnde fr das Projekt (Quantitt / Qualitt)

ROI Berechnung

Etwaige Alternativen

Projektrisiken

Kurze Beschreibung der Projekt-Organisation und Zeitdauer


3 Wer macht was Die Sulen des Projekts

Bestimmen Sie einen Projektmanager

Beim Projektmanager laufen die Fden zusammen. Idealerweise ist er/sie eine Fhrungskraft

mit Weisungsrecht, die fr die Umsetzung des Projekts sorgt.

Der Projektmanager hat Erfahrung im Projektmanagement, kennt die Organisation und Ablufe

des Unternehmens und hat die volle Untersttzung der Geschftsleitung.

Er bildet die Schnittstelle zwischen dem Top-Management und den Projekt-Teams, er kommuni-

ziert Ziele und Erfolge und sorgt fr die Umsetzung der Zielvorgaben und Zeitplne.

Bilden Sie Projekt-Teams

In den einzelnen Abteilungen werden Verantwortliche benannt, die am CAFM-Projekt mitarbei-

ten und das Projekt-Team bilden. Wichtig ist, dass diese Mitarbeiter schon frhzeitig in die Plne

eingebunden sind. Dazu gehrt selbstverstndlich auch die IT-Abteilung. Gemeinsam werden

Anforderungen und Ziele erarbeitet, aber auch die ntigen Ressourcen im Haus festgelegt (un-

ter Umstnden auch mit externen Beratern oder Moderatoren).

Das Projekt-Team trifft sich regelmig, um Fortschritte zu dokumentieren und die nchsten

Schritte zu besprechen sowie sich mit dem Projektmanager abzustimmen.

+

klare Aufgaben und Kompetenzen festlegen

4 Wo wollen Sie hin Definieren Sie die Ziele

Ein wichtiger Punkt ist es, klare Ziele festzulegen. Die Ziele werden gemeinsam mit den beteilig-

ten Abteilungen erarbeitet und schriftlich festgehalten.

Was wollen Sie wann erreichen?

Werten Sie die Ziele nach ihrer Wichtigkeit. Es geht dabei um unmittelbare, realistische Ziele

in einem berschaubaren Zeitrahmen, aber auch um mittelfristige Ziele, die sich im Laufe des

Projekts verndern knnen und mit den konkreten Ergebnisvorgaben des Managements abge-

stimmt werden sollten.

CAFM-Software-Produkte werden in der Regel als Module angeboten. Das heit, ein Projekt

wird Schritt fr Schritt umgesetzt. Das erleichtert eine Zieldefinition und auch die Erreichung

des Ziels. Jeder Teilerfolg festigt das Vertrauen der Mitarbeiter und der Geschftsfhrung, die

richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Bewhrt hat sich, in einem Bereich zu beginnen, bei dem es die grten Probleme gibt und

meist das hchste Einsparungspotenzial. Das bewirkt die grten Erfolgserlebnisse in kurzer

Zeit.

+

realistische Ziele

konkrete Zahlen, z.B: 10% Einsparung bis zum 01.01.

Teilziele und Erfolge kommunizieren


5 Machen Sie einen Stufenplan Mit Milestones

Es hilft in der Umsetzung, einen groben Plan fr das CAFM-Projekt zu machen. Gliedern Sie

einzelne Teilprojekte und setzen Sie Milestones. Das spornt die Beteiligten an und gibt Rckhalt

im Management.

Vorschlag fr einen Stufenplan:

Ziele und Anforderungen festlegen

Analyse und Dokumentation der FM-relevanten Prozesse

Auswahl des CAFM-Systems

Ausschreibung (optional)

Workshop mit Anbietern ber Inhalte und Ablufe des Projekts

Daten erfassen fr Pilotprojekt

Pilotprojekt

Daten fr das Gesamtprojekt erfassen und einbringen

System Rollout

Abschluss und Ergebniskontrolle

Teilprojekte sollten erst abgeschlossen sein, bevor das nchste startet. Es knnen verschiedene

Teilprojekte aber auch parallel laufen, wenn die entsprechenden (personellen) Ressourcen vor-

handen sind.

Verzgerungen bedeuten immer Mehraufwand. Kostenwahrheit heit, auch die eigenen Res-

sourcen als Aufwand zu betrachten. Ein Tipp:

Versuchen Sie, Ihr erstes Teilprojekt rasch abzuschlieen. Whlen Sie einen Bereich, der am

schnellsten messbare Erfolge verspricht.

+

personelle Ressourcen einplanen

6 Projektplanung Wie gehen Sie vor

Nutzen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Beziehen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter

aus den verschiedenen Abteilungen schon frhzeitig in das Projekt ein.

Diese kennen Organisation und Ablufe im Facility Management am besten, daher liegt es

nahe, bereits die Anforderungen intern im Haus erarbeiten zu lassen.

Mitarbeiter, die rechtzeitig ins Boot geholt werden, sind besonders motiviert.

Externe Berater agieren oft nach standardisierten Vorgehensweisen, deshalb ist darauf zu ach-

ten, dass sie die individuelle Situation des Unternehmens bercksichtigen. Wnschen Sie einen

Berater, sollten Sie bei der Auswahl nach hnlichen Kriterien vorgehen wie bei einer Ausschrei-

bung (siehe Seite Punkt Ausschreibung).

Sie knnen natrlich auch das Know-how externer Berater mit Erfahrung im Facility Manage-

ment in einer Moderatoren-Rolle nutzen, um die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu leiten und die Ergeb-

nisse in Form zu bringen.

+

Projekt wird von den Mitarbeitern getragen

Externe Berater als Moderatoren


7 FM relevante Prozesse Analyse und Dokumentation

Diese Aufgabe wird hufig unterschtzt: Analyse und Dokumentation der bestehenden Prozes-

se, die fr das Facility Management relevant sind. Nur wenn Sie den Ist-Zustand genau kennen,

knnen Sie auch die Vernderungen und Erfolge darstellen bzw. entsprechend reagieren.

Der aktuelle Status zeigt Einsparungs- und Verbesserungspotenziale. Und dient damit auch als

Argument fr das Management. Wenn Sie 10% einsparen wollen, mssen Sie wissen, wovon

von welchem Betrag. Bei der Analyse spielt die richtige Zuordnung der Kostenblcke eine groe

Rolle. Hufig herrscht hier eine gewisse Ungenauigkeit, weil beispielsweise Energieaufwen-

dungen nach einem groben Schlssel auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt oder manche

FM-Kosten allgemeinen Bereichen zugerechnet werden. Rechnen Sie mit Anpassungen in der

Kostenrechnung und im Controlling.

Nur wenn alle FM relevanten Prozesse in die Analyse einflieen, haben Sie eine brauchbare

Grundlage fr die weiteren Aktivitten im Projekt.

+

Prozesse nach GEFMA 100:

Objekt managen

Arbeitssttten bereitstellen

Objekte ...

... betreiben

... ver- und entsorgen

... reinigen und pflegen

... schtzen und sichern

... verwalten

8 Whlen Sie das richtige CAFM System

Bei der Auswahl des CAFM Systems geht es a) um den passenden Anbieter und b) um die

geeignete Software. Allein in Deutschland gibt es ber 50 verschiedene Systeme. Wir geben Ih-

nen gerne eine Marktbersicht, auch im Internet finden Sie die entsprechenden Informationen.

Treffen Sie dann eine Vorauswahl:

Nehmen Sie nur drei Anbieter genauer unter die Lupe im Hchstfall aber nicht mehr als fnf.

Das spart Zeit, Kosten und erhht die Effizienz.

Nehmen Sie sich Zeit fr die Auswahl und beziehen Sie die Projekt-Teams mit ein.

Lassen Sie sich die Produkte prsentieren und demonstrieren. Auf Messen oder in kostenlosen

Seminaren und Workshops der Anbieter knnen Sie die Systeme nher kennenlernen und das

Unternehmen, mit dem Sie schlielich bei Vertragsschluss eine lngere Partnerschaft eingehen.

Sie gestalten eine Produkt-Prsentation effizienter, wenn Sie vorher im Team einen Fragenka-

talog ausarbeiten und ihn dem Anbieter vorlegen: Welche Prozesse sind besonders relevant,

welche Kriterien spielen eine Rolle, wo liegen Ihre Prioritten. Ein festgelegter Zeitrahmen fr

Prsentation, Diskussion und Prfung der Kompetenz ist empfehlenswert.

Bei der definitiven Auswahl des Systems sollten alle Entscheider anwesend sein.

+

Mgliche Entscheidungskriterien fr einen Anbieter:

Gre und Relevanz am Markt

Standardsystem

Komplettangebot

Beratungskompetenz

Projekterfahrung, Referenzen

Moderne Technologie (IT-Architektur, Webfhigkeit)

klare Zukunftsstrategie (Entwicklungsplan fr die nchsten 1-2 Jahre?)

nachweisbare Schnittstellenfhigkeit


9 Kriterien fr eine gute Wahl

Technische Kriterien

Achten Sie darauf, dass das System mit neuester Technologie arbeitet und folgende Standards

erfllt:

Basis ist ein gngiges Datenbanksystem (Oracle / Microsoft)

luft auf blichen Hard- und Softwaresystemen

unabhngig von speziellen Entwicklungsumgebungen

hoher Sicherheitsstandard

Webfhig

integrierte Grafik, zumindest Grafikanbindung

kann ber Benutzeroberflchen konfiguriert werden

einfache Updates mglich in der kundenspezifischen Version

breites Konzept fr Schnittstellen und Integration

mindestens die 3. Vollversion

Rechte der Software liegen vollstndig beim Anbieter.

Es haben sich webbasierte Systeme vor Client/Server Technologie durchgesetzt, deshalb sollte

Ihr System webfhig sein. Ebenso wie eine integrierte Grafik blich ist. Wenn jedoch Instand-

haltung, Auftragsabwicklung und die Verwaltung technischer Anlagen Ihr Kerngeschft aus-

macht, knnen CAFM Systeme auch ohne Grafik betrieben werden.

Voraussetzung der Anbieter

Whlen Sie ein Unternehmen, das sich seit Jahren am Markt bewhrt und CAFM Projekte

erfolgreich durchfhrt. Sehen Sie sich die Referenzen genau an, wenn mglich, auch vor Ort.

Achten Sie auf folgende Details:

Komplettangebot: Technik, Infrastruktur, kaufmnnisches FM

qualifizierte, fest angestellte Mitarbeiter: mindestens 5 Software-Entwickler,

2 Personen fr Hotline und Kundenanfragen, 5 Mitarbeiter

im Consulting (Schwerpunkt FM, Projekterfahrung), 1 Mitarbeiter,

der sich mit Betriebssystemen und Datenbanken auskennt

Service: Angebot von Wartungsvertrgen mit Hotline, garantierte Reaktionszeiten

Referenzen: mindestens 15 erfolgreich abgewickelte Projekte, die nachgewiesen im

Einsatz sind

Sicherheit: solide Umsatz- und Gewinnbasis, gute Marktposition, klare Zukunftsstrategie,

berregional ausgerichtet, unabhngig im Kerngeschft

Whlen Sie ein Unternehmen aus, das Ihre Prozesse versteht und mit dem Sie sich eine lang-

fristige Partnerschaft vorstellen knnen. Das muss nicht immer der gnstigste Anbieter sein.


10 Verschiedene Verfahren Ein Ziel

Ausschreibungen

Vorweg: Es gibt keine Garantie fr eine richtige Entscheidung. Auch nicht bei Ausschreibungen

mit 50-80 Seiten Umfang. Es kommt auf die richtigen Fragen an, die gestellt werden mssen.

Die Kriterien haben wir bereits beschrieben.

Sie sind zu einer Ausschreibung verpflichtet? Das bedeutet einen gewissen Aufwand fr beide

Seiten, fr Interessenten und Anbieter. Es kommt sogar vor, dass Ausschreibungen verschie-

dener Interessenten identisch sind. Das lsst daran zweifeln, ob man sich gengend mit der

Materie auseinandergesetzt hat. Nehmen Sie eine Ausschreibung Ernst, schalten Sie einen

neutralen Berater ein. Und orientieren Sie sich streng am Bedarf, damit die Ausschreibung nicht

ausufert. Sprechen Sie mit den Anbietern, lernen Sie das Produkt kennen. Und: der niedrigste

Preis bedeutet nicht unbedingt die gnstigste Lsung.

Teststellung

Bei den fr die Anbieter kostspieligen Teststellungen wird hufig vergessen, dass CAFM Soft-

ware sehr komplex ist und ein Test nur dann Sinn macht, wenn geschulte Mitarbeiter in einem

definierten Rahmen damit arbeiten. Deshalb ist bei Teststellungen darauf zu achten, dass es

klare Zeit- und Zielvorgaben und Systemschulungen gibt. Eine Bezahlung des Herstellers sollte

selbstverstndlich sein, die bei Auftragserteilung wieder kompensiert werden kann.

+

Komplettangebot fr alle FM-Bereiche:

Bestandsdokumentation

Flchenmanagement

Reinigungsmanagement

Umzugsmanagement

Schliemanagement

Instandhaltungsmanagement

Energiemanagement

Vermietung

Vertragsmanagement

Controlling und Kostenmanagement

11 Whlen Sie ein Standard-System

Standard oder individuell? Auch wenn viele Unternehmen glauben, dass ihre Ablufe zu speziell

seien fr ein Standard-System, raten wir zu einer Standard-Software.

Der Aufwand ist geringer, die Kosten sind kalkulierbar, die Zuverlssigkeit bei Updates grer

und die Integration in die Unternehmens-IT ist eher gewhrleistet.

Nehmen Sie Anpassungen nur dann vor, wenn es absolut erforderlich ist. Am besten, die

Anpassungen laufen ber eine Benutzeroberflche. Achten Sie darauf, dass der Hersteller eine

Update-Sicherheit gibt fr einen Versionswechsel und dass nicht bei jeder nderung der Her-

steller ins Haus kommen muss.

Bewhrt hat sich der modulare Aufbau eines Systems. Wichtig ist dabei, dass die einzelnen

Module zusammenpassen und integriert sind, ebenso wie das CAFM System in bestehende

Anwendungen integriert wird.

Die Schnittstellen

Das CAFM System ist eingebunden in eine bestehende Systemlandschaft. Das bringt Synergie-

effekte, vermeidet Datenredundanz und spart Kosten. Wir empfehlen, rechtzeitig das fhrende

System festzulegen und die Anzahl der Schnittstellen mglichst gering und einfach zu halten.

Online-Schnittstellen sind aufwendiger als Offline-Schnittstellen, mit denen regelmig Daten

ausgetauscht und abgeglichen werden.

+

Update-Sicherheit

fr Massendaten tauglich

prozessorientiert

benutzerfreundliche Oberflche

Datensicherheit

praxisnahe Lsungen

Schnittstellen


12 Richtig erfasst Die Daten

Bevor das Projekt startet, mssen zunchst die Daten erfasst werden.

Es lohnt sich, zu berlegen, welche Daten wirklich bentigt werden

und wie eine Aktualisierung der Daten abluft. Das zahlt sich aus.

Wer gibt die Daten ein? Sollten keine Kapazitten fr eine interne Abwicklung

frei sein, was meist der Fall ist, erledigen externe Dienstleister diese Aufgabe. Sie sollten klare

Vorgaben definieren und Konventionen fr die Datenaktualisierung festlegen. Lassen Sie die

Daten kontrollieren, bevor sie ins System bernommen werden.

CAFM-Anbieter stellen vordefinierte Masken fr die Datenerfassung zur Verfgung.

In speziellen Fllen (z.B. Gewhrleistungsflle) ist es sinnvoll, die Daten immer erst im Anlassfall

einzugeben, also nach und nach.

+

Wer gibt die Daten ein?

Wer ist zustndig fr Datenaktualisierung?

Wie werden die Schnittstellen von CAD und CAFM gehandhabt?

Kontrollmechanismus?

Prfen Sie Ihren Datenbestand.

Welche Daten werden wofr bentigt?

Bewerten Sie einzelne Merkmale nach Wertigkeit.

Vermeiden Sie Datenfriedhfe.

13 Das Pilot-Projekt Ein Meilenstein

Dann gehts los: das Pilot-Projekt ist einer der wichtigsten Schritte im Projekt-Management. Hier

wird geprft, wie das System funktioniert und ob es alle Anforderungen erfllt. Voraussetzung

ist natrlich die Schulung der Mitarbeiter, die in das Projekt involviert sind.

Der Vorteil eines Pilot-Projekts ist, dass Sie alle Prozesse in einem berschaubaren Rahmen

berprfen anhand eines ausgewhlten Objekts.

Whlen Sie ein Gebude, ber das Sie gengend elektronische Daten verfgen und bei dem alle

wichtigen Prozesse vorkommen.

Die Projekt-Teams erarbeiten, was in der Pilotphase durchgespielt werden soll. Es werden die

Standards fr die Daten festgelegt, Kataloge wie Nutzungstypen von Rumen, Adressen und

andere Informationen angelegt, Benutzerprofile definiert, Schnittstellen getestet.

In der Pilot-Phase knnen Sie Anpassungen vornehmen ohne dass die gesamte Organisation

gendert werden muss. Vergessen Sie die Auswertungen nicht.

Erst nach einem erfolgreichen Pilot-Projekt werden die kompletten Daten eingegeben und ein

System Rollout gestartet.

+

Daten fr 1 Gebude im CAFM erfassen

Gebude exemplarisch (nicht zu gro, nicht zu klein)

Systemschulung und Funktionstest mit dem Anbieter

Auswertung Pilot-Projekt

Anpassungen oder Stopp


14 Schulungen Eine Investition, die sich lohnt

Eine der wichtigsten Voraussetzungen fr ein erfolgreiches CAFM Projekt ist, dass die beteiligten

Mitarbeiter ausreichend geschult und motiviert sind. Schulen Sie Administratoren und Anwen-

der. Und von diesen zunchst die Poweruser.

Fr die Anwender-Schulungen hat sich in der Praxis folgende Vorgangsweise bewhrt: Maxi-

mal Gruppen von 4-8 Teilnehmern, anfangs eher nur vier, die mglichst den gleichen Wissens-

stand mitbringen. Nach zwei Tagen Training eine Pause machen, um das Gelernte umzusetzen:

learning-by-doing ist hier wichtig. Dabei kann ein Trainer die Mitarbeiter im Haus begleiten, um

Fragen, die auftauchen, zu beantworten und Wichtiges zu vertiefen. Gegenstand der Schulun-

gen sind im Schwerpunkt die Ablufe, die regelmig vorkommen.

Ein System-Administrator soll in die Lage versetzt werden, das System unabhngig vom Her-

steller zu pflegen. Er kennt sich bei den Datenbanken und in allgemeinen IT-Themen aus. Er

lernt, neue Merkmale hinzuzufgen, Benutzerprofile anzulegen und Daten zu importieren.

Es empfiehlt sich, neue Mitarbeiter entsprechend einzuschulen und das Wissen der Mitarbeiter

in Nachschulungen aufzufrischen. Bedenken Sie: ein CAFM Programm ist stndig in Bewegung.

Grundstzlich: Nicht an Schulungen sparen!

+

2 Tages-Training

4-8 Teilnehmer

Pausen fr die Umsetzung

Administratoren schulen

Coaching im Haus

Nachschulungen

15 Klare Kompetenzen und Richtlinien

Fr ein CAFM Projekt ist es unbedingt erforderlich, die Aufgaben festzulegen und klare Vorgaben

auszuarbeiten. Das erleichtert die Arbeit fr alle Beteiligten: die eigenen Mitarbeiter und Pro-

jekt-Teams, der CAFM Anbieter, andere Dienstleister (z.B. fr die Datenerfassung) und externe

Berater.

Ordnen Sie Zustndigkeiten zu:

Werden die Daten zentral oder dezentral gepflegt?

Wer ist fr die Aktualisierung der Daten zustndig?

Wie werden Daten auf Aktualitt und Konsistenz geprft?

Klare Vorgaben sparen eine Menge Koordinationsarbeit:

Wie sehen die Layerstrukturen fr einen CAD-Plan aus?

In welcher Form sollen Raumpolygone vorliegen?

Werden technische Daten in Excel-Dateien gefhrt?

Wie sind CAD und CAFM zu fhren, welche Rolle spielt die Bauabteilung?

Halten Sie die Vorgaben schriftlich fest und bestimmen Sie,

wer, was, wann und in welcher Form ausfhrt. Die Details

knnen Sie gerne mit Ihrem CAFM Anbieter besprechen.

+

Im Abteilungshandbuch steht, wer fr welche Aufgabe

der Ansprechpartner ist

Benennen Sie Stellvertreter (Urlaub, Krankheit)


16 Erfolgskontrolle Technisch und kaufmnnisch

Das System ist stets in Bewegung. Es kommen neue Daten und Anforderungen hinzu. Die Tech-

nik wird den Anforderungen angepasst. Wird der technische Fortschritt stets kontrolliert, ist ein

finanzieller Soll-/Ist-Vergleich nicht immer selbstverstndlich, aber deshalb nicht weniger bedeu-

tend.

Vergleichen sie die budgetierten Projektkosten mit dem tatschlichen Aufwand nach einem Jahr.

In der Regel macht die Software nur etwas ber ein Viertel der Kosten aus, weitere groe Posten

sind die Datenerfassung sowie Schulung und Anpassung des Systems.

Wenn Sie vorher eine ROI-Berechnung (Return on Investment) gemacht haben, vergleichen Sie

die Zahlen nach einem Jahr. In der Regel sind schon nach 12 Monaten erhebliche Einsparungen

nachzuweisen. Mit diesen Argumenten lassen sich sinnvolle Systemerweiterungen leichter

durchsetzen. Eine Analyse ber den wirtschaftlichen Nutzens des Systems begleitet das Projekt.

Tipp: Dokumentieren Sie, welche Mitarbeiter wie viel Zeit fr das CAFM Projekt aufwenden.

Extern wie intern.

+

Rechnen Sie mit:

Beratungskosten

CAFM Software

mgliche Systemanpassungen

Implementierung und Integration in die IT

Datenbernahme, -erfassung

Schulungen

Datenpflege

... und letztlich mit Einsparungen!

17 Wie geht es weiter Gute Aussichten

Der Erfolg eines CAFM Projekts zeigt sich meist erst mittel- oder langfristig. Da sich der Da-

tenbestand mit der Zeit aufbaut, ist ein realistisches Budget fr die nchsten 23 Jahre eine

wichtige Basis. Es gibt stets neue Herausforderungen: neue Objekte, neue Anforderungen, neue

Nutzer, neue Daten. Das erfordert nderungen und Anpassungen. Das CAFM ist in steter Vern-

derung, der man gerecht werden muss.

Aussagefhige, verlssliche Daten und vielfltige Auswertungen und Berichte zeigen die Vorteile

des Systems auf. Mit den Ergebnissen haben Sie wichtige Argumente frs Management (ROI),

wecken aber unter Umstnden Begehrlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Letztlich hilft es

dem Gesamtprojekt und der Bedeutung von CAFM im Betrieb.

Die Voraussetzung fr den wirtschaftlichen Erfolg von CAFM ist ein dauerhafter, nachhaltiger

und strategischer Umgang mit dem Thema. Fr eine halbherzige Einfhrung ist die Angelegen-

heit schlichtweg zu kostspielig. Und wer will dafr die Verantwortung bernehmen?

+

Tendenzen mittelfristig erkennbar

genaue Parameter fr internes Benchmarking

klare Ziele, exakte Zeitplne

Kontrolle Datenbestand, Systemumfeld

Kosten-/Nutzen-Rechnungen


Zusammenfassung

Stolpersteine, auf die wir hinweisen mchten:

Ohne Rckhalt der Geschftsleitung drohen Widerstnde in der Belegschaft,

Verzgerungen im Zeitplan und nicht zuletzt Verlust wichtiger Ressourcen und Mittel.

Die Einfhrung eines CAFM Systems bedeutet Vernderung.

Rechnen Sie auch mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitar-

beiter frhzeitig ins Boot.

Verzgerungen entstehen hufig durch einen Engpass an personellen Ressourcen. Legen Sie

rechtzeitig Verantwortlichkeiten, Teams, Projektleiter und deren Kompetenzen fest. Benennen

Sie auch Stellvertreter, z.B. fr die Urlaubszeit.

Der Aufwand fr die Datenerfassung wird oft unterschtzt. Schaffen Sie dafr Kapazitten und

vergessen Sie die Datenkontrolle nicht. Arbeiten Sie mit Teilschritten.

Informationen, die nicht laufend gepflegt werden, fhren zu einem Datenfriedhof. Prfen Sie

deshalb vorher, ob die erfassten Daten relevant sind.

Neben der technischen Seite sollte die kaufmnnische Seite ebenso genau betrachtet werden.

Klare Ziele und Zahlen zeigen den Erfolg des Projektes an.

Technologie lebt vom richtigen Einsatz. Und von den Menschen, die damit arbeiten. Die Be-

nutzeroberflche sollte selbsterklrend sein, dann sinkt auch der Schulungsaufwand.

Die Ergebnisse externer Mitarbeiter sind nur so gut wie die Vorgaben, die Sie ihnen liefern.

Definieren Sie Aufgaben, Ziele, Form, Zeitplan.

Dokumentation ist aufwendig, aber wichtig. Nur wenn Sie Daten, Verantwortlichkeiten, Ergeb-

nisse festhalten, knnen Sie richtig reagieren und Erfolge nachweisen.

Copyright CAFM Ring

Copyright 2010 CAFM Ring. Alle Rechte vorbehalten.

Alexanderstrae 9 10178 Berlin Tel: 0700 2236 7464 [email protected] www.cafmring.de

Die Weitergabe und Vervielfltigung dieses Dokumentes oder von Teilen daraus, zu welchem

Zweck und in welcher Form auch immer, ist ohne die ausdrckliche vorherige schriftliche Geneh-

migung durch den CAFM Ring nicht gestattet.

Alle Rechte vorbehalten. All rights reserved.

Alle technischen Angaben in diesem Dokument wurden vom CAFM Ring mit grter Sorgfalt

erarbeitet bzw. zusammengestellt und unter Zuhilfenahme wirksamer Kontrollmanahmen re-

produziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschlieen. Der CAFM Ring sieht sich daher ge-

zwungen, darauf ausdrcklich hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch die juristische Verant-

wortung oder irgendeine Haftung fr Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurckzufhren sind,

bernommen werden kann. Fr die Mitteilung eventueller Fehler ist der CAFM Ring jederzeit

dankbar.


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