Projekt Prozessingenieurwissenschaften (PIW)€¦ · Managementfehler beim Projektmanagement Managementfehler sind ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten: 1. Anwender,

Prof. Dr. rer. nat. Matthias Finkbeiner

Fachgebiet Sustainable Engineering

0320 L001 Projekt Prozessingenieurwissenschaften (PIW)

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Projekt Prozessingenieurwissenschaften

(PIW)

Einführung in das Projektmanagement

LV 0320 L001


http://www.see.tu-berlin.de/




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Folien in ISIS

Die Folien finden Sie in ISIS (www.isis.tu-berlin.de):

Suche: PIW-PM

→ Fakultät III

→ Institut für Technischen Umweltschutz

→ Fachgebiet Technologie & Nachhaltigkeit

Veranstaltung: PIW Projektmanagement &

wissenschaftliches Arbeiten

Passwort: piwfolien




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Lernziele

• Grundsätzliches zu Projektmanagement und

wissenschaftlichem Arbeiten

• Fokus: Vorbereitung für das Projekt

• Ablauf:

– VL heute

– VL am 19.12.




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Inhalte

• Begriffsbestimmung

• Typische Fehler

• Planung

• Arbeitstechniken

• Anwendungsbeispiel Industrie

• Anwendung auf Projektwoche




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Projektmanagement – Begriffsbestimmung

Projektmanagement

Management Projekt




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Projektmanagement – Begriffsbestimmung: Projekt

Projekt:

– ein Vorhaben mit großem Neuigkeitsgehalt

– zeitlich begrenzt (Beginn, Abschluss)

– definiertes bzw. zu definierendes Ziel

– fachübergreifend

– hoher Einsatz finanzieller, personeller und/oder materieller Ressourcen

– Unsicherheit bzgl. des Erreichens der Projektziele

– schwieriger Planungs- und Steuerungsprozess

– projektspezifische Organisation

• Ein Projekt ist eine kooperative Arbeitsform zur Bearbeitung umfangreicher und/oder komplexer Problemstellungen.

• Projektmanagement hilft bei der systematischen und strukturierten Problemlösung.

[DIN 69900, Teil 1. Projektwirtschaft - Netzplantechnik – Begriffe. August 1987]




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Projektmanagement – Begriffsbestimmung: Management

Planung (Vorbereitung)

• Ziele setzen (Soll-Zustand)

• Entscheidungen treffen

Lenkung / Realisierung

(Durchführung)

• Vorgaben umsetzen

• Organisieren, koordinieren

• Anleiten bzw. Führen

• Ggf. selbst ausführen

Parallel:

Kontrolle / Überwachung

• Ist-Zustand ermitteln

• Soll-Ist vergleichen

• Abweichungen analysieren

• Dokumentieren

• Berichten (intern/extern)

+




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Projektmanagement – Begriffsbestimmung

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes.“*

"Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements." **

* [DIN 69901]

** [PMI, Project Management Institut, weltweit größter PM-Verband]

2 Projektmanagement




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Was gehört zum Projektmanagement?

Gestaltungsfelder:

• Auftragsklärung und Zielvereinbarung

• Projektplanung

• Projektüberwachung und –steuerung

• Ausstattung bereitstellen

• Projektmarketing und Infomanagement

• Mitarbeiterführung

• Teamentwicklung

• Konfliktbearbeitung




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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung







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(PIW)

Projektmanagement – Typische Fehler

LV 0320 L001

Prof. Dr. Matthias Finkbeiner





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12 typische Fehler beim Projektmanagement

Die 12 häufigsten Gründe für ein Scheitern von Projekten lassen

sich in drei Gruppen unterscheiden:

– Ursachen, die durch schlechtes Management entstehen

– Gründe durch falschen und schlechten Methodeneinsatz

– Scheitern durch menschliches Verhalten und schlechte

Kommunikation

Skambraks & Kersig: Modernes Projekt- und Risikomanagement




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Managementfehler beim Projektmanagement

Managementfehler sind ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten:

1. Anwender, Betroffene und Kunden wurden nicht in Planung und Durchführung einbezogen.

2. Das Management hat das Projekt nicht ausreichend unterstützt.

3. Die Verantwortlichkeiten waren nicht klar und transparent vergeben.

4. Die Erwartungen an Projektziel und –erfüllung waren unrealistisch.

5. Die Anforderungen und Spezifikationen änderten sich zu oft.





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Methodenfehler beim Projektmanagement

Aus den Anforderungen eines Projektmanagements heraus

haben sich viele Tools und Werkzeuge entwickelt. Schlechte

Methoden sind z.B.:

6. Die Anforderungen wurden nicht klar definiert. Die

Projektvereinbarung war schlecht.

7. Vision und Ziele waren nicht eindeutig.

8. Der Zeitrahmen oder das Budget war nicht ausreichend.

9. Die gesamte Planung war nicht eindeutig.

10.Unterziele und Meilensteine waren schwammig definiert

oder nicht messbar.





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Verhaltensfehler beim Projektmanagement

Ein besonderes Charakteristikum von Fachleuten und Experten

ist, dass sie gerne einzeln arbeiten und sich selten mit anderen

über ihre Arbeit austauschen. Projektarbeit heißt aber

Teamarbeit. Fehler bezüglich des menschlichen Verhaltens

können zum Scheitern eines Projekts führen:

11.Die Mitarbeiter waren inkompetent oder haben Teile des

Projekts boykottiert.

12.Die Kommunikation im Projektteam und innerhalb des

Unternehmens war unzureichend.





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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung







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(PIW)

Projektmanagement – Planung

LV 0320 L001






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Projektmanagement: Grundprinzipien der Planung

Definieren, Analysieren, Systematisieren…

Teilschritte Dokumentation

1 Definieren → Ziel, Produkt (Qualität)

Ziel (SMART) Klären der Ressourcen (limitiert!):

→ Zeit, Geld, Personen,

→ Arbeitsmittel und -techniken,

→ Material, Quellen…

2 Analysieren: Ziel in kleinste Teilziele zerlegen

(Nach Funktionen, Teilen, Merkmalen…) ???

Zuordnen:

Teilziele ↔ Tätigkeiten, Ressourcen

3 Klären → abhängige / unabhängige Arbeitspakete

(AP) ???

AP anordnen → sinnvolle, effiziente Reihenfolge

[Theuerkauf, J.: Textlabor – Schreiben in den Ingenieurwissenschaften]




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Schritt 1: Zieldefinition

Aus der Aufgabenstellung bzw. Problembeschreibung muss ein

konkretes Ziel abgleitet werden.

Ziele klären:

– um Prioritäten richtig zu setzen

Was muss mindestens erarbeitet werden, um die

Aufgabe inhaltlich zu erfüllen?

– sind Maß der folgenden Planung

– bei Über- und Unterforderung Ziele korrigieren

2 Projektmanagement

[Quelle: A. Paschedag: Grundlagen des wissenschaftlichen Arbeitens]




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S - spezifisch

M - messbar

A – anspruchsvoll, attraktiv…

R - realistisch

T - terminiert




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Balance halten…

Umfang u.

Qualität

Zeit Kosten

Projekt-

spezifische Balance

zwischen den drei

Dimensionen





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Schritt 1: Zieldefinition Beispiel Studium

• Definieren Sie eine mögliche Zielsetzung (SMART) in Bezug

auf Ihren Studienabschluss!

• Vorschlag:

Im 30. März 2018 reiche ich meine Bachelorarbeit als letzte

prüfungsrelevante Studienleistung im Prüfungsamt ein.

• Tipp! Zieldefinition ‚positiv verankern‘

Formulieren Sie zusätzlich zur smarten Zielsetzung eine

Belohnung!





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Projektmanagement: Grundprinzipien der Planung Definieren, Analysieren, Systematisieren…








(Nach Funktionen, Teilen, Merkmalen…) Produktstruktur-Plan

Teilaufgaben

Arbeitspakete Zuordnen:


3 Klären → abhängige / unabhängige AP ???

Anordnen → sinnvolle, effiziente Reihenfolge





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Schritt 2: Problem-/Zielanalyse Ressource Information: Die ‚richtigen‘ Quellen nutzen

Beispiel Studienverlauf

• Studien- und Prüfungsordnung

• Studentische Studienberatung/Studienfachberatung

• (Kommilitonen und Kommilitoninnen)

• (Wissenschaftliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen)

• (Professoren und Professorinnen)





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Schritt 2: Problem-/Zielanalyse Produktstrukturplan (grob), Beispiel Technischer Umweltschutz

[vgl. Studienordnung für das Bachelorstudium Technischer Umweltschutz /

Environmental Science and Technology

an der Fakultät III - Prozesswissenschaften - der Technischen Universität Berlin]




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Projektmanagement: Grundprinzipien der Planung Definieren, Analysieren, Systematisieren…








(Nach Funktionen, Teilen, Merkmalen…) Produktstruktur-Plan

(Teilaufgaben

Arbeitspakete) Zuordnen:


3 Klären → abhängige / unabhängige AP Projektstrukturplan

(Netzplan,

Balkendiagramm) Anordnen → sinnvolle, effiziente Reihenfolge





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Schritt 3: Abhängigkeiten klären und AP

systematisieren Produktstrukturplan (grob), Beispiel Technischer Umweltschutz

[Fak. III Studienfachberatung: Bachelorstudiengang Technischer Umweltschutz. Pdf-Dokument. Url.:

http://www.studienberatung-fak3.tu-berlin.de/uploads/media/Studienverlaufplan_Bachelor_TUS-

EST_graphisch_end_01.pdf]




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Projektmanagement: Grundprinzipien der (Fein-)

Planung Ressource Information: Die Quellen ‚richtig‘ nutzen – Begriffe klären

Leistungspunkte (LP)

• Quantitatives Maß für die tatsächliche (zeitliche) Arbeitsbelastung

• Faustregel: 1 LP entspricht 30 h

– Präsenzzeit: Umfang der Lehrveranstaltung in der Uni

(Semesterwochenstunden, SWH)

– Arbeitsaufwand zur vor- und Nachbereitung

• Vergabe nach European Credit Transfer System (ECTS)





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Schritt 1: Zieldefinition (Teilziel) Beispiel Modul Analysis I

• Definieren Sie eine mögliche Zielsetzung (SMART) in Bezug auf

das Modul AnalysisI !

• Vorschlag:

Am 20. Februar 2015 schließe ich die Prüfungsklausur zu Analysis I

mit der Note 2,0 ab.





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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung







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(PIW)

Projektmanagement – Arbeitstechniken

LV 0320 L001






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Übersicht Arbeitstechniken

P. Tran-Gia, M. Meyer, H. Wehnes: Professionelles Projektmanagement in der Praxis

• Kreativitätstechniken

– Brainstorming

– Umkehrungstechnik

– 6-Hüte-Methode

– Mind Mapping

– Brainwriting

• Problemlösungstechniken

– Delphi-Methode

– Pro und Kontra

• Planungstechniken

– Zeitplanung

– Ressourcenplanung

• Ist-Analyse-Techniken

- Interview

- Fragebogen

- Selbstaufschreibung

- Stichprobenverfahren

• Entscheidungstechniken

- Punktebewertungsverfahren

- Nutzwertanalyse

- Portfolioanalyse

• Kommunikationstechniken

- Moderation

- Präsentation

- Verhandlungstechniken




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Brainstorming


Bekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn)

Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln 1. Keine Kritik oder Bewertung von Ideen

2. Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt

3. Freie Entfaltung der Phantasie

4. Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln

Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator

Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge

Angenehme, offene Atmosphäre

Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause

Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten




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Brainwriting (6-3-5-Methode)


Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach)

• 6-3-5-Methode

– 6 Teilnehmer

– 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer

– 5 Minuten Zeit

• Erhöhung der Anzahl der Vorschläge

– Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn

– Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue

– Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen

• Vorteile

– Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming

– Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert

– Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung




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Umkehrungstechnik


Methode

Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:

Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM

Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0

Beispiel

Bisherige bekannte Lösung

Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil

Schlittschuhe für den Winter

Schlittschuhe für den Sommer




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Eisenhower-Prinzip


Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien

Wichtig oder unwichtig

Dringend oder nicht dringend

In

Zeitplanung

aufnehmen

Sofort

erledigen

Papier-

korb

Möglichst

deligieren

dringend

wic

hti

g




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ABC-Analyse (I)


• Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte,

Prozessen in drei Klassen:

– A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark

– B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke

– C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach

• Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel:

Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil

(Klasse A)

Motto „Konzentration auf das Wesentliche“

Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll




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ABC-Analyse (II)


ca. 15 %ca. 65 %C

ca. 15 %ca. 25 %B

ca. 70 %ca. 10 %A

WertanteilMengenanteilKlasse

ca. 15 %ca. 65 %C

ca. 15 %ca. 25 %B

ca. 70 %ca. 10 %A

WertanteilMengenanteilKlasse

10 35 100

70

100

85

Wertanteil (%)

Mengen-

anteil (%)




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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung







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(PIW)

Projektmanagement – Beispiel Projektmanagement

LV 0320 L001






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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung







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(PIW)

Projektmanagement – Projekt im PIW

LV 0320 L001






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Problem-/Zielanalyse Zieldefinition

• für die LV

• jeder für sich: ….am XX.XX.XX erfolgreich abschließen.




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Problem-/Zielanalyse Produktstrukturplan (grob), Beispiel PIW





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Problem-/Zielanalyse

Teil-Zieldefinition

• für das Projekt/ die Projektwoche




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Strukturplan Projektwoche

• To-Do´s

• Aufgabenverteilung

• Zeitplan

• Rollen

• …..




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Beispiel Strukturplan Projektwoche

vorher Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Materialsammlung

Zieldefinition

Teilziele definieren

Aufgabenverteilung

Einzelarbeit

Zusammenführung Ergebnisse

Präsentation erstellen und proben

Präsentation machen

Abschlussfeier




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Beispiel Aufgabenverteilung Projektwoche

Franz: Gesamtkoordination, Protokolle

Emil: Präsentation erstellen

Emil, Gabi: Präsentation durchführen

Paul: Materialsammlung

Linda: Inhalte Thema 1

Rolf: Inhalte Thema 2

….




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Inhalte


• Typische Fehler

• Planung




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