READY FOR TAKE OFF – Effizienz und Transparenz im VertragsmanagementMTU Aero Engines führt im Bereich Instandhaltung eine digitale Vorgangsakte zur Verwaltung der meist langjährigen Verträge und zur Optimierung der Prozesse in der Qualitätssicherung ein.

Kundenreferenz

Die digitale Akte CENIT ECLISO

CENIT ECLISO ist eine leicht zu bedienende Anwendung zur Informationsverwaltung und kombiniert die Funktionalitäten einer digitalen Akte sowie einer Vorgangsbearbeitung mit den Möglichkeiten eines Enterprise Content Management Systems. Damit ermöglicht CENIT ECLISO den Nutzern, digitalisierte Dokumente und Informationen komfortabel und ohne Medienbrüche zu bearbeiten, zu verwalten und zu archivieren. Der klare Nutzen für die Anwender: Dank eines effizienten Dokumentenmanagements gewinnen sie mehr Zeit, um sich ihren fachlichen Herausforderungen zu stellen. Die aktenbasierte Arbeitsweise reduziert die Komplexität des Dokumenten-managements durch standardisierte und intuitive Prozesse. Als digitale Akte basiert CENIT ECLISO auf den bewährten IBM ECM-Systemen, IBM FileNet P8 und IBM Content Manager.

Effizienteres Arbeiten, benutzerfreundliche Bedienung, optimale Informationsverwaltung – CENIT ECLISO bei der MTU Maintenance

Ziel des Projekts war es, eine digitale Vorgangsakte im Unternehmen zu integrieren, die das Vertragsmanagement deutlich vereinfacht. „Uns war es wichtig, dass alle relevanten Informationen hinsichtlich eines Vorgangs in einer digitalen Akte zusammengeführt werden“, so Thorsten Drews von der MTU Maintenance Hannover GmbH, der das Projekt betreute. Das Verwalten der Verträge, inklusive der dazugehörigen E-Mails und Korrespondenzen, stellte die Hauptanforderung des Projekts dar. Durch die meist langjährigen Laufzeiten der Verträge mussten auch zugehörige Vertragsveränderungen und -erweiterungen transparent abgebildet werden. Die Optimierung der Qualitätssicherung im Bereich Vertragswesen durch eine integrierte Prozessunterstützung war ebenso eine wichtige Anforderung an das CENIT Team. Weitere Ziele, wie die Standardisierung der Aktenstruktur durch Vorlagen und spezielle Suchfunktionen sowie eine Verbesserung des Datenschutzes, waren von großer Bedeutung.

Als Deutschlands führender Triebwerkshersteller entwickelt, fertigt, vertreibt und betreut MTU Aero Engines zivile und militärische Luftfahrtantriebe. Verantwortlich für die zugehörige Reparatur und Instandsetzung ist die MTU Maintenance Gruppe – einer der weltweit größten Instandhaltungs-Dienstleister für zivile Triebwerke. Hierzu werden zahlreiche Serviceverträge mit Kunden zu unterschiedlichen Triebwerkstypen abgeschlossen, archiviert und verfolgt.

Herausforderung: Standardisierte und einfache Vertragsbearbeitung

Die Fachbereiche des Vertragswesens der beiden deutschen Standorte der MTU Maintenance Gruppe – Hannover und Ludwigsfelde bei Berlin – arbeiteten bisher auf Basis von Papierakten – ausschließlich die finalen Vertragsversionen wurden elektronisch in einem Archivsystem, basierend auf IBM FileNet Image Services, abgelegt. Die Korrespondenz zu den Verträgen und weitere vertragsrelevante Informationen aus dem E-Mail-System wurden nicht mit den Verträgen archiviert. Zudem fehlten dem Fachbereich zahlreiche Funktionalitäten, die eine vorgangsbezogene Ablage sowie interne Workflows, beispielsweise für Freigaben, unterstützen.

Die neue Lösung sollte diese Funktionalitäten bieten und dadurch die gesamte Abwicklung und Bearbeitung eines Vertrags transparent gestalten. Ziel war es weiterhin, die Effizienz innerhalb der Fachabteilung zu steigern: Es sollte nur ein zentrales Dokumentenmanagementsystem geben, mit dem die Mitarbeiter der Abteilung Contracts and Legal Matters einfacher und erfolgreicher arbeiten können.

»In Zukunft können wir uns eine Erweiterung der digitalen Akte in den Bereichen Projekt-, Einkaufs- und Auftragsakten sehr gut vorstellen. Auch bei der Optimierung der Schnittstellen, beispielsweise zu unserem CRM-System, ist die Verwendung von CENIT ECLISO denkbar.«Thorsten Drews, MTU Maintenance Hannover GmbH

Maßgeschneiderte Integration und individuelle Lösungen – Erfolgsfaktoren von CENIT ECLISO bei der MTU Maintenance

Die digitale Akte von CENIT ECLISO ermöglicht eine enge Integration in das bestehende Office-System und eine auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmte Benutzeroberfläche, um so die Arbeitsweise der jeweiligen Anwender optimal zu unterstützen. Zusätzlich verfügt CENIT ECLISO über umfassende Konfigurationsmöglichkeiten und die Option, kundenspezifische Ergänzungen vorzunehmen. Passend für die deutschen Standorte der MTU Maintenance Gruppe, konnten so die speziellen Zielsetzungen hinsichtlich der Akte mit der Anbindung einer individuellen Lösung zur Formatkonvertierung (Levigo Jadice-Server) umgesetzt werden.

MTU Maintenance, das Unternehmen

Die MTU Aero Engines ist Deutschlands führender Triebwerks-hersteller und weltweit eine feste Größe. Sie entwickelt, fertigt, vertreibt und betreut zivile und militärische Antriebe für Flugzeuge und Hubschrauber sowie Industriegasturbinen. In der Instandhaltung ziviler Flugtriebwerke und Industrie-gasturbinen ist das Unternehmen weltweit einer der größten Anbieter. Alle Aktivitäten sind unter dem Dach der MTU Maintenance Gruppe gebündelt. Betreut werden in erster Linie Triebwerke, an denen die MTU als Risk- and Revenue-Partner beteiligt ist; die Hightech-Reparaturen der MTU sind weltweit einmalig, zum Großteil patentiert und unter dem Markennamen MTUPlus Repairs bekannt.

MTU Aero Engines

Auf einen BlickHerausforderungEtablierung eines effizienten und transparenten Vertragsmanagements für langjährige Wartungsverträge bzw. Auftragsdokumente und Optimierung der Prozesse in der Qualitätssicherung.

LösungEinführung eines zentralen Enterprise Content ManagementSystems mit CENIT ECLISO als elektronischer Akte für die Ablage, Indizierung, Verwaltung und Archivierung aller zugehörigen Dokumente über den kompletten Vertragslebenszyklus.

Nutzen■ Transparente Nachvollziehbarkeit zur Verwaltung der meist komplexen und mehrjährigen Verträge.■ Schnelle und einfache Suche nach Dokumenten und Akten.■ Strukturierte und einheitliche Ablage der Dokumente.■ Offline und online verwendbar.■ Intuitive und flexible Office Anbindung. ■ Einheitliche Darstellung verschiedener Dokumentenformate in einem integrierten Viewer.■ Versand der Dokumente per Referenz, so dass stets die aktuellste Version verwendet wird. Ein gemeinsames Arbeiten an den Dokumenten wird dadurch stark vereinfacht.■ Vielfältige weitere Einsatzmöglichkeiten: als elektronischer Postkorb, als Projektakte, als Personalakte etc.■ Sehr geringer Schulungsaufwand dank der intuitiven Bedienbarkeit.

MTU Aero Engines

CENIT AG

CENIT ist als führender Beratungs- und Softwarespezialist für die Optimierung von Geschäftsprozessen in den Feldern Digital Factory, Product Lifecycle Management (PLM), SAP PLM, Enterprise Information Management (EIM), Business Optimization & Analytics (BOA) und Application Management Services (AMS) seit über 25 Jahren erfolgreich aktiv.

Standardlösungen von strategischen Partnern wie DASSAULT SYSTEMES, SAP und IBM ergänzt CENIT um etablierte, eigene Softwareentwicklungen. Hierzu gehören u.a. die FASTSUITE Produktfamilie für Softwarelösungen im Bereich Digitale Fabrik, cenitCONNECT für Prozesse rund um SAP PLM, cenitSPIN als leistungsfähiger PLM Desktop, CENIT ECLISO für eine effiziente Informationsverwaltung sowie CENIT SERVICEMANAGER zur Integration von Softwaresystemen mit dem ECM-System.

Das Unternehmen ist weltweit an 16 Standorten in sechs Ländern mit 700 Mitarbeiten vertreten. Diese arbeiten unter anderem für Kunden aus den Branchen Automobil, Luft- und Raumfahrt, Maschinenbau, Werkzeug- und Formenbau, Finanzdienstleistungen, Handel und Konsumgüter.

Die CENIT AG mit Stammsitz in Stuttgart ist als Aktiengesellschaft im Prime Standard der Deutschen Börse gelistet.

Kontakt

CENIT AGIndustriestraße 52-5470565 StuttgartGermanyTel.: +49 711 7825-30Fax.: +49 711 7825-4000E-Mail: info@cenit.de