Projektmanagement 3. Der Lokalisierungsprozess Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010

Projektmanagement

3. Der Lokalisierungsprozess

Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt

Prof. Dr. Ursula Fissgus

September 2010

Prof. Dr. Ursula FissgusHS Anhalt

Projektmanagement Lokalisierungsprozess 2

Ziele des Lernmoduls

• Aktivitäten, Methoden und Verfahren im Lokalisierungsprozess einordnen

• Kostenschätzung durchführen können• Lokalisierungsspezifische Managementaktivitäten kennen lernen



3.1 Aktivitäten und Kostenschätzung

• Aktivitäten, die zu einem Lokalisierungsprojekt gehören:– Projektvorbereitung

– Übersetzung und Durchsicht

– Entwicklung

– Lokalisierung von Graphiken

– Desktop Publication

– Projektmanagement



Projektvorbereitung

• Projektvorbereitende Aktivitäten: – Rechner konfigurieren, anpassen

– Quellmaterial testen

– Quellmaterial vorbereiten

– Referenzmaterial beschaffen

– Übersetzungswergzeuge trainieren

– vorhandenes übersetztes Material vorbereiten

– Terminologierecherche

– Aktivitäten sind sowohl sprachabhängig als auch –unabhängig

• Kostenabschätzung: auf Erfahrungswerte zurückgreifen



Übersetzung und Durchsicht

• Kostenschätzung: – auf Wort-Basis (später mehr)

– Üblicherweise ein fester Einheitssatz für vorgegebene Sprachpaare (Quellsprache, Zielsprache)

• Anpassungen möglich, je nach Komplexität der Sprache oder des Textes

– Sonderfälle• Texte mit rechtlichen Auswirkungen, z.B. Lizenzbestimmungen oder

Copyright, müssen u.U. von Fachleuten neu formuliert werden– Vorgehensweise mit dem Auftraggeber absprechen– Kosten werden extra berechnet



Entwicklung

• Entwicklung – Software

• Sprachliche Übersetzung• Kompilierung (Übersetzung Programm -> lauffähiges Programm)• Anpassung der Dialogboxen• Test der Tastenkombinationen (hot key)• Abschließender Test (cosmetic testing)

– Online Hilfe• Sprachliche Übersetzung• Formatierung und Test



Entwicklung – Software

• Kostenfaktoren:– Plattform und Entwicklungsumgebung (Standard oder nicht)

– Anzahl und Komplexität der Dialogboxen

– Volumen der Anpassungstätigkeiten

– Benutzung von automatischen Testwerkzeugen

– Internationalisierungsniveau der Software

– Softwaretyp (Systemsoftware, Anwendungssoftware, etc.)

• Kostenschätzung– Basis: Dialogbox

• Manche Lokalisierungswerkzeuge zählen die Ressourcentypen

– Testkosten abhängig vom Niveau („kosmetisch“, linguistisch oder funktional)



Entwicklung – Online Hilfe


– Komplexität der Dateiformate

– Anzahl und Komplexität der Hilfethemen

– Geforderter Testniveau

– Benutzung von automatischen Testwerkzeugen (z.B. HtmlQA)

– Anzahl der Hypertextverweise

• Kostenschätzung– Basis: Hilfethema

– Unterschiedliche Komplexität • mit Java-Komponenten oder HTML Dateien besser der Software zuordnen



Lokalisierung von Graphiken

• Kostenfaktoren:– Typ der Graphiken (bildschirmorientiert oder zeilenorientiert)

– Komplexität des Layouts (Hintergrund, Font, Darstellung)

– Trennung / keine Trennung Text – Graphik

– Komplexität des Graphikeditors

• Kostenschätzung– Tatsächliche Anzahl der zur lokalisierenden Graphiken

• buttons oder icons müssen nicht lokalisiert werden • wenn mehrere Versionen von einer Graphik existieren, z.B. farbig und schwarz-

weiß, wird nur eine Graphik lokalisiert und dann automatisch konvertiert

– Basis: • Graphik, falls Graphiken ähnliche Komplexität haben• Stunden, falls uneinheitliche Komplexität oder • einfache Graphik + komplexe Graphik, falls uneinheitlich



Desktop Publication (DTP)


– Unterstützt die verwendete Software die Zielsprache?

– Komplexität von Layout, Fonts, Graphiken

– Konvertierung in andere Formate

– Generierung von Dateien, die mehrere Sprachversionen enthalten

• Kostenschätzung– Basis: Seite

– Asiatische Sprachen sind i.d.R. komplexer als nicht-asiatische



3.2 Kostenschätzungen auf Wortbasis

• zur Abschätzung von Lokalisierungs- und Übersetzungsprojekten am häufigsten verwendet

• Notwendige Information zur Projektabschätzung:– Anzahl Wörter

• Problem: eingesetzte Werkzeuge liefern unterschiedliche Zählergebnisse

– Interne Wiederholungen• TM-Werkzeuge einsetzen (z.B. Trados)

– Anteil der Wiederverwendungen (inklusive fuzzy matches)• TM-Werkzeuge • Evtl. zuerst TM-Datenbanken erstellen• Unterschiedliche TM-Systeme liefern unterschiedliche Ergebnisse

• Werkzeuge erfassen keinen Text, der in Graphiken und Bilder vorkommt -> extra zählen



Software

• Text– In extra Dateien

– In Quelldateien

– In kompilierten Anwendungsdateien

• Außerdem in Betracht ziehen:– Zu lokalisierender Text auch in Installationsdateien, Reports und

sonstigem Zubehör

– Ist Text in Graphiken enthalten?

– Texte können nicht aus ausführbaren Dateien (Anwendungsdateien) extrahiert werden -> Quelldateien notwendig



Online Hilfe

• Umfangreicher Text -> realistische Abschätzung notwendig • Geeignete Werkzeuge verwenden:

– TM tools

– Editoren (Word für .rtf und .doc, FrontPage für html Dateien)

– Online help Testwerkzeuge (HelpQA für WinHelp und HtmlQA für html)

– PDFCount (früher www.pdfcount.com)

• Berücksichtigen mit welchen Werkzeug das Dokument generiert wurde -> TM tools entsprechend parametrisieren

http://www.pdfcount.com/



HTML-Dateien

• Wortzählungen schwierig, Problem: HTML-Dateien enthalten – Text (zu übersetzen) und

– Markups (bleiben unverändert)

• Text i.d.R. auf viele Dateien (=Seiten) verstreut • kompilierte Dateien müssen dekompiliert (mittels HTML Help

Workshop), übersetzt und wieder kompiliert werden

• Zu berücksichtigen:– Text in Meta-Tags (z.B. in Schlüsselwörter)

– Buttons mit Text

– Text, der beim Drüberfahren (mouseover) erscheint

– Text in Scripten (bei dynamischen Seiten)



Dokumentation

• Quelldateien: Wortzählfunktion der verwendeten Editoren einsetzen• .pdf Dateien: PDFcount verwenden

– Achtung: es wird alles gezählt, z.B. Seitenkopftext wird für jede Seite gezählt



Web-Seiten

• Statische Web-Seiten: analog zu HTML-Dateien

• Dynamische Seiten: kombinieren statischen Text mit dem Inhalt von Textdatenbanken -> Text extrahieren (Spezialsoftware, Entwickler kontaktieren), übersetzen, einspielen (Spezialsoftware)

• Werden oft nicht vollständig lokalisiert, sondern kombinieren übersetzten Text und lokale (neu erstellte) Information

• Zu berücksichtigen:– Updatefrequenz: regelmäßig (z.B. täglich) sich ändernde Web-Seiten benötigen

spezielle Werkzeuge oder Software zum Verwalten des multilingualen Workflows– Internationalisierung: können gängige Browser die verwendeten Zeichen (z.B.

zwei-Byte Zeichen) auch darstellen?– Externe Provider: Information, die von Dritten geliefert wird -> klären, wer für die

Lokalisierung zuständig ist



3.3 Lokalisierungsprojektmanagement

• Aufgaben, Verantwortungsbereiche– Angebotserstellung

– Projektaufbau und -start

– Ressourcenmanagement

– Zeitplanung

– Budget

– Qualitätsmanagement

– Projektkommunikation

• Kostenschätzung Projektmanagement– Zusätzlich ca. 10% der Projektkosten



3.3.1 Angebotserstellung

• Angebotsanfrage enthält– Projektbeschreibung

– Komponentenübersicht

– Angaben über den Anwendungsbereich

– Projektumfang (geschätzt)

– Quellprodukt (in Auszügen oder komplett)

– Erwartete Dienstleistung

– Erwarteter Lieferumfang

– Erwartete Termine (für das Angebot und für das Projekt)

• Es gibt keinen Standard dafür

• Detaillierungsgrad:

– Gesamtangebot für das Projekt

– Detailliertes Angebot (einzelne Teilaufgaben und Aktivitäten)



Notwendige Information

• Zielsprache(n) • Zu übersetzende Komponenten• Zusätzliche Tätigkeiten• Updates, Meilensteine während de Übersetzung• Glossare gefordert • Einsatz bestimmter TM Werkzeuge• Auslieferung• Software- / Hardwareeinschränkungen• Kenntnisse / Erfahrungen aus dem Anwendungsbereich • Referenzmaterial• Zeitrahmen



Projektevaluation

• Projektevaluation– in der Phase der Angeboterstellung oft vernachlässigt

– Wird von der Verkaufsabteilung erstellt

• Vorteile einer vollständigen Projektevaluation:– Auftraggebersicht: das Projekt ist „in guten (= professionellen) Händen“

– Auftragnehmersicht: Risiken werden minimiert

• Notwendige Parameter zur Projektevaluation für ein Angebot:– Identifizierung der zu lokalisierenden Komponenten

– Identifizierung der durchzuführenden Aktivitäten



Projektevaluation – Entwicklung und Test / DTP

• Entwicklung und Test: Zeit, die für die Einbindung des übersetzten Materials in das Programm notwendig ist– Parameter: Übersetzungsvolumina (Anzahl Wörter)

– Durchschnittswerte

– Empfehlung: eine zweite, unabhängige Abschätzung einholen

• Desktop Publishing – Anzahl Seiten

– Komplexität ist im Laufe der Zeit kontinuierlich gestiegen

– Sicherstellen, dass alle geforderten Tätigkeiten berücksichtigt werden



Projektevaluation – Übersetzungsvolumina

• Das Projektmanagement benötigt folgende Information für die Evaluation der Übersetzungsvolumina:– Anzahl Wörter (Summe)

– Trefferquote extern

– Trefferquote intern

• Informationsgewinnung– Mit Hilfe von TM Systemen

– Empfehlung: mit einem anderen TM System gegenprüfen

• Evaluationsdaten– Nach Komponententypen aufschlüsseln



Preisgestaltung

• Probleme:– Managementeinsicht, dass Lokalisierung >> Übersetzung

– Konkurrenzsituation

– Preisbewusstsein der Auftraggeber

• Preisgestaltung– Komponentenweise

– feste Preissätze für Tätigkeiten

– Bei komplexen Projekten: Preissätze anpassen



Wettbewerbsfähige Preisgestaltung

• Wettbewerbsfähige Preisgestaltung – Abschätzungen der einzelnen Posten, statt allgemeiner

Zeitabschätzungen

– Feste Postenpreise, statt Preise auf Stundenbasis

– Aufschlüsselung der Aktivitäten

– Bei festen Kundenbindung kann man u.U. zu einer Projekt-Post-Kalkulation übergehen

• Kunden stellen immer öfter Angebotsformulare zur Verfügung– Erleichtert den Vergleich

– Wichtig: vom Standard abweichende Tätigkeiten extra vermerken



Aufbau eines Angebots

• Benötigte Information– Aufschlüsselung der Kosten

• Anzahl Einheiten pro Posten/Tätigkeit• Preis pro Einheit und pro Sprache• Summe der Kosten

– Lieferumfang (Auflistung)

– Projektannahmen, -voraussetzungen

– Zahlungsmodalitäten und -zeitplan

– Vorläufiger Zeitplan

– Vorläufiger Projektplan (Aufschlüsselung der Tätigkeiten)

– Eventuell alternative Vorgehensweise

– Firmeninformation



Aufschlüsselung der Kosten

Aktivität Komponente Kostenbasis

Recherche Terminologie Stunde / Term

Übersetzung Software Wort

HTML / XML Wort

Hilfe / Dokumentation Wort

Einfache Dokumente Stunde / Wort

Entwicklung Software Dialogbox / Stunde

Test Software (linguistisch) Stunde

Software (funktional) Stunde

HTML / Hilfe Element / Stunde



Aufschlüsselung der Kosten (2)

Aktivität Komponente Kostenbasis

Desktop Publishing Dokumentation Seite / Stunde

Zusatzmaterial Seite / Stunde

Graphiken Software Fenster / Stunde

HTML / Hilfe / Dokumentation

Fenster / Stunde

Drucken / Konvertieren HTML / Hilfe Stunde

Dokumentation Seite / Stunde

Projektstart und -vorbereitung

alle Stunde

Projektmanagement alle % aus Projekt / Stunde



Lieferumfang

• Ziel: sicherstellen, dass Auftraggeber und -nehmer die gleichen Erwartungen haben

• Möglicher Lieferumfang:– Vollständig lokalisierte, kompilierte und getestete Online Hilfe

• Quelldateien und ausführbare Dateien

– Vollständig lokalisierte, kompilierte und getestete Software • Quelldateien und ausführbare Dateien

– Vollständig lokalisierte und formatierte Dokumentation • Quelldateien, PostScript und PDF Dateien

– Translation Memory mit up-to-date Glossaren in allen Sprachen



Projektannahmen und -voraussetzungen

• Mögliche Projektannahmen und -voraussetzungen– Änderungen im Projektvolumen und –ziel haben Kosten- und

Zeitrahmenänderungen zur Folge

– Zeitrahmen basiert auf der Annahme, dass das Quellmaterial rechtzeitig zur Verfügung steht

– Stilistische Änderungen sind im Lieferumfang nicht enthalten und werden u.U. extra berechnet

– Projektarbeiten beginnen erst nach Vertragsabschluss

– Meilensteine und Auslieferungstermine können nur rechtzeitig eingetroffenes Material berücksichtigen

• Beachte: Annahmen sollten die Sachlage klären und keine Projekteinschränkung sein



Zahlungsmodalitäten und -zeitplan

• Angaben darüber, wann und wie viel bezahlt wird• Wichtig bei großen Projekten

• Beispiele:– 50% bei Projektbeginn, 50% bei Projektvollendung

– 30% Anzahlung, 30% bei einem vereinbartem Meilenstein, 40% bei Vollendung



Vorläufiger Zeitplan

• Angebotsanfragen der Auftraggebers enthalten i.A.:– Gewünschten Projektstart

– Gewünschtes Projektende

• Vorläufiger Zeitplan:– Vorläufigen Projektplan erstellen

– Enthält Übersicht über die Teillieferungen

• Note beifügen:– Der Zeitplan ist vorläufig und kann sich ändern (z.B. in Abhängigkeit von

der Qualität des Quellmaterials)

– Zeitplan kann nur eingehalten werden, wenn das Material vom Auftraggeber rechtzeitig zur Verfügung steht



Vorläufiger Projektplan

• Übersicht darüber, wie das Projekt durchgeführt wird– Pro Komponente: Prozessübersicht, benutzte Werkzeuge

• Ressourcenplan – Ressourcen pro Komponente / Aktivität

– Trainingsplan für Projektmitarbeiter

– Kurzbiographie der wichtigsten Projektmitarbeiter

– Aufstellung der benötigten Ressourcen (z.B. Lokalisierungskit), Alternativvorschläge

– Mögliche Probleme und Lösungsvorschläge



Firmeninformation

• Darstellung der Firma: organisatorische Stärken, technische Infrastruktur, Ressourcen, „das Besondere“

• Firmeninformation:– Firmenprofil, Dienstleistungen– Qualität der Dienstleistungen– Rabatte bei Großaufträgen – Ressourcen– Kunden und Referenzen– Technische Fähigkeiten, Projektmanagementfähigkeiten– Benutzte Übersetzungswerkzeuge– Marketing– Formale Qualitätssicherungsmaßnahmen



3.3.2 Projektstart

• Tätigkeiten zum Projektstart:– Genaue Evaluation für alle Komponenten

– Projektordner anlegen

– Zeit- und Ressourcenplan

– Vorbereitende Tätigkeiten für die einzelnen Komponenten

– Budget und Qualitätssicherungsmaßnahmen

– Kommunikationsplan



Evaluation zum Projektstart

• Kostenschätzung bei Angebotserstellung durchgeführt– Kann, nach Durchsicht des verfügbaren Materials, genauer spezifiziert

werden

• Zusätzlich: Evaluation des Quellmaterials– Vollständigkeit

– Korrektheit



Projektordner

• Einheitliche, zentrale Ablage, zugänglich allen Projektbeteiligten• Inhalt

– Vollständige Quelldaten

– Vollständige Zieldaten

– Jeweils aktuelle Version

– Referenzmaterial, Projektwerkzeuge

– Style sheets und sonstige Vorlagen

– TM Datenbanken, Glossare

– Administrative Information (Zeitplan, Projektplan, etc.)



MyDocuments-ClientName-

ProjectNumber-Admin-

From ClientFrom SupplierGlossariesReference MaterialScheduleTo ClientTo SupplierTranslation Memories

Ordnerstruktur für ein Lokalisierungsprojekt

Source-

TargetLanguage1-

TargetLanguage2+

Documentation-CleanedUncleaned

DocumentationHelpHTMLSoftware-

CompiledRessource

HelpHTMLSoftware

CompiledRessource

-



Ordnerstruktur bei Lieferung

• Lieferung(en):– Gleiche Struktur und Inhalt wie Quellmaterial

– Nur aktuelle Version liefern• alte Dateien entfernen

– Elektronische Lieferungen durchnummerieren:• dlink_hlp1.zip, dlink_hlp2.zip, …

– Multilinguale Projekte: Name soll Verweis auf Sprachversion enthalten:• dlink_hlp_de1.zip, dlink_hlp_fr1.zip, …



Zeit und Ressourcenplan

• Wird erstellt anhand der Projektevaluation• detailliert• Enthält:

– Start- und Endtermin für jede Komponente und Aktivität

– Ressourcenplan (Personal, etc. )



Vorbereitende Tätigkeiten

• Projektbeteiligte ausreichend und individuell informieren und mit Material versorgen:– Zeitplan

– Erwartete Dienstleistungen

– Zu übersetzendes Quellmaterial

– Lauffähige Version der zu übersetzenden Anwendung

– Information zu Werkzeuge, die einzusetzen sind, zu Prozeduren, die zu befolgen sind

– Evtl. Nichtstandard Vorgehen

– Referenzmaterial

– Informationen zum Übersetzungsprozess



3.3.3 Zeitplanung

• Verläuft ähnlich bei allen Projekten

• Kritisch: der Lokalisierungsprozess muss beginnen bevor die Entwicklung beendet wurde (um die gleichzeitige Auslieferung von allen Sprachversionen zu gewährleisten)

• Projektplanung in Lokalisierungsprojekten :– Reihenfolge der Vorgänge

– Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen

– Aufwand und Dauer der Vorgänge

– Ressourcen



Projektplanung

• Zu berücksichtigende Aktivitäten (Vorgänge)– Terminologiearbeiten, Glossare erstellen (inkl. Review)

– Tätigkeiten zum Projektstart

– Übersetzungstätigkeiten (inkl. Durchsicht)

– Übersetzen und Testen der Software

– DTP für Dokumentation, PostScript oder online Ausgabe

– Qualitätssicherungsmaßnahmen

– Finale Produktion

• Außerdem zu berücksichtigen:– Konvertierung in/aus TM Systemen

– Datenaufbereitung für die Auslieferung



Vorgangsabhängigkeiten Lokalisierung

• Online Hilfe und Dokumentation ← endgültige Version der Software • Überprüfung der Übersetzung ← Erfassung der Übersetzung• Review (Kunde) ← Übersetzung und Erfassung der Übersetzung• Kompilieren und Binden der Software ← Übersetzung • Beispielfenster (screen shots) ← Software lokalisiert, kompiliert,

gebunden und getestet• DTP der Dokumentation und Testen der online Hilfe ←

Beispielfenster extrahiert und Grafiken lokalisiert• Konvertierung der online Hilfe in andere Formate ← Lokalisieren

der online Hilfe, kompilieren, Binden, Testen

• Anhängigkeiten bereits bei Projektplanung benennen und berücksichtigen



Vorgangsbeziehungen Lokalisierungsprojekt

Analysis ofSource Material

Kick-Off

Preparation of Source Material

ScreenCaptures

SoftwareTranslation

Online HelpTranslation

DocumentationTranslation

Pre-Sales

Scheduling andBudgeting

TerminologySetup

Glossary Translation

SoftwareEngineering

Engineering /Testing

DesktopPublishing

SoftwareTesting

Product QA and Delivery

ProjectClosure



3.3.4 Ressourcenplanung

• Zuweisung von Personal an Aktivitäten– Zuerst grob, nach Kategorien (Softwareübersetzer, etc.) und Sprachen

– Danach „Feinarbeit“

• Externe Fachspezialisten

• Projektüberwachung beinhaltet auch die Überwachung der Ressourcenplanung



Ressourcenzuweisung

• Übersetzungen sollten von Muttersprachler durchgeführt werden• Bei mehreren beteiligten Übersetzern einen Teamleiter vorsehen

– Für Terminologiemanagement, Kontakt zum Kunden, Verantwortlich für einen einheitlichen Stil

• Anzahl der an einem Projekt beteiligten möglichst gering halten• Übersetzer mit Erfahrung in dem Bereich• Gute Mischung von angestellten und freien Mitarbeiter• Lokalisierer = linguistische und technische Kenntnisse• DTP am besten von einer Person quer über alle Sprachen

durchführen lassen



3.3.5 Finanzen

• Projektbudget: Finanzplan– Muss im Laufe des Projektes regelmäßig überprüft werden

• Budgetrelevante Projektänderungen müssen mit dem Kunden abgesprochen werden!

• Projektmanagementanwendungen bieten die Möglichkeiten der Projektüberwachung

• Wichtig: saubere Zeiterfassung im Laufe des Projektes



Faktoren für Budgetberechnung

• Erwartetes Volumen und Kosten für Außerhaus-Übersetzungen• Ressourcenkosten (z.B. Stundensätze, Tagessätze)• Erwartetes Arbeitsvolumen • Zusätzliche Investitionen (z.B. Kauf oder Ausleihe von Software

und / oder Hardware)• Zusätzliche Kosten (z.B. Reise, etc.)• Anteil für unerwartete Zusatzkosten (z.B. Überstunden)

• Projektmanagement- und Kommunikationskosten



3.3.6 Projektalternativen

• Projekte verlaufen nicht immer so, wie sie geplant waren

• Änderungen müssen mit dem Auftraggeber abgesprochen werden– Buch führen über tatsächliche Arbeiten, Volumen, etc.

• Projektnachbearbeitung notwendig– Änderungen

– Nachberechnung



3.3.7 Qualitätsmanagement (QM)

• Qualitätsplan – enthält alle Aktivitäten zur Qualitätssicherung

– muss im Projektplan integriert sein

• Ressourcen – Werden benötigt

– QM setzt Erfahrung voraus

• ISO 900* zertifiziert den jeweiligen Prozess (nicht das Produkt!)– Müssen den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden



QM – linguistische Aspekte

• Eindeutigkeit und Konsistenz sind wichtiger als Stil• Hilfsmittel: Liste mit häufigen Fehlern • Automatisch generierte Komponenten müssen auch überprüft

werden

• Problematisch– Terminologieänderungen im Laufe des Projekts



Qualitätsstandards

• Allgemeine Definition in ISO 8402, 1986 (www.iso.ch)

• www.sae.org (nach „translation quality“ suchen) (Automobilbereich)• www.astm.org (nach subcommittee F15.48 suchen)

– Aktuelles bei der Entwicklung eines Qualitätsstandards

– Entwickelt von NFCL (National Foreign Language Center) und ATA (American Translators Association)

– Unterstützt von ASTM (American Society for Testing and Materials)

• LISA QS-Modell (Localisation Industry Standards Association, www.lisa.org/products/qamodel.html) wird häufig genutzt– Checklisten und Vorlagen für Qualitätsüberprüfungen

• DIN 2345 (www.din.de) definiert Aktivitäten in Übersetzungs-aufträgen

http://www.iso.ch/



3.3.8 Kommunikation

• Interne und externe Kommunikation• Kommunikationsplan muss beantworten:

– Wer

– Wann

– Wie

• Projekte können scheitern wegen– Zuwenig Kommunikation

– Zuviel Kommunikation



Kommunikationsplan

Beantwortet folgende Fragen:• Wo finde ich Projektinfo?• Wer erhält wann welche Information?• Wer kann spezifische Fragen beantworten?• Wo gibt es ein FAQ?• Wie wird kommuniziert?• Wer ist bei Problemen zuständig?• Wer hat bei Konflikten das letzte Wort?• Wer kommuniziert mit dem Kunden?• Wann werden Projektreports erstellt?



Interne Kommunikation

• In der Kommunikation: Sprache und Terminologie verwenden, die auch für Nichtmuttersprachler klar und verständlich ist

• Konflikte, die Terminologie oder Stil betreffen: – Vorher definieren, wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist

– Wer hat das letzte Wort

• Projekte, die mehrere Sprachversionen bearbeiten: Management von Problemen, die Änderungen quer über alle Sprachen nah sich ziehen– Zentral zugängliche Stelle für Fragen und Antworten



Externe Kommunikation

• Kundenerwartung: Probleme zeitnah ansprechen und Lösung suchen

• Probleme / schlechte Nachrichten persönlich oder per Telefon mitteilen (kein E-Mail oder Fax)

• Beim Projektstart Kommunikation klar vereinbaren:– Welche Schritte (Kommunikation) bei Meilensteine, bei Updates, am

Ende

– Stausreports



Statusreport

• Wird in regelmäßigen Zeitabständen (z.B. wöchentliche) durchgeführt

Inhalt:• Projektspezifikation (Projektnummer, -name, Sprache)• Geplantes und tatsächliches Anfangs- und Enddatum• Abweichungen vom Zeitplan und vom Budget• Gelöste und noch ausstehende Probleme• Aktuelle Arbeiten• Geplante Arbeiten für den nächsten Zeitabschnitt (z.B. Woche)• Liste des erhaltenen Materials und der gemachten Lieferungen



Professionelle Reaktion auf Kundenklagen

• Nicht– Unmögliches Versprechen

– Unendliche Entschuldigungen hervorbringen

• sondern offensiv mit dem Problem umgehen

• Problem aufnehmen• Ursachenforschung• Lösung suchen und durchführen• Kunden informieren• Meldung an Qualitätsmanagement



Ten reasons why projects fail

1. The goal of the project is not defined clearly.

2. The goal is defined properly, but changes to it are not controlled.

3. The project is not planned properly.

4. The project is not led properly.

5. The project is planned properly but then is not resourced as planned.

6. The project is planned such that it has not contingency.

7. The expectation of project participants are not managed.

8. Progress against the plan is not monitored and controlled properly.

9. Project reporting is inadequate or non-existent.

10.When project run into trouble, people believe that the problem can be solved simply, e.g. by working harder, extending the deadline, or adding more resources.



Lernmodul Überblick

„[…] the three important goals in managing a localization project: time, quality, and budget. Successful projects are completed on schedule, within budget, and according to previously agreed quality standards.”

(Bert Esselink, A Practical Guide to Localization)