Übersichtsschulung Beschaffung - Dezentrale V1 · Überblick SAP SRM SRM: Supplier Relationship Management Im Rahmen der SAP Business Suite fungiert SAP SRM als integrierte Lösung

1

Neuausrichtung der Finanzprozessean der Universität Bielefeld

Teilprojekt Beschaffung - Dezentrale Prozesse

Bielefeld, 17.07.2009

Folie Nr. 2Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Einführung ARIS

� Überblick SAP SRM

� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM

Agenda


� Einleitung

� Gesamtprojekt

� Teilprojekt Beschaffung

� Konsequenzen im Einkauf




Agenda


Einleitung

� Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: VeränderteRahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS)

� Projekthistorie –Was ist bisher geschehen?

� Erarbeitung eines Eckpunktepapiers –Festlegung der wesentlichen Zielkategorien

� Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusivefinanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung

� Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabeder Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens

� Erstellung einer Ausschreibung „Integrierte Finanzsoftware“

� Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit derSoftware SAP

� IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster)

� IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, ChangeManagement und Qualitätssicherung


Gesamtprojekt


Teilprojekt Beschaffung

� TP-Mitglieder

� Herr Hiemer, Reinelt, Pollhans (TP-Mitglieder UBI)

� Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)

� Herr Schönfeld, Herr Schondorff (Prozessexperten IDS Scheer fürBeschaffungsprozesse)


Konsequenzen im Einkauf

� Auftrag

� Einführung eines webbasierten, kataloggestützen Beschaffungssystems, das dendezentralen Interessen gerecht wird

� stärkere strategische Orientierung auf zentraler Ebene

� intensive Betrachtung der Schnittstelle zu den neuen Prozessen im Rechnungswesen

� Konsequenzen im Einkauf

� Die Einkaufsaktivitäten in der Universität Bielefeld werden ab Januar 2010 konform zuden in ARIS modellierten Prozessen ablaufen

� Systemische Unterstützung erhalten die Anforderer sowie die Einkäufer durch dieSAP Software SRM (Supplier Relationship Management)

� Die Einführung der Prozesse sowie der Software geschieht im Verlauf diesen Jahres


� Einleitung


� ARIS Platform

� Grundlagen der Modellierung in ARIS



Agenda


ARIS Platform

� Die ARIS Platform stellt integrierte Softwareprodukte zur Verfügung, dieUnternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrerGeschäftsprozesse unterstützen

� Im Rahmen des gemeinsamen Projektes wurden alle relevanten Prozesse(IST und SOLL) der Universität Bielefeld mithilfe des ARIS BusinessArchitect aufgenommen und modelliert mit dem Ziel:

� Verbesserung der Prozesse

� Grundlage für die Softwareimplementierung


Grundlagen der Modellierung in ARIS

� Die wichtigsten Objekte

� Grober Aufbau eines Modells in ARIS

Funktion Ereignis

Konnektoren:

UND- , ODER- , XOR-Regel

Wertschöpfungskette

Anforderung erstellen

TypAnwendungssy

stemPersonentyp

Bedarf istentstanden

Bedarfdecker imKatalog suchen

Dezentrale/ -rAnforderer/ -in

Bedarfsdeckerim Katalogvorhanden

Bedarfsdeckernicht im Katalog

vorhanden

Katalog zurBedarfdeckung

auswählen

Dezentrale/ -rAnforderer/ -in

Katalog istausgewählt

eProcure

eProcureReinen Freitext

eingebenDezentrale/ -rAnforderer/ -in

eProcure

Reiner Freitexteingegeben

Ebene 3 Ebene 4


Grundlagen der Modellierung in ARIS

� Ereignis löst Funktion aus

� Funktion erzeugt Ereignis

Bedarf istentstanden

Bedarfdecker imKatalog suchen

Bedarfsdeckerim Katalogvorhanden

Bedarfsdeckernicht im Katalog

vorhanden

Katalog zurBedarfdeckung

auswählen

Katalog istausgewählt

Reinen Freitexteingeben

Reiner Freitexteingegeben

Ereignis

Ereignis Ereignis

Ereignis Ereignis

Funktion

Funktion Funktion

Konnektor


� Einleitung



� Funktionen des SAP SRM

� Nutzen des SAP SRM

� Grobe Systemarchitektur

� Klassisches Deployment Szenario

� Überblick Beschaffungsprozess mit SRM


Agenda


Überblick SAP SRM

� SRM: Supplier Relationship Management

� Im Rahmen der SAP Business Suite fungiert SAP SRM als integrierte Lösungzur Automatisierung der Waren- und Servicebeschaffung

� SRM bietet eine innovative Möglichkeit, die Geschäftsprozesse hinsichtlichder Beschaffung zu optimieren und effizienter zu gestalten:

� Bessere Koordination

� Höhere Transparenz

� Optimierte Zusammenarbeit (intern und extern)

� Verkürzung der Beschaffungszyklen

� Reduzierung der Beschaffungsaufwendungen


Funktionen des SAP SRM

� Zentraleinkauf

� Einkaufsanalysen� Lieferantenmanagement� Elektronische Ausschreibungen und Auktionen� Kontraktmanagement� Zusammenarbeit mit den Lieferanten im Sourcing Prozess� Integration der Lieferanten in den Bestellprozess� Generieren von Bestellungen� Anlage und Bearbeitung von Stammdaten� Vorerfassen von Rechnungen

� Dezentrale Anforderer

� Selbstständige Anlage von Bedarfsanforderungen im System (Wahl aus Katalogsystem undFreitextbestellung) für den jeweiligen Buchungskreis

� Genehmigungsvorschau und Statusabfrage des Warenkorbs� Direktbestellung unter Wertgrenzen� Standardauswertungen

� Genehmiger

� Genehmigung von Anforderungen per E-Mail oder im System

� Warenempfänger

� Buchen von Wareneingängen� Ggf. Lieferantenbeurteilung


Nutzen des SAP SRM

� Effiziente Prozesse

� Einfaches, schnelles und modernes Tool

� Einfache Anlage von Anforderungen durch dezentrale Anforderer (Katalog undFreitext)

� Spürbarer Zeitgewinn aufgrund effizienterer Zusammenarbeit

� Einhaltung von Prozessen und Rahmenverträgen

� Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren

� Transparenz und Übersicht im Einkauf

� Immer aktuelle Stati von Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen undWareneingängen

� Budgetkontrolle

� Verbessertes Lieferantenmanagement


Grobe Systemarchitektur

Web-Browser

Add-on

ERPSRM

Katalog

SRM-MDM Catalog

HTTPs

HTTPs

MailserverE-Mail


Überblick Beschaffungsprozess mit SRM

Lieferanten ERP-System

Einkaufskorbanlegen/bearbeiten

Einkaufskorbgenehmigen/ablehnen

Statusüberprüfen

Auswertungen(BW)

Wareneingangbestätigen

Rechnungerstellen

Rechnunggenehmigen

Bestelll-lanforderung

EigenerKatalog

Lieferantenkatalog(z.Bsp. Lyreco)

Intranet

Auftragsabwicklung

Kundenauftrag

Rechnungs-statusprüfen

Bezugs-quellen-

zuordnung

Bestellverbuchung

Lager-bestand

Eigenes ERP-System- Material/Leistung- Lieferant- Preise/Konditionen- Rahmenverträge

BestellobligoBestellung

- WE-Beleg- Buchhal- tungsbeleg - Buchhal-

tungsbeleg

Bestellung

WE-Belege RE-Beleg

SRM-System

Kontierungs-prüfung, (Kst,,Auftrag, PSP,Anlage)

ContentManagement(SRM-MDM)

@-Dokument Dokument

BestätigungStatusTrackingInfos

Lieferung Faktura

Bestellung

Reservierung


� Einleitung




� Modellübersicht im TP Beschaffung

� Grundlagen SRM Nutzung

� Die Prozesse im Einzelnen

� Anforderung erstellen� Kontierungskontrolle� Genehmigung der Anforderung� Ausschreibung� Bestellung generieren� Leistungserbringung� Wareneingang� Rechnungsprüfung

� Statusüberwachung

Agenda


Modellübersicht im TP Beschaffung

Primärprozesse

Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der

AnforderungBestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung

Ausschreibung

Nachgelagerte Prozesse

Leistungsstörung

Vorgelagerte Prozesse

Abruf Lagermaterial

Lieferantenstamm anfordern Lieferantenstamm löschen

Materialstamm anfordern Materialstamm löschen

Rahmenverträge anlegen Rahmenverträge löschen

Bestellung Lagermaterial

Relevant für dezentrale Anforderer

� Einteilung der Beschaffungsprozesse auf Level 3:

� Vorgelagerte Prozesse

� Primärprozesse

� Nachgelagerte Prozesse

� Für dezentrale Anforderersind nur Prozesse innerhalbder Primärprozesse relevant


Modellübersicht im TP Beschaffung

� Einteilung der Primärprozesse auf Level 3:

Primärprozesse

Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung derAnforderung

Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung

Ausschreibung

Relevant für dezentrale Anforderer


Grundlagen SRM Nutzung

� Anmelden am SRM


Grundlagen SRM Nutzung

� Portal-Desktop

� Der Portal-Desktop von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) bezieht sichauf die gesamte Portalansicht, einschließlich des angezeigten Inhalts und des Layouts. Erenthält auch die Werkzeuge, die Sie zum Personalisieren Ihres Portals benötigen.

� Der Portal-Desktop ist in die folgenden Bereiche untergliedert:

� Kopfbereich: Das ist der Bereich des SAP-SRM-Portals, der statisch bleibt, wenn Sievon einer Registerkarte bzw. Seite zuranderen navigieren. Dieser Bereich enthältdie Einstiegsnavigation für das Arbeiten mitSAP SRM.

� Navigationsbereich: Das linke Fensterdirekt unter der Seitenüberschriftsleiste ist fürNavigations-iViews reserviert.

� Content-Bereich: Das ist der Teil desDesktops, der den Content anzeigt. Erbesteht aus Seiten mit einem oder mehrereniViews und ändert sich, wenn Sie von einerSeite/einem iView zur anderen/zum anderennavigieren.


Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen

Primärprozesse


Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung

Ausschreibung

Anforderung erstellen



� Bedarf erfassen



� Voreinstellungen zum Einkaufswagen



� Katalog: Einfache Suche



� Katalog: Erweiterte Suche



� Katalog: Artikeldetails



� Katalog: Artikelvergleich



� Freitextanforderung



� Einkaufswagen: Alte Bestellungen und Vorlagen



� Einkaufswagen: Positionsübersicht



� Einkaufswagen: Details zur Position



� Einkaufswagen: Vervollständigen und Bestellen


Die Prozesse im Einzelnen: Kontierungskontrolle

Primärprozesse



Ausschreibung

Kontierungskontrolle

� Die Kontierungskontrolle ist ein Prozess, der ausschließlich systemintern abläuft.Es werden die im SRM eingegebenen Daten im ECC abgeglichen, wo einAnforderungsobligo aufgebaut wird

� Durch den eindeutigen Login jedes Anforderers, kann die Kontierung immer klarzugeordnet werden, so dass der jeweilige User nur ihm zugewiesene Konten undWarengruppen für Anforderungen auswählen kann


Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung

Primärprozesse



Ausschreibung

Genehmigung derAnforderung

� Das abgenommene Genehmigungsverfahren ist für jeden Fachbereich bindend

� Das System sucht anhand von dedizierten Warengruppen, Kontierungszuordnung und Wert

der Anforderung die notwendigen (Fach-)Genehmiger und Fachbegutachter. Liegt z.B. eine

einfache Katalogbestellung mit geringem Wert vor, muss diese nur durch einen

Haushaltssachbearbeiter freigegeben werden und wird somit sehr zügig abgewickelt

� Ein Anforderer darf jeweils nicht gleichzeitig Genehmiger sein


� Zusammenspiel Anforderer , Genehmiger (vereinfacht)


AnfordernGenehmigen(Mittel)

Geändert

(Teil)Ablehnen

durch 1. GenehmigerangenommeneAnforderung

1. Genehmiger

2. Genehmiger

Anforderer

Genehmigen(Anlage)

Geändert

(Teil)Ablehnen

Auf Anforderung verzichten

System steuert nach WG,Kontierung und Wert

System steuert nach WG,Kontierung und Wert


� Arbeitsvorrat Genehmigung



� Genehmigung Einkaufswagen



� Vertretung und Vertreter



Die Prozesse im Einzelnen: Ausschreibung

� Der Prozess „Ausschreibung“ findet in erster Linie in der ZBA statt. Sindnach der Auswertung der Angebote Abweichungen vorhanden, wird durchden Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten.

Primärprozesse



Ausschreibung

Ausschreibung


Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren

� Der Prozess „Bestellung generieren“ findet in erster Linie in der ZBA statt.Sind bei der Prüfung von Freitextbestellungen Unklarheiten vorhanden, wirddurch den Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten.

Primärprozesse



Ausschreibung

Bestellung generieren


Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren

� Dezentrale Beschaffungswege

Katalogbeschaffung

Beschaffung aus

Rahmenvertrag

Freitextbeschaffung

Bestellauslösung nachGenehmigung

Direktbestellung für denDezentraler Anforderer

Direktbestellung für denDezentraler Anforderer

Direktbestellung für freigegebene Warengruppen / unterhalb

Wertgrenze

Über ZBA für gesperrte Warengruppen / oberhalb

Wertgrenze


Bestellung generieren

� Bestellungskopie im ERP und Ausgabe per Drucker, Fax oder E-Mail


Die Prozesse im Einzelnen: Leistungserbringung

� Der Prozess „Leitungserbringung“ ist ein rein externer Prozess beimLieferanten.

Primärprozesse



Ausschreibung

Leistungserbringung


Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang

Primärprozesse



Ausschreibung

Wareneingang



� Suche nach Bestellungen



� Bestätigung erfassen



� Wareneingangsbeleg im ERP (Kopie)


Die Prozesse im Einzelnen: Rechnungsprüfung

Primärprozesse



Ausschreibung

� Der Prozess „Rechnungsprüfung“ findet zentral in der ZBA bzw. in derFinanzbuchhaltung statt

Rechnungsprüfung


Statusüberwachung

� Die einzelnen Stati der Aktionen im SRM können jederzeit überprüft werden.Zum Beispiel:

� Status zur Genehmigung

� Status zu Folgebelegen

� Ausgewählte Daten zu Folgebelegen

� Änderungshistorie


Statusüberwachung

� Übersicht Status


Statusüberwachung

� Übersicht Status


Statusüberwachung

� Status – Folgebelege


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Documents

Übersichtsschulung Beschaffung - Dezentrale V1 · Überblick SAP SRM SRM: Supplier Relationship Management Im Rahmen der SAP Business Suite fungiert SAP SRM als integrierte Lösung