SAP GAEB Schnittstelle - · PDF fileGAEB LVs in SAP. Das lang erwartete GAEB DA XML V3.2 muss sich im Markt erst noch bewähren und wird in künftigen Versionen der SAP GAEB Schnittstelle

SAP GAEB Schnittstelle Hinweise zu Aufbau von Leistungsverzeichnissen zur Verarbeitung unter SAP

Autor: Schnittstelle BAU Susanne Tiedemann Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite

Inhalt

1 Allgemeines .................................................................................................................. 2

2 Unterstütze GAEB Versionen ...................................................................................... 2

2.1 GAEB DA XML ............................................................................................................... 2

2.2 GAEB 90 ........................................................................................................................ 2

2.3 GAEB 2000 .................................................................................................................... 2

3 Positionsarten und Positionskennungen .................................................................. 3

3.1 Positionsarten, die auch in SAP verarbeitet werden ...................................................... 3

3.1.1 Die standardmäßig in SAP unterstützten Positionsarten ............................................... 3

3.1.2 Hinweiszeilen und Zusatztexte in SAP ........................................................................... 3

3.2 Einschränkungen der Positionsarten und Kennungen ................................................... 4

3.2.1 Folgende Positionsarten vermeiden ............................................................................... 4

3.2.2 Folgende Positionskennzeichnungen sind gänzlich zu vermeiden ................................ 4

3.3 Kombinationen von Positionsarten und Merkmalen ....................................................... 5

3.3.1 Erlaubte Kennzeichnungen ............................................................................................ 5

3.3.2 Nicht Erlaubte Kennzeichnungen bzw. Kombinationen .................................................. 5

3.4 Positionsübergreifende Kennzeichnungen vermeiden ................................................... 5

3.4.1 Alternativbereich ............................................................................................................. 5

4 Einschränkungen von Feldlängen .............................................................................. 5

4.1 Feldlängen Kurztexte ..................................................................................................... 5

4.2 Feldlängen Zahlen (Mengen- und Preisfelder) .............................................................. 5

5 Einschränkungen von Formatierungen und Beschreibungselementen ................. 6

5.1 Grafiken in Langtexten ................................................................................................... 6

5.2 Tabellen in Langtexten ................................................................................................... 6

5.3 Bietertextergänzungen (Fabrikatsangaben) ................................................................... 6

5.4 Bieterkommentare .......................................................................................................... 6

5.5 Einschränkungen in der Positionsnumerierung / Ordnungszahl .................................... 7

5.5.1 Folgende Positionsarten vermeiden ......................... Fehler! Textmarke nicht definiert.


Autor: Schnittstelle BAU Susanne Tiedemann Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 2 von 7

1 Allgemeines Die Abbildung von Leistungsverzeichnissen in SAP Belegen (BANF, Muster-LV, Anfra-ge, Bestellung) ist der Struktur der Leistungsverzeichnisse nach dem GAEB Standard sehr ähnlich. Es gibt jedoch ein paar Einschränkungen, die bei Erstellen von Leistungs-verzeichnissen über AVA Software durch externe Ingenieurbüros oder die dem Einkauf zuarbeitenden Fachbereiche zu beachten sind, um einen optimalen Austausch von LV Daten zu gewährleisten.

Dieses Dokument ist gedacht als allgemeine Regelungen für das Erstellen von LVs mit AVA oder Baukalkulationssoftware zum Austausch über die SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU zur Weiterverarbeitung unter SAP.

2 Unterstütze GAEB Versionen 2.1 GAEB DA XML

Als allgemein im Markt etablierte aktuelle GAEB Version wird von der GAEB DA XML V3.1 ausgegangen. Dies ist derzeit die bevorzugte GAEB Version für den Import von GAEB LVs in SAP. Das lang erwartete GAEB DA XML V3.2 muss sich im Markt erst noch bewähren und wird in künftigen Versionen der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU unterstützt werden.

2.2 GAEB 90 Neben der GAEB DA XML V 3.1 ist nach wie vor die „alte“ GAEB 90 Schnittstelle weit verbreitet. Wegen Einschränkungen in der Formatierung, Feldlängen (Vertragliche Re-gelungen / Kopftexte) und Ordnungszahl ist sie der GAEB DA XML Schnittstelle unter-legen, wird jedoch als Importformat, wenn auch mit Abstrichen, toleriert.

2.3 GAEB 2000 GAEB 2000 gilt im Markt als „verunglücktes“ Format und wird von der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU nicht unterstützt.



3 Positionsarten und Positionskennungen 3.1 Positionsarten, die auch in SAP verarbeitet werden

Beschränkt man sich auf eine bestimmte Auswahl von Positionsarten, wird man eine Vielzahl Probleme bei der Verarbeitung der GAEB Leistungsverzeichnisse in SAP ver-meiden können.

3.1.1 Die standardmäßig in SAP unterstützten Positionsarten

SAP kennt neben der Normalposition die

- Hinweiszeilen (in GAEB XML Hinweistext)

- Eventualzeile (in GAEB XML Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag)

- Freie Menge ,

- Pauschalzeile

und außerdem

- Grund- und Alternativzeile ( vergleichbar in GAEB XML der Grund- und Alternativ-position)

- Nachtragszeile

und die im GAEB Datenaustausch nicht bekannte „Bieterzeile“

3.1.2 Hinweiszeilen und Zusatztexte in SAP

Hinweiszeilen und Zu-satztexte (GAEB 90 „Vertragliche Regelun-gen“) können ohne Einschränkung auch unter SAP verarbeitet werden.

Hinweiszeilen können auf beliebigen Gliede-rungsstufen vorkom-men und auch als Be-legpositionstexte abge-legt werden.

Zusatztexte vor und hinter dem LV werden als SAP Kopftexte ab-gelegt.



3.2 Einschränkungen der Positionsarten und Kennungen

3.2.1 Folgende Positionsarten vermeiden

a) Ausführungsbeschreibung

Statt der Beschreibungsform „Ausführungsbeschreibung“ verwenden Sie bitte den Hinweistext.

b) Bedarfsposition mit Gesamtbetrag (GB)

Die weniger gebräuchliche „Bedarfspositionen mit GB“ kann unter SAP nicht verar-beitet werden. Verwenden Sie stattdessen die „Bedarfsposition ohne Gesamtbe-trag“.

c) Leit- und Unterbeschreibung

Statt der Beschreibungsform „Leitbeschreibung“ (mengen- und preisführende Posi-tion) und „Unterbeschreibung“ (den Langtext der Leitbeschreibung ergänzende Be-schreibung) verwenden Sie bitte die Normalposition.

d) Stundenlohnarbeiten

Eine Positionsart „Stundenlohnarbeiten“ kennt SAP nicht. Die auch im GAEB Da-tenaustausch selten verwendete Kennzeichnung soll vermieden werden. Hinweis: nicht gemeint ist eine Leistungsbeschreibung mit Positionsart „Normalposi-tion“ und der Abrechnungseinheit „h“ für „Stunden“.

e) Zuschlagsposition

Statt der Beschreibungsform „Zuschlagsposition“ (prozentualer Zuschlag auf aufzu-listenden bzw. zu kennzeichnende Positionen) verwenden Sie bitte die Normalposi-tion und beziehen sie sich verbal auf die zu bezuschlagenden Positionen.

3.2.2 Folgende Positionskennzeichnungen sind gänzlich zu vermeiden

a) Kennzeichnung „Entfallene Position“

b) Kennzeichnung „Schwerpunktposition“

c) Kennzeichnung „EP Aufgliederung“. Unter SAP werden keine Einheitspreissplit-tings wie z.B. die Aufgliederung in „Lieferung und Montage“ unterstützt.

d) Kennzeichnung „Verbindung zu einer Grundeinsatzposition“

e) Kennzeichnung „Mengensplitt (Zuordnung der Teilmengen)“



3.3 Kombinationen von Positionsarten und Merkmalen

3.3.1 Erlaubte Kennzeichnungen

Normal-, Eventual-, Eventual- und Freie Menge-Positionen können zusätzlich gekenn-zeichnete werden als

- Grund- und Alternativposition

3.3.2 Nicht Erlaubte Kennzeichnungen bzw. Kombinationen

Folgende Kombinationen sind zu vermeiden, da sie nicht in SAP verarbeitbar sind:

- Freie Menge Position als Bedarfsposition

- Freie Menge als Pauschalposition (auch in GAEB nicht erlaubt)

3.4 Positionsübergreifende Kennzeichnungen vermeiden

3.4.1 Alternativbereich

In SAP können die o.g. Kennzeichnungen nicht kombiniert werden, d.h. es gibt beispiel-weise keine Pauschalposition als Bedarfsposition und keine Alternativposition mit freier Menge.

4 Einschränkungen von Feldlängen 4.1 Feldlängen Kurztexte

In SAP können Kurztexte nur 40 Zeichen lang sein. Versuchen Sie sinnvolle Kurztexte mit dieser Begrenzung zu schreiben. Die Schnittstelle wir in Positionen mit längeren Kurztexten, die abschneiden, jedoch den kompletten Kurztext zusätzlich in den Langtext schreiben.

4.2 Feldlängen Zahlen (Mengen- und Preisfelder) In SAP können dürfen Preisfelder einen Betrag von 999.999.999,99 nicht überschreiten. Die gilt sowohl für die Einheitspreise (EP), als auch den Gesamtpreis einer einzelnen Leistungszeile (Position), der ggf. erst durch Multiplikation mit der Positionsmenge und dem EP gebildet wird und auch Beträge auf Gliederungsebenen und die LV Summe, die durch Aufsummierung der Gliederungssummen entstehen.



5 Einschränkungen von Formatierungen und Beschreibungs-elementen

5.1 Grafiken in Langtexten Grafiken in Textelementen (Leistungslangtexte, Hinweiszeilen, Zusatztexte) sin zu ver-meiden. Sie werden beim Import in SAP entfernt. Übergeben Sie Grafiken ggf. in Zu-satzdokumenten zusätzlich zum LV.

5.2 Tabellen in Langtexten Tabellen in Langtexten sind ebenfalls zu vermeiden. Beim Import wird zwar versucht Ta-bellen in Text umzuwandeln. Das Ergebnis kann ggf., je nach Aufbau der Tabellen, zu Unlesbarkeit führen.

5.3 Bietertextergänzungen (Fabrikatsangaben) Bietertextergänzungen sind „Textlücken“ im ansonsten nicht zur Änderung frei gegebe-nen Langtext, die genutzt werden, um z.B. Fabrikatsgangabe und andere Angaben vom Bieter abzufragen.

Derzeit unterstützt die SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnitt-stelle BAU Bietertextergänzungen nicht. Die korrekte Umsetzung von Bietertextergän-zungen ist für eine Ausbaustufe der SAP GAEB Schnittstelle geplant.

5.4 Bieterkommentare Bieterkommentare sind frei formulierte Textergänzungen, die vom Bieter an eine Leis-tungsbeschreibung einer Position angefügt werden können. Wie die Bietertextergänzun-gen, werden derzeit unterstützt die SAP GAEB Schnittstelle Bieterkommentare nicht un-terstützt. Die korrekte Umsetzung von Bietertextergänzungen ist für eine Ausbaustufe der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU geplant.



6 Einschränkungen in der Positionsnummerierung / Ordnungs-zahl

6.1.1 Gliederungsstruktur – Positionen im 10er Schritt

Leistungsverzeichnisse können im SAP vergleichbar mit GAEB bis zu 5 Gliederungs-ebenen enthalten. Es wird eine feste Ordnungszahl vorgegeben. Die Standardkonfigura-tion ist dabei ein 10er Schrittweite auf Positionsebene (Leistungszeilen).

Das in der externen AVA erstellte LV sollte daher auf Positionsebene die 10er Schritt-weite verwenden.

6.1.2 Nummerische Ordnungszahlen

Auf Positionsebene sollten nur nummerische Ordnungszahlen verwendet werden. Der Positionsindex ist zu vermeiden. Andere Positionsnummern würden beim Import zwin-gend neu nummeriert werden.

6.1.3 Hinweistexte

Hinweistexte können an beliebiger Stelle im LV vorkommen. Ein gravierender Unter-schied zur GAEB-Schnittstelle besteht darin, dass Hinweiszeilen im SAP ebenfalls eine Ordnungszahl erhalten.

Daher werden i.d.R. die Ordnungszahlen auf unterster Ebene neu vergeben, es sei denn, für jede Hinweiszeilen im LV wir eine Ordnungszahl übersprungen, was jedoch ein zusätzlicher manueller Aufwand darstellen würde.

Damit der Bezug zum Ursprungs-LV nicht verloren geht, wird die OZ jeder Position in SAP im Feld „externe Leistungsnummer“ gemerkt.

Beispiel für das manuelle „Überspringen“ der Ordnungszahl bei Hinweiszeilen:

GAEB LV SAP LV

--- Hinweis zum Titel 10.10.10 Hinweis zum Titel

10.10.0020 erste Position 10.10.20 erste Position

10.10.0030 zweite Position 10.10.30 zweite Position

--- Hinweis 10.10.40 Hinweis

10.10.0050 erste Position 10.10.50 erste Position

10.10.0060 zweite Position 10.10.60 zweite Position

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