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lohn+gehalt training 2018⋅ Claus-Jürgen Conrad

Der Autor

Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsru-he. Nach einer kurzen Tätigkeit für die Siemens AG studierte er Volkswirtschaftsleh-re in Freiburg. 1995 trat er als Redakteur für Lohn- und Gehaltsprodukte in die Hau-fe Lexware GmbH ein. Er war mit verantwortlich für die Entwicklung der ersten Generationen von Lexware lohn+gehalt. Seit 1999 ist er Leiter für Personal- und Entgeltsysteme bei der Endress + Hauser Firmengruppe. Für die Haufe Lexware Mediengruppe ist er seit mehr als fünfzehn Jahren als Referent und Autor im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig.

lohn+gehalt training 2018

Claus-Jürgen Conrad

Haufe Gruppe Freiburg • München • Stuttgart

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://www.dnb.dnb.de abrufbar.

Print: ISBN: 978-3-648-11034-8 Bestell-Nr.: 00409-0009 ePDF: ISBN: 978-3-648-11035-5 Bestell-Nr.: 00409-0156

9. Auflage 2018

© 2018, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de online@haufe.de Produktmanagement: Jutta Thyssen Lektorat und Desktop-Publishing: Tina Braun, b-satz, Berlin Umschlag: RED GmbH, Krailling Druck: Schätzl Druck & Medien, Donauwörth

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotome-chanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten.

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Anleitung zum Trainingsablauf

Diese Trainingsunterlage begleitet Sie durch die Erstellung einer Entgeltabrechnung mit dem Programm Lexware lohn+gehalt und erklärt alle erforderlichen Eingaben. Die Kapitel sind entsprechend der Logik des Programms aufgebaut und führen Sie praxisorientiert durch die Lohnabrechnung und die Datenerfassung. Zu vielen Ein-gaben erhalten Sie Hintergrundinformationen, die Einsteigern in das Thema Lohn-abrechnung den Start erleichtern und verständlicher machen. Die Darstellungen in der Trainingsunterlage wurden mit der Version Lexware lohn+gehalt plus erstellt. lohn+gehalt training kann jedoch auch für die Programmversion Lexware lohn+gehalt professional verwendet werden. Die Abweichungen zwischen diesen Programmversionen sind in den Kapiteln gesondert dargestellt. Das Trainingsbuch beschreibt die erforderlichen Arbeitsschritte in der chronologi-schen Reihenfolge. Sie müssen jedoch nicht unbedingt alle Kapitel durcharbeiten. Sollten in Ihrem Unternehmen beispielsweise nur Angestellte und Aushilfen beschäf-tigt sein, können Sie mehrere Kapitel überspringen und in das nächste relevante Kapitel einsteigen. Eine Basis-Lohnabrechnung können Sie mit den folgenden Kapi-teln durchführen:

Kapitel Aufgabe

2. Eine neue Firma anlegen Firma anlegen

3. Krankenkassen einrichten Anlegen und Ändern von Kranken-kassen im System

4. Stammdaten eines angestellten Arbeit- nehmers erfassen

Abrechnungsrelevante Daten für den Arbeitnehmer erfassen

8. Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen

Bezüge und Abzüge für die Mit-arbeiter erfassen

12. Lohndaten erfassen und abrechnen Lohnabrechnung durchführen

14. Beitragsnachweise an die Krankenkassen erstellen

Beitragsnachweise nach der Lohn-abrechnung versenden

15. Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen

Lohnsteueranmeldung erstellen und versenden

17. Zahlungen an Mitarbeiter, Sozial-versicherungen und Finanzamt

Zahlungslauf durchführen für Lohnzahlung, Sozialversicherungs-beiträge sowie Lohnsteuer, Kirchen-steuer und Soli.

In den weiteren Kapiteln finden Sie das Vorgehen für besondere Personengruppen wie Geschäftsführer oder Geringverdiener. Die Anlage neuer Lohnarten, die Erfas-sung von Abwesenheiten oder einer betrieblichen Altersvorsorge sind jeweils in ab-geschlossenen Kapiteln beschrieben. Zur Verständnisprüfung und zur Vertiefung finden Sie am Ende jedes Kapitels einige Aufgaben. Mit der Trainingsunterlage erstellen Sie die Übungsfirma „Trainingsfirma l+g 2018“, mit der Sie die gesamte Entgeltabrechnung durchführen und üben kön-nen. Die Lösungen sind am Schluss des Buches kapitelweise zusammengestellt. Für die Beschreibung der Aufrufe der Programmfunktionen haben wir den Weg über das Funktionsmenü gewählt. Befehle, Schaltflächen und Dialogbeschreibung sind fett gedruckt dargestellt. Die Schreibweise Datei � Neu � Mitarbeiter bedeutet den Funktionsaufruf über das Programmmenü „Datei“, dann die Funktion „Neu“ und anschließend die Auswahl „Mitarbeiter“. Durch gesetzliche Änderungen kann es auch unterjährig zu Programmänderungen kommen. Diese werden auf der Haufe Online Plattform „mybook.haufe.de“ als PDF-Datei kostenlos zum Herunterladen bereitgestellt. Hier finden Sie auch weitere nützliche Arbeitshilfen rund um das Thema Entgeltabrechnung. Den Buchcode und die Zugangsdaten zur Online Plattform finden Sie am Ende des Buches.

Claus Conrad

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Inhaltsverzeichnis

Anleitung zum Trainingsablauf 7

1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm 15

1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service 15 1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht 16 1.3 Datensicherungen durchführen 18 1.4 Gesicherte Datenbestände ins Programm einspielen 20 1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel 21 1.6 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten 24 1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how 25

2. Eine neue Firma anlegen 27

2.1 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung 27 2.2 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger 29 2.3 Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen 37 2.4 Den Kontenrahmen für Buchungen in der Finanzbuchhaltung festlegen 38 2.5 Eine Testfirma anlegen 39 2.6 Eine zusätzliche Betriebsstätte erfassen 40 2.7 Das Reporting für Firmendaten 41

3. Krankenkassen einrichten 45

3.1 Anlegen einer neuen Krankenkasse 45 3.2 Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm 49 3.3 Umlagesätze zu den U1/U2-Umlagen hinterlegen 51 3.4 Firmenbezogene Angaben zur Kasse hinterlegen 55 3.5 Zuordnung von Krankenkassen zu Betriebsstätten 58 3.6 Krankenkassenfusionen pflegen 59

4. Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen 61

4.1 Den Beschäftigungsstatus festlegen 61 4.2 Melderelevante Grunddaten erfassen 63 4.3 Die Beitragsgruppe bestimmen 66 4.4 Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen 69 4.5 Lohnsteuerabzug nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen 70 4.6 Pauschale Lohnsteuer festlegen 73 4.7 Eintritt während des Kalenderjahres 74 4.8 Übernahme aus anderem Lohnprogramm 76

Inhaltsverzeichnis

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5. Stammdaten einer Aushilfe/eines Minijobbers erfassen 79

5.1 Geringfügige Beschäftigung 79 5.2 Kurzfristige Beschäftigung 84 5.3 Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung 85 5.4 Beitrag zur Rentenversicherung 87 5.5 Versteuerung mit pauschalem Steuersatz 89 5.6 Versteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen 91

6. Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen 95

6.1 Status der Beschäftigung 95 6.2 Daten für die Sozialversicherungsmeldungen 99 6.3 Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 850 EUR 101 6.4 Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung 103 6.5 Versteuerung aufgrund der Lohnsteuerabzugsmerkmale 105 6.6 Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns 108

7. Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen 111

7.1 Den Status des Mitarbeiters hinterlegen 111 7.2 Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen 113 7.3 Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 115 7.4 Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung und Umlagen 119 7.5 Angaben zur Besteuerung über ELStAM-Rückantwort 120

8. Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen 127

8.1 Erfassen von festen Bezügen 127 8.2 Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn 129 8.3 Einzelerfassung von Einmalzahlungen 135 8.4 Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen 137 8.5 Lohnarten ein- und ausblenden 141 8.6 Position der Lohnarten verändern 142

9. Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen 145

9.1 Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern 145 9.2 Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren 147 9.3 Manuelles Anlegen einer Lohnart 149 9.4 Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart 155 9.5 Festlegen des Verrechnungskontos 157

10. Krankheit oder Urlaub erfassen 161

10.1 Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung 161

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10.2 Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung 164 10.3 Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse 167 10.4 Voraussetzung für die Erstattung aus der Umlagekasse 171 10.5 Pflege eines erkrankten Kindes 175 10.6 Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit 177 10.7 Direkteingabe und Korrektur von genommenem Urlaub 178 10.8 Erstellen von Fehlzeitenstatistiken 179

11. Betriebliche Altersvorsorge abrechnen 183

11.1 Erfassen der betrieblichen Altersvorsorge 183 11.2 Abrechnung einer Direktversicherung 184 11.3 Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse 186 11.4 Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen 186 11.5 Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen 190 11.6 Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen 195 11.7 Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen 196

12. Lohndaten erfassen und abrechnen 199

12.1 Einzelerfassung der Bruttobezüge und Abzüge 199 12.2 Zeitdaten erfassen 203 12.3 Bezüge und Abzüge für mehrere Mitarbeiter erfassen 207 12.4 Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen 213 12.5 Berichte zur Lohnabrechnung erstellen 215 12.6 Hinweistexte auf die Lohnabrechnung drucken 216

13. Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern 219

13.1 Statuswechsel erfassen 219 13.2 Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses 220 13.3 Statuswechsel wegen Übergang einer Aushilfe zum Auszubildenden 222 13.4 Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge 223 13.5 Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV-Meldungen 224 13.6 Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel 227 13.7 Statuswechsel rückgängig machen 228

14. Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen 231

14.1 Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise 231 14.2 Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln 235 14.3 Beitragsnachweise mit dakota übertragen 237 14.4 Beitragsnachweise mit sv.net versenden 242 14.5 Restbeitrag aus Vormonaten ermitteln 243 14.6 Zahlungslauf für die Sozialversicherungsbeiträge durchführen 246

Inhaltsverzeichnis

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15. Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen 249

15.1 Aktualisierung des ELSTER-Moduls 249 15.2 ELSTER-Zertifikat bestellen und einlesen 251 15.3 Die Lohnsteueranmeldung mit dem ELSTER-Modul übermitteln 254 15.4 Übertragungsprotokoll drucken 259 15.5 Zahlungsverkehr einrichten 260 15.6 Zahlungslauf für die Lohnsteueranmeldung durchführen 261

16. Sozialversicherungsmeldungen erstellen und versenden 265

16.1 Ergänzende Stammdaten für die Sozialversicherungsmeldungen 265 16.2 Wichtige Abwesenheiten für die Sozialversicherungsmeldungen 270 16.3 Sozialversicherungsmeldungen mit dakota versenden 275 16.4 Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net 279 16.5 Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen 280 16.6 Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen 284

17. Zahlungen an Mitarbeiter, Sozialversicherungen und Finanzamt 287

17.1 Bankverbindungen anlegen 287 17.2 Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen 289 17.3 Datenexport Datei erstellen 295 17.4 Online-Banking durchführen 299 17.5 Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen 301 17.6 Zahlungsliste erstellen 302

18. Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen 305

18.1 Buchungsliste erstellen 305 18.2 Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen 308 18.3 Laufenden Abrechnungsmonat abschließen 309 18.4 Monatswechsel rücksetzen 313 18.5 Laufende Bezüge in den Folgemonat übernehmen 315 18.6 Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verwerfen 316

19. Korrekturen in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten 319

19.1 Korrektur von Mitarbeiterstammdaten 319 19.2 Korrektur von Abrechnungsdaten 321 19.3 Korrekturen in den Krankenkassenstammdaten 324 19.4 Korrekturen im vorangegangenen Abrechnungsjahr 327 19.5 Korrekturberichte 329 19.6 Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen 330 19.7 Korrigierte ELStAM-Meldungen 332 19.8 Korrekturen bei Lohnsteuerbescheinigungen 333

Inhaltsverzeichnis

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20. Jahresabschluss durchführen 337

20.1 Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen 337 20.2 Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen 339 20.3 Jahreslohnsteuermeldung versenden und Bescheinigung erstellen 341 20.4 Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen 348 20.5 Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen 351 20.6 Meldungen für die Berufsgenossenschaft erstellen 352

Lösungen 357

Stichwortverzeichnis 387

Inhaltsverzeichnis

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1. Vorbereitung und Einstieg in dasLexware Programm

Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es enorm wichtig, mit einer aktuellen Programmversion zu arbeiten. Gesetzliche Änderungen, neue Beitrags-sätze der Krankenkassen, Fusionen von Berufsgenossenschaften oder Kranken-kassen sowie die Aktualisierungen der elektronischen Übermittlungsmodule wer-den regelmäßig von Lexware über das Internet bereitgestellt.

Durch die Vielzahl der Änderungen und die Möglichkeit, rückwirkende Korrek-turen durchzuführen, kommt der Datensicherung eine hohe Bedeutung zu. Für alle Programmfunktionen gibt es zahlreiche inhaltliche und technische Hilfen, die regelmäßig über das Internet aktualisiert werden.

Lesen Sie in diesem Kapitel alles Wissenswerte über Programmaktualisierungen und die Möglichkeiten der Datensicherung. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Hilfefunktionen des Programms nutzen können.

1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service

In den ersten Monaten des Jahres werden häufig Neuerungen und Programmverbes-serungen ausgeliefert. Die sogenannten Updates werden in aller Regel über das In-ternet bereitgestellt. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung sollte deshalb in der Überprüfung auf Programmaktualisierungen bestehen. Die Überprüfung lässt sich mit dem Aufruf des Menüpunktes „Software aktualisieren“ vornehmen. Ist Ihr Com-puter an das Internet angeschlossen und wurde die Lexware Software Aktualisierung aktiviert, finden Sie in der Taskleiste am unteren rechten Bildschirmrand eine kleine grüne Weltkugel.

1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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Abb. 1.1: Über den Menüpfad ? 1 und Software aktualisieren 2

lässt sich die Internet

Aktualisierung starten

3

.

Wurde die Lexware Software Aktualisierung nicht automatisch mit dem Programm-start aktiviert, kann die Funktion über den Menüpfad ? � Software aktualisieren aufgerufen werden. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Jetzt suchen…“ wird die Internetverbindung zum Lexware Service Center hergestellt und nach möglichen Programmaktualisierungen gesucht. Sind aktuelle Updates vorhanden, werden diese dargestellt und können auf den Computer heruntergeladen und anschließend instal-liert werden. Über die Schaltfläche „Einstellungen“ können Sie die Suche nach Ak-tualisierungen automatisieren. Mit der Option „automatisch“ wählen Sie den auto-matischen Aufbau einer Verbindung zum Lexware Service Center und die Suche nach Updates beim Programmstart.

1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht

Zum Jahreswechsel wird eine Kaufaktualisierung bereitgestellt, die Sie über die aus-gelieferte DVD durchführen. Verfügt der Computer mit dem Lohnprogramm nicht über einen Internetzugang, mit dem Sie die gesetzlichen Aktualisierungen per Inter-net-Update aktualisieren können, haben Sie auch die Möglichkeit, diese Aktualisie-rung über einen anderen Rechner mit Internetanschluss auszuführen.

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1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht

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Abb. 1.2: Update auf der Lexware Internetseite: Über Kontakt & Support 1 den

Online Support aufrufen, Auswahl der Online Support Funktion 2

und des

Produkts,

3

danach die auf ihrem Rechner installierte Version der

lohn+gehalt Software

4

auswählen.

Öffnen Sie dazu im Internet die Seite www.lexware.de. Wählen Sie auf der Startseite im oberen Bereich die Schaltfläche „Kontakt & Support“ und anschließend „Zum Lexware Online Support“. In der Programmübersicht wählen Sie ihr Programm (z. B. lohn+gehalt plus) sowie anschließend die Versionsnummer aus und bestätigen Sie über die Schaltfläche „Suchen“. Klicken Sie im folgenden Dialog auf den Link „Update“ und anschließend die Schaltfläche „Download“. So können Sie das Service Pack auf der lokalen Festplatte speichern und es mit einer CD-ROM oder einem USB-Stick auf den Rechner, auf dem Sie lohn+gehalt einsetzen, übertragen.

Tipp

Die aktuell installierte Programmversion finden Sie im Lohnprogramm über den Menü-pfad ? � Info.

Achtung Zum Jahresbeginn werden auch Aktualisierungen des ELSTER-Moduls, Fusionen von Kran-kenkassen und Berufsgenossenschaften, Änderungen in dakota- und im ELStAM-Modul sowie die gesetzlichen Änderungen über mehrere Internet Aktualisierungen ausgeliefert. Ist der Rechner nicht direkt an das Internet angeschlossen, sollten Sie vor jedem Abrechnungs-lauf die Lexware Internetseite aufsuchen und auf Aktualisierungen prüfen.

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1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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1.3 Datensicherungen durchführen

Lexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. In den Versionen professional und pre-mium muss der Anwender selbst auf eine regelmäßige Datensicherung achten. Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädi-gung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, sollten Sie das folgende doppelte Sicherungskonzept durchführen: 1. Verwenden Sie für die Datensicherung ein externes Laufwerk oder brennen die

Daten regelmäßig auf eine CD oder DVD. Möglich sind auch eine Sicherung auf einen USB-Stick oder im Online Center der Lexware zu halten.

2. Legen Sie zusätzlich eine Datensicherung auf der Festplatte unter dem Verzeich-nis Lexware an. Erstellen Sie mit dem Windows Explorer ein Unterverzeichnis „Datensicherung“, in welchem Sie eine aktuelle Gesamtsicherung speichern.

Tipp

Zusätzlich steht die Möglichkeit einer Datensicherung auf einem Internetlaufwerk zur Verfügung. Für diesen kostenpflichtigen Service müssen Sie sich jedoch anmelden. Die Anmeldung finden Sie unter dem Menüpfad Datei � Datensicherung �

Datensicherung Online Center.

Bei der Datensicherung werden alle Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis kopiert und komprimiert. Das heißt, die Datensicherung sichert alle Firmen (Mandanten) mit allen Arbeitnehmern und alle bis dahin eingegebenen Stamm- und Abrech-nungsdaten des gesamten laufenden Jahres und von abgerechneten Vorjahren. Da-bei wird der aktuelle Stand der Daten gespeichert. In der Version financial office sichern Sie bei der Datensicherung den Datenbestand über alle drei Module buch-halter, faktura und lohn+gehalt. Eine Sicherung nur einer Firma oder nur des Teiles von lohn+gehalt ist in den Versionen standard und plus nicht möglich. In diesen Versionen wird immer eine vollständige Datensicherung des gesamten Datenbestan-des durchgeführt. In den Versionen lohn+gehalt professional und premium ist eine Firmensicherung möglich.

1.3 Datensicherungen durchführen

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Abb. 1.3: Datensicherung durchführen 1 und Sicherungsverzeichnis

2

festlegen.

Die Datensicherung lässt sich über den Menüpfad Datei � Datensicherung � Si-cherung vornehmen. Nachdem Sie über die Schaltfläche „Durchsuchen“ das Ver-zeichnis auf der Festplatte bestimmt haben, gelangen Sie im dritten Schritt des Siche-rungsassistenten über die Schaltfläche „Weiter“ in den Sicherungsassistenten. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Sicherung“ wird anschließend der gesamte Datenbe-stand in das zuvor angegebene Verzeichnis in komprimierter Form gesichert. Bei der Datensicherung wird eine Datei LGvvvv_jjjjmmtt_hhmmss.zip bzw. LxOffi-cevvvv_jjjjmmtt_hhmmss.zip (Lexware professional) angelegt. Dieser Dateiname beinhaltet neben dem festen Teil LG die Versionsnummer (vvvv), das Jahr, Monat und Tag sowie die sekundengenaue Systemzeit (Stunde, Minute, Sekunde). Nehmen Sie mehrmals eine Datensicherung auf das gleiche Medium oder in das gleiche Ver-zeichnis vor, erstellt das Lohnprogramm immer eine neue Sicherungsdatei mit fort-laufendem Datum und Uhrzeit. In den Versionen professional und premium lässt sich neben einer Gesamtsicherung auch eine Sicherung pro Firma durchführen – Firmensicherung. Nach der Bestäti-gung des Infodialogs „Hinweise zur Sicherung“ wird der gesamte Datenbestand bzw. die Firma gesichert. Dabei lassen sich nur bei einer bestehenden Gesamtsicherung einzelne Firmen zu einem späteren Zeitpunkt zurück sichern.

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1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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Achtung Rechnen Sie mehrere Firmen mit dem Lohnprogramm bzw. Lexware financial office ab, wird bei einer Gesamtsicherung eine Datensicherung über alle Firmen durchgeführt. Wird nach dem Monatswechsel von Firma A in Firma B gewechselt, die Abrechnung erstellt und anschließend eine Gesamtsicherung durchgeführt, ist in dieser Datensicherung der Stand von Firma A nach dem Monatswechsel und von Firma B nach der Abrechnung aber vor dem Monatswechsel enthalten.

1.4 Gesicherte Datenbestände ins Programm einspielen

Haben Sie den Monatswechsel versehentlich durchgeführt und stehen noch weitere Abrechnungen für den bereits abgeschlossenen Monat aus, können Sie den Monats-abschluss über eine Datenrücksicherung rückgängig machen. Eine Datensicherung bzw. Datenrücksicherung kann auch erforderlich werden, wenn die Daten auf einen neuen Computer übertragen werden sollen. Schließlich muss in der Regel eine Da-tenrücksicherung für den Fall eines Datenverlusts durch einen Defekt des Computers vorgenommen werden.

Abb. 1.4: Datenrücksicherung durchführen 1 , nachdem der Speicherort

2

ausge-

wählt wurde.

Über den Menüpfad Datei � Datensicherung � Rücksicherung wird der Stand zum Zeitpunkt der letzten Datensicherung wiederhergestellt. Bei der Rücksicherung wird standardmäßig die Datei der letzten Datensicherung vorgeschlagen. Soll ein anderer Datenstand wiederhergestellt werden, können Sie aus der Liste der Siche-rungen einen bestimmten Datenbestand auswählen. Datum und Uhrzeit der Siche-

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1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel

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rung können Sie dem Dateinamen entnehmen. In der Version Standard und plus lassen sich die Datensicherungen über die Schaltfläche „Durchsuchen“ auswählen. In den Versionen pro und premium werden alle Datensicherungen bereits in der Übersicht dargestellt. Das Symbol vor dem Datum kennzeichnet, ob es sich bei der Sicherung um eine Firmensicherung oder eine Gesamtsicherung des Datenbestandes handelt. Zusätzlich ist im Bereich „Weitere Informationen“ angegeben, ob es sich um eine Firmensicherung handelt oder ob alle Firmen in der Sicherung enthalten sind.

Abb. 1.5: Auswahl der Sicherung 1 mit Kennzeichnung, ob es sich um eine Firmen-

oder eine Gesamtsicherung handelt 2

.

Achtung Bei der Rücksicherung werden alle bestehenden Daten durch die Informationen der Sicherungsdatei ersetzt. Alle zwischenzeitlich durchgeführten Ergänzungen oder Änderun-gen gehen verloren. Wenn Sie mehrere Firmen mit dem Programm abrechnen, wird beim Monatsabschluss bzw. bei der Datensicherung immer der aktuelle Stand über alle Firmen gesichert. Haben Sie zwischen dem Monatsabschluss und der Rücksicherung bereits andere Firmen bearbeitet, werden diese Änderungen durch die Rücksicherung überschrieben.

1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel

Soll Lexware lohn+gehalt auf einen anderen Rechner übertragen werden, können Sie dafür die Funktion „Rechnerwechsel“ nutzen. Über den Menüpfad Datei � Rech-nerwechsel � Datenbestand sichern haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Datensicherung mit den dakota- und ELSTER-Zertifikaten zu erstellen.

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1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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Abb. 1.6: Auswahl des Datenträgers und des Verzeichnisses, in dem die Sicherung abge-

legt werden soll 1 . Festlegen, ob die Zertifikate für ELSTER und dakota 2

mitgesichert werden sollen. Der vierstufige Sicherungsassistent führt Sie durch die vollständige Datensicherung. In der Datensicherung werden alle Firmen/Mandanten mit allen Mitarbeitern und alle abgerechneten Monaten bzw. Jahren gespeichert. In den Versionen premium und professional haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einer Mandantensicherung. Auf der ersten Seite des Assistenten sollten Sie sich die Seriennummern und die Anleitung zum Umstieg ausdrucken. Im zweiten Dialog des Assistenten können Sie festlegen, ob die Zertifikate für ELSTER und dakota mit dem Datenbestand mitgesi-chert werden sollen. Werden die Zertifikate für die Sicherung mit ausgewählt, prüft das Programm, ob gültige Zertifikate vorhanden sind und ob diese mitgespeichert werden können. Ist der Zugriff auf die Zertifikate nicht möglich, wird im vierten Dialog „Zusammenfas-sung“ eine entsprechende Meldung dargestellt. Über die Schaltfläche „Informatio-nen zur Sicherung Ihrer Zertifikate“ können Sie ggf. detaillierte Informationen zu Fehlern erhalten.

Achtung Wie bei der Datensicherung wird in diesem Assistenten eine Sicherung über den gesamten Datenbestand erstellt. Verwenden Sie financial office, wird auch eine Sicherung über den aktuellen Stand von Lexware buchhalter und Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirt-schaft durchgeführt.

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1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel

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Tipp

Die Datensicherung sollten Sie zunächst auf der Festplatte Ihres alten Rechners spei-chern. Kopieren Sie diese nach dem Speichern auf einen USB-Stick oder eine CD und übertragen Sie die Datensicherung so auf den neuen Rechner.

Rücksicherung der Daten und Zertifikate Bevor Sie den Datenbestand übertragen können, muss das Lohnprogramm auf dem neuen Rechner installiert sein. Es muss sich um die gleiche Programmversion han-deln wie auf dem alten Rechner. Zusätzlich müssen Sie ggf. zuerst das ELSTER-Modul installieren bzw. über das Internet aktualisieren. Verwenden Sie für die Da-tenübertragung zu den Sozialversicherungen das Modul dakota, muss auf dem neu-en Rechner ebenfalls bereits dakota installiert sein. Dakota können Sie ggf. über die Programm-CD auf dem neuen Rechner installieren. Für die Installation des Pro-gramms ist die Seriennummer erforderlich. Diese finden Sie ggf. auf dem mitgelie-ferten Zertifikat oder im Programm unter ? � Info. Wurde auf dem neuen Rechner das Programm vollständig installiert, kann die Da-tensicherung ggf. mit den Zertifikaten in das Lohnprogramm zurückgesichert wer-den. Die Rücksicherung ist auf dem neuen Rechner über den Menüpfad Datei � Rechnerwechsel � Datenbestand einspielen möglich. Bei der Rücksicherung werden alle gespeicherten Firmen/Mandanten und abgerech-neten Zeiträume in das neue Programm übertragen. Gegebenenfalls werden auch die gespeicherten Zertifikate in dakota und das ELSTER-Verzeichnis eingespielt.

Tipp

Nach dem Einspielen des dakota-Zertifikats sollten Sie die Annahmestellen in dakota aktualisieren und das Zertifikat überprüfen. Die Funktionen finden Sie unter Extras � dakota � dakota einrichten � Einstellungen bzw. Zertifikate.

1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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Abb. 1.7: Datenrücksicherung mit Zertifikaten durchführen. Können Zertifikate nicht

zurückgesichert werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Achtung Bitte beachten Sie, dass eine Datenübertragung auf einen neuen Rechner nur innerhalb der gleichen Programmversion möglich ist. Datenübertragungen von der Standard- oder der Plus-Version auf professional oder premium oder zwischen anderen Produkten sind nicht möglich. Auf dem neuen Rechner muss also die gleiche Programmversion sowie die gleiche ELSTER- und dakota-Version wie auf dem alten Rechner installiert sein.

Konnten bei der Datensicherung auf dem alten Rechner nicht alle Daten oder Zerti-fikate gesichert werden, erhalten Sie bei der Rücksicherung auf dem neuen Rechner nochmals einen entsprechenden Hinweis. Wenn Sie den Assistenten weiter fortset-zen, wird zwar der Datenbestand eingespielt, jedoch müssen Sie ggf. über eine zu-sätzliche Sicherung auf dem alten Rechner das dakota- und/oder ELSTER-Zertifikat übertragen. Eine Dakota-Datensicherung können Sie über den Menüpfad unter Extras � dakota � dakota einrichten � Datensicherung vornehmen.

1.6 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten

Alle Lexware Produkte bieten Navigationsmöglichkeiten direkt über die Startseite oder über die Menüaufrufe. In der Überschriftenzeile befindet sich die Menüleiste, sie beinhaltet alle Funktionsaufrufe. Die Navigation über die Menüleiste ist abhängig von der zuvor aufgerufenen Programmfunktion und ändert sich, sobald Sie ein Un-termenü oder eine Funktion aufrufen. Durch einen Mausklick auf den Pin-Stecker neben dem Wort Hauptnavigation bleibt die Navigationsleiste dauerhaft sichtbar.

1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how

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Abb. 1.8: Navigationsmöglichkeiten im Programm durch Einblenden der Hauptmenü-

leiste 1 und Auswahl einer Programmfunktion 2

oder über die Schalt-

flächen mit Mouse-over-Funktionen

3

.

In der Trainingsunterlage ist der Funktionsaufruf immer über den Menüpfad be-schrieben (z. B. Datei � Jahresübersicht öffnen). Die Schreibweise bedeutet: Aufruf des Menüpunkt Datei, darunter befindet sich ein weiterer Aufruf Jahresübersicht öffnen. Diesen Menüpunkt wählen Sie mit der linken Maustaste aus. In der horizon-talen Menüleiste finden Sie den Eintrag „Fenster“. Über den Menüpfad Fenster � Alle schließen gelangen Sie immer zurück zur Startseite. Auf der Startseite finden Sie die Grundfunktionen, die Sie für die Erstellung der Abrechnungen bis zum Monatswechsel benötigen. Die Startseite kann modular durch weitere Funktionsaufrufe ergänzt werden. Der immer aktive Lexware scout überprüft die Eingaben und gewährleistet zusätzliche Sicherheit für die Korrektheit der Daten.

1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how

Das Programm verfügt über umfangreiche Hilfefunktionen – sowohl zu den Eingaben in den Dialogfeldern, als auch zu den Themen rund um die Lohnabrechnung. Alle Hil-fen sind über die Menüfunktion „?“ sowie durch Drücken der F1 Taste aufrufbar.

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1. Vorbereitung und Einstieg in das Lexware Programm

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Abb. 1.9: Aufruf der Hilfefunktionen in Lexware lohn+gehalt über den Menüpfad „?“ � Online Support 1 oder über die Hilfe-Schaltfläche „?“

2

in den

Erfassungsdialogen.

In den Dialogen des Firmenassistenten, des Mitarbeiterassistenten, in der Kranken-kassen- und der Berufsgenossenschaftsverwaltung lassen sich direkte Hilfen zu den Eingabefeldern aufrufen. Klicken Sie in das Eingabefeld und drücken anschließend die Funktionstaste F1, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit mehreren Stichworten zu den aktuellen Eingabefeldern. Per Mausklick auf das Stichwort wird der Hilfetext dargestellt. In den Programmversionen lohn+gehalt plus sowie professional und premium ste-hen zusätzliche Hilfen rund um den Themenbereich Lohnabrechnung zur Verfü-gung. Über den Menüpfad „?“ � Online Support lässt sich die Onlinehilfe starten. Die Wissensdatenbank bietet zu zahlreichen Themen der Lohnabrechnung inhaltli-ches Know-how. Die Hilfethemen sind nur über einen Internet Zugang verfügbar. Per Mausklick auf die Auswahl „Bereich auswählen“ können Sie gezielt in die Hilfe-themen „Fragen & Antworten, Updates, Hotline, Kundenforen, Video, Online Ver-anstaltungen“ einsteigen und weiter navigieren. Übung

1. Aktualisieren Sie das Lexware lohn+gehalt Programm und überprüfen Sie Ihre Einstel-lungen im Modul Lexware Software aktualisieren.

2. Führen Sie eine Datensicherung durch. Legen Sie zuvor auf der Festplatte des Compu-

ters im Verzeichnis c:\Lexware einen neuen Ordner „Datensicherung Lexware“ an.

1 2 3 4 5

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2. Eine neue Firma anlegen

Für die Lohnabrechnung werden zahlreiche firmenbezogene Daten wie beispiels-weise die Bankverbindung, die Steuernummer oder die Betriebsnummer benötigt. Mithilfe des Firmenassistenten können im Lohnprogramm alle benötigten Daten in neun Dialogen vollständig eingegeben werden. Für den Zahlungsverkehr an Mitarbeiter, Finanzverwaltung und Krankenkassen wird der Firma eine Bankver-bindung zugeordnet. Über die Zuweisung des Finanzkontenrahmens lassen sich aus der Lohnabrechnung Buchungslisten für die Finanzbuchhaltung erstellen oder die Abrechnungsdaten direkt in der Finanzbuchhaltung buchen (financial office). In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Das Programm wird mit einer Musterfirma ausgeliefert, die sich für Übungen oder für die Simulation von schwierigen Abrechnungsfällen eignet. Für die Übun-gen dieses Trainingsbuches legen Sie bitte eine eigene Firma neu an.

2.1 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung

Beim erstmaligen Programmstart fordert Sie Lexware lohn+gehalt zur Eingabe der Firmendaten wie z. B. Bankverbindung, Steuernummer oder Betriebsnummer des Unternehmens auf. Der Firmenassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die not-wendigen Angaben. In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Neue Firmen können Sie über den Menüpfad Datei � Neu � Firma anlegen. Geben Sie zunächst den Namen und die Adresse der Firma ein und wählen Sie dann das Bundesland aus, in dem die Firma ihren Hauptsitz hat. Beste-hen Niederlassungen in anderen Bundesländern, müssen Sie das Bundesland wählen, in dem die Lohnabrechnung für das Unternehmen erfolgt. Diese Angabe hat Bedeu-tung für die Berechnung der Kirchensteuer und von Pauschalsteuern. Erfassen Sie eine Bankverbindung, von der zukünftige Zahlungen an die Mitarbeiter erfolgen sollen. Die Angaben zu IBAN und BIC sind zwingend erforderlich. Alternativ kön-nen Sie über die Schaltfläche „BLZ+Konto-Nr.“ die Kontonummer und Bankleitzahl erfassen; das Programm generiert automatisch die IBAN und BIC aus den Angaben. Über die Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie zur Erfassung der Finanzamtsdaten.

2. Eine neue Firma anlegen

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Abb. 2.1: Erfassen der Finanzamtsnummer 1 , der Steuernummer 2

und der Mail-

Adresse

3

des Unternehmens.

Zunächst erfassen Sie die Kennnummer des zuständigen lokalen Finanzamts. Die vierstellige Finanzamtsnummer müssen Sie ggf. bei Ihrem Finanzamt erfragen. Über die Internetseite http://gemfa.bzst.bund.de/gemfai.exe können Sie die Finanzamts-nummer des zuständigen Finanzamts ermitteln. In der Version professional lassen sich die Adressdaten und die Finanzamtsnummer über die Schaltfläche „Finanz-amt“ auswählen und übernehmen.

Der Aufbau der Steuernummer ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Das Programm stellt das Eingabefeld für die Steuernummer so ein, dass die entsprechen-den Ziffern direkt und fortlaufend eingegeben werden können. Die für jedes Bundes-land vorgegebenen Stellen sind außerhalb des Eingabefeldes blau dargestellt. Fester Bestandteil der Steuernummer ist die Meldeart und der Meldezeitraum. Die Fallart 11 klassifiziert die Lohnsteueranmeldung. Die Zahl 63 steht für eine maschinelle Lohnsteueranmeldung. Die Zahl 1701 im Beispiel verschlüsselt das Jahr (2017) und den Monat (Januar) des Meldezeitraums. Jahr und Monat werden immer aus dem Systemdatum ihres Rechners bestimmt. Der erste abzurechende Monat wird erst im Dialog 9 festgelegt, es wird immer der Monat 01 dargestellt.

Die Abgabetermine, zu denen die Lohnsteuer dem Finanzamt gemeldet und abge-führt werden muss, sind abhängig von der Höhe des Lohnsteueraufkommens des Vorjahres. Es gelten folgende Kenngrößen:

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1 2 3 4 5

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Lohnsteueraufkommen im Vorjahr

Rhythmus der Abgabe im Folgejahr

Abgabetermin

Bis 1.080 EUR Jährlich Bis 10. Januar des Folgejahres

Über 1.080 EUR Vierteljährlich Bis 10. des Folgequartals

Über 5.000 EUR Monatlich Bis 10. des Folgemonats

Beispiel Gesamtlohnsteuersumme 2017 4.900 EUR Kirchensteuersumme 2017 232 EUR Solidaritätszuschlagssumme 2017 156 EUR Gesamt 5.288 EUR

Der Lohnsteuer-Anmelderhythmus für das Kalenderjahr 2018 ist das Quartal, da die Summe der Lohnsteuer mit 4.900 EUR über 1.080 EUR, aber unter 5.000 EUR liegt. Die Zuschlagssteuern (Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) bleiben unberücksichtigt.

Bei Neuanlage einer Firma muss ggf. eine „Schätzung“ des voraussichtlichen jährli-chen Lohnsteueraufkommens durchgeführt werden. Zur Übermittlung der Daten mit ELSTER und für Rückfragen des Finanzamts wird eine E-Mail-Adresse benötigt. Sie sollten eine allgemeine E-Mail-Adresse der Firma verwenden bzw. bei einem Wechsel des Entgeltabrechnenden die Mail-Adresse entsprechend ändern.

Tipp

Bei Quartals- oder Jahresmeldungen können nur korrekte Meldungen erstellt werden, wenn der gesamte Abrechnungszeitraum mit dem Lohnprogramm erfasst wurde. Die Quartalsmeldungen können nur in den Abrechnungsmonaten März, Juni, September und Dezember erstellt und übermittelt werden. Es müssen jeweils die Lohnabrechnungen für das gesamte Quartal mit dem System durchgeführt sein. Die Jahresmeldung steht nur im Abrechnungsmonat Dezember zur Verfügung.

2.2 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger

Im dritten Dialog – Sozialversicherung – machen Sie Angaben, die die Sozial-versicherungsrechenwerte steuern und Bestandteil der Meldungen an die Sozialver-sicherungsträger sind.

2.2 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger