SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007 AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant) Jens Consör, Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,

SAP Workflow - Verkauf von DienstleistungenFHTW Berlin - SS 2007AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant)

Jens Consör,Stefan Henneicke,

Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,

Michael Sonk

04.07.2007 AKIS 2 2/52

Einführung

Ausgangssituation in Unternehmen:

verschiedene Komponenten in einem ERP-System Anwender muss auf verschiedenen Inseln arbeiten hoher Zeitaufwand durch manuelle Bearbeitung

Lösungsansatz:

Individual-Workflow – mit gezielten Verknüpfungen zwischen den Komponentenfür eine schnelle automatisierte (Auftrags-)Bearbeitung

04.07.2007 AKIS 2 3/52

Agenda

Aufgabe

Projektmanagement und Auftrag

Aufgabeninseln

Ergebnis (Demo des Szenarios)

Technische Bemerkungen

Bewertung

SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen

04.07.2007 AKIS 2 4/52

Aufgabe

SAP ERP-System Komponenten untersuchen:

Automatisierungen, Verknüpfungen oder manuelle Bearbeitung

SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen

Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

Individuell auf ein Szenario zugeschnitten (Verkauf von DL)

04.07.2007 AKIS 2 5/52

Projektmanagement

„Blue Ant“ als Projektmanagementsystem und zentrale Dokumentenverwaltung

eMail, SMS als schneller Kommunikationsweg

Planung von Aufgabenpaketen und stetige Kontrolle des Projektstandes(Quali- und Quantität)

Regelmäßige Meetings mit Protokollen

Besprechung von Problemen in Meetings + Festlegen der ToDo‘s

Vorgehensweise


04.07.2007 AKIS 2 6/52

Auftrag

Inhaltliche Realisierung:

Soll-Kriterien


- Erstellung eines Szenarios Bereich: Eigenleistung-Fremdleistung-Materialbeschaffung

- Modellierung des Szenarios in Form einer EPK- Verknüpfung der SAP Module und Integration eines WF- Automatisierung der Abstimmungsprozesse zw. Ein- und Verkauf

Technische Realisierung:

- Automatisches Erstellen einer elektr. Akte bei Anlegen eines Projekts

- Manuelles Hinzufügen von Dokumenten/Notizen zur elektr. Akte

- WF-Abfolge mit verschiedenen Bearbeitern

- RM: Aktenmodell- PS: Projekt, Projektstrukturplan- WF: WF-, Organisationsstruktur aufbauen, Objektmethoden ergänzen

04.07.2007 AKIS 2 7/52

Auftrag

Inhaltliche Realisierung:

Kann-Kriterien


- Webanbindung: MA bekommt externen Zugriff über Weboberfläche auf Akten

Technische Realisierung:

- Formulare erstellen- Automatisches Hinzufügen von Bestellungen zur elektr. Akte

04.07.2007 AKIS 2 8/52

AuftragAufgabenpakete (Stand Zwischenpräsentation)


04.07.2007 AKIS 2 9/52

AufgabenverteilungSysteme und Module


PSProject Builder

RM

RMPS(for Public Sector)

MM

WFBusiness Workplace

WF-Builder

04.07.2007 AKIS 2 10/52

Szenario

„Neueröffnung der Gastronomie „Biergarten Karow““

Verkauf von Dienstleistungen


1. "Biergarten Karow" stellt Anfrage über Getränkebelieferung inkl. Serviceaufträgen (Aufbau, Wartung und Reinigung von Zapfanlagen) an „Pangasius Brauerei“

2. „Pangasius Brauerei“ führt DL über Subunternehmen aus

3. „Pangasius Brauerei“ holt Angebote der Subunternehmen ein(Vergleich der Angebote)

4. „Pangasius Brauerei“ erstellt Angebot für "Biergarten Karow„

6. „Biergarten Karow" erteilt Auftrag

5. Verhandlungen zw. "Biergarten Karow" und „Pangasius Brauerei“ ebenso Verhandlungen zw. „Pangasius Brauerei“ und Subunternehmen

7. „Pangasius Brauerei“ kauft Fremdleistungen bei Subunternehmen(Verträge abschließen)

04.07.2007 AKIS 2 11/52

EPK Pangasius BrauereiVerkauf von Dienstleistungen (vereinfachte Darstellung)


04.07.2007 AKIS 2 12/52

EPK

- Folie Overhead-Projektor -

Pangasius Brauerei – Verkauf von Dienstleistungen

Nächste Aufgabeninsel


04.07.2007 AKIS 2 13/52

Projektsystem

Projekt: i.d.R. komplex, einmalig und beinhaltet ein hohes Risiko

genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden

sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv

unterliegt bestimmten Qualitätsanforderungen

hat für durchführendes Unternehmen strategische Bedeutung

Definition Projekt


04.07.2007 AKIS 2 14/52

Projektsystem

Hierarchische Abbildung der Projektstruktur

Termin- und Ressourcenplanung

SAP Projektsystem

Integration Rechnungswesen Vorlagen definieren für neue Projekte (Kopiervorlage)

Definition


04.07.2007 AKIS 2 15/52

Projektsystem

Projekte sollten wie folgt aufgebaut werden:

Aufbau mit einem Projektstrukturplan

Mit Hilfe eines oder mehrerer Netzpläne

Mittels Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen

Ablauf einzelner Aktivitäten in Vorgängen (Arbeitspakete)

Aufbau eines Projekts in SAP PS


04.07.2007 AKIS 2 16/52

ProjektsystemProjekt in SAP PS


04.07.2007 AKIS 2 17/52

ProjektsystemPSP - Elemente

Hierarchische Abbildung der Elemente

Elemente werden eindeutig der Projektdefinition zugeordnet

Hinterlegung diverser Stammdaten zu Informationszwecken

Gliederung:

Funktion (z.B.: Motor, Karosse, Getriebe) Phasen (z.B.: Konstruktion, Beschaffung, Montage) Organisation (z.B.: Vertrieb, Einkauf, Produktion)


04.07.2007 AKIS 2 18/52

ProjektsystemOberfläche Project Builder


04.07.2007 AKIS 2 19/52

ProjektsystemProjektplantafel


04.07.2007 AKIS 2 20/52

ProjektsystemHierarchiegrafik


04.07.2007 AKIS 2 21/52

ProjektsystemVorteile SAP PS

Eine Transaktion zum Projekt anlegen und pflegen

Projektlebenszyklus vollständig und durchgängig abbilden

Projekt kann in beliebig viele Teilabschnitte unterteilt werden

Verfügbarkeit aller aktuellen projektrelevanten Daten und Dokumente

Kosteninformationen oder Zeitdaten werden nicht mehrfach erfasst



04.07.2007 AKIS 2 22/52

Record ManagementWiederholung

Records Management = Aktenführung / Schriftgutverwaltung

Records = Akten / Unterlagen

Idee: ein System – relevante Daten bündeln, zentral integrieren, verwalten und darstellen

systematische Kontrolle und Bearbeitung von Dokumenten

Erstellung Erfassung Nutzung Archivierung Aussonderung


04.07.2007 AKIS 2 23/52

Record ManagementSAP RM – Integration und Features

SAP RM

WorkflowArchivierung

Integration

Web

SAP-interne NotizenOffice-DokumenteSAP Business ObjekteE-MailsPDF-Dateien

Rollenkonzept

Archivsystemeverschiedene Speichermedien (Bänder, optische Speichermedien)

Geschäftsprozesse

SAP Business Workflowsad hoc Workflows

ErstellungBearbeitungVerwaltungSpeicherung


Dokumenten-Management

04.07.2007 AKIS 2 24/52

Record ManagementAktenmodell


Festlegung der Struktur einer Akte (hierarchische Gliederungsebenen)

Festlegung, welche Objekte unter den jeweiligen Gliederungspunkten in

welcher Anzahl erscheinen (optional)

Prinzipiell kann ein Aktenmodell aus einem generischer Eintrag bestehen

Verwendung der festgelegten Struktur bei allen Akten dieses Typs

Erleichterung bei der Orientierung und Navigation innerhalb dieser Akten

04.07.2007 AKIS 2 25/52

Record ManagementStakeholder der Pangasius Brauerei


Gläubiger

Kunden

Staat

Eigentümer

Lieferanten

Mitarbeiter

04.07.2007 AKIS 2 26/52

Record ManagementVergleich PSP mit Aktenmodell der Pangasius-Brauerei


Projektstrukturplan Aktenmodell

04.07.2007 AKIS 2 27/52

Record ManagementAkte


Aufgabe des Benutzer, neue Akten zum

richtigen Zeitpunkt anzulegen

• Systemseitig (Workflow)

Manuell Automatisch

• Beispiele:• Kundenakte bei neuem

Kundenstammsatz (R/3)

• Personalakte bei neuem Personalstammsatz (HR)

• Akte zu einem Projekt (DL) bei Anlegen des Projektes (PS)

04.07.2007 AKIS 2 28/52

Record ManagementDokument


Service Provider für ArchiveLink

• Änderbarkeit: nur Annotationen

• Versionierung:

• Attribute: nur administrative Daten

• Recherche: nur Anwendungsobjekte

• Anwendungsobjekt-Bezug

• Ein- und Ausgangsszenarien

• Drucklisten, Archivdateien

Service Provider für Dokumente

• Änderbarkeit:

• Versionierung:

• Attribute:

• Recherche: über Attribute

• Anwendungsobjekt-Bezug

• Ein- und Ausgangsszenarien

• Drucklisten, Archivdateien

Erfassen von Elementen zu Akten

bekannt machen des Dokuments via Schnittstellen

04.07.2007 AKIS 2 29/52

Record ManagementDokument



Manuell vs. Systemseitig papiergeb. vs. elektr. Eingänge

04.07.2007 AKIS 2 30/52

Email – Einbinden in eine AkteMöglichkeiten

Möglichkeiten eine Email oder Informationen einer Email in eine Akte

einzufügen:

Notiz Copy/Paste und Dokument anhängen Orginal-Mail anhängen

Records Management for Public Sector


04.07.2007 AKIS 2 31/52

Email – Einbinden in eine AktePosteingangsprozess von RMPS

Email-Empfang Posteingangsstelle Posteingangsstück

Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Poststelle)

Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Fachabteilung)

Erzeugung

Weiterleitung

Akte

Zuordnung

04.07.2007 AKIS 2 32/52

Email – Einbinden in eine AkteKomponenten von RMPS

BereichRM for Public Sector

TypPosteingangsstück

Service ProviderPosteingangsstück

RMSEinheit : Behörde

ElementartPosteingangsstück

Element

AktePosteingangsstück Dokument URL

Report Notiz Workflow-Instanz Transaktion

Business-ObjektArchiveLink Dokument

Ablageplan

Aktenmodell

ist ein spezielles

enthältn

n

n

n

n

n

n n

n

n

n

n

nn

1

1

1

1

1

1

bestimmt bestimmtenthält

enthält

gehört zu

ist erlaubt fürwird klassifiziert durch

basiert auf

eingeordnet in


04.07.2007 AKIS 2 33/52

Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses

1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess

Email – Einbinden in eine AkteKonfiguration Posteingangsprozess


1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren


1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren Eingansverteilung festlegen



2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke





Element

Posteingangsstück

ist ein spezielles

n

n

n

n

n n

n

n

n

n

1

1

1

1


enthält

gehört zu





2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke3. Laufwegmuster für Posteingangsprozess


04.07.2007 AKIS 2 34/52

Email – Einbinden in eine AkteKonfiguration Grundeinstellungen





Element

Posteingangsstück

ist ein spezielles

n

n

n

n

n n

n

n

n

n

1

1

1

1


enthält

gehört zu



BereichRM for Public SectorS_AREA_RMPS



S_AREA_RMPS


S_RMS_RMPS


Element

Posteingangsstück

RMPS_INBOUND_DOCUMENT

S_AREA_RMPS

RM_PS_SP_INBOUND_DOC

S_RMS_RMPS

RM_PS_SPS_INBOUND_DOC

Element

Posteingangsstück

RMPS_INBOUND_DOCUMENT


04.07.2007 AKIS 2 35/52

Customizing für den Laufweg des Posteingansstück

1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen


1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen


1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen

Email – Einbinden in eine AkteKonfiguration Laufweg


1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen4. Laufweg festlegen

Voraussetzung Punkt 1-3 Grundeinstellungen für Posteingangsstücke


1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen4. Laufweg festlegen

Voraussetzung Punkt 1-3 Grundeinstellungen für Posteingangsstücke

5. Laufweg aktivieren

04.07.2007 AKIS 2 36/52

Email – Einbinden in eine AktePosteingangsprozess - Workflow



04.07.2007 AKIS 2 37/52

WorkflowAls Verbindungsglied


Workflow

RM

Projekt

Mitarbeiter

Kunde

04.07.2007 AKIS 2 38/52

WorkflowOrganisationsstruktur


Szenario Pangasius-Brauerei

Szenario

04.07.2007 AKIS 2 39/52

ErgebnisvorführungDemo des Szenarios

- live im SAP ERP System -

Darsteller der Pangasius Brauerei

Abteilungsleiter (Stefan)Sachbearbeiter 1 (Michael)

Sachbearbeiter 2 (Jens)


04.07.2007 AKIS 2 40/52

Technische Umsetzung des WorkflowWorkflow Start-Ereignis


Ereignis Projekt freigegeben

Vererbung

BUS2001

ZBUS2001

Ereignis „Freigegeben“

04.07.2007 AKIS 2 41/52

Technische Umsetzung des WorkflowWorkflow Start-Ereignis


Ereignis Projekt freigegeben

Ereignis registrieren (Statusverwaltung)Kopplung an Workflow (Ereignistypkopplung)

04.07.2007 AKIS 2 42/52

Technische Umsetzung des WorkflowVerknüpfung Projekt (PSP) und Akte


Vererbung

Linkmethode (ABAP)

über generische Objektdienste RECORD

ZRECORD

04.07.2007 AKIS 2 43/52

Technische Umsetzung des WorkflowVerknüpfung Projekt (PSP) und Akte


über generische Objektdienste - Objektverknüpfungsdienst

Verknüpfungsmodell

Verknüpfungstabelle

04.07.2007 AKIS 2 44/52

Technische Umsetzung des WorkflowPSP-Element finden


Oberstes PSP-Element des Projekts über Standard Containeroperationen

Wissen überObjektstrukturen!

04.07.2007 AKIS 2 45/52

Technische Umsetzung des WorkflowAkte anlegen


Anlegen der Akte über vorhandene Create-Methode in Standardaufgabe

In Aufgabencontainer:- Aktenmodell- Akten-ID (= Projekt-Nr.)- Aktenbez. (=Projektname)

04.07.2007 AKIS 2 46/52

Technische Umsetzung des WorkflowAblaufsteuerung Angebotsphase


Standard Workflow-Elemente Schleifen Benutzerentscheidungen Parallelitäten Verzweigungen Ablaufsteuerung über

Statusvariablen

Einholung Lieferantenangebote

Erstellung Kundenangebot

Kundenentscheidung

?

?

04.07.2007 AKIS 2 47/52

Technische Umsetzung des WorkflowFazit


Standard-Möglichkeiten von SAP reichen nicht aus Anpassungen nötig Technische Voraussetzungen für Anpassungen nicht in allen

Programmelementen gleichermaßen gegeben Erweiterung der vorhandenen Möglichkeiten nur über

Programmierung Teilweise müssen Abstriche gemacht werden Know How:

Recordsmanagement Projektsystem Workflow ABAP Objektstrukturen Tabellenstrukturen Ereignissteuerung in SAP Infrastrukturdienste (Generische Objektdienste)

04.07.2007 AKIS 2 48/52

Technische Probleme,die den Projektverlauf beeinflusst haben

Projekt freigeben --> Speichern notwendig

Business-Objects definieren/anlegen

WF-Elemente/Flag0-1/Null

Anzeige des Email-Inhalts fehlt in RMPS & Workflow musste manuell gestartet werden


04.07.2007 AKIS 2 49/52

Organisatorische Probleme,die den Projektverlauf beeinflusst haben

Krankheit – Aufgabenumverteilung, Ressourcenbelastung

SW-Projekt mit unbekannten Themen,man kann nicht über den Berg schauen

Bausteinprinzip, Step-by-Step

Hindernisse, neue Aufgaben verteilen


04.07.2007 AKIS 2 50/52

Erkenntnisse PMVerkauf von DL

“Blue Ant” bei kleinen Projekten, nur als “Fileserver” gut geeignet

Mitglieder schauen nicht rein Pflegeaufwand kostet zu viel Zeit eMail, SMS sind direkter MS Excel genügt (intuitiv schnell veränderbar)

Überschaubares Projekt (Selbstläuferprojekt - Motivationskurve)


04.07.2007 AKIS 2 51/52

Projektziele erfüllt ?Ampel

Erfüllung der inhaltlichen Ziele: Vereinfachung und Standardisierung d. Angebotsprozesses durch WF

PM-Faktoren:Zeit, Kosten, Qualität gut eingehalten

Soll-Kriterien alle erfüllt

Kann-Kriterien aus techn. Gründen nicht erfüllt(Web, Formular)

Mitglieder haben ganzheitliches Wissen und Erfahrungen gesammelt


04.07.2007 AKIS 2 52/52

PANGASIUS PARTY

Einladung zur Party Do. 02.08.07 Volkspark Friedrichshain Beachvolleyball eMail: [email protected]

04.07.2007 AKIS 2 53/52

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

Documents

SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007 AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant) Jens Consör, Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,