Periodenabschluss in der FinanzbuchhaltungSAP Best Practices Baseline Package

SAP Best Practices

Szenarioüberblick – 1

Einsatzmöglichkeiten Die Komponente für die Abschlussarbeiten unterstützt Sie bei der

Vorbereitung und Durchführung der Tätigkeiten, die für Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse notwendig sind.

Zu diesem Zweck stellt Ihnen das System eine Reihe von Standard-berichten zur Verfügung, mit denen Auswertungen und Analysen der gebuchten Kontensalden direkt erzeugt werden können.

Vorteile Das System unterstützt Sie bei folgenden Arbeiten:

Bilanzen und GuV-Rechnungen erstellen Buchungsdaten dokumentieren

Wichtige Abläufe im Szenario Tagesabschluss Monatsabschluss Jahresabschluss

Einsatzmöglichkeiten und Vorteile:

Szenarioüberblick – 2

Erforderlich SAP EHP3 for SAP ERP 6.0 EhP3

An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Leiter Geschäftsbuchhaltung Leiter Kreditorenbuchhaltung Leiter Debitorenbuchhaltung

Erforderliche SAP-Anwendungen:

Szenarioüberblick – 3

Tagesabschluss Finanzbuchhaltung Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Belegkompaktjournal anzeigen

Prozessbeschreibung im Detail:

Szenarioüberblick – 4

Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (I) Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Buchungsperioden öffnen und schließen Dauerbelege erfassen Dauerbuchungen buchen Batch-Input-Mappe ausführen Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos WE/RE-Verrechnungskonten analysieren WE/RE-Konto maschinell ausgleichen Korrekturbuchungen vornehmen

Prozessbeschreibung im Detail:

Szenarioüberblick – 5

Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (II) Fremdwährungsumbewertung Steuerzahllast buchen Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenfassende Meldung Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z4 Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z5A Vergleich Belege/Verkehrszahlen Vorige Buchungsperiode schließen Saldenverzinsung Belegjournal anzeigen Bilanz/GuV

Prozessbeschreibung im Detail:

Szenarioüberblick – 6

Jahresabschluss Finanzbuchhaltung Fabrikkalender für neues Jahr anlegen Vortrag von Kreditoren- und Debitorensalden Vortrag von Sachkontosalden Umgliederung Forderungen/Verbindlichkeiten Saldenbestätigung Debitor Saldenbestätigung Kreditor Endabschluss und Freigabe Rechnungslegung Vorige Buchungsperiode schließen Belegjournal anzeigen

Prozessbeschreibung im Detail:

AblaufdiagrammProzess 1, Tagesabschluss

Leite

r Ges

chäf

tsbu

chha

ltung

Erei

gnis

Prozess-entschei

-dung

Umrechnungs-kurse

aktualisieren

Aktualisierung Auswertung Berichtswesen

Belegkompakt-journal anzeigen

Doppelt vergebene

Belegnummern

Lücken in der Belegnummern-

vergabe

AblaufdiagrammProzess 2, Monatsabschluss (I)

Leite

r Ges

chäf

tsbu

chha

ltung

Erei

g-ni

s

Prozess-

entschei-dung

Umrech-nungskurse aktualisieren

Aktuali-sierung Auswertung Buchung

Prozess-

entschei-dung

Prozess-

entschei-dung

Buchungs-perioden

öffnen und schließen

Vorige Buchungs-

periode schließen

Vergleich Belege/Ver-kehrszahlen

Lücken in der Beleg-nummern-vergabe

Doppelt vergebene

Beleg-nummern

Korrektur-buchungen vornehmen

Fremdwäh-rungsum-bewertung

Steuer-zahllast buchen

Umsatz-steuervor-anmeldung

Dauer-buchungen

buchen

Dauerbelege erfassen

Batch-Input-Mappe

abspielen

Salden-verzinsung 5

4

6

3

2

AblaufdiagrammProzess 2, Monatsabschluss (II)

Leite

r Ges

chäf

tsbu

chha

ltung

Leite

r K

redi

tore

n-bu

chha

ltun

g

Erei

g-ni

s Ausgleich Berichts-wesen

WE/RE- Verrech-

nungskonto analysieren

WE/RE-Konto

maschinell ausgleichen

Berichte Außenwirt-schaftsver-

ordnung Z5A

Berichte AWV Z4

Zusammen-fassende Meldung

Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos

Belegjournal anzeigen

Bilanz/GuV

5

6

2

3

4

AblaufdiagrammProzess 3, Jahresabschluss

Leite

r Ges

chäf

tsbu

chha

ltung

Leite

r K

redi

tore

n-bu

chha

ltun

g

Erei

g-n

isLe

iter

Deb

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n-bu

chha

ltung

Prozess-

entschei-dung

Forderungen/Verbindlich-

keiten umgliedern

Aktualisierung

 

Vortrag von Sachkonten-

salden

Vortrag von Kreditoren- und

Debitoren-salden

Fabrikkalender für neues Jahr

anlegen

Belegjournal anzeigen

Endabschluss und Freigabe Rechnungs-

legung

Salden-bestätigung

Kreditor

Salden-bestätigung

Debitor

Berichtswesen

Vorige Buchungs-

periode schließen

Legende

Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise

Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung.

Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben.

Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen.

Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario.

Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen.

Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt.

Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet.

Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument.

Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen.

Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss.

Symbol Beschreibung Verwendungshinweise

Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms.

Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt.

Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager.

Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien.

Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar.

Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde.

<Rol

le>

SA

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Geschäfts-aktivität/-ereignis

Einheiten-prozess

Prozess-referenz

Teil-prozess-referenz

Prozess-

entschei-dung

Diagramm-verbindung

Papierausdruck/Dokument

Finanzielle Istdaten

Budgetplanung

Manueller

Prozess

Bestehende Version/

Daten

System-

entschei-

dung:Pass/Fail