Projektmanagement

Tipps, Tricks, Trapps

Grundlagen

1. Erwartungen abklären

1. Erwartungen klären

• Was ist ein Projekt– vorher festgelegter Output– vorher festgelegter Anfang und festgelegtes Ende– vorher festgelegtes Budget

• Abgrenzen zu Prozess und zu Programm– Prozess: wie eine Funktion jedes Mal ausgeführt

werden muss– Programm: Arbeit um sich einem langfristigen Ziel zu

näher

Allgemeine Kriterien für ein Projekt

• Einmaligkeit, Neuartigkeit der Aufgabenstellung• Konkret formulierte Zielvorgabe: Inhalt, Termin, Kosten• Klare Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben• Hohe Komplexität

– Viele Aufgaben– Viele Beteiligte

• Restriktionen– Zeitlich (Beginn, Dauer, Ende)– Finanziell (festgelegte Budgets)– Ressourcen (personelle und andere Beschränkungen)

• Hohe Bedeutung des Vorhabens für das Unternehmen (Chancen und Risken)

• Keine Routine

Projektmanagement als Mittel zur Komplexitätsbewältigung

• Die Welt wird immer komplexer

• Die Welt wird immer dynamischer

– Daher immer schwieriger zu bewältigende Arbeitsbereiche

Dynamik

statisch

dynamisch

turbulent

chaotisch

Niedrig-mittel hoch extrem Nicht mehr fassbar

Komplexität

-Stabilität

-Kundennähe

-jeder kennt jeden

-Überschaubarkeit

-Sinnerfüllung

-Kunde weiß was er will

-Überblick geht verloren

-Anonymität nimmt zu

-Regeln, Systeme, Normen

-Kontrolle

-Sinn kommt abhanden

-Widersprüche nehmen zu

-Informationsdefizit

-extreme Vernetzungsdichte

-unüberschaubare Wechselwirkung

-Schnelligkeit ist nicht mehr fassbar

-extreme Mobilität

-permanenter Wandel

-chronische Unterinformation

-permanente Überinformation

-Widerspruch, Paradoxien, Konflikte

-extreme Ungleichgewichte

-Instabilität, Risiko, Radikalität

-paradoxer Menschentyp

Entwicklungstendenz

Entwicklungstendenz

Terror und Drogengesellschaft

Gewaltstrategien

Okkultismus

Krise/Katastrophe

Zone I Zone II Zone III Zone IV

Projektmanagement

• Fallen!!!!• 1. fehlende oder unklare Ziele• 2. unrealistische Terminvorgaben• 3. fehlende Termin und Kostenkontrolle• 4. ungenügender Überblick ü. Fortschritt• 5. mangelhafte Dokumentation• 6. Schnittstellenprobleme• 7. ungenügende Unterstützung durch die Führung• 8. ständige Zusatzforderungen• 9. Konflikte im Projektteam• 10. mangelnde Info und Kommunikation

Grundtätigkeiten

• Projektmanagement hat drei Grundtätigkeiten

1. Zielformulierung und Planung

2. Organisation

3. Kontrolle

Projektmanagement• Komplex. Der Umwelt

Komplex. D. Projektes

Standard Projekt

Akzeptanzprojekt Pionierprojekt

Potentialprojekt

Projektphase

• Lebensphasen eines Projektes:

1. Konzeptphase: Die Idee

2. Abgrenzungsphase: Der Plan

3. Startphase: Das Team

4. Durchführungsphase: Die Arbeit

5. Abschlussphase: das glückliche Ende

Projektmanagement

• Organisationsformen

• 4 klassische Formen der Projektorganisation

• A. linienintegriert P-Org • B. Stab-P-Org, oder Einfluss P-Org• C. Matrix P-Org.• D. reine P-Org

Projektmanagement

• Organisationsformen:U-Leitung

Einkauf F&E FinanzAbsatzProduktion

Abt. A Abt. B

Gruppe 1

Projektleiter

P-Mitarbeiter

P-Mitarbeiter

Projektmanagement

• Stab-Projektorganisation

• Primärorganisation bleibt unverändert und wird durch einen Stab ergänzt

• Stab hab die Entscheidungsvorbereitung, die Entscheidung selbst bleibt bei der Linie

Projektmanagement

• Stab-Projektorganisation

Fa-Leitung

Einkauf Absatz F&E

Projekt A Projekt B

Produktion

Projektmanagement

• Matrix-Projektorganisation

• = eine duale Organisation

• Funktionsbereichsleiter ist für die Abwicklung innerhalb der Funktion verantwortlich (vertikale Integration)

• Projektleiter verfolgt die Projekte über die Funktionen hinweg (horizontale Integration)

Projektmanagement

• Matrixorganisation

Beschaffung Produktion Absatz

Projekt A

Projekt B

Projekt c

Funktionsbez. Entscheidungssystem

Projektbez

Projektmanagement

• Reine Projektorganisation

• Gesonderter Projektbereich wird geschaffen und Projektleiter hat volle Weisungsbefugnis (Task Force Model)

• Mitarbeiter werden für die Projektdauer aus ihren Funktionen ausgegliedert und in das Projekt eingegliedert

Projektmanagement

• Reine Projektorganisation

Fa-Leitung

Projektleiter Produktion AbsatzBeschaffung

Mitarbeiter Mitarbeiter

Ziele

2. Was wir erreichen wollen

Grundlage zu Zielen allgemein

• SMART

• Specific: Genau, Was und Wieviel

• Measurable: Messbauer, Woran wird das Ergebnis gemessen

• Achievable: Realistisch und Erreichbar

• Result (oriented) Ergebnisorientiert, Was statt wie!

• Time (bounded) Termingebunden

Grundlage Magisches Dreieck

Inhalt und Qualität

Termin Kosten

Die größte Herausforderung des Projektmanagements liegt in der Integration und Steuerung dieser konkurrierenden Zielgrößen

Der Projektantrag

• Erwartungen klären

• Die Ziele abgleichen

• Transparenz erfüllen

• Aufwand abschätzen

• Risiken abschätzen

• Dokumentation zur weiteren Bearbeitung bis zum tatsächlichen Projektauftrag

Der Projektantrag

• Beschreibung der Ist- Situation

• Beschreibung der Soll – Situation

• Inhaltliche Abgrenzung

• Rahmenbedingungen (Team, Termin, Projektbudget

• Genehmigung

Wer stellt den Projektantrag

• Von der Projektleitung

• An den Projektauftraggeber

• In dem Fall in dem die Initiative von einer Projektgruppe oder von einem Projektleiter kommt. Projektantrag kann jedoch ausfallen, wenn direkt der Projektauftrag vom Auftraggeber kommt

Übung Projektantrag

• Formulieren Sie in Gruppen ein Projekt, das Sie durch beide Trainingstage begleiten wird:

1. Ausgangslage2. Projektnutzen, Ziele, Messparameter3. Projektumfang4. Projektteam5. Projekttermine6. Projektbudget7. Projektverantwortliche

Zeit: 60 Minuten für den Projektantrag und 30 min für die Präsentation

Der Projektauftrag

• Der Projektauftrag: mit folgenden Inhalten

Projektauftrag ist eine verbindliche Vereinbarung

– Zweck:– Ziele:– Einschränkungen– Annahmen und Voraussetzungen

Der Projektauftrag

• Beauftragung und Genehmigung des Projektes.

Projektauftrag

• Kann erteilt werden wenn:1. Gleiche Erwartungen2. Gleiche Ziele3. Transparenz4. Geplanter und abgestimmter Aufwand5. Risiken bekannt sind6. Eine Struktur über das gesamte Projekt

vorliegt

Projektauftrag

• Projektantrag – Abstimmungen – Projektauftrag

• Falls ein Projektantrag vorliegt, können die Daten übernommen, überschrieben und als Projektauftrag übernommen werden.

Projektauftrag

• Zusammenfassung: Was ist notwendig

1. Projektauftrag2. Projektorganisation3. Projektstrukturplan4. Terminplan5. Risikoeinschätzung mit Maßnahmen6. Und los geht’s!!!

Projektmanagement

• Ziele müssen operrationalisiert sein

• Definition in

• Inhalt, Ausmaß, Zeitbezug, Zuständigkeit,

Ressourcenbedarf, Ressourcen- aufbringung, Kennzahl (BSC)

Ergänzende Punkte• Wichtige Punkte zu klären:

1. Den Initiator ermitteln

2. Wer profitiert sonst noch vom Projekt

3. Den Projekt-Champion ermitteln

4. Die Umsetzer einbeziehen, die mit dem Projektergebniss leben müssen

5. Bedarfe erkennen die gedeckt werden müssen

6. Klären ob das Projekt die ermittelten Mängel wirklich beheben kann

7. Bedeutung des Projektes für das Unternehmen hervorheben

8. Die Informationssuche

9. Festlegen wo es beginnt und wo es endet

10. Festlegen wie wir herangehen werden

11. Was wir genau damit erreichen wollen

12. Klare und konkrete Zielvorgaben - SMART (Spezifisch, Messbar, Aggressiv, Realistisch, Timing)

13. Die Grenzen festlegen: Beschränkungen und Bedürfnisse

14. Mit Unsicherheit umgehen lernen

Teamzusammenstellen

• 3. Die richtigen Leute

Arbeitsgruppen

• Project Audience: Gruppe die das Projekt unterstützt, beeinflusst, beeinflusst wird oder sich dafür interessiert.

• andere Begriffe:– Stakeholder– Verteiler– Teammitglieder.

die richtigen Leute einbeziehen

• Intern: Personen innerhalb des Unternehmens:

• Extern: Personen außerhalb des Unternehmens

• Supporter:

• Produktanwender:

• Produktwarter:

die richtigen Leute einbeziehen

• Driver: Haben Mitspracherecht bei Projektergebnissen

• Supporter: Helfen bei der Durchführung des Projektes

• Beobachter: kein Mitspracherecht bei den Projektergebnissen, werden jedoch in Zukunft davon beeinflusst.

Projektmanagement

• Phasen der Teamentwicklung

1. Forming: Ernennen der Teammitglieder, Pseudogruppe, Abtasten,

2. Storming: Konflikte, Aufruhr, Untergruppenbildung, Grenzen abtasten

3. Norming: Gruppenzusammenhalt entwickelt sich, Spielregeln,

gegenseitiges Akzeptieren, individuelle Ziele werden den gemeinsamen Aufgaben untergeordnet

4. Performing: Arbeitsphase, funktionierendes Team, Eigeninteresse wird

dem Arbeitsziel untergeordnet, Flexibles Rollenverständnis

Struktur

4. Detail und Struktur

Schlüsselfaktoren

• Schlüsselfaktoren für den Erfolg sind:– Vollständigkeit– Kontinuität

• In Details denken: Die Ressourcen pro Teilabschnitt werden meist unterschätzt

• Hierarchisch denken: - Projektstruktur.

Work Breakdown Structure

• Top Down Methode: Bei Projekten die Ihnen und den Teammitgliedern vertraut sind

• Brainstorming Methode: Wenn neue Methoden und Vorgangsweisen eingesetzt werden sollen

Top Down

• Festlegen welche Aufgaben für das gesamte Projekt erledigt werden müssen

• Festlegen welche Tätigkeiten erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen.

• Legen Sie die Teiltätigkeiten fest, die für die Durchführung der Tätigkeiten notwendig sind

• Fahren Sie so fort, bis das gesamte Projekt ausreichend unterteilt ist

Brainstorming Methode

1. Notieren Sie in einer Liste alle Aufgaben, die für dieses Projekt erledigt werden müssen: nicht auf Überscheidungen achten, nicht über Formulierungen nachdenken

2. Arbeiten Sie die Liste nochmals durch und ordnen Sie nach ein paar Hauptkriterien mit gemeinsamen Merkmalen

3. Ordnen Sie die Tätigkeiten unter bestimmten Aufgaben in kleinere Untertätigkeiten

4. Schauen Sie sich die einzelnen Kategorien noch einmal an und stellen Sie mit dem Top Down Verfahren fest, ob Sie noch etwas vergessen haben

5. Weitermachen bis alle Projektarbeiten klar erfasst sind.

Projektstruktur

• Viele Wege führen nach Rom

ProjektstrukturEröffnung Rehazentrum

Gemeinnütziges Rehazentrum

Personal Gebäude Bewohner Schulung

Leiter einstellen Weitere Mitarbeiter

Einstellung

Schulungen

AnforderungFestlegen

Geeignetes Geb.finden

Einrichtung kaufen

Aufnahmekrit.festlegen

Bewohner auswählen

Verpflegung einkaufen

ProjektstrukturEröffnung Rehazentrum

Rehazentrum

Planung Einstellung Einkauf Schulung

Gebäude-anforderung

Aufnahmekriterien

Zentrumsleiter

Mitarbeiter

Bewohner

Einrichtung

Verpflegung

Gebäudefinden

Mitarbeiter

Zenttrumsleiter

Darstellung der Projektstruktur

• Organigramm

• Eingerückte Gliederung

• Cluster

Organigramm

Berichtvorbereiten

Entwurfvorbereiten

Entwurfüberarbeiten

EndgültigenBericht vorbe-

reiten

EndgültigenBericht schreiben

Endgültigen Bericht drucken

Eingerückte Gliederung

Bericht vorbereiten

1.0 Berichtsentwurf vorbereiten

2.0 Entwurf überarbeiten

3.0 Endgültigen Bericht vorbereiten

3.1 Endgültigen Bericht schreiben

3.2 Endgültigen Bericht drucken

Cluster Darstellung

Bericht vorbe-

reiten

Entwurf über-

arbeiten

Entwurf vorbereiten

Endversion überarbeiten

Endvers. schreiben

Endversdrucken

Übung

• Machen Sie nun für Ihr Projekt eine Work breakdown strucutre

• Beschreiben Sie die einzelnen Aufgaben mit Angabe von:– Bereich– Erwartetes Ergebnis– Aufwand und Dauer

60 min + anschließende Präsentation

Zeit

5. Wer will was bin wann erledigen

• Zeitpläne, Netzpläne

Netzplan

• Das ist eine Grafik in der man die Reihenfolge darstellt, in der die Projekttätigkeiten durchgeführt werden sollen

• Ereignis: ein wichtiges Vorkommen, ein Meilenstein

• Vorgang: ist eine Tätigkeit, die erledigt sein muss bevor ich zum nächsten Ereignis komme.

• Dauer: tatsächliche Zeit, die nötig ist um einen Vorgang zu beenden.

Netzplan

• Ereignisse t = 0

• Vorgänge t größer 0

t1 = 2 WochenB

t = 0

A

t = 0

Ereignis A Dauer um zu B zu gelangen

Ereignis B

Netzplan

• Regel 1: Wenn ein Vorgang beendet ist, oder ein Ereignis erreicht ist, können Sie entsprechend dem Pfeil, der aus diesem Vorgang oder Ereignis herausführt, zum nächsten Vorgang oder Ereignis übergehen

• Regel 2: Um einen Vorgang zu beginnen oder ein Ereignis zu erreichen, müssen alle Vorgänge beendet und alle Ereignisse erreicht sein, von denen Pfeile zu dem betreffenden Vorgang/Ereignis führen.

Beispiel Produktion eines Werkstückes

• Start t = 0• Vorgang 1, t = 5 Tage• Vorgang 2, t = 1 Tag• Vorgang 3, t = 1 Tag• Vorgang 4, t = 3 Tage• Vorgang 5, t = 2 TageNach dem Start kann entweder mit Vorgang 1 oder

Vorgang 3 begonnen werden, d.h diese beiden sind unabhängig voneinander. Nach dem Vorgang 1 kann auch Vorgang 5 durchgeführt werden. Nach Vorgang 2 bzw. nach Vorgang 5 ist Projekt Ende

Beispiel Produktion eines Werkstückes

Start

V3, t3=1 V4, t4=3 V5, t4=2

Ende

V2, t2=1V1, t1=5

Vorgang 2 kann erst dann begonnen werden, wenn 1 beendet ist, da ja nur 1 einziger Pfeil aus 1 kommend hinführt. Zu Vorgang 5 führen 2 Pfeile, daher müssen beide abgearbeitet werden! Der längere Weg ist der kritische Pfad (Doppelstrich)

Beispiel Produktion eines Werkstückes

Start

V3, t3=1 V4, t4=3 V5, t4=2

Ende

V2, t2=1V1, t1=5

Kritischer Pfad: V1+V5 = 7, unkritische Pfade: V1+V2 = 6, V3+V4+V5=6.

Definitionen• Kritischer Pfad: eine Folge von Vorgängen im Projekt,

deren Beendigung am längsten Dauert• Nicht kritischer Pfad: Folge von Vorgängen die Sie

verzögern können und trotzdem in kürzestmöglicher Zeit fertig werden können

• Pufferzeit: maximale Zeitdauer um die ein Vorgang hinausgezögert werden kann um trotzdem die kürzestmögliche Zeit zu erreichen

• FAZ: früheste Zeitpunkt zu dem ein Vorgang gestartet werden kann

• FEZ: früheste Zeitpunkt zu dem ein Vorgang beendet werden kann

• SAZ: spätester Zeitpunkt zu dem ein Vorgang begonnen werden kann

• SEZ: spätester Zeitpunkt zu dem ein Vorgang beendet werden kann.

FAZ und FEZ

Start

V3, t3=1 V4, t4=3 V5, t4=2

Ende

V2, t2=1V1, t1=5

.

FAZ B1, FEZ E5

FAZ B1 FEZ E1

FAZ B6 FEZ E6

FAZ B2 FEZ E4

FAZ B6 FEZ E7

Regel 2! Vorgang 5 darf nicht eher beginnen, bis beide Aktivitäten 1 und 4 beendet sind. Auch wenn Sie Vorgang 4 bis Ende Woche 4 beendet können, können Sie Vorgang 1 nicht vor Ende Woche 5 beenden. Daher kann V 5 nicht früher wie Anfang Woche 6 beginnen!!!!

Beachten Sie!!

• Wenn zwei oder mehrere Vorgänge in einen nächsten Vorgang münden, ist der früheste Anfangszeitpunkt dieses Vorganges der früheste Einzeitpunkt der beiden (oder der mehreren) vorhergehenden Vorgänge. D.h. wir müssen immer den den spätesten FEZ nehmen!!!

• In unserem Beispiel ist der FEZ von V4 und V1 Ende Woche 4 oder 5. Daher ist FAZ V5 Anfang Woche 6

Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung

• Wann können wir das Ende erreichen? Erst dann, wenn Vorgang 2 und Vorgang 5 abgeschlossen sind und das ist Ende Woche 7! = der frühest mögliche Endzeitpunkt des Projektes!!

• Frage: Bei welche Schritten können wir uns Zeit lassen um trotzdem noch Ende Woche 7 fertig zu sein = das sind dann die Pufferzeiten!!

Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung

• V5 muss spätestens Anfang W6 beginnen wenn er bis Ende W7 beendet sein soll

• V5 kann nicht früher beginnen bevor V1 und V4 beendet sind

• D.h. V4 muss spätestens Anfang W3 beginnen• V3 muss beendet sein bevor V4 beginnen kann, d.h. V3

muss spätestens Ende W3 beendet sein• V3 muss spätestens Anfang W2 begonnen werden• V2 muss spätestens Anfang W7 beginnen• V2 kann erst beginnen, wenn V1 beendet ist, d.h. V1

muss spätestens bis Ende W6 beendet sein.

Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung

• Regel: Sie müssen V1 bis Ende W5 beenden, damit V5 Anfang W6 beginnen kann und Ende W6 fertig ist, sodass man mit V2 Anfang Woche 7 beginnen kann. Wenn V1 Ende Woche 5 beendet ist, werden beide Voraussetzungen erfüllt!

FAZ und FEZ

Start

V3, t3=1 V4, t4=3 V5, t4=2

Ende

V2, t2=1V1, t1=5

.

FAZ B1, FEZ E5

FAZ B1 FEZ E1

FAZ B6 FEZ E6

FAZ B2 FEZ E4

FAZ B6 FEZ E7

SEZ E7 SAZ B6

SEZ E7 SAZ B7

SEZ E5 SAZ B1

SEZ E5 SAZ B3

SEZ E2 SAZ B2

Pufferzeitberechnung

• A: Ziehen Sie den FAZ vom SAZ ab• B: Ziehen Sie den FEZ vom SEZ ab

• FAZ B1, SAZ B2 = Puffer 1 Woche• FEZ E6, SEZ E7 = Puffer 1 Woche

• Pufferzeit eines Vorganges ist die Zeitspanne um die man den Vorgang verzögern kann, ohne dass die gesamte Projektlaufzeit verzögert wird.

• Vorgang 2,3,4 haben eine Pufferzeit von 1 Woche, • Vorgang 1,5 haben keine Pufferzeit = kritische Pfad

Netzplan von vorne nach hinten

1. Suchen Sie sich den ersten Vorgang (Vorgänge) nach Projektbeginn heraus.

2. Nehmen Sie sich einen Vorgang davon heraus und legen Sie den Vorgang (Vorgänge) fest, die Sie nach diesem durchführen wollen

3. So fortfahren bis zum Projektende

Netzplan von hinten nach vorne

1. Legen Sie Vorgang (Vorgänge) fest die Sie durchführen wollen bevor Projektende erreicht ist.

2. Suchen Sie einen dieser Vorgänge heraus und entscheiden Sie was der unmittelbare Vorgänger ist.

3. So weiter machen bis alle Vorgänge abgearbeitet sind und Sie beim Projektanfang angekommen sind.

Vorgängerliste

Projekt – Struktur Kz

Vorgangsbe-

schreibung

Umittelbare

Vorgänger

1 Schleifen in Werk A, t = 5 Tage

keine

2 Polieren in Werk A, t = 1 Tag

1

3 Hobeln in Werk B, t = 1 Tag

keine

4 Transport zu Werk C, t = 3 Tage

3

5 Strahlen in Werk C, t = 2 Tage

1,4

ÜbungVorgang Beschreib. Wer tut es Dauer

1 Auto einladen Sie + Karl 5

2 Geld von der Bank holen

Sie 5

3 Brote streichen Karl 10

4 Fahrt zum See Sie und Karl 30

5 Entscheidung welcher See

Sie und Karl 2

6 Auto tanken Sie 10

7 Eier kochen für die Brote

Karl 10

VorgängerlisteVorgang Umittelbare

Vorgänger

1 3,6

2 5

3 7

4 1

5 Keine

6 2

8 5

Beschränkungen

• Start Samstag 8.00 vorher können Sie nichts tun

• Alle Vorgänge müssen beendet sein, bevor das Projekt beendet ist

• Kein Rollentausch

• Die Seen liegen in entgegengesetzter Richtung – Entscheidung vor dem Losfahren

Aufgabe

• Machen Sie Ihren Netzplan

• Erstellen Sie ein Gantt Diagramm

Übung an Ihrem Projekt

• Versuchen Sie nun an Ihrem Übungsprojekt vom Anfang eine Zeitstruktur hineinzubringen.

• Vielleicht mit einem Netzplan bzw. mit einem Gantt Diagramm

• Zeit 1 Stunde

Ressourcen

6. Wen und was benötigen wir in welchem Umfang

Qualifikationsplan

1. Liste mit Fähigkeiten und Wissensgebieten die NOTWENDIG für die Projektaufgaben sind

2. Liste aller Personen die im Qualifikationsplan aufgelistet werden sollen

3. Lassen Sie die Leute in den Wissensgebieten selbst einschätzen

4. Lassen Sie die jeweiligen Vorgesetzten der Leute, die Leute einschätzen

5. Einschätzungsvergleich und in Einklang bringen – klären Sie größere Abweichungen

6. Endgültige Liste

Arbeitsaufwand abschätzen

• Personalbedarf beschreiben• Arbeitsaufwand einschätzen• Verfügbarkeit klären• Auslastung : Zeiterfassung? Wieviel der Verfügbaren

Zeit wird tatsächlich am Projekt gearbeitet? Meist nur ca. 75% der Projektverfügbaren Zeit!.

• D.h. Beispielsrechnung: 160 Stunden im Monat Arbeitszeit, davon 25% Urlaub, Krankenstände etc. = 120 Stunden Verfügbarkeit für Projekte, davon 75% Auslastung sind 90 Stunden!!!

• 90 Stunden wird wirklich am Projekt gearbeitet!!

Verfügbare Personalstunden für Projektarbeit

100% Auslastung, 100% Verfügbarkeit

75% Auslastung, 100% Verfügbarkeit

75% Auslastung, 75% Verfügbarkeit

1 Personaltag 8 6 4,5

1 Personalwoche 40 30 22,5

1 Personalmonat 173 135 98

1 Personaljahr 2080 1560 1170

20 20 20

20 20

10 10 10

Aufg.1

Aufg.2

Aufg.3

Personalstunden

Auf gleichmäßige Verteilung achten (Verfügbarkeit, Spitzen)

20 40 50 Kombination aus Gantt- und Auslastungsdiagramm

Übung

• Versuch Sie für Ihr Projekt einen Qualifikationsplan zu erstellen

• Gantt- und Auslastungsdiagramm

• Zeit 1 Stunde

Projektkosten

• Projektbudget: zeitbezogene Schätzung der Kosten für sämtliche Ressourcen, die Sie für die Durchführung eines Projektes benötigen.

• Direkte Kosten: Aufwendungen die lediglich für das Projekt notwendig sind (variable Kosten)

• Indirekte Kosten: Kosten die entstehen um die Projektarbeiten zu unterstützen. – Gemeinkosten: Kosten die notwendig sind um den

Betrieb aufrecht zu erhalten: Gehälter Management, Bankgebühren, aber auch Kosten die für die Projketaktivitäten notwendig sind, aber nur schwer zu unterteilen sind (Büromieten, Büromaterien) = Scheingemeinkosten

Beispiel Projektkosten

• Projekt: Unternehmensbroschüre• Direkte Kosten

– Personal– Material– Reisekosten– Layoutkosten eines zugekauften Grafikers

• Indirekte Kosten– Bonuszahlungen und Sozialleistungen– Mieten– Anlagen– Gehältern Management und Verwaltung

Übung

• Versuchen Sie einen Kostenplan aufgrund der PSP für Ihr Musterprojekt aufzustellen.

• Zeit 30 min

Risiko

8. Der Umgang mit Risiko und Unsicherheit

Def: Risiko ist die Möglichkeit, das das gewünschte Produkt nicht hergestellt, ein Zeitplan oder die Ressourcenvorgaben nicht eingehalten werden können oder dass etwas Erwartetes NICHT eintritt.

Risiko

1. Risiken erkennen

2. Auswirkungen auf das Projekt einschätzen

3. Pläne um die Auswirkungen der Risiken abzumildern

4. Projektrisiko – Status den ganzen Projektzeitraum überwachen

5. Immer alle Beteiligten davon informieren

Risikobeschreibungs-Bogen

Phasen: (Kopien)

1. In allen Phasen

2. Konzeptphase

3. Abgrenzungsphase

4. Beginn

5. Durchführung

6. Abschluss

Risikofaktoren - Information1. Projektbeteiligte2. Projekthintergrund3. Projektumfang4. Projektstrategie5. Projektziele6. Beschränkungen7. Annahmen8. Arbeitspakete9. Rollen und Verantwortlichkeit10. Zeitplan11. Personal12. Ressurcen13. Mittel

RisikomanagementplanRisiko Genaue

Beschreibung und möglicher Schaden

Eintrittswahrscheinlichkeit

Präventive und kurative Maßnahemn

Keine Kenntnis des Kunden

Produkt: Missverständniss über Leistung

Sehr wahrscheinlich Genaue Definitionen und Sprachbedeutung festlegen

Zeitplan:

Mangelnde Abstimmung

Mittel wahrscheinlich

Zeitpläne genau gegenzeichnen lassen

Ressourcen: unterschiedliche Technologie

unwahrscheinlich Grobe Technologie-abstimmung

Kompatiilität

Übung

• Stellen Sie für Ihr Beispielsprojekt einen Risikomanagementplan auf.

Kommunikation

10. Die Kommunikation während des gesamten Projektes

Kommunikation

Projekt Kick-Off: Ziele

1. Projektauftrag und Ablauf vorstellen

2. Projektorganisation vorstellen

3. Start, Umsetzung, Aufgaben, Zuständigkeiten

4. Identifizierte Risiken

5. Nächste Termine, Meilensteine

6. Regeln vorstellen.

Kommunikation

Fortlaufende Kommunikation im Projekt:

Zum Auftraggeber!

1. Projekt – Status – Report (monatlich)

2. Steuerkreis + Freigabemeetings (Meilensteine)

KommunikationFortlaufende Kommunikation im Projekt:Im Team

1. Teambesprechung• Regelmäßig• Agende (Tagesordnung)• Protokoll!• Modertion• 1-2 Stunden• Inhalt: Forschritt, Inhalt, Info

2. Workshop:• Nur bei Bedarf• Agenda• Protokoll• Moderation• 1-2 Tage• Inhalt: Problemlösung, Teambildung, Risiko, Abschluss

Kommunkationsmedien

• SAP Workflow

• Projektlaufwerk:

• Emails

• Dokumente

• ToDo Listen

• Einzelgespräche

Projektcontrolling

11. Steuern und Kontrollieren – im magischen Dreieck

Magisches Dreieck

Inhalt und Qualität

Termin Kosten

Maßnahmen zur Steuerung

Die Balanced Scorecard

Ergebnisse und Leistungstreiber

Ursache- Wirkungskette in der BSC

Ursache- Wirkungszusammenhang in der Autoindustrie

Übertragen

auf die

BSC

Inhalt und Qualität

Kosten Termin

100%

100% 100%

0%

Soll / Ziel

Ist

Übung

• Versuchen Sie in einfacher Form für Ihr Projekt einen BSC Ansatz zu finden

• Zeit 60 min

Ende

• 12 Der Projektabschluss

Zu beachten

• Alle Erlöse und offenen Rechnungen verbucht

• Lessons Learnd (Was wurde erreicht, was wurde nicht erreicht, was wird nächstes mal anders gemacht)

• Projektendbericht

• Projektendberichtspräsentation