Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 1 Teil 2: Organisation 1 Grundlagen 1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2

Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 1

Teil 2: Organisation1 Grundlagen 1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2 Die Abgrenzung von Organisation zu Improvisation und Disposition 1.3 Die zentralen organisatorischen Fragestellungen und Organisationselemente 2 Organisatorische Differenzierung 2.1 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als Grundbausteine der organisatorischen Gestaltung 2.2 Organisatorische Einheiten als Ergebnis der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese 2.2.1 Stellen 2.2.2 Abteilungen 2.2.3 Kollegien

3 Organisatorische Integration 3.1 Traditionelle Formen der Integration 3.1.1 Vertikale Integrationsformen 3.1.2 Horizontale Integrationsformen 3.2 Neue Formen der Integration 3.2.1 Team-/Gruppenarbeitsformen 3.2.2 Projektorganisation

4 Prozessorganisation2.4.1 Charakterisierung von Prozessen2.4.2 Vorgehensweise bei der Gestaltung der Prozessorganisation2.4.3 Methoden der Darstellung von Prozessen/Arbeitsabläufen


Organisation

Organisatorische Problemstellungen

Ein- und Aus-gliederung von

AufgabenStrukturierung Entwicklung

Organisations-Perspektiiven

InstrumentelleSicht

InstitutionelleSicht

Der Betrieb hat eine OrganisationDer Betrieb ist eine Organisation

Aufgaben

Organisationselemente

Menschen Sachmittel Informationen


Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese

Aufgabenanalyse Aufgliederung der Aufgaben nach

1. Verrichtung (Verrichtungsanalyse)2. Objekt (Objektanalyse)3. Rang der Verrichtung (Ranganalyse)4. Phase der Verrichtung (Phasenanalyse)

Aufgabensynthese Zuordnung der Aufgaben auf

1. Personen (personelle Zuordnung)2. Sachmittel (sachliche Zuordnung)3. Informationen (informationelle Zuordnung)

führt zu

Stellen / Abteilungen


Aufgabenanalyse mit drei Kriterien (Beispiel)

Kriterium Ausprägungen/Skalierung

Verrichtung

Objekt

Phase

Produktion

Produkt 1

Planung

Absatz

Produkt 2

Realisation Kontrolle

Teilaufgabe:“ Produktionsplanung des Produkts 1”


Beispiel für Aufgabengliederungsliste

1 Vertrieb

11 Produkt A

12 Produkt B

111 Marketing112 Verkauf113 Verk.-Abwicklung114 Versand

121 Marketing122 Verkauf123 Verk.-Abwicklung124 Versand

1141 Kopfteile1142 Seitenteile

1241 Waggon-Vers.

1242 LKW-Vers.

12411 grenz- überschreitend

12412 nicht grenz- überschreitend

12421 grenz- überschreitend

12422 nicht grenz- überschreitend

1. Ebene 2. Ebene 3. Ebene 4. Ebene 5. Ebene

Verrichtung Objekt Verrichtung Objekt Objekt

Verrichtung


Stellenbeschreibung

1. Unternehmen:

2. Beschäftigungsort:

A. Instanzenbild

Stellenkennzeichnung:

3. Stellenbezeichnung

4. Stellennummer

5. Abteilung

6. Stelleninhaber

7. Dienstrang

8. Gehaltsbereich

Instanzielle Einordnung

9. Der Stelleninhaber erhält fachliche Weisungen von:

Position: Stellennummer:

1.

2.

...

10. Der Stelleninhaber gibt fachliche Weisungen an:

Position: Stellennummer:

1.

2.

...

11. Stellvertreter des Stelleninhabers:


Stellenbeschreibung

12. Anzahl der disziplinarisch unterstellten Mitarbeiter (z.B. Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Sachbearbeiter, Meister)

1.

2.

13. Kompetenzen, Befugnisse:

Verfügungsbefugnis:

1.

2.

Verpflichtungsbefugnis (z.B. Prokura):

1.

2.

...

Kommunikationsbeziehungen:

14. Der Stelleninhaber liefert folgende Berichte ab:

1.

2.

15. Der Stelleninhaber erhält folgende Berichte:

1.

2.

16. Konferenzen:

1.

2.


Stellenbeschreibung

17. Die Zusammenarbeit mit folgenden Stellen ist sachlich erforderlich

intern extern

1.

2.

B. Aufgabenbild

18. Beschreibung der Tätigkeit

1. sich wiederholende Tätigkeiten:

2. unregelmäßig anfallende Sachaufgaben:

19. Arbeitsmittel:

20. Kompetenzen, Befugnisse:

Maßnahmen:

1.

2.

Richtlinien/Vorschriften:

1.

2.


Stellenbeschreibung

C. Leistungsbild

Leistungsanforderungen

21. Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen:

22. Arbeitscharakterliche Züge (z.B. Genauigkeit und Sorgfalt, Kontaktfähigkeit):

23. Verhalten (z.B. Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen)

Leistungsstandards

24. quantitative Leistungsstandards (z.B. Umsatz)

25. qualitative Leistungsstandards (z.B. Betriebsklima)

Unterschrift mit Datum:

Personalleiter Stelleninhaber Vorgesetzter Betriebsrat


Organigramme in vertikaler PyramidenformVertikale Pyramidenform mit diagonalen Hauptweisungswegen

Vertikale Pyramidenform mit rechtwinkeligen Hauptweisungswegen

1a 1b 1c

12 14

133 141 142b

1202

131 142a

123 132123

13

105

1001

1412

1411

1421

1422

1051

(I)

(II)

(III)

(IV)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

12 13 14

123 123 131 132 133 141 142a

142b

105

1001

1202

1411

1412

1421

1422

1051

1a 1b 1c(I)

(II)

(III)

(IV)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)


Organigramm in horizontaler Pyramidenform

1001

1001

1202

1411

1412

1051

1422

1421

122

123

131

105

142b

141

133

132

142a

12

14

131a1b

1c

(I) (II) (III) (IV)

(1) (2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)


Organigramme in Block-/Kreis- undSatellitenform

Blockform

Kreis- bzw. Ringsegmentform

Satellitenform


Beschaffung Fertigung Absatz

Geschäftsleitung

Beschaffung (Einkauf)

Fertigung Absatz Personal Finanzen

Sparten -Organisation

Geschäftsleitung

Finanzen

PG B PG C RechtProduktgruppe/ Sparte A

Funktionsorientierte Organisation

Organisationsformen

Finanzen Recht


Das Einlinien- und MehrliniensystemEinliniensystem

Mehrliniensystem


Organigramm der BASF AGProdukt-Regionen-Matrixorganisation

Vorstand

RechtSteuern Personal Forschung Marketing

ReWeFinanzen

SpanienPortugal

Japan, AsienAustralien

Zentralbereiche

Nordamerika

Südeuropa

FrankreichBenelux

Öl /Gas

Polyure-thane

TechnischeKunststoffe

FasernTextil-

ChemiePigmente

Dünge-mittel

Pflanzen-schutz

Schaum-stoffePoly-

olefine

Regionen Sparten / Produkte


Die Matrix-Organisation

Produktgruppe A

Produktgruppe B

Produktgruppe C

Produktion

Verkauf PersonalEinkauf

Geschäftsführung

wie

was

wann

was

wann

was

wann

wie

wie

wie


Projektmanagement-Organisation 1

Funktionale Projektorganisation

Unternehmensleitung

Beschaffung F& E Fertigung Marketing Projekte

... ... ... ... ... Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3


Projektmanagement-Organisation 2

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

F + E Produktion

Beschaffung

Unternehmensleitung

Wie?

Was?

Was?

Was?

Wie?

Wie?

Matrix-Projektorganisation

...


Gruppenorganisation

Selbststeuernde Gruppen

Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 250


Netzwerkorganisation

Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen

Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 263


Klassifizierung von Prozessen nach Art der Tätigkeit

Strategien entwickeln Ziele definieren Maßnahmen planen Überwachen und steuern ...

Managementprozesse

Leistungs-angebot definieren

Leistung entwickeln

Leistung vermarkten

Leistung erbringen

Aufträge abwicklen

Kunden binden

Operative Prozesse

Unterstützungsprozesse

Personalressourcen Sachressourcen Informationsversorgung Liquidität sicherstellen sicherstellen sicherstellen sicherstellen

Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, S. 83, 2007


Idealtypische Vorgehensweise zur Prozessgestaltung

Phasen

Inhalte

Ergebnisse

Oberste Prozessstruktur ermitteln

Analyse- und Gestaltungs- schwerpunkte festlegen

Klare Vorstellungen der zentralen Unternehmens- prozesse sowie der Analyse und Gestaltungs- schwerpunkte

Ist-Prozesse detailliert beschreiben und strukturieren

Ist-Prozesse bewerten

Schwachstellen, ihre Ursachen und Wirkungen analysieren

Detaillierte Kenntnisse der Unternehmens- prozesse sowie ihrer Effizienz und Leistungs-qualität

Soll-Prozesse mit allen notwendigen Begleitmaß-nahmen realisiert

Erkenntnisse bezüglich weiteren Optimierungs-bedarf

Gestaltungs-ziele festlegen

Einzelne Gestaltungs- bzw. Verbesserung- ideen entwickeln

Verbesserungs-ideen priorisieren und Gesamt- konzept entwickeln

Umsetzungs-konzept entwickeln

flankierende Maßnahmen konzipieren

Detaillierten Zeit- und Maßnahmen- plan ableiten

Umsetzungs-prozess überwachen und steuern

Prozessleistung und –effizienz permanent messen und bewerten

Prozess-definition

Prozess- transparenz

Prozess- gestaltung

Prozess- einführung

Prozess- verbesserung

Entscheidungs- fähiges Gesamt- konzept

Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 103


Kosten

„Magisches Dreieck“ der Prozessgestaltung

Zeit

Qualität

Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 87


Symbole für Datenflusspläne/ Flussdiagramme

Symbol Bedeutung Symbol Bedeutung

Bearbeiten/ Operation allgemein

Ablauflinie

Hilfsfunktion ausführen Flusslinie

Eingreifen/ Operation von Hand

Datenübertragung

Eingabe/ Ausgabe Zusammenführung

Verzweigung/ Entscheidung

Aufspaltung

Übergangsstelle Sammlung

Schriftstück Synchronisation bei Parallelbetrieb


Beispiel eines Ablaufdiagramms

Anfordernde Stelle

Einkauf Lieferant Waren- eingang

Finanzbuch- haltung

Anforderungen erstellen

Angebote einholen

Bestellung vornehmen

Termine überwachen

Ware annehmen

Abweichungen klären

Rechnungsbetrag anweisen

Quelle: Schulte-Zurhausen, 2002, S.498 Legende: Verantwortung Mitarbeit Information

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