Ignatz Schels

Projektmanagementmit Excel

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Das Projektteam

Die wichtigsten Aufgaben im Projekt sind die Planung der Arbeitspakete, dieÜberwachung des gesamten Projektablaufs und die Kommunikation zwischenden Mitgliedern des Projektteams. Mit dem Projektteam steht und fällt die Pro-jektarbeit, es muss eingeschworen sein, jeder muss sich auf den anderen verlas-sen können, und alle Teammitglieder sollten neben der Qualifikation in ihremBereich ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft mitbringen.

Lesen Sie in diesem Kapitel, wer zum Projektteam gehört und wie Sie vonAnfang an die Voraussetzungen für eine optimale Projektkultur schaffen kön-nen.

Der Projektleiter ist der Kopf der Organisation, im Lenkungsausschuss sitzenauch Leute, die nicht zum Projektteam gehören. Welche Aufgaben beide haben,lesen Sie in diesem Kapitel.

Für eine optimale Kommunikation im Projektteam sollten Sie zunächst diePlattform schaffen. Was Sie an Werkzeugen (Hardware, Software) brauchen,tragen Sie am besten in die Checkliste IT ein.

Im Praxisbeispiel »Golfplatz« legen Sie eine Tabelle für das Projektteam anund zeichnen ein Organigramm. Lernen Sie dabei, wie Tabelleninhalte mitgezeichneten Elementen verknüpft werden. Wenn Sie noch nicht so fit sind mitden Excel-Zeichnungswerkzeugen, lesen Sie den Abschnitt »Diagramme undgrafische Objekte zeichnen« in Kapitel 12.

3.1 Projektteam und Projektkultur

Das Team, das sich zur Aufgabe gesetzt hat, ein Projekt aufzusetzen, zu planenund erfolgreich zu Ende zu bringen, setzt sich idealerweise aus einem Projektlei-ter, einem für die Koordination und Strategie verantwortlichen Lenkungsteamund einem für die Projektaufgaben zuständigen Projektteam zusammen.

3.1 Projektteam und Projektkultur

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Die optimale Größe des Projektteams wird mit 7 plus/minus 2 angegeben. Die-ser Wert ist natürlich nicht bindend, er weist lediglich darauf hin, dass dieTeamgröße relativ schlank gehalten werden sollte. Je größer die Gruppe ist,desto mehr kreatives Potential ist vorhanden und umso mehr Ideen undLösungsvorschläge sind bei anstehenden Aufgaben zu erwarten. Aber – eingroßes Team hat auch viele Meinungen und Befindlichkeiten, muss aufwändi-ger verwaltet, zu Meetings eingeladen und regelmäßig informiert werden. Undwas das kreative Potential betrifft: Viele Köche …

3.1.1 Who is who?

Jedes Mitglied des Projektteams sollte von allen anderen wissen, warum siedabei sind und was sie zu tun haben. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter in einem ers-ten »Kick-Off« zur Bildung des Projektteams:

◗ Welche Funktion haben Sie in Ihren Organisationseinheiten?

◗ Welchen fachlichen Background und welche Projekterfahrung bringen Siemit?

◗ Mit welchen Vorabinformationen und Erwartungen kommen Sie in dasProjektteam?

◗ Warum sind Sie im Team? Kommen Sie freiwillig mit einem hohen Interes-se am Projekt oder wurden Sie geschickt?

Eva Groß-Hardt beschreibt in ihrem lesenswerten Artikel im Projektmagazin(www.projektmagazin.de) den »Weg zum eingeschworenen Projektteam«, undder fängt mit der Auswahl der Mitarbeiter an. Das sollen nicht die Spezialisten,Gurus und Kompetenzträger sein, ganz im Gegenteil. Es braucht Menschen mitdiesen Ausprägungen:

Abbildung 3.1 Das Projektteam

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◗ Bedenkenträger

◗ Arbeitsvermeider

◗ Überflieger

◗ Arbeitstiere

◗ Kleinkrämer

◗ Showmaster

»Es sind nicht nur Fachkenntnisse, durch die sich die Asse auszeichnen, sondern Team-arbeit, meint Lyle Spencer, Jr. Direktor für internationale Forschung und Technologie bei Hay/McBer in Boston. Die allerbesten sind bereit, bis in die Nacht hinein zu arbei-ten, um ihren Kollegen zu helfen, ein Projekt zu Ende zu bringen, und wenn sie Mög-lichkeiten zur Vereinfachung entdecken, teilen sie sie ihnen mit, statt sie für sich zu be-

halten. Sie konkurrieren nicht – sie kooperieren.«

Goleman, Daniel: EQ2 – Der Erfolgsquotient. München 2000, S. 51

Ein gutes Projektteam ist die halbe Miete, die Projektkultur sollte ebenso ausge-prägt positiv sein wie die Einstellung aller Mitarbeiter zu ihrem Job.

Die DIN 69905 beschreibt die Projektkultur als

… Gesamtheit der von Wissen, Erfahrung und Tradition beeinflussten Verhal-tensweisen der Projektbeteiligten und deren generelle Einschätzung durch dasProjektumfeld.

Zur Projektkultur gehören auch die Gebiete Konfliktmanagement, Krisenma-nagement, Kommunikation, Motivation, soziale Wahrnehmung, Führung, Ver-änderungsmanagement und das Konzept der lernenden Organisation.

Alle Mitglieder des Teams verpflichten sich zu einer Projektkultur, die vongegenseitigem Vertrauen und offener Kommunikation geprägt ist:

◗ Ehrlich und offen informieren

◗ Aufgaben verantwortungsbewusst verteilen

◗ Verantwortung übernehmen

◗ kontrollieren, wenn nötig

◗ ohne Schuldzuweisungen über Probleme diskutieren

◗ ungelöste Aufgaben immer als Aufgaben des Teams betrachten

3.2 Der Projektleiter

Der Projektleiter trägt die Gesamtverantwortung für die Durchführung desProjekts gemäß Projektauftrag. Dazu muss er vom Management mit den ent-sprechenden Kompetenzen ausgestattet werden. Seine Aufgaben sind in derProjektleitervereinbarung festgehalten, sie sind im Wesentlichen:

3.2 Der Projektleiter

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◗ Planung des Projekts und Abstimmung mit dem Auftraggeber

◗ Vertretung des Projekts gegenüber Dritten

◗ Entscheidungen herbeiführen

◗ Mitarbeiter führen

◗ das Projektteam koordinieren und integrieren

◗ rollierende Projektplanung und -steuerung

◗ Ressourcenbeschaffung und -verwaltung

◗ Projektinformationssysteme aufbauen

◗ Ergebnisse im Lenkungsausschuss und vor dem Management präsentieren

◗ Projektabschluss durchführen

Der Projektleiter sollte gute Führungsqualitäten haben, damit er die Teamaufga-ben optimal bewältigen kann. Er muss prozessorientiert denken, motivieren,klare Ziele formulieren und delegieren können und sollte ständig aktiv kommu-nizieren. Das setzt voraus, dass der menschliche Kontakt nicht zu kurz kommtund das persönliche Gespräch ebenso wie die Zusammenkunft mit dem Projekt-team höhere Priorität bekommt als die digitale Nachrichtenübermittlung perE-Mail, Videokonferenz oder Statusreports über Intranet/Internet.

Ein guter Projektleiter fordert ständig Feedbacks ein und gibt Feedback zuLeistungen – gute Leistungen werden belohnt, schlechte hinterfragt. Der Pro-jektleiter ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Hat das Team eineschlechte Moral und verpasst es ständig Termine, dann ist es seine Aufgabe,dieses Problem zu lösen. Wenn das Team nicht genau versteht, worum es geht,was zu tun ist und wann was fertig sein soll, dann liegt das in seiner Verant-wortung.

Abbildung 3.2 Viele Aufgaben: der Projektleiter

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3.3 Der Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss (engl. steering comitee) wird vom Auftraggeber als Teildes Projektteams etabliert und ist ein wesentlicher Teil des Projekts. Die Mit-glieder des Lenkungsausschusses sind in der Regel Abteilungs- und Fachbe-reichsleiter, deren Mitarbeiter in das Projekt eingebunden sind, aber auchVorstandsmitglieder, Geschäftsführer, Betriebsratmitglieder und wichtige, ein-flussreiche Stakeholder (Menschen, die direkt oder indirekt vom Projekt betrof-fen sind). Der Lenkungsausschuss ist die Vertretung des Projektauftraggebers.Er hat in der Regel folgende Aufgaben:

◗ Ernennung des Projektleiters

◗ Genehmigung des Projektplans

◗ Freigabe von Projektphasen

◗ Beschaffung von Personal- und Sachmittel für die Projektdurchführung

◗ Entscheidungen über Maßnahmen bei Projektabweichungen

◗ aktuellen Stand des Projekts in periodischen Zeitabständen besprechen undin schwierigen Situationen Entscheidungen treffen (zum Beispiel, ob dasProjekt abgebrochen werden soll)

3.4 Kommunikation im Projektteam

Für das Gelingen eines Projekts ist die Qualität der Information und Kommuni-kation maßgeblich. Informationen müssen transparent, aktuell und vollständigsein. Eine offene Informationspolitik ist ebenso wichtig: Jeder Projektbeteiligtekann Schwieriges, Kritisches und Unangenehmes auf den Tisch bringen, ohnenegative Folgen befürchten zu müssen. Fehler werden erst dann zu Problemen,wenn sie vertuscht werden, und das gilt es zu verhindern.

3.4.1 Eine Plattform schaffen

Die Kommunikation erfolgt im Idealfall über das firmeninterne Mailsystem mitExchange-Server als Mailzentrale und Outlook als Client bzw. Lotus Notes Ser-ver/Lotus Notes oder andere Mailsysteme. Ist das Team nicht vernetzt oderarbeitet dezentralisiert (weltweit), kann die Kommunikation auch über Inter-netmail und Internetserver erfolgen.

Zu den ersten Schritten in der Projektplanung gehört die Auswahl der Daten-basis und die Festlegung der IT-spezifischen Werkzeuge (Hardware, Software).Der Projektleiter trifft in Absprache mit den Fachbereichen die Entscheidung,wo und wie die Projektdaten abgelegt werden:

3.4 Kommunikation im Projektteam

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◗ Projektunterlagen

◗ Termin- und Strukturpläne

◗ Protokolle

◗ Projektergebnisse

◗ Arbeitspaketbeschreibungen

◗ Diagramme und Schaubilder

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Erstellen Sie eine Checkliste »IT-Plattform« und tragen Sie alles ein, was imUmfeld Ihres Projekts an Software und Hardware zum Einsatz kommt. Stim-men Sie im Vorfeld ab, welche Releasestände, Updates, Service-Packs undDateitypen zum Einsatz kommen können. Achten Sie darauf, dass Stakeholder(Projektbeteiligte), Lieferanten, Mitarbeiter in externen Betrieben und anderenLändern evtl. mit anderen Plattformen arbeiten, prüfen Sie im Vorfeld, ob diese»kompatibel« sind.

� Das Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Checkliste IT.xls im OrdnerKapitel 3 Das Projektteam.

Abbildung 3.3 Eine Checkliste für Software und Hardware

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3.5 Praxisbeispiel »Golfplatz«: das Projektteam

Stellen Sie nun Ihr Projektteam für das Golfanlagenprojekt zusammen. Excelbietet sich natürlich für den tabellarischen Aufbau der Liste an, stellt aber auchZeichenwerkzeuge für ein Organigramm zur Verfügung. Nutzen Sie die Gele-genheit und erstellen Sie eine Projektteam-Tabelle, die automatisch in ein vor-gezeichnetes Organigramm übernommen wird:

� Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe, und benennen Sie die erste Tabelle mit»Projektteam Golfplatz«.

� Schreiben Sie die Kopfzeile der Teamliste:

NrVornameNamePosition

� Geben Sie die Nummern nach der geplanten Hierarchie ein. Vergessen Sienicht, jeweils einen Apostroph voranzustellen, sonst interpretiert Excel imungünstigen Fall die Nummer als Datumswert.

� Tragen Sie Ihren Namen als Projektleiter ein, und tragen Sie weiter die Na-men der Teammitglieder nach Hierarchiestufe ein (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4 Das Projektteam ist aufgestellt

3.5 Praxisbeispiel »Golfplatz«: das Projektteam

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� Das fertige Beispiel finden Sie auch auf der CD zum Buch: Datei Projekt Golf-platz – Projektteam im Ordner Kapitel 3 Projektziele.

3.5.1 Das Projektteam-Organigramm

Zeichnen Sie nun mit Hilfe der Autoformen und der Verbindungslinien in derSymbolleiste Zeichnen ein Organigramm. Wenn Sie noch nicht so viel Übungmit den Zeichenwerkzeugen haben, lesen Sie vorher in Kapitel 12, wie diesebedient werden (Fortgeschrittene finden noch eine Menge Tipps und Tricksdazu).

Verknüpfen Sie die Zellen aus der Tabelle mit gezeichneten Kästchen. Wie Sieein Organigramm zeichnen, das die Inhalte mehrerer Zellen anzeigt, lesen Siein Kapitel 3.

3.5.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten zeichnen

Organigramme sind in der Praxis nicht statisch, sie ändern ihre Inhalte. Zeich-nen Sie das Organigramm und schreiben Sie einfach Text in die Kästchen, wer-den Sie bei Änderungen entsprechenden Aufwand haben. Besser ist die

Abbildung 3.5 Das Organigramm für das Projektteam

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Technik der verknüpften Zellinhalte, hier tragen Sie die Texte für die einzelnenKästchen in Tabellenzellen ein, und jede Änderung wird automatisch im Orga-nigramm wiedergegeben.

Für die grafische Umsetzung der Struktur brauchen Sie ein großes Kästchen zuBeginn, dann je eines in der zweiten Ebene für die leitenden Personen undetwas kleinere Kästchen für die untergeordneten Mitarbeiter. Erstellen Sie sichüber die Spaltenlinien der Tabelle ein Grundraster, und nutzen Sie die Zeichen-techniken, um schnell zum Ziel zu kommen:

◗ Das Grundraster besteht aus abwechselnd schmalen und breiten Spalten(z. B. Spaltenbreite 3 und 15).

◗ Zeichnen Sie ein Grundobjekt, formatieren Sie es über FORMAT/ZELLEN undweisen Sie ihm einen Schatten zu (Symbolleiste Zeichnen).

◗ Duplizieren Sie das Grundobjekt mit gedrückter (Strg)-Taste.

◗ Mit gedrückter (Alt)-Taste können Sie alle Objekte oder Linien am Zellrandzeichnen oder positionieren.

◗ Nutzen Sie die Verbindungslinie mit Pfeilspitze, um die Objekte an blauenObjektmarkierungspunkten zu verbinden.

Für die Rechteck-Objekte können Sie wahlweise das Rechteck-Werkzeug oderdas Textkästchen-Werkzeug nutzen.

Abbildung 3.6 Das Organigramm für das Projektteam wird mit AutoFormen erstellt

3.5 Praxisbeispiel »Golfplatz«: das Projektteam

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Zellen mit Kästchen verknüpfen

Die Informationen aus der Liste fügen Sie jetzt über eine Verknüpfung ein.Dazu klicken Sie auf den Rand eines Kästchens, schreiben ein =-Zeichen undklicken auf den gewünschten Zellinhalt. Mit der (¢)-Taste wird die Aktionabgeschlossen, und das Kästchen zeigt den Inhalt der Zelle an.

So weit, so gut, aber das Ergebnis ist noch unbefriedigend. Das Organigrammsollte schon mehrere Spalten aus der Liste anzeigen, möglichst die Nummer inder ersten Zeile, dann Vorname und Name in der zweiten und in einer weite-ren Zeile die Position des Teammitglieds. Mit einem kleinen Trick gelingtIhnen dieses Kunststück:

� Fügen Sie eine neue Spalte (E) in die Tabelle ein, verschieben Sie das Orga-nigramm entsprechend.

� Geben Sie diese Formel ein:

E2: =A2&ZEICHEN(10)&B2&" "&C2&ZEICHEN(10)&D2

� Kopieren Sie die Formel per Doppelklick auf das Füllkästchen auf die übri-gen Zeilen der Projektteam-Liste.

� Markieren Sie wieder den Rand des ersten Kästchens, und erstellen Sie eineVerknüpfung auf Zelle E2.

� Verknüpfen Sie die übrigen Kästchen mit den restlichen Zellen aus derSpalte E.

� Blenden Sie zuletzt noch die Spalte E aus, ziehen Sie einfach die Spaltenlinieauf Zeichenbreite 0.

Die Formel in Spalte E verknüpft die drei Spalten der Teamliste zu einer Text-kette, dazu wird das &-Zeichen verwendet (die Funktion VERKETTEN() wür-de den gleichen Zweck erfüllen). Damit die erste und vierte Spalte in je einerneuen Zeile stehen, verknüpfen Sie mit ZEICHEN(10) einen Zeilenumbruch inden Text. Das ANSI-Zeichen 10 erzeugt in der Funktion ZEICHEN() nämlicheinen solchen, in der Zelle wird er nur mit dem Zellformat Zeilenumbruch(FORMAT/ZELLEN) sichtbar, das gezeichnete Objekt zeigt ihn mit an.

Abbildung 3.7 So wird der Zellinhalt mit dem Kästchen verknüpft

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Diese Verknüpfungstechnik macht die Teamliste flexibel. Sie können sie fürneue Projekte und neue Teams benutzen und wechseln einfach die Namen aus,Sie können im Projektverlauf ein Teammitglied auswechseln oder die Liste neustrukturieren, das verknüpfte Organigramm wird immer korrekt die Inhalteder Liste wiedergeben.

Abbildung 3.8 Das Organigramm mit mehrzeiliger Anzeige der Teamliste