Qualifikationsreihe: Gesundheitskoordinator/in Abschlussprojekt Planung, Durchführung und Auswertung eines Gesundheitstages - eine Hilfestellung Abschlussprojekt

Qualifikationsreihe: Gesundheitskoordinator/inQualifikationsreihe: Gesundheitskoordinator/inAbschlussprojektAbschlussprojekt

Planung, Durchführung und Auswertung eines Gesundheitstages - eine Hilfestellung

AbschlussprojektAbschlussprojekt

Planung, Durchführung und Auswertung Planung, Durchführung und Auswertung eines Gesundheitstageseines Gesundheitstages

- eine Hilfestellung – - eine Hilfestellung –

10.09.2010



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Kerstin SchwarzKerstin Schwarz, Finanzamt Mitte- Tiergarten

Silke VogesSilke Voges, Bezirksamt Treptow- Köpenick

Stefan KirchnerStefan Kirchner, Senatsverwaltung für Bildung,Wissenschaft und Forschung

Thomas KraneisThomas Kraneis, Der Polizeipräsident in Berlin

vorgestellt von:



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InhaltInhalt

1. Planung und Vorbereitung2. Durchführung3. Auswertung des Gesundheitstages

Unterlagen:• Handout der Präsentation• Muster eines Organisationsplanes• Muster für Feedbackbogen• Checkliste



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1.1.GründlicheGründliche Planung und Vorbereitung Planung und Vorbereitung

Auftraggeber (AG)• Wer ist Auftraggeber? (von der Idee zum genehmigten

Projekt/Auftrag)

mögliche AG: AGM/ASA, Hausleitung• Wer sind Verhandlungs- und

Kontaktpartner? (unmittelbare Ansprechpartner und wer legitimiert Entscheidungen )



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• Festlegung eines/einer Verantwortlichen für die Erfüllung des Auftrages

Wer hat den Hut auf ? personelle Unterstützung erforderlich ? ggf. Bildung einer Arbeits-/Projektgruppe Arbeitsregeln abstimmen ( z.B. Kompetenzen, freigestellt?)



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• Ziel/ Ziele des Gesundheitstages definieren Was soll mit dem GT erreicht werden?z.B.

Präsentation des behördlichen Gesundheitsmanagements ( Werbung in eigener Sache; Vorstellen der handelnden Personen und deren Zuständigkeiten bekannt machen; Vorstellen von geplanten und durchgeführten Projekten (z.B. Audit, Mitarbeiterbefragung ) und Maßnahmen ( z.B. vorhandene und neue Bewegungsangebote ) des behördlichen Gesundheitsmanagements, mit den Beschäftigten ins Gespräch kommen Entgegennahme von Wünschen und Anregungen;

Förderung der hausinternen (Unternehmens-) Kultur

• evtl. ein Tagesmotto festlegen: Präsentation und Sensibilisierung für bestimmte Schwerpunktthemen, Handlungsfelder unter

Berücksichtigung des demografischen Aspekts und der sozialen Zusammensetzung der Behörde ( Alter, Frauen, Männer - Gesundheit), definierte Handlungsschwerpunkte



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• Finanzielle Ressourcenfeststellen

Stehen Finanzen zur Verfügung ? Wie viel ? Ansatz im Haushalt (ggf. Ausgabetitel für zukünftige Planungen

einrichten)



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• Materielle Ressourcen feststellen und erst einmal sichern !

• Ort: Wo soll das Ereignis stattfinden ( DG, Saal, außen oder/und innerhalb) ?

• Räume/weitere Örtlichkeiten ermitteln und reservieren!• notwendige Technik (Kabel, Verlängerung, Verteiler, Verstärkeranlage

sichern )• Ausstattung: Tische, Stühle, Liegen ermitteln und sichern!

Alternativplanung hier mit einfließen lassen (Ersatzräume,

Schlechtwettervariante etc.)



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Zeitplanung:• Gibt es bereits terminliche Vorgaben?

Termin festlegen und abstimmen mit AG (Beachte: Berücksichtigung des regulären Dienstbetriebes Sprechstunden, Sitzungstage; Ferien/Haupturlaubszeit; Teilzeitbeschäftigungen; Termine der Akteure beachten - Begrüßung/Eröffnung des GT)

• Zeitplanung über den zur Verfügung stehenden Gesamtzeitraum erstellen Phasen/Etappen festlegen und deren Zeiträume planen:

0. allgemeine Organisation (s. Folien 4 bis 8)I. Ideenfindung (Brainstorming), II. Akquise der Anbieter, III. Bewerten und Auswahl realisierbarer Angebote, IV. Detailplanung (heiße Phase)V. Durchführung und VI. Auswertung des Gesundheitstages ( nach dem GT ist vor dem GT )



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Phase I: Ideenfindung Wie kann die Zielstellung erreicht werden ?

• Brainstorming in der Arbeits-/Projektgruppe:Unter Berücksichtigung von Ziel und Motto alle Anbieter,alle Aktivitäten und Maßnahmen sammeln, ordnen und bewerten auswählen Mehr ist mehr ! alternative Ersatzangebote einplanen

• Anregungen von Gesundheitstagen anderer Behörden aufnehmen,• Kritiken und Wünsche von vorhergehenden Gesundheitstagen der eigenen

Behörde berücksichtigen



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Phase II: Akquise der Anbieter, der eigenen mit gestaltendenAkteure

Rückläufe: Zu- und Absagen notieren, Forderungen, Auflagen und Teilnahmebedingungen, quantitative und

qualitative Ausstattungsbedarfe feststellen ( Tische, Stühle, Medienanschlüsse, Technik, Räume/Raumansprüche, Parkplätze )



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Phase III:SammelnOrdnenBewerten und Auswahl realisierbarerAngebote(realisierbar=Organisationsaufwand gering halten!)

- Sind Angebote der Zielstellung und dem Motto dienend?- Auswahl eines breiten Angebots- Gesamtraum- und Gesamtplatzbedingungen beachten- Kostenlose Angebote- Forderungen und Auflagen der Anbieter bewerten



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Phase IV:Erstellung eines konkreten und detailliertenOrganisationsplanes ( s. Muster )

• zugesagte Anbieter + Aktivitäten + Maßnahmen denÖrtlichkeiten zuordnen, deren individuelle qualitative und quantitative Bedarfe planen und umsetzen

• Weiterhin zu berücksichtigen: evtl. VIP-Betreuung, Kinderbetreuung, Catering, Einhaltung Brandschutz, Arbeitsschutz/-sicherheit, Erste Hilfe absichern Haushandwerker – Elektriker, Helfer/innen Barrierefreiheit garantieren

Leitsystem für die Besucher/innen einrichten



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weiter Phase IV:• Öffentlichkeitsarbeit

- Datum des Gesundheitstages für alle Beschäftigten frühzeitig kommunizieren

- Werbung gestalten, kommunizieren: persönliche Ansprache, Foren, Intranet/elektronisch, Plakate, Flyer)• Erarbeitung eines Feedbackbogens für

- die Besucher/innen- die Kooperationspartner

• Erarbeitung einer Vorlage zur Auswertung der Feedbackbögen



weiter Phase IV:

• Einbeziehen der Dienststellen-/Hausleitung, Gremien planen

• Einladung der Gremien und der Leitungsebene, die die Teilnahme der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

unterstützen soll

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weiter Phase IV:

• Fotodokumentation des Tages organisieren

• Wenn alle Angebote organisiert sind: – Flyer erstellen und verteilen (elektronisch und in Papierform etc.)– Wegweiser und Lageplan erstellen– Präsentation der einzelnen Angebote konkret mit den Anbietern

absprechen



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2. Durchführung 2. Durchführung

• Kontrolle/ Überwachung

– des Aufbaus– der Ausstattung/Präsentation der Stände– der Örtlichkeiten für die Durchführung von

Kursen, Vorträgen etc.



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• Ist der Weg zum Veranstaltungsort gut ausgeschildert?

• Sind innerhalb des Veranstaltungsortes die einzelnen Angebote gut ausgeschildert?

• Ist der Auftakt der Veranstaltung gesichert?

• Ist das Betreuungspersonal für die einzelnen Angebote anwesend?– Sind alle Helfer und Anbieter da?



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• Verantwortung der Gesundheitskoordinatorin/ des Gesundheitskoordinators in diesem Prozess:

– ständige Präsenz und Steuerung (Gastgeberrolle)

– Vorbildfunktion– Ansprechpartner/in



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• Abschluss der Veranstaltung

– gemeinsamer Ausklang des Tages– Verabschiedung und Dank– Sammeln der Feedbackbogen– Überwachung des Abbaus



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3. Auswertung 3. Auswertung

• Habe ich mein Ziel/ meine Ziele erreicht?z.B.

– Präsentation des behördlichen Gesundheitsmanagements

– Präsenz der Behördenleitung und Führungskräfte in Sachen Gesundheit zeigen

– Information über Angebote zur Gesundheitsförderung

– Gesundheitsbewußtsein des Einzelnen stärken– Förderung der hausinternen Kultur



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• Indikatoren:

– Wie war der erste Eindruck?– Wie viele haben teilgenommen?– Wie war die Resonanz auf die Angebote?– Gibt es weitere Bedarfe?

• zeitnahe Auswertung der Feedbackbogen• Ergebnisse hieraus feststellen und

kommunizieren, Maßnahmen entwickeln



• Feedback an den Auftraggeber (AGM, ASA, Dienststellenleitung)

• zeitnahes Feedback an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Fotos zur Verfügung stellen und einen kurzen Beitrag hierzu verfassen, Veröffentlichung im Intranet, Betriebszeitung) verbunden mit einem Dank

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• Schriftlicher Dank an die

– Dienststellenleitung– die Helferinnen und Helfer – die Kooperationspartner/

Kooperationspartnerinnen



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Vielen Dank für Ihre Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitAufmerksamkeit

Documents

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