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Dr. Stefan Koch
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 1
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM
Berlin hat 12 Stadtbezirke
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 2
Bundesland Berlin
Stadt Berlin
Bezirke: Gebietsreform von 2001, zuständig für Bezirksimmobilien
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 3
Die Bezirke haben eine weitgehend einheitliche Ämter-struktur, bis hin zur Serviceeinheit Facility Management
Abteilung
Finanzen, Immobilien
……….
Bezirksbürgermeister(In)
Abteilung
Arbeit, Soziales ……….
Abteilung
Schule, Kultur
……….
Abteilung
Jugend, Sport
……….
Serviceeinheit Facility Management
• Fachbereich Objektmanagement• Fachbereich Hochbau• Fachbereich Informationstechnik• Controlling
Bürgeramt
Schulamt
Sozialamt
Tiefbauamt
Serviceeinheit Finanzen
Abteilung
……..……..
Serviceeinheit …………………. ..……. amt
Bürgermeister(In)
Abteilungen
Ämter / Serviceeinheiten
FachbereicheFachgruppen
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 4
Der Bezirk Treptow-Köpenick hat eine Fläche von 168 km², 245.000 Einwohner und 300 bezirkliche Liegenschaften
Treptow-
Köpenick
Bezüglich der Einwohnerzahl ist Treptow-Köpenick vergleichbar mit
Aachen, Braunschweig, Chemnitz
Für die SE FM von Treptow-Köpenick steht in 2015 ein Grundhaushalt von 18 Mio. Euro zur Verfügung
5SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Öffentliche Daten zum Berliner Haushalt unter http://www.berlin.de/sen/finanzen/haushalt/haushaltsplan/artikel.5697.php
Beteiligte Personen an der Gebäudebewirtschaftung
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 6
Objektnutzer
Objektbetreuer
Finanzen / ControllingServicemanagementHochbauStammdatenpflege
Externer DienstleisterInterner Dienstleister
Schulen
.....-amtJugendamtSchulamt
Serviceeinheit Facility Management
Meldung
Kitas ……… -
gebäude
Auftrag
Firmen Mitarbeiter………
Meldung
Meldung Meldung
Auftrag Auftrag
Meldung Meldung
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 7
Die meisten Leistungen im Facility Management werden an externe Firmen vergeben
AuftragRechnung
AuftragRechnung
AuftragRechnung
AuftragRechnung
FachbereichHochbau
Informationstechnik
Maßnahmen zur Aufrecht-erhaltung der Funktions-fähigkeit und Betriebs-sicherheit der IT-Infrastruktur und Anwendungen
Bauvorhaben
Bauherrenleistung, Bauvorbereitung und Baudurchführung für Bauprojekte und Baumaßnahmen
Fachtechnik
Errichtung, Überwachung und Wartung von gebäudetechnischen Anlagen
Servicemanagement
Maßnahmen zur Aufrecht-erhaltung der Funktions-fähigkeit und Betriebs-sicherheit der Liegen-schaften und Bauwerke
Externe Firmen
FachbereichObjektmanagement
Fachbereich IT
14.02.2015:Berliner Morgenpost:
8SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Bauamt seit Jahren personell
ausgedünnt
„Kein Bezirksamt kann die zusätz-lich in Aussicht gestellten Millio-nen verbauen“
Die SE FM benötigt eine IT-basierte und leichtgängige Kooperationsplattform für alle Mitarbeiter
• Das Controlling soll sämtliche Mittel der SE FM komfortabel verwalten und den Mitarbeitern aktuell zur Verfügung stellen
• Alle Mitarbeiter (HOCH / TOM / IT) sollen auf eine gemeinsame Daten-bank zugreifen, um Stammdaten zu vereinheitlichen
• Die Mitarbeiter sollen beim Kontieren und Verbuchen der Aufträge und Rechnungen aktiv unterstützt werden, um Fehlbuchungen auszuschließen
• Bauprojekt und Baumaßnahmen sollen übersichtlich gesteuert und aktuell ausgewertet werden
• Das System soll sämtlich Ausdrucke wie Bestellungen, Aufträge, Nach-träge, Rechnungsvorblätter, Kostenaufstellungen automatisch erstellen
• Der System soll über Internet Explorer von jedem Arbeitsplatz im BA erreichbar sein
• Alle Leistungen für Installation und Betrieb sollen von einem externen Dienstleister erbracht werden
9SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 10
Die IT-Lösung unterstützt die Mittelplanung und -verwen-dung verschiedener Mittelgeber und Haushaltsjahre
Mittelgeber 2017 Mittelverwendung 2017
Mittelverwendung 2016Mittelgeber 2016
Haushalt 2017
Hauptgruppe
Obergruppe
Titel
Konto
Unterkonto• unlimitiert / limitiert• Verwendungszweck
Gruppe
Haushalt 2016
Hauptgruppe
Obergruppe
Titel
Konto
Unterkonto• unlimitiert / limitiert• Verwendungszweck
Gruppe
Mittelverwendung 2015Mittelgeber 2015
Bezirk
Berlin / Sonderprog.
Bund
EU
Haushalt 2015
Einzelplan Hauptgruppe
Kapitel
Obergruppe
Titel
Konto
Unterkonto• unlimitiert / limitiert• Verwendungszweck
Gruppe
• Bau / BPU• Gewerk
• Wartung• Instandsetzung
Auswertungen
Verwen-dungs-
nachweis Mittelverwendung
• Kostenträger• Kostenstelle• Kostenart
Die Verwendung der Haushaltsmittel wird durch den Verwendungszweck eines Unterkontos gesteuert
Bauvorhaben
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 11
Bauprojekt
Region
Ortsteil
Liegen-schaftLiegen-
schaft
Auftragsart
BauunterhaltELT
Wartung
HM
ELT HM
Amt / Struktureinheit
Schulamt
Sportamt
Bau-maß-
nahme
Bau-maß-
nahme
Ortslage
IT
Die Mitarbeiter kooperieren über Haushaltsmittel
12
Objektmgt. Hochbau
Rechnung
Controlling/Finanzen
Stammdaten
Controlling
Haushalt Auftrag
• Anlegen, buchen, vergeben• Auftrag• Nachtrag• Festlegung (Vertrag)
• Entwurf Bestellschein• VOL• VOB < 5.000 €• VOB > 5.000 €
• Festlegung• Nachtrag
• Erfassen und buchen• Rechnungskontierung nach• Kostenträger, -stelle u. -art• Gewerken und DIN 276
• Rechnungsvorblatt• Rechnungsumbu-
chung
• Haushaltsdaten pflegen (Bezirk, Senat, EU)
• Mittelverwendung festlegen• Umbuchen von Mitteln
• Region, Liegenschaft• Person, Amt, Zahlungspartner• Kostenträger, -stelle und -art
Bereit-stellen
• Mittelverbrauch u. Auswertung • Haushalt / Objekt • Bauprojekt / Baumaßnahme• Struktureinheit, Firma,
Gewerk
Bauprojekt
• Baumaßnahme• Bauplanungsunterlage• Aufträge / Kosten
• Bericht• Kostenaufstellung
Reser-vieren
Ver-brauch
Verwen-dungauswer-ten
Mittel
Unterkonten
• unlimitiert
• limitiert
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Nur zulässige Kapitel, Titel und Unterkonten werden angezeigt und im Auftrag übernommen
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Die Auftragsübersicht stellt Daten und Funktionen bereit
14SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Der Rechnungsbetrag kann nach Kostenarten, -stellen und -trägern kontiert werden
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Das Rechnungs-vorblatt wird automatisch erstellt
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Der Hochbau wird von der Bauplanungsunterlage bis zur Nachkalkulation unterstützt
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 17
Bauprojekt
Baumaßnahme(n)
Rechnungen
Kosten-nachweisSOLL / IST
Planung Ausführung Nachkalkulation
Aufträge
Gewerk Kostengruppe
Baukosten nach Kostengruppen entsprechend
DIN 276
Vergabe-prozess
über AVA-Programm
Die Bauplanungsunterlage (BPU) eines Bauprojektes muss genehmigt werden (Senat / Hauptausschuss / Bezirk)
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 18
Rechnung
Rechnung
Rechnung
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 19
Eine aktuelle Baukostenübersicht kann jederzeit erzeugt werden
Rechnung
Die SaaS-Lösung kommt bei der SE FM „aus der Datendose“
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 20
Serviceeinheit
Facility Management
Der Dienstleister übernimmt
sämtliche Leistungen der
Systembereitstellung
• Server
• Software
• Installation
• Updates
• Betrieb
• Backup
• Hotline
Die Informationssicherheit der IT-Lösung basiert auf dem IT-Grundschutz des Bundesamt für Sicherheit in der IT
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 21
IT-Grundschutz-Kataloge
(bis 2005 IT-
Grundschutzhandbuch) Bausteine• B1 Übergreifende Aspekte• B2 Infrastruktur• B3 IT-Systeme• B4 Netze• B5 Anwendungen
Maßnahmenkataloge• M1 Infrastruktur• M2 Organisation• M3 Personal• M4 Hardware und Software• M5 Kommunikation• M6 Notfallvorsorge
BSI-Standards (Vorgehen)
BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)
BSI-Standard 100-2:IT-Grundschutz -Vorgehensweise
BSI-Standard 100-3:Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz
BSI-Standard 100-4:Notfallmanagement
Gefährdungskataloge• G0 Elementare Gefährdungen• G1 Höhere Gewalt• G2 Organisatorische Mängel• G3 Menschliche Fehlhandlungen• G4 Technisches Versagen• G5 Vorsätzliche Handlungen
Maßnahmenkataloge• M1 Infrastruktur• M2 Organisation• M3 Personal• M4 Hardware und Software• M5 Kommunikation• M6 Notfallvorsorge
Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Für die SaaS-Lösung wurden die relevanten IT-Grund-schutzkataloge festgelegt
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 22
Bausteine BA TK• Personal, Organisation, Datenschutz, Datensicherung, Patch• Netzplan, Räume• PC, Server• Router, Switch, Firewalls• Software Servalino
Gefährdungskataloge BA TK• Personalausfall, Eindringen in IT• Störungen durch Feuer, Wasser, Stromausfall• Unzureichende Regelungen, Vertreterregelung• Unbeabsichtigte Datenmanipulation, Fehlerhafte Administration• Ausfall einer Datenbank, Offenlegung von Informationen im Web• Diebstahl, Vandalismus, Missbrauch von Fernwartungszugängen
Maßnahmenkataloge BA TK• Feuerlöscher, Rauchschutz, EMA, USV• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Regelungen, Hinterlgg. PW• Geregelte Einarbeitung/Einweisung, Vertretungsregelungen• Passwortschutz, Virenschutz, Sichere Netzkonfiguration, Server• Netzverwaltung, Restriktive Rechtevergabe• Versicherung, Regelmäßige Datensicherung, Notfallvorsorge
BSI-Grundschutz-Kataloge
Bausteine• B1 Übergreifende Aspekte• B2 Infrastruktur• B3 IT-Systeme• B4 Netze• B5 Anwendungen
Gefährdungskataloge• G0 Elementare Gefährdungen• G1 Höhere Gewalt• G2 Organisatorische Mängel• G3 Menschliche Fehlhandlungen• G4 Technisches Versagen• G5 Vorsätzliche Handlungen
Maßnahmenkataloge• M1 Infrastruktur• M2 Organisation• M3 Personal• M4 Hardware und Software• M5 Kommunikation• M6 Notfallvorsorge
Für die IT-Lösung relevante Grundschutz-Kataloge
Folgende Vorgehensweise wird für den IT-Grundschutz der SaaS-Lösung angewendet
Thema der Präsentation TT. MM. JJJJ 23
Strukturanalyse
Schutzbedarfsfeststellung
Modellierung
Basis-Sicherheitscheck
Realisierungsplanung
Risikoanalyse
Netzplan, Anwendung, Räume
Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität
Sicherheitsrelevante Aspekte
Bewertungen / Begehungen / Audits
Auswertung der Ist-Situation
Rollierender Maßnahmenplan
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 24
C1
Dienstleister
- IT-Service
- Auftragnehmer
RechenzentrumRouter
N1 N2 N3
Switch FirewallAP-Rechner
N4
Firewall
Standort Rinkartstraße
Neue Krugallee
N6
Firewall
ISA
Grenznetzwerk
Köpenick
N5
Firewall
CP
VPN
MAN
Proxy
ITDZ
N7
N8
N9
N10N11Firewall
App-
Server
N12Switch
S1
Daten-
bank-
Server
S2
Datei-
ServerS3
Internet
Der Netzplan für die an mehreren Standorten genutzteSaaS-Lösung
Definition von
Stellvertreter-
regelungen
Die Risikoanalyse und der Realisierungsplans erfolgen in einem systematischen Vorgehen
25
• Identifizierung von
Schwachstellen
• Priorisierung der
Umsetzung
• Festlegen von
Maßnahmen
Für die relevanten IT-
Grundschutzkataloge
Rollierender
Maßnahmenplan
Netzwerkausbau
im MAN des
Landes Berlin
Schulungen der
Mitarbeiter
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Zeitlicher Projektablauf: Im ersten Projektjahr konnten alle Beteiligen mit der Systemnutzung beginnen
26
04-2013 11-2013 02-2014 04-2014 01-2015
Nutzungsstart TOM, Instandsetzung
Nutzungsstart TOM, Wartung
Nutzungsstart CON, Haushalt
Alle Aufträge
werden über die
SaaS-Lösung
abgewickelt.
Anforderungen
Installation, SaaS-Pilot
Nutzungsstart IT-Serviceaufträge
Nutzungsstart Bau, BP / BM
Neues Haushaltsjahr
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
Fazit: Die SaaS-Lösung im Bezirksamt Treptow-Köpenick ist eine aktive Unterstützung für die SE FM
27SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015
• Gute Kommunikation über die Haushaltsmittel
• Wegfall von händisch geführten HÜL-Listen
• Beschleunigung in der Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen
• Transparenz für Bauprojekte und -maßnahmen
• Schnelles Erstellen von Berichten und Auswertungen
• Zuverlässiger SaaS-Betrieb
• Keinerlei IT-Aufwand in der SE FM
SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 28
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Diskussion
Dr. Stefan KochAxentris Informationssysteme GmbH