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Professionelles Professionelles BesprechungsmanagementBesprechungsmanagement

6. Februar 2002Corinne Woll

Fridastrasse 24 �� 30161 Hannover �� TEL (05 11) 38 8 65 00 www.corinne-woll-consulting.de �� www.peter-klein-seminare.de

Professionelles Besprechungsmanagement / 06.02.2002

Agenda

�Die Trainings- und Beratungsinstitute

�Effizientes Besprechungsmanagement�Planung�Durchführung�Nachbereitung�Kommunikation

�Sie Fragen – ich antworte


Training �� Beratung �� Ausbildung

Training & Beratung für Zahnarztpraxen

KommunikationstrainingBesprechungsmanagementTeamentwicklungPatientenorientierungMarketing

ManagementberatungFührungs- u. VertriebstrainingOrganisations- und TeamentwicklungKommunikation & PräsentationCoaching und SupervisionMarketing


Mindmap „Conference“


Planung� Checkliste „Notwendigkeit eines Meetings“� Ziele� TeilnehmerInnen� Tagesordnung & Timing� Check-up & Einladung


Ist das Meeting notwendig?

� Rechtfertigen die anstehenden Aufgaben den Aufwand (Zeit, Personal, Catering, usw.)?

� Sind die Probleme für die ausgewählte Hierarchiestufe relevant?� Betrifft das Problem alle Teilnehmer?� Könnte ein Einzelner das Problem durch einige gezielte Rückfragen

alleine lösen?� Steht genügend Zeit für eine strukturierte Besprechung zur

Verfügung?� Können alle Beteiligten einen Nutzen aus der Besprechung ziehen?� ........

Check-liste


Formulieren Sie Ziele!

�Was sind eigentlich Ziele?

�Mit der Zielformulierung stellen wir dar,� weshalb etwas Bestimmtes,� auf welche Weise,� von wem,� mit welchem messbarem Ergebnis,� bis wann erreicht werden soll.

Check-liste


Besprechungstyp,Ziele und TeilnehmerInnen

Ziele1. Gezielte Handlungen2. Aufgabenverteilung: Die Arbeitsatmosphäre ist leiterzentriert, wobei der Leiter

völlige Kontrolle ausübt. Beteiligte 1. Leitende: Manager (Direktoren, Vorstände, höhere Vorgesetzte, wie Produktions-,

Betriebsleiter)2. Teilnehmer: Mitarbeiter der/des Leitenden

Anordnende Besprechung

z.B. Engpässeüberbrücken

Ziele1. reine Information durch Vorgesetzte2. Lösungen werden nicht erwartet3. Fragen werden (besonders bei größeren Gruppen) kaum geklärt Beteiligte1. einzelne oder mehrere höhere Vorgesetzte 2. ausgewählte Gruppen oder ganze Belegschaften

InformativeBesprechung

z.B. NeuesCorporate Design


Besprechungstyp, Ziele und TeilnehmerInnen

Ziel1. Einigung auf eine Lösung, im allgemeinen auf einen Vertrag bezogen 2. Entscheidung, welche die beste Lösung im Eigeninteresse der

Teilnehmenden ist - im Allgemeinen ein Kompromiss Beteiligte1. eine bestimmte Person oder Gruppe mit klaren Zielen2. verschiedenste Personen oder Gruppen mit unterschiedlichsten Zielen

- sie einigen sich letztendlich, weil sie von einander abhängig sind

Verhandlungen

z.B. AnschaffungZeiterfassungs-system

Ziel1. Einigung auf Lösungen durch rationales Vorgehen und Verständnis 2. praktikable und sofort umsetzbare Lösungen werden erarbeitet Beteiligte1. Kollegen gleicher Hierarchieebene2. Anerkannter Moderator mit gleichem Status oder den geforderten beruflichen Erfahrungen. Alle Beiträge werden gleich gewichtet, da sie auf erworbenem Wissen und Fähigkeiten basieren.

Moderation /

Kollegiales Meeting

z.B. Produkt-entwicklung


Tagesordnung, Timing & Einladung

� Anlass� Zielsetzung� Tag & Zeitpunkt & Dauer� Raum� Teilnehmer� Tagesordnung &

Besprechungspunkte� Benötigte Informationen� Routinefragen� Offene Punkte

� Wer macht was?� Neue Punkte� Themen der nächsten

Besprechung� Zu klärende Fragen� Benötigte Hilfsmittel� Protokoll der letzten Sitzung� Protokollführer� Einladende Stelle� Unterschrift

Die wichtigsten Punkte für Ihre Tagesordnung


Beispiel für Tagesordnung & TimingAnlass und Zielsetzung: Planung und Vorgehen Hr. Brinker / Dr. Helms

Planung Weiterbildung für Vertriebsaußendienst

Tag und Zeitpunkt: 29.01.2002 Dauer: 10.00 bis ca. 17.00 UhrRaum: F 024 bereits reserviert? ja

Besprechungsteilnehmer extern: Hr. Brinker, Dr. Helmsintern: Hr. Klein, Fr. Woll

Tagesordung/Besprechungspunkte: Wer? Welche Informationen werden benötigt? Zeit

1. Aktuelle Situation Hr. Klein siehe Anlage 1 9.00 – 11.002. Rückmeldung der Vertriebsleitertagung:

Diskussion? siehe Anlage 2 11.00 – 12.303. Planung und Vorgehen: Hr. Brinker / Dr. Helms

Diskussion und Entscheidung 13.00 – 14.004. Planung Weiterbildung für Vertriebsleiter Fr. Woll siehe Anlage 3

Diskussion und Entscheidung 14.00 – 18.00

Routinefragen: keine ??? Welche Unterlagen und Hilfsmittel werden benötigt?Offene Punkte der letzten Besprechung: keine Berichte keineNeue Punkte / Sonstiges: ??? Anschauungsmaterial bringt Dr. HelmsThemen der nächsten Besprechung: festlegen Flip-Chart jaWelche Fragen sind zu klären? offen Beamer ja

Metaplanwand ja

Protokoll der letzten Sitzung: keines Protokollführer/Datum: ______ 29. Januar 2002Einladende Stelle: Unterschrift:


„Könnten Sie sich bitte unterhalten.....es sieht so aus, als hätte ich meine Tagesordnung zuhause liegen lassen...“


Ihre Vorbereitung auf einen Blick:

1. Die Besprechung planen (Checkliste!) Erscheint eine Besprechung wirklich als der beste Weg, ein Ziel zu erreichen, so wickeln Sie sie nicht aus dem Stegreif ab, planen Sie!

2. Die eigene Zielsetzung formulieren (Checkliste!) .3. Die Teilnehmer ausführlich informieren (Einladung,

Tagesordnungspunkte, Diskussionsgrundlagen).4. Das Material bereitstellen.


Durchführung�Moderation�Zeiteffizienz�Teilnehmertypen�Konflikte


Wofür ist der Moderator verantwortlich?

Problemlösungen erarbeiten:

� die Bedeutung der gemeinsamen Aufgabe und die Erwartungen an die Teilnehmer hervorheben,

� Kurzeinführungen zu den Tagesordnungs-punkten geben, den Sachstand erläutern,

� die Besprechung steuern und den Zeitplan einhalten,

� verschiedene Lösungen bewerten, zusammenfassen, Konsequenzen ziehen,

� Entscheidungen herbeiführen, Ergebnisse herausarbeiten und Maßnahmenkataloge erstellen.

� jeden Diskussionsbeitrag würdigen.� niemals bloßstellen.� unparteiisch bleiben.� stets sachlich und entspannt sein.� beim Formulieren unterstützen.� bei Konflikten vermitteln.

Vertrauen der Teilnehmer gewinnen :


Zeiteffizienz� Gehen Sie nicht ohne Tagesordnung in die Sitzung! Sollten Sie keine

beschlossen haben, so holen Sie dies am Anfang der Besprechung nach.� Hängen Sie an die Tür des Besprechungsraumes ein Schild:„Besprechung.

Bitte nicht stören!“� Fangen Sie pünktlich an, auch wenn nicht alle da sind! Das diszipliniert zu

spät kommende Teilnehmer für die Zukunft. � Fassen Sie immer wieder Ergebnisse zusammen! Sobald ein Thema

„ausgequetscht“ ist oder keine weiteren Fakten mehr genannt werden, resümieren Sie das Gesagte.

� Betrachten Sie eine Frage erst dann als geklärt, wenn Sie festgelegt haben, wer, was, wann, wo, wie zu tun hat. Vereinbaren Sie eine Erfolgskontrolle.

� Halten Sie sich an die vereinbarten Schlusszeiten.


Teilnehmertypen Check-liste


Teilnehmertypen


Teilnehmertypen


Konflikte sind positiv!� Nehmen Sie den Konflikt und Ihre Empfindungen bewusst wahr!� Stellen Sie den Konflikt in Form von Ich-Botschaften dar (z. B. „Ihr Verhalten

bewirkt bei mir ...“)� Bitten Sie den anderen, zuzuhören und hören Sie aktiv zu! Stellen Sie die

beiderseitigen Ziele, Werte und Handlungsalternativen dar.� Fragen Sie: Wie geht es weiter? Was bedeutet das jetzt? Überprüfen Sie, ob

Ihre Botschaft angekommen ist.� Wenn nicht: Senden Sie weitere Ich-Botschaften, und bestehen Sie auf einer

Lösung.� Wenn ja: Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.

� Formulieren Sie eine für beide Seiten akzeptable Lösung, und schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung.


BrainstormingWas leistet ein Brainstorming?� In kurzer Zeit erhalten Sie ein Maximum an Ideen, fordert zum Querdenken heraus. � Befreit von Gedankenblockaden, sorgt für lockere Atmosphäre, ermöglicht neue

Lösungsvorschläge.� Ermuntert stillere oder schüchterne Teilnehmer dazu, ihre Anregungen

einzubringen.

Wie gehen Sie vor?1. Sie beschreiben das Problem und grenzen es ein.

2. Sie fordern die Teilnehmer auf, alles zu äußern, was ihnen einfällt, auch wenn es noch nicht „zu Ende“ gedacht ist.

3. Nutzen Sie die Kartenmethode (Metaplan).

Ideen!


Nachbereitung

�Protokoll�Check-up


Inhalte Ihres Protokolls

1. Thema der Besprechung2. Behandelte Punkte und den Verlauf der Besprechung3. Alle Ergebnisse und geplanten Maßnahmen4. Offengebliebene Punkte5. Weitere Vorgehensweise und der Termin für die nächste

Zusammenkunft

Stenographieren Sie nicht mit, sondern fassen Sie lieber gleich die Kernpunkte zusammen. Die wörtliche Wiedergabe einer mehrstündigen Sitzung schreckt durch ihren Umfang ab und erschwert die schnelle Orientierung.

Check-liste


Das gute Protokoll – ein Beispiel Protokoll der Besprechung zwischen Geschäftsleitung und Personalabteilung: Aktuelle Personalsituation

Zeit und Ort: 7.10.2001, 15.00 in HannoverAnwesend: Personalchef: Herr König

Geschäftsleitung: Herren Dr. Seger, Kiefer, Freitag

Tagesordnungspunkte: Beschlussfassung: Wer: Termin:

1.Allgemeine Situation�Herr Dr. Seger informiert über die Geschäftslage. Sie ist im Moment ....�Des weiteren stellt er das Produktionskonzept bis 2003 vor (siehe Anlagen)�Aufgrund des Produktionskonzeptes kommt es zu Umschichtungen im Organigramm.

Diese werden beschrieben (siehe Anlagen) und gemeinsam diskutiert. Der Betriebsrat behält sich weitere Schritte vor.

2.ProblembereicheHerr König informiert über Unzufriedenheit in einer Abteilung in Bezug auf die dortige Lohnregelung – bei zusätzlichen Überstunden an den Wochenenden. Lösungsansätze wurden aufgezeigt. Eine Entscheidung wird in der nächsten Besprechung mit dem Personalchef getroffen werden.

3.Nächste Besprechung wird für den 1.3.2002 am gleichen Ort angesetzt.

Anlagen: Organigramm P/Kö 8.10.2001


Kommunikation

�Kommunikationssperren�Türöffner


Kommunikationssperren

1. „Kritisieren“, „Urteilen“, „Vorwürfe machen“, „Widersprechen“: „Sie machen immer wieder den gleichen Fehler.“

2. „Namen austeilen“, Beschämen“, lächerlich machen“:„Sie sind halt ein altes Gewohnheitstier!“

3. „Loben“, „Zustimmen“, „Mir-auch-Egotrips“:„Genau!“ – „Das Gleiche ist mir vor 2 Wochen passiert!

4. „Diagnostizieren“, „Analysieren“ und „Interpretieren“:„Das ist, weil Sie ....“ , „Was Sie wirklich sagen, ist ...“


Türöffner helfenIhr Gesprächspartner ist für aktives

Zuhören empfänglich:

� Sie haben das Gefühl, dass ....� Von Ihrem Standpunkt aus ...� Es scheint Ihnen ....� Wie Sie es sehen ....� Aus Ihrer Perspektive ....� Sie denken, dass ....� Sie glauben, dass .....� Wenn ich Sie richtig verstehe ....� Sie meinen ....

Ihr Gesprächspartner scheint für aktives Zuhören nicht bereit zu sein:

� Könnte es sein, dass ...� Gefällt Ihnen die Idee ....� Sagen Sie mir, ob ich mich irre, aber ....� Könnte es vorkommen, dass ....� Trift es zu, dass ....� Es hört sich an, als ob Sie .... � Vielleicht fühlen Sie sich ....� Ich habe den Eindruck ...

„Sie“ - Stan

dpunkt

Geschlosse

ne Frag

en


Bei der Verwirklichung von Besprechungszielen brauchen Sie auch ein bisschen Glück!


Ihre Fragen ????

Video optional


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre nächste Besprechung! für Ihre nächste Besprechung!

Training & Beratung für Zahnarztpraxen

Corinne Woll

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