Praxishandbuch Einkauf mit SAP ERP - Cloud Object Storage · Bonn Boston Torsten Hellberg Praxishandbuch Einkauf mit SAP® ERP 1742.book Seite 3 Montag, 5. März 2012 12:25 12

Bonn � Boston

Torsten Hellberg

Praxishandbuch Einkauf mit SAP® ERP

1742.book Seite 3 Montag, 5. März 2012 12:25 12

Auf einen Blick

1 Einleitung ................................................................. 13

2 Organisationsebenen ............................................... 17

3 Stammdaten ............................................................. 27

4 Beschaffung mit SAP ERP ........................................ 93

5 Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP ............ 219

6 Belegfreigabeverfahren ............................................ 317

7 Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinformationssystem ..................................... 331

A Einstellungen zur Individualisierung des SAP ERP-Systems ..................................................... 377

B SAP-Hinweise ........................................................... 385

C Menüpfade ............................................................... 389

D Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfindung .............................................. 407

E Glossar ...................................................................... 409

F Der Autor .................................................................. 423


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Inhalt

1 Einleitung ................................................................. 13

2 Organisationsebenen ............................................... 17

2.1 Bedeutung und Zuordnungen von Organisations-ebenen ....................................................................... 18

2.2 Organisationsebenen im Einkauf ................................. 192.3 Zusammenfassung ...................................................... 25

3 Stammdaten ............................................................. 27

3.1 Einführung .................................................................. 273.2 Materialstammsatz ..................................................... 29

3.2.1 Struktur, Fachbereiche und Datenhaltungsebenen .................................... 29

3.2.2 Materialart und Branche ................................ 383.2.3 Erfassung und Erfassungshilfen ....................... 41

3.3 Lieferantenstammsatz ................................................. 513.3.1 Struktur und Datenhaltungsebenen ................ 513.3.2 Kontengruppe ................................................ 523.3.3 Lieferanten sperren ........................................ 54

3.4 Einkaufsinformationssatz ............................................. 593.4.1 Datenhaltungsebenen und Inhalte ................. 603.4.2 Infosätze anlegen und fortschreiben ............... 633.4.3 Infosätze und Konditionen ............................. 693.4.4 Einkaufsverhandlungsblatt .............................. 713.4.5 Einkaufsinfosätze löschen ............................... 72

3.5 Einführung in die Klassifizierung ................................. 743.5.1 Merkmal anlegen ........................................... 763.5.2 Klasse anlegen ............................................... 773.5.3 Objekte klassifizieren ..................................... 783.5.4 Objekte suchen .............................................. 80

3.6 Massenpflege von Stammdaten, Sammel-änderungen von Preisen und Änderungsdurch-führungen planen ....................................................... 813.6.1 Massenpflege von Daten am Beispiel

des Einkaufsinfosatzes .................................... 83


Inhalt

8

3.6.2 Preise gesammelt ändern ............................... 893.6.3 Änderungen planen ....................................... 91

3.7 Zusammenfassung ...................................................... 92

4 Beschaffung mit SAP ERP ........................................ 93

4.1 Der grundlegende Beschaffungsprozess ...................... 934.1.1 Bestellung ..................................................... 934.1.2 Wareneingang ............................................... 1034.1.3 Logistik-Rechnungsprüfung ........................... 105

4.2 Erweiterung des Beschaffungsprozesses ...................... 1074.2.1 Kontierungsobjekte ....................................... 1074.2.2 Lager- und Verbrauchsmaterialbeschaffung ... 1104.2.3 Bestellanforderung ........................................ 1124.2.4 Anfrage- und Angebotsbearbeitung ............... 1174.2.5 Bestellung ..................................................... 126

4.3 Besondere Geschäftsvorfälle im Rahmen der Fremdbeschaffung ................................................ 1384.3.1 Positionstypen im Einkauf ............................. 1384.3.2 Limitbestellung .............................................. 1414.3.3 Beschaffung von Dienstleistungen ................. 1434.3.4 Lieferantenkonsignation ................................ 1514.3.5 Lohnbearbeitung ........................................... 1554.3.6 Pipelineabwicklung ....................................... 1594.3.7 Umlagerungsbestellung ................................. 1634.3.8 Streckenbestellung ........................................ 1704.3.9 Rechnungspläne ............................................ 1734.3.10 Beschaffung mit Herstellerteile-

nummern (HTN) ............................................ 1794.3.11 Mehrwegtransportverpackung ....................... 1884.3.12 Weitere Möglichkeiten der Bestell-

bearbeitung ................................................... 1914.3.13 Einstellung von weiteren Belegarten

im Einkauf ..................................................... 2054.4 Besondere Funktionen der Materialbeschaffung im

Zusammenhang mit der Bestandsführung ................... 2094.4.1 Automatische Bestellerzeugung beim

Wareneingang ............................................... 2094.4.2 Retourenbestellposition ................................ 2124.4.3 Bestandsführung und Bestands-

fortschreibung ............................................... 2134.5 Zusammenfassung ...................................................... 218


Inhalt

9

5 Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP ............ 219

5.1 Bezugsquellenfindung ................................................. 2195.1.1 Überblick über Arten und Verwendung

von Bezugsquellen ......................................... 2205.1.2 Priorität in der Bezugsquellenfindung ............. 2215.1.3 Regellieferant ................................................. 223

5.2 Rahmenverträge ......................................................... 2245.2.1 Kontrakte ....................................................... 2255.2.2 Lieferpläne ..................................................... 233

5.3 Orderbuch .................................................................. 2445.3.1 Orderbuchsätze für Materialien mit

Materialstammsatz ......................................... 2445.3.2 Orderbuchsätze für Warengruppen-

kontrakte ....................................................... 2515.4 Quotierung ................................................................. 252

5.4.1 Quotierung im Einkauf ................................... 2535.4.2 Quotierung in der Materialbedarfsplanung ..... 259

5.5 Folgebearbeitung von Bestellanforderungen ............... 2645.5.1 Bearbeitung nicht zugeordneter

Bestellanforderungspositionen ....................... 2645.5.2 Bearbeitung zugeordneter

Bestellanforderungspositionen ....................... 2685.6 Bestellmengenoptimierung ......................................... 273

5.6.1 Statisches Rundungsprofil .............................. 2745.6.2 Auf- und Abschlagsrundung ........................... 2755.6.3 Dynamisches Rundungsprofil ......................... 276

5.7 Lieferantenbeurteilung ................................................ 2795.7.1 Beurteilungskriterien und Notenermittlung

in der Lieferantenbeurteilung ......................... 2795.7.2 Customizing-Einstellungen zur

Lieferantenbeurteilung ................................... 2875.7.3 Durchführung der Lieferantenbeurteilung ....... 2915.7.4 Auswertungen in der Lieferanten-

beurteilung .................................................... 2965.8 Versionsverwaltung .................................................... 300

5.8.1 Customizing der Versionsverwaltung am Beispiel der Bestellanforderung ...................... 301

5.8.2 Funktionsumfang der Versionsverwaltung ...... 302


Inhalt

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5.9 Benutzerparameter .................................................... 3035.9.1 Benutzerparameter EVO ................................ 3035.9.2 Benutzerparameter EFB ................................. 305

5.10 Langtexte in Stammsätzen und Belegen des Einkaufs ............................................................... 307

5.11 Nachrichtenfindung ................................................... 3105.12 Zusammenfassung ...................................................... 315

6 Belegfreigabeverfahren ............................................ 317

6.1 Mögliche Freigabeverfahren ....................................... 3176.2 Grundbegriffe eines exemplarischen Freigabe-

verfahrens und die erforderlichen Customizing-Einstellungen ............................................................. 3186.2.1 Freigabebedingungen .................................... 3196.2.2 Freigabecode ................................................. 3226.2.3 Freigabevoraussetzungen ............................... 3236.2.4 Freigabekennzeichen ..................................... 3236.2.5 Freigabestrategie ........................................... 324

6.3 Vorgehensweise bei der Freigabe von Bestellanforderungen ................................................. 3246.3.1 Einzelfreigabe von Bestellanforderungen ....... 3256.3.2 Sammelfreigabe von Bestellanforderungen .... 327


7 Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinformationssystem .................................... 331

7.1 Grundlagen zur Verwendung von Auswertungen und Listanzeigen ........................................................ 3317.1.1 Auffinden eines Berichts ................................ 3317.1.2 Eingabe von Selektionsbedingungen für

einen Bericht ................................................. 3367.1.3 Ausführen, Ausgabe, Layouteinstellungen

und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eines Berichts ................................................ 345

7.2 Auswertungen und Listanzeigen im Einkauf ................ 3557.3 Das Logistikinformationssystem ................................. 360

7.3.1 Überblick und Komponenten des Logistikinformationssystems (LIS) .................. 361

7.3.2 Funktionen und Navigation in Standardanalysen .......................................... 364



Inhalt

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Anhang ........................................................................... 375

A Einstellungen zur Individualisierung des SAP ERP-Systems .... 377A.1 Lokales Layout anpassen ............................................. 377A.2 Allgemeine Benutzerparameter ................................... 380A.3 Einkaufsspezifische Benutzerparameter ....................... 381A.4 Selektions- und Anzeigevarianten ............................... 382A.5 Eingabehilfen personalisieren ...................................... 382A.6 Funktionstasten und Tastenkombinationen ................. 383

B SAP-Hinweise ....................................................................... 385B.1 Stammdaten in SAP ERP – Einkauf .............................. 385B.2 Beschaffung mit SAP ERP ............................................ 385B.3 Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP ................. 386B.4 Belegfreigabeverfahren ............................................... 387B.5 Logistikinformationssystem ......................................... 387

C Menüpfade ........................................................................... 389C.1 Kapitel 2: Organisationsebenen .................................. 389C.2 Kapitel 3: Stammdaten ............................................... 389C.3 Kapitel 4: Beschaffung mit SAP ERP ............................ 393C.4 Kapitel 5: Optimierung der Beschaffung

mit SAP ERP ............................................................... 399C.5 Kapitel 6: Belegfreigabeverfahren ............................... 403C.6 Kapitel 7: Listanzeigen, Auswertungen und

das Logistikinformationssystem ................................... 404D Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfindung ............... 407E Glossar .................................................................................. 409F Der Autor .............................................................................. 423

Index ........................................................................................... 425


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Die Einleitung liefert Antworten auf die folgenden Fragen: Wie ist der Funktionsbereich Einkauf in das Supply Chain Management einzuordnen, wie ist das Buch aufbaut, welches sind dessen Themenschwerpunkte, und an welche Leser richtet sich dieses Buch überhaupt?

1 Einleitung

Supply Chain Management

Das Supply Chain Management (Lieferkettenmanagement) berück-sichtigt die zunehmende Bedeutung einer prozessorientiertenBetrachtung von unternehmerischen Aktivitäten. Die Lieferketteeines Unternehmens umfasst nicht nur die unternehmensinternenFunktionen Beschaffung, Produktion und Absatz, sondern erfordertauch die Koordination von Lieferanten- und Kundenprozessen. EineOptimierung der Supply Chain eröffnet erhebliche Effektivitäts- undEffizienzpotenziale zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeiteines Unternehmens. In Abgrenzung zum Logistikbegriff betrachtetdas Supply Chain Management somit zusätzlich den unternehmens-übergreifenden Aspekt bei der Gestaltung von Güter- und Informa-tionsflüssen innerhalb der Lieferkette, und zwar von der Beschaffungvon Gütern und Dienstleistungen bis hin zur Entsorgung von Altpro-dukten. Der Einkauf, der im Rahmen der Beschaffung am Beginn derLieferkette steht, liefert einen wesentlichen Beitrag zur Optimierungder Lieferkette. Die SAP AG liefert mit der Software SAP ERP CentralComponent 6.0 (SAP ECC 6.0, im Folgenden als SAP ERP bezeichnet)umfangreiche und komfortable Möglichkeiten zur Abwicklung, Opti-mierung, Überwachung und Analyse sämtlicher lieferantenbezoge-ner Prozesse.

Prozesse, Funktionen und Customizing

Die Prozesse, Funktionen und das Customizing der lieferantenbezo-genen Aktivitäten sind Gegenstand dieses Buches. Die Einkaufsfunk-tionen von SAP ERP werden eingehend dargestellt und derenBeziehungen zu Stammdaten und Customizing-Einstellungen vermit-telt. Alle wesentlichen Prozessschritte und die wichtigsten Felder derCustomizing-Funktionen können Sie anhand zahlreicher Screenshots


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Einleitung1

auch ohne Systemzugang nachvollziehen. Ein umfangreicher Indexerleichtert Ihnen das gezielte Auffinden von Informationen. DieAnhänge mit einer Auflistung aller relevanten Menüpfade und derAngabe von SAP-Hinweisen ergänzen dieses Buch.

Zielgruppendes Buches

Das Buch richtet sich an ambitionierte Anwender der KomponenteEinkauf von SAP ERP, die zusätzlich zu den relevanten Prozessen imEinkauf einen Einblick in die korrespondierenden Customizing-Ein-stellungen erhalten möchten. SAP-Beratern aus anderen Modulenund SAP-Junior-Beratern ermöglicht dieses Buch eine schnelle Einar-beitung in das Themengebiet, und erfahrenen SAP-Logistikberaternkann dieses Buch als Nachschlagewerk dienen.

Das Buch basiert auf SAP ERP 6.0; die meisten der beschriebenenFunktionen sind allerdings bereits in älteren Releases von SAP ERPenthalten (z. B. SAP R/3 Enterprise 4.7 und SAP R/3 4.6C).

Buchaufbau Das Buch ist folgendermaßen aufgebaut:

In Kapitel 2, »Organisationsebenen«, erhalten Sie einen Überblicküber die wichtigsten Organisationsebenen des Einkaufs und derenZuordnungen untereinander.

Kapitel 3, »Stammdaten«, beschäftigt sich mit den Stammdaten desEinkaufs und beschreibt deren Pflegemöglichkeiten (inklusive Mas-senpflege), deren organisatorischen Zuordnungen, Datenhaltungs-ebenen und korrespondierenden Customizing-Einstellungen. ImBereich der Materialstammdaten werden die einzelnen Sichten desMaterialstammsatzes und die Eigenschaften der Standardmaterial-arten erläutert.

Kapitel 4, »Beschaffung mit SAP ERP«, stellt sowohl den grundlegen-den als auch den erweiterten Beschaffungsprozess dar. Die Funktionenzur Abwicklung spezieller Geschäftsprozesse (z. B. Limitbestellung,Konsignationsmaterialbeschaffung, Lohnbearbeitung und Dienstleis-tungsabwicklung, Umlagerungsbestellung und Rechnungspläne) wer-den eingehend dargestellt, und das Customizing dieser Prozesse wirddokumentiert. Weitere Abschnitte sind den mit der Materialbeschaf-fung korrespondierenden Aspekten der Bestandsführung, der Bear-beitung von Konditionen in der Bestellung und der Einstellungweiterer Belegarten im Einkauf gewidmet.


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Einleitung 1

Kapitel 5, »Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP«, befasst sichmit den zahlreichen Möglichkeiten zur Optimierung des Einkaufs,z. B. durch automatische Bezugsquellenfindung, Rahmenverträge,Bestellmengenoptimierung, Lieferantenbeurteilung und Nachrich-tenfindung. Ergänzt wird dieses Kapitel durch die Darstellung rele-vanter Customizing-Einstellungen.

Kapitel 6, »Belegfreigabeverfahren«, bietet eine einführende Dar-stellung der erforderlichen Customizing-Einstellungen des Belegfrei-gabeverfahrens und der Vorgehensweise bei der Freigabe vonBestellanforderungen.

In Kapitel 7, »Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinfor-mationssystem«, werden die Auswertungsmöglichkeiten im Funk-tionsbereich Einkauf in SAP ERP vorgestellt. Zusätzlich wird dasLogistikinformationssystem anhand des Beispiels »Einkaufsinforma-tionssystem« erläutert.

Im Anhang finden Sie ein Glossar, ergänzende Listen mit Menü-pfaden, Einstellungen zur Individualisierung des ERP-Systems sowieSAP-Hinweise und Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfin-dung.

ReferenzkarteDiesem Buch liegt eine herausnehmbare Referenzkarte bei, die wich-tige Transaktionscodes sowie die entsprechenden Menüpfade ent-hält.

In diesem Buch finden Sie mehrere Orientierungshilfen, die Ihnendie Arbeit erleichtern sollen.

InfokästenIn grauen Informationskästen sind Inhalte zu finden, die wissenswertund hilfreich sind, aber etwas außerhalb der eigentlichen Erläuterungstehen. Damit Sie die Informationen in den Kästen sofort einordnenkönnen, haben wir die Kästen mit Symbolen gekennzeichnet:

Die mit diesem Symbol gekennzeichneten Tipps und Hinweise gebenIhnen spezielle Empfehlungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern kön-nen. Sie finden in diesen Kästen auch Informationen zu weiterfüh-renden Themen oder wichtigen Inhalten, die Sie sich merken sollten.

Das Symbol Achtung macht Sie auf Themen oder Bereiche aufmerk-sam, bei denen Sie besonders achtsam sein sollten.


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Einleitung1

Beispiele, durch dieses Symbol kenntlich gemacht, weisen auf Szena-rien aus der Praxis hin und veranschaulichen die dargestellten Funk-tionen.

Marginalien Marginalien (Stichwörter am Seitenrand) ermöglichen es Ihnen, dasBuch nach bestimmten, für Sie interessanten Themen zu durchsuchenoder Stellen wiederzufinden, die Sie bereits gelesen haben. Die Mar-ginalien stehen neben dem jeweiligen Absatz, der die entsprechen-den Informationen enthält.


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Materialstammsatz 3.2

Eine Übersichtsdarstellung der Stammdaten im Einkauf finden Sie inAbbildung 3.1.

3.2 Materialstammsatz

Zentrales Datenobjekt der Materialwirtschaft

Der Materialstammsatz als zentrales Datenobjekt innerhalb der Mate-rialwirtschaft dient in den verschiedenen betriebswirtschaftlichenFunktionsbereichen eines Unternehmens der Verwaltung der Infor-mationen, die für ein Material erforderlich sind.

3.2.1 Struktur, Fachbereiche und Datenhaltungsebenen

Materialstammsätze enthalten Vorschlagswerte und Steuerungspara-meter für die Einkaufsabwicklung. Zu den Vorschlagswerten gehörtz. B. der Einkaufswerteschlüssel, der Daten für Mahntage sowie Über-bzw. Unterlieferungstoleranzen bei der Erfassung von Einkaufsbele-gen vorschlägt. Zu den Steuerungsparametern zählt z. B. das Kennzei-chen Autom.Bestell., durch das für Bestellanforderungspositionenfür dieses Material automatisch eine Bestellung erzeugt werden kann(siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.1 Stammdaten der Materialwirtschaft in SAP ERP

Materialstammdaten

z.B. Materialnummer, Materialkurztext, Einkaufsdaten,Basismengeneinheit, Lagerplatz, Bewertungspreis

Lieferantenstammdaten

z.B. Anschrift, Bankverbindungen, Abstimmkonto, Zahlungs-bedingungen, Einkaufsdaten

Einkaufsstammdaten

Einkaufsinfosatz, Orderbuch,Quotierung, Konditionen,Lieferantenbeurteilung


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Stammdaten3

Fachbereiche

Da verschiedene betriebswirtschaftliche Funktionsbereiche (z. B. Ein-kauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Controlling) einen Material-stammsatz gemeinschaftlich verwenden, aber unterschiedlichematerialspezifische Informationsbedürfnisse haben, sind die Dateneines Materialstammsatzes in Fachbereiche (Sichten) unterteilt (sieheAbbildung 3.3). Diese Sichten sind wiederum den Organisationsebe-nen in SAP ERP zugeordnet.

Abbildung 3.2 Einkaufssicht des Materialstammsatzes


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Die unterschiedlichen Sichten können Sie sich über den MenüpfadSAP Menü � Logistik � Materialwirtschaft � Stammdaten � Mate-

rialstamm � anlegen/ändern/anzeigen anzeigen lassen. Die Fach-bereiche (Sichten) sind z. B.:

� GrunddatenZu den Grunddaten gehören unter anderem die Materialbezeich-nung, die Sparte, die Basismengeneinheit, die Warengruppe unddas Gewicht. Diese Daten werden von allen Fachbereichen benö-tigt und sind deshalb der Organisationsebene Mandant zugeord-net.

� KlassifizierungsdatenDie Klassifizierung ist ein anwendungsübergreifendes Werkzeugzur Gruppierung von Objekten (z. B. von Materialstammsätzen)mit ähnlichen Merkmalen. Durch die Bewertung der Objekte mitfrei definierbaren Merkmalen werden diese in Klassen eingeord-net, um sie in späteren Anwendungen (z. B. Bestellanforderung

Abbildung 3.3 Sichtabfrage beim Aufrufen des Materialstammsatzes


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Stammdaten3

anlegen) besser finden zu können. Da die Klassifizierung von ver-schiedenen Anwendungen verwendet wird, werden auch die Klas-sifizierungsdaten auf der Mandantenebene abgelegt.

� EinkaufsdatenZu den Einkaufsdaten gehören z. B. die Wareneingangsbearbei-tungszeit, die zuständige Einkäufergruppe, Mahnwerte, die Be-stellmengeneinheit, die Herstellerteilenummer und das Quotie-rungsverwendungskennzeichen. Diese für die externe Beschaffungrelevanten Daten werden auf der Organisationsebene Werk hinter-legt.

� DispositionDie Dispositionsdaten enthalten die für die Materialbedarfspla-nung erforderlichen Informationen. Hierzu zählen z. B. Angabenzum Dispositionsverfahren, Losgrößendaten, Terminierungsdaten,Daten zur Nettobedarfsrechnung und Beschaffungsdaten (z. B.Eigenbeschaffung, Fremdbeschaffung und Sonderbeschaffungsfor-men). Diese Daten werden auf Werksebene gepflegt; allerdings isteine Disposition auch auf der Ebene von Dispositionsbereichenmöglich.

� VertriebZu diesem Bereich gehören z. B. die Verkaufsmengeneinheit, dieMindestauftragsmenge, die Umsatzsteuerdaten, das Auslieferungs-werk, die Preisfindung, Versanddaten und die Mindestauftrags-menge. Diese Daten werden auf den drei Registerkarten Verkaufs-

organisationsdaten 1, Verkaufsorganisationsdaten 2 undAllgemeine Werksdaten gepflegt, wobei die ersten beiden denOrganisationsebenen Verkaufsorganisation und Vertriebsweg zuge-ordnet sind und die Daten der dritten Registerkarte werksabhängighinterlegt werden.

� PrognoseDie Prognosesicht enthält werksabhängige Daten zur Abschätzungdes künftigen Materialbedarfs, wie beispielsweise die Anzahl derPrognoseperioden und das Prognosemodell.

� ArbeitsvorbereitungDer Fachbereich Arbeitsvorbereitung enthält werksspezifische Da-ten zur Fertigungssteuerung, wie z. B. das Fertigungssteuerungs-profil, Rüst- und Bearbeitungszeiten sowie den Fertigungssteuerer.


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� Werksdaten/LagerungDer Fachbereich Werksdaten/Lagerung enthält Angaben zur men-gen- und wertmäßigen Bestandsführung auf Werks- und Lagerort-ebene. Die Sichten Allgemeine Werksdaten/Lagerung 1 undAllgemeine Werksdaten/Lagerung 2 umfassen Daten wie Tem-peratur- und Raumbedingungen, Lagerplatz und Kommissionier-bereich, Haltbarkeitsdaten sowie das Serialnummernprofil und dasKennzeichen für die negativen Werksbestände.

� LagerverwaltungLagerverwaltungsdaten nutzen Sie, wenn Sie die Materialbeständeund Materialbewegungen des gesamten Lagerkomplexes im Rah-men eines Warehouse-Management-Systems (WMS) detailliert biszur Lagerplatzebene betrachten möchten. Die Pflege dieser Datenerfordert neben der Werksangabe zusätzlich die Angabe vonLagernummer und Lagertyp.

� QualitätsmanagementDie Qualitätsmanagementdaten sind beim Einsatz der Kompo-nente Qualitätsmanagement erforderlich und beinhalten werksab-hängige Informationen zur Beschaffung und zur Qualitätsprüfung.

� KalkulationIm Fachbereich Kalkulation werden werksabhängig Daten zurPlankalkulation zu Planpreisen und zu den Mengengerüstdatenhinterlegt.

� Werksbestand/LagerortbestandDie Sichten Werksbestand und Lagerortbestand enthaltenBestandsinformationen zum Material auf Werks- und Lagerort-ebene.

ZusatzdatenebeneZusätzlich zu diesen Sichten der Hauptarbeitsebene existiert im Mate-rialstammsatz eine Zusatzdatenebene. Diese Zusatzdatenebene ent-hält z. B. folgende Sichten:

� Kurztexte

� Mengeneinheiten

� zusätzliche EANs

� Dokumentdaten

� Verbrauch


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Stammdaten3

Exkurs: Buchhaltungssicht des Materialstammsatzes

Zum Funktionsbereich Buchhaltung gehören insbesondere Bewer-tungsdaten und Daten zur automatischen Kontenfindung. Die Buch-haltungsdaten eines Materialstammsatzes können auf Buchungskreis-oder Werksebene geführt werden. Entsprechend müssen Sie bei derPflege eines Materialstammsatzes, der auf der Organisationsebene(Datenhaltungsebene) geführt werden soll, einen Buchungskreis oderein Werk eingeben.

GetrennteBewertung

Wenn für ein Material die Funktion Getrennte Bewertung einge-stellt wurde, ist zusätzlich die Bewertungsart einzugeben. DieseFunktion ermöglicht beispielsweise eine nach Herkunft, Zustandoder Charge unterschiedliche Bewertung der Materialbestände einesMaterials. Um die Funktion Getrennte Bewertung nutzen zu kön-nen, müssen zuvor im Customizing ein Bewertungstyp und eineBewertungsart eingegeben worden sein. Diesen Customizing-Bereicherreichen Sie über den Menüpfad SPRO � SAP Referenz-IMG � SAP

Customizing Einführungsleitfaden � Materialwirtschaft � Be-

wertung und Kontierung � Getrennte Bewertung � Getrennte

Bewertung aktivieren bzw. Getrennte Bewertung einstellen.

Anhand von Abbildung 3.4 sehen Sie, dass für das Werk 1000 dieBewertungstypen B Bez. Eig./fremd, C Zustand und H Herkunft

aktiviert sind. Für den Bewertungstyp H Herkunft sind als entspre-chende Ausprägungen die Bewertungstypen Ausland und Inland

eingestellt.

Bewertungstypen Ob eine getrennte Bewertung für ein Material eingestellt ist, könnenSie in der Sicht Buchhaltung 1 im Datenbereich Allgemeine Daten

im Feld Bewertungstyp erkennen.

Abbildung 3.5 enthält im Datenbereich Aktuelle Bewertung bei-spielsweise Angaben und Einstellungen zur Bewertungsklasse, zumPreissteuerungskennzeichen, zum Preis (gleitender Preis oderStandardpreis) und zum Gesamtwert.

Zusatzdatenebene aufrufen

Diese Zusatzdatenebene erreichen Sie in der Materialstammsatzpflegeüber die Drucktaste Zusatzdaten. Beachten Sie, dass für die Anzeige derVerbrauchsdaten eine Werksangabe erforderlich ist.


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Abbildung 3.4 Bewertungstypen zuordnen

Abbildung 3.5 Buchhaltungssicht 1


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Stammdaten3

Preissteuerungs-kennzeichen

Die Bewertungsklasse bestimmt neben anderen Einflussfaktoren dieSachkonten, die im Rahmen der automatischen Kontenfindung beibewertungsrelevanten Materialbewegungen automatisch bebuchtwerden. Das Preissteuerungskennzeichen regelt, ob die Materialbe-stände zum gleitenden Durchschnittspreis oder zum Standardpreisbewertet werden sollen. Die Angaben in den Feldern gleitender

Preis und Standardpreis geben den aktuellen Bewertungspreis einesMaterials an. Allerdings wird zu statistischen Zwecken auch bei derEinstellung des Standardpreisverfahrens »S« der gleitende Durch-schnittspreis automatisch aktualisiert und mitgeführt. So können SieAbweichungen zwischen dem aus unterschiedlichen Bestellpreisenresultierenden gleitenden Durchschnittspreis und dem Standardpreisauf einen Blick erkennen. Die Angabe im Feld Gesamtwert umfasstdie bewerteten Materialbestände eines Materials innerhalb des ange-gebenen Bewertungskreises und der angegebenen Bewertungsart.

Abbildung 3.6 enthält Angaben zur steuer- und handelsrechtlichenBewertung eines Materials.

Datenhaltungsebenen

Datenhaltungs-ebenen

Wie bereits erwähnt, werden die einzelnen Fachbereiche (Sichten)auf verschiedenen Ebenen der Organisationsstruktur von SAP ERPhinterlegt. Die relevanten Organisationsebenen werden in Abhängig-keit von den zu pflegenden Sichten vom System abgefragt (siehe

Abbildung 3.6 Buchhaltungssicht 2


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Abbildung 3.7). Der entsprechende Menüpfad lautet SAP Menü �

Logistik � Materialwirtschaft � Stammdaten � Materialstamm �

anlegen/ändern/anzeigen.

Zuordnungen von Organisations-ebenen im Customizing

Für die Einkaufssicht ist die zu belegende Organisationsebene dasWerk. Der Mandant ist dem SAP-System aus der Systemanmeldungbekannt. Buchungskreis und Einkaufsorganisation nimmt SAP ERPaus der Zuordnung »Werk zu Buchungskreis« bzw. »Werk zu Ein-kaufsorganisation« im Customizing der Unternehmensstruktur.

In Tabelle 3.1 finden Sie eine exemplarische Übersicht der zu pfle-genden Fachbereiche und der einzugebenden Organisationsebenen.

Abbildung 3.7 Abfrage der Organisationsebenen beim Aufrufen des Material-stammsatzes

Alle Organisationsebenen pflegen

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Pflege von Materialstammsichten allerelevanten Organisationsebenen eingeben müssen. Andernfalls werdenIhnen die spezifischen Felder einer Organisationsebene nicht angezeigt.

Fachbereich (Sicht) Organisationsebene

Buchhaltung Werk (wenn als Bewertungskreis das Werk eingestellt ist)

Kalkulation Werk

Tabelle 3.1 Übersicht über Fachbereiche und korrespondierende Organisationsebenen


38

Stammdaten3

3.2.2 Materialart und Branche

SteuerndeFunktionen vonMaterialart und

Branche

Sowohl die Materialart als auch die Branche haben steuernde Funk-tion in SAP ERP. So steuert die Branche, welche Bildschirmbilder inwelcher Reihenfolge erscheinen und welche branchenspezifischenFelder auf den einzelnen Bildschirmbildern angezeigt werden sollen.Die Materialart steuert z. B. die Art der Nummernvergabe (internoder extern), die Kontenfindung, welche Fachbereichsdaten gepflegtwerden können und ob Eigenfertigung und/oder Fremdbezug für einMaterial zulässig sein sollen (siehe Abbildung 3.8). Durch die Angabeder Materialart – bereits bei der Erfassung des Materialstammsatzes –werden die Materialien einer bestimmten Materialart zugeordnet,und es lassen sich somit gleichartige Materialien einheitlich verwal-ten. Um die Eigenschaften einer Materialart zu definieren, folgen Siedem Menüpfad SPRO � SAP Referenz-IMG � SAP Customizing

Einführungsleitfaden � Logistik Allgemein � Materialstamm �

Grundeinstellungen � Materialarten � Eigenschaften der Mate-

rialarten festlegen.

Bestands-führungspflichteines Materials

Zusammen mit dem Bewertungskreis (Buchungskreis oder Werk)bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht eines Mate-rials. »Bestandsführungspflicht« betrifft hierbei die Frage, ob Men-gen- und Wertveränderungen (z. B. durch Wareneingänge) imMaterialstammsatz und die Wertveränderungen auch auf den jewei-ligen Sachkonten fortgeschrieben werden sollen (siehe Abbildung3.9). Wählen Sie für diese Einstellungen den Menüpfad SPRO � SAP

Referenz-IMG � SAP Customizing Einführungsleitfaden � Logistik

Allgemein � Materialstamm � Grundeinstellungen � Material-

arten � Eigenschaften der Materialarten festlegen.

Einkauf Werk

Qualitätsmanagement Werk

Vertrieb – Verkaufsorganisa-tionsdaten

Verkaufsorganisation und Vertriebs-weg

Prognose Werk

Fachbereich (Sicht) Organisationsebene

Tabelle 3.1 Übersicht über Fachbereiche und korrespondierende Organisationsebenen (Forts.)


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Dieses Kapitel beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess der Komponente Einkauf in der Materialwirtschaft von SAP ERP.

4 Beschaffung mit SAP ERP

Nach der einführenden Darstellung eines einfachen Beschaffungspro-zesses werden in diesem Kapitel die möglichen Beschaffungsfunktio-nen schrittweise erweitert. Zum Abschluss dieses Kapitels werdeneinige besondere Geschäftsvorfälle dargestellt. Besondere Beachtungfinden hierbei notwendigen Customizing-Einstellungen und die neueBelegübersicht für Bestellanforderungen und Bestellungen.

4.1 Der grundlegende Beschaffungsprozess

Die Komponente Einkauf des Moduls Materialwirtschaft hat dieAufgabe, Bezugsquellen für Materialien und Dienstleistungen zuermitteln, den externen Beschaffungsvorgang einzuleiten und Folge-aktivitäten zu überwachen; Folgeaktivitäten sind beispielsweiseWareneingänge und Rechnungen, die in der Bestellung über dieBestellentwicklung dokumentiert werden. Abbildung 4.1 führt dengrundlegenden Beschaffungsprozess mit den relevanten Trans-aktionscodes auf.

Im Folgenden wird zunächst ein einfacher Beschaffungszyklus vorge-stellt, bestehend aus Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprü-fung.

4.1.1 Bestellung

Die Bestellung ist die Aufforderung an einen Lieferanten oder an einanderes Werk Ihres Unternehmens, Materialien oder Dienstleistun-gen zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern.


94

Beschaffung mit SAP ERP4

Verbrauchs- undLagermaterial

Materialien können für den direkten Verbrauch (Verbrauchsmaterial)oder zur Auffüllung des Lagerbestands (Lagermaterial) bestellt wer-den. Zur Verringerung des Erfassungsaufwands, zur Vermeidung vonÜbertragungsfehlern und für die Konsistenzprüfung können Sie beider Anlage einer Bestellung auf Vorgängerbelege oder bereits vor-handene Bestellungen Bezug nehmen (siehe Abschnitt 4.2.5, »Bestel-lung«). Die Bezugnahme auf einen Vorgängerbeleg empfiehlt sichauch, um einen durchgängigen Geschäftsprozessfluss zu erreichen.Sie können eine Bestellung aber auch ohne Bezugnahme anlegen.Zahlreiche Daten werden automatisch aus den im dritten Kapitelbesprochenen Stammdaten in den Bestellbeleg kopiert.

Bildbereiche derEinbildtransaktion

Mit dem SAP R/3-Release 4.6 wurde die Bestellung (ebenso wie dieBestellanforderung) neu gestaltet und in die Transaktionen ME21N,ME22N und ME23N übernommen. Hierbei handelt es sich um Ein-bildtransaktionen, bei denen alle wesentlichen Datenbereiche aufeiner Erfassungsmaske erscheinen. Abbildung 4.2 zeigt die vier Bild-bereiche:

� KopfbereichIm Kopfbereich sind alle für den gesamten Bestellbeleg relevantenDaten enthalten, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Incoterms, Liefe-rantenanschrift und Organisationsdaten.

� PositionsübersichtDie Positionsübersicht enthält die wichtigsten Materialdaten, wiez. B. Materialnummer, Bestellmenge und Werk.

Abbildung 4.1 Der grundlegende Beschaffungsprozess

Bestellung mit derTransaktion ME21N

Wareneingang mit der Transaktion MIGO

Rechnungsprüfung mit der Transaktion MIRO


95

Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1

� PositionsdetaildatenDie Positionsdetaildaten umfassen zusätzliche Daten zur jeweili-gen Bestellposition, wie z. B. materialspezifische Konditionen,Steuerkennzeichen und Gewicht.

� BelegübersichtDie Belegübersicht dient der Anzeige verschiedener Belege, wiez. B. Bestellanforderungen, Anfragen und Bestellungen; die Beleg-übersicht wird ausführlich in Abschnitt 4.2, »Erweiterung desBeschaffungsprozesses«, behandelt.

Alle Bildbereiche können einzeln geöffnet und geschlossen werden,wodurch sich die Größe der noch geöffneten Bildbereiche verändert.

»Altes« Bestell-formular aufrufen

Das »alte« Bestellformular ist in der Menüstruktur von SAP EasyAccess nicht mehr vorhanden, es lässt sich jedoch weiterhin über dieEingabe des entsprechenden Transaktionscodes aufrufen (Transak-tionscodes ME21, ME22 und ME23).

Abbildung 4.2 Bestellformular


96


Die Enjoy-Bestellung (Einbildtransaktion) erreichen Sie über denMenüpfad SAP Menü � Logistik � Materialwirtschaft � Einkauf �

Bestellung � Anlegen � Lieferant/Lieferwerk bekannt.

Im Rahmen der Enjoy-Bestellung können Sie mithilfe der Drucktas-ten Anlegen und Anzeigen/Ändern zwischen den verschiedenenModi hin- und herschalten (siehe Abbildung 4.3). Somit spielt eskeine Rolle, mit welcher Funktion Sie in die Bestellung eingestiegensind (Anlegen, Ändern oder Anzeigen).

PersönlicheEinstellungen

Über die Drucktaste Pers. Einstellung erhalten Sie wichtige Einstel-lungsmöglichkeiten zur individuellen Arbeit mit der Enjoy-Bestel-lung.

Grund-einstellungen

Zu den Grundeinstellungen zählen z. B. (siehe auch Abbildung 4.4):

� Belegübersicht automatisch aufbauenWenn Sie dieses Feld markieren, werden die von Ihnen erstellten

Abbildung 4.3 Bestellung anlegen, ändern, anzeigen

Abbildung 4.4 Grundeinstellungen


97


Bestellanforderungen oder Bestellungen gemäß Ihrer zuletztgewählten Selektionsvariante bei jedem Neueinstieg in die Enjoy-Bestellung automatisch für den gewählten Selektionszeitraum(z. B. eine Woche) aufgebaut.

� Umfeldinfo in neuem ModusWenn Sie dieses Feld markieren, werden Ihnen die Umfeldinfor-mationen zu einer Bestellung (z. B. Material oder Lieferant) ineinem neuen Modus angezeigt. Diese Umfeldinformationen er-reichen Sie entweder über einen Doppelklick in das gewählteUmfeldobjekt oder über den Menüpfad Umfeld � Material oder

Umfeld � Lieferant.

� KonvertierungenWenn Sie das Kennzeichen Schlüssel anzeigen setzen, wird fürWerk, Lagerort und Warengruppe nur der Schlüssel (z. B. 1000)angezeigt. Ansonsten wird die Bezeichnung (z. B. Hamburg) ange-zeigt. Wenn Sie das Kennzeichen für die intelligente Suchhilfe (int.

Suchhilfe an) gesetzt haben, erhalten Sie z. B. für die Eingabefel-der Material und Werk eine Liste mit Vorschlagswerten, sofernSie zuvor einen Teil der Materialnummer oder des Materialkurz-textes eingegeben hatten (siehe Abbildung 4.5).

Abbildung 4.5 Auswahlfenster bei Eingabe des Begriffs »Pumpe« in dasEingabefeld »Material«


98


� Persönliche EinstellungÜber die Drucktaste Pers. Einstellung (siehe Abbildung 4.3) las-sen sich auch individuelle Vorschlagswerte für verschiedene Fel-der des Bestellkopfs und der Bestellpositionen vorbelegen (sieheAbbildung 4.6).

Werk aus denVorschlagswerten

übernehmen

Besondere Bedeutung kommt dem Feld Immer vorschlagen zu.Wenn dieses Feld markiert ist, wird der vorgeschlagene Wert auchdann übernommen, wenn SAP ERP aus einem Referenzbeleg einenanderen Wert ermittelt hat. Wird im obigen Beispiel eine Bestellungmit Bezug auf eine Bestellanforderungsposition für das Werk 1200erstellt, so wird dennoch für die Bestellposition das Werk 1000 über-nommen.

Objektdienste Über die Drucktaste Dienste zum Objekt stehen Ihnen in der Bestel-lung und in der Bestellanforderung verschiedene Funktionen zurVerfügung. Beispielsweise können Sie dem jeweiligen Beleg eineDatei anfügen, ein Verweis auf eine Webseite oder eine Notiz anle-gen, das Objekt mit einer Notiz versenden oder einen Workflow star-ten (siehe Abbildung 4.7).

Spaltenverschieben

Um die Übersichtlichkeit im Bildbereich Bestellpositionsübersicht

zu verbessern, können Sie die Spaltenanordnung bequem per Drag &Drop ändern und auch die Spaltenbreite beeinflussen.

Abbildung 4.6 Vorschlagswerte


99


Um die neue Spaltenanordnung und -breite benutzerabhängig zusichern, betätigen Sie die Einstellungstaste im Table Control (sieheAbbildung 4.8).

Table ControlIn den Tabelleneinstellungen können Sie eine persönliche Varianteanlegen und diese (aber auch jede andere vorhandene Variante) alsStandardeinstellung übernehmen, in dem Sie die entsprechendeDrucktaste betätigen. Zusätzlich können über die Drucktaste Admi-

nistrator auch mandantenweit für alle Benutzer geltende System-varianten eingestellt werden. Die benutzerabhängige Varianteübersteuert die Systemvariante.

NachrichtenWie für alle Einkaufsbelege können auch für Bestellungen Nachrich-ten ausgegeben werden, die in eine Nachrichtenwarteschlangegestellt werden. Die Nachrichtenausgabe erfolgt in seltenen Fällensofort, in der Regel aber später über einen Hintergrundjob. Nachrich-

Abbildung 4.7 Objektbearbeitung

Abbildung 4.8 Table Control


100


tenrelevante Änderungen einer Bestellung führen nur dann zu einerÄnderungsnachricht, wenn die ursprüngliche Nachricht bereits aus-gegeben worden ist (siehe Abbildung 4.9). Sie erreichen die Nach-richteneinstellungen zu einer Bestellung in der Enjoy-Bestellung überdie Drucktaste Nachrichten.

Im Beispiel aus Abbildung 4.9 ist die Nachricht noch unverarbeitetund mit einer gelben Ampel gekennzeichnet. Eine Änderungsnach-richt hätte einen Haken in der Spalte ÄNderungsnachricht.

Versandzeitpunkt Über die Drucktaste Zusatzangaben erreichen Sie Einstellungsmög-lichkeiten zum gewünschten Versandzeitpunkt (siehe Abbildung 4.10).

Abbildung 4.9 Nachrichten in der Enjoy-Bestellung

Abbildung 4.10 Zusatzangaben


101


Wenn Sie den Versandzeitpunkt auf »4 sofort versenden« einstellenund die Bestellung sichern, können Sie anschließend im Nachrichten-bild erkennen, dass die Nachricht mit einer grünen Ampel versehenund somit verarbeitet ist (siehe Abbildung 4.11).

Nachrichten-ausgabe über die Sammel-verarbeitung

Eine weitere Möglichkeit zur Nachrichtenausgabe haben Sie mit derTransaktion ME9F. Sie erreichen die Transaktion über den MenüpfadSAP Menü � Logistik � Materialwirtschaft � Einkauf � Bestellung �Nachrichten � Nachrichten ausgeben. Im Einstiegsbild dieser Trans-aktion können Sie die für Sie relevanten Bestellungen auswählen. DieSelektion kann nach den Belegdaten und nach den Nachrichtendatenerfolgen, z.B. nach Nachrichtenart und Verarbeitungsstatus (sieheAbbildung 4.12).

Abbildung 4.11 Nachricht verarbeitet

Abbildung 4.12 Selektionsbild der Nachrichtenausgabe über die Transaktion ME9F


102


Nach dem Ausführen des Programms erhalten Sie als Ergebnis dieselektierten Bestellungen. Durch Betätigen der Drucktaste Nachricht

ausgeben werden die markierten Bestellungen verarbeitet (sieheAbbildung 4.13).

Spool-Auftrag Für die selektierte Nachricht wird nun ein Spool-Auftrag vergeben.Die Spool-Auftragsnummer können Sie sich über die Bestellanzeigefür die markierte Nachricht über die Drucktaste Verarbeitungspro-

tokoll anzeigen lassen (siehe Abbildung 4.14).

Abbildung 4.13 Ergebnisliste

Abbildung 4.14 Verarbeitungsprotokoll


103


Ausgabesteuerung für Spool-Aufträge

Die Ausgabesteuerung für die Spool-Aufträge erreichen Sie über dasSAP Easy Access-Menü, in dem Sie den Menüpunkt System � Eigene

Spool-aufträge wählen. In dieser Transaktion können Sie den rele-vanten Spool-Auftrag markieren und ihn über die Drucktaste Dru-

cken ohne Änderung ausgeben (siehe Abbildung 4.15).

4.1.2 Wareneingang

Transaktion MIGODie Komponente Bestandsführung innerhalb des Moduls Material-wirtschaft von SAP ERP befasst sich unter anderem mit der Erfassungaller Warenbewegungen. Die zentrale Transaktion MIGO zur Ver-buchung von Warenbewegungen erreichen Sie über den Menüpfad:SAP Menü � Logistik � Materialwirtschaft � Bestandsführung �

Warenbewegung � Warenbewegung (MIGO). Ebenso wie dieEnjoy-Bestellung ist auch die Transaktion MIGO eine Einbildtrans-aktion, die sich in die vier Bildbereiche Kopfdaten, Positionsüber-

sicht, Positionsdetaildaten und Übersichtsbaum aufteilt. DieEnjoy-Transaktion MIGO erlaubt es, über die Felder Vorgänge undReferenzbeleg unterschiedliche Formen von Warenbewegungen ineiner Transaktion zu erfassen (siehe Abbildung 4.16).

Verbuchung des Wareneingangs

Zur Erfassung eines Wareneingangs zu einer Bestellung sind die fol-genden Schritte erforderlich:

1. Wahl des Vorgangs Wareneingang

2. Wahl des Referenzbelegs Bestellung

Abbildung 4.15 Eigene Spool-Aufträge


104


3. Prüfung der Bewegungsart (siehe den folgenden Exkurs)

4. Eingabe der Bestellnummer

5. Betätigen der Drucktaste Ausführen

6. Eingabe eines Lagerorts (sofern in der Bestellung noch nicht vorgeplant)

7. Kontrolle der Bestandsart

8. Kennzeichnung der Position mit OK

9. Buchung des Wareneingangs

Exkurs: Bewegungsarten

Das Bewegungsartenkonzept von SAP ERP sieht zur Identifizierungjeder möglichen Warenbewegung (z. B. Wareneingänge, Warenaus-gänge, Umlagerungen) ein dreistelliges Kürzel vor. Die Bewegungsarthat steuernde Funktion, z. B. bezüglich des Bildaufbaus bei der Erfas-sung von Warenbewegungen, der Fortschreibung von Konten in derFinanzbuchhaltung und der möglichen Storno- und Folgebewegungs-

Abbildung 4.16 Wareneingang zur Bestellung


105


arten (siehe Abbildung 4.17). Die entsprechenden Einstellungsmög-lichkeiten der Customizing-Transaktion OMJJ erreichen Sie über denMenüpfad SPRO � SAP Referenz-IMG � SAP Customizing Einfüh-

rungsleitfaden � Materialwirtschaft � Bestandsführung und

Inventur � Bewegungsarten � Bewegungsarten kopieren, ändern.

In Tabelle 4.1 sind einige Beispiele für Bewegungsarten aufgeführt.

Neue Bewegungsarten mit SAP ERP 6.0

Im Standard sind für alle Warenbewegungen entsprechende Bewe-gungsarten definiert, sodass keine Änderungen erforderlich sind,wenn Sie mit der Standardauslieferung arbeiten möchten. Mit SAPERP 6.0 wurden die neuen Bewegungsarten 107 bis 110 eingeführt.

4.1.3 Logistik-Rechnungsprüfung

Die Logistik-Rechnungsprüfung bildet aus der Sicht der Materialwirt-schaft den Abschluss des Beschaffungsvorgangs. Die Rechnungsprü-

Abbildung 4.17 Bewegungsarten kopieren, ändern

Bewegungsart Bedeutung

101 Wareneingang

102 Wareneingang – Storno

201 Warenausgang für Kostenstelle

301 Umbuchung Werk an Werk – Einschrittverfahren

333 Entnahme für Stichprobe aus dem frei verwendbaren Bestand

601 Warenauslieferung

Tabelle 4.1 Beispiele für Bewegungsarten


106


fung prüft die Lieferantenrechnungen auf sachliche, preisliche undrechnerische Richtigkeit.

Eingangs-rechnungen für die

Zahlung sperren

Bei der Rechnungserfassung beziehen Sie sich auf einen Vorgänger-beleg (in der Regel Bestellung oder Lieferschein), und das SAP-Systemprüft z. B., ob es Abweichungen zwischen der Rechnungs- und Wa-reneingangsmenge oder zwischen dem Rechnungs- und Bestellpreisgibt, und sperrt gegebenenfalls die gebuchte Eingangsrechnung fürdie Zahlung.

Die Transaktion MIRO (Eingangsrechnung hinzufügen) ist eine Einbild-transaktion, die Sie über den Menüpfad SAP Menü � Logistik � Mate-

rialwirtschaft � Logistik-Rechnungsprüfung � Belegerfassung �

Eingangsrechnung hinzufügen erreichen (siehe Abbildung 4.18).

Rechnungs-erfassung

Bei der Rechnungserfassung können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie einen Vorgang (in diesem Fall »Rechnung«, oder z. B.»Gutschrift«).

2. In den Kopfdaten pflegen Sie auf der Registerkarte Grunddaten

die wichtigsten Rechnungsinformationen wie z. B. Rechnungsbrut-tobetrag, Steuerbetrag, Steuerkennzeichen und Rechnungsdatum.

3. Nun nehmen Sie Bezug auf einen Beschaffungsvorgang, indem Siez. B. die Bestellnummer als Referenzbeleg eingeben.

Abbildung 4.18 Bildbereiche der Transaktion MIRO – Eingangsrechnung hinzufügen


107

Erweiterung des Beschaffungsprozesses 4.2

4. Nachdem Sie mit der Taste (¢) bestätigt haben, schlägt SAP ERPRechnungspositionen zur Abrechnung vor und vergleicht die Net-tosumme dieser Rechnungspositionen mit dem Bruttobetrag ab-züglich des Steuerbetrags aus den eingegebenen Kopfdaten. Wennder sich hieraus ergebende Saldo 0 beträgt oder innerhalb einge-stellter Kleindifferenzen liegt, ist die Rechnung buchbar. Eventuellsich ergebende Abweichungen lassen sich anhand der Bestellstruk-tur im linken Bildbereich analysieren.

4.2 Erweiterung des Beschaffungsprozesses

Der hier dargestellte einfache Beschaffungsprozess soll um weitereBelege und Funktionen erweitert werden (siehe Abbildung 4.19). Derbereits besprochenen Enjoy-Bestellung werden nun die Bestellanfor-derung sowie Anfrage und Angebot im Beschaffungsprozess hinzuge-fügt.

4.2.1 Kontierungsobjekte

Verbrauchs-buchung beim Waren- oder Rechnungseingang

Materialien können zur Lagerauffüllung (Lagermaterialbeschaffung)oder direkt für den Verbrauch (Verbrauchsmaterialbeschaffung)beschafft werden. Verbrauchsmaterial wird bei der Waren- oderRechnungseingangsbuchung automatisch in den Verbrauch gebucht.Für die Verbrauchsmaterialbeschaffung ist die Angabe eines Kontie-rungsobjekts in der Bestellanforderung oder in der Bestellung not-

Abbildung 4.19 Der erweiterte Beschaffungsprozess

Bedarfsermittlung

Rechnungsprüfung

Zahlung

Ermittlung der Bezugsquelle

Lieferantenauswahl

BestellabwicklungBestellüberwachung

Wareneingang


425

Index

A

Abruferstellungsprofil 236–237Aggregationshorizont 236Erstellungsrhythmus 237Erstellungsstrategie 236Toleranzprofil 237

ALV Grid Control 346Anfrage 117

Dokument 118Freigabeverfahren 118Funktionsablauf 119Langtext 307Submissionsnummer 120Werksangabe 120

Angebot 117, 121Angebotskondition 121Bestellpreismengeneinheit 122–123Minimalwertangebot 124Mittelwertangebot 124Staffelkondition 121

Arbeitsvorbereitung 32Auffinden eines Berichts 331

mithilfe der Klassifizierung 333über Info-Sets 334über Textelemente 332

Auswertung 331ABAP, Programmausführung 349Beispiel 357Berichtslayout 351dynamisches Tagesformat 344exportieren 354freie Abgrenzung 338im Einkauf 355im Hintergrund ausführen 347Jobübersicht 349Layoutverwaltung 352Listumfangsparameter 341Mehrfachselektion 336Selektionskriterium 336Selektionsoption 337Selektionsparameter 340Spool-Auftrag 353Upload aus der Zwischenablage 337

automatische Bestellerzeugung 209, 270

automatische BestellungEinteilung erzeugen 271fehlerhafte Bestellanforderungs-

position 271fehlerhafte Position auslassen 271Voraussetzung 272

automatische Bezugsquellenermittlung 28

automatische Bezugsquellenfindung 117, 126, 153, 222, 306, 407

automatische Kontenfindung 34automatische Preisfindung 28, 63, 65,

67, 69

B

Banf-Zuordnungsliste 269Basismengeneinheit 31Belegart 205

Feldauswahlschlüssel 206Nummernvergabe 205Rahmenbestellung 141Verknüpfung 209Vorlagebelegart 207zulässiger Positionstyp 208

Belegübersicht, Aufriss ändern 114Benutzerparameter 70Benutzerparameter EFB 305Benutzerparameter EVO 303

Customizing 305Feld und Funktion 303

Berechtigungspflege 322Bericht auffinden 331

mithilfe der Klassifizierung 333über Info-Sets 334über Textelemente 332

Berichtsvariante 343Beschaffungsart 115Bestandsführung 213

Bestandscontrolling 217Bestandsebene 215Bestandsqualifikation 215


426

Index

Bestellanforderung 112, 358alte Bestellanforderung 115Aufriss ändern 114automatisch zuordnen 266automatische 113Belegübersicht 113Bewertungspreis 116Einzelbearbeitung 264Enjoy-Bestellanforderung 113Folgebearbeitung 264Freigabestrategie 116–117Genehmigung 317Langtext 307Layout auswählen 114Layout verwalten 115manuelle 113Sammelbearbeitung 265

Bestellerzeugung, automatische 209Bestellmengeneinheit 136Bestellmengenoptimierung 273

Auf- und Abschlagsrundungsprofil 275

dynamisches Rundungsprofil 276statisches Rundungsprofil 274

Bestellpreismengeneinheit 136Bestellung

altes Bestellformular 95automatische 271Belegart Rahmenbestellung (FO) 175Belegübersicht 127Beschaffungsart 127Bestätigung 128Bestätigungssteuerschlüssel 133Bestellbestätigung 192Bestellentwicklung 127Bildbereich 94Dienstleistung 143Einteilungen 129, 191Enjoy-Bestellung 94Kondition pflegen 196Kopfkondition 197Langtext 307Lieferant unbekannt 126Limitbestellung 141Mehrfachkontierung 129Nachricht 99Nachrichtenausgabe 101–102Objektdienst 98Positionskondition 196

Bestellung (Forts.)Retourenbestellposition 212Schnelländerung 137Streckenbestellung 172Tabelleneinstellung 99Versandzeitpunkt 101

Bewegungsart 104bewertetes Material 116Bewertung

getrennte 34Preissteuerungsverfahren 216

Bewertungsart 34Bewertungsdaten 34Bewertungskreis 38, 112Bewertungspreis 116Bewertungstyp 34Bewertungstyp zuordnen 35Bezugsquelle 219–221

Einkaufsinfosatz 221Rahmenvertragsposition 221Werk 221

Bezugsquellenermittlung, automatische 28

Bezugsquellenfindung 219automatische 117, 126, 153, 222,

306, 407Bedarfsplanungslauf 223Bestellanforderungsposition manuell

anlegen 223Bestellanforderungsposition ohne

Material 223Priorität 221Regellieferant 223

Buchungskreis 19Business-Server-Pages-Technologie

28

C

CPD-Lieferanten 53Customizing 13

Bestätigungssteuerschlüssel 128Bestellanforderung 116Bestellung automatisch anlegen 210Bewegungsart 105Einteilungstyp 172HTN-Abwicklung 181HTN-Material 181InfoUpdate-Kennzeichen 66


427

Index

Customizing (Forts.)Kondition 61Kontierungstyp 108Kopierregel für Texte 171Materialart 112Partnerschema 185Positionsytp 153Rechnungsplan 176Sonderbeschaffungsschlüssel 165Systemmeldung 143Umlagerungsbestellung 166

D

Dienstleistung 144Abnahme 149Kondition 146Kontierung 149Leistungserfassung 148Positionstyp D 147Stammdaten 144ungeplante Leistung 148

Dispositionsprofil 44dynamisches Rundungsprofil 276

Mengeneinheitengruppe 277Rundungsmethode 277Rundungsregel 276

dynamisches Tagesformat 344

E

Einkaufbuchungskreisübergreifender 19firmenspezifischer 24firmenübergreifender 25werksspezifischer 24

Einkäufergruppe 22Einkaufsbeleg

Bedarfsnummer 358Kontierung 358Lieferant 358Material 358

Einkaufsdaten 32Einkaufsinformationssystem 363Einkaufsinfosatz 27, 59, 359

Bestellpreisentwicklung 65Datenhaltungsebene 60Fortschreibung 63, 66Langtext 307

Einkaufsinfosatz (Forts.)Löschung 72Mahnstufe 130Massenänderung 83Pipelinematerial 161

Einkaufsorganisation 19, 24Einkaufsstammdaten 27Einkaufsverhandlungsblatt 71Enjoy-Bestellung 66, 126

Belegübersicht 95–96Grundeinstellung 96Konvertierung 97Kopfbereich 94persönliche Einstellung 96Positionsdetaildaten 95Positionsübersicht 94Umfeldinfo 97Vorschlagswert 98

F

Fachbereich, Pflegestatus 41Feinabruf 240Feldauswahlreferenzschlüssel 232Fertigerzeugnis 40Fixierungszeiträume 239Freigabebedingung 319Freigabecode 322Freigabekennzeichen 323Freigabeobjekt 320Freigabestrategie 324Freigabeverfahren 317

Bestellanforderungen mit Nutzung der Klasse 318

Bestellanforderungen ohne Nutzung der Klasse 318

Einkaufsbeleg 317Einzelfreigabe von Bestell-

anforderungen 325Freigabebedingung 319Freigabecode 322Freigabeerinnerung 328Freigabegruppe 321Freigabekennzeichen 323Freigabeklasse 321Freigabesimulation 324Freigabestrategie 320–321, 324Freigabevoraussetzung 323


428

Index

Freigabeverfahren (Forts.)Kommunikationsstruktur CEBAN

319Sammelfreigabe von Bestell-

anforderungen 327SAP Business Workflow 324

Freigabevoraussetzung 323

G

getrennte Bewertung 34

H

Halbfabrikat 40Handelsware 40Herstellerteil 40Herstellerteilenummer (HTN) 179Herstellerteileprofil 180, 182HTN-Abwicklung 180HTN-Material 187HTN-Material, Steuerungsfunktion

183

I

Info-Set 334InfoUpdate-Kennzeichen 63, 67

Angebot 64Bestellung 64Kontrakt 64Lieferplan 64

K

Kalkulation 33Kennzahlsuche über Klassifizierung

333Klassensystem 317Klassifizierung 31, 74

Klasse anlegen 77Merkmal 78Merkmal anlegen 76Merkmalswert 76Objekt klassifizieren 78Objekt/Klasse einer Klasse zuordnen

79Objektsuche 80Zuordnungsfunktion 79

Kondition 28, 60, 196abweichende Bestellwährung 199Bestellmengeneinheit 200Bestellposition ohne Wert 202Bestellpreismengeneinheit 200Bezugsnebenkosten 198Bruttopreis 62Effektivpreis 62gewichts- und volumenabhängige 200Konditionsart 196Kopfkonditionen 197Nettopreis 62nicht zeitabhängige 61Positionskondition 196Schätzpreis 201zeitabhängige 61

Konditionsart 60Konsignation 59

Bestandsübersicht 154Kondition 154Sonderbestandskennzeichen 154Stammdaten 152

Konsignationsabwicklung 21, 151Konsignationsbestand 151, 153–154Konsignationsinfosatz 152, 154Kontenfindung, automatische 34Kontengruppe MNFR 185Kontierung

der Menge nach verteilen 110proportional verteilen 110

Kontierungsobjekt 108Kontierungstyp 108

alle Nebenkontierungen (X) 172Kostenstelle K 151Strecke 170–171Unbekannt (U) 140–141, 148, 228,

234Kontrakt 225

Abrufbestellung 226Abrufdokumentation 227Langtext 307Mengenkontrakt 225Positionstyp 226, 228verteilter Kontrakt 230Wertkontrakt 227Zentralkontrakt 229Zusatzkondition 231


429

Index

L

Lagermaterial 94Lagermaterialbeschaffung 107Lagerort 23–24Lagerortbestand 33Lagerortdaten 49Lagerverwaltung 33Langtext 307Leistungsabnahme 144Leistungserfassung 144Leistungserfassungsblatt 149Leistungsverzeichnis 148Lieferabruf 240Lieferant, Hitliste 359Lieferantenbeurteilung 28, 279

Auswertung 296automatische Neubeurteilung 293automatisches Teilkriterium 281Beurteilungskriterium 279, 283Beurteilungsvergleich 296Customizing-Einstellung 287Durchführung 291Gesamtnote 280Gewichtungsschlüssel 286Glättungsfaktor 285Grafikanzeige 299Hauptkriteriumsnote 279Hitliste 291, 298im Hintergrund 295manuelle Teilkriteriumsnote 281Notenberechnung 284Protokoll 294Steuerungsparameter 290teilautomatische Ermittlungs-

methoden 289teilautomatische Teilkriteriumsnote

281Teilkriteriumsnote 279

Lieferantenkonsignation 151Lieferantenstamm 27Lieferantenstammsatz 51

abweichende Daten zulassen 51Bildaufbau 54Buchungssperre 55Datenhaltungsebene 51Einkaufssperre 55, 57Feldstatus 52Kontengruppe 52

Lieferantenstammsatz (Forts.)Langtext 307Lieferantenteilsortiment 52Partnerschema 53Sperre 54Sperre aus Qualitätsgründen 56Struktur 51

Lieferantenverzeichnis, Einkauf 359Lieferplan 233

Abrufdokumentation 234, 242Abruferstellungsprofil 236Customizing 235Einteilung 238–239Einteilung aggregieren 242Erstellungsprofil 242Feinabruf 235Feinabrufkennzeichen 235Fixierungszeitraum 239Langtext 307Lieferabruf 235mit Abrufdokumentation 235ohne Abrufdokumentation 235

Lieferplaneinteilung 238Limitbestellung 141

Kennzeichen 141Kontierungsdaten 142Kontierungstyp U 141Limitüberschreitung 142

Listumfang 72Listumfangsparameter 339Logistikinformationssystem (LIS) 360

ABC-Analyse 370Aufrissfunktion 365Einstieg 361flexible Analyse 364Fortschreibung 364Infostruktur 362Klassifikation 371Korrelation 372Segmentierung 372Standardanalyse 364Standardaufriss 367Summenkurve 371Vergleich 373

Logistik-Rechnungsprüfung 105Kleindifferenz 107Kontierungswiederholung 109

Lohnbearbeiterbestand zum Lieferanten 158


430

Index

Lohnbearbeitung 59, 155Beistellkomponente 156Kondition 157Stammdaten 157Voraussetzung 157

lokales Layout 377

M

Mahnschreiben 129Mahnstufe 130Mandant 19Marktpreis 125Massenpflege 46Massenpflegefunktion 81Materialart

Fertigerzeugnis 40Halbfabrikat 40Handelsware 40Herstellerteil 40Nichtlagermaterial 40NLAG 112Pipeline 159Rohstoff 40unbewertetes Material 40UNBW 112

Materialnummer, Ausgabe-darstellung 42

Materialprobe/-Muster 202Materialstamm 27Materialstammsatz 29

Branche 38Buchhaltungssicht 34Datenhaltungsebene 29, 36Einkaufswerteschlüssel 29Erfassungshilfe 41, 43erweiterbares Material 42Fachbereich 30Fortschreibungen im Materialstamm-

satz 111Langtext 307Massenpflege 46Materialart 38Nummernvergabe 38Pflegestatus 41Pipelinematerial 160Profil 44Sammelerfassung von Lagerortdaten

49

Materialstammsatz (Forts.)Sonderbeschaffungsschlüssel 164Struktur 29Textübernahme 309Umrechnungsfaktor 123Vorbelegung 43Vorlagematerial 43Zusatzdatenebene 34

Mehrfachkontierung 109Mehrwegtransportverpackung 188

Bewegungsart 189Materialart 189Merkmale 188Rückführung 191Umbuchung 191Wareneingangsbuchung 189

Mengenkontrakt 225MIGO 103, 212MIRO 106, 213

N

Nachrichtenfindung 310Beispiel 313Einkaufsbeleg 310Konditionstabelle 312Nachrichtenart 311Nachrichtensatz 313Nachrichtenschema 311Schlüsselkombination 314Zugriffsfolge 312

Nachschublieferung 167Nichtlagermaterial 40Nummernvergabe 205

O

OLAP 356OLTP 355Orderbuch 28, 58, 219, 244

Analyse der fehlenden Orderbuchsätze 248

für Material mit Materialstammsatz 244

Kennzeichen »Dispositionsrelevant« 246

Material 359ohne Materialstammsatz 251Orderbuchpflicht 247


431

Index

Orderbuchpflegeaus einem Einkaufsinfosatz 251aus einem Rahmenvertrag 251automatische 249manuelle 249über Vorlage 251

Organisationsebene pflegen 37

P

Parameter-ID 380persönlichen Werteliste 383Pipeline 59Pipelineabwicklung 159

Abrechnung 162andere Materialart 161Sonderbestandskennzeichen 161

Pipelinebeschaffung 21Pipelinebewegung 161Pipelineinfosatz 161Pipelinematerial entnehmen 161Positionstyp 108, 138

Dienstleistung (D) 140, 150Konsignation (K) 140, 153–154Limit (B) 140–141Lohnbearbeitung (L) 140, 157Normal ( ) 140steuernde Funktion 139Strecke (S) 140Übersicht 139Umlagerung (U) 140, 170

Preisdatumstyp 135Preise gesammelt ändern 89Preisfindung 132Preisfindung, automatische 28, 63,

65, 67, 69Preisspiegel 124

Absageschreiben 125Lieferantenbeurteilung 124Submissionsnummer 124

Preissteuerungskennzeichen 36Preissteuerungsverfahren 216Prognose 32Protokoll der Preisfindung 135

Q

Qualitätsmanagement 33Quote 253

QuotenbasismengeEinzelrechnung 257Sammelrechnung 257

Quotierung 28, 219, 2521x-Kennzeichen 263Bedarfsplanung 261Berechnung der Quotenbasismenge

257Gleichstand der Quotenzahl 257Material 359Materialbedarfsplanung 259maximale Losgröße 262maximale Menge 263Mindestmenge für Splittung 260minimale Losgröße 262Quote 253, 255Quotenbasismenge 256Quotenzahl 256quotierte Menge 254–255Quotierungsverwendungs-

kennzeichen 253Splittungsquotierung 259Zuteilungsquotierung 259

Quotierungsverwendungs-kennzeichen 32

R

Rahmenvertrag 224Kontrakt 224Lieferplan 224

Rahmenvertragsanforderung 233Rechnungsplan 173

Abrechnung 174automatische Wareneingangs-

abrechnung 174Kontierung 174periodischer 173Teilrechnungsplan 174unbewerteter Wareneingang 174

Referenzeinkaufsorganisation 21, 229Regellieferant 223Report RM06EFLB 241Restlaufzeit 136Retourenbestellposition 212Rohstoff 40


432

Index

S

Sammelerfassung 49Sammelverarbeitung � BestellungSAP List Viewer � ALV Grid ControlSAPMail 354Selektionsvariante 343Serialnummernprofil 33Sonderbestand 151, 214Sonderbestand, Lohnbearbeitung 156spätestmögliches Wareneingangs-

datum 136Spool-Auftrag 102Stammdaten 18

Änderung planen 91Anforderungs- und Genehmigungs-

prozess 28Einkauf 27

Stammdatenpflege 28Standardeinkaufsorganisation 21Streckenbestellung 170Submission 358Supply Chain Management 13Systemmeldung 202

T

TransaktionscodeAC03 144ME21, ME22, ME23 95ME51, ME52, ME53 115MIGO 103, 211MIRO 106, 213MMBE 159

U

Umlagerung 21buchungskreisinterne 163buchungskreisübergreifende 164Einschrittverfahren 165mit Umlagerungsbestellung 169

Umlagerungsbestellung 163unbewertetes Material 40, 116Upload aus der Zwischenablage 337

V

Verbrauchsmaterial 94, 110, 129Verbrauchsmaterialbeschaffung 107Verkaufsmengeneinheit 32Versionsverwaltung 300

Customizing 301Funktionsumfang 302

W

Wareneingang zur Bestellung 103Wareneingang, automatische Bestell-

erzeugung 21, 209wareneingangsbezogene Rechnungs-

prüfung 128Warengruppe 31, 358Werk 23–24Werksbestand 33Werksdaten/Lagerung 33Wertkontrakt 227Wertkontrakt, Customizing 231


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Praxishandbuch Einkauf mit SAP ERP - Cloud Object Storage · Bonn Boston Torsten Hellberg Praxishandbuch Einkauf mit SAP® ERP 1742.book Seite 3 Montag, 5. März 2012 12:25 12