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Mehr Zeit... - Anwendungsbericht SpeechMagic75 Prozent Zeitersparnis bei Schreibarbeiten in einer Bonner Anwaltskanzlei durch den Einsatz der Spracher-kennung SpeechMagic™.

Die Rechtsanwaltskanzlei Zahn & Partner in Bonn – Bad Godesberg wurde 1987 von Ministerialdirektor a.D. Herbert Zahn gegründet. In der Kanzlei, die auf Leasing- und Wirtschaftsrecht speziali-siert ist, arbeiten heute drei Anwälte.

Seit drei Monaten arbeitet die Rechtsanwältin Henriette van Stipriaan in der Kanzlei Zahn & Partner mit der Spracherkennung SpeechMagic™ von Philips. Durch die hohe Erkennungsrate von 96 Prozent werden die Schreibarbeiten in einem Viertel der Zeit erledigt, so dass die Anwältin dem Büro andere Aufgaben übertragen kann. Die nahtlose Integration der Spracherkennung in die Anwaltssoftware ReNoStar unterstützt den Workflow beim Diktieren von Schriftsätzen. „Für Juristen ist das System optimal“, betont die Anwältin.

Die Kanzlei Zahn & Partner in Bonn – Bad Godesberg ist ausschließlich zivilrechtlich tätig. Die Arbeitsschwerpunkte der spezialisierten Kanzlei liegen im Leasing- und AGB-Recht, der rechtlichen Beratung von Unternehmen und in der Prozessführung auf diesen Gebieten. Im Rahmen des europäischen Anwaltsnetzwerks Eurojuris übernimmt die Kanzlei außerdem Mandate assoziierter Kanzleien war.

Rechtsanwältin Henriette van Stipriaan, seit 1991 bei Zahn & Partner, arbeitet seit einem Vierteljahr mit SpeechMagic™. Die Juristin diktiert monatlich rund 250 Schriftsätze unterschiedlicher Länge, die die Spracherkennung in Text umsetzt. Die anderen Anwälte der Kanzlei arbeiten zur Zeit nach wie vor mit Kassettendiktiergeräten.

Zusätzlich unterstützt werden die Rechtsanwälte von einem Schreibbüro. Der Rechtsanwaltfachangestellte Oliver Schild, auf dessen Arbeitsrechner der Korrekturplatz von SpeechMagic™ eingerichtet wurde, verteilt die anstehenden Aufgaben und Schreibaufträge.

Das Problem

Zahn & Partner setzt bereits seit längerem auf professionelle Branchen-IT-Lösungen. So nutzte man bis vor zwei Jahren die Rechtsanwaltssoftware Ziutex und stieg dann um auf ReNoStar. Henriette van Stipriaan: „Mir gefällt vor allem die Zusammenarbeit mit den Programmen von Windows, die für den Arbeitsablauf und die Kommunikation einfach wichtig ist. Würde ich beispielsweise mit einer individuellen Textverarbeitung arbeiten, müsste ich die Daten immer erst konvertieren, bevor ich sie mit Partnern austausche – das kostet zuviel Zeit.” Trotz der guten Unterstützung durch die Branchensoftware tat sich bei der Anwältin ein Engpass bei der Erstellung von Schriftsätzen auf. Frau van Stipriaan: “Ich hatte das Problem, dass ich meine Korrespondenz rechtzeitig vor Feierabend des Schreibbüros diktiert haben musste, damit ich sie am gleichen Tag noch geschrieben bekam. Und ich habe mich häufig geärgert, meine Sachen dann selber tippen zu müssen.”

ThemaSpracherkennung Speech-MagicTM von Philips inte-griert in die Branchensoft-ware ReNoStar der ReNo-Star GmbH.

Problemstellung

Schriftsätze, die am selben Tag vom Schreibbüro fer-tig gestellt werden sollen, müssen rechtzeitig vor Dienstschluss des Schreib-büros diktiert sein.

Nach Feierabend des Schreibbüros müssen die Anwälte eilige Korrespondenz selber schreiben.

Die Anwälte müssen rein administrative Tätigkeiten selber übernehmen, wenn im Schreibbüro ein Kapazitätsengpass auftritt.

Wir sind für Sie da:

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„Das will ich haben“, sagte Rechtsanwältin Henriette van Stipriaan, als sie SpeechMagic™ zum ersten Mal in Aktion gesehen hatte. Heute ist sie noch immer begeistert von der Philips Sprach-erkennung, die inzwischen das „Schreiben“ ihrer Schriftsätze und ihrer sonstigen Korrespondenz übernommen hat. Nach dreimonatigem Einsatz ist sie sicher: „Es ist ein perfektes Programm!“

Die Juristin, die Spaß an der Technik hat, korrigiert einen eiligen Schriftsatz notfalls auch selber, wenn das Büro nicht mehr be-setzt ist: „Das nimmt Stress!“ Neben der hohen Erkennungsleistung von zur Zeit etwa 96 Pro-zent überzeugt sie auch die Einbindung von SpeechMagic™ in die Anwaltssoftware ReNoStar. Probleme mit dem System seien nicht einmal während der Einführungsphase auf-getreten, erklärt Frau van Stipriaan.

Als die Anwältin feststellte, dass die anfallende Korrespondenz immer weiter zunahm, war für Henriette van Stipriaan klar: „Dieses steigende Volumen ist so langfristig nicht zu bewältigen, jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um eine Spracherkennung anzuschaffen!“ Ein zusätzlicher Aspekt war, dass durch die zu erwartende Zeitersparnis im Schreibbüro dort mehr Kapazität für administrative Aufgaben zur Verfügung stehen und dadurch die Anwältin entlastet würde. Zudem trägt eine durch den Einsatz der Spracherkennung verkürzte Durchlaufzeit von Diktaten und Dokumenten zur Kosteneffizienz einer Kanzlei bei.

Entscheidung für SpeechMagic™

Da die Spracherkennung zunächst nur am Arbeitsplatz von Henriette van Stipriaan eingesetzt und erprobt werden sollte, hatte die Anwältin verschiedene Optionen. Dennoch war die Entscheidung für SpeechMagic™ schnell getroffen. Ein Einzelplatzsystem, bei dem die Diktierer die erkannten Texte selber korrigieren müssen, kam nicht in Frage. „Mit solchen Programmen haben Kollegen bereits schlechte Erfahrungen gemacht“, berichtet die Juristin.

Die Philips-Spracherkennung SpeechMagic™ ist eine Client-Server-basierte Lösung, die sich nahtlos in bestehende Branchenanwendungen und Netzwerke integrieren lässt. So kann der arbeitsteilige Prozess von Diktat einerseits und Fertigstellung des Dokumentes andererseits auch beim Einsatz der Spracherkennung beibehalten werden. Anwälte diktieren ihre Schriftsätze wie gewohnt und nutzen lediglich anstelle eines Bandgerätes das an den PC angeschlossene Diktiermikrofon SpeechMike™.

Statt im Schreibbüro abgehört und getippt zu werden, wird das Diktat von der Spracherkennung in Text übertragen. Dabei greift SpeechMagic™ auf einen Fachwortschatz (ConText) mit über 60.000 juristischen Fachbegriffen zu. In einem Referenzlexikon ist die Schreibweise weiterer 400.000 Wörter abgelegt. Durch die regelmäßige Adaption der durchgeführten Korrekturen passt sich SpeechMagic™ an den tatsächlich verwendeten Wortschatz und die Sprechweise des Anwenders an, wodurch Erkennungsraten von nahe 100 Prozent erreicht werden.

Nach der Erkennung werden Diktat und Text miteinander verglichen und mögliche Abweichungen korrigiert. Das findet zumeist im Schreibbüro statt, kann aber bei Bedarf auch durch die Diktierer selber vorgenommen werden. Durch die Integration in ReNoStar erfolgt die Zuordnung zur jeweiligen Akte ebenso wie die Datenübernahme aus der Anwaltssoftware in das Dokument automatisch.

Von der Qualität der Philips-Spracherkennung hatte sich Henriette van Stipriaan bereits zu einem früheren Zeitpunkt überzeugt. Bei einer Veranstaltung demonstrierte die ReNoStar GmbH auch SpeechMagic™. „Ich war total begeistert! Dort wurden Artikel aus der Tagespresse diktiert und die Erkennungsrate war sehr hoch“, erinnert sich die Rechtsanwältin. „Das fand ich so überzeugend, dass ich gesagt habe, ‚Das will ich haben!‘“

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Die nahtlose Integration der Spracherkennung in ReNo-Star gewährleistet einen reibungslosen Ablauf. Alle benötigten Daten werden später automatisch in den Schriftsatz übernommen.

10 bis 15 Schriftsätze und Schreiben diktiert Henriette van Stipriaan täglich.Auf der Arbeitsliste sieht das Schreibbüro, welche Diktate Priorität haben.

Der Rechtsanwaltfachan-gestellte Oliver Schild möchte die Spracher-kennung nicht wieder her-geben. „Korrigieren geht viel schneller als selber schreiben“, erklärt er. „Toll ist auch, dass ich alle Diktate, ihre Länge und Priorität sehen kann, um die Arbeit einzuteilen.“

Die Installation

Im Frühsommer 2002 wurde der Arbeitsplatzrechner von Henriette van Stipriaan mit Diktatsoftware und PC-Mikrofon zur Diktierstation aufgerüstet. Der Korrekturplatz im Schreibbüro wurde am PC von Oliver Schild eingerichtet und mit Kopfhörer und Fußschalter ausgestattet. Die Spracherkennung selber wurde auf dem Server des Kanzleinetzwerks installiert, auf dem bereits ReNoStar läuft.

„Nach der Installation habe ich dann gleich mein Initialtraining gemacht“, erzählt die Anwältin. Anschließend haben sie und Oliver Schild eine Schulung „mit Tipps und Tricks“ bekommen. Frau van Stipriaan schwärmt: „Seitdem läuft die Spracherkennung einwandfrei!“

Da der Schwerpunkt der Kanzlei auf dem Leasingrecht liegt, galt es zu Beginn, zahlreiche leasingspezifische Begriffe in den Fachwortschatz einzupflegen. „Deshalb haben wir die Adaption täglich gemacht“, erinnert sich die Juristin. Außerdem hat sie sich Ausdrucke der unkorrigierten Erkennungsergebnisse geben lassen, um Diktierfehler herauszufinden und künftig zu vermeiden. „Wenn man sich mal angesehen hat, wie viel Arbeit man bei der Korrektur durch ‚äh´s‘ verursacht, fällt es leicht, sich diesbezüglich zusammenzureißen“, schmunzelt Henriette van Stipriaan. „Die Interpunktion funktioniert einwandfrei, wenn man die dafür vorgesehenen Vokabeln benutzt, z.B. ‚Schrägstrich‘ statt ‚Querstrich‘. Wenn ich das weiß, benutze ich doch lieber gleich diese Vokabeln, statt das System umzustellen. Vor allem sollte man immer das gleiche Wort benutzen.“

Inzwischen liegt die Erkennungsrate nach Schätzung der Anwältin bei etwa 96 Prozent. Oliver Schild ergänzt: „Das System kennt sogar die Eigennamen unserer Mandanten, und auch das Leasing-Vokabular wird problemlos erkannt.“

Erfahrungen

Weder während noch seit der Einführung der Spracherkennung sind bei Zahn & Partner Probleme mit dem System aufgetreten. Dass der Ablauf in der Kanzlei von Anfang an so perfekt funktionierte, ist nicht zuletzt ein Verdienst der hervorragenden Integration von SpeechMagic™ in das Anwaltsprogramm, die die ReNoStar GmbH vorgenommen hat.

Wenn die Anwältin einen Schriftsatz diktieren möchte, klickt sie in ReNoStar auf das Symbol „Sprachverarbeitung“ und wählt die zugehörige Akte aus. Anhand einiger Auswahlfelder, die aktenbezogen vorgegeben bzw. vorgeschlagen werden, legt sie Empfänger, Mandant, Adresse und Texttyp fest. „Ich könnte das auch das Schreibbüro machen lassen, aber vorgeben muss ich diese Dinge sowieso“, erklärt Henriette van Stipriaan. „Bislang habe ich diese Informationen diktiert, jetzt wähle ich sie per Mausklick aus. Das spart Arbeit im Schreibbüro und ich weiß, dass alles richtig ist.“

Wir sind für Sie da:

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Mehr Zeit...Anschließend diktiert die Juristin den Schriftsatz, schickt die Sprachdatei per Knopfdruck zur Erkennung und kann sich dem nächsten Fall zuwenden. Nach der Erkennung erscheint der Vorgang im Korrekturmanager, einer Arbeitsliste, die von Diktat- und Korrekturplatz eingesehen werden kann. Hier sind alle notwendigen Informationen aufgeführt, wie beispielsweise das Aktenzeichen, die Diktatzeit, die Länge des Diktates, gegebenenfalls Priorität etc.

Im Schreibbüro wird der erkannte Text aus der Arbeitsliste aufgerufen und gegebenenfalls korrigiert. Per Knopfdruck wird der fertige Text in das automatisch mit den erforderlichen Kopfdaten vorbereitete Dokument übernommen und kann dann zur Unterschrift ausgedruckt werden.

Frau van Stipriaan: „Einen Mausklick nach der Korrektur ist der komplette Schriftsatz fertig, von A bis Z, mit dem Aktenzeichen des Gerichtes, Prozessregister, Datum, Unterschrift Rechtsanwalt und so weiter. Die Verbindung zwischen Anwaltsprogramm und Sprachverarbeitung ist ideal gelöst!“

Erfolgsfaktoren

Produktivitätssteigerung:Aufgrund der hohen Erkennungsrate wird im Schreibbüro für die Bearbeitung der per Spracherkennung erstellten Schriftsätze rund 75 % weniger Zeit benötigt als für das Schreiben vom Band.

Entlastung:Durch die im Schreibbüro gewonnene Kapazität kann die Anwältin zusätzliche Aufgaben an das Fachpersonal delegieren.

Flexibilität: Schriftsätze können jetzt unabhängig von der Dienstzeit des Schreibbüros an dem Tag fertig gestellt werden, an dem sie diktiert wurden.

Ergebnisse

Frau van Stipriaan und die Mitarbeiter im Schreibbüro sind sich einig: Die Spracherkennung ist eine große Verbesserung für den Arbeitsablauf, sowohl aufgrund des Zeitgewinnes als auch hinsichtlich der Organisation. Die Anwältin rechnet deswegen auch mit einer raschen Amortisation.

Oliver Schild empfindet, neben der Entlastung vom Schreiben, auch die Diktatliste mit den Prioritäten und der Diktatlänge als Gewinn: „Ich habe eine ganz andere Übersicht und kann die Arbeit viel besser einteilen.“

„Im Schreibbüro wird für die Fertigstellung eines Schriftsatzes mit SpeechMagic™ nur noch ein Viertel der Zeit benötigt, obwohl unsere Mitarbeiter sehr schnell schreiben“, versichert die Rechtsanwältin. Dadurch kann sie jetzt zusätzliche Aufgaben an die Angestellten delegieren.

Alle Bürokräfte, auch Auszubildende und Aushilfen, können die von SpeechMagic™ erkannten Texte auch ohne tiefgehendes Know-how schnell für die Endredaktion durch die Anwälte vorbereiten. Urlaubs- oder krankheitsbedingte Engpässe können dadurch vermieden werden.

Frau van Stipriaan schätzt vor allem die neu gewonnene Flexibilität. „Wenn ich eine besonders eilige Sache habe, sage ich im Büro Bescheid und habe fünf Minuten später das fertige Schriftstück zur Unterschrift vorliegen“, erklärt die Juristin. „Das nimmt einfach Stress!“

Falls nach Feierabend des Schreibbüros noch ein Schreiben raus muss, liest sie den erkannten Text schnell selber Korrektur.„Ich weiß nicht, was ich an diesem Programm aussetzen könnte“, lobt Henriette van Stipriaan. „Es ist ein perfektes Programm!“

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