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er Kostenfaktor Zeit wird in vielen Unternehmen noch immer mehr oder weniger präzise auf Zetteln erfaßt. Folgen dieser „Zettelwirtschaft“: Mitarbeiter-

stunden werden erst kurz vor Feierabend oder vor dem Wo-chenende aus dem Gedächtnis handschriftlich notiert. Un-genaue Angaben, Rückfragen der Buchhaltung, Mehrarbeit, eine späte Rechnungsstellung und eine dadurch bedingte schlechte Unternehmens-Liquidität sind die Folge. Zusätzli-che Aktualität erhält die mobile Zeiterfassung durch das seit Jahresbeginn geltende Mindestlohngesetz. Danach müssen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter mit einem Bruttolohn unter 2.958 Euro, also insbesondere auch von geringfügig beschäftigten Minijobbern, aufgezeichnet werden: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen innerhalb einer Woche erfaßt und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Weitere Infos: www.der-mindestlohn-gilt.de

SOFTWARE

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Der seit Jahresbeginn geltende Mindestlohn und die damit verbundene Dokumentationspflicht hat der mobilen Zeiterfassung eine zusätzliche Aktualität verschafft. Diese dreiteilige Marktübersicht vergleicht aktuelle Systeme und gibt Entscheidungshilfen … von Marian Behaneck

MOBILE ZEITERFASSUNG:

Digitale Stundenzettel, Teil 1

Digitale Stundenzettel statt „Zettelwirtschaft“

Unleserliche, unpräzise oder nicht abgegebene Stunden- oder Rapport-zettel verursachen in den Unternehmen einen erheblichen Nachfor-schungs-, Kontroll- und Bearbeitungsaufwand: Sie müssen ausgefüllt, eingesammelt, überprüft, eingetippt und Projekten zugeordnet werden. Fehlen Stundenzettel, sind sie unleserlich, fehlerhaft oder nicht plau-sibel, muß zeitraubend nachrecherchiert werden. Zwischen der Lei-stungserbringung und der Bereitstellung der Daten für die Buchführung können so unter Umständen mehrere Wochen vergehen. Das erschwert

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Anbieter

Software: PC-Software / native App / Web-App / Schnittstellen zu Betriebssystem: Android / iOS / Win 7 / 8 / sonst.Hardware: spezielle Hardware / Handy / Smartphone / Tablet / sonst.Branchen: Rohbau / Dach / Holz- / Metallbau / SHK / Elektro / Schreiner / sonst.Einsatzbereiche: Zeit- / Tätigkeits- Auftrags- / Material- / GPS-Standort- / Fahrzeugdaten-Erfassung / sonst.Erfaßte Zeitdaten: Arbeitsbeginn / -ende / Pausen / Auftrag / Tätigkeit / Kostenstellen / Kostenträger / sonst.Datenabgleich: Docking-Station / SMS / E-Mail / Online / sonst.Identifikation: PIN / Barcode / Chipkarte / Fingerprint / sonst.Besonderheiten:

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Die Bandbreite der Erfassungs-Hardware reicht von speziellen Eingabegeräten mit und ohne Scan-Funktion (MobilZeit, oben) bis zu Smartpones oder Tablet-PCs (CrossCom, rechts)

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eine zeitnahe Rechnungsstellung und macht ein wirksames Projekt- und Unternehmenscontrolling unmöglich. Demgegenüber haben „digitale Stundenzettel“ gleich mehrere Vorteile: Die Erfassung ist automatisiert, Zeit- und Tätigkeitsnachweise erfolgen zeitnah, nachvollziehbar und präzise, Fehler bei der Lohnabrechnung werden minimiert, Zeiten und Kosten gespart. Dazu werden am Smartphone, Tablet-PC oder einem speziellen Erfassungsgerät Arbeitszeiten, Tätigkeiten und andere Da-ten nach einem vordefinierten Schema abgefragt. Die erfaßten Daten werden entweder zeitversetzt im Büro per Docking-Station eingelesen, per SMS vom Einsatzort versandt oder über eine mobile Internetver-

bindung online an den Firmen-Server übergeben. Letzteres ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Montageteams über Tage und Wochen extern tätig sind. Dank der zeitnahen Vor-Ort-Erfassung und vorgege-benen Eingabeabfolge lassen sich Arbeitsaufwand, Kostenstellen und Kostenträger unmittelbar verknüpfen. Eingabefehler, Ungenauigkeiten oder Manipulationen sind nahezu ausgeschlossen.

Controlling-Funktionen inklusive

Ist im System eine GPS-Lokalisierung integriert – was aus rechtlichen Gründen allerdings einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter bedarf – sind bei-spielsweise Plausibilitätsprüfun-gen möglich. So lassen sich etwa Standortdaten automatisch mit der Adresse der Baustelle abglei-chen, auf der sich der Mitarbei-ter angemeldet hat. Unlauteren Stundenabrechnungen wird so ein Riegel vorgeschoben, wodurch sich ein mobiles Zeiterfassungssystem schnell amortisieren kann: Wird beispielsweise täglich nur eine halbe Stunde zu viel aufgeschrieben, entstehen bei einem durchschnittlichen Lohnstundensatz nach einem Jahr bereits Mehrkosten von rund 5.000 Euro. Das entspricht in etwa den Investitionskosten für ein mo-

DIGI-WebApp / k.A. DIGI-ZEITERFASSUNGwww.digi-zeiterfassung.den / n / n / n ERP, Buchhal-tung etc. n / n / n / nn / n / n / n

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Erläuterungen: n vorhanden, n nicht vorhanden, k.A.: keine Angabe., a.A.: auf Anfrage. Alle Angaben beruhen auf Herstellerinformationen, Stand: 3/2015, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, Abbildungen nicht maßstäblich.

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Zettelwirtschaft war gestern: die digitale Vor-Ort-Dokumentation von Zeiten und Tätigkeiten rationalisiert Abläufe (Connect-2Mobile)

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biles Zeiterfassungssystem in einem Kleinbetrieb. Umgekehrt weiß das Unternehmen, wo seine Mitarbeiter sind und kann sie bei Bedarf an mehreren Baustellen zeit- und wegeoptimiert einsetzen. Zu den weiteren Vorteilen zählen Controlling-Funktionen: Schon am folgenden Tag ist bei Bedarf die Kostensituation eines Projekts auswertbar. Auf diese Weise erhält man einen tagesaktuellen Überblick, wieviel Zeit für ein Projekt aufgewandt wurde und wie groß die Abweichungen gegenüber der Kalkulation sind. Damit gewinnt man auch in der Vorkalkula-tion eine größere Sicherheit, da die kalkulierten Zeitwerte aufgrund präziser Daten sich den tatsächlichen Werten stetig annähern. Auch für die Lohnbuchhaltung bricht eine „neue Zeitrechnung“ an: Liegen dank digitaler Technik alle erforderlichen Arbeitsnachweise zeitnah vor, ist eine termingerechte und korrekte Lohnabrechnung, respektive schnellere Rechnungslegung möglich. Auch komplexe Zulagen- und Provisionsberechnungen im Rahmen einer Prämienentlohnung wer-den damit einfacher. Unterschiedliche Tarifverträge oder individuelle Arbeitszeitmodelle können ebenso berücksichtigt werden. Wöchentliche Ausdrucke der erfaßten Zeiten steigern das Mitarbeitervertrauen und die Lohntransparenz.

Angebotsvielfalt erschwert Auswahl

Mit zunehmender Bedeutung der Zeitwirtschaft und der Notwendigkeit zur Mobilität steigt auch die Zahl mobiler Zeiterfassungs-Systeman-bieter. Rund 90 Anbieter allgemeiner und bau-/branchenspezifischer Lösungen listet das „Informationsportal für die mobile Zeiterfassung“ (www.mobile-zeiterfassung.info) auf. Die Bandbreite reicht von der einfachen Tabellenkalkulation über die branchenübergreifende mobile Zeit-, Fahrzeugdaten- und Standorterfassung – bis hin zu branchen-spezifischen Lösungen, bei denen das Modul „Mobile Zeiterfassung“ Teil einer umfassenden Zeit- und Materialwirtschafts-, respektive ERP-Branchenlösung ist (Enterprise Ressource Planning). Die Systeme unterscheiden sich nicht nur in der Konzeption, sondern auch darin, wie erfaßt wird, was erfaßt wird, bzw. wie genau Zeiten und Tätigkeiten aufgenommen werden. Auch eine Anbindung an die Betriebsdatener-fassung (BDE), Zutrittskontrolle, die Mitarbeiter- und Fahrzeugortung etc. ist unterschiedlich. Deshalb ist die Aufstellung eines individuellen Anforderungsprofils sinnvoll. Je präziser man eigene aktuelle und möglichst auch künftige Anforderungen definieren kann, desto besser

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Wenn Zeit Geld ist, warum zählen Sie dann nicht nach?

Effizienz ist das ökonomische Zauber-

wort der Stunde. Vor allem jeder

Stunde, die gearbeitet wird. Um zu

wissen, ob sich die Arbeit unterneh-

merisch lohnt, braucht man volle

Übersicht und ein klares System. Zu

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Überstunden, Gleitzeiten und Urlauben. REINER SCT

timeCard Zeiterfassung liefert Ihnen Rechts- und

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läßt sich die Anzahl der in Frage kommenden Lösungen eingrenzen. Benötigt man beispielsweise auch die Standortdaten der Mitarbeiter und Fahrzeuge, um sie wegeoptimiert an den nächsten Einsatzort zu schicken, ist eine GPS- und Kommunikationsfunktion erforderlich, die nicht alle Systeme bieten. Berücksichtigt werden sollten auch die eigenen betrieblichen Gegebenheiten, Arbeitsweisen, aufgabenspezifi-schen Anforderungen, aber auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Zu den weiteren Unterscheidungsmerkmalen gehört auch das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine auf speziellen mobilen Endgeräten lauffähige Kaufsoftware oder um eine webbasierte Mietsoftware für Smartpho-nes? Während sich die einmaligen Investitionskosten pro Mitarbeiter zwischen 150 und 1.500 Euro bewegen, beläuft sich die Miete auf etwa 5 bis 15 Euro/Monat (jeweils ohne Hardware). Da die Systeme meist gleich für mehrere Mitarbeiter erworben werden, ist auch ein Blick auf die Mehrfachlizenz-Rabattstaffelung sinnvoll.

Webbasierte Systeme funktionieren auf jeder aktuellen Hardware mit (mo-bilem) Internet-An-schluß (Syka-Soft)

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MobileZeiterfassung

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Weitere Infoswww.mittelstand-digital.de Rubrik „Mobiles Arbeiten“www.mobile-zeiterfassung.info Informationsportal zum Themawww.wikipedia.de Suchwort: „Mobile Zeit erfassung“BMWi, NEG, MÜKE (Hrsg.): Mit Hammer, Säge und Smartpho-ne. Mobiles Arbeiten im Handwerk, Eigenverlag, Münster 2011, Download: www.mittelstand-digital.de/de/wissenspool/mobiles-arbeiten/publikationen.html

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Wichtig: Mitarbeiter „mitnehmen“

Vor der Entscheidung für ein mobiles System sollte man Grundsatzfra-gen klären: Lohnt sich die mobile Zeiterfassung überhaupt? Schließlich kostet die Einführung nicht nur Geld, sondern auch Zeit (Schulung, Bedienung, Pflege etc.). Müssen Mitarbeiter häufig wechselnde Tätig-keiten ausführen, wird die Erfassung einzelner Zeitabschnitte schnell zu aufwendig. Sind mehrere Mitarbeiter häufig (mindestens einen Tag pro Woche) an verschiedenen Standorten tätig und ist ein aufgabenteiliges Arbeiten möglich, hat die mobile Zeiterfassung gegenüber Stundenzet-teln dagegen klare Vorteile. Ein klares Entscheidungskriterium für die mobile Zeiterfassung könnte auch das Mindestlohngesetz und die damit zusammenhängende Dokumentationspflicht sein (s.o.). Grundsätzlich setzt eine erfolgreiche Einführung eine vorbereitende Aufklärung aller Mitarbeiter voraus, andernfalls können sie die Zeiterfassung schnell als Kontrolle empfinden.

Über die Auswertungssoftware stehen im Unternehmen alle Daten tagesaktuell zur Verfügung, was zeitnahe Soll-/Ist-Verglei-che ermöglicht (Echtzeit Zeitmanagement)

Systeme mit GPS-Ortungsfunktion ermöglichen zusätzlich eine wege-optimierte Mitarbeiter-Steuerung und Einsatzplanung (Virtic)