Manual Logistik 2

7/26/2019 Manual Logistik 2

1/75

Markas Pusat Palang Merah Indonesia

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 - Indonesia

Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188

E-mail: [email protected]

Website: www.palangmerah.org

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat

meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas

Palang Merah Indonesia baik dimata Donor

maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan

Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya

akan mengarah pada peningkatan Citra PMI

baik di mata Donor maupun di mata

masyarakat secara umum.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk

mengembangkan peran dan fungsi Logistik,

Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual

Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan

acuan bagi segenap jajaran PMI dalam

membina dan mengembangkan serta

memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara

nasional maupun secara lokal di wilayah

masing-masing.9 7 8 9 7 9 3 6 7 5 1 7 6

ISBN 979367517-9

MANUAL LOGISTIKPALANG MERAH INDONESIA


2/75

MANUAL LOGISTIKPALANG MERAH INDONESIA

2007

Didukung oleh:


3/75

MANUAL LOGISTIK

Mochamad Abbas (Design)

Dudu Rohmat (Layout)

Palang Merah Indonesia (PMI)

Palang Merah Denmark (DRC)

All right reserved

Cetakan 1, Desember 2007

Desain sampul & Layout :

Penerbit :

Didukung :

Copyright2007

ISBN : 978-979-3675-17-9

Judul buku:

Manual Pengelolaan Logistik PMI ini merupakan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina

dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara

lokal di wilayah masing-masing.

Penyusun :

Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) lRukman (Ka. Sub. Div PB bid. Response/MP PMI)

Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) lKaren Blanken (NLC Logistik Konsultan/NLRC)

Fachry N.S (IFRC DM Officer Indonesia/IFRC) lLidia (IFRC Logistik Officer Indonesia)

Arif S. (Outsourcing Keuangan Tsunami/MP PMI) lTrisna (PMI Logistik Fasilitator/PMI DKI)

M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)

Penyempurnaan dan Editing Manual Logistik :

Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) lMomon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI)

M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)


4/75

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah

tersusun sebuah Manual tentang Pengelolaan Logistik yang sesuai dengan

Standard Palang Merah. Manual pengelolaan Logistik Ini adalah suatu langkah

maju dalam melakukan pembenahan Organisasi di Bidang Logistik seperti yang

diamanatkan dalam Garis-garis Kebijakan dan Rencana Strategi PMI th. 2004

2009.

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan

akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima

Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan

mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata

masyarakat secara umum.

Namun demikian, tampaknya pada saat ini belum ada kesamaan

pemahaman dari semua pihak terhadap masalah proses Logistik PMI yang

standard. Disamping itu, Fungsi Logistik saat ini belum mempunyai sistem

monitoring dan pengawasan yang sebanding dengan perkembangan

permasalahan diatas, sehingga fungsinya tidak optimal dan mengalami berbagai

permasalahan baik bersifat teknis maupun non teknis. Hal ini pada akhirnya

mengurangi kontribusi optimal fungsi Logistik ini dalam pemberian pelayanan

Palang Merah Indonesia.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan

fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual Pengelolaan Logistik

PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan

mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional

maupun secara lokal di wilayah masing-masing.

Pengembangan konsep Manual Pengelolaan Logistik ini dibantu oleh suatutim kerja teknis dengan anggota terbatas yang mewakili segenap jajaran PMI

namun ditunjuk berdasarkan kapasitas pribadi yang dianggap memiliki

kemampuan dan komitmen, khususnya dalam menunjang program

pengembangan fungsi Logistik PMI secara menyeluruh. Di samping itu dan Palang

Merah Belanda dan perwakilan Federasi Internasional Palang Merah dan Bulan

Sabit Merah melalui perwakilannya di Jakarta, turut membantu dan berperan

serta dalam persiapan penyusunan Manual Pengelolaan Logistik ini.

Manual Logistik Palang Merah Indonesia iii

Kata Pengantar


5/75

Kata Pengantar

iv

Kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan Manual

Pengelolaan Logistik ini, kami mengucapkan terima kasih

Harapan kami agar Pedoman Manual Pengelolaan Logistik PMI ini dapat

diimplementasikan secara konsekuen, walaupun kami menyadari bahwa dalam

upaya optimalisasi fungsi Logistik ini, buku Manual ini masih akan terus

membutuhkan perbaikan. Untuk itu saran dan masukan yang relevan dan

proporsional akan menunjang terwujudnya pengembangan fungsi Logistik PMI di

masa yang akan datang sangat kami harapkan.

Jakarta, 29 Oktober 2007

Pengurus Pusat

PALANG MERAH INDONESIA

Sekretaris Jenderal

Iyang D. Sukandar


6/75

Manual Logistik Palang Merah Indonesia v

Daftar Isi

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ...................................................................iii

DAFTAR ISI ............................................................................v

PENDAHULUAN .......................................................................2

BAB 1. Pengorganisasian dan Tanggung Jawab

1.1 Pendahuluan...........................................................5

1.2 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang

Dalam Logistik Tanggap Darurat....................................5

1.3 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang

Dalam Logistik Reguler...............................................8

1.4 Pengorganisasian Logistik PMI, Pusat, Daerah, Cabang

(Darurat dan Reguler) ..............................................10

BAB 2. Pengelolaan Gudang dan Angkutan

2.1 Pendahuluan .........................................................13

2.2 Gudang / Tempat Penyimpanan...................................13

2.3 Spesifikasi Gudang .................................................14

2.4 Penerimaan Barang dan Jasa .....................................16

2.5 Penyimpanan ........................................................24

BAB 3. Pengelolaan Aset

3.1 Pendahuluan ........................................................28

3.2 Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan ........................29

3.3 Registrasi / Pendataan Pemeliharaan Aset ....................32


7/75

Daftar Isi

vi

BAB 4. Pelaporan dan Pemantauan

4.1 Pendahuluan .........................................................34

4.2 Pelaporan.............................................................34

4.3 Pemantauan / Monitoring..........................................35

4.4 Audit (Internal dan External)......................................36

PENUTUP ............................................................................38

LAMPIRAN FORM DAN FORMAT LAPORAN........................................39

LAMPIRAN SK MANUAL LOGISTIK .................................................67


8/75

Manual logistikPalang Merah Indonesia


9/75

Pendahuluan lLogistik Tanggap Darurat lLogistik Reguler

2

Pendahuluan

Palang Merah Indonesia (PMI) merupakan sebuah organisasi kemanusiaan yang

didirikan berdasarkan Keputusan Presiden No. 25 tahun 1950 dan Keputusan

Presiden No. 246 tahun 1963. Dalam perkembangannya, PMI mengalami

perkembangan yang pesat dalam melaksanakan tugas-tugas kepalangmerahan

khususnya dalam hal pemberian bantuan kepada masyarakat yang terkena

dampak dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Hal ini

merupakan sebuah kepercayaan yang besar yang diberikan oleh masyarakat baikmasyarakat nasional maupun internasional terhadap keberadaan PMI.

Besarnya kepercayaan masyarakat yang diberikan kepada PMI dalam hal

pengelolaan bantuan, menjadikan PMI dituntut untuk lebih profesional,

transparan dan akuntabilitas dalam mengelola barang-barang bantuan tersebut,

baik bantuan yang berasal dari masyarakat maupun lembaga internasional

lainnya.

Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem

logistik dengan mengacu pada sistem logistik Federasi, hal ini bertujuan untuk

memudahkan dan menyamakan sistem logistik yang dilaksanakan di Markas

Pusat, Daerah dan Cabang, baik sistem logistik tanggap darurat maupun sistem

logistik reguler.

Berikut ini dijelaskan tentang maksud dari kedua jenis logistik itu.

Logistik Tanggap Darurat

Dalam dokumen (yang sudah disetujui) Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap

Darurat Palang Merah Indonesia, dijelaskan tentang ketentuan logistik tanggap

darurat PMI. Telah diputuskan bahwa PMI akan membangun gudang-gudang

dukungan logistik di sejumlah lokasi di seluruh Indonesia, yang digolongkandalam tiga jenis: Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.

Dalam dokumen yang sama dijelaskan tentang spesifikasi masing-masing jenis

gudang serta tanggung jawab Pusat, Daerah dan Cabang dalam pengembangan

dan pemeliharaan gudang-gudang ini.

Gudang Pusat dan gudang Regional serta Gudang Tanggap Darurat akan terus

dipantau oleh Divisi Logistik Kantor Pusat PMI.


10/75

Logistik Reguler

Markas Pusat, Daerah dan Cabang melaksanakan proses logistik reguler sesuai

dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Markas Pusat tidak

mempunyai fungsi pemantauan langsung untuk kegiatan logistik reguler di

Daerah dan Cabang. Keharusan melapor oleh Daerah dan Cabang kepada Markas

Pusat dijelaskan dalam prosedur itu dan didasarkan pada Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga PMI. Setiap waktu, Logistik Markas Pusat akan

memantau semua proses logistik yang terjadi sesuai dengan prosedur dalamManual Logistik ini.

Logistik Tanggap Darurat dan Reguler tersebut, membahas tentang

pengorganisasian serta tanggungjawab, pergudangan, manajemen transportasi,

pengelolaan dan pemeliharaan aset serta laporan dan pemantauan.

Bagi Daerah atau Cabang yang tidak memiliki Gudang Regional atau Gudang

Tanggap Darurat dapat juga menggunakan panduan ini sebagai pedoman dalam

melakukan aktivitas logistik.

Dalam Panduan ini tidak membahas tentang Panduan sistem pengadaan barang

dan jasa. Pengadaan Barang dan Jasa dijelaskan dalam dokumen terpisahberdasarkan "Surat Keputusan Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia Nomor

046/KEP/PP/PMI/IV/2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang dan

Jasa untuk Kantor Pusat Palang Merah Indonesia"

Panduan/Manual/Pedoman Logistik ini terdiri dari 4 bab dan lampiran-lampiran,

dengan uraian bab sebagai berikut :

Bab 1, menjelaskan tentang pengorganisasian dan tanggung jawab logistik PMI

ditingkat MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang, berkenaan dengan

pelaksanaan logistik secara normal maupun dalam kondisi darurat.

Bab 2, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan pergudangan

dan transportasi PMI.

Bab 3, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan aset PMI.

Bab 4, menjelaskan tentang sistem pelaporan dan pemantauan/monitoring

PMI.

Manual Logistik Palang Merah Indonesia 3

Pendahuluan


11/75

Pengorganisasian danTanggung jawab Logistik

BAB 1


12/75

Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi

menjadi dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler.

Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan

barang bantuan dibawah koordinasi Markas Pusat (MARKAS PUSAT ) PMI, dengan

penekanan dalam hal pergudangan yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori

pergudangan yaitu Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap

Darurat, dimana sistem pengawasannya dilakukan oleh Logistik MARKAS PUSAT

PMI. Selanjutnya, dalam logistik reguler penekanannya pada kebutuhan

peralatan kantor dan projek yang dimiliki oleh Daerah atau Cabang, dimana

keterlibatan MARKAS PUSAT PMI hanya sebatas koordinasi dan pemantauan.

Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan

prosedur yang tertuang dalam panduan ini. Namun demikian, sangatlah penting

untuk menghadirkan seluruh kegiatan logistik secara transparan dan dapat

dipertanggungjawabkan, utamanya apabila ada keterlibatan donor dalam

pelaksanaan kegiatan tersebut.

Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatuperencanaan, komunikasi dan koordinasi diantara bagian yang saling terkait.

Logistik tanggap darurat PMI menjelaskan tanggung jawab masing-masing

tingkatan terhadap keberadaan Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

Darurat. Diperlukan adanya nota kesepahaman (MoU-Memorandum of

Understanding) antara Pengurus Pusat dengan Daerah dan Cabang dalam

mengimplementasikan kegiatan logistik tersebut.

Tanggung Jawab Divisi PB MARKAS PUSAT PMI

Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentangLokasi Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.

Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk

pengelolaan gudang, tanah, perlengkapan gudang, stok barang awal dan


1.1. Pendahuluan

1.2. Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Tanggap Darurat

PendahuluanlTanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat


13/75

penggantian, transportasi dan biaya operasional (untuk membiayai

pemeliharaan gudang, administrasi, staf gudang dan buruh) pada saat

pelaksanaan Operasi Tanggap darurat .

Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi

Logistik MARKAS PUSAT PMI.

Tanggung Jawab Logistik Markas Pusat PMI

Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan

dalam pengelolaan Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap

Darurat, serta biaya operasional yang dibutuhkan.

Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock

(stok awal barang) dan transportasi berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi

Divisi PB MARKAS PUSAT PMI.

Memverifikasi laporan bulanan gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

Tanggap Darurat termasuk laporan keuangan gudang, selanjutnya melaporkan

kepada Pengurus Pusat dengan tembusan kepada Divisi PB dan Divisi

Keuangan.

Memantau stok barang di gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

Tanggap Darurat berdasarkan analisis laporan bulanan seperti ketersediaan

barang, permintaan barang dan barang kadaluarsa.

Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan

jasa berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral,

gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.

Mengurus proses kepabeanan barang-barang bantuan internasional.

Melakukan supervisi terhadap Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

Tanggap Darurat. Dalam hal ini, pengelola pada Gudang Sentral bertanggung

jawab langsung kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI. Sedangkan, untuk

pengelola Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat bertanggungjawab

terhadap Daerah atau Cabang yang selanjutnya melaporkan kepada Logistik

MARKAS PUSAT PMI; hubungan keterkaitan antara Logistik MARKAS PUSAT PMI

dengan Daerah dan Cabang diatur dalam sebuah nota kesepahaman.

Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat

6


14/75

Dalam nota kesepahaman disetujui hal-hal seperti berikut:

Daerah dan Cabang diharapkan memiliki staf gudang yang memiliki

kapasitas dalam logistik serta mampu memberikan laporan bulanan,

mampu melakukan pemeliharaan fasilitas dan perlengkapan gudang.

Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI bekerjasama dengan Divisi PB akan

mengupayakan dana untuk pengelolaan Gudang dan ketersediaan buffer

stok standard Penanggulangan Bencana.

Tanggung Jawab Pengelola Gudang Sentral

Menerima dan menyimpan barang.

Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk

kebutuhan Gudang Regional/Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.

Menjaga stock minimum agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB

MARKAS PUSAT PMI.

Memelihara gudang, perlengkapan gudang, mengusulkan jenis transportasi

yang paling memadai.

Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,

pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi


Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional


Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk

kebutuhan Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.

Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB

MARKAS PUSAT PMI.

Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.



Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik


15/75

pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Logistik

MARKAS PUSAT PMI.

Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat


Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI ke

lokasi bencana.

Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Tanggap

Darurat terkait Penanggulangan Bencana PMI

Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.


pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi


Keterangan tambahan:

Bila diperlukan, dalam kondisi darurat/bencana, PMI dapat membentuk tim khusus

logistik untuk menyiapkan dan melaksanakan kegiatan logistik di daerah yang

terkena bencana, termasuk pendirian gudang. Berdasarkan hal tersebut, Markas

Pusat mempunyai daftar petugas logistik yang memiliki kapasitas di bidang logistik

di seluruh Indonesia, yang sewaktu-waktu dapat dikirim ke daerah bencana. Divisi

PB MARKAS PUSAT akan mengkoordinir mobilisasi dan dalam kegiatannya akan

dikoordinir oleh Divisi Logistik.

1.3. Tanggung Jawab MARKAS PUSAT PMI, Daerah

dan Cabang Dalam Logistik Reguler

MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang dalam proses logistik reguler memiliki

tanggung jawab yang sama. Dalam beberapa hal, persetujuan MARKAS PUSAT

dibutuhkan, apabila dana berasal dari MARKAS PUSAT PMI atau donor yang

diberikan melalui MARKAS PUSAT PMI.

MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang harus memberikan laporan

perkembangan aset dan kegiatan logistik. Setiap enam bulan sekali, seluruh

Tanggung Jawab Markas Pusat PMI, Daerah dan Cabang dalam Logistik Reguler

8


16/75



perkembangan dalam logistik reguler bisa disatukan dalam sebuah laporan

umum PMI.

Tanggung Jawab Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI

Mengelola gudang dan transportasi

Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.

Merangkum dan menganalisa seluruh informasi logistik dari Daerah / Cabang.

Tanggung Jawab Divisi Logistik Daerah


Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.

Membuat laporan terkait logistik secara umum maupun stock berdasarkan

keadaan di PMI Daerah dan Cabang kemudian melaporkannya secara berkala

minimal 1 tahun sekali kepada MARKAS PUSAT PMI.

Tanggung Jawab Divisi Cabang


Mengelola dan memelihara aset, termasuk jenis transportasi.

Mengirimkan laporan dua kali setahun kepada Daerah.

Keterangan:

Cabang-cabang mengirim laporan kepada Daerah tiap semester (dua kali setahun).

Daerah-daerah harus mengirim laporan minimal sekali setahun kepada MARKAS

PUSAT PMI (berdasarkan AD / ART PMI).

Lihat isi laporan Bab IV.


17/75

1.4.

eguler)

Susunan organisasi pada Divisi Logistik MARKAS PUSAT , Daerah, Cabang, Gudang

Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat mungkin berbeda, hal ini

didasari oleh besarnya tanggung jawab pergudangan yang ada, namun peran-

peran logistik yang ada memiliki pemahaman yang sama. Pada gudang yangberukuran kecil, berbagai peran logistik yang ada dapat dilakukan oleh 1 orang.

Untuk Gudang Sentral, Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat,

pekerjaan yang dilakukan mungkin sedikit berbeda tetapi peran-peran logistik

yang ada berlaku sama.

Dengan demikian karena adanya perbedaan, perlu disusun uraian pekerjaan

berdasarkan situasi yang ada.

Dalam beberapa hal, peran-peran logistik dilaksanakan oleh para relawan.

Namun demikian, mobilisasi 'perputaran' para relawan cukup tinggi, sehingga

diperlukan sekurang-kurangnya 1 petugas tetap yang memiliki kemampuan

logistik, untuk kelanjutan pengelolaan logistik.

Peran-peran yang diperlukan dalam proses pelaksanaan kegiatan logistik adalah:

Penanggung jawab logistik dengan tugas sebagai berikut:

Memastikan dan Memantau proses logistik berdasarkan laporan bulanan

(stok barang, kendaraan, aset, pemeliharaan, dsb.).

Mengkoordinir penanggung jawab gudang, penanggung jawab administrasi

logistik, penanggung jawab aset, penanggung jawab keamanan dan

penanggung jawab transportasi.

Penanggung jawab administrasi logistik dengan tugas sebagai berikut:

Mengurus seluruh proses administrasi dalam kegiatan logistik.

Penanggung jawab gudang dengan tugas sebagai berikut:

Menerima barang.

Menyimpan barang.

Mengirim barang.

Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT,Daerah dan Cabang PMI (Darurat danR

10

Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan Reguler)


18/75

Memelihara stok barang.

Menyimpan catatan semua pergerakan stok barang.

Memelihara sistim keamanan gudang dan barang.

Memimpin pekerja gudang.

Pekerja gudang dengan tugas sebagai berikut:

Mendukung penanggung jawab gudang dalam melaksanakan tugas.

Penanggung jawab transportasi dengan tugas sebagai berikut:

Menyiapkan transportasi barang dan staf.

Menyimpan catatan seluruh kendaraan, penggunaanya serta

pemeliharaannya.

Memimpin para pengemudi.

Penanggung jawab aset dengan tugas sebagai berikut:

Mengelola pemeliharaan aset-aset PMI.

Mendata seluruh aset-aset PMI dan pemeliharaannya.

Penanggung jawab keamanan dengan tugas sebagai berikut:

Mengamankan seluruh aset, barang dan alat transportasi.




19/75

BAB 2

Pengelolaan Gudang dan Angkutan


20/75

2.1. Pendahuluan

Bab ini menjelaskan bagaimana cara mengelola gudang secara teknis

(menerima, menyimpan dan mengirim). Barang-barang yang masuk dapat

diterima dari pemasok atau donor. Bila barang dari pemasok atau donor tanpa

angkutan maka perlu diusahakan angkutan agar barang dapat sampai di Gudang.

Angkutan harus diusahakan terkait dengan pengiriman barang

Perlu menjadi pertimbangan dalam menerima bantuan, bahwa biaya

operasional seringkali tidak termasuk dalam sumbangan barang dari donor

(contoh biaya operasional dan pengiriman untuk mobil sumbangan).

Dalam penyediaan Logistik, di Markas Pusat terdapat proses khusus terkait

Pengadaan, pemintaan dan penyimpanan Alat Tulis Kantor seperti terlampir

dalam form F.5

Permohonan pemakaian kendaraan untuk personil menggunakan formulir khusus

dan hal sama juga diterapkan untuk pengiriman barang. Proses terkait dengan

transportasi personil dijelaskan secara terperinci dalam butir ( 3.2 )

2.2. Gudang/Tempat Penyimpanan

Keberadaan gudang PMI dapat disediakan oleh beberapa pihak seperti:

Pemerintah, donor, disewa atau milik PMI sendiri.

Logistik Darurat

Spesifikasi gudang Pusat, Regional dan Tanggap Darurat dijelaskan dalam

Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia.

Bila terjadi keadaan darurat/bencana, diperlukan gudang sementara yang

memilki akses yang mudah menjangkau para penerima bantuan. Dalam hal ini

PMI dapat menyewa gudang, menggunakan peti kemas atau menggunakantenda.

Logistik reguler

Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari

Markas Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang

sendiri. Gudang - gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk

keadaan darurat.


Pendahuluan lGudang/Tempat Penyimpanan


21/75

2.3. Spesifikasi gudang

Setiap bangunan dapat dipakai sebagai gudang hal ini tergantung pada situasi

dan kondisi yang ada.

Spesifikasi gudang yang baik pada umumnya adalah:

bangunan kokoh dengan lantai datar dan keras

kering tidak lembab memiliki ventilasi cukup dan terlindung terhadap hewan,

serangga dan burung

dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran

mempunyai akses mudah bagi truk dan kemudahan untuk bongkar-muat

aman dari pencurian, memiliki sejumlah pintu kecil / gerbang yang dapat

dikunci

memiliki penerangan listrik

akses yang mudah ke bandara dan pelabuhan laut

mempunyai asuransi untuk gudang, barang dan peralatan

mempunyai ruang berpendingin (AC) bila diperlukan (mis., untuk menyimpan

obat-obatan)

Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan gudang adalah ukuran,akses, kapasitas parkir, keamanan, ketersediaan sambungan telepon, aliran

listrik dan air. Hal yang harus menjadi pertimbangan adalah ketinggian atap,

kontruksi bangunan (lantai dan dinding), tersedianya tempat dan akses untuk

bongkar-muat, fasilitas peralatan forklift atau handlift, penerangan dan

temperatur dalam gudang. Sebagai contoh, tidak mungkin menyimpan obat-

obatan di tempat yang terlalu banyak cahaya matahari, dimana suhu tidak dapat

dikendalikan.

Untuk mengoptimalkan dan memudahkan proses penyimpanan dan pengeluaran

barang . Peralatan yang harus tersedia adalah: palet, rak, pengungkit (handlift)

dan timbangan.

Ukuran dan jenis gudang yang digunakan berdasarkan pada kapasitas

penyimpanan yang diperlukan. Sifat barang yang akan disimpan serta kebutuhan

volumenya berpengaruh pada luas area yang diperlukan. Hindari menggunakan

gudang berukuran kecil dimana petugas gudang tidak dapat bekerja dengan baik

atau sebagaimana mestinya.

Spesifikasi Gudang

14


22/75

Faktor-faktor lain yang menentukan:

Akses mudah untuk truk dan kendaraan lain

Akses ke layanan kepabeanan

Susunan fisik:

Konstruksi beton lebih baik daripada plastik atau logam

Bangunan harus melindungi terhadap ancaman cuaca dan mempunyai

ventilasi cukup

Bangunan harus memenuhi persyaratan fisik dari barang-barang yang

disimpan (temperatur, penerangan, kelembaban, dsb.)Sarana dasar seperti penerangan yang memadai dan tenaga listrik

Ruang kantor yang memadai

Ruang gerak cukup untuk proses bongkar muat, sarana parkir untuk truk-truk

(yang bermuatan) dan ruang parkir untuk kendaraan operasional

Keamanan harus baik, dari segi lingkungan secara umum (daerah, kawasan)

juga dari segi sifat-sifat bangunan (susunan pagar, pintu, dinding, dsb.) dan

gudang harus dapat dikunci.

Bila gudang yang sesuai sudah ditemukan, perlu diputuskan bagaimana

penyimpanan barang secara fisik akan diatur. Peralatan yang diperlukan untuk

gudang tergantung pada hal-hal tersebut. Beberapa pilihan berikut dapatdipertimbangkan :

Penumpukan digunakan untuk bahan makanan yang diberikan dalam volume

besar, yang hampir selalu dikemas dalam kantong yang dapat ditumpuk.

Rak akan digunakan untuk menyimpan banyak barang berukuran kecil dalam

satuan dan memerlukan pengemasan-kembali (obat, dsb.)

Palet akan memudahkan penanganan barang.

Rak palet sederhana umumnya mempunyai 2 atau 3 tingkat. Dua tingkat rak

memerlukan ketinggian yang jelas sekitar 3 meter dan tiga tingkat

memerlukan ketinggian total sekitar 4,5 meter. Mungkin diperlukan beberapa

susun lagi, namun bila demikian akan diperlukan peralatan mekanikal yang

lebih canggih.




23/75

2.4. Penerimaan barang dan jasa

Input: Dalam hal pengadaan

- Kontrak yang sudah ditandatangani

- Contoh barang yang dipesan

Dalam hal bantuan

- Informasi dari penghubung donor

Barang-barang yang tiba di gudang mungkin saja diadakan/dibeli oleh Markas

Pusat, PMI Daerah, PMI Cabang atau dikirim langsung oleh donor.

Untuk barang-barang pengadaan, Bagian Logistik akan diinformasikan tentang

pengadaan barang tersebut oleh Tim Pengadaan sedangkan dalam hal

sumbangan, Bagian Logistik akan menerima informasi dari pihak donor melalui

contact person.

Kegiatan Memberitahu penanggung jawabgudang tentang barang yangakan diterima

Siapa: TimPengadaan/Donor ContactPerson, Logistik

Tim Pengadaan atau contact person dari pihak donor akan memberikan informasikepada Logistik, tembusan ke penanggung jawab gudang tentang:

Tanggal barang yang akan diterima

Asal-usul barang

Jenis barang yang akan diterima

Jumlah barang yang akan diterima

Contoh barang yang dapat digunakan untuk pemeriksaan

Informasi lain yang berkaitan dengan apa yang dibutuhkan untuk menyiapkan

proses penerimaan dan pemeriksaan barang

Berdasarkan informasi ini, perencanaan yang diperlukan untuk pembongkaran

(off-loading) dan pengkoordinasian jadwal kerja dapat dilakukan oleh

penanggung jawab gudang.

Ada kemungkinan angkutan perlu disediakan jika donor atau pemasok tidak

mengurus angkutan. Lihat butir 2.1.

Kegiatan Persipan penerimaan barang Siapa:Penanggung jawab gudang

Penerimaan Barang dan Jasa

16


24/75

Pabean

Bila barang akan diterima dari seorang pemasok di luar negeri, urusan

kepabeanan barang tersebut harus dilakukan di tempat tujuan yang akan

mensyaratkan satu daftar dokumen-dokumen yang menyertai muatan dan

yang akan diterima oleh penerima sebelum pengiriman dilakukan. Daftar

dokumen-dokumen yang disyaratkan tersebut harus dicantumkan di dalam

kontrak. Secara umum, daftar tersebut berisi hal-hal sebagai berikut:

Dokumen terkait dengan barang sumbangan/donasiNota Pengiriman (delivery note)

Surat Jalan (Waybill)

Daftar Kemasan (Packing List)

Faktur proforma (Pro forma Invoice)

Gift Certificate yang terkadang perlu disahkan oleh kedutaan Indonesia di

Negara asal barang.

Surat rekomendasi dari Bakornas

Untuk barang-barang yang berhubungan dengan Obat-obatan dan alat

kesehatan, diperlukan surat rekomendasi dari Departement Kesehatan.

Barang-barang selain obat-obat dan alat kesehatan, diperlukan surat

rekomendasi dari Departemen Perdagangan

Dokumen isian dalam hal pengadaan

Nota Pengiriman (delivery note)

Surat Jalan (Waybiill)

Daftar kemasan (Packing List)

Faktur Perdagangan (Invoice)

Pengurusan pabean dapat diatur lewat perusahaan yang bergerak di bidang

pengurusan kepabeanan.

Dalam merancang tata letak rencana penyimpanan barang di gudang, hal-halberikut ini perlu diperhatikan:

Perlu ruang yang cukup luas untuk tempat menerima dan menyimpan barang

kiriman

Jangan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pupuk, pestisida, atau semen

di tempat yang sama dengan makanan

Kelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan jenis dan asal-usulnya

pada tumpukkan yang berbeda




25/75

Jangan menyimpan barang bersentuhan langsung dengan dinding atau pilar

untuk menghindari kelembaban dan kesulitan mengakses barang. Sisakan

ruang seukuran 1,20 m antara satu tumpukan dengan tumpukan lainnya dan

antara tumpukan barang yang berbeda.

Susunlah karung dan kotak dengan baik dan benar, dengan lapisan yang saling

mengunci.

Tumpuklah barang pada palet dan tidak langsung bersentuhan dengan lantai.

Jika jumlah palet tidak memadai, gunakan palet untuk meyimpan Markas

Pusat an makanan yang dikemas dalam bungkusan, bukan produk yangdikemas di dalam kaleng atau botol. Jika palet tidak ada lagi, gunakan

lembar-lembar plastik

Ketinggian tumpukan barang sebaiknya tidak boleh lebih dari 2,5 m

Persediaan barang harus disimpan secara FEFO (Pertama kadaluwarsa,

pertama dikeluarkan) atau FIFO (Pertama masuk, pertama keluar)

Metode FEFO digunakan untuk barang-barang yang mudah kadaluwarsa.

Untuk barang-barang yang tidak mudah kadaluwarsa: barang-barang

sebaiknya dikeluarkan dari gudang dengan urutan yang sama seperti saat

mereka datang (FIFO). Namun demikian, jika kemasan barang-barang

tersebut rusak, digerogoti hama atau lembab, tetapi masih layak untuk

dikonsumsi oleh manusia; barang-barang tersebut harus dibagikan terlebihdahulu sebelum stok yang lama dan jangan ditunda untuk menghindari

kerugian/kehilangan yang lebih banyak.

Jika makanan disimpan di gudang untuk jangka waktu lama, maka sistem

pengendalian hama yang teratur perlu diterapkan untuk melindungi dan

mengawetkan makanan yang disimpan . Pengendalian hama sebaiknya

senantiasa dilakukan oleh ahlinya (yang berlisensi)

Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar untuk melindungi bahan makanan

yang disimpan .

Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui

keberadaan hama dan sejenisnya.Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur

Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan

apakah upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum

Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan

makanan yang masih bagus kondisinya

Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan

Markas Pusat rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada

orang yang telah terlatih dalam hal itu.


18


26/75

Dokumen-dokumen

Tergantung dari mana barang-barang tersebut datang (pemasok, donor, gudang

PMI), akan ada Waybill dan GDN yang menyertai barang atau hanya salah satu

dokumen tersebut. Tergantung pada banyaknya jumlah barang, GDN sebaiknya

dilampiri dengan Packing List.

Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda dengan

format GDN yang biasa digunakan oleh PMI. (lihat lampiran F-7tentang Nota

Pengiriman milik PMI)

Pemeriksaan Penerimaan BarangBila pasokan dikirim oleh pemasok (atau pengiriman) ke gudang, perlu diperiksa

untuk melihat kesesuaian antara barang yang dikirim dengan informasi yang

tertera di Dokumen Pengiriman atau Nota Pengiriman:

Periksa nomor karung/kotak. Jumlah koli (pemeriksaan jumlah) harus

dilakukan pada saat barang dibongkar

Apakah diperlukan timpenguji khusus?

Keputusan Siapa: Bukan Logistik yangmemutuskan, tapi berdasarkankeadaan

Syarat-syarat untuk membentuk tim penguji khusus:

Barang dalam jumlah besar

Barang yang bernilai mahal

Barang-barang khusus (mis. Obat-obatan)

Jika ya

Menentukan tim penguji(perusahaan penguji)

Kegiatan: Siapa: Logistik

Jika Tidak

Lakukan pemeriksaan/pengujian

Kegiatan: Siapa: Penanggung Jawabgudang




27/75

20


Selain penghitungan fisik, barang-barang tersebut juga harus ditimbang

untuk memastikan beratnya.

Periksa mutu karung/kotak; jika ada yang rusak, maka isinya harus diperiksa

Periksa isi dari beberapa karung/kotak yang dalam kondisi baik secara acak

Berikutnya, pemeriksaan harus dilakukan untuk mencocokan fisik barang

dengan kontrak dan contoh yang telah diterima dari pemasok.

Keputusan Barang/jasa yang sesuai

dengan Nota Pengiriman GDN/Waybill dan kontrak (jika ada)

Siapa: Penanggung Jawab

gudang

Jika Tidak

Kegiatan Mencatat ketidakcocokan GDN,waybill pada Berita Acara GRN

Siapa: Penanggung Jawabgudang

Jika barang tidak sesuai dengan GDN/Waybill atau tidak sesuai dengan

penjelasan di dalam Kontrak, maka ketidakcocokan tersebut harus dinyatakan

pada GDN, Waybill dan GRN. Sebutkan jumlah dan keadaan barang yang

sebenarnya baru kemudian mendatangani dokumen tersebut.

Untuk barang pengadaan/pembelian, Unit Pengadaan harus memutuskan

apakah barang-barang tersebut akan kembalikan atau mengirimkan surat

tuntutan (klaim). Ini tergantung pada kesepakatan dengan pihak pemasok

dalam kontrak.

Jika ya

Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang

Mengurus dokumen

GDN atau Waybill yang menyertai barang-barang harus selalu ditandatangani

setelah dilakukannya pemeriksaan oleh:

Pengantar barang

Penerima


28/75

Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda Format

GDN yang digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7).

Jika menggunakan GDN milik PMI, maka salinan-salinannya harus dikirimkan

kepada:

Warna putih (asli) : kembali kepada pengirim

Warna hijau : Penerima (gudang)

Warna biru : keuangan

Warna kuning : Bagian Logistik

Warna merah jambu : Pemohon (transporter)Warna merah jambu : Pemohon (Requester)

Walaupun tembusan Waybill atau GDN sudah ada, GRN juga harus diisi oleh

Penanggung Jawab gudang. Pada GDN nilai barang yang diterima harus

disebutkan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut:

Dalam hal pengadaan/pembelian, nilai barang wajib diketahui oleh Unit

Pengadaan

Dalam hal sumbangan, akan ada faktur proforma yang menyertai barang-

barang tersebut, jika tidak terlampir dapat dimintakan ke donor

Jika kedua tindakan tidak memungkinkan, maka biarkan kosong (Divisi

Keuangan akan menentukan taksiran terbaik)

GRN harus selalu ditandatangani setelah barang-barang diperiksa oleh:

Pengantar barang

Penerima

Masing-masing salinan dikirimkan kepada

Warna putih (asli) : pemasok/donor (pengirim)

Warna hijau : Gudang (penerima)

Warna kuning : Bagian Logistik

Warna merah jambu : Keuangan

Unit Pengadaan dan Bagian Keuangan harus diberitahu jika barang-barang yang

diterima adalah barang-barang yang pesan. Bagian Keuangan harus diberitahu

tentang biaya apa pun yang harus dikeluarkan menyangkut penerimaan barang.

Pemohon harus diberitahu bahwa barang-barang yang dipesan telah tiba.




29/75

22


- Menginformasikan kepadaUnit

Pengadaan tentang barang-barang yang dipesan.

- Menginformasikan kepadaDivisi Keuangan tentangbarang-barang yang telahtiba (dan semua biaya yangberkaitan)

- Menginformasikan kepadapemohon bahwa barang-barang telah tiba

Divisi Keuangan akan memeriksa:

Proses pengadaan

Surat Pesanan

GRN (GDN)

Faktur

Divisi Keuangan hanya akan membayar tagihan jika telah menerima GRN asli

yang telah ditandatangani beserta fakturnya.

Output: Barang-barang yang diterima telah disetujui, ketidaksesuaian telah

dilaporkan



30/75



Penanggung-jawab

Menerima Barang

Memberitahu manajer gudangtentang barang-barang yang akanditerima

Menyiapkan segala sesuatu untukmenerima barang

Tim penguji khususdiperlukan?

ya

Tentukan tim penguji

tidak

Lakukan pemeriksaan/pengujian

Cocokkan GDN/Waybill dengan kontrak

(jika ada)

ya

tidak

Catat ketidaksesuaianmenyangkut GDN, DokumenPengiriman (waybill), GRN

Urus dokumen

-

-

-

Informasikan kepada Unit Pengadaan tentang barang-barang pengadaan.

Informasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan)Informasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telahtiba

Unit Pengadaan dalam halpengadaan barangi.Penghubung dalam halbarang sumbangan

Manajer Gudang

Divisi Logistik

Manajer Gudang

Manajer Gudang

Manajer Gudang

Manajer Gudang


31/75

Penyimpanan

24

2.5. enyimpanan

Input Barang yang diterima telah disetujui

P

Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak

ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara

flexible (tidak kaku).

Bin Card dan Stock Card

- Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki

jenis yang sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang

sama. Bin Card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu

keterangan/spesifikasi yang berbeda dari barang sebelumnya.

- Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya

dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada

tumpukanatau rak yang digunakan untuk meletakkan barang tersebut). Bin

Card tidak dapat diganti dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun

dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih, karena kartu tersebut

harus diletakkan di samping barang.

- Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang

penyimpanan bila seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau

didistribusikan, selanjutnya akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkanberdasarkan kode dan tanggal barang.

- Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah

memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari

donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang

berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan

tingkat stok barang ini.

Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di


MeneMarkas Pusatkan barangdi gudang sesuai denganrencana penyimpanan barang


Membuat Bin Card dan StockCard


32/75

dalam gudang dan biasanya dijumpai di dalam kantor Penanggung Jawab

gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika kita memiliki perangkat

Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh kartu-kartu ini

akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan untuk

statistik bulanan dan pengaturan stok.

- Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan

Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat

penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat

pengiriman (Waybill, Requsition Form, Goods Delivery Note)

- Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah

disebutkan dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi,

meter,pcs, box atau liter.

- Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut

harus diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan

bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya

harus dimasukkan informasi yang benar.

- Salinan dokumen-dokumen terkait (Waybill, Goods Delivery Note, Goods

Receive Note) yang telah ditandatangani sebaiknya disimpan di gudang atau

di Divisi Logistik.

Data dari Stock Card harus dimasukkan ke dalam laporan stok (stock report)

.

Selain panduan tersebut diatas, buku besar stok manual dapat digunakan,

menggunakan format yang sama.

Penanggung Jawab gudang harus secara berkala melakukan pemeriksaan

stok secara langsung di tempat. Pemeriksaan dapat juga dilakukan oleh

administrastrator Logistik.


Mencatat dalam laporan stok(stock report)

Kegiatan Melakukan pengendalian stokdi lokasi

Siapa: Penanggung Jawabgudang (AdmintratorLogistik)




33/75

Pengendalian stok di lokasi

- Gunakan Bin card, stock report yang terkini dan salinan asli dokumen-

dokumen yang menyatakan tentang penerimaan dan pengiriman barang

- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report dengan catatan yang

ada pada Bin Card dan stock card

- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report berkenaan dengan

jangka waktu waybills, GRN, stock requisition, dan delivery notes dari

pemasok.

- Bandingkan stok secara fisik, dengan cara mecocokkan Bin Card dan Stock

Card dengan salah satu atau dua dari tumpukantersebut.

- Periksa apakah ada barang yang tidak tercatat pada Stock Card atau Bin Card.

Jika ada, maka barang tersebut harus dipisahkan dan dicari document yang

terkait.

- Pastikan tidak ada orang yang tidak berkepentingan ada di dalam Gudang.

- Pastikan gudang dan lingkungan sekitarnya telah bersih,terawat dengan baik.

dan tersedia alat pemadam kebakaran di sana

- Catat setiap ketidaksesuaian dan kekurangan yang ditemukan di dalam

laporan stock.

Output Setiap barang yang ada di gudang memiliki Bin Card dan Stock Card

Setiap barang tercatat dalam stock report.

Penyimpanan

26

Penyimpanan

Penanggung-jawab

Letakkan barang di tempat

penyimpanan sesuai denganrencana penyimpanan

Buat Bin Card dan StockCard

Catat di dalam Stock Report

Manajer Gudang

Manajer Gudang

Manajer Gudang

Lakukan pengendalian

langsung di lokasi

Manajer gudang

(AdministratorLogistik)


34/75

BAB 3

Pengelolaan Asset PMI


35/75

3.1. Pendahuluan

Istilah asset PMI mengacu pada seluruh barang milik PMI seperti mobil

operasional, truk, ambulans, gedung kantor (Kantor Pusat, Daerah atau

Cabang), gudang, penyejuk ruangan, peralatan kantor termasuk koMarkas Pusat

uter, alat komunikasi. Asset PMI yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari

dan berumur lebih dari satu tahun, selanjutnya disebut dengan Asset atau Aktiva

Tetap, digolongkan atas:

TanahBangunan

Kendaraan

Peralatan Kantor: perabotan, elektronik, komunikasi.

Untuk tujuan praktis, asset atau aktiva tetap PMI dicatat/diregistrasikan

berdasarkan batasan nilai/harga (misalnya untuk markas pusat minimal Rp5

juta), atau ketentuan yang diminta oleh donor. Untuk asset PMI yang memiliki

masa kegunaan lebih dari satu tahun, namun bernilai di bawah batasan yang

ditetapkan, misalnya kalkulator yang harganya Rp150.000,- dan tidak

disyaratkan oleh donor untuk dilaporkan, maka asset tersebut dicatat langsung

sebagai biaya.

Prinsip-prinsip dasar berkenaan dengan aset:

Semua harta tetap dicatat sesuai batasan yang ditetapkan, atau sesuaidengan persyaratan dari donor.

Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pemakaian atau pemeliharaanwajib disimpan

Pengelolaannya (penempatan, perpindahan, pengafkiran, dsb) ditangani olehPenanggung Jawab Asset

Pembelian aset PMI harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan dan

penerimaan. Untuk asset yang berasal dari donasi (in-kind donation), prosedur

pengadaan tidak berlaku, tetapi prosedur-prosedur tentang penerimaan tetap

berlaku.

Penting untuk membuat daftar secara berkala tentang kendaraan dan asset,

dimana digunakan, seberapa sering digunakan dan untuk keperluan apa, berapa

biaya operasionalnya, termasuk pemeliharaan.

Semua daftar/laporan ini penting untuk memberikan gambaran berkenaan

dengan barang milik PMI. Prosedur terkait dengan keuangan (seperti

penyusutan) yang berkaitan dengan aset PMI merupakan tanggungjawab bagian

Pendahuluan lRegistrasi dan Pemeliharaan Kendaraan

28


36/75


Pengelolaan Aset PMI

keuangan, sehingga tidak diuraikan dalam Panduan Logistik ini, namun

penyelarasan dengan bagian keuangan berkenaan dengan proses pengelolaan

asset adalah hal penting.

3.2. Registrasi dan pemeliharaan kendaraan

Pengelolaan kendaraan mencakup pemeliharaan kendaraan baik dari segi fisik

maupun keabsahan surat-suratnya, terpeliharanya kesiapan kendaraan yang

terawat dengan baik dan staf yang kompeten dengan tujuan untuk

memungkinkan pengangkutan barang dan personil guna memenuhi kebutuhan

pengangkutan PMI dengan cara yang efisien, professional dan aman.

Untuk memastikan bahwa kendaraan tersebut dalam keadaan siap pakai,

penting untuk menjaga agar kendaraan tersebut selalu layak jalan dan ditangani

pengemudi yang memenuhi syarat.

Penanggungjawab Transportasi yang mengurus pengangkutan barang dan

personil juga bertanggung jawab untuk memelihara kendaraan-kendaraan

tersebut.

Kegiatan Siapa:transportasi

Penanggung jawabMemastikan bahwa setiapkendaraan memiliki dokumen-dokumen yang diperlukan

Arsip dokumen kendaraan

Penanggungjawab transportasi harus memiliki arsip dokumen untuk setiap

kendaraan yang berisikan:

Kontrak sewa (jika kendaraan disewa).

Surat-surat kendaraan: salinan STNK/KIR, dan BPKB asli (bila milik PMI)

Dokumen-dokumen asuransi, pengadaan, pendaftaran, dan dokumen pabean

dan surat menyurat yang terkait

Laporan kecelakaan (bila ada atau pernah terjadi)

Data servis dan pemeliharaan (buku servis)

Laporan bulanan kendaraan

Uraian tentang pemeriksaan harian/mingguan

Setiap kendaraan harus memiliki logbook/buku harian . Seluruh

perjalanan, bahan bakar dan isi ulangnya, servis serta pemeliharaan akan

dicatat di dalam buku ini. Tujuan dari buku harin ini bukan hanya untuk

mengontrol bahan bakar tetapi juga untuk mengdiagnosa gangguan/

kerusakan mesin.


37/75

Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan

30

Pemeliharaan kendaraan dan pemasangan logo

Kendaraan yang ada di dalam armada harus selalu dalam kondisi standar. Ini

memungkinkan dilakukannya standarisasi biaya operasional kendaraan dan

menyederhanakan pengaturan servis. Setiap kendaraan (atau sebagian

kendaraan) harus diserahkan kepada pengemudi yang akan bertanggung jawab

atas kondisi kendaraan tersebut. Kendaraan harus senantiasa dalam keadaan

bersih dan rapi. Setiap kendaraan harus dilengkapi dengan alat pemadam

kebakaran dan kotak P3K. Seluruh kendaraan PMI sebaiknya dicat putih dan

diberi logo yang mengacu kepada corporate identity. Semua logo tersebut

harus dicopot jika kendaraan tersebut dipindah/ dijual/ dikembalikan.

Asuransi kendaraan

Seluruh kendaraan PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan,

kecelakaan dan kehilangan.

Kegiatan Siapa:transportasi

Penanggung jawabMemastikan dokumen-dokumenuntuk pengemudi telah terpenuhi

Tata tertib untuk pengemudi

Divisi Logistik wajib memiliki sejumlah pengemudi yang layak pakai. Setiap

pengemudi harus lulus tes mengemudi (di PMI) sebelum diberi ijin untuk

mengemudi. Selain kontrak, para pengemudi juga harus menandatangani tata

tertib dan peraturan-peraturan pengemudi.

Sebelum keberangkatan, pengemudi wajib memeriksa dokumen berikut ini:

SIM, STNK, Kir (bagi pengemudi pick-up atau truk).

Buku petunjuk pengemudi (driver's manual)

Logbook

Salinan kartu asuransi

Daftar alamat dan nomor telepon penting serta peta

Dokumen arsip pengemudi

Kepala kendaraan harus memiliki dokumen pribadi semua pengemudi sbb:

Kontrak kerja yang masih berlaku

Salinan SIM yang masih berlaku.

Tata tertib dan peraturan resmi


38/75


Pengelolaan Aset PMI

Salinan laporan kecelakaan pengemudi beserta memonya

Salinan cuti tahunan dan permintaan kompensasi (penggantian) waktu

Evaluasi, memo, peringatan tertulis, observasi umum tentang kinerjanya

Semua kendaraan harus dalam kondisi layak jalan. Bila kendaraan harus

diperbaiki, maka Form Permohonan Pemeliharaan harus diisi terlebih

dahulu. Form ini harus dikirimkan kepada Penanggungjawab transportasi.

Kegiatan Siapa: Pengemudi/ orang

yang memberitahu tentangmasalah

Mengisi form permohonan

pemeliharaan

Kegiatan Siapa: PenanggungjawabTransportasi

Membuat estimasi tentangmasalah dan mengaturperbaikannya

Kegiatan Siapa: PenanggungjawabTransportasi

Menyimpan laporan tentangkendaraan PMI termasuk laporantentang penggunaan danpemeliharaannya

Penanggungjawab Transportasi akan menggunakan Form permohonan

kendaraan, form permohonan pemeliharaan untuk membuat laporan

penggunaan mobil dan pemeliharaannya .

Jadwal pemeliharaan

Kendaraan harus menjalani servis secara teratur sesuai dengan buku petunjuk

servis. Bengkel resmi harus digunakan untuk servis kendaraan. Hanya onderdil

asli yang boleh digunakan untuk servis dan pemeliharaan kendaraan, bila

kendaraan diasuransikan. Perusahaan asuransi bisa menolak untuk membayar

kerusakan yang diakibatkan oleh servis yang tidak resmi atau onderdil yang tidak

asli yang dipasang pada waktu pemeliharaan.

Untuk mewujudkan kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib

diikuti.


39/75

Registrasi / Pendataan dan Pemeliharaan Aset

32

3.3. Registrasi/Pendataan dan Pemeliharaan Aset

Selain kendaraan, PMI juga memiliki aset-aset lain seperti gedung, komputer,

printer, penyejuk ruangan, peralatan komunikasi, dsb. Aset-aset ini juga harus

dibuat daftarnya dan dipelihara.

Untuk komputer, server, dan peralatan Teknologi Informasi, perawatannya

ditangani secara khusus oleh Bagian Teknologi Informasi. Divisi Logistik tidak

terlibat dalam proses ini.

Jika salah satu aset harus diperbaiki, maka form laporan kerusakan harus

diisi. Form ini harus dikirimkan kepada Divisi Logistik (kecuali untuk peralatan

TI, kepada bagian TI).

Kegiatan Siapa: Orang yangmemberitahu tentangmasalah

Mengisi Form Laporan Kerusakan

Kegiatan Siapa: LogistikMembuat perkiraan tentangkerusakan dan melakukanperbaikan

Kegiatan Siapa: Penanggungjawab AsetMembuat daftar/laporan tentangaset PMI termasuk ikhtisartentang pemeliharaan peraset

Divisi Logistik akan menggunakan form laporan kerusakan untuk membuat

laporan pemeliharaan aset .

Jadwal pemeliharaan

Untuk sebagian pemeliharaan aset, pengaturan jadwal memang diperlukan.

Kadang-kadang kontak pemeliharaan juga sudah dibuat. Untuk mewujudkan

kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib diikuti.

Asuransi terhadap aset

Seluruh asset PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kebakaran

dan kehilangan.


40/75

BAB 4

Pelaporan dan Pemantauan


41/75

4.1. Pendahuluan

Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas

pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan

barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang

didistribusikan kepada para penerima bantuan.

Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang diuraikan dalam bab-babsebelumnya merupakan dasar untuk melaksanakan pemantauan.

Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang

masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barangbarang tersebut

telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset

juga harus dipantau.

Tujuan dari proses pamantauan adalah untuk membuat keputusan-keputusan

(bila perlu) berkenaan dengan stok, pemeliharaan aset, penggunaan kendaraan

berikut bahan bakar/minyak, dsb.

4.2. Pelaporan

Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan

keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat

secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat

berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik.

Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbedabeda, tergantung kepada

jenis laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang

Regional dan gudang Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirimsetiap bulan kepada Bagian Logistik Markas Pusat. Laporan laporan lain harus

dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat.

Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya

operasional, barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang

Pusat, Gudang Regional, dan Gudang Darurat.(menggunakan form D-3, D-10,

D-11)

Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI

Pusat :

34

Pendahuluan lPelaporan l Pemantauan/Monitoring


42/75



laporan tentang barang-barang yang ada di gudang Daerah dan Cabang

Laporan tentang kendaraan, penggunaan, dan pemeliharaannya di Daerah

dan Cabang, jumlah dan nilai dari kendaraan tersebut lebih khusus lagi bila

kendaraan kendaraan tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat

Laporan tentang aset dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang hanya

jumlah dan nilai dari aset tersebut atau lebih khusus lagi bila aset tersebut

disumbang oleh / melalui Markas Pusat

4.3. Pemantauan / Monitoring

Markas Pusat, Daerah dan Cabang wajib memantau barang-barang, kendaraan

dan aset berdasarkan laporan bulanan tertulis maupun dari sumber informasi

yang lain.

Kegiatan Siapa: Bagian LogistikMembuat keputusan tentangberbagai tindakan yangdidasarkan pada laporan-laporan

Kegiatan-kegiatan yang mungkin muncul sebagai akibat dari

pemantauan

Gudang Pusat, Gudang Wilayah, dan Gudang Tanggap Darurat

Kegiatan-kegiatan berkenaan dengan jumlah stok yang ada dibandingkan

dengan jumlah stok yang dibutuhkan

Salah satu kemungkinannya adalah bahwa jumlah stok tidak memenuhi jumlah

stok yang dibutuhkan sebagaimana yang telah ditetapkan. Dalam hal demikian,

proses permohonan harus dimulai.

Seluruh gudang

Kegiatan - kegiatan berdasarkan tanggal kadaluwarsa barang-barang.

Jika barang-barang tersebut akan segera mengalami kadaluwarsa, harus segera

diputuskan apakah barang-barang tersebut masih bisa digunakan di tempat lain.

Barang-barang yang tidak dibutuhkan lagi

Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang yang ada di dalam gudang (yang


43/75

36

Audit (Internal / Eksternal)

sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal

demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.

Kendaraan

Penggunaan dan pemeliharaan kendaraan

Laporan ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan

penggunaan bahan bakar per kendaraan. Berdasarkan gambaran tersebut

kegiatan yang bisa dilakukan, misalnya penggunaan mobil-mobil tersebutmenggunakan bahan bakar di atas jumlah rata-rata. Berdasarkan penggunaan

mobil, pemeliharaannya, penggunaan BBM harus dipantau (penghitungan biaya

operasional kendaraan)

Aset-aset

Gambaran menyangkut biaya operasional

Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan

memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara

aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada

dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.

4.4. Audit (Internal/Eksternal)

Alasan untuk meminta agar Markas Pusat, Daerah dan Cabang bekerja sesuai

dengan prosedur yang sama adalah transparansi dan memudahkan untuk proses

pemantauan.

laporan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik

namun laporan tersebut perlu dimutakhirkan serta bisa diaudit sepanjang

waktu. Sebaiknya setiap waktu selalu memungkinkan bagi kita untuk

memperlihatkan laporan tentang berbagai kegiatan logistik.

Audit (baik internal atau eskternal ) berlangsung mundur artinya mengamati:

Bagaimana tampaknya sistem yang diterapkan di gudang secara umum?

Apakah semua barang yang diterima, disimpan dan disalurkan dicatat dan

dikelola secara baik

Apakah barang disimpan dengan cara yang aman

Apakah pergerakan barang yang dikirim dicatat dan daftar isiannya ada

disertai dengan otorisasi yang benar.


44/75



Auditor akan memastikan bahwa panduan logistik ini harus diimplementasikan

oleh pelaku logistik.

Tindakan-tindakan pemantauan mencakup:

1. Memeriksa penggunaan format isian

2. Inventerisasi fisik

Kegiatan Siapa: AuditorMemeriksa penggunaan formatisian sesuai dengan penjelasantentang proses

Kegiatan Memeriksa laporan-laporan (stok)

Kegiatan Siapa: AuditorMelakukan inventarisasi fisikdi dalam gudang


45/75

Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk

meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah

maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat,

disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan

akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang

dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum.

Markas Pusat Palang Merah Indonesia menyadari sepenuhnya bahwa

permasalahan, situasi serta kondisi di masing-masing Daerah maupun Cabang

berbeda-beda dan Manual Logistik ini tidak mungkin dapat mengakomodir dan

memberikan jalan keluar atas keragaman keadaan tersebut, namun demikian

kami berharap bahwa Manual Logistik yang telah disusun ini dapat dipergunakan

sebagai acuan dan membantu dalam mengelola sektor pelayanan Logistik di

masing-masing wilayah.

Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki

usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat

dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat.

Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua

pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.

38

PEN

UTUP

Penutup


46/75

Lampiran Form dan Format

Manual Logistik

1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received

Note)

2. F-2 Bin card dan Stock card

3. D-3 Stock report

4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor

(ATK)

5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)

6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat

Tulis Kantor

7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan

8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note)

9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan

10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan

11. D-10 Document overview vehicles, usage and

maintenance

12. D-11 Document overview assets and maintenance

NB. Formulir yang menggunakan alamat Markas Pusat hanya formulir

yang dipakai di Jakarta saja (contoh: formulir permohonan

ATK). Formulir yang lain bisa diganti dengan alamat masing-

masing Daerah atau cabang.

Lampiran Form dan FormatManual Logistik


47/75

PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society

BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG

Goods Received Note

(6)

(5)

(3)

(2)

printed number/ KodeDaerah/KodeCabang/

Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto)

Weight for food items should be in gross or net wieghts

Tanggal / Date

(21)

Tanda tangan Stempel

(20)

DiterimaolehReceived by (19)

Tanggal

(18)

Tanda tangan

(17)

Diangkut / Dikirim oleh

Delivered by (16)

PT. RibutTransport

(15)

1. BagianLogistik

2. PemohonBarang

3. Peng irim

(14)

Pemeriksa / InspectorPemeriksaan saat penerimaan, bila ada (kekurangan,kehilangan, Kerusakan)

Cap/Stamp

(23)(22)

(4)

Putih Pengirim / Hijau Penerima / Biru keuangan / Kuning Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)

Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan

F.1

No. Surat Jalan Waybill No /Good Delivery Note No

No. Kendaraan / Vehicles no.

Terima dari / Received from

LokasiPenerima / location ofreceiving Goods

Nomor/GRN Number

Nama Donor & Peruntukan

5000 kgs5 kgs1000lembar000894Plastik terpal (4 m x 6 m) matakancing disetiap 1 mtr. Warnabiru, tanpa logo08891(nomor donor)

(12)(11)(10)(9)(8)(7) (13)

JumlahBerat

Total Weight

Berat/Satuan

Weight/Unit

JumlahSatuanQuantity

HargaPerunit

SatuanUnit

(Terkecil)

NomorPermintaanRequisition

form Number

Deskripsi BarangDescription of Goods

Lampiran Form dan Format Laporan

40

Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)


48/75


Lampiran

Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ GudangPMI akan disertakan

GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh: Transporter / Jasa Pengiriman Penerima

Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiranF-7)

Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke: Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim

Hijau : Penerima Barang (gudang) Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter) Kuning : Logistik Merah Muda : Pemohon

Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yangtercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yangpanduannya telah disebarkan, contoh :

Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini :0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun

Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalampenulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparafserta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut.

Good Received Note1. Nama dan lokasi penerimaan barang2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang

3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN.Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harusdisebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke(misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornyadan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim)

4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi)5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas)7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang

tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan

8. Satuan unit (yang terkecil)

9. Jumlah Satuan

10.Berat per satuan

11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11)

12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang)

13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salahdengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan

tindakan yang telah dilakukan.14.Nama Pemeriksa

15.Nama Jasa Pengiriman

16.Tandatangan Pengirim (pengemudi)

17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan

18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan

19.Tandatangan penerima barang

20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan

21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan diGudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untukmembayar barang tersebut.

22.Stempel PMI

Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masinglembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.

Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)


49/75

42

Attachment F-2: Bin card and Stock card

Bin card


(4)

Nama Gudang / No.

(3)No. Stack in warehouse

(2)No. Stock Card

(1)Nomor

(16)(15)

200

(14)(13)

200

(12)

0088356

(11)

KP PMI

(10)

2/6/2005

(17) Food parcel yang rusak : 2 dos ( kemasan rusak )

Keterangan / Remarks

100100008956PMISUMBAR

3/7/2005

TandatanganSignature

SisaBalance

Keluarout

Terimain

No. Nota pengiriman /pengantar

Waybill nr / GDN nr /GRN nr

Dari / kpdFrom or to

TanggalDate

Donor

Item code

(7)(5)

Dos. Per dos @ 8 Kg

(6)

Food Parcel (uk. 30 cm x 20 cm x 20cm)

SATUAN / Unit

(9)

Diskripsi Barang /Discription of goods

Expiry date (8)

BIN CARD

F.2


50/75


Lampiran


Bin card

Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data

yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga

Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang.

1. Nomor Bin Card

2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan

(saling berhubungan)

3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan

4. Nama Gudang/Nomor Gudang

5. Satuan kemasan

6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang.

7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika

barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN.

8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan)

9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga

sama)

10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang

11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk

12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk)

13. Jumlah barang masuk

14. Jumlah barang keluar

15. Sisa

16. Tandatangan

17. Keterangan


51/75

44

Stock card


F.2

STOCKCARD

(2)

(1)

(4)

(3)

DeskripsiBarang

Discriptionofgoods

Satuan/Unit

Stockminimum

(6)

(16)

(14)

(1

2)

(11)

(10)

(8)

(7)

No.

Bin

card

Sisa

Balance

Ke

luar

Out

Terima

In

Dari/Kepa

da

Fromorto

No.Notapengiriman/

pengantar

Waybillnr/GDNnr/

GRNnr

Tanggal

Date

(18)Keterangan/Remark

Itemcode

(5)

Donor

(9)

Exp

date

Harga

per

unit

(13)

(15)

Lokasi

Barang

(17)

NamaGu

dang/No.

Nomor


52/75

Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data

semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock

ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang.

1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric)

2. Nama Gudang dan atau nomor

3. Satuan

4. Deskripsi barang

5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari

Federasi tulis no CTN

6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock)

7. Tanggal terima dan mengirim barang

8. Dari / ke

9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama)

10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk)

11. Jumlah barang yang masuk

12. Jumlah barang yang keluar

13. Tanggal kadaluarsa

14. Harga per satuan

15. Nomor bin card yang berhubungan

16. Lokasi barang di gudang

17. Sisa stock

18. Keterangan


Lampiran

Stock card



53/75

46

Attachment D-3: Stock Report



54/75


1. Nomor urut, dimulai angka 1

2. Deskripsi barang

3. Code barang, saat ini belum tersedia di PMI. Jika barang diterima dari federasi gunakanCTN Nomor.

4. Jenis satuan

5. Harga per satuan

6. Donor (dari barang atau uang yang dipakai untuk pengadaan barang)

7. Nomor Requisition form/ permintaan (untuk barang pengadaan)

8. Tanggal masuk dan keluar

IN:

9. Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok

10. Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok

11. Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang

12. Jumlah

OUT

13. Dikirim ke

14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang

15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima

16. Jumlah

STOCK

17. Jumlah

18. Total harga19. Tanggal kadaluarsa

20. Keterangan

Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll.Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masing-masing barang dengan satu baris dibawahnya.

Stock Report dibuat perbulan

Pengelompokan bisa berdasarkan:

Per barang

Per donor

Per penerima

Lampiran

Attachment D-3: Stock Report


55/75

48

Attachment D-3A: Stock Report Stationary



56/75


Stock report dibuat per divisi

1. Nama divisi

2. Nama contact person

3. Bulan

4. No urut, dimulai dengan angka 1

5. Deskripsi barang

6. Jenis satuan

7. Harga per satuan

8. Nomor pernintaan (Requisition)

In/Masuk:

9. Tanggal Masuk

10. Jumlah

OUT/Keluar:

11. Tanggal keluar

12. Untuk

13. Jumlah

STOCK:

14. Jumlah

15. Total Harga

16. Keterangan

Lampiran

Attachment D-3A: Stock Report Stationary


57/75

50

Attachment F-4:Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)


(13)(12)(11)(10)(9)(8)

DikirimDestination

JumlahSatuanDeskripsi Barang(Kualitas pengepakan)

Nama barangItem code / name

No.

(25)(24)(23)

(22)(21)(20)

(19)(18)(17)

(16)(15)(14)

Disetujui oleh PP / PD / PC/Approved by Sec Gen / Board Member

Diketahui oleh keuanganApproved by finance in case of purchase

Diketahui oleh LogistikApproved by (head of Division ofrequester or Program Manager)

Dipesan oleh:Ordered by (requester)

Tanggaldate

TandatanganSignature

NamaName

PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society

PERMOHONAN PENGADAAN BARANG

Requisition Untuk dikutif dalam semua korespondensi

No (1)printed number/ BagianF.4

(6)

Untuk PelaksanaanFor purchase

(5)

Untuk Penentuan HargaKuota - For quotation

(7)

(3)Nama ProgramName of the Program

(2)HQ / Daerah / CabangRequesting HQ / Ch / B

Budget limit(4)

Gudang yang Tersedia

Putih Logistik / Hijau Keuangan / Kuning File Log Gudang / Pink Pemohon (29)

Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan

Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian?Do you wish to confirm price prior to purchase ?

(30)

(29)

(31)

(32)

(33)

(34)

(28)(27)

Penting / RutinUrgent / Routine

Dipesan melaluiOrdered via

Tgl. PengirimanReq. Date of Delivery

KeteranganRemarks

(26)


58/75


1. Nomor referensi permintaan, nomor surat keluar masing-masing daerah.2. Nama divisi/kantor pemohon (Divisi di Markas Pusat, Daerah, Cabang) bisa juga dari

Gudang.3. Nama program4. Budget limit harus termasuk biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.

Harga barang

Biaya pengepakan (jika diperlukan) and cetak logo

Biaya untuk transportasi, pengurusan kepabeanan

Biaya bongkar di gudang, dll.5. Untuk barang yang ada di stock (tidak memerlukan pengadaan), nama gudang yang

menyediakan stock perlu di sebutkan (diisi oleh logistik)6. Permohonan untuk penawaran harga: ini dipakai jika pemohon menginginkan informasi

untuk penganggaran budget.7. Permintaan untuk di lakukan pembelian/pengadaan

8. Nomor urut, dimulai dari angka 19. Nama barang, jika tidak ada code barang, dapat menuliskan nama barang saja10. Deskripsi barang: menuliskan spesifikasi barang yang jelas sangat membantu untuk proses

pengadaan11. Satuan12. Jumlah13. Dikirim ke; tujuan barang akan dikirim.14. Nama pemohon15. Tandatangan pemohon16. Tanggal ditandatangan17. Nama Kepala Divisi pemohon atau penanggung jawab program yang menyetujui permintaan18. Tandatangan yang kepala divisi

19. Tanggal ditandatangani20. Nama kepala divisi keuangan, untuk barang-barang pengadaan21. Tandatangan Kepala Divisi Keuangan22. Tanggal ditandatangani23. Nama Sekretaris Jendral atau untuk permintaan di Daerah dan Cabang sebutkan nama

pengurus .

24. Tandatangan Sek Jen atau pengurus25. Tanggal ditandatangi26. Penting atau rutin. Penting hanya dipakai untuk keadaan gawat(emergency) atau konflik!27. Tanggal yang diinginkan agar permintaan dikirim28. Dipesan melalui29. Keterangan30. Konfirmasi harga: Jika pemohon mengingkan konfirmasi harga sebelum dilakukan

pembelian

Allocation code, Kode pengalokasian

31 Pembukuan kode standard dari barang atau jasa yang di minta, dipakai oleh divisikeuangan

32 Kegiatan kode standard untuk kegiatan, dipakai oleh divisi keuangan33 Donor Kode donor34 Proyek kode program, dipakai oleh divisi keuanganDivisi keuangan harus memeriksa kode alokasi dan dana yang tersedia untuk permintaan ini.

35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta.Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta danlembar warna merah muda untuk pemohon.

Masing-masing lembar untuk:maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawahDokumen.

Lampiran

Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)


59/75

52

Attachment F-5:

Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK


(4) ..

(3) ..

(2) ..

PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross SocietyJalan Gatot Subroto Kav. 96 Jakarta

Telp. (021) 7992325, Fax. (62 21) 7995188

DAFTAR PERMOHONAN Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis KantorRequisition stationary

Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence

No. printed Number / Bagian(1)

Yang menyimpan

Kebutuhan Bulan

Divisi / Ruangan / Gudang

Jakarta, ................. 2007 (10)

Yang menerimaKa Divisi / Bagian

(12) Mengetahui / Menyetujui (13)Pengurus PMI

Yang mengajukan (11)Ka Divisi / Bagian

(.)

F. 5

(9)(8)(7)(6)(5)

Total stockJumlah Barangyang Diminta

Sisa StockUnit typeNama BarangGoods


60/75


1. Nomor urut yang ditentukan oleh divisi masing-masing.

2. Nama divisi/ruangan/gudang

3. Bulan (permintaan harus diserahkan 2 hari sebelum akhri bulan)

4. Contact person dari divisi/bagian yang bersangkutan

5. Deskripsi barang

6. Jenis Satuan7. Sisa Stock

8. Jumlah yang diminta

9. Total stock (no. 7 + no. 8)

10 Tanggal permintaan

11. Tandatangan peminta (contact person)

12. Disetujui oleh kepala divisi

13. Disetujui oleh Sek Jend PMI

Lampiran

Attachment F-5:

Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK


61/75

54

Attachment F-6:Formulir Permohonan Kendaraan


PALANG MERAH INDONESIA

Indonesian Red Cross Society

Formulir Permohonan KendaraanRequest transport

Printed Number(1)

Nama yang Mengajukan

Tanggal & Jam Pengajuan

(2) ...

(3) ...

(4) ...

Divisi yang Mengajukan

Div / Sub Div / Atasan YbsDiv. / Sub Div Log & Umum

Yang Bersangkutan (20)Mengetahui & Menyetujui (21)Mengetahui & Menyetujui (22)

Catatan : (19)1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi

Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence

F.6

(17) ............................................Pengemudi Tanda Tangan Pengemudi (18)

(16) ............................................Kendaraan Dinas

Km ( 8 )-(12) ...........................................Km Berangkat

Tgl & Jam : Kembali (11) ...(7) ....Tgl & Jam Berangkat

(10) .(6) ....Tujuan / Dinas & Keperluan

(9) .(5) ....Nama yang Berangkat

Realisasi (Diisi Pengemudi)RencanaKeterangan

Bensin Digunakan

Tol

Parkir

(13) .........................................................

(14) .........................................................

(15) .........................................................


62/75


Proses permintaan (akan sisipkan di Buku Panduan):

Pemohon melengkapi/mengisi di kolom nomor 2, 3, 4, 5, 6, 7

Pemohon tanda tangan (20) dan tandatangan kepala divisi dari pemohon (21)

Pemohon menyerahkan formulir permohonan kepada penanggung jawab kendaraan.

Penanggung jawab kendaraan mengisi kolom nomor 1

Penanggung jawab kendaraan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap ke pengemudi(penanggung jawab kendaraan yang berhak menentukan pengemudi dan kendaraan yangboleh dipakai)

Sebelum berangkat, pengemudi harus mengisi kolom nomor. 8 dan setelah kembali ke kantormengisi kolom nomor 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.

Pengemudi mengembalikan formulir permohonan ke penanggung jawab kendaraanPenanggung jawab kendaraan menandatangani formulir (22)

Untuk perhatian

Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jendsebagai persetujuan.

Untuk transportasi personil:

Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus

Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon

Penjelasan Nomor1. Nomor referensi permohonan2. Divisi pemohon3. Tanggal dan jam permohonan4. Nama pemohon

Rencana5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan6. Tujuan/dinas & keperluan7. Tanggal dan jam keberangkatan8. Km awal, sebelum berangkat

Realisasi (diisi oleh pengemudi)9. Nama personil atau barang yang diantarkan10. Tujuan/dinas & keperluan11. Tanggal dan jam kembali / selesai12. Km pada saat kembali.13. Pemakaian bahan bakar, (berapa liter?)14. Biaya toll (dilengkapi dengan karcis toll)15. Biaya parkir (dilengkapi dengann karcis p

Documents

Manual Logistik 2