SAP Finanzwesen

7/23/2019 SAP Finanzwesen

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Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme

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Der Deutschen Bibliothek erhältlich

»SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichender SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen,Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16,D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für diefreundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzei-chen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden.Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorlie-genden Titels oder sonst dafür presserechtlich verant-wortlich.Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmab-züge unterliegen dem Urheberrecht © der SAP AG,Walldorf.SAP®, R/2®, R/3®, mySAP.com®, ABAP®, SAPoffice®,SAP Business Workflow®, SAP EarlyWatch®, SAP Ar-chiveLink®, ASAP® sind eingetragene Warenzeichender SAP AG.Andere Produktnamen werden nur zur Identifikationder Produkte verwendet und können eingetrageneMarken der entsprechenden Hersteller sein.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

04 03 02 01

ISBN 3-8273-1699-5

© 2001 by Addison-Wesley Verlag,ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbHMartin-Kollar-Straße 10–12,D-81829 München/GermanyAlle Rechte vorbehalten

Lektorat Christian Schneider, [email protected] mediaService, Siegen (www.mediaproject.net)Produktion Anja Zygalakis, [email protected] und Bindung Kösel, Kempten (www.koesel-Buch.de) Umschlaggestaltung Barbara Thoben, Köln

Das verwendete Papier ist aus chlorfrei gebleichtenRohstoffen hergestellt und alterungsbeständig. DieProduktion erfolgt mit Hilfe umweltschonender Tech-nologien und unter strengsten Auflagen in einem ge-schlossenen Wasserkreislauf unter Wiederverwertungunbedruckter, zurückgeführter Papiere.

Text, Abbildungen und Programme wurden mit größ-ter Sorgfalt erarbeitet. Verlag, Übersetzer und Autoren

können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafteAngaben und deren Folgen weder eine juristische Ver-antwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich ge-

schützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Bu-ches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlagesin irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Ma-schinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen,verwendbare Sprache übertragen werden. Auch dieRechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk undFernsehen sind vorbehalten.

Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hard-warebezeichnungen sind in den meisten Fällen aucheingetragene Marken und unterliegen als solche dengesetzlichen Bestimmungen.



5

Inhalt

Vorwort 11

Einleitung 13

1 Einführung 17

1.1 Das Unternehmen und seine Produkte 19

1.2 Leistungsmerkmale 22

1.3 R/3-Anwendungen 25

1.3.1 Rechnungswesen 271.3.2 Logistik 29

1.3.3 Personalwirtschaft 31

1.3.4 Basissystem 32

1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche 33

1.4.1 R/3-Anmeldung 33

1.4.2 Aus R/3 abmelden 36

1.4.3 Kennwort ändern 37

1.4.4 Fensterarten und Fensterelemente 39

1.5 Easy Access 41

1.5.1 Aufruf von Anwendungen 41

1.5.2 Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menüin die Favoritenliste 43

1.5.3 Standardmenüs 43

1.5.4 Programmbedienung mit Maus, Tastatur, Symbolen 44

1.5.5 Daten in Felder eingeben und korrigieren 47

1.6 Meldungen 49

1.7 Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi) 51



6

Inhalt

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen) 55

1.8.1 Bezeichnung von Anwendungen und Transaktionscodes 55

1.8.2 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen 56

1.8.3 Anwendung über Easy Access starten 57

1.8.4 Anwendung mit Transaktionscode starten 58

1.8.5 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen 61

1.8.6 Navigation in Formularen 62

1.8.7 Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen 65

1.8.8 In Formularen mehrfach gleiche Daten eingeben 67

1.8.9 Vorschlags- und Festwerte zurücknehmen (Löschen Daten) 68

1.8.10 Benutzerparameter als Eingabehilfe definieren 69

1.9 Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen 70

1.10 Wertelisten 721.11 Anwendung von Matchcodes 74

1.11.1 Mit Matchcodes und Maske suchen 75

1.11.2 Suchmaske wechseln 76

1.11.3 Suche mit Jokern und Selektionsoptionen 78

1.11.4 Mehrfachselektion 80

1.11.5 Listen (Berichte) erstellen 82

1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten 83

1.13 Reports mit dem Informationssystem suchen und starten 84

1.14 Drucken 87

1.15 Aufgaben 89

1.16 Lösungen 91

2 Grundlagen des SAP R/3-Finanzwesens 95

2.1 Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem 97

2.2 Organisationsstrukturen im R/3-System 99

2.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung 104

2.3.1 Daten der SAP R/3-Finanzbuchhaltung 1042.3.2 Mitbuchkontentechnik 105

2.3.3 Belegprinzip und Belegstruktur 107

2.4 Menüs des Finanzwesens 112

2.5 Grundeinstellungen zum Buchungskreis 114

2.6 Steuern 117

2.7 Automatische Buchungen 119

2.8 Praxisfall 121

2.9 Aufgaben 1272.10 Lösungen 128



Inhalt

7

3 Nebenbuchhaltung: Personenkonten,Belege, offene Posten 131

3.1 Personenkontenpflege 134

3.1.1 Debitorenstammsatz 134

3.1.2 Kreditorenstammsatz 138

3.1.3 Pflege von Stammsätzen 144

3.1.4 Customizing der Stammdatenpflege 144

3.2 Belegerfassung und -pflege 149

3.2.1 Belegerfassung 150

3.2.2 Belegänderung 154

3.2.3 Belegerfassungshilfen 160

3.3 Offene Posten bearbeiten 169

3.3.1 Vorgang – Buchen mit Ausgleich 1703.3.2 Vorgang – Ausgleichen 174

3.3.3 Änderung der Postensortierung 175

3.3.4 Bearbeitung offener Posten 177

3.3.5 Toleranzen 180

3.4 Rechnungsprüfung 184

3.5 Euro-Funktionalität 186

3.6 Praxisfall 187

3.7 Aufgaben 191

3.8 Lösungen 192

4 Nebenbuchhaltung: Konteninformationen,Mahnen, Zahlen, Berichte 195

4.1 Konteninformation 198

4.1.1 Saldenanzeige 198

4.1.2 Postenanzeige 203

4.1.3 Kreditmanagement 206

4.2 Maschinelles Mahnen 2094.2.1 Mahnverfahren 211

4.3 Maschinelles Zahlen 215

4.3.1 Bankenstammdaten 215

4.3.2 Einflussgrößen 218

4.3.3 Verfahren und Ablauf 220

4.4 Berichtswesen der Nebenbuchhaltung 223

4.5 Praxisfall 225

4.6 Aufgaben 229

4.7 Lösungen 230





Inhalt

9

6.7 Anlagevermögen 303

6.8 Anlagenstammdaten 306

6.8.1 Grundlagen 306

6.8.2 Stammdatenpflege 309

6.9 Praxisfall 323

6.10 Aufgaben 327

6.11 Lösungen 328

7 Anlagenbewegungen und Jahresabschluss 331

7.1 Anlagenbewegungen durchführen 333

7.1.1 Anlagenzugänge 333

7.1.2 Buchungen während der Im-Bau-Phase 347

7.1.3 Buchungen während der Nutzungsphase von Anlagen 3597.1.4 Buchungen beim Anlagenabgang 376

7.2 Vorbereitungen für den Jahresabschluss 389

7.3 Auswertungen darstellen 405

7.4 Praxisfall 416

7.4.1 Buchung des Anlagenzugangs über den Einkauf 416

7.4.2 Jahresabschluss 417

7.5 Aufgaben 419

7.6 Lösungen 420

A Komponenten des Rechnungswesens 425

A.1 CO - Controlling 427

A.2 EC - Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling) 428

A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting) 429

A.4 IM - Investitionsmanagement (Investment Management) 431

A.5 TR - Treasury 431

Stichwortverzeichnis 433



10

Inhalt



11

Vorwort

Die Reihe »SAP®-Anwenderedition« gibt Antworten auf Fragen, die sich in

der beruflichen Praxis von SAP-Endanwendern häufig stellen. Modular auf-gebaut, vermittelt sie schrittweise grundlegendes Überblickswissen und Lö-sungsverfahren für Standardsituationen. Klar strukturierte Informations-einheiten und thematisch in sich geschlossene Kapitel gewährleisten dabeieinen schnellen Zugriff auf die gesuchte Fragestellung und machen den Le-ser handlungsorientiert und Schritt für Schritt nachvollziehbar mit erprobtenLösungsstrategien vertraut.

Fälle aus der Praxis, die in vielen Kapiteln enthalten sind, stellen realitätsnaheProblemszenarien vor und beschreiben exemplarische Lösungen. Dank vieler

aussagekräftiger Abbildungen, die die vorgestellten Verfahren illustrieren,werden Sie auch ohne unmittelbaren Zugang zu einem R/3-System von der Lektüre profitieren. Das Buch wurde auf der Grundlage des R/3-Releases

4.6C geschrieben.

Der Herausgeber

Der Herausgeber der Reihe, die CDI GmbH in München, hat als überregio-naler Bildungsträger und Seminaranbieter eine mehr als 25jährige Erfahrungin der Entwicklung und Gestaltung berufsbezogener und qualitativ hochwer-tiger Aus- und Weiterbildungsprogramme in den Bereichen EDV, Wirtschaft,

Technik und Schlüsselqualifikationen. Während dieser Zeit entwickelte CDIcirca 500 Unterrichtshandbücher, die sich gemäß der Unternehmensphiloso-phie durch konsequenten Praxisbezug und Ausrichtung auf die aktuellen Er-fordernisse des Arbeitsmarktes auszeichnen. Weit über 100.000 Teilnehmer haben sich mit deren Hilfe neue berufliche Perspektiven eröffnet. CDIgehörte bundesweit zu den ersten Unternehmen, die Weiterbildungsmaß-nahmen für SAP-Endanwender anboten, und ist seit 1997 »Lizenzierter ATS-Schulungspartner der SAP AG im öffentlich-rechtlichen Bereich«. Desweiteren führt CDI kundenindividuelle SAP-Seminarprojekte zur Endanwen-derschulung durch.

Diese Erfahrungen und Konzepte, die auch der SAP-Anwenderedition zu-grunde liegen, stellt CDI seit einigen Jahren in Buchform zur Verfügung.



12

Vorwort

Die Autoren

Sabine Hefner verfügt über mehrjährige SAP-Erfahrung im Bereich Finanz-wesen, die sie unter anderem als Projektverantwortliche bei der Einführungvon R/3-Anwendungen bei namhaften Unternehmen erwarb. Die Autorin

ist Partnerin bei der KPMG Consulting AG, einem SAP-Logopartner – the im-plementor of business transformation.

Michael Dittmar ist als Senior Consultant und zertifizierter SAP-Berater seitmehreren Jahren für die KPMG Consulting AG erfolgreich im SAP-Umfeldtätig. Seine umfassenden Erfahrungen im Bereich SAP R/3 Finanzwesen ba-sieren auf zahlreichen SAP R/3-Einführungsprojekten.

Die Autoren bedanken sich bei der SAP für die freundliche Unterstützung,bei den SAP R/3-Produktmanagern Andreas Paduch und Rainer Voigt (CDI)für die Betreuung, bei Elvira Pabst für die Unterstützung bei der Beschrei-bung der Bedienfunktionen, bei dem Korrektor Henning von Platen und beiAngela Männl (CDI) für die Grafiken.



13

Einleitung

Alle Kapitel dieses Buches sind inhaltlich weitgehend voneinander unabhän-gig und können daher in beliebiger Reihenfolge bearbeitet werden. Lediglichdas erste Kapitel sollten Sie auf jeden Fall lesen, denn es vermittelt Ihnenwichtige Informationen, die in den nachfolgenden Kapiteln vorausgesetztwerden. Das Buch »SAP R/3 – Finanzwesen« gliedert sich grob in zwei Teile:in einen Teil zu den Grundlagen und zur Handhabung des R/3-Systems so-wie in einen Teil zur betriebswirtschaftlichen Anwendung des R/3-ModulsFinanzwesen (FI).

Grundlagen und Handhabung

Das erste Kapitel beleuchtet das große Thema R/3 von verschiedenen Seiten;es beinhaltet eine Einführung, die zum Verständnis der weiteren Kapitel vor-ausgesetzt wird. Darüber hinaus vermittelt Ihnen dieses Kapitel Kenntnisse,die Sie bei der täglichen Arbeit mit dem R/3-System benötigen. Dies reichtvon der Handhabung der Bedienoberfläche über das Drucken bis hin zur On-line-Hilfe.

Finanzwesen

Die Kapitel 2 bis 5 informieren Sie über folgende Themen:

• welche Stammdaten es in der R/3-Finanzbuchhaltung gibt, und wie Siediese pflegen

• welche Möglichkeiten es bei der Belegerfassung und -buchung gibt

• wie SAP R/3 Ihnen bei Mahnungen und Zahlungen Hilfe leisten kann

Außerdem erhalten Sie einen weitreichenden Einblick in die Hauptbuchhal-tung. In den Kapiteln 6 bis 7 werden die Grundlagen, die gesamte Stammda-tenverwaltung sowie die verschiedenen Geschäftsvorfälle in der R/3-Anla-

genbuchhaltung ausführlich behandelt.



14

Einleitung

Ziel der Kapitel ist es, Ihnen neben einem fundierten und verständlichenÜberblick über wesentliche Funktionen des R/3-Finanzwesens die Abläufeund Geschäftsprozesse sowie deren wechselseitige Integration aufzuzeigen.Dazu gehören detaillierte Verfahren zur Ausführung der betriebswirtschaftli-

chen Anwendungen.

Anhang

Der Anhang enthält eine ausführliche Liste der R/3-Komponenten für dieR/3 Module des Rechnungswesens in Stichwortform. Als R/3-Komponentenwerden Teilbereiche von Modulen bezeichnet.

Reihenfolge der Kapitel

Wie bereits erwähnt, ist dieses Buch modular aufgebaut. Für Sie bedeutetdies, dass Sie die Kapitel nicht unbedingt in der vorgegebenen Reihenfolge

lesen müssen – bis auf wenige Ausnahmen, die in Abbildung 1 dargestelltsind –, sondern Sie können die jeweiligen Themen nach Ihrem Interesse undIhrem Bedarf auswählen.

Abbildung E.1Der modulare Aufbau des Buches



Einleitung

15

Abweichungen von Bildern und Abläufen

Falls Sie dieses Buch am Arbeitsplatz verwenden, beachten Sie bitte, dass R/3grundsätzlich den Gegebenheiten und Anforderungen des jeweiligen Unter-nehmens angepasst ist. Es ist daher unvermeidbar, dass manche Menüs,

Bildschirmbilder oder Felder in Ihrer R/3-Umgebung gar nicht angezeigtwerden bzw. anders aussehen.

Üblich und notwendig für die Ablaufsicherheit ist es, dass Berechtigungennur zum Ausführen derjenigen Anwendungen erteilt werden, die Sie speziellfür Ihre Arbeit benötigen. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie einige Bei-spiele des Buches an Ihrem System nicht nachvollziehen können, weil Ihr Systemverwalter Ihnen die Berechtigung zur Durchführung eines bestimm-ten Ablaufs nicht eingerichtet hat.

Ein weiterer Grund für Abweichungen bei Menüs, Bildschirmbildern oder Feldern kann eine andere R/3-Version an Ihrem Arbeitsplatz sein. DiesemBuch liegt die Version 4.6C zugrunde, die kurz vor Redaktionsschluss ausge-liefert wurde.









Einführung 1


Einführung

1.1 Das Unternehmen und seine ProdukteDie drei Buchstaben SAP® stehen für »Systeme, Anwendungen und Pro-dukte in der Datenverarbeitung« und bezeichnen das Unternehmen.

Die in diesem Kapitel genannten Unternehmenszahlen entsprechen – soweitnicht anders angegeben – dem Stand von September 2000 und sind bei einer weiterhin so dynamischen Entwicklung wie bisher schon veraltet, wenn dasBuch gedruckt ist.

Die SAP AG ist mit Umsätzen von 5,1 Milliarden EUR (1999) und einem Um-satz von 2,68 Mrd EUR von Januar bis Juni 2000 das mit Abstand größtedeutsche und weltweit das drittgrößte Softwareunternehmen.

Innerhalb von sieben Jahren stieg die Mitarbeiterzahl von ca. 3.500 (Ende1993) auf 22.988 an. Über 6.000 Mitarbeiter widmen sich der Entwicklungvon SAP-Produkten. Zum Zeitpunkt der Drucklegung war die SAP in 120Ländern vertreten. Das Produkt der SAP steht auch in für Mitteleuropäer soexotischen Sprachen wie z. B. Japanisch, Chinesisch oder Thai zur Verfü-gung. Japan ist inzwischen nach den Vereinigten Staaten und Deutschland

der drittgrößte Wachstumsmarkt der SAP.Das 1972 von fünf ehemaligen IBM-Mitarbeitern unter dem Namen SAP ge-gründete Softwarehaus hatte bereits nach acht Jahren 50 der 100 größtendeutschen Industrieunternehmen als Kunden. Inzwischen sind es über 90.

System R/2Die betriebliche Standardsoftware R/2 gibt es bereits seit 1979 und wird vonGroßfirmen und Konzernen eingesetzt. Mittelfristig werden die Unternehmenauf R/3 bzw. mySAP.com umsteigen, sofern dies noch nicht geschehen ist.

Der Support für R/2 wird bis zum Jahr 2004 garantiert. 1995 wurde einneues Release 6 vorgestellt und der Programmoberfläche von R/3 angegli-chen. R/2 ist ein stabiles und bewährtes System.



20

1 Einführung

System R/3Das »R« von R/3 steht für Realtime und bedeutet die sofortige Verbuchungund Aktualisierung von Daten, die aufgrund der bestehenden Querverbin-dungen zwischen den Komponenten allen betroffenen Abteilungen zur Ver-

fügung stehen.

R/3 ist nur mittelfristig als R/2-Nachfolger zu betrachten. Aus Umfragen beiSAP-Kunden geht hervor, dass fast alle R/2-Anwender eine Migration zuR/3 planen bzw. damit begonnen haben, zum Teil jedoch in Koexistenz mitR/2. So befanden sich im September 2000 ca. 250 Kunden in R/2-R/3 bzw.mySAP.com Migrationsprojekten. SAP rechnet damit, dass bis Ende 2002 ca.75 % der R/2-Kunden umgestellt haben.

mySAP.com

mySAP.com beinhaltet R/3 und darüber hinaus zusätzliche Softwarekompo-nenten, von denen viele auf die Geschäftsabwicklung über das Internet aus-gelegt sind.

mySAP.com besteht aus vier Hauptbestandteilen:

• mySAP.com Workplace

• mySAP.com Business Scenarios

• mySAP.com Marketplace

• Application Hosting

mySAP.com - Business ScenariosDie so genannten mySAP.com Business Scenarios bestehen in erster Linie auseigenständigen Softwarekomponenten, die auch grundsätzlich als separateProdukte verkauft werden (Tabelle 1.1).

Außerdem wird eine eigene Entwicklungsumgebung (Workbench) auf der Basis der SAP-Programmiersprache ABAP/4 bereitgestellt, mit der Sie benut-zerdefinierte Berichte und Auswertungen oder zusätzliche Anwendungen er-stellen können.

Abkürzung Bezeichnung

AC Rechnungswesen (R/3-FI) mit Buchhaltung, Kostenstellenrech-nung, Kalkulation und Controlling

LO Logistik (R/3-LO) mit Materialwirtschaft (Einkauf, Bestandsfüh-rung), Produktionsplanung und -steuerung, Instandhaltung,Produktdatenmanagement, Qualitätsmanagement, Vertrieb(Verkauf, Versand, Rechnungsschreibung)

Tabelle 1.1 Bestandteile von mySAP.com



Einführung 1


mySAP.com MarketplaceDer mySAP.com Marketplace ist ein Internet-gestützter Marktplatz, über den Firmen den Ein- und Verkauf durchführen können. Dazu können Firmenin ein so genanntes Business Directory (Unternehmensverzeichnis) Ihre Pro-dukte und weitere Daten eingeben. Der Begriff Marketplace bezeichnetnicht nur die dafür notwendigen Web-Anwendungen, sondern auch dieWeb-Services und die Infrastrukturtechnologie.

mySAP.com WorkplaceDer Workplace wird von der SAP auch als Unternehmensportal bezeichnetund stellt den Zugriff insbesondere auf die mySAP.com Business Scenarioszur Verfügung. Darüber hinaus können auch Zugriffsmöglichkeiten auf wei-tere Anwendungen im Workplace integriert werden. Der Zugriff erfolgt über einen Webbrowser.

Für verschiedene betriebliche Stellen wie Einkäufer oder Controller hat die

SAP so genannte Rollen vorbereitet, die rollenspezifische Funktionalitätenenthalten. Der Workplace kann auf dieser Basis so angepasst werden, dass er genau die Funktion enthält, die der jeweilige Benutzer bzw. Stelleninhaber für seinen täglichen Gebrauch benötigt.

Application HostingApplication Hosting ist eine Dienstleitung, die von der SAP sowie von einigenSAP-Partnern angeboten wird. Dies beinhaltet beispielsweise die Installation,Bereitstellung und Pflege der SAP-Software auf Rechnern, die bei der SAPoder bei speziellen Partnern der SAP stehen.

HR Human Resources (R/3-HR) mit Personalverwaltung, Lohn-und Gehaltsabrechnung, Personalplanung, -entwicklung undReisekostenabrechnung

B2B Business-to-Business Procurement

B2C Business-to-Consumer Selling

APO Advanced Planner & Optimizer

CRM Customer Relationship Management

BW Business Information Warehouse

SEM Strategic Enterprise Management

CFM Corporate Finance Management

KM Knowledge Management

Abkürzung Bezeichnung

Tabelle 1.1 Bestandteile von mySAP.com









Einführung 1


Um am Markt überleben zu können, muss ein Unternehmen schnell undkundenorientiert agieren können, und hierzu benötigt es aktuelle Daten. Ge-nau dies ist gewährleistet, wenn die Daten nur einmal gespeichert werdenund für jede Auswertung – egal in welchem Unternehmensbereich –

bedarfsgerecht auf diese Daten zugegriffen werden kann.

Anpassungsfähigkeit durch CustomizingDie Möglichkeit, mit informationstechnischen Mitteln schnell auf Marktver-änderungen reagieren zu können, erfordert Systeme, die man schnell an ver-änderte Abläufe oder Organisationsstrukturen anpassen kann.

Bei den Unternehmen, bei denen betriebs- und branchenspezifischer Anpas-sungsbedarf entsteht, kommen die Customizing-Methoden zum Einsatz.

Customizing bedeutet, dass man die branchen- und/oder betriebsspezifi-

schen Standardvorgaben und Verarbeitungsregeln in der Standardsoftwareeinstellt. Werden beispielsweise für das Mahnverfahren firmenspezifischeVerzugstage, Mahntexte oder Berechnungen von Fälligkeitszinsen definiert,so wird dieser Vorgang als Customizing bezeichnet.

1.3 R/3-AnwendungenUnternehmen werden zu organisatorischen Einheiten: R/3-Anwendungenermöglichen mit der ganzheitlichen Abwicklung von abteilungs- und be-reichsübergreifenden Prozessen die organisatorische Zusammenfassung von

Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Personal-wirtschaft.

Hauptkomponenten und KomponentenDas R/3-System wird in einzelne Hauptkomponenten und Komponentenunterteilt, die in der Tabelle dargestellt sind. Jede Hauptkomponente undKomponente hat ein Kurzzeichen, das auf der englischen Bezeichnung be-ruht.

Applikation R/3-Komponente

deutscheBezeichnung

englischeBezeichnung

Basis BC Basissystem Basic Components

übergreifend CA Anwendungs-übergreifendeFunktionen

Cross Applications

Rechnungs-wesen

FI Finanzwesen Financial Accounting

Rechnungs-

wesen

FI-AA Anlagenwirt-

schaft

Assets Management

Tabelle 1.2 Komponenten von R/3



26

1 Einführung

Eine Hauptkomponente besteht wiederum aus Teilkomponenten. Natürlich

erhöht sich der Nutzen durch die Mehrfachnutzung der Daten und die Ver-minderung der Schnittstellen, je mehr Hauptkomponenten und Komponen-ten benutzt werden.

Im Anhang ist eine detaillierte Auflistung aller Komponenten enthalten. Ei-nige Komponenten der Hauptkomponente Finanzwesen (FI) sind beispiel-haft in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Rechnungs-wesen

TR Treasury Treasury

Rechnungs-wesen

IM Investitionsma-nagement

Capital InvestmentManagement

Rechnungs-wesen

CO Controlling Controlling

Rechnungs-wesen

EC Unternehmens-controlling

Enterprise Controlling

Personal PA Personaladminis-tration und-abrechnung

Personnel Administration

Personal HR Personal-planung und-entwicklung

Personnel Planning andDevelopment

Logistik MM Materialwirt-schaft

Materials Management

Logistik SD Vertrieb Sales and Distribution

Logistik PP Produktions-planung und-steuerung

Production Planning andControl

Logistik PM Instandhaltung Plant Maintenance

Logistik SM Service Manage-ment

Service Management

Logistik QM Qualitätsmana-gement

Quality Management

Logistik PS Projektsystem Project System

Applikation R/3-Komponente

deutscheBezeichnung

englischeBezeichnung

Tabelle 1.2 Komponenten von R/3





28

1 Einführung

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unterstützen die Steuerung undKontrolle von Kunden und Lieferanten im Rahmen einer in Vertrieb und Ein-kauf integrierten Erfassung der regelmäßigen debitorischen und kreditori-schen Geschäftsvorfälle, so dass eine Mehrfacherfassung wegfällt.

Die firmen- und grenzüberschreitend einsetzbare Hauptbuchhaltung ermög-licht den Aufbau konzernweit unterschiedlicher Kontenpläne, die für Kon-zerngesellschaften in verschiedenen Sprachen definiert werden können. DieKonsolidierungsfunktionen ermöglichen die Zusammenfassung der Ergeb-nisse einzelner Gesellschaften.

Die Anlagenbuchhaltung hat die wertmäßige Verwaltung des Anlagevermö-gens zum Gegenstand. Die technische Anlagenverwaltung ist der Logistik-Hauptkomponente Instandhaltung zugeordnet. Die frühere Hauptkompo-nente Anlagenwirtschaft wurde aufgelöst.

Aus den unterschiedlichen Bewertungsverfahren ergeben sich unterschiedli-che Abschreibungen und Bewertungen in der Anlagenbuchhaltung, so z. B.

• im Finanzwesen (Handelsbilanz, Steuerbilanz)

• in der Kostenrechnung (kalkulatorische Abschreibung)

• für Versicherungen

Für Bewertungen sind deshalb genügend Bewertungsbereiche definierbar.

TreasuryDie Treasuryfunktionen waren in den Vorgängerversionen Teil des Finanz-wesens. Ab Version 3.0 wurde diese Komponente zu einer Hauptkompo-nente aufgewertet.

• Die Komponente Cash Management ermöglicht Electronic Banking.

• Das Finanzbudgetmanagement unterstützt die Aktivierung von Liquidi-tätsreserven und erleichtert die Planung und Steuerung des Finanzbudgets.

• Im Treasurymanagement können Darlehen, Wertpapiere, Devisen, deri-vate Instrumente verwaltet und der Geldhandel durchgeführt werden.

InvestitionsmanagementIn dieser Hauptkomponente lassen sich Investitionsmaßnahmen und -pro-gramme planen und verwalten.

Vor einer Genehmigung einer Investition können Sie mit Hilfe dieser Haupt-komponente eine Wirtschaftlichkeitsrechnung auf der Basis geplanter Ein-nahmen und Ausgaben durchführen, in der auch Rentabilitätskriterien, wiedie Amortisationsdauer oder der interne Zinssatz, berechnet werden. Steuer-liche Auswirkungen durch Abschreibungen können berücksichtigt werden.

Bei der Durchführung der Investition ist eine Budgetverwaltung mit Verfüg-barkeitskontrolle möglich.



Einführung 1


ControllingDas Controllingsystem unterstützt die kontinuierliche Kontrolle und Steue-rung von Kosten, Erlösen, Ressourcen und Terminen.

Die Anwendungen umfassen den Leistungsbereich der Kostenrechnung von• der Kostenstellenrechnung über

• die Kalkulation bis zur

• Ergebnisrechnung.

UnternehmenscontrollingDieser Hauptkomponente ist die Profit-Center-Rechnung zugeordnet, diedie Einrichtung von Unternehmensteilen mit eigener Ergebnisverantwortungermöglicht.

Mit dem EIS (Executive Information System) können Unternehmenskenn-zahlen definiert und berechnet werden. Die dafür notwendigen Daten kön-nen sowohl aus R/2 und R/3 als auch aus Anwendungen anderer Software-hersteller beschafft werden.

1.3.2 Logistik

Mit der vollen Funktionalität der Produktionsplanung und Fertigungssteue-rung decken die Logistik-Hauptkomponenten des R/3-Systems

• Vertrieb• Produktion

• Materialwirtschaft

die gesamte logistische Kette vom Absatz- bis zum Beschaffungsmarkt ab.Diese Standard-Hauptkomponenten können um die folgenden Hauptkom-ponenten erweitert werden:

• Instandhaltung

• Servicemanagement

• Qualitätsmanagement

• Projektmanagement

• zentrale Funktionen, wie z. B. das Klassensystem, das Dokumentenver-waltungssystem und das Supply Chain Planning Interface

In dieses integrierte Gesamtsystem lassen sich technisch-wissenschaftlicheAnwendungen wie CAD, CAM oder die Betriebsdatenerfassung einbinden.Über das eigene Unternehmen hinaus erfolgt die Integration von Kunden

und Lieferanten in den Datenfluss der Logistikkette über die elektronischeKommunikation mit SAP EDI (Electronic Data Interchange).







32

1 Einführung

Aus der Personalwirtschaft werden anfallende Aufwendungen und Kostenautomatisch in das Finanzwesen und das Controlling übertragen.

1.3.4 Basissystem

Das Basissystem enthält unter anderem:

• ein Computer Center Management (CCM) zur technischen Systemadmi-nistration

• das Berechtigungskonzept zur Implementierung des Datenschutzes

• ein Workflow-Management zur Organisation effizienter Arbeitsabläufe

• das Basis-Reporting zum Erstellen von Auswertungen und Berichten

• die ABAP/4 Development Workbench, beispielsweise zur Entwicklung ei-

gener Anwendungen

ABAP/4 Development WorkbenchDie ABAP/4® Development Workbench ist die grafische Entwicklungsumge-bung, mit der die SAP-Programmierer die R/3-Anwendungen selbst entwi-ckeln.

Die SAP stellt ihre Entwicklungsumgebung auch ihren Kunden zur Verfü-gung, die damit benutzerdefinierte Anwendungen auf der Basis der SAP-Programmiersprache ABAP/4 erstellen können. Integriert ist OpenSQL alsAbfragesprache für die Datenbanken.

Einige wichtige Werkzeuge der Workbench sind:

• ABAP/4 Dictionary: Das Dictionary dient dazu, Daten an zentraler Stellezu definieren. Diese Definitionen stehen dann allen Anwendungen undProgrammen systemweit zur Verfügung.

• ABAP/4-Editor: Der Editor ist ein Tool, um ABAP/4-Programme zu erstel-len und zu testen.

• Funktionsbibliothek: Hier werden Funktionsbausteine erstellt, verwaltet

und getestet.• Interface Builder: Mit dem Screen Painter werden die Bildschirmbilder für

die grafische Benutzerschnittstelle erstellt. Die Pflege der Bildschirmele-mente erfolgt mit einem grafischen Editor. Der Menu Painter dient zur Gestaltung der Menüs für den Benutzerdialog.

• Testtools: Ein integrierter Debugger und verschiedene Trace- undPerformancemessungen ermöglichen ein intensives Testen der ABAP/4-Anwendungen.

Seit Release 3.0 ist die ABAP/4 Development Workbench ressourcensparendauch ohne Daten und Programme der R/3-Anwendungen erhältlich.



Einführung 1


1.4 Grundlagen der BedienoberflächeDer Schwerpunkt dieses Kapitels liegt auf den grundlegenden Bedienungsre-geln für das Programm. Die Beschreibung der Bedienoberfläche erfolgt auf

der Basis von Windows NT 4.0. Die meisten R/3-Arbeitsplätze sind auf PCsunter der Bedienoberfläche Windows installiert, der derzeitigen Standardo-berfläche für PCs.

1.4.1 R/3-Anmeldung

Nach dem Start von R/3 erscheint das so genannte Anmeldebild. Hier ver-langt das Programm folgende Eingaben, die sich auf die gesamte Benutzer-sitzung auswirken:

Mandant (Client)

Eine Unternehmung wird in R/3 als »Mandant« bezeichnet und hat jeweilseine eigene Mandantennummer. Mit einem R/3-System lassen sich bis zu999 Unternehmungen weitgehend getrennt voneinander verwalten. DieseOption ist vor allem bei großen Konzernen mit Filialen, Tochtergesellschaf-ten etc. oder in Rechenzentren unabdingbar. Die Mandantennummer steu-ert, dass ausschließlich auf die Daten des ausgewählten Mandanten zuge-griffen wird.

Da ein Benutzer üblicherweise nur mit Daten einer Unternehmung arbeitet,wird die Mandantennummer, mit der er arbeitet, meist vom Systemverwalter

voreingetragen.Benutzer (User)Auch der Benutzer (Benutzername) wird vom Systemverwalter festgelegt.Die Angabe dieses Benutzernamens (z. B. Pabst für die Mitarbeiterin FrauPabst) lässt benutzerspezifische Voreinstellungen für eine R/3-Sitzung wirk-sam werden, beispielsweise Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für be-stimmte Daten.

Kennwort (Password)

Das Kennwort (Passwort) dient zum Schutz der Daten vor unberechtigtemZugriff. Wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal in R/3 anmeldet, erhält er –vertraulich – das erste Kennwort vom Systemverwalter. Der Benutzer mussunmittelbar nach seiner ersten Anmeldung das ihm zugeteilte Kennwort än-dern. Er selbst kann später jederzeit oder auf regelmäßige Anforderung desSystemverwalters das Kennwort ändern.

Sprache (Language)R/3 ist eine internationale Software. Die Standardtexte für Menüs oder Feld-namen in Bildschirmmasken stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung.



34

1 Einführung

Mit dem Sprachkennzeichen »DE« wird die deutsche Sprachversion ausge-wählt. Mit »EN« werden zum Beispiel englischsprachige Ausgabetexte akti-viert.

ErstanmeldungBei seiner ersten Anmeldung in R/3 erhält ein Benutzer vom Systemverwal-ter:

• die Mandantennummer

• den Benutzernamen

• das erste Kennwort (Initialkennwort)

Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unter-schieden.

Abbildung 1.1 R/3 Anmeldebild (©\ SAP AG)

AnmeldenEine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in R/3. Abbildung 1.1 zeigt Ihnen den Anmeldebildschirm.



Einführung 1


Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild

1. Tippen Sie – wenn notwendig – in das Feld »Mandant« (engl.: »Client«)die entsprechende dreistellige Nummer ein, und drücken Sie (ÿ__).

2. Tippen Sie in das Feld »Benutzer« Ihren Benutzernamen ein, und drückenSie (ÿ__).

3. Tippen Sie in das Feld »Kennwort« Ihr Kennwort ein, und drücken Sie(ÿ__).

§ Die Eingabe erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Bildschirm.In dem von Ihnen bearbeiteten Feld »Kennwort« werden lediglichSternchen sichtbar, anhand derer Sie die Cursorbewegung verfolgenkönnen.

4. Tippen Sie – wenn Sie nicht in der deutschen Sprache arbeiten wollen – indas Feld »Sprache« das gewünschte Sprachkennzeichen ein.

5. Drücken Sie die Taste (¢).

§ Ein neues Fenster erscheint.

6. Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmel-den, geben Sie in ein dafür bestimmtes Fenster nun ein neues Kennwortein. Drücken Sie die Taste (ÿ__), tippen Sie das neue Kennwort nochmalsein, und drücken Sie die Taste (¢).

§ Der R/3-Menübaum SAP Easy Access erscheint.

Erfolglose Anmeldeversuche

Wenn eine Anmeldung nicht erfolgreich war, erscheint nach Schritt 5 bzw. 6kein Einstiegsmenü. Sie sehen vielmehr in der untersten Fensterzeile oder ineinem eigenen Fenster eine Meldung, die Sie auf die mögliche Fehlerursacheaufmerksam macht.

Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamendurch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehenfolgende Sperrmechanismen zur Verfügung:

• Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen stan-dardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt Siean den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Pro-gramm-Manager in Windows. Sie können R/3 in diesem Fall erneut starten.

• Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen füh-ren standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlichgesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort istnicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter selbst dieSperrung im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neuesInitialkennwort zuteilen.

Der Systemverwalter kann die Zahl der möglichen Anmeldeversuche für beide genannten Fälle auf 1 bis 99 beschränken.



36

1 Einführung

Mehrfache AnmeldungBei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich sich mehrfach anzumelden.Bei der Mehrfachanmeldung öffnet sich für den Anwender folgendes Dia-logfenster:

Abbildung 1.2 Informationsbild für Mehrfachanmeldungen (©\ SAP AG)

SAP weist hiebei darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benö-tigt wird. Bei Unklarheiten über bestehende Lizenzvergabe ist es ratsam sichbeim Systemverwalter zu erkundigen.

1.4.2 Aus R/3 abmelden

AbmeldungMit der so genannten Abmeldung beenden Sie eine Sitzung am R/3-System.Sie sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatzverlassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für

jedermann zugänglich sein sollen.



Einführung 1


Im Anmeldebild und im Einstiegsmenü abmeldenIm Anmeldebild bewirkt ein Klick auf das Symbol die sofortige Abmel-dung und eine Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menü SYSTEM abmeldenAn jeder Stelle innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmeldeverfahrenbenutzen.

Ausgangspunkt In einem beliebigem Bild

1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten.

2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN.

§ Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt wer-den soll (Abbildung 1.3).

§ Klicken Sie auf die Drucktaste JA.§ Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Systemebene,

zum Beispiel Windows, zurück. Ein Klick auf die Drucktaste NEIN

brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster zurück.

Abbildung 1.3 Dialogfenster »Abmelden« (©\ SAP\ AG)

Hinweis Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Meldung »Nicht gesi-cherte Daten werden verlorengehen. Möchten Sie sich abmelden?« er-scheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.

Weitere Möglichkeiten der AbmeldungAlle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmel-den«:

• Doppelklicken Sie auf das Fenstermenü (Systemmenü) in der linken obe-ren Fensterecke.

• Klicken Sie auf das Fenstermenü und auf den Befehl SCHLIESSEN.

• Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

1.4.3 Kennwort ändern

Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der An-wender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern

muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer am 15. Tag so langedie Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat.



38

1 Einführung

Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort auch in kürzerenZeitabständen ändern. Jedoch erlaubt R/3 nur eine Kennwortänderung proTag.

Regeln für die Verwendung von KennwörternR/3 prüft Kennwörter auf folgende Gültigkeitsregeln:

• Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge vondrei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen.

• Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

• Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leerzeichen ( ) verwendet werden.

• Drei aufeinander folgenden Zeichen, die im Benutzernamen in derselben

Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. Sokann Frau Schwarm nicht »Arm« als Kennwort verwenden.

• Drei aufeinander folgende identische Zeichen am Passwortbeginn sindverboten (beispielsweise »Rrrums«).

• Die Zeichenfolge »pass« ist für einen anderen Zweck reserviert und kannsomit als Kennwort nicht verwendet werden.

• Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Abbildung 1.4 Anmeldebild mit Drucktaste NEUES KENNWORT und das folgende Dialogfensterzur Kennworteingabe (\© SAP\ AG)



Einführung 1


Kennwort ändern

Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild

1. Geben Sie den Mandanten- und den Benutzernamen sowie das bisher

gültige Kennwort ein.2. Klicken Sie auf die Drucktaste NEUES KENNWORT.

§ Ein Dialogfenster erscheint, wie in Abbildung 1.4 dargestellt.

3. Tippen Sie in das Feld »Neues Kennwort« das neue Kennwort ein, unddrücken Sie auf die Taste (ÿ__).

§ Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen.Der Cursor springt in das Feld »Kennwort wiederholen«.

4. Tippen Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld »Kennwort wieder-holen« ein.

5. Klicken Sie auf das Symbol .

§ Der Copyright-Hinweis erscheint.

Kennwort vergessen?Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennworteinmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzerna-men ein neues Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden kön-nen. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sichtbar machen.

1.4.4 Fensterarten und Fensterelemente

Abbildung 1.5 Fenster und dessen Bestandteile bei: »Material ändern« (©\ SAP\ AG)

FensterEin Fenster ist ein Bildschirmbereich, der von einem rechteckigen Rahmenbegrenzt ist. Wie auf einer Schreibtischoberfläche lassen sich auch auf einem

Bildschirm mehrere Dokumente (»Fenster«) parallel bearbeiten, ändern oder ablegen.

MenüleisteSymbolleiste

TitelleisteDrucktastenleiste

Arbeitsbereich

Statusleiste



40

1 Einführung

Das Fenster, in dem gearbeitet wird, wird als aktives Fenster bezeichnet.

Fensterbestandteile• Der Fensterrand (Fensterrahmen) ist die optische Begrenzung des Fens-

ters.• Die Menüleiste enthält die Menünamen, die sich ändern, wenn Sie in einen

anderen Menübereich von R/3 wechseln. Ein Menü besteht aus dem Menü-namen, der in der Menüleiste angezeigt wird, und den Menüeinträgen.

• In der Symbolleiste können Sie mit Hilfe von Symbolen häufig benötigteFunktionen, wie SICHERN oder ABBRECHEN, auslösen. R/3 zeigt die hier plazierten Symbole grundsätzlich in jeder Anwendung an.

• Die Drucktastenleiste zeigt zusätzlich Symbole und/oder Drucktasten.

Diese ändern sich je nach Anwendung.• Der Arbeitsbereich dient zur Dateneingabe, -änderung oder -anzeige.

• Die Statusleiste am unteren Fensterrand zeigt Meldungen an, wie zumBeispiel Hinweise auf falsche Eingaben.

Blätterleiste (Bildlaufzeile)Eine Blätterleiste erscheint nur, wenn Informationen nicht vollständig in einFenster passen (vgl. Abbildung 1.6).

Abbildung 1.6 Blätterleisten für die Auswahl an Reports (©\ SAP\ AG)

• Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) dienen zum zeilenweisen »Rollen« (»Scrol-

len«) des Fensterinhalts.• Die Blättermarke zeigt, an welcher Stelle Sie sich im Text befinden.



Einführung 1

1.5 Easy Access 41

DialogfensterEin Dialogfenster ist ein spezielles Fenster, in dem R/3 eine zusätzliche Infor-mation von Ihnen anfordert. Sie können Ihre Arbeit nur fortsetzen, wenn Siedie benötigten Informationen eingeben.

• Ein Dialogfenster kann in der Größe nicht verändert werden. Daher hat esauch keine Fenstersystem-Schaltfläche zur Vergrößerung oder Verkleine-rung auf Windows-Symbolgröße.

• Es enthält keine Menüleiste.

1.5 Easy AccessNach der Anmeldung werden Sie mit Menüs, Untermenüs und den dazuge-hörigen Anwendungen arbeiten.

Easy Access stellt einen Menübaum dar, über den die R/3-Anwendungen(Transaktionen) aufgerufen werden. Easy Access bietet einen benutzerspezi-fischen Einstieg in das SAP-System. Dieses Benutzermenü enthält alle für denAnwendungsbereich benötigten Einträge (Transaktionen, Berichte oder auchWeb-Adressen), die für die täglichen Arbeiten benötigt werden. Das Benut-

zermenü wird im Regelfall von der Systemverwaltung eingerichtet.1.5.1 Aufruf von Anwendungen

Solange R/3 Anwendungen nicht geöffnet sind, erscheinen im Easy Acsessvor den einzelnen Menüpunkten die Symbole . Ein Klick auf das Sym-bol öffnet den Menübaum und zeigt weitere Untermenüs an. Die überge-ordnete Ebene hat einen andersfarbigen Untergrund und die Symbole .Die letzte Hierachiebene ist erreicht, wenn Sie das Symbol sehen. DieseAnwendung (Transaktion) können Sie jetzt mit Doppelklick starten.

Funktionstaste Maus Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½) Ziehen der Blättermarke anden Anfang der Blätterleiste

Erste Seite oben

(Bild½) Klicken oberhalb der Blät-termarke in die Blätterleiste

Vorherige Seite

(Bild¼) Klicken unterhalb der Blät-termarke in die Blätterleiste

Nächste Seite

(Strg)+(Bild¼) Ziehen der Blättermarke andas Ende der Blätterleiste

Letzte Seite unten

- Klicken auf den Blätterpfeil Vorherige / nächste Zeile

Tabelle 1.4 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster



42

1 Einführung

Abbildung 1.7 Arbeitsgebiet »Debitoren« mit geöffnetem Menü BUCHUNG (©\ SAP\ AG)

Abbildung 1.8 Easy Access mit eigener Favoritenleiste (©\ SAP\ AG)



Einführung 1

1.5 Easy Access 43

1.5.2 Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in dieFavoritenliste

Mit Easy Access kann der Anwender häufig benutzte Transaktionen, Dateienoder auch Web-Seiten in einer Favoritenliste aufnehmen, um somit schnellerenZugriff zu erlangen. Dabei stehen verschiedene Alternativen zur Verfügung:

Ausgangspunkt Easy Access-Menü

1. Öffnen Sie im linken Teil im SAP-Menü die Positionen, bis der ge-wünschte ausführbare Eintrag erscheint.

2. Markieren Sie den gewünschten ausführbaren Eintrag im Menü mit der Maus und halten Sie die Maus gedrückt.

3. Ziehen Sie den gewünschten Eintrag an die gewünschte Stelle in der Favo-ritenliste, und lassen Sie die Maustaste los.

§ Der Eintrag erscheint nun unterhalb der gewählten Stelle und kann vondort aus angewählt werden.

Alternativ kann ein Eintrag der Favoritenliste über die Menüleiste hinzuge-fügt werden.

Dabei markieren Sie den ausführbaren Eintrag im SAP-Menü. Danach wirdmit Hilfe des Menübefehls FAVORITEN | HINZUFÜGEN der gewählte Eintragans Ende der Favoritenliste gestellt.

Easy Access ermöglicht zusätzlich dazu die Verknüpfung zu einer Web-

Adresse oder einer Datei über die Menüleiste FAVORITEN | WEB-ADRESSE o.DATEI einfügen (Abb. 1.9).

Abbildung 1.9 Dialogfenster für Web-Adresse/Datei

1.5.3 StandardmenüsIn jeder Transaktion stehen in der Menüleiste zwei Standardmenüs immer zur Verfügung:

• Das Menü HILFE bietet Anwendungen zum Abruf von Hilfs-Informationen(vgl. Abb. 1.10).

• Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifischeInformationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung vonSystemparametern (vgl. Abb. 1.11).

Nachdem Sie das Menü durch Anklicken des Menünamens geöffnet haben,erscheinen die Menüunterfunktionen.



44

1 Einführung

Abbildung 1.10 Menü HILFE (©\ SAP AG)

Abbildung 1.11 Menü SYSTEM | | BENUTZERVORGABEN mit Untermenü EIGENE DATEN (\© SAP\ AG)

1.5.4 Programmbedienung mit Maus, Tastatur, Symbolen

SymboleR/3 verwendet eine Vielzahl von Symbolen. Die Symbole in der Symbolleistesind an fast jeder Stelle innerhalb von R/3 gleich. Doch nicht alle Symbolekönnen an allen Stellen genutzt werden. Die nicht verfügbaren Symbole er-scheinen dann abgeblendet.

Die Bedeutung eines Symbols in R/3 wird in einem kleinen Informationskäst-chen sichtbar gemacht, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger für ei-nen Moment auf dem Symbol stehen bleiben. Zusätzliche Symbole erschei-nen an anderen Stellen von R/3. Sie werden später behandelt.



Einführung 1

1.5 Easy Access 45

Element/Symbole Funktionsname Bedeutung

Enter Durch Anklicken dieses Symbols bestätigenSie Ihre Eingaben. Sie können die gleicheFunktion auch durch Drücken der (¢)-Taste auf Ihrer Tastatur ausführen. Sie kön-nen mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht si-chern.

Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen (Transakti-onscodes), Kombinationen für die Direkt-wahl.

Sichern Durch Anklicken dieses Symbols sichern SieIhre Arbeit. Das Sichern-Symbol führt diegleiche Aktion aus wie die Funktion Sichern

im Titelmenü.Zurück Durch Anklicken dieses Symbols gehen Sie

eine Stufe in der Anwendungshierarchiezurück. Falls Daten verloren gehen, er-scheint ein Dialogfenster, in dem Sie Datensichern können.

Beenden Durch Anklicken dieses Symbols beendenSie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Da-ten zu sichern. Das System kehrt zur vori-gen Ebene oder zum Easy Access zurück.

Abbrechen Durch Anklicken dieses Symbols brechenSie die aktuelle Anwendung ab, ohne IhreDaten zu sichern. Das Abbrechen-Symbolführt die gleiche Aktion aus wie die Funk-tion Abbrechen im Menü Bearbeiten.

Drucken Durch Anklicken dieses Symbols können Sieauf dem aktuellen Bildschirmbild ange-zeigte Daten ausdrucken.

Suchen Durch Anklicken dieses Symbols können Sienach Daten suchen, die Sie auf dem aktuel-len Bildschirmbild benötigen.

Weiter suchen Durch Anklicken dieses Symbols können Sieeine erweiterte Suche nach Daten starten,die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild be-nötigen.

Erste Seite Durch Anklicken dieses Symbols blätternSie zur ersten Seite einer Information. DasErste Seite-Symbol führt die gleiche Aktionaus wie die Tastenkombination (STRG)+(BILD½).

Tabelle 1.5 Standardbelegung der Symbolleiste mit Funktionstasten



46

1 Einführung

Mauszeiger

Es existieren zwei Arten von Zeigern, von denen jeweils eine immer sichtbar ist:

• Der Mauszeiger in Form eines Pfeils ist außerhalb von Textbereichen zusehen.

• Der in den Eingabebereich gesetzte Mauszeiger heißt Cursor und wird je-weils auf die Stelle im Text plaziert, an der gearbeitet wird.

TastaturR/3 kann mit verschiedenen Tastaturen bedient werden.

Unterschiedliche Tastenbezeichnungen für identische Tastenfunktionenkönnen Sie Tabelle 1.6 entnehmen.

Vorige Seite Durch Anklicken dieses Symbols blätternSie zur vorigen Seite in einer Information.Das Vorige Seite-Symbol führt die gleicheAktion aus wie die Tastaturtaste (BILD½).

Nächste Seite Durch Anklicken dieses Symbols blätternSie zur nächsten Seite in einer Information.Das Nächste Seite-Symbol führt die gleicheAktion aus wie die Tastaturtaste (BILD¼) .

Letzte Seite Durch Anklicken dieses Symbols blätternSie zur letzen Seite in einer Information.Das Letzte Seite-Symbol führt die gleicheAktion aus wie die Tastenkombination(STRG)+(BILD¼).

Modus erzeugen Durch Anklicken dieses Symbols erzeugenSie einen neuen SAP-Modus. Das Moduserzeugen-Symbol führt die gleiche Aktionaus wie Funktion Erzeugen Modus imMenü System.

Sapgui-Verknüp-fung erstellen

Durch Anklicken dieses Symbols können Sieeine Sapgui-Verknüpfung zu einem SAP-Report, einer SAP-Transaktion oder einer SAP-Anwendung erstellen. Für diese Funk-tion ist das 32-Bit-Betriebssystem WindowsVoraussetzung.

F1-Hilfe Durch Anklicken dieses Symbols zeigen Siedie Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie denCursor positioniert haben.

Layout-Menü Durch Anklicken dieses Symbols können Sieu.a. die Anzeigeoptionen anpassen.

Element/Symbole Funktionsname Bedeutung

Tabelle 1.5 Standardbelegung der Symbolleiste mit Funktionstasten



Einführung 1

1.5 Easy Access 47

FunktionstastenIn R/3 sind eine Vielzahl von Funktionstasten belegt. Über die Quick Info istes möglich sich eine Fuktionstastenbelegung anzusehen. (vgl. Abbildung

1.12):

Abbildung 1.12 Funktionstastenbelegung – Quick Info vom Symbol »Beenden« (\© SAP\ AG)

1.5.5 Daten in Felder eingeben und korrigieren

Zur Eingabe und Pflege von Daten in Feldern stehen Ihnen die in Tabelle 1.6

aufgeführten Tastenfunktionen immer zur Verfügung.

In diesem Buch Andere Bezeichnungen Funktion/Ergebnis

(ÿ__) TABULATOR-TASTE Nächstes Feld

(Pos1) Home Anfang eines Eingabefeldes(Bild½) SEITE, PGUP, PREV Vorhergehende Bildschirmseite

(Bild¼) SEITE↓, PGDN, NEXT Nachfolgende Bildschirmseite

(Ende) End Ende eines Eingabefeldes

(Einfg) Ins Wechsel zwischen Einfügenund Überschreiben von Zei-chen

(¢) Return Bestätigung von Eingaben

(ª)/(Strg) Umschalt / Ctrl Jeweils nur mit anderen Tasten

(Alt) – Wechsel in die Menüleiste

(Esc) – Menü ausblenden

Tabelle 1.6 Die Tasten zur Cursorpositionierung, Dateneingabe und Fehlerkorrektur



48

1 Einführung

Feldarten• Mussfeld : Felder, die ein Symbol enthalten, sind Mussfelder. Diese

Felder müssen Sie mit Eingaben versehen. Falls Sie versuchen, ein Fenster abzuspeichern, ohne das Mussfeld ausgefüllt zu haben, so reagiert R/3

mit einer Fehlermeldung und fordert Sie zur Eingabe auf. Das Feld »Be-nutzer« im Anmeldebild ist zum Beispiel ein Mussfeld.

• Kannfeld : Diese Felder müssen nicht mit einer Eingabe versehen werden.Das Feld »Sprache« im Anmeldebild ist ein Kannfeld.

• Anzeigefeld : Manche Felder dienen nur zur Information. Bei einer Stan-dardfarbeinstellung haben diese Felder dieselbe Farbe wie der Hintergrund.

WertelistenManche Felder enthalten Wertelisten als Eingabehilfen (vgl. Abbildung1.13). Eine Werteliste enthält eine Auswahl möglicher Feldinhalte. Die Felder mit hinterlegter Werteliste haben das Symbol . Im Feld »Parameter« zumBeispiel sind alle in R/3 vordefinierten Parameter-IDs aufgeführt. DurchDoppelklick übernehmen Sie dann den gewünschten Schlüssel aus der Wer-teliste direkt in das Eingabefeld.

Abbildung 1.13 Werteliste für das Feld »Parameter« und die getroffeneAuswahl »BUK« (\© SAP\ AG)



Einführung 1

1.6 Meldungen 49

Ausgangspunkt Fenster mit einem Feld, das eine Werteliste enthält

1. Klicken Sie mit dem Cursor in ein Feld, das eine Werteliste enthält.

§ Neben dem Feld erscheint das Symbol .

2. Drücken Sie die Taste (F4), oder klicken Sie auf das Symbol rechts nebendem Eingabefeld.

§ Es erscheint die Werteliste.

3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten »Wert«.

§ Die Werteliste wird ausgeblendet. Die Information wird in das Eingabe-feld übernommen.

Die in einer Werteliste zusätzlich verfügbaren Funktionen werden an späte-rer Stelle ausführlich erläutert.

Feldhilfe nutzenIn jedem Feld können Sie eine so genannte Feldhilfe aktivieren, die Ihnen –falls vorhanden – weitere Informationen zum jeweiligen Feld anzeigt.

Ausgangspunkt Fenster mit Eingabe- oder Anzeigefeld

1. Klicken Sie in das Feld, zu dem Sie nähere Informationen sehen wollen.

2. Drücken Sie die Taste (F1), oder klicken Sie auf das Symbol .

§ Es erscheint ein Hilfefenster.

3. Klicken Sie auf .

§ Es erscheint wieder der Startpunkt des Aufrufs.

1.6 MeldungenR/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen auf Fehleingaben hin. Mel-dungen dieser Art erscheinen entweder in der Statusleiste (vgl. Abbildung1.15) oder zusätzlich in einem speziellen Dialogfenster (vgl. Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14 Meldung im Dialogfenster bei fehlerhafterMaterialnummerneingabe (© SAP AG)



50

1 Einführung

Abbildung 1.15 Meldung in der Statusleiste bei fehlerhafter Materialeingabe (©\ SAP\ AG)

R/3 unterscheidet verschiedene Meldungstypen, die in der Tabelle 1.7 stich-wortartig erläutert werden.

Symbol Beschreibung

- keins -Anzeige nur in Status-leiste ohneSymbol

Meldungstyp »S« (Success)Mit diesem Meldungstyp teilt R/3 dem Benutzer jeweils in der Statusleiste mit, dass eine bestimmte Funktion erfolgreichdurchgeführt wurde. Beispiel: erfolgreiche Buchung einer Rechnung.

Meldungstyp »I« (Information)Im Gegensatz zum Meldungstyp »Success« erscheint hier für besonders wichtige Informationen ein Dialogfenster, das der Benutzer erst bestätigen muss, um die zuvor gewählte Funk-tion auszuführen.

Meldungstyp »W« (Warning)Der Meldungstyp »W« warnt den Benutzer vor einer mögli-chen Fehleingabe. Jedoch kann der Benutzer die Eingabe, aufdie sich die Meldung bezieht, speichern.

Tabelle 1.7 Meldungstypen in R/3



Einführung 1


Anzeige von MeldungenMit Hilfe des Symbols , das sich am rechten Ende der Symbolleiste be-findet, können Sie Voreinstellungen mit Auswirkungen auf die Meldungsan-zeige wählen:

Für jeden Meldungtyp (außer »S«) können Sie unter OPTIONEN und der Re-gisterkarte »Optionen« die speziellen Dialogfenster realisieren.

1.7 Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi)Ein R/3-Fenster, in dem Sie arbeiten, wird als Modus bezeichnet. Nach der Anmeldung befinden Sie sich im so genannten Normalmodus: Zum Arbeitensteht Ihnen genau ein Fenster zur Verfügung.

Zusätzliche Alternativmodi (weitere Fenster) lassen sich generell an jeder Stelle und von jedem Bildschirmbild aus öffnen.

• Jeder Modus ist eine separate Windows-Anwendung und wird in einemspeziellen Fenster durchgeführt.

• Der Systemverwalter stellt die mögliche Anzahl der Modi ein.

Einsatzbereiche von ModiMit Modi können in den jeweiligen Fenstern verschiedene Anwendungenparallel bearbeitet werden. Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt:

• Manche R/3-Anwendungen verlangen die Bearbeitung zahlreicher Bild-schirmbilder. Wenn Nachfragen sofort beantwortet werden müssen, kön-nen Sie diese in einem zusätzlichen Modus bearbeiten, ohne dass Sie dieArbeit in der laufenden Anwendung abbrechen müssen.

• Wartezeiten, beispielsweise bei einer Erstellung eines komplexen Reports,können durch eine zweite Anwendung überbrückt werden.

Meldungstyp »E« (Error)Im Gegensatz zum Meldungstyp »Warning« kann der Benut-zer nach dieser Meldung gemachte Eingaben nicht speichern,da es sich um eine fehlerhafte/unzulässige Eingabe handelt(Beispiel: Falsches Kennwort im Anmeldebild).

Meldungstyp »A« (Abortion)Meldungen mit dem Meldungstyp »A« bedeuten einenschweren Fehler und sind sehr selten. Wenn eine solche Mel-dung erscheint, so wird nach Bestätigung der Kenntnisnahme(OK) die laufende Anwendung durch R/3 geschlossen; es folgtein übergeordnetes Menü. Beispiel: Fehlerhafte Eingaben beider Anmeldung; die Anmeldung wird abgebrochen.

Symbol Beschreibung

Tabelle 1.7 Meldungstypen in R/3



52

1 Einführung

• Sie können in einem Modus eine Anwendung ausführen, mit der Sie nochnicht vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die Hilfefunk-tion nutzen.

Beispiel für eine Modus-Anwendung

Abbildung 1.16 Modi als übereinandergelegte Fenster sowie der Task-Leisteim Task-Manager von Windows (\© SAP\ AG)

Sie bekommen den Auftrag, telefonisch umgehend über einen bestimmtenLagerbestand Auskunft zu geben. Sie arbeiten gerade an der Anlage einesneuen Kreditors (Lieferanten). Wenn Sie nur mit einem einzigen Modus ar-beiten könnten, müssten Sie – um die Auskunft über den Lagerbestand zu

suchen und zu erteilen –, die Anlage des Kreditorenkontos abbrechen. Siewürden somit die bis dahin eingegebenen Daten verlieren. Durch die Öff-nung eines zweiten Modus können Sie jedoch den Lagerbestand ermitteln,ohne die Kreditorenanlage abzubrechen. Nach der Lagerbestandsermittlungwechseln Sie wieder in den ursprünglichen Modus zurück, um die Kredito-renanlage zu beenden.

Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen.

Sie sollten jeden nicht mehr benötigten Modus sofort schließen, denn durchgeöffnete Alternativmodi entstehen folgende Nachteile:

• Zusätzliche Modi verlangsamen das System und somit die Antwortzeiten.



Einführung 1


• Aufgerufene Daten werden für andere Benutzer gesperrt. Für Kollegen,die dieselben Daten mit einer Änderungstransaktion bearbeiten wollen,entstehen Wartezeiten.

• Es besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Arbeiten und An-wendungen verlieren, die Sie gleichzeitig durchführen.

Deshalb wird in der Praxis sehr oft die Anzahl der erlaubten Modi pro Benut-zer begrenzt.

Zusätzliche Modi öffnen• Klicken Sie auf das Symbol oder

• Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ERZEUGEN MODUS (vgl. Abb. 1.17)oder

• Geben Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste /O und den Transaktions-code der Anwendung ein, die Sie zusätzlich starten wollen. Drücken Siedie Taste (¢)

Der neue Modus wird geöffnet. Ein zusätzliches Fenster mit der SAP-Ebene erscheint; es legt sich über bereits geöffnete Fenster und wird da-mit zum »aktiven Fenster«.

Die Statuszeile zeigt in allen Fällen zur besseren Orientierung eine Modus-nummer an.

Abbildung 1.17 Menü SYSTEM (©\ SAP AG)

Zwischen Modi wechselnUm den Modus und damit die Anwendung zu wechseln, klicken Sie auf einebeliebige Stelle eines anderen Fensters, sofern es sichtbar ist (vgl. Abb. 1.16).

Eine weitere Möglichkeit bietet der Task-Manager von Windows 95:





Einführung 1


1.8 Daten eingeben oder ändern(Formularanwendungen)

Egal ob Sie Daten in Formulare eingeben bzw. Daten ändern oder sich Listen

anzeigen lassen: in R/3 führen Sie alle Arbeiten mit so genannten Anwen-dungen durch. Dieser Begriff ist gleichbedeutend mit Transaktionen. Als eineTransaktion bezeichnet man einen betriebswirtschaftlich abgeschlossenenVorgang.

Je nach Einsatzzweck können grundsätzlich drei Arten von Anwendungenunterschieden werden:

1. Formularanwendungenzur Datenpflege, wie:

• Eingabeanwendungen zur Neueingabe von Daten

• Änderungsanwendungen zur Aktualisierung bereits eingegebener Da-ten

• Anzeigeanwendungen zur Information über Daten in Bildschirmformu-laren

Diese Anwendungen werden in diesem Kapitel besprochen.

2. List-Anwendungen für die Information über Daten in Tabellenform undzum Ausdruck solcher Listen werden im folgenden Kapitel behandelt.

3. Systemanwendungen zum Einstellen und Anzeigen von Systemvorgaben,zum Beispiel Berechtigungen oder Datumsformaten (wie unter SYSTEM |BENUTZERVORGABEN), haben – im Gegensatz zu List- und Formularan-wendungen – sehr unterschiedliche Abläufe und werden teilweise imübernächsten Kapitel besprochen.

1.8.1 Bezeichnung von Anwendungen und Transaktionscodes

Jeder Anwendung ist neben einer Bezeichnung ein so genannter Transakti-onscode, ein meist vierstelliges Kürzel, zugeordnet, dessen erste zwei Zei-chen in der Regel für das Arbeitsgebiet stehen, das sie bezeichnen. In der fol-genden Tabelle sehen Sie dafür einige Beispiele.

Code Bezeichnung der Anwendung/Zweck

Fd01 Debitoren anlegen: Einstieg Buchhaltung /Eingabe der Stammdateneines neuen Debitors (Kunden) mit Adresse oder Bankverbindung

Fd02 Debitoren ändern: Einstieg Buchhaltung /Ändern der Kunden-stammdaten

Fd03 Debitoren anzeigen: Einstieg Buchhaltung /Anzeige der Kunden-stammdaten

Tabelle 1.8 Bezeichnungen für Transaktionscodes



56

1 Einführung

1.8.2 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen

Die Anwendungen sind jeweils so genannten Arbeitsbereichen oder -gebie-ten zugeordnet. Solche Arbeitsgebiete umfassen in der Regel diejenigen be-trieblichen Abteilungen, in denen Anwendungen durchgeführt werden kön-nen. Hierzu einige Beispiele aus dem Finanzwesen:

• Im Arbeitsgebiet »Debitoren« (Kundenbuchhaltung) können Sie Kunden-rechnungen verbuchen, periodische Arbeiten erledigen, wie zum BeispielMahnungen schreiben, sowie Stammdaten von Kunden pflegen.

• Im Arbeitsgebiet »Kreditoren« (Lieferantenbuchhaltung) können Sie Lie-ferantenrechnungen verbuchen, periodische Arbeiten vornehmen, wiezum Beispiel Zahlungsläufe starten oder Stammdaten von Lieferantenpflegen.

• Im Arbeitsgebiet »Hauptbuch« (Hauptbuchhaltung) können Sie auf Sach-konten buchen, den Kontenplan pflegen und Abschlüsse, wie Bilanzenoder Gewinn- und Verlustrechnungen, erstellen.

• Im Arbeitsgebiet »Anlagen« (Anlagenbuchhaltung) können Sie Anlage-werte, wie Gebäude oder Kraftfahrzeuge, buchhalterisch verwalten undAbschreibungen vornehmen.

Aufruf von AnwendungenFür den Aufruf einer Anwendung gibt es zwei Möglichkeiten:

• Üblicherweise werden Anwendungen im Easy Access aufgerufen.

• Die Eingabe des Transaktionscodes führt direkt in das Einstiegsbild einer Anwendung.

Fk01 Kreditoren anlegen: Einstieg Buchhaltung /Eingabe der Stammda-ten eines neuen Kreditoren (Lieferanten) mit Adresse oder Bankver-bindung

Fk02 Kreditoren ändern: Einstieg Buchhaltung /Ändern der Lieferanten-stammdaten

Fk03 Kreditoren anzeigen: Einstieg Buchhaltung /Anzeige der Lieferan-tenstammdaten

Su3 Benutzer pflegen: Adresse /Eingabe von Daten des Benutzers mitAdresse, Kostenstelle usw.

S000 Rückkehr zur SAP-Ebene (Hauptmenü, Einstiegsmenü wie nach An-meldung)

Code Bezeichnung der Anwendung/Zweck

Tabelle 1.8 Bezeichnungen für Transaktionscodes



Einführung 1


EinstiegsbildR/3-typische Anwendungen zur Datenpflege sind das Anlegen, Ändern undAnzeigen von Daten in Bildschirmformularen. Diese Formulare werden auchals Dynpros bezeichnet. All diese Formularanwendungen setzen sich in der Re-

gel aus einer Folge von Bildschirmbildern zusammen. Das erste Fenster einer R/3-typischen Anwendung ist das so genannte Einstiegsbild (Selektionsbild).

Hier bestimmen Sie,

• welche Daten Sie zu einer jeweiligen Transaktion in einem Bildschirmfor-mular anzeigen oder ändern wollen

• welche Daten Sie als Liste ausdrucken oder auf dem Bildschirm anzeigenmöchten

1.8.3 Anwendung über Easy Access starten

Abbildung 1.18 Menüaufruf der Anzeige von Bankstammdaten (\© SAP AG)



58

1 Einführung

Der Aufruf einer Anwendung führt normalerweise direkt in das Einstiegsbild.Daraufhin erscheinen die eigentlichen Bildschirmformulare (Detailbilder) zur Bearbeitung oder Anzeige der Daten.

Für Systemanwendungen, wie zum Beispiel SYSTEM | BENUTZERVORGABEN,gibt es – im Gegensatz zu List- und Formularanwendungen – meist kein spe-zielles Einstiegsbild.

Klicken Sie sich bis zur gewünschen Aktion durch die Baumstruktur des EasyAccess durch (vgl. Abb. 1.18).

z.B. RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN | STAMMDATEN | BANK |ANZEIGEN

1.8.4 Anwendung mit Transaktionscode starten

Für jede Anwendung gibt es einen speziellen Transaktionscode. Mit diesemCode gelangen Sie direkt und ohne Umwege über Baumhierarchien in dieAnwendungen. Diese Methode wird besonders bei häufig gebrauchten An-wendungen benutzt.

Ausgangspunkt Beliebige Stelle

1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung. Das Öff-nen einer neuen Transaktion beendet nämlich die aktuelle Transaktion,ohne dass auf einen möglichen Datenverlust hingewiesen wird.

2. Klicken Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste oder drücken Sie die Ta-stenkombination (Strg)+(ÿ__).

§ Der Cursor steht nun im Befehlsfeld.

3. Geben Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste »/n« ein.

Hinweis Damit teilen Sie R/3 mit, dass die vier folgenden Zeichen einTransaktionscode für eine neue Anwendung sind, durch die die jeweils ak-tive Anwendung ersetzt werden soll.

4. Tippen Sie hinter /n den vierstelligen Transaktionscode ein (vgl. Abb.

1.19).5. Drücken Sie die Taste (¢), oder klicken Sie auf das Symbol .

§ Das erste Fenster der neuen Anwendung (Einstiegsbild) erscheint; diebisherige Anwendung wurde geschlossen.



Einführung 1


Abbildung 1.19 Aufruf von Debitoren anzeigen mittels Transaktionscode (\© SAP\ AG)

Anwendung beendenEs stehen Ihnen die in Tabelle 1.9 gezeigten Möglichkeiten zur Beendigungeiner Anwendung und zur Rückkehr in das Arbeitsgebiet zur Verfügung.

Im äußersten linken Menü finden Sie in der Regel zusätzlich den Befehl BEEN-DEN, der Sie ebenfalls wieder in das Menü des Arbeitsgebiets zurückbringt. Inder Wirkungsweise bestehen, ausgehend vom Einstiegsbild, keine Unter-schiede.

Symbol Taste Symbolbezeichnung Funktion

(F3) Zurück Zurück zum vorhergehendenFenster

(F12) Abbrechen Abbrechen, ohne zu speichern

(ª)+(F3) Beenden Beenden einer Anwendung

Tabelle 1.9 Möglichkeiten zur Beendigung einer Anwendung



60

1 Einführung

Zuletzt benutzte Anwendung erneut startenIn einer so genannten »Historienliste« merkt sich R/3 die Transaktionscodesder zuletzt durchgeführten Anwendungen. Wenn Sie eine dieser Anwen-dungen erneut starten wollen, können Sie die Historienliste aufrufen und

dort auf den gewünschten Transaktionscode klicken.


1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung.

2. Klicken Sie auf das Symbol im Befehlsfeld.

§ Eine Liste mit den Transaktionscodes der zuletzt benutzten Anwendun-gen erscheint.

3. Klicken Sie in der Liste auf den Code, dessen Anwendung Sie starten wol-len (vgl. Abb. 1.20).

§ Die Anwendung wird gestartet.

Abbildung 1.20 Anwendung aus der Historienliste starten (\© SAP\ AG)

Transaktionscode der aktuellen AnwendungWenn Sie sich für den Code einer Transaktion interessieren, können Sie sichmit der Menüfunktion SYSTEM | STATUS... den Code anzeigen lassen (vgl.Abb. 1.21).


1. Wählen Sie die Menüfunktion für die Anwendung, deren Transaktions-code Sie ermitteln wollen.

2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | STATUS...

§ Im Feld »Transaktion« können Sie den betreffenden Transaktionscodeablesen.

Sie ermitteln mit diesem Verfahren nur Transaktionscodes von aktiven An-wendungen.



Einführung 1


Abbildung 1.21 Anzeige des aktuellen Transaktionscodes im Systemstatus (\© SAP\ AG)

1.8.5 Grundsätzlicher Ablauf von FormularanwendungenDie Abläufe von Formularanwendungen sind immer ähnlich. Beispiele für solche Anwendungen sind die Anzeige, Änderung oder Eingabe neuer Bank-verbindungen, Kunden, Lieferanten, Aufträge, Mitarbeiter, Materialien usw.in Bildschirmformularen (Dynpros). Prägen Sie sich am Beispiel Debitorenden folgenden Musterablauf ein, damit Sie als R/3-Einsteiger die Übersichtüber die vielen R/3-Fenster behalten.

Der Musterablauf entspricht einer Formularanwendung zur Datenänderung.Er gilt sowohl bei einer Formularanwendung zur Anzeige als auch zur Ein-

gabe von Daten.


1. Starten Sie die gewünschte Anwendung.

§ Das erste Bild – normalerweise das so genannte »Einstiegsbild« – er-scheint.

2. Geben Sie Ihre Vorgaben in die Felder des Einstiegsbilds ein.

Hinweis Mit den Eingaben ins Einstiegsbild werden die Daten ausge-wählt, die im Formular angezeigt oder geändert werden sollen, wie zumBeispiel eine Debitorennummer (Nummer eines Kunden).



62

1 Einführung

3. Drücken Sie die Taste (¢) oder .

§ Das nächste Bild der Anwendung – die erste Registerkarte – erscheint.

Hinweis In der Registerkarte werden die Detailinformationen gemäß der

Vorgabe angezeigt. Für den ausgewählten Debitor wird zum Beispiel dieAdresse angezeigt.

Hinweis Wählen Sie andere Daten durch Klicken einer entsprechendenDrucktaste in der Drucktastenleiste.

4. Ändern Sie nach Bedarf die Inhalte in den jeweiligen Feldern der erstenRegisterkarte (z. B. die Debitorenadresse).

5. Drücken Sie das Symbol oder direkt auf den Kateireiter um in eine an-deren Registerkarte zu gelangen.

6. Wiederholen Sie die beiden vorhergehenden Schritte, bis Sie alle Register-karten bearbeitet haben.

§ Drücken Sie das Symbol um die Daten zu sichern. Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie die endgültige Datensicherung vornehmen kön-nen.

7. Klicken Sie in diesem Dialogfenster die OK-Taste

§ R/3 prüft die eingegebenen Daten und speichert sie im Datenbank-system. Wieder erscheint das erste Bild der gleichen Anwendung (Ein-stiegsbild).

8. Klicken Sie auf das Symbol , wenn Sie die Anwendung verlassen undzum Einstieg zurück gelangen wollen.

1.8.6 Navigation in Formularen

Die Navigationsfunktionen dienen zum beliebigen Wechseln zwischen ver-schiedenen Bildern innerhalb einer Anwendung. Sie können mit den Naviga-tionsfunktionen bei mehrseitigen Formularen wahlweise zu einer schon be-arbeiteten Formularseite zurückspringen oder nicht benötigte Formularseitenüberspringen.

Symbol Taste(n) Symbol-bezeichnung Funktion

(¢) Enter Bestätigung eines Einstiegs zur erstenRegisterkarte

(F3) Zurück in der Registerkarte: zurück zumEinstiegsbild

(F12) Abbrechen in der Registerkarte: zurück zumEinstiegsbild

Tabelle 1.10 Navigationssymbole in Einstiegs- bzw.Registerkarten bei Debitoren (Symbole, Tasten)



Einführung 1


Standardmenüs zum Navigieren in FormularenNur in den Registerkarten mit Symbolen zum Navigieren stehen Ihnen stan-dardmäßig folgende Menüs zur Verfügung:

1. Standardmenü SPRINGEN

§

Mit dem Standardmenü SPRINGEN können Sie auf bestimmte Bilder ei-ner mehrseitigen Anwendung springen, ohne die Bilder einzeln »durch-zublättern«. Jedes Detailbild der Anwendung wird hier mit seiner Be-zeichnung einzeln aufgeführt.

2. Standardmenü ZUSÄTZE

§Manche Informationen werden nur sehr selten eingegeben oder geän-dert. Im Menü ZUSÄTZE können Sie zu solchen aus der Formularfolge»ausgelagerten Zusatzinformationen« gelangen und diese, je nachWunsch, anzeigen oder pflegen. Diese Informationen sind Bestandteilder jeweiligen Anwendung. Der Menübefehl VERWALTUNGSDATEN...zeigt Ihnen den ursprünglichen Erfasser sowie das erste Eingabedatum(vgl. Abb. 1.23).

(F12) Abbrechen im Einstiegsbild: zurück zum Easy Ac-cess

(ª)+(F3) Beenden in der Registerkarte: zurück zum EasyAccess

(F7) VORIGES BILD

Nur in der Registerkarte eines mehr-seitigen Formulars: vorhergehendeFormularseite

(F8) NÄCHSTES BILD

Nur in der Registerkarte eines mehr-seitigen Formulars: nächste Formular-seite

(F5) ANZEIGEN -ändern

in der Registerkarte: Wechsel in denÄnderungsmodus, um Korrekturen anFeldern durchführen zu können

(ª)+ (F5) AnderesObjektAuswählen

in der Registerkarte: Wechsel in einanderes Objekt (z.B anderer Debitor)

(F8) Ändern im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Ändern-Modus

(F9) Anzeigen im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Anzeige-Modus

(F7) Anlegen im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel zur Neuanlage

Symbol Taste(n) Symbol-bezeichnung Funktion

Tabelle 1.10 Navigationssymbole in Einstiegs- bzw.Registerkarten bei Debitoren (Symbole, Tasten)



64

1 Einführung

Abbildung 1.22 Menü SPRINGEN mit Übersicht über verfügbare Bilder (©\SAP\ AG)

Abbildung 1.23 Menü ZUSÄTZE mit Aufrufmöglichkeit von Zusatzinformationen (\© SAP\ AG)

Standardmenü UMFELD

Das Menü UMFELD enthält andere Anwendungen, die mit der konkretdurchgeführten Anwendung in4haltlich zusammenhängen. Über UMFELD

können Sie in diese »verwandten« Anwendungen wechseln, die auch aus



Einführung 1


anderen Arbeitsgebieten stammen können. Hier finden Sie auch standard-mäßig Befehle mit Bezeichnungen wie FELDÄNDERUNGEN oder ÄNDERUNGS-BELEGE, aus denen Sie – zum Beispiel – entnehmen, wer wann welche Ände-rungen im vorliegenden Formular vorgenommen hat (vgl. Abb. 1.24).

Abbildung 1.24 Menü UMFELD mit Aufrufmöglichkeit von weiteren Anwendungen (\© SAP\ AG)

1.8.7 Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen

Formulardaten sichernFolgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, um während des Ablaufseiner Anwendung zur Datenänderung oder -eingabe die Daten zu sichern:

• Funktionstaste (F11)• Symbol in der Symbolleiste

• Menübefehl SICHERN im linken Menü, das für jedes Arbeitsgebiet einenanderen Begriff zeigt

Bearbeitung von Formulardaten mit StandardmenüsDie Menüs in den Arbeitsgebieten weisen identische Strukturen auf. Sie ver-ringern Ihren Arbeits- und Zeitaufwand bei der Suche nach Funktionen,wenn Sie folgende Grundregeln zum Menüaufbau berücksichtigen:



66

1 Einführung

Standardmenü links in der MenüleisteJe nach Arbeitsgebiet hat das Standardmenü unterschiedliche Namen. Der Menüname ganz links zeigt Funktionen, die sich auf das jeweilige Informati-onsobjekt beziehen, zum Beispiel auf einen Kreditor. Im DEBITOR-Menü des

Arbeitsgebiets »Debitoren« können Sie:

• mit dem Menübefehl ANDERER DEBITOR über das Einstiegsbild einen anderenDebitor aufrufen und damit den bislang bearbeiteten Debitor verlassen

• mit dem Menübefehl ANZEIGEN ÄNDERN die Formularseiten zu Änderun-gen freigeben

• mit dem Menübefehl SICHERN alle Formularseiten speichern

• mit dem Menübefehl BEENDEN die Anwendung schließen

Abbildung 1.25 Anwendung DEBITOR ÄNDERN mit geöffnetem Menü DEBITOR (\© SAP AG)

Standardmenü bearbeitenMit dem zweiten Menü, BEARBEITEN, können Sie Teile des Informationsob-

jekts bearbeiten. In der Anwendung DEBITOR ÄNDERN gibt es für das Infor-mationsobjekt »Debitor« leider nur Abbrechen. In anderen Aktionen (z.B.Kreditoren) steht mehr zur Auswahl.



Einführung 1


Abbildung 1.26 Anwendung ABBRECHEN im Menü BEARBEITEN (© SAP\ AG)

1.8.8 In Formularen mehrfach gleiche Daten eingebenWiederholte DateneingabeWenn Sie beispielsweise 15 Kunden aus dem gleichen Ort eingeben müssen,wiederholen sich bei jeder Eingabe der Ortsname, das Land und die Sprache.Damit Sie dieselbe Information nicht bei jeder Kundeneingabe wiederholenmüssen, bietet R/3 im Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN Möglichkeitenan, um Informationen als sogenannnte Vorschlagswerte (wiederkehrende,typische, konstante Daten) vorzugeben:

• HALTEN DATEN definiert Eingaben als Vorschlagswerte, die jederzeit über-schrieben werden können. Der Cursor springt weiterhin bei der Datenein-gabe in diese Felder.

• SETZEN DATEN verwenden Sie, wenn Sie sich sicher sind, dass in den jewei-ligen Feldern immer die gleichen Daten einzugeben sind. Diese Menü-funktion macht die Daten quasi zu Festwerten in dem Bild der Anwen-dung. Diese Festwerte lassen sich später nicht überschreiben. Der Cursor springt bei einer Eingabe nicht in diese Felder, da hier keine Änderungs-möglichkeit besteht. Das erlaubt eine schnellere Dateneingabe.

• LöSCHEN

DATEN

hebt die Vorschlagswerte bzw. Vorgaben wieder auf, diedurch die beiden vorgenannten Menüfunktionen bestimmt wurden.







70

1 Einführung

Abbildung 1.28 »Pflege eigener Benutzervorgaben«, mit einer Objektlisteder Parameter als Wertehilfe (© SAP\ AG)

Benutzerparameter anwendenBenutzerparameter sind Vorschlagswerte, die nach der Eingabe beliebig oftüberschrieben werden können.

Ausgangspunkt Bei Anzeige einer beliebigen Menüleiste

1. Wählen Sie eine Anwendung, für die Sie einen Benutzerparameter festge-legt haben.

§ Der Benutzerparameter ist als Vorschlagswert eingetragen.

2. Bestätigen Sie im jeweiligen Feld den Benutzerparameter, oder über-schreiben Sie ihn.

1.9 Mit Matchcode/Werteliste Eingabedatensuchen

R/3 reagiert mit einer der folgenden drei Möglichkeiten, sobald Sie den Cur-sor in ein Eingabefeld setzen und die Taste (F4) drücken oder auf das Symbol

klicken.

• Mögliche Eingabewerte aus einer Werteliste (vgl. Abb. 1.29) erscheinen ineinem dafür bestimmten Auswahlfenster und können daraus in das Einga-befeld übernommen werden.



Einführung 1

1.9 Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen 71

• Ein Suchfenster erscheint, in dem Sie einen so genannten »Matchcode«eingeben können (vgl. Abb. 1.30). Mögliche Eingabewerte erhalten Sieerst nach Abschluss des Suchvorgangs. Hierzu geben Sie Suchkriterienvor, zum Beispiel eine Postleitzahl für die Suche nach Kunden in einem

gewissen geographischen Gebiet.• R/3 meldet, dass keine Eingabedaten zur Verfügung stehen.

Abbildung 1.29 Werteliste mit Mengeneinheiten (\© SAP\ AG)

Abbildung 1.30 Suchfenster eines Matchcodes für Materialnummern (\© SAP\ AG)

Nutzen von Wertelisten und Matchcodes

Felder, die mit Wertelisten und Matchcodes hinterlegt sind, haben zwei we-sentliche Vorteile:



72

1 Einführung

• Ihre Eingaben in diese Felder werden von R/3 geprüft. Erlaubt sind hier generell nur Eingaben, die in der jeweiligen Werteliste oder dem Match-code enthalten sind. Dadurch werden Tippfehler und Falscheingaben mi-nimiert.

• Der zweite Vorteil besteht darin, dass Sie Eingabewerte nicht auswendigwissen oder nachschlagen müssen. Sowohl Wertelisten als auch Match-codes sind effiziente elektronische Suchhilfen für Eingabewerte.

Kennzeichnung von Feldern mit Wertelisten und MatchcodesUm zu erkennen, ob ein Feld eine Werteliste oder einen Matchcode auf-weist, müssen Sie zuerst den Cursor in dieses Feld setzen.

• Wenn rechts neben dem Feld das Symbol erscheint, ist ein Matchcodeoder eine Werteliste vorhanden.

• Eine spezielle Kennzeichnung dieser Hilfen für die Unterscheidung unter-einander gibt es nicht mehr. In den Versionen vor 4.6 sind Matchcodesmit einem kleinen Dreieck in der rechten unteren Fensterecke gekenn-zeichnet.

1.10 Wertelisten

Abbildung 1.31 Fenster »Fertigerzeugnis anlegen« mit Werteliste »Mengeneinheit« (©\ SAP AG)



Einführung 1

1.10 Wertelisten 73

Matchcodes helfen, in sehr umfangreichen Datenbeständen – wie Kunden,Lieferanten oder Materialien – einen ganz konkreten Eingabewert zu suchen.Datenbestände unterliegen durch Neueingaben, Änderungen oder Löschun-gen einem ständigen Wandel.

Wertelisten zeigen im Gegensatz dazu Daten, die sehr selten verändert wer-den. Außerdem verwendet man Wertelisten meist in Zusammenhang mitkleineren Datenbeständen. Beispiele für Felder mit Wertelisten finden Sie inTabelle 1.11.

Ausgangspunkt Feld, das über eine Werteliste verfügt

1. Drücken Sie die Taste (F4), oder klicken Sie auf das Symbol .

§ Es erscheint eine Werteliste in einem hierfür vorgesehenen Fenster (vgl.Abbildung 1.29).

2. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Werteliste.

§ R/3 schließt die Werteliste nach Übernahme des Inhalts in das Eingabe-feld.

Funktionen in der Werteliste

Feldname Menüfunktion

Ausgabegeräte SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | FESTWERTE

Sprache SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | FESTWERTE

Länderschlüssel SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | ADRESSE

Bankland RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN| DEBITOREN| STAMMDATEN | BANK | ANZEIGEN

Währung/Kurs RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN | BUCHUNG |RECHNUNG

Buchungskreis RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | KREDITOREN | STAMMDA-TEN | ANZEIGEN | RECHNUNG

Tabelle 1.11 Felder mit Wertelisten

Symbol Taste(n) Symbolbezeichnung Funktion

(¢) Übernehmen Übernahme eines Wertes indas Eingabefeld

(F12) Abbrechen Ausblenden der Werteliste

(Strg)+(F) Suchen Suchfenster zum Suchennach Werten

Tabelle 1.12 Symbole und Tastenfunktionen, die in Wertelisten zur Verfügung stehen



74

1 Einführung

Werteliste sortieren

Ausgangspunkt Werteliste

Klicken Sie in die Spaltenüberschrift, um gemäß der auswählten Spalte dieEinträge auf- oder absteigend zu sortieren.

Zwischen der Spaltenüberschrift und den Eintägen können Sie anhand eineskleinen Dreiecks sehen, nach welcher Spalte und ob auf- oder absteigendsortiert wurde.

Werteliste durchsuchen

Ausgangspunkt Werteliste1. Klicken Sie auf das Symbol .

§ Es erscheint das Dialogfenster »Suchen«, in dem die Vorgaben für denAusdruck eingetragen werden.

2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld »Suchen nach« ein.

3. Klicken Sie wieder auf das Symbol .

§ Es erscheint das Dialogfenster »Suchen« mit der Liste von »Treffern«,die Ihrem Suchbegriff entsprechen.

4. Doppelklicken Sie auf den gesuchten Eintrag (vgl. Abb. 1.31).

§ Die Trefferliste wird ausgeblendet. Sie befinden sich wieder in der Wer-teliste, wobei der Cursor auf dem ausgewählten Eintrag steht.

1.11 Anwendung von MatchcodesDer Matchcode ist ein spezielles Suchverfahren, das sehr häufig in Einstiegs-bildern von R/3-Anwendungen angeboten wird. Es hilft Ihnen, in großenDatenbeständen nach Eingaben wie beispielsweise Kontonummern in der Buchhaltung, Kunden-, Material- oder Lieferantennummern zu suchen.

(F6) Persönliche Liste Aufruf eines Fensters mitMöglichkeit zum dauerhaf-ten Ausblenden von nichtbenötigten Spalten undWerten

(ª)+ (F5) Werte einschränken Einblenden der gesamtenWerteliste

(ª)+(F4) Liste halten

Sortieren Sortieren einer Spalte

Tabelle 1.12 Symbole und Tastenfunktionen, die in Wertelisten zur Verfügung stehen



Einführung 1

1.11 Anwendung von Matchcodes 75

Beispiel AuftragseingabeWenn Sie Aufträge eingeben, müssen Sie natürlich auch die erforderlichenAngaben über den Kunden machen, der zum Beispiel die Auftragsbestäti-gung oder Rechnung erhalten soll.

Schwierig wird es in R/3, wenn sehr umfangreiche Kundendaten gespeichertsind, aber die Daten eines speziellen Kunden nicht genau bekannt sind. Indiesen Fällen erleichtern Matchcodes die Suche nach diesem Kunden. EinMatchcode ist also ein Hilfsmittel, um mögliche Feldeinträge aus bereits ein-gegebenen Datenbeständen herauszusuchen – in unserem Fall aus den Kun-denstammdaten.

Matchcode: Weitere Beispiele• Im Unterpunkt »Hauptbuchhaltung« des Moduls »Finanzwesen« kann

für die Saldenanzeige eines Kontos im Kontenplan nach einem speziellenKonto gesucht werden.

• In der Materialwirtschaft im Unterpunkt »Einkauf« können Informationenüber Lieferanten oder Materialien gesucht werden.

1.11.1 Mit Matchcodes und Maske suchen

Abbildung 1.32 Matchcodefenster und Trefferliste bei der Suche nach »Sachkontonummer«(©\ SAP\ AG)



76

1 Einführung

Suche mit MatchcodesEs gibt zwei unterschiedliche Methoden, um mit Matchcodes Eingabewertezu suchen: Die einfachere davon ist die Suche mit Hilfe einer Maske. Diezweite Methode (Direkteingabe) ist schwieriger, aber schneller. Dabei geben

Sie eine verschlüsselte Zeichenkette in das Eingabefeld ein.

Matchcode über Maske suchenDieses Verfahren empfiehlt sich, wenn Sie noch unsicher sind und zum er-sten Mal mit Matchcodes arbeiten oder wenn Sie nicht wissen, welche ver-schlüsselten Matchcodes angeboten werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Eingabefeld, für das ein Matchcode existiert

1. Drücken Sie die (F4)-Taste, oder klicken Sie auf das Symbol .

§ Das Fenster »Auswahl der Suchhilfe« wird angezeigt.2. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein, und drücken Sie die Taste (¢).

§ Die den Suchbegriffen entsprechenden Werte erscheinen in einer Liste.

3. Doppelklicken Sie in der »Trefferliste« auf den gewünschten Wert.

§ Sie gelangen wieder zum Startpunkt. Der Wert wird in das Eingabefeldübernommen, und das Fenster mit der Trefferliste wird ausgeblendet.

Probleme bei langen TrefferlistenDie in Schritt 3 des obigen Verfahrens erwähnte Trefferliste kann manchmal

sehr lang werden, so dass eine Suche nicht schnell genug konkrete Ergeb-nisse bringt. Ursachen hierfür können sein:

• Die Suchbegriffe waren zu ungenau.

• Sie haben keine Suchmaske eingegeben; deshalb erscheinen alle Daten-sätze der hinterlegten Tabelle.

Mit Hilfe der Karteireiter oder dem Symbol können Sie im Fenster »Wer-tebereich einschränken« in ein anderes und genaueres Suchkriterium wech-seln.

1.11.2 Suchmaske wechselnFür die Suche nach Feldeinträgen gibt es oft mehrere Suchverfahren mit je-weils unterschiedlichen Suchmasken. Die Suchmasken unterscheiden sichaufgrund der verschiedenen angebotenen Suchfelder.

Im Arbeitsgebiet »Debitoren« zum Beispiel stehen Ihnen zur Suche nachKundennamen folgende Matchcodes zur Verfügung:

• Debitoren allgemein

• Debitoren je Buchungskreis

• Debitoren je Land/Buchungskreis



Einführung 1


• Debitoren je Land

• Debitoren nach Kontengruppe

• Debitoren je Verkäufergruppe

• Debitoren mit Werksbezug

• Debitoren zu Zentralen

Abbildung 1.33 Möglichkeiten im Matchcodefenster, die Suchmaske zu ändern (\© SAP\ AG)

Anderes Suchverfahren wählen

Ausgangspunkt Matchcodefenster »Wertebereich einschränken« (vgl. Abb.

1.33)1. Klicken Sie auf die Karteireiter oder das Symbol .

§Wählen Sie ein vorhandenes Suchverfahren aus. Das Fenster »Werte-bereich einschränken« passt nun die Felder zur ausgewählten Such-funktion an.



78

1 Einführung

Funktionen im Matchcodefenster »Wertebereich einschränken«

1.11.3 Suche mit Jokern und Selektionsoptionen

Abbildung 1.34 Matchcodemaske und Fenster »Selektionsoptionen« (\© SAP\ AG)

Symbol Taste(n) Symbolbezeichnung Funktion

Mehrfachselektion Anzeigen eines Fensters zur Vorgabe differenzierterer Suchbedingungen

(¢) Auswählen Übernahme eines Wertes indas Eingabefeld

(F2) SELEKTIONSOPTIONEN Mathematische Bedingungenfestlegen

Andere Suchhilfe Anzeigen eines Fensters zur Wahl eines anderen Suchver-fahrens

(F12) Abbrechen Schließen des Matchcodefen-sters

Tabelle 1.13 Symbol- und Tastenfunktionen, die imMatchcodefenster »Wertebereiche einschränken« zur Verfügung stehen



Einführung 1


Suchbegriffe mit Jokern (generische Suche)Wenn Sie – zum Beispiel – einmal nicht wissen, ob sich ein gesuchter Kunde»Maier, Mayer, Meier, Meyer« oder auch »Bayer« schreibt, können Sie zur Suche so genannte Joker (Platzhalter, Ersatzzeichen) verwenden.

• Der Joker »+« ersetzt in einer Zeichenkette genau ein unbekanntes Zei-chen. Der Suchbegriff »Ma+er« repräsentiert also die Namen Ma ier undMayer. Mit »M+yer« erhalten Sie als Ergebnis Mayer und Meyer.

• Der Joker »*« ersetzt in einer Zeichenkette beliebig viele weitere Zeichen.»Ma*« liefert Maier, Mayer, aber auch andere Namen, die mit »Ma« be-ginnen, wie zum Beispiel Matschkoder. Aber auch nach Zeichen innerhalbeines Wortes können Sie suchen: »*ay*« erbringt als Suchergebnis zumBeispiel Mayer, Bayer.

SelektionsoptionenÜber die oben erläuterte generische Suche hinaus haben Sie weitere Mög-lichkeiten, um gezielt Suchbedingungen für einzelne Suchfelder vorzugeben:die so genannten Selektionsoptionen.

Hierzu gibt es ein spezielles Fenster, in dem Sie aus folgenden Werten einenauswählen können:

• Einzelwert

• Größer oder gleich

• Größer

• Kleiner oder gleich

• Kleiner

• Ungleich

Selektionsoptionen vorgeben

Ausgangspunkt Matchcodefenster »Wertebereich einschränken«

1. Klicken Sie auf das Symbol .§ Das Fenster SELEKTIONSOPTIONEN PFLEGEN mit den vorhandenen Op-

tionen wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die von Ihnen gewünschte Option.

§ Die gewählte Option erscheint farblich markiert.


§ Das Fenster WERTE EINSCHRÄNKEN mit den selektierten Optionen wirdangezeigt.





Einführung 1


Hinweis Felder zu denen eine Mehrfachselektion angelegt wurden, erkenntman am Symbol (mit grünem Strich).

Abbildung 1.35 Mehrfachselektion: Einstellung - nach speziellen Einzelwerten selektieren(Copyright by SAP AG)

Abbildung 1.36 Mehrhrfachselektion: Einstellung - Intervalle nicht mitselektieren

(Copyright by SAP AG)



82

1 Einführung

1.11.5 Listen (Berichte) erstellen

Während im vorhergehenden Kapitel Formularanwendungen im Vordergrundstanden, geht es nun um Listanwendungen. Der Unterschied zwischen diesenAnwendungsarten liegt besonders in der Darstellungsform der Daten:

• In Formularen werden Daten detailliert dargestellt und auch geändert.

• Mit Listanwendungen werden Daten meist in Form von Listen bzw. Ta-bellen angezeigt und lassen sich in dieser Darstellungsform normalerweisenicht ändern.

Report, ListeEin Report ist ein R/3-Programm, das Ihnen als Ergebnis auf dem Bildschirmoder auf dem Drucker eine Liste liefert. Diese Liste enthält spezifische Teile

des Datenbestandes Ihrer Datenbank. Im Auslieferungszustand von SAP R/3sind bereits einige tausend vordefinierter und -strukturierter Reports verfüg-bar. Außerdem kann sich jeder R/3-Benutzer zum Beispiel mit der Program-miersprache ABAP/4 weitere eigene Reports erstellen. Die von R/3 mitgelie-ferten vorgegebenen Reports wurden ebenfalls mit ABAP/4 erstellt.

SelektionskriterienNormalerweise begrenzen Sie die Menge der auszudruckenden Informatio-nen. Selektionskriterien dienen dazu, die unnötig umfangreiche Darstellungoder den unnötigen Ausdruck von Informationen einzuschränken oder zu

verhindern.Sie bestimmen sogenannte Selektionskriterien, die Sie in ein Selektionsbildeingeben.

• In der Buchhaltung wird für eine Kontenübersicht der Kontenplan zumBeispiel auf »GKR« eingegrenzt.

• Oder es werden für eine Kundenübersicht im Vertrieb alle Kunden in einer bestimmten Region ausgewählt.

Möglichkeiten zur Reportausführung

Für das Erstellen eines Reports bietet R/3 normalerweise drei Möglichkeiten:

• Im jeweiligen Arbeitsgebiet stehen Ihnen in Menüs Funktionen zum Auf-ruf von vordefinierten und -strukturierten Reports zur Verfügung.

• Über den Zweig INFOSYSTEME gelangen Sie in das »Informationssystem«.Hier können Sie, getrennt nach Modulen und Arbeitsgebieten und unter-stützt durch eine systematische Menüführung, einen Report suchen, ver-vollständigen und ausführen.

• Der klassische Reportaufruf mit der Menüfunktion SYSTEM | DIENSTE |

REPORTING steht an jeder Stelle zur Verfügung. Viele vordefinierte Reportserreichen Sie nur über diesen Weg. Oft ist dieser Weg – ausgehend von



Einführung 1

1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten 83

der SAP-Ebene – auch der schnellere im Vergleich zum langen Weg über das Arbeitsgebietsmenü.

1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü startenReportaufruf im ArbeitsgebietReports rufen Sie normalerweise aus dem Menü eines Arbeitsgebiets, zumBeispiel RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN, auf. Innerhalb vonbestimmten Zweigen erreichen Sie die vordefinierten Reports über den Un-terpunkt Infosysteme (vgl. Abbildung 1.37). Manche Reports können nur imArbeitsgebiet ausgeführt werden.

Abbildung 1.37 Fenster »Anwendungsbaum Berichtsauswahl Debitorensalden« (\© SAP AG)

Report im Arbeitsgebiet starten

Ausgangspunkt Fenster »Easy Access (vgl. Abbildung 1.37)

1. Öffnen Sie den Easy Access Baum so weit, bis Sie den Report Ihrer Wahlerreicht haben und klicken Sie doppelt darauf.

§ Es erscheint das Auswahlbild.

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und klicken Sie auf das

Symbol .§ Sie erhalten die Liste mit den selektierten Daten aus Ihrer Datenbank.







86

1 Einführung

Ausgehend von der Easy Access-Ebene wählen Sie unter INFOSYSTEME | ALL-GEMEINE BERICHTSAUSWAHL das jeweilige Modul. Danach erscheint eineÜbersicht über alle Berichtsmöglichkeiten. Sobald Sie ein Arbeitsgebiet auf-klappen, sehen Sie dort eine weitere detaillierte Berichtsauswahl.

Einträge in der BerichtsauswahlNach Aufruf der Berichtsauswahl sehen Sie standardmäßig nur die obersteHierarchieebene der Baumstruktur mit den Themengebieten .

• Eine vorangestellte Aktenmappe ( ) bedeutet, dass zu dieser Positionweitere Hierarchieebenen oder Reporteinträge existieren.

• Reportbezeichnungen erscheinen oft erst, wenn Sie aus der zweiten oder dritten Hierarchieebene verzweigen. Einen Reporteintrag erkennen Siedaran, dass hier keine Aktenmappe, sondern das Symbol vorangestellt

ist.

Report in der Berichtsauswahl startenMit Doppelklick führen Sie den Report aus. Es erscheint das erste Bild des Re-ports, in der Regel das Selektionsbild zur Eingrenzung der auszugebendenDaten.

Abbildung 1.40 »Aufgerissener« Berichtsbaum in der Berichtsauswahl »Debitoren« mit

technischen Namen (\© SAP\ AG)



Einführung 1

1.14 Drucken 87

1.14 DruckenSobald Sie einen Befehl zum Drucken geben, erscheint ein Fenster, in das SieVoreinstellungen für einen Druckauftrag eingeben können (vgl. Abb. 1.41).

Wichtige allgemeine Einstellungen• Feld »Ausgabegerät«: Hier wird der von Ihnen verwendete Drucker defi-

niert.

• Feld »Anzahl Ausdrucke«: Hier geben Sie die Zahl der zu druckenden Ex-emplare vor.

• Feld »Sofort ausgeben«: Hier bestimmen Sie den Zeitpunkt des Druckvor-gangs. Durch Ankreuzen dieses Feldes erfolgt der Ausdruck automatischzum frühest möglichen Zeitpunkt.

Abbildung 1.41 Fenster für Druckvorgaben (\© SAP\ AG)

Feldgruppe »Druckaufbereitung«Den Drucklisten sind in R/3 so genannte »Ausgabeformate« zugeordnet.Ausgabeformate enthalten Vorgaben wie die Papiergröße und die Festle-gung auf Hoch- oder Querformat.

• Felder »Zeilen« und »Spalten«: In diesen Anzeigefeldern sehen Sie die

Werte, die für die Druckliste erforderlich sind. Die Werte sollten mit denendes Feldes »Aufbereitung« übereinstimmen.



88

1 Einführung

• Feld »Aufbereitung«: Hier wird das erforderliche Ausgabeformat für den jeweiligen Druckvorgang eingestellt. Das Ausgabeformat X_65_80 be-wirkt beispielsweise eine Formatierung von »65 Zeilen und 80 Spalten jeSeite«.

Wenn die Werte im Feld »Ausgabeformat« kleiner sind als die Angaben inden Feldern »Zeilen« und »Spalten«, kann dies folgende Probleme verursa-chen:

• Zeilen werden abgeschnitten und unvollständig gedruckt.

• Seitenumbrüche werden an Stellen vorgenommen, an denen sie nicht er-wünscht sind.

Feldgruppe »Deckblätter«

Das Deckblatt ist die erste Seite Ihres Ausdrucks. Wenn mehrere Mitarbeiter denselben Drucker verwenden, können Sie diese Feldgruppe dazu nutzen,um die erste Seite Ihres Ausdrucks zum Beispiel mit Ihrem Namen zu kenn-zeichnen.

Späterer AusdruckWenn das Feld »Sofort ausgeben« nicht aktiviert ist, wird ein so genannter Spoolauftrag erzeugt, jedoch zunächst nicht ausgeführt. Der Ausdruck er-folgt erst später mit einer anderen Funktion. Diese Vorgehensweise emp-fiehlt sich in folgenden Fällen:

• Sehr umfangreiche Listen werden meist nach Geschäftsschluss – zum Bei-spiel abends – gedruckt, damit ein gemeinsam genutzter Drucker wäh-rend der normalen Arbeitszeit nicht zu lange belegt ist.

• Sammlung von Druckarbeiten auf besonderen Vordrucken: Statt mehrereMale am Tag das Papier für verschiedene Ausdrucke zu wechseln (z. B.Vordrucke, Formulare, bestimmte Formate), ist es rationeller, die entspre-chenden Druckaufträge für einen späteren gemeinsamen Ausdruck zusammeln und zu koordinieren.

Wichtige Felder für einen späteren Ausdruck• Feld »Name«: Über diese Bezeichnung kann ein vorbereiterer Druckauf-

trag für eine spätere Ausgabe gesucht und freigeben werden.

• Feld »Sofort ausgeben«: Dieses Feld darf natürlich bei einem vorgesehe-nen späteren Ausdruck nicht angekreuzt sein.



Einführung 1

1.15 Aufgaben 89

1.15 Aufgaben1. Erläutern Sie den Unterschied zwischen »Komponente« und »Modul«.

2. R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirt-

schaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, diehier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die Module diesen dreiBereichen zu.

3. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangenvon Industrieunternehmen wie chemische Industrie oder KFZ-Industrieüber Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen,Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften vonSAP ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung?

4. Bei der Anmeldung in R/3 geben Sie eine Mandantennummer an. Wasbedeutet der Begriff »Mandant«, und welche Auswirkung hat die Ein-gabe der Mandantennummer?

5. Nennen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Abmeldung vom Sys-tem R/3 sowie deren Unterschiede.

6. Sie vertreten einen Kollegen, der ebenfalls wie Sie mit SAP arbeitet undzwei Wochen im Urlaub ist. Während Sie für die Debitorenbuchhaltung(Kunden) zuständig sind, bearbeitet Ihr Kollege die Kreditorenbuchhal-tung. Diese Arbeitsteilung gilt auch für die Berechtigungen: Sie haben le-diglich die Berechtigung für Anwendungen im Arbeitsgebiet »Debito-ren«. Der Kollege hat Ihnen jedoch für die Zeit seiner Abwesenheit seinKennwort und seinen Benutzernamen mitgeteilt. Nun muss während der Abwesenheit Ihres Kollegen eine Lieferantenrechnung bezahlt werden,da bereits ein Mahnbescheid droht. Beschreiben Sie an diesem Beispieldie Funktion des Benutzernamens.

7. In welchem Fall ist ein Endanwender gezwungen, sein Kennwort zu ändern?

8. Welche Standardmenüs stehen in R/3 grundsätzlich immer zur Verfügung?

9. Welche Feldarten gibt es in R/3-Fenstern, und worin bestehen die Unter-

schiede?10. Wo können Meldungen von R/3 erscheinen?

11. Grundsätzlich sind bis zu neun Modi möglich, die ein paralleles und effizien-tes Bearbeiten mehrerer Anwendungen erlauben. Ihr Systemverwalter hat

jedoch Ihre maximale Anzahl an Modi auf zwei eingeschränkt. Warum?

12. Herr Willi Hörmann arbeitet in seiner Firma im OFK-Büro (Büro für obereFührungskräfte) mit den Gehaltsdaten der bevorzugten leitenden Ange-stellten und somit mit besonders sicherheitsempfindlichen Daten. Des-

halb hat der Systembetreuer in R/3 festgelegt, dass er mindestens einmalpro Woche sein Kennwort ändern muss. Sein Benutzername entsprichtseinem Nachnamen.



90

1 Einführung

Herr Hörmann legt sich eine Liste mit Kennwörtern auf Reserve an, die er in seinem Arbeitszimmer unter einem Blumentopf aufbewahrt. Herr Hör-mann zeigt Ihnen – Sie sind der zuständige Benutzerbetreuer – folgendeKennwörter, die er sich auf »Vorrat« notiert hat:

!Maus!

Eismann

Hörmi

HM

OFK

RRREIN

Sesam-öffne-Dich

WilliPass

Welche Kennwörter erfüllen die Gültigkeitsregeln und können somit von ei-nem Benutzer mit dem Benutzernamen »Hörmann« verwendet werden?Wenn ein Kennwort nicht gültig ist, so geben Sie bitte hierfür den Grund an.

13. Welche Arten von Anwendungen können unterschieden werden?

14. Nennen Sie den Unterschied zwischen Einstiegsbild und Detailbild.

15. Skizzieren Sie den groben Ablauf einer Formularanwendung zum Ändern

von Daten.16. Wenn Sie Eingabewerte für ein Feld suchen, so können Sie sich mit der

Taste (F4) helfen lassen. Welche drei möglichen Programmreaktionenkönnen Sie nach Betätigung der Taste (F4) bzw. des Symbols er-warten?

17. Welche Vorteile besitzen Matchcodes und Wertelisten?

18. Wodurch unterscheidet sich der Begriff »Liste« vom Begriff »Report“?

19. In welchen Fällen bestimmen Sie, dass ein Druckauftrag nicht sofort aus-

gegeben wird?20. Bei Ihrem Papierausdruck stellen Sie fest, dass der Drucker Seitenwechsel

viel zu früh durchführt und somit lauter halbleere Seiten produziert hat.Wie können Sie dies richtigstellen?

21. Sie lesen in einer bisher unbekannten Anwendung einen Feldnamen,dessen Bedeutung Sie nicht kennen. Wie rufen Sie eine Hilfe zur Inter-pretation des Feldnamens auf?

22. Mit Hilfe welcher Verfahren können Sie sich Begriffsdefinitionen anzei-gen lassen?



Einführung 1

1.16 Lösungen 91

1.16 Lösungen1. Erläutern Sie den Unterschied zwischen »Komponente« und »Modul«.

Ein Modul besteht grundsätzlich aus mehreren Komponenten. So enthält

beispielsweise das Modul »Finanzwesen« Komponenten wie Haupt-buchhaltung, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung.

2. R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirt-schaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, diehier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die Module diesen dreiBereichen zu.Zum Bereich Rechnungswesen gehören die Module »Finanzwesen«,»Treasury«, »Investitionsmanagement«, »Controlling« und »Unterneh-menscontrolling«.

Der Bereich Logistik enthält die Module »Vertrieb«, »Produktionspla-nung und -steuerung«, »Materialwirtschaft«, »Qualitätsmanagement«und »Instandhaltung«.

Der Bereich Personalwirtschaft besteht aus den Modulen »Personaladmi-nistration und -abrechnung« sowie »Personalplanung und -entwick-lung«.

3. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangenvon Industrieunternehmen wie chemische Industrie oder KFZ-Industrieüber Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen,

Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften vonSAP ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung?Customizing-Methoden ermöglichen betriebs- und branchenspezifischeVorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen. Vom R/3-Standard ab-weichende Abläufe lassen sich mit der SAP-eigenen ProgrammierspracheABAP/4 und der Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahlder angebotenen Standardfunktionen deckt die meisten Anforderungenab.

4. Bei der Anmeldung an R/3 geben Sie eine Mandantennummer an. Was

bedeutet der Begriff »Mandant«, und welche Auswirkung hat die Ein-gabe der Mandantennummer?Eine Unternehmung wird in SAP als Mandant bezeichnet und besitzt je-weils eine eigene Mandantennummer. Mit der Mandantennummer wirdder ausschließliche Zugriff auf die Daten des ausgewählten Mandantengesteuert. Ein Benutzer arbeitet üblicherweise mit Daten von lediglich ei-ner Unternehmung.

5. Nennen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Abmeldung vom Sys-tem R/3 sowie deren Unterschiede.

Der Weg über den Menübefehl SYSTEM | ABMELDEN funktioniert immer.



92

1 Einführung

Folgende Möglichkeiten gelten nur, wenn lediglich ein R/3-Fenster ge-öffnet ist:

• Doppelklick auf das Fenstermenü (Systemmenü) in der linken oberenFensterecke

• Klick auf das Fenstermenü und auf den Befehl SCHLIESSEN

• Tastenkombination (Alt)+(F4)

6. Sie vertreten einen Kollegen, der ebenfalls wie Sie mit SAP arbeitet undzwei Wochen im Urlaub ist. Während Sie für die Debitorenbuchhaltung(Kunden) zuständig sind, bearbeitet Ihr Kollege die Kreditorenbuchhal-tung. Diese Arbeitsteilung gilt auch für die Berechtigungen: Sie haben le-diglich die Berechtigung für Anwendungen im Arbeitsgebiet »Debito-ren«. Der Kollege hat Ihnen jedoch für die Zeit seiner Abwesenheit sein

Kennwort und seinen Benutzernamen mitgeteilt. Nun muss während der Abwesenheit Ihres Kollegen eine Lieferantenrechnung bezahlt werden,da bereits ein Mahnbescheid droht. Beschreiben Sie an diesem Beispieldie Funktion des Benutzernamens.Mit Ihrem eigenen Benutzernamen können Sie die Lieferantenrechnungnicht bearbeiten, da Ihrem Benutzernamen hierzu keine Berechtigungzugeordnet ist. Sie müssen sich deshalb mit dem Benutzernamen IhresKollegen anmelden.

7. In welchem Fall ist ein Endanwender gezwungen, sein Kennwort zu än-dern?• Bei der ersten Anmeldung• bei Ablauf der Gültigkeitsdauer, die vom Systembetreuer gesetzt wer-

den kann

8. Welche Standardmenüs stehen in R/3 grundsätzlich immer zur Verfü-gung?• SYSTEM

• HILFE

•

9. Welche Feldarten gibt es in R/3-Fenstern, und worin bestehen die Unter-schiede?• Muss-Felder (Eingabepflicht)

• Kann-Felder (Eingabe möglich, jedoch keine Eingabepflicht)

• Anzeigefelder (keine Eingabe möglich)

10. Wo können Meldungen von R/3 erscheinen?• in der Statusleiste (letzte Fensterzeile)

• in einem eigenen Dialogfenster





94

1 Einführung

15. Skizzieren Sie den groben Ablauf einer Formularanwendung zum Ändernvon Daten.• Start der Anwendung

• Datenauswahl im Einstiegsbild

• Datenanzeige, -änderung in einem oder mehreren Detailbildern• Speicherung der Änderungen ausgehend von einem Detailbild und

Rückkehr in das Einstiegsbild

16. Wenn Sie Eingabewerte für ein Feld suchen, so können Sie sich mit der Taste (F4) helfen lassen. Welche drei möglichen Programmreaktionenkönnen Sie nach Betätigung der Taste (F4) bzw. des Symbols erwar-ten?• Meldung, dass keine Hilfe zur Eingabe verfügbar ist

• Werteliste

• Matchcodefenster

17. Welche Vorteile besitzen Matchcodes und Wertelisten?• Eingabeprüfung zur Vermeidung von Tippfehlern und Falscheingaben

• Suchhilfe für Eingabewerte

18. Wodurch unterscheidet sich der Begriff »Liste« vom Begriff »Report“?Der »Report« ist das Programm, das als Programmergebnis eine »Liste«erstellt.

19. In welchen Fällen bestimmen Sie, dass ein Druckauftrag nicht sofort aus-gegeben wird?• Bei langen Listen

• Beim Ausdruck auf spezielle Vordrucke

20. Bei Ihrem Papierausdruck stellen Sie fest, dass der Drucker Seitenwechselviel zu früh durchgeführt und somit lauter halbleere Seiten produzierthat. Wie können sie dies richtigstellen?Ausgabeformat zuordnen, das gleich viele bzw. mehr Zeilen besitzt, alsder Report in dem Anzeigefeld »Zeilen« verlangt.

21. Sie lesen in einer bisher unbekannten Anwendung (Transaktion) einenFeldnamen, dessen Bedeutung Sie nicht kennen. Wie rufen Sie eine Hilfezur Interpretation des Feldnamens auf?Mit der Taste (F1) oder dem Symbol

22. Mit Hilfe welcher Verfahren können Sie sich Begriffsdefinitionen anzei-gen lassen?• In R/3: HILFE | GLOSSAR

• In Windows: START | PROGRAMME | SAP ONLINE HILFE 4.0 ... | BIBLIO-THEK



Grundlagen des SAP R/3-Finanzwesens 2

95

Kapitel 2

Grundlagen desSAP R/3-Finanzwesens

2.1 Die Integration des Finanzwesens in dasSAP-Gesamtsystem 97



2.3.1 Daten der SAP R/3-Finanzbuchhaltung 104

2.3.2 Mitbuchkontentechnik 105

2.3.3 Belegprinzip und Belegstruktur 107



2.6 Steuern 117


2.8 Praxisfall 121

2.9 Aufgaben 127

2.10 Lösungen 128






2.1 Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem 97

Grundlagen desSAP R/3-Finanzwesens

2.1 Die Integration des Finanzwesens in dasSAP-Gesamtsystem

Aufgabe des Finanzwesens

Das betriebliche Rechnungswesen ist die zentrale Komponente, mit der die-

jenigen Daten eines Unternehmens erfasst, gesteuert und verteilt werden,die für dessen betriebliches Ergebnis relevant sind. Es lässt sich in einen exter-nen und einen internen Rechnungskreis gliedern. Der externe Rechnungs-kreis deckt die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorge-schriebenen Nebenbüchern, der interne die Kosten- und Leistungsrechnungab. In SAP® R/3® wird das externe Rechnungswesen im Systemteil Finanz-wesen (FI), das interne im Systemteil Controlling (CO) dargestellt.

Hauptbuchfortschreibung und Nebenbücher

Das Finanzwesen als zentrale Informationsquelle bezieht seine Daten über-

wiegend aus den folgenden Nebenbüchern, die eine Fortschreibung vonHauptbuchkonten bewirken:

• FI-interne Nebenbücher Debitoren (Kundenbuchhaltung), Kreditoren(Lieferantenbuchhaltung) und Anlagenbuchhaltung

• Materialwirtschaft mit Einkauf, Bestandsverwaltung und Rechnungsprü-fung

• Produktion mit dem PPS-System und Instandhaltung

• Vertrieb

• Personalwirtschaft (periodische Datenübernahme in maschineller Form)



98

2 Grundlagen des SAP R/3-Finanzwesens

Das Finanzwesen wiederum gibt die Daten als Aufwands- oder Ertragsbu-chungen an das interne Rechnungswesen weiter. Um internes und externesRechnungswesen zu integrieren, müssen folgende Voraussetzungen erfülltsein:

• Nutzung eines gemeinsamen Kontenplans

• Mitführung von Zusatzkontierungen bei der Belegerfassung (z.B. Kosten-stelle, Auftragskontierung)

• Einzelbelegverbuchung nach einem durchgängigen Belegkonzept

Abbildung 2.1 Integration des Finanzwesens im R/3-System

Komponenten des Finanzwesens

Das Finanzwesen im R/3-Release 4.6 umfasst folgende Komponenten:

• Hauptbuchhaltung (FI-GL)

• Debitorenbuchhaltung (FI-AR)

• Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)

• Bankbuchhaltung (FI-BL)

• Anlagenbuchhaltung (FI-AA)

• Konsolidierung (FI-LC)

• Spezielle Ledger (FI-SL)

• Haushaltsmanagement (FI-FM)

• Reisemanagement (FI-TV)









Buchungskreis

Ein Mandant kann bis zu 9999 Buchungskreise umfassen. Unter Buchungs-kreisen versteht man im R/3-System selbstständig bilanzierende Einheitender Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die

Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Firmenspezifi-sche Daten werden auf Buchungskreisebene, firmenübergreifende Daten aufMandantenebene angelegt.

Buchungskreisunabhängige Daten sind beispielsweise:

• Belegarten

• Bewegungsarten

• Kontenpläne

Buchungskreisabhängige Daten sind unter anderem:

• Geschäftsjahresende

• Hauswährung

• Belegnummernkreise

Geschäftsbereich

Ein Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die einem wirt-schaftlich separaten Bereich entspricht. Er dient grundsätzlich zu Auswer-tungszwecken. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, geschäftsbereichin-tern Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen, die jedoch

nicht den Anforderungen externer Bilanzen und Gewinn- und Verlustrech-nungen entsprechen. Der Geschäftsbereich dient ferner dazu, Kostenstellenzusammenzufassen und Auswertungen vorzunehmen. Zu diesem Zweckmuss er im Kostenstellenstamm hinterlegt sein. Ein Geschäftsbereich wird un-abhängig von allen anderen Organisationseinheiten definiert. Ein Geschäfts-bereich wird mit Hilfe einer Zusatzkontierung in der Belegposition erfasst.

Kreditkontrollbereich

Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit, in der die Kreditlimitsfür Debitoren gesteuert werden. Mit seiner Hilfe wird abgebildet, welcher Buchungskreis für die Kreditüberwachung zuständig ist.

Funktionsbereich

Der Funktionsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesensund dient zur Darstellung des Umsatzkostenverfahrens. Er kann aus Merk-malen von Kontierungsobjekten sowie aus Beleginformationen auf der Basiseines Substitutionsverfahrens abgeleitet werden. Einen Funktionsbereich zudefinieren ist nur dann notwendig, wenn Ihr Unternehmen das Umsatzkos-tenverfahren einsetzt. Das ist neben dem in Deutschland bislang üblichenGesamtkostenverfahren eine Darstellungsform der GuV. Das Gesamtkosten-verfahren zeigt die gesamten Kosten einer Periode kostenartenbezogen,während das Umsatzkostenverfahren die Kosten leistungsbezogen darstellt.



102


Finanzkreis

Die Organisationseinheit Finanzkreis gliedert ein Unternehmen nach denKriterien der Finanzmittelrechnung sowie des Haushaltsmanagements. Sieentspricht üblicherweise dem Buchungskreis. Aber auch mehrere Buchungs-

kreise können einem Finanzkreis zugeordnet werden.

Werk

Das Werk ist die zentrale Organisationseinheit der Logistik. Insbesondere inden Bereichen Materialbewertung, Bestandsführung, Disposition und Kalku-lation dient es als Bezugsgrundlage. Jedes Werk muss einem Buchungskreiseindeutig zugeordnet sein.

Kostenrechnungskreis

Neben den rein buchhalterischen Belangen müssen auch logistische Aspekte

bzw. betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungs- und Lieferver-kehrs kostenrechnerisch korrekt erfasst, bewertet und zugeordnet werdenkönnen.

Der Kostenrechnungskreis ist diejenige Organisationseinheit der Kostenrech-nung, in der alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle dargestellt werden. Umeine Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermögli-chen, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestens einem Buchungskreis zu-geordnet sein. Für die Belange des Controllings können mehrere Buchungs-kreise zusammengefasst werden.

Buchungskreis und Kostenrechnungskreis haben:

• denselben Kontenplan

• dieselbe Währung

• dieselben Geschäftsbereiche

Kontenrahmen, Kontenplan

Der Kontenrahmen ist eine systematische Gliederung verschiedener Konten,von den einzelnen Wirtschaftszweigen abhängig (z.B. Industriekontenrah-men – IKR, Gemeinschaftskontenrahmen – GKR). Er stellt die Grundlage ei-nes individuellen betrieblichen Kontenplans dar, der alle Konten beinhaltet,die im Buchhaltungssystem eines Betriebs mit ihren betriebsspezifischenKontenbezeichnungen geführt werden. Das R/3-System bildet alle Wert-ströme und Datenflüsse mit Hilfe des Sachkontos ab.

Kontenplan – Kontierungsebene

Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Konten eines Buchungskreises. Des-halb ist jeder Buchungs- und Kostenrechnungskreis genau einem Kontenplanzugeordnet, der für alle Buchungs- und Kostenrechnungskreise, die zusam-

mengehören, identisch sein muss. Umfasst ein Kostenrechnungskreis meh-rere Buchungskreise, müssen auch die betroffenen Buchungskreise demsel-ben Kontenplan zugeordnet sein.





Abbildung 2.4 Kontenplan im Rahmen der Firmenstruktur

Integrierter Kontenplan im SAP-System

Der integrierte Kontenplan umfasst das externe und das interne Rechnungswe-sen. Aus Sicht der Kostenrechnung ist das R/3-System ein Einkreissystem, da

• die Kostenrechnungskonten (Kostenarten) aus den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen werden,

• die Geschäftsvorfälle, die das interne Rechnungswesen betreffen, nichtnoch einmal erfasst werden müssen.



104


Dieser enge Zusammenhang zwischen Finanzwesen und Kostenrechnung si-chert die Integration der Belege und die kontinuierliche Abstimmung beider Rechnungssysteme.

Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und ControllingFinanzbuchhaltung und Controlling werden mit Hilfe des so genannten Ab-stimm-Ledgers abgeglichen. Seine Aufgabe ist es, die Daten des externenund des internen Rechnungswesens so zu sammeln und zu verdichten, dasssie überschaubar sind und gegenseitig abgestimmt werden können.

2.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung

2.3.1 Daten der SAP R/3-Finanzbuchhaltung

Das R/3-System unterscheidet zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten.Alle Daten, die dauerhaft erforderlich sind, also lange bestehen bleiben, wer-den als Stammdaten geführt. Bewegungsdaten sind im R/3-System alle dieInformationen, die aus Belegen abgeleitet werden (z.B. Lieferantenrechnun-gen).

Stammdaten im FI-System

Das FI-System kennt neben den Benutzerstammdaten, die für alle Anwen-dungen gleichermaßen gelten, vorrangig folgende Stammdaten:

• Debitoren-, KreditorenstammdatenStammdaten werden auf Mandantenebene (Konzernebene) mit allge-mein gültigen Daten – wie zum Beispiel Anschrift, Telefonnummer, Bank-verbindung – angelegt. Darauf können innerhalb eines Mandanten alleBereiche der in R/3 definierten Buchungskreise (Firmen) zugreifen undihre jeweils spezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingung,Ansprechpartner usw.) hinzufügen. Die Daten für die Vertriebs- undEinkaufsabteilungen werden ebenfalls dezentral auf den jeweiligenDebitoren- bzw. Kreditorenkonten gepflegt.

• Sachkontenstammdaten

Sachkontenstammdaten werden zentral, nicht auf Mandanten-, sondernauf Kontenplanebene definiert. Sie werden ebenfalls durch ein für denBuchungskreis spezifisches Segment ergänzt. Ein Konzern kann über denKontenplan die allgemeinen Daten der Sachkonten (z.B. Bezeichnung,Kontengruppe) festlegen. Die zum Konzern gehörenden Unternehmenergänzen dann die für ihr Unternehmen spezifischen Daten (z.B. Wäh-rung, Offene-Posten-Verwaltung). Diese Vorgehensweise ermöglicht dieEinführung eines Konzernkontenplans mit einheitlichen Bezeichnungenund Kontensteuerung.





• Bankenstammdaten

Bankenstammdaten (Anschrift, BLZ) werden zentral im Bankenverzeichnisabgelegt. Die Personenkonten nehmen auf diese Daten Bezug. Im Gegen-satz dazu werden jedoch die Angaben, die die Hausbanken der Buchungs-

kreise betreffen, separat definiert. Jeder Hausbank muß ein eigenes Sach-konto zugeordnet sein.

• Summendaten

Wenn Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten bebucht werden, errech-net R/3 die jeweiligen Summendaten. Diese verdichten die zu Grunde lie-genden Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge Mandant – Kontonummer –Buchungskreis.

Bewegungsdaten im FI-System

Alle Geschäftsvorfälle werden in Form von Belegen erfasst und gespeichert(Belegprinzip). Die Grundvoraussetzung für die Abspeicherung eines Belegsist, dass der Saldo der Einzelposten im Beleg null ergibt. Es können nur Be-lege gebucht werden, die vordefinierten Regeln entsprechen. Unvollständigeoder fehlerhafte Belege können in einer Zwischenablage gespeichert wer-den, wirken sich aber nicht auf die echten Buchhaltungsdaten aus (vorer-faßte Belege, gemerkte Belege).

2.3.2 Mitbuchkontentechnik

Hauptbuch

Das Hauptbuch stellt die Standardstruktur im R/3-System dar. Es bildet dieGrundlage für die Erstellung der Bilanz und hat folgende Struktur:

• Mandant

• Sachkontonummer

• Buchungskreis

• Geschäftsbereich

Mit Hilfe der Komponente FI-SL, »Erweiterte Hauptbuchhaltung« (SpecialLedger), können Sie zusätzliche Bücher (Ledger) in frei zu detaillierender

Struktur definieren. Diese Struktur kann beispielsweise Daten aus anderenMandanten enthalten.

Bei der Bebuchung von Sachkonten werden Summendaten fortgeschrieben.Die Summendaten der Sachkonten werden in Büchern geführt, in denenfestgelegt ist, nach welchen Kriterien die Beträge zu Auswertungszweckenverdichtet werden.

Nebenbücher

Für das Rechnungswesen des R/3-Systems sind drei Gruppen von Nebenbü-

chern von Bedeutung:



106


Abbildung 2.5 Prinzip der Buchhaltung (Mitbuchkonten im Hauptbuch)

• Zum Kontokorrent gehören die in Offener-Posten-Buchhaltung geführtenKreditoren und Debitoren sowie Sonderhauptbuchvorgänge wie Anzah-lungen und Wechsel.

• FinanzbezogeneNebenbücher dokumentieren die Bewegungen der Geld-abwicklung und sind in die Konten der Hauptbuchhaltung integriert.

• Die abrechnungs- und bestandsorientierten Nebenbücher (Anlagen- undMaterialbuchhaltung, Personalabrechnung) geben – gesteuert von ein-stellbaren automatischen Kontenfindungsvorgängen – ihre Daten anHauptbuchkonten weiter.

Debitoren, Kreditoren, Abstimmkonto

Debitoren sind über Forderungskonten, Kreditoren über Verbindlichkeits-

konten mit dem Hauptbuch verbunden (Abstimmkonten). Dies wird dadurcherreicht, dass in jedem Debitoren- bzw. Kreditorenstammsatz das zugeord-nete Hauptbuchkonto (Abstimmkonto) eingetragen wird. Diese Abstimm-





konten werden bei einem Buchungsvorgang auf einen Debitor oder Kreditor automatisch fortgeschrieben, was gewährleistet, dass Haupt- und Neben-buch zu jeder Zeit den gleichen Stand aufweisen.

2.3.3 Belegprinzip und BelegstrukturBeleg

Im R/3-System werden Geschäftsvorfälle in Form von Belegen gespeichert,die mit einem Bezug zum Buchungskreis versehen sind. Die Belegnummern,unter denen die Abspeicherung erfolgt, sind in jedem Mandanten eindeutig.

Abbildung 2.6 Zusammenhang zwischen Originalbeleg und Buchungsbeleg



108


Belegprinzipien

Bei der Erfassung von Belegen gelten im R/3-System folgende Regeln:

• Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens zwei, maximal

999 Belegpositionen.• Im Belegkopf finden sich die allgemeinen Daten (beispielsweise Belegda-

tum, Buchungsdatum, Belegnummer, Belegart), die für den gesamten Be-leg gelten.

• Jede Belegposition enthält mindestens einen Buchungsschlüssel, eineKontonummer und einen Betrag, der auf das Konto gebucht werden soll.Zusätzlich können weitere Informationen, wie zum Beispiel Zahlungsbe-dingungen, angegeben werden.

• Ein Beleg kann nur gebucht werden, wenn der Saldo aus den Soll- und

Haben-Positionen null ist.Belegart

Um Belege nach Art des Geschäftsvorfalls (Journalerstellung) unterscheidenzu können, ist im Standardsystem eine Reihe von Belegarten (Bankbeleg,Debitorenrechnung, Debitorenzahlung usw.) definiert. Bei der Erfassungeiner Belegart wird dieser automatisch ein Belegnummernkreis zugeordnet.Die Definition weiterer Belegarten ist jederzeit möglich.

Buchungsschlüssel

Mit dem Buchungsschlüssel wird definiert,

• ob eine Soll- oder Haben-Buchung vorgenommen werden soll,

• welche Kontoart (z.B. Sachkonto, Debitor oder Kreditor) zu bebuchen ist,

• ob sich der Vorgang auf den Umsatz auswirkt,

• wie die Maske zur Belegerfassung erscheinen soll.

Integration der Belege im System

Mit Hilfe der Belegerfassung wird jeder Geschäftsvorfall detailliert im Systemgespeichert. Gleichzeitig werden aber auch die Salden in den Nebenbuchhal-

tungen und im Hauptbuch fortgeschrieben. Auf diese Weise können Sie imFinanzwesen bereits unmittelbar nach dem Buchen eines Belegs Auswertun-gen erstellen, die auf dem jeweils aktuellsten Stand basieren.

Automatische Buchungserstellung

Um die Belegerfassung zu erleichtern, erstellt R/3 verschiedene Buchungenautomatisch, beispielsweise Buchungen von Skonti, Umsatzsteuern, Zah-lungs- oder Währungsdifferenzen. Für jede automatisch erzeugte Buchungwird eine Buchungszeile erstellt und in den aktuell bearbeiteten Beleg einge-stellt.





Belegartenkennzeichen

In R/3 wird die Belegart genutzt, um verschiedene Arten von Geschäftsvor-fällen zu unterscheiden. Eine Belegart ist ein zweistelliges Kennzeichen, demeine Reihe von Steuerungsfunktionen zugeordnet ist; sie wird in der Belegar-

tentabelle T003 für den gesamten Mandanten definiert. Alle Belegarten sinddefiniert. Neben den bereits vorgegebenen können Sie als Anwender zusätz-lich weitere Belegarten definieren.

Abbildung 2.7 Im Standardsystem definierte Belegarten der Buchhaltung (Quelle SAP AG)

Verwendung der BelegartDie Belegart hat verschiedene Funktionen, zum Beispiel:

• Differenzierung der Geschäftsvorfälle

• Steuerung der bebuchbaren Kontoarten im Beleg (in reinen Sachkonten-belegen dürfen z.B. keine Kreditoren- oder Debitorenkonten bebuchtwerden)

• Steuerung der Belegnummernvergabe

• Vorgaben für die Ablage

BelegnummernBelegarten und Belegnummern stehen im R/3-System in engem Zusam-menhang: Jeder Beleg erhält eine eigene Nummer, die durch Hinzufügungdes Buchungskreises und des Geschäftsjahres erweitert und dadurch eindeu-tig ist. Belegnummern dürfen maximal zehnstellig sein.

Belegnummernvergabe

Belegnummern können extern oder intern vergeben werden. Bei der exter-nen Vergabe vergibt der Benutzer selbst die Belegnummern. Bei diesem Vor-gehen weist das System Doppelvergaben ab. Bei der internen Vergabe vonBelegnummern übernimmt das System die fortlaufende Nummerierung der Belege gemäß den obigen Kriterien.



110


Abbildung 2.8 Informationen zur Belegablage

Eine externe Nummernvergabe ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Belegeaus einem Vorsystem über eine Schnittstelle in das SAP R/3-System über-nommen werden (ursprüngliche Belegnummer).

Die interne Nummernvergabe wird grundsätzlich dann verwendet, wenn einBeleg keine eindeutige Belegnummer hat (z.B. bei Eingangsrechnungen).

Belegnummernkreise

Jeder Belegart muss ein Nummernkreis im System zugeordnet werden. Num-

mernkreise hängen vom Buchungskreis ab: Das heißt, für jeden Buchungs-kreis müssen separate Nummernkreise angelegt werden. Dies geschieht inder Regel, indem bereits existierende Nummernkreise kopiert werden.

Sind Nummernkreise jahresbezogen definiert, dann steht für jedes Ge-schäftsjahr der vollständige Nummernbereich zur Verfügung. Durch dieAngabe der Belegnummer und des Geschäftsjahres lässt sich jeder Beleg ein-deutig identifizieren.

Werden Nummernkreise geschäftsjahresunabhängig definiert (indem manals Geschäftsjahr »9999« angibt), dann kann dieselbe Belegnummer selbst-

verständlich nur ein einziges Mal innerhalb des so definierten Zeitraums ver-wendet werden.

Bei der Definition der Nummernkreise muss das jährliche Belegvolumen be-rücksichtigt werden. Rechnen Sie mit einem hohen Belegaufkommen, solltenSie die Belegnummernkreise in jedem Fall jahresbezogen definieren.

Ablagekriterien

Bei der Ablage der Originalbelege muss sichergestellt sein, dass zwischenden abgelegten Belegen und dem EDV-Beleg eine eindeutige Verbindungbesteht. Es hat sich bewährt, den Originalbeleg unter der gleichen Nummer wie den EDV-Beleg abzulegen. Die Belegart und die Nummernkreisdefinitionunterstützen dieses Ablageverfahren.

NNNNNNNNNN





Einem Nummernkreis können mehrere Belegarten zugeordnet werden. AufGrund dieser Zuordnung kann die gemeinsame Ablage zusammengehöriger Originalbelege gesteuert werden.

Abbildung 2.9 Buchungsschlüssel im R/3-System

Standardausprägung

Das R/3-System wird mit vordefinierten Buchungsschlüsseln ausgeliefert.Diese Vorgaben sollten Sie als Anwender übernehmen, da Sie anderenfallsumfangreiche Änderungen in den verschiedensten Steuertabellen vorneh-men müssen.

Abbildung 2.9 zeigt die im Standardsystem vorgegebenen Buchungsschlüs-sel. Von besonderer Bedeutung für die Buchhaltung sind die Bereiche:

• Debitoren (01 – 19)

• Kreditoren (21 – 39)

• Sachkonten (40 – 50)



112


Die Buchungsschlüssel sind auf Mandantenebene definiert, deshalb wirkensich Änderungen auf alle Buchungskreise dieses Mandanten aus.

Steuerungsfunktionen

Für die Fortschreibung der gebuchten Werte in den Summendaten werdenfür jeden Buchungsschlüssel Informationen hinterlegt, wie zum Beispiel

• die zu bebuchende Kontoart (beispielsweise Sachkonto, Debitor, Kreditor,Material oder Anlage)

• die Art der Buchung als Soll- oder Haben-Buchung

• das Umsatzkennzeichen (»Umsatzkennzahlen fortschreiben Ja/Nein«)

Der Buchungsschlüssel steuert auch Verarbeitungsabläufe für die gebuchtenDaten:

• Kennzeichen – Zahlungsvorgang (Analyse des Zahlungsverhaltens und Er-stellung von Zahlungsmitteilungen für Debitoren und Kreditoren)

• Buchungsschlüssel für die Stornierung eines Belegs (Ermittlung des Um-kehrbuchungsschlüssels aus dem Buchungsschlüssel des zu stornierendenBelegs)

Bildschirmmodifikation

Feldstatusdefinitionen steuern im R/3-System, ob ein Feld gepflegt werdenmuss oder gepflegt werden kann bzw. ob es angezeigt oder ausgeblendetwird. Diese Definitionen werden zum einen in den Stammsätzen der Sach-

konten und zum anderen in den Festlegungen, die bezüglich der Buchungs-schlüssel getroffen werden, hinterlegt. Diese miteinander verknüpftenFestlegungen bilden die Grundlage für die Modifikation des Erfassungsbild-schirms auf Belegzeilenebene. Der Erfassungsbildschirm kann damit je nachbebuchtem Sachkonto (bei Nebenbuchhaltungen ist dies das Abstimm-konto) und Buchungsschlüssel gestaltet werden.

2.4 Menüs des FinanzwesensR/3 fasst unter dem Oberbegriff »Rechnungswesen« verschiedene Arbeits-bereiche zusammen:

• Hauptbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung

• Kreditorenbuchhaltung

• Bankenbuchhaltung

• Anlagenwirtschaft

• Konsolidierung

• Spezielle Ledger

• Haushaltsmanagement• Reisemanagement





Abbildung 2.10 Allgemeines Menü des R/3-Systems mit Einstieg in die Finanzbuchhaltung(© SAP\ AG)

Die Arbeitsgebiete »Hauptbuch«, »Debitoren«, »Kreditoren« und »Banken«enthalten alle Funktionen, die zur Abwicklung von Arbeiten im Rahmen der

Finanzbuchhaltung notwendig sind. Die weiteren Menüs dienen zum Um-gang mit Firmenverbänden (d. h. für Konsolidierungsmaßnahmen), zum Ein-satz des General Ledger als erweiterter Auswertungsfunktion, zur Steuerungvon Einnahmen und Ausgaben (Haushaltsmanagement) und zur buchmäßi-gen Darstellung von Geschäftsreisen. Im Folgenden wird als Beispiel dasArbeitsgebiet »Kreditoren« dargestellt. Die übrigen Arbeitsgebiete der Finanzbuchhaltung sind analog aufgebaut.

Menü der Kreditorenbuchhaltung

Das Menü der Kreditorenbuchhaltung in R/3 ist nach folgenden Arbeits-

schwerpunkten gegliedert:

• Buchung: Funktionen zur Erfassung von Geschäftsvorfällen

• Beleg: Bearbeitung von gebuchten Belegen

• Konto: Saldenanzeige, Postenanzeige und -bearbeitung, Ausgleichsvor-gänge und Korrespondenzen zum Konto

• Stammdaten: Pflege von Stammdaten des jeweiligen Bereichs des Finanz-wesens (hier: Kreditorenstamm, Banken)

• Periodische Arbeiten: Funktionen, die zum Abschluss von Buchungsperi-

oden oder zu anderen definierten Zeitpunkten (z.B. Zahl- oder Mahnpro-gramm) ausgeführt werden

• Umfeld: Verzweigung in das Einstellungsmenü der Buchhaltung



114


Abbildung 2.11 Menü der Kreditorenbuchhaltung »PERIODISCHE ARBEITEN« (\© SAP\ AG)

2.5 Grundeinstellungen zum BuchungskreisIm Folgenden werden die wichtigsten Grundeinstellungen vorgestellt, die imR/3-System für einen Buchungskreis vorgenommen werden müssen:

Geschäftsjahre

In der Buchhaltung sind Geschäftsjahre ein wichtiges Gliederungskriterium. Siewerden in Buchungsperioden und – für den Jahresabschluss – in Sonderpe-rioden unterteilt. Im R/3-System ist der Benutzer nicht an Kalenderjahre oder -monate gebunden, wenn er Geschäftsjahre oder Buchungsperioden definierenwill. In jedem Geschäftsjahr können bis zu 16 Perioden definiert werden; dabeiist die Aufteilung in Buchungs- und Sonderperioden frei wählbar.

Geschäftsjahresvariante

Mit Hilfe der Geschäftsjahresvariante werden der Zeitraum des Geschäfts- jahres und die Buchungsperioden festgelegt. Jedem Buchungskreis muß eineGeschäftsjahresvariante zugeordnet werden. Dies geschieht, indem Sie einKennzeichen in der Buchungskreistabelle T001 angeben. Genügen die imSystem bereits definierten Varianten nicht den konkreten Erfordernissen,können für jeden Mandanten beliebig viele weitere Geschäftsjahresvariantendefiniert werden. Einem Buchungskreis dagegen kann jeweils nur eine Vari-ante zugeordnet werden. Eine Geschäftsjahresvariante wird durch die fol-genden Parameter definiert:

• Beginn und Ende eines Geschäftsjahres• Anzahl der Perioden (maximal 16)

• Länge des Geschäftsjahres sowie Länge der einzelnen Buchungsperioden





Buchungsperiode

Jeder Geschäftsvorfall wird im R/3-System als Beleg gespeichert und immer einer Buchungsperiode zugeordnet. Diese ist ein für die Zwecke der Buchhal-tung definierter Zeitraum innerhalb eines Geschäftsjahres, das aus maximal

16 Buchungsperioden bestehen darf.

Man unterscheidet zwei Arten von Buchungsperioden:

• normale Buchungsperioden

• Abschlussperioden (Sonderperioden)

Abbildung 2.12 Buchungsperioden einstellen

Buchungsperiodensteuerung

In einem ordnungsgemäß geführten Buchhaltungssystem muss gewährleis-tet sein, dass buchhalterisch abgeschlossene Perioden nachträglich nichtmehr und zukünftige, noch nicht relevante Perioden, noch nicht bebucht



116


werden können. Dies ist der Grund, weshalb die laut zugeordneter Geschäftsjahresvariante definierten Buchungsperioden buchungskreisab-hängig geöffnet und geschlossen werden.

Grundsätzlich wird eine Buchungsperiode für den gesamten Buchungskreisgeöffnet oder geschlossen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, nach Kontoartund -nummer spezifiziert die Buchungsperioden zu öffnen oder zu schließen(z.B. für Konten, die durch Schnittstellen in der Mitte der Folgeperiode be-bucht werden).

Buchungsperiode und Geschäftsjahr

Die Finanzbuchhaltung kann im R/3-System zu jedem beliebigen Zeitpunktbeginnen, also auch innerhalb eines Geschäftsjahres.

Aus dem Buchungsdatum in den Belegen wird mittels der Festlegungen zur

Geschäftsjahresvariante diejenige Buchungsperiode bestimmt, die fortge-schrieben wird. Handelt es sich um Abschlussperioden, muss im Beleg dieentsprechende Buchungsperiode angegeben werden. Werden Buchungen inein zurückliegendes Geschäftsjahr vorgenommen, führt dies automatisch zueiner Korrektur des Saldovortrags für das neue Jahr.

Pflege der Buchungsperioden

Buchungsperioden werden im Arbeitsgebiet der Hauptbuchhaltung ge-pflegt. Dafür stehen zwei Zeitintervalle zur Verfügung: Das erste bildet dieBuchungsperioden 1 bis 12, das zweite die Sonderperioden. Für jedes Inter-

vall werden Anfangs- und Endperiode des Geschäftsjahres angegeben. Diein diesen Grenzen liegenden Perioden sind dann für Buchungen bereit.

Abbildung 2.13 Pflege der Buchungsperioden (\ SAP\ AG)




2.6 Steuern 117

Um Buchungsperioden zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Finanzwesen »Hauptbuchhaltung«

1. Wählen Sie UMFELD | LAUFENDE EINSTELLUNGEN.

§ Das Fenster »Laufende Einstellungen: Hauptbuchhaltung« wird ange-zeigt. In diesem stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl.

2. Wählen Sie BUCHUNGSPERIODEN ÖFFNEN UND SCHLIESSEN.

§ Das Fenster »Sicht: »Buchungsperioden: Zeiträume festlegen« ändern:Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 2.13).

3. Sie können die Periode schließen, indem Sie eine folgende Periode eintra-gen.


§

Die Daten werden gesichert.

2.6 Steuern

Steuerarten

Das R/3-System berücksichtigt eine Vielzahl von Steuern, die im In- undAusland auf einen Rechnungsbetrag erhoben werden, so zum Beispiel

• Umsatzsteuer (Ausgangssteuer, Vorsteuer, abzugsfähig und nicht ab-zugsfähig)

• Zusatzsteuern (z.B. Investitionssteuer in Norwegen oder Ausgleichssteuer in Belgien)

• Quellensteuer

Steuerkennzeichen

Das zweistellige Steuerkennzeichen regelt alle mit der Steuerermittlung ver-bundenen Vorgänge. Die Festlegungen, die zusätzlich zum Steuerkennzei-chen getroffen werden, dienen zum

• Prüfen des Umsatzsteuerbetrags im Beleg

• automatischen Errechnen des Steuerbetrags• Errechnen des nicht abzugsfähigen Vorsteueranteils

• Prüfen der Zulässigkeit der gewählten Steuerart auf dem bebuchtenKonto

• automatischen Ermitteln des zugehörigen Steuerkontos

Kalkulationsschema

Für viele Länder ist im R/3-System bereits ein Kalkulationsschema definiert,das die erforderlichen Festlegungen zur Berechnung und Buchung landesspe-

zifischer Steuern enthält. Im Kalkulationsschema des jeweiligen Landes (für Deutschland ist dies »TAXD«) werden die dafür erforderlichen Steuertypendefiniert, indem für jeden Steuertyp die folgenden Parameter definiert werden:



118


• Der Basisbetrag für die Steuerberechnung

• Die Rechenregel zur Ermittlung des Steuerbetrages (im Hundert bzw. vomHundert)

• Die Kontoseite (Soll oder Haben), auf die gebucht werden soll

• Separate Buchung des Aufwands aus Steuern oder Verteilung auf Sach-konten- und Anlagepositionen

Abbildung 2.14 Steuertypen in SAP R/3

Nutzung der Steuerkennzeichen

Im Sachkonto wird festgelegt, welche steuerlich relevanten Buchungen zu-lässig sind. Dies geschieht, indem entweder ein Steuerkennzeichen festge-legt oder definiert wird, ob – und welche – Gruppen von Steuerkennzeichen

verwendet werden können. Angaben, die Abstimmkonten betreffen, wirkensich auf die zugeordnete Nebenbuchhaltung aus.





Auf Belegebene wird das Steuerkennzeichen für jede Kontierungszeile defi-niert. Die Verprobung der Steuer erfolgt für jedes Steuerkennzeichen auf der Belegebene. Steuermeldungen werden generell aus den Steuerdaten der Be-lege erzeugt.

2.7 Automatische Buchungen

Begriff

Im R/3-System ist eine Vielzahl von automatischen Buchungen vordefiniert,die mit den Customizing-Funktionen individuellen betrieblichen Bedingun-gen angepasst werden können. In Abbildung 2.15 sind die Sachverhalte dar-gestellt, für die das System automatische Buchungen vorsieht.

Abbildung 2.15 Komplexe mit automatischer Erstellung von Buchungszeilen in Belegen

Für alle automatischen Buchungen gilt, dass das System auf Grund der Infor-mationen im Buchungsbeleg oder in den betroffenen Stammsätzen zusätzli-che Buchungszeilen erstellt.



120


Bilanz

Bei der unternehmensspezifischen Anpassung des R/3-Systems, dem so ge-nannten Customizing, werden den verschiedenen Verfahren der Bilanzkor-rektur die entsprechenden Sachkonten zugeordnet. Dabei wird für jedes Ge-

winn- und Verlustkonto auf Kontenplanebene ein Schlüssel definiert, der bestimmt, auf welches Vortragskonto das Ergebnis im Rahmen des Jahresab-schlusses vorgetragen wird.

Kursdifferenzen

Wenn beim Ausgleich offener Posten Kursdifferenzen auftreten, wird diesvom System automatisch ermittelt und gebucht. Zu diesem Zweck müssendas zu bebuchende Sachkonto sowie die verwendeten Buchungsschlüsselfestgelegt werden. Kursgewinn- und Kursverlustkonten können – nachWährungen differenziert – bereits bei der Definition der automatischen Bu-chungen vorgegeben werden.

Nachbelastung von GuV- und Bilanzkonten

Um Nachbelastungen von GuV- und Bilanzkonten zur Geschäftsbereichsauf-teilung durchzuführen, werden Korrektur- und Verrechnungskonten benö-tigt, die automatisch bebucht werden. Die Geschäftsbereichsaufteilung dientzum Erstellen von Geschäftsbereichsbilanzen.

Skontobuchungen

Bevor ein Skonto gebucht werden kann, muss dessen Betrag ermittelt wer-den. Diese Beträge bucht das System entweder auf Skontoertrags- oder Skontoaufwandskonten.

Folgende Sachkonten werden benötigt:

• Skontoertrag

• Skontoaufwand

• Skontoverrechnung (bei Anwendung des Nettoverfahrens)

Bei der Definition automatischer Skontobuchungen wird festgelegt, nachwelchen Kriterien das System die Skontokonten ermittelt. Mit Hilfe einesSteuerkennzeichens kann eine weitere Unterteilung in verschiedene Skonto-konten vorgenommen werden.

Steuern

In den Belegzeilen für die Aufwands- und Erlöspositionen werden auch In-formationen über die Buchung der Umsatzsteuer mitgeführt. Der Buchungs-betrag auf dem Sachkonto, der Steuerbetrag und das Steuerkennzeichensind die wichtigsten Informationen für die Erstellung der Steuerbuchungs-zeile. Für die Kontenfindung ist der Steuerschlüssel relevant, der die Steuer-

art (Vor- oder Ausgangssteuer) und den zutreffenden Prozentsatz der Steuer definiert. Beide Größen sind Schlüssel für die Zuordnung von Steuerkonten.




2.8 Praxisfall 121

Über den Buchungskreis wird das jeweils gültige Kalkulationsschema ermit-telt, aus dem mit dem Steuerschlüssel, der in der Belegzeile angegeben ist,der Kontenschlüssel für die automatische Buchung ermittelt wird. Der demBuchungskreis zugeordnete Kontenplan und der Kontenschlüssel sind not-

wendige Parameter für die Ermittlung des Steuerkontos in der Tabelle T030.Hier kann zusätzlich auf Grund des Steuerkennzeichens eine Unterscheidungnach den zu bebuchenden Steuerkonten vorgenommen werden.

2.8 PraxisfallIn einem Industrieunternehmen der Konsumgüterbranche (im folgendenKunz AG genannt) wurde beschlossen, die bisherige Individualsoftware inden Bereichen Rechnungswesen und Controlling durch die SAP R/3-ModuleFI (Finanzwesen) und CO (Controlling) zu ersetzen. Im Zuge der R/3-Ein-

führung sollten auch Maßnahmen zur Prozessoptimierung erfolgen. Ins-besondere im Bereich Rechnungswesen verursachten umfangreiche Ab-stimmarbeiten im Rahmen der Monats- und Jahresabschlüsse erheblicheZusatz-belastungen für die zuständige Fachabteilung.

Die Kunz AG gliedert sich funktional in folgende Bereiche:

• Zentrale

• Produktion

• Vertriebsniederlassungen

In der Zentrale sind das Rechnungswesen, das Controlling, der Einkauf, der Vertrieb, das Marketing und die Entwicklung angesiedelt. Die Produktion er-folgt in mehreren Werken an verschiedenen Standorten. Die Kunz AG ver-fügt etwa über 20 Vertriebsniederlassungen. Außerdem wird der Vertriebvon rechtlich selbstständigen Händlern unterstützt.

Vor der Umstellung war das Rechnungswesen der Kunz AG in elf Abrech-nungskreise gegliedert:

• Zentrale (mit Werken)

• zehn NiederlassungenDie Kunz AG unterhielt somit elf vollständig voneinander getrennte Buchhal-tungen, die jedoch monatlich abgestimmt und zum Jahresabschluss konsoli-diert werden mussten. Jede Niederlassung hatte darüber hinaus ihren eige-nen Kontenplan. Die Niederlassungen – wenn auch juristisch keineselbstständigen Unternehmen – wurden buchhalterisch als eigenständigeUnternehmen behandelt. Der Grund für diese Organisationsform bestanddarin, dass jede Niederlassung eine separate Bilanz und eine Profit-Center-orientierte Verrechnung aufstellen konnte. Diese sollte es erleichtern, dieNiederlassungen mit den unabhängigen Händlern zu vergleichen; danebendiente sie dem jeweiligen Niederlassungsleiter als Steuerungsinstrument.



122


Diese buchhalterische Trennung führte dazu, dass alle Transaktionen zwi-schen der Zentrale und den einzelnen Niederlassungen sowie zwischen denNiederlassungen selbst so gebucht wurden, als handele es sich um Fremdun-ternehmen. Die Folgen waren:

• Aufblähung des Buchungsstoffs

• Großer Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Niederlassungsab-rechnungen und der Zentrale

• Hoher Konsolidierungsaufwand

Man ging davon aus, dass in der Zentrale für die Abstimmungsarbeiten der Niederlassungsabrechnungen jeweils zehn Manntage pro Monat aufgewen-det werden mussten. Hinzu kamen weitere zehn Manntage pro Berichtszeit-punkt (zwei Mal jährlich) innerhalb der Kunz AG-Zentrale für die erforderli-

chen Konsolidierungsarbeiten.Abbildung 2.16 zeigt die Ausgangssituation der Kunz AG, wobei die Organi-sationselemente den im R/3-System gebräuchlichen Begriffen angepasstwurden.

Abbildung 2.16 Aufbauorganisation der Kunz AG

Infolge der Trennung des Buchungsstoffs in unabhängige Abrechnungs-kreise und einer zunehmenden Geschäftstätigkeit stiegen die Belastungender Mitarbeiter im Rechnungswesen ständig. Der zuständige Abteilungsleiter fasste den Entschluss, diese Situation im Zuge der R/3-Einführung grundle-gend zu verändern. Die Abrechnungen der Niederlassungen betreffend wur-

den folgende Ziele festgelegt:

MandantKunz-AG

Buchungskreis

Kunz-Zentrale

Buchungskreis

NL 1

Buchungskreis

NL 10. . .

Werk

1 . . .

Werk

2

Konsolidierungs-aufwand (manuell)

Abstimmungsaufwand(manuell)








2.8 Praxisfall 125

rechnungen entfällt. Würden die Niederlassungen als Buchungskreise geführt,würde das R/3-System zwar den Verrechnungsaufwand zwischen den Bu-chungskreisen ebenfalls unterstützen (auf Grund der automatischen Verrech-nungsbuchungen), der Konsolidierungsaufwand für die Abschlüsse bliebe

jedoch gleich. Darüber hinaus müssten für jede Niederlassung buchungskreis-spezifische Parameter eingerichtet und gepflegt werden. Dem dafür erforderli-chen Aufwand stünden jedoch keine nennenswerten Vorteile gegenüber.

Abbildung 2.17 Organisationsstruktur der Kunz AG nach der Sollkonzeptionsphase

Die für die jeweilige Niederlassung spezifische Darstellung der Ergebnisseund Bilanzkonten wird mit Hilfe des Geschäftsbereichs realisiert. Für jedeNiederlassung wurde deshalb ein Geschäftsbereich definiert, der in Form ei-ner Zusatzkontierung in jedem Beleg mitgeführt wird. Darüber hinaus sinddem Geschäftsbereich bestimmte Kostenstellen eindeutig zugeordnet undim Kostenstellenstamm entsprechend definiert. Sobald eine Kostenstelle imBeleg angegeben wird, wird diesem automatisch der betroffene Geschäfts-bereich zugeordnet.

Für die Ergebnisberichterstattung wurde die R/3-Ergebnisrechnung (CO-PA)implementiert. Die Trennung der Kunz-Niederlassungen erfolgt hierbeiebenfalls auf Geschäftsbereichsebene.

Diese Veränderung der Organisationsstruktur wies folgende Vorteile auf:

• Flexible Ergebnisdarstellung nach Niederlassungen (Geschäftsbereichen)

• Darstellung der Sachkonten nach Niederlassungen (Geschäftsbereichen)

• Möglichkeit, Geschäftsbereichsbilanzen zu erstellen

MandantKunz-AG

BuchungskreisKostenrechnungskreis

Ergebnisbereich

Zentrale

...

KST

1000

KST

2000

KST

3000

KST

4000

Geschäfts-

Bereich

NL 1

Geschäfts-

Bereich

NL 2

Geschäfts-

Bereich

Zentrale

KST

5000

KST

6000

... ... ...



126


• Verwendung von Standardauswertungen in der Finanzbuchhaltung undKostenrechnung mit Geschäftsbereichsabgrenzungen

• Erhebliche Reduzierung des Abstimmungsaufwands, der fortan nur nochbei falscher Kontierung erforderlich wird (maschinelle Unterstützung

durch Standardreports)• Wegfall der Konsolidierungsarbeiten




2.9 Aufgaben 127

2.9 Aufgaben1. Das SAP R/3-System kann für das Modul »Finanzwesen« in verschiedene

Komponenten unterteilt werden. Um welche Komponenten handelt es

sich dabei?2. Zur Darstellung der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen stehen im

R/3-System für jeden Bereich verschiedene Organisationselemente zur Verfügung. Welche Organisationselemente werden in der R/3-Finanz-buchhaltung verwendet?

3. Erläutern Sie die SAP-Begriffe »Mandant«, »Buchungskreis« und »Ge-schäftsbereich«.

4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der R/3-Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen?

5. Im R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten« unter-schieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuchhal-tung typischerweise geführt werden.

6. Der »Beleg« ist im R/3-System nach einer bestimmten Struktur aufge-baut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Beleg-prinzip“?

7. Der Beleg im R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben. WelcheEingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg gebucht

werden kann?8. Die Belegnummer spielt im R/3-System eine bedeutende Rolle. Welche

Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Belegnum-mernvergabe gibt es?

9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. WelcheFunktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System?






2.10 Lösungen 129

4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der SAPR/3-Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen?Jedem Buchungskreis wird ein Kontenplan zugeordnet. Einem Kontenplankönnen mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

5. Im SAP R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten«unterschieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuch-haltung typischerweise geführt werden.Im SAP R/3-System werden für die Finanzbuchhaltung folgende Stamm-daten geführt:

• Sachkontenstammdaten

• Debitorenstammdaten

• Kreditorenstammdaten

• Bankenstammdaten• Summendaten

6. Der »Beleg« ist im SAP R/3-System nach einer bestimmten Struktur auf-gebaut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Be-legprinzip“?Der Beleg im SAP R/3-System besteht aus einem Belegkopf und minde-stens zwei (maximal 999) Belegpositionen. Unter dem Belegprinzip ver-steht SAP die Tatsache, dass alle Geschäftsvorfälle in Form von Belegenerfasst und gespeichert werden.

7. Der Beleg im SAP R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben.Welche Eingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg ge-bucht werden kann?Der Beleg in der SAP R/3-Finanzbuchhaltung erfordert folgende Min-desteingaben im Belegkopf:

• Belegdatum

• Buchungsdatum

• Belegart

• Buchungskreis

• Währung

In der Belegposition müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Buchungsschlüssel

• Konto

• Betrag

• Darüber hinaus kann ein Beleg nur gebucht werden, wenn er abschlie-ßend den Saldo null aufweist.



130


8. Die Belegnummer spielt im SAP R/3-System eine bedeutende Rolle. Wel-che Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Beleg-nummernvergabe gibt es?Zweck der Belegnummer ist die Identifizierung des Belegs und die Refe-

renzdarstellung zwischen »Maschinenbeleg« und Originalbeleg. Im SAPR/3-System existieren zwei Arten der Belegnummernvergabe:

• Interne Belegnummernvergabe (fortlaufende Vergabe durch das Sys-tem)

• Externe Belegnummernvergabe (»manuelle« Erfassung durch den An-wender)

9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. WelcheFunktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System?• Die Belegart übernimmt im SAP R/3-System folgende Funktionen:

• Differenzierung der Geschäftsvorfälle (Ablagekriterium)

• Zuordnung des Belegnummernkreises





132

3 Nebenbuchhaltung: Personenkonten, Belege, offene Posten

3.6 Praxisfall 187

3.7 Aufgaben 191

3.8 Lösungen 192





134


3.1 PersonenkontenpflegeBei Personenkonten unterscheidet man zwischen Kunden- oder Debitoren-konten einerseits und Lieferanten- oder Kreditorenkonten andererseits.

3.1.1 Debitorenstammsatz

Der Debitorenstammsatz enthält alle Informationen über Kunden, die für dieBereiche Buchhaltung und Vertrieb zur Abwicklung von Geschäftsvorfällenerforderlich sind, zum Beispiel die Anschrift des Kunden, seine Bankverbin-dung, Ansprechpartner usw.

Bereiche des DebitorenstammsatzesDamit die Stammsätze sowohl von der Buchhaltung als auch vom Vertriebgenutzt werden können, ist eine Gliederung in folgende Bereiche vorgese-

hen:• Allgemeiner Bereich für Daten auf Mandantenebene

• Bereich der Buchungskreisdaten

• Bereich für Vertriebsinformationen zu Verkaufsorganisationen, Vertriebs-wegen oder Sparten

Der allgemeine Bereich eines Debitors wird nur ein Mal pro Mandant ange-legt. Er ist Voraussetzung für die Erfassung anderer Stammdaten. Die hierzugehörenden Daten können aus organisatorischer Sicht in drei Gruppen un-

terteilt werden:• Daten, die sowohl vom Vertrieb als auch von der Buchhaltung genutzt

werden (z.B. Adressen und Kommunikationsverbindungen)

• Nur von der Buchhaltung genutzte Daten, wie zum Beispiel Bankverbin-dungen

• Nur vom Vertrieb genutzte Daten, wie zum Beispiel Lieferorte

Um einen Debitor in einem Buchungskreis bearbeiten zu können, muss einBereich mit den für den jeweiligen Buchungskreis spezifischen Daten ange-legt werden. Die Daten dieses Bereichs werden von der Buchhaltung genutzt

und können in jedem Buchungskreis anders ausgeprägt sein.

Zu diesen Daten gehören unter anderem:

• Das Abstimmkonto (Mitbuchkonto) als Verbindung zum Hauptbuch

• Informationen zur Steuerung des Mahn- und Zahlungswesens

• Festlegungen über Zugriffsberechtigungen auf die Daten des Debitoren-kontos

Neben den Buchhaltungsdaten werden auf der Vertriebsbereichsebene Da-ten hinterlegt, die in jedem definierten Vertriebsbereich unterschiedlich sein

können und nur in der Anwendung »Vertrieb« (SD) genutzt werden.







Nebenbuchhaltung: Personenkonten, Belege, offene Posten 3


Abbildung 3.2 Allgemeine Daten: Anschrift zum Debitor (© SAP AG)

Das Feld SUCHBEGRIFF ist ein wichtiges Sortierfeld für den Aufbau vonMatchcodes. In diesem Feld sollten Sie den wichtigen Teil aus dem FeldNAME eingeben. Für den Standard-Matchcode ist dies der Hauptschlüssel.

Mit ihm kann man am schnellsten nach Stammsätzen suchen.

Abbildung 3.3 Buchungskreisspezifische Daten zur Kontoführung in der Buchhaltung(© SAP AG)



138


Einige Felder im Fenster DEBITOR ANLEGEN: BUCHUNGSKREISDATEN (vgl. Abb.3.3) werden besonders häufig benötigt. Zu ihnen gehören:

• AbstimmkontoDas Abstimmkonto ist ein Konto in der Hauptbuchhaltung, das parallelzum Debitorenkonto fortgeschrieben wird und im Hauptbuch die Summeder Forderungen aller zugeordneten Debitorenkonten ausweist. Das Ab-stimmkonto ist obligatorisch; es muss jedem Debitorenstammsatz zuge-ordnet werden. Die Feldsteuerung bestimmt das Aussehen des Erfas-sungsbilds beim Buchen einer Debitorenposition.

• SortSchlüsselDie Standardsortierfolge der Einzelpostenanzeige eines Debitorenkontoshängt vom Inhalt des Feldes ZUORDNUNG in der Belegposition ab. Mitdem SortSchlüssel können ausgewählte Belegfelder als Voreinstellung für

das Feld ZUORDNUNG in der Belegposition definiert werden.

• ZentraleHandelt es sich beim anzulegenden Debitor um ein Filialkonto, wird imFeld ZENTRALE die Kontonummer des zentralen Debitors eingetragen, aufden alle Buchungen umgeleitet werden sollen.

• Alte Kontonr Das Feld ALTE KONTONR bietet die Möglichkeit, die Stammsatznummer aus einem Altsystem zu Informationszwecken bereitzustellen, falls eineneue Nummerierungsweise eingeführt wurde.

Sperrung von DebitorenstammsätzenFür jeden Stammsatz eines Buchungskreises oder Vertriebsbereichs könnenSperrkennzeichen gesetzt werden, was verhindert, dass auf dieser Ebene mitdem Stammsatz gearbeitet werden kann (vgl. Abb. 3.4).

Folgende Arten von Sperren existieren:

• Buchungssperre

• Auftragssperre

• Liefersperre• Fakturasperre

• Sperre der Vertriebsunterstützung

3.1.2 Kreditorenstammsatz

Der Kreditorenstammsatz enthält alle für Lieferanten spezifischen Informati-onen, die von den Bereichen Buchhaltung und Materialwirtschaft zur Ab-wicklung von Geschäftsvorfällen benötigt werden.





Abbildung 3.4 Menüstruktur der Stammdatenpflege von Debitoren (© SAP AG)

Bereiche des KreditorenstammsatzesDamit sowohl Buchhaltung als auch Materialwirtschaft diese Stammsätzenutzen können, ist eine Gliederung in folgende Bereiche vorgesehen:

• Allgemeiner Bereich für Daten auf Mandantenebene

• Bereich der buchungskreisspezifischen Daten

• Bereich für Informationen über Einkaufsorganisationen

Um Daten in die anderen Bereiche eingeben zu können, müssen zuvor Datenin den allgemeinen Bereich eingegeben worden sein. Allgemeine Informa-tionen über einen Kreditor werden nur ein Mal pro Mandant geführt. DieseDaten gliedern sich organisatorisch in drei Gruppen:

• Daten, die sowohl von der Materialwirtschaft als auch von der Buchhal-tung genutzt werden (z.B. Adressen und Kommunikationsverbindungen)

• Nur von der Buchhaltung genutzte, vom Buchungskreis unabhängige Da-ten, wie zum Beispiel Bankverbindungen

• Nur von der Materialwirtschaft genutzte, von der Einkaufsorganisationunabhängige Daten, wie zum Beispiel Lieferorte

Wenn ein Kreditor in einem Buchungskreis bearbeitet werden soll, muss ne-ben dem allgemeinen Teil für diesen Buchungskreis ein weiterer Bereich an-

gelegt werden. Dieser enthält Daten, die von der Buchhaltung genutzt wer-den und in jedem Buchungskreis anders ausgeprägt sein können.



140


Zu diesen Daten gehören zum Beispiel:

• Abstimmkonto als Verbindung zum Hauptbuch (Mitbuchkonto)

• Informationen zur Steuerung des Zahlwesens

• Festlegungen zu Zugriffsberechtigungen auf Daten des KontosAuf der Ebene der Einkaufsorganisation werden Daten im Stammsatz hinter-legt, die in jedem definierten Einkaufsbereich unterschiedlich sein könnenund nur von der Anwendung »Materialwirtschaft« (MM) genutzt werden.

Zu diesen Daten gehören zum Beispiel:

• Konditionen – wie Bestellwährung, Zahlungsbedingungen oder Mindest-bestellwert

• Verkaufsdaten – wie die Angabe des Verkäufers und der Telefonnummer

• Steuerungsdaten – wie ABC-Kennzeichen oder Wareneingangsbezug zur Rechnungsprüfung

Eine Pflege des Einkaufsbereichs ist nur möglich, wenn die Materialwirt-schaftskomponente (MM) installiert ist.

Kreditorenstammsatz anlegenWerden Kreditorenstammdaten von Einkauf und Buchhaltung getrennterfasst oder existieren mehrere Buchungskreise, so sollte vor jeder Neuer-fassung mit der Matchcode-Suche überprüft werden, ob der allgemeine Teilbereits existiert. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass derselbe Kreditoren-stammsatz für einen Lieferanten mehrfach angelegt wird.

Abbildung 3.5 Kreditor auf Mandantenebene anlegen (© SAP AG)





Wenn Sie einen Kreditorenstammsatz komplett erfassen wollen, gehen Siewie folgt vor:

1. Ausgangspunkt Arbeitsgebiet »Kreditoren«

§

Wählen Sie STAMMDATEN | ZENTRALE PFLEGE | ANLEGEN.• Das Einstiegsbild wird angezeigt (vgl. Abb. 3.5). Tragen Sie unter Be-rücksichtigung folgender Anmerkungen die gewünschten Werte in dasEinstiegsbild ein:

• Im Feld KREDITOR wird eine Kontonummer nur bei externer Num-mernvergabe eingegeben.

• Ein BUCHUNGSKREIS wird dann eingegeben, wenn die buchungskreis-spezifischen Daten gepflegt werden sollen.

• Die Angabe einer Einkaufsorganisation ist dann notwendig, wenn die

einkaufsspezifischen Daten erfasst werden sollen.• Die Eingabe einer Kontengruppe ist obligatorisch. Mit ihr werden Kre-ditorenstammsätze zu Gruppen zusammengefasst (z. B. Einmalkredito-ren, Darlehensgeber, Vertreter usw.).

2. Drücken Sie die (¢)-Taste.

• Das erste Bildschirmbild wird angezeigt. Entsprechend der Spezifizie-rung im Einstiegsbild gelangen Sie durch Drücken der (¢)-Taste in wei-tere Bildschirmbilder.

Falls Sie nur buchungskreisspezifische Daten anlegen möchten, gehen Sie

wie folgt vor:Ausgangspunkt Arbeitsgebiet »Kreditoren«

1. Wählen Sie STAMMDATEN | ANLEGEN.

§ Das Einstiegsbild wird angezeigt.

Der weitere Ablauf entspricht dem oben beschriebenen Verfahren.

Bildschirmbilder des KreditorenstammsatzesDer Kreditorenstamm enthält maximal die folgenden Stammsatzbereiche(mit Bildschirmbildern):

• Allgemeine DatenAnschrift, Steuerung, Zahlungsverkehr

• BuchungskreisdatenKontoführung, Zahlungsverkehr, Korrespondenz, Quellensteuer

• EinkaufsdatenEinkaufsdaten, Partnerrollen

Als Beispiel ist in Abbildung 3.6 das Bild zur Erfassung der Anschrift und der Daten zum Zahlungsverkehr dargestellt.







Das Fenster KREDITOR ANLEGEN: ZAHLUNGSVERKEHR BUCHHALTUNG (vgl.Abb. 3.7) enthält eine Reihe von Feldern, deren Inhalt sich auf die Steuerungbestimmter Abläufe, zum Beispiel auf die Zahlläufe, auswirkt.

• Zahlungsbed Dieses Feld enthält einen Schlüssel für eine vordefinierte Zahlungsbedin-gung, die beim Buchen in der Belegposition vorgeschlagen wird.

• Prf.dopp.Rech.In diesem Feld kann eine Prüffunktion aktiviert werden, die eine doppelteEingabe einer Rechnung verhindert. Wenn Währung, Betrag, Belegdatumund Referenznummer eines Buchungsbelegs mit einem auf dem gleichenKreditor bereits gebuchten Beleg übereinstimmen, erhalten Sie eine War-nung.

• ZahlwegeWenn Sie dieses Feld ankreuzen, erhalten Sie eine Liste mit Kennzeichenvon Zahlwegen, die das Zahlprogramm für diesen Kreditor nutzen kann.

• ZahlungssperreDas Feld ZAHLUNGSSPERRE enthält einen Schlüssel für einen Sperrgrund,der einen Kreditor vom automatischen Zahllauf ausschließt. Der Schlüsselverhindert jedoch nicht manuelle Buchungen.

• Abweich. Zempf.Im Feld ABWEICH.ZEMPF. wird ein vom aktuellen Kreditor abweichender

Zahlungsempfänger für das Zahlprogramm definiert.• Hausbank

Das Feld HAUSBANK enthält einen Schlüssel für diejenige Hausbank, über die das Zahlprogramm den Zahlungsverkehr für den betreffenden Kredi-tor abwickeln soll.

Um die Kreditoren, die für einen bestimmten Buchungskreis angelegt wur-den, automatisch auch in anderen Buchungskreisen anzulegen, wählen Sieim Fenster KREDITOREN den Menüpfad STAMMDATEN | ABGLEICHEN | BU-CHUNGSKREISE | SENDEN/EMPFANGEN.

Sperrung von KreditorenstammsätzenSperrkennzeichen können für jeden Stammsatz eines Buchungskreises oder Einkaufsbereichs vergeben werden. Sie verhindern, dass auf dieser Ebene mitdem Stammsatz gearbeitet werden kann (vgl. Abb. 3.8).

Folgende Sperrarten existieren:

• Buchungssperre

• Einkaufssperre

• Sperre aus Qualitätsgründen entsprechend den festgelegten QM-Bestim-mungen







Definition von NummernkreisintervallenIm R/3-System wird jedes Personenkonto mandantenspezifisch unter einemeindeutigen Kennzeichen (einer Kontonummer) hinterlegt. Die Kontonummer besteht aus einem maximal zehnstelligen nummerischen oder alphanummeri-

schen Schlüssel. Der gesamte verfügbare Nummernkreisbereich kann in einebeliebige Anzahl von Nummernkreisintervallen unterteilt werden.

Abbildung 3.9 Definition von Nummernkreisintervallen (© SAP AG)

Für einen Nummernkreis werden folgende Parameter festgelegt (vgl. Abb.3.9):

• Art der Nummernvergabe

• Unter- und Obergrenze des Nummernkreisbereichs

• Bei interner Nummernvergabe gegebenenfalls (z.B. im Falle von Datenü-bernahmen) der erreichte Nummernkreisstand, der nur bei interner Num-mernvergabe geführt wird

Die Nummernvergabe kann auf drei verschiedene Arten vorgenommen wer-den:

• Interne Vergabe – es werden fortlaufende Nummern aus dem zugeordne-ten Bereich, beginnend mit der kleinsten Nummer, vergeben.

• Externe Vergabe – der Bearbeiter selbst vergibt die Kontonummer. Das Sys-tem prüft, ob die Nummer verfügbar ist und im zugeordneten Bereich liegt.

• Alphanummerische Vergabe – der Bearbeiter selbst vergibt einalphanummerisches Kennzeichen. Diese Form der Nummernvergabe wirdimmer extern vorgenommen.



146


Bedeutung der KontengruppeBeim Anlegen eines Personenkontos muss jeweils eine Kontengruppe ange-geben werden. Sie bestimmt:

• welche Felder beim Anlegen oder Ändern eines Stammsatzes angezeigtwerden

• welche Felder beim Anlegen erfasst werden müssen

• den Kontonummernbereich und die Art der Nummernvergabe

Für die Definition einer Kontengruppe muss dem festgelegten Schlüssel (der höchstens vierstellig sein darf) ein Nummernkreis zugeordnet werden (vgl.Abb. 3.10). Der Feldstatus der Bildschirmfelder des Personenkontos ist au-ßerdem festzulegen.

Abbildung 3.10 Zusammenhang zwischen Kontengruppen und Nummernkreisen beiDebitoren (© SAP AG)

Die Kontengruppe wird als Steuerungsmechanismus bei der Zuordnung ei-ner Kontonummer und bei der Erfassung der Daten eines Geschäftspartnersgenutzt. Auf diese Weise werden nur die erforderlichen Stammsatzfelder an-geboten, was die Gefahr von Eingabefehlern bei der Stammdatenerfassungreduziert.

Darüber hinaus legt die Kontengruppe fest, ob es sich um ein CpD-Kontooder um ein normales Personenkonto handelt. Über CpD-Konten (Conto pro

Diverse) werden Geschäftsvorfälle mit Einmaldebitoren bzw. -kreditoren ab-gewickelt.





FeldstatusdefinitionenIn einem Bildschirmbild werden mehrere Felder zu einer Feldstatusgruppezusammengefasst. Feldstatusdefinitionen bestimmen, welche Felder beimErfassen oder Ändern von Stammdaten gepflegt werden müssen bzw. kön-

nen und welche Felder ausgeblendet werden. Die Definition des Feldstatuserfolgt abhängig von:

• der Kontengruppe

• der Transaktion (Bearbeitungsart – z.B. Erfassen oder Ändern)

• dem Buchungskreis

Abbildung 3.11 Definition des Feldstatus für Debitoren

Auf der Ebene von Kontengruppen sind Bildschirmbilder von Personenkon-ten unterschiedlich gestaltet. Innerhalb einer Feldstatusgruppe für Konten-gruppen wird ein Feldstatus für folgende Bereiche definiert (vgl. Abb. 3.11und 3.12):

• Allgemeiner Datenbereich (Mandantenebene)• Buchungskreisabhängiger Bereich der Buchhaltung (für alle Buchungs-

kreise beim Mandanten)

• Vertriebsabhängiger Bereich, der für alle Verkaufsorganisationen gilt,bzw. einkaufsspezifischer Bereich für Einkaufsorganisationen

Für Transaktionen wird der Feldstatus für folgende Bearbeitungsarten defi-niert:

• Anzeigen (Standard – Anzeigestatus)

• Anlegen (Standard – Kannstatus)• Ändern (Standard – Kannstatus)



148


Abbildung 3.12 Definition des Feldstatus für Kreditoren

Falls für verschiedene Buchungskreise mit denselben Bearbeitungsarten un-terschiedliche Feldstatusdefinitionen genutzt werden sollen, können dieseseparat für die jeweiligen Buchungskreisschlüssel festgelegt werden.

Verknüpfung der Feldstatusdefinitionen

Abbildung 3.13 Verknüpfung der Feldstatusdefinitionen am Beispiel der Debitoren





Für die Bildsteuerung im Stammsatzbereich werden Feldstatusdefinitionenfür Kontengruppe, Transaktion und Buchungskreis gemeinsam herange-zogen. Damit existieren für jede Feldstatusgruppe gleichzeitig drei Feld-statusdefinitionen. Die Felder einer Feldstatusgruppe nehmen jeweils den

Feldstatus mit der höchsten Priorität an. Folgende Prioritätenrangfolge istfestgelegt:

1. Ausblenden eines Feldes

2. Anzeigen eines Feldes

3. Pflichtfeld

4. Wahlfeld

Abbildung 3.14 Verknüpfung der Feldstatusdefinitionen am Beispiel der Kreditoren

3.2 Belegerfassung und -pflegeEin Beleg wird im R/3-System als Einheit behandelt. Er besteht immer aus ei-

nem Belegkopf und bis zu 999 Belegpositionen. Belege können in verschie-denen Anwendungskomponenten eingegeben werden.



150


3.2.1 Belegerfassung

In R/3-FI können Belege automatisch oder manuell erfasst werden. Dabeiwerden unterschieden zwischen Eingaben in den Belegkopf und in die Beleg-positionen.

Abbildung 3.15 Buchungsmaske Debitorenrechnung Belegkopf (© SAP AG)

Eingaben im BelegkopfNachdem Sie eine Buchungsfunktion ausgewählt haben, müssen Sie zunächstden Belegkopf erfassen. Dafür sind folgende Mindestangaben erforderlich:

• VorgangDer Vorgang gibt an, ob es sich bei der Buchung um eine Rechnung oder Gutschrift handelt. Durch die Auswahl des jeweiligen Kriteriums wird die Be-legart festgelegt.

• Register Belegkopf

Im Register Belegkopf stehen alle relevanten Angaben, die für die Verbu-chung benötigt werden. Diese Daten werden entweder durch die Eingabeder Debitorennummer aus dem Stammsatz automatisch entnommen oder aus der Buchung generiert. Das Register setzt sich zusammen aus: Grundda-ten, Zahlung, Detail, Steuer, Notiz und Hauswährung.

Grunddaten

Im Bereich der Grunddaten werden folgende Daten erfasst:

• Debitorennummer

• Rechnungsdatum

• Buchungsdatum

• Betrag und Währung

Zusätzlich können Referenzdaten und Texte angegeben werden. Diese Da-ten gelten für den gesamten Beleg.





Zahlung

Unter Zahlung werden die Einstellungen für Zahlwege, Zahlungsbedingun-gen als Vorschlagswerte aus dem Debitorenstammsatz übernommen.

Detail, Steuer, Notiz und HauswährungIn der Detailansicht wird gezeigt, welches Abstimmkonto bebucht wird undwelche weiteren Angaben für die Liquiditätsvorschau relevant sind. Steuernund Hauswährung leiten sich aus der Buchung ab. Die Notiz ermöglicht, nä-here Informationen bezüglich der Buchung zu hinterlegen.

DebitoreninformationenNach Eingabe der Debitorennummer erscheinen auf der rechten Seite desBildschirmes Informationen zu dem Debitor, z.B. Adresse, Bankverbindungenund eine Verknüpfung zu den bereits bestehenden offenen Posten.

Abbildung 3.16 Belegkopf mit Belegpositionen (© SAP AG)

Erfassen der BelegpositionBelegpositionen werden im Anschluss an den Belegkopf in die einzelnen Zei-len eingegeben. Dabei wird am Anfang jeder Zeile der Status angezeigt. Der Aufbau der Zeilen wird im Customizing festgelegt.

Im Feld SACHKONTO wird die Kontonummer angegeben, unter der das Sach-konto im System hinterlegt ist. Die Buchungsschlüssel für die Buchungensind dem in Soll- bzw. Habenkennzeichen hinterlegt.

Nach Eingabe der Buchung sieht man in der oberen rechten Hälfte den Saldoder Buchnung mit einer Ampelanzeige.







• Belegdatum (diese Eingabe ist obligatorisch)

• Debitorennummer wird hier angegeben und ermöglicht einen Blick aufeinen Teil der Debitorenstammdaten.

• Buchungsdatum und Währung: Diese Informationen müssen eingege-ben werden, falls keine Standardwerte festgelegt sind. Bei weiteren Bu-chungen werden diese Eingaben als Vorschlagswerte vorgegeben.

• Rechnungsdatum und Betrag müssen eingegeben werden.

• Periode: Sie wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet undmuss nicht eingegeben werden.

• Wechselkurs und Umrechnungsdatum: Der in der Währungstabellehinterlegte Wechselkurs wird herangezogen und per Buchungsdatumumgerechnet. Nur wenn davon abgewichen werden soll, ist hier eineEingabe erforderlich.

• Im Feld REFERENZNUMMER kann eine weitere Belegnummer eingetra-gen werden (z.B. die Rechnungsnummer einer Lieferantenrechnung).

• Zur allgemeinen Bezeichnung des Geschäftsvorfalls wird ein Belegkopf-text eingetragen.

• Die Eingabe eines Partnergeschäftsbereiches ist nur notwendig, wennGeschäftsbereichsbilanzen erstellt werden und der Geschäftsbereichnicht aus der ersten Buchungszeile hervorgeht.

• Bei buchungskreisübergreifenden Buchungen vergibt das System auto-matisch eine übergreifende Nummer; diese kann hier jedoch auch ma-

nuell eingetragen werden.2. Geben Sie im unteren Teil des Fensters die Kontonummer (in diesem Fall

eine Sachkontonummer) für die Gegenbuchung in die erste Buchungszeileein.

3. Für eine Buchung mit Steuern geben Sie den Bruttobetrag im Feld BETRAG

ein. Für ein Sachkonto, bei dessen Buchungen Steuern zu berücksichtigensind, muss in der Regel ein Steuerkennzeichen ausgewählt werden. Fallsdie Steuer automatisch errechnet werden soll, muss das Feld STEUER RECH-NEN im Belegkopf markiert sein. Bei Buchungen auf Steuerkonten ist ein

Steuerkennzeichen erforderlich. Durch Ankreuzen des Feldes STEUERBASISERMITTELN errechnet das System den Basisbetrag.

• Sind diese Eingaben erfolgt, können Zusatzkontierungen in der Bu-chungszeile, wie z.B. zum Geschäftsbereich, vorgenommen werden.

4. Wenn Sie den Beleg vollständig erfasst haben, wird nach der Wahl vonBELEG | SIMULIEREN der komplette Beleg mit den automatisch generiertenBelegzeilen zur Kontrolle angezeigt.

Hinweis Beachten Sie aber, dass der Beleg zu diesem Zeitpunkt nochnicht gebucht ist.



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5. Ist der Saldo der Soll- und Habenpositionen des Belegs null, so führen Siedie Buchung mit dem Befehl BELEG | BUCHEN oder durch Klicken auf dasSymbol aus.

Hinweis Durch Drücken der (¢)-Taste während der Bearbeitung werdenIhre bisherigen Eingaben verprobt. Das System weist außerdem auf nochausstehende Musseingaben hin. Dazu springt der Cursor jeweils auf dasnoch zu bearbeitende Feld. Da Informationen über auftretende Warnun-gen oder Fehler standardmäßig in der unteren Statusleiste des Fenstersangezeigt werden, empfiehlt es sich, im R/3-System immer im Vollbild-modus zu arbeiten.

3.2.2 Belegänderung

Gebuchte Belege können nachträglich geändert werden. Um jedoch den An-forderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu genügen, sind in die-sem Zusammenhang drei verschiedene Arten von Feldern im System defi-niert:

• Generell nicht änderbare Felder Belegkopfdaten – außer Belegtext und Referenznummern – können gene-rell nicht geändert werden, ebenso wenig die Felder BUCHUNGSBETRAG,KONTO, BUCHUNGSSCHLÜSSEL und STEUERBETRAG in den betreffenden Be-legpositionen.

• Felder, die je nach benutzter Anwendung nicht änderbar sind Wenn die Komponente »Controlling« verwendet wird, können Kosten-stellen im Beleg nicht mehr geändert werden.

• Änderbare Felder Diese Felder werden mit definierbaren Änderungsregeln verknüpft.

Felder mit definierbaren ÄnderungsregelnFelder, die generell als änderbar festgelegt sind und für die damit eigene Än-derungsregeln definiert werden können, sind in der Tabelle TBAER eingetra-gen. Belegänderungsregeln können für die folgenden drei Bereiche festge-

legt werden:

• Kontoart Für jedes Belegfeld können – je nach Kontenart – Änderungsregeln fest-gelegt werden. Für die Felder des Belegkopfes gilt diese Regelung nicht.

• VorgangsklasseDie Gliederung der Änderungsregeln nach Vorgangsklassen ist nur für Sonderhauptbuchvorgänge zugelassen. So können zum Beispiel für Wechsel und Anzahlungen unterschiedliche Regeln definiert werden.

• BuchungskreisÄnderungsregeln können auf Buchungskreise bezogen werden, indemdiese ausdrücklich angegeben werden.





Abbildung 3.18 Felder der Tabelle (TBAER) für die Belegänderungsregeln (© SAP AG)

Durch Doppelklick auf den Feldnamen in der Tabelle TBAER können Sie diefür das Feld festgelegten Änderungsregeln sehen und gegebenenfalls abän-

dern.

Abbildung 3.19 Definition von Feldänderungsregeln (© SAP AG)











1. Mit dem Befehl POSTEN ÄNDERN kann eine Übersichtsliste über die Postendes gewünschten Kontos erstellt werden, die Sie durch Postenauswahlpa-rameter weiter eingrenzen können.

2. Aus dieser Übersichtsliste können Sie in einzelne Positionen verzweigenund dort Änderungen vornehmen.

Anzeigen von ÄnderungsbelegenFalls Änderungen an einem Beleg vorgenommen werden, erstellt R/3 einenso genannten Änderungsbeleg, der folgende Daten enthält:

• Benutzer, der die Änderung ausgeführt hat

• Datum und Zeit der Änderung

• Alter und neuer Feldinhalt

Mit dem Befehl BELEG | ÄNDERUNG ANZEIGEN können diese Änderungen, se-lektiert nach verschiedenen Kriterien (wie z.B. Benutzer oder Datum der Än-derung), angezeigt werden.

Abbildung 3.24 Belegänderungen im Detail (© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access: »Hauptbuch (Kreditoren, Debitoren)«

1. Wählen Sie BELEG | ÄNDERUNG ANZEIGEN.

§ Sie befinden sich nun im Fenster BELEGÄNDERUNGEN: EINSTIEG. Die Fel-

der BUCHUNGSKREIS, BELEGNUMMER, GESCHÄFTSJAHR, AB ÄNDE-RUNGSDATUM und GEÄNDERT VON werden zur Auswahl angeboten.Buchungskreis und Belegnummer sind Pflichteingaben.



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2. Füllen Sie das Einstiegsbild aus, und drücken Sie die Taste (¢).

§ Das Fenster BELEGÄNDERUNGEN: GEÄNDERTE FELDER wird angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf einen der angebotenen Feldnamen, oder klicken Sieauf ALLE ÄNDERUNGEN.

§ Jede Feldänderung wird mit alten und neuen Felddaten, Benutzer, Da-tum und Zeit angezeigt (vgl. Abb. 3.24).

Bei Änderungen von Stammsatzfeldern erzeugt das System außerdem auto-matisch Änderungsbelege, aus denen die Art, der Zeitpunkt und die Personhervorgehen, welche die Änderung vorgenommen hat.

BelegstornierungIm R/3-System können einmal gebuchte Belege nicht gelöscht werden. Es istaber möglich, eine Umkehrbuchung eines früher gebuchten Belegs durchzu-

führen. Dabei bucht das System automatisch in diejenige Buchungsperiode,in welcher der zu stornierende Beleg erfasst wurde. Falls dies nicht erwünschtist, muss ausdrücklich eine andere Periode angegeben werden. Mit dem Um-kehrbeleg werden offene Posten ausgeglichen.

Stornobuchungen und Korrekturbuchungen können als Negativbuchungengekennzeichnet werden. Negativbuchungen vermindern die Verkehrszahlenvon Sachkonten, Debitoren und Kreditoren. Damit können Verkehrszahlennach einem Storno in den Zustand versetzt werden, den sie ohne die Bu-chung des stornierten Belegs und des dazugehörigen Stornobelegs aufge-

wiesen hätten. Ein solcher Storno wird als »echter Storno« bezeichnet. ObNegativbuchungen generell zugelassen werden, wird im Customizing für je-den Buchungskreis gesondert festgelegt.

Beim Stornieren wird grundsätzlich die interne Nummernvergabe verwendet,da für Stornobelege Belegnummern vergeben werden. Für jede Belegartkann eine eigene Stornobelegart definiert werden. Belegarten mit externer Nummernvergabe müssen deshalb Stornobelegarten zugeordnet werden,die eine interne Nummernvergabe haben.

3.2.3 Belegerfassungshilfen

Das System bietet eine Reihe von Erfassungshilfen an, die den Benutzer beider manuellen Belegerfassung unterstützen. Insbesondere erleichtern sie dieArbeit bei folgenden Vorgängen:

• Automatische Buchungen

• Musterbelege

• Dauerbuchungsbelege

• Kontierungsmuster

• Stornobelegerzeugungen

• Parken von Belegen

















4. Springen Sie anschließend über SPRINGEN | POSITIONEN in die Erfassungs-maske für die Positionen des Kontierungsmusters (vgl. Abb. 3.27).

Hinweis Solange noch keine Position erfasst ist, können Sie die Erfas-

sungsmaske variieren. Über EINSTELLUNGEN | ERFASSUNGSMASKE könnenSie eine Maske auswählen, in der Sie die von Ihnen benötigten Felder vor-finden.

5. Erfassen Sie die Positionen mit den Daten, die beim Buchen vorgeschlagenwerden sollen.

6. Sichern Sie Ihre Eingaben. Wenn Sie ein Kontierungsmuster bei der Bele-gerfassung verwenden, gibt es zwei Aufrufmöglichkeiten:

• Bei der Belegerfassung können Sie – nach Eingabe der Belegkopfdaten– an nahezu allen Stellen ein Kontierungsmuster aufrufen. Dies kann

über SPRINGEN | KONTIERUNGSMUSTER oder über die Drucktaste KONT-MUSTER geschehen. Ein Fenster, in dem Sie den Schlüssel des ge-wünschten Kontierungsmusters eingeben, wird angezeigt.

• Alternativ können Sie auch mittels Eingaben in der Fußzeile ein Kontie-rungsmuster aufrufen. Geben Sie dazu in der Gruppe ERSTE BELEGPOSI-TION den Buchungsschlüssel 00 und im Feld KONTO den Namen desKontierungsmusters ein. Drücken Sie dann (¢). Mit diesem Verfahrensparen Sie einen Dialogschritt.

BenutzerparameterBenutzerparameter sind benutzerspezifische Vorschlagswerte für bestimmteFelder. Die effiziente Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondernverringert auch die Anzahl der Fehleingaben. Vorschlagswerte können für viele Arbeitsgebiete bestimmt werden. Die Palette reicht vom Buchungskreisoder Kontenschlüssel über Bankleitzahl, Schecknummer, Versandstelle oder Versandeinheit bis hin zu Lagerort und Gebäudenummer.

Um einen Benutzerparameter zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Beliebiges Fenster

1. Wählen Sie SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN.

§ Das System öffnet einen neuen Modus zur Pflege der Benutzervorgaben.

2. Wählen Sie den Registerreiter PARAMETER.

§ Sie befinden sich nun in der Pflegeansicht der Benutzerparameter.

3. Wählen Sie einen Parameter aus der Liste aus, und geben Sie im FeldWERT die für Sie relevante Ausprägung ein.

Daten halten bzw. setzenWährend einer Anmeldung am System haben Sie die Möglichkeit, mit demBefehl SYSTEM | BENUTZERVORGABEN bildschirmbezogen bestimmte Feld-inhalte vorzugeben, die beim nächsten Aufruf dieses Fensters in den Feldern



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erscheinen. Wenn Sie zum Beispiel 15 Kunden aus demselben Ort hinterein-ander eingeben, wiederholen sich bei jeder Eingabe Ortsname, Land undSprache. Damit Sie nicht jedes Mal die gleichen Eingaben machen müssen,bietet R/3 im Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN folgende Möglichkeiten,

um wiederkehrende Eingaben festzuschreiben, wobei auf die Befehle HAL-TEN DATEN und SETZEN DATEN erst dann reagiert wird, wenn auf dem Bild-schirm die Vorschlagswerte eingetragen sind.

• HALTEN DATEN definiert Eingaben als Vorschlagswerte, die jederzeit über-schrieben werden können. Der Cursor springt daher bei der Dateneingabeweiterhin in diese Felder.

• SETZEN DATEN verwenden Sie, wenn Sie sicher sind, dass in den jeweiligenFeldern immer die gleichen Daten eingegeben werden sollen. DieseMenüfunktion erlaubt kein Überschreiben der Daten in den Bildschirmbil-

dern. Der Cursor überspringt diese Felder bei der Dateneingabe, da keineÄnderungsmöglichkeiten bestehen. Dies beschleunigt und vereinfachtIhre Dateneingabe beträchtlich.

• LÖSCHEN DATEN hebt die von den beiden vorgenannten Menüfunktionendefinierten Vorschlagswerte bzw. Vorgaben wieder auf.

BearbeitungsoptionenIn den Komponenten des Moduls »Finanzwesen« finden Sie in den jeweili-gen Buchungsprogrammen Bearbeitungsoptionen, die eigene Voreinstellun-gen für folgende Funktionen definieren:

• Erfassung und Zeilenaufbau von Belegen

• Anzeigeart und Zeilenaufbau bei einer Beleganzeige

• Bearbeitung und Zeilenaufbau offener Posten

• Anzeige und Zeilenaufbau von Einzelposten

• Zeilenaufbau- und Sortiervarianten für das Kreditmanagement

• Erfassung und Anzeige von Zahlungsavisen

Der Bearbeiter kann mit der Funktion bestimmte Felder oder Feldgruppen imBeleg anzeigen bzw. ausblenden, zum Beispiel Angaben zu Währung, Bu-chungskreis, Partnergeschäftsbereich usw.

Unvollständige BelegeBelege können nicht gebucht werden, wenn sie nicht den im SAP-Systemvordefinierten Anforderungen entsprechen. Dennoch können unvollständigeBelege im System abgelegt und momentan nicht abgeschlossene Erfassungs-vorgänge für eine spätere Bearbeitung zurückgestellt werden. Dies geschiehtmit dem Befehl MERKEN, der einen derartigen Beleg im System unter einembestimmten Namen ablegt, ohne jedoch eine Saldenfortschreibung in denKonten zu bewirken.





Abbildung 3.30 Individuelle Einstellungsmöglichkeiten unter Bearbeitungsoptionen(© SAP AG)

Einen »gemerkten« Beleg bearbeiten Sie auf folgende Weise weiter:

1. Rufen Sie die Buchungsfunktion auf, unter welcher der Geschäftsvorfall

bisher erfasst wurde.

2. Wählen Sie den Befehl HOLEN GEMERKT. BELEG, und geben Sie den Namendes gemerkten Belegs ein. Mit der Drucktaste LISTE können Sie eine Listeder von Ihnen abgelegten unvollständigen Belege anfordern.

3. Bearbeiten und buchen Sie den Beleg.

4. Entfernen Sie gemerkte Belege mit der Drucktaste LÖSCHEN aus dem Sys-tem.

3.3 Offene Posten bearbeitenAusgleichsvorgänge können nur für Posten ausgeführt werden, die auf Kon-ten mit Offener-Posten-Verwaltung gebucht wurden. Debitoren- und Kredi-torenkonten führt das R/3-System generell in Offener-Posten-Verwaltung.Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:

• Offene Posten verbleiben zwar generell im System, sie können jedochnicht archiviert werden.

• Nach dem Ausgleichsvorgang erhalten die offenen Posten den Status ei-

nes ausgeglichenen Postens.• Erst die Zusammenführung offener Posten, bei der sich Soll- und Haben-posten ausgleichen, ermöglicht die Archivierung der Belege.



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3.3.1 Vorgang – Buchen mit Ausgleich

Der Vorgang »Buchen mit Ausgleich« bucht und führt gleichzeitig den Aus-gleich mit anderen Posten durch. Das heißt, dass mit dem Buchen eines Zah-lungsvorgangs gleichzeitig der Ausgleich der bezahlten Rechnungspositio-nen erfolgt. Für den Ausgleich offener Posten werden folgende Vorgänge(Geschäftsvorfälle) angeboten:

• Zahlungsausgang

• Zahlungseingang

• Gutschrift oder Lastschrift

• Umbuchung

Der Vorgang »Buchen mit Ausgleich« hat folgenden typischen Ablauf:

1. Der Belegkopf des Ausgleichsbelegs wird spezifiziert (analog dem Beleg-kopf anderer Buchhaltungsbelege).

2. Ein Ausgleichsvorgang im Kopfdatenbild wird ausgewählt.

3. Die Belegpositionen für den Beleg werden eingegeben.

Abbildung 3.31 Vorgang – Buchen mit Ausgleich

4. Die Einzelposten werden eingegeben, danach die Posten für den zu bu-chenden Beleg.





5. Die offenen Posten, die mit dem Beleg ausgeglichen werden sollen, wer-den ausgewählt.

6. Die offenen Posten werden bearbeitet (z.B. aktiviert/inaktiviert, Ände-rung des Skontos).

7. Der Ausgleichsbeleg wird gebucht.

Bei der Erfassung von Ausgleichsvorgängen ist zu beachten, dass das Systemdie Position bzw. Positionen zum Ausgleichen offener Posten auf dem Kon-tokorrentkonto bzw. auf mehreren Kontokorrentkonten automatisch gemäßden selektierten offenen Posten durchführt. Es werden also nur die Gegen-positionen zu den Kontokorrentposten eingegeben (z.B. Bankbuchung zuZahlungseingang).

Eine Voraussetzung für die Buchung eines Ausgleichsbelegs ist, dass die

Summe aller eingegebenen Einzelpositionen der Summe aller ausgewähltenoffenen Posten entspricht. Bei kleinen Differenzen ist ein Ausgleich dennochmöglich, wenn diese innerhalb frei definierbarer Toleranzgrenzen liegen.Diese Differenzen bucht das System auf speziell dafür eingerichtete Konten.

Parallel zur Buchung von Ausgleichsbelegen laufen folgende Vorgänge ab:

• Ausgleichsbuchungen für die selektierten offenen Posten werden erstellt.

• Positionen wie Währungsdifferenzen, Skontodifferenzen, Unter- bzw.Überzahlung, Umsatzsteuerkorrektur werden automatisch generiert.

• Der Ausgleichsbeleg wird gebucht.• Ausgleichsdatum und Ausgleichsbelegnummer werden in die auszuglei-

chenden Posten eingestellt.

Zahlungseingang buchenEin Schwerpunkt manueller Tätigkeit beim Ausgleich offener Posten ist der Debitorenbereich. Hier müssen nämlich Zahlungseingänge auf Forderungengebucht, also mit ausgewiesenen Forderungen ausgeglichen werden. In ei-nem ersten Schritt werden Daten des Zahlungsbelegs erfasst und Posten, diemit der Zahlung ausgeglichen werden sollen, selektiert.

Ausgangspunkt Easy Access: DEBITOREN

1. Wählen Sie den Menüpfad BUCHUNG | ZAHLUNGSEINGANG.

§ Sie befinden sich nun im Erfassungsbild ZAHLUNGSEINGANG BUCHEN:KOPFDATEN (vgl. Abb. 3.32).

2. Geben Sie die Kopfdaten ein.

Belegdatum, Buchungskreis und Währung müssen Sie eingeben, soferndie Vorschlagswerte nicht dem konkreten Beleg entsprechen. Das Systemschlägt das aktuelle Buchungsdatum vor. Die Standardbelegart für einen

Zahlungseingang ist »DZ« (für Debitoren Zahlungseingang).



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3. Geben Sie die Bankdaten ein.

• Im Feld KONTO geben Sie die Sachkontonummer des Bankkontos an,auf dem der Zahlungseingang erfolgte.

• Im Feld BETRAG geben Sie den Zahlbetrag ohne eventuelle Bankspesenein. Die Letzteren werden im Feld SPESEN eingegeben.

4. Legen Sie die Selektionsbedingungen für offene Posten fest.

• Kontonummer und Kontoart geben Sie ein, wenn Sie nicht nach einer Belegnummer suchen.

• Die Selektion von Posten kann anhand weiterer Kriterien (im Standardnach Belegnummer, Betrag, Buchungsdatum, Mahnbereich oder Refe-renz) eingegrenzt werden. Sie können mehrere Kontokorrentkonten zu-gleich ausgleichen, wenn Sie das Feld WEITERE KONTEN auswählen.

5. Drücken Sie die Taste (¢).

§ R/3 zeigt das Fenster ZAHLUNGSEINGANG BUCHEN: EINGEBEN SELEK-TIONSBEDINGUNGEN (vgl. Abb. 3.33).

6. Geben Sie Einzelwerte, Bereiche oder Kombinationen aus beiden Mög-lichkeiten als Selektionskriterien ein.

Abbildung 3.32 Zahlungseingang buchen: Kopfdaten (© SAP AG)

7. Danach können Sie zu einer weiteren Selektion zurückkehren, sich dieListe oder die Übersicht zum Ausgleichsbeleg anzeigen lassen oder denAusgleichsbeleg buchen.





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Abbildung 3.34 Zahlungseingang buchen: Offene Posten bearbeiten (© SAP AG)

3.3.2 Vorgang – Ausgleichen

Im Gegensatz zu dem Befehl BUCHEN MIT AUSGLEICH geht man beim Vor-gang des Ausgleichens davon aus, dass auszugleichende Positionen bereitsim System gebucht sind. Folgende Bedingungen müssen beim Ausgleichs-vorgang im Gegensatz zum Buchen mit Ausgleich beachtet werden:

• Es können weder Belegkopf noch Belegposition eingegeben werden.

• Der Ausgleich kann immer nur auf einem Konto erfolgen.

Innerhalb eines Kontos können beliebige Soll- und Habenposten miteinan-der ausgeglichen werden, vorausgesetzt, die oben genannten Bedingungenwerden erfüllt.

Der Ausgleichsvorgang läuft generell wie folgt ab:

1. Rufen Sie den Befehl AUSGLEICHEN aus einem der Buchhaltungsmenüs auf.

2. Geben Sie Konto, Kontoart, Buchungskreis und Ausgleichsdatum imKopfdatenbild ein (vgl. Abb. 3.35).

3. Grenzen Sie die Postenauswahl ein, indem Sie Selektionsbedingungen an-kreuzen.

4. Geben Sie die Parameter für die gekennzeichneten Selektionsbedingun-gen ein.

5. Bearbeiten Sie die offenen Posten für den Ausgleichsvorgang.





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• Wahl einer anderen im System vordefinierten Variante zum Zeilenaufbau

• Definition einer neuen Variante zum Zeilenaufbau

Variante zum Zeilenaufbau wählen

Innerhalb der Ausgleichsfunktion kann ein Wechsel zu einer anderen imSystem vordefinierten Variante des Zeilenaufbaus vorgenommen werden.

Ausgangspunkt Bild zur Bearbeitung von offenen Posten

1. Wählen Sie den Befehl EINSTELLUNGEN | ZEILENAUFBAU.

§ Eine Übersicht über die Varianten wird angezeigt (vgl. Abb. 3.36).

2. Wählen Sie die Zeilenaufbauvariante.

§ R/3 zeigt die selektierten Posten in der neuen Variante an.

Abbildung 3.36 Zeilenaufbauvarianten für Postenübersichten (© SAP AG)

Varianten zum ZeilenaufbauFalls die vorhandenen Zeilenaufbauvarianten nicht den konkreten Erforder-nissen genügen, können Sie eigene Varianten definieren und im System hin-terlegen. Die Definition erfolgt im Customizing der Buchhaltung mit folgen-den Parametern:

• Anzeigeformat mit Feldspezifikationen festlegen (z.B. angezeigte Längedes Feldes)

• Spaltenüberschriften festlegen

• Spaltenüberschriften (bei mehrsprachig eingerichteten Systemen) über-setzen





BetragsanzeigeMit dem Befehl EINSTELLUNGEN kann zwischen einer Brutto- und einer Netto-anzeigeform gewechselt werden:

• Der Bruttobetrag ist der Gesamtbetrag eines Einzelpostens.• Der Nettobetrag eines Einzelpostens ist der um den gültigen Skontobetrag

reduzierte Bruttobetrag.

Die Zeilenüberschrift der Liste enthält einen Hinweis auf die jeweilige Anzei-gevariante.

WährungsanzeigeWenn im Belegkopf des Ausgleichsbelegs eine von der Hauswährung (Wäh-rung, in der die Beträge im R/3-System geführt werden, z.B. DEM) abwei-chende Währung, z.B. USD, eingetragen wird, kann innerhalb der Aus-gleichsfunktion zwischen der Anzeige der Beleg- (z.B. USD) und der Hauswährung (z.B. DEM) gewechselt werden. Je nach Einstellung wird der Wert der offenen Posten in Haus- oder Fremdwährung angezeigt. Wie beimWechsel von Brutto- und Nettobetrag ist hierfür keine andere Zeilenaufbau-variante erforderlich, sondern lediglich ein Wechsel des Anzeigestatus mitdem Befehl EINSTELLUNGEN.

3.3.4 Bearbeitung offener Posten

Die Bearbeitung möglicherweise vorhandener offener Posten in der selektier-

ten Postenliste ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.Nicht exakt auf den Ausgleichsvorgang eingrenzbare Selektionsbedingun-gen, Differenzen zur Skontonutzung oder Teilzahlungen erfordern die Bear-beitung offener Posten. Hierzu stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Aktivieren oder Inaktivieren von selektierten offenen Posten

• Aktivieren oder Inaktivieren von Skonto

• Pflegen der aktuellen Skontobeträge

• Eingeben von Teilzahlungen oder Restposten

HilfsmittelZur Bearbeitung offener Posten stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfü-gung:

• Kommandos (Abbildung 3.37)

• Aktionsmenüs oder Funktionstasten

• Maustasten

Bei Verwendung von Funktionstasten oder Aktionsmenüs müssen vor der ei-gentlichen Bearbeitung zunächst die offenen Posten, die bearbeitet werden

sollen, markiert werden.



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Abbildung 3.37 Funktionen zur Bearbeitung offener Posten

Kommandos zur PostenbearbeitungDie Möglichkeit, im Kommandomodus zu arbeiten, wird im Benutzerstammdefiniert und steht dann immer zur Verfügung. Sie kann aber auch währendder Bearbeitung im Menüpunkt EINSTELLUNGEN aktiviert werden. Nebendem offenen Posten wird in einem solchen Fall ein Feld für die Kommando-eingabe aufgeblendet. Einzelne Posten, Blöcke oder der gesamte selektiertePostenbestand können mit Kommandos bearbeitet werden. Blöcke werdengekennzeichnet, indem im ersten Satz des Blocks das Kennzeichen zur Blo-ckaktivierung und im letzten Satz des Blocks das Kennzeichen zur Blockinak-tivierung eingegeben wird. Um alle Posten bearbeiten zu können, kann amEnde ein Kommando mit der zusätzlichen Kennzeichnung »*« für einen be-liebigen Posten eingegeben werden.

Bearbeitungsoptionen festlegenBearbeitungsoptionen werden im Benutzerstammsatz gespeichert. Ihre Ein-stellung kann aus den Menüs der Buchhaltung (EINSTELLUNGEN | BEARBEI-TUNGSOPTIONEN) erfolgen.

Folgende Optionen zur Postenbearbeitung können gewählt werden:





• Postenbearbeitung mit Kommandoeingabe (Auswahl erfolgt über Tasta-tureingaben)

• Selektierte Posten zunächst inaktiv (ausgewählte Posten sind nicht mar-kiert)

• Eingabe des Zahlbetrags bei Restposten (bei der Restpostenzahlung wirdder Zahlbetrag und nicht der Betrag des Restpostens eingegeben)

Abbildung 3.38 Bearbeitungsleiste für den Ausgleich von offenen Posten (© SAP AG)

Aktivieren des auszugleichenden PostensIndem Sie auf den Betrag eines Postens doppelklicken, können Sie diesen ak-tivieren oder deaktivieren. Dies gilt sowohl für einen Rechnungsbetrag als

auch für einen vom System vorgeschlagenen Skontobetrag. Im obigen Bild-schirmbild wurde für den aktivierten Posten (Belegnummer 1800000270)der Skontobetrag deaktiviert. Deaktivierte Posten erscheinen bei der Stan-dardeinstellung im R/3-System in schwarzer, aktivierte Posten dagegen inroter Farbe.

Abbildung 3.39 Zahlungseingang buchen: Offene Posten zuordnen (© SAP AG)

Wenn der erfasste Betrag mit dem zugeordneten Betrag übereinstimmt(siehe rechte untere Bildseite), kann der Beleg gebucht werden. Dies erfolgt

durch Klicken auf das Buchungssymbol.



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DifferenzenNicht immer stimmt der Betrag der Zahlung mit dem der ausgewiesenen For-derung überein. Manchmal wird zum Beispiel ein Skonto über den laut Zah-lungsbedingung definierten Zeitraum hinaus genutzt. Dies führt dann beim

Ausgleichen zu Differenzen, die bearbeitet werden müssen, um letztendlicheinen Nullsaldo zu erreichen. Kleine Differenzen, für die eine Eröffnung einer Restforderung zu aufwändig wäre, wird man im Normalfall über eine Skon-toveränderung im Posten korrigieren. Im Folgenden werden die verschiede-nen Möglichkeiten zur Bearbeitung von Differenzen dargestellt.

3.3.5 Toleranzen

Für den Ausgleich offener Posten werden Abweichungstoleranzen für Mitar-beiter und für Geschäftspartner definiert. Beim Ausgleichsvorgang selbst

werden die Toleranzwerte für Mitarbeiter und Geschäftspartner berücksich-tigt. Genutzt wird immer die unterste der definierten Grenzen. Innerhalb der Toleranzgrenzen werden zwei Bereiche definiert:

• Die Grenze, bis zu der das System den zulässigen Skontobetrag korrigiert.

• Die Grenze, bis zu der automatisch auf ein Aufwands- oder Ertragskontogebucht werden kann, wenn eine Skontokorrektur nicht möglich ist.

Abbildung 3.40 Automatische Buchung von kleinen Differenzen

Die Toleranzangaben für Geschäftspartner und Mitarbeiter werden inToleranzgruppen zusammengefasst, die Geschäftspartnern (über den

Stammsatz) bzw. Mitarbeitern (über die Tabelle T043) zugeordnet werden.Beachtet werden sollte auch, dass über die Tabelle T043T für Mitarbeiter Be-tragsobergrenzen für Buchungsvorgänge festgelegt werden können.





Abweichungen oberhalb der ToleranzgrenzenEtwaige Abweichungen vom Betrag der ursprünglichen Forderung, die ober-halb der definierten Toleranzgrenzen liegen, können als Teilzahlung oder Restposten gebucht werden. Der Unterschied zwischen Teilzahlung und

Restposten besteht im abweichenden Status der alten Forderung nach der Buchung des Zahlbelegs. Wird ein Restposten gebildet, wird die ursprüngli-che Forderung mit der Zahlung ausgeglichen, und eine neue Forderung über den Restbetrag wird erzeugt. Zu Informationszwecken wird zusätzlich aufdem ursprünglichen Posten die tatsächliche Höhe des Zahlbetrags vermerkt.

Bei einer Teilzahlung wird die ursprüngliche Forderung nicht ausgeglichen.

• Die Teilzahlung wird mit Bezug auf die Rechnung als offener Posten ge-speichert und bei Zahlungs- und Mahnvorgängen berücksichtigt. Im FeldRECHNUNGSBEZUG wird zu diesem Zweck die Nummer der ursprünglichenForderung eingetragen.

• Im Mahnprogramm wird eine Teilzahlung berücksichtigt.

Festlegen der ZahlungsbedingungenFür Restposten sind Zahlungsbedingungen festzulegen. In den Toleranz-gruppenfestlegungen für die Geschäftspartner kann hierfür definiert wer-den, dass

• Zahlungsbedingungen aus der ursprünglichen Rechnung übernommenwerden,

• feste Zahlungsbedingungen für Restposten vorgegeben werden,

• Skonto nur für den bezahlten Rechnungsteil gewährt wird (diese Optionwird empfohlen, wenn die Zahlungsbedingung aus der Rechnung über-nommen wird),

• eine bestimmte Mahnstufe nicht überschritten wird (zum Beispiel, um für Restposten kein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten).

Ablauf der BuchungBeim Auftreten einer großen Zahlungsdifferenz können Sie mit dem Befehl

SPRINGEN in das Teilzahlungs- oder Restpostenbild verzweigen.• Bei Teilzahlungen wird deren Betrag in der Spalte ZAHLUNGSBETRAG ein-

gegeben bzw. mit einem Doppelklick übernommen. Die Teilzahlung kannauch für mehrere Posten definiert werden. Das System speichert Beleg-nummer, Geschäftsjahr und Nummer der Belegposition im Feld ZAHLUNG

FÜR der Teilzahlung.

• Restpostenbeträge werden in der Spalte RESTPOSTEN eingetragen bzw.durch Doppelklicken übernommen. Beim Buchen werden im Feld R EST

FÜR Belegnummer, Geschäftsjahr und Nummer der Belegposition des Ur-

sprungsbelegs eingetragen. Die Zahlungsbedingung wird entsprechendder Toleranzgruppenvorgabe der Geschäftspartner vergeben.



182


Restposten buchenRestposten buchen Sie wie folgt:

Ausgangspunkt Bild zur Bearbeitung offener Posten

1. Wählen Sie den Registerreiter RESTPOSTEN.

§ R/3 zeigt das Fenster ZAHLUNGSEINGANG BUCHEN: RESTPOSTEN BILDEN

(vgl. Abb. 3.41).

2. Tragen Sie in der Spalte RESTPOSTEN den Betrag des Restpostens ein, oder übernehmen Sie den verbleibenden Betrag durch Doppelklicken in dasFeld RESTPOSTEN. Es können auch für mehrere Positionen Restposten ein-getragen oder automatisch verteilt werden.

§ Der alte Posten wird beim Buchen ausgeglichen, und es wird ein neuer Posten erstellt. Im Feld RESTPOSTEN FÜR trägt das System Belegnum-mer, Geschäftsjahr und Positionsnummer des ursprünglichen Postensein.

3. Wählen Sie UMFELD | DIFFERENZ ERLÄUTERN.

§ Die Zusammensetzung des Differenzbetrages wird Ihnen näher erläu-tert. Große Abweichungen werden Sie je nach Lage der Dinge als Teil-zahlung oder Restposten verbuchen.

Abbildung 3.41 Zahlungseingang buchen: Restposten bilden (© SAP AG)





184


3. Für die Währung kann im nachfolgenden Feld ein Umrechnungskurs imBelegkopf eingegeben werden.

4. In jeder Belegposition kann der Betrag in der Hauswährung und in der imBelegkopf definierten Fremdwährung eingegeben werden.

Kursdifferenzen werden vom R/3-System automatisch gebucht. Dies erfolgtin Form einer automatischen Kontenfindung.

3.4 RechnungsprüfungDie Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen der Materialwirt-schaft und dem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltungund Kostenrechnung) her.

Die Rechnungsprüfung umfasst:• Die Erfassung von eingegangenen Rechnungen und Gutschriften

• Die Prüfung von Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerischeRichtigkeit

• Das Buchen der aus der Rechnung resultierenden Kontobewegungen

• Die Fortschreibung bestimmter Daten im R/3-System, wie zum Beispieloffener Posten und Materialpreise

• Das Nachbearbeiten von Rechnungen, die wegen zu großer Abweichun-gen vom Bestellvorgang gesperrt wurden

Abbildung 3.42 Einstiegsbild zum Hinzufügen einer Rechnung mit Bestellbezug (© SAP AG)




3.4 Rechnungsprüfung 185

Um eine Rechnung zu prüfen und zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt R/3-Einstiegsbild

1. Wählen Sie LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | RECHNUNGSPRÜFUNG |

RECHNUNGSPRÜFUNG.§ Sie befinden sich im Fenster RECHNUNG.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche RECHNUNG HINZUFÜGEN.

§ Sie befinden sich im Fenster RECHNUNG ERFASSEN: EINSTIEG (vgl. Abb.3.42).

3. Geben Sie das Belegdatum der Rechnung ein. Erfassen Sie im Feld REFERENZ

die Rechnungsnummer des Lieferanten und im Feld BESTELLUNG die Bestell-nummer, auf die sich die Rechnung bezieht. Bestätigen Sie die Eingabe.

§ Sie befinden sich im Fenster RECHNUNG ERFASSEN: KREDITORENPOSITION.

4. Geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung und den Steuerbetrag ein,oder lassen Sie sich die Steuer automatisch durch Ankreuzen errechnen.Bestätigen Sie die Eingabe.

§ Das Fenster RECHNUNG ERFASSEN: AUSWAHLBILD DER BESTELLPOSITIO-NEN wird angezeigt (vgl. Abb. 3.43).

Abbildung 3.43 Bestellpositionen zur Rechnung auswählen (© SAP AG)

5. Übernehmen Sie die von Ihnen gewünschten Bestellpositionen mit den

vorgeschlagenen Werten, oder ändern Sie diese nach Bedarf entspre-chend ab. Verproben Sie die Verbuchung, indem Sie auf die SchaltflächeSIMULIEREN klicken.






3.6 Praxisfall 187

Mit der Einführung des Euro am 01.01.1999 wurden gesetzliche Richtlinienfür die Umrechnung der EWU-Binnenwährungen relevant. Die Wechsel-kurse zwischen zwei solchen »Binnenwährungen« werden von einem Stich-tag an fixiert. Die Umrechnung eines Betrages von der einen in die andere

Währung muss über die Basiswährung EUR (ISO-Code für die WährungEuro) stattfinden. Sie unterliegt gewissen Rundungsregeln.

Aus diesem Grund ist eine manuelle Kursvorgabe für Währungen, die an der Europäischen Währungsunion beteiligt sind, nicht mehr möglich, denn eswird ein festgelegter Kurs zur Umrechnung über den Euro herangezogen.Eine vom fixierten Kurs abweichende Eingabe erzeugt eine Fehlermeldungund muss korrigiert werden.

3.6 PraxisfallDie Punk GmbH ist ein Unternehmen im Dienstleistungssektor mit 3.500Mitarbeitern. Die Geschäftsführung entschied sich dafür, die Finanzbuchhal-tung und das Controlling des Systems R/3 einzusetzen.

Ein Teil des Abnahmetests sah die Erfassung von Originalbelegen vor. Da diePunk GmbH nicht das Modul MM mit Rechnungsprüfung einsetzt, werdenEingangsrechnungen von der Finanzbuchhaltung erfasst. Für den Test wur-den für die verschiedenen Geschäftsvorfälle Originalbelege aus der Fachab-teilung kopiert und im System erfasst.

Die Anwender begannen, die verschiedenen Belege zu erfassen. Zuerstwurde eine Eingangsrechnung mit Kostenstellenkontierung erfasst. DieseBuchung konnte ohne Probleme durchgeführt werden. Als zweiter Belegwurde eine Gutschrift desselben Kreditors erfasst. Bei der Bearbeitung der Kreditorenposition fiel auf, dass ein Feld ZUORDNUNG nicht vorhanden war.In diesem sollte jedoch die Bestellnummer erfasst werden, um über ein ein-deutiges Kriterium für den Ausgleichsvorgang zu verfügen.

Der Fachadministrator überprüfte zunächst die Feldstatusleiste. Mit der Feld-statusleiste kann der Bildaufbau bei der Belegerfassung gesteuert werden. In

der Feldstatusleiste werden alle Felder des Belegs aufgelistet und mit demStatus »aus« für Ausblenden, »muss« für Mussfeld oder »kann« für Kann-feld versehen. Die Angaben zur Feldstatusleiste werden mittels eines vierstel-ligen Schlüssels (Feldstatusgruppe) im Sachkontenstamm hinterlegt. Für Kre-ditoren- und Debitorenpositionen ist die Feldstatusleiste im jeweiligenAbstimmkonto ausschlaggebend. Im betroffenen Abstimmkonto war dieFeldstatusgruppe »G067« hinterlegt. Für das Feld ZUORDNUNG war jedochin »G067« der Status »kann« eingestellt. Die Feldstatusleiste war somit nichtfür das Ausblenden verantwortlich (was auch unlogisch gewesen wäre, daalle Abstimmkonten mit G067 angelegt sind und der Fehler bei der Erfassung

der Eingangsrechnung nicht aufgetreten war).






3.6 Praxisfall 189

buchhaltung überstellt. Für den Test wurde ein Originaldatenbestand ausdem Vertriebssystem zur Verfügung gestellt. Die Batch-Input-Mappe mitden Buchungen wurde im Hintergrund abgespielt. Nach etwa 30 Minutenüberprüfte der Fachadministrator (der zuständige Mitarbeiter für das Custo-

mizing des Fachbereichs) die Batch-Input-Übersicht und stellte fest, dass dieMappe mit den Ausgangsrechnungsbuchungen fehlerhaft war. Aus demProtokoll war ersichtlich, dass bei etwa 200 Buchungen das Feld ZAHLUNGS-FRISTENBASISDATUM nicht ausgefüllt war und die Buchungen somit nichtdurchgeführt werden konnten. Das Zahlungsfristenbasisdatum dient alsAusgangsdatum für die Ermittlung der Fälligkeit einer Zahlung und wird vomSystem zwingend vorgeschrieben. Man wunderte sich jedoch, dass der Feh-ler in vorhergehenden Tests nie aufgetreten war. Daher wurde zunächst dasSchnittstellenprogramm analysiert. Es zeigte sich jedoch, dass das Feld nichtvon der Schnittstelle mit Daten versorgt wurde. Man fand schließlich die Lö-sung: Die 200 Buchungen stammten von Debitoren, die einheitlich in ihrenStammsätzen die Zahlungsbedingung »ZB19« aufwiesen. Die Zahlungsbe-dingung »ZB19« war so definiert, dass kein Zahlungsfristenbasisdatum vor-geschlagen werden sollte. Bei allen anderen Zahlungsbedingungen steuerteeine Eingabe, dass das Buchungsdatum als Vorschlagsdatum für das Zah-lungsfristenbasisdatum dienen sollte. Dort gab es also keine Fehler. Die Zah-lungsbedingung »ZB19« wurde schließlich so geändert, dass als Zahlungsfris-tenbasisdatum ebenfalls das Buchungsdatum vorgeschlagen wurde.

Dieses Beispiel zeigt die enge Verknüpfung von Customizing-Einstellungen

und Schnittstellenkonzeption. Bei der Erstellung von Schnittstellen muss im-mer beachtet werden, dass für das Einspielen von Schnittstellen mit demBatch-Input-Verfahren die gleichen Prüfungen durchgeführt werden wie imDialog. Dies verhindert, dass unvollständige oder fehlerhafte Buchungenüber Schnittstellen ins System gelangen.



190






192


3.8 Lösungen1. Der Debitorenstamm weist verschiedene Bereiche auf, um den unter-

schiedlichen Anwendungsgesichtspunkten gerecht zu werden. Um wel-

che Bereiche handelt es sich?Der Debitorenstamm weist folgende Bereiche auf:

• Allgemeine Daten

• Buchungskreisdaten

• Vertriebsdaten

2. Welche Funktionen hat die Kontengruppe, die beim Anlegen eines Debi-toren- bzw. Kreditorenstammsatzes immer angegeben werden muss?Über die Kontengruppe werden bei der Anlage von Debitoren- bzw. Kre-ditorenstammsätzen folgende Festlegungen getroffen:

• Welche Felder beim Anlegen oder Ändern eines Stammsatzes ange-zeigt werden

• Welche Felder beim Anlegen erfasst werden müssen

• Der Kontonummernbereich und damit Art der Nummernvergabe

3. Mit Rücksicht auf welche Ordnungsbegriffe oder Funktionen könnenFeldstatuseinstellungen für Personenkonten definiert werden?Feldstatuseinstellungen sind abhängig

• von der Kontengruppe

• von der Transaktion• vom Buchungskreis

4. Das Feld SUCHBEGRIFF ist für alle Personenstammsätze als Mussfeld ein-zustellen. Welche Bedeutung kommt diesem Feld zu?Das Feld SUCHBEGRIFF ist ein Sortierfeld, das für den Aufbau von Match-codes von besonderer Bedeutung ist. Nach den dort eingetragenen Krite-rien erfolgt die Auswahl des Matchcode.

5. In welche Teile ist die Struktur eines Kreditorenstammsatzes gegliedert, um

den unterschiedlichen Anwendungsgesichtspunkten gerecht zu werden?Der Kreditorenstamm lässt sich in folgende Bereiche gliedern:

• Allgemeine Daten

• Buchungskreisdaten

• Einkaufsdaten

6. Welche Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Belegs werden im R/3-Sys-tem angeboten?Folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Belegs werden angeboten:

• Vorerfassen

• Erfassen

• Merken




3.8 Lösungen 193

• Ändern

• Anzeigen

• Stornieren

7. Belegänderungen werden im R/3-System automatisch dokumentiert.Welche Daten werden in den erstellten Änderungsbelegen gespeichert?Die Belegänderungen werden mit folgenden Daten in einem Änderungs-beleg gespeichert:

• Benutzer, der die Änderung ausgeführt hat

• Datum und Zeit der Änderung

• Alter und neuer Feldinhalt

8. Beschreiben Sie den Ablauf des Ausgleichsvorgangs für die Funktion BU-CHEN MIT AUSGLEICH im R/3-System.Der Bearbeitungsablauf für Ausgleichsvorgänge mit der Funktion BUCHEN

MIT AUSGLEICH ist wie folgt:

1. Belegkopf des Ausgleichsbelegs spezifizieren

2. Ausgleichsvorgang auswählen

3. Einzelposten eingeben

4. Auswahl der offenen Posten, die mit dem Beleg ausgeglichen werdensollen

5. Bearbeitung der offenen Posten (z.B. aktivieren, deaktivieren)6. Buchen des Ausgleichsbelegs



194








Nebenbuchhaltung: Konteninformationen, Mahnen, Zahlen, Berichte 4

197

Nebenbuchhaltung:Konteninformationen,Mahnen, Zahlen, Berichte



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4 Nebenbuchhaltung: Konteninformationen, Mahnen, Zahlen, Berichte

In diesem Kapitel über das Thema »Nebenbuchhaltung« der SAP® R/3®-Fi-nanzbuchhaltung erfahren Sie, wie Sie die auf Konten enthaltenen Informa-tionen auswerten können. Es führt Sie in die Grundlagen des maschinellenMahnens und Zahlens ein und gibt Ihnen einen Überblick über das Berichts-

wesen der Nebenbuchhaltung.

4.1 KonteninformationWenn Sie einen Geschäftsvorfall auf einem Konto buchen, wird automatischder Kontensaldo fortgeschrieben. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie sicheinen Überblick über Kontensalden, Einzelposten und andere Informationenzum Kreditmanagement verschaffen können.

4.1.1 Saldenanzeige

Struktur zur Summierung von VerkehrszahlenUnter Verkehrszahlen versteht man die Summe aller Buchungen auf einemKonto, getrennt nach Buchungsperioden sowie nach Soll und Haben. DieseBuchungen werden mit Hilfe der Belegpositionen den Konten der Haupt-und Nebenbuchhaltung zugeordnet. Die Summen werden für folgende Ebe-nen gebildet:

• Kontonummer

• Buchungskreis

• Geschäftsjahr • Geschäftsbereich (gilt nur für Sachkonten)

• Währung (gilt nur für Sachkonten)

• Buchungsperiode

• Soll

• Haben

Salden zum Sachkonto anzeigenUm die Salden von Sachkonten anzuzeigen, müssen Konto, Buchungskreis,

Geschäftsjahr, Geschäftsbereich und Währung angegeben werden. Die An-zeige erfolgt aufgeschlüsselt nach Saldenvortrag und Buchungsperioden für Soll- und Habenpositionen, Periodensaldo und kumulierten Saldo.

• Bestandskonten werden nur in der Hauswährung oder in einer definiertenFremdwährung und der Hauswährung geführt.

• Erfolgskonten, Mitbuchkonten und Kontokorrent-Bestandskonten kön-nen dagegen die Verkehrszahlen in der Hauswährung und jeder beliebi-gen kontierten Fremdwährung ausweisen (vgl. Abb. 4.2).





Abbildung 4.1 Schematische Darstellung der Saldenanzeige

Um die Salden eines Sachkontos anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Easy Access: »Hauptbuch«

1. Wählen Sie den Menüpfad KONTO | SALDENANZEIGE.§ Das Einstiegsbild zur Saldenanzeige wird angezeigt.

2. Geben Sie Sachkonto, Buchungskreis, Geschäftsjahr und eventuell eineAbgrenzung für den Geschäftsbereich oder die Transaktionswährung ein.

3. Mit der Taste (¢] gelangen Sie zur Saldenanzeige.

Mit den Drucktasten AND.WÄHRG und AND.GSBER können Sie in eine andereDarstellung wechseln. Diese Drucktasten sind nur aktiv, wenn andere Wäh-rungen und Geschäftsbereiche definiert sind. Salden werden dann in einer anderen Währung bzw. für einen anderen Geschäftsbereich angezeigt.

Mit Doppelklicken können Sie von jedem Feld der Zeilen in der Saldendar-stellung in die Einzelpostendarstellung springen.



200


Abbildung 4.2 Saldenanzeige eines Sachkontos: Einstieg (\© SAP AG)

Abbildung 4.3 Saldenanzeige auf einem Sachkonto (\© SAP\ AG)





Abbildung 4.4 Saldenanzeige eines Sachkontos: Einzelpostendarstellung (\© SAP\ AG)

Salden zum Personenkonto anzeigen

Für die Saldenanzeige von Kreditoren- und Debitorenkonten müssen Konto,

Buchungskreis und Geschäftsjahr spezifiziert werden. Die Anzeige erfolgtaufgeschlüsselt nach Saldenvortrag und Buchungsperioden für Soll- und Ha-benpositionen, Periodensaldo und kumuliertem Saldo.

• Aus dieser Anzeige können Sie in den periodenbezogenen Umsatznach-weis und die Summenanzeige der Sonderhauptbuchvorgänge verzwei-gen.

• Für einen beliebigen Saldowert kann in die Anzeige der Einzelposten ver-zweigt werden, aus denen sich der Saldo zusammensetzt.

Um die Salden zu einem Personenkonto anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:Ausgangspunkt Easy Access: »Kreditoren«

1. Wählen Sie den Menüpfad KONTO | SALDEN ANZEIGEN. Sie gelangen indas Einstiegsbild zur Saldenanzeige Kreditoren.

2. Geben Sie das Kreditorenkonto, den Buchungskreis und das Geschäftsjahr ein.

3. Mit der Taste (¢) gelangen Sie in die Saldenanzeige.

Wenn Sie die Drucktaste UMSÄTZE anklicken, werden die Umsätze für den je-

weiligen Kreditor dargestellt. Mit einem Klick auf die Drucktaste SHB-VOR-GÄNGE listen Sie die Sonderhauptbuchvorgänge des Kreditors auf.



202


Abbildung 4.5 Salden eines Kreditors anzeigen: Einstiegsbild (\© SAP\ AG)

Abbildung 4.6 Salden eines Kreditors anzeigen: Kontenstand (\© SAP\ AG)





204


Ausgangspunkt Easy Access: »Kreditoren« (oder »Debitoren«)

1. Wählen Sie KONTO | POSTEN ANZEIGEN.

§ Das Einstiegsbild zur Einzelpostenanzeige erscheint auf Ihrem Bild-

schirm. Im unteren Teil des Einstiegsbildes sehen Sie die gewählten Ein-stellungen, die den Zeilenaufbau, die Summenvariante und die Sortier-folge betreffen.

2. Geben Sie das Kreditorenkonto und den Buchungskreis an, und wählenSie die Art der Posten, die Sie anzeigen möchten. Sie haben die Möglich-keit, die Anzeige auf bestimmte Posten (zum Beispiel nur auf die Anzeigeoffener Posten) einzuschränken.

Abbildung 4.8 Einzelposten eines Kreditors anzeigen: Einstieg (\© SAP\ AG)

Hinweis Um Konten zu gruppieren und damit gleichzeitig Auswertungenüber eine Kombination von Konten zu erzeugen, erstellen Sie im Fenster DEBITOREN, KREDITOREN oder HAUPTBUCH unter UMFELD | LFD. EINSTEL-LUNGEN einen Arbeitsvorrat.

Bearbeitung offener PostenZur Bearbeitung offener Posten stellt Ihnen das R/3-System folgende Funkti-onen zur Verfügung:

• Anzeige des BelegsNach einem Doppelklick auf einen Einzelposten wird der Beleg gezeigt.

• Anzeige eines Zusatzfeldes (temporär)Jedes Feld eines Belegs kann als Zusatzfeld in die Einzelpostenanzeige ein-geblendet werden (die Feldauswahl wird im Customizing festgelegt).





206


Customizing speziell gekennzeichnet werden, weil sie nur selten benötigtund nicht bei jedem Aufruf der Zeilenaufbauvarianten mit angezeigt werdensollen. Nach Auswahl der gewünschten Variante werden Einzelposten sofortin geänderter Darstellung angezeigt.

Abbildung 4.10 Standardvarianten zum Zeilenaufbau der Einzelpostenanzeige zu einemKreditor (\© SAP\ AG)

Summendarstellung von EinzelpostenDurch Klicken auf das Symbol werden die Standardsummenvarianten unddie Varianten, die der Anwender selbst definiert hat, in einem Dialogfenster angezeigt. Unmittelbar nachdem die gewünschte Summenvariante durchDoppelklicken auf die entsprechende Zeile gewählt wurde, werden die Ein-zelposten in der entsprechenden Summendarstellung gezeigt. In Abbildung

4.10 wurde die Summenvariante »Belegdatum – Buchungsschlüssel« aufge-rufen. Dabei erfolgt zuerst die Summendarstellung nach dem Belegdatum. Inder letzten Spalte wird die Anzahl der Einzelposten innerhalb der Summen-darstellung angegeben. Durch Doppelklicken auf die betreffende Zeile oder durch Klicken auf das Symbol wird das zweite Kriterium aktiviert.

4.1.3 Kreditmanagement

Kreditkontrollbereich• Die Kontrolle der Forderungen an Kunden spielt eine wichtige Rolle im

Rahmen der Debitorenverwaltung. Die Gruppierung von Debitoren zumZweck der Kundenkreditkontrolle erfolgt, indem man sie Kreditkontrollbe-reichen zuordnet. Dafür gelten folgende Voraussetzungen: Die Anzahl der Kreditkontrollbereiche in einem Mandanten ist beliebig.

• Buchungskreise werden immer einem Kreditkontrollbereich zugeordnet.

• Einem Kreditkontrollbereich kann eine beliebige Anzahl von Buchungs-kreisen zugeordnet werden.





Abbildung 4.11 Struktur eines Debitorenstammsatzes mit Zuordnung zumKreditkontrollbereich

KreditlimitpflegeDie Vergabe des Kreditlimits kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen:

• Sie können ein Gesamtkreditlimit festsetzen, das für einen Debitor über

alle Kreditkontrollbereiche gilt.• Sie können ein maximales Einzelkreditlimit festsetzen, das die Ober-

grenze des Kreditlimits bezeichnet, das ein Debitor in einem Kredit-kontrollbereich ausnutzen kann; dieses Kreditlimit gilt für alle Kreditkon-trollbereiche.

• Sie können ein individuelles Kreditlimit definieren, das für einen Debitor in einem konkreten Kreditkontrollbereich gilt.










4.2 Maschinelles Mahnen 211

Voraussetzungen für das automatische MahnenVoraussetzung für die automatische Ausführung des Mahnverfahrens ist:

• Auf Stammsatzebene die Pflege der Felder ADRESSE, SPRACHE, MAHNVER-

FAHREN, MAHNSPERRE, DATUM DER LETZTEN MAHNUNG und ERREICHTEMAHNSTUFE

• Auf Belegebene die Pflege der Felder ZAHLUNGSBEDINGUNG und BASISDA-TUM

Generell wird nach dem Datum der Nettofälligkeit gemahnt.

4.2.1 Mahnverfahren

Im R/3-System können sowohl Debitoren als auch Kreditoren gemahnt wer-den. Eine kreditorische Mahnung kann sinnvoll sein, wenn der Kreditor z.B.

auf Grund einer Gutschrift einen Saldo aufweist. Ist ein Debitor zugleich Kre-ditor, können Sie festlegen, dass der gemeinsame Saldo der Konten für dieMahnbarkeit ausschlaggebend ist. Dabei können unterschiedlichste Verfah-ren definiert werden, die es erlauben, für jeden Geschäftspartner individuelleMahnungen und Mahnverfahren zu erstellen. Dazu muss jedem Geschäfts-partner auf Stammsatzebene eines der definierten Mahnverfahren zugeord-net sein, die sich im Wesentlichen durch folgende Merkmale unterscheiden:

• Die Anzahl der zugeordneten Mahnstufen

• Die Intervalle zwischen den Mahnstufen

• Die zugeordneten Mahntexte

Schematischer AblaufDas Mahnprogramm wird in mehreren Schritten durchgeführt, die zeitlichgetrennt voneinander ablaufen können:

1. Vor dem Start des Mahnprogramms wird festgelegt, welche Debitorenund/oder Kreditoren aus welchem Buchungskreis und Mahnbereich zumvorgesehenen Mahntermin am Mahnlauf teilnehmen.

2. Das Mahnprogramm wählt nach festgelegten Regeln die überfälligen of-fenen Posten (inklusive der Ausnahmefälle wie gesperrte Belegpositionen)aus und stellt sie in einem Mahnbestand bereit.

3. Dieser Mahnbestand kann online bearbeitet werden (Mahnstufe ändern,Mahnsperre aufheben oder setzen).

4. Ein Probedruck kann ausgelöst werden.

Auf der Basis des Mahnbestandes druckt das Mahnprogramm Mahnschrei-ben, Mahn- und Ausnahmelisten. Zu diesem Zeitpunkt werden auch Mahn-informationen in Stammsätzen und Belegpositionen geändert (erreichteMahnstufe, letzter Mahntermin, Sperrgrundänderung).



212


Abbildung 4.14 Mahnen: Verfahren, Ablauf

Parameter zum Mahnprogramm pflegenUm die Parameter zum Mahnprogramm zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Easy Access: »Debitoren«

1. Wählen Sie den Menüpfad PERIODISCHE ARBEITEN | MAHNEN.§ Das Einstiegsbild zum Mahnprogramm wird angezeigt.

2. Geben Sie das Mahndatum und einen Identifikationsbegriff ein. Bei die-sem handelt es sich um eine frei wählbare Zeichenfolge. Sie hilft Ihnen,den Mahnvorschlag zu einem späteren Zeitpunkt zu identifizieren.

3. Wählen Sie PFLEGEN, wenn Sie Parameter für einen Mahnlauf über meh-rere Konten erfassen wollen.

§ Sie befinden sich im Fenster MAHNEN: PARAMETER.

4. Als Mahnparameter für mehrere Konten geben Sie Ausstellungsdatum,

Buchungskreis und die zu mahnenden Debitoren bzw. Kreditoren ein.5. Wählen Sie ZUSATZPROTOKOLL, um für bestimmte Konten eine zusätzliche

Dokumentation des Mahnlaufs zu erzeugen.





214


Abbildung 4.16 Mahnen: Pflege der Parameter (\© SAP\ AG)

Bestimmen Sie das Startdatum und den Ausgabedrucker.

Abbildung 4.17 Mahnvorschlag: Bearbeiten der Konten (\© SAP\ AG)

EinzelmahnungUm eine Einzelmahnung zu erstellen, wählen Sie den folgenden Menüpfad:

Ausgangspunkt Easy Access: »Debitoren«

1. Wählen Sie PERIODISCHE ARBEITEN | MAHNEN.

§ Das Einstiegsbild zum Mahnprogramm wird angezeigt.

2. Wählen Sie EINZELMAHNUNG.





3. Wählen Sie einen Ausgabedrucker.

4. Geben Sie den Buchungskreis und das Kontokorrentkonto sowie die Se-lektionsdaten an.

5. Wählen Sie entweder PROTOKOLL, um sich die Mahndaten anzeigen zulassen, PROBEDRUCK, um die Druckausgabe zu kontrollieren, oder DRUCK,um den Mahnlauf ausführen und drucken zu lassen.

§ Der Mahnlauf und -druck wird ausgeführt.

Abbildung 4.18 Einzelmahnung für ein Konto (\© SAP\ AG)

6. Im Gegensatz zum Mahnlauf über mehrere Konten kann bei einer Einzel-

mahnung keine einzelne Mahnpostenbearbeitung durchgeführt werden.FormulargestaltungFormulare für das Mahnprogramm werden mit der Komponente SAPscript®

den konkreten Erfordernissen des individuellen Anwenders angepasst. Unter der Bezeichnung »F150_dunn_01« und »F150_dunn_10« sind im Mandan-ten »000« Vorschläge für Mahnformulare definiert, auf die das Mahnpro-gramm unmittelbar zugreifen kann. Die Standardformulare finden Sie unter WERKZEUGE | TEXTVERARBEITUNG | FORMULAR. Mit Hilfe des Editors könnenSie die vorgegebenen Texte in den Formularen ändern.

4.3 Maschinelles ZahlenDer folgende Abschnitt beschreibt, welche Angaben für das Zahlprogrammvon SAP R/3 erforderlich und möglich sind.

4.3.1 Bankenstammdaten

Bankenstammdaten werden in einer separaten Datentabelle, dem Banken-verzeichnis, abgelegt. Für alle Banken, die an der Abwicklung von Geschäfts-vorfällen beteiligt sind, müssen Bankenstammdaten definiert werden, wie

zum Beispiel:

• Anschriftsdaten der Banken







• Pflege der Bankenstammdaten über die Stammdatenpflege von Perso-nenkontenBei der Erfassung der Bankverbindung in der Stammdatenanlage von Per-sonenkonten verzweigt das System automatisch in die Bankenstammda-

tenpflege, wenn dort kein Bankschlüssel eingegeben ist.

Bankenstammdaten pflegen (manuell)

Abbildung 4.19 Bank anlegen: Detailbild (\ SAP\ AG)

Um Bankenstammdaten manuell zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Fenster »KREDITOREN« (oder »DEBITOREN«)

1. Wählen Sie STAMMDATEN | BANK | ANLEGEN.

§ Das Einstiegsbild zur Bankenstammpflege wird angezeigt.

2. Geben Sie das Länderkennzeichen und den Bankschlüssel (dieser ent-spricht im Normalfall der Bankleitzahl) ein.

3. Mit (¢) erhalten Sie das Detailbild zur Bankenstammpflege.

4. Geben Sie in dieses Detailbild die Stammdaten ein.

Hausbank definierenEine Hausbank definieren Sie wie folgt:

Ausgangspunkt Einführungsleitfaden Finanzwesen

1. Wählen Sie den Menüpfad BANKBUCHHALTUNG | BANKKONTEN | HAUS-BANKEN DEFINIEREN.

§ Das Einstiegsbild zur Hausbankdefinition wird angezeigt.



218


2. Geben Sie den Buchungskreis ein, und wählen Sie ANLEGEN BANK.

§ Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie das Bankkürzel (Bank-ID) unddas Bankland eintragen können.

3. Wählen Sie nach dieser Eingabe AUSFÜHREN.

§ Das Erfassungsbild, in dem Sie die Hausbankdaten anlegen können,wird angezeigt.

4. Geben Sie den Bankschlüssel ein (er entspricht normalerweise der Bank-leitzahl). Wenn unter dem angegebenen Bankschlüssel bereits ein Ban-kenstammsatz im System vorliegt, werden dessen Stammdaten automa-tisch eingestellt. Anderenfalls müssen die Stammdaten erfasst werden.

5. Wählen Sie danach BANKKONTEN.

§ Eine Liste der Bankkonten wird angezeigt.

6. Wählen Sie ANLEGEN | KONTO.

§ Das Erfassungsbild zur Pflege der Bankkontendaten wird angezeigt.

7. Geben Sie hier die entsprechende Bankkontonummer, die Kontowährungund das Sachkonto ein, und klicken Sie auf das Symbol .

Abbildung 4.20 Hausbank ändern: Bankkonto anlegen (\© SAP\ AG)

4.3.2 Einflussgrößen

Das R/3-Zahlprogramm kann für den Ausgleich kreditorischer und debitori-scher Verbindlichkeiten verwendet werden. Vor der Nutzung des Zahlpro-gramms müssen folgende Vorgaben definiert sein:

• Hausbanken

• Zahlwege

• Zahlungsformulare





220


Informationen zur ZahlungssteuerungDas Zahlprogramm greift auf unterschiedliche Informationsquellen zurück:

• Spezielle Daten über Geschäftspartner in den Personenkonten (z.B. Bank-

verbindung, Zahlungsbedingungen, Zahlwege)• Gebuchte Belege (z.B. Rechnungen)

• Allgemeine Konfigurationseinstellungen des Zahlprogramms

• Spezielle Parameter des Zahllaufs

Abbildung 4.22 Pflegen der Zahllaufparameter (\© SAP\ AG)

4.3.3 Verfahren und Ablauf

Das Zahlprogramm wird in mehreren Schritten ausgeführt, die zeitlich unab-hängig voneinander ablaufen können:

1. Das Zahlprogramm wählt nach den festgelegten Kriterien die fälligenoffenen Posten aus. Außerdem zeigt es eventuelle Zahlwegfehler oder ge-sperrte Belege und stellt diese Informationen in einer Vorschlagsliste zu-sammen.

2. Diese Liste wird online bearbeitet (Zahlweg- und Sperrenbearbeitung). ImZahlungsvorschlag kann sowohl die Zahlung (Zahlweg, Hausbank) alsauch der Posten (Sperrenkennzeichen, Skonto) geändert werden.

3. Das Zahlprogramm bucht laut Vorschlagsliste automatisch die Belege undstellt die notwendigen Daten für den nächsten Verfahrensschritt bereit.

4. Datenträger werden erstellt. Formulare, Avise und Zahlungsbegleitlistenwerden gedruckt.








4.4 Berichtswesen der Nebenbuchhaltung 223

4.4 Berichtswesen der NebenbuchhaltungDas R/3-System bietet zahlreiche Standardauswertungen für alle Bereichean. Die meisten davon können online vorgenommen werden, und zwar

wahlweise im Hintergrund wie auch im Dialog. Ihre Ergebnisse können ent-weder auf dem Bildschirm oder auf einem Drucker ausgegeben werden. Fol-gende Typen von Auswertungen stehen Ihnen in R/3 zur Verfügung:

• Stammsatzlisten

• Saldenlisten

• Auszüge, OP-Analysen

• Kontenschreibungen

Als Stammsatzliste dient u.a. das Kontenverzeichnis, das allgemeine und bu-chungskreisspezifische Stammdaten für Kreditoren und Debitoren enthält.Als Beispiel dafür seien genannt:

• Adressen und Telekommunikationsverbindungen

• Kontosteuerung

• Bankdaten

• Zahlungsdaten

• Anlegedaten

Außerdem kann beim Aufruf des Berichts bestimmt werden, nach welchenKriterien die angezeigte Liste sortiert werden soll.

Die Saldenliste weist Salden der Kreditoren bzw. Debitoren wie folgt aus:

• Saldo zu Periodenbeginn

• Sollsumme des Berichtszeitraums

• Habensumme des Berichtszeitraums

• Gesamtsumme der Soll- und Habenbuchungen im Gesamtzeitraum

Die Konten können nach zwei Kriterien sortiert werden: Bei der Kontensor-tierung »1« dient das Abstimmkonto, bei der Kontensortierung »2« die Kon-tonummer als Sortierkriterium.

Die Offene-Posten-Liste zeigt alle offenen Posten im angegebenen Zeit-raum, also Posten, die bis zum angegebenen Stichtag gebucht wurden undam Stichtag noch offen sind. Außerdem können offene Posten zeitlich geras-tert werden. Auf diese Weise können Sie den aktuellen Zahlungsstatus beisolchen Kreditoren bzw. Debitoren feststellen, die besondere Aufmerksam-keit verdienen.

Beim Archivieren von Belegen werden Belege aus der Datenbank des R/3-Systems gelöscht. Daher dokumentieren Sie vor der Archivierung die Bu-

chungen, die auf den Konten vorgenommen wurden, um jederzeit den Kon-tensaldo anhand der zugehörigen Belegpositionen erklären zu können. DieseAuswertung wird im R/3-System als Kontenbeschreibung bezeichnet.







226


5. Dort wurden die Belege im Finanzbuchhaltungssystem erfasst und ge-bucht. Bevor jedoch die Belege gebucht wurden, musste in der Treasury-Abteilung oft Auskunft darüber eingeholt werden, um welchen Vorganges sich handelte. Darüber hinaus waren häufig Abstimmungen bezüglich

der Geldkonten erforderlich.Insgesamt zeigten sich folgende Schwachstellen:

• Doppelerfassung von Daten (Kontoauszüge)

• Unterschiedliche Datenbasis auf Grund der ungenauen Erfassung im TS

• Umfangreiche Abstimmarbeiten zwischen der Treasury-Stelle und der Buchhaltung

Nach zahlreichen Diskussionen darüber, ob das Treasury im ersten Schrittoder doch erst im zweiten Schritt durch R/3 ersetzt werden sollte, wurde ein

Kompromiss gefunden.Das alte Treasury-System, das auf die spezifischen Belange des Unterneh-mens zugeschnitten war, sollte erst im zweiten Schritt abgelöst werden, daauf die R/3 zurzeit noch fehlende Funktionalität im Wertpapierbereich nichtverzichtet werden konnte. Um trotzdem schon in der ersten Phase der Um-stellung die Vorteile der Integration des SAP R/3-Systems zu nutzen und eineEntlastung der Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und im Treasury herbei-zuführen, beschloss die Geschäftsführung, einen Teil des Treasury-Systemsbereits im ersten Schritt einzuführen. Der Belegberg in Form von Kontoaus-zügen sollte für die Finanzbuchhaltung mit Hilfe eines elektronischen Konto-auszugs abgewickelt werden. Dieser Kompromiss stellte eine Zwischenlö-sung dar, die zuerst die Finanzbuchhaltung entlasten sollte.

Von einem elektronischen Kontoauszug versprach man sich folgende Vorteile:

• Keine Doppelerfassung der Kontoauszüge (Treasury und Finanzbuchhal-tung), sondern Wegfall der Erfassung in der Finanzbuchhaltung (bisheri-ger Aufwand etwa zwei Stunden täglich).

• Weniger Abstimmarbeiten, da keine Erfassungsfehler in der Finanzbuch-haltung mehr auftreten konnten.

• Der aktuelle Stand der Bankkonten war in der Finanzbuchhaltung verfüg-bar (als Grundlage für den Abgleich der TS-Konten).

Nach dieser Entscheidung wurde mit den Hausbanken Kontakt aufgenom-men, um zu klären, ob die Banken die vom R/3-System geforderten Daten-formate liefern konnten. Nach Abstimmung mit den Electronic-Banking-Be-ratern einigte man sich auf das Datenformat MultiCash.

Im Bereich des Customizing fanden folgende Aktivitäten statt:

• Identifizierung der internen Vorgänge (verschiedene Bankbuchungen)

• Zuordnung der internen Vorgänge zu den externen Vorgängen (abhängigvon der Bank)

• Einstellung der automatischen Kontenfindung




4.5 Praxisfall 227

Mit der elektronischen Kontoauszugsfunktion können bis zu zwei Buchun-gen pro Einzelposten erzeugt werden:

• Eine Bankbuchung (z.B. Bank an Bankverrechnung)

• Eine Buchung in der Nebenbuchhaltung (z.B. Bankverrechnung an Debi-tor mit Ausgleichen)

Nach einigen Tests war das System für alle auftretenden Geschäftsvorfällebereit. Die Kontoauszüge, die per Datentransfer täglich von den verschiede-nen Banken gesendet wurden, konnten eingelesen und verbucht werden.

Neben den einfachen Bankbuchungen (ohne Ausgleich) konnten gleichzeitigmit dem Produktivstart auch die Vorgänge mit Ausgleich abgewickelt wer-den. Dies war deswegen wichtig, weil bei der Schmidt AG Rechnungen über-wiegend per Scheck beglichen wurden, wobei die Buchung über ein Scheck-

verrechnungskonto erfolgte. Das Zahlprogramm erstellte hierfür bei der Zahlung die Buchung: »Scheckverrechnungskonto an Kreditor«. Mit der Bankbuchung auf der Basis des Kontoauszugs wurde nun anschließend der offene Posten aus dem Zahlprogramm auf dem Scheckverrechnungskontomaschinell ausgeglichen. Als Ausgleichskriterium diente hierfür die Scheck-nummer, die vom Zahlprogramm vergeben und von der Bank im Feld VER-WENDUNGSZWECK mit angegeben wird.

Durch Einführung des elektronischen Kontoauszugs konnte mit relativ gerin-gem Arbeitsaufwand eine wesentliche Erleichterung für die zuständigen Mit-

arbeiter der Schmidt AG herbeigeführt werden.

Abbildung 4.26 Zusammenspiel zwischen SAP R/3-FI und SAP R/3-Treasury






4.6 Aufgaben 229

4.6 Aufgaben1. Konteninhalte können prinzipiell auf zwei verschiedene Weisen darge-

stellt werden. Welche Arten der Anzeige kennen Sie?

2. Verkehrszahlen im R/3-System haben eine bestimmte Struktur. Auf der Grundlage welcher Struktur erfolgt die Summierung der einzelnen Po-sten?

3. Bevor Einzelposten angezeigt werden, können verschiedene Festlegungenzur Darstellung der Posten getroffen werden. Um welche Festlegungenhandelt es sich?

4. Das R/3-System bietet innerhalb der Debitorenbuchhaltung über dieFunktion KONTOANALYSE verschiedene Kreditmanagementinformationenan. Nennen Sie einige dieser Informationen.

5. Für jedes Mahnverfahren werden bestimmte Grundparameter gepflegt.Nennen Sie die wichtigsten Grundparameter.

6. Das automatische Mahnverfahren wird von verschiedenen Einstellungenauf Stammsatz- und Belegebene beeinflusst. Nennen Sie einige Beispielefür diese Einstellungen.

7. Beschreiben Sie das Ablaufschema des Zahlprogramms im R/3-System.

8. Wie sind Auswertungen in der Nebenbuchhaltung grundsätzlich geglie-dert?













Hauptbuchhaltung und Sonderhauptbuchvorgänge 5

235

Hauptbuchhaltung undSonderhauptbuchvorgänge



236

5 Hauptbuchhaltung und Sonderhauptbuchvorgänge

Die Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist es, das externe Rechnungswesen unddamit alle Sachkonten darzustellen. Das Sonderhauptbuch enthält Vorgängeaus den Bereichen Kreditoren und Debitoren, die im Hauptbuch gesondertausgewiesen werden.

5.1 SachkontenpflegeSachkonten werden auf Kontenplan- und auf Buchungskreisebene getrenntgepflegt. Dieses Unterkapitel macht Sie mit einigen Möglichkeiten der Sach-kontenpflege vertraut.

5.1.1 Daten im Kontenplan

Sachkonten sind Konten der Hauptbuchhaltung. Sie stellen die Datenbasisfür die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)dar.

Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Sachkont-enstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskreisen benötigt wer-den. Ein Kontenplan kann mehreren Buchungskreisen zugeordnet sein. Es istsomit möglich, für mehrere Gesellschaften nur einen Kontenplan zu führenund damit eine einheitliche Basis für mehrere Unternehmen zu schaffen. DieStammdaten der Sachkonten sind auf einen Kontenplanbereich und einenbuchungskreisspezifischen Bereich verteilt.

Abbildung 5.1 Verbindung zwischen Kontenplan und Buchungskreis




5.1 Sachkontenpflege 237

Im Kontenplanbereich der Sachkontenstämme werden folgende Daten ge-führt:

• Sachkontennummer

• Sachkontenbezeichnung• Sachkontenart (Bestandskonto oder Erfolgskonto)

• Daten, die das Anlegen des Sachkontos steuern(Kontengruppe, Musterkonto)

• Konsolidierungsangaben (Partnergesellschaft)

Jede Sachkontennummer kann nur ein Mal vergeben werden.

Als Sachkontenbezeichnung kann ein Kurztext und ein Langtext eingegebenwerden. Die Eingabe eines Kurztextes ist Pflicht; wenn kein Langtext einge-geben wird, verwendet das System den Kurztext auch als Langtext. BeideTexte werden beim Buchen auf das Sachkonto angezeigt oder in Listen ge-druckt.

Die Information, ob ein Konto ein Bestandskonto oder ein Erfolgskonto ist,ist ebenfalls eine Musseingabe. Handelt es sich um ein Erfolgskonto, mussein so genannter Erfolgskontentyp eingegeben werden. Dieser bestimmt,auf welches Konto der Kontosaldo vorgetragen wird.

Über die Kontogruppe legt man die Felder für die Erfassungsbilder fest,wenn ein Stammsatz im Buchungskreis angelegt oder geändert wird. Darü-

ber hinaus kann über die Kontengruppe ein Nummernintervall angegebenwerden, aus dem die Kontonummer gewählt werden muss.

Musterkonten enthalten Daten, die übertragen werden, wenn ein Stamm-satz im Buchungskreis angelegt wird. Die Verwendung von Musterkontenbei der Stammsatzanlage ist optional.

Konsolidierungsdaten werden im Rahmen der Konzernverrechnung undKonzernbilanz verwendet.

5.1.2 Daten im Buchungskreis

Im Buchungskreisbereich der Sachkontenstämme werden die folgenden Da-ten hinterlegt. Die für die tägliche Praxis wichtigsten werden nachfolgendnäher erläutert.

• Kontosteuerung

• Währung

• Salden nur in Hauswährung

• Kursdifferenzenschlüssel

• Bewertungsgruppe

• Steuerkategorie

• Buchung ohne Steuer erlaubt

• Abstimmkonto für Kontoart







Verwaltung offener PostenIm R/3®-System können Sachkonten mit Offener-Posten-Verwaltung ge-führt werden. Die Posten werden dabei zusätzlich als offen oder ausgegli-chen gekennzeichnet. Eine Offene-Posten-Verwaltung ist zum Beispiel bei

Bankverrechnungskonten üblich.

EinzelpostenanzeigeEinzelposten werden für ein Sachkonto nur dann geführt, wenn das Kennzei-chen »Einzelpostenanzeige« gesetzt ist. Die Einzelposten können dann solange angezeigt werden, bis sie archiviert werden.

Die Einzelposten eines Kontos können auch nachträglich aufgebaut wer-den, indem Sie den Report RFSEPA01 ausführen. Anschließend kann aucheine Offene-Posten-Verwaltung mit dem Report RFSEPA02 erzeugt werden

(Konten müssen vorher gesperrt werden).

FeldstatusgruppeDie Feldstatusgruppe steuert den Bildaufbau bei der Belegerfassung. Darinwird festgelegt, welche Felder

• aufgeblendet werden,

• eine Eingabe erfordern,

• eingabebereit sind.

5.1.3 Pflegen eines SachkontenstammsatzesZur Pflege von Sachkontenstammsätzen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Anlegen

• Ändern

• Anzeigen

• Sperren/Entsperren

• Löschvormerkung setzen

Die Bearbeitung von Sachkontenstammsätzen kann in folgenden Bereichenerfolgen:

• Nur im Kontenplanbereich

• Nur im Buchungskreisbereich

• Zentral für beide Bereiche

Wird ein Kontenplan für mehrere Unternehmen (Buchungskreise) genutzt,können Sachkonten zentral im Kontenplanbereich angelegt und für den je-weiligen Buchungskreis dezentral gepflegt werden. Wenn dem Kontenplan

nur ein Buchungskreis zugeordnet ist, empfiehlt es sich, die Sachkonten-stämme zentral anzulegen.



240


Beachten Sie bitte beim Anlegen von Sachkontenstämmen, dass Sie die Da-ten für den Buchungskreisbereich erst eingeben können, nachdem Sie dieDaten für den Kontenplanbereich angelegt haben. Im Folgenden wird alsBeispiel die Anlage eines Kostenkontos in der Finanzbuchhaltung beschrie-

ben.

Sachkonto anlegen

Abbildung 5.2 Sachkonto anlegen: Einstieg (© SAP AG)

Ein Kostenkonto legen Sie wie folgt an:


1. Wählen Sie STAMMDATEN |EINZELBEARBEITUNG| ZENTRAL.

§ Sie befinden sich im Einstiegsbild zur zentralen Stammsatzanlage (Kon-tenplanbereich und Buchungskreisbereich).

2. Geben Sie die Sachkontennummer und den Buchungskreis ein. Durch Kli-cken auf die (¢)-Taste gelangen Sie in das Erfassungsbild für den Konten-planbereich.

3. Geben Sie den Kurz- und Langtext, den Erfolgskontentyp, die Konten-gruppe und, wenn erforderlich, die Konzernkontonummer ein.

4. Durch Drücken der (¢)-Taste rufen Sie den Erfassungsbildschirm für dieDaten des Buchungskreisbereichs auf.

5. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten klicken Sie auf das SymbolSPEICHERN, um die Stammdaten zu sichern.





Abbildung 5.3 Sachkonto anlegen: Daten zum Kontenplan (© SAP AG)

Abbildung 5.4 Sachkonto anlegen: Daten zum Buchungskreis (© SAP AG)






5.2 Abschlüsse 243

3. Wählen Sie daraus BELEG | ALLGEMEIN.

§ Sie sehen eine Übersicht über alle allgemeinen Belegauswertungen.

4. Wählen Sie einen Report aus, und starten Sie ihn durch Doppelklicken aufden weiß hinterlegten Namen oder auf die SAP-Minimalvariante.

Abbildung 5.6 Easy Access: Allgemeine Belegauswertung (© SAP AG)

5.2.2 Monatsabschluss

Zum Monatsabschluss sind folgende Vorgänge erforderlich:

• Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

• Gegebenenfalls die Meldung von Forderungen/Verbindlichkeiten nachder Außenwirtschaftsverordnung

Nicht zwingend notwendig, aber empfehlenswert ist es, eine Buchungs-sperre für den abgelaufenen Monat zu setzen.

Die kumulierte Kontenschreibung dient dazu, den Buchungsstoff zu doku-mentieren. Sie muss vor der Belegarchivierung erfolgen. Die zeitlichen Ab-stände zwischen Belegarchivierungen richten sich in der Regel nach der Spei-cherkapazität der DV-Anlage und dem Belegvolumen.






5.2 Abschlüsse 245

Monatsabschlussarbeiten aufrufenDie von R/3 unterstützten Monatsabschlussarbeiten können Sie mit folgen-dem Verfahren durchführen:

Ausgangspunkt Easy Access1. Wählen Sie RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH.

§ Sie befinden sich im Arbeitsgebiet »Hauptbuch«.

2. Wählen Sie PERIOD. ARBEITEN | ABSCHLUSS.

§ Dies bringt Sie in ein Auswahlmenü mit den möglichen Abschlussarbei-ten.

5.2.3 Steuern, Steuermeldungen

Die Steuermeldung wird generell aus den Steuerdaten der Belege (z.B. Steu-erkennzeichen, Steuerbetrag) erstellt. Steuerrelevante Daten werden denSachkontenpositionen der Belege entnommen. Die Verprobung der Mehr-wertsteuer wird auf Belegebene durchgeführt. Fehlerhafte Ausgangssteuer-beträge in der Belegposition werden mit einer Fehlermeldung angezeigt undmüssen korrigiert werden. Fehlerhafte Vorsteuerbeträge werden mit einer Warnmeldung angezeigt, können jedoch gebucht werden. Für jeden Mehr-wertsteuersatz wird das Verhältnis zwischen Mehrwertsteuer und Umsatz in-nerhalb eines Belegs geprüft, es kann also mehrere Belegpositionen umfas-sen. Fehlerhafte Mehrwertsteuerbeträge werden nicht akzeptiert.

Steuerkategorie im SachkontenstammIn jedem Sachkonto werden im Feld STEUERKATEGORIE die Möglichkeiten der Kontierung mit steuerrelevanten Daten bei der Bebuchung des Kontos fest-gelegt. Abstimmkonten und Skontokonten haben besondere Steue-rungsfunktionen:

• Die Steuerkategorie im Abstimmkonto definiert die Kontierungsmöglich-keiten auf den zugeordneten Nebenbuchkonten (nur Vorsteuer, nur Aus-gangssteuer oder nicht steuerrelevant).

• Bei der Buchung von Skonto wird automatisch der Steuerbetrag entspre-chend korrigiert.

Erstellung der UmsatzsteuervoranmeldungIn Deutschland wird die Steuermeldung mit dem Report RFUMSV00 erstellt.Dieser ist in das Menüsystem integriert und kann vom Menü der Hauptbuch-haltung über MELDEWESEN | UMSATZSTEUERMELDUNGEN | ALLGEMEIN | VOR-ANMELDUNG ERSTELLEN aufgerufen werden. Der Nachweis der Steuerbeträgekann je nach Steuerart auf Einzelpostenebene oder Summenebene geführtwerden.






5.2 Abschlüsse 247

Abbildung 5.9 Umsatzsteuer-Voranmeldung: Angabe der Parameter (1) (© SAP AG)

3. In Deutschland wird die Anmeldung der Vor- und Ausgangssteuer ge-meinsam durchgeführt. Wählen Sie AUSGANGSSTEUER und VORSTEUER SE-

LEKTIEREN.4. Wählen Sie in der Ausgabesteuerung die gewünschte Sortierungs- und

Ausgabeart für die Einzelposten.

5. Wenn Sie einen Formularausdruck erzeugen möchten, müssen Sie diesenvorbereiten und ein Laufdatum sowie eine Identifikation eingeben.

6. Damit R/3 die Zahllast gegenüber dem Finanzamt später automatisch ver-buchen kann, wählen Sie in den Buchungsparametern die Option BATCH-INPUT GEWÜNSCHT.

7. Geben Sie die zu buchende Belegart, das Buchungsdatum, das Fälligkeits-

datum der Zahllast und den Namen der Batch-Input-Mappe vor, die der Report erzeugen soll.

§ Im Customizing ist ein Zahllastkonto für die durchzuführende Buchungdefiniert. Wenn ein anderes Konto bebucht werden soll, kann dieseshier ebenfalls eingetragen werden.

8. Führen Sie den Report aus.

9. Sie sehen eine Auflistung der selektierten Belege und am Ende der Listedie Buchungssätze der Batch-Input-Mappe.







250


Manuelles Umbuchen der SteuerbeträgeZahllastbuchungen können Sie auch manuell vornehmen. Dazu gehen Siewie folgt vor:

1. Wählen Sie PERIOD. ARBEITEN | ABSCHLUSS | MELDEN | ZAHLLAST BUCHEN.§ Sie befinden sich im Fenster BUCHEN STEUER-ZAHLLAST: KOPFDATEN.

2. Hier können Sie analog zu einer »normalen« Sachkontenbuchung IhreZahllastbuchung erfassen.

§ Die Zahllastbuchung ermöglicht es Ihnen jedoch, Ihre Steuerkontenohne Steuerkennzeichen zu bebuchen, so dass diese Buchungen beimnächsten Selektionslauf für die Umsatzsteuervoranmeldung unberück-sichtigt bleiben.

Abbildung 5.13 Buchen der Zahllast (© SAP AG)

Meldung gemäß Außenwirtschaftsverordnung durchführenIn Deutschland werden Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Ge-schäftspartnern im Ausland (Gebietsfremden) gemäß der Außenwirtschafts-verordnung monatlich an die regional zuständige Landeszentralbank gemel-det. Das Meldeblatt unterscheidet nach:

• Forderungen und Verbindlichkeiten

• Ländern und Währungen

• verbundenen Unternehmen und sonstigen Gebietsfremden

• Forderungen/Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder An-zahlungen




5.2 Abschlüsse 251

Abbildung 5.14 Außenwirtschaftsverordnung Z5a: Angabe der Parameter (© SAP AG)

Mit dem folgenden Verfahren rufen Sie den Report auf, der die Daten direktauf das Meldeformular zur Außenwirtschaftsverordnung ausgibt:


1. Wählen Sie MELDEWESEN | AUSSENWIRTSCHAFTSVERORDNUNG | DEUTSCH-LAND | AWV Z5A.

5.2.4 Jahresabschluss

Beim Jahresabschluss muss der Beginn eines neuen Geschäftsjahres strikt vondem buchhalterischen Abschluss des alten Geschäftsjahres getrennt werden.Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres sind folgende Arbeiten erforderlich:

• Jahreswechsel bzw. Saldovortrag durchführen• Buchungsperioden pflegen

• Saldenlisten für altes und neues Geschäftsjahr erzeugen und abstimmen



252


Nach Abschluss des alten Geschäftsjahres sind folgende Arbeiten durchzu-führen:

• Altes Geschäftsjahr zum Buchen sperren (normale Perioden)

• Arbeiten zur Bilanzvorbereitung ausführen• Saldenlisten für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten erzeugen

• Grundbücher, Bilanz und GuV erzeugen

• Große Umsatzprobe durchführen

• Kontenschreibung durchführen

• Falls erforderlich: Extrakte erzeugen

• Belege archivieren

Abbildung 5.15 Arbeiten zum Jahresabschluss

Jahresabschlussarbeiten durchführenMit Hilfe des folgenden Verfahrens gelangen Sie zu den für die Jahresab-schlussarbeiten notwendigen Menüfunktionen:


1. Wählen Sie PERIOD. ARBEITEN | ABSCHLUSS.

§ Sie befinden sich in einem Auswahlmenü, in dem Sie zwischen folgen-den Funktionen auswählen können:





254


Abbildung 5.16 Konten in Fremdwährung führen

Währung im Stammsatz festlegenIm Stammsatz eines jeden Sachkontos wird festgelegt, in welcher Währunges bebucht werden darf. Dazu wird im buchungskreisabhängigen Teil desKontos ein Währungsschlüssel festgelegt.

Das System schlägt standardmäßig die Hauswährung vor. Damit kann dasKonto in allen Währungen bebucht werden. Wenn Sie eine Fremdwährungangeben, ist das Konto ausschließlich auf diese Währung festgelegt.

Allgemeines zur FremdwährungsbewertungBei der Fremdwährungsbewertung werden zwei Verfahren unterschieden:

1. Saldenbewertung für Fremdwährungsbestandskonten (Sachkonten)

2. Offene-Posten-Bewertung für OP-verwaltete Konten (Debitoren, Kredi-toren, Sachkonten)

Bei der Saldenbewertung wird der Hauswährungssaldo zum Bilanzstichtagentsprechend dem Stichtagskurs angepasst.








5.3 Bilanzvorbereitung 257

OP-Bewertung durchführenMit dem Programm SAPF100 werden die OP-Bewertungen durchgeführtund die erforderlichen Aufwands-/Ertragsbuchungen erzeugt (direkte Bu-chungen). Dieses Programm rufen Sie wie folgt auf:

Ausgangspunkt Easy Access »Hauptbuch«

1. Wählen Sie PPERIOD. ARBEITEN | ABSCHLUSS.

2. Wählen Sie BEWERTEN | FW BEWERTUNG DER OP.

§ Sie befinden sich im Anforderungsbild des Reports SAPF100.

3. Geben Sie die gewünschten Abgrenzungen ein, und starten Sie den Re-port.

Hinweis Wenn Sie das Feld BATCH-INPUT GEWÜNSCHT angekreuzt haben,

erstellt der Report die Buchungsmappe.

4. Wählen Sie SYSTEM | DIENSTE | BATCH-INPUT | BEARBEITEN.

§ ie Mappe wird abgespielt.

5.3.2 Forderungen bzw. Verbindlichkeiten umbuchen

Forderungen und Verbindlichkeiten müssen zum Bilanzstichtag besondersbehandelt werden, wenn einer der folgenden Fälle gegeben ist:

• Es existieren debitorische Kreditoren bzw. kreditorische Debitoren.

• Die Forderungen und Verbindlichkeiten müssen nach ihrer Fälligkeit ge-rastert ausgewiesen werden.

• Es wurden unterjährig Abstimmkonten zu Debitoren oder Kreditoren ge-ändert.

§ Der Report SAPF101 rastert Forderungen und Verbindlichkeiten; dasheißt, sie werden nach Restlaufzeiten ausgewiesen.

Abstimmkonten unterjährig ändernDas Abstimmkonto eines Personenkontos kann unterjährig geändert wer-

den. Dafür ist es erforderlich, eine Umschichtung der Altforderungen bzw.Altverbindlichkeiten vorzunehmen. Über die Buchung auf ein Korrektur-konto können zum Bilanzstichtag die Altforderungen oder -verbindlichkeitendes historischen Abstimmkontos ausgewiesen werden.

5.3.3 Wareneingangs-/Rechnungseingangs-Verrechnungskonto

Der Saldo eines Kontos entscheidet darüber, ob es sich um eine Forderungoder um eine Verbindlichkeit handelt. Korrekturbuchungen für das Waren-eingangs-/Rechnungseingangs-Verrechnungskonto (WE/RE) werden in fol-genden Situationen erforderlich:

• Im alten Geschäftsjahr wurde Ware geliefert, die aber bis zum Bilanzstich-tag noch nicht in Rechnung gestellt wurde.



258


• Im alten Geschäftsjahr wurde Ware in Rechnung gestellt, die aber nochnicht geliefert wurde.

Abbildung 5.19 Forderungen und Verbindlichkeiten umbuchen

Gegebenenfalls kann für Ware, die im alten Geschäftsjahr geliefert, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde, die fällige Erwerbssteuer ausgewie-sen werden.

Im obigen Beispiel wurde Ware im Wert von 2.000 DEM (1) geliefert. Siewurde aber erst zum Wert von 1.000 DEM (2) in Rechnung gestellt. ZumBilanzstichtag sind Umbuchungen erforderlich, um die nicht in Rechnunggestellte Warenlieferung auszuweisen. Der Report RFWERE00 bucht den Be-trag von 1.000 DEM auf das Korrekturkonto des WE/RE-Verrechnungs-kontos (3), um dieses zu korrigieren. Die Gegenbuchung erfolgt auf das

Konto für den Ausweis der gelieferten, aber nicht berechneten Ware (Ziel-konto). Nach der Erstellung der Bilanz werden die Buchungen wieder stor-niert (4).




5.3 Bilanzvorbereitung 259

Abbildung 5.20 WE/RE-Verrechnung

WE/RE-Verrechnung durchführenDie notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit dem ReportRFWERE00 maschinell durchgeführt. Er erzeugt die Korrekturbelege zum Bi-

lanzstichtag und – falls gewünscht – die Stornobelege zum Stichtag + 1. Die-sen Report starten Sie wie folgt:

Ausgangspunkt Easy Access

1. Wählen Sie RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH.

§ Sie befinden sich im Fenster HAUPTBUCH.

2. Wählen Sie PERIODISCHE ARBEITEN | ABSCHLUSS.

3. Wählen Sie UMGLIEDERN | WE/RE-VERRECHNUNG.

§ Sie befinden sich im Anforderungsbild des Reports RFWERE00.

4. Geben Sie die gewünschten Abgrenzungen ein, und starten Sie den Re-port.

Hinweis Wenn Sie das Feld BATCH-INPUT GEWÜNSCHT angekreuzt haben,erstellt der Report die Buchungsmappe.

5. Wählen Sie SYSTEM | DIENSTE | BATCH-INPUT | BEARBEITEN.

§ Die Mappe wird abgespielt.



260


5.4 ErgebnisrechnungIm R/3-System werden Strukturen für die Erstellung der Bilanz und der Ge-winn- und Verlustrechnung gemäß den so genannten Bilanz- und GuV-

Strukturen festgelegt.5.4.1 Erstellen der Bilanz und GuV

Im R/3-System können Bilanz und GuV mit Rücksicht auf spezielle betriebli-che Erfordernisse gestaltet werden. Dafür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Bilanz und GuV können für unterschiedliche Organisationseinheiten –zum Beispiel für Konzern, Buchungskreis, Geschäftsbereich – erstellt wer-den.

• Es können unterschiedliche Sprachen benutzt werden.• Die Bilanz kann in einer beliebigen Währung oder nach einem bestimmten

Währungstyp (zum Beispiel Hauswährung, parallele Währung) geführtwerden.

• Unterschiedliche Bilanztypen, wie zum Beispiel Eröffnungsbilanz oder Schlussbilanz, können gewählt werden.

• Bilanz und GuV können in unterschiedlicher Detaillierung dargestellt wer-den, zum Beispiel können die einzelnen Konten mit Salden versehen wer-den, oder es können nur Gruppensalden gebildet werden.

Abbildung 5.21 Vergleichende Ergebnisrechnung: Angabe der Parameter (1) (© SAP AG)




5.4 Ergebnisrechnung 261

Bilanz und GuV werden im R/3-System mit dem Report RFBILA00 erstellt.Die zentrale Steuerungsgröße für die Bilanzgestaltung ist die Bilanz- undGuV-Struktur, die im Report angegeben werden muss. Der Report RFBILA00erfüllt im R/3-System folgende Funktionen:

• Er erstellt die Bilanz und GuV für einen beliebigen Berichtszeitraum inner-halb des Jahres.

• Er stellt relative und absolute Vergleiche mit einem anderen Berichtszeit-raum an.

• Er stellt relative und absolute Vergleiche mit Planwerten an. Dazu müssenSie die Planversionsnummer im Feld PLANVERSION eingeben.

Abbildung 5.22 Vergleichende Ergebnisrechnung: Angabe der Parameter (2) (© SAP AG)

Für einen Buchungskreis kann eine beliebige Anzahl von Bilanz- und GuV-Strukturen definiert werden. Mehrere Strukturen sind dann erforderlich,wenn Bilanz und GuV mit unterschiedlichen Gliederungsschemata erstelltwerden sollen (Handelsbilanz, Steuerbilanz, interne Bilanz usw.). Die Bilanz-und GuV-Struktur enthält alle Definitionen, die der Report RFBILA00 benö-tigt, um eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen zu kön-nen. Bei der Erstellung einer Bilanz oder GuV für das erweiterte Hauptbuchmuss mit der Reportwriter- und Set-Technik gearbeitet werden.



262


Gestaltungsmöglichkeiten in der Bilanz- und GuV-StrukturIn der Bilanz- und GuV-Struktur werden folgende Positionen festgelegt:

• Positionen, die in der Bilanz und GuV ausgewiesen werden sollen, sowie

die Reihenfolge ihrer Ausgabe.• Text und gewünschte Sprache für jede Position.

• Zuordnung von Konten und Kontenplänen zu den Positionen der Bilanzund der GuV. Diese Zuordnung kann je nach Kontensaldo variiert werden.

Der Auswertungsreport führt automatisch die Berechnung von Gruppen-summen und einer Staffelsumme durch. Wann welche Summen ausgegebenwerden, kann in der Bilanz- und GuV-Struktur bestimmt werden. Durch An-kreuzen des Feldes KONTEN MIT SALDO NULL verhindern Sie, dass die Aus-gabe von Sachkonten mit einem Saldo von null unterdrückt wird.

Formular für Bilanz und GuV bedruckenBilanz und GuV können auf einem Formular ausgedruckt werden, das zuvor

jedoch erstellt werden muss. Diese Aufgabe übernimmt der Report RFBI-FOCR (bzw. RFBIFOPR): Er erstellt aus einem Quellformular und der ge-wählten Bilanzstruktur ein Zielformular, das Informationen über Seitenbreite,Absatzformate usw. enthält. Folgende Einstellungen können Sie individuellwählen:

• Ein- oder zweispaltiger Druck

• Textzeilen• Absolute und relative Abweichung

• Summenstufen

Dieses maschinell erstellte Formular können Sie jederzeit editieren und belie-big verändern.

Den Report zum Erstellen einer Bilanz rufen Sie wie folgt auf:

Ausgangspunkt Easy Access »Hauptbuch«

1. Wählen Sie PERIODISCHES ARBEITEN | ABSCHLUSS | MELDEN | BERICHTE ZUM

HAUPTBUCH | BILANZ/GUV (LISTE) | ALLGEMEIN.

§ Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports RFBILA00.

2. Definieren Sie hier Selektionskriterien für die Datenbankabgrenzungen(Kontenplan, Sachkonto, Buchungskreis).

3. Definieren Sie die Bilanz- und GuV-Struktur, und prüfen Sie auch auf demFolgebildschirm die weiteren Programmabgrenzungen.

4. Starten Sie den Report.





Abbildung 5.23 Auszug aus einer Bilanz und GuV (© SAP AG)

5.4.2 Bilanz- und GuV-Strukturen aufbauen

Die Definition einer Bilanz- und GuV-Struktur erfolgt grundsätzlich in zweiSchritten:

• Auswahl allgemeiner Festlegungen zur Bilanz- und GuV-Struktur

• Aufbau der Bilanz- und GuV-Struktur

Folgendes Verfahren zeigt, wie Sie die Bilanz- und GuV-Strukturen pflegenkönnen.


1. Wählen Sie HAUPTBUCHHALTUNG | GESCHÄFTSVORFÄLLE | ABSCHLUSS | DO-KUMENTIEREN | BILANZ-/GUV-STRUKTUREN DEFINIEREN.§ Sie gelangen in das Übersichtsbild der Bilanz- und GuV-Strukturen.

Hier können Sie entweder eine bestehende Struktur ändern oder eineneue Struktur anlegen.

2. Wenn Sie eine bestehende Bilanz- und GuV-Struktur ändern möchten, ak-tivieren Sie zunächst die betreffende Zeile durch Doppelklicken.

§ Es erscheint das Detailbild einer Bilanz- und GuV-Struktur.

3. Im Falle einer Neuanlage der Bilanz- und GuV-Struktur klicken Sie auf dieSchaltfläche NEUE EINTRÄGE.

§ Es erscheint das Erfassungsbild, in dem Sie eine neue Bilanz- und GuV-Struktur anlegen können.



264


Abbildung 5.24 Bilanz- und GuV-Struktur ändern: Übersicht (© SAP AG)

Definition einer Bilanz- und GuV-StrukturWenn Sie eine neue Bilanz- und GuV-Struktur anlegen wollen, müssen Siezunächst folgende allgemeine Parameter festlegen:

• Sprache

Für eine neue Struktur wird definiert, in welcher Sprache sie angelegt undgepflegt werden soll (Pflegesprache). Zusätzlich können – analog zur Kontenplanpflege – weitere Sprachen festgelegt werden (Alternativspra-chen). Bei Verwendung von Alternativsprachen sollten die Kontenbe-zeichnungen auch in diesen Sprachen gepflegt werden, da bei der Ausgabe der Sachkontensalden zur Bilanz- und GuV-Position diese Kon-tenbezeichnungen herangezogen werden.

• Kontenplan

Sie müssen angeben, ob die neue Bilanz- und GuV-Struktur für einen ein-zelnen Kontenplan oder für beliebige Kontenpläne bzw. einen Konzern-kontenplan gültig sein soll. Im Falle unterschiedlicher Kontenpläne kann inder Kontenzuordnung zusätzlich der Kontenplan definiert werden, oder eswird auf die Konzernkontonummer zurückgegriffen.

Aufbau der Bilanz- und GuV-StrukturDer Aufbau der Bilanz- und GuV-Struktur enthält folgende Festlegungen:

• Hierarchie der Bilanz- und GuV-Positionen und damit das Gliederungs-schema der Struktur





• Texte für die definierten Positionen und die auszugebenden Summen

• Zuordnung der Konten auf den untersten Hierarchiestufen und Regeln für die Ausgabe der Kontensalden

• Gliederung der Bilanzpositionen in Aktiva, Passiva, Bilanzgewinn oder -verlust sowie in die Kategorie von Konten, die nicht zugeordnet werdenkönnen

Konzernkontonummer verwendenMit einer Konzernkontonummer können auf einfache Weise Konten ver-schiedener Kontenpläne, die in einer gemeinsamen Bilanzposition ausgewie-sen werden sollen, zusammengefasst werden. Dafür müssen zunächst fol-gende Voraussetzungen gegeben sein:

• Eine Kennung für den Konzernkontenplan muss für alle Kontenpläne, die

zusammengefasst werden sollen, eingetragen werden.• Die Konzernkontenplannummer muss im Sachkontenstammsatz auf Kon-

tenplanebene eingetragen sein.

Struktur definierenDas Gliederungsschema einer Bilanz und GuV wird definiert, indem eine hie-rarchische Struktur für diese Bilanz- und GuV-Struktur festgelegt wird. In-nerhalb einer Hierarchieebene steuert die Reihenfolge der Eintragungen dieAusgabe der Positionen und der zugeordneten Konten in der Ergebnisrech-nung.

Zur Strukturdefinition gelangen Sie über den Einführungsleitfaden Finanz-wesen auf dem Menüpfad HAUPTBUCHHALTUNG | GESCHÄFTSVORFÄLLE | AB-SCHLUSS | DOKUMENTIEREN | BILANZ-/GUV-STRUKTUREN DEFINIEREN unddurch die Angabe des Strukturnamens. Vom ersten Einstiegsbild aus bringtSie ein Klick auf die Drucktaste B IL./GUV-POSITIONEN zu den einzelnen Posi-tionen. Für jede von ihnen muss ein Positionsschlüssel und ein erläuternder Kurztext eingegeben werden.

Texte und Summen definieren

Nachdem die Hierarchie definiert ist, werden für jede Position die Texte ein-gegeben, die in der Bilanz und in der GuV erscheinen sollen. Zusätzlich wirdfestgelegt, welche Summen (Gruppensummen, Staffelsumme) zu welchenPositionen ausgegeben werden. Um Gruppenanfang, Gruppenende undStaffelsumme zu bezeichnen, können jeweils vier Textzeilen eingegebenwerden.

Im Report können Summen für einen Hierarchieknoten, für eine Positionoder für alle Positionen bis zu einer festzulegenden Hierarchiestufe gebildetwerden. Welche Summen jeweils am Ende des Knotens oder der Hierarchie-

stufe ausgegeben werden, kann durch Ankreuzen in einem Auswahlfenster festgelegt werden.



266


Abbildung 5.25 Bilanz/GuV – Text einer Position pflegen (© SAP AG)

Kontenzuordnung

Die Kontenzuordnung in der Hierarchie erfolgt jeweils in der untersten Hier-archiestufe. Dabei können einzelne Kontonummern oder Nummernbereicheangegeben werden. Der Ausweis der Konten in der Bilanzposition kann ab-hängig vom Kontensaldo definiert werden. Weiterhin kann festgelegt wer-den, dass beim Wechsel des Saldos einer Gruppe (Position) die Konten einer anderen Position zugeordnet werden. In der Praxis werden zum Beispiel häu-fig Bankkonten als Wechselkonten definiert. Bilanzgewinn, -verlust undGuV-Ergebnis werden mit dem Report ermittelt und in einer Liste ausgege-ben.




5.5 Sonderhauptbuchvorgänge 267

Abbildung 5.26 Bilanz/GuV – Konten einer Position pflegen (© SAP AG)

5.5 Sonderhauptbuchvorgänge

Sonderhauptbuchvorgänge sind spezielle Vorgänge der Debitoren- und Kre-ditorenbuchhaltung, die in den Nebenbüchern und dem Hauptbuch geson-dert ausgewiesen werden sollen oder müssen. Dieser Ausweis erfolgt aufspeziellen Abstimmkonten, den »Sonderhauptbuchkonten«, und nicht aufden üblichen Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten.

Jedem Sonderhauptbuchvorgang können eigene Sachkonten zugeordnetwerden. Die Verbindung der Sachkonten zu den Sonderhauptbuchkontenerfolgt durch den Bezug zum Sonderhauptbuchkennzeichen, das dem Bu-chungsvorgang zugeordnet wird.

5.5.1 Übersicht

Beispiele für SonderhauptbuchvorgängeFolgende Sonderhauptbuchvorgänge sind in R/3-FI bereits eingerichtet undkönnen so genutzt, geändert oder durch neue Vorgänge ergänzt werden:

• Anzahlungen

• Bürgschaften

• Besitz- und Schuldwechsel, Umkehrwechsel

• Einzelwertberichtigungen• Bankwechsel

• Sicherheitseinbehalte



268


Vorgangsarten zum SonderhauptbuchAus betriebswirtschaftlicher Sicht liegen folgende Vorgänge vor:

• Wechsel

• Anzahlungen• Sonstige Sonderhauptbuchvorgänge

Buchungstechnisch sind folgende Techniken möglich:

• Buchung mit frei wählbarer Gegenbuchung

• Buchung mit fester Gegenbuchung (statistische Buchung)

• Buchung ohne Gegenbuchung (Merkposten)

Buchungsschlüssel und automatische KontenfindungUm Sonderhauptbuchvorgänge zu buchen, müssen folgende im R/3-Stan-dard definierte Buchungsschlüssel verwendet werden:

Tabelle 5.1 Buchungsschlüssel für Sonderhauptbuchvorgänge

Der Buchungsschlüssel wird durch das Sonderhauptbuchkennzeichen er-gänzt, das den Vorgang genauer kennzeichnet. Beide Werte werden bei der automatischen Kontenfindung zum Suchen des zugeordneten Hauptbuch-kontos genutzt.

5.5.2 Anzahlung

Als Beispiel wird im Folgenden der Sonderhauptbuchvorgang »Anzahlung«dargestellt. Der Verfahrensablauf einer Anzahlung umfasst die Vorgänge:

• Buchen einer Anzahlungsanforderung (Merkposten)

• Ausführen der Anzahlung

• Schlussrechnung

• Anzahlungsverrechnung

• Zahlungsausgleich

Buchen einer Anzahlungsanforderung

Beim Buchen einer Anzahlungsanforderung erstellt das System einen buch-halterisch nicht wirksamen Beleg (einen so genannten Merkposten). Anzah-lungsanforderungen werden ohne Gegenbuchung erfasst; eine Fortschrei-

Buchungsschlüssel Soll-/Habenbuchung Kontoart

09 Sollbuchung Debitor

29 Sollbuchung Kreditor

19 Habenbuchung Debitor

39 Habenbuchung Kreditor




5.5 Sonderhauptbuchvorgänge 269

bung der Verkehrszahlen findet nicht statt. Die Einzelposten der Anzahlungsanforderungen werden über ein Sonderhauptbuchkennzeicheneinem Sonderhauptbuchkonto zugeordnet und auf dem Kreditoren- bzw.Debitorenkonto getrennt ausgewiesen.

Abbildung 5.27 Sonderhauptbuchkennzeichen im SAP R/3-System

Ausführung von AnzahlungenAnzahlungen müssen in der Bilanz separat ausgewiesen werden. Die Bu-chung einer Anzahlung kann manuell oder maschinell vom Zahlprogrammausgeführt werden. Dabei ist immer die Angabe eines Sonderhauptbuch-kennzeichens erforderlich. Anzahlungen können im kreditorischen Bereichwie folgt gegliedert werden:

• Allgemeine Anzahlungen

• Anzahlungen auf Sachanlagen

• Anzahlungen auf immaterielles Anlagevermögen• Anzahlungen auf Vorräte



270


Durch eine unterschiedliche Sonderhauptbuchkontenzuordnung (mit Hilfeunterschiedlicher Sonderhauptbuchkennzeichen) werden die Eingabebilder den Anzahlungsarten angepasst.

Wenn das Zahl- bzw. Mahnprogramm genutzt werden soll, müssen zuvor die Anzahlungsanforderungen gebucht werden.

Umbuchen von AnzahlungenIm Normalfall müssen Anzahlungen nicht umgebucht werden, sondern kön-nen mit der Schlussrechnungsbuchung verrechnet werden. Es ist jedochmöglich, eine manuelle Umbuchung vorzunehmen. Dabei wird die Anzah-lung ausgeglichen und die Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor in glei-cher Höhe reduziert.

Verrechnung von Anzahlungen

Anzahlungen können sowohl manuell als auch vom Zahlprogramm verrech-net werden. Im letzteren Fall muss die Anzahlung ein Fälligkeitsdatum ent-halten, das den Zeitpunkt festlegt, von dem ab die Verrechnung erfolgenkann. Das Zahlprogramm nimmt folgende Aktionen vor:

• Zahlung der Differenz aus Rechnungs- und Anzahlungsbeträgen

• Ausgleich der Anzahlungen

• Gegenbuchung zur Umsatzsteuer und Korrektur der Vorsteuer bei An-wendung des Bruttoverfahrens

Bedingungen für den Einsatz von Zahl- und MahnprogrammDas Zahl- bzw. Mahnprogramm stellt eine wesentliche Erleichterung bei der Bearbeitung von debitorischen und kreditorischen Anzahlungsanforderun-gen dar. Im Einführungsleitfaden der Buchhaltung müssen entsprechendeSteuerungsdaten für diese Vorgänge im Mahn- und Zahlprogramm zunächstdefiniert werden. Im Rahmen der Konfiguration des Buchungskreises müssendie zu bearbeitenden Sonderhauptbuchvorgänge für das Zahlprogramm ein-getragen werden. Bevor das Mahnprogramm für Sonderhauptbuchvor-gänge verwendet werden kann, muss es bei der Konfiguration des Mahnver-fahrens aktiviert werden.

5.6 Berichtswesen der HauptbuchhaltungNeben Bilanz und GuV sind in der Hauptbuchhaltung weitere Auswertungenfür das Tagesgeschäft wichtig. Zu diesem Zweck bietet das R/3-System zahl-reiche Standardauswertungsmöglichkeiten an.

5.6.1 StandardauswertungenUnter dem Menüpfad HAUPTBUCH | PERIOD. ARBEITEN | INFOSYSTEM | BE-RICHTSAUSWAHL finden Sie häufig benötigte Standardauswertungen wie:

• Kontenplan

• Kontenverzeichnis




5.6 Berichtswesen der Hauptbuchhaltung 271

• Kontierungshandbuch

• Belegkompaktjournal

• Saldenliste

• Strukturierte Saldenliste• Einzelposten

Kontenplan und KontenverzeichnisIm Kontenplan werden Kontonummern und Sachkontenlangtexte ange-zeigt. Vom Kontenplan aus können Sie in den allgemeinen Bereich desStammsatzes verzweigen. Welche Konten der Kontenplan umfasst, könnenSie mit Hilfe von Selektionskriterien (zum Beispiel durch die Angabe einesKontonummernintervalls oder einer Kontengruppe) eingrenzen.

Das Kontenverzeichnis zeigt die Stammdaten der Sachkonten an. Dabeikönnen sowohl die allgemeinen als auch die buchungskreisspezifischen Da-ten des Stammsatzes angezeigt werden. Welche Daten angezeigt werden,wird mit Hilfe von Selektionskriterien gesteuert.

KontierungshandbuchIm Kontierungshandbuch sind die Sachkontenlangtexte für jedes Konto ver-zeichnet. Hier können Sie nach Kontenplan, nach Buchungskreis oder nacheiner Kombination aus beiden Kriterien auswählen. Wenn zusätzlich dasSchlagwortverzeichnis mit angezeigt werden soll, muss dies über Selektions-parameter entsprechend angegeben werden.

BelegkompaktjournalDas Belegkompaktjournal fasst die wichtigsten Daten aus Belegköpfen und -positionen in tabellarischer Form zusammen. Diese Liste können Sie alsGrundbuch und zur Abstimmung mit Saldenlisten (große Umsatzprobe) her-anziehen.

Saldenliste bzw. strukturierte SaldenlisteDie Sachkontensaldenliste zeigt folgende Daten in monatlicher Abgrenzung:

• Saldovortrag zum Anfang des Geschäftsjahres• Sollsummen des Berichtszeitraums

• Habensummen des Berichtszeitraums

• Soll- oder Habensalden für den Gesamtzeitraum

Darüber hinaus stehen zwei Sortierversionen zur Verfügung: eine Normver-sion und eine Konzernversion.

In der strukturierten Saldenliste werden die Konten entsprechend der Bilanz-struktur (Bilanz- und GuV-Struktur) addiert und ausgewiesen. Dabei können

Sie den Berichts- und Vergleichszeitraum in maximal 16 Perioden unterteilen.Als Vergleichsbasis kann entweder eine Planversion aus demselben Be-richtsjahr oder aus einem beliebigen Vergleichsjahr herangezogen werden.



272


EinzelpostenDie Auswertung der Einzelposten im Hauptbuch zeigt offene und ausgegli-chene Posten von Sachkonten. Diese Posten können zeitlich abgegrenztwerden. Es werden jedoch nur Sachkonten mit Einzelpostenverwaltung an-

gezeigt. Neben den üblichen Posteninformationen werden zusätzlich ausge-geben:

• Kostenstelle und Werk

• Projektnummer und Vorgangsart

• Auftragsnummer

Menügesteuert können neben den oben genannten Standardauswertungenweitere Berichte – getrennt nach Kontenauswertungen und Belegauswer-tungen – erstellt werden. Beispiele für Kontenauswertungen sind:

• Bewertung der in Fremdwährung geführten Sachkonten• Kontenniederschrift aus klassisch kumulierter Kontenschreibung

Beispiele für Belegauswertungen sind:

• Dauerbuchungsurbelege

• Vorsteuer auf Grund vorerfasster Belege

5.6.2 Eigene Auswertungen

Neben den vordefinierten Auswertungen, die Sie direkt über das Menü auf-

rufen können, existieren zahlreiche weitere Reports, über die Sie sich imABAP/4-Programmkatalog informieren können.

Weitere Auswertungen, die nicht in Form von R/3-Standardauswertungenzur Verfügung stehen, können Sie auch ohne Programmierkenntnisse mitABAP/4-Queries erzeugen. Ebenso können mit Hilfe der von SAP bereitge-stellten Entwicklungsumgebung und der SAP-eigenen ProgrammierspracheABAP/4® individuelle Reports erstellt werden. Um auch nach Release-Wech-seln kompatibel zu bleiben, sollten Sie die Empfehlungen der SAP AG zur Ar-beit mit der Entwicklungsumgebung auf jeden Fall beachten. Beschränken

Sie deshalb die Zahl der eigenentwickelten Reports auf das Notwendigste.Die Praxis hat gezeigt, dass oft vorschnell eigene Programme geschriebenwerden, obwohl die SAP-Standardauswertungen in vielen Fällen die spezifi-schen Erfordernisse abdecken. Dies erhöht den Aufwand für Release-Wech-sel und Wartung. Deshalb hat es sich in der Praxis als nützlich erwiesen, ein»Genehmigungsverfahren« für die Erstellung eigener Programme vorzu-schreiben. Dies zwingt die Anwender, ihre Anforderungen mit den in denStandardauswertungen gegebenen Möglichkeiten detailliert zu vergleichenund gegebenenfalls eine fundierte Begründung für die Notwendigkeit,eigene Programme zu erstellen, abzugeben.




5.7 Praxisfall 273

5.7 PraxisfallDie Maier AG ist ein Industriekonzern, der etwa 60.000 Mitarbeiter beschäf-tigt. Die Gesellschaft besitzt sechs inländische Produktionsstätten sowie 20

Vertriebsniederlassungen und 15 Tochtergesellschaften.Die Maier AG verfügt im Bereich der kommerziellen Datenverarbeitung über klassische MVS-Großrechnersysteme. Nahezu jede betriebswirtschaftlicheTeilfunktion, mit Ausnahme des Hauptbuchs, wurde in der Vergangenheitvon einem separaten Host-System bedient. Im betriebswirtschaftlichen Um-feld existierten mehr als 50 Systeme.

Bei einem Teil von ihnen handelt es sich um reine Eigenentwicklungen;andere basieren auf Standardanwendungen, die im Laufe der Zeit den be-trieblichen Notwendigkeiten angepasst wurden. Deshalb entspricht die

Funktionalität der Einzelkomponenten in hohem Maße den betrieblichenGegebenheiten.

Die durch systemübergreifende Geschäftsvorfälle bedingte Verknüpfung der Einzelsysteme (Prozesse) machte eine Vielzahl von Schnittstellen und eineVielzahl von Batch-Prozessen erforderlich. Die daraus resultierende Komple-xität sowie ungenügend aktualisierte Systemdokumentationen machten jedeÄnderung oder Anpassung der vorhandenen Software zu einer besonderenHerausforderung.

Das System der Hauptbuchhaltung (HB) stand am Ende der finanz- und be-

triebswirtschaftlichen Prozesskette. Etwa 90 Prozent der Daten für dieHauptbuchhaltung (zur Bilanz- und GuV-Aufbereitung) wurden als verdich-tete Massendaten von vorgelagerten Anwendungssystemen im MVS-Um-feld geliefert. Das Hauptbuch erhielt Massendaten unter anderem aus fol-genden Teilbereichen:

• Debitorenbuchhaltung (Ausgangsrechnungen, Erlösschmälerungen usw.)

• Kreditorenbuchhaltung (Eingangsrechnungen usw.)

• Lohn- und Gehaltsabrechnung (Lohn- und Gehaltsdaten, Einbehaltungenfür Kantinen usw.)

• Reisekostenabrechnung (Reisekosten, Vorschussabrechnung)• Anlagenbuchhaltung (Salden der Anlagekonten, Abschreibungen usw.)

Das HB-System war bereits 14 Jahre im Einsatz und basierte auf dem Nix-dorf-Finanzbuchhaltungssystem SATURN, das jedoch ständig wachsendenAnforderungen angepasst werden musste. Als Hardwareplattform dienteeine Nixdorf 8860/50-Anlage. Der Vorteil eines solchen Satellitensystems für die Hauptbuchhaltung war die Flexibilität gegenüber den Großrechneran-wendungen, was besonders zum Jahresabschluss von großer Bedeutungwar. Ein längerfristiges Weiterbestehen des HB-Systems war durch den stän-

digen Zuwachs des Buchungsvolumens sowie durch das Auslaufen vonWartungsverträgen nicht mehr gewährleistet. Es wurde die Entscheidung ge-troffen, das Hauptbuchsystem HB zu ersetzen.



274


Bereits zu einem frühen Zeitpunkt wurde im Hause der Maier AG über denmöglichen Einsatz des R/3-Finanzwesens nachgedacht. Die komplexeSchnittstellenstruktur und die spezifischen Unternehmensfunktionen erfor-derten im Vorfeld eine detaillierte Schnittstellenanalyse des HB-Systems so-

wie eine umfangreiche Einsatzuntersuchung.Mit Hilfe einer Unternehmensberatung wurde eine detaillierte Schnittstellen-analyse durchgeführt, um die existierenden Geschäftsprozesse und die dar-aus resultierenden Input-/Output-Schnittstellen zum HB-System zu erfassenund zu dokumentieren. Diese Analyse diente im Anschluss als Ausgangsbasisfür das Redesign der vorgefundenen Systemlandschaft. Mehr als 25 Schnitt-stellen und diverse Auswertungen und Berichte wurden untersucht. Als Er-gebnis lieferte die Analyse eine fachliche und technische Beschreibung aller relevanten Prozesse sowie deren softwaretechnische Umsetzung an den

Schnittstellen.Die anschließende Einsatzuntersuchung, die von einer Unternehmensbera-tung durchgeführt wurde, erbrachte folgendes Ergebnis:

• Ein R/3-Einsatz war grundsätzlich möglich.

• Der SAP-Standard konnte ohne Einschränkung beibehalten werden.

• Bestimmte Abläufe mussten organisatorisch oder systemtechnisch ange-passt werden.

Nach der Einsatzuntersuchung folgte die Konzeptionsphase für die R/3-Ein-

führung.Ein Kernteam aus internen Mitarbeitern der Maier AG und externen Beraternwurde gebildet, um ein Fachkonzept zu erarbeiten und zugleich Detailfragenbezüglich der Durchführbarkeit zu beantworten. Die Konzeptionsphase vonMärz bis Anfang September stand unter der Prämisse, dass der SAP-Stan-dard vollständig beibehalten werden sollte. Während dieser Zeit wurden fol-gende Teilprojekte durchgeführt:

• Schnittstellenkonzeption

• Konzeption der SAP-Systemeinstellungen (Customizing)

• Technische Konzeption (Backup, Restart, Tuning, Anbindung an die MVS-Welt)

Die Parametrisierung von R/3-FI im Umfeld der Firma Maier war vergleichs-weise einfach – mit Ausnahme der Schnittstellenproblematik. Diese stand aufGrund der besonderen Gegebenheiten der Systemlandschaft im Mittelpunktdes Projekts. Infolge der komplexen Verzahnung der Customizing-Einstel-lungen und der erstellten Schnittstellenkonzeptionen (z.B. gelieferte Daten-struktur im Vergleich zu parametrisierten SAP-Feldstatusleisten) waren engeZusammenarbeit und Abstimmung in den Bereichen Customizing und

Schnittstellenkonzeption von entscheidender Bedeutung.




5.7 Praxisfall 275

Nach Abschluss der Konzeptionsphase und nach der Zustimmung des Maier AG-Managements begann die Realisierungsphase im September, was imHinblick auf den Einsatztermin 1. Januar des Folgejahres vergleichsweise spätwar. Eine detaillierte und effiziente Planung ermöglichte aber eine zügige Re-

alisierung. Mit Rücksicht auf die Termine für die Erstanläufe der Schnittstellen(nicht alle Schnittstellen mussten zum 1. Januar an das Produktivsystemübergeben werden) wurde dabei die Reihenfolge der Realisierung genau ab-gestimmt.

In den ersten beiden Dezemberwochen wurde ein umfangreiches Testpro-gramm absolviert. Dazu wurde das bis dahin fertig parametrisierte Produk-tivsystem angewendet, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen tatsächlichin die Produktivumgebung übernommen worden waren. In dieser Testphasewurden die Stammdatenübernahme und ein kompletter Monatsablauf mit

allen liefernden und empfangenden Systemen (mit Produktivdaten) simu-liert. Im Vordergrund der Tests stand jeweils die logische und fachliche Kon-sistenz der neuen Abläufe.

Nach erfolgreichem Abschluss dieses Integrationstests wurde das Produktiv-system wieder in den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt. Ein detaillierter Einsatzplan, der den Produktiveinsatz vorbereiten sollte, wurde erarbeitet.Dieser Einsatzplan definierte Meilensteine für:

• Stammdatenübernahme

• Offene-Posten-Übernahme

• Saldovorträge• Erstmaligen Einsatz der jeweiligen Schnittstellen

Der Produktivstart zum 1. Januar verlief reibungslos und verdankte seinenErfolg

• der sorgfältigen Planung und Qualitätssicherung,

• dem gut eingespielten, fachlich versierten Projektteam (Know-how-Transfer von den Beratern an die internen Mitarbeiter),

• einem hohen Maß an Kommunikation im Team und zwischen den betei-

ligten Fachabteilungen.Darüber hinaus wirkte sich die frühzeitige Einbindung der zukünftigen An-wender des R/3-Systems in das Projekt sowie deren firmenspezifische Schu-lung unter Verwendung von realen Geschäftsvorfällen während der Anlauf-phase äußerst positiv aus. Zur Unterstützung übernahmen während dieser Zeit SAP-Systembetreuer und externe Berater eine »Anwenderpatenschaft«.Dabei führten die Anwender alle Arbeiten im Produktivsystem selbstständigdurch, konnten sich jedoch bei Fragen jederzeit an die Betreuer wenden. An-fangsschwierigkeiten führten bei den Anwendern auf diese Weise nicht zu

Unsicherheit.



276


Nach der erfolgreichen Ablösung des HB-Systems durch R/3-FI folgten wei-tere Projekte, um Altsysteme durch R/3 zu ersetzen. R/3-Module wurden inder Folgezeit auch in verschiedenen Tochtergesellschaften eingeführt.

ZusammenfassungDie Analyse- und Konzeptionsphasen eines solchen Projekts sollten nicht un-terschätzt werden. Nur eine sorgfältige Darstellung der Istsituation ermög-licht eine gute Sollkonzeption und damit eine erfolgreiche und effiziente Ver-wirklichung. Im Folgenden sind die einzelnen Projektphasen bei der Maier AG nochmals zusammenfassend dargestellt:

• Schnittstellenanalyse: August bis Dezember

• Einsatzuntersuchung: Januar und Februar

• Konzeption: März bis September

• Realisierung: September bis Januar




5.8 Aufgaben 277

5.8 Aufgaben1. Die Sachkontenpflege teilt sich in zwei Bereiche. Um welche Bereiche

handelt es sich, und welche Daten werden dort erfasst?

2. Welche Bedeutung hat das Feld STEUERKATEGORIE im Sachkonten-stamm?

3. Welche Tätigkeiten sind organisatorisch und technisch für einen Monats-abschluss notwendig?

4. Wie können Sie den Report für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufrufen?

5. Welche Tätigkeiten sind organisatorisch und technisch für einen Jahres-abschluss durchzuführen?

6. Welche Gestaltungsmöglichkeiten bietet das R/3-System bei der Erstellung

der Bilanz und der GuV?

7. Welche Gestaltungsmöglichkeiten bietet das R/3-System bei der Erstellungeiner Bilanz- und GuV-Struktur?

8. Im R/3-System gibt es so genannte Sonderhauptbuchvorgänge. Erläu-tern Sie deren Zweck, und nennen Sie einige Beispiele.

9. Über welche Schlüssel werden die Sonderhauptbuchvorgänge identifiziert?

10. Welche Standardauswertungen des Hauptbuchs werden im R/3-Systemüber das Menü angeboten?



278


5.9 Lösungen1. Die Sachkontenpflege teilt sich in zwei Bereiche. Um welche Bereiche

handelt es sich, und welche Daten werden dort erfasst?

Die Pflege des Sachkontenstamms teilt sich in die Bereiche:• Kontenplan

• Buchungskreis

Im Kontenplanbereich werden folgende Daten gepflegt:

• Sachkontennummer

• Sachkontenbezeichnung

• Art des Sachkontos (Bestands- oder Erfolgskonto)

• Daten, die das Anlegen des Stammsatzes steuern

Im Buchungskreisbereich werden u. a. folgende Daten erfasst:• Währung

• Steuerkategorie

• Einzelpostenanzeige

• Feldstatusgruppe

2. Welche Bedeutung hat das Feld STEUERKATEGORIE im Sachkontenstamm?Über das Feld STEUERKATEGORIE kann bei Umsatzkonten die Art der Steuer festgelegt werden (Vor- oder Ausgangssteuer). Wenn ein speziel-

les Steuerkennzeichen angegeben wird, kann das betreffende Sachkontonur in Verbindung mit dem betreffenden Steuerkennzeichen gebuchtwerden. Für Sachkontenstämme der Steuerkonten müssen spezielle Steu-erkennzeichen vergeben werden.

3. Welche Tätigkeiten sind organisatorisch und technisch für einen Monats-abschluss notwendig?Für den Monatsabschluss sind folgende Maßnahmen notwendig:

• Organisatorisch: die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Meldungder Forderungen und Verbindlichkeiten gemäß der Außenwirtschafts-

verordnung• Technisch: das Sperren des alten Buchungsmonats

4. Wie können Sie den Report für die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf-rufen?Der Report zur Umsatzsteuer-Voranmeldung RFUMSV00 kann über dasMenü der Hauptbuchhaltung (PERIOD. ARBEITEN | ABSCHLUSS | MELDEN |BERICHTSAUSWAHL | MELDEWESEN | UMSATZSTEUERMELDUNGEN | ALLGE-MEIN | VORANMELDUNG ERSTELLEN) aufgerufen werden.




5.9 Lösungen 279

5. Welche Tätigkeiten sind organisatorisch und technisch für einen Jahres-abschluss durchzuführen?Für den Jahresabschluss müssen folgende Tätigkeiten durchgeführt wer-den:

• Organisatorisch am Jahresanfang: Erstellen von Saldenlisten des altenGeschäftsjahres und Saldenlisten des neuen Geschäftsjahres, Abstim-mung der Saldenlisten des alten Geschäftsjahres

• Organisatorisch nach Abschluss des alten Geschäftsjahres: Bilanzvor-bereitungen, Bilanz und GuV, Saldenlisten, Kontenschreibung erstellen

• Technisch am Jahresanfang: Pflege der Buchungsperioden, Bildung desSaldovortrags

• Technisch nach Abschluss des alten Geschäftsjahres: altes Geschäftsjahr sperren, Erstellen des Kontenschreibungsbestandes, Belegarchivierung

6. Welche Gestaltungsmöglichkeiten bietet das R/3-System für die Erstel-lung einer Bilanz und der GuV?Für das Erstellen der Bilanz und GuV bietet das R/3-System folgende Ge-staltungsmöglichkeiten an:

• Erstellen der Bilanz und GuV für unterschiedliche Organisationsein-heiten

• Nutzen unterschiedlicher Sprachen

• Darstellung der Bilanz und GuV in beliebiger Währung

• Auswählen zwischen unterschiedlichen Bilanztypen• Darstellen der Bilanz in verschiedenen Detaillierungsgraden

7. Welche Gestaltungsmöglichkeiten bietet das R/3-System bei der Erstel-lung einer Bilanz- und GuV-Struktur?Die Erstellung einer Bilanz- und GuV-Struktur gliedert sich in zwei Haupt-schritte:

• In den Aufbau allgemeiner Festlegungen zur Bilanz- und GuV-Struktur:Sprache, Kontenplan

• In die Definition der Struktur: Hierarchie der Bilanz- und GuV-Positio-nen, Texte der Positionen, Zuordnung der Konten, Gliederung der Bi-lanzpositionen in Aktiva, Passiva, Bilanzgewinn oder -verlust sowie inKonten, die man keiner Kategorie zuordnen kann.

8. Im R/3-System gibt es so genannte Sonderhauptbuchvorgänge. ErläuternSie deren Zweck, und nennen Sie einige Beispiele.Beispiele von Sonderhauptbuchvorgängen im R/3-System:

• Anzahlungen

• Wechsel

• Einzelwertberichtigungen• Bürgschaft



280


Bei den Sonderhauptbuchvorgängen handelt es sich um spezielle Vor-gänge in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die in den Neben-büchern und dem Hauptbuch gesondert ausgewiesen werden sollenoder müssen. Der Ausweis in der Hauptbuchhaltung erfolgt auf speziel-

len Abstimmkonten.9. Über welche Schlüssel werden die Sonderhauptbuchvorgänge identifi-

ziert?Sonderhauptbuchvorgänge werden zum einen über ein Sonderhaupt-buchkennzeichen und zum anderen über einen speziellen Buchungs-schlüssel identifiziert.

10. Welche Standardauswertungen des Hauptbuchs werden im R/3-Systemüber das Menü angeboten?Folgende Standardauswertungen des Hauptbuchs werden über das

Menü PERIODISCHE ARBEITEN | INFOSYSTEM | BERICHTSAUSWAHL angebo-ten:

• Kontenplan

• Kontenverzeichnis

• Kontierungshandbuch

• Belegkompaktjournal

• Saldenliste

• Strukturierte Saldenliste

• Einzelposten



Grundlagen der SAP R/3-Anlagenbuchhaltung 6

281

Kapitel 6

Grundlagen der SAP R/3-Anlagenbuchhaltung

6.1 Überblick über die Anlagenbuchhaltung 284

6.2 Organisationseinheiten in der Anlagenbuchhaltung 2856.3 Konten der Anlagenbuchhaltung 288

6.4 Bewertung in der Anlagenbuchhaltung 290

6.4.1 Bewertungsplan 290

6.4.2 Bewertungsbereiche 292

6.4.3 Bewertungen 294

6.5 Berechtigungskonzept 296

6.6 Anlagenarten 299

6.6.1 Sachanlagen 3006.6.2 Weitere Anlagenarten 302



6.8.1 Grundlagen 306

6.8.2 Stammdatenpflege 309

6.9 Praxisfall 323

6.10 Aufgaben 327

6.11 Lösungen 328



282

6 Grundlagen der SAP R/3-Anlagenbuchhaltung




283

Grundlagen der SAP R/3-Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung FI-AA (Asset Accounting) ist im R/3®-System inden Bereich des Finanzwesens eingegliedert. Die Komponente FI-AA um-fasst folgende Teilkomponenten:

• Klassische Anlagenbuchhaltung und Bewertung

• Konsolidierungsvorbereitung

• Informationssystem

• Führen geleaster Anlagen

In FI-AA wird die gesamte Lebensdauer der Anlagen – von der Bestellung

oder vom ersten Zugang bis zum Abgang – dargestellt. Funktionen für dietechnische Verwaltung (technische Plätze, Equipment) werden mit der Kom-ponente »Instandhaltung« (PM – Plant Maintenance) abgewickelt.



284


6.1 Überblick über die Anlagenbuchhaltung

IntegrationDie Komponente FI-AA der R/3-Anlagenbuchhaltung weist einen hohen In-

tegrationsgrad mit anderen SAP®-Komponenten auf. Falls außer der Anla-genbuchhaltung noch andere R/3-Komponenten – wie Kostenrechnung, Fi-nanzbuchhaltung, Materialwirtschaft oder Instandhaltung – verwendetwerden, bezieht die Anlagenbuchhaltung die entsprechenden Buchungenvon diesen Modulen. Wenn eine neue Anlage angeschafft wird, kann dieKontierung auf diese Anlage bereits im Einkauf (Materialwirtschaft) erfolgen.Über die Rechnungsprüfung wird die Kontierung in die Finanz- und Anla-genbuchhaltung übernommen und die Buchung durchgeführt. Andererseitskönnen Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung direkt in die Finanz-buchhaltung und an die Kostenrechnung weitergegeben werden. Doppeler-fassungen von Belegen und Schnittstellenprobleme gibt es bei dieser Inte-grationsform nicht.

Abbildung 6.1 Integration der Anlagenbuchhaltung in SAP R/3




6.2 Organisationseinheiten in der Anlagenbuchhaltung 285

BewertungsvariabilitätDie Bewertung von Anlagen unterliegt gesetzlichen Vorschriften.

Man unterscheidet Vorgaben mit Bezug auf

• die Handelsbilanz• die Steuerbilanz

• die Berechnung von Vermögenssteuer

Internationale Konzerne benötigen zudem Funktionen zum Erstellen einer Konzernbilanz und zur internen Kostenrechnung. Darüber hinaus brauchenVersicherungsabteilungen Werte, um das Anlagevermögen (z.B. Gebäude,Maschinen oder DV-Anlagen) korrekt versichern zu können.

Bewertungsbereiche

Die verschiedenen Anforderungen des Gesetzgebers deckt R/3 wie folgt ab:

• Pro Anlage können bis zu 99 Bewertungsbereiche nebeneinander geführtwerden.

• Die Werte eines Bewertungsbereiches, insbesondere Abschreibungen,können in der Finanzbuchhaltung wahlweise mitgebucht werden.

• Der Benutzer kann Bewertungsbereiche frei verwenden. Es existierenkeine gesetzlichen oder systembedingten Vorgaben.

Einheitliche Funktionalität

In jedem Bewertungsbereich können alle Arten der Abschreibungs-, Zins-und Aufwertungsberechnung verwendet werden. Der Benutzer entscheidetin jedem einzelnen Bereich über die aktuell gewünschten Funktionen. Fallszum Beispiel bei kalkulatorischer Abschreibung keine steuerlichen Sonderab-schreibungen einbezogen werden sollen, wird dies im System gezielt festge-legt.

R/3-Benutzer erhalten voreingestellte und auf ihr jeweiliges Land abge-stimmte Bewertungspläne. Ihnen steht es frei, nicht benötigte Bereiche aus-zuklammern und nicht vorhandene Bereiche anzugliedern.

6.2 Organisationseinheiten in derAnlagenbuchhaltung

Anlagen werden innerhalb von Unternehmen den vorhandenen Organisati-onseinheiten eindeutig zugeordnet. Die R/3-Anlagenbuchhaltung unter-scheidet zwischen folgenden Organisationseinheiten:

• Mandant

• Buchungskreis

• Werk, Geschäftsbereich, Kostenstelle



286


Abbildung 6.2 Organisationseinheiten für die R/3-Anlagenbuchhaltung

BuchungskreisEine selbstständig bilanzierende, konzerninterne Firma wird innerhalb einesMandanten in R/3 als Buchungskreis dargestellt. Für jeden Buchungskreismuss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ein Jahresabschluss erstelltwerden. Die einzelnen Anlagen einer Firma werden hier als Anlagevermögendargestellt.

Eine Anlage ist immer eindeutig einem Buchungskreis zugeordnet. Die An-lage kann allerdings bei einem Transfer innerhalb eines Unternehmens dieGrenzen der Organisationseinheiten überschreiten. Die Buchungskreise für

die Anlagenbuchhaltung sind die gleichen wie in der Finanzbuchhaltung. Al-lerdings müssen die Buchungskreise definitionsgemäß um anlagenbuchhal-terische Besonderheiten erweitert werden. Erst dadurch sind sie auch für dieAnlagenbuchhaltung nutzbar.

Wichtige, den Konzernabschluss betreffende Eigenschaften der R/3-Anla-genbuchhaltung sind die folgenden:

• Auf Konzernebene kann Anlagevermögen einzelner zugehöriger Firmenbuchungskreisübergreifend ausgewertet werden.

• Innerhalb eines Konzerns sind Anlagenumbuchungen von Firma zu Firma

möglich. Die abgebende Firma bucht einen Anlagenabgang, die aufneh-mende einen Anlagenzugang. Im Konzernanlagengitter werden diese Be-wegungen jedoch als Umbuchungen ausgewiesen.




6.2 Organisationseinheiten in der Anlagenbuchhaltung 287

Abbildung 6.3 Parameter des Buchungskreises für die Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung kann ein Buchungskreis folgenden Status anneh-men:

• Teststatus: Werte aus Altdatenübernahme oder Buchungen können geän-dert werden.

• Einführungsstatus: Werte aus Altdatenübernahme können erfasst und ge-ändert werden; Buchungen sind jedoch nicht möglich.

• Produktivstatus: Nach abgeschlossener Altdatenübernahme sind Wertän-derungen nur noch auf Grund von Buchungen möglich.

GeschäftsbereichEin Unternehmen kann innerhalb vorbestimmter Geschäftsbereiche interne

Bilanzen oder untergliederte Auswertungen auf Gewinn- und Verlustebeneabbilden. Auf dieser Organisationsebene bestehen keine gesetzlichen Anfor-derungen an das externe Berichtswesen. Das R/3-System stellt dabei fol-gende Funktionen bereit:

• Firmeneigene Anlagen können einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnetwerden.

• Geschäftsbereichsbilanzen können erstellt werden, wenn die Anlagen je-weils einem bestimmten Bereich zugeordnet sind.

• Alle Bewegungen und Abschreibungen auf einer Anlage werden auf dem

Geschäftsbereich mitgebucht.• Die Umsetzung einer Anlage in einen anderen Geschäftsbereich kann nur

in Form einer Umbuchung an einen neuen Stammsatz dargestellt werden.



288


WerkFür die Anlagenbuchhaltung ist die Organisationseinheit »Werk« buchhalte-risch nicht bedeutend.

• Eine Anlage kann für einen bestimmten Zeitraum einem Werk zugeordnetwerden.

• Durch eine Anlagen-Stammsatzänderung kann der Transfer auf Werke-bene erfolgen, ohne dass in dem anderen Werk ein eigener Stammsatzangelegt werden muss.

• Auf Werkebene haben Anlagenzuordnungen nur für das BerichtswesenBedeutung.

KostenstelleDie unterste Organisationsebene der Kostenrechnung ist die Kostenstelle.

• Jede Anlage in einem Unternehmen wird in der Regel nur einer Kosten-stelle zugeteilt. Die Zuordnung zur Kostenstelle erfolgt im Stammsatz der Anlage.

• Abschreibungen, Zinsen oder auch Gewinne und Verluste aus Anlagenab-gang werden automatisch auf eine Kostenstelle gebucht.

• Ist- und Plankostenrechnung können dabei berücksichtigt werden.

Sind Anlagen zum Beispiel mehreren Kostenstellen zugeordnet, so kann in-nerhalb der Kostenstellenrechnung eine entsprechende Verteilung der Ko-

sten vorgenommen werden.

6.3 Konten der Anlagenbuchhaltung

SachkontenNeben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird auch die Anlagen-buchhaltung als Nebenbuchhaltung des Hauptbuchs der Finanzbuchhaltungbezeichnet. Buchungen in der Anlagenbuchhaltung führen in der Regel – aufGrund der Mitbuchtechnik – gleichzeitig auch zu Buchungen auf Sachkontenim Hauptbuch. Für die Anlagenbuchhaltung gelten hierbei folgende Regeln:

• Die von der Anlagenbuchhaltung zu bebuchenden Konten sind im zuge-ordneten Kontenplan und dem entsprechenden Buchungskreis angelegt.

• Die Anlagenbuchhaltung nutzt den Kontenplan, der im entsprechendenBuchungskreis hinterlegt ist.

• Jede Anlage (z.B. Fahrzeuge, Maschinen, Computer) wird über eine Anla-genklasse einem Sachkonto (Abstimmkonto) in der Finanzbuchhaltungzugewiesen.




6.3 Konten der Anlagenbuchhaltung 289

Die Ergebnisse der Sachkonten fließen in die Bilanz ein. In der Finanzbuch-haltung werden bei der Bilanzerstellung mehrere Sachkonten zu einr Bilanz-position verdichtet. Innerhalb der Anlagenbuchhaltung dient die Bilanzposi-tion nur als Gliederungskriterium für diverse Auswertungen, z.B. im

Anlagengitter.

Abbildung 6.4 Bilanzgliederung der Kontenpläne

KostenartenNeben Buchungen im Hauptbuch erfolgen Buchungen in der Kostenrech-nung, beispielsweise Abschreibungen und Zinsen. Hierfür werden Kostenar-ten, basierend auf den Aufwandskonten in der Finanzbuchhaltung, in der Kostenrechnung angelegt. Notwendig für kostenrechnungsrelevante Bu-chungen sind im R/3-System darüber hinaus Zusatzkontierungen wie zumBeispiel:

• Kostenstelle

• Auftrag

• Projekt



290


Die für die meisten Anlagen anfallenden Abschreibungen werden pro Kos-tenart und Kostenstelle (oder Auftrag) gebucht.

6.4 Bewertung in der AnlagenbuchhaltungDie Bewertung in der Anlagenbuchhaltung wird im R/3-System im Wesentli-chen durch die Definition des Bewertungsplanes sowie – damit verbunden –durch die Definition der einzelnen Bewertungsbereiche und Abschreibungs-parameter gesteuert.

6.4.1 Bewertungsplan

Der Bewertungsplan ist ein Verzeichnis der Bewertungsbereiche, die in einemUnternehmen angewandt werden. Er wird auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen in den jeweiligen Ländern erstellt.

Abbildung 6.5 Bewertungspläne





Die Eigenschaften der einzelnen Bewertungsbereiche (Handelsrecht, Steuer-recht, Kalkulation usw.) können für jeden einzelnen Bewertungsplan festge-legt werden. Innerhalb der Anlagenbuchhaltung muss jeder Buchungskreiseinem Bewertungsplan zugeordnet sein. Folgende Objekte sind an einen Be-

wertungsplan gebunden:• Bewertungsbereiche

• Investitionsfördermaßnahmen

• Abschreibungsschlüssel

• Festgelegte Eigenschaften der Bewegungsarten

Bewertungspläne pro LandZur Berücksichtigung von landesspezifischen Anforderungen kann für jedesUnternehmen eines Konzerns ein eigener Bewertungsplan festgelegt wer-

den. Innerhalb eines Landes sollte jedoch nur ein Bewertungsplan für die ein-zelnen Firmen (Buchungskreise) eines Konzerns als Grundlage dienen, da nur dies eine einheitliche Bewertung der Anlagen im Konzern gewährleistet.

Referenzbewertungspläne (Musterbewertungspläne)SAP liefert als Referenz landesspezifische Bewertungspläne, in denen die un-terschiedlichen Bewertungsbereiche in so genannter Maximalausprägungvorhanden sind. Wenn ein Benutzer eigene Bewertungspläne verwendenmöchte, muss zunächst ein Musterbewertungsplan kopiert werden. In deneigenen Bewertungsplan werden nur diejenigen Bewertungsbereiche über-

nommen, die das Unternehmen tatsächlich benötigt.

Bewertungsplan auswählenDas folgende Verfahren zeigt, wie Sie einen Bewertungsplan auswählen:


1. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGENBUCHHALTUNG | BEWERTUNG ALLGE-MEIN | BEWERTUNGSPLAN SETZEN jeweils durch einen Doppelklick auf denentsprechenden Zeilenanfang auf.

➜

Das Fenster BEWERTUNGSPLAN

AUSWÄHLEN

wird angezeigt.2. Klicken Sie den entsprechenden Bewertungsplan mit der linken Maustastean.

➜ Ein Informationsfenster mit der Meldung, dass der entsprechende Be-wertungsplan gesetzt wurde, wird angezeigt.

3. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGENBUCHHALTUNG | BEWERTUNG ALLGE-MEIN | BEWERTUNGSBEREICHE | BEWERTUNGSBEREICHE DEFINIEREN auf.

➜ Ein Fenster AKTION AUSWÄHLEN wird angezeigt.

4. Wählen Sie mit dem Mauszeiger die Aktion BEWERTUNGSBEREICHE DEFINIE-

REN aus.➜ Ein Fenster, in dem alle Bewertungsbereiche des zuvor ausgewählten

Bewertungsplans aufgelistet sind, wird angezeigt.



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Bei der Definition der Bewertungsbereiche eines Bewertungsplans könnenSie die für ein Unternehmen notwendigen und gewünschten Bewertungsbe-reiche mit dem Mauszeiger aktivieren bzw. deaktivieren. Die ausgewähltenBewertungsbereiche werden dann mit einem Pfeil im jeweils vorangestellten

Kästchen als aktiviert gekennzeichnet.

6.4.2 Bewertungsbereiche

Bewertungsbereiche dienen der zweckgebundenen Bewertung von Anlage-vermögen. Neben dem einzig zwingenden (nämlich handelsrechtlichen) Be-wertungsbereich werden häufig auch kalkulatorische und vermögenssteuer-liche Bereiche mit in die Bewertung einbezogen. Um diese Anforderungenabzubilden, müssen im System entsprechende Bewertungsparameter einge-stellt werden. In einem Bewertungsbereich sind alle Informationen hinter-

legt, die für eine Bewertung des Wirtschaftsgutes relevant sind. Danebenstehen Beschreibungen sowie zeitabhängige Angaben des Anlagenstamm-satzes zur Verfügung.

SAP liefert zahlreiche länderspezifische Standardbewertungsbereiche im Sys-tem mit. Im Folgenden werden die wichtigsten dieser Bewertungsbereichenäher erläutert.

Abbildung 6.6 Bewertungsbereiche (1)





HandelsrechtDer handelsrechtliche Bewertungsbereich ist der einzige, der im System festvorgegeben ist. Mit seiner Hilfe werden aus Werten der einzelnen Wirt-schaftsgüter die Werte auf den Hauptbuchkonten des Anlagevermögens

dargestellt. Eine Zuordnung der Hauptbuchkonten erfolgt über so genannteKontenzuordnungsschlüssel, die in der Anlagenklasse hinterlegt werden. DieKonten können im Kontenzuordnungsschlüssel für jeden Bewertungsbereichseparat definiert werden.

Der handelsrechtliche Bewertungsbereich gilt als Leitbereich, in dem in der Regel alle Geschäftsvorfälle gebucht werden. Folgende Vorschriften sind be-züglich des Leitbereiches zu beachten:

• Eine Übernahme von Werten und Parametern aus anderen Bereichen istnicht möglich.

• Eine Übereinstimmung der Währungen zwischen Bereich und Buchungs-kreis muss gegeben sein.

SteuerrechtIst ein Nachweis von Unterschiedsbeträgen zwischen der handelsrechtlichvorgeschriebenen und der steuerrechtlich gebotenen Abschreibung er-wünscht, so wird im Bereich »Steuerrecht« die steuerrechtlich zulässigeGesamt-AfA errechnet. Sie setzt sich aus der Normalabschreibung und auszusätzlichen Sonderabschreibungen zusammen. Alle Vorgänge im »Handels-

recht« werden auch in diesem Bereich identisch gebucht. Dabei kann festge-legt werden, dass keine abweichenden Anschaffungs- und Herstellungsko-sten (AHK) möglich sind.

KalkulationSpeziell für die Kostenrechnung eines Unternehmens werden häufig über handels- und steuerrechtliche Bewertungen des Anlagevermögens hinausnoch kalkulatorische Wertebereiche verwendet. Da es hier keine gesetzli-chen Vorschriften zu beachten gibt, sind unterschiedliche Ansätze vorhan-den, beispielsweise:

• Zugrundelegung von Wiederbeschaffungswerten – kalkulatorische Ab-schreibungen werden hier oft über Buchwert Null hinaus gerechnet

• Berechnung kalkulatorischer Zinsen

• Kostenplanung – z.B. fixe und variable Kosten beim Schichtbetrieb einer Anlage

Abgeleiteter BewertungsbereichBei Bewertungen von Anlagen wird zwischen echten und abgeleiteten Be-wertungsbereichen unterschieden. Ein abgeleiteter Bewertungsbereich kann

aus bis zu vier echten Bewertungsbereichen zusammengesetzt sein.



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Die echten Bewertungsbereiche können durch Addition oder Subtraktionmiteinander verbunden werden. Das Ergebnis ist dann der abgeleitete Be-wertungsbereich.

Wichtig bei der Verwendung eines abgeleiteten Bewertungsbereichs ist dieEinhaltung der Hierarchie. Dabei muss die Nummer für den abgeleitetenBereich immer größer sein als die Nummer (siehe Beispiel) für die echtenBewertungsbereiche. Die jeweilige Nummer besteht immer aus zwei Zif-fern, gegebenenfalls mit führender Null.

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel für einen abgeleiteten Bewertungs-bereich mit Rechenbeispiel.

Tabelle 6.1 Beispiel für einen abgeleiteten Bewertungsbereich

• Im Bewertungsbereich 02 wird eine AHK-mindernde Rücklage von10.000 DM eingestellt (Zeile: »kumulierte Afa Übertrag Rücklage«).

• Im Bewertungsbereich 03 wird dann die übertragene Rücklage getrenntals Bewertungsreserve dargestellt und kann separat über den Afa-Laufaufgelöst werden.

6.4.3 Bewertungen

KonzernbewertungBewertet ein Unternehmen innerhalb eines Konzerns sein Anlagevermögenin seiner Einzelbilanz anders als in seiner Konzernbilanz, ist ein eigener Be-wertungsbereich für die Konzernwerte notwendig. Infolge unterschiedlicher Aktivierungsrichtlinien oder abweichender Abschreibungsmethoden ist diesoft unumgänglich. Selbst bei identischen Bewertungsmethoden in Einzel-

und Konzernbilanz ist ein eigener Bewertungsbereich erforderlich, um even-tuelle Anlagenverkäufe zwischen einzelnen Konzernunternehmen einwand-frei darstellen zu können.

Anlage 210 000 Drehmaschine mit Rücklagen

Bereiche Handelsrecht01

Stille Rücklage02

Bewertete Reserven(02 – 01 =) 03

AHK 80.000,- 70.000,- 10.000,-

kumulierte Nor-mal-Afa

50.000,- 50.000,- 0,-

kumulierte AfaÜbertrag Rück-lage

0,- 10.000,- 10.000,-

Normal-Afa 10.000,- 8.750,- 1.250,-

Restbuchwert 20.000,- 11.250,- 8.750,-





Abbildung 6.7 Bewertungsbereiche (2)

Konzernbilanz in KonzernwährungIn der Zeit multinationaler Konzerne spielt die Konzernbilanz in Konzernwäh-rung eine wichtige Rolle, besonders dann, wenn ein Unternehmen einemKonzern angehört, der insgesamt in einer abweichenden Währung berichtet.Neben der Konzernbilanz in Hauswährung wird in diesem Fall ein Bewer-tungsbereich für die Konzernbilanz in Konzernwährung geführt. Die Bereichesind bis auf die Währung identisch. Auf diese Weise ist es möglich, Differen-zen aus unterschiedlicher Bewertung bei abweichenden Währungsumrech-

nungen zu trennen.



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VermögensbewertungFalls ein Unternehmen sich gezwungen sieht, in bestimmten Ländern vomHandelsrecht oder Steuerrecht abweichende Wertansätze zu verwenden,lassen sich diese in eigens definierten Bewertungsbereichen darstellen. Spezi-

elle Absprachen mit den zuständigen Finanzbehörden können der Grundhierfür sein. Beispiele hierfür sind:

• Es werden Preissteigerungen bestimmter Wirtschaftsgüter berücksichtigt.

• Anhaltewerte werden genutzt, um die Abschreibungsrechnung je nachAlter einer Anlage zu stoppen.

• Mittelwerte aus unterschiedlichen Abschreibungsmethoden werden ge-bildet.

Investitionsfördermaßnahmen

In den jeweiligen Anlagenklassen sollten für den passivischen Ausweis vonInvestitionsförderungen eigene Bewertungsbereiche angelegt werden. Diedarin abgelegten Angaben werden herangezogen, um

• eine Einreichungsliste mit wahlweiser Erstellung von Buchungen zu erzeu-gen,

• bei der Inanspruchnahme Prüfungen durchzuführen,

• bei einem Abgang oder einer Umbuchung auf Probleme mit der Behalte-frist hinzuweisen und entsprechende Investitionsförderbewegungen zubuchen.

Werden mehrere Fördermaßnahmen pro Anlage in Anspruch genommenund diese getrennt geführt, muss für jede weitere Maßnahme ein separater Bereich definiert werden.

6.5 BerechtigungskonzeptDer Berechtigungsschutz im R/3-System wird für alle Bereiche einheitlichvom Berechtigungskonzept geregelt. Dieses enthält von SAP vorgegebeneBerechtigungsobjekte, die zur Definition von Benutzerberechtigungen her-

angezogen werden. Die einzelnen Berechtigungen können zu Profilen zu-sammengefasst und einzelnen Benutzern zugeordnet werden.

SAP liefert mit dem System für alle Bereiche so genannte Musterprofile aus,die als Basis für die Definition der individuellen Berechtigungsprofile verwen-det werden können.

BerechtigungenBerechtigungskonzepte dienen dazu, unerlaubte Zugriffe, zum Beispiel imModul FI-AA, zu verhindern.




6.5 Berechtigungskonzept 297

Abbildung 6.8 Berechtigungen

Man unterscheidet in der Anlagenbuchhaltung zwischen:

• Berechtigungsobjekten

• Berechtigungsprüfungen

• Anlagensichten

• Steuerungsdaten

BerechtigungsobjekteSAP liefert für die Anlagenbuchhaltung folgende Berechtigungsobjekte aus:



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BerechtigungsprofileDie Anlagenberechtigungsobjekte werden zu Berechtigungsprofilen zusam-

mengefasst. SAP bietet folgende Profile an:

• Uneingeschränkte Berechtigung für die Anlagenbuchhaltung (Komplett-berechtigung)

• Eingeschränkte Berechtigung für Systembetreuer in der Anlagenbuchhal-tung

• Eingeschränkte Berechtigung für Anlagenbuchhalter

• Eingeschränkte Berechtigung für Anlagensachbearbeiter

• Eingeschränkte Berechtigung für Einkäufer

• Eingeschränkte Berechtigung für Techniker • Eingeschränkte Berechtigung für Lagerarbeiter

AnlagensichtenDie Anlagensichten legen fest, ob ein Benutzer bestimmte Felder und Bewer-tungsbereiche in einem Stammsatz anzeigen, ändern oder hinzufügen darf.Derzeit existieren maximal sieben Sichten im R/3-System. Diese könnenwahlweise übernommen oder verändert werden:

0 = Altdaten

1 = Anlagenbuchhaltung2 = Kalkulation

Berechtigungsobjekt Einschränkungsmöglichkeit Technischer Name

Anlagensicht Anlagensicht A_A_View

Anlagenklassen Anlagenklassen A_M_ANLKLAnlagenstammpflege Buchungskreis/Anlagen-

klasseA_S_ANLKL

Anlagenstammpflege Buchungskreis/Geschäfts-bereich

A_S_GSBER

Anlagenstammpflege Buchungskreis/Werk A_S_WERK

Anlagenbuchungen Buchungskreis/Anlagen-klasse

A_B_ANLKL

Anlagenbuchungen Anlagenklasse/Bewegungs-

art

A_B_BWART

Anlagenkomplex Anlagenkomplex A_S_ANLGR

Periodische Arbeiten Buchungskreis A_PERI_BUK

Anlagen-Customizing Bewertungsplan A_C_AFAPL

Tabelle 6.2 Standardberechtigungsobjekte in der Anlagenbuchhaltung





3 = Steuer

4 = Einkauf

5 = Technik

6 = Versicherung

Die Anzahl der Sichten kann reduziert werden. Eine Erweiterung ist derzeit jedoch nicht möglich.

6.6 AnlagenartenIn der Bilanz werden alle Anlagen in drei Positionen des Anlagevermögenszusammengefasst:

• Immaterielle Anlagen• Sachanlagen

• Finanzanlagen

Abbildung 6.9 Anlagenarten



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Das Anlagevermögen wird in der Regel in unterschiedliche Anlagenarten ge-gliedert. Jede Anlagenart wird durch eine (oder mehrere) eigens definierteAnlagenklasse(n) repräsentiert.

6.6.1 SachanlagenSachanlagen sind alle materiellen Gegenstände des Anlagevermögens. Sieumfassen sowohl bewegliche als auch unbewegliche Gegenstände.

Abbildung 6.10 Sachanlagen

Anlagen im BauAnlagen im Bau (AiB) unterscheiden sich in ihren Anlagestammsätzen kaumvon fertigen Anlagen. Sie gelten als eine besondere Form der Sachanlagen.Anlagen im Bau benötigen vergleichbare Funktionen wie die »normalen«Anlagen. Wesentlich ist jedoch, dass sie in der Bilanz gesondert dargestelltwerden. So werden AiB in den meisten Ländern nicht planmäßig abgeschrie-ben; häufig sind aber steuerliche Sonderabschreibungen möglich. Nach Fer-tigstellung der Anlagen im Bau werden diese auf die eigentlichen Anlagen-stammsätze umgebucht.

Um Anzahlungen für Anlagen im Bau zu buchen, muss der betreffenden An-lagenklasse im Einführungsleitfaden die Bewegungsart »Anzahlung« zuge-ordnet worden sein.





Grundstücke und GebäudeGrundstücke und Gebäude unterliegen den gleichen Bewertungs- und Ab-schreibungsmodalitäten wie andere Sachanlagen. Wesentliche Informatio-nen über Grundbucheintragungen und Einheitswerte werden im System

»Anlagenbuchhaltung« geführt. Zusätzlich haben Firmen mit größerem Im-mobilienbesitz die Möglichkeit, ihre Immobilienverwaltung mit einer eigenenKomponente im Bereich Treasury (TR) abzuwickeln. Darin lassen sich zumBeispiel darstellen:

• Die Verwaltung der Grundbuchinformationen

• Eintragungen in den Grundbuchabteilungen

• Parzellierungen der Grundstücke

Maschinelle Anlagen

Der Bildaufbau der Anlagenstammsätze für maschinelle bzw. technische An-lagen wird je nach Anlagenart durch Anlagenklassen eingestellt. TechnischeDaten können in diesen Stammsätzen nur begrenzt gepflegt werden. Wei-terführende Informationen über solche Anlagen können im Langtext der je-weiligen Stammsätze abgelegt werden. Weitergehende technische Informa-tionen für die Instandhaltung können mit der Komponente PM (PlantMaintenance) in den technischen Plätzen oder Equipment-Stammsätzen ab-gelegt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Geringwertige Wirtschaftsgüter werden grundsätzlich im Jahr der Anschaf-fung bzw. in der Zugangsperiode voll abgeschrieben. R/3 stellt hierfür einenspeziellen Abschreibungsschlüssel (GWG) zur Verfügung. Die Grenzbeträge(Höchstbeträge) für GWG werden auf Buchungskreisebene gepflegt. Zu Ver-probungszwecken kann sowohl ein GWG-Betrag für die Erfassung von Be-stellungen als auch für die tatsächliche Zugangsbuchung im betreffendenBewertungsbereich hinterlegt werden (in der Regel 800 DM). Darüber hin-aus kann für die Grenzbetragsverprobung eine Einzelprüfung (Einzelverwal-tung) oder eine Mengenprüfung (Sammelverwaltung) eingerichtet werden:

• Bei der Einzelprüfung wird der jeweilige Gesamtwert des zugehendenWirtschaftsgutes vom System gegen den festgelegten Grenzwert für GWG geprüft.

• Bei der Mengenprüfung werden die Werte der einzelnen Anlagen addiertund dann durch die Anzahl der Anlagen dividiert. So ergibt sich ein Durch-schnittseinzelbetrag, der den festgelegten Grenzwert nicht übersteigendarf. Bei zu hoher Gesamtwertangabe weist das System mit einer Fehler-meldung auf diesen Umstand hin.



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Abbildung 6.11 Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben

6.6.2 Weitere Anlagenarten

Immaterielle AnlagenImmaterielle Anlagen sind beispielsweise Lizenzen, gekaufte oder selbst er-stellte Software und Patente.

Für Anlagen dieser Art werden Abgänge in der Regel nicht gemeldet. Des-

halb lässt sich das Anlagengitter so einstellen, dass bei Erreichen des Buch-wertes null automatisch eine Abgangsdarstellung in der Abgangsspalte er-folgt.

FinanzanlagenFinanzanlagen lassen sich im Bereich FI-AA als Anlagenstammsätze führen.Dazu muss in der dafür vorgesehenen Anlagenklasse ein entsprechendesKennzeichen gesetzt sein. Finanzanlagen sind zum Beispiel:

• Anteile an verbundenen Unternehmen

• Ausleihungen• Beteiligungen

• Wertpapiere des Anlagevermögens





Die betreffenden Buchungen werden entsprechend der Bewegungsartdurchgeführt. Auf diese Weise lässt sich eine gemeinsame Darstellung imAnlagengitter für Sach- und Finanzanlagen erreichen. Folgende Funktionensind im Modul FI-AA allein nicht möglich:

• Berechnungen von Zinsen und Tilgung aus Darlehen• Neubewertungen von Wertpapieren zum Bilanzstichtag

Um diese Funktionen nutzen zu können, muss die Komponente »Vermö-gensverwaltung« innerhalb des Bereichs Treasury (TR) installiert sein.

LeasinganlagenNeben gekauften oder selbst produzierten Anlagen verwenden Unternehmenauch geleaste Anlagen. Diese erscheinen in vielen Ländern nicht in einer Bi-lanz, da sie rechtlich und zum Teil auch wirtschaftlich während der Leasinglauf-

zeit im Eigentum des Leasinggebers bleiben. Die entstehenden Kosten werdendirekt in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgewiesen. Trotzdemkönnen für solche Anlagen spezielle Anlagenstammsätze eröffnet werden, dieallerdings nicht bebuchbar sind, sondern nur Informationen über die Vertrags-bedingungen wie Leasingrate, Zahlungsrhythmus und -dauer enthalten.

Um zukünftige finanzielle Verpflichtungen vorausplanen zu können, werdendiese Informationen in der Regel mit eigenen Programmen im Jahresab-schluss ausgewertet.

Capital-Lease-VerfahrenIm Gegensatz zum herkömmlichen Leasingverfahren wird das Capital-Lease-Verfahren in vielen angelsächsischen Ländern genutzt. Unter gewissen Vor-aussetzungen (gesetzliche Vorschriften, Vertragskonditionen) werden hierbeigeleaste Anlagen in der Bilanz ausgewiesen. Dabei sind folgende Besonder-heiten zu beachten:

• Die Abschreibung erfolgt auf der Grundlage des Anschaffungswertes un-ter Berücksichtigung der künftigen Leasingraten (Gesamtsumme der Zah-lungen).

• Abschreibungs- und Zinsanteile werden getrennt und einzeln verwaltet.

• Außerdem lassen sich kurz-, mittel- und langfristige Verbindlichkeiten,bezogen auf geleaste Anlagen, auf gesonderten Konten ausweisen.

6.7 Anlagevermögen

Gliederung des AnlagevermögensDas Anlagevermögen kann auf mehreren Ebenen gegliedert werden:

• Anlagen werden über Anlagenklassen den Hauptbuchkonten und somit

den Bilanzpositionen des Anlagevermögens zugeteilt.• Mit Hilfe der Anlagenklassen lassen sich Anlagenarten (Betriebs- und Ge-

schäftsausstattungen, Maschinen) darstellen.



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• Anlagenkomplexe dienen zur Darstellung eines komplexen Wirtschafts-gutes (z.B. Anlagen einer Fertigungsstraße).

• Anlagenhauptnummern repräsentieren ein eigens zu bewertendes Wirt-schaftsgut.

• Zu jeder Anlagenhauptnummer können Unternummern (Teilanlagen)hinzugefügt werden.

Abbildung 6.12 Anlagevermögen

AnlagenklassifizierungÜber Anlagenklassen werden Anlagenstammsätze (z.B. eine Fertigungshalle)mit den Hauptbuchkonten der Finanzbuchhaltung verknüpft. Anlagenklas-sen haben darüber hinaus noch weitere Funktionen:

• Gliederung des Anlagevermögens nach Anlagenarten• Vergabe von Vorschlagswerten an die Anlagenstammsätze





• Kontenzuordnung zum Hauptbuch

• Klassenbezogene Gestaltung von Bildschirmmasken

• Steuerung der klassenspezifischen Anlagennummernvergabe

AnlagenklassenkatalogAnlagenklassen sind buchungskreisübergreifend im Bewertungsplan festge-legt. Für alle Buchungskreise ist ein Anlagenklassenkatalog bindend. Dabeispielt es keine Rolle, ob die Buchungskreise auf unterschiedliche Bewer-tungspläne zurückgreifen.

Abbildung 6.13 Strukturbegriffe für das Anlagevermögen

Vor dem Anlegen eines Anlagenstammsatzes müssen sowohl eine entspre-chende Anlagenklasse als auch ein Bewertungsplan definiert sein.

Die Struktur des Anlagenklassenstammsatzes weist Teile für allgemeine,sachbezogene Stammdaten und den jeweiligen Bewertungsplan und seineParameter auf. Der allgemeine Teil ist grundsätzlich auf Mandantenebene

angelegt. Einige Steuerungsfelder können jedoch bewertungsplanabhängigfestgelegt werden, wie zum Beispiel:

• Bildaufbauregeln

• Kontozuordnungen

• Vermögensgliederungsschlüssel

• Versicherungsarten und -index

Eine Anlagenklasse wird durch einen Musterstammsatz repräsentiert, der für eine bestimmte Anlagenart wichtige Vorschlagswerte für Steuerungs- und

Bewertungsparameter enthält. Diese Werte dienen der Bewertungssicher-heit. So werden Fehlerquellen begrenzt, wenn einer Anlagenart zum Beispielder Schlüssel für die lineare Abschreibung zugeordnet wird.



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AnlagenübernummernMit Anlagenübernummern werden mehrere Anlagen einem gemeinsamenAnlageobjekt bzw. einer gemeinsamen Wirtschaftseinheit zugeordnet. EineAnlagenübernummer wird im jeweiligen Anlagenstammsatz der Anlage hin-

terlegt. Eine Bewertung der Anlagen einer Wirtschaftseinheit ist auf der Ebene der Anlagenübernummer nicht möglich. Sie dient überwiegend alsSortierkriterium für Auswertungen. Stammdaten können auf dieser Ebenenur mit Hilfe eines statistischen Anlagenstammsatzes geführt werden.

AnlagenkomplexAnlagenkomplexe fassen mehrere Anlagen für die Abschreibungsrechnungund Abschreibungsverbuchung, speziell für den Bewertungsbereich, zusam-men. Dies kann entweder zu Zwecken des Controllings (z.B. bei Produktions-linien als organisatorisch zusammengehöriger Anlage) oder auf Grund steuer-rechtlicher Vorgaben (wie sie z.B. in den USA existieren) erforderlich sein.

Der Anlagenkomplex wird im System als ein Stammsatz geführt, der in seiner Struktur dem normalen Anlagenstammsatz entspricht. Bei der Stammsatzan-lage von Anlagenkomplexen gelten folgende Besonderheiten:

• Das Löschen eines Anlagenkomplexes ist nur möglich, wenn in allen zuge-ordneten Anlagen eine Löschvormerkung gesetzt ist.

• Es werden nur die Bewertungsbereiche geführt, die in den buchungskreis-spezifischen Bewertungsbereichsangaben entsprechend gekennzeichnet

sind.

6.8 AnlagenstammdatenIm Folgenden werden die erforderlichen Grundlagen und Funktionalitätender R/3-Anlagenbuchhaltung für Organisation und Pflege von Wirtschafts-gütern erläutert.

6.8.1 Grundlagen

WirtschaftsgutAls Wirtschaftsgut bezeichnet man eine eigenständig nutzbare Anlage einesUnternehmens. In der Anlagenbuchhaltung kann ein komplexes Wirt-schaftsgut durch mehrere Stammsätze dargestellt werden. Auch Zusammen-fassungen eigenständiger Wirtschaftsgüter zu einer Anlageneinheit sindmöglich (vgl. Anlagenkomplex und Anlagenübernummer).

Zur Untergliederung der Anlagen wurden Anlagenklassen innerhalb der An-lagenarten geschaffen, wie zum Beispiel für:

• Technische Anlagen

• Finanzanlagen• Geringwertige Wirtschaftsgüter





Durch die in der jeweiligen Klasse vorbestimmten Eigenschaften werden An-lagenarten beschrieben. Für jede Anlagenart muss mindestens eine eigeneAnlagenklasse definiert sein.

AnlagenklassenDie Anlagenklassen stellen die Verbindung zwischen Anlagenstammsätzenund Hauptbuchkonten der Finanzbuchhaltung her.

Mit ihrer Hilfe kann man die Hauptbuchkonten untergliedern und die Anla-genstammsätze nach vorgegebenen Merkmalen zusammenfassen.

In den Anlagenklassen definiert man

• sinnvolle Vorschlagswerte zur Steuerung und Bewertung der Anlagen

• die Bildauswahl für den jeweiligen Anlagenstammsatz

• die Art der Nummernvergabe (intern oder extern)

BewertungsplanFür unterschiedliche Bewertungsbereiche werden unterschiedliche Bewer-tungspläne definiert. Darin sind die betriebswirtschaftlichen Bedeutungenund Eigenschaften für jeden Bereich enthalten (vgl. Bewertungsplan und Be-wertungsbereiche).

Neben den Anschaffungs- und Herstellungskosten besteht die Möglichkeit,unterschiedliche Abschreibungsarten und Bewertungen zu buchen oder au-tomatisch errechnen zu lassen. Der Bewertungsplan ist an die Anlagenklassegekoppelt.

ReferenzUm einen Anlagenstammsatz anlegen zu können, müssen entweder eineAnlagenklasse oder ein ähnlicher Anlagenstammsatz als Vorschlagswert vor-handen sein, auf die Bezug genommen werden kann.

Die Anlagenklasse gibt dem neu anzulegenden Stammsatz die wichtigstenSteuerungs- und Bewertungsinformationen mit (z.B. Abschreibungsschlüs-sel, Versicherungsdaten usw.). Wird dagegen ein bereits bestehender Anla-

genstammsatz als »Vorlage« genommen, werden zu den in der Anlagen-klasse vorhandenen Vorschlagswerten weitere für die Anlage typische Werteangeboten.

NummernvergabeJeder Anlagenklasse wird auf Buchungskreisebene ein Nummernkreis mitdem dazugehörigen Intervall zugeordnet. Ein Nummernkreis kann ähnlichenAnlagenklassen zugeordnet werden. In der Regel werden jedoch für die ein-zelnen Anlagenklassen eigene Nummernkreise definiert. Hierbei kann zwi-schen interner und externer Nummernvergabe gewählt werden.

• Bei interner Nummernvergabe vergibt das System innerhalb eines defi-nierten Intervalls automatisch fortlaufend Nummern.



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• Bei der externen Nummernvergabe prüft das System lediglich, ob eineeingegebene Anlagennummer bereits vorher vergeben wurde.

Buchungskreisübergreifende Nummernvergabe

Die buchungskreisübergreifende Nummernvergabe ermöglicht es einemKonzern mit mehreren Buchungskreisen, sich einen Gesamtüberblick über vorhandene Anlagen zu verschaffen. Dabei werden nur für einen Buchungs-kreis die Nummernkreise und die zugehörigen Nummernkreisintervalle ge-pflegt. Alle anderen Buchungskreise werden dem definierten Buchungskreiszugeordnet. Die Zuordnung erfolgt in den Pflegedaten zum Anlagenbu-chungskreis.

AnlagenhauptnummerEine Anlagenhauptnummer ist maximal zwölfstellig.

• Bei interner Nummernvergabe ist nur eine nummerische Darstellung mög-lich.

• Bei externer Nummernvergabe ist auch eine alphanummerische Darstel-lung möglich.

AnlagenunternummerBei der Anlagenunternummer wird eine maximal vierstellige Anlagenunter-nummer an die Anlagenhauptnummer angehängt. Das System sorgt für einelückenlos aufsteigende Unternummernvergabe pro Anlagenhauptnummer.

In der jeweiligen Anlagenklasse kann ein Unternehmen allerdings auch eineexterne Nummernvergabe vornehmen, um firmenspezifischen Anforderun-gen zu genügen.

Die Unternummer kann zum Beispiel eine Kombination aus Anschaffungs- jahr und laufender Nummer darstellen. Damit ist die Auswertung der Anla-gen zielgerichteter möglich.

Anlagenunternummern werden zum Beispiel bei Wirtschaftsgütern mit Teil-anlagen verwendet. Für jede Teilanlage wird ein Stammsatz mit Unternum-mer geführt.

Wenn Teilanlagen als Unternummer geführt werden, kann dies folgendeGründe haben:

• Getrennte Wertentwicklung für Teilanlagen

• Unterschiedliche Zuordnung der Teilanlagen in der Kostenrechnung (z.B.verschiedene Kostenstellen), separate Verwaltung von nachträglichen Zu-gängen, um Abschreibungen und Buchwerte getrennt verfolgen zu kön-nen

Anlagenhauptnummern können gemeinsam mit ihren Unternummern aus-

gewertet werden.





KontozuordnungDie Anlagenbuchhaltung gehört zur Nebenbuchhaltung. Die anfallendenTransaktionen (z.B. Zugang aus Kauf, Verkauf oder Verschrottung) müssensowohl in der Nebenbuchhaltung als auch in der Haupt- oder Finanzbuch-

haltung festgehalten werden.

Kontozuordnungsschlüssel innerhalb der Anlagenklassen bestimmen, welcheMitbuchkonten in der Finanzbuchhaltung einbezogen werden. Diese müs-sen zuvor im System angelegt worden sein.

6.8.2 Stammdatenpflege

Daten im AnlagenstammsatzDer Anlagenstammsatz besteht in der Regel aus zwei Teilen:

• Allgemeinen Stammdaten• Daten für die Bewertung des Wirtschaftsgutes

Allgemeine StammdatenIn diesem Teil des Stammsatzes werden die Sachinformationen zum jeweili-gen Wirtschaftsgut gepflegt. Für die nachfolgenden Sachzusammenhängeexistieren eigene Feldgruppen:

• Allgemeine Angaben (Bezeichnung, Menge, Anzahl usw.)

Zur Bezeichnung der Anlage beziehungsweise für deren ausführliche Be-

schreibung steht im Anlagenstammsatz die Möglichkeit, einen Langtextzu hinterlegen, zur Verfügung.

Abbildung 6.14 Anlage anlegen: Allgemeine Daten (© SAP AG)



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Die Angabe der Menge/Anzahl ist nur erforderlich, wenn mehr als eineAnlage auf einem Stammsatz geführt wird. Dies ist bei einer Sammelbe-wertung von geringwertigen Wirtschaftsgütern der Fall. Bei der Höchst-wertverprobung wird die Summe der Anschaffungskosten durch die

Menge oder Anzahl der zugegangenen geringwertigen Wirtschaftsgüter dividiert.

• Kontierungsangaben

Im Bereich der Investitionskontierung besteht die Möglichkeit, einen bud-getierten Kostenauftrag mit Kostenverfügbarkeitskontrolle zu hinterle-gen. Bereits zum Zeitpunkt der Bestellung (mit Kontierung auf Anlage)kann auf diesem Auftrag das Obligo sowie das noch verfügbare Budgetausgewertet werden. Diese Funktionalität ist insbesondere für solche Un-ternehmen geeignet, die den Anlagenzugang integriert mit dem Einkauf

abwickeln.• Buchungsinformationen (z.B. Aktivierungsdatum)

Das Aktivierungsdatum wird vom System automatisch beim Anlagenzu-gang im Stammsatz hinterlegt.

Abbildung 6.15 Anlage anlegen: Zeitabhängige Daten (© SAP AG)

• Zeitabhängige Zuordnungen (z.B. Kostenstelle)

In einem Unternehmen unterliegen unterschiedliche Anlagen unter-

schiedlichen Nutzungsformen. So können einzelne Anlagen innerhalb ih-res Nutzungszeitraums (des Lebenszyklus eines Wirtschaftsguts) zum Bei-spiel während bestimmter Zeiträume verschiedenen Kostenstellen oder





Werken zugeordnet werden. Andere Anlagen werden rund um die Uhr,im so genannte n Mehrschichtbetrieb, eingesetzt. Sie unterliegen somit ei-ner stärkeren Abnutzung und müssen anders abgeschrieben werden.

Die Funktionalität »Anlagenstammsätze« verfügt über entsprechendeEingabefelder, in denen das Zugehörigkeitsdatum einer Anlage lückenlosvermerkt wird. Der Zeitraum wird eindeutig gekennzeichnet und tagesge-nau festgeschrieben.

Auf die zeitabhängig zugeordnete Kostenstelle werden die Abschreibungengebucht. Im Anlagenstammsatz kann nur eine Kostenstelle angegeben wer-den. Nutzen mehrere Kostenstellen eine Anlage, so ist im Stammsatz eineVerteilungskostenstelle zu definieren. In der Kostenstellenrechnung vonR/3 werden gebuchte Abschreibungen dann auf einzelne Nutzerkostenstel-

len verrechnet.Im Anlagenstammsatz besteht die Möglichkeit, eine buchungskreisfremdeKostenstelle zu hinterlegen. Hierfür muss allerdings im Customizing der Anlagenbuchhaltung eine buchungskreisübergreifende Kostenstellenrech-nung für den Buchungskreis des Vermögensträgers angelegt werden.

• Alternativ zur Kostenstelle können Abschreibungen auch zeitabhängig aufeinem Kostenauftrag ausgewiesen werden.

• Informationen für die Instandhaltung

Im Anlagenstammsatz der Anlage muss ein Instandhaltungsauftrag zuge-ordnet werden. Dieser kann beim Buchen einer Instandhaltungsmaß-nahme mit kontiert werden. Dadurch können Sie Instandhaltungskostenfür jede einzelne Anlage sammeln, buchen und ausweisen.

Diese Vorgehensweise ist allerdings nur sinnvoll, wenn das R/3-Modul für die Instandhaltung, PM (Plant Maintenance), nicht eingesetzt wird, dennbei dessen Einsatz können Sie die Instandhaltungskosten der Ausrüstungoder technischen Plätze detailliert sammeln.

• Benutzerfelder/Ordnungsbegriffe

Die Verwendung von Benutzerfeldern ermöglicht eine detailliertere Aus-wertung des Anlagevermögens (vgl. Abbildung 6.16).

• Angaben zur Vermögensverwaltung

Vermögenssteuerliche Vorgaben erfordern in manchen Ländern eine ge-sonderte Bewertung der Wirtschaftsgüter. Deshalb bietet das System FI-AA die Möglichkeit, einen eigenen Bewertungsbereich für die vermögens-steuerlichen Werte zu führen oder den Vermögenswert manuell imStammsatz einzugeben. Das Vermögen wird gemäß einem Gliederungs-schlüssel sortiert (vgl. Abbildung 6.17).



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Abbildung 6.16 Anlage anlegen: Zuordnungen (© SAP AG)

Abbildung 6.17 Anlage anlegen: Vermögenssteuer (© SAP AG)





• Grundstücksinformationen

Für die speziellen Belange der Mietvertragsverwaltung von Wohn- undGeschäftsgebäuden oder zur detaillierten Führung von Grundbuchdatenfür Grundstücke eignet sich die Anlagenbuchhaltung von R/3 nicht. Für

diese Zwecke stellt SAP die R/3-Komponente zur ImmobilienverwaltungIS-RE (Industrial Solution Real Estate) zur Verfügung.

• Inventurdaten

Nur wenn Sie das Feld ANLAGE AUFNEHMEN markieren, wird die Anlage indie Inventurliste aufgenommen.

• Versicherungsdaten

Die aktuellen Versicherungswerte können im Anlagenstammsatz oder ineinem eigenen Bewertungsbereich gespeichert werden. Der Versiche-rungswert orientiert sich dabei an den Anschaffungs- und Herstellungs-

kosten (AHK) der Wirtschaftsgüter oder an einem manuell vorgegebenenWert (vgl. Abbildung 6.18).

Abbildung 6.18 Anlage anlegen: Versicherungsdaten (© SAP AG)

• Leasing-Konditionen


• Herkunftsdaten der Anlage (vgl. Abbildung 6.19)

Die Bildaufbauregel, die in der Anlagenklasse hinterlegt ist, steuert, welcheDatenfelder der genannten Feldgruppen im Anlagenstammsatz angezeigtbeziehungsweise gepflegt werden können.



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Abbildung 6.19 Anlage anlegen: Herkunftsdaten (© SAP AG)

Daten für die BewertungFür die Bewertungsbereiche, die in der Anlagenklasse aktiviert sind, könnenim Anlagenstammsatz alle Bewertungsparameter festgelegt werden. Hierfür ist im Stammsatz eine Bereichsübersicht und für jeden Bewertungsbereicheine dazugehörige Detailanzeige vorhanden (vgl. Abbildung 6.20).

Abbildung 6.20 Anlage anlegen: Bewertungsdaten (© SAP AG)





Anlagenstammsatz anlegenUm Anlagenzugänge buchen zu können, muss zunächst ein Anlagenstamm-satz angelegt werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Abbildung 6.21 Anlage anlegen: Menüpfad (© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access

1. Rufen Sie die Menüfunktion RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | ANLAGEN

| ANLAGE | ANLEGEN | ANLAGE auf.

➜ Der Cursor springt auf das Feld ANLAGENKLASSE.

2. Geben Sie in das Feld ANLAGENKLASSE die gewünschte Klasse ein, oder wählen Sie eine Klasse mit der Matchcode-Suche (F4), und drücken Sie

(ÿ).➜ Der Cursor springt auf das Feld BUCHUNGSKREIS.

3. Geben Sie in das Feld BUCHUNGSKREIS den gewünschten Buchungskreisein.

4. Geben Sie in das Feld ANZAHL GLEICHARTIGER ANLAGEN die von Ihnen ge-wünschte Anzahl ein, und drücken Sie die Taste (¢).

Hinweis Mit Hilfe der oben erwähnten Funktion können Sie mehreregleichartige Anlagen im Rahmen einer einzigen Stammsatztransaktion an-legen. Diese unterscheiden sich zunächst nur durch die Anlagenhaupt-

bzw. -unternummern. Beim Sichern können Sie die Beschreibung und dieInventarnummer jedes einzelnen Satzes bestimmen. Diese Funktion eig-



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net sich besonders für Massenbestellungen im Bereich der Betriebs- undGeschäftsausstattung, wenn für jedes gleichartige Wirtschaftsgut ein ei-gener Anlagenstammsatz angelegt werden muss.

➜ Das Fenster ANLAGE ANLEGEN: ALLGEMEINE DATEN wird angezeigt; der Cursor springt auf das Feld BEZEICHNUNG.

5. Tippen Sie in das Feld BEZEICHNUNG eine der Anlagenklasse entspre-chende Anlage ein, und drücken Sie (ÿ).

➜ Der Cursor springt auf das Zusatztextfeld. Hier können Sie weitere An-gaben zu der Anlage eingeben.

6. Über die Registerreiter gelangen Sie zu den anderen Bildschirmen.

Hinweis Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anlage für einen bestimmtenZeitraum einer ausgewählten Kostenstelle zuzuordnen. Die möglichenKostenstellen werden angezeigt, wenn Sie die Taste (F4) drücken. TragenSie in den folgenden Bildern die zutreffenden Angaben ein: ANLAGE ANLE-GEN: ZUORDNUNGEN, ANLAGE ANLEGEN: HERKUNFTSDATEN, ANLAGE ANLE-GEN: VERMÖGENSSTEUER, ANLAGE ANLEGEN: VERSICHERUNGEN, ANLAGE AN-LEGEN: BEWERTUNGSBEREICHE ÜBERSICHT. Sichern Sie die Daten wiegewohnt.

Hinweis Die Abschreibungsschlüssel und die Nutzungszeiträume für je-den Bewertungsbereich können für jede Anlage individuell geändert wer-den. Das Feld N-AFA BEG. wird vom System zum Zeitpunkt der Aktivie-rung (Buchung des Anlagenzugangs) automatisch mit dem Datum desAbschreibungsbeginns ausgefüllt. Die hierfür erforderliche Periodensteue-rung (Vereinfachungsregel, Pro Rata Temporis usw.) ist im Abschreibungs-schlüssel hinterlegt.

7. Sichern Sie die von Ihnen angelegte Anlage.

➜ Das System zeigt die Nummer des soeben angelegten Anlagenstamm-satzes an.

Hinweis Die angesprochenen Bilder erscheinen in der oben aufgeführtenReihenfolge nur, wenn für die betroffene Anlagenklasse ein BILDAUFBAU

STAMMSATZ mit entsprechender Ausprägung ausgewählt wurde. Für ein-zelne Anlagenklassen kann es aus Benutzersicht sinnvoll sein, einzelne Bil-der – durch Ausblenden der entsprechenden Feldgruppen in der Defini-tion der Bildaufbauregel – zu überspringen.

Anlagenstammsatz ändernAnlagen werden manchmal nicht nur fehlerhaft im System erfasst, es kannauch vorkommen, dass Anlagendaten aus Gründen betrieblicher Umstruktu-

rierungen (z.B. Umzug in andere Gebäude, Umbuchungen innerhalb einesKonzerns usw.) verändert werden müssen. Diese Fälle behandeln Sie mitdem Menüpunkt ANLAGE ÄNDERN. Gehen Sie dazu wie folgt vor:





Abbildung 6.22 Anlage ändern: Anforderungsbild (© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access: »Anlagenbuchhaltung«

1. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGE | ÄNDERN | ANLAGE auf.

➜ Das Fenster ANLAGE ÄNDERN: ANFORDERUNGSBILD wird angezeigt.

2. Wählen Sie per Matchcodesuche die Nummer der Anlage, die verändertwerden soll, aus (u. U. auch mit Unternummer). Achten Sie bei der Aus-wahl auf den richtigen Buchungskreis, und drücken Sie (¢).

➜ Der Cursor befindet sich im Feld BEZEICHNUNG auf dem Bild ANLAGE

ÄNDERN: ALLGEMEINE DATEN.

Hinweis Auf diesem Bild können Sie u.a. die Bezeichnung der Anlage, die

Inventarnummer sowie die Inventur- und Buchungsinformationen verän-dern.

3. Vergeben bzw. ändern Sie die Inventarnummer, und drücken Sie anschlie-ßend (¢).

➜ Das Fenster ANLAGE ÄNDERN: ZEITABHÄNGIGE DATEN wird angezeigt.

4. Im Bild ANLAGE ÄNDERN: ZEITABHÄNGIGE DATEN lassen sich Zeitraum, Ge-schäftsbereich, Kostenstelle, Werk und andere Feldeingaben verändern(vgl. Abbildung 6.23).

5. Setzen Sie den Cursor auf das Eingabefeld für die Kostenstelle.6. Wählen Sie die Drucktaste WEITERE INTERVALLE und NEUE INTERVALLE. Ge-ben Sie in dem Popup-Bild einen neuen Zeitraum ein.



318


7. Ermitteln Sie die im System vorhandenen Kostenstellen, und wählen Sieeine neue Kostenstelle für den neu eingegebenen Zeitraum aus.

8. Drücken Sie danach (¢).

➜ Das Fenster ANLAGE ÄNDERN: ZUORDNUNGEN wird angezeigt.

9. In dieser Funktion können die Feldgruppen ZUORDNUNGEN und INVESTITI-ONSFÖRDERUNG geändert werden. Mit Hilfe der Ordnungsbegriffe könnendie Anlagenstammsätze gezielt untergliedert werden. Drücken Sie (¢).

➜ Das Fenster HERKUNFTSDATEN wird angezeigt.

Hinweis Sie können hier zum Beispiel Angaben über Lieferanten, Herstel-ler und interne Daten verändern.

Hinweis Wenn Sie auf einem der angesprochenen Bilder nichts ändernmöchten, springen Sie durch Drücken der (¢)-Taste auf das Folgebild. DieSicherung kann – falls keine Eingaben in Bildern wie zum Beispiel »Vermö-genssteuer« oder »Versicherungswerte« gewünscht sind – auch schon ausdem jeweils aktuellen Bild mit den bekannten Möglichkeiten erfolgen (Sym-bol oder (F11)).

Abbildung 6.23 Anlage ändern: Zeitabhängige Daten (© SAP AG)

Hinweis Die angesprochenen Bilder erscheinen in der oben aufgeführtenReihenfolge nur, wenn für die betroffene Anlagenklasse ein BILDAUFBAU

STAMMSATZ mit entsprechender Ausprägung definiert wurde. Für einzelneAnlagenklassen kann es aus Benutzersicht sinnvoll sein, einzelne Bilder durch Ausblenden der entsprechenden Feldgruppen zu überspringen.





Anlagenstammsatz deaktivierenJedes Wirtschaftsgut hat eine gewisse Lebenszeit. Diese kann zum Beispielvon der spezifischen Abnutzung oder der technischen Weiterentwicklung ei-nes Anlagentyps abhängen. Eine Anlage kann wegen Verschrottung oder

wegen Verkaufs aus dem Anlagevermögen genommen werden. In solchenFällen trägt das System bei der Abgangsbuchung automatisch ein Deaktivie-rungsdatum in den jeweiligen Anlagenstammsatz ein. Falls dieser Vorgangrückgängig gemacht werden sollte, nimmt das System das Deaktivierungs-datum zurück. Auch in Fällen einer nachträglichen Zugangsbuchung kannein Datum manuell zurückgenommen werden.

Deaktivierte Anlagen des VorjahresFalls im Vorjahr auf Grund eines Abgangs Anlagen deaktiviert wurden, soll-ten sie allerdings nicht sofort mit einem Reorganisationsprogramm aus der Datenbank gelöscht werden, denn die Entwicklung des Anlagevermögensließe sich in diesem Fall nicht genau im Anlagengitter darstellen, da sich dasAnlagengitter auf die Bewegungen des Anfangs- und Endbestandes des Vor-

jahres bezieht. Deshalb ist im System eine so genannte Mindestverweildauer von einem Jahr eingestellt. Diese Zeitspanne kann auch um eine firmenspezi-fische Vorgabe ergänzt werden.

Löschen von AnlagenstammsätzenDas Löschen von Anlagenstammsätzen kann nötig werden, wenn von der

Anlagenbuchhaltung bereits ein Anlagenstammsatz angelegt wurde, die Be-stellung der Anlage aber aus bestimmten Gründen nicht erfolgte (z.B. Liefe-rant geht in Konkurs, Anlagentyp wird wegen Umstrukturierung der Produk-tion nicht mehr im Unternehmen benötigt). Es könnte aber auch einAnlagenstammsatz in der falschen Anlagenklasse angelegt worden sein.Diese Anlagenstammsätze können jederzeit physisch gelöscht werden. Vor-aussetzung dafür ist, dass zuvor noch keine Buchung auf der Anlage er-folgte.

Um einen Anlagenstammsatz zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Easy Access: »Anlagen«1. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGE | LÖSCHEN | ANLAGE auf.

➜ Das Fenster ANLAGE LÖSCHEN: ANFORDERUNGSBILD wird angezeigt.

2. Geben Sie die Nummer des Anlagenstammsatzes ein, den Sie löschenmöchten, und drücken Sie danach (¢).

➜ Das Fenster ANLAGE LÖSCHEN: BEARBEITUNGSBILD wird angezeigt.



320


3. Bewegen Sie den Mauszeiger in die Feldgruppe LÖSCHUNG, und klickenSie auf ANLAGE PHYSISCH LÖSCHEN.

➜ In dem angeklickten Feld erscheint ein schwarzer Punkt.

4. Sichern Sie die Veränderung.

5. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Hier wird aus Sicherheitsgründennachgefragt, ob die Anlage physisch gelöscht werden soll.

6. Wenn Sie sicher sind, dass Sie den ausgewählten Anlagenstammsatz phy-sisch löschen wollen, bestätigen Sie mit JA.

➜ In der Statusleiste erscheint der Hinweis: »Die Anlage NNNNN wurdegelöscht.«

Abbildung 6.24 Anlage löschen (© SAP AG)

SperrenDas Sperren von Anlagenstammsätzen wird häufig bei Anlagen im Bau (AiB)eingesetzt. Dies geschieht in der Regel, um weitere Zugangsbuchungen aufdie betreffende Anlage zu unterbinden.

Das Setzen des Sperrkennzeichens im jeweiligen Anlagenstammsatz ist zumBeispiel dann sinnvoll, wenn das Projekt, für das die Anlage geplant wurde,kaufmännisch als abgeschlossen gilt. Umbuchungen und Abgangsbuchun-gen sind bei gesetztem Sperrkennzeichen allerdings noch möglich.





Anlagenstammsätze sperren Sie mit folgendem Verfahren:

Ausgangspunkt Easy Access: »Anlagen«

1. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGE | SPERREN | ANLAGE auf.

➜ Das Fenster ANLAGE SPERREN: ANFORDERUNGSBILD wird angezeigt (vgl.Abbildung 6.25).

2. Geben Sie die Nummer des Anlagenstammsatzes ein, den Sie sperrenmöchten, und drücken Sie danach (¢).

➜ Das Fenster ANLAGE SPERREN: BEARBEITUNGSBILD wird angezeigt.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger in die Feldgruppe ZUGANGSSPERRE, und kli-cken Sie auf FÜR ZUGÄNGE GESPERRT.

➜ In dem angeklickten Feld erscheint ein schwarzer Punkt.

4. Sichern Sie die Veränderung.➜ In der Statusleiste erscheint der Hinweis: »Die Anlage NNNNN wurde

gesperrt.«

Abbildung 6.25 Anlage sperren (© SAP AG)

Asset ExplorerDer Asset Explorer ermöglicht eine Anlagenwertanzeige. Der Asset Explorer stellt eine Berechnung des Restbuchwertes zu anderen Zeitpunkten zur Ver-

fügung sowie eine Exportmöglichkeit nach Mircrosoft Excel.



322


Abbildung 6.26 Easy Access Pfad zum Asset Explorer (© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access »Anlagen«1. Rufen Sie die Menüfunktion ANLAGE | ASSET EXPLORER auf (vgl. Abb.

6.26).

➜ Die Anlagewertanzeige wird angezeigt. Geben Sie den Buchungskreisund die Anlage ein und drücken Sie danach (¢) (vgl. Abbildung 6.27).

2. Über die Registerreiter können Sie auswählen, welche Werte Sie sich an-zeigen lassen möchten: Planwerte, gebuchte Werte oder die zu der An-lage hinterlegten Parameter

➜ Unter den Registerreitern werden die Anlagenwerte nach dem entspre-

chenden Bewertungsbereich angezeigt. Darunter werden die im ausge-wählten Geschäftsjahr ausgeführten Bewegungen angezeigt.

3. In der linken Bildschirmhälfte können Sie die verschiedenen Bewertungs-bereiche anklicken, was zu einer sofortigen Aktualisierung der Anzeigeführt.




6.9 Praxisfall 323

Abbildung 6.27 Asset Explorer Anlagewertanzeige (© SAP AG)

6.9 PraxisfallDie Städtische Versorgungs AG (SVA) gehört zu einer Kleinstadt in Deutsch-land. Insgesamt werden dort ca. 30.000 Anlageobjekte geführt. Es handeltsich überwiegend um Anlagen zur Erzeugung und Verteilung von Strom, Gasund Wasser. Weiterhin befinden sich ca. 4.000 Beleuchtungsanlagen im Be-stand, die von der SVA unterhalten werden.

Bei der SVA waren im Verwaltungsbereich bislang ausschließlich eigenent-wickelte Systeme im Einsatz. Anfang 1994 entschied der Vorstand der SVA,neben der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung auch die Anlagen-

buchhaltung auf R/3 umzustellen.Die Aufgabe des Projekts »Anlagenbuchhaltung« war es, neben der Einfüh-rung von R/3-FI-AA die Anlagen des Unternehmens neu zu definieren undklassifizieren. Als Ziele wurden dabei festgesetzt:

• Bessere Auswertbarkeit

• Leichtere Handhabung für die technische Abteilung

• Komplette Führung des Anlagevermögens in einem System (bisher wur-den Grund und Boden dezentral mit Hilfe einer PC-Anwendung geführt)

Während der Konzeptphase wurde insbesondere die Einordnung der Anla-gen innerhalb des Projektteams, das sowohl aus Mitarbeitern der Anlagen-buchhaltung als auch aus Mitarbeitern der Technischen Abteilung bestand,



324


kontrovers diskutiert. Ein Streitpunkt war die Einordnung der Straßenbe-leuchtungen.

Die Straßenbeleuchtung besteht grundsätzlich aus einem Betonmast und ei-ner Lampe. Da beide Teile nicht selbstständig nutzbar sind, stellt eineStraßenleuchte grundsätzlich ein Anlageobjekt dar.

Aus buchhalterischer Sicht spielt die eindeutige Zuordnung einer bestimmtenLampe zu einem bestimmten Mast keine Rolle. Ausschlaggebend für diebuchhalterische Bearbeitung ist die richtige Zuordnung zum Hauptbuch-konto und damit zur Bilanzposition sowie die Bildung der korrekten Ab-schreibung. Die Zuordnung zum Hauptbuchkonto muss für beide Teile iden-tisch sein, da sie ein Anlageobjekt darstellen.

Die Problematik der Einordnung besteht aus buchhalterischer Sicht in der un-

terschiedlichen Nutzungsdauer: Der Betonmast weist eine Nutzungsdauer von 15 Jahren auf, die Lampe hat eine Nutzungsdauer von fünf Jahren.

Auf Grund der unterschiedlichen Nutzungsdauer beider Teile ist eine ge-trennte Bewertung erforderlich. Um dies zu gewährleisten, müssen mehrereStammsätze für die Straßenleuchten geführt werden, da

• die Abschreibungsparameter (Nutzungsdauer, Afa-Schlüssel, Afa-Beginn-datum) im Stammsatz hinterlegt werden,

• die Bildung einer durchschnittlichen Abschreibung nicht möglich ist, da imFalle eines Abgangs einer Lampe der Betonmast mit einer neuen Lampe

weiter genutzt werden kann.

Darüber hinaus benötigt die Technische Abteilung getrennte Auswertungenüber den Bestand an Lampen und Betonmasten für Instandhaltungszwecke.Zudem können keine mengenmäßigen Auswertungen bezüglich der Mastenund Lampen durchgeführt werden, da Masten in Metern und Lampen inStück geführt werden, jedoch nur eine Mengeneinheit im Stammsatz hinter-legt werden kann.

Nun stellte sich die Frage, ob die Straßenbeleuchtungen als zwei getrennteAnlagen (Betonmast und Lampe) oder als eine Anlage mit Unternummerngeführt werden sollten. Die Entscheidung fiel zu Gunsten der getrenntenFührung des Betonmastes und der Lampe als jeweils eine Anlagenhaupt-nummer. Gründe hierfür waren:

• Die Bildung von Unternummern hätte zur Folge, dass eine Trennung der Betonmasten und Lampen für Auswertungszwecke sehr schwierig gewe-sen wäre (keine getrennte Nummernvergabe von Mast und Lampe).

• Als Folge der Bildung von Unternummern hätte eine eindeutige Zuord-nung einer Lampe zu einem Betonmast erfolgen müssen (der Zugang ei-ner Lampe müsste einem bestimmten Mast zugeordnet werden, was in

der Praxis einen enormen Aufwand bedeutet hätte).




6.9 Praxisfall 325

Nach dieser Entscheidung wurde nun die Zuordnung der Anlagenklasse dis-kutiert. Sollten die Anlagenhauptnummern einer Anlagenklasse oder zweiverschiedenen Anlagenklassen zugeordnet werden? Zwei getrennte Anla-genklassen bringen folgende Vorteile mit sich:

• Eine getrennte Nummernvergabe ist möglich. Diese gewährleistet eineleichtere Auswertbarkeit und Handhabung.

• Die Anlagenklasse kann als Selektionskriterium dienen.

• Die entsprechenden Afa-Parameter und Mengeneinheiten können in denAnlagenklassen hinterlegt werden und verursachen damit einen geringe-ren Erfassungsaufwand beim Anlegen von Anlagenstammsätzen.

Folgende Nachteile wurden genannt:

• Die getrennte Darstellung eines zusammengehörigen Anlageobjekts

• Eine Aufblähung der Anlagenklassen

Das Projektteam einigte sich auf eine getrennte Führung des Anlageobjektsin zwei Anlagenklassen.

Folgende Punkte gaben den Ausschlag für die letztendliche Einordnung der Straßenbeleuchtungen:

• Durch die Festlegung der Afa-Parameter in den Anlagenklassen werdenFehler bei der Anlagenstammerfassung verhindert; die Pflegeebene stelltdie Anlagenklasse dar.

• Alle Auswertungen innerhalb der R/3-Anlagenbuchhaltung können mitHilfe der Anlagenklasse abgegrenzt werden. Dies erleichtert insbesondereden Mitarbeitern der Technischen Abteilung die Informationsbeschaffungaus der Anlagenbuchhaltung.

• Der Überblick über die mengenmäßige Entwicklung des Bestandes war für die Technische Abteilung unbedingt notwendig und infolge der grund-sätzlichen Trennung in zwei Stammsätze auch möglich.

• Zugangs- und Abgangsbuchungen können bei einer Trennung des Anla-geobjekts leichter abgewickelt werden. Im Falle des Abgangs einer Lampe

muss lediglich ein Stammsatz mit dem entsprechenden Baujahr ausge-wählt werden.

In Abbildung 6.26 ist die Einordnung der Straßenbeleuchtungen in die Anla-genbuchhaltung grafisch dargestellt.



326


Abbildung 6.28 Anlageobjekt Straßenbeleuchtung




6.10 Aufgaben 327

6.10 Aufgaben1. Die R/3-Anlagenbuchhaltung umfasst verschiedene Komponenten. Nen-

nen Sie diese.

2. In der R/3-Anlagenbuchhaltung werden die Anlagen so genannte nOrganisationseinheiten zugeordnet. Um welche Organisationseinheitenhandelt es sich?

3. Der Buchungskreis ist eine Organisationseinheit innerhalb der R/3-Anla-genbuchhaltung. Welche Besonderheiten sind bei der Zuordnung von An-lagen zu beachten?

4. Die Bewertung innerhalb der R/3-Anlagenbuchhaltung wird im Wesentli-chen von drei Einflussgrößen gesteuert. Nennen Sie diese.

5. Definieren Sie den Begriff »Bewertungsplan«.6. Bewertungsbereiche dienen zur zweckgebundenen Bewertung des Anla-

gevermögens. Nennen Sie typische Bewertungsbereiche.

7. In der R/3-Anlagenbuchhaltung unterscheidet man innerhalb des Berech-tigungskonzepts zwischen unterschiedlichen Anlagensichten. Nennen Sieals Beispiel einige Anlagensichten.

8. Welche Aufgaben haben die Anlagenklassen innerhalb der R/3-Anlagen-buchhaltung?

9. Erklären Sie den Begriff »Wirtschaftsgut«.



328


6.11 Lösungen1. Die Anlagenbuchhaltung FI-AA umfasst verschiedene Komponenten.

Nennen Sie diese.

Die Anlagenbuchhaltung FI-AA beinhaltet die Folgenden Komponenten:• Klassische Anlagenbuchhaltung und Bewertung

• Konsolidierungsvorbereitung

• Informationssystem

• Führung geleaster Anlagen

2. In der R/3-Anlagenbuchhaltung werden die Anlagen so genannte nOrganisationseinheiten zugeordnet. Um welche Organisationseinheitenhandelt es sich?In der R/3-Anlagenbuchhaltung werden die Anlagen den folgenden Or-ganisationseinheiten zugeordnet:

• Mandant

• Buchungskreis

• Werk

• Geschäftsbereich

• Kostenstelle

3. Der Buchungskreis ist eine Organisationseinheit innerhalb der R/3-Anla-genbuchhaltung. Welche Besonderheiten sind bei der Zuordnung zu be-achten?Bei der Zuordnung des Buchungskreises ist folgendes zu beachten:

• Jede Anlage muss einem Buchungskreis zugeordnet sein.

• Der Buchungskreis für die Anlagenbuchhaltung entspricht dem Bu-chungskreis der Finanzbuchhaltung, ergänzt durch anlagenbuchhalte-rische Angaben.

4. Die Bewertung innerhalb der R/3-Anlagenbuchhaltung wird im Wesentli-chen von drei Einflussgrößen gesteuert. Nennen Sie diese.

Einflussgrößen der Bewertung innerhalb der R/3-Anlagenbuchhaltungsind:

• Bewertungsplan

• Bewertungsbereich

• Abschreibungsparameter

5. Definieren Sie den Begriff »Bewertungsplan«.Der Bewertungsplan ist ein Verzeichnis der im Unternehmen gemäß län-derspezifischen gesetzlichen Bestimmungen angewandten Bewertungs-bereiche. An den Bewertungsplan sind folgende Objekte gebunden:




6.11 Lösungen 329

• Bewertungsbereiche


• Abschreibungsschlüssel

• Charakteristika der Bewegungsarten6. Bewertungsbereiche dienen zur zweckgebundenen Bewertung des Anla-

gevermögens. Nennen Sie typische Bewertungsbereiche.Typische Bewertungsbereiche der Anlagenbuchhaltung sind:

• Handelsrecht

• Steuerrecht

• Kalkulation

• Investitionsförderungen

• Vermögensbewertung

• Konzernbewertung

7. In der R/3-Anlagenbuchhaltung unterscheidet man innerhalb des Berech-tigungskonzepts zwischen unterschiedlichen Anlagensichten. Nennen Sieals Beispiel einige Anlagensichten.Folgende Anlagensichten können in der R/3-Anlagenbuchhaltung unter-schieden werden:

• Altdaten

• Anlagenbuchhaltung

• Kalkulation• Steuer

• Einkauf

• Technik

• Versicherung

8. Welche Aufgaben haben die Anlagenklassen innerhalb der R/3-Anlagen-buchhaltung?Die Anlagenklassen übernehmen folgende Aufgaben:

• Verknüpfung der Anlagenstammsätze mit den Hauptbuchkonten• Gliederung des Anlagevermögens nach Anlagenarten

• Vergabe von Vorschlagswerten an die Anlagenstammsätze

• Gestaltung der Bildschirmmasken

• Steuerung der Anlagennummernvergabe

9. Erklären Sie den Begriff »Wirtschaftsgut«.Ein Wirtschaftsgut repräsentiert eine eigenständig nutzbare Anlage. Eswird zwischen einem einfachen Wirtschaftsgut und einem Wirtschaftsgutmit Teilanlagen unterschieden.



330




Anlagenbewegungen und Jahresabschluss 7

331

Kapitel 7

Anlagenbewegungen undJahresabschluss


7.1.1 Anlagenzugänge 333

7.1.2 Buchungen während der Im-Bau-Phase 3477.1.3 Buchungen während der Nutzungsphase von Anlagen 359

7.1.4 Buchungen beim Anlagenabgang 376



7.4 Praxisfall 416

7.4.1 Buchung des Anlagenzugangs über den Einkauf 416

7.4.2 Jahresabschluss 417

7.5 Aufgaben 419

7.6 Lösungen 420



332

7 Anlagenbewegungen und Jahresabschluss





Anlagenbewegungen undJahresabschluss

7.1 Anlagenbewegungen durchführenIm Folgenden sind verschiedene Geschäftsvorfälle der Anlagenbuchhaltungbeschrieben. Die verschiedenen Buchungsvorgänge, die häufig während der Lebensdauer von Anlagen eines Unternehmens auftreten, lassen sich wiefolgt gliedern:

• Anlagenzugänge

• Buchungen während der Im-Bau-Phase (Anzahlungen auf Anlage im Bau,Abrechnung der Anlage im Bau)

• Buchungen während der Nutzungsphase (Gutschrift, Nachaktivierung,nachträglicher Zugang, Umbuchung, Abschreibung, Zuschreibung, Rück-lagenbildung und -übertragung)

• Anlagenabgänge

7.1.1 Anlagenzugänge

IntegrationsgedankeInnerhalb der Finanzbuchhaltung gehört die Anlagenbuchhaltung wie dieKreditoren- und Debitorenbuchhaltung zur Nebenbuchhaltung. Die Anla-genbuchhaltung kann sowohl eigenständig als auch integriert in weitereKomponenten des Systems genutzt werden. Dazu gehören besonders dieKomponenten Finanzbuchhaltung (FI), die Materialwirtschaft (MM), dasControlling (CO) und das Investitionsmanagement (IM).

Im Zusammenhang mit der Buchung von Anlagenzugängen können bei inte-

griertem Einsatz der Komponenten FI-AA, FI, MM und CO die in Abbildung7.1 gezeigten Verfahren angewandt werden.



334






Abbildung 7.1 Wahl der Anlagenzugänge

Anlagenzugang durch KaufDer Zugang von fremdbezogenen Anlagen kann auf verschiedene Arten undin verschiedenen organisatorischen Einheiten gebucht werden:

• In der Anlagenbuchhaltung ohne Bestellbezug, aber mit Integration in dieKreditorenbuchhaltung

• In der Anlagenbuchhaltung ohne Bestellbezug und ohne Integration mitder Kreditorenbuchhaltung (gegen Verrechnungskonto – mit/ohne Aus-ziffern)

• Über den Einkauf mit Bestellbezug im Wareneingang oder Rechnungsein-gang

Anlagenzugang integriert in die KreditorenbuchhaltungBei einer Integration in die Kreditorenbuchhaltung besteht bei einem Anla-genzugang die Möglichkeit, direkt »Anlage an Kreditor« zu buchen. Die An-lage ist bei der Erfassung der Kreditorenrechnung direkt bebuchbar und da-her auch aktivierbar. Der entsprechende Beleg besteht aus mindestens dreiBildschirmseiten:

• Belegkopf (wesentliche Informationen zum Buchungsbeleg)

• Kreditorenbuchungszeile (Lieferant der Anlage)

• Anlagenbuchungszeile



336


Bei integrierter Anlagenbuchhaltung bucht das System für die Bilanz auto-matisch auf die im Kreditoren- und Anlagenstammsatz hinterlegten Mit-buchkonten (Bilanzkonten). Dabei werden die jeweiligen Stammsatznum-mern als Zuordnungsnummern auf den Mitbuchkonten verwendet.

Die Mitbuchkonten sind:

• Verbindlichkeiten bei Kreditoren

• Anlagenbestandskonto

Brutto- oder NettobuchungJe nach Bedarf haben Benutzer in der Anlagenbuchhaltung die Wahl zwi-schen Brutto- und Nettobuchungen. Der wesentliche Unterschied besteht inder Art des Skontoabzugs:

• Bruttobuchung (Belegart AA) – Rechnung brutto einbuchen. Die Anlagewird einschließlich des Skontobetrags aktiviert. Bei termingerechter Zah-lung sind die aktivierten Anschaffungskosten um den in Anspruch genom-menen Skontobetrag manuell zu reduzieren.

• Nettobuchung (Belegart AN) – Die Anlage wird zum Zeitpunkt des Rech-nungseingangs automatisch abzüglich Skontobetrag aktiviert.

Buchen des Anlagenzugangs durch Kauf gegen Kreditor

Abbildung 7.2 Anlagenzugang durch Kauf mit Kreditor: Belegkopfdaten (© SAP AG)






1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ZUGANG | KAUF | GEGEN KREDITOR

auf.

2. Auf dem Bild ANLAGENZUGANG D. KAUF M. KRED: KOPFDATEN sind die fol-genden Felder auszufüllen: BELEGART, BELEGDATUM (Datum der Kredito-renrechnung), BSCHL (Kreditorenbuchungsschlüssel in der Regel 31) undKONTO (Kreditorenkonto = Kreditorenstammsatznummer – kann über Matchcode gesucht werden). Neben den Mussfeldern können auch nochzusätzliche Beleginformationen eingegeben werden: Referenz (Kredito-renrechnungsnummer) und BELEGKOPFTEXT (Informationen, die für dengesamten Beleg gelten). BELEGART und BUCHUNGSKREIS werden in der Re-gel vorgeschlagen. Nehmen Sie hier gegebenenfalls Änderungen vor.

3. Auf dem Bild KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN: HINZUFÜGEN KREDITOREN-

POSITION sind die folgenden Felder zu pflegen:• BETRAG (Bruttorechnungsbetrag inkl. MwSt.)

• STEUER RECHNEN

• STEUERKENNZEICHEN (Kennzeichen für Vorsteuer, in der Regel V1 für 16 %)

• BSCHL (70 – Sollbuchungsschlüssel für Anlagenzugang)

• KONTO (Anlagenstammsatznummer, auf die der Zugang gebucht wird.Bei Buchungen auf Anlagenunternummern sind diese durch Bindestrichhinter der Hauptnummer einzugeben.)

• BEWEG.ART (100 – Zugang aus Kauf)

Außerdem sind auf diesem Bild gegebenenfalls die folgenden Felder än-derbar:

• ZAHLUNGSBED

• TEXT (Informationen für Kreditorenbelegzeile, z.B. Verwendungszweckfür Überweisungsträger, lässt sich intern und extern über Zahlungspro-gramm nutzen). Das Feld »Zuordnung« sollte nicht beschrieben wer-den, da sonst die vom System vergebene Zuordnung überschriebenwürde. Meist wird hier der Sortierschlüssel für die externe Rechnungs-nummer der Lieferantenrechnung verwendet.

4. Auf dem Bild KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN: HINZUFÜGEN ANLAGENPO-SITION sind die folgenden Felder zu pflegen:

• BETRAG (Geben Sie einen Stern »*« ein, so dass der Betrag aus der Kre-ditorenposition übernommen wird.)

• BEZUGSDATUM (Das Bezugsdatum ist das Wertstellungsdatum für dieAnlagenbuchhaltung. Da es unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Abschreibungen haben kann, erzeugt das System nach Möglichkeit ei-nen sinnvollen Vorschlagswert. Die Ermittlung des Vorschlagswerteskann im Customizing festgelegt werden.)



338


5. Wenn keine weiteren Anlagen in diesem Beleg gebucht werden sollen,kann der Beleg vor der Buchung nochmals kontrolliert werden. Dazu stehtunter dem Menüpunkt BELEG | SIMULIEREN eine Übersicht mit zusätzlichvom System erzeugten Buchungszeilen zur Verfügung, die nach der Bu-

chung auch im Beleg sichtbar sind (Ab. 7.4).6. Gebucht wird der Beleg entweder über die Menüpunkte BELEG | BUCHEN

oder über Anklicken des Symbols .

7. Nach der Buchung wird auf dem Bild »ANLAGENZUGANG D. KAUF M. KRED:KOPFDATEN« die Belegnummer in der unteren Bildzeile eingeblendet.

Hinweis Sie können die Belegnummer auch in einem Popup-Fenster dar-stellen lassen. Dazu müssen Sie mit dem Symbol die Statusleiste deak-tivieren.

Abbildung 7.3 Erfassen der Kreditorenposition und der Anlagenposition (© SAP AG)

Anlagenzugang ohne Integration in die KreditorenbuchhaltungBeim Anlagenzugang ohne Integration in die Kreditorenbuchhaltung wirdein Anlagenzugang unter Verwendung eines Verrechnungskontos abgewi-ckelt. In Hinblick auf den Zeitpunkt des Anlagenzugangs lassen sich generellzwei Situationen unterscheiden:

• Der Anlagenzugang erfolgt vor dem Rechnungseingang. Bei der Zu-

gangsbuchung erfolgt die Gegenbuchung automatisch auf das Verrech-nungskonto.





Abbildung 7.4 Simulieren der erfassten Anlage (© SAP AG)

Als Zugangsbetrag muss hier immer der tatsächlich zu aktivierende Netto-betrag angegeben werden. Unabhängig von der verwendeten Belegart

(brutto/netto) führt das System hier keinen Skontoabzug durch.

Abbildung 7.5 Anlagenzugang mit automatischer Gegenbuchung (© SAP AG)



340


• Der Anlagenzugang erfolgt nach dem Rechnungseingang. Die Rechnungwurde als offener Posten gegen ein Verrechnungskonto gebucht. Soferndas verwendete Verrechnungskonto kontokorrent geführt wird, kanngleichzeitig mit der Anlagenzugangsbuchung der entsprechende offene

Posten auf dem Verrechnungskonto manuell ausgeziffert werden. Hierbeibesteht die Möglichkeit, für das Verrechnungskonto (Kontoart S = Sach-konto) alle offenen Posten nach unterschiedlichen Kriterien zu selektieren.

Anlagenzugang aus Kauf mit automatischer Gegenbuchung


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG| ZUGANG | KAUF | ZUGANG GEGEN-BUCHUNG AUTOMATISCH auf.

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG GEGENBUCHUNG AUTOM.: EINSTIEGSBILD

wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.5).2. Geben Sie in das Feld ANLAGE die Nummer des Anlagenstammsatzes ein,

für den Sie den Zugang buchen möchten, und drücken Sie (¢).

3. Geben Sie den Buchungsbetrag und das Bezugsdatum ein. Das Bezugsda-tum ist das Wertstellungsdatum für die Anlagenbuchhaltung. Es kann Ein-fluss auf die Abschreibung haben.

4. Über den Registerreiter gelangen Sie zu den Zusatzangaben. Hier werdendie Angaben für die Belegposition erfasst (vgl. Abbildung 7.6).

Hinweis Im Feld GEGENKONTO wird Ihnen das in der Kontenfindung zur Anlagenbuchhaltung hinterlegte Verrechnungskonto bereits angezeigt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche BELEG ANZEIGEN.

➜ Das Fenster BELEGÜBERSICHT wird angezeigt. Hier erhalten Sie eineÜbersicht über die Konten, die das System bei diesem Vorgang be-bucht.

6. Um den Beleg zu buchen, klicken Sie auf das Symbol .

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG GEGENBUCHUNG AUTOM.: EINSTIEGSBILD

wird angezeigt. Hier erhalten Sie in der Statuszeile die Information, mit

welcher Belegnummer der Anlagenzugang gebucht wurde.

Anlagenzugang aus Kauf mit Ausziffern der Gegenbuchung


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ZUGANG | KAUF | AUSZIFF. GEGEN-BUCHUNG auf.

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG A. VERRECHNUNGS:KOPFDATEN wird an-gezeigt (vgl. Abbildung 7.7).

2. Geben Sie in den Belegkopf die erforderlichen Daten ein (Belegdatum, Be-legart).





Abbildung 7.6 Erfassen der Zusatzangaben für die Belegposition (© SAP AG)

Abbildung 7.7 Anlagenzugang mit Ausziffern Verrechnungskonto: Kopfdaten (© SAP AG)



342


Abbildung 7.8 Anlagenzugang mit Ausziffern Verrechnungskonto HinzufügenAnlagenposition (© SAP AG)

Hinweis Die Auswahlmöglichkeiten unter ZU BEARBEITENDER VORGANGsind für diesen Vorgang nicht relevant.

3. Buchen Sie als erste Position die Anlagenaktivierung (Buchungsschlüssel70, Bewegungsart 100, Konto = Anlagennummer), und klicken Sie aufdas Symbol .

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG AUS VERRECHNUNGS: HINZUFÜGEN ANLA-GENPOSITION wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.8).

4. Geben Sie den zu buchenden Betrag an, und rufen Sie die MenüfunktionOFFENE POSTEN AUSWÄHLEN auf.

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG AUS VERRECHNUNGS: SELEKTIEREN OFFENEPOSTEN wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.9).

5. Geben Sie das Verrechnungskonto an, die Kontoart S = Sachkonto, undgrenzen Sie die Einzelpostenselektion entsprechend ein. Klicken Sie an-schließend auf das Symbol .

➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG A. VERRECHNUNGS: OFFENE POSTEN BEAR-BEITEN wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.10).

6. Markieren Sie aus den angezeigten Posten diejenigen, die Sie nicht auszif-fern möchten, und setzen Sie diese inaktiv.

7. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHEN auf, indem Sie auf das Symbolklicken.





Abbildung 7.9 Anlagenzugang mit Ausziffern Verrechnungskonto: Selektieren Offene Posten(© SAP AG)

Abbildung 7.10 Anlagenzugang mit Ausziffern Verrechnungskonto: Offene Posten bearbeiten(© SAP AG)



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Anlagenzugang mit Integration des Einkaufs (MM)Schon bei der Eingabe von Bestellanforderungen oder Bestellungen in dasSystem lassen sich Anlagen vorkontieren. Wichtig ist, dass durch den Anla-genbuchhalter die Eröffnung eines Anlagenstammsatzes vorher durchge-

führt wurde. Die Vorkontierung der Anlage wird anschließend von der Be-stellung über den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfungweitergereicht. Durch den Rechnungsbeleg erfolgt automatisch eine Zu-gangsbuchung auf dem entsprechenden Anlagenstammsatz.

Abbildung 7.11 Anlagenzugang mit Integration des Einkaufs

WareneingangDas System läßt sich so einrichten, dass entweder beim Wareneingang oder beim Rechnungseingang eine Bewertung stattfindet. Wird eine Bewertungbereits beim Wareneingang angestrebt, so werden die Kontierung und der Wert aus der Bestellung automatisch übernommen. Dies reduziert Erfas-sungsfehler. Mögliche auftretende Differenzen werden bei Rechnungsein-gang auf die entsprechende Anlage gebucht. Das AfA-Beginndatum (Be-ginn der Anlagenabschreibung) wird aus dem Wareneingangsdatum(Buchungsdatum) ermittelt.

Bei der Rechnungseingangsbuchung ist darauf zu achten, dass bezüglich

der Skontostrategie des Unternehmens die richtige Belegart (brutto/netto)verwendet wird (siehe »Brutto- oder Nettobuchung«). Die Verwendungeiner Nettobelegart ist empfehlenswert, da bereits zum Zeitpunkt der Rech-





nungsbuchung die aktivierten Anschaffungskosten um den Skontobetragvermindert werden und somit nach erfolgter Zahlung kein manueller Auf-wand erforderlich ist.

RechnungseingangSoll erst beim Rechnungseingang eine Bewertung erfolgen, wird der Waren-eingang zwar mengen-, aber nicht wertmäßig erfaßt. Beim Rechnungsein-gang wird die Anlage mit dem Rechnungsgesamtbetrag bebucht. Bei diesemVerfahren sind allerdings Abgrenzungen zu berücksichtigen, falls zum Bei-spiel der Wareneingang im alten, der Rechnungseingang jedoch im neuenGeschäftsjahr stattfindet.

Anlagenzugang durch Eigenfertigung• Lagerzugänge

Stellt ein Unternehmen seine eigenen Anlagen her, lassen sich Materialienund deren Werte aus dem Umlaufvermögen ins Anlagevermögen über-tragen. Dabei wird das Umlaufvermögen ent- und das Anlagevermögenbelastet. Bei den Lagerzugängen kann wahlweise im sogenannten Anla-gengitter (auch als Anlagenspiegel bezeichnet) zwischen Zugängen undreinen Umbuchungen unterschieden werden. Das Anlagengitter gibt ei-nen Überblick über alle Bewegungen einer Anlage. Darunter sind zumBeispiel alle Zugänge, Abgänge und Umbuchungen zu verstehen.

• Zugänge aus der Projektabrechnung

Die Projektcontrolling-Aufgaben sind breitgefächert. Die Instrumente der Anlagenbuchhaltung allein reichen hier nicht aus. Wenn die KomponenteInvestitionsmanagement (IM) aktiv ist, erfolgt aus diesem Grund die Kos-tensammlung sinnvollerweise nicht auf einer Anlage im Bau. Dagegensprechen Überlegungen mit Bezug auf Mengen und Auswertung sowieumfangreiche Kontrollfunktionswünsche.

• Abrechnung an AnlageWenn das Projekt beendet und die Anlage fertiggestellt ist, wird an »An-lage im Bau (AiB)« abgerechnet. Dies erfolgt über eine spezielle Abrech-

nungstransaktion, die manuell oder per Batch-Input (periodisch durchge-führte Stapelverarbeitung) durchgeführt wird. Dabei werden in der Regelnicht aktivierungsfähige Kosten auf FI-Konten ausgebucht und aktivie-rungsfähige Kosten auf die zu aktivierende Anlage umgebucht.

• JahresabschlussDa größere Anlagenprojekte – wie zum Beispiel neue Verwaltungsge-bäude, Lagerhallen, große Produktionsmaschinen usw. – häufig nicht in-nerhalb eines Geschäftsjahres abgewickelt und beendet werden können,werden die entsprechend aufgelaufenen Kosten automatisch mit einem



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Batch-Lauf auf Anlagen im Bau umgebucht. Allgemein ist die Art des An-lagenzugangs über die Auftrags oder Projektabrechnung, insbesonderebei Investitionsmaßnahmen, hinsichtlich der Kostenverfolgung und -kon-trolle die sinnvollste.

Buchen eines Anlagenzugangs aus Eigenfertigung

Ausgangspunkt Easy Access »Anlagen«

1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ZUGANG | EIGENFERTIGUNG auf.

➜ Das Fenster ZUGANG AUS EIGENFERTIGUNG: EINSTIEGSBILD wird ange-zeigt (vgl. Abbildung 7.12).

2. Erfassen Sie die Anlagennummer und – falls nötig – die Unternummer so-wie das Beleg- und Buchungsdatum. Klicken Sie danach auf das Symbol

.

3. Im Folgebild ANLAGENBEWEGUNG ERFASSEN: ZUGANG AUS EIGENLEISTUNG

ist der Buchungsbetrag einzugeben. Anschließend kann der Beleg über dieDrucktaste BELEG ANZEIGEN mit den automatisch erzeugten Buchungszei-len kontrolliert werden.

4. Wenn die Eingaben korrekt waren, kann der Beleg mit einem Mausklickauf das Symbol gebucht werden.

Abbildung 7.12 Zugang aus Eigenfertigung: Einstiegsbild (© SAP AG)





7.1.2 Buchungen während der Im-Bau-Phase

Anlagen im Bau stellen eine besondere Form der Sachanlagen dar. Sie wer-den in der Regel als separate Bilanzposition dargestellt und benötigen des-halb eine eigene Kontendefinition in den entsprechenden Anlagenklassen.Für Anlagen im Bau werden im SAP-System spezielle Stammsätze verwaltet.

Bezüglich der Führung von Anlagen im Bau lassen sich die folgenden Ge-schäftsvorfälle unterscheiden:

• Anzahlungen auf Anlagen im Bau

• Abrechnung der Anlagen im Bau auf Anlagen nach Fertigstellung

Anzahlungen auf Anlagen im BauIm Zusammenhang mit Anzahlungen auf Anlagen im Bau sind folgende Bu-chungen durchzuführen:

• Buchungen der Anzahlung

• Buchungen der dazugehörigen Schlußrechnung• Verrechnungen der Anzahlungen mit der dazugehörigen Schlußrechnung

Abwicklung von Anzahlungen mit integrierterKreditorenbuchhaltungEs ist empfehlenswert, diese Geschäftsvorfälle in der Kreditorenbuchhaltung(FI-AP) von SAP R/3® abzuwickeln. Dort stehen spezielle Transaktionen zur Verfügung, die eine Kontierung auf die Anlagen im Bau erlauben.

Bei der Anzahlungsbuchung wird sowohl auf das Abstimmkonto der An-lagenbuchhaltung »Aktivierte Anzahlungen auf Anlagen« als auch auf dasAbstimmkonto der Kreditorenbuchhaltung »Geleistete Anzahlungen auf An-lagen« gebucht. Das Gegenkonto zum Abstimmkonto der Anlagenbuchhal-



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tung ist ein Verrechnungskonto. Um einen doppelten Bilanzausweis der Anzahlungen zu vermeiden, wird das Verrechnungskonto in derselben Bi-lanzposition ausgewiesen wie das Anlagenabstimmkonto.

Nach Eingang der Schlußrechnung wird diese in voller Höhe gebucht und aufder Anlage aktiviert. Die Schlußrechnung kann sowohl in der Anlagenbuch-haltung als auch in der Kreditorenbuchhaltung gebucht werden.

Abbildung 7.13 Kontierung von Anzahlungen und Schlußrechnung bei integrierterKreditorenbuchhaltung

Anschließend werden die gebuchten Anzahlungen mit der Schlussrechnungausgeglichen, wobei die ursprünglich auf »Anlage im Bau« gebuchten An-zahlungen storniert werden.





Zum Jahresabschluss fertiggestellte Anlagen im Bau werden auf aktive Anla-gen abgerechnet. Erfolgt der Eingang der Schlußrechnung für eine Anlage imBau nicht im selben Geschäftsjahr wie die geleistete Anzahlung, so mussdiese Anzahlung storniert und eine entsprechende Rückstellung gebildet

werden. Erst danach kann die Anlage im Bau abgerechnet werden.

Abbildung 7.14 Buchung einer Anzahlung in der Kreditorenbuchhaltung: Kopfdaten(© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access: »Kreditoren »

1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ANZAHLUNG | ANZAHLUNG auf.

➜ Das Fenster KREDITORENZAHLUNG BUCHEN: KOPFDATEN wird angezeigt(vgl. Abbildung 7.14).

2. Geben Sie den Belegkopf, den Kreditor, das Sonderhauptbuchkennzei-chen (Anzahlung auf Sachanlage), den angezahlten Betrag und die be-troffene Bank an. Klicken Sie auf das Symbol .

➜ Das Fenster KREDITORENANZAHLUNG BUCHEN: HINZUFÜGEN KREDITO-RENPOSITION wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.15).

3. Geben Sie den angezahlten Betrag, die Steuerangaben und die zu kontie-rende Anlage (AiB) an. Anschließend buchen Sie die Anzahlung. KlickenSie auf das Symbol .



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Abbildung 7.15 Buchung einer Anzahlung in der Kreditorenbuchhaltung: Hinzufügen derAnlagenposition (© SAP AG)

Abwicklung von Anzahlungen in der AnlagenbuchhaltungDie Buchung von Anzahlungen und deren Verrechnung nach Eingang der Schlußrechnung kann auch ohne Integration in die Kreditorenbuchhaltungim Modul FI-AA erfolgen.

Anzahlungen nicht integriert buchen


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | SONSTIGE auf.

➜ Das Fenster SONSTIGE BEWEGUNG: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl.Abbildung 7.16).

2. Geben Sie die zu kontierende Anlage und die Bewegungsart 180 an. Kli-cken Sie anschließend auf das Symbol .

➜Möglicherweise erscheint in der Statuszeile der Hinweis »Bitte keinemanuelle Anzahlungsbuchung auf Anlage durchführen«. Diese War-nung können Sie durch erneutes Klicken auf das Symbol umgehen.

Hinweis Die Warnung erfolgt dann, wenn für die zu kontierende AnlageBewertungsbereiche in einer Fremdwährung geführt werden. Bei der ma-nuellen Anzahlungsbuchung können später bei der Anzahlungsumbu-chung Umrechnungsdifferenzen auftreten, die bei der Aktivierung der

Anlage zu Problemen führen. Diese Probleme werden umgangen, wenndie Anzahlungsbuchung und deren Verrechnung mit der Schlussrechnungin der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt werden.





➜ Das Fenster »Anlagenbewegung erfassen: Anzahlung« wird angezeigt.

3. Geben Sie den Buchungsbetrag und das Bezugsdatum an, und buchen Siedie Anzahlung. Klicken Sie dazu auf das Symbol .

4. Nachdem in der Finanzbuchhaltung die Schlußrechnung in voller Höhegebucht wurde, verrechnen Sie die Schlußrechnung mit den dazugehöri-gen Anzahlungen. Verwenden Sie hierzu die gleiche Transaktion in der Anlagenbuchhaltung (BUCHUNG | SONSTIGE) und die Bewegungsart 181.

Abbildung 7.16 Buchung der Anzahlung in der Anlagenbuchhaltung: Einstiegsbild(© SAP AG)

Abrechnung von Anlagen im BauNach Fertigstellung der Anlagen im Bau müssen diese auf Anlagenstamm-

sätze abgerechnet werden. Dieser Vorgang wird im SAP-System als Aktivie-rung AIB bezeichnet.

Während der Im-Bau-Phase können Anlagen als »normaler« Anlagen-stammsatz oder als Anlagenstammsatz mit Einzelpostenverwaltung geführtwerden (die Festlegung erfolgt in der Anlagenklasse). Die Aktivierung vonAnlagen im Bau kann deshalb wie folgt abgewickelt werden:

• Durch summarisches Umbuchen von einem AiB-Stammsatz auf die jewei-ligen Empfängeranlagen

• Durch einzelpostengenaues Abrechnen der auf einer Anlage im Bau mitEinzelpostenverwaltung vorhandenen Posten



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Abbildung 7.17 Erfassen der Buchungsdaten für die Anzahlung (© SAP AG)

Abrechnung von Anlagen im Bau durch summarisches Umbuchen

Die summarische Abrechnung von Anlagen im Bau entspricht einer Umbu-chung zwischen zwei Anlagen. Soll die Anlage im Bau vollständig abgerech-net werden, so sind vor der Umbuchung die Anzahlungen des aktuellen Ge-schäftsjahres auf der Anlage im Bau zu stornieren. Bei Teilumbuchungenwerden die Anzahlungen ignoriert.

Je nachdem, ob es sich bei der Umbuchung um Altbestände oder Neuzu-gänge der Anlage im Bau handelt, sind bei der Buchung unterschiedliche Be-wegungsarten zu verwenden.

Ausgangspunkt Easy Access: »Anlagen«1. Ermitteln Sie die Anlagen im Bau und den Anlagenstammsatz für die fer-

tige Anlage.

2. Stellen Sie fest, ob es sich bei dem umzubuchenden Betrag um einen Alt-bestand oder um Neuzugänge des aktuellen Geschäftsjahres handelt.

3. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | UMBUCHUNG| UMBUCHUNGEN

BUCHUNGSKREIS INTERN auf.

➜ Das Fenster UMBUCHUNG: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abbil-dung 7.18).





Abbildung 7.18 Menüpfad Umbuchungen Buchungskreis intern (© SAP AG)

4. Geben Sie die Anlage im Bau und die entsprechende Anlage, auf die umge-bucht werden soll, an. Dabei kann auch eine neue Anlage erfasst werden.

➜ Über die Registerreiter haben Sie die Möglichkeit weitere Angaben ein-zugeben.

5. Unter ZUSATZANGABEN geben Sie Daten ein, die für die Belegposition be-nötigt werden (vgl. Abbildung 7.19).

6. Angaben Teilumbuchungen. Hier können Sie angeben, wie viel übernom-men werden soll und welchen Bezug die Umbuchung auf die Bewegungsar-ten vom Altbestand oder vom Neuzugang (vgl. Abbildung 7.20) haben soll.

Hinweis Das Bezugsdatum der Umbuchung bestimmt bei diesen Bewe-

gungsarten das Aktivierungsdatum der fertigen Anlage. Achten Sie darauf,dass Sie keine Umbuchungsbewegungsart verwenden, welche die AfA-Be-ginndaten historisch an die Empfängeranlage übergibt (z.B. 300).

Abrechnung von Anlagen im Bau mit EinzelpostenverwaltungIn der Anlagenbuchhaltung von R/3 besteht die Möglichkeit, den Stammsatzder Anlage im Bau als Kostensammler für alle Zugänge einer Investition zunutzen, die Kosten verursachen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um akti-vierte Eigenleistungen, Fremdleistungen oder Lagerentnahmen handeln.

Auf dem Stammsatz der Anlage im Bau können diese einzelnen Zugänge alsoffene Posten verwaltet werden. Nach Fertigstellung der Anlage sind die Ein-zelposten auszuziffern und auf verschiedene Empfänger aufzuteilen.



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Abbildung 7.19 Summarisches Umbuchen von Anlagen im Bau: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 7.20 Summarisches Umbuchen von Anlagen im Bau: Erfassung der Einzeldaten(© SAP AG)





Abbildung 7.21 Summarisches Umbuchen von Anlagen im Bau: Erfassung der Einzeldaten(© SAP AG)

Die aktivierungspflichtigen Einzelposten der Anlage im Bau sind auf aktiveAnlagen abzurechnen. Nicht aktivierungspflichtige Einzelposten, die Auf-wandscharakter haben, können an Kostenstellen abgerechnet werden. Au-ßerdem ist es möglich, auf Hauptbuchkonten abzurechnen.

Customizing-VoraussetzungDie Einzelpostenverwaltung bei Anlagen im Bau ist nur möglich, wenn in der zugehörigen Anlagenklasse das entsprechende Kennzeichen gesetzt ist. Au-ßerdem ist es für die Einzelpostenabrechnung erforderlich, dass Sie den be-troffenen Buchungskreisen im Customizing der Anlagenbuchhaltung ein Ab-

rechnungsprofil zuordnen. In diesem Abrechnungsprofil werden unter anderem die bei der Abrechnung erlaubten Empfänger (Anlagen, Kostenstel-len, Sachkonten) festgelegt.

Für die Abrechnung auf Kostenrechnungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge)ist in der Kontenfindung der Anlagenklasse »Anlage im Bau« eine entspre-chende Kostenart zu hinterlegen.

Nur Zugänge des aktuellen Geschäftsjahres auf Kostenrechnungsobjektekönnen abgerechnet werden, da Zugänge aus bereits abgeschlossenen Ge-schäftsjahren für das laufende Geschäftsjahr keinen Aufwand darstellen.



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AufteilungsregelnFür die Abrechnung der Einzelposten ist es erforderlich, dass der Benutzer anlagenspezifische Aufteilungsregeln im System hinterlegt. Aufteilungsre-geln lassen sich zu Regelgruppen zusammenfassen, die einem oder mehre-

ren Einzelposten einer Anlage zugeordnet werden. Aufteilungsregeln beste-hen jeweils aus einem Verteilungsschlüssel und einem Empfänger. AlsVerteilungsschlüssel kommen Äquivalenzziffern oder Prozentzahlen in Frage.Verteilungsschlüssel können zeitabhängig definiert werden.

Ein Beispiel:

Einzelpostengenaue Abrechnung von Anlagen im Bau

Abbildung 7.22 Abrechnung einer Anlage im Bau: Einstiegsbild (© SAP AG)

Prozentualer Verteilungs-schlüssel für die Einzelpostenauf der AiB

Empfänger Gültigkeitszeitraum

20 % Anlage 1000 01.01VJ – 31.12.LJ

30 % Anlage 2000 01.01VJ – 31.12.LJ

50 % KostenstelleInstandhaltung

01.01LJ – 31.12.LJ

Tabelle 7.1 Zeitabhängige Verteilungsschlüssel (VJ = Vorjahr; LJ = laufendes Jahr)





Bevor Sie für eine Anlage im Bau eine Aufteilungsregel definieren und an-schließend die Abrechnung durchführen, müssen Sie für die betroffene An-lage im Bau die Abrechnungsempfänger ermitteln. Ebenso müssen vorher eventuell geleistete Anzahlungen, die noch nicht mit der Schlussrechnung

verrechnet wurden, storniert werden. Es ist eine Rückstellung zu aktivieren,die den Charakter einer prognostizierten Rechnung besitzt (vgl. »Anzahlungauf Anlagen im Bau«).


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | AKTIVIERUNG AIB | AUFTEILEN auf.

➜ Das Fenster ABRECHNUNG ANLAGE IM BAU: EINSTIEGSBILD wird ange-zeigt (vgl. Abbildung 7.22).

2. Geben Sie die Anlage im Bau und den betroffenen Buchungskreis an. Kli-

cken Sie anschließend auf das Symbol .3. Markieren Sie die betroffenen Einzelposten, und klicken Sie auf die Schalt-

fläche REGELN ERFASSEN.

➜ Das Fenster ABRECHNUNGSVORSCHRIFT PFLEGEN: ÜBERSICHT wird ange-zeigt.

4. Geben Sie in der Aufteilungsregel den Aufteilungstyp, die Empfänger (An-lagen, Sachkonten, Kostenstellen) und die Aufteilungsanteile (Prozent-sätze oder Äquivalenzziffern) an (vgl. Abbildung 7.23). Klicken Sie an-schließend auf das Symbol .

Hinweis Der Kontierungstyp spezifiziert die Objektart des Abrechnungs-empfängers. Beispiele für Kontierungstypen sind: ANL für Anlage, KST für Kostenstelle, AUF für Auftrag, SKT für Sachkonto.

➜ Das Fenster »Abrechnung Anlage im Bau: Einzelpostenliste« wird an-gezeigt.

5. Um die Abrechnung auszuführen, klicken Sie auf die SchaltflächeABR.AUSFÜHREN.

➜ Das Fenster ABRECHNUNG ANLAGE IM BAU: EINSTIEGSBILD wird ange-zeigt (vgl. Abbildung 7.24).

6. Starten Sie die Abrechnung der Anlage im Bau. Das System rechnet danndie Einzelposten ab, denen eine Aufteilungsregel mit Empfänger zugeord-net ist. Nehmen Sie im Startbild der Transaktion die Option »Testlauf« zu-rück, und geben Sie das Bezugsdatum der Abrechnung an. Klicken Sie aufdie Schaltfläche AUSFÜHREN.

➜ Das Fenster ABRECHNUNG ANLAGE IM BAU: EMPFÄNGERLISTE wird ange-zeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Abrechnungsergebnis zuüberprüfen.

7. Verlassen Sie die Transaktion, indem Sie auf das Symbol klicken.

Hinweis Wenn die Anlage im Bau komplett abgerechnet wurde, deakti-viert das System die Anlage im Bau. Dieses automatische Deaktivieren



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kann über ein Kennzeichen in der Bewegungsartendefinition 340/345 ab-geschaltet werden.

Abbildung 7.23 Abrechnung einer Anlage im Bau: Abrechnungsvorschrift pflegen (© SAP AG)

Abbildung 7.24 7.24 Abrechnung einer Anlage im Bau: Abrechnung durchführen Einstiegsbild(© SAP AG)





7.1.3 Buchungen während der Nutzungsphase von Anlagen

Während der Nutzungsphase von Anlagen können unter anderem folgendeBuchungstransaktionen erforderlich werden:

• Gutschriften

• Nachaktivierungen in Form von Zuschreibungen auf die Anschaffungs-kosten

• Nachträgliche Zugänge

• Umbuchungen

• Manuelle Wertkorrekturen in Form von manuellen Abschreibungen (Zu-schreibungen, außerplanmäßigen Abschreibungen, Rücklagenübertra-gungen)

Die nachfolgenden Abschnitten gehen näher auf die oben erwähnten Ge-schäftsvorfälle ein.



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Buchung von GutschriftenErhaltene Gutschriften mindern die Anschaffungskosten einer Anlage. Siehaben buchungstechnisch den Charakter eines negativen Zugangs auf dieAnlage.

Ebenso wie bei der Buchung eines Zugangs aus Kauf kann eine Gutschrift in-tegriert mit der Kreditorenbuchhaltung »gegen Kreditor« beziehungsweisenicht integriert »gegen Verrechnungskonto« gebucht werden.

Bei der Buchung von Gutschriften ist darauf zu achten, ob sich die jeweiligeGutschrift auf einen Zugang des aktuellen (Transaktion »Gutschrift imRechnungsjahr“/Bewegungsart 105) oder des vergangenen Geschäftsjah-res (Transaktion »Gutschrift im Folgejahr“/Bewegungsart 160) bezieht. BeiGutschriften, die sich auf einen Altbestand beziehen, ist eine im abge-

schlossenen Geschäftsjahr zu hoch vorgenommene anteilige Abschreibungdurch eine Zuschreibung zu korrigieren.

Buchung erhaltene Gutschrift integriert mit derKreditorenbuchhaltung

Abbildung 7.25 Erfassen der Gutschrift für einen Zugang im laufenden Geschäftsjahr:Kopfdaten (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ZUGANG | KAUF | GEGEN KREDITOR

auf.➜ Das Fenster ANLAGENZUGANG D. KAUF M. KRED: KOPFDATEN wird ange-

zeigt (vgl. Abbildung 7.25).





2. Geben Sie die erforderlichen Daten im Belegkopf an. Für die Sollseite der Buchung ist der Buchungsschlüssel 21 zu verwenden. Eine Bewegungsartmuss in dieser Belegposition nicht hinterlegt werden.

3. Bei Gutschriften auf Zugänge des laufenden Geschäftsjahres müssen Sie

die Habenposition auf der Anlagenseite mit dem Buchungsschlüssel 75und der Bewegungsart 105 buchen. Bei Gutschriften auf den Altbestandverwenden Sie die Bewegungsart 160.

Abbildung 7.26 Erfassen der Gutschrift für einen Zugang im laufenden Geschäftsjahr:Hinzufügen Kreditorenposition (© SAP AG)

Buchung einer erhaltenen Gutschrift ohne Integration mit derKreditorenbuchhaltung


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ZUGANG | GUTSCHRIFT | IM RECH-NUNGSJAHR auf.

➜ Das Fenster GUTSCHRIFT IM RECHNUNGSJAHR ERFASSEN: EINSTIEGSBILD

wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.27).

2. Geben Sie im Einstiegsbild die Anlage an, und klicken Sie auf das Symbol.

➜ Das Fenster ANLAGENBEWEGUNG ERFASSEN: GUTSCHRIFT IM ZUGANGS-JAHR wird angezeigt.

3. Geben Sie den gutgeschriebenen Betrag an, und überprüfen Sie das vor-geschlagene Verrechnungskonto. Zum Buchen der Gutschrift klicken Sieauf das Symbol .



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Abbildung 7.27 Buchen einer Gutschrift im Rechnungsjahr: Einstiegsbild (© SAP AG)

Buchung von Nachaktivierungen

Der Begriff Nachaktivierung wird im SAP-System im Zusammenhang mit ei-ner nachträglichen Aktivierung von Anschaffungskosten gebraucht. Hierbeihandelt es sich um Anschaffungs- oder Herstellungskosten, deren Aktivie-rung im bereits abgeschlossenen Geschäftsjahr versäumt wurde (zum Bei-spiel Aufwendungen, die für die Beschaffung oder Inbetriebnahme der An-lage angefallen sind).

Für den Fall einer Nachaktivierung muss geprüft werden, ob ein eigener Stammsatz erforderlich ist. In folgenden Fällen ist für die Nachaktivierungeine Anlagenhaupt- beziehungsweise -unternummer anzulegen:

• Die Aktivierung eines Wirtschaftsgutes wurde unterlassen (neue Anlagen-hauptnummer).

• Das Datum des Abschreibungsbeginns der Nachaktivierung soll von demder bereits aktivierten Anlage abweichen (neue Anlagenunternummer).

Beim Anlegen der Anlagenhaupt- beziehungsweise -unternummer ist im Ein-gangsbild der Transaktionen ANLAGE |ANLEGEN | ANLAGE und ANLAGE | ANLE-GEN | UNTERNUMMER | ANLAGE das Feld NACHAKTIVIERUNG zu markieren. ImStammsatz muss das historische Aktivierungsdatum eingegeben werden. ImR/3-System können Sie Nachaktivierungen brutto oder netto buchen:





Abbildung 7.28 Nachaktivierung auf Hauptnummer bzw. Unternummer

BruttoverfahrenBeim Bruttoverfahren werden nachträglich zu aktivierende Anschaffungs-und Herstellungskosten inklusive darin enthaltener Abschreibungen bei der

Buchungstransaktion angegeben. Das System errechnet auf der Basis des imbetroffenen Anlagenstammsatz hinterlegten Aktivierungsdatums und Ab-schreibungsschlüssels die Abschreibungen, die auf die Nachaktivierung ent-fallen. Die so ermittelten Wertberichtigungen können im Rahmen der Bu-chungstransaktion geprüft und korrigiert werden. Im Eingangsbild der Buchungstransaktion muss bei Verwendung der Bruttomethode das FeldAFA ERMITTELN angeklickt werden.

Das System bucht dann

• den Bruttobetrag der Nachaktivierung auf das Anlagenbestandskonto

• die gesammelten Abschreibungen der vergangenen Geschäftsjahre aufdas Wertberichtigungskonto



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• einen außerordentlichen Ertrag in Höhe der Differenz aus AHK und fort-geschriebenen Wertberichtigungen

Das Konto für den außerordentlichen Ertrag muss bei der Buchungstransak-tion angegeben werden.

NettoverfahrenVor der Buchung nach dem Nettoverfahren muss der Buchungsbetrag der Nachaktivierung um die historische Abschreibung vermindert worden sein.In diesem Fall kann die Buchung ohne Eingabe von historischen Abschrei-bungen durchgeführt werden. Das System bucht den Zugang dann nur inHöhe des Buchwertes auf das Anlagenbestandskonto und einen außeror-dentlichen Ertrag in derselben Höhe.

Buchen der Nachaktivierung


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | NACHAKTIVIERUNG auf.

➜ Das Fenster ANLAGEN-BEWEGUNG: NACHAKTIVIERUNG wird angezeigt(vgl. Abbildung 7.29).

2. Über die Registerreiter gelangen Sie zu den Zusatzangaben (vgl. Abbil-dung 7.30).

3. Geben Sie im Feld BEZUGSDATUM den Anfang des aktuellen Geschäftsjah-res an.

Hinweis Dadurch können vom System automatisch die Abschreibungendes laufenden Geschäftsjahres ermittelt werden. Eine manuelle Eingabeerübrigt sich.

4. Geben Sie in das Feld GEGENKONTO das Konto für den außerordentlichenErtrag ein. Klicken Sie auf das Symbol .

5. Geben Sie die kumulierten Abschreibungen der abgeschlossenen Ge-schäftsjahre an, beziehungsweise überprüfen Sie die vom System ermittel-ten Werte (beim Bruttobuchen). Klicken Sie auf das Symbol .

➜ Das Fenster ANLAGENBEWEGUNG ERFASSEN: NACHAKTIVIERUNG wird an-gezeigt (vgl. Abbildung 7.31).

6. Buchen Sie die Nachaktivierung durch, indem Sie auf das Symbol kli-cken.





Abbildung 7.29 Nachaktivierung: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 7.30 Anlagenbewegung erfassen: Nachaktivierung (© SAP AG)



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Abbildung 7.31 Abschreibungen auf Nachaktivierung korrigieren (© SAP AG)

Buchen von nachträglichen ZugängenBuchungen von nachträglichen Zugängen müssen von Nachaktivierungsbu-chungen unterschieden werden. Nachträgliche Zugänge werden dann ge-bucht, wenn ein bereits aktives Wirtschaftsgut im aktuellen Geschäftsjahr er-weitert wird (hierbei handelt es sich in der Regel um Herstellungskosten, dieeine Erweiterung des Funktionsumfangs eines Wirtschaftsgutes betreffen).Der wesentliche Unterschied zur Nachaktivierung besteht darin, dass bei ei-nem nachträglichen Zugang das Datum des Abschreibungsbeginns im aktu-

ellen Geschäftsjahr liegt (die zugehenden Anschaffungskosten werden nichtwie bei einer Nachaktivierung um die enthaltenen historischen Abschreibun-gen gekürzt).

Abbildung von nachträglichen Zugängen in derAnlagenbuchhaltungNachträgliche Zugänge für aktive Wirtschaftsgüter können auf bereits vor-handenen Anlagenstammsätzen oder auf neuen Unternummern gebuchtwerden. Wenn der Zugang auf einen vorhandenen Anlagenstammsatz ge-bucht wird, wird zwar für den Zugang ein eigener Einzelposten erstellt, aller-

dings kann die Wertentwicklung des nachträglichen Zugangs in den Folge- jahren nicht getrennt von dem bereits aktiven Wirtschaftsgut verfolgtwerden. In der Wertanzeige zu einer Anlage erfolgt ein saldierter Ausweisder Bewegungen.

Wenn ein nachträglicher Zugang auf einen bereits existierenden Anlagen-stammsatz gebucht wird, ist zu prüfen, ob die Abschreibungsparameter (Nutzungsdauer) angepasst werden müssen. Dies ist häufig dann der Fall,wenn durch den nachträglichen Zugang dem Charakter nach ein neuesWirtschaftsgut entsteht.





Die Möglichkeit, den Wertausweis zwischen Erstzugang und nachträglichemZugang getrennt vorzunehmen, besteht nur dann, wenn der nachträglicheZugang über eine eigene Unternummer verfügt.

Buchen nachträglicher ZugängeBuchungen von nachträglichen Zugängen können ebenso wie Buchungenvon Zugängen aus Kauf integriert mit der Kreditorenbuchhaltung oder ohneIntegration gegen Verrechnungskonto in der Anlagenbuchhaltung erfolgen.

Umbuchungen in der AnlagenbuchhaltungUmbuchungen in der Anlagenbuchhaltung lassen sich je nach zu Grunde lie-gendem Geschäftsvorfall in folgende Typen untergliedern:

• Umbuchung von Anlage an Anlage

• Umbuchung zwischen verbundenen Unternehmen• Umbuchung im Rahmen der Abrechnung von Anlagen im Bau (siehe denAbschnitt »Abrechnung von Anlagen im Bau durch summarisches Umbu-chen« vorn in diesem Kapitel)

Abbildung 7.32 Umbuchung in der Anlagenbuchhaltung von SAP R/3



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Die Umbuchung von Anlage auf Anlage kann in einem Arbeitsschritt erfol-gen. Es wird zum Beispiel eine Standbohrmaschine in einem Produktions-zweig (Geschäftsbereich oder Werk mit dazugehöriger Kostenstelle) nichtmehr benötigt. Dafür ist in einem anderen Produktionszweig eine Stand-

bohrmaschine gerade ausgefallen. Das eine Werk gibt innerhalb des Unter-nehmens die Anlage an das andere Werk ab.

BruttomethodeWerden Umbuchungen von Anlagenaltbestand innerhalb eines Buchungs-kreises durchgeführt, so bucht das System automatisch die Anschaffungsko-sten und Wertberichtigungen getrennt. Dies dient zum Nachweis der Brutto-werte auf der neuen Anlage. Das System kann Umbuchungen zwischenAnlagen aus unterschiedlichen Zugangsjahren unterbinden. Dadurch bleibtder genaue Nachweis der AHK nach Zugangsjahren erhalten. In der ange-

wandten Bewegungsart muss dazu ein entsprechendes Kennzeichen gesetztsein. Um die Übernahme der historischen AHK und der kumulierten Wertbe-richtigung (Abschreibung) zu gewährleisten, dürfen im aufnehmenden Anla-genstammsatz kein Aktivierungsdatum und kein AfA-Beginndatum vorhan-den sein.

Fortschreibung von Werten auf abgehender und zugehenderAnlageWesentlich ist, dass bei dieser Umbuchung keine Werte verloren gehen unddie betroffenen Bereiche der zugehenden Anlage mit Werten versorgt

werden. Das heißt: Im Anlagengitter müssen die einzelnen Bewegungennachprüfbar sein, und alle Bereiche auf abgehender wie zugehender Anlagemüssen fortgeschrieben werden. Zu diesem Zweck müssen einige Vorausset-zungen erfüllt sein.

Voraussetzungen für die automatische Umbuchung• Wenn auf der abgehenden Anlage verschiedene Bereiche geführt und da-

für Abgangswerte berechnet werden, müssen diese Bereiche auch auf der zugehenden Anlage vorhanden sein.

• Auf der abgehenden und der zugehenden Anlage müssen die gleichennicht abhängigen Bereiche geführt werden.

• Wenn eine Normalabschreibung auf abgehender Anlage erfolgt, mussdies auch analog auf der zugehenden Anlage erfolgen. Dasselbe gilt für Sonderabschreibungen.

• Schlüssel für Investitionsfördermaßnahmen müssen bereichsweise über-einstimmen.





Von Anlage an Anlage umbuchen

Abbildung 7.33 Umbuchung Anlage auf Anlage: Einstiegsbild (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | UMBUCHUNG | BUCHUNGSKREIS

INTERN auf.

➜ Das Fenster ANLAGEN-BEWEGUNG ERFASSEN: UMBUCHUNG BUCHUNGS-KREIS-INTERN wird angezeigt .

2. Geben Sie die Anlagennummer und – falls erforderlich – die Unternummer ein. Im Bereich der Bewegungsdaten geben Sie ein: das Belegdatum, Bu-chungsdatum, Bezugsdatum und die Anlage, auf die die Umbuchung vor-genommen werden soll.

3. Wählen Sie den Registerreiter »Zusatzangaben« aus

➜ Der Bildschirm zeigt Zusatzangaben an, die für die Belegpositionen be-nötigt werden (vgl. Abbildung 7.34)

4. Der Beleg wird mit den üblichen Möglichkeiten gebucht (Menü BEWE-GUNG | BUCHEN oder Symbol ).



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Abbildung 7.34 Umbuchung Anlage auf Anlage: Anlagenbewegung erfassen (© SAP AG)

Umbuchung zwischen verbundenen Unternehmen

Bei diesem Geschäftsvorfall muss zwischen Umbuchungen innerhalb einesKonzerns und Umbuchungen innerhalb eines Unternehmens unterschiedenwerden. Was aus Konzernsicht eine Umbuchung darstellt, ist aus Sicht betei-ligter Unternehmen eine Zu- bzw. Abgangsbuchung der Anlage. Im Kon-zernanlagengitter wird dieser Umbuchungsvorgang zu null saldiert. Dieswird erreicht, indem ein Kennzeichen in den betroffenen Bewertungsberei-chen gesetzt wird. Dieses Kennzeichen bewirkt, dass die Umbuchung bruttoerfolgt und somit eine entsprechende Behandlung von Buchungskreistrans-fers stattfindet. Dies wirkt sich wie folgt aus:

In Konzernbereichen werden automatisch Zugänge von (bzw. Abgänge zu)verbundenen Unternehmen mit umbuchungstypischen Bewegungsarten ge-bucht. Dies ermöglicht einen exakten Nachweis im Konzernanlagengitter. Beieinem entsprechenden Buchungsvorgang können für die betroffenen Berei-che die historischen Anschaffungskosten und die anteiligen Wertberichti-gungen für die abgeschlossenen Geschäftsjahre und das laufende Geschäfts-

jahr mitgegeben werden.





Abbildung 7.35 Umbuchung zwischen verbundenen Unternehmen

Manuelle WertkorrekturenIn der Nutzungsphase von Anlagen sind häufig folgende manuelle Wertkor-rekturen wie Zuschreibungen und Abschreibungen erforderlich.

Manuelle Wertkorrekturen werden mit der entsprechenden Transaktion imBuchungsmenü der Anlagenbuchhaltung erfasst und abgespeichert. Dabeiwerden nur Anlageneinzelposten fortgeschrieben. Erst später, wenn im Rah-

men periodischer Arbeiten der maschinelle Abschreibungslauf gestartet wird,erfolgt die eigentliche Buchung der Wertkorrektur in der Finanzbuchhaltung.

ZuschreibungenDurch Zuschreibungen werden Abschreibungen korrigiert, die für eine An-lage in der Vergangenheit in Anspruch genommen wurden. Dies wird not-wendig, wenn ungerechtfertigt hoch abgeschrieben wurde. Gründe für überhöhte Abschreibungen können sein:

• Falsch verwendete Abschreibungsschlüssel

• Anwendung falscher Nutzungsdauer • Nicht mehr gerechtfertigte außerplanmäßige Abschreibung (Teilwertab-schreibung)



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Abbildung 7.36 Zuschreibung auf Anlagen (© SAP AG)

Anwendung von ZuschreibungenZuschreibungen werden angewandt auf:

• Normalabschreibungen

• Sonderabschreibungen

• Außerplanmäßige Abschreibungen (Teilwertabschreibungen)

• Manuelle Abschreibungen (z.B. 6B-Rücklage)

Zuschreibungen erhöhen den Buchwert einer Anlage. Falls sich die Abschrei-bungsmethode auf den Restbuchwert bezieht, hat dies eine höhere geplanteAbschreibung zur Folge.





BewegungsartenAlle Bewegungsarten erlauben Zuschreibungen auf jede der beschriebenenAbschreibungsarten. Über die Bewegungsarten lässt sich weiterhin festlegen,ob alle oder nur bestimmte Bewertungsbereiche beachtet werden sollen. Eine

spezielle Bewegungsart erlaubt das gleichzeitige Buchen von Zuschreibungenauf Normalabschreibungen wie auch auf Sonderabschreibungen.

Notwendige KontenWertberichtigungskonten und deren Gegenkonten müssen für all solche Be-reiche vorhanden sein, deren Bestandswerte an Hauptbuchkonten weiterge-geben werden, ebenso wie auch für alle Abschreibungsarten, die für den je-weiligen Bereich geführt werden.

Zuschreibungen werden im Anlagengitter gesondert ausgewiesen und beim

Jahresschluss mit den bis dahin aufgelaufenen Abschreibungen saldiert.Auf Altanlage zuschreiben

Abbildung 7.37 Buchung Zuschreibung: Einstiegsbild (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | MANUELLE WERTKORREKTUR | ZU-SCHREIBUNG auf.

➜Das Fenster ZUSCHREIBUNG: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abbil-dung 7.37).



374


2. Geben Sie in die Felder BUCHUNGSKREIS, ANLAGE, evtl. UNTERNUMMER, BE-LEG- UND BUCHUNGSDATUM die notwendigen Daten ein. Klicken Sie aufdas Symbol .

➜ Das Fenster ANLAGENBEWEGUNG ERFASSEN: ZUSCHREIBUNG NORMAL-UND SONDER-ABSCHREIBUNG wird angezeigt (vgl. Abbildung 7.38).

3. Geben Sie das Bezugsdatum und den Zuschreibungsbetrag ein, und kli-cken Sie zum Speichern des Belegs auf das Symbol .

Hinweis Sofern auch eine Zuschreibung auf eine Sonderabschreibungdurchgeführt werden soll, muss auf dem Pop-up-Bildschirm BEREICH02:STEUERLICHE SONDERABSCHREIBUNG im Feld SONDER-AFA der entspre-chende Betrag eingegeben werden.

Abbildung 7.38 Buchung einer Zuschreibung: Wertkorrektur erfassen (© SAP AG)

Manuelle AbschreibungIm Allgemeinen errechnet das System die für ein Geschäftsjahr anfallendenAbschreibungsbeträge automatisch auf der Grundlage der im Anlagen-stammsatz eingegebenen Abschreibungsschlüssel. In besonderen Fällenkönnen allerdings auch die ermittelten Planwerte einer Anlage manuell er-höht werden. Die manuelle Abschreibung ist prinzipiell bei allen Abschrei-bungsarten möglich. Sie wird in der Regel jedoch meist bei außerplanmäßi-

gen Abschreibungen und Rücklagenübertragungen angewandt.





Abbildung 7.39 Formen der Abschreibung in der Anlagenbuchhaltung

Buchen manueller AbschreibungenAuch für das Buchen manueller Abschreibungen stehen im System spezifi-sche Bewegungsarten zur Verfügung. Sie ermöglichen es, die Abschreibun-gen für alle Bereiche zu bearbeiten, in denen die entsprechenden Abschrei-bungsarten geführt werden. Diese Bewegungsarten lassen sich in denentsprechenden Buchungstransaktionen für manuelle Wertkorrekturen der Anlagenbuchhaltung verwenden. Folgende Transaktionen stehen dafür zur Verfügung:

• Manuelle Abschreibung

• Außerplanmäßige Abschreibung

• Rücklagenübertragung

Die Buchung der manuellen Abschreibungsformen erfolgt in Anlehnung andas beschriebene Verfahren zur Buchung von Zuschreibungen.



376


Anwendung von manuellen AbschreibungenManuell abgeschrieben werden kann auf:

• Normalabschreibungen

• Sonderabschreibungen• außerplanmäßige Abschreibungen (Teilwertabschreibungen)

• manuelle Abschreibungen (z.B. 6B-Rücklage)

7.1.4 Buchungen beim Anlagenabgang

Anlagenabgang allgemeinFür ein Unternehmen ist der Lebenszyklus einer Anlage mit deren Abgangbeendet. Für Anlagenabgangsbuchungen stehen im R/3-System folgendefestgelegte Bewegungsarten zur Verfügung:

• Abgänge durch Verkauf

• Abgänge an verbundene Unternehmen

• Abgänge durch Verschrottung

• Abgänge aus Gründen höherer Gewalt (z.B. Brand- oder Wasserschäden)

Falls ein Unternehmen differenziertere Unterteilungen für geplante Auswer-tungen benötigt, lassen sich zusätzliche Bewegungsarten anlegen.





Abbildung 7.40 Anlagenabgangsbuchungen

WertermittlungWenn eine gesamte Anlage abgeht (Vollabgang) oder nur ein Teil davon(Teilabgang), ermittelt das System automatisch die auszubuchenden Be-träge. Auf der Basis des Abgangsdatums (Bezugsdatums) werden dabei dieWerte für alle Bewertungsbereiche ermittelt. Für einzelne Bereiche könnenKorrekturen der ermittelten Abgangsbeträge manuell vorgenommen wer-den. Für die betroffenen Bereiche nimmt das System eine Neuberechnungder auszubuchenden Beträge vor.

Bezugsdatum von AbgängenDas Abgangsdatum einer Anlage wird als Bezugsdatum des Abgangs im An-lagenstammsatz-Feld DEAKTIVIERUNG AM festgeschrieben. Danach kannkeine nachträgliche Anlagenbewegung vor dem Abgangsdatum mehr ge-bucht werden. Falls auf Grund nicht bearbeiteter Geschäftsvorfälle dennocheine Buchung notwendig ist, muss der Anlagenabgang storniert werden. An-schließend werden die entsprechenden Buchungen durchgeführt, und der Abgang wird erneut gebucht.

Bewegungsarten bei AbgängenBei Abgängen von Anlagen ist es entscheidend, die richtigen Abgangsbe-wegungsarten zu verwenden. Bei Vollabgängen älterer Anlagen ist einespezifische Bewegungsart notwendig, die sich auf den Altbestand früherer Geschäftsjahre bezieht. Teilabgänge können sich sowohl auf frühere Ge-

schäftsjahre als auch auf das laufende Jahr beziehen. Vor einer Buchung desAbgangs müssen Anzahlungen und Investitionsfördermaßnahmen – bezo-gen auf dasselbe Buchungsjahr – verrechnet bzw. storniert werden.



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VollabgangDas System ermittelt über das Bezugsdatum des Abgangs die aktuellen Anla-genwerte. Dabei werden die anteiligen Wertberichtigungen (Abschreibun-gen) für die verwendeten Bewertungsbereiche mit berücksichtigt. Im Anla-

gengitter werden die Abgänge dargestellt.

TeilabgangEin Teilabgang lässt sich auf unterschiedliche Weise darstellen:

• Eingabe von (gegebenenfalls anteiligen) Anschaffungs- und Herstellungs-kosten

• Verwendung eines festzulegenden Abgangsprozentsatzes

• Gezielte Mengenangabe

Wird ein Teilabgang über eine Mengenangabe durchgeführt, ohne dass Be-träge oder Abgangsprozentsätze angegeben werden, ermittelt das Systemden abgehenden Wert proportional aus dem Gesamtwert der Anlage.

Anteilige WertberichtigungenIm Anlagenstammsatz sind Bezugsdatum und Periodensteuerung (über denAbschreibungsschlüssel) vermerkt. Auf der Basis dieser Werte errechnet dasSystem die Periode des Abgangs. Die bis dahin angefallenen anteiligen Wert-berichtigungen (Abschreibungswerte) werden automatisch mit der abgehen-den Teilanlage ausgebucht. Auf diese Weise wird eine deckungsgleiche Dar-

stellung des AHK-Prozentsatzes und des Buchwert-Prozentsatzes erreicht(vgl. Abb. 7.41).

MassenabgangWenn eine größere Anzahl von Anlagen verkauft oder verschrottet wird (z.B.Produktionshallen), kann dies mit einem so genannten Massenabgang ge-bucht werden. Zunächst muss ein Arbeitsvorrat erzeugt werden, in dem dieabgehenden Anlagen ausgewiesen sind. Dieser Arbeitsvorrat wird mit Kurz-text und Aufgabenbezeichnung versehen (z.B. ASSET_SALE für Abgänge mitErlös). Anschließend müssen nähere Angaben zum Massenabgang einge-

stellt werden (u. a. Gesamterlös, Bewegungsart, Erlösverteilung proportionalzu AHK oder zum Buchwert). Danach wird der Arbeitsvorrat über die R/3-Workflow-Steuerung in den SAPoffice®-Eingang desjenigen Bearbeiters ein-gestellt, der zuvor in der PD-(Personal Development-)Aufbauorganisationdefiniert und autorisiert wurde. Dieser kann den Arbeitsvorrat freigeben bzw.abspielen. Sollten beim Abspielen im Hintergrund Fehler bei einzelnen Ab-gangsbuchungen auftreten, versieht das System die betroffenen Anlagen miteinem entsprechenden Fehlerhinweis und sammelt sie automatisch in einemneuen Arbeitsvorrat. Dieser wird dem Bearbeiter über die SAPoffice-Funktio-nalität erneut zur Verfügung gestellt. Der Bearbeiter kann anschließend

durch das »helle« Abspielen des neuen Arbeitsvorrats die Fehler beseitigen.





Abbildung 7.41 Automatische Ermittlung der anteiligen Wertberichtigung

Gleichzeitiger Abgang von mehreren AnlagenunternummernWenn ein Wirtschaftsgut aus mehreren Stammsätzen (hier: Unternummern)besteht, kann ein Abgang für alle oder für ausgewählte Unternummern ge-bucht werden. Der Anlagenbuchhalter hat über eine Listanzeige die Wahl,einen Gesamtabgang der betreffenden Anlage inklusive aller Unternummerndurchzuführen oder einzelne zur Ausbuchung vorzuschlagen. Im Fall einesGesamtabgangs trägt er lediglich ein »*« (als maskierte Eingabe) im FeldUNTERNUMMER ein. Es werden danach die Wertberichtigungs- und Be-standsbuchungen in Summe vom System ausgeführt.

Mehr- oder Mindererlösbuchungen mit ZusatzkontierungBei Anlagenabgängen fallen Mehr- oder Mindererlösbuchungen nicht perio-

disch an. Für die Kostenrechnung sind sie daher nicht wesentlich. Es erfolgtsomit keine Buchung auf eine Kostenstelle, sondern auf ein Profitcenter.Dazu müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein:



380


• Ausgewählte Abstimmkonten der Finanzbuchhaltung (Mehrerlös-, Min-dererlös- und Verlustkonto) müssen die Kontierung auf ein Profitcenter erwarten.

• In den Stammsätzen der Kostenrechnungskonten muss der Kostenarten-

typ »Erlösart« stehen.• Die einem Anlagenstammsatz zugeordnete Kostenstelle muss zu einem

Profitcenter gehören.

Abbildung 7.42 Gleichzeitiger Abgang von mehreren Anlagen

Restbuchwert buchen

Mit einer Einstellung im Aufbau des betreffenden Anlagenbuchungskreiseskann eine spezielle Behandlung des Restbuchwertes bewirkt werden. BeimAnlagenabgang wird der Restbuchwert der Anlage auf das Konto »Verrech-nung Erlös aus Anlagenverkauf« bzw. »Verrechnung Erlös Verkauf verbun-dener Unternehmen« gebucht. In diesem Fall findet bei einem Verkauf keineMehr- oder Mindererlösbuchung bzw. bei Verschrottung der Anlage keineVerlustbuchung statt.

Abgang durch Verkauf mit DebitorWenn ein Unternehmen neben der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) auch nochdie Finanzbuchhaltung (FI) verwendet, werden gleichzeitig Anlagenabgang,Forderungen an Debitor und Erlöse in einem Buchhaltungsbeleg gebucht.





Der Vorteil ist: Es wird ein Belegzusammenhang innerhalb des Geschäfts-vorfalls hergestellt. Dies dient zur übersichtlicheren Vorgangsverwaltungim Rechnungswesen. Wesentliche Voraussetzung dafür ist allerdings, dassdas betreffende Erlöskonto mit dem Feld ANLAGENABGANG versorgt ist (das

Feld ANLAGENABGANG ist markiert). Dies kann über die Feldstatusleisten er-zielt werden.

Abbildung 7.43 Anlagenabgang durch Verkauf mit Debitor

ErlösverrechnungsbuchungMit dem gleichen Betrag wie die Erlösbuchung auf das Konto »Erlös bei An-lagenverkauf« erfolgt auch die Erlösverrechnungsbuchung, jedoch mit um-gekehrtem Soll- bzw. Habenkennzeichen. Dieses Konto ist nötig, da beimVerkauf einer Anlage auch Mehrwertsteuer abgeführt werden muss. Die in-terne Verrechnung erfolgt aber ohne Berücksichtigung der Mehrwertsteuer.Erlösverrechnungs-, Mehr- und Mindererlösbuchungen werden durch be-stimmte Bewegungsarten gesteuert. Über die Bewegungsartendefinitionkann das System so eingestellt werden, dass entweder automatische oder,

falls erwünscht, manuelle Erlösbuchungen möglich sind.



382


Abgang durch Verkauf ohne DebitorWenn eine Anlage nicht über Debitor, also ohne Nutzung der Finanzbuch-haltung verkauft wird, verwendet man eine anlagenbuchhaltungsinterneTransaktion. Mit Ausnahme der Forderungsbuchungen an Debitor sowie der

Erlösbuchungen werden die gleichen Buchungen durchgeführt wie bei ei-nem Anlagenabgang mit Debitor. Das heißt, sämtliche Bestands- und antei-lige Wertberichtigungsbuchungen erfolgen auf dem Anlagenkonto und wer-den im Anlagengitter fortgeschrieben. Bei dieser Anlagenabgangsvariantemuss eine Bewegungsart mit automatischer Erlösbuchung bestimmt werden,da sonst kein Gleichstand von Soll und Haben erzielt wird.

Anlagenabgang mit Debitor buchen

Abbildung 7.44 Menüpfad Anlagenabgang mit Debitor buchen (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ABGANG | ABGANG MIT ERLÖS |MIT DEBITOR auf.

2. Auf dem Bild ANLAGENABGANG D. VERKAUF M. D: KOPFDATEN (vgl. Abbil-dung 7.45) sind die folgenden Felder auszufüllen:

• BELEGART, BELEGDATUM (Datum der Debitorenrechnung)

• BSCHL (Debitorenbuchungsschlüssel in der Regel 01)

• KONTO (Debitorenkonto = Debitorenstammsatznummer, kann über Matchcode gesucht werden).





Abbildung 7.45 Anlagenabgang mit Debitor buchen (© SAP AG)

Neben den Mussfeldern können auch zusätzliche Beleginformationen ein-

gestellt werden:• REFERENZ (Debitorenrechnungsnummer)

• BELEGKOPFDATEN (Informationen, die für den gesamten Beleg gelten).BELEGART und BUCHUNGSKREIS werden zwar vorgeschlagen, können aber auch geändert werden. Klicken Sie anschließend auf das Symbol .

3. Auf dem Bild »Debitoren Rechnung erfassen: Hinzufügen Sachkonten Po-sition« (vgl. Abbildung 7.46) sind die folgenden Felder zu pflegen:

• BETRAG (Brutto-Rechnungsbetrag incl. MwSt.)

• BSCHL (50 – Haben-Buchungsschlüssel für Sachkonto)

• KONTO (Erlös aus Anlagenabgang; hier: Konto 820000). Außerdemkönnen auf diesem Bild gegebenenfalls weitere Felder geändert wer-den: ZAHLUNGSBED.

• TEXT (Informationen für Debitorenbelegzeile). Klicken Sie anschließendauf das Symbol .

4. Auf der Sachkontenbuchungszeile geben Sie im Betragsfeld »*« für auto-matisches Rechnen und im Feld STEUERKENNZ das Ausgangssteuerkenn-zeichen für 16% ein (A1). Wichtig bei Abgangsbuchungen gegen Debitor ist, dass Sie das Feld ANLAGENABGANG aktivieren, um das Bild ANLAGENAB-

GANG ERFASSEN zu erhalten. (Diese Funktion ist nur dann verfügbar, wennSAP-FI integriert ist und das Erlöskonto entsprechend gepflegt wurde.)Klicken Sie anschließend auf das Symbol .



384


5. Auf dem Bild ANLAGENABGANG ERFASSEN (vgl. Abbildung 7.47) sind diefolgenden Felder zu pflegen: ANLAGE, BEZUGSDATUM (Abgangsdatum der Anlage), VOLLABGANG (durch Anklicken aktivieren, Teilabgänge werdendurch einen Buchungsbetrag, eine Prozentangabe oder eine Menge ge-

kennzeichnet; ein VOLLABGANG darf dabei natürlich nicht aktiviert sein.).6. Klicken Sie auf die Drucktaste WEITER.

7. Wenn keine weiteren Anlagen in diesem Beleg gebucht werden sollen,kann über Anklicken des Feldes ÜBERSICHT der Beleg vor der Buchungnochmals kontrolliert werden.

8. Gebucht wird der Beleg entweder über die Menüpunkte BELEG | BUCHEN

oder über Anklicken des Symbols .

9. Nach der Buchung wird auf dem Bild ANLAGENABGANG D. VERKAUF M. D:KOPFDATEN die Belegnummer in der unteren Bildzeile eingeblendet.

Abbildung 7.46 Anlagenabgang mit Debitor buchen: Sachkontenposition (© SAP AG)

Abbildung 7.47 Anlagenabgang mit Debitor buchen: Anlagenabgang erfassen (© SAP AG)





Anlagenabgang durch VerschrottungEine Anlagenverschrottung wird wie der »Abgang durch Verkauf ohne Debi-tor« mit einer eigenen Buchungstransaktion der Anlagenbuchhaltung ge-bucht. Was den Buchungsablauf betrifft, ist dieser Vorgang mit dem »Ver-

kauf ohne Debitor« vergleichbar. Es fallen im Unterschied dazu keineErlösbuchungen und keine Mehr- oder Mindererlösbuchungen an. Statt der Mehr- oder Mindererlösbuchungen wird ein »Verlust aus Anlagenabgangohne Erlös« gebucht.

Abbildung 7.48 Anlagenabgang durch Verschrottung

Beispiele für VerschrottungVerschiedene Gründe, von denen hier nur einige beispielhaft genannt sind,führen zur Verschrottung einer Anlage:

• Verschleiß durch langen Gebrauch

• Überalterung auf Grund technischen Fortschritts

• Stilllegung aus Umweltschutzgründen



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Anlagenabgang durch Verschrottung buchen

Abbildung 7.49 Anlagenabgang durch Verschrottung buchen: Einstiegsbild (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | ABGANG | ABGANG OHNE ERLÖS

auf.

2. Auf dem Bild ABGANG DURCH VERSCHROTTUNG: EINSTIEGSBILD (vgl. Abbil-dung 7.49) sind Anlagennummer, – falls erforderlich – die Unternummer und das Beleg-, Buchungs-, Bezugsdatum einzugeben. Die Bewegungsart200 wird unter den Zusatzangaben vorgeschlagen.

3. Der Beleg wird durch Klicken auf das Symbol gebucht.

Anlagenabgang an verbundene UnternehmenFür diese Abgangsform wurde eine spezielle Technik entwickelt. Auf der Un-ternehmensebene (ein Unternehmen wird in diesem Kontext als selbstbilan-zierende Einheit verstanden) wird der Abgang normal, wie andere Abgänge,im Anlagengitter abgebildet. Auf Konzernebene jedoch wird er im Konzern-gitter auf der einen Seite als abgehende Umbuchung ausgewiesen, auf der anderen Seite als zugehende Umbuchung. Diese Darstellung erzeugt hier den Saldo null.





Abbildung 7.50 Abgang an verbundene Unternehmen

Bewertungsbereiche für diese AbgangsformIn diesem Fall wird ein Bewertungsbereich gebraucht, der seine Vorgabenaus dem handelsrechtlichen Bereich bezieht und als Konsolidierungsbereichgekennzeichnet ist. Über ein spezifisches Kennzeichen innerhalb einer be-stimmten Bewegungsart wird dem System mitgeteilt, dass hier ein Abgangan ein verbundenes Unternehmen durchgeführt wird. Durch diese Fest-schreibung erkennt das System die Abgangsbewegungsart im Konsolidie-rungsbereich als Umbuchungsbewegungsart an.



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Anlagenabgang an verbundene Unternehmen buchen

Abbildung 7.51 Anlagenabgang an verbundene Unternehmen buchen: Einstiegsbild(© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | SONSTIGE auf.

2. Auf dem Bild SONSTIGE BEWEGUNG: EINSTIEGSBILD (vgl. Abbildung 7.51)sind die Anlagennummer, – falls erforderlich – die Unternummer und dasBelegdatum einzugeben. Die Bewegungsart (in diesem Fall 220) müssenSie über (F4) ermitteln.

3. In dem Popup-Fenster VORGABE IM GESAMTEN BELEG müssen Sie die ent-

sprechende Partnergesellschaft eintragen und mit dem Symbol be-stätigen. Falls die Partnergesellschaft nicht bekannt ist, kann sie über (F4)ermittelt werden. Drücken Sie anschließend (¢).

4. Auf dem Bild ANLAGENBEWEGUNG ERFASSEN: ABGANG AN VERBUNDENE UN-TERNEHMEN sind die Felder BEZUGSDATUM (Abgangsdatum der Anlage)und VOLLABGANG (aktivieren durch Mausklick) zu pflegen. Sollte nur einTeilabgang der Anlage gebucht werden, so sind die Felder BUCHUNGSBE-TRAG oder PROZENTSATZ (für anteilige Abgänge) zu pflegen.

5. Der Beleg wird durch Klicken auf das Symbol gebucht.





7.2 Vorbereitungen für den Jahresabschluss

Periodische ArbeitenEbenso wie andere SAP-Systeme ist auch FI-AA praktisch in allen Anwen-

dungen dialogorientiert. Wenn die Rechnerkapazität groß genug ist, lassensich diverse Verarbeitungen und Auswertungen über den Anlagengesamtbe-stand im Dialog ausführen. Komplexe Verarbeitungen, die periodisch wie-derholt werden müssen, werden jedoch sinnvollerweise in einem dialogfreienVerarbeitungsmodus, dem so genannten Batch-Modus, erledigt.

Batch-ModusIm Gegensatz zum Dialog-Modus weist der Batch-Modus Unregelmäßigkei-ten im Bereich der Anlagenbuchhaltung nicht direkt aus. Vielmehr werdenFehler gesondert in Listen gesammelt und ausgedruckt. Es bleibt dabei nichtallein bei der gedruckten Darstellung dieser Fehler. Diese werden dem Anla-genbuchhalter in Form eines so genannten Arbeitsvorrats für eine spätereBearbeitung zur Verfügung gestellt.

Wichtige Batch-VerarbeitungenDie wichtigsten Anlässe, für die Batch-Verarbeitungen gestartet werden,sind:

• Jahreswechsel

• Jahresabschluss

• Buchen von Abschreibungen• Reorganisation von Bewegungsdaten



390


Abbildung 7.52 Periodische Arbeiten

JahreswechselUnter dem Begriff Jahreswechsel ist die Eröffnung eines neuen Geschäftsjah-res in einem Buchungskreis zu verstehen. Ein Jahreswechsel wird benötigt,um diverse Bewegungen auf einer bereits bestehenden Anlage in einemneuen Geschäftsjahr darstellen zu können. Wenn zum Beispiel Teilabgänge

oder Zugänge beziehungsweise Vollabgänge Im Folgenden Geschäftsjahr gebucht werden sollen, ist dies nur über das vorher definierte neue Ge-schäftsjahr zu erreichen. Ein Jahreswechsel kann nur für ein folgendes Ge-schäftsjahr durchgeführt werden. Der frühestmögliche Zeitpunkt ist der letzte Monat des alten Geschäftsjahres. Im neuen Geschäftsjahr kann der Jahreswechsel beliebig erfolgen.

Parallele Vorgänge im alten GeschäftsjahrNeben Buchungen im neuen Geschäftsjahr sind parallel auch noch Buchun-gen im alten Geschäftsjahr möglich. Auf der gleichen Anlage können diese

Buchungen in beliebiger Folge durchgeführt werden; das alte Geschäftsjahr darf jedoch noch nicht abgeschlossen sein. Beispiele dafür sind:





• Ein Teilabgang einer Anlage wird im alten Geschäftsjahr schon für dasneue Geschäftsjahr gebucht. In diesem Fall führt das System für die be-troffene Anlage automatisch einen Jahreswechsel durch.

• Ein Teilzugang einer Anlage wird im zurückliegenden Geschäftsjahr ge-

bucht. Hier führt die nachträgliche Buchung zur automatischen Korrektur der Werte (inklusive Abschreibungen) des neuen wie des vorherigen Ge-schäftsjahres.

Abbildung 7.53 Jahreswechsel

Abschreibungen für das neue GeschäftsjahrMit dem Jahreswechsel wird für das neue Geschäftsjahr ein neues Jahresseg-ment eröffnet. Dabei werden die Anlagenwerte kumuliert aus dem alten Ge-schäftsjahr in das neue vorgetragen. Das System rechnet anhand der weiter-gegebenen Werte und der anlagenspezifischen Abschreibungsparameter diegeplanten Abschreibungen für das neue Geschäftsjahr hoch.

Jahreswechsel im EchtmodusDer Jahreswechsel ist im Echtmodus, im Gegensatz zum Testmodus, nur einMal durchführbar. Er wird für alle im System erfassten Anlagen organisiert.

Eventuell vorhandene Auswertungsfehler auf einzelnen Anlagen führennicht zur Beeinträchtigung oder zum Abbruch des Vorgangs Jahreswechsel.Für solche Fälle stellt das System eine Liste mit Fehlermeldungen im Langtext



392


zur Verfügung. Für jeden Buchungskreis wird eine Statistik der davon betrof-fenen Anlagen erstellt. Fehlerhafte Anlagen werden vom System in einen Ar-beitsvorrat überstellt, der nachträglich bearbeitet werden muss.

Jahreswechsel vorbereiten

Abbildung 7.54 Jahreswechsel durchführen (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODISCHE ARBEITEN | JAHRESWECHSEL auf.

➜ Das Fenster ANLAGEN-JAHRESWECHSEL wird angezeigt (vgl. Abbildung7.54).

2. Geben Sie in das Feld BUCHUNGSKREIS(E) den Buchungskreis ein, für dender Jahreswechsel durchgeführt werden soll. Geben Sie in das Feld NEUES

GESCHÄFTSJAHR das auf das aktuelle Geschäftsjahr folgende Jahr ein. Ach-ten Sie darauf, dass das Feld TESTLAUF aktiviert ist.


➜ Das Fenster ANLAGEN-JAHRESWECHSEL wird angezeigt. Hier werden alleAnlagen summarisch aufgelistet, für die ein Jahreswechsel durchge-führt würde. »Fehlerhafte« Anlagen werden gesondert ausgewiesen.

JahresabschlussJe nach Unternehmen wird einige Wochen oder Monate nach Geschäftsjah-

reswechsel der Jahresabschluss durchgeführt, um den gesetzlichen Bestim-mungen Folge zu leisten. Dabei werden eine Jahresbilanz, eine Jahres-Ge-winn- und Verlustrechnung und ein ergänzender Anhang erstellt. Bevor die





Finanzbuchhaltung diesen Jahresabschluss durchführen kann, müssen vonder Anlagenbuchhaltung unter anderem folgende wesentliche Aufgaben er-füllt werden:

• Erstellen und Kontrollieren des Anlagengitters

• Erstellen und Kontrollieren anderer Auswertungen über die Anlagenbe-wertung

Abbildung 7.55 Jahresabschluss

Manuelle AbschlussarbeitenBevor der Jahresabschluss endgültig durchgeführt wird, haben die Anlagen-buchhalter noch die Möglichkeit, verschiedene Bewertungsmaßnahmen für

die Anlagen zu simulieren und eventuell betroffene Bewertungsparameter zuändern. Auch Wertkorrekturen lassen sich zu diesem Zeitpunkt noch durch-führen. Wenn die manuellen Abschlussarbeiten beendet sind, wird die ma-



394


schinelle Abschreibungsbuchung gestartet. Diese Buchung dient zur Fort-schreibung der Hauptbuchkonten in der Finanzbuchhaltung.

Jahresabschlussprogramm

Nach der Abschreibungsbuchung prüft ein spezielles Jahresabschlusspro-gramm alle für das System notwendigen Punkte. Festgestellt wird zum Bei-spiel, ob

• alle Anlagenbestände korrekt im Anlagevermögen des Hauptbuchkontosgebucht wurden,

• die im alten Geschäftsjahr angefallenen Abschreibungen komplett durch-geführt wurden,

• die geplanten Abschreibungen des Mitbuchbereichs vollständig insHauptbuch gebucht wurden,

• keine Restwertvorschriften verletzt, also alle im Geschäftsjahr zugegange-nen Anlagen aktiviert wurden.

Nur wenn all dies gegeben ist, schließt das System ein Geschäftsjahr in einemBuchungskreis ab.

Falls ein Geschäftsjahr aus irgendwelchen Gründen versehentlich zu früh ab-geschlossen wurde, besteht die Möglichkeit, den Jahresabschluss über PERI-ODISCHE ARBEITEN | JAHRESABSCHLUSS | ZURÜCKNEHMEN für das letzte abge-schlossene Geschäftsjahr ganz oder nur für einzelne Bewertungsbereicheeines Buchungskreises zu revidieren.

Sperren und Archivieren des GeschäftsjahresWenn das Jahresabschlussprogramm korrekt abgelaufen ist, wird das abge-schlossene Geschäftsjahr gegen nachträgliche Buchungen und Änderungenim Anlagenbereich gesperrt. Danach werden sinnvollerweise auf den Jahres-abschluss bezogene Auswertungen – z.B. zur Mikroverfilmung – vorbereitet.Daran anschließend folgt in der Regel die Archivierung und Reorganisationder Altdaten. Durch den Jahresabschluss werden also die Daten des altenGeschäftsjahres geprüft und anschließend gegen alle Änderungen gesperrt.

Jahresabschluss einleiten


1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODISCHE ARBEITEN | JAHRESABSCHLUSS |DURCHFÜHREN auf.

➜ Das Fenster JAHRESABSCHLUSS ANLAGENBUCHHALTUNG wird angezeigt(vgl. Abbildung 7.56).

2. Geben Sie in das Feld BUCHUNGSKREIS den Buchungskreis ein, für den der Jahresabschluss durchgeführt werden soll.

3. Geben Sie in das Feld FÜR GESCHÄFTSJAHR das abzuschließende Ge-schäftsjahr ein.





4. Markieren Sie das Feld TESTLAUF.

5. Klicken Sie auf das Symbol (im Echtlauf muss der Jahresabschluss ausPerformance-Gründen über PROGRAMM | IM HINTERGRUND STARTEN

durchgeführt werden).

Abbildung 7.56 Jahresabschluss durchführen (© SAP AG)

Abschreibungsbuchungen• Geplante Werte

Jede Änderung der Bewertungsparameter und jede Buchung auf eine An-lage wird sofort vom System errechnet, und die daraus resultierenden Ab-schreibungen und Zinsen werden ermittelt. Diese Beträge, die man auchals »geplante Werte« bezeichnet, werden auf jeder Anlage gespeichert.Die Werte findet man nach dem Abschreibungslauf auf den Hauptbuch-konten für Wertberichtigung und Aufwand aus Abschreibungen wieder.Für die Kostenrechnung erfolgt eine Übergabe der periodisch gebuchtenkalkulatorischen Abschreibungen durch das AfA-Buchungsprogramm aufdie betroffenen Kostenstellen (vgl. Abbildung 7.57).

• Rhythmus der AfA-BuchungenBei der Systemeinrichtung wird festgelegt, in welchen periodischen Ab-ständen die AfA gebucht werden soll. Den Unternehmen ist es dabei frei-gestellt, ob sie Abschreibungen aus verschiedenen Bewertungsbereichenin gleichen oder unterschiedlichen Perioden buchen. Es kann zum Beispiel

für ein Unternehmen sinnvoll sein, die kalkulatorische AfA monatlich andie betroffenen Kostenstellen weiterzugeben, die handelsrechtliche AfAdagegen viertel-, halb- oder gar jährlich zu buchen.



396


Abbildung 7.57 Abschreibungsarten

• Zusatzkontierungen

Unter Zusatzkontierungen versteht man die zusätzliche Verwendung vonKostenstellen und Aufträgen bei Buchungen auf Aufwandskonten. Für je-den Bewertungsbereich können gezielt Zusatzkontierungen definiert wer-den, mit denen Abschreibungen zu buchen sind. Bei handelsrechtlichenAbschreibungen werden Abschreibungen auf Bilanzkonten gebucht(wenn vorgesehen, auch auf Geschäftsbereiche). Wenn ein Unternehmennicht mit kalkulatorischen Abschreibungen arbeitet, können ersatzweisedie handelsrechtlichen Abschreibungen auf Kostenstellen oder Aufträgegebucht werden.

Darüber hinaus erlaubt das SAP-System eine buchungskreisübergreifendeKontierung der Abschreibungen auf Kostenstellen. Dies setzt allerdingseine entsprechende Einstellung im Customizing der Anlagenbuchhaltungvoraus.

• Unterjährige AuswertungenGebuchte Abschreibungen werden jeweils pro Anlage ausgewiesen. Da-durch lassen sich auch innerhalb eines Geschäftsjahres so genannte unter-

jährige Auswertungen vornehmen. Zur besseren Unternehmenskontrollekönnen somit auch Vierteljahresabschlüsse durchgeführt und das hierfür

notwendige Anlagengitter erzeugt werden.





Abschreibungsbuchungen vorbereiten

Abbildung 7.58 Abschreibung vorbereiten (© SAP AG)

Ausgangspunkt Easy Access: »Anlagen«1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODISCHE ARBEITEN | ABSCHREIBUNGSLAUF |

DURCHFÜHREN auf (vgl. Abb. 7.58).

➜ Das Fenster »Buchen der Abschreibungen« wird angezeigt (vgl. Abb.7.59).

2. Füllen Sie die Felder BUCHUNGSKREIS, GESCHÄFTSJAHR und BUCHUNGS-PERIODE mit den notwendigen Eingaben für den nächsten planmäßigenAbschreibungslauf für Ihren Buchungskreis aus. Aktivieren Sie unter WEI-TERE OPTIONEN die Felder ANLAGEN ANLISTEN und TESTLAUF. Das Feld

NACHWEISUNG MAN. ABSCHREIBUNG ermöglicht als Anhang des AfA-Bu-chungsprotokolls eine Liste der manuell vorgenommenen Abschreibun-gen. Diese Liste ist unter Umständen für die Prüfung und Testierung desJahresabschlusses erforderlich. Sie gibt darüber Auskunft, welche manuel-len Abschreibungsbelege grundsätzlich in die Abschreibungsbuchung ein-geflossen sind. Versehen Sie den »Mappennamen« unter BDC-STEUE-RUNG mit einer individuellen Endung, um ihn dann unter den Batch-Listenidentifizieren zu können.


➜

Das Fenster »Buchen der Abschreibungen« wird angezeigt.4. Überprüfen Sie, ob das System am Listende Fehlermeldungen zu einzel-nen Anlagen vermerkt hat.



398


Abbildung 7.59 Abschreibungen vorbereiten: Testlauf mit Auswertungsliste über dievorgesehenen Abschreibungen je Anlage (© SAP AG)

Abschreibungsbuchung durchführenFür die Abschreibungsbuchung sind folgende Voraussetzungen wesentlich:

• Im Anlagen-Customizing (Anlagenbuchhaltung einrichten) müssen alleAngaben für den Abschreibungslauf korrekt eingestellt sein. Die notwen-digen Konten des Finanzwesens müssen für die Kontenzuordnung identi-fiziert sein.

• Eine Batch-Input-Mappe mit Werten der zu buchenden Bewertungsberei-che muss erstellt werden. Bewertungsbereiche im Customizing müsseneingerichtet werden, wenn Abschreibungen in der Finanzbuchhaltung

mitgebucht werden sollen.• Die erstellte Batch-Input-Mappe muss in das System eingespielt werden

(SYSTEM | DIENSTE | BATCH-INPUT | BEARBEITEN – vgl. Abb. 7.59).

Batch-Input-MappeDie Abschreibungsbuchung wird ausgeführt, indem Sie den ReportRABUCH00 starten, was nur im Batch-Betrieb möglich ist. In der Anlagen-buchhaltung ist dieser Report im Menü unter PERIODISCHE ARBEITEN | AB-SCHREIBUNGSLAUF | DURCHFÜHREN zu finden. Er baut eine Batch-Input-Mappe auf. Diese beinhaltet alle Buchungsinformationen für die Finanz-

buchhaltung. Der Batch-Lauf wandelt die Informationen aus der Anlagen-buchhaltung in Buchungsbelege der Finanzbuchhaltung um.





Abbildung 7.60 Abschreibungen durchführen

Batch-LaufDer Report wird periodisch gestartet. Ob monatlich, viertel-, halbjährlichoder jährlich hängt davon ab, wie diese Buchungszyklen bei der Systemein-richtung festgelegt wurden. Die Buchungen werden je Bewertungsbereichund Kontengruppe durch das Abspielen der Buchungsmappe erzeugt. BeimStart des Reports sollten folgende Angaben gemacht werden:

• Buchungskreis, für den die Buchung erfolgen soll• Geschäftsjahr, in dem die Buchung erfolgen soll

• Buchungsperiode in sequenzieller Reihenfolge buchen

• PLANMÄßIGER BUCHUNGSLAUF: Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn essich um den nächsten regulären Abschreibungsbuchungslauf handelt. DasSystem ermittelt dann die nächste zu buchende Periode gemäß definier-tem AfA-Buchungsrhythmus (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich usw.).

• WIEDERHOLUNGSLAUF: Innerhalb der zuletzt gebuchten Periode ist eineWiederholung des Buchungslaufs möglich. Der Wiederholungslauf kanndabei – im Gegensatz zum ersten Lauf einer Periode – auf bestimmte An-lagen beschränkt werden. Beim Wiederholungslauf bucht das System die



400


Veränderung des zu buchenden Abschreibungsbetrages (im Vergleichzum vorangegangenen Lauf auf Grund geänderter Afa-Parameter). Übli-cherweise wird der Wiederholungslauf zum Geschäftsjahresende einge-setzt, wenn wegen Korrekturen manueller Abschreibungen oder wegen

Abschreibungsparametern eine Nachbuchung erforderlich wird.• RESTART: Sollte das Programm während eines Buchungslaufes abbrechen,

muss das Programm im Restart-Modus neu gestartet werden, um mögli-che Inkonsistenzen in der Datenbank zu bereinigen. Der Abschreibungs-lauf wird an der Stelle fortgesetzt, an der er vorher abbrach. Ein Restart-Lauf ist somit nur in bestimmten Fällen durchzuführen. Er kann nicht imTestmodus gestartet werden.

• AUßERPLANMÄßIGER BUCHUNGSLAUF: Bei der Festlegung der Buchungsre-geln für die Abschreibungsbuchungen ist unter anderem ein Buchungs-

rhythmus zu bestimmen. Dieser Buchungsrhythmus (z.B. monatlich, vier-teljährlich, jährlich) muss normalerweise eingehalten werden (Ausnahme:Sonderperioden). Durch das Setzen eines entsprechenden Kennzeichensist es möglich, Perioden zu überspringen.

• WEITERE OPTIONEN sind: ANLAGEN ANLISTEN (in der Liste werden Abschrei-bungen zu Einzelanlagen ausgewiesen), ein Nachweis der manuellen Ab-schreibungen und ein Testlauf.

• BDC-STEUERUNG: Gegebenenfalls können Sie den angebotenen Mappen-namen erweitern.

• MAPPE HALTEN: Batch-Input-Mappen werden nach dem Abspielen auto-matisch gelöscht. Falls das System die Mappe doch aufbewahren soll,kann durch Ankreuzen dieses Parameters das Löschen verhindert werden.

Wiederherstellen von Batch-Input-MappenWenn es beim Abspielen einer Batch-Input-Mappe zu fehlerbedingten Ab-brüchen kommt, kann die Mappe danach wiederhergestellt werden. Mitdem Report RABUCH20 lässt sich die ordnungsgemäße Bearbeitung der an-gegebenen Periode überprüfen. Sollten Fehler beim Abspielen der Mappeersichtlich geworden sein, ist ein erneutes Abspielen mit dem Report

RABUCH00 erforderlich. Dazu wird die Restart-Option verwendet. Solltendagegen während des Abschreibungslaufs Fehler bei einzelnen Anlagen auf-treten, bricht das System den Lauf nicht ab, sondern vermerkt die Fehlerur-sache für jede betroffene Anlage im Reportprotokoll. Diese Anlagen werdennicht in die Buchungsmappe aufgenommen. Die Fehler können in der Anla-genbuchhaltung berichtigt werden. Mit einem anschließenden Wiederho-lungslauf lassen sich die fehlenden AfA-Buchungen nachholen und in die Fi-nanzbuchhaltung buchen.





Abschreibungsbuchungen durchführen

Abbildung 7.61 Abschreibung in der Finanzbuchhaltung buchen: Batch-Input-Mappeabspielen (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODISCHE ARBEITEN | ABSCHREIBUNGSLAUF

| DURCHFÜHREN auf.

➜ Das Fenster BUCHEN DER ABSCHREIBUNGEN wird angezeigt.

2. Füllen Sie die Felder BUCHUNGSKREIS, GESCHÄFTSJAHR und BUCHUNGSPE-RIODE mit den notwendigen Eingaben für den nächsten planmäßigenAbschreibungslauf für Ihren Buchungskreis aus. Aktivieren Sie unter WEI-TERE OPTIONEN das Feld ANLAGEN ANLISTEN. Versehen Sie unter BDC-

STEUERUNG den Mappennamen mit einer individuellen Endung, um ihnunter den Batch-Listen identifizieren zu können.

3. Rufen Sie die Menüfunktion PROGRAMM | IM HINTERGRUND STARTEN auf.

4. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODISCHE ARBEITEN | ABSCHREIBUNGSLAUF

| PROTOKOLL ERSTELLEN auf.

➜ Das Fenster für das Protokoll des Abschreibungslaufs wird angezeigt.Sehen Sie nach, ob das System Fehlermeldungen hinterlegt hat.


➜ Das Fenster ANLAGENBUCHHALTUNG wird angezeigt.



402


6. Rufen Sie die Menüfunktion SYSTEM | DIENSTE | BATCH-INPUT | BEARBEI-TEN auf.

➜ Das Fenster BATCH-INPUT: MAPPENÜBERSICHT wird angezeigt (vgl.Abb. 7.61).

7. Wählen Sie die gewünschte Batch-Input-Mappe aus.8. Rufen Sie die Menüfunktion MAPPE ABSPIELEN auf.

➜ Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit den Auswahloptionen SICHTBAR

ABSPIELEN, NUR FEHLERHAFTE BUCHUNGEN ANZEIGEN und IM HINTER-GRUND ABSPIELEN.

9. Rufen Sie die Menüfunktion IM HINTERGRUND ABSPIELEN auf, und bestä-tigen Sie Ihre Wahl mit (¢).

➜ Das System baut die einzelnen Buchungsbelege der Reihe nach auf.

10. Überprüfen Sie abschließend die korrekte Buchung der Abschreibungenauf den entsprechenden Abschreibungskonten und den Anlagewerten(Einzelanlage oder Abschreibungsliste).

ReorganisationAnlagenbewegungen werden in Einzelposten und in Summen für jedes Ge-schäftsjahr gespeichert. Diese Daten können prinzipiell beliebig lange im Sys-tem gespeichert werden, in der Regel werden sie jedoch nur für einen be-grenzten Zeitraum benötigt. Deshalb ist eine Auslagerung auf eingünstigeres Speichermedium (z.B. Mikrofilm) sinnvoll. Man spricht hier von

einer Archivierung und Reorganisation von Daten. Es werden jedoch nur Da-ten von bereits abgeschlossenen Geschäftsjahren reorganisiert (vgl. Abb.7.62).

Räumung von DatenDie Räumung von Daten erfolgt über spezielle Archivierungs- und Reorgani-sationsprogramme für jeden Bewertungsbereich. Dabei kann zwischen Ein-zelposten und Jahressummen unterschieden werden. In der Regel bietet essich an, die Jahressummen für Vergleichsauswertungen über ein bis zweiJahre im System zu behalten und nur die Einzelposten zu räumen.

BetriebsprüfungFür eine Betriebsprüfung müssen bestimmte Werte (z.B. steuerrechtlicheVorgaben) länger im System zur Verfügung stehen. Solche Daten können für einen längeren Zeitraum von der Räumung ausgenommen werden. Ande-rerseits können Daten, die zuvor in einem Archiv ausgelagert waren, für denZeitraum einer Betriebsprüfung gezielt wieder in das Online-System einge-spielt werden. Ein Nachweis über die gesamte Laufzeit der Anlage kann zur Zeit nicht durchgängig geführt werden, da sich eine Anlage häufig weitauslänger als die Räumungsfristen nutzen lässt.





Abbildung 7.62 Reorganisation

RäumfristenErst nach vollständigem Abgang einer Anlage (nach dem Deaktivierungsda-tum) kann der Anlagenstammsatz nach Abschluss des betreffenden Ge-schäftsjahres geräumt werden. Voraussetzung ist, dass alle zu ihm gehörigenEinzelposten und Jahressummen im Rahmen der festgelegten Räumungsfri-sten geräumt wurden. Neben der Standardverweildauer, die das System vor-sieht (sie beträgt ein Jahr), kann im Anlagen-Customizing auch eine individu-elle Verweildauer vom Benutzer eingestellt werden.

Als Beispiel: Eine komplette Anlage geht am 30.06.1996 ab und wird somitvom System deaktiviert. Von Seiten des Systems ist eine Verweildauer von ei-nem Jahr eingestellt. Die Kunden-Verweildauer ist auf zusätzliche zwei Jahrefestgelegt. Die Anlage kann somit – in diesem Beispiel – erst im Jahr 2000 ar-chiviert werden. Das Datum errechnet sich wie folgt: Folgejahr des Deakti-vierungsdatums + ein Jahr Systemverweildauer + zwei Jahre Kundenverweil-dauer.

Eine Ausnahme bilden Anlagen mit »Historienverwaltung«. Diese könnennur zusätzlich archiviert, nicht aber reorganisiert werden. Sie bleiben im R/3-

System der Anlagenbuchhaltung erhalten.



404


Sonstige periodische Arbeiten• Leistungsabhängige Abschreibungen

Wenn ein Unternehmen leistungsabhängige Abschreibungen von Anlagenplant, lässt sich die tatsächlich verbrauchte Menge für die entsprechend

festgelegten Abschreibungsschlüssel pro Abschreibungsperiode angeben.Anhand des Wertes sowie der Gesamtverbrauchsmenge und der AHK bzw.des Restbuchwertes errechnet das System den Abschreibungsbetrag.

Abbildung 7.63 Weitere periodische Arbeiten

• Periodische BuchungenZur Zeit können nur Werte eines Bewertungsbereichs online in der Finanz-buchhaltung mitgebucht werden. Deshalb müssen weitere mitgebuchteBereiche periodisch auf dafür vorgesehene Abstimmkonten gebucht wer-den. Für diesen Vorgang wird im System ein spezieller Report genutzt,den Sie mit dem Menü PERIODISCHE ARBEITEN | BESTANDSBUCHUNG aufru-fen. Er erzeugt eine Batch-Input-Mappe, die Bestandsveränderungen aller Bewertungsbereiche auf die Konten der Finanzbuchhaltung mitbucht.Voraussetzung ist, dass die betroffenen Bewertungsbereiche im Customi-zing mit dem Kennzeichen BUCHUNG DER BESTANDSWERTE PERIODISCH

versehen wurden.





• Fehlerhafte AnlagenFalls in den folgenden Vorgängen Fehler auftreten, schreibt das Systemsie in ein separates Protokoll:

• Hinzufügen eines neuen Bewertungsbereiches• Buchen von Geschäftsvorfällen• Abschreibungsberechnungen und -buchungen• JahreswechselNeben fehlerhaften Anlagen sind aus dem Protokoll auch die jeweiligenFehlerursachen ersichtlich.

• IndexpunktzahlenIm System dienen »Indexreihen« zur Fortschreibung von Wiederbeschaf-fungs- und Versicherungswerten. Spezifische Eigenschaften solcher In-dexreihen müssen zuvor im Anlagen-Customizing festgelegt werden. Zu

den periodischen Aufgaben in der Anlagenbuchhaltung gehört auch dasPflegen der aktuellen Indexpunktzahlen. Diese stellt das Statistische Bun-desamt zur Verfügung.

7.3 Auswertungen darstellen

BerichtsanforderungenUm möglichst vielfältige und spezifische Anforderungen bei Auswertungenin der Anlagenbuchhaltung abzudecken, bedarf es einer flexiblen Berichtsan-

forderung. Dazu stehen im System verschiedene Reports zur Verfügung.Man unterscheidet zwischen diversen »Reporting-Techniken«:

• Einzel- und Summenanlistung

• Frei wählbare Hierarchiedarstellung

• Sortierung nach Beträgen

BerichtsauswahlIn FI-AA gelangt man über den Menüpunkt INFOSYSTEM | BERICHT ZUR ANLA-GENBUCHHALTUNG zum Berichtsbaum in Easy Access. Als Standard liefert

SAP den hierarchisch ausgelegten FI-AA-Berichtsbaum. Darin sind alleFI-AA-spezifischen Standardreports enthalten. Um benutzerspezifische Be-richtsbäume aufzubauen, können »Muster« aus dem Standard kopiert undmit individuellen Hierarchien aufgebaut werden. Hierbei können »Äste«entfernt, neue hinzugefügt oder Reportaufrufe geändert werden. Fast alleStandardreports bieten im ersten Teil die gleichen Selektionskriterien an. Indarunter liegenden Teilen werden in jedem Report eigene Selektionsmöglich-keiten zur Verfügung gestellt.



406


Abbildung 7.64 Auswertungsbedarf

Verwendung von ReportsEiner der wichtigsten Reports ist das »Anlagengitter«. Es gibt auch Möglich-keiten, eigene, ähnlich geartete Reports bzw. Auswertungen durchzuführen.Auch Direktabfragen über das Anlagevermögen am Bildschirm sind nebenumfangreichen Batch-Anforderungen möglich. Alle Standardreports müssenmit einer »Sortiervariante« gestartet werden. Vor ihrem allerersten Aufrufmuss eine Sortiervariante definiert und für den betreffenden Report abge-speichert werden.

Gängige Reporting-TechnikIn der Regel werden das Anlagevermögen als Gesamtbestand oder Teile desAnlagevermögens in Form von Listen dargestellt. Diese dienen zur fortlau-fenden Dokumentation innerhalb einzelner Bereiche, ganzer Buchungskreise(für Bilanzzwecke) oder gar zur Konzernübersicht. Ausnahmen von den lang-wierigen Listaufbereitungen im Bereich Anlagenbuchhaltung bilden dieOnline- oder Bildschirmauswertungen. Online können maximal 1.000 Anla-

gen selektiert werden. Größere Datenbankabfragen müssen als Hintergrund- jobs eingeplant werden. Wenn Sie Reports online anfordern, können Sie in der Reportanzeige mit einem Doppelklick folgende Detailanzeigen aktivieren:





• alle Einzelanlagen, die zu einer aufgerissenen Summenzeile gehören

• Buchungsbeleg zu einer Bewegungszeile (z.B. in Zugangslisten)

• Stammdaten zu der aufgelisteten Anlagenzeile

ListentypenSpeziell in der Anlagenbuchhaltung liegen die Auswertungsschwerpunkte inder Listerzeugung und weniger in der Online-Dokumentation, wie sie in an-deren Modulen in der Regel genutzt wird.

Berichtsanforderungen einstellen

Abbildung 7.65 Berichtsanforderung: Bestandsliste (© SAP AG)


1. Rufen Sie die Menüfunktion INFOSYSTEM | BERICHTE ZUR ANLAGENBUCH-

HALTUNG | ANLAGENBESTAND | BESTANDSLISTEN | ANLAGENBESTAND | ANLA-GENBESTAND NACH ANLAGENNUMMER (vgl. Abb. 7.65) auf.

➜ Der Cursor steht auf dem ersten Feld: »Buchungskreis« (vgl. Abbildung7.66).

Hinweis Mit der Nutzung unterschiedlicher Sortiervarianten ist es mög-lich, diverse Listdarstellungen zu erzeugen. Die Sortiervarianten sind vonBenutzern frei definierbar. Eine gewünschte Sortierhierarchie wird festge-legt, indem man den Tabellennamen und die Datenfeldbezeichnung desentsprechenden Sortierfeldes angibt. Allerdings müssen die technischen

Namen meist über das Informationssystem des Data-Dictionary ermitteltwerden. Generell können alle Felder der Dictionary-Tabellen ANLAV undANLB verwendet werden.



408


Abbildung 7.66 Berichtsanforderung: Bestandsliste (© SAP AG)

Hinweis Ein besserer Überblick über die Anlagen kann mit der Wahl der

gewünschten Summenbildung erzeugt werden.

Standardreports• Allgemeine Auswertungen

Die SAP AG hat die Standardreports innerhalb des ausgelieferten FI-AA-Berichtsbaums themenspezifisch gegliedert. Der wichtigste Report für dieAnlagenbuchhaltung, das »Anlagengitter«, befindet sich unter der Rubrik»Erläuterungen zur Bilanz«.

Allgemein unterscheidet man zwischen den folgenden Listen bzw. Aus-

wertungen für das Anlagevermögen:• Bestandslisten• Abschreibungslisten• Bewegungslisten• Stammdatenverzeichnis/Anlagenkarte• Änderungslisten• Länderspezifische Auswertungen• Sonstige Auswertungen





• BestandslistenZu den Bestandslisten zählen zum Beispiel:

• Anlagenbestand – kumulierte AHK zum Geschäftsjahresanfang, kumu-lierte AfA, Restbuchwert am Geschäftsjahresende

• Vermögensliste – alle Informationen für die Anlagenbewertung unter steuerlichen Aspekten

• Versicherungsliste – alle Versicherungsdaten und -werte• Investitionsfördermaßnahmen (Einreichungsliste/Massenbuchung) –

selektiert alle Anlagen mit mindestens einem Investitionsschlüssel imAnlagenstammsatz für die Einreichungsliste

• Sonderposten – Darstellung bestimmter Werte eines abgeleiteten Be-reichs

• Anlagenkomplexe – Bestandsliste (Eingabe der Anlagenkomplexnum-

mer statt Einzelanlage)Für die Bestandslisten lassen sich für jeden Auswertungswunsch eigeneSortiervarianten festlegen (z.B. nach Anlagennummern, Anlagenklassen,Kostenstellen usw.).

• AbschreibungslistenAbschreibungslisten werden zur Analyse von Abschreibungswerten ver-wendet. Gegenübergestellt werden dabei zum Beispiel:

• Abschreibungen eines Bewertungsbereiches (alle Abschreibungsarten)– pro Geschäftsjahr

• Zinsen, Aufwertungen und Abschreibungen – pro Geschäftsjahr • Abschreibungsvergleich mehrerer Bewertungsbereiche – maximal drei

Bewertungsbereiche• Manuelle Abschreibungen – pro Bewertungsbereich: Normal-, Sonder-,

außerplanmäßige AfA u. a.• Simulierte Abschreibungen/Abschreibungsvorausschau – abhängig

vom gewählten Geschäftsjahr • Gebuchte Abschreibungen – in der Finanzbuchhaltung, Vergleich mit

geplanten AfA-Werten

• Bewegungslisten• Zugangsliste – je Anlage alle Zugangsbelege je Geschäftsjahr mit An-

schaffungskosten, Menge/Anzahl und geplanter AfA• Abgangsliste – je Anlage alle Abgangsbelege je Geschäftsjahr mit An-

schaffungskosten, Menge und anteiliger AfA, Erlöse• Umbuchungsliste – je Anlage alle Umbuchungsbelege je Geschäftsjahr

mit zu- bzw. abgegangenen Anschaffungskosten, Menge und Normal-und Sonder-AfA

• Bewegungsliste – je Anlage alle Änderungen in AHK, Wertberichtigung

und AfA• Herkunftsnachweis – Bewegungen über Einzelpostenauswertung, dieden Anschaffungswert verändern



410


• Stammdatenverzeichnis/Anlagenkarte• Unbebuchte Anlagen – Anzeige noch nicht aktivierter bzw. schon de-

aktivierter Anlagen• Anlagenklassenverzeichnis – Anzeige aller in einem Mandanten vor-

handenen Anlagenklassen• Inventurliste – nach Auswahlkriterien wie Werk und Kostenstelle, inklu-

sive Inventarnummer pro Anlage• Historienverwaltung (Anlagenkarte) – Historieninformationen pro An-

lage über ein spezielles Formular

• Änderungslisten• Änderungsliste (Anlagenstammsatz) – Stammsatzänderungen in zeitli-

cher Reihenfolge pro Anlage (Änderungszeitpunkt, Name der ändern-den Person und des geänderten Feldes)

• Änderungsliste (Anlagenklasse) – Stammsatzänderungen in zeitlicher Reihenfolge pro Anlagenklasse (Änderungszeitpunkt, Name der än-dernden Person und des geänderten Feldes)

• Länderspezifische Auswertungen• Reports: Mid-Quarter-Alert, Abgangsvergleich• Italien – Reports: Standardanlagenregister, Anlagenregister nach Dritt-

standorten

• Sonstige Auswertungen• Leasing-Aufwendungen in zukünftigen Geschäftsjahren – Auflistungaller Verbindlichkeiten aus Leasing-Verträgen für alle betreffenden Ge-schäftsjahre, einschließlich des laufenden Geschäftsjahres

• Komplexe Auswertung auf Einzelanlagenebene (auch über das MenüANLAGENBUCHHALTUNG | ANLAGE | WERTANZEIGE möglich)

SimulationsrechnungMit der Simulationsrechnung lässt sich im Rahmen der Anlagenbuchhaltungdie Planung der Wertentwicklung des Anlagevermögens als wichtige Auf-

gabe durchführen. Unterschiedliche Möglichkeiten stehen hierzu zur Verfü-gung:

• Verwendung von simulierten Abschreibungsparametern bei allen Standar-dauswertungen

• Analyse der Wertentwicklung einzelner Anlagen mit simulierten Abschrei-bungsparametern und Bewegungen





Abbildung 7.67 Simulationsrechnung

Auswertungen mit SimulationsvarianteUnter dem Menüpunkt INFOSYSTEM der Anlagenbuchhaltung können eigeneSimulationsvarianten für die Auswertung festgelegt werden. In diesen sindSelektionskriterien (z.B. Anlagenklasse, Abschreibungsschlüssel usw.) sowieSimulationsparameter (z.B. Abschreibungsschlüssel, Nutzungsdauer usw.)einstellbar. Beim Report-Start muss nur noch die definierte Variante eingege-ben werden, damit die entsprechende Simulation durchgeführt wird.

Simulation der Wertentwicklung einzelner AnlagenAuch in der Transaktion zur Wertanzeige ist die Simulation von Abschrei-bungsparametern (z.B. Nutzungsdauer, Abschreibungsschlüssel, Abschrei-bungsbeginn, Indexschlüssel usw.) und beliebigen Bewegungen möglich.

Dies dient zur Analyse des zukünftigen Abschreibungsverlaufs einer Anlage.Das System zeigt dadurch alle Anlagenwerte auf der Grundlage simulierter Parameter und Anlagenbewegungen an.



412


Simulationstechniken anwenden

Abbildung 7.68 Simulationsvarianten definieren (© SAP AG)

Abbildung 7.69 Simulationsvarianten: Attribute definieren (© SAP AG)






1. Rufen Sie die Menüfunktion INFOSYSTEM | WERKZEUGE | SIMULATIONSVA-RIANTEN auf.

➜

Der Cursor steht im Bild SICHT »SIMULATIONSVARIANTEN DEFINIEREN«ÄNDERN: ÜBERSICHT (vgl. Abb. 7.68).

2. Wählen Sie eine Simulationsvariante aus, und lassen Sie sich diese durchAnklichen des Ordners SIMULATIONSREGELN anzeigen (vgl. Abb. 7.69).

3. Interpretieren Sie die Listanzeige.

AnlagengitterDas Anlagengitter ist der wichtigste Report für die Darstellung der Zwischen-

jahresabschlüsse und Jahresabschlüsse in der Anlagenbuchhaltung. Denanderen Listen im System FI-AA vergleichbar, kann das Anlagengitter mit be-

liebigen Summierstufen und Sortiervarianten auf jeder Gruppenstufe aufge-baut werden. Für eine übersichtlichere Summendarstellung lassen sich ein-zelne Anlagen im Ausdruck ausschließen.

Abbildung 7.70 Anlagengitter



414


Freie Definition des AnlagengitteraufbausDas Anlagengitter lässt sich in Zeilen- und Spaltenaufbau zusätzlich frei ge-stalten. Speziell für Deutschland wird eine Version des Listaufbaus von SAPmitgeliefert, die den Anforderungen der 4. EG-Richtlinie (gesetzliche Vorga-

ben für Anlagengitter gemäß HGB) Rechnung trägt. Um die Sonderposten-entwicklung spezifisch ausweisen zu können, existiert eine spezielle Anla-gengitterversion.

Kundeneigene GitterversionenReichen einem Unternehmen die von SAP ausgelieferten Anlagengitterversi-onen nicht aus, so können neue Versionen mit bis zu acht Spalten und zehnZeilen im FI-AA-Customizing (erreichbar über den Menüpfad GITTERVERSIO-NEN DEFINIEREN) aufgebaut werden. Bei neuen Versionen muss die ersteSpalte immer mit 00 beginnen und die letzte mit 99 enden. Alle dazwischenliegenden Spalten müssen Werte zwischen 01 und 80 aufweisen. Bei der Be-nennung der vierstelligen Gitterversionsschlüssel muss ein »Z« vorangestelltwerden. Dadurch erkennt das System diese Versionen im Falle eines Release-Wechsels als kundeneigene Gitter und überschreibt sie nicht. Von SAP aus-gelieferte Gitterversionen sollten nicht überschrieben, sondern – bei Bedarf –kopiert und individuell angepasst werden.

Anlagengitter anfordern

Abbildung 7.71 Anlagengitter anfordern (© SAP AG)






1. Rufen Sie die Menüfunktion INFOSYSTEM | BERICHTE ZUR ANLAGEBUCH-HALTUNG auf.

2. Rufen Sie die Menüfunktion ERLÄUTERUNGEN ZUR BILANZ | ANLAGENGIT-TER auf.

➜ Das Fenster ANLAGENGITTER wird angezeigt.

3. Schränken Sie durch entsprechende Eingaben in die Eingabefelder dendarzustellenden Anlagenbereich ein.


➜ Das Fenster ANLAGENGITTER (Liste des Anlagengitters) wird angezeigt(vgl. Abb. 7.71).

5. Interpretieren Sie die Listanzeige.

6. Lassen Sie sich die kompletten Zahlen und Werte anzeigen.

Benutzerspezifische Auswertungen

Abbildung 7.72 Benutzerspezifische Auswertungen



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• ABAP/4 ®

Neben SAP-internen Auswertungen hat ein Benutzer die Möglichkeit, beiweiterem Auswertungsbedarf auch eigene Reports zu erstellen. Die spezi-fischen Reports können, basierend auf der logischen Datenbank des Anla-

gevermögens (ADA), in ABAP/4 programmiert werden. In diesem Fall las-sen sich die oben beschriebenen Auswertungstechniken in gleicher Weiseanwenden.

• QueryHäufig werden Auswertungen nur für einen bestimmten Fall benötigt. DieErstellung eines eigenen Reports wäre deshalb vermutlich zu zeitaufwän-dig. Um solche »einmaligen« Auswertungswünsche dennoch ohne gro-ßen Aufwand erfüllen zu können, hat SAP die »Queries« entwickelt. Mitderen Hilfe lassen sich Direktabfragen formulieren, ausführen und aus-

werten. Queries werden im Modul Basis definiert und bearbeitet.

7.4 Praxisfall

7.4.1 Buchung des Anlagenzugangs über den Einkauf

Die meisten Kunden, welche die Anlagenbuchhaltung von SAP R/3 einset-zen, verwenden diesen Integrationsweg. Hierbei wird zunächst ein Anlagen-stammsatz angelegt. Die Bestellung oder die Bestellanforderung wird auf dieAnlage kontiert. Beim Waren- bzw. Rechnungseingang wird die Anlage au-

tomatisch aktiviert.Aus organisatorischer Sicht kann es problematisch sein, dass ein Anlagen-stammsatz vor der Bestellung angelegt werden muss. Es besteht die Mög-lichkeit, zunächst eine unkontierte Bestellanforderung anzulegen und nachderen Genehmigung durch den Verantwortlichen das Anlegen des entspre-chenden Anlagenstammsatzes durch den Anlagenbuchhalter zu veranlassen.Vom Einkauf kann dann die Anlage in die Bestellung eingetragen werden,die aus der Bestellanforderung hervorgeht.

Für Anlagevermögen, das einheitlich abgeschrieben wird, weswegen die Ab-

schreibungsparameter über die Anlagenklasse vorgegeben werden können,wird in manchen Unternehmen das Anlegen der Stammsätze vom Einkaufmit erledigt. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da meistens nur der Einkaufdie genaue Definition der Anlagen kennt (Bezeichnung von technischen Ge-räten, Typ, Seriennummern etc.). Für die Pflege der Stammdaten ist die Anla-genbuchhaltung verantwortlich. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bei-spielsweise in wöchentlichen Abständen, aktuelle Zugangslisten aus demSystem zu erzeugen und auf Basis dieser Zugangslisten die bewertungstech-nischen Stammsatzfelder zu pflegen.




7.4 Praxisfall 417

7.4.2 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung dient aus technischer Sichtvor allem dazu, die Werte vergangener Jahre für eine Neuberechnung der Abschreibung zu sperren. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist diese Funk-tion nötig, um sicherzustellen, dass die einmal bilanzierten Werte der Anla-gen nicht im Nachhinein noch einmal verändert werden. Es ist deshalb für dieKonsistenz Ihrer Rechnungslegung unerlässlich, dieses Programm einzuset-zen.

Aus organisatorischer Sicht ist zu beachten, dass der Jahresabschluss der An-lagen immer parallel zum Jahresabschluss im Hauptbuch erfolgen sollte.Noch bevor Sie in der Finanzbuchhaltung für die Hauptbuchkonten Buchun-gen ins vergangene Jahr sperren, sollten Sie den Anlagen-Jahresabschlussdurchführen. Unmittelbar vor dem Lauf des Jahresabschlussprogramms müs-

sen Sie den Abschreibungsbuchungslauf für die letzte Buchungsperiode desvergangenen Jahres durchführen. Nur so ist sichergestellt, dass die Abschrei-bungen auf die Bewegungen, die Sie im Rahmen der Jahresabschlussarbeitennoch ins Vorjahr gebucht haben, auch korrekt im Hauptbuch ankommen.



418





7.5 Aufgaben 419

7.5 Aufgaben1. Welche Vorbedingung muss unbedingt erfüllt sein, wenn ein Unterneh-

men Anlagen direkt durch Zugang über die Materialwirtschaft aktivieren

will?2. Laut Systemeinstellung innerhalb der Anlagenklasse soll eine bestimmte

Anlage nach den Vereinfachungsregeln abgeschrieben werden. Schil-dern Sie das Problem, wenn die Aktivierung der Anlage erst bei Rech-nungseingang erfolgen soll. Berücksichtigen Sie für Ihre Überlegungen,dass die Lieferung und Montage am 07.06. des laufenden Jahres erfolgt.Die Rechnung geht aber erst am 03.08. des laufenden Jahres ein.

3. Was muss ein Einkäufer verwenden, wenn im Unternehmen die Anlagenbei der Zugangsbuchung mit Skontoabzug aktiviert werden sollen?

4. Welcher Kontierungstyp muss verwendet werden, wenn die bestellte An-lage sofort bei Zugang über die Materialwirtschaft aktiviert werden soll?

5. Wie können Anlagen aus dem betriebseigenen Anlagevermögen abge-hen?

6. Welches Datum wird vom System im Feld DEAKTIVIERUNG AM einge-stellt?

7. Die alte Spritzanlage einer Lackierstraße soll durch eine modernereSpritzanlage ersetzt werden. Bei der Altdatenübernahme wurde die kom-

plette Lackierstraße mit den Komponenten Spritzanlage, Fördersystem,Berieselungsanlage, Trockenraum und Farbmischeinheit als ein Anlagen-stammsatz übernommen. Die Spritzanlage hat einen AHK-Anteil von20 % an der Lackierstraße. Wie würden Sie diesen Abgang buchen?

8. Was wird automatisch bei einem Abgang gebucht?

9. Welche wesentliche Einstellung muss auf dem Erlöskonto vorhanden sein(und wo muss diese vorgenommen werden), damit eine Anlagenab-gangsbuchung und Forderungsbuchung gegen Debitor in einem Durch-gang erfolgen kann?

10. Erläutern Sie den Begriff »Jahreswechsel« in FI-AA.

11. Welche Aufgaben werden in der Anlagenbuchhaltung periodisch in ei-nem Batch-Lauf durchgeführt?

12. Beschreiben Sie die notwendigen Schritte, um die Abschreibung aus der Anlagenbuchhaltung auch in der Finanzbuchhaltung zu buchen.

13. Schildern Sie die Möglichkeiten des AfA-Buchungslaufes.

14. Nach den allgemeinen Jahresabschlussarbeiten (wie letzte AfA-Buchung,Jahreswechsel) wird der Abschluß in der Anlagenbuchhaltung durchge-führt. Welche Voraussetzungen müssen für ein erfolgreiches Abspielendes Jahresabschlussprogramms erfüllt sein?



420


7.6 Lösungen1. Welche Vorbedingung muss unbedingt erfüllt sein, wenn ein Unterneh-

men Anlagen direkt durch Zugang über die Materialwirtschaft aktivieren

will?Bevor eine Kontierung auf eine Anlage aus der Materialwirtschaft erfol-gen kann, muss ein Anlagenstammsatz angelegt worden sein. Die Akti-vierung der Anschaffungskosten kann zum Zeitpunkt des Warenein-gangs bzw. des Rechnungseingangs erfolgen.

2. Laut Systemeinstellung innerhalb der Anlagenklasse soll eine bestimmteAnlage nach den Vereinfachungsregeln abgeschrieben werden. Schil-dern Sie das Problem, wenn die Aktivierung der Anlage erst bei Rech-nungseingang erfolgen soll. Berücksichtigen Sie für Ihre Überlegungen,dass die Lieferung und Montage am 07.06. des laufenden Jahres erfolgt.Die Rechnung geht aber erst am 03.08. des laufenden Jahres ein.Erfolgt die Aktivierung der Anschaffungskosten aus der Materialwirt-schaft zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs, so ist dieser Zeitpunktauch maßgeblich für die Steuerung des Abschreibungsbeginndatums der entsprechenden Anlage. Liegt der Zeitpunkt des Rechnungseingangs inder zweiten Hälfte des Geschäftsjahres (nach dem 30.06.JJ bei normalemGeschäftsjahr), so wird nach der Vereinfachungsregel die Anlage im Jahr ihres Zugangs für ein halbes Jahr abgeschrieben. Würde die Aktivierungder Anlage zum Zeitpunkt des Wareneingangs (hier 07.06. -> erste

Hälfte des Geschäftsjahres) erfolgen, so würde die Anlage nach der Ver-einfachungsregel für ein komplettes Geschäftsjahr abgeschrieben wer-den. Im beschriebenen Fall wird also im Jahr der Anschaffung weniger abgeschrieben, wenn die Aktivierung zum Zeitpunkt des Rechnungsein-gangs erfolgt.

3. Was muss ein Einkäufer verwenden, wenn im Unternehmen die Anlagenbei der Zugangsbuchung mit Skontoabzug aktiviert werden sollen?Für den beschriebenen Fall ist beim Rechnungseingang eine Belegart zuwählen, die für das Nettoverfahren eingestellt ist (Standardbelegart RN).Bei der Rechnungsprüfung wird der um den Skontoabzug reduzierte Dif-ferenzbetrag zwischen Wareneingang und Rechnungseingang auf der Anlage korrigiert. Der Skontobetrag wird automatisch auf das Skonto-verrechnungskonto gebucht.

4. Welcher Kontierungstyp muss verwendet werden, wenn die bestellteAnlage sofort bei Zugang über die Materialwirtschaft aktiviert werdensoll?Bei der Bestellung ist vom Einkäufer der Kontierungstyp »A« anzugeben,so dass im Rahmen der Bestellung die Kontierung auf die entsprechendeAnlage erfolgen kann.




7.6 Lösungen 421

5. Wie können Anlagen aus dem betriebseigenen Anlagevermögen abge-hen?Folgende Arten des Anlagenabgangs sind denkbar:

• Abgänge durch Verkauf

• Abgänge an verbundene Unternehmen

• Abgänge durch Verschrottung

• Abgänge aus Gründen höherer Gewalt (z.B. Brand- oder Wasser-schäden)

6. Welches Datum wird vom System im Feld DEAKTIVIERUNG AM einge-stellt?In Feld DEAKTIVIERUNG AM wird das Bezugsdatum der Abgangsbuchungeingestellt.

7. Die alte Spritzanlage einer Lackierstraße soll durch eine modernereSpritzanlage ersetzt werden. Bei der Altdatenübernahme wurde die kom-plette Lackierstraße mit den Komponenten Spritzanlage, Fördersystem,Berieselungsanlage, Trockenraum und Farbmischeinheit als ein Anlagen-stammsatz übernommen. Die Spritzanlage hat einen AHK-Anteil von 20% an der Lackierstraße. Wie würden Sie diesen Abgang buchen?Der Abgang der Spritzanlage kann als prozentualer Teilabgang gebuchtwerden. Hierfür ist bei der Buchung im Feld PROZENTSATZ der Wert 20 zuhinterlegen. Im Feld BUCHUNGSBETRAG darf kein Eintrag erfolgen.

8. Was wird automatisch bei einem Abgang gebucht?Bei einem Anlagenabgang wird grundsätzlich die anteilige Wertberichti-gung der Anlage bis zum Zeitpunkt des Abgangs vom System automa-tisch berücksichtigt.

9. Welche wesentliche Einstellung muss auf dem Erlöskonto vorhanden sein(und wo muss diese vorgenommen werden), damit eine Anlagenab-gangsbuchung und Forderungsbuchung gegen Debitor in einem Durch-gang erfolgen kann?Das Erlöskonto, das beim Anlagenabgang im Haben bebucht wird, muss

im Sachkontenstammsatz eine Feldstatusgruppe enthalten, deren Feld-gruppe für Anlagenabgang mindestens auf den Status »Kann« gesetztist. Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Buchung auf das Erlöskontodie Felder für den Anlagenabgang eingabebereit sind und das Systemautomatisch die Buchungen der Anlagenbuchhaltung generieren kann.

10. Erläutern Sie den Begriff »Jahreswechsel« in FI-AA.Unter dem Begriff »Jahreswechsel« ist die Eröffnung eines neuen Ge-schäftsjahres in einem Buchungskreis zu verstehen. Der Jahreswechselwird benötigt, um diverse Bewegungen auf einer bereits bestehendenAnlage in einem neuen Geschäftsjahr darstellen zu können.



422


11. Welche Aufgaben werden in der Anlagenbuchhaltung periodisch in ei-nem Batch-Lauf durchgeführt?• Jahreswechsel

• Jahresabschluss

• Abschreibungen buchen• Reorganisation von Bewegungsdaten

12. Beschreiben Sie die notwendigen Schritte, um die Abschreibung aus der Anlagenbuchhaltung auch in der Finanzbuchhaltung zu buchen.1. Start des Reports RABUCH00

2. Batch-Input-Mappe erstellen (diese Mappe beinhaltet die Abschrei-bungsbuchungen für die zu bebuchenden Bewertungsbereiche)

3. Batch-Input-Mappe einspielen

4. Falls Fehler auftreten, nochmals den Report RABUCH00 starten13. Schildern Sie die Möglichkeiten des AfA-Buchungslaufes.

Bei der Durchführung des Abschreibungslaufs stehen dem Anlagenbuch-halter folgende Optionen zur Verfügung:

• Planmäßiger Buchungslauf: Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn essich um den nächsten regulären Abschreibungsbuchungslauf han-delt. Das System ermittelt dann die nächste zu buchende Periodegemäß definiertem AfA-Buchungsrhythmus (monatlich, vierteljähr-lich, halbjährlich etc.).

• Wiederholungslauf: Innerhalb der zuletzt gebuchten Periode ist eineWiederholung des Buchungslaufes möglich. Der Wiederholungslaufkann dabei – im Gegensatz zum ersten Lauf einer Periode – aufbestimmte Anlagen beschränkt werden. Beim Wiederholungslaufbucht das System die Veränderung des zu buchenden Abschreibungs-betrages (im Vergleich zum vorangegangenen Lauf). Üblicherweisewird der Wiederholungslauf zum Geschäftsjahresende eingesetzt,wenn auf Grund von Korrekturen manueller Abschreibungen oder aufGrund von Abschreibungsparametern eine Nachbuchung erforderlichwird.

• Restart: Sollte das Programm während eines Buchungslaufes abgebro-chen worden sein, muss das Programm im Restart-Modus neu gestar-tet werden, um mögliche Inkonsistenzen auf der Datenbank zubereinigen. Der Abschreibungslauf wird an der Stelle fortgesetzt, wo er vorher abgebrochen war. Ein Restart-Lauf ist somit nur in bestimmtenFällen durchzuführen und kann nicht im Testmodus gestartet werden.

• Außerplanmäßiger Buchungslauf: Bei der Festlegung der Buchungs-regeln für die Abschreibungsbuchungen ist unter anderem einBuchungsrhythmus zu bestimmen. Dieser Buchungsrhythmus (z.B.

monatlich, vierteljährlich, jährlich) muss normalerweise eingehaltenwerden (Ausnahme: Sonderperioden). Durch das Setzen des entspre-chenden Kennzeichens ist es möglich, Perioden zu überspringen.




7.6 Lösungen 423

• Weitere Optionen: Anlagen anlisten, Nachweis der manuellenAbschreibungen, Testlauf

• BDC-Steuerung: Mappenname (ggf. den angebotenen Mappenna-men erweitern)

• Mappe halten: Batch-Input-Mappen werden nach ihrem Abspielenautomatisch gelöscht. Soll das System die Mappe dennochaufbewahren, kann durch Ankreuzen dieses Parameters das Löschenverhindert werden.

14. Nach den allgemeinen Jahresabschlussarbeiten (wie letzte AfA-Buchung,Jahreswechsel) wird der Abschluss in der Anlagenbuchhaltung durchge-führt. Welche Voraussetzungen müssen für ein erfolgreiches Abspielendes Jahresabschlussprogramms erfüllt sein?Für den Jahresabschluss steht ein eigenes Programm zur Verfügung. Die-

ses Programm prüft die folgenden für das System notwendigen Punkte:Geprüft wird, ob

• alle Anlagenbestände korrekt im Anlagevermögen des Hauptbuch-kontos gebucht wurden,

• die im alten Geschäftsjahr angefallenen Abschreibungen komplettdurchgeführt wurden,

• die geplanten Abschreibungen des Mitbuchbereichs vollständig insHauptbuch gebucht wurden,

• keine Restwertvorschriften verletzt, das heißt alle im Geschäftsjahr zugegangenen Anlagen aktiviert wurden.

Nur dann schließt das System in einem Buchungskreis ein Geschäftsjahr ab.



424




Komponenten des Rechnungswesens

425

A

Anhang A

Komponenten desRechnungswesens


A.2 EC - Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling) 428A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting) 429


A.5 TR - Treasury 431







A

Komponenten desRechnungswesensAuf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die Komponen-ten des Rechnungswesens, die dem SAP®-System entnommen wurden.

Die nachfolgende Auflistung enthält drei Hierarchieebenen mit ihren Abkür-zungen, die in der Praxis zumindest für die ersten zwei Hierarchieebenensehr häufig gebraucht werden.

Darüber hinaus dokumentiert die Übersicht die umfassende Funktionalitätder betriebswirtschaftlichen R/3®-Anwendungen im Rechnungswesen.

A.1 CO - Controlling


CO-OM Gemeinkostencontrolling Overhead Cost Controlling

CO-OM-ABC Prozesskostenrechnung Activity-Based Costing

CO-OM-ACT

Leistungsarten Activity Types

CO-OM-CCA

Kostenstellenrechnung Cost Center Accounting

CO-OM-CEL

Kostenartenrechnung Cost Element Accounting

CO-OM-IS Informationssystem Information System

CO-OM-OPA Gemeinkostenaufträge Overhead Orders



428

Komponenten des RechnungswesensA

A.2 EC - Unternehmenscontrolling(Enterprise Controlling)

CO-OM-PRO

Gemeinkostenprojekte Overhead Projects

CO-OM-STA Statistische Kennzahlen Statistical Key Figures

CO-PA Ergebnis- u. Marktsegment-rechnung

Profitability Analysis

CO-PA-ACT Werteflüsse im Ist Flows of Actual Values

CO-PA-IS Informationssystem Information System

CO-PA-MD Stammdaten Master Data

CO-PA-SPP Absatz- und Ergebnisplanung Sales and Profit Planning

CO-PA-ST Strukturen Structures

CO-PA-TO Werkzeuge Tools

CO-PC Produktkosten-Controlling Product Cost Controlling

CO-PC-ACT Istkalkulation/Material-Ledger Actual Costing/MaterialLedger

CO-PC-IS Informationssystem Produkt-kosten-Controlling

Product Cost Controlling In-formation System

CO-PC-OBJ Kostenträgerrechnung Cost Object Controlling

CO-PC-PCP Produktkostenplanung Product Cost Planning

EC Unternehmenscontrolling Enterprise Controlling

EC-BP Unternehmensplanung Business Planning

EC-BP-PC Planungskoordination Planning CoordinationEC-BP-SP Strategische Planung Strategic Planning

EC-CS Konsolidierung Consolidation

EC-CS-CSF Konsolidierungsfunktionen Consolidation Functions

EC-CS-ICS Zusatzfunktionen für inte-grierte Konsolidierung

Additional Functions of In-tegrated Consolidation

EC-CS-INT Datentransfer und Schnittstel-len

Data Transfer and Interfaces

EC-CS-IS Informationssystem Information SystemEC-EIS Executive Information System Executive Information Sy-

stem





A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting) 429

A

A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting)

EC-EIS-DB Datenbasis Databasis

EC-EIS-

DCM

Datenbeschaffung Data Collection

EC-EIS-DD Interaktive Recherche Interactive Drilldown Repor-ting

EC-EIS-EX Extras Extras

EC-EIS-PL Planung Planning

EC-EIS-RP Berichtsheft Report Portfolio

EC-PCA Profit Center Rechnung Profit Center Accounting

EC-PCA-ACT

Istdaten Actual Data

EC-PCA-BS Grundeinstellungen Basic Settings

EC-PCA-CB Kalkulatorische Profit-Center-Rechnung

Costing-Based Profit Center Accounting

EC-PCA-IS Informationssystem Information System

EC-PCA-LB Buchhalterische Profit Center Rechnung

Account-Based Profit Cen-ter Accounting

EC-PCA-MD

Stammdaten Master Data

EC-PCA-PLN

Plandaten Plan Data

EC-PCA-TL Werkzeuge Tools

EC-PCA-TP Transferpreise Transfer Prices


FI-AA Anlagenbuchhaltung Asset Accounting

FI-AA-AA Grundfunktionen Basic Functions

FI-AA-CP Konzernanforderungen Group Requirements

FI-AA-IS Informationssystem Information System

FI-AA-LM Leasingabwicklung Leasing Processing

FI-AA-SVA Spezielle Bewertungen Special valuation

FI-AP Kreditorenbuchhaltung Accounts Payable

FI-AP-AP Grundfunktionen Basic Functions

EC Unternehmenscontrolling Enterprise Controlling



430


FI-AP-IS Informationssystem Information System

FI-AR Debitorenbuchhaltung Accounts Receivable

FI-AR-AR Grundfunktionen Basic Functions

FI-AR-CR Kreditmanagement Credit Management

FI-AR-IS Informationssystem Information System

FI-BL Bankbuchhaltung Bank Accounting

FI-BL-BF Basisfunktionen Basic Functions

FI-BL-BM Bestandsdisposition Cash Balance Management

FI-BL-IS Informationssystem Information System

FI-BL-MD Stammdaten Master Data

FI-BL-PT Zahlungsverkehr Payment Transactions

FI-FM Haushaltsmanagement Funds Management

FI-FM-AF Weitere Funktionen Additional Functions

FI-FM-BD Basisdaten Basic Data

FI-FM-BU Budgetierung und Verfügbar-keitskontrolle

Budgeting

FI-FM-IN Ist- und Obligofortschreibung Actual Update and Com-mitment Update

FI-FM-IS Informationssystem Information System

FI-FM-PO Buchung Postings

FI-GL Hauptbuchhaltung General Ledger Accounting

FI-GL-B Buchungskreiskonsolidierung Company Code Consolida-tion

FI-GL-BA Geschäftsbereichsbuchhal-tung

Business Area Accounting

FI-GL-CP Konsolidierungsvorbereitung Preparation for Consolida-tion

FI-GL-CU Währungsbuchhaltung Foreign Currency Accoun-ting

FI-GL-FL Flexible Strukturen Flexible Structures

FI-GL-GL Grundfunktionen Basic Functions

FI-GL-IS Informationssystem Information System

FI-LC Konsolidierung Consolidation

FI-LC-DD Dezentrale Erfassung Remote Data Entry

FI-LC-IS Informationssystem Information System

FI-LC-IS-EV Auswertungen Evaluations

FI-LC-LC Grundfunktionen Basic Functions






A

A.4 IM - Investitionsmanagement (InvestmentManagement)

A.5 TR - Treasury

FI-SL Spezielle Ledger Special Purpose Ledger

FI-SL-IS Informationssystem Information System

FI-SL-SL Grundfunktionen Basic Functions

FI-SL-VSR Validierung, Substitution undRegeln

Validation, Substitution andRules

FI-TV Reisemanagement Travel Management

FI-TV-COS Reisekosten Travel Expenses

FI-TV-IPY Integration Personalabrech-nung

Integration With Payroll

FI-TV-PL Reiseplanung Travel Planning

IM Investitionsmanagement Investment Management

IM-FA Sachinvestitionen Capital Investments

IM-FA-IA Maßnahmenanforderungen Appropriation RequestsIM-FA-IE Investitionsaufträge Investment Orders

IM-FA-IP Investitionsprogramme Capital Investment Pro-grams

IM-FA-IS Informationssystem Information System

IM-FA-PR Projekte als Investitionsmaß-nahmen

Projects as InvestmentMeasures


TR-CB Finanzmittelrechnung Cash Budget Management

TR-CB-BD Basisdaten Basic Data

TR-CB-IN Integration Integration

TR-CB-IS Informationssystem Information SystemTR-CB-PL Planung Planning




432


TR-CB-PO Buchung Posting

TR-CM Cashmanagement Cash Management

TR-CM-CM Grundfunktionen Basic Functions

TR-LO Darlehensverwaltung Loans

TR-LO-AC Darlehensbuchhaltung Loans Accounting

TR-LO-IS Informationssysteme Information System

TR-LO-PO Bestandsverwaltung Portfolio

TR-LO-TM Rahmendaten Basic Data

TR-LO-TR Geschäftsverwaltung Transaction Management

TR-MRM Marktrisikomanagement Risk Management

TR-MRM-IS Informationssysteme Information System

TR-MRM-MD

Stammdaten Master Data

TR-MRM-MT

Marktdaten Market Data

TR-MRM-PA

Planung / Analyse Planning/Analysis

TR-MRM-TO

Tools Tools

TR-TM Treasurymanagement Treasury Management

TR-TM-AC Treasury Buchhaltung Treasury Accounting

TR-TM-IS Informationssystem Information System

TR-TM-PO Bestandsverwaltung Position Management

TR-TM-TM Rahmendaten Basic Data

TR-TM-TR Geschäftsverwaltung Transaction Management




Stichwortverzeichnis

433


AABAP/4 Development Workbench

32Abgang an verbundene Unternehmen

386abgebrochene Verbuchungsvorgänge

242Abgeleiteter Bewertungsbereich 293Abrechnung an Anlage 345Abschlussarbeiten 244Abschreibungslisten 409Abstimmkonto 238, 257AfA-Beginn-Datum 344AiB 300

Alternativmodi 51Änderungsanwendung 55Änderungsbeleg 242

anzeigen 159ÄNDERUNGSBELEGE 65Änderungsregel 154Anforderungsprofil 31Anlagen im Bau 300Anlagenabgang mit Debitor 382Anlagenbuchhaltung 56Anlagengitter 345, 413Anlagenklassen 307Anlagenklassenkatalog 305Anlagenklassifizierung 304Anlagenkomplex 306Anlagensichten 298Anlagenstammsatz

ändern 316anlegen 315

Anlagenübernummer 306Anlagenzugang bei integrierter Anlagen-

buchhaltung 335Anpassungsfähigkeit 25

Anwendung

55im Einstiegsbild beenden 59Anzahlungsanforderung 268Anzeigeanwendung 55Anzeigefeld 48ANZEIGEN->ÄNDERN 66Arbeitsgebiete 56Asset Explorer 321Aufbauorganisation 31Aufruf einer Anwendung 56Ausgabeformat 87Ausgabegerät 87

Ausgleichen

183Ausgleichsbelege 170Außenwirtschaftsverordnung 250

Auswertungen 224, 408automatische Buchungen 119, 161

automatische Kontenfindung 268automatische Umbuchung 368automatisches Mahnen 211BBankenstamm 216Bankstammdaten 217Basissystem 32BEARBEITEN 66Bearbeitung von Formulardaten 65Bearbeitungsoptionen 168, 178Bedienoberfläche 24Beleg 108

ändern 156, 158buchen 152stornieren 160

Belegänderungsregeln 154Belegarchivierungen 243Belegart 108Belegauswertung 242Belegjournal 242, 244Beleg-Kompaktjournal 271Belegkopf 150Belegnummern 109Belegposition 151Belegwährung 253Benutzerparameter 69, 167

anwenden 70festlegen 69

Berechtigungen 296Berechtigungskonzept 32Berechtigungsobjekt 297Berechtigungsprofil 298Berichtsanforder ungen 405Berichtsauswahl 85, 86Betragsanzeige 177

Betriebsprüfung

402Bewegungsarten 373bei Abgängen 377

Bewegungsdaten 105Bewertung 255Bewertungsbereich 285Bewertungsplan 290, 307Bewertungsvariabilität 285Bezugsdatum von Abgängen 377Bilanz 260, 262Bilanz- und GuV-Struktur 261, 262, 264Bilanzposition 289

Bildschirmformular

57Branchenneutralität 23Brutto-Buchung 336



434


Brutto-Methode 368Buchen manueller Abschreibungen 375Buchen mit Ausgleich 170Buchungskreis 101, 286Buchungsperiode 115

Buchungsperiodensteuerung 115Buchungsschlüssel 108, 112, 268Buchungssummen 242CCCM 32Computer Center Management 32Controlling 27, 29Cursor 46Customizing 25DDaten

halten 167

setzen 167Dauerbuchungsbelege 163Deaktivieren 319Debitoren 56Debitoren-, Kreditorenstammdaten 104Debitorenbuchhaltung 27Debitorenstammsatz 134

anlegen 135sperren 138

debitorische Kreditoren 257Deckblatt 88Dictionary 32

Differenzen 180Dynpro 57EEingabeanwendung 55Einstellungen 255Einstiegsbild 57Einstiegsmenü 56Einzelposten 206, 272Einzelpostenanzeige 203, 239Einzelprüfung von GWG 301Entwicklungsumgebung 32Erfassungshilfen 160

Erlösverrechnungsbuchung 381Executive Information System 29FFeldänderung 156FELDÄNDERUNGEN 65Feldarten 48Feldhilfe 49Feldstatusdefinition 147, 148Feldstatusgruppe 239Festwerte definieren 68Finanzanlagen 302Finanzkreis 102Finanzwesen 27Formularanwendung 55, 61

durchführen 61

Formulardaten sichern 65Formulargestaltung 215, 222Fortschreibung 253

von Werten 368Fortschreibungswährung 253

Fremdwährung 183Fremdwährungsbewertung 254Fremdwährungskonten 253Funktionalität 24Funktionsbereich 101Funktionsbibliothek 32Funktionstasten 47Ggemerkter Beleg 169generische Suche 79Geringwertige Wirtschaftsgüter 301Geschäftsbereich 101, 285, 287

Geschäftsjahre 114Geschäftsjahresvariante 114Geschäftspartner 216Gewinn- und Verlustrechnung 260Gliederung des Anlagevermögens 303Grundparameter 209Grundstück 301Gruppensummen 265GuV 262GWG 301HHandelsrecht 293

Hauptbuch 56, 105Hauptbuchhaltung 27Hauptmenü 56Hausbank 216, 217Hauswährung 253Historienliste 60IIndexpunktzahlen 405Industry Solutions 23Infosystem

aufrufen 84Menü 85

Instandhaltung 30Integration 24, 284, 333Interface Builder 32Internationalität 23Investitionsfördermaßnahmen 296Investitionsmanagement 27, 28JJahresabschlussarbeiten 252Jahreswechsel 390Joker 79KKalkulationsschema 117

Kannfeld 48Komponenten 26Kontenfindung 268




435

Kontengruppe 146Kontenplan 102, 271Kontenrahmen 102Kontenschreibungsbestand 244Kontenverzeichnis 271

Kontenzuordnung 266Kontierungshandbuch 271Kontoart 238, 253Kontowährung 253Kontozuordnung 309Kontrollsummen 168Konzernbewertung 294Konzernbilanz 295Konzernkontonummer 265Konzernwährung 295Korrespondenzdruck 242Kostenarten 289

Kostenkonto 240Kostenrechnungskreis 102Kostenstelle 286, 288Kreditkontrollbereich 101, 206Kreditlimitpflege 207Kreditlimitüberwachung 208Kreditlimitvergabe 207Kreditmanagementinformationen 208Kreditoren 56Kreditorenbuchhaltung 27Kreditorenstammsatz 138

anlegen 140

sperren 143Kundenkreditkontrolle 208LLand 291Leasing-Anlagen 303Leistungsabhängige Abschreibungen 404Leistungsmerkmale 22Listanwendung 55Liste 82Logistik 29Löschen 319LÖSCHEN DATEN 67, 168MMahnbereich 209Mahnprogramm 212, 270Mahnsteuerung 209Mahnverfahren 211Mandanten 100Maschinelle Anlagen 301Matchcode 70, 71, 74

über Maske suchen 76Materialwirtschaft 30Mehr- oder Mindererlösbuchungen 379

Meldung zur Außenwirtschaftsverord-nung 250Mengenprüfung von GWG 301

Merkposten 268Modul 25Modus 51Monatsabschlussarbeiten 245Mussfeld 48

Musterbeleg 161Musterbewertungsplan 291NNebenbücher 105Nebenbuchhaltung 288Netto-Buchung 336Normalmodus 51Nummernkreisintervall 145OOP-Bewertung 256, 257OpenSQL 32Organisationsmanagement 31

PParallele Währung 253Periodische Arbeiten 389Personaladministration 31Personalbeschaffung 31Personalplanung 31Personalwirtschaft 21, 31Personenkonto 201Postenbearbeitung 178Postensortierung 175Produktionsplanung und -steuerung 30Projektabrechnung 345

RR/3 20R/3-Anwendungen 25Räumfristen 403realtime 20Rechnungseingang 345Rechnungswesen 20, 27Referenz 307Referenzbewertungsplan 291Report 82, 406

ausführen 83in der Berichtsauswahl starten 86

Reportaufruf im Arbeitsgebiet 83Reportausführung 82Restbuchwert buchen 380Restposten buchen 182RFBELJ00 242RFBILA00 261RFBUSU00 242RFSBEW00 255RFUMSV00 246RFVBER00 242RFWERE00 259Rhythmus der AfA-Buchungen 395RSSCD150 242




Sachkonten 198, 288Sachkontenstamm 245Saldenbewertung 255

für Fremdwährungsbestandskonten

254

Saldenliste 271SAP AG 19SAP-Ebene 56SAPF100 257SAPF101 257SAPF140 242Seitenumbruch 88Selektionsbedingungen 177Selektionskriterien 82Selektionsoptionen 79Selektionsvarianten 173SETZEN DATEN 67, 69, 168

Simulationsrechnung 410Skonto 120Sperren 320SPRINGEN 63Staffelsumme 265Stammdaten 104

Debitoren-, Kreditorenstammdaten

104Sachkontenstammdaten 104

Stammsatz 254ändern 144

Steuerbuchungszeile 120

Steuerkategorie 238, 245Steuerkennzeichen 117Steuermeldung 245Steuerrecht 293Steuerungstabellen 209Suchmaske 76Suchverfahren 76Summe 265Summendarstellung 206S b l

UMFELD 64Umsatzsteuervoranmeldung 245, 246Unterjährige Auswertungen 396Unternehmenscontrolling 29Unvollständige Belege 168

VVerkauf

ohne Debitor 382Verkehrszahlen 198Vermögensbewertung 296Verprobung der Mehrwertsteuer 245Verrechnung 270Verschrottung 319, 385Vertrieb 31VERWALTUNGSDATEN 63Vollabgang 378Vordrucken 88

Vorgangsarten 268Vorkontierung 344Vorschlagswert 69, 167

definieren 68WWährungsanzeige 177Währungskursdefinition 183Wareneingang 344Wareneingangsdatum 344WE/RE-Verrechnung 259WE/RE-Verrechnungskonto 257Werk 102, 285, 288

Wertberichtigungen 378Werteliste 48, 71, 72

durchsuchen 74sortieren 74

Wertermittlung 377Wiederholte Dateneingabe 67Wirtschaftsgut 306ZZahlprogramm 270Zahlungsbedingungen 181

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SAP Finanzwesen