SAP Schulungsunterlagen der Technischen Universität · PDF fileQuästur / E010A Karlsplatz 13 1040 Wien quaestur.tuwien.ac.at DVR Nr. 0005886 28.03.2014 Seite 1 von 227 SAP Schulungsunterlagen

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SAP Schulungsunterlagen der

Technischen Universität Wien (Stand 28.03.2014)

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Inhalt

1 Einführung .................................................................................................................... 5

1.1 Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche ................................................. 5

1.1.1 Organigramm der Quästur ............................................................................... 5

1.1.2 Abteilungsleitung .............................................................................................. 5

1.1.3 Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF ...................................... 5

1.1.4 Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung ...................................... 6

1.1.5 Team Kreditorenbuchhaltung, Barzahlungsverkehr & SAP Support ................ 6

1.1.6 Team Lehrabgeltung & Reisemanagement ...................................................... 7

1.1.7 Team Steuern, Bilanzierung, Beteiligungsbuchhaltung & EU Audit Support .... 7

1.2 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam Projekte ............... 8

1.2.1 Eckpunkte des Globalbudgets .......................................................................... 8

1.2.2 Eckpunkte des Drittmittelbudgets ..................................................................... 8

1.2.3 Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich .................................................... 8

1.2.4 Gegenüberstellung §27 und §26 ...................................................................... 9

1.2.5 Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich ........................................................ 10

1.3 Die verschiedenen User-Varianten in SAP ........................................................... 11

1.4 Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und Steuerkennzeichen ........... 11

1.4.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung ................................................................... 12

1.4.2 Die Steuerkennzeichen .................................................................................. 14

1.5 Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG .......................................... 15

1.6 Grundlagen der Buchhaltung ................................................................................ 16

1.6.1 Rechtliche Grundlagen ................................................................................... 16

1.6.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze ................................................. 18

1.6.3 Das System der doppelten Buchführung ........................................................ 19

1.6.4 Zweck der Buchhaltung .................................................................................. 21

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1.6.5 Muster einer Bilanz ........................................................................................ 22

1.6.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) .......................................... 22

1.6.7 Exkurs: Anlagenbuchhaltung .......................................................................... 24

1.6.8 Exkurs: Zahllauf ............................................................................................. 25

1.6.9 Exkurs: Bankkontoführung ............................................................................. 25

2 Basisschulung SAP Modul MM (Material Management) ............................................. 27

2.1 Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen Handhabung ........ 27

2.2 Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske ........................................................... 33

2.3 Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt ..................................... 34

2.4 Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant ........................................................... 43

2.5 Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant .............................................................. 49

2.6 Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung ............................................ 55

2.7 Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden Anlage ............. 57

2.8 Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan .................................................. 68

2.9 Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan ................................. 71

2.10 Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung .............................................. 72

2.11 Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno) .................. 79

2.12 Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung .................................................... 85

2.13 Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen ........................................ 89

3 Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution) ................................................. 98

3.1 Anlegen eines Auftrages ....................................................................................... 98

3.2 Anlegen eines Auftrages mit Bezug .................................................................... 114

3.3 Erstellen einer Faktura mit div. Texten ............................................................... 137

3.4 Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan ................................................. 144

3.5 Anlegen einer Gutschriftsanforderung ................................................................ 152

3.6 Erstellung einer Gutschrift .................................................................................. 156

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3.7 Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift .................................................... 158

3.8 Ausdruck einer Faktura/Gutschrift ...................................................................... 159

4 Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten im Drittmittelbereich .................. 164

4.1 Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal .................................................. 164

4.1.1 Grundlagen der Dienstreisen ....................................................................... 164

4.1.2 Prozessdarstellung: Dienstreisen ................................................................. 166

4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS ........................................................ 167

4.1.4 American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen ...................................... 168

4.2 Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich .............................................. 169

4.2.1 Datenabgleich .............................................................................................. 169

4.2.2 Gesperrte Innenaufträge .............................................................................. 170

4.2.3 Einstieg in die TISS Projektdatenbank ......................................................... 170

4.2.4 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute . 175

4.2.5 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte ......................... 176

4.2.6 FWF-Forschungsbeihilfe .............................................................................. 176

4.3 Übersicht zu SAP Berichten ............................................................................... 177

4.3.1 PC-PIO Bericht ............................................................................................. 177

4.3.2 KOB1 Bericht ............................................................................................... 182

4.3.3 Anlagenbericht ............................................................................................. 186

4.3.4 Personalkostenbericht .................................................................................. 190

5 Glossar Rechnungswesen ........................................................................................ 195

6 Anhang ..................................................................................................................... 204

6.1 Die Warengruppen .............................................................................................. 204

6.2 Die SD-Materialen .............................................................................................. 222

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1 Einführung

1.1 Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche

1.1.1 Organigramm der Quästur

1.1.2 Abteilungsleitung

Leitung der Organisationseinheit

Liquiditätsmanagement

Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses

(Jahresabschluss)

Abwicklung von Sonderprojekten

Eröffnung und Schließung von Girokonten im §27 Bereich

Abwicklung der Anträge für Institutskreditkarten

Allgemeine Administration

1.1.3 Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF

Anlagenkontrolle und -korrekturen, Auskunftserteilung bezüglich Anlagen,

Evidenthaltung der Anlagen im Bau, Abwicklung des Verkaufs von Anlagen und

GWGs, Anlagenetikettendruck, Verwaltung der Investitionszuschüsse und

Anlagenschenkungen, Erstellung von Anlagenauswertungen für die

Quartalsbilanzen und die Jahresbilanz. Vorbereitung der Inventur für die OEs

Durchführung des Zahllaufs, Durchführung der Banküberträge, Bearbeitung aller

innerbetriebliche Verrechnungen und Kostenmitteilungen, Durchführung der

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Bankeinzüge aller Kassa-, Erwerbsteuer-, Kreditkarten- und

Bahnkontokartenbuchungen, quartalsmäßige Kontrolle der offenen Obligos aller

Bestellungen

Verbuchung aller FWF-Sachmittel und Scannen dieser Belege, Bearbeitung der

FWF-Forschungsbeihilfen und §26-Stipendien, Eröffnung der §26-Girokonten,

Bearbeitung der End- und Jahresabrechnungen der FWF-Projekte

1.1.4 Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung

Bearbeitung /Zuordnung/Verbuchung aller §27 Girokonten und Hauptkonto TU-

Wien

Kongresse, Tagungen, Seminare

Exkursionen

Mahnwesen

Kautionen

Quartalskontoabschluss

Forderungsabschreibung

Debitorenstammdatenverwaltung

Ansprechpartner im Bereich Debitorenbuchhaltung (Fakturierung, Erlöskonten)

1.1.5 Team Kreditorenbuchhaltung, Barzahlungsverkehr & SAP Support

Verwaltung der Kreditoren- und Bankenstammdaten

Ein- und Auszahlungen

Buchen der Handverläge der OE

Buchen von Eingangsrechnungen der zentralen Verwaltung

Scannen der Rechnungen aller OE

Archivierung

Kontrolle der Warengruppen, Sach- und Bestandskonten

Unterstützung bei der Bedienung von SAP (First Level Support)

Abhalten von SAP-Schulungen an der TU Wien

User-Administration im Portal Austria und ESS Portal

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Vergabe von Benutzerrollen (Berechtigungen)

Analyse, Aufbereitung und Weiterleitung von technischen Problemen und

Entwicklungsanfragen an das SAP Development (Second Level Support)

1.1.6 Team Lehrabgeltung & Reisemanagement

Ansprechpartner für Fragen bezüglich der Drittmittelpersonalkosten

Abwicklung des Reisemanagements und Unterstützung bei der

Reisekostenabrechnung und der Bedienung des ESS-SAP Portals

Abwicklung der Anträge für die kostenlose American Express Kreditkarte

Abwicklung der Lehrabgeltung und Kollegiengelder

Erstellung von Entgeltbestätigungen für TutorInnen

Abwicklung des Entgelts für Nebentätigkeiten

An- und Abmeldung der TutorInnen bei der zuständigen Krankenkasse

1.1.7 Team Steuern, Bilanzierung, Beteiligungsbuchhaltung & EU Audit Support

Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses

(Jahresabschluss) sowie der Quartalsberichte

Expertise bei steuer- und abgabenrechtlichen Fragestellungen, insbesondere der

Umsatzsteuer und Einkommensteuer/Lohnsteuer

Laufende Buchhaltung und operative Tätigkeiten der TU GIB GmbH und TU Wien

Holding GmbH

Mitarbeit bei der Erstellung der Jahresabschlüsse der TU GIB GmbH und TU Wien

Holding GmbH

EU Projekte Audit Support durch unterstützende Vorlagen und Dokumente, sowie

die Vorabprüfung bereitgestellter Unterlagen hinsichtlich Vollständigkeit und

Gliederung

Unterstützung der Quästurleitung bei allen Aufgaben im Besonderen rund um

Sonderprojekte

Erteilung von Bonitätsauskünften aus den Datenbanken der Creditreform

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1.2 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam Projekte

Die Finanzierung der TU Wien unterscheidet sich grob in die drei Bereiche:

„Globalbudget“ (auch „§28 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im

Universitätsgesetz genannt)

Drittmittelbudget (auch „§27 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im

Universitätsgesetz genannt)

Ad Personam Projekte der Dienstnehmer (auch „§26 Bereich“ nach dem

entsprechenden Paragraphen im Universitätsgesetz genannt; Den Löwenanteil

bilden hier die Projekte des Wissenschaftsfonds, kurz FWF)

1.2.1 Eckpunkte des Globalbudgets

„Hoheitlicher“ Bereich der Universität, geregelt im Universitätsgesetz

Höhe wird durch Leistungsvereinbarungen mit dem Bundesministerium für

Wissenschaft und Forschung für eine 3-Jahres-Periode festgelegt

Deckt vor allem die Gehälter der Beamten, Vertragsbediensteten und Angestellten,

die Mieten an die Bundesimmobiliengesellschaft sowie die Ausgaben des

Lehrbetriebes

1.2.2 Eckpunkte des Drittmittelbudgets

Auftragsforschungs- und Forschungsförderungsbereich der Universität, nur sehr

knapp im Universitätsgesetz geregelt, basiert hauptsächlich auf durch die

WissenschaftlerInnen eingeworbene Projekte aus verschiedenen Bereichen (z.B.

Privatwirtschaft, Forschungsfonds, Mittel der Europäischen Union)

Vertragliche Verpflichtung zur Erbringung einer bestimmten Forschungsleistung

Die Durchführung der Projekte erfolgt im Namen der TU Wien

Deckt vor allem Gehälter von reinen ProjektmitarbeiterInnen und mitwirkenden

MitarbeiterInnen sowie Sachmittel, Dienstleistungen und Investitionen im

Drittmittelbereich

1.2.3 Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich

OE-Nr.+000 (z.B. 134000) Kostenstellen: Kostenstellen sind die Kontierungsobjekte

der Organisationseinheiten. Jeder Organisationseinheit ist eine Kostenstelle

zugeordnet, auf welcher die Kosten erfasst werden.

BER* Innenaufträge: Berufungszusagen

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EIN* Innenaufträge: Einnahmen im hoheitlichen Bereich

EXK* Innenaufträge: Exkursionen im hoheitlichen Bereich

GEV* Innenaufträge: Projekte / besondere Vorhaben in der Hoheit

GIN* Innenaufträge: UNI-Infrastruktur-Projekte

GIP* Innenaufträge: Innovative Projekte

GLV* Innenaufträge: Kosten / Budget bestimmter Bereiche der Lehre

EUM* Innenaufträge: Abwicklung von Bildungsprojekte

GFT* / GCF* Innenaufträge: Budget / Investitionen im Forschungsbereich

GSV* Innenaufträge: Immerwährende Vorhaben in der Hoheit

INV* Innenaufträge: Anlagenkäufe im hoheitlichen Bereich

KTG* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare

KTS* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare, eigenes Girokonto

ULA* Innenaufträge: Ausgaben bei UNI-Lehrgang

1.2.4 Gegenüberstellung §27 und §26

Drittmittel § 27 Ad-personam Projekte § 26

Voraussetzungen Leiter der Organisationseinheit

sind ex lege zum Abschluss

von bestimmten

Rechtsgeschäften

bevollmächtigt;

Voraussetzungen lediglich im

Innenverhältnis durch

Richtlinien, Weisungen oder

Satzungsbestimmungen

Keine Beeinträchtigung der

.) Rechte und Pflichten anderer

Universitätsangehöriger,

.) der Aufgaben der betreffenden

Organisationseinheit in Lehre und

Forschung,

.) der Pflichten aus dem

Arbeitsverhältnis.

Meldung Bericht über die Durchführung

der abgeschlossenen

Rechtsgeschäfte an das

Rektorat gem. § 27 Abs. 5 UG

2002

Meldung an das Rektorat vor

Übernahme und Durchführung

gem. § 36 Abs. 4 UG 2002

Untersagung Entzug der Berechtigung bei

Missbrauch der Vollmacht gem.

Untersagung nur wenn:

.) Obige Voraussetzungen nicht

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§ 27 UG 2002 erfüllt und

.) Keine Vereinbarung über

Kostenersatz

Anstellung und

Verwaltung von

Personal

Arbeitsverhältnis mit der

Universität

Arbeitsverhältnis mit der

Universität gem. § 26 Abs. 6 UG

2002 auf Vorschlag des

Projektleiters

Auftrag-,

Fördernehmer

Universität Projektleiter

Haftung Universität, mit

Regressmöglichkeit auf

Projektleiter

Projektleiter

Vertragsabschluss Im Namen der Universität

durch Leiter der jeweiligen

Organisationseinheit

Im Namen des Projektleiters

Rechnungsadresse Muss auf „Technische

Universität Wien“ oder „TU

Wien“ lauten

Muss auf den Namen des/der

Projektleiters/in lauten, eine

zusätzliche Nennung der

Technischen Universität Wien ist

möglich

Abwicklung Über ein universitäres

Bankkonto durch die

Finanzabteilung (Quästur)

Treuhändisch geführtes

Bankkonto durch die

Finanzabteilung (Quästur)

1.2.5 Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich

D* Innenaufträge: Forschungsprojekte des Drittmittelbereichs

S*, SAM* Innenaufträge: Sammler

T* Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt

T*100 Innenaufträge: Abwicklung von EU-Projekten

T*200 Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt – FWF

Eine detaillierte Übersicht über alle Innenauftäge finden Sie auf der Homepage der

Controllingabteilung unter http://www.tuwien.ac.at/dle/controlling/sap_rechnungswesen/.

http://www.tuwien.ac.at/dle/controlling/sap_rechnungswesen/

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1.3 Die verschiedenen User-Varianten in SAP

Die Benutzer (engl. User) in SAP besitzen je nach ihren Aufgaben unterschiedliche

Funktionen und Berechtigungen. Folgende Varianten an SAP Usern sind an der TU Wien

vertreten:

Berichts-User: Ihnen steht die Nutzung aller Berichte einer Organisationseinheit zur

Verfügung (ausgenommen Personalkostenberichte), es ist jedoch nicht möglich mit

diesem User Buchungen vorzunehmen oder Bestellungen freizugeben.

Berichts-User mit Zusatzberechtigung für Personalkostenberichte (§27 und §26):

Wie oben angeführt, jedoch auch mit der Möglichkeit die Personalkosten

abzufragen.

Instituts-User: Der klassische „Buchhaltungs-User“, neben der Nutzung aller

Berichte einer Organisationseinheit (ausgenommen Personalkostenberichte),

können diese User auch die gesamte Beschaffung und Fakturierung der

Organisationseinheit durchführen, jedoch keine Bestellungen freigeben.

Instituts-User mit zusätzlicher Freigabeberechtigung für Bestellungen (§28

Anweisungsberechtigter): Alle Rechte wie der Instituts-User, jedoch auch mit der

Möglichkeit Bestellungen freizugeben.

Professional-User: Hierbei handelt es sich um User bestimmter MitarbeiterInnen der

zentralen Verwaltung, denen ihren Aufgaben entsprechend verschiedene weitere

Funktionen und SAP-Module zur Verfügung stehen (z.B. der Quästur und der

Controllingabteilung das Modul SAP CO, der Personalabteilung und der

Personalverrechnung das Modul SAP HR)

Die Vergabe der verschiedenen User erfolgt je nach Position und Aufgabenbereich durch

den SAP Support der Quästur nach erfolgreich absolvierter SAP Schulung.

Die SAP-User Anforderung finden Sie unter:

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/Formulare/SAP_Useranforderung.pdf

Allgemeine Informationen rund um den SAP Support an der TU Wien finden Sie unter:

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/

1.4 Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und Steuerkennzeichen

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/Formulare/SAP_Useranforderung.pdf


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1.4.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung

Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich die Lieferungen und sonstigen Leistungen die

Unternehmer (im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) im Inland gegen Entgelt im Rahmen

ihres Unternehmens ausführen, zudem auch der Eigenverbrauch, die Einfuhr von

Gegenständen aus einem Drittland ins Inland und der innergemeinschaftliche Erwerb.

Die Umsatzsteuer ist einer Verbrauchersteuer, entsprechend haben Unternehmer, bis auf

einige Ausnahmen, neben der Pflicht zur Verrechnung von Umsatzsteuer für ihre

Lieferungen und Leistungen auch das Recht ihnen verrechnete Umsatzsteuer als

sogenannte „Vorsteuer“ beim Finanzamt in Abzug zu bringen, und so rückerstattet zu

bekommen.

Bestimmte Unternehmer, Waren oder Dienstleistungen werden gemäß § 6 UStG von der

Pflicht zur Verrechnung der Umsatzsteuer befreit, besitzen dementsprechend jedoch fast

überwiegend auch nicht das Recht zum Vorsteuerabzug.

Die TU Wien ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts nur mit den Umsätzen aus ihren

Betrieben gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig (§ 2 Abs 3 UStG; z.B. Untervermietung

Räumlichkeiten an die Mensa; Allgemein Tätigkeiten die außerhalb der hoheitlichen

Tätigkeit anfallen), hat jedoch auch nur in diesem Bereich das Recht auf einen

Vorsteuerabzug. Aus diesem Grund bildet die der TU Wien verrechnete Umsatzsteuer

bzw. anfallende Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer oder Reverse Charge (hierzu Details

in Folge) in den allermeisten Fällen einen Kostenfaktor.

Das österreichische Steuerrecht kennt 4 verschiedene Umsatzsteuersätze:

20% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 1 UStG): Der Standard-Steuersatz in Österreich, ihm

unterliegen fast alle Lieferungen und Leistungen.

10% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 2 UStG): Der ermäßigte Steuersatz in Österreich,

ihm unterliegen einige ausgewählte Lieferungen und Leistungen. Die häufigsten

Anwendungsfälle sind: Nahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Vermietung zu

Wohnzwecken, Beherbergung und Personenbeförderung.

12% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 3 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für den Ab-

Hof-Verkauf von Wein, Most, Sturm und dergleichen.

19% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 4 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für die in den

Gebieten Jungholz und Mittelberg bewirkten Umsätze durch Unternehmer, die

einen Wohnsitz (Sitz), gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte in diesen

Gebieten haben.

Erfolgt eine Lieferung (Waren) oder Leistung aus dem Ausland findet ebenfalls eine

Umsatzbesteuerung statt, je nachdem worum es sich handelt, woher die Lieferung oder

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Leistung stammt und zwischen wem der Geschäftsfall entsteht kommen unterschiedliche

Steuern und Regelungen zur Anwendung.

20% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% Umsatzsteuer

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die

Rechnungssumme 20% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn

zuständige Finanzamt abführen.

10% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% Umsatzsteuer

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die

Rechnungssumme 10% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn

zuständige Finanzamt abführen.

20% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20%

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf

die Rechnungssumme 20% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an

das für ihn zuständige Finanzamt abführen.

10% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10%

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf

die Rechnungssumme 10% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an

das für ihn zuständige Finanzamt abführen.

Bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern ist es entscheidend, worum es

sich handelt und ob der Empfänger ein Unternehmer iSd UStG oder ein Verbraucher ist.

Bei Leistungsbeziehungen (Dienstleistungen) zwischen Unternehmern gilt mittlerweile fast

ausschließlich die sogenannte „Generalklausel“ gemäß §3a Abs 6 UStG welche die

Versteuerung der Leistung am Empfängerort vorsieht. Es existieren hierzu einige wenige

Ausnahmen, weitere Details finden Sie unter

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Steuerrichtlinien.pdf

20% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in

Österreich 20% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer


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muss auf die Rechnungssumme 20% Reverse Charge aufschlagen, und diese

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen

10% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in

Österreich 10% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer

muss auf die Rechnungssumme 10% Reverse Charge aufschlagen, und diese

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen.

Rechnungen, für die 10% Reverse Charge anfallen würden kommen aufgrund des

sehr engen Bereichs an möglichen Leistungen an der TU Wien kaum vor.

Die UID Nummer der TU Wien: ATU37675002

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID, dient zur eindeutigen Kennzeichnung

von Umsatzsteuerpflichtigen innerhalb der EU und ermöglicht die Abrechnung der

Umsatzsteuer zwischen den verschiedenen Finanzämtern. Sie ist für

innergemeinschaftliche Geschäfte der Indikator der Unternehmereigenschaft,

entsprechend gilt die TU Wien bei innergemeinschaftlichen Geschäften als Unternehmer

gemäß UStG (entscheidend für die Frage nach dem Leistungsort bei Reverse-Charge

Fällen).

Hinweis: Bei Bestellungen im §27 und §28 Bereich muss die UID Nummer der TU Wien

immer angegeben werden, auch wenn die Bestellung per Telefon oder über das Internet

durchgeführt wird.

EORI Nummer der TU Wien: ATEOS1000012831

Die EORI-Nummer dient seit 01.01.2010 zur exakten Identifizierung der

Wirtschaftsbeteiligten im Zusammenhang mit Zollangelegenheiten innerhalb der EU.

1.4.2 Die Steuerkennzeichen

Die Steuerkennzeichen müssen je nach Art und Gestaltung des Geschäftsfalles (Lieferung

oder Leistung, Lieferung aus EU Land oder aus Drittland, etc.) ausgewählt werden.

Steuercode in SAP Bedeutung

V3 Vorsteuer 0% Universität (Lieferung oder Leistung aus dem

Inland, für die keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird)

V4 Vorsteuer 10% Universität – kein Abzug bei Verbuchung

V5 Vorsteuer 20% Universität – kein Abzug bei Verbuchung

V9 Einfuhrumsatzsteuer – kein Abzug bei Verbuchung – durch

Spedition verrechnet

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E3 innergemeinschaftlicher Erwerb 10% - Abfuhr ans Finanzamt

E4 innergemeinschaftlicher Erwerb 20% - Abfuhr ans Finanzamt

R4 Reverse Charge 20% - Abfuhr ans Finanzamt

N0 EU-Land ausländische Steuer – kein Abzug bei Verbuchung

NK EU-Land , Drittland, sonstige Leistung 0%

Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Umsatzsteuer finden Sie unter


1.5 Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG

Damit Vorsteuerabzugsberechtigte die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als

Vorsteuer abziehen können müssen eine Reihe von Rechnungsmerkmalen erfüllt sein,

welche in § 11 UStG normiert sind.

Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens

Name und Anschrift des Empfängers

o Muster für die TU:

Technische Universität Wien


Anschrift der Organisationseinheit

Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der

Leistung

Tag bzw. Zeitraum der Leistung (Bei Lieferungen oder Leistungen, die

abschnittsweise abgerechnet werden genügt die Angabe des

Abrechnungszeitraumes, soweit dieser ein Kalendermonat nicht übersteigt)

Nettobetrag (Entgelt) für die Lieferung oder Leistung

Umsatzsteuerbetrag (wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro

ausgestellt zusätzlich auch der Umsatzsteuerbetrag in Euro mit

Umrechnungsmethode, so dieser noch nicht feststeht die Umrechnungsmethode

gemäß § 20 Abs 6 UStG)

anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung


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Ausstellungsdatum

fortlaufende Nummerierung, welche zur Identifizierung der Rechnung einmalig

vergeben wird

UID-Nummer des leistenden Unternehmens (bei Rechnungen über € 10.000,-

Gesamtbetrag zusätzlich auch die UID-Nummer des zahlenden/empfangenden

Unternehmens)

Für Kleinbetragsrechnungen bis € 400,- (§ 11 Abs 6 UStG) genügen folgende Angaben:

Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens

Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der

Leistung

Tag der Lieferung bzw. Tag oder Zeitraum der Leistung

Nettobetrag der Rechnung und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe

anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Obwohl die TU Wien nur für Rechnungen im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art das

Recht auf Vorsteuerabzug besitzt hat sich die Einhaltung dieser Rechnungsmerkmale im

allgemeinen Geschäftsgebaren fest etabliert, da fast alle diese Merkmale auch

unabhängig von einem möglichen Vorsteuerabzug für die korrekte Verbuchung eines

Beleges notwendig sind.

1.6 Grundlagen der Buchhaltung

Die Buchhaltung oder Buchführung, aufgrund ihrer „Außenwirkung“ auch „externes

Rechnungswesen“ genannt, umfasst die schriftliche Aufzeichnung und systematische

Gliederung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens.

1.6.1 Rechtliche Grundlagen

Die folgenden gesetzlichen Regelungen bilden die Eckpunkte und Grundsätze des

täglichen Arbeitens in der Buchhaltung der TU Wien:

§ 15 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe von allgemeinen Regelungen zur

Gebarung der Universitäten:

o Normierung der Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit,

Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz und Sorgfalt

o Die Gebarung der Universitäten erfolgt im eigenen Namen und auf eigene

Rechnung

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o Der Rechnungshof besitzt ein Prüfungsrecht für die Gebarung der

Universitäten, sowie für alle gegründeten Gesellschaften, Stiftungen und

Vereine, deren Geschäftsanteile die Universität mittelbar oder unmittelbar zu

mehr als 50% hält

§16 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe weiterer Regelungen etwas spezieller

zum Rechnungswesen:

o Für das Rechnungswesen der Universitäten sind die Regelungen des ersten

Abschnitts des dritten Buches des Unternehmensgesetzbuches maßgeblich

(unter anderem Pflicht zur doppelten Buchführung)

o Das Rechnungsjahr der Universitäten entspricht dem Kalenderjahr

o Die Universitäts-Rechnungsabschlussverordnung trifft spezielle Regelungen

zur Gestaltung der Rechnungsabschlüsse (= Jahresabschlüsse) der

Universitäten

o Die Rechnungsabschlüsse der Universitäten unterliegen der Prüfungspflicht

durch einen Wirtschaftsprüfer

o Der geprüfte und vom Universitätsrat genehmigte Rechnungsabschluss

muss bis Ende Mai des Folgejahres an das Bundesministerium für

Wissenschaft und Forschung übermittelt werden

§§ 189 bis 216 Unternehmensgesetzbuch: Regeln alle wesentlichen Grundsätze

der Buchhaltung und Bilanzierung:

o Grundsätze zur Buchführung

o Inventaraufzeichnung und Inventurverfahren

o Regelungen und Inhalte des Jahresabschlusses

o Diverse Bewertungsregelungen

o Abschreibungen

o Rückstellungen

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen

§§ 124 bis 132 Bundesabgabenordnung: Enthalten weitere, spezielle Vorschriften

zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen:

o Regelungen zur Buchführungspflicht

o Führung und Aufbau des Wareneingangsbuches

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o Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen

Diverse weitere Paragraphen in der Bundesabgabenordnung: Enthalten

umfassende Regelungen rund um Abgaben im öffentlichen Bereich (z.B. Steuern),

von denen einige auch für die TU Wien relevant sind, z.B. Säumniszuschläge,

Fristen, Verfahrensvorschriften und Rechtsmittel.

1.6.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze

Aufgrund der oben angeführten verschiedenen gesetzlichen Regelungen lassen sich

einige fundamentale Grundsätze der Buchhaltung und Bilanzierung ableiten:

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (plus weitere Grundsätze): Ganz

allgemein wird an die Buchführung die Anforderung gestellt, dass „sie einem

sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die

Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in

ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Im speziellen ergeben sich

daraus folgende konkrete Grundsätze:

o Bücher sollen in einer lebenden Sprache und mit den Schriftzeichen einer

solchen geführt werden, ist dies nicht die jeweils zugelassenen

Amtssprache müssen auf Verlangen der Abgabenbehörde eine beglaubigte

Übersetzung der vorgelegten Bücher, Aufzeichnungen, hierzu gehörige

Belege sowie der Geschäftspapiere und der sonstigen Unterlagen vorgelegt

werden.

o Die Buchungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig

und zeitgerecht vorgenommen werden.

o Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll klar sein und erkennen

lassen, welche Geschäftsvorgänge auf diesen Konten verzeichnet werden.

Buchungen sollen dementsprechend einheitlich auf den dafür vorgesehenen

Konten erfolgen.

o Die zu Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart

geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen

jederzeit möglich ist.

o Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen Datenträger

verwendet, so muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete

Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit

gewährleistet sein.

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o Bei der Verwendung von Datenträgern (= elektronische Buchhaltung),

sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert

werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.

Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen

Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende

Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll

möglich sein.

o Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und

Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren

(Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere Fristen, etwa bei anhängige

Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der

Immobilienbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen

für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre

aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann auf Datenträgern

geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und

urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Bilanzierungsgrundsätze:

o Bilanzwahrheit: Der Jahresabschluss muss richtig und vollständig sein.

o Bilanzklarheit: Der Jahresabschluss muss den gesetzlichen Form- und

Gliederungsvorgaben entsprechen, zudem müssen klare und zutreffende

Bezeichnungen gewählt werden, und einzelne Salden dürfen nicht

aufgerechnet werden (Saldierungsverbot von z.B. Forderungen und

Verbindlichkeiten gegeneinander).

o Bilanzkontinuität: Gewählte Gliederungen und Bewertungsmethoden müssen

entweder Beibehalten oder bei Abänderung entsprechend erläutert werden.

o „Vorsichtsprinzip“/Imparitätsprinzip: Vermögen und Forderungen soll nach

dem Niederstwertprinzip, Verbindlichkeiten nach dem Höchstwertprinzip

beurteilt werden. Es dürfen nur verwirklichte Gewinne ausgewiesen werden.

Als Wert dürfen maximal die Anschaffungs- oder Herstellungskosten

ausgewiesen werden.

o Prinzip der Unternehmensfortführung: Es wird davon ausgegangen, dass

das Unternehmen kontinuierlich besteht.

1.6.3 Das System der doppelten Buchführung

Das System der doppelten Buchführung geht zurück bis in das Venedig des 15. und 16.

Jahrhunderts, soweit bekannt wurde durch die damaligen venezianischen Kaufleute

erstmals die Technik der zweifachen Erfassung aller Geschäftsfälle angewandt.

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Jeder Geschäftsfall findet sich zweimal, jeweils einmal im „Soll“ und einmal im „Haben“,

zudem werden die Geschäftsfälle hierdurch sowohl auf den Bestandskonten als auch auf

den Erfolgskonten erfasst. Ausnahmen bilden erfolgsneutrale Geschäftsfälle und reine

Umbuchungen zwischen Bestands- bzw. Erfolgskonten.

Ziel ist es, die Geschäftsfälle sowohl in einer statischen Vermögensaufstellung (= Bilanz)

als auch in einer dynamischen Erfolgsrechnung (Gewinn und Verlustrechnung, kurz GuV)

zu erfassen. Durch den „Abschluss“ der Bücher (= Jahresabschluss bzw. an den

Universitäten Rechnungsabschluss genannt) zu einem bestimmten Stichtag können durch

diese Technik sowohl die Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Stichtag (= in

Summe also ein Gewinn oder ein Verlust) sowie der Vermögensstand (Gegenüberstellung

von Vermögen und Forderungen mit den offenen Verbindlichkeiten und Rückstellungen –

im Überbegriff als „Aktiva“ und „Passiva“ bezeichnet) festgestellt werden.

Durch die Erfassung der Geschäftsfälle auf Konten mit passender Bezeichnung und

systematischer Nomenklatur (der sogenannte „Kontenplan“ oder „Kontenrahmen“) wird

auch bei zahlreichen und vielfältigen Geschäftsfällen die Übersichtlichkeit und

Nachvollziehbarkeit gewahrt.

Jedem Unternehmen steht es frei einen gänzlich eigenen Kontenrahmen zu entwerfen, in

der Praxis hat sich in Österreich jedoch die Systematik des sogenannten

„Einheitskontenrahmen“ durchgesetzt, welcher je nach individuellem Bedarf der

Unternehmen erweitert wird.

Systematik des Einheitskontenrahmens:

Klasse Bestands- / Erfolgsk. Bereich

Klasse 0 Bestandskonto Anlagevermögen

Klasse 1 Bestandskonto Vorräte

Klasse 2 Bestandskonto Sonstiges Umlaufvermögen,

Rechnungsabgrenzungsposten

Klasse 3 Bestandskonto Rückstellungen, Verbindlichkeiten und

Rechnungsabgrenzungsposten

Klasse 4 Erfolgskonto Betriebliche Erträge

Klasse 5 Erfolgskonto Materialaufwand und sonstige bezogene

Herstellungsleistungen

Klasse 6 Erfolgskonto Personalaufwand

Klasse 7 Erfolgskonto Abschreibungen und sonstige betriebliche

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Aufwendungen

Klasse 8 Erfolgskonto Finanzerträge und Finanzaufwendungen, a.o. Erträge

und a.o. Aufwendungen, Steuern vom Einkommen

und vom Ertrag, Rücklagenbewegung

Klasse 9 Eigenkapital (Bestand) Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen

Stiller Gesellschafter, Abschluss von Evidenzkonten

1.6.4 Zweck der Buchhaltung

Die Buchhaltung als schriftliche Aufzeichnung und systematische Gliederung aller

Geschäftsfälle eines Unternehmens erfüllt eine Reihe von praktischen Zwecken:

Datenbasis für den Bereich des Controllings: Das Controlling (dt. „Steuerung“,

Bereich der Kostenrechnung), auch „internes Rechnungswesen“ genannt, gewinnt

einen Gutteil seiner Datenbasis aus den Aufzeichnungen der Buchhaltung, daher ist

eine geordnete, vollständige, richtige und zeitgerechte Buchhaltung eine essentielle

Grundlage für ein effektives Handeln einer Wirtschaftseinheit.

Datenbasis für den Bereich der Treasury: Das Treasury (dt. direkt übersetzt

ursprünglich „Schatzamt/Schatzkammer“, Finanzbereich eines Unternehmens)

benötigt die Daten der Buchhaltung für eine möglichst exakte Liquiditätsplanung.

Um die Verfügbarkeit und den Bedarf zukünftiger Geldmittel sinnvoll planen zu

können sind verständlicher Weise vollständig, richtig und zeitgerecht erfasste

Forderungen und Verbindlichkeiten notwendig.

Datenbasis für die Berechnung von Steuern und Abgaben: Die korrekte

Berechnung und Abfuhr von Steuern (z.B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer,

Umsatzsteuer) und Abgaben (z.B. Dienstgeberbeiträge an die Sozialversicherung,

Beiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Wiener „U-Bahn-Abgabe“) setzt eine

vollständige, richtige und zeitgerechte Erfassung der Geschäftsfälle voraus.

Nachweis der ordnungsgemäßen Gebarung: Verschiedene Prüfinstitutionen

(Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Sozialversicherung, Drittmittelgeldgeber, etc.)

verlangen als Nachweis eines ordnungsgemäßen Geschäftsgebarens eine

Buchhaltung, welche nach den oben angeführten Grundsätzen durchgeführt wird.

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1.6.5 Muster einer Bilanz

Die grobe Gliederung einer Bilanz stellt sich für die TU Wien basierend auf den Vorgaben

der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie folgt dar:

Aktiva

A. ANLAGEVERMÖGEN

I. Immaterielle Vermögensgegenstände

II. Sachanlagen

III. Finanzanlagen

B. UMLAUFVERMÖGEN

I. Vorräte

II. Forderungen und sonstige

Vermögensgegenstände

III. Wertpapiere und Anteile

IV. Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei

Kreditinstituten

C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN

Passiva

A. EIGENKAPITAL

B. UNVERSTEUERTE RÜCKLAGEN

C. INVESTITIONSZUSCHÜSSE

D. RÜCKSTELLUNGEN

E. VERBINDLICHKEITEN

F. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN

1.6.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV)

Die grobe Gliederung einer Gewinn und Verlustrechnung stellt sich für die TU Wien

basierend auf den Vorgaben der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie

folgt dar:

1. Umsatzerlöse

a) Erlöse auf Grund von Globalbudgetzuweisungen des Bundes

b) Erlöse aus Studienbeiträgen

c) Erlöse aus Studienbeitragsersätzen

d) Erlöse aus universitären Weiterbildungsleistungen

e) Erlöse gemäß § 27 UG

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f) Kostenersätze gemäß § 26 UG

g) Sonstige Erlöse und andere Kostenersätze

2. Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen im Auftrag Dritter

3. Aktivierte Eigenleistungen

4. Sonstige betriebliche Erträge

a) Erträge aus dem Abgang vom und der Zuschreibung zum Anlagevermögen mit Ausnahme der Finanzanlagen

b) Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen

c) Übrige

5. Aufwendungen für Sachmittel und sonstige bezogene Herstellungsleistungen

a) Aufwendungen für Sachmittel

b) Aufwendungen für bezogene Leistungen

6. Personalaufwand

a) Löhne und Gehälter

b) Aufwendungen für externe Lehre

c) Aufwendungen für Abfertigungen und Leistungen an betriebliche Vorsorgekassen

d) Aufwendungen für Altersversorgung

e) Aufwendungen für gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben sowie vom Entgelt abhängige Abgaben und Pflichtbeiträge

f) Sonstige Sozialaufwendungen

7. Abschreibungen

8. Sonstige betriebliche Aufwendungen

a) Steuern, soweit sie nicht unter Z 17 fallen

b) Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gemäß § 33 UG

c) Übrige

9. Zwischensumme aus Z 1 bis 8 (= „Betriebsergebnis“)

10. Erträge aus Finanzmitteln und Beteiligungen

a) davon aus Zuschreibungen

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b) davon von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht

11. Aufwendungen aus Finanzmitteln und aus Beteiligungen

a) davon Abschreibungen

b) davon Aufwendungen von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht

12. Zwischensumme aus Z 10 bis 11 (= „Finanzergebnis“)

13. Ergebnis der gewöhnlichen Universitätstätigkeit (kurz „EGT“)

14. Außerordentliche Erträge

15. Außerordentliche Aufwendungen

16. Außerordentliches Ergebnis

17. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag

18. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

19. Auflösung unversteuerter Rücklagen

20. Auflösung von Rücklagen

21. Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen

22. Zuweisung zu Rücklagen

23. Gewinn- bzw. Verlustvortrag

24. Bilanzgewinn bzw.- verlust.

1.6.7 Exkurs: Anlagenbuchhaltung

Anlagen: Unter Anlagen sind Gegenstände zu verstehen, deren Anschaffungswert über EUR

1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer und Nebenkosten) liegt und welche der

Organisationseinheit zu einer längeren Nutzung (über ein Jahr) dienen sollen.

Software zählt bei einem Anschaffungswert ab EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer)

zum Anlagevermögen, sofern das Institut im Besitz des Quellcodes ist – d.h. die Software

nach Bezahlung ins Eigentum des Institutes übergeht und auch verändert werden kann.

Bei Lizenzen hat das Institut nur ein Nutzungsrecht. Lizenzen gelten ab einem

Anschaffungswert von EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) als Anlagegut, sofern die

Laufzeit mehr als 2 Jahre beträgt.

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Wissenschaftliche Literatur:

Zum Anlagevermögen zählen – auch wenn der Anschaffungswert unter EUR 1.000,00

(inklusive Umsatzsteuer) liegt – immer wissenschaftliche Literatur und

wissenschaftliche Datenträger

Geringwertige Wirtschaftsgüter:

Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden

können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 (inklusive

Umsatzsteuer) aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu

klassifizieren.

Folgende Klassifizierungen für GWG sind in den Warengruppen von SAP-MM hinterlegt:

Wissenschaftliche Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 538)

EDV-Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 539)

Einrichtungsgegenstände < €1.000 (Warengruppe 540)

Sonstige geringwertige Wirtschaftsgüter < €1.000 (Warengruppe 541)

GWGs sind grundsätzlich im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Ausnahmen

bestehen jedoch nach § 13 EStG, wenn die Vollabschreibung von geringwertigen

Vermögensgegenständen von wesentlichem Umfang ist. Dies ist dann der Fall, wenn die

GWGs mehr als 10% der Abschreibung der entsprechenden Anlagenposten betragen.

Da das Verhältnis zwischen GWGs und planmäßiger Abschreibung des Anlagevermögens

im Jahr 2010 an der TU Wien mehr als 13% betrug, werden die GWGs pauschal ab dem

Jahr 2011, von der Quästur, getrennt nach § 27 und § 28 von den Aufwandskonten in das

Anlagevermögen pro Quartal umgebucht und auf eine Nutzungsdauer von drei Jahren

1.6.8 Exkurs: Zahllauf

Der zentrale Zahllauf wird jeden Montag und Donnerstag ab 13 Uhr in der Quästur

durchgeführt (ausgenommen Feiertage). Dabei werden alle bis zu diesem Zeitpunkt

gebuchten und fälligen Rechnungen in elektronischer Form zur Bezahlung an die

Hausbank weitergeleitet.

1.6.9 Exkurs: Bankkontoführung

Jede Organisationseinheit verfügt über mindestens ein Bankkonto zur Abwicklung der

Mittel aus §27-Projekten. Der jeweilige Kontostand kann über das BusinessNet

(Onlinebanking) der UniCredit Bank Austria von den Infoberechtigten

(Unterschriftsprobenblatt) abgefragt werden.

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Die Kontoauszüge der §27 Projektkonten und §28 Globalbudget werden durch die Quästur

verbucht. Alle Zahlungseingänge werden den offenen Fakturen zugeordnet – alle

Abbuchungen mit offenen Eingangsrechnungen ausgeglichen. Kann kein entsprechender

offener Posten gefunden werden erfolgt eine Verständigung der Organisationseinheit.

Wird eine Faktura fälschlicherweise erst nach dem Zahlungseingang erstellt, muss die

Faktura auf das Datum des Zahlungseinganges rückdatiert werden.

Alle Bankspesen, Quartalsabschlüsse, Auslandszahlungsverkehr-Spesen und allfällige

Fehlüberweisungen und Banküberträge werden manuell durch die Quästur gebucht bzw.

korrigiert.

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2 Basisschulung SAP Modul MM (Material

Management)

Das Modul Material Management dient zur Durchführung und Organisation des

Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von Bestellung über

Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab.

2.1 Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen Handhabung

Anmeldung: über die Internetadresse www.portal.at -> SignON – Auf jedem

Arbeitsplatz!

Anmeldedaten: bestehen aus den Daten der E-Mailadresse + Passwort:

1) ID: Vorname.Nachname 2) @: tuwien.ac.at 1) PW: Das Passwort sollte zwischen 6 und 12 Zeichen lang sein und aus einer

Kombination aus Ziffern und Buchstaben bestehen (Groß/Kleinschreibung

beachten!)

SAP – Client (Uni.verse): Portal Austria / SAP Anmeldung

1) In der Spalte „VPN“ in eine der Checkboxen klicken und abwarten bis dort ein Hakerl erscheint (VPN-Client wurde gestartet)

2) Danach auf „Verbinden“ bei System „PU1“ klicken = Produktivsystem (QU1 = Testsystem)

Berechtigungen: bitte senden Sie uns das unterfertigte Useranforderungs-Formular per Fax an 9411306, Sie finden es auf der Homepage der Quästur im Unterpunkt SAP-Call Center. http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/

Navigieren im SAP – Fenster

Menübereich wie Windows–Explorer - Persönliches Menü (SAP-Standardmenü)

Menü / Titelleiste

Obere Symbolleiste gleichbleibend

Infoleiste

Untere Symbolleiste anwendungsabhängig

Aktives Fenster Favoriten und Eigenes Menü

Statusleiste Systemrückmeldungen links, Systeminfo rechts

http://www.portal.at/


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] Menüleiste

] Systemfunktionsleiste

] Titelleiste

] Anwendungsleiste

] Dynprobereich

] Statusleiste

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Pflegen eigener Daten

Menü System Benutzervorgaben eigene Daten:

Wichtig sind Name, Institutsbezeichnung, Telefonnummer, Faxnummer und Emailadresse

(entspricht Ansprechpartner in Bestellung und Faktura)!

Menü Zusätze Einstellungen Technische Namen anzeigen:

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Menü Favoriten Transaktion einfügen / bzw. mittels Drag&Drop in die Favoriten

ziehen:

Folgende Meldung kann auftreten wenn eine Anmeldung abbricht und Sie erneut

einsteigen:

Klicken Sie den obersten Punkt an und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen.

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Folgende Tabelle listet die Funktionen auf, die der Systemfunktionsleiste zugeordnet

sind:

Symbol Quick-Info-Text Tastaturbefehl Funktion

Enter Enter Bestätigt die Daten,

die Sie auf dem Bild

gewählt oder

eingegeben haben.

Hat keine

Speicherfunktion.

Im neuen visuellen

Design:

Im klassischen

Design:

Befehlsfeld Kein

Tastaturbefehl

Ermöglicht die

Eingabe von Befehlen

wie

Transaktionscodes.

Sie können nur das

Befehlsfeld im neuen

visuellen Design

komprimieren und

expandieren.

Sichern STRG+S Sichert Ihre Arbeit.

Hat die gleiche

Funktion wie Sichern

im Menü Bearbeiten.

Zurück F3 Kehrt auf das

vorherige Bild ohne

Datenspeicherung

zurück. Wenn es

Mussfelder auf dem

Bild gibt, müssen

diese zuvor gefüllt

werden.

Verlassen UMSCH+F3 Beendet die aktuelle

Funktion ohne

Datensicherung. Kehrt

zum Einstiegsbild

oder Hauptmenübild

zurück.

Abbrechen F12 Beendet die aktuelle

Anwendung ohne

Datensicherung. Hat

die gleiche Funktion

wie Abbrechen im

Menü Bearbeiten.

Drucken STRG+P Druckt Daten des

aktuellen Bilds.

Suchen STRG+F Sucht nach

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erforderlichen Daten

im aktuellen Bild.

Weiter suchen STRG+G Führt eine erweiterte

Suche nach

erforderlichen Daten

im aktuellen Bild

durch.

Erste Seite STRG+BILDhoch Springt zur ersten

Seite.

Vorherige Seite Bild hoch Springt zur vorherigen

Seite.

Nächste Seite Bild runter Springt zur nächsten

Seite.

Letzte Seite STRG+BILDrunter Springt zur letzten

Seite.

Neuen Modus

erzeugen

Kein

Tastaturbefehl

Legt einen neuen

SAP-Modus an. Hat

die gleiche Funktion

wie Erzeugen Modus

im Menü System.

Erstellt eine

Verknüpfung

Kein

Tastaturbefehl

Ermöglicht das

Anlegen einer

Desktop-Verknüpfung

zu einem SAP-Report,

einer Transaktion

oder Anwendung.

Hilfe F1 Bietet Hilfe für das

Feld an, auf dem der

Cursor platziert ist.

Im neuen visuellen

Design:

Im klassischen

Design:

Lokales Layout

anpassen

ALT+F12 Ermöglicht das

benutzerspezifische

Einstellen der

Anzeigeoptionen.

Ihr Benutzermenü könnte so aussehen (ist Berechtigungsabhängig):

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2.2 Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske

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2.3 Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt

Wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt „Bestellung anlegen“ per Doppelklick aus. Das Erscheinungsbild der Bestellung ist durch 3 Bildbereiche, die sich einzeln auf- bzw. zuklappen lassen, gekennzeichnet. Somit können Sie selbst bestimmen, welche Daten Sie angezeigt haben wollen (aufgeklappt haben wollen). Die Bildschirmmaske ist in folgende 3 Bereiche unterteilt:

Kopf Hier werden alle Daten erfasst, welche die gesamte Bestellung betreffen, wie Lieferantendaten oder Konditionen.

Positionsübersicht Hier werden die einzelnen Bestellpositionen eingetragen, wie Kontierungstyp, Kurztext, Warengruppe, Bestellmenge, und Nettopreis.

Positionsdetail Hier werden die zusätzlichen Daten zu einer Bestellposition erfasst, wie Kontierung und Steuerkennzeichen (ev. auch Anlagen oder Rechnungspläne). Die Reiter des Positionsdetails sind erst sichtbar, wenn bereits eine Position in der Positionsübersicht eingetragen wurde. Als Bestellform wählen Sie die Normalbestellung (bereits voreingestellt). Tragen Sie nun im oberen weißen Feld „Lieferant“ den Namen des Kreditors (= Lieferant), einen Teil des Namens, oder, wenn der Kreditor nicht angelegt ist, CPD ein und drücken die ENTER-Taste. Wenn es zu Ihrer Eingabe mehrere Lieferantennamen gibt, erhalten Sie eine Auswahlliste. Bestätigen Sie nun mit Doppelklick den passenden Lieferanten. Nummer und Name des Lieferanten werden in das Bestellformular übernommen.

Sie haben auch die Möglichkeit, über eine Auswahl aus der Lieferantenliste zu treffen. Hierfür müssen Sie den Namen, oder Teile des Lieferantennamens oder CPD mit *...* in

das Feld „Name“ eintragen und die Suche mit starten. Mit Doppelklick übernehmen Sie Ihre gewünschte Auswahl. Als weitere gute Suchmöglichkeit bietet sich das Feld „Postleitzahl“ an. Tragen Sie die Postleitzahl ein und starten Ihre Suche mit ENTER oder

. Mit Doppelklick übernehmen Sie Ihre Auswahl aus der Vorschlagsliste. Bestätigen Sie anschließend die Kreditorennummer mit ENTER, sodass die Zahlungsbedingungen und die Währung aus den Stammdaten übernommen werden. Pflegen Sie nun im Bereich der Kopfdaten folgende Reiter: Reiter „Lieferung/Rechnung“

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Abbildung 1: Bestellung anlegen: Reiter „Lieferung und Rechnung“

Zahlungsbed

Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Treffen

Sie bei einem CPD-Lieferanten mit eine Auswahl aus der Vorschlagsliste und bestätigen diese mit einem Doppelklick. Wenn Sie nach der Eingabe eines gepflegten Kreditors die ENTER-Taste gedrückt haben, werden die Zahlungsbedingungen aus dem Lieferantenstamm vorgeschlagen. Diese Felder können überschrieben werden.

Zahlung in Anzahl von Tagen, die zusammen mit dem Zahlungsbasisdatum die jeweilige Zahlungsfrist darstellt. Diese Felder werden aufgrund der Auswahl der Zahlungsbedingungen automatisch befüllt bzw. bleiben frei oder können überschrieben werden.

Währung Haben Sie nach der Eingabe des Kreditors die ENTER-Taste gedrückt, wird die Währung aus dem Lieferantenstamm gezogen. Ändern Sie bei Bedarf die Belegwährung vor Eingabe einer Bestellposition.

Reiter „Texte“

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Abbildung 2: Bestellung anlegen: Reiter „Texte“

In diesem Reiter können Sie verschiedene Texte hinterlegen, die auch in der Bestellung mitausgegeben werden (ausgenommen: Kopfnotiz, Lieferantennotiz). Dies betrifft vor allem folgende Kopftexte: Ansprechpartner Unsere Kundennummer Ihr Angebot Lieferadresse Kopftext (zentral) Lieferbedingungen Zahlungsbedingungen Anlage Sonstige Vereinbarungen Für die Eingabe der Texte wählen Sie durch einen Doppelklick im linken Teil das gewünschte Feld aus, sodass es orange hinterlegt ist und schreiben den Text in das rechte weiße leere Feld. Nach der Texteingabe können Sie mit der nächsten Eingabe fortfahren und Ihr Text wird automatisch gespeichert, was durch ein grünes Hakerl erkennbar wird.

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Reiter „Konditionen“

Abbildung 3: Bestellung anlegen: Reiter „Konditionen“

In diesem Reiter sind keine Felder zu befüllen. Der Reiter dient allerdings dazu, um nach der Eingabe von einer oder mehrerer Positionen in der Positionsübersicht, die Bruttopreise auf eventuelle Rundungsfehler und die Nettosumme von mehreren einzelnen Positionen, zu kontrollieren. Vorsicht: Ein ev. Skontobetrag wird zwar vom Nettobetrag berechnet, es wird aber bei der Überweisung der richtige Gesamtwert vom Bruttobetrag abgezogen. Reiter „Anschrift“

Abbildung 4: Bestellung anlegen: Reiter „Anschrift“

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Hier werden die Daten des Kreditors (Lieferant) angezeigt und können belegbezogen geändert werden. Im Falle eines CPD-Einmallieferanten müssen die Adressdaten hier eingegeben werden. Im Bereich der Positionsübersicht sind folgende Spalten zu pflegen:

Abbildung 5: Bestellung anlegen – Positionsübersicht

K Kontierungstyp

Geben Sie einen Kontierungstyp ein, oder wählen Sie diesen über

die Auswahlliste aus und bestätigen ihre Auswahl mit Doppelklick (K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag). Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche Kontierung (Nummer der Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftragsnummer) eine Bestellung zu buchen ist. Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden eingesetzt: K: Bestellung für direkten Verbrauch auf Kostenstelle (ehemals hoheitlicher Bereich) A: Beschaffung von Anlagen auf die Kostenstelle als auch aus Drittmitteln. Auch von wissenschaftlichen Büchern und Zeitschriften (siehe eigenes Kapitel: Anlagen anlegen) F: Bestellung, die nicht direkt das Globalbudget betreffen, z.B. Innenaufträge, Projekte

Kurztext Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung der bestellten Ware(n) für den Text auf der Bestellung ein. (Es besteht die Möglichkeit, über den Reiter „Texte“ im Positionsdetail weitere Informationen einzugeben.)

Warengruppe Wählen Sie eine Warengruppe aus der Vorschlagsliste durch Doppelklick aus (Achtung: wählen Sie bitte hier genau die passende Warengruppe aus!

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Siehe Homepage der Quästur unter Warengruppen: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls

Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten.

BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material bestellt wird). Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwendet, sonst ST für Stück. Sie können auch

eine Auswahl mit aus der Vorschlagsliste treffen.

Nettopreis Pflegen Sie hier den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung. Beachten Sie im Zusammenhang mit der Eingabe des Nettopreises das Feld pro in der Spalte davor. Hier besteht die Möglichkeit anzugeben, für welche Menge der Nettopreis gilt.

Kostenlos Handelt es sich um eine Position, für die nichts verrechnet wird, ist ein Hakerl in diesem Feld zu setzen (keine Eingabe eines Nettopreises möglich). z.B. für kostenlose Optionen

Alle anderen Felder werden normalerweise nicht befüllt und bleiben leer. Mit ENTER werden die eingegebenen Daten bestätigt. Die auftretende rote Fehlermeldung „Bitte Kostenstelle eingeben“ oder „Das Konto ...... erfordert eine kostenrechnungsrelevante Kontierung“ soll Sie nicht irritieren. Fahren Sie fort und befüllen Sie die Pflichtfelder im Positionsdetail. Im Bereich des Positionsdetails sind folgende Reiter zu pflegen: Reiter „Kontierung“

Abbildung 6: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Kostenstelle)

Abbildung 6.1.: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Innenauftragsnr.)

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls

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KontTyp

Der Kontierungstyp wird automatisch aus Ihrer Eingabe in der Positionsübersicht im Feld „Kontierungstyp“ übernommen.

Kostenstelle ODER

Erscheint bei Kontierungstyp K für Kostenstelle: Geben Sie die Kostenstellennummer Ihres Instituts ein.

Innenauftrag Erscheint bei Kontierungstyp F für einen Innenauftrag: Geben Sie die Innenauftragsnummer ein. Sie haben die Möglichkeit diese über die Auswahlliste zu suchen.

Klicken Sie dazu an und tragen im Feld „Auftrag“ *...* ein und

starten die Suche mit . Wählen Sie aus der Vorschlagsliste die passende Auftragsnummer und übernehmen diese mit einem Doppelklick.

Die weiteren Felder sind nicht zu pflegen. Drücken Sie ENTER und wechseln in folgenden Reiter: Reiter „Konditionen“

Abbildung 7: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Konditionen“

KArt

Die Konditionsart gibt z.B. an, ob das System bei der Preisfindung einen Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie Frachtkosten und Steuern verwenden soll. Für jedes dieser Preiselemente ist im System eine Konditionsart definiert. Die Standardpositionen sind vorhanden. Es können vor allem Rabatte fehlen.

In diesem Reiter müssen normalerweise KEINE FELDER befüllt werden.

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Reiter „Rechnung“

Abbildung 8: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Rechnung“

RechnEingang

Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Rechnungseingang verbunden ist. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfolgt die Lieferung der Waren kostenlos (wird in der Positionsübersicht das Häkchen bei Kostenlos gesetzt, scheint es hier auch nicht mehr auf). Standard: Hakerl gesetzt

Endrechnung Kennzeichen , das angibt, dass die abschließende Lieferantenrechnung für diese Position bereits eingegangen ist bzw. dass keine weitere Rechnung mehr erwartet wird. Um nach einer bereits erfolgten Teilzahlung das Rest-Obligo abzubauen, ist beim Ändern der Bestellung das Häkchen bei Endrechnung zu setzen. Standard: Hakerl nicht gesetzt.

Steuerkennz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörde berücksichtigt werden muss. Das Steuerkennzeichen muss angegeben werden, weil für die Budgetprüfung der Bruttobetrag herangezogen wird. Es werden für Bestellungen aus Österreich die Steuerkennzeichen V (V3, V4, V5) und für EU-Lieferanten die Steuerkennzeichen E (E0, E3, E4) verwendet. Für Lieferanten aus Drittländern verwenden Sie das Steuerkennzeichen V9.

Wählen Sie die passende Steuer aus der Vorschlagsliste aus und bestätigen diese mit einem Doppelklick. Siehe Homepage der Quästur unter Steuerrichtlinien bzw. Warengruppe: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls


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Reiter „Texte“

Abbildung 9: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Texte“ Ebenso wie im Kopfbereich, können auch auf Positionsebene Texte eingegeben werden, von denen einige mit der Bestellung mit ausgegeben werden. Texte, die unterhalb der Positionsbezeichnung angezeigt werden (auf der ausgedruckten Bestellung), sind: Materialbestelltext Infobestelltext Positionstext Anlieferungstext Reiter „Anlieferadresse“

Abbildung 10: Bestellung anlegen – Anlieferadresse Wenn Sie eine einmalige Anlieferadresse angeben möchten, können Sie alle Angaben händisch überschreiben. Vor allem Institute mit Außenstellen sollten manuell die Lieferadresse eingeben. Die Adresse sollte die Angabe des Instituts enthalten, damit der Lieferant die Ware auch zustellen kann. Sollen alle Positionen an die Außenstelle geliefert werden, empfiehlt sich aber die Verwendung der Lieferadresse auf Kopfebene. Wenn Sie alle notwendigen Daten eingetragen und Pflichtfelder befüllt haben, können Sie

nun Ihre Bestellung mit speichern. Von einer oder mehreren gelben Hinweismeldungen lassen Sie sich bitte nicht verwirren, lesen Sie diese und fahren Sie mit der Sicherung Ihrer Bestelldaten fort. Sie sehen nun unten in der grauen Informationszeile eine 10-stellige Bestellnummer (45........). Diese Nummer wird für die Weiterverarbeitung unbedingt benötigt, deshalb sollten Sie sich diese notieren.

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2.4 Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant

Für Kreditoren (=Lieferanten), die nur einmal vorkommen, können Sie den Stammsatz für CPD-Konten verwenden. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen werden im Stammsatz für CPD-Konten keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, da das Konto für mehrere Lieferanten benutzt wird. Die jeweils für den Kreditor relevanten Daten, wie etwa die Anschrift oder die Bankverbindung, müssen Sie bei der Belegerfassung (Bestellung/Eingangsrechnung) jedes Mal selbstständig eingeben. Dazu gehen Sie im Benutzermenü im Feld „Beschaffung“ auf den Punkt „Bestellung anlegen“ und öffnen diesen mit Doppelklick. Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld cpd* (Wichtig: setzen Sie bei jeder Abfrage einen * hinten dran) ein und drücken die ENTER-Taste. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie den für Sie passenden CPD-Lieferanten auswählen und durch Doppelklick in das Lieferantenfeld übernehmen. Unterscheiden Sie bitte zu jedem CPD-Kreditor zwischen Inland, dem jeweiligen EU-Land und Drittland.

Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlegen eines CPD-Kreditors

Nun ist es bei einem CPD-Kreditor wichtig, die Felder im Reiter „Anschrift“ zu befüllen.

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Abbildung 2: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift

Möchten Sie die Lieferantendaten verfeinern, klicken Sie auf das Feld und befüllen Sie die für Sie notwendigen Felder. Beachten Sie bitte, dass das Feld „Hausnummer“ ein eigenes Feld ist und nicht im Feld „Straße“ einzutragen ist.

Beenden Sie Ihre Eingaben mit .

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Abbildung 3: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift – Details Anschrift

Wenn Sie mit der Bestellung fertig sind, speichern Sie diese per Klick auf . Nun werden Sie 3 gelbe Fehlermeldungen bekommen, was bei CPD-Bestellungen immer der Fall ist:

Abbildung 4: 3 gelbe Fehlermeldungen bei CPD-Bestellung

Sie können diese ignorieren und per Klick auf bestätigen und die Bestellung speichern.

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Eingangsrechnung erfassen für CPD Nachdem Sie eine Bestellung angelegt haben, und diese freigegeben worden ist, können Sie die Eingangsrechnung erfassen. Gehen Sie auf „Eingangsrechnung“ „Eingangsrechnung erfassen“ und geben Sie wie gewohnt das Rechnungsdatum, die Referenz, den Betrag (brutto), das Hakerl bei „Steuer rechnen“ und die Bestellnummer ein. Durch Drücken der ENTER-Taste werden die Daten aus der Bestellung übernommen. Wenn nun der Saldo 0,00EUR anzeigt und die Ampel auf Grün ist, können die Bankdaten wie folgt eingegeben werden:

Drücken Sie auf die Schaltfläche und ein neues Fenster öffnet sich.

Abbildung 5: CPD-Bankdaten pflegen in Eingangsrechnung

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Abbildung 6: CPD-Eingangsrechnung: Sprache und Bankdaten

Geben Sie rechts oben die Sprache ein (DE od. EN) und gehen Sie ganz unten rechts auf „IBAN“. [Falls kein IBAN bekannt und auch nicht notwendig ist (Inland, USA, usw.), können Sie die Felder Bankschlüssel (= Bankleitzahl) und Bankkonto direkt befüllen und ENTER drücken.]

Abbildung 7: IBAN eingeben

Geben Sie den IBAN Code ein und drücken Sie anschließend auf . Falls die Eingabe falsch ist, kommt zwar keine Fehlermeldung, aber es werden Ihre Eingaben gelöscht und keine Bankdaten generiert (Kontonummer und Bankleitzahl in die betreffenden Felder geschrieben).

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Falls die Bank als solche von der Quästur noch nicht in SAP angelegt ist (kann vorkommen bei exotischen Banken), dann fordern Sie bitte unter Angabe der Bankdaten (mindestens Name, Land, SWIFT Code, ev. IBAN) per Email die Anlage der Bank bei Frau North in der Quästur an. http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Bank_anlegen.pdf In diesem Fall müssen Sie die Eingabe abbrechen. Ob die Bank schon angelegt ist oder nicht, können Sie auch feststellen, indem Sie im

unteren Bereich auf den Button „Bank“ klicken und nach Ihrer Bank suchen.

Abbildung 8: Bank suchen

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Bank_anlegen.pdf

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Abbildung 9: Anschrift und Bankdaten pflegen

Auch in diese Maske wurden nun die Bankdaten übertragen. Hinweis: Bei CPD-Lieferanten aus einem EU-Land ist die UID-Nr. des Lieferanten in diesem Fenster im Feld „USt-Id.Nr.“ einzugeben!

Wenn alle Daten vorhanden sind, bestätigen Sie mit links unten. Damit kommen Sie zurück in die Hauptmaske.

Nun wie gewohnt mit dem Diskettensymbol die Eingangsrechnung sichern, und den Barcode eingeben. Links unten erscheint die Belegnummer, die Sie bitte auf der Rechnung (Kontierungsstempel) vermerken.

2.5 Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant

Zusätzlich zu den gewohnten Pflichtfeldern in der Bestellung müssen bei einem Lieferanten, der aus einem EU-Land stammt, die Importdaten gepflegt werden. Es ist hierbei zwischen Warenlieferungen und Dienstleistungen zu unterscheiden, da die Importdaten auf unterschiedliche Weise gepflegt werden: Bei Dienstleistungen ist sowohl im Kopf als auch im Positionsdetail im Reiter „Import“ das Ausschlusskennzeichen 01 zu setzen (siehe weiter unten).

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Bei Warenlieferungen ist nicht das Ausschlusskennzeichen zu setzen! Dafür müssen andere Importfelder gepflegt werden, wie Sie der untenstehenden Doku entnehmen können. Einzige Ausnahme: die Beförderungsdaten müssen auf jeden Fall gepflegt werden. Dazu öffnen Sie bitte den Reiter „Import“ und pflegen im Subreiter „Beförderung“ folgende Felder:

Abbildung 1: Bestellung anlegen/Reiter: Import

Spezifisch müssen Sie nun die Beförderung Ihrer bestellten Ware (bzw. Dienstleistung) angeben. Verkehrszweig Grenze Klicken Sie an, um das Pulldown-Menü (Verkehrszweig

für Außenhandel) zu öffnen und wählen Sie mit Doppelklick die passenden Transportart.

Verkehrszweig Inland

Gehen Sie wie im Feld „Verkehrszweig Grenze“ vor.

Zusätzlich ist hier bei Dienstleistungen im nächsten Subreiter „Abschlüsse“ das Intrastat-Ausschlusskennzeichen „01“ zu setzen. Somit wird eine Intrastatmeldung verhindert.

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Abbildung 2: Reiter „Import/Subreiter: Abschlüsse: Ausschlusskennzeichen 01

Geben Sie nun in der Positionsübersicht die Daten Ihrer Bestellung wie gewohnt ein und bestätigen diese mit ENTER. Anschließend müssen Sie im Positionsdetail die Pflichtfelder wie gewohnt befüllen. Dazu zählen die Kostenstelle bzw. Innenauftragsnummer und das jeweilige Steuerkennzeichen. Bei Dienstleistungen (z.B. Tagungs-, Seminar-, oder Kongressgebühren, Mitgliedsbeiträgen, Leistungen, welche im Ausland erbracht wurden, wie Hotelrechnungen, Bus- und Bahnkarten) im EU-Raum fällt keine Erwerbssteuer an. Daher wird das Steuerkennzeichen N0 (0%) verwendet. Bei Warenlieferungen aus dem EU-Raum (Innergemeinschaftliche Lieferung) wird auf der Rechnung keine landesspezifische MWSt verrechnet, sondern es müssen die UID-Nummern angeführt sein. Sowohl jener der TU als auch die vom Lieferanten. Das Steuerkennzeichen ist nun spezifisch zur Ware auszuwählen: E3 (10%) bei Büchern, oder E4 (20%) bei allen anderen Waren. Weiters müssen Sie auch unten im Positionsdetail die Importdaten pflegen. Wählen Sie dazu den Reiter „Import“. Hier gibt es weitere Reiter in denen Daten einzutragen sind:

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Abbildung 3: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung

Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung WarenNr/Imp.CodeNr Wählen Sie mit eine entsprechende Warengruppe aus

und übernehmen diese mit Doppelklick. (Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt werden!)

Abbildung 4: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft

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Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft Ursprungsland Wählen Sie mit das entsprechende Ursprungsland aus

und übernehmen diese mit Doppelklick. Importverfahren Wählen Sie mit den innergemeinschaftlicher Erwerb

40000 aus und übernehmen diesen mit Doppelklick. (Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt werden!)

Bei Dienstleistungen müssen Sie im Subreiter „Abschlüsse/Werte“ im Feld „Ausschluß/Einschluß“ das Ausschlusskennzeichen „01“ eintragen oder über die

Vorschlagsliste unter auswählen (Abbildung 9).

Abbildung 5: Positionsdetail: Reiter Abschlüsse/Werte

Bleibt die Ampel links rot, ist es sinnvoll, eine Unvollständigkeitsprüfung durchzuführen.

Klicken Sie dazu auf das Icon . Es erscheint ein neues Feld, in dem alle noch zu befüllenden Felder angezeigt werden.

Abbildung 6: Unvollständigkeitsprüfung

Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile, gelangt man zu jenem Feld, welches noch zu befüllen ist (Feld ist dann weiß hinterlegt). Drücken Sie nach dem Befüllen des Feldes die ENTER-Taste. So gelangen Sie wieder in das Fenster der Unvollständigkeitsprüfung zurück und können mit dem Befüllen der noch fehlenden Felder auf die gleiche Art weiter verfahren.

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Bei einer grünen Ampel (links) sind alle Felder vollständig gepflegt. Hinweis: Bei einer Dienstleistung wird die Ampel im Positionsdetail ignoriert und es können auch bei einer roten Ampel die Daten abgespeichert werden (aber nur bei gesetztem Ausschlusskennzeichen - siehe Abbildung 2 und 5). Zusätzlich müssen noch im Positionsdetailreiter „Mengen/Gewichte“ (nicht im Reiter Import) die Felder des Nettogewichts und die Mengeneinheit befüllt werden.

Abbildung 7: Positionsdetail: Reiter: Mengen/Gewichte

Wenn Sie alle notwendigen Daten eingegeben haben, werden diese anschließend mit zusammen mit der Bestellung gespeichert und Sie erhalten eine Bestellnummer. Mögliche Fehlermeldungen: Falls Sie die Importdaten nicht gleich richtig gepflegt haben, könnten folgende 2 Fehlermeldungen auftreten:

1.) Incoterms betreffend: Gehen Sie im Kopf in den Reiter „Lieferung/Rechnung“ und geben Sie im Feld „Incoterms“ FH ein.

Abbildung 8: Incoterms-Fehlermeldung

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2.) GRWR (Grenzübergangswert) betreffend: Gehen Sie im Positionsdetail in den Reiter „Konditionen“ und scrollen Sie in der Tabelle so lange hinunter bis Sie die erste freie Zeile sehen. Hier klicken Sie in das Feld in der ersten Spalte

Abbildung 9: GRWR-Fehlermeldung

2.6 Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung

Um eine Kreditkartenabrechnung im SAP zu buchen, wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt „Bestellung anlegen“ durch Doppelklick aus. Eine Kreditkartenabrechnung ist wie eine Bestellung anzulegen, mit Ausnahme der im folgenden Kapitel beschriebenen Felder. Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld „Kreditkarten“ ein und drücken anschließend die ENTER-Taste. Die Nummer wird in das Bestellformular übernommen. Der Reiter „Anschrift“ wird mit keinen Daten befüllt. Hinweis: Der Kreditor „Kreditkarten“ gilt für die Institutskreditkarten VISA und DINERS CLUB. Verwenden Sie bei Diners Club nicht den Kreditor „AirPlus Air Travel Card Vertriebsges.m.b.H.“.

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Abbildung 1: Kopfdaten

Tragen Sie in der Positionszeile wie gewohnt die Daten der Kreditkartenabrechnung lt. den Originalbelegen in die einzelne(n) Positionszeile(n) ein und bestätigen Ihre Daten mit ENTER, sodass Sie dann im Positionsdetail die Kostenstellen oder Innenauftragsnummer eintragen können. Beachten Sie weiters das Steuerkennzeichen und wählen das richtige

aus. Speichern Sie anschließend Ihre Bestellung mit . Achtung: zu jedem Kreditkartenkontoauszug müssen auch die passenden Originalbelege vorhanden sein. Bei Kongress- oder Tagungsgebühren gelten die entsprechenden Einladungen bzw. Registrierungsformulare als Originalbeleg.

Eingangsrechnung erfassen: Nachdem die Bestellung freigegeben wurde, können Sie die Eingangsrechnung wie gewöhnlich erfassen. Der Unterschied zur "normalen" Eingangsrechnung besteht darin, daß Sie im Reiter „Zahlung“ das Feld „Zahlsperre“ auf „Abbucher“ umändern.

Abbildung 3: Reiter „Zahlung“

Pflegen Sie anschließend im gleichen Reiter die Partnerbank – PartnBank (fiktive Bankverbindung).

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Wechseln Sie anschließend zurück in den Reiter „Grunddaten“ und überprüfen Sie, ob der Saldo 0,00 beträgt und die Ampel grün ist. Sind diese Vorraussetzungen erfüllt,

speichern Sie die Eingangsrechnung mit ab und tragen die Belegnummer in die erste Zeile des Kontierungsstempels ein.

2.7 Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden Anlage

Anlagen anlegen Was fällt unter den Begriff „Anlage“ Waren mit einem Anschaffungswert von über 1.000,-- Euro inkl. MwSt. (PC, Drucker, wissenschaftliche Apparate, Büroausstattung, …). Aber auch wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften (siehe unten). Hinweis Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter „Anlagenklassen“ in einer pdf-Datei alle aktuellen Anlagenklassen inkl. Beispielen aufgelistet. Anlage anlegen SAP Benutzermenü „Beschaffung“ „Bestellung anlegen“ Bestellung wie gewohnt anlegen. In der Positionszeile sind folgende 6 Pflichtfelder (Spalten) zu befüllen: K (= Kontierungstyp), Kurztext, Warengruppe, Bestellmenge, BME (ST), Nettopreis 2 Felder sind anders als bei „normaler“ Bestellung zu befüllen: Kontierungstyp Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben, sowohl

im hoheitlichen als auch im Drittmittelbereich. Warengruppe Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen.


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Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlagen ENTER. Anschließend gehen Sie hinunter ins Positionsdetail Reiter „Kontierung“ auf

Button klicken Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“ geht auf, in dem die folgenden drei rot markierten Felder wichtig sind:

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Abbildung 2: Anlage anlegen: Auf Anlagen verteilen

Anlagenklasse Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Bei

Unkenntnis der Anlagenklasse kann eine Auswahl mit getroffen werden. (siehe auch pdf-Datei der Quästur) Es öffnet sich ein neues Fenster:

Hier können Sie im Reiter „Buchungskreis und Klassen“ Ihre

Suche mit starten. Wählen Sie aus der Vorschlagsliste eine

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passende Anlagenklasse aus und übernehmen Sie Ihre Auswahl

mit Doppelklick oder . Oder Sie klicken im Reiter „Buchungskreis

und Klassen“ neben dem Feld „Anlagenklasse“ auf und bestätigen Ihre Auswahl der Anlagenklasse durch Doppelklick oder

. Wählen Sie genau aus, da diese Wahl die Abschreibungsdauer und die Finanzkonten bestimmt. ACHTUNG: Drücken Sie bitte NICHT die ENTER-Taste!

Buchungskreis/ Anlage

Der richtige Buchungskreis TUW1 wird automatisch gewählt und soll nicht verändert oder gelöscht werden!

Anzahl gleichartiger Anlagen

Das Anlegen mehrerer gleicher Anlagen wird im nachfolgenden Kapitel „Anlegen mehrerer Anlagen“ genau beschrieben.

Vorlage Es kann eine bereits existierende Anlage als Vorlage (d. h. bestimmte Daten werden von der bestehenden Anlage übernommen) herangezogen werden. Im Regelfall wird dieses Feld nicht befüllt.

Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen werden.

Kostenstelle Tragen sie in diesem Feld vorläufig NICHTS ein.

Werk Es wird TUW1 automatisch vorgeschlagen.

Standort Bitte wählen Sie den Standort der Anlage aus der Auswahlliste

über aus. Bei Geräten, die auch außer Haus Verwendung finden, den gewöhnlichen Aufbewahrungsort. Übernehmen Sie

Ihre Auswahl mit Doppelklick oder .

ACHTUNG: Bitte NICHT die ENTER-Taste drücken!

Auf den Button klicken Sie gelangen zu „Anlagen anlegen: Stammdaten“ in den Reiter „Allgemein“ hier müssen Sie nichts befüllen

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Abbildung 3: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Allgemein Sie können die Felder „Serialnummer“ und „Inventarnummer“ befüllen:

Bezeichnung Die Bezeichnung der Anlage wird automatisch aus dem Kurztext in der Positionszeile hineingezogen und erscheint auch automatisch im Feld "Text Anlagenhauptnr".

Serialnummer Hier könnte eine eventuell vorhandene Seriennummer des Gegenstandes eingegeben werden.

Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen werden.

Weitere Felder Alle anderen Datenfelder müssen nicht verpflichtend befüllt werden.

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Wechseln Sie in den Reiter „Zeitabhängig“

Abbildung 4: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Zeitabhängig Hier müssen Sie folgende Felder befüllen:

Kostenstelle Die Anlage ist im Hinblick auf die kommende Verbuchung von Abschreibungsbeträgen einer Kostenstelle (Globalbudget)

ODER

Innenauftrag einem Innenauftrag zuzuordnen (Drittmittelbereich). Befüllen Sie eines der beiden Felder mit der jeweiligen Nummer.

Weitere Felder Die übrigen Datenfelder müssen Sie nicht befüllen.

Wechseln Sie in den Reiter „Herkunft“

Abbildung 5: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Herkunft

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Investitionsauftrag Befüllen Sie dieses Feld folgendermaßen: Entweder:

Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer Ihrer Kostenstelle eingetragen haben, müssen Sie nun INV + Kostenstelle eingeben. Bsp: INV527000 ODER:

Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer eines Innenauftrags eingetragen haben, müssen Sie nun die gleiche Innenauftragsnummer eingeben. Bsp: D52700040001

Nun haben Sie alle Pflichtfelder im Fenster „Anlage anlegen: Stammdaten“ befüllt und können mit dem Button zurückgehen. Sie gelangen wieder in folgendes Fenster:

Abbildung 6: Anlage anlegen: Folgebild

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Bestätigen Sie die Daten mit oder der ENTER-Taste. Jetzt können Sie auf klicken und somit die Bestellung (inkl. Daten der Anlage) speichern. Sie erhalten wie gewohnt eine Bestellnummer (45xxxxxxxxx). Fachliteratur und wissenschaftliche Zeitschriften werden immer als Anlagen verbucht, auch wenn sie weniger als 1000€ kosten. Hinweis: Für sonstige nicht wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften ist die Warengruppe 537 („sonstige Bücher/Zeitschriften“) zu verwenden. Achtung: Steuer von Büchern beträgt 10% Steuerkennzeichen V4 (Österreich) oder E3 (EU-Ländern) 2 Anlagenklassen bei Fachliteratur:

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Abbildung 7: Anlagenklassen bei Büchern und wissenschaftlichen Zeitschriften 40000 Wissenschaftliche Fachbücher (auch auf Datenträger) 41000 Wissenschaftliche Zeitschriften (auch auf Datenträger) Wenn Sie ein Buch oder eine Zeitschrift im SAP gebucht haben, wenden Sie sich bitte mit dem Exemplar und der Rechnung an die Bibliothek, um das Werk in das Bibliotheksprogramm ALEPH eintragen zu lassen. Storno einer Anlage Funktioniert wie bei einer „normalen“ Bestellung, aber: bei Stornierung einer Bestellung zu einer Anlage ist zu berücksichtigen, dass die dabei angelegte Anlage weiterhin bestehen bleibt und nicht automatisch gelöscht wird. Das hat u.a. zur Folge, dass nicht bebuchte Anlagen im Anlagenverzeichnis aufscheinen und dafür auch Etiketten gedruckt und den Instituten zugestellt werden. Um dies zu vermeiden, sollte man die bereits angelegte Anlagennummer für die korrigierte Bestellung wiederverwenden bzw. bei etwaigen Problemen Kontakt mit der Quästur (Frau Schmidhofer DW41115) aufnehmen.

Anlegen mehrerer gleicher Anlagen Im folgenden Beispiel werden 10 PC´s als Anlage in einer Position gebucht:

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Abbildung 8: Anlegen mehrerer Anlagen

Nehmen Sie folgende Änderungen im Positionsdetail im Reiter „Kontierung“ vor: 1.) Im Feld „Verteilung“ wählen Sie „Mengenmäßige Verteilung“ aus statt „Einfachkontierung“ Danach in der Spalte „Menge“ die Mengenangabe von 10 auf 1 ändern (NICHT ENTER drücken!) die 2.Zeile auch mit 1 befüllen ENTER drücken (rote Fehlermeldungen ignorieren) 2.) 2. Zeile links außen markieren (wird orange hinterlegt)

3.) Feld „Kontierungsposition kopieren“ anklicken

4.) Daneben erscheint nun das Feld „Kontierungsposition einsetzen“ auf den

kleinen schwaren Pfeil klicken „mehrfach einsetzen“ auswählen

Abbildung 9: Mengenmäßige Verteilung

Nun öffnet sich das Fenster „Kontierungspositionen mehrfach einsetzen“:

Abbildung 10: Kontierungspositionen mehrfach einsetzen

Hier tragen Sie die Anzahl der noch verbleibenden Positionen ein (in unserem Bsp. sind das

noch 6 Stück PC’s) NICHT ENTER drücken, sondern klicken Sie auf

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Durch klicken auf können Sie alle Zeilen markieren (werden orange hinterlegt) um

anschließend für alle eine Anlage anzulegen, indem Sie auf den Button klicken.

Abbildung 11: Positionsdetail-Maske

Daraufhin öffnet sich das Fenster „Auf Anlagen verteilen“:

Abbildung 12: Auf Anlagen verteilen

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Jetzt sollte sich im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits die jeweilige Anzahl der Anlagen (in unserem Bsp. 8) befinden. Nun können Sie weiter, wie oben beschrieben unter „Anlage anlegen“, vorgehen um alle Anlagen gemeinsam anzulegen. Hinweis: Beim Anlegen von nur 2 Anlagen wird automatisch, wenn Sie im Positionsdetail in der Spalte „Menge“ die Anzahl von 2 auf 1 korrigieren, und eine zweite Zeile pflegen, die Verteilung auf „mengenmäßige Verteilung“ umgestellt. Anschließend wie gewohnt die

Anlage über den Button anlegen. Im Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“ ist im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits mit der Menge 2 befüllt.

2.8 Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan

Allgemeines zum Rechnungsplan Der Rechnungsplan bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederholte Zahlungen zu einem Geschäftsfall (z. B. Kopierkosten, Mieten, Telefongebühren, Anschaffung mit höherem Wert bzw. Teillieferungen) über eine Bestellung bzw. Bestellposition abzuwickeln. Hinweis: Wenn Sie eine normale Bestellung angelegt haben und der Lieferant stellt Teilrechnungen, dann ist die nachträgliche Definition eines Rechnungsplanes für diese Bestellung die einzige Möglichkeit, die Teilzahlungen abzuwickeln Die folgenden 2 Rechnungsplanarten sind vorgesehen:

periodischer Rechnungsplan (für wiederkehrende Beträge pro Periode)

Teilrechnungsplan (für unterschiedliche Beträge zu bestimmten oder beliebige Termine)

Mit dem Button im Reiter „Rechnung“ des Positionsdetails wählen Sie die entsprechende Rechnungsplanart aus der Vorschlagsliste aus:

Abbildung 1: Rechnungsplan auswählen

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Abbildung 2: Muster period. Rechnungsplan

Abbildung 2.1.: MusterTeilrechnungsplan

und bestätigen Ihre Wahl mit . Achtung: Man kann die Rechnungsplanart, wenn einmal ausgewählt, nicht mehr ändern! Der Teilrechnungsplan Der Teilrechnungsplan ist einsetzbar für die Bezahlung aller Geschäftsfälle, die in Teilschritten abgerechnet werden; z.B. bei Projekten im Anlagenbau, bei der Berechnung einzelner Abschnitte eines Bauvorhabens jeweils nach ihrer Fertigstellung oder wenn der Lieferant – auch unvorhersehbar – Teilzahlungen fordert (Definition eines Teiles). Beim Teilrechnungsplan pflegen Sie die mit dem Lieferanten vereinbarten Rechnungstermine selbst, deshalb ist keine Systemunterstützung für Terminvorschläge vorgesehen. Im Unterschied zum periodischen Rechnungsplan tragen Sie in der Positionszeile in der Spalte „Nettopreis“ den Gesamtpreis ein. Der Gesamtwert der Bestellposition wird auf die einzelnen Termine des Rechnungsplans aufgeteilt.

Abbildung 6: Positionszeile

Nach Eingabe aller relevanten Daten wählen Sie aus der Auswahlliste für die Rechnungsplanart „Muster Teilrechnungsplan“. Füllen Sie in der Tabelle die Spalten „REdatum“ (Rechnungsdatum) und „%“ bzw. „Rechnungswert“ mit jenen Daten, die für die einzelnen Zahlungen relevant sind. Wenn

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Sie die Option „Rechnungswert“ wählen, müssen Sie in der Spalte „F“ den Wert von 1 auf 2 ändern, weil das System sonst den eingetragenen Betrag rundet.

Abbildung 7: Teilrechnungsplan

Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit zurück. (es erscheint in den meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt →

diese Meldung bestätigen) und sichern die Bestellung anschließend mit . Hinweis: Ein Sonderfall eines Teilrechnungsplanes liegt vor, wenn weder Zahlungszeitpunkte noch Beträge bekannt sind (typisches Bsp.: Mobiltelefonrechnungen). In diesem Fall definieren Sie als Rechnungszeitpunkt den 1.1. des laufenden Jahres und tragen in das Prozentfeld 100 ein. Damit teilen Sie dem System mit, dass der definierte Nettobetrag zu beliebigen Zeitpunkten über beliebig viele Zahlungen zu beliebigen Teilbeträgen abgezahlt werden kann.

Abbildung 8: Sonderfall des Teilrechnungsplans

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2.9 Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan

Nach Eingabe aller relevanten Daten der Bestellung, also bevor Sie im Normalfall die „Sichern“ – Taste wählen, wählen Sie aus der Auswahlliste „Muster period. Rechnungsplan“. Sie können auch die Bestellung ohne Rechnungsplan sichern und über „Bestellung ändern“ diese Änderung im Nachhinein durchführen. Wichtig: Beim periodischen Rechnungsplan wird der Wert der Bestellposition zu jedem Fälligkeitstermin eingegeben, d.h. wie im unten angeführten Beispiel, dass Sie in die Spalte „Nettopreis“ z.B.: 100 EUR eintragen, wenn Sie pro Monat ca. diesen Betrag bezahlen möchten. In der Positionszeile geben Sie in den Spalten „Bestellmenge“ und „pro“ die gewünschte Anzahl der Zahlungen im laufenden Jahr ein. Ein periodischer Rechnungsplan sollte prinzipiell nur für ein Kalenderjahr angelegt werden, auch wenn der korrespondierende Miet- oder Leasingvertrag selbst unterjährig abgeschlossen wurde.

Abbildung 3: Positionszeile – period. Rechnungsplan

Im jeweiligen Rechnungsplan tragen Sie nun die folgenden Werte ein: Beginndatum Endedatum Zahlungshäufigkeit (monatlich, quartalsweise) Häkchen in Feld „Im voraus“

Abbildung 4: period. Rechnungsplan – Angaben – monatlich zum Ersten

Nach Bestätigen der eingegebenen Daten mit ENTER, schlägt das System die für die Werte gültigen frühesten Termine der jeweiligen Zahlungen vor.

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Abbildung 5: period. Rechnungsplan – Angaben – quartalsweise

Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit zurück. (es erscheint in den meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt →

diese Meldung bestätigen) und sichern Sie die Bestellung anschließend mit .

2.10 Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung

Bestellfreigabe Um eine angelegte Bestellung freizugeben, wählen Sie bitte aus dem Benutzermenü den Menüpunkt „Freigabe Bestellung“, und daraus mit Doppelklick den Punkt „Bestellung freigeben“.

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Abbildung 1: Einkaufsbelege freigeben

Freigabecode Wählen Sie mit den Code 01 aus der Vorschlagsliste

und bestätigen Ihre Auswahl mit , oder tragen Sie den Wert 01 direkt in das Feld ein.

Im Feld „Einkäufergruppe“ tragen Sie Ihre Institutsnummer ein.

Klicken Sie anschließend auf (ausführen) oder die F8-Taste. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle offenen Bestellungen der Organisationseinheit aufgelistet sind, für die Sie die Freigabe durchführen können.

Abbildung 2: Freigeben Einkaufsbelege mit Freigabecode 01

Mit einem Doppelklick auf die Bestellnummer links außen können Details der Bestellung angesehen werden.

Um wieder in das Menü der Freigabe zurück zu kommen, klicken Sie auf in der oberen Symbolleiste. Um die Bestellung freizugeben, klicken Sie einmal in die betreffende Zeile (Zeile wird

dunkelblau hinterlegt) und drücken anschließend den Button . Die Bestellung wird grün hinterlegt und als „freigegeben“ klassifiziert.

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Abbildung 3: freigegebene Bestellung

Wenn alle gewünschten Bestellungen freigegeben sind, schließen Sie den Vorgang mit

dem Button (sichern) ab. Sie haben auch die Möglichkeit, die Positionen nach dem Markieren (blau) direkt über den

Button einzeln freizugeben und zu sichern. Nach diesem Vorgang kommen Sie automatisch wieder in das Einstiegsfenster zurück. Möchten Sie die Bestellung in der Druckansicht ansehen, markieren Sie die gewünschte

Bestellung und klicken auf . Es öffnet sich ein neues Fenster: „Nachricht ausgeben“.

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Abbildung 4: Nachricht ausgeben

Markieren Sie die gewünschte Position links außen im grauen Bereich (wird orange hinterlegt; dabei steht „INFO“ für die Bestellkopie und „NEU“ für die Originalbestellung)

und drücken Sie den Button am unteren Rand. Anschließend wird Ihnen die Druckversion angezeigt.

Nachdem Sie alle gewünschten Bestellungen freigegeben haben, gehen Sie mit wieder in ihr SAP-Benutzermenü zurück.

Bestellung drucken Nachdem Sie eine Bestellung gebucht haben und diese auch freigegeben wurde, können Sie diese ausdrucken. Dazu wählen Sie im Benutzermenü unter dem Punkt „Beschaffung“ die Funktion „Nachrichtenausgabe Bestellungen“.

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Abbildung 1: Nachrichtenausgabe Bestellungen

Einkaufsbelegdaten

Belegnummer Es wird automatisch die zuletzt bearbeitete Bestellung angezeigt. Belassen Sie die entsprechende Bestellnummer nur dann im Feld, wenn Sie nur diese ausdrucken möchten. Ansonsten entfernen Sie

die Bestellnummer und drücken anschließend .

Einkäufergruppe Ein weiteres Selektionskriterium ist die Einkäufergruppe (Organisationseinheit). Wenn Sie alle noch offenen Bestellungen des Instituts ausdrucken wollen, geben Sie bitte Ihre Institutsnummer ein und lassen gegebenenfalls das Feld „Belegnummer“ (falls eingetragen) leer.

Belegdatum Eine Selektion nach dem Belegdatum ist ebenfalls möglich (Einzelwerte oder Intervall)

Drücken Sie anschließend oder die Taste F8.

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Abbildung 2: Nachrichtenausgabe Bestellungen

Sie können die Liste mit sortieren, mit filtern oder mit Felder ein/ausblenden. Markieren Sie bitte links außen die Nachricht (NEU) die Sie ausgedruckt haben wollen (Ankreuzfeld). Nachdem Sie die Nachricht selektiert haben kann diese angezeigt werden.

Drücken Sie in diesem Fall den Button . Möchten Sie vor dem eigentlichen Ausdruck einen Probeausdruck durchführen, drücken

Sie bitte nach dem Markieren den Button . Wir empfehlen zudem, nach längeren Druckpausen einen Probedruck zu starten, um sicher zu gehen, dass die Druckereinstellungen passen.

Um die Nachricht auszugeben, betätigen Sie den Button . Die Bestellung unter der Bezeichnung „NEU“ gehört an den Lieferanten gesendet, die Bestellung „INFO“ dient für Ihre Ablage.

Bestellung stornieren Hinweis: Bestellungen bzw. Bestellpositionen können nur so lange storniert werden als es dazu keine gebuchte Eingangsrechnung gibt. Möchten Sie eine bereits gespeicherte Bestellung stornieren, wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“ den Punkt „Bestellung ändern“ durch Doppelklick aus. Beim Aufrufen dieser Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch angezeigt.

Wollen Sie sich einen anderen Beleg ansehen, drücken Sie (siehe Kapitel „Bestellung anzeigen“). Eine Bestellung können Sie nie ganz aus dem System löschen, nur die betreffende Positionszeile. Dazu markieren Sie die zu löschende Positionszeile in der Positionsübersicht links außen, sodass sie orange hinterlegt ist.

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Abbildung 1: Storno einer Bestellung/Positionszeile

Klicken Sie anschließend unten auf um die Position zu löschen (kübeln). Es erscheint folgendes Optionsfeld, welches Sie mit „Ja“ bestätigen.

Abbildung 2: Bestätigung einer zu stornierenden Positionszeile

Nach dem erfolgreichen Storno sehen Sie in der betreffenden Positionszeile ein Kübelsymbol, welches Ihnen anzeigt, dass diese Position storniert wurde und nicht mehr budgetrelevant ist.

Abbildung 3: Storno einer Positionszeile

Nicht vergessen:

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Sichern Sie Ihr Storno mit . Das System überprüft Ihre Änderungen und gibt gegebenenfalls eine Änderungsnachricht aus. Die Bestellnummer ändert sich jedoch NICHT.

2.11 Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno)

Eingangsrechnung erfassen Wenn Sie eine Eingangsrechnung erfassen wollen, rufen Sie in Ihrem Benutzermenü den Punkt „Eingangsrechnung“„Eingangsrechnung erfassen“ auf. Achten Sie darauf, dass die dazu passende Bestellung bereits freigegeben ist. Folgende Belegkopfdaten müssen eingegeben werden:

Abbildung 1: Rechnungserfassung Einstieg

Vorgang

Hier wählen Sie mit den Vorgang für die Eingangsrechnung aus, die Sie erfassen möchten: Rechnung: Sie haben eine Lieferantenrechnung erhalten. Der Lieferant verrechnet Ihnen, z.B. die Ware, die Sie bei ihm bestellt haben.. Gutschrift: Der Lieferant hat Ihnen bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, z.B. wurde weniger geliefert als vereinbart war und das zum vereinbarten Gesamtpreis, oder Sie haben die gesamte Lieferung wegen Qualitätsmängeln an den Lieferanten zurückgesendet. Nachträgliche Entlastung: Im Nachhinein sollen Ihnen z.B. die Frachtkosten gutgeschrieben werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert bleiben. (siehe Kapitel: Gutschrift und nachträgliche Entlastung)

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Für eine „normale“ Eingangsrechnung befüllen Sie nun folgende Pflichtfelder im Reiter „Grunddaten“:

Rechnungsdatum Gibt das Rechnungsdatum des Originalbelegs an. Von diesem Datum an beginnt die Zahlungsfrist zu laufen.

Referenz Die Referenznummer entspricht der Rechnungsnummer des Lieferanten (Ausnahme: wenn auf einem mitgelieferten Zahlschein oder auf der Rechnung auf „Kundendaten“ hingewiesen wird muss dieser Wert hier eingetragen werden).

Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Es wird das aktuelle vorgeschlagen, bitte nicht ändern.

Betrag Hier wird der Bruttobetrag (ohne Berücksichtigung etwaiger Skonti) eingetragen. (Das Feld rechts daneben – Währung – nicht befüllen, Daten werden aus Bestellung übernommen)

Steuer rechnen Wenn Sie „Steuer rechnen“ markieren, dann berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Bestellung. Standard: Hakerl setzen Wird das Hakerl nicht gesetzt, muss der Steuerbetrag in das Feld „Steuerbetrag“ selbst eingegeben werden.

Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. (Sollte nur verwendet werden, wenn durch Rundungsfehler in der Lieferantenrechnung die Steuer falsch berechnet wird

Text Hier können Sie einen erklärenden Text zur Belegposition eingeben. Wenn Sie vor den Text „* „ (Stern und Leerzeichen) eingeben, wird diese Zeile auch bei der Bezahlung dem Kreditor (Lieferant) als Information zusätzlich zur Referenznummer übermittelt. Ansonsten dient diese Zeile nur als Information für Sie.

Bestellnummer

Geben Sie in das weiße mittlere Feld die Bestellnummer ein, die Sie mit dieser Rechnung bezahlen wollen.

Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit ENTER.

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Abbildung 2: Rechnungserfassung mit Bestellbezug Nun müssen Sie die Bankverbindung des Kreditors definieren, über welche Sie die Rechnung bezahlen möchten. Dieser Punkt ist ein Mussfeld, ohne diese Angabe ist keine weitere Aktion möglich! Dazu gehen Sie in den Reiter „Zahlung“.

Abbildung 3: Überprüfung der Bankverbindung

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Öffnen Sie im Feld „Partnerbank“ (PartnBank) die Auswahlliste mit und Sie erhalten eine Auflistung aller zum Kreditor angegebenen Bankverbindungen.

Abbildung 4: Auswahlliste der möglichen Bankverbindungen

Wenn die Firma mehrere Bankverbindungen hat, müssen Sie hier die richtige auswählen. Auch wenn nur eine Bankverbindung angegeben ist, muss diese über die Partnerbank gepflegt werden. Hinweis: Wenn Sie eine falsche Partnerbank wählen, kann es geschehen, dass Sie trotz Überweisung von der Lieferfirma eine Mahnung bekommen, weil diese Überweisung auf einem falschen Konto gelandet ist! Markieren Sie die richtige Bankverbindung (orange hinterlegen) und übernehmen diese

mit oder mit Doppelklick. Das Feld „PartnBank“ muss mit einer Zahl befüllt sein. Sollte die Bankverbindung auf Ihrer Rechnung nicht in der Liste aufscheinen oder Fehler beinhalten, ersuchen Sie die Quästur um Aufnahme der Bankdaten in die Kreditorstammdaten! Im Feld „Zahlsperre“ (Standardeinstellung: Zur Zahlung frei) können Sie Zahlungen im Falle von Abbuchungen (Kreditkarte, Einziehungsauftrag) verhindern. Soll die Eingangsrechnung zwar gebucht aber noch nicht überwiesen werden, wählen Sie in diesem Feld „Gesperrt durch Institut“. Hinweis: In diesem Fall liegt es an Ihnen, die endgültige Überweisung durch einen Anruf in der Quästur durchzuführen.

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Abbildung 5: Gesperrt d. Institut

Beachten Sie abschließend das Rechnungsprüfungssymbol. Dieses ist wie eine Ampel aufgebaut:

rot - Saldo ist ungleich Null gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt grün- Saldo ist nahe Null (Vorsicht: kleine Salden werden ebenfalls durch eine grüne Ampel angezeigt; es muss jedoch vor Abspeichern der Eingangsrechnung gewährleistet sein, dass der Saldo wirklich 0,00 € beträgt! Wenn der Beleg in Ordnung ist, d.h. wenn die Ampel grün ist, die Partnerbank gepflegt

wurde und der Saldo 0,00€ entspricht, können Sie nun mit die Rechnung buchen.

Abbildung 6: Eingabe Barcode

Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun den am Rechnungsbeleg befindlichen Strichcode ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. Hinweis: Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Rechnung des Lieferanten.

Drücken Sie anschließend um die Eingangsrechnung abzuspeichern und Sie erhalten links unten eine Rechnungsbelegnummer (5105_________), welche Sie in die erste Zeile

des Kontierungsstempels schreiben. Saldo ungleich Null: Wenn der Beleg nicht in Ordnung ist und ein Saldo ≠ 0€ (ungleich Null)

aufscheint, kann es sein, dass ein Rundungsfehler

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aufgetreten ist oder dass der Bruttobetrag nicht mit dem Bestellwert übereinstimmt. In diesem Fall überprüfen Sie bitte die dazugehörige Bestellung. Handelt es sich nur um eine Rundungsdifferenz im Cent-Bereich löschen Sie das Hakerl im Kästchen „Steuer rechnen“ und tragen den Steuerbetrag lt. Ihrem

Rechnungsbeleg selbst in das Feld „Steuerbetrag“ ein. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste und überprüfen Sie, ob der Saldo auf 0,00€ korrigiert

wird und die Ampel grün ist. Speichern Sie anschließend die Eingangsrechnung mit ab, lesen/tragen den Strichcode ein (s.o.) und schreiben Sie die Belegnummer in die erste Zeile des Kontierungsstempels.

Storno Rechnungsbeleg

Sollte eine Rechnung falsch verbucht worden sein, können Sie diese stornieren. Achtung: ein Storno einer Eingangsrechnung kann nur nach Absprache mit der Quästur durchgeführt werden. Weiters ist zu beachten, dass, wenn möglich, die Eingangsrechnung als auch das Storno am selben Tag durchgeführt werden sollten. Die Auszifferung des Buchhaltungsbelegs muss manuell von der Quästur durchgeführt werden. Bitte melden Sie jedes Storno der Quästur! Dazu rufen Sie in Ihrem Benutzermenü den Punkt „Eingangsrechnung“ „Eingangsrechnung stornieren“ auf. Zuerst erfolgt die Auswahl des Beleges über folgende Maske:

Abbildung 1: Rechnungsbeleg stornieren

RechnungsBelegnummer Geben Sie die Belegnummer Ihres Rechnungsbeleges ein. Hier ist keine Suchhilfe möglich.

Geschäftsjahr Geben Sie das Geschäftsjahr des Beleges ein. Die Rechnungsbelegnummern sind eindeutig pro Geschäftsjahr. Dieses Feld ist optional zu befüllen.

Stornogrund Wählen Sie mit Hilfe der Eingabemöglichkeiten den

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richtigen Eintrag. Standard: 03 - echter Storno in laufender Periode Achtung: liegt die Eingangsrechnung in einer anderen Buchungsperiode als das Storno, wird die Stornierung nicht durchgeführt, da die Buchungsperiode bereits geschlossen ist.

Buchungsdatum Optional: Geben Sie das Datum ein mit dem der Beleg in der Buchhaltung gebucht wird.

Wenn Sie sich vor dem Stornieren den Beleg noch einmal ansehen wollen drücken Sie

. Um in den Storno-Bildschirm zurückkehren, verwenden Sie .

Durch drücken von wird der Rechnungsbeleg storniert und es wird ein Storno-Rechnungsbeleg erzeugt.

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen des Barcodes (Strichcode).


Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun einen ihrer Strichcodes ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen.

Drücken Sie anschließend um den Stornobeleg abzuspeichern und Sie erhalten eine Stornobelegnummer.

2.12 Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung

Hinweis: Bei Erfassung der Daten im Reiter „Zahlung“ beachten Sie bitte, dass Sie nicht nur die

Partnerbank pflegen, sondern auch die Zahlungsbedingungen. Ändern Sie diese bei

Erfassung einer Gutschrift immer auf „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001). Es kann sonst

vorkommen, dass der Gutschriftsbetrag um Skonto vermindert wird, und ein geringerer

Betrag von der Eingangsrechnung abgezogen wird.

Weiters erfassen Sie im Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) nur dann eine

Rechnungsnummer, wenn diese Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde, und

wenn die Zahlungsbedingung (ZahlBed) „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001) lautet. In allen

anderen Fällen wird die Gutschrift von der Quästur einer Eingangsrechnung zugeordnet.

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Gutschrift direkt auf das Girokonto: Bei einer Rücküberweisung des gutzuschreibenden Betrages (tatsächlicher Eingang am Girokonto der Lieferant überweist die Gutschrift direkt aufs Girokonto zurück) muss die Gutschrift oder nachträgliche Entlastung mit ZAHLSPERRE (Abbucher) erfasst werden (Achtung: das Feld Rechnungsbezug muss leer bleiben!). Beim Erfassen einer Gutschrift gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Gutschrift Sie erhalten eine mengenmäßige Gutschrift (z.B. wenn Sie einen Teil der Ware wieder an den Lieferanten zurückgeschickt haben). Die Originalrechnung, auf die sie sich bezieht, ist bereits bezahlt. Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „Gutschrift“ und befüllen Sie die Felder „Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den Bruttowert der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden Währung und setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die Originalbestellung auf, auf die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in das weiße Feld eingeben und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die Daten der Bestellung eingespielt.

Abbildung 1: Gutschrift Korrigieren Sie in den weißen freien Feldern der Positionszeile die Menge und den Nettobetrag auf den Wert, der auf der Gutschrift angeführt ist. Drücken Sie anschließend ENTER.

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Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das Jahr ein (auf welche sich die Gutschrift bezieht) – nur wenn die Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde! Weiters ändern Sie das Feld „Zahlsperre“ immer auf „Sofort

Abbildung 2: Gutschrift, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug

Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00€ und ist die Ampel

auf grün können Sie die Gutschrift mit sichern.

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des Barcodes (Strichcode).


Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun einen ihrer Strichcodes ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des Lieferanten. Hinweis: Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter dem ersten Punkt „Anbringung von Barcodes“ Hinweise dazu wie Sie Barcodes richtig anbringen.

Drücken Sie anschließend um die Gutschrift abzuspeichern und Sie erhalten links unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der Kontierungsstempels

schreiben. Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem Speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf „Rechnung“ umstellen, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung irrtümlich als Gutschrift buchen!

2. Nachträgliche Entlastung


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Sie erhalten nachträglich eine wertmäßige Gutschrift. Die Originalrechnung, auf die sie sich bezieht, ist bereits bezahlt (die Menge bleibt gleich, nur der Betrag ändert sich). Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „nachträgliche Entlastung“ und befüllen Sie die Felder „Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den Bruttowert der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden Währung und setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die Originalbestellung auf, auf die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in das weiße Feld eingeben und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die ursprünglichen Daten der Bestellung eingespielt.

Abbildung 4: nachträgliche Entlastung

Tragen Sie in das weiß hinterlegte Feld „Betrag“ den Nettobetrag pro Einheit der Gutschrift ein, der auf der nachträglichen Entlastung angeführt ist. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das Jahr ein, auf welche sich die nachträgliche Entlastung bezieht.

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Abbildung 5 nachträgliche Entlastung, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug

Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00 EUR und ist die

Ampel auf grün können Sie die nachträgliche Entlastung mit

sichern.

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des Barcodes (Strichcode).


Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun einen ihrer Strichcodes ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des Lieferanten.

Drücken Sie anschließend um die nachträgliche Entlastung abzuspeichern und Sie erhalten links unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der Kontierungsstempels schreiben. Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf „Rechnung“ korrigieren, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung irrtümlich als nachträgliche Entlastung buchen!

2.13 Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen

Liste gescannter Belege Für die gesammelte Anzeige und Download von gescannten Belegen wurde in den bereits vorhandenen Bericht "Profit Center Plan/Ist/Obligo" eine zusätzliche Funktionalität eingebaut.

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1. Starten des Berichtes Starten Sie zunächst wie in Abb. 1 gezeigt den Bericht über den Eintrag "PC Plan Ist".

Abb. 1: Start des Berichtes "PC Plan Ist"

2. Selektionen des Berichtes Geben Sie nun die gewünschten Selektionen ein, für die Sie nach zugehörigen Scans suchen wollen: Für die Anzeige der gescannten Rechnungen geben Sie in den Selektionen das Layout "/SCANLISTE" ein (Abb. 2 ganz unten), damit nur die für Scans relevanten Belege angezeigt werden. Die Planversion ist für die Suche nach Scans irrelevant. Sie können hier z.B: "ZI" eingeben (Abb. 2) Im Beispiel Abb. 2 sehen Sie wie z.B. nach allen Belegen der Kostenstelle 527000 des Jahres 2007 gesucht wird. Für Details zu den weiteren Selektionen siehe auch die Dokumentationen der CE-Abteilung

http://www.tuwien.ac.at/dle/controlling/reporting_berichtswesen/

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Abb. 2: Selektionen im Bericht "PC Plan Ist". Wichtig: Layout "/SCANLISTE"

Nachdem Sie Ihre Selektionen eingegeben haben klicken Sie auf "ausführen" . 3. Ergebnisliste des Berichtes Sie erhalten nun eine Liste aller für Scans relevanten Belege, d.h. Rechnungen, interne Leistungsverrechnungen und Barrechnungen (Abb. 3) Das Ergebnis ist sortiert nach Profit Center CO-Objekt (d.h. Kostenstelle oder Innenauftrag) Buchungsdatum.

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In der Spalte "Scan" sehen Sie ein "X", wenn für diesen Beleg ein gescanntes Dokument vorhanden ist. Bei erst kürzlich erfassten Belegen (Abb. 3 die untere Hälfte ohne "X" bei "Scan") sind noch keine gescannten Dokumente vorhanden.

Abb. 3: Ergebnis des Berichtes - Liste aller für Scans relevanten Belege. Vorhandene Scans mit "X" markiert

4. Anzeige / Download der gescannten Dokumente a) Anzeigen der gescannten Dokumente zum Beleg Wollen Sie sich zu einem Beleg z.B. einer Eingangsrechnung die gescannten Dokumente ansehen, klicken Sie einmal irgendwo in der gewünschte Zeile und wählen Sie danach oben rechts den Button "Scanliste zum Beleg" aus. Im Beispiel Abb. 4 wurde in die zweite Zeile geklickt, erkennbar an dem gelb markierten Feld.

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Abb. 4: Klick in eine Zeile und Auswahl von "Scanliste zum Beleg"

Sie kommen in die Ansicht der Liste der gescannten Dokumente (Abb. 5). Hier können Sie durch Doppelklick auf die Zeile das gescannte Dokument anzeigen lassen.

Abb. 5: Liste der gescannten Dokumente

b) Download aller im Bericht vorhandenen gescannten Dokumente Ausgehend von der Ergebnisliste des Berichtes können Sie sich auch alle gescannten Dokumente zu hier angezeigten Belegen in ein Verzeichnis auf Ihren Computer runterladen. Wählen Sie dazu den Button "Alle Scans Downloaden" (Abb. 6). In diesem Fall muss keine Zeile gewählt werden.

Abb. 6: Alle Scans Downloaden

Wählen Sie nun das gewünschte Verzeichnis aus, in dass Sie die gescannten Dokumente speichern wollen (Abb. 7). Wichtig: Bereits vorhandene Dateien werden überschrieben. Sie können somit von Zeit zu Zeit Ihre heruntergeladenen gescannten Dokumente im selben Verzeichnis "aktualisieren", d.h. bereits vorhandene Scans werden überschrieben und mittlerweile neu hinzugekommene Scans werden hinzugefügt. Beim "Alle Scans Downloaden", werden zusätzliche Filter im Layout des Berichtes nicht berücksichtigt, d.h. es werden immer alle Scans, die zu den zuvor gewählten Selektionen gefunden wurden, runtergeladen.

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Achtung: Das Downloaden eines gescannten Dokumentes kann bis zu einige Sekunden dauern. Wenn Sie umfangreiche Selektionen gewählt haben wie z.B. eine Profit Center Gruppe, kann dieser Vorgang wegen der großen Anzahl an gescannten Dokumenten sehr lange dauern.

Abb. 7: Verzeichnis für den Download auswählen

Während des Downloads können Sie ganz unten in der Statusleiste den Fortschritt mitverfolgen (Abb. 8).

Abb. 8: Statusleiste mit Information über den Fortschritt

Nach dem Download können Sie nun mit dem Windows-Explorer in ihr Verzeichnis wechseln und sehen dort die heruntergeladenen Scans (Abb. 9) Der Dateiname der gescannten Dokumente setzt sich folgendermaßen zusammen (Abb. 9): Belegnummer und Jahr, damit können Sie in SAP Ihren Beleg wieder finden

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Scan + laufende Nummer, in wenigen Ausnahmefällen existieren zwei gescannte Dokumente zu einem Beleg. Meistens werden Sie hier also "Scan0001" sehen. Modul, hier sehen Sie entweder "MM", falls es sich um eine Eingangsrechnung handelt, oder "FI", falls es sich um einen durch die Quästur gebuchten FI-Beleg handelt.

Abb. 9: Windows-Explorer mit dem Verzeichnis der gescannten Dokumente

Wichtiger Hinweis: Die Anzahl der Zeilen im Bericht mit einem "X" in der Spalte "Scan" wird in der Regel nicht mit der Anzahl der heruntergeladenen gescannten Dokumente übereinstimmen. Der Grund liegt darin, dass der Bericht auch die einzelnen Zeilen von Belegen anzeigt. Somit hängt hinter diesen Zeilen in der Regel dasselbe gescannte Dokument des Beleges. In diesem Beispiel sehen Sie in Abb. 3 elf Zeilen mit einem "X" und in Abb. 9 nur sieben gescannte Dokumente. An den mehrfach vorkommenden Belegnummern in der Spalte "RefBelegnr" erkennen Sie, welche Zeilen zusammen gehören und daher das gleiche gescannte Dokument hinterlegt haben. Anzeige von eingescannten Rechnungen Wenn Sie sich zu einer Eingangsrechnung die eingescannte Originalrechnung ansehen möchten, wählen Sie als ersten Schritt aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Eingangsrechnung“ den Punkt „Rechnungsbeleg anzeigen“ durch Doppelklick aus.

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Abbildung 1: Rechnungsbeleg anzeigen

Tragen Sie in das Feld „RechnungsBelegnummer“ jene Belegnummer ein, zu welcher Eingangsrechnung Sie die eingescannte Originalrechnung am Bildschirm sehen möchten. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Nun haben Sie die gewünschte Eingangsrechnung aufgerufen.

Abbildung 2: Rechnungsbeleg anzeigen, Dienste zum Objekt

Öffnen Sie links oben das Icon „Dienste zum Objekt“ . Klicken Sie den rechten Teil

des Icons an . Dabei öffnet sich ein Pull-down-Menü. Aus diesem wählen Sie „Anlagenliste“ durch einen Klick aus. Sollte der Begriff „Anlagenliste“ hellgrau

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geschrieben sein , ist das Dokument zur gewünschten Eingangsrechnung noch nicht eingescannt.

Abbildung 3: Anlagenliste

In der Anlagenliste öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Positionszeile das eingescannte Dokument.

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3 Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution)

Das Modul Sales & Distribution dient zur Abwicklung der Fakturierungstätigkeiten.

3.1 Anlegen eines Auftrages

Hinweis: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/ Auf der Homepage der Quästur unter SD-Materialien finden Sie beim Punkt „SD-Materialien“ in einem PDF alle Materialien inkl. Erklärungen in einer Tabelle aufgelistet. Ebenso hilfreich bei der Entscheidung welches Material Sie auswählen sollen, ist die Prozessdarstellung „dezentrale Projektabwicklung“ auf der Homepage der Quästur. Auftrag anlegen Die Erfassung der Einnahmen erfolgt in zwei Teilschritten: zuerst wird ein Auftrag angelegt, darauf aufbauend die Faktura erstellt. Für die Erstellung eines Auftrags klicken Sie bitte im Benutzermenü auf den Punkt „Auftrag“ und anschließend auf „Kundenauftrag anlegen“.

Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Einstieg


http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf

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Auftragsart Wählen Sie eine Auftragsart aus. Im System gibt es folgende 3 für Sie relevante Auftragsarten: TA für einen Terminauftrag (wenn Geld auf den hoheitlichen Bereich überwiesen wird), Z27 für ein Drittmittelprojekt (wenn Geld auf ein Drittmittelkonto überwiesen werden soll), G2 für eine Gutschriftanforderung, (in diesem Fall kontaktieren Sie bitte das SAP Call Center unter 42710)

Die anderen Felder sind voreingestellt; überprüfen Sie das Feld „Verkaufsbüro“, ob es mit Ihrer Kostenstelle übereinstimmt! Mit der ENTER-Taste gelangen Sie in das nächste Fenster:

Abbildung 2: Kundenauftrag Detailansicht

Auftraggeber Geben Sie in dieses Feld die Nummer eines gepflegten Kunden ein.

Wenn Sie die Kundennummer nicht wissen, drücken Sie den Button neben dem Feld Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen.

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Abbildung 3: Suchfunktion „Wertebereich einschränken“

Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ zwischen zwei Sternen einen charakteristischen Teil des Debitorennamens (*xxx*) ein und drücken

anschließend die ENTER-Taste oder . Zur weiteren oder alternativen Eingrenzung können Sie über die Postleitzahl oder den Ort nach dem passenden Debitor suchen. Wenn der gesuchte Debitor bzw. mehrere auf die Suchkriterien zutreffende Einträge angezeigt werden, wählen Sie den richtigen durch einen Doppelklick aus und übernehmen ihn im Auftragsfenster durch Klick auf die ENTER-Taste.

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Abbildung 4: Ergebnisliste zur Selektion

Abbildung 5: Übernahme der gepflegten Debitorenstammdaten

Pflegen Sie im nächsten Schritt die Zahlungsbedingung im Feld „Zahlungsbed“ und

wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus der Vorschlagsliste aus, welche Sie über öffnen.

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Abbildung 11: Auswahlliste Zahlungsbedingungen

Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit einem Doppelklick oder . Hinweis: Bitte wählen Sie ein sinnvolles Zahlungsziel: bei größeren Firmen können 30 Tage Zahlungsziel zu kurz sein (internen Rechnungslauf), andererseits verfälscht ein Zahlungsziel größer als 60 Tage Ihre SAP – Berichte insofern, als der Betrag zwar als verfügbar angezeigt wird, am Bankkonto jedoch eventuell länger nicht eintrifft. Wenn Ihr Debitor im Stammsatz vorhanden ist, Sie aber einen Ansprechpartner bei der Firma/Institut im Namensfeld hinzufügen bzw. für diesen einen Geschäftsfall eine andere Rechnungsadresse definieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Feld „Auftraggeber“ die übernommene Nummer doppelt an. Es öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter „Partner“. Klicken Sie nun in der zweiten, weiß hinterlegten Zeile von oben, die Nummer in der Spalte „Partner“ doppelt an, sodass sich das Adressfeld öffnet. Nun können sie den Ansprechpartner im Namensfeld eintragen.

Speichern Sie mit Ihre Eingabe ab.

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Abbildung 6: gepflegter Debitor – Hinzufügen eines Ansprechpartners, Reiter „Partner“

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Abbildung 7: gepflegter Debitor – hinzufügen eines Ansprechpartners im Namensfeld

Gehen Sie anschließend mit in das Übersichtsfeld zurück. Wollen Sie die Belegwährung ändern, gehen Sie wie folgt vor: Folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf →Verkauf oder

klicken an und gehen in den Reiter „Verkauf“.

Abbildung 12: Belegwährung ändern: Pfad Springen → Kopf →Verkauf

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Abbildung 13: Belegwährung ändern: Kopfteil: Reiter „Verkauf“

Wählen Sie nun im Feld „Belegwährung“ aus der Auswahlliste die passende Währung aus. Hinweis: Pflegen Sie die Belegwährung vor Eingabe einer Auftragsposition, weil ein nachträgliches Ändern Falschberechnungen mit sich bringen kann.

Mit kommen Sie wieder in das Hauptmenü zurück.

Debitor anlegen lassen: Sollte der gesuchte Debitor nicht im Stammsatz angelegt sein und Sie mehrmals von diesem Debitor Geld erwarten, müssen Sie den Auftraggeber von der Quästur anlegen lassen. Dazu füllen Sie das Formular auf der Homepage der Quästur aus und faxen es der Quästur. Zu finden auf Quästur-Homepage unter dem Punkt „Debitor anlegen“. CPD-Debitor:

Für die Eingabe eines CPD-Debitors drücken Sie den Button neben dem Feld Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen. Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ cpd*

ein und drücken anschließend die ENTER-Taste oder .

http://www.tuwien.ac.at/dienstleister/service/quaestur_und_rechnungswesen/formulare_rechnungswesen/

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Abbildung 8: Suchfunktion cpd

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahlliste an möglichen CPD-Debitoren. Wählen Sie den für Sie richtigen Vorschlag aus und übernehmen die Daten mit

Doppelklick oder .

Abbildung 9: Auswahlliste CPD-Debitoren

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Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste, sodass sich ein neues Fenster öffnet (Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber), in dem Sie den Namen und die Adresse des Debitors eingeben können. Möchten Sie in den einzelnen Bereichen mehrere Zeilen befüllen als veranschlagt sind,

drücken Sie auf das Icon . Es werden weitere Zeilen hinzugefügt.

Abbildung 10: Adresseingabe des CPD-Debitors

In diesem Stammdatenfenster für den Auftraggeber haben Sie auch die Möglichkeit, die Sprache zu ändern, sodass Ihre Rechnung z.B. in Englisch ausgedruckt wird. Derzeit ist es neben deutschen Rechnungen nur noch möglich, Rechnungen in englischer Sprache auszudrucken. Dazu wählen Sie im Feld „Sprache“ aus der Auswahlliste „Englisch“ aus.

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Abbildung 11: Feld "Sprache"

Im Abschnitt „weitere Attribute“ müssen Sie im Fall eines CDP-Debitors aus dem EU-Raum die UID-Nummer (des Debitors) in das Feld „Ust.ld.Nr“ eintragen. Auf der Rechnung wird Ihnen automatisch der Hinweis „Steuerfrei nach § 6a UstG“ angedruckt.

Abbildung 12: Feld "Ust.Id.Nr"

Hinweis: Wenn Sie es verabsäumen, bei der Eingabe der Adressdaten die UID – Nummer einzugeben, besteht im Nachhinein keine Möglichkeit mehr diese einzugeben!

Drücken Sie nach Ihrer vollständigen Eingabe die ENTER-Taste oder . Sie kommen so in das Hauptmenü zurück. Auch hier werden Sie aufgefordert, Zahlungsbedingungen einzugeben. Bestellnummer und Bestelldatum: Wenn vorhanden, geben Sie in die Felder „Bestellnummer“ und „Bestelldatum“ die entsprechenden Daten ein (besonders wichtig im öffentlichen Bereich und bei großen Firmen; ohne diese Daten kann es vorkommen, dass die Überweisung des geforderten Betrages nicht erfolgen kann). Tragen Sie nun die Daten in die Positionszeile ein.

Abbildung 14: Positionszeile

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Material Über das Kontextmenü kommen Sie in ein Auswahlmenü, in dem Sie die Suche einschränken oder sich alle Materialien anzeigen lassen können.

Abbildung 15: Material -Suchfunktion

Abbildung 16: Material

Ohne die Eingabe eines Materialkurztextes können Sie sich über die gesamte Liste anzeigen zu lassen. Wählen Sie mit Doppelklick das für Ihren Auftrag passende Material aus. Hinweis: Hier ist es besonders wichtig, zwischen Auftragsforschung §27 (1) und Forschungsförderung (12) zu unterscheiden.

Befüllen Sie nun folgende Felder:

Bezeichnung Tragen Sie in dieses Feld den genauen Materialtext (eventuell auch Bezeichnung des Projektes) ein, um die Dienstleistung zu beschreiben. Der Text wird auf der Faktura angedruckt. Sollte der Platz (32 Zeichen) nicht reichen, können über Positionstexte beliebig

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weitere Texte eingegeben werden

Auftragsmenge Tragen Sie die gewünschte Auftragsmenge ein.

ME Geben Sie in dieser Spalte die MengenEinheit LE (Leistungseinheit) ein.

Betrag Tragen Sie hier den Preis ein (brutto = netto).

Währung Bereits voreingestellt (EUR bzw. gewählte Belegwährung)).

Auftrag Tragen Sie in dieser Spalte die Innenauftragsnummer ein, auf welche das Geld überwiesen (kontiert) werden soll. Im hoheitlichen Bereich tragen Sie z.B. für den Skriptenverkauf EIN + die Kostenstelle ein (Bsp.: EIN527000) Wenn Sie die genaue Innenauftragsnummer nicht kennen, haben Sie die Möglichkeit, diese zu suchen: Öffnen Sie über das Kontextmenü

das Auswahlfenster.

Abbildung 17: Auftrag - Auswahlfenster

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Abbildung 18: Auftrag – Auswahlfenster – Auswahl einschränken

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Abbildung 19: Auftrag – Auswahlfenster – Suchergebnisse

Suchen Sie nun im Suchfeld „Auftrag“ nach dem gewünschten Innenauftrag, indem Sie

z.B. Ihre Institutsnummer und * (Stern) eingeben. Drücken Sie dann , sodass Ihnen eine Liste mit den gesuchten Innenauftragsnummer erscheint. Wählen Sie die für Sie passende Innenauftragsnummer mit Doppelklick oder per Markierung (orange hinterlegt)

aus und drücken . Die Innenauftragsnummer wird in das Feld „Auftrag“ übernommen. Die restlichen Spalten sind nicht zu befüllen. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Sie bekommen eine grüne Meldung am unteren Bildrand

(Bsp.: ). Mahnsperre manuell setzen Wenn Sie nicht möchten, dass die Quästur automatisch eine Mahnung an den Auftraggeber schickt, wenn dieser nicht innerhalb der von Ihnen vorgegebenen Zahlungsfrist (Zahlungsbedingungen) bezahlt, haben Sie die Möglichkeit eine manuelle Mahnsperre zu setzen.

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Dazu folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf → Buchhaltung.

Abbildung 20: Mahnsperre setzen: Pfad: Springen → Kopf → Buchhaltung

In dem von Ihnen aufgerufenen Reiter „Buchhaltung“ wählen Sie nun im Feld „Mahnsperre“ aus der Auswahlliste „Manuelle Sperre durch Institut“ aus.

Abbildung 21: Reiter Buchhaltung: Mahnsperre

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Hinweis: Es ist in diesem Fall Ihre Pflicht, den Eingang der geforderten Summe zu überprüfen bzw. bei Nichtzahlung diese zu urgieren!

Ihr Auftrag ist nun fertig und Sie können ihn mit sichern und erhalten eine 5-stellige Auftragsnummer. Sie haben nun noch die Möglichkeit, sofern Sie diese nicht schon im Zuge der Erstellung des Auftrags getan haben, Änderungen vorzunehmen oder Zusatzinformationen einzufügen. Siehe dazu die Doku „Auftrag anzeigen und ändern“. Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem Auftrag) ist es sinnvoll, Zusatztexte (wie z.B.: Ansprechparnter) bereits im Auftrag einzufügen!

3.2 Anlegen eines Auftrages mit Bezug

Kundenauftrag anlegen

Im Feld Auftragsart wird TA für Terminauftrag (Globalbudget) ausgewählt.

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Im Feld Verkaufsbüro wird die Org.Einheit ausgewählt.

Mit bestätigen

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Auftraggeber auswählen

Mit wird der Suchmodus geöffnet.

Im Feld Name cpd* eintragen und mit bestätigen.

Es erscheint folgende Trefferliste:

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Mit Doppelklick wird CPD KTS/KTG ausgewählt.

Mit „Enter“ bestätigen.

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Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber

Hier wird CPD KTS/KTG überschrieben und die Daten der teilzunehmenden Person zur

Tagung/Kongress/Seminar eingetragen.

Beispiel:

Mit bestätigen.

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Zahlungsbedingungen

Zunächst werden die Zahlungsbedingungen hinterlegt, d.h. im welchem Zeitraum die

Tagungsgebühren einbezahlt werden müssen.

z.B. 0015 innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug

Positionszeile

In der Positionszeile werden folg. Daten erfasst:

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Spalte Ptyp wird TAD (Dienstleistung) ausgewählt.

Material 22 „Kurse und Lehrgänge“ für Teilnahmegebühr oder

Material 29 „Skriptenverkauf“ für Unterlagen zur Kongress/Tagung/Seminar

(z.B.Proceedings)

Bezeichnung: Teilnahmegebühr oder Proceedings zur Tagung XXY

Auftragsmenge: 1

ME: LE (Leistungseinheit)

Betrag: je Teilnehmer zu bezahlende Teilnahmegebühr

Währg.: EUR

Auftrag: KTS******** oder KTG********

Mit „enter“ bestätigen.

Details zum Belegkopf anzeigen

Weiter mit „Details zum Belegkopf anzeigen“ .

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Mahnsperre

Im Karteireiter Buchhaltung gibt es die Möglichkeit eine Mahnsperre zu hinterlegen, falls

es nicht gewünscht wird, dass die Faktura an den Teilnehmer gemahnt

wird.

Referenz

Und im Feld „Referenz“ auch im Karteireiter Buchhaltung wird der Nachname des

Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen.

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Danach mit sichern.

Unten Links erscheint die Terminauftragsnummer, bitte diese notieren.

Faktura anlegen

Im Benutzermenü wird nun „Anlegen Faktura“ ausgewählt.

Es erscheint automatisch die Terminauftragsnummer zu dem Kundenauftrag der zuletzt

angelegt wurde.

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Überprüfung ob diese Terminauftragsnummer korrekt ist, danach mit sichern.

Unten Links erscheint die Belegnummer zur Faktura, diese bitte notieren.

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Faktura ausdrucken

Zum Ausdrucken der Faktura wird folgende, schnelle Vorgehensweise verwendet.

Im Benutzermenü „Anzeigen Faktura“ auswählen.

Falls im Feld Faktura die Fakturanummer nicht automatisch übernommen wurde, diese

hier einsetzen.

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In der blauen Menü-Leiste „Faktura“ anklicken. Es erscheint eine Auswahlliste.

„Ausgeben“ klicken.

Mit sofort drucken oder Druckansicht

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Kundenauftrag anlegen mit Bezug

Für weitere Fakturen für Teilnehmergebühren zum selben Kongress/Tagung/Seminar wird

die schnelle und einfache Vorgehensweise „Anlegen mit Bezug“ verwendet.

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Im Feld Auftragsart wieder TA für Terminauftrag (Globalbudget)

auswählen.

Im Feld Verkaufsbüro wieder die Org.Einheit einsetzen.

Jetzt wird „Anlegen mit Bezug“ ausgewählt.

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Es erscheint ein neues Fenster, hier auf Reiter „Auftrag“ klicken.

Im Feld Auftrag wird die Nummer des Kundenauftrags eingetragen, welche notiert wurde.

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Mit bestätigen.

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Es wurden alle Daten automatisch übernommen.

Wählen Sie „Details zum Belegkopf anzeigen“ aus.

Jetzt muss nur mehr der weitere Teilnehmer eingetragen werden.

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Den Karteireiter „Partner“ auswählen.

Erste Zeile Auftraggeber, Spalte Partner auf Debitorennummer doppelklicken.

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Hier die Daten des weiteren Teilnehmers eintragen.

Unter „Kommunikation“ bei „Sprache“ ist auszuwählen, in welcher Sprache die Faktura

ausgestellt werden soll.

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Mit bestätigen.

Im Karteireiter „Buchhaltung“, Feld „Referenz“ wird wieder der Nachname des weiteren

Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen.

Und eventuell setzen der Mahnsperre.

Danach mit „enter“ bestätigen und mit sichern.

Unten links erscheint die neue Terminauftragsnummer, diese bitte wieder notieren.

Danach wieder Faktura anlegen und ausdrucken wie bei S.10-13 beschrieben.

Für einen weiteren Teilnehmer wieder „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ (s.S.14-20)

erstellen.

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Spenden/Sponsoring

Wenn Spenden oder Sponsoring für den Kongress/Tagung/Seminar eingenommen

werden, wird ein eigener Forderungsaufbau erstellt.

Auftraggeber aus den Debitoren-Stammdaten auswählen (falls Debitor nicht vorhanden –

Formular http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf

ausfüllen und an die Quästur senden)

Beispiel:

Die UniCredit Bank Austria AG sponsert die Tagung XXY.

Suchmodus , wie auf S.2 beschrieben, öffnen, im Feld „Name“ z.B. *Unicre* eingeben und

in der Trefferliste die UniCredit Bank Austria AG mit Doppelklick auswählen.

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf

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Unter „Zahlungsbedingungen“ wird der Zeitraum ausgewählt, wann Zahlungseingang des

Sponsorings erwartet wird.

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Die Positionszeile im Feld Material wird entweder mit

Material 31 „Sponsoring“ für Einnahmen mit Gegenleistung (z.B. Werbung) oder

Material 30 „Spenden, Schenkungen, Nachlässe“ für Einnahmen ohne Gegenleistung

ausgefüllt.

Alle weiteren Felder wie gewohnt ausfüllen, eventuell Mahnsperre setzen (s.S.9)

Danach mit sichern.

Faktura anlegen und ausdrucken wie oben angeführt.

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3.3 Erstellen einer Faktura mit div. Texten

Nach dem Anlegen eines Kundenauftrages wird darauf beruhend eine Ausgangsrechnung (Faktura) erstellt. Um eine Faktura anzulegen öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ „Faktura anlegen“.

Abbildung 1: Faktura anlegen

Fakturadatum Sollte das Fakturadatum ungleich dem Auftragsdatum sein (wenn der Auftrag früher angelegt wurde), geben Sie in dieses Feld das Datum ein, an welchem Sie die Faktura erstellen.

Beleg In dieser Spalte geben Sie die Auftragsnummer ein, die Sie fakturieren wollen. (Wenn Ihr zu fakturierender Auftrag jener war, den Sie zuletzt bearbeitet haben, wird die Nummer automatisch in der Spalte angezeigt.)

Drücken Sie die ENTER-Taste, es öffnet sich ein Fenster mit den relevanten Daten zur Überprüfung.

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Abbildung 2: Faktura anlegen - Übersicht

Nun können Sie etwaige Zusatztexte einfügen. Kopftexte Dazu wählen Sie den Menüpunkt Springen Kopf Kopftexte.

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Abbildung 3: Faktura anlegen - Kopftexte

Im sich öffnenden Fenster können Sie über einen Doppelklick die entsprechenden Textarten auswählen und im rechten weißen Feld befüllen.

Abbildung 3.1: Faktura anlegen - Kopftexte

z.B.: Ansprechpartner

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Wenn auf der Faktura nicht wie standardmäßig definiert der Faktura-Ersteller sondern der Verantwortliche (Projektleiter, Institutsvorstand o.ä.) ersichtlich sein soll, werden dessen Daten in folgender Reihenfolge eingegeben: Institutsbezeichnung Name des Verantwortlichen Telefon-Nr. Fax-Nr. E-Mail-Adresse

Abbildung 3.2: Faktura anlegen – Kopftexte - Ansprechparnter

Gehen Sie mit in die Faktura-Übersicht zurück. Positionstexte Markieren Sie die Position, in der Sie Texte einfügen wollen und gehen Sie analog über den Menüpunkt Springen Position Positionstexte in das Menü für Positionstexte.

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Abbildung 3: Faktura anlegen - Positionstexte

Tragen Sie die gewünschten Textbereiche, wie oben beschrieben, ein. z.B.: Positionsnotiz Diese wird dann auf der fertigen Faktura unterhalb des Positionstextes etwas kleiner angedruckt. (siehe dazu auch Doku „Faktura ändern“)

Abbildung 4: Faktura anlegen – Positionstexte – Positionsnotiz

Gehen Sie mit in die Faktura-Übersicht zurück. Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem Auftrag) ist es sinnvoll, Texte wie oben beschrieben bereits im Auftrag einzufügen!

Abschließend sichern Sie die Faktura mit und Sie erhalten eine Faktura-Nr. (Rechnungsnummer) in der Form 900xxxxx.

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3.4 Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan

Um einen Auftrag mit einer Teilfaktura anzulegen, steigen Sie über das SAP Benutzermenü über den Punkt „Auftrag“ „Kundenauftrag anlegen“ ein. Geben Sie wie bei einem normalen Auftrag die Daten wie beschrieben ein.

Vor der Eingabe der Auftragsposition wählen Sie in der Spalte „Ptyp“ aus der Auswahlliste ZTF für Teilfaktura aus.

Abbildung 1: Auftrag anlegen: Positionstyp ändern, Teilfaktura Drücken Sie die ENTER-Taste. Geben Sie nun die Werte der Auftragsposition wie üblich ein und betätigen Sie nach Eingabe der Innenauftragsnummer die ENTER – Taste. Über die Menüleiste folgen Sie dem Pfad Springen → Position → Fakturierungsplan.

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Abbildung 2: Auftrag anlegen, Springen → Position → Fakturierungsplan

Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der Positionsfelder erhalten.

Abbildung 3: Auftrag anlegen: Reiter: Faktur.plan Fakturadatum Tragen Sie hier das Datum der ersten Teilfaktura ein. TBez. (Terminbezeichnung)

Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste die für den Auftrag passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die

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Auswahl mit einem Doppelklick oder mit . Fakturawert Tragen Sie hier den Wert der ersten Teilfaktura ein. FakR (Fakturierungsregel)

Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste die voreingestellte Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige Teilfakturierung), um den Betrag nicht in Prozent vom Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick

oder mit .

Nachdem Sie die Pflichtfelder befüllt haben gehen Sie mit wieder ins Übersichtsbild zurück. Bestätigen Sie die Informationsmeldung

mit .

Speichern Sie nun den Auftrag mit Teilfaktura mit ab und notieren Sie sich die

Auftragsnummer. Es gibt 2 Möglichkeiten, einen Fakturaplan abzuarbeiten: 1.) Immer nur die zu verrechnende Rate im Fakturaplan eingeben und anschließend die Faktura dazu erstellen (wie oben beschrieben). 2.) Gleich alle Raten mit den voraussichtlichen Daten eingeben. Möglichkeit 1:

Änderungen im Fakturaplan/Hinzufügen einer weiteren Teilfaktura Um Änderungen in der Teilfaktura im Auftrag durchzuführen bzw. weitere Teilfakturen hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Benutzermenü „Auftrag“ und daraus den Punkt „Kundenauftrag ändern“.

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Abbildung 4: Kundenauftrag ändern

Auftrag Tragen Sie hier die Nummer des Auftrags ein, in welchen Sie

eine weitere Teilfaktura hinzufügen wollen. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste oder um ins Übersichtsfeld zu gelangen. Für Änderungen in der Teilfaktura folgen Sie nun dem Pfad über die obere blaue Menüleiste: Springen → Position → Fakturierungsplan

Abbildung 5: Auftrag ändern, Springen → Position → Fakturierungsplan

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Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der Positionsfelder erhalten.

Abbildung 6: Auftrag ändern – Faktur.plan

Befüllen Sie die nächste freie Positionszeile mit: Fakturadatum Tragen Sie hier das Datum der nächsten (oder letzten) Teilfaktura

ein. TBez. (Terminbezeichnung)

Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste die für den Auftrag passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die

Auswahl mit einem Doppelklick oder mit . Fakturawert Tragen Sie hier den Wert des nächsten (oder letzten) Teilfaktura

ein. FakR (Fakturierungsregel)

Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste die voreingestellte Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige Teilfakturierung) um den Betrag nicht in Prozent vom Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick

oder mit .

Nachdem Sie die notwendigen Felder befüllt haben gehen Sie mit wieder ins Übersichtsbild zurück.

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Bestätigen Sie die Informationsmeldung

mit . Wenn Sie alle Änderungen im Fakturierungsplan durchgeführt haben, speichern Sie nun

den Auftrag mit der geänderten Teilfaktura mit ab. Die Auftragsnummer bleibt unverändert. Anschließend müssen Sie wie gewohnt eine weitere Faktura zu diesem Auftrag (neue Teilfaktura) erstellen, welche Sie ebenfalls ausdrucken können. WICHTIG: Sollten die schlussendlich verrechneten Teilbeträge nicht der Gesamtsumme entsprechen, welche Sie zu Beginn in der Einstiegsmaske in der Spalte „Betrag“

eingegeben haben, muss dieser Wert auf die Summe der Teilbeträge korrigiert werden, da sonst die Differenz in den Berichten in den VA-Einnahmen hängen bleibt! Möglichkeit 2:

Sie wissen bereits im Vorhinein wann und über welche Beträge Sie Fakturen erstellen

wollen, haben schon einen kompletten Fakturaplan angelegt und möchten nun zu den

jeweiligen Terminen die Teilfakturen anlegen.

Gehen Sie hierzu im SAP Benutzermenü auf „Faktura“ „Fakturavorrat bearbeiten“.

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Abbildung 7: Fakturavorrat bearbeiten

Löschen Sie hier das Hakerl bei „Lieferbezogene“ und haken stattdessen

„Auftragsbezogene“ an.

Anschließend oben auf den Button „Fakturav.anz“ klicken.

Nun werden alle fälligen Fakturen angezeigt die richtige links außen markieren, sodass

sie orange hinterlegt wird und oben auf den Button „Einzelfaktura“ klicken:

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Abbildung 8: Fakturavorrat bearbeiten - Einzelfaktura

Wenn beispielsweise das Fakturadatum angepasst werden muss, klicken Sie (nachdem

die richtige Faktura markiert ist) im Menü oben auf „Springen“ „Kopfdetails“ und

stellen Sie anschließend das Fakturadatum auf Tagesdatum um.

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Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen

Nun kann die Faktura per Klick auf das Diskettensymbol gespeichert werden.

3.5 Anlegen einer Gutschriftsanforderung

Gutschriften zur Ausgangsfaktura Nachdem Sie einen Auftrag und eine Faktura (= Ausgangsrechnung) erstellt haben, können Sie wie folgt eine Gutschrift buchen. Auch hier sind zwei Schritte notwendig.

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Gutschriftsanforderung anlegen Gehen Sie unter „Auftrag“ zu „Kundenauftrag anlegen“ und wählen Sie als Auftragsart „G2“ aus:

Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Gutschriftsanforderung

Klicken Sie anschließend links oben auf die Schaltfläche . Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie den Reiter „Auftrag“ aus und geben die Auftragsnummer ein, auf die sich die Gutschriftsanforderung beziehen soll.

Abbildung 2: Anlegen mit Bezug

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Klicken Sie links unten auf den Button , ein neues Fenster öffnet sich. In der Positionszeile ist als Zielmenge „1“ einzugeben.

Abbildung 3: Zielmenge eingeben

Sollte der vorgeschlagene Betrag nicht dem gewünschten Gutschriftsbetrag entsprechen, wählen Sie im Menü ganz oben den Pfad „Springen“ „Position“ „Konditionen“.

Abbildung 4: Pfad Springen Position Konditionen

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Abbildung 5: Gutschriftsbetrag ändern

In der Spalte „Betrag“ können Sie den Gutschriftsbetrag nach Belieben überschreiben.

Bestätigen Sie mit ENTER und kehren Sie mit oben zurück. Ob Sie nun den Betrag geändert haben oder nicht, wechseln Sie nun in den Reiter „Verkauf“ und wählen Sie für das Feld „Fakturasperre“ den letzten Eintrag (nämlich „blank“) aus.

Abbildung 6: Feld „Fakturasperre“

Danach ändern Sie das Feld „Auftragsgrund“ auf „Gutschriftsverfahren“.

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Abbildung 7: Feld „Auftragsgrund“

Nun ist die Gutschriftsanforderung fertig und kann mit gespeichert werden. Die Nummer der Gutschriftsanforderung, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird, notieren Sie bitte auf dem Gutschriftsbeleg.

3.6 Erstellung einer Gutschrift

Gutschrift buchen Gehen Sie zurück ins Hauptmenü und wählen Sie bei „Faktura“ nun „Anlegen Faktura“.

Abbildung 8: Faktura anlegen

Die Belegnummer der Gutschriftsanforderung (60000xxx) wird angezeigt bzw. muß – wenn Sie in der Zwischenzeit andere Tätigkeiten in SAP erledigt haben – eingegeben werden. Mit ENTER werden die Daten vervollständigt und Sie gelangen in die Übersicht:

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Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen

Mit kommen Sie wieder zurück und können nun die fertige Faktura per Klick auf speichern.

Abbildung 10: Faktura mit vervollständigten Daten

Die Nummer der Gutschrift, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird, notieren Sie

bitte auf dem Gutschriftsbeleg. Gutschrift ausdrucken: Der Ausdruck der Gutschrift erfolgt wie der Ausdruck einer Faktura über „Faktura“ „Nachrichten aus Fakturen“.

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3.7 Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift

Um eine Faktura zu stornieren, öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ und weiters „Stornieren Faktura“.

Abbildung 1: Faktura stornieren

Beleg In dieser Spalte geben Sie die Nummer der Faktura ein, die Sie stornieren wollen.

Fakturadatum Geben Sie immer das aktuelle Tagesdatum ein!

Sichern Sie das Storno der Faktura mit . Sie erhalten eine Storno-Belegnummer.

Verlassen Sie die Fakturabearbeitung mit , um ins Hauptmenü zu gelangen. Wenn Sie Fakturen aus Vorperioden (aus dem letzten Jahr) stornieren, ist es besonders wichtig, dass Sie das tagesaktuelle Datum eintragen und anschließend die Quästur benachrichtigen.

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Einzelne Positionen stornieren

Wenn Sie nur einzelne Positionen stornieren möchten, wählen Sie oder klicken doppelt auf die Fakturanummer.

Abbildung 2: Storno von einzelnen Positionen

Markieren Sie nun links außen die Position (Zeile wird orange hinterlegt) der Faktura, die

Sie stornieren möchten und wählen Sie .

Speichern Sie nun das Storno der ausgewählten Position mit ab und Sie erhalten eine

Stornonummer.( )

3.8 Ausdruck einer Faktura/Gutschrift

Möchten Sie eine Faktura ausdrucken, sodass Sie diese verschicken können, wählen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“, und daraus den Menüpunkt „Nachrichten aus Fakturen“.

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Abbildung 1: Nachrichten aus Fakturen

Verarbeitungsmodus Voreingestellt: 1

Wenn Sie die Faktura zum ersten Mal ausdrucken, belassen Sie die 1 in dem Feld (Erstverarbeitung). Ist die Faktura bereits ausgeruckt und Sie möchten diese nochmals drucken, wählen Sie 2 (Wiederholverarbeitung).

Fakturabeleg Tragen Sie in dieses Feld die Faktura- oder Stornonummer ein, oder überschreiben gegebenenfalls eine bestehende Nummer mit der, die Sie ausdrucken möchten..

Alle weiteren Felder müssen nicht befüllt werden.

Drücken Sie anschließend und Sie erhalten folgende neue Anzeige:

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Abbildung 2: Nachrichten aus Fakturen, auszudruckende Rechnung

Setzen Sie linkes außen in das Kästchen durch anklicken ein Hakerl, um die Rechnung zu markieren. Nun können Sie die Faktura entweder gleich ausdrucken oder davor noch einmal anschauen. Ausdruck

Um die Faktura auszudrucken, drücken Sie . Ansicht

Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, drücken Sie . Auf dem gleichen Weg ist es auch möglich, einen Stornobeleg auszudrucken, indem Sie in das Feld „Fakturabeleg“ die Stornonummer eintragen.

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Andere Möglichkeit um Faktura auszudrucken Zu beachten ist, dass diese Möglichkeit nur bei einer Erstverarbeitung der Faktura möglich ist. Dazu öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ „Ändern Faktura“.

Abbildung 3: Faktura ändern

Faktura Tragen Sie hier die Fakturanummer ein, welche Sie ausdrucken wollen.

Drücken Sie anschließend NICHT die ENTER-Taste! Sondern folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Faktura → Ausgeben:

Abbildung 4: Faktura ausgeben, Pfad Faktura → Ausgeben

Es öffnet sich das Fenster „Nachricht ausgeben“:

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Abbildung 5: Nachricht ausgeben

Die auszudruckende Faktura ist bereits orange markiert.

Um die Faktura auszudrucken, klicken Sie auf . Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, klicken S

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4 Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten

im Drittmittelbereich

4.1 Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal

Dienstreisen an der TU Wien werden über das SAP-Portal ESS (= Employee Self Service)

abgewickelt, und können von jedem Reisenden selbst oder durch definierte

Sekretariatsuser erfasst und abgerechnet werden.

Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link: http://ess.tuwien.ac.at

Die Zugangsdaten können Sie vom SAP Support der Quästur

(http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/) per Email erhalten.

Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen:

Institutsuser: Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten

Dienstverhältnis, diese können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen.

Sekretariatsuser: Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw.

in der Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können.

Genehmiger: Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder

Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden

werden:

Budgetverantwortliche: Jede Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein

Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe

eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung.

Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines

Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt.

4.1.1 Grundlagen der Dienstreisen

Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit 01.08.2010 eine

entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung der

Betriebsvereinbarung online unter:

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhän

ge.pdf

Für alle Beamten und Vertragsbediensteten besitzen die entsprechenden Bestimmungen

der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die

Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur

unter: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf

http://ess.tuwien.ac.at/


http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhänge.pdf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhänge.pdf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf

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Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind:

Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit

auch die Verantwortung).

Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im

Vordergrund.

Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung

über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen.

Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung

gestellt (Abrechnung über das Privatkonto).

Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich.

Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen

möglich.

Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich.

Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt

ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften

(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).

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4.1.2 Prozessdarstellung: Dienstreisen

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4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS

Vor Antritt einer Dienstreise muss ein genehmigter Reiseantrag vorliegen. Mit dem Auftrag

eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte

Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an

den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet.

Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden.

Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege):

Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine

Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und

rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den

Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das

ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese

werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die

Organisationseinheit retourniert.

Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der

Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.

Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren):

Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine

Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und

rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das

ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst

dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die

vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.

Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und

an die Organisationseinheit retourniert.

Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der

Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.

Bitte beachten Sie:

Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten

geltend zu machen, nicht beides.

Auszahlung der Reisekostenabrechnungen:

Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und

Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht an die

Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss

die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den

Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.

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Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind

eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten

Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den jeweiligen

Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5

Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.

Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Dienstreisen finden Sie im

Handbuch ESS-SAP Reisemanagement

(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_Reisemanagement-

Stand29032011.pdf) sowie auf der Homepage der Quästur unter

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/

4.1.4 American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen

Zur Vorfinanzierung der Reisekosten steht den TU MitarbeiterInnen eine kostenlose

American Express Kreditkarte zur Verfügung, die wichtigsten Eckdaten hierzu:

Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen

Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes

Es fällt keinerlei Jahresgebühr an

Es gibt keinen Mindestumsatz

Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos

Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an

Die Verrechnung erfolgt in Euro

Die Karte hat ein Limit von € 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf €

6.000,- oder € 9.000,- erhöht werden

Weiterführende Informationen sowie die Antragsformulare finden Sie auf der Homepage

der Quästur unter http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/ und

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/formulare_lohnverrechnung/

Kosten können in folgenden Fällen entstehen:

Eine maximale Haftung von 25,- € bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies

nicht sofort gemeldet wird

Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an

Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe

von 2% der Transaktionssumme an

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_Reisemanagement-Stand29032011.pdf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_Reisemanagement-Stand29032011.pdf



http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/formulare_lohnverrechnung/

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Vorteile für die MitarbeiterInnen:

MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!)

eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann

Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem

Datum der Belastung

Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos

Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express

Kreditkarte

4.2 Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich

Herr Lipp vom Team Lehrabgeltung & Reisemanagement steht Ihnen zur Verfügung für:

Fragen bezüglich der gebuchten und von den Girokonten eingezogenen

Personalkosten im Drittmittelbereich.

die Zusammenstellung von Lohnkonten für Audits

prognostizierte Berechnungen der Personalkosten (da sich sowohl die

Dienstgeberbeiträge als auch die Bezüge laufend ändern können ist eine ganz

exakte Berechnung jedoch nicht möglich)

4.2.1 Datenabgleich

Vor der Abrechnung der Gehälter der TU Wien Bediensteten (Angestellte) wird die

Innenauftragszuordnung des Projektpersonals in SAP mit jener der Projektdatenbank

verglichen. Ist bei einem Dienstnehmer in der Projektdatenbank eine andere

Innenauftragszuordnung hinterlegt als in SAP, wird diese mit jener der Projektdatenbank

überschrieben.

Ist in SAP ein FWF-Innenauftrag oder eine Kostenstelle hinterlegt, wird diese nicht

angetastet. Nur Änderungen bezüglich §27 Innenaufträge und §26 Innenaufträge (nicht

FWF) werden von der Projektdatenbank in SAP übernommen.

Zusätzlich wird der Lehranteil (IA LER…) errechnet, und in SAP erfasst. Die anderen

Projekt(e) bei welchen der Dienstnehmer beschäftigt ist, werden um den errechneten

prozentuellen Lehranteil verringert.

Da die Arbeitsstunden in der Lehre aus der TISS Abhaltemeldung gewonnen

werden, wird der Lehranteil in SAP erst erfasst wenn die Abhaltemeldung durch den

Dienstnehmer durchgeführt wurde.

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Derzeit wird der Datenabgleich nach dem Erhalt einer Abgleichliste von der

Controllingabteilung manuell vorgenommen.

Die Automatisierung dieses Abgleiches befindet ist derzeit noch in Arbeit.

Es ist sehr wichtig, dass die Zuordnungen in der Projektdatenbank regelmäßig (am

besten einmal im Monat) vom Institut auf ihre Richtigkeit überprüft werden, da diese

Daten ins SAP eingegeben und später eingespielt werden.

4.2.2 Gesperrte Innenaufträge

Es kommt bei manchen Rückrechnungen (z.B. Dienstgeberbeiträge an die

Pensionskassa) vor, dass bereits geschlossene Innenaufträge mit Dienstgeberbeiträgen

belastet werden, oder aber eine Gutschrift dieser erfolgen würde. In beiden Fällen werden

die Personalkosten zunächst von SAP auf eine Dummykostenstelle oder eine

Institutskostenstelle gebucht.

Diese Buchungen werden nach der Abrechnung aus der Buchungsüberleitung gefiltert,

und von der Finanzbuchhaltung auf die Nachfolgeinnenaufträge der gesperrten

Innenaufträge umgebucht. Diese Kosten werden dem Girokonto des

Nachfolgeinnenauftrags anschließend angelastet oder gutgeschrieben.

4.2.3 Einstieg in die TISS Projektdatenbank

Um zur TISS Projektdatenbank zu gelangen sind folgende Schritte notwendig.

1. Ins TISS einloggen

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Die Berechtigung um in die Projektdatenbank einsteigen zu können erhalten Sie vom

TISS-Team ([email protected]).

2. Projektdatenbank anklicken

3. Auf „Login über das ZID-Authentifizierungsportal

klicken“

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4. Nochmals

5. Beim Punkt Personalkosten auf Zuordnen klicken

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6. Das Institut auswählen

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7. Name des Dienstnehmers dessen Zuordnung abgefragt werden soll auswählen

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8. Abschließend das Jahr auswählen, die Personalkostenzuordnung des

Dienstnehmers wird nun angezeigt und kann geändert werden

Bei Fragen die tiefer ins Detail gehen kontaktieren Sie bitte das TISS-Team

(http://www.zid.tuwien.ac.at/ueber_tiss/)

In der Projektdatenbank können immer für jeweils 2 Monate rückwirkend Änderungen

durchgeführt werden. Zusätzlich wird im September immer für zwei Wochen das erste

Halbjahr und im November das zweite Halbjahr zur Korrektur für die Institute geöffnet.

4.2.4 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute

Alle Personalkosten (Bruttogehälter und Dienstgeberbeiträge) werden zunächst vom

Hauptgirokonto der TU Wien abgebucht. Eine Ausnahme bilden die Beamten, diese

werden vom Bundesrechenzentrum abgerechnet, ebenso wird die Auszahlung der

Beamtengehälter zunächst durch das Bundesrechenzentrum vorgenommen und

anschließend an die TU Wien weiterverrechnet.

Nachdem die Reisen und die Gehälter von der Lohnverrechnung der TU Wien

abgerechnet und gebucht, und auch vom Bundesrechenzentrum der Buchungslauf für die

an der TU Wien beschäftigen Beamten zugesandt und in SAP gebucht wurde, kann mit

der Abfrage der Drittmittelpersonalkosten begonnen werden.

http://www.zid.tuwien.ac.at/ueber_tiss/

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Einmal im Monat werden die Personalkosten im Drittmittelbereich von den jeweiligen

Girokonten der Institute eingezogen.

Hierfür wird für die Finanzbuchhaltung jeweils eine Excel Tabelle für den §27-, §28, und

§26 Bereich (ausgenommen FWF) erstellt, mit welcher diese die Gelder von den

jeweiligen Girokonten auf das Hauptgirokonto der TU Wien überweisen.

4.2.5 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte

Die Personalkosten werden vorerst immer vom Hauptgirokonto der TU Wien getragen, da

diese nicht direkt von einem Girokonto des FWF eingezogen werden können. Aus

diesem Grund wird durch die Quästur einmal im Monat eine speziell formatierte Liste mit

den Personalkosten (ohne Bearbeitungskosten) die bei FWF-Projekten angefallen sind

erstellt und an den FWF gesendet, welcher den Gesamtbetrag nach Überprüfung an das

Hauptgirokonto der TU Wien überweist.

Für die Bearbeitungskosten wird halbjährlich eine eigene Liste an den FWF zu gesendet,

nach Überprüfung durch den FWF werden auch diese vom FWF an das Hauptgirokonto

der TU Wien überweist.

4.2.6 FWF-Forschungsbeihilfe

Studierende können vom FWF eine Forschungsbeihilfe in Höhe von € 440,- pro Monat

erhalten. Will der Projektleiter eines FWF-Projektes eine Forschungsbeihilfe für einen

Studierenden anfordern, so muss das entsprechende Formular

(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/FWF_Forschungsbeihilfe.pdf)

ausgefüllt und an das Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF übermittelt

werden.

Bewilligt der FWF die Forschungsbeihilfe, wird diese monatlich ohne Abzüge („brutto für

netto“) von der Finanzbuchhaltung an das Girokonto des Studierenden überwiesen.

Die Anforderung der Forschungsbeihilfebeträge erfolgt gemeinsam mit den anderen

Personalkosten bei FWF-Projekten. (siehe Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für

FWF-Projekte)

Achtung: Dienstnehmer der TU Wien (z.B. TutorInnen, Studienassistenten/innen) können

keine Forschungsbeihilfe erhalten, ihnen kann jedoch ein zusätzlicher Bezugsteil

(„Nebentätigkeit“) ausbezahlt werden, wenn der FWF dies genehmigt.

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/FWF_Forschungsbeihilfe.pdf

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4.3 Übersicht zu SAP Berichten

4.3.1 PC-PIO Bericht

Profit Center Plan/Ist/Obligo (nur im Kalenderjahr selektierbar)

Transaktionscode: ZZUNI_CCC_PCPIOJAHR

(Menü: „Berichte“ / PCPLAN/IST/OBLIGO – nur im Kalenderjahr selektierbar)

Zweck: Differenzierte Übersicht für ganze Bereiche:

1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“) 2. Kostenrechnungssicht

Eingabemaske:

Mögliche

Eingabewerte (für

beide

Berichtsvarianten)

Unter Planversion können Sie die Version „0“ („offizielle“ Version, gekoppelt an

Budget) eingeben. Dann haben Sie die Planwerte, welche in Summe das

Budget ergeben (bei Plan-Ist-Übersicht). Haben Sie diese auf

Fachbereichsebene aufgeteilt und der CO-Abteilung diese Aufteilung mitgeteilt,

dann sehen Sie in der Planversion „0“ die Plan/Ist-Werte und somit den

Verfügungsrest auf Abteilungsebene.

Als Zeitraum ist immer von 01 bis 16 (für vollständige Planwerte in der

Budgetsicht) und das entsprechende Jahr einzugeben.

Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart (oder mehrere einzelne

Kostenarten, oder bestimmte Intervalle auswählen, z.B. Reisekosten 736000-

737999) oder Sie geben eine Kostenartengruppe ein, wie z.B.:

TUW-CO: dann sehen Sie alle Kostenarten der Kostenrechnung (inkl.

Abschreibung, exkl. Investition).

TUW-FM: hier werden die Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt; entspricht

der Zahlungssicht (Einnahmen und Ausgaben) und ist für Drittmittel-Abfragen

erforderlich.

TUW-BUDGET: schließt die Abschreibungen und die Personalkosten aus und

ist für Budgetabfragen im hoheitlichen Bereich erforderlich.

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Bei der Selektion nach CO-Objekten kann nach Bereichen (Profit Center) oder

einzelnen Kontierungsobjekten abgefragt werden.

Nach Profit-Center-Gruppe:

ALL_212000 (ALL_Kostenstelle) umfasst alle Kontierungsobjekte des gesamten

Institutes (z.B.: E212).

X28_212000 beinhaltet nur die hoheitlichen Kontierungsobjekte.

X27_212000 umfasst den Drittmittelbereich mit all seinen Projekten.

Bei Profit Center können einzelne Profit Center eingegeben werden. Ab

01.01.2007 gibt es pro Fachbereich ein Profit Center: PC_21200, PC_212010,

PC_212020 …..

Nach Kontierungsobjekten:

Nach Kostenstellengruppe oder Kostenstelle.

Nach Innenauftragsgruppe oder Innenauftrag.

Je nachdem ob eine Budget- oder Kostenrechnungssicht erwünscht ist, kann

das entsprechende Layout ausgewählt werden:

/FMÜBERSICHT – Budget-Abteilungsübersicht ohne GIN, GIP

Budget-Abteilungsübersicht ohne Innenaufträge für innovative Projekte, UNI-

Infrastrukturprojekte.

/FMSICHT+GI* - FM-Abteilungsübersicht mit GIN, GIP

Budget-Abteilungsübersicht mit Innenaufträgen für innovative Projekte, UNI-

Infrastrukturpojekte.

/KLR-DETAIL1 – Kosten-Leistungsrechnungssicht gruppiert nach Kostenart.

Eingabemaske:

1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“)

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Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie diesen Icon (Symbolbild mit Uhr

und Hakerl) klicken.

Bericht:

Sie können sich auch die Einzelbuchungen anzeigen lassen. Öffnen Sie diese

mit Hilfe des Druckknopfsymboles .

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Beispiel für Budgetsicht ohne Exkursions- & Berufungszusage-Innenaufträge:

Eingabemaske:

2. Kostenrechnungssicht

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und Hakerl) klicken.

Bericht:

In den Spalten „CO-Objekt“ und „Bezeichnung CO-Objekt“ finden Sie die

Innenauftragsnummer und die Bezeichnung des Innenauftrages, bzw. die

Abteilungskostenstelle und deren Bezeichnung.

In den Spalten 4-8 finden Sie die Bezeichnungen der Kostenartengruppen und

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der einzelnen Kostenarten.

ACHTUNG: Bei den Beträge in der Spalte „Ist-Werte“ sind + und – vertauscht

(steht hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und

umgekehrt.)

Eigenes Layout: Sollten Sie für Ihre eigenen Berichtszwecke zusätzliche Spalten, weniger

Spalten, andere Spaltensortierungen, etc. benötigen, können Sie ganz einfach

eigene Layouts (Anzeigenvarianten) erstellen und für Sie selbst abspeichern.

Eine ausführlichere Doku hierzu finden Sie auf der Homepage der Quästur.

4.3.2 KOB1 Bericht

Einzelpostenbericht (IST) Aufträge

Transaktionscode: KOB1 (Menü: „Berichte“ / „Aufträge Einzelposten Ist“)

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Zweck: Zeigt alle einzelnen Kosten (Buchungen) eines Innenauftrages innerhalb einer

ausgewählten Periode.

Eingabemaske:

Unter Auftrag geben Sie bitte Ihre Innenauftragsnummer(n) ein.

Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben

eine Kostenartengruppe ein.

TUW-FM zeigt die budgetwirksamen Einzelposten und somit das

budgetwirksame Ergebnis dieses Projektes.

Die Eingabe des Buchungsdatums (von – bis) ermöglicht eine Einschränkung

des Betrachtungszeitraumes. Bei Projekten mit Beginn vor 2004 sollte

31.12.2003 bis aktuelles Datum eingegeben werden. Bei allen anderen

Projekten das tatsächliche Beginn Datum bis zum aktuellen Datum.

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Die Anzeigenvariante Ihrer Wahl eingeben:

/DM-Bericht1: dieses Layout beinhaltet die wichtigsten Spalten.

/Ausgleich: dieses Layout soll zur Hilfestellung bei erhaltenen Mahnungen dienen (Ergänzung zu Offenen Posten Liste).


und Hakerl) anklicken.

Einzelpostenbericht IST:

Auftrag Innenauftrag des Projektes.

Kostenart- & -bezeichnung Die Spalten „Kostenarten“ und „Kostenartenbezeichnung“ geben

Auskunft über die Kostenart.

Wert/Berichtswährung Betrag in Euro (Brutto incl. Ust).

ACHTUNG: Bei den einzelnen Beträgen sind + und – vertauscht (steht

hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und

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umgekehrt).

Gegenkonto- &

-bezeichnung

„Gegenkonto“ und „Gegenkontobezeichnung“ informieren, woher die

Buchungen stammen (Debitor/Kreditor) und wen oder was sie betreffen.

Belegnummer Kostenrechnungsbeleg

Referenzbelegnummer Beleg, der CO-Beleg auslöst, z.B. Bestellung oder Faktura.

Belegkopftext

Bestelltext

Hinweis auf Beleg (Buchungstext) + Bestelltexte.

Belegkopftext: Text von manueller Umbuchung.

Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist das Datum der Buchung der Rechnung in SAP.

Ausgleich Das Ausgleichsdatum entspricht dem Datum des Ausgleichs der

Rechnung. Bei Eingangsrechnungen entspricht es dem Datum des

Zahllaufes. Bei Ausgangsrechnungen entspricht es dem Datum des

Einganges am Girokonto der Organisationseinheit.

Bei Ausgangsrechnungen scheint das Ausgleichsdatum erst dann im

SAP auf, wenn der Kontoauszug durch die Quästur eingebucht wurde.

Bei Personalkosten, Handverlägen und anderen internen

Leistungsverrechnungen wird kein Ausgleichsdatum angezeigt, da diese

Kosten mittels einer Sammelbuchung von der Quästur vom jeweiligen

Institutskonto abgebucht werden.

Durch Klicken auf einzelne Zellen in den Spalten Referenz, Einkaufsbeleg, bzw. Referenz-

belegnummer, gelangen Sie direkt zur jeweiligen Bestellung, Eingangsrechnung, bzw. Faktura.

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4.3.3 Anlagenbericht

Inventurliste mit der alten Inventarnummer aufrufen, mit verschiedenen Selektionen und Filter

Da Anlagen vor dem Jahr 2004 auf den Etiketten nur mit der alten Inventarnummer aus TUWIS und natürlich nicht mit der neuen Anlagennummer aus SAP gekennzeichnet sind, wurde eine Variante in den Berichten für Anlagen erstellt. Zusätzlich wird die alte Inventarnummer eingeblendet und man kann jetzt mittels Filter abfragen, bzw. die Liste nach eigenen Wünschen sortieren. Untenstehend die Vorgangsweise:

1 Die Liste in SAP auswählen (ZZUNI_ANLBEST_EP): 2 Es ist die Kostenstelle von xxx000 bis xxx999 einzusetzen, damit auch

Subkostenstellen angezeigt werden. Diese Liste beinhaltet auch Innenaufträge. Das Berichtsdatum von 31.12.2010 auf das jeweilige Jahr ändern. Dieser Bericht kann nur mit einem Berichtsdatum 31.12.JJJJ abgerufen werden:

Sobald die Liste erscheint, kann man mit dem Icon „Layout auswählen“ auf das Layout „ALTINVENTAR“ klicken:

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Die Liste wird um das Feld Inventarnummer, Kostenstelle, Innenauftrag und Investitionsauftrag ergänzt:

Jetzt kann die Liste sortiert (aufsteigend oder absteigend), oder mittels Filter eine bestimmte Inventarnummer gesucht werden.

Sollten Felder in der Spalte „Inventarnummer“ leer sein, so handelt es sich um Anlagen, welche ab dem 1.1.2004 (also über SAP) angeschafft wurden. Diese haben natürlich keine alte Inventarnummer mehr.

Wenn man mit Filter arbeitet, ist vorher die gewünschte Spalte zu markieren, dann wird diese orange hinterlegt:

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Es sind allerdings ein paar Kriterien für die Eingabe der alten Inventarnummern zu beachten: Die Kennzahl (100-41) muss mit Schrägstrichen getrennt, dann die Jahreszahl vierstellig (1996) und zum Schluss die laufende Zahl ohne Nullen (also: 194 und nicht 00194) eingegeben werden – und nicht wie auf der alten Inventaretikette angeführt. Wenn man Anlagenbezeichnungen durchsucht, sollte man beim Text immer nur einen Teil eingeben, vorher und nachher mit * eingrenzen:

So erhält man z.B. alle Anlagen, welche in der Bezeichnung den Teil *book* enthalten.

Sucht man ein bestimmtes Jahr, ist ein Filter im Feld „Aktivierungsdatum“ zu setzen:

Man kann diese Liste auch um Felder erweitern und zwar mit dem Icon „Layout ändern“:

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Hier kann vom Spaltenvorrat in die angezeigten Spalten verschoben werden und natürlich auch retour.

Listen können auch in Excel exportiert werden:

Entweder über das Icon „Microsoft Excel“

Oder über das Menü: Liste – Exportieren – Lokale Datei – Tabellenkalkulation

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in ein gewünschtes Verzeichnis mit Dateinamen speichern:

4.3.4 Personalkostenbericht

Personalkostenbericht (pro Projekt / Person)

Für diesen Bericht ist eine separate Berechtigung erforderlich die Sie mittels

Useranforderungsformular (zu finden auf der Homepage der Quästur) anfordern können:

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Sie finden diesen Bericht nicht im üblichen Benutzermenü im Punkt „Berichte“. Sie müssen

sich die Transaktion zum Aufruf des Berichtes erst in Ihrem Benutzermenü abspeichern:

EINSTIEGSMASKE mit den notwendigen Daten für den Aufruf des Berichtes:

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1. Personalkosten für Projekte:

2. Projekt-Personalkosten pro Person:

Abweichend von den üblichen SAP-Berichten erhalten Sie keine Maske mit den relevanten

Daten, sondern ein „Formular“, dass Sie sich über das „Druckpopup“ ansehen oder gleich

ausdrucken können:

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Das Formular / Ergebnis zu 1. Personalkosten für Projekte:

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1. Das Formular / Ergebnis zu 2. Projekt-Personalkosten pro Person:

Bedenken Sie, dass darauf sensible persönliche Daten (darum auch die

Zusatzberechtigung) stehen und gehen Sie vertraulich damit um!

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5 Glossar Rechnungswesen

Quellen:

Eigenformulierungen der Quästur

http://www.steuerverein.at/buchhaltung/Rechnungswesen.htm

http://www.ifm.tuwien.ac.at/cms/uploads/documents/SAP_Begriffe.pdf

Abschreibungen (für Abnützung), AfA Abschreibungen stellen den Aufwand für den Werteverzehr des Anlagevermögens für eine Rechnungsperiode (i.d.R. ein Jahr) in der Gewinn- und Verlustrechnung dar. Abschreibungen bezeichnen jenen Vorgang, mit dem die Anschaffungskosten auf die vorgesehene (mehrjährige) Nutzungsdauer verteilt werden.

Abschreibungen, kumuliert Kumulierte Abschreibungen bezeichnen den Werteverzehr einer Anlage seit Beginn der Inbetriebnahme. Sie scheinen in der Anlagenbestandsliste für jedes Anlagegut auf und geben Auskunft über die Abnützung der Anlage.

Abgrenzung Bei der Erstellung des Jahresabschlusses sowie bei der Übernahme der Daten von der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung werden die Buchungsdaten bei Bedarf wertmäßig angepasst. Dabei spricht man von Abgrenzung. Die Abgrenzung dient der sach- und periodengerechteren Darstellung von Aufwänden und Erträgen.

Aktiva Die Aktiva bezeichnen die Summe aller Vermögenspositionen einer Bilanz, während im Gegensatz dazu die Passiva die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der Vermögenspositionen darstellen. Die Summe der Aktiva ist immer gleich der Summe der Passiva.

Anlagevermögen Unter Anlagevermögen versteht man jene Vermögensteile, die zum Abschlussstichtag dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb, d.h. der Leistungserbringung zu dienen. Diese Begriffsbestimmung verlangt, dass am Abschlussstichtag die Absicht besteht, die Vermögensteile dauernd, d.h. nicht einmalig zu nutzen und nicht ungenutzt zu verkaufen. Das Anlagevermögen besteht aus immateriellen Vermögensgegenständen, Sachanlagen und Finanzanlagen.

Anschaffungswert Der Anschaffungswert einer Anlage ist jener Wert, mit dem eine Anlage im Anlagevermögen verbucht wird. Der Anschaffungswert stellt die Basis für die Berechnung der Abschreibungen dar und entspricht im Normalfall den Anschaffungskosten sowie jenen Kosten, die für die Inbetriebnahme der Anlage erforderlich sind.

http://www.steuerverein.at/buchhaltung/Rechnungswesen.htm

http://www.ifm.tuwien.ac.at/cms/uploads/documents/SAP_Begriffe.pdf

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Aufwand Als Aufwand wird der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch an Wirtschaftsgütern einer Organisationseinheit je Abrechnungsperiode bezeichnet. Aufwände werden in der Finanzbuchhaltung in den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht.

Aufwands- bzw. Ertragskonten Aufwands- und Ertragskonten bilden die Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Verbuchung von Aufwänden führt zu einer Verminderung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung und somit zu einer Minderung des Eigenkapitals, während die Verbuchung von Erträgen eine Erhöhung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung und damit eine Mehrung des Eigenkapitals nach sich zieht.

Ausgaben Ausgaben bezeichnen die Summe aller Auszahlungen sowie die in einer Periode eingegangenen Verbindlichkeiten.

Bestandskonto Bestandskonten bilden die Bestandteile der Bilanz und zeigen Vermögens- und Kapitalstände an. Bestandskonten auf der Aktivseite der Bilanz zeigen das Vermögen (z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Bankguthaben), während Bestandskonten auf der Passivseite Auskunft über die Finanzierung des Vermögens (z.B. durch Eigen- oder Fremdkapital) geben.

BIC (Alternativname: SWIFT-Code) Die Abkürzung BIC steht für Bank Identifier Code, es handelt sich dabei um einen internationalen, standardisierten Code für Teilnehmer im weltweiten Interbank Netzwerk. Alternativ wird auch die Bezeichnung SWIFT-Code verwendet, die Abkürzung SWIFT steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. Die Form eines BIC sieht wie folgt aus: BBBBCCLLbbb B = der vierstellige Bankcode C = der zweistellige Ländercode L = die zweistellige Ortscodierung b = die dreistellige Zusatzkennzeichnung für Filialen, Abteilungen, etc. (ist optional)

Bilanz Als Bilanz versteht man die Vermögensaufstellung, die zu einem bestimmten Stichtag (i.d.R. dem Abschlussstichtag) durchzuführen ist. Sie ist zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung Teil des Jahresabschlusses. Die Bilanz repräsentiert das Vermögen und gibt Auskunft, auf welche Weise das Vermögen finanziert wird.

Buchungskreis (Finanzkreis) Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, für die eine vollständige, in sich geschlossene Finanzbuchhaltung durchgeführt werden kann. Die Technische Universität Wien verwendet 2 Buchungskreise:

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TUW1 - für das Globalbudget und Drittmittel aus § 27 Projekten PAR261 - für Drittmittel aus § 26 Projekten (ad personam Projekte)

Buchwert Der Buchwert einer Anlage bezeichnet die Differenz zwischen Anschaffungswert und kumulierten Abschreibungen. Er gibt Auskunft über den Restwert und somit das Alter einer Anlage.

Controlling Controlling ist eine Form der Führungsunterstützung, die durch die Bereitstellung von Informationen und Methoden den verschiedenen Ebenen des politisch-administrativen Führungssystems die Steuerung der Effektivität, der Effizienz und des Finanzmittelbedarfes ermöglicht. Dem Controlling obliegen u.a. die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung, die Erstellung der jährlichen Budgetplanung, die Überwachung des Budgetvollzugs sowie das Berichtswesen im Bereich des Rechnungswesens.

CO Istbuchungen (SAP Modul CO) Diese Buchungen werden im FM-Bericht in der Spalte CO Istbuchungen dargestellt.

Customizing (SAP Begriff) Unter Customizing versteht man alle Aktivitäten, die für die Einstellungen des SAP R/3 Systems vor Aufnahmen des Produktivbetriebes notwendig sind. Auch bestimmte Anpassungen während des Produktivbetriebes sind Customizingeinstellungen.

Debitor Debitor = Kunde Debitoren werden für die Verbuchung von Ausgangsrechnungen/Fakturen benötigt.

Einnahmen Einnahmen bezeichnen die Summe aller Einzahlungen sowie die in einer Periode fakturierten Forderungen.

Einzahlungen Unter Einzahlungen versteht man alle reinen Zahlungsvorgänge in Form von Geldmitteleingängen.

Eigenkapital, Eigenmittel Als Eigenmittel (auch Eigenkapital) bezeichnet man die Höhe der finanziellen Beteiligung eines Unternehmers an einem Unternehmen. Im Fall von Universitäten umfasst das Eigenkapital laut „Verordnung der Bundesministerin für Wissenschaft und Forschung über den Rechnungsabschluss der Universitäten“ (Univ. RechnungsabschlussVO) die Positionen Universitätskapital, Rücklagen und Bilanzgewinn/verlust.

Erlöse Unter Erlösen versteht man in der Kostenrechnung die Erträge der operativen Tätigkeit nach Vornahme von Abgrenzungsbuchungen.

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Erträge Erträge bezeichnen in der Finanzbuchhaltung alle in Geld bewerteten Gegenleistungen für erbrachte Leistungen. Erträge können in operative, finanzielle und außerordentliche Erträge unterteilt werden, wobei die operativen Erträge nach Abgrenzung in der Kostenrechung als Erlöse definiert sind.

Finanzanlagen Finanzanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Beteiligungen an anderen Unternehmen und längerfristig gehaltene Wertpapiere.

Forderungen Unter Forderungen versteht man Ansprüche aufgrund von Lieferverträgen, Dienstleistungsverträgen, Werkverträgen etc. Forderungen sind Bestandteil des Umlaufvermögens und daher der Aktivseite der Bilanz zuzuordnen.

Fremdkapital Als Fremdkapital werden langfristige Schulden (insbesondere langfristige Lieferanten- und Bankkredite) zu einem bestimmten Stichtag bezeichnet. Im Gegensatz zu den Eigenmitteln (Eigenkapital) stellt das Fremdkapital Verbindlichkeiten gegenüber externen Geschäftspartnern (Banken, Lieferanten,...) dar.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz der zweite Bestandteil des Jahresabschlusses gemäß UGB. Während die Bilanz ein Abbild der Vermögenslage zum Abschlussstichtag darstellt, liegt der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung in der Darstellung der Erlöse und Aufwendungen, d.h. der Ertragslage über die gesamte Abrechnungsperiode.

IBAN Die Abkürzung IBAN steht für International Bank Account Number, es handelt sich dabei um eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern. Die Form einer österreichischen IBAN sieht wie folgt aus: ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk AT = das Länderkennzeichen für Österreich p = die zweistellige Prüfziffer b = die fünfstellige österreichische Bankleitzahl k= die elfstellige österreichische Kontonummer

Immaterielle Vermögensgegenstände Als immaterielle Vermögensgegenständen bezeichnet man Vermögenswerte wie Patente und Lizenzen, die im dauerhaften Besitz eines Unternehmens sind.

Innenauftrag (SAP Modul CO) Innenaufträge sind, ebenso wie Kostenstellen und PSP-Elemente, Kostenzuordnungsobjekte in SAP. Auf einem Innenauftrag können Kosten und Erlöse gebucht, als auch ein Planwert hinterlegt werden.

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An der TU Wien gibt es Innenaufträge für den hoheitlichen Bereich als auch für den Drittmittelbereich. Innenaufträge im hoheitlichen Bereich: INV+Kostenstelle für die Abbildung der hoheitlichen Investitionen am Institut EXK+Kostenstelle für die Abbildung der Exkursionen EIN+Kostenstelle für die Abbildung der Einnahmen (z.B. aus Skriptenverkauf) G* - diverse Innenaufträge für die Abbildung von „Sonderprojekten“ (z.B. Innovative Projekte) Innenaufträge im Drittmittelbereich: D* Innenenauftrag für die Abbildung von Drittmittelprojekten (z.B. Auftragsforschungsprojekte/Forschungsförderungsprojekte) S*/SAM* = Sammelinnenauftrag für das Institut/die Abteilung,

Innenauftragsgruppe (SAP Modul CO) Eine Innenauftragsgruppe ist die Zusammenfassung über mehrere Innenaufträge. Eine Innenauftragsgruppe wird verwendet, um hierarchische Verdichtungen oder eine Zusammenfassung unterschiedlicher Aufträge zu erzeugen (z.B. alle Innenaufträge eines Institutes)

Innerbetriebliche Verrechnung Mithilfe der innerbetrieblichen Verrechnung werden Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten der TU Wien verrechnet.

Inventar Als Inventar bezeichnet man die Zusammenfassung aller Anlagen in Form der Anlagebestandliste. Um dieses gesamte Verzeichnis über das Anlagevermögen auf den aktuellen Stand zu halten, ist regelmäßig eine Erfassung der Anlagen, in Form einer Inventur notwendig.

Inventur Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt.

Jahresabschluss Der Jahresabschluss setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen.

Kontenplan Der Kontenplan bildet die Basis der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Er stellt das Verzeichnis aller bebuchbaren Konten dar und wird von der Kostenrechnung (CO-Modul in SAP) gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung (FI-Modul in SAP) genutzt. Der Kontenplan besteht in der Finanzbuchhaltung aus Sachkonten, die in Bestandskonten (für die Bilanz) und Aufwands- und Ertragskonten (für die Gewinn- und Verlustrechnung) unterteilt werden.

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Kontierungstyp (SAP Modul CO) Im Rahmen der Bestellung steuern Sie über das Feld Kontierungstyp die Zuordnung zu den Bereichen hoheitlich/Drittmittel bzw. Investition/Aufwand. Der Kontierungstyp legt fest, welche Kontierungsdaten (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag usw.) für die Position erforderlich sind. Kontierungstyp A: Bestellung einer Anlage mit einem Anschaffungswert > 1.000 EUR inkl. USt) bzw. wissenschaftliche Bücher und Zeitschriften (unabhängig vom Wert). Kontierungstyp F: Bestellungen über einen Innenauftrag (hoheitlicher + Drittmittelbereich) Kontierungstyp K: Bestellungen über eine Kostenstelle (hoheitlicher Bereich)

Kostenarten (SAP Modul CO) Jede Kostenart in der Kostenrechnung entspricht einem Sachkonto in der Finanzbuchhaltung, z.B. Kostenart 764000 Reinigungsmaterial.

Kostenartengruppen (SAP Modul CO) Unter Kostenartengruppen versteht man Gruppierungen von Kostenarten zur Übersichtlichkeit im Berichtswesen (z.B. die Kostenartengruppe „TUW-Pers für die gesamten Personalausgaben).

Kostenrechnungskreis (SAP Modul CO) Ein Kostenrechnungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt wird.

Kostenstelle (SAP Modul CO) Unter Kostenstelle versteht man einen Ort der Kostenentstehung in einer Organisation. Auf eine Kostenstelle können nur Kosten, aber keine Erlöse gebucht werden! An der TU Wien gibt es Kostenstellen für die Verbuchung von Kosten im hoheitlichen Bereich. Es besteht die Möglichkeit, Kostenstellen für einzelne Abteilungen anzulegen.

Kreditor Kreditor = Lieferant Kreditoren werden für die Verbuchung von Eingangsrechnung benötigt.

Leistung Als Leistung bezeichnet man das Ergebnis des operativen Handels, also die Aufgabenerfüllung der Universität. Leistungen können in Form von Dienstleistungen oder Sachleistungen erbracht werden.

Liquide Mittel Als liquide Mittel werden sofort verfügbare Geldmittel bezeichnet, die unmittelbar zur Verfügung stehen, und daher zur Bedeckung von Zahlungsverpflichtungen oder für Veranlagungen herangezogen werden können.

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Nutzungsdauer Die Nutzungsdauer gibt an, über welche Zeitspanne die Anschaffungskosten eines Anlagegutes verteilt werden. Sie ist damit maßgeblich für die Höhe der Abschreibungen.

Passiva Die Passiva bezeichnen die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der Vermögenspositionen, während im Gegensatz dazu die Aktiva die Summe aller Vermögenspositionen einer Bilanz darstellen. Die Summe der Passiva ist immer gleich der Summe der Aktiva.

Plan / Ist / Obligo Die Plankostenrechnung ist ein zukunftsbezogenes Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung und besonders geeignet zur Lösung von Planungs- und Kontrollaufgaben (Plan-Ist-Vergleich). Die relevanten Plandaten werden über Schätzungen oder Berechnungen ermittelt. Der Planwert ist der geschätzte Wert der erwarteten Ausgaben. Im SAP-Bericht PC-Plan/Ist/Obligo findet sich in der Spalte Planwert entsprechend die Budgetzuteilung. Der Istwert ist der tatsächliche Wert der jeweiligen Ausgaben und Einnahmen. Beinhaltet sämtliche Bewegungen auf dem jeweiligen Kontierungsobjekt. Im SAP-Bericht PC-Plan/Ist/Obligo finden Sie in der Spalte Istwert die, auf das jeweilige Kontierungsobjekt gebuchten Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Personalkosten etc. Das Obligo stellt eine Mittelreservierung für zukünftige Zahlungen dar. Ein Obligo bezeichnet somit eine offene Bestellung. Durch die Verbuchung der Eingangsrechnung zur Bestellung wird das Obligo abgebaut. Obligo ist ein Begriff aus dem Fonds Management.

Profitcenter Das Profitcenter ist ein organisatorischer Teil eines Unternehmens, für den ein eigener Periodenerfolg ermittelt wird. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung wird im Rahmen der Profitcenter-Rechnung (abgekürzt: PCR) manchmal auch auf der Ebene einzelner Profitcenter bilanziert.

Rechnungsabgrenzung Gemäß den im UGB begründeten Grundsätzen ordentlicher Buchführung sind Aufwendungen und Erträge jenen Perioden zuzurechnen, in denen sie unabhängig vom Zahlungszeitpunkt angefallen sind. Bei periodenübergreifenden Geschäftsfällen sind Abgrenzungen durchzuführen, die in der Bilanz in den aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden.

Rückstellungen Rückstellungen werden in der Bilanz für jene Verpflichtungen gebildet, deren Entstehungsgrund zwar bekannt, deren Höhe und Fälligkeit aber am Ende des Geschäftsjahres noch ungewiss ist. Aufgrund dieser Unsicherheiten ist der Betrag der verschiedenen Rückstellungen für den Ansatz in den Passivposten der Bilanz zu schätzen. Typische Rückstellungen, die gemäß UGB verpflichtend anzusetzen sind, betreffen nicht konsumierte Urlaube, Abfertigungs- und Pensionsansprüche, Prozesskostenrückstellungen für schwebende Verfahren oder Verlustrückstellungen bei drohenden Verlusten.

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SAP R/3 Betriebswirtschaftliche Standardsoftware der Firma SAP. SAP R/3 ist sowohl im privaten als auch im öffentlichen Bereich im Einsatz, hinter dem Kürzel SAP R/3 verbirgt sich „Systeme, Anwendungen, Produkte, Realtime, 3“

SAP R/3 – Modul CO „Controlling Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung. Wichtige Strukturierungselemente sind Kostenzuordnungsobjekte (Kostenstellen, Innenaufträge), die Standardhierarchie der Kostenstellen und Kostenarten. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Kostenrechnungskreis.

SAP R/3 – Modul FI „Financials Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch und Nebenbüchern. Führendes Strukturierungselement ist das Sachkonto. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Buchungskreis.

SAP R/3 – Modul MM "Material Management Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Durchführung und Organisation des Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von Bestellung über Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab.

SAP R/3 – Modul SD "Sales & Distribution Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Abwicklung der Fakturierungstätigkeiten.

Sachanlagen Sachanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Grundstücke und Gebäude, Maschinen und Büro- und Geschäftsausstattung. Aufgrund der Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten wird wissenschaftliche Literatur ebenfalls als Sachanlage klassifiziert.

Sachkonto Sachkonten sind Gliederungselemente in der Finanzbuchhaltung, um Buchungen nach unterschiedlichen Kriterien zu sammeln. Alle Sachkonten werden im Kontenplan dargestellt. Den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung entsprechen die Kostenarten in der Kostenrechnung. Somit ist eine Konsistenz zwischen der Darstellung von wertmäßigen Veränderungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung gewährleistet.

SD-Materialien (SAP Modul SD) Bei der Anlage einer Faktura (Ausgangsrechnung) muss in SAP u.A. ein SD-Material ausgewählt werden. Dieses entspricht einem FIBU-Konto/Sachkonto in der Buchhaltung (z.B. Material 442000 = Erlöse aus Auftragsforschung). Die Beschreibung zu allen verwendbaren SD-Materialen finden Sie auf der Homepage der Quästur.

Stammdaten Unter Stammdaten versteht man wichtige Grunddaten im Rechnungswesen eines Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wichtige Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten, aber auch Kreditoren- und

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Debitorenstammdaten sowie in der Kostenrechnung Kostenstellen, Innenaufträge und Kostenarten.

Umlaufvermögen Unter Umlaufvermögen versteht man jene Wirtschaftsgüter, die nicht dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Umlaufvermögen zählen beispielsweise Vorräte, Forderungen, aber auch kurzfristig angelegte Wertpapiere sowie Bankguthaben. Mit anderen Worten werden alle Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen zählen, dem Umlaufvermögen zugeordnet. In der Bilanz wird das Umlaufvermögen den Aktiva zugeordnet.

Umsatz, Erlöse Als Umsatz bezeichnet man allgemein alle Erlöse für Lieferungen und Leistungen. Im Fall der Technischen Universität Wien setzen sich die Umsätze aus den Globalbudgetzuweisungen des Bundes, den Studienbeiträgen, den universitären Weiterbildungsleistungen, den Forschungsleistungen sowie sonstigen Erlösen und Kostenersätzen zusammen.

Verbindlichkeiten Unter Verbindlichkeiten versteht man kurzfristige Bankverbindlichkeiten oder Bankdarlehen sowie Verpflichtungen gegenüber Dritten (Lieferanten etc.), die eindeutig feststehen. Sie werden in der Bilanz den Passiva zugeordnet.

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6 Anhang

6.1 Die Warengruppen

In der Materialwirtschaft von SAP werden Eingangsrechnungen auf Warengruppen

erfasst, welchen bestimmte Aufwands- oder Bestandskonten zugeordnet sind.

Tabelle der Warengruppen: (Immer aktuell online unter

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls)

War

engr

p

Warengruppenbe

zeichnung

Warengruppenbeschreibun

g

Sachk

onto

FIPO

S

Steuer

kennz

eichen

Inland EU-

Land

Drittl

and

001 Anlagenverrechnu

ng

diese Warengruppe dient nur

zur Verwendung durch die

Quästur

07300

0

09-

AIB

V5 E4 V9

101 Wasser-

/Kanalgebühr


zur Verwendung durch

Gebäude und Technik

72030

0

72-

GEB

V4

102 Stromkosten

Gebäude




72000

0

72-

GEB

V5

104 Müllabfuhr diese Warengruppe dient nur



72040

0

72-

GEB

V4

105 Material

f.Gebäude




76490

0

75-

MAT

V5

106 Gas/Sonstige

Energie




72020

0

72-

GEB

V5

107 Verbrauch

v.Treibstoffen

Treibstoffe für Kraftfahrzeuge

und sonstige Zwecke. Der

Treibstoff für Dienstfahrzeuge

ist aus dem gleichen

73200

0

75-

MAT

V5

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls

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28.03.2014 Seite 205 von 227

Budgetbereich zu finanzieren,

aus dem auch die

Anschaffung des Fahrzeugs

erfolgt ist. Kosten für

Leihwagen oder

Kilometergeld von TU

MitarbeiterInnen sind über

ESS abzurechnen.

108 Sondermüllentsor

gung

Grundsätzlich wird die

Entsorgung von Bauschutt

von der Abteilung Gebäude

und Technik durchgeführt.

Die Entsorgung von

Problemstoffen kann jedoch

auch über die


erfolgen.

75330

0

74-

FRE

V4

109 Wärmeversorg.Ge

bäude




72010

0

72-

GEB

V5

201 Reinigung

Gebäude




72050

0

72-

GEB

V5

202 Bewachung diese Warengruppe dient nur



72060

0

72-

GEB

V5

204 Parkplatzbetreuun

g




72100

0

73-

INS

V5

205 Überw/Wart.Gebä

ude




72110

0

73-

INS

V5

206 Techn.Betriebsfüh

rung




72070

0

72-

GEB

V5

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28.03.2014 Seite 206 von 227

207 Porto/Dok

+Warenvers

Rechnungen der Post, von

Francotyp Postalia und

Neopost, Briefmarken,

Paketaufgabe,

Einschreibgebühr,

Dokumentenversand,

Nachnamespesen und

Ähnliches von anderen

Anbietern (z.B.UPS, DHL,

etc.), Spediteure,

Frachtführer, Fahrradkuriere

Hinweis: Warenlieferungen

an die TU Wien erhöhen den

Warenwert der gekauften

Güter - der Versand ist mit

der Warengruppe des

Warenkaufs zu erfassen

73900

0

77-

KOM

V5

208 Werkverträge In einem Werkvertrag

verpflichtet sich eine Person

im eigenen Namen zur

Herstellung eines bestimmten

Werkes-Anfertigung eines

Erzeugnisses, geistige

Schöpfung z.B.

Übersetzungsarbeiten,

Softwareentwicklung,

Skripten/Konzeptausarbeitun

g, Lieferung von Entwürfen,...

(darf kein(e) Beschäftigte(r)

der TU-Wien sein)

66430

0

74-

FRE

V3 R4 R4

209 Stipendien/sonst.F

örderungen

Zahlungen an Studierende,

Forschungsstipendiaten,

Kurs-, Tagungs- u.

Seminargebühren für Externe

(keine TU-Mitarbeiter),

Unterstützung von

gemeinnützigen Vereinen

und ähnlichen

Organisationen.

Bei der Zahlung von

77400

0

79-

SON

V3 NK NK

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28.03.2014 Seite 207 von 227

Stipendien an Studierende

muss das Formular der

Quästur

(http://www.tuwien.ac.at/filea

dmin/t/quaest/Formulare/Fors

chungsbeihilfe.pdf)

verwendet werden

210 Sicherheit /

Arbeitsmedizin

Aufwendungen der Abteilung

GuT für Sicherheitstechnik

und Arbeitsmedizin (z.B.

Erste-Hilfe-Kurse,

Schutzkleidung,

Warnschilder, etc.) sowie

Strahlenschutzmessungen,

aber auch Arbeitsbekleidung,

Bildschirmarbeitsplatzbrillen,

etc.

75310

0

74-

FRE

V5

211 Exkursionen Ausschließlich Flug-, Bus-,

Bahn-, Hotelkosten,

Eintrittsgelder und

Verpflegung im Zuge einer

Exkursion aus Globalbudget

und nur in Verbindung mit

Verwendung des

Innenauftrags EXK....

Allfällige weiteren Kosten

müssen sachkontengerecht

auf die jeweiligen

Warengruppen verteilt

werden z.B. Gerätemiete

Warengruppe 304

77320

0

74-

FRE

V3,V4,

V5

NO,

NK

NO,

NK

212 gewerbl. EDV-

Dienstleistungen

Hard- und Software Updates,

Softwareinstallationen,

Datenkonvertierungen,

Zurverfügungstellung und

Nutzung von Domains,

Webhosting, Verkabelung

ZID, etc.

75350

0

74-

FRE

V3, V5 R4 R4

214 Bauvorhaben GuT diese Warengruppe dient nur 72110 73- V5

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28.03.2014 Seite 208 von 227

zur Verwendung für Gebäude

und Technik

0 INS

215 gewerbl.

Dienstleistungen

Leistungen von

Gewerbetreibenden, Firmen

und juristischen Personen,

Inanspruchnahme von

Arbeitsleistungen,

Sachverständigengutachten,

Datenbankzugriffe,

Datendownload,

Internatskosten für Lehrlinge,

Busmieten, Spediteure,

Frachtführer etc.

75300

0

74-

FRE

V5 R4 R4

216 IH Gebäude durch

GuT




72120

0

73-

INS

V5 R4 R4

218 DL Externer

Ziviltechniker

Honorare für Architekten und

Technischen Büros

Hinweis: Bei Gutachten für

Umbauten ist die

Genehmigung durch die

Abteilung Gebäude und

Technik erforderlich

75320

0

74-

FRE

V5 R4 R4

219 Genehmigte

Bauvorhaben Inst.

Räuml.Veränderungen von

§27 nach Genehmigung

durch Gebäude und Technik

(Ansprechperson Hr.Hodecek

) und nur in Verbindung mit

Verwendung des

Innenauftrags SAM.....

72120

0

73-

INS

V5 R4 R4

223 Dienstleistungen

Einzelpersonen(§2

7)

Leistungen von

Einzelpersonen (darf kein(e)

Beschäftigte(r) der TU-Wien

sein) Drittmittelbudget. (z.B.:

Reparaturen, Installation von

Hard- od. Software,

Transporte...)

75340

0

74-

FRE

V3 R4 R4

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301 Mieten über BIG diese Warengruppe dient nur



74000

0

78-

MIE

V0, V5

302 Fremdmieten diese Warengruppe dient nur


Abteilung Gebäude und

Technik

Hinweis: Raummiete durch

die Organisationseinheit

werden mit der Warengruppe

304 erfasst

74000

0

78-

MIE

V0, V5

303 Miete

Veranstaltung

Raum- und Geräteanmietung

für Kongresse,Tagungen,

Seminare (bei Verwendung

der Innenaufträge KTS, KTG,

ULA)

74110

0

78-

MIE

V5 R4 R4

304 Mieten/Kopiererwa

rtung

Kopierer in Miete,

Mehrkopien, Fernleihe,

Gebindemieten (z.B.

Gasflaschen), etc.

Wohnungsmieten für Externe

zu Warengruppe 551

Leihwagen im Zuge einer

Reise von Externen zu

Warengruppe 551

74100

0

78-

MIE

V0,

V4,V5

R4 R4

401 Hilfs-

/Betriebsmaterial

Verbrauchsmaterial

(Lebensdauer unter 2 Jahren)

z.B. Fotomaterial, Bohrer,

Glühbirnen, Fotopapier,

Werkzeuge,

Einweghandschuhe,

Elektrostecker, Elektrokabel,

Kabelschienen, Drähte,

Beamerersatzlampen, USV-

Anlagen, Batterien, etc.

76490

0

75-

MAT

V3,V5 E4 V9

403 Büromaterial Verbrauchsgüter, die als

Schreib-, Zeichen- und

Büromittel verwendet werden

76000

0

75-

MAT

V5 E4 V9

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

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DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 210 von 227

z.B. Kopierpapier, Ordner,

Farbbänder, Einlageblätter,

Kalender/Zeitplaner,

Scheren, Stempel, Hefter,

etc.

Toner zu Warengruppe 533

Batterien zu Warengruppe

401

404 Chemikalien Filmentwicklungsmittel,

Konservierungsmittel,

Kühlmittel, Lösungsmittel,

Säuren, etc.

Hinweis: Beim Kauf von

Chemikalien inkl. Miete für

die Leihflaschen, wenn der

Wert der Chemikalien den

Mietbetrag übersteigt

76410

0

75-

MAT

V3,V4,

V5

E3,E

4

V9

407 Arbeitsessen/Lebe

nsmittel

Verpflegung im

Zusammenhang mit

Veranstaltungen die

Arbeitszwecken dienen z.B.

Institutsbesprechungen,

Arbeitssitzungen, interne

Besprechungen und

Schulungen.

Hinweise:

- Das Formular "Ergänzungen

für Arbeitsessen,

Lebensmittel und

Repräsentation"


dmin/t/quaest/Formulare/Erg_

AE_Rep.pdf) muss ausgefüllt

und beigefügt werden

- Arbeitsessen mit Personen

die nicht an der TU-Wien

beschäftigt sind, müssen der

Warengruppe 531 zugeteilt

werden.

76300

0

75-

MAT

V3,V4,

V5

N0 N0

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 211 von 227

408 Arzneimittel Arzneimittel, Medikamente,

Kauf und Auffüllung Erste-

Hilfe-Kästen (Ö-Norm

gerecht!!)

76420

0

75-

MAT

V5 E4 V9

500 IH techn.Anlagen

u.Maschinen

Instandhaltung*³ von

Maschinen und masch.

Anlagen (ursprünglicher

Einzelanschaffungswert*²

über € 1.000,--inkl.Ust und im

Anlageverzeichnis geführt)

(Anlagenklasse

30000,32000 und 33000)

72130

0

73-

INS

V3,V5 R4 R4

501 IH wiss. Literatur

DT



Universitätsbibliothek

72140

0

73-

INS

V3,V5 R4 R4

502 IH Sammlungen diese Warengruppe dient nur


Universitätsbibliothek

72150

0

73-

INS

V5 R4 R4

503 IH

Geschäftsausst.

Instandhaltung*³ von Büro-

u.Laborausstattung

z.B.Möbel,

Diaprojektoren,Videorecorder

(ursprünglicher


über € 1.000.- inkl.Ust und im


(Anlagenklasse 31000,

5xxxxx, 60000 bis 62100

und 65000)

72160

0

73-

INS

V5 R4 R4

504 IH EDV-Anlagen Instandhaltung*³ von EDV-

Maschinen und Geräten

(ursprünglicher


über € 1.000,--inkl.Ust und im


(Anlagenklasse 63000)

72170

0

73-

INS

V5 R4 R4

505 IH von Grund u diese Warengruppe dient nur


72100 73- V5 N0 N0

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 212 von 227

Boden Gebäude und Technik 0 INS

506 IH Kfz/sonst.

Fahrz.

Instandhaltung*³ von

KFZ/sonst.Fahrzeugen die im

Anlageverzeichnis geführt

werden. (Anlagenklasse

64000)

72180

0

73-

INS

V3,V5 R4 R4

507 IH sonstige Instandhaltungsarbeiten,

die nicht das

Anlagevermögen

betreffen!(GWG)

72190

0

73-

INS

V5 R4 R4

508 Beförderungsleist.

Personenbeförd.

Straßenbahn, Taxi (mit

Begründung), Busse im

öffentlichen Verkehr (keine

Busse über Reisebüro, dafür

Warengruppe 215)

73000

0

74-

FRE

V4 NK NK

510 Telefon/Telefax/Int

ernet

Telefongesprächsgebühren,

Telefaxgebühren,

Internetgebühren (jedoch:

Handys auf Warengruppe

541)

Hinweis: A1 Rechnungen aus

dem TU Wien

Rahmenvertrag können aus

dem Globalbudget bezahlt

werden, alle übrigen Anbieter

nur aus Drittmitteln

73810

0

77-

KOM

V5 N0 N0

513 Lizenzgebühren ≤

2 Jahre

Lizenzgebühren zur

Ausübung bestimmter

Rechte: Buchnachdruck

(Urheberrechte),

Patentnutzung,

Softwarelizenzen

(z.B.Windows), Software-

Wartung,…

74500

0

74-

FRE

V5

Ware

V5

Downl

oad

E4

Ware

R4

Down

load

V9

Ware

R4

Dow

nloa

d

514 Leihpersonal diese Warengruppe dient nur


Personalabteilung

75000

0

74-

FRE

V5 R4 R4

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516 Druck-

Kopierkosten

Visitenkarten, Folder,

Einladungen, Flyer, Plakate,

Poster, Kopieanfertigung von

diversen Kopieranstalten

(Gerät befindet sich nicht an

der TU Wien), Reprints,

Fernleihen, etc.

Hinweise:

- Soweit möglich soll ein

Muster (z.B. Kopie der 1.

Seite, Kopie der Visitenkarte)

dem Beleg beigelegt werden

- Kopierpapier zu

Warengruppe 403

- Kopienpauschale zu

Warengruppe 304

76020

0

75-

MAT

V3,

V4, V5

E4 V9

518 Reinigungsmateria

l

Ankauf von Reinigungsmitteln

und Reinigungsmaterialien

für Laborbedarf und PC-

Arbeitsplätze (z.B. Tastatur-

und

Bildschirmreinigungsmittel,

Supercleanbox),

Einweghandtücher,

Müllsäcke, Reinigungstücher,

Seifen, Geschirrspülmittel,

Tabs, Spezialputzmittel,

Putztücher, etc.

76400

0

75-

MAT

V5 E4 V9

519 Laborbedarf Verbrauchsmaterial, welches

in Chemie- oder

Physiklaboratorien zur

Verwendung kommt z.B.

Pipetten, Filter, Glasgefäße,

etc.

Hinweis: Einweghandschuhe

zu Warengruppe 401,

Spezialputzmittel und

Putztücher zu Warengruppe

518

76440

0

75-

MAT

V5 E4 V9

Quästur / E010A

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DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 214 von 227

520 Inserate und

Anzeigen

Veröffentlichungen in

Zeitungen / Zeitschriften /

Internet / wissenschaftliche

Veröffentlichungen (z.B. in

Proceedings, Page Charges)

76700

0

74-

FRE

V5 R4 R4

521 Versicherungen Grundsätzlich besteht an der

TU-Wien eine

Haftpflichtversicherung -

Details sind unter

http://www.gut.tuwien.ac.at/v

ersicherungen/ zu finden.

Darüber hinausgehende

Versicherungen sind aus dem

§27-Budget zu begleichen.

Hinweis:

Geräteversicherungen

bedürfen der Genehmigung

des Rektorats

77000

0

74-

FRE

V3 NK NK

522 Kfz-

Versicherungen

Versicherungsprämien für

Kraftfahrzeuge

77010

0

74-

FRE

V3 NK NK

523 Transportversicher

ungen

Verrechnung von

Transportversicherung, die

beim Warenversand entsteht,

wenn Anlagen, die sich im

Eigentum der TU Wien

befinden, zur Reparatur

geschickt werden, oder beim

Transport von Leihgeräten.

Z.B. Rechnung einer

Speditionsfirma über den

Transport eines

Lasergerätes: der Transport

wird mit der Warengruppe

215 erfasst und die

Transportversicherung über €

10,- mit der Warengruppe

523.

Hinweise:

- Beachten Sie bitte den

Passus „Mitnahme

77020

0

74-

FRE

V3 NK NK

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DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 215 von 227

(Transport) von Geräten

innerhalb Österreichs bis zu

einem Wert von € 50.000,-“

der all-risk Polizze (ggfs.

keine zusätzliche

Transportversicherung nötig)

- Beachten Sie bitte jedenfalls

auch die Details unter

http://www.gut.tuwien.ac.at/v

ersicherungen/

- Beim Kauf von Waren

erhöht die

Transportversicherung den

Einstandspreis der Ware und

ist deshalb mit der

Warengruppe des gekauften

Gegenstandes zu erfassen.

525 Aus-/ Fortbildung Teilnahmegebühren für

MitarbeiterInnen der TU

Wien, die an einem Kurs,

Kongress, Seminar,

Workshop oder an einer

Tagung teilnehmen.

77300

0

74-

FRE

V3, V5 NK,

NO

NK,

NO

526 Mitgliedsbeiträge Zahlungen von Beiträgen an

nationale und internationale

Institutionen z.B.Vereine,...

77500

0

79-

SON

V3, V5 NK,

R4

NK,

R4

527 Datenleitung diese Warengruppe dient nur

zur Verwendung durch den

ZID (Miete Standleitung ZID)

73811

0

77-

KOM

V3, V5

528 Betriebskosten

BIG-Gebäude




72080

0

72-

GEB

V0, V5

529 Betriebskosten

Fremdgebäude




72080

0

72-

GEB

V0, V5

530 Rechts-und

Beratungskosten

Wirtschaftsprüfer,

Steuerberater,

Finanzprokuratur,

77210

0

74-

FRE

V5 R4 R4

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 216 von 227

Beratungleistungen der

Hochschülerschaft,

Organisationsberatung,

Projektmanagement,

Prozeßoptimierung,…

531 Repräsentationssp

esen

Anlässe, die nach Außen

gerichtet sind. Sofern in einer

OE Spesen (z.B. Empfänge,

Kommissionen,

Presseveranstaltungen,

Einladungen, etc.) für

Repräsentationszwecke

anfallen, sind diese nicht aus

dem Globalbudget, sondern

ausschließlich aus dem §27-

Budget zu begleichen.

Ausnahme: Rektorat sowie

Dekanate, deren

Repräsentationsaufwendung

en für die Fakultät aus dem

Globalbudget finanziert

werden können.

Hinweis: Das Formular

"Ergänzungen für

Arbeitsessen, Lebensmittel

und Repräsentation"


dmin/t/quaest/Formulare/Erg_

AE_Rep.pdf) muss ausgefüllt

und beigefügt werden

76600

0

79-

SON

V3,V4,

V5

N0 N0

533 EDV-

Verbrauchsmat.

(Lebensdauer unter 2 Jahren)

z.B. Toner, Kabel, Maus,

Tastatur, CD-Rohlinge, DVD-

Rohlinge, CD-Rom,

Netzwerkkarten,

Arbeitsspeicher,

Motherboard, Grafikkarte,

Adapter, USB-Sticks,

Kartenleser, Laptop- und

Tablethüllen, Laserpointer,

76450

0

75-

MAT

V5 E4 V9

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 217 von 227

externe Schnittstellen,

Webcam, Cartridge, Headset,

etc.

535 Anlagen Maschinen und masch.

Anlagen, EDV-Anlagen, KFZ,

Betriebs-u.

Geschäftsaustattung, deren


über € 1.000,-- inkl. Ust

beträgt, .z.B. Analysegeräte,

Prüfmaschinen,

Spektrometer, Elektromotore,

Bohrmaschinen, Pumpen,

Geräteausstattung, PC,

Drucker, wissenschaftliche

Apparate,

Personenkraftwagen,

Einrichtungsgegenstände wie

Schreibtische, Kästen etc.,

wissenschaftliche Bücher

(Anlagenklasse 40000) und

wissenschaftliche

Zeitschriften (Anlagenklasse

41000 - siehe

http://www.tuwien.ac.at/zv/fib

u/Anlagenklassen.xls) ohne

Betragsgrenze!

Hinweis: Kontierungstyp A

unabhängig von §27 oder

Globalbudget!

Zuteilu

ng je

Anlage

nklass

e

01-

IMM

bis

09-

AIB

V5 E4 V9

Steuer

kz. für

Anl.kl.:

40000

41000

V4 E3 V9

537 Bücher/Zeitschrifte

n/besp.Datenträge

r und

sonst.Druckwerke

nicht wissenschaftliche

Bücher und Zeitschriften,

Gesetzesbücher z.B. HGB,

UG, Lohnverrechnung,

Lexika, Wörterbücher,

Vorlesungsverzeichnisse,

Normungsblätter, Atlanten,

Landkarten, Pläne, Stadt-und

Buchpläne, bespielte CD-

ROM/DVD/Video, Online-

76030

0

75-

MAT

V4 E3 V9

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 218 von 227

Zeitschriften, Online-Bücher,

etc.

538 Wiss.Kleingeräte

< € 1.000,-

Wissenschaftliche Geräte;


unter € 1.000,-- inkl.Ust,

z.B.Mikroskop, Kleingeräte…

GWGs dieser Warengruppe

werden in einer

Gesamtsumme von der

Anlagenbuchhaltung pro

Quartal auf Sammelanlagen

(Nutzungsdauer 3 Jahre) und

getrennt nach Globalbudget

und Drittmittel auf

Sammelinnenaufträge

umgebucht.

76800

0

75-

MAT

V5 E4 V9

539 EDV-Kleingeräte <

€ 1.000,-

EDV-Maschinen und Geräte

mit


unter € 1.000,- inkl.Ust, z.B.

Monitor, Drucker, PC, Router,

Festplatten, Magnetband-

Datenspeicher, Prozessoren,

Dockingstation, Gehäuse,

Tablets, Datenlogger


werden in einer

Gesamtsumme von der





und Drittmittel auf


umgebucht.

76801

0

75-

MAT

V5 E4 V9

540 Einrichtungsgeg <

€ 1.000,-

Büro-, Labor-,

Geschäftsausstattung;


unter € 1.000,--inkl.Ust

z.B.Kleinmöbel, Tische,

76802

0

75-

MAT

V5 E4 V9

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 219 von 227

Drehsessel, Rollkorpus,…


werden in einer

Gesamtsumme von der





und Drittmittel auf


umgebucht.

541 GWG < € 1.000,- Geringwertige

Wirtschaftsgüter mit


unter € 1.000,- inkl.Ust, z.B.

Diensthandy,

Bürogebrauchsgüter (z.B.

Karteikästen), etc.


werden in einer

Gesamtsumme von der





und Drittmittel auf


umgebucht.

76803

0

75-

MAT

V5 E4 V9

542 Sozialleistungen §27: Ausgaben aus dem

Drittmittelbudget für max. ein-

bis zweimal jährliche

Betriebsfeste und

Betriebsausflüge zur

Mitarbeitermotivation z.B.

Weihnachtsfeier, Ehrungen,

Gutscheine, Wettbewerbe,...

(ausgenommen sind zentrale

OEs).

Hinweise:

- Es können keine Feste

75410

0

79-

SON

V3,V4,

V5

Quästur / E010A

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1040 Wien


DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 220 von 227

oder Geschenke zu

persönlichen Anlässen

finanziert werden!

- Ausgaben für

Arbeitskleidung über

Warengruppe 210

543 Betriebsko (VST

pfl.)




72090

0

72-

GEB

V5

545 sonst.Gebühren gesetzl. Vorschreibungen,

Strafen, Säumniszuschläge,

Maut, Roadpricing, Vignette,

Parkgebühren,

Patentgebühren,

Firmenbuchabfragen, ORF,

URA,

Reprographievergütung, etc.

71400

0

71-

STE

V3 NK NK

546 Kreditkartengebüh

r

verrechnete Gebühr des

Kreditkarteninstituts

77700

0

79-

SON

V3

549 wiss.Dienstleistun

gen Dritter §27

Zukauf von Dienstleistung

Dritter (Firmen und

Einzelpersonen) in

Zusammenhang mit der

Erstellung von Gutachten,

Analysen, Untersuchungen

...in der Auftragsforschung

und Forschungsförderung (

D...... - Innenaufträge)

58000

0

75-

MAT

V5 R4 R4

550 Bauvorh.GuT

M.HH.




72110

0

73-

INS

V5

Quästur / E010A

Karlsplatz 13

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28.03.2014 Seite 221 von 227

551 Reise/Aufent

Externe

Abrechnung von Reise und

Aufenthaltskosten für

Externe, z.B.

Wohnungsmiete

bzw.Zimmermiete für Externe

Es können nur belegbare

Kosten abgerechnet werden,

keine Pauschalen.

Für die Bezahlung von

Kilometergeld für Externe

innerhalb von Österreich ist

eine genaue Ortsangabe

notwendig.

Reise- und Aufenthaltskosten

im Rahmen einer Exkursion

sind über die Warengruppe

211 zu verbuchen. Reise-

und Aufenthaltskosten im

Rahmen eines einmaligen

Gastvortrages (Verrechnung

per Honorarnote) sind

gemeinsam mit dem

Vortragshonorar über die

Warengruppe 208 zu

verbuchen (Honorare mit R4,

Refundierung Reisekosten

mit NK).

Die Verrechnung von Reise-

und Aufenthaltskosten von

TU-MitarbeiterInnen erfolgt

ausnahmslos mittels

Dienstreise über ESS.

73750

0

76-

REI

V3,

V4, V5

552 Bewirtung

Kongresse

Bewirtung im Zuge von

Kongressen, Tagungen,

Seminaren und

Universitätslehrgängen

(Ausschließlich

Innenaufträge KTS, KTG,

76310

0

75-

MAT

V3,

V4, V5

Quästur / E010A

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DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 222 von 227

ULA, ULG und ULZ)

553 ÖBB-Vorteilskarte Refundierung der Kosten für

ÖBB-Vorteilskarten für TU-

Bedienstete (diese

Reisekosten können nicht

über ESS abgerechnet

werden)

Hinweis: Der

Budgetverantwortliche

entscheidet eigenverantwortl

ich über die Höhe der

Refundierung, und ob die

Kosten überhaupt refundiert

werden.

73760

0

76-

REI

V3,V4

6.2 Die SD-Materialen

In der Fakturierung von SAP werden Ausgangsrechnungen auf SD-Materialien erfasst,

welchen bestimmte Ertragskonten zugeordnet sind.

Tabelle der SD-Materialen: (Immer aktuell online unter

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf)

Mat.Nr. Materialkurztext Beschreibung Material Sach- konto

SAKO-Bezeichnung

1 Erlöse aus Auftragsforschung

Einnahmen/Förderungen im Rahmen von Forschungsprojekten. Verpflichtung eine bestimmte vertraglich festgelegte Leistung zu erbringen und zur Übertragung der Verwertungs- und Veröffentlichungsrechte. Der Auftraggeber hat ein eigenes konkretes Interesse an den Forschungsergebnissen.

442000 Erlöse aus Auftragsforschung

2 AV-Medienverleih/-verkauf Einnahmen aus dem Verleih/-Verkauf von audiovisuellen Medien, wie z.B. Videokassetten, DVD´s, Beamer usw.

449000 Sonstige Erlöse und Kostenersätze

3 Einnahmen der Bibliothek dient nur zur Verwendung durch Universitätsbibliothek


http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf

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DVR Nr. 0005886

28.03.2014 Seite 223 von 227

4 Jahreskarte UB (nicht TU Angehörige)

dient nur zur Verwendung durch Universitätsbibliothek

445100 Jahreskartengebühr Bibliothek

5 Erhaltene Kautionen Einzahlungen von Kautionen 379000 Erhaltene Kautionen

7 Erlöse aus Anlagenverkauf

Erlöse aus dem Verkauf von Anlagen, die im Anlagenverzeichnis geführt werden.- siehe Anleitung im Org.handbuch! Ein Anlagenverkauf ist in der Quästur Frau Schmidhofer zu melden.

470000 Erlöse aus dem Abgang von Anlagen

8 Erlöse aus Bauzuschuß dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik


9 Erlöse aus Betriebskostenabrechnung

dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik

443000 Erlöse aus Vermietungen und Verpachtungen

10 EU-Projekte gem. § 27 Einnahmen/Förderungen im Rahmen von EU-Projekten im Bereich §27. siehe Material Nr. 12

442100 Erlöse aus Forschungsförderung

11 Exkursionsbeiträge (Lehrveranstaltungen)

Einnahmen der Beiträge für die Teilnahme von Studenten an einer Exkursion

420100 Beiträge für Exkursionen

12 Forschungsförderung

Einnahmen jener Projekte, für die eine Verpflichtung zur widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel besteht. Keine unmittelbare Gegenleistung, nur Berichts-und Rechnungslegungspflicht. Es besteht ein "öffentliches Interesse" an der Durchführung des Forschungsprojektes.

442100 Erlöse aus Forschungsförderung

14 Gesprächskosten Rückerstattung der Kosten für Privatgespräche

440400 Erlöse aus Telefongesprächen

15 Wissenschaftliche Dienstleistungen

Einnahmen für die Erstellung von Gutachten, Untersuchungen, Proben, usw.

440000 Erlöse aus wissenschaftl.Dienstleistungen

16 Infrastruktur (Strom, Gas b. Vermietung)



17 KFZ Vermietung Einnahmen für die Verwendung von Dienstkraftwagen für private Zwecke


Quästur / E010A

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28.03.2014 Seite 224 von 227

18 Kopienverkauf Einnahmen aus dem Verkauf von Kopien an Dritte


20 Kostenersatz für ad Person Projekte § 26

Nutzung der Infrastruktur der TU-Wien für ad personam §26-Projekte

neu neues Sachkonto

21 Künstlerische Dienstleistungen

Einnahmen für erbrachte künstlerische Dienstleistungen z.B. Videodokumentationen, Fotografie, usw.

440100 Erlöse aus künstlerischen Leistungen

22 Kurse und Lehrgänge Einnahmen der Teilnehmergebühren von Kongresse,Tagungen oder Seminaren

420000 Erlöse aus universitärer Weiterbildungsleistung

23 Lehrveranstaltungsverzeichnis Einnahmen aus dem Verkauf von Lehrveranstaltungsverzeichnissen


24 Parkplatzvermietung dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik


25 Patent- und Lizenzeinnahmen Einnahmen aus dem Verkauf von Patent-oder Lizenzrechten

neu neues Sachkonto

26 PR-Produkte dient nur zur Verwendung durch die PR-Abteilung


27 Raumvermietung Einnahmen für die Vermietung von Hörsälen und Seminarräumen an der TU-Wien


28 Schadenersatz Einnahmen für Schadenersatzleistungen z.B. Versicherungserlös

492500 Erträge aus Schadenersatzleistungen

29 Skriptenverkauf Einnahmen aus dem Verkauf von Skripten

444000 Erlöse aus dem Verkauf von Lehrbehelfen

30 Spenden, Schenkungen, Nachlässe

Einnahmen aus Spenden, Schenkungen oder Nachlässen von Firmen

490000 Spenden, Schenkungen und Nachlässe

31 Sponsoring Einnahmen aus Sponsoring (= wird als Geld mit Gegenleistung bezeichnet)

446100 Erlöse aus Sponsoring

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28.03.2014 Seite 225 von 227

32 Werbeeinnahmen

Einnahmen aus Werbung ACHTUNG: bei der Verwendung dieses Materials werden automatisch 5% Werbeabgabe berechnet!

446000 Erlöse aus Werbung

35 ZID-Dienstleistungen dient nur zur Verwendung durch den Zentralen Informatikdienst

440200 Erlöse aus EDV-Dienstleistungen

36 ZID-Softwarelizenzen (< ein Jahr)

dient nur zur Verwendung durch den Zentralen Informatikdienst

440300 Erlöse aus Software Lizenzen

42 Helium dient nur für lagergeführtes Material

43 Chemikalien dient nur für lagergeführtes Material

52 Papier A3 dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik

53 Papier A4 Standard dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik

54 Papier A4 gelocht dient nur zur Verwendung durch Gebäude und Technik

56 Rückvergütungen durch Dritte

Einnahmen aus Rückvergütungen diverser Aufwendungen durch Dritte (Refundierung Reisekosten siehe Mat.Nr.101 oder 102)

449000 Sonstige Erlöse und Kostenersätze (Änderung)

59 Budgetzuweisung BMBWK dient nur zur Verwendung durch die Quästur

400000 Erlöse Globalbudgetzuweisungen des Bundes

60 Einnahmen aus Chemikalienverkauf

Einnahmen aus dem Verkauf von Chemikalien

neu neues Sachkonto

61 Stickstoff flüssig Einnahmen aus dem Verkauf von Stickstoff flüssig

neu neues Sachkonto

62 Helium flüssig Einnahmen aus dem Verkauf von Helium flüssig

neu neues Sachkonto

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28.03.2014 Seite 226 von 227

63 Helium gasförmig Einnahmen aus dem Verkauf von Helium gasförmig

neu neues Sachkonto

64 Transportkosten Einnahmen aus erbrachten Transporten


71 Erlöse aus sonstigen Leistungen

VERWENDEN SIE DIESES MATERIAL NUR, WENN KEINE ZUORDNUNG ZU EINEM ANDEREN MATERIAL MÖGLICH IST!


81 Infrastruktur 10 % (Strom, Gas b. Verm.)



82 Infrastruktur 20 % (Strom, Gas b. Verm.)



83 Betriebseinn. Verm. 10 % UST pflichtig


443100 Betriebseinnahmen vermieteter Obj.(UST pflicht)

84 Betriebseinnahmen Vermietung UST pflicht



85 Betriebsein. Verm. 20% UST pflicht



86 Erlöse aus Betriebskostenabr. 10 %



87 Erlöse aus Betriebskostenabrechnung 20 %



91 Erlöse Studiengebühren dient nur zur Verwendung durch die Quästur

410000 Erlöse aus Studienbeiträgen

101 Refundierung Personalkosten §27

Einnahmen von Dritten für refundierte Personal-/Reisekosten im Bereich §27

491000 Refundierung Personalkosten Auftragsf.v.Dritten


Einnahmen von Dritten für refundierte Personal-/Reisekosten im Bereich §26


Quästur / E010A

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1040 Wien


DVR Nr. 0005886

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