Projektmanagement

Ein Schulprojekt managenZiele:

Projektmanagement – Theorie und PraxisPlanung und OrganisationKommunikationZeitmanagementFinanzen und RechnungslegungKreativer Einsatz von EvaluationÖffnung und Beteiligungstudent voice - Schüler/innenbeteiligungSchulpartnerschaften

Definition:‚Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unterfangen mit der Absicht, ein bestimmtes Produkt zu erstellen, eine bestimmte Dienstleistung zu erbringen oder ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.Es wird von Menschen durchgeführt, unterliegt Beschränkungen durch begrenzte Ressourcen, wird geplant, umgesetzt und evaluiert. ’

PMBOK Guide

Ein internationales Bildungsprojekt ...

… wird normalerweise von Schüler/innen und Lehrer/innen in Zusammenarbeit mit Schulen aus anderen Ländern durchgeführt.• Besuche, Austausch, Praktika (direkter Kontakt)• gemeinsame schulische Projekte• Schulentwicklungsprojekte• eTwinning und/oder andere virtuelle Kontakte• Internationale berufliche Weiterbildung

Übung: Tagesordnung für ein Projektplanungstreffen an Ihrer Schule

Gruppe 1: Der jährliche bilaterale Austausch für ältere Schüler/innen (zwei Wochen) mit dem Ziel derVerbesserung ihrer Sprachkenntnisse

Gruppe 2: Ein gemeinsames Lehrplanprojekt über nachhaltige Entwicklung unter Beteiligung von sechsSchulen aus vier Ländern

Gruppe 3: Ein Schulentwicklungsprojekt zum Austausch gelungener IT Unterrichtsbeispiele

Gruppe 4: Ein eTwinning Projekt (10 teilnehmende Schulen) über berühmte Künstler/innen

Gruppe 5: Ein Hospitationsprogramm für Sprachlehrer/innen

Planung: Diskussionspunkte

Planung: Diskussionspunkte

Allgemeine ZielsetzungStärken der beteiligten SchulenTeilnehmer/innen: Lehrkräfte und/oder Schüler/innenMethoden und Häufigkeit der KommunikationSpracheKulturelle Belange

einbezogene Lehrplaninhalte

Zeitplanung – Projektaktivitäten, Besuche, Ferienzeiten, PrüfungenWer tut was – RollenUnvorhergesehenes und Risiken

Ein interkulturelles Szenario

Englisch ist die Arbeitssprache des Projekts, aber eine der Schulen schickt stets den Rektor/die Rektorin zu den Projekt-Treffen, dessen/deren Sprachkenntnisse bestenfalls rudimentär sind. Deshalb werden die mit dem Projekt verbundenen Aufgabenstellungen an dieser Schule immer wieder missverstanden.

„Mein Partner/meine Partnerin ist mit allem, was ich sage, einverstanden, kann es dann aber nicht umsetzen.“

Was ist hier passiert?

•Wie geht es dem Koordinatoren/der Koordinatorin und dem Partner/der Partnerin in dieser Situation?

•Warum geht es ihnen so?

•Von welchen Annahmen gingen/gehen beide aus?

•Was könnten sie tun?

Der Projektplan• Belege/Nachweise, dass der Plan gemeinsam mit der/den

Partnerschule/n erstellt wurde

• Klare Zielsetzungen, Absichten sowie Teilziele und Projektabschnitte (milestones)

• Eindeutige Verbindungen zu den Lehrplänen in allen Ländern

• Für gemeinsame, an den Lehrplänen orientierte Projekte der Partnerschulen: deutliche Progression – nicht nur eine Reihe von ‚Kennenlern-Aktivitäten’

• Ausgeglichenes Budget

Hilfen für das Projektmanagement

Erste Hilfe und mehr:www.european-project-management.eu

Mit Downloads: Texte in

EN, DE, FR, IT and RO

Hilfen für das Projektmanagement: Templates

(Vorlagen) Beispiele Ressourcen

(Partnerschaftsvereinbarungen, Planungsformulare, Abrechnungsbögen, Evaluationshilfen …)

Gantt Chart – eine einfache PlanungshilfeSept Okt Nov Dez Jan Feb

Aufg 1

1.11.2 Aufg 2

2.1 2.2

= Teilziele/Projektabschnitte/milestones (können auch Prüfsteine/begrenzende Faktoren für das Projekt sein)

Monitoring (Beobachtung und Überwachung) und Evaluation

Veranstaltungen zum Klimawandel und Schüler/innenkonferenz

Aktivitäten zum Einstieg und Kennenlernen

Besuch im November und Beginn des Klimawandel-Projekts

Zusätzliche Planungshilfen

Erstellen Sie eine einfache Gantt Chart:http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc

Verwenden Sie Open Source Software:http://www.scribd.com/doc/3153813/OpenOffice-ProjectManagement-with-GanttCharts

http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

Planung von Kommunikation

Welche Möglichkeiten der Kommunikation stehen für die Projektarbeit zur Verfügung?

Wie nützlich sind die einzelnen Möglichkeiten?(1 – 5 Punkte)

Welches Potenzial für interkulturelle Missverständnisse beinhaltet jede einzelne?

Welche Übereinkünfte sollten wir innerhalb der Partnerschaft treffen? Welche Regeln benötigen wir?

Finanzmanagement: einige Grundregeln

• Das Budget mit den Projektzielen abgleichen• Budget und Arbeitsplan stets miteinander koppeln• Was sind vertretbare Ausgaben?• Preis-Leistungs-Verhältnis• Finanzmanagement mit System• Besuchsetikette• Alle Belege und Nachweise sammeln

Evaluation

1 Warum ist Evaluation wichtig?2 Phasen der Evaluation3 Informationen sammeln und Veränderungen

bewirken. Mit welchen Methoden?

‚Wie evaluieren Sie während und nach der Partnerschaft, ob die Ziele der Partnerschaft erreicht werden/wurden und der erhoffte Effekt eintritt?’

Warum ist Evaluation wichtig?

• Um die Qualität des Projekts zu verbessern

• Als Grundlage für eine offene Diskussion über die Projektergebnisse

• Um Stärken und Schwächen sowie Hindernisse auf dem Weg zum Ziel aufzuzeigen

Phasen der Evaluation

• Planung von Evaluation:• Einigung auf vorrangige Gegenstände der Evaluation.

Alles zu evaluieren, ist unmöglich!• Alle Beteiligten müssen die verwendeten

Begrifflichkeiten verstehen • Einigung, wer innerhalb der Partnerschaft für

welchen Teil der Evaluation zuständig ist• Zeitplanung abstimmen, Arbeitsplan für die

Evaluation erstellen

Hinweise und Belege sammeln und auswerten: ‚Woher wissen wir …?’

• Was wollen wir evaluieren?• Den Prozess/Ablauf des Projektes (Unterrichtsaktivitäten,

Treffen und Konferenzen, Kommunikation) • Sichtbare Ergebnisse (Materialien, Internetauftritt, DVDs)• Das Ergebnis des Projektes - viel schwieriger!• Kennen wir die Ausgangssituation?

(Maßstäbe/Eckpunkte für Kompetenzen, Wissen, Einstellungen)

• Wie sehen die Indikatoren für Veränderungen aus?

Hinweise und Belege sammeln und auswerten: ‚Woher wissen wir …?’

Welche Evaluationsinstrumente sollten wir benutzen?

1 Frage-bogen

2 Lern-tagebuch

3 Webtool

4 Nutzer-gruppe

5 Statistik-analyse

6 Interviews

Selbstevaluation kann sehr effektiv sein!

Verwenden Sie gut strukturierte Evaluationsinstrumente, die klare Indikatoren bieten:

Evaluationstagebuch

Aktivität (mit Datum/Zeit)

ZielgruppenKurze Begründung und Beschreibung der Aktivität

Wirkung/Auswirkung/FolgenZukünftige Änderungen

NAME SCHULE/ORGANISATION

EvaluationstagebuchAktivität (mit Datum/Zeit)

Thema oder TitelZielgruppen

Mit wem oder für wen?Kurze Begründung und Beschreibung der Aktivität

Warum habe ich das getan? Was habe ich getan?Wirkung/Auswirkung/Folgen

Wie ist es verlaufen? Wie hat es geklappt?Zukünftige Änderungen

Wenn ich diese Aktivität wiederholen würde – was würde ich ändern und warum?

NAME SCHULE/ORGANISATION

Projekt-Selbstevaluation: zum Einsatz bei einer Team-Sitzung

• Zeitplanung wurde eingehalten.• Geplante Aktivitäten fanden statt.• Kommunikation war effizient.• Partner hielten sich an die Vereinbarungen im Arbeitsplan.• Beim letzten Treffen vereinbarte Ziele wurden erreicht.• Die Partner haben voneinander gelernt. Haben wir eine

gute Partnerschaft?

Evaluation einer Projektsitzung

INDIKATOREN:

• Vor der Sitzung wurden ausreichend Informationen zugänglich gemacht; die Kommunikation war effizient.

• Die Partner hatten Zeit, sich einander vorzustellen bzw. ihre Bekanntschaft zu erneuern, einander über ihren Hintergrund zu informieren und darüber, welchen Beitrag sie zum Projekt leisten können.

• Die Tagesordnung wurde eingehalten, Änderungen wurden besprochen. • Alle Partner leisteten Beiträge zur Sitzung.• Die Ziele der Sitzung wurden erreicht.• Die Arbeitsumgebung ermöglichte das Erfüllen der gestellten Aufgaben.• Die geplanten Aktivitäten fanden statt.• Die Partner haben eine klare Vorstellung von den nächsten Schritten.• Unterkunft, Essen und soziale Aspekte waren angemessen.

• Ergebnisse analysieren – wenn möglich bei einer Team-Sitzung

• Mögliche Chancen und Probleme aufzeigen• Anpassen: Arbeitsplan, Aktivitäten/Aufgaben,

Kommunikation, Management-Stil, Budgets• Alle Beteiligten informieren – versuchen, ohne

Anordnungen auszukommen!• Alle Gründe für Veränderungen festhalten

Veränderungen umsetzen:‚Was tun wir als nächstes?’

Zusammenfassung • In einer frühen Projektphase einsteigen• Andere einbeziehen (wenn mögl. externe

Evaluatoren/Evaluatorinnen, Vertreter/innen der Zielgruppe)

• Angemessene Evaluationstechniken benutzen• Evaluationstechniken verwenden, die zu einem sich weiter

entwickelnden Projekt passen• Alle Daten und Analyseergebnisse festhalten und für die

Umsetzung verwenden

Das Projekt nachhaltig gestaltenFinanzierungsmodelle sind endlich - 1,2,3 Jahre.

Strategien entwickeln, wie es nach Auslauf der Finanzierung weitergeht.

Wie kann das Projekt danach am Leben gehalten werden?

Müssen Partnerschaften ewig halten?

Nachhaltigkeitsplanung sollte eine Aufgabe in der Partnerschaft sein.

Das Leben nach der Finanzierung

Nutzen Sie die Zeit, in der Geld vorhanden ist, um Systeme zu etablieren: (Kommunikationskanäle, IT, Zeitplanung für das Projekt, die kompatibelsten Lehrplanbereiche, Begeisterung und Mitwirkung der Kollegen/Kolleginnen)

Lohnende Projekte mit ausländischen Partnern müssen kein Geld kosten – z.B.: e-ProjekteEine Partnerschaftsvereinbarung?

Eine Partnerschaftsvereinbarung

• Das Entwerfen der Vereinbarung ist ein gemeinsamer Prozess.

• Das Dokument wird vermutlich während der finanziell abgesicherten Projektperiode entstehen.

• Die Unterzeichnung der Vereinbarung sollte ein wichtiger Meilenstein im Projekt sein und gefeiert werden!

• Termine für eine regelmäßige Überprüfung der Vereinbarung im Verlauf des Projektes setzen.

Übung/Diskussion

Bedeutet das Ende der Finanzierung auch das Ende der Partnerschaft?

Was ist das erfolgreichste kostengünstige oder kostenfreie Projekt, das Sie kennen?

Welche Veranstaltung an Ihrer Schule ist die beste Einnahmequelle?

Öffnung – einleitende Gedanken

Wie motiviere ich die Partner

für eine Öffnung?

Wie finden wir passende Kanäle

für die Öffnung des Projektes?

Internetseite und Rundbriefe

– reicht das aus?

Wer kann uns helfen, auf

europäischer Ebene

Informationen über unser Projekt

zu verbreiten?

Warum sollen wir uns überhaupt

öffnen?

Reicht es denn nicht, dass die

Schüler/innen von unserer Arbeit

profitieren?

Öffnung

Ein Schulfest/Tag der offenen Tür oder eine andere Schulveranstaltung mit einem internationalen Thema:

- Europatag- Internationaler Tag der Sprachen- Frühlingstag-Feiern

usw.

‘Student voice’ – Schüler/innenmitwirkung: Leitfragen

Was bedeutet “student voice” für Sie?Welche Erfahrungen haben Sie mit “student voice”?Die „Stimme” aller Schüler/innen oder nur einiger?Wie gehen wir mit dem um, was sie uns sagen?

Beteiligung des sozialen und gesellschaftlichen Umfeldes

Zusätzliche Beteiligte an Comenius-Projekten – einige Beispiele:

- Andere Bildungsinstitutionen (einschließlich Universitäten)- Kirchen, Moscheen, Synagogen und ihre Gemeinden- Örtliche Geschäfte/Betriebe- Historische Städten/Museen - Fremdenverkehrsämter/Touristeninformationszentren- Künstler aus der Region- Tierschutzorganisationen- Medien- Regionalverwaltung/Stadtverwaltung/Polizei

Merkmale einer guten Schulpartnerschaft

Eine gute Schulpartnerschaft sollte:

Merkmale einer guten Schulpartnerschaft

Eine gute Schulpartnerschaft sollte:

- nachhaltig sein- nicht (nur) vom Geldgeber gesteuert werden- gut und mit Umsicht gemanagt werden- Lehrer/innen und Schüler/innen gleichermaßen motivieren- von übergeordneten Stellen/Vorgesetzten unterstützt werden- das soziale und gesellschaftliche Umfeld mit einbeziehen- sich in den Lehrplan integrieren lassen- strategisch geplant sein- sich mit globalen Themen beschäftigen- Lehrer/innen und Schüler/innen Schlüsselkompetenzen vermitteln

• Alle diese Faktoren tragen zur Entwicklung eines kritischen kulturellen Bewusstseins bei, zum interkulturellen Lernen und Verständnis.

Ein interkulturelles SzenarioAn einer der Partnerschulen gibt es einige Schüler/innen aus Roma-Familien, die offenbar keine Möglichkeit zur Beteiligung am Projekt erhalten. Eine andere Schule hat einen wesentlich größeren Anteil an Roma, doch gelingt es ihr, diese in die meisten der mit dem Projekt verbundenen Aktivitäten zu integrieren. Eine Lehrkraft der ersten Schule macht häufig negative Bemerkungen über Roma und sorgt damit für Missstimmung innerhalb der Partnerschaft.

Was ist hier passiert?

• Wie fühlen sich die anderen Partner in dieser Situation?

• Warum fühlen sie sich so?• Gehen sie von irgendwelchen Annahmen aus?• Was sollten sie als nächstes tun?