Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn

Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn

Projektbericht

Dortmund 10. März 2004 im Rahmen der 28. Jahrestagung der GfKl

Dr. Hans Dieter Gebauer

Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 2

Rahmenbedingungen ULB Bonn 2003/2004

• Sacherschließung: „Wir müssen sie uns leisten“

Freihandmagazin / Numerus Currens doppelte SE im OPAC:Klassifikatorisch: SyK (Hausregeln;OPAC bisher nur Notation)Verbal: RSWK seit 1990 (HBZ-Verbund; OPAC mit SWD)

• Retrokonversion (alph. Zettelkataloge): „Was kommt danach?“Alphab. Hauptkatalog (700.000 Zettel): Projektende in 2004

Katalog Altbestand (350.000 Zettel): Image-Katalog 2002 Sachkataloge als nächste Aufgabe; freie Personalkapazitäten?

• Umbau 2004-2006: „Katalogschränke wohin?“Totalsanierung ULB; Umzüge Benutzungs- und Katalogbereich

Platzbedarf Neuplanung: weniger Katalogschränke!?!

Daher 2003: „Retrokonversion Sachkataloge“?


Rahmenbedingungen Zettel-SWK

• 500.000 Zettel in 10 Katalogschränken• Farbige Zettel (Hauptfarbe blau; Verweisungen rot; teils gelb, weiß)

• Schlagwörter: rot auf blau

• Berichtszeitraum ca. 1945-1989

• Hausregelwerk

• Besonderheiten / Profil:

Orte und Personen nur im SWK (auch vor 1945; aus SyK)

Hoher Anteil fremdsprachiger Titel (> 33%); darunter:

SSG Romanistik (französische und italienische Titel)

Pflichtliteratur / Regionalia


SWK-Zettel ULB Bonn (normal)


SWK-Zettel ULB Bonn (dunkel)


SWK-Zettel ULB Bonn (gelb)


SWK-Verweisung ULB Bonn (rot)


Konversionsmodelle: Bewertungskriterien

• Realisierbarkeit: Kein ‚Jahrhundertprojekt‘ ggf. Mut zur Lücke vs.Vollständigkeit?

• Profil des SWK sichern: Orte, Personen, SSG SWK-Schwerpunkte vs. SyK!

• Benutzerführung Problem der Suchnavigation evtl. Einbindung in OPAC möglich?

• Qualität: ‚Korruption‘ vorh. (SW-Norm)daten?Qualität, soweit vertretbar!

• Aufwand/Kosten: Fach- /Hilfskräfte? Fremdfirma? ohne Fachreferenten, ohne Autopsie?!

(analog Retro AK möglich?)

9Retrokonversion SWK 2004Gebauer/ULB Bonn

SWK-Retro-Modelle (1)

1. Verzicht: keine Retrokonversion = ersatzlose SWK-‚Entsorgung‘

• Plus: billig; schnell; Platzgewinn sofort; eindeutig für Benutzer(„SW erst ab 1990...“)

• Minus: Informationsverlust (SWK-Profil) nicht akzeptabel

Nein

2. Komplett-Retrokonversion = Umarbeitung nach RSWK

• Plus:hohe Qualität; SWK-Profil gesichert;komplette OPAC-Integration

• Minus:Jahrhundertprojekt (Tests 1998/99)Platzbedarf auf Dauer

Nein



Lokale OPAC-Kategorie (MAB)(mechan.Übernahme Fremdfirma)

• Plus:Komplettlösung; Beginn undPlatzgewinn sofort; OPAC-Einbindung (Kategorie‚Alt-SW‘)

• Minus:KostenRedaktionsarbeit (SyK-Namen)Textbasis z.T. zweifelhaftgetrennter Sucheinstieg im OPACKorruption Normdaten/Index

Nicht optimal

Automatisches Verfahren(MILOS; zuletzt Oberhauser 2003)

• PlusVerfügbar; Platzgewinn sofort;kein Redaktionsaufwand

• Minus:Erschließungswert ist gering (Test: max. 50%). SSG!Einbindung in OPAC-Suche wie?Nur Zusatzoption (Basic-Index?)

Nicht optimal



Imagekatalog• Plus

Projekterfahrung liegt vor, Suchprinzip bei Benutzern eingeführt (Alter Katalog seit 2002 gut angenommen)

Komplettlösung möglich; Beginn / Platzgewinn jederzeit

• MinusKosten; Redaktionsaufwand (Index / Leitkarten)

Qualität des Katalogs (Inhalte) und der Daten (Signaturen/Standorte)

Qualität der Images: Farbversion: große Dateien / Ladezeit der Images SW-Version: Lesbarkeit z.T. ungenügend (dunkle Zettel)

Auf Dauer: getrennter Sucheinstieg außerhalb des OPAC

Als mögliche Lösung diskutiert, Testscans, aber: nicht optimal


SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (‚normal‘)


SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (‚dunkel‘)


SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (dunkel)



Übernahme RSWK-Fremdleistungen aus BVB

• Hintergrund: RSWK in BVB: ab 1970 (und mehr?)SWB: Übernahme erfolgreich (Wolf 2003)HBZ: Übernahme 2005 (Datenbasis verbessert)

• Plus: Fremdleistung via HBZ Termin günstig (Retro-Abschluss; BVB/Aleph)

Qualität hoch (Normdaten)Einbindung in OPAC problemlos

Bereicherung ViFa Romanistik Platzgewinn 2004/2005?• Minus: (Un)Vollständigkeit der Daten:

Was fehlt? Schwerpunkte erkennbar? Als Lösung favorisiert, aber Prüfung:

Was fehlt, was ist verzichtbar? Umfang der Eigenbearbeitung?


Tests BVB-Fremdleistungen am SWK ULB Bonn

• Einstieg: 300 Titel aus Gesamtalphabet (Querschnitt)Je 100 Orte (Regionalia), Personen (70 SSG), Sachen (10 à 10 SW)

• 1215 Titel (Katalogkasten ‚Latek-Lech‘ komplett)Strukturprüfung (Anteil O, P, S; deutsch/fremdsprachig; SSG)Umfang Fremdleistung (BVB vorhanden; mit / ohne SW; HBZ?)Selektionsmöglichkeiten für Resttitel ohne BVB-Fremdleistung?Umfang und Art der Eigenbearbeitung?

• 5500 Titel (4 weitere Katalogkästen komplett)Vergleichende StrukturprüfungUmfang Fremdleistung (Auswahl)Selektionsaufwand und –möglichkeitenNachbearbeitungsaufwand

• Ca. 16.000 Titel (11 Katalogkästen komplett): Anteile Orte, Personen


Testergebnisse und Bewertung

Auch vor 1970 breite SW-Fremdleistungsbasis in BVB! Exakte Hochrechnung für Anteile (O,P,S) unmöglich

(Ca. 70% Sachschlagwörter; um 10 % Orte; um 20% Personen)

• Orte: ca. 60% Fremdleistung aus BVB (Regionalliteratur: 33%); Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des Restmaterials sinnvoll und notwendig

• Personen: ca. 66% Fremdleistung aus BVB (SSG: 60%);Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des

Restmaterials möglich und notwendig• Sachen / Sonstige: > 75% Fremdleistung aus BVB zu erwarten;

Restbearbeitung verzichtbar? (Viel veraltete Literatur / spezielle Tauschliteratur; SyK ist als Komplement vorhanden)


Entscheidung: Projekt „BVB-Fremdleistung“

• Klare Vorteile: Fremdleistung, Qualität, Benutzerführung• Risiken: BVBHBZ 2004/2005?; Schätzung Restaufwand • Entscheidung zur ‚Lücke‘:

Restbearbeitung: ganz ohne Sachschlagwörter; Reduzierung Orte/Personen: Akzent SSG/Regionales

Projektplan: 3 Phasen

• 2004 Selektion (Zettel aus SWK ziehen)• 2005 Fremddatenübernahme aus BVB• Ab 2005Überprüfen: Fremdleistungen?

Eigenbearbeitung RSWK des Restmaterials


Projektphase 1: „Ziehaktion“ aus SWK

„Was“: Sach-SW komplettVerweisungen (ca. 40000?) komplettGeographika: alle Erdteile, Staaten, Großräume,

Orte über 50 Zettel (Ausnahme: SSG- / Pflichtbereich) Restmaterial: weitere Reduktion nach Vorgabe

Personen: Liste umfangreicher Namen (184; ca. 40000 Zettel), alle Festschriften, unselbständige Schriften

Körperschaften, Sonstige: alles außer SSG- / Pflichtbereich„Wer“: Bibl. Fachkräfte der Sachkat.-Abteilung (formale und inhaltl.

tiefer gehende Selektion in einem Arbeitsgang möglich)

„Wann“:Durchschnittswert pro Katalogkasten 18 Minuten Arbeitszeitverlängerung Beamte NRW 2004: 2,5 Std/Woche 3 Mitarb. (davon 1,5 Beamte) mit >5 Std/Woche =10 Kästen

„Ziel“: In 2004 abgeschlossen = Beginn 2. Bauphase


Projektphase 2: Fremddatenübernahme

• Vorher: HBZ Versionsumstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004) BVB Umstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004); neu: SW in Alephstruktur (Verknüpfung mit Normdatei)

• Datenabzug: HBZ-BVB (2005) analog Projekt SWB 2002; Übernahme der SW-Daten in HBZ-Verbunddatenbank

• Lieferung der neuen SW-Fremddaten in lokales System (2005)

Fremdsteuerung des Projekts


Projektphase 3: Eigenbearbeitung RSWK

• Restmaterial: Umfang der Fremdleistungen prüfen; Selektion durch

Hilfskräfte (Sonderaktion) oder Fachkräfte (bei Endbearbeitung)?

Hochrechnung: Ca. 50-60.000 Zettel bleiben für Eigenbearbeitung

• Eigenbearbeitung nach RSWK: Stufenverfahren nach Priorität

A. Fachliche Priorität: SSG-Namen (95 ‚wichtige‘ / ca. 8.000 Zettel)

B. Redaktionelle Priorität: Einfaches zuerst (Aleph-Schablonen) Formal-SW, Zeiträume, Werktitel u.ä. soweit in SWD ‚Einfache‘ USW (Sachbegriffe, Beziehungen)

C. Danach: Regionalia nach Prioritätenliste

• Prinzipiell: ‚vereinfachte‘ Lösung ohne Autopsie/Referenten; ggf. weitere Reduktion; Option automat. Zusatzerschließung aller Titel bleibt

• Personalbedarf ab 2005: Überprüfungsaktion, Einarbeitung (aus bisherigem Retroprojekt) je nach Priorisierung, zunächst mind. 0,5 Stellen


Projektbeginn 5.12. 2003 - Stand 1.3. 2004: Phase 1 (‚Ziehaktion‘) zu 75% erledigt fertig bis Juni 2004;

Restmenge vor Überprüfung BVB-Fremdleistungen < 1/3

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