Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege Lindau

SCHULPFLEGE, Kurt Portmann

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege Lindau

Methodik der Umsetzungsstrategie in 2 Stufen

Erläuterung der Methodik für eine Stabilisierung und inhaltsgesteuerten Struktur der Schulpflege Lindau

Lindau, August 2012Version 1.0

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Schulpräsidium

[email protected]


Inhalt

2

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage

1. Ausgangslage2. Auf dem Weg zur strategischen Führung3. Das 2-Stufen-Verfahren4. Lieferergebnisse Stufe 15. Vorgehen Stufe 16. Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse (I + II)7. Sofortmassnahmen8. Terminplan

2


Ausgangslage

3


Der Schulpflege ist seit längerem bewusst, dass sich mit der Einführung und Etablierung der Schulleitungen der Auftrag der Schulpflege und damit auch das Aufgabenportfolio ändert. Dies ist auch so im VSG (Art 42 & 44) festgelegt. Anlässlich der Strategieklausur vom Juni 12 im Strickhof wurde dies letztmals diskutiert. Alle Mitglieder der Schulpflege haben sich auch zu dieser Aussage bekannt und sind bereit, die Arbeit der Schulbehörde neu auszurichten. Diese Neuausrichtung wurde gemäss Aussagen einzelner Schulpflegemitglieder bereits mehrere Male angegangen, konnte aber aus verschiedenen Gründen bisher nicht konsequent umgesetzt werden. Die Situation eines neuen Präsidiums soll nun genutzt werden, um diesen Prozess neu zu starten und zu einem nachhaltigen Ergebnis zu bringen.

Im Folgenden wird eine Methodik erläutert, wie die Schulpflege Lindau diesen Wandel bewältigen kann.

3


Begriffe

4

Schlagworte wie «Operativer Hektik hat noch nie geistige Windstille ersetzt» oder «structure follows strategie» geben uns Hinweise und Handlungsempfehlungen. Diese müssen aber in ein strategisches und methodisches Vorgehen umgesetzt werden, welches auf die betroffene Organisationseinheit abgestimmt ist.• Strategie ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, inhaltliche

Veränderungen für die eigene Organisation, für und mit den eigenen Mitarbeitenden und für bedarfsorientierte Dienstleistungsangebote an die Kunden/Stakeholder zu gestalten: „Strategieentwicklung ist ein aktiver Managementprozess mit dem Ziel der Zukunftsgestaltung.“

• Methodik ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, die einzelnen erforderlichen Arbeitsschritte in einer sachlogischen und geplanten Abordnung nacheinander und aufeinander abgestimmt zu erledigen: „Methodik ist ein Führungsinstrument zur Unterstützung des Managementprozesses.“



Führungsebene

Strategische Ebene

Operative Ebene

Prozesslandkarte

Themenlandkarte

Führungslandkarte

Führungslandschaft Schule Lindau – Ebenen


to do, Stufe 1

to do, Stufe 2


Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Führungslandkarte der Schule Lindau


Das 2-Stufen-Verfahren

7

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie

heute Neue strategische Ausrichtung

Schärfung & Klärung aktuelle

organisatorische Aufstellung

Umsetzung organisatorische Massnahmen

Konzeption neue Strategie

Schaffung Voraussetzungen

für Umsetzung

Neue strategische Ausrichtung

umsetzen

ORGANISATION

Inhalt & Struktur

1. Stufe WIE

2. Stufe WAS WIE

Juli 13Juli 14


Das 2-Stufen-Verfahren

Zielsetzungen

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie

1. Stufe

WIE

2. Stufe

WAS WIE

Klarheit (AKV), Transparenz & Effizienzsteigerung in der aktuellen Aufstellung

Rahmenbedingung: nur organisatorische Verbesserungen

Neue zukunfsorientierte und inhaltsgetriebene Führung der schule Lindau auf strategischer und operativer Ebene

Rahmenbedingung: structure follows strategie, es gibt keine Tabus beim Denken, inhaltliche und strukturelle Veränderungen

8


5Fü

hrun

gU

nter

richt

Supp

ort

Planung & Entwicklung Controlling

Ressourcen-Mgmt

(Personal, Infrastruktur

Kommunikation QS

Beschaffung Informatik Admini-stration Finanzen Infrastruktur

Konzeption Unterricht

Organisation Unterricht

Umsetzung Unterricht

Evaluation Unterricht

Eltern & Schüler-

partizipation

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Prozesslandkarte

* Modell der Fachschule Viventa Zürich

Beispiellandkarte


Lieferergebnisse Stufe 1

10


• Organisationsstatut• gestützt auf Art. 80 Abs. 2, 80quinquies und 81 Abs. 1 der Gemeindeordnung• bestimmt insbesondere Organisation, Geschäftsführung, Aufgaben und Kompetenzen

der Kreisschulpflegen, der Schulleitungen sowie der Schulkonferenzen und regelt die Mitwirkung der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern.

• Prozesslandkarte• Definition und inhaltliche Ablaufdarstellung der wichtigen Prozesse in der

Zusammenarbeit Schulpflege und Schulleitung bzw. der Führungs- / Ressortprozesse• Funktionendiagramm, Hilfsmittel wie Checklisten oder Budgetrichtlinien

• Funktionsbeschreibungen Schulpflege / Schulleitungen• Präzisierung der Funktionsbeschreibungen bzw. des aktuellen Aufgabenportfolios• evt. Neukonstituierung der Schulpflege (Sitzungsgefässe, Ressortzuteilung usw.)

• Geschäfts- und Projektliste• Etablierte und vollständige Geschäfts- und Projektliste

10


Vorgehen Stufe 1 (gilt pro Ressort)

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung

Zielsetzung Auftrags-definition

Bewertung & Entscheid Umsetzung

Ressortziele-Kurz-Mittelfristig

ErfolgsfaktorenRisikofaktoren

Funktionsbeschrieb

AufgabenProjekte

Bewertung und Priorisierung

Meilenstein-planung

Kommunikation interne und extern

Arbeiten in der neuen Organisation

Situations-analyse

Beschrieb - Auftrag- Aktuelle

Aktivitäten- SWOT

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4

11


Aufträge zur Situationsanalyse I


Schulpflege:

Situationsanalyse des eigenen Ressorts

12


Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse II


Verwaltung:

Statistische Analyse der SP- & Teamsitzungen des letzten Schuljahres

13


Term

inpl

an

14



Sofortmassnahmen

15


• Sekretariat: Geschäftsliste• Alle Sitzungsgeschäfte sind vorgängig anzumelden und werden Terminiert• Projektinformation/-berichterstattung wird terminiert• Bekannte Termine im Jahresablauf (z.B. Budgetierung) werden terminiert

• Sekretariat: Extranet – neue Struktur• Das Extranet wird neu strukturiert und gilt als verbindliche Ablage

• Präsidium: Kommunikation verstärken• Die externe Kommunikation wird durch eine geplante Information aus den aktuellen

Projekten (insbesondere aktive Kommunikation in Sachen «Schulraum» und «Neuausrichtung Schulpflege») intensiviert.

• Präsidium: Auftragspräzisierungen• Die Aufträge (z.B. der externen Sekretariatsunterstützung sowie der zusätzlichen

Unterstützung im Bereich Sonderpädagogik) werden schriftlich präzisiert

15

Documents

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege Lindau