Projekt Einführung SAP HCM Personalmanagement · PDF fileProjekt Einführung SAP HCM Personalmanagement Informationsveranstaltung ESS/MSS | Einführungswelle I am 12.12.2013 2 1

ProjektEinführung SAP HCMPersonalmanagement

Informationsveranstaltung ESS/MSS | Einführungswelle Iam 12.12.2013

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1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM

2. Was ändert sich?

- Erfassung von Zeitereignissen über ESS | Ablösung der Papieranträge

- Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent

über ESS | Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS

- Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS

3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services

4. Weitere Informationen

Agenda

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Agenda

Überblick der Module SAP HCM

Module zum 02.01.2014

ESS = Employee Self Services

MSS = Manager Self Services

in der SAP HCM Personalzeitwirtschaft

Wofür steht ESS/MSS?

= das „Nervensystem“ des

Personalmanagements

• Grafisch unterstützte Abbildung der

Hochschulstruktur

Abbildung von u.a.

– Organisationseinheiten (Fakultäten,

Einrichtungen, Referate...)

– mit jeweiligen Führungskräften & Mitarbeitern

– Planstellen (organisatorische Zuordnung

jedes Mitarbeiters zu einer konkreten

Planstelle)

SAP Organisationsmanagement

Organisationsmanagement

• Aufbauorganisation der FH Köln wird in SAP HCM abgebildet

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Agenda

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Was ändert sich?allgemein

Personalzeitwirtschaft

• Ablösung der Papieranträge durch elektronisches Verfahren

• Verlagerung der Zeiterfassung (FLAZ) von HR7 nach HR9

• Monatlicher Versand des Mitarbeiterjournals fällt künftig weg (=> Zeitnachweis)

• Bibliotheksmitarbeiter werden probehalber für die Dauer eines Jahres an der FLAZ teilnehmen (ab 01.02.2014)

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Was ändert sich?Grundlagen für ESS/MSS

Grundlagen Selbstbedienungsfunktionen (ESS/MSS)

• Anmeldung in ESS/MSS erfolgt über Ihre campusID• Ihr persönlicher Hochschul-Account

• besteht aus Benutzername und Passwort

• ermöglicht Ihnen die Anmeldung an verschiedenen Systemen, z.B. E-Mail-Postfach und künftig auch zu den Self Services

• Zuordnung einer Person zu ESS oder MSS erfolgt über das HCM Organisationsmanagement

• Alle ESS/MSS-Nutzer benötigen Zugang zu einem Rechner

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Was ändert sich nicht?

Absprachen im Vorfeld der Urlaubsbeantragung

1) … im Team / in der Abteilung

2) … zwischen Mitarbeitern und deren Vertretern

3) … zwischen Führungskraft und Mitarbeitern

=> Die Self Services ersetzen nicht die organisatorischenPlanungen und Absprachen im Vorfeld!

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Was ändert sich?Employee Self Service (ESS)

Erfassung der folgenden *** Zeitereignisse *** erfolgt künftig

über SAP HCM (Web-Anwendung):

• Freizeitausgleich• Abbau Vorarbeit• Abbau Sonderkonten• Abbau Familienkonto• Krank untertägig • Dienstgeschäft• Fortbildung• Reisezeit• Heimarbeit• Rufbereitschaftseinsatz i. A.• Rufbereitschaftseinsatz a. A.• Zeitbuchungskorrektur

• Urlaubsantrag

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Was ändert sich?Employee Self Service (ESS)

• Vertreterfeld Pflichtfeld bei bestimmten An-/Abwesenheitend.h. Eingabe zwingend erforderlich, nachdemeine Absprache mit dem Vertreter erfolgt ist.

=> erspart zusätzlichen Genehmigungs-schritt über Vertreter

=> wenn kein Vertreter: Eintrag „kein Vertreter“ erforderlich

• Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender des Teams: Zukünftige Abwesenheiten der Kollegen sowie desVorgesetzten (ohne die Art der Abwesenheit)

• Zeitnachweis Einsichtnahme in Zeitnachweis durch den Mitarbeiter selbst

• Kontensicht Einsichtnahme in Gleitzeitkonto, Familien- und Sonderkonto sowie Urlaubskontingent durch den Mitarbeiter selbst

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Was ändert sich?Manager Self Service (MSS)

• Genehmigung Die Genehmigung der Zeitereignisse erfolgt durch die Vorgesetzten im System anstatt wie bisher über (manuelle) Anträge.

Im System hinterlegt ist der offizielle Vorgesetzte sowie – soweit vorhanden – dessen Vertreter.

Es kann nur ein Genehmiger sowie – soweit vorhanden – dessen Vertreter hinterlegt werden.

• Mailbenachrichtigungen an den Vorgesetzten und den Antragsteller

• Erinnerungsmail an Vorgesetzten nach 2 Wochen

• Automatische Genehmigung nach 3 Wochen (nur bei Urlaubsanträgen, Abbau Vorarbeit, Abbau Sonderkonten und Familienkonto!)

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Was ändert sich?Manager Self Service (MSS)

• Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender: ZukünftigeAbwesenheiten der zugeordneten Mitarbeiter (ohne die Art der Abwesenheit)

• Vertretung Vorgesetzte können bei planmäßiger Abwesenheit ihre SAP-Inbox auf den Vertreter umleiten• Bei längerer unplanmäßiger Abwesenheit kann die

Inbox vom Personalsachbearbeiter auf den Vertreter umgestellt werden

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Agenda

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Entwurf des Benutzerleitfadens (Stand 05.12.2013):

HCM_Endanwenderdoku_ESS_MSS_2013-12-05_V2.pdf

Benutzerleitfaden & Test-Webanwendung

Aktuelle Testanwendung auf dem Testsystem (HQ1):https://saphost-07.zv-server.fh-koeln.de:8443/sap/bc/nwbc

Später: Startseite für Produktivsystem:https://ess-mss.fh-koeln.de

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Agenda

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Weitere Informationen

• Im Intranet auf einer eigenen Seite (unter HR9) zu ESS/MSS

- im Aufbau -

• Diese wird auch erreichbar sein über: „Service von A-Z“ / ESS/MSS

• Dort finden Sie allgemeine Informationen, den Benutzerleitfaden und…

• … kleine Videos (Screencams), die den Umgang mit ESS/MSS zeigen

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Weitere Informationen

• Was ist die campusID? http://www.campus-it.fh-koeln.de/go/campusid

• Wohin richte ich Inhaltliche Fragen vorab?

=> bitte gebündelt per Mail an HR9 (Frau Buchholz)

=> Ab Freischaltung bitte Ticket an die im Leitfaden genannte Mailadresse des Service Desk der Campus IT

• Wann erfolgt die Freischaltung der Self Services ?voraussichtlich zum 13.01.2014 für folgende Organisationseinheiten:

• Verwaltung

• Präsidium

• Campus IT

• Bibliothek => Nähere Informationen in Kürze…

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Haben Sie noch Fragen?

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