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sd&m AG software design & management Thomas-Dehler-Straße 27 81737 München Telefon (0 89) 6 38 12-0 Telefax (0 89) 6 38 12-155 http://www.sdm.de Erfahrungen mit dem Wissensmanagement eines Softwarehauses GI/ACM-Regionalgruppe München 13. März 2000 Dr. Peter Brössler ([email protected])

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http://www.sdm.de

Erfahrungen mit dem Wissensmanagement eines Softwarehauses

GI/ACM-Regionalgruppe München

13. März 2000

Dr. Peter Brössler

([email protected])

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sd&m 2

Vorbemerkung

Wissensmanagement ist heute in aller Munde, es scheint BPR (Business Process Reengineering) und TQM (Total Quality Management) als führendes Modewort der Managementliteratur abgelöst zu haben. Es besteht die Gefahr, daß jeder etwas anderesund bald niemand etwas vernünftiges damit verbindet.

In diesem Vortrag wird Wissensmanagement vor allem an einem praktischen Beispiel veranschaulicht, eine Diskussion der mittlerweile unzähligen und zum Teil auch widersprüchlichen Definitionen des Begriffs steht nicht im Vordergrund.

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sd&m 3

Agenda

• Was ist Wissensmanagement?

• Kurzvorstellung sd&m

• Wissensmanagement bei sd&m

• Die wichtigsten Lehren

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sd&m 4

Abgrenzung der Begriffe Daten, Informationen und Wissen

Daten

Informationen

Wissen

Texte, Zahlen, Bilder, ...

Interpretation der Daten

Erfahrungen, Theorien, Verknüpfungen, ...

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sd&m 5

Die zwei Extremformen des Wissens

hartes Faktenwissen

• strukturiert

• widerspruchsfrei

• „wahr“

• leicht in Datenbanken ablegbar

weiches Erfahrungswissen

• schwer strukturierbar

• mit Widersprüchen

• kontextabhängig

• an Menschen gekoppelt

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sd&m 6

Der Weg zur lernenden Organisation

Wie werdenInformationen/Daten zu

Wie werden (neue)Kundenerwartungen rasch

erfülltWie wird Wissen effektiv

eingesetzt

Informationen fürManagement/Service-entscheidungen nutzen

Welche Informationensind wichtig

Welche Daten vereinfachendas Tagesgeschäft

Welche Datensind wichtig

Information

Daten

Knowledge

Lernende Organisation(Organisational Learning)

Zeit

nutzbarem Wissenumumgesetztumgesetztumgesetztumumumgesetztumumumgesetzt

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sd&m 7

Allgemeines Ziel des Wissensmanagement ist die Ausschöpfung der Wissenspotentiale

Ressource Wissen gewinnt an Bedeutung für die Wertschöpfung in den

Unternehmen

Entwicklung hin zur Informations-

gesellschaftVerflechtung und Technologisierung

der MärkteProdukte

basieren vermehrt auf Wissen im Gegen-

satz zu kl. Produk-tionsfaktoren

Rapider wirtschaftlicher und

technischerWandel

Rascher Informationsaus-

tausch zu niedrigen Kosten

Ausschöpfung ungenutzter

Wissenspotentiale

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sd&m 8

Die wichtigsten Fragen

• Wissen wir was wir zur hervorragenden Bewältigung unseres Geschäfts wissen müssen?

• Wissen wir wer was davon weiß?

• Wissen wir wie wir herausbekommen was wir wissen wollen?

• Wissen wir wie wir lernen? Lernen nur die einzelnen oder die gesamte Organisation?

• Ist uns bewußt, das Wissen neben den Menschen DAS Kapital ist, das wir haben?

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sd&m 9

Agenda

• Was ist Wissensmanagement?

• Kurzvorstellung sd&m

• Wissensmanagement bei sd&m

• Die wichtigsten Lehren

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sd&m 10

sd&m AG

81

54

Umsatz

0,0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

80.0

100.0

1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999

Unternehmenszahlen

65

500

626

94

686

413

Mitarbeiter

39

3312727121

168

90.0

Mio. €

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sd&m 11

sd&m AG

sd&m auf einen Blick

München

Düsseldorf Bonn

Frankfurt

Hamburg

Stuttgart

Name:sd&msoftware design & management

Rechtsform:Aktiengesellschaft

Gründung:1982

Aktionäre:Ernst & YoungBayerische Landesbank

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sd&m 12

... für betriebliche Informationssysteme:

Sie dienen dazu, Geschäftsprozesse effizient

zu organisieren und sind Investitionsgüter von

strategischer Bedeutung.

sd&m entwickelt individuelle Software ...

Das Tätigkeitsfeld

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sd&m 13

... zunehmend auch für informationsverbreitende Systeme:

Informationsverbreitende Systeme bedienen sich häufig des Internets, realisieren E-Commerce-Anwendungen und sind dazu mit betrieblichen Informationssystemen gekoppelt.

sd&m konzentriert sich darauf,

Softwareprojekte

gut zu machen – das ist die Kernkompetenz –

... und hat deshalb keine Produkte.

sd&m macht Projekte

Das Tätigkeitsfeld

Lesezeichen fürDr. HermannIdingwww30ipulsys - our brand @Bewag - Das BerlinerEnergie-Programm DaimlerChryslerVertriebsorganisation Deutschland Heyde AG - Unternehmen Andersen Consulting Home Page Ordner "PersönlicheSymbolleiste"sdm.de Fireball Iding Buchkatalog GENIOS Web-Search: SEYMENU(691801/4165) DUDEN online Dokumentvorlage Mitarbeiter Skillverwaltung Das Unternehmen BörseARIVA.DE DIRK Financial News Network Kurse Neuer Markt Vereinigte Wirtschaftsdienste VWD Willkommen zur Gruppe DeutscheBörse aktuelle Börsennachrichten/ÜbersichtFirmenTecoplan AG - Digital MockupTechnology Home of RealNetworks CentralEurope NETlantic - Media NetworkSolutions MEDIALABINFORMATIONSDESIGN GmbHIT-InformationGlobal Technology Communication Information Provider InformationWeek Deutschland META Group Collaborative ITDecision Making News.com PC Webopaedia home page TechWeb vwd InternetServices news aktuell online KongresseSEKE'99 Home Page Media-PlanungLeseranalyse Computerpresse GWP - Medien GWP - Medien - VDI WebRolle - Der Online-Dienst fürdie werbetreibende Wirtschaft GWA 99 SPIEGEL MEDIA MediaLine.Aktuelles Willkommen bei B·A·C Verzeichnis Tageszeitungen inDeutschland wuv-online: MarketingKommunikation Agenturen Medien -Homepage Öffentlichkeit und PRDBI-LINK: SearchZeitschriftendatenbank DPRG-News Dr. Haffa & Partner Presseservice DV-Markt.de: Zeitschritenarchiv Gesellschaft Public RelationsAgenturen e.V. Horizont.net - Marketing WerbungMedien Horizont.net/IT Services IVW Kress Leseranalyse Computerpresse Media-Daten Interactive heißt Siewillkommen MICHAEL DRESSLER -PROFESSIONELLEFOTOGRAFIE MSN - Computer news aktuell online PR COM PR-Guide: Der Online-Dienst fürÖffentlichkeitsarbeit, PR &Kommunikationsmanagement PZ-online Software-Offensive Bayern news aktuell online Koob & Partner PressezentrenWEKA - Pressezentrum BRAIN FORCE SoftwareDeutschland - Index Henschel und Partner - TranslatingTechnology into Business Benefits sd&mProjektseitenThyssen Krupp Stahl DA Projektsteckbriefe Ratingen Auswertung Fotos Cliff Projekt CAESAR Frontpage Schulungs LinksUsenet Etiquette von R.S.Engelschall VHS Saarland Das Internet ABC sIK Bildbibliothek MoM Index sd&m Veröffentlichungen sd&m-Fachartikel Übersicht sd&m Hamburg Homepage Homepage sdm Ratingen Vortraege Offenbach Organigramm SCHITAG ERNST&YOUNGONLINE Interface Hall of Shame UntergeordnetHTML und drumherumWelcome to EyeWire FrameShop Windows HTML Editors Randy's Icon and ImageBazaar Sammlung vonHintergrundbildern Sammlung von Icons Texture Library - Clouds 01 Textures HTML-Einführung Internet2: Who is Internet2 | relaunch.de | Schöne SitesMissing Link - Cyberzine fuerPhilosophie & WebKultur Hagenuk SuchenGENIOSWirtschaftsdatenbanken Information Provider The Argus Clearinghouse Welcome to EncyclopædiaBritannica Online InstitutionenGSF: Institute, BereichGesundheit; MEDIS Homepage BMBF Bayerische Staatskanzlei LiteraturSZ Archiv Inhalt Handelsblatt CD_ROM Datenbanken SPIEGEL online taz Homepage DIE ZEIT MUNICH FOUND Neue Zürcher Zeitung German News,Jahresübersicht stern netscanner MünchenPRINZ_online - DERERLEBNISPLANER -MÜNCHEN SZENEKULTUR KALENDER Landeshauptstadt München -Andere Anbieter LEO -/pub/comp/platforms/pc/networking/tcpip/winsock/mail/clientLudwig-Maximilians-UniversitätMünchen http://www.ifkw.uni-muenchen.de/ifkwint/mainpag...LEO - Link Everything OnlineNewsgroupsAnchorman: alt NewstickerYahoo! 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Peters Gitarrenlinks BÜNDNIS '90/DIEGRÜNEN (BUENDNIS'90/DIE GRUENEN) Comic Connections SpaceWeb Bahnverbindungen inDeutschland Projektgruppe KulturraumInternet Switzerland - Home SoziologieHomepage der Professur fürIndustrie- &Techniksoziologie der TUChemnitz Archiv derSoziologie-Mailinglist Forschungsjournal NeueSoziale Bewegungen SOZIOLOGIE-FAQ V1.8 BDS, SuB 4/95 EJS Home Page Gruppendynamik Institut für Soziologie ÖZS Soziale Systeme SOZIALE WELT Willkommen zur Datenbankder Systemtheorie Informationen zur Soziologieim Internet Soziologie, Uni Köln,Institutsliste Orte Statistisches BundesamtWiesbaden SOZIOLOGIE-FAQ V1.6 Lehrstuhl Prof. Dr. HorstJürgen Helle Soziologie im Internet Soziologie, Uni Köln,Nützliches SFBs in Deutschland Institut für SoziologieMünchen Forschergruppe "NeueMedien im Alltag" UnisLeibniz-RechenzentrumMünchen Einstiegsseite der Bibliothekder Universität Bielefeld PhilosophieHome Page der FernUni VariaBurbs time zone converter Woerterbuecher, Lexika undAbkuerzungen Chefredaktion MEC - Das LeihLexikon Deja News Research Service Infoseek Personal HotBot Autopilot alt.culture WWW World News Qualitätsmanagement imKrankenhaus Deutsches Medizin Forum AltaVista: Simple QueryKrankenhaus ATI Technologies Inc.On-Line Monash University -Department of Medicine -Monash Medical Centre ForschungsprojektOrganisationsforschung-Uni-MainzDiplomarbeiten 1949 - 1995 BMBF Förderprogramme Welcome.AUG INTABS Catalogue Crime &Thrillers CNN Interactive Top of the news ComputerThe Pre Test Lab-ColorManagement CHIP-Online - Netsurf:Shareware Welcome to CHIP Online Thursday, May 15, 1997 -Newest Software atWindows95.com Welcome To Microsoft FAQs und Bugs RealAudio Guide Stac Software Products c't-Redaktion Technical Support for FreeAgent USENET Archiv Managed FTP Entry RealAudio Homepage RealAudio-Basis HTML-Dateien selbsterstellen P. Schmolck: InternetkursHome Page (24. Januar 1996)Web Events BibliophilesUniversitätsbibliothekMünchen KNOe Homepage der BayerischenStaatsbibliothek Die Deutsche Bibliothek Karlsruher Virtueller Katalog(externer Zugang) UniBib und Stabi KNO-K&V WWW-Server VLB WWW-KatalogRecherche MAIL:ORDER:KAISERVersandbuchhandlungHomepage Bibliotheks-Verbund Bayern(BVB)- WWW-Server Libraries Bibliotheken, Buecher undBerichte Wissenschaft WeltWeit /Virtuelle Bibliothek Bielefeld HBZ Deutsche Bibliothekenonline Bibliothekskatalog Muenchen The World-Wide Web VirtualLibrary: German SubjectCatalogue: Politics and socialsciences Verlage und Buchhandlungen Bibliothekskataloge Bibliotheken, Buecher undBerichte The World-Wide Web VirtualLibrary: German SubjectCatalogue: Politics and socialsciences AdressenHow to find out somebody'semail-address WU Phone Book FinanzenFinancial News Network DM Online GT Global - Index Handelsblatt - Internet Editionbusiness channel -http://www.business-channel.deCNNfn - US Stock Markets CNNfn - World Markets CNNfn - Ticker QueryResults PC Quote Online Hoppenstedt-Finanzen Bank 24 - Onlinekurse Wertpapierinformationen Die 30 DAX Werte Die 30 DAXRg-Werte Fidelity Investments Finanzdaten Bo:rsenkurseOnline Direktbank - Homepage Personal Toolbar FolderKurse sd&m - frame - kultur ZeitschriftenComputer-Zeitung [Homepage] Frankfurter Allgemeine Zeitung Handelsblatt impulse (www.impulse.de) It Verlag VDI nachrichten / Aus derRedaktion / Artikel der Woche WEKA - Produkte Wirtschaftswoche - Homepage HMD - Praxis derWirtschaftsinformatik BIZZ Das neue Wirtschaftsmagazinvon Capital - http://www.BIZZ.de SZonNet - Die Süddeutsche Zeitungim Internet. Agenturcafe - Der Recherchepool fürKommunikationsprofis COMPUTERWOCHE c't - magazin für computertechnik Heise News - Ticker: Übersicht KNOe Microsoft GmbH - Homepage [Paperboy] Other Search Engines PAPERBALL (idi) ZDNet Deutschland Yahoo! Deutschland sd&m-Wide-Web ZDF.MSNBC Titelseite GBI - Homepage - HelpDesk 089 / 99 2879-0 X-BIB Homepage Internet Professionell: OptimalePerformance von Webseiten Britannica.com Pressespiegel

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sd&m 14

Die Segmente des Leistungsangebots

Das Tätigkeitsfeld

Entwicklung von Individual-Software

• Fachliche Spezifikation

• Technisches Design

• Programmierung

• Test

• Einführung

• Wartung

... und in Verbindung damit• Reengineering und Ablösung

von Altsystemen

• System-Integration

Beratung in Fragender Informationstechnik

• Geschäftsprozessmodellierung

• Anwendungsarchitektur und -planung

• Projekt-Management

• IT-Organisationsberatung

• Wissensmanagement

• Softwareprodukt-Auswahl

• Software-Entwicklungs-umgebung

• Systemplattformen

• Analysen, Studien, Konzepte, Gutachten

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sd&m 15

Agenda

• Was ist Wissensmanagement?

• Kurzvorstellung sd&m

• Wissensmanagement bei sd&m

• Die wichtigsten Lehren

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sd&m 16

Die Herausforderung für sd&m

• Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit von Individuallösungen versus Standardlösungen

• dramatisch zunehmende technische Komplexität der Systeme

• Projektlaufzeiten werden immer kürzer

• hoher Anspruch an Qualität und Sicherheit bei gleichzeitigem Wachstum

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sd&m 17

Wissensmanagement tut not

• sd&m besitzt heute in ca. 700 Köpfen hervorragendes (spezialisiertes) Wissen

• dieses Wissen ist aber

– “flüchtig”

– nicht immer optimal auf Projekte verteilt

– generell eine knappe Ressource

Wissensmanagement!

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sd&m 18

Ziel des sd&m Wissensmanagements

• Verfügbares Know-how durch Personen und technische Mittel in die Projekte bringen, damit

– sd&m in Entwicklung und Beratung kontinuierlich besser wird

– der Erfolg von sd&m von Einzelpersonen unabhängiger wird

– wichtige Informationen von außen nach innen getragen werden

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Lernende Organisation

Die 5 Säulen des Wissensmanagements

Menschen Organisation

Themen Prozesse

Technologie

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sd&m 20

Erfolgreiches Wissensmanagement hat sowohl „harte“ als auch „weiche“ Aspekte

• Welche Rollengibt es?

• Wer ist derGesamt-verantwortliche?

• Wer ist für welche Themenverantwortlich?

• Wie können dieMitarbeiter zurWeitergabe desWissens motiviertwerden?

Menschen TechnikProzesseOrganisationThemen

• Was soll wie technisch unter-stützt werden?

• Wie kann Wissen möglichst einfachzugänglich gemacht werden?

• Wie kann dietechnischeUnterstützungin die bestehenden Systeme integriert werden?

• Wie sehen dieProzesse fürInformations-sammlung und-bereitstellung aus?

• Wie können siemit den Kern-prozessen ver-zahnt werden?

• Welche Kreisläufesollen gebildet werden?

• Wie erfolgt dasControlling desWissens-managements?

• Wie soll dasWissensmana-gement organisiertwerden?

• Wie kann es imUnternehmenverankert werden?

• Welche Themensollen unterstütztwerden?

• Wie können siestrukturiertwerden?

• Welche Unterthemengibt es?

• Wie sind dieThemen zupriorisieren?

Konzeption des Wissensmanagementsystems

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sd&m 21

Menschen

• Wichtigste Voraussetzung:

Bereitschaft

– Wissen zu teilen und zu vermitteln

– zu lernen

• Kaffeeküchen

• Offene Türen

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sd&m 22

Menschen: Ausgangspunkt bei sd&m

• Zu viele Kaffeeküchen

• 100% Projektorientierung

• Keine ausreichende Zeit, um Wissen zu teilen; Fehler und Problemlösungen wiederholen sich

• Starkes Wachstum mit entsprechenden Problemen

• Technologien mit langen Lernkurven (z. B. 6 Monate bei C++)

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sd&m 23

Menschen: Vorgehen bei sd&m

• Wissensbroker

– verantwortlich für ein Thema

– erfahren

– Vollzeit (idR)

– Rotationsprinzip (1 bis 2 Jahre)

– aus allen Geschäftsbereichen

• Hauptaufgaben

– interne Beratung

– Verantwortung für Wissensspeicher

– Weiterbildung

– Ansprechpartner für externe Partner

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sd&m 24

Themen

• Ausrichtung an Kerngeschäft und Strategie

• Warnung vor Taxonomien

• Einbeziehung möglichst vieler Mitarbeiter

• Regelmäßige Überprüfung

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sd&m 25

Aktuelle Themen

• Qualitätsmanagement

• Konfigurationsmanagment

• Projektmanagement

• Frühe Phasen

• Software-Architektur und Design

• Reengineering

• Software-Wiederverwendung

• SW-Entwicklungswerkzeuge

• Datenbanken

• Middleware

• Internet-Technologie

• Testen

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sd&m 26

Organisation

• Eine „lernende Organisation“ braucht für ihr Wissensmanagement eine Organisationsform

• Wissensmanagement als interner Dienstleister

• Unterstützung und Verantwortung durch Top-Management

• Verankerung im gesamten Unternehmen

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sd&m 27

Organisation: Vorgehen bei sd&m

• Eigener Bereich („sd&m-Technologiemanagement“)

• Ca. 15 Mitarbeiter (von 700), die meisten Vollzeit

• Zentrale Verantwortung

• Berichtsweg des Leiters („chief knowledge officer“) an Geschäftsführung

• Mitarbeiter aus allen Niederlassungen und Geschäftsbereichen

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sd&m 28

Prozesse

• Wissensmanagement-Prozesse müssen sorgfältig geplant werden

• Wissensmanagement muß mit Kernprozessen verzahnt werden

• Kreisläufe!

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sd&m 29

Wert/Nutzenstiften

AnwendenAnwenden

Infrastruktur

LernenLernenLernenLernen

AufbereitenPflegen

(add value)

Kunde

Beschaffen (intern/extern)

SpeichernZugriff

+Verteilen

Wissenskreislauf

Projektteam

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sd&m 30

Wissensmanagement-Prozesse bei sd&m

• Wichtigste Dienstleistung: Beratung

• Verzahnung mit Kerngeschäft (SW-Entwicklungsprojekte)

– Akquisition

– Projekt-Kick-off

– Durchführung

– Projekt-Touch-down

– Qualitätssicherung

• Beobachtung und Messung der Nutzung

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sd&m 31

Technologie

• Unterstützungsrolle für Wissensmanagement

• Einfacher Zugang für alle Mitarbeiter

• Verzahnung mit operativen Systemen

Technik ist jedoch keine Wunderwaffe!

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sd&m 32

Ziel: Bereitstellung von Dokumenten und Vereinfachung des Auffindens von Wissensträgern

UndokumentiertesWissen

Wissens-datenbank

DokumentiertesWissen

Z.B. strukturierte Ablage von

Dokumenten mit Recherchemöglichkeit

Z.B. Mitarbeiter-skillverwaltung

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sd&m 33

Ein Knowledge-Web ist ...

• ... die technische Plattform für Wissensmanagement!

• ... eine unternehmensweite Integrationsplattform für alle Arten von Dokumenten und Datenbanken!

• ... für alle Mitarbeiter einfach und schnell nutzbar!

• ... nach heutigem Stand der Technik ein strukturiertes Intranet mit guten Navigations- und Suchmöglichkeiten!

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sd&m 34

Rubriken

• Mitarbeiter

• Organisationseinheiten

• Kunden

• Projekte

• Service

• Themen

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sd&m 35

Fassaden-Prinzip

• Standardisierte (aus dem MIS generierte) Informationsseiten für

– Mitarbeiter

– Organisationseinheiten (NL, GB, B)

– Projekte

• Dahinter liegen optional individuelle „Homepages“

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sd&m 36

Externe Informationen

• Internet-Korona: alle im Intranet referenzierten Internet-Seiten

• Externe Datenbanken via Replikation mit Lotus Notes und Integration in das sww über Domino-Technologie

– Gartner Group

– Giga

– Ovum

– Forrester

– Handelsblatt

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sd&m 37

Internet-Korona

Intranet

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Internet

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sd&m 38

Skillverwaltung: wie finde ich einen Wissenden?

• Zuordnung durch jeden Mitarbeiter selbst

• von jedem Mitarbeiter frei erweiterbarer Skillbaum

• Suchen kombinierbar und einschränkbar

• Administrator konsolidiert Skillbaum regelmäßig

• kein gläserner Mitarbeiter (nur eigene Skills werden vollständig dargestellt)

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sd&m 41

Gesamtarchitektur

SuchmaschineSuchmaschine

InternetInternetExterneQuellenExterneQuellenIntranetIntranetSkill-

VerwaltungSkill-

Verwaltung

Mitarbeiter-,Projekt-,Kunden-Datenbank

Mitarbeiter-,Projekt-,Kunden-Datenbank

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Zentrale Suchmaschine

• Umfassende Suchmöglichkeit über alle Arten von Dokumenten unter Berücksichtigung der Rubrikenstruktur

• einfache Benutzbarkeit

• ersetzt dutzende unterschiedlicher Suchen im Intra- und Internet

• erlaubt durch gute Strukturierung schnelle Einschätzung der Quelle und der Qualität

• Navigation im Ergebnisraum

• aufbauend auf Technologie von Verity

• DIE wichtigste Intranet-Seite!

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Eine Suchmaschine

Was wissen wir über die Kombination aus Oracle und Adabas?

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sd&m 44

die auch etwas findet

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Agenda

• Was ist Wissensmanagement?

• Kurzvorstellung sd&m

• Wissensmanagement bei sd&m

• Die wichtigsten Lehren

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Die wichtigsten Lehren

• Klare Zielsetzung ist unabdingbar

• Ohne treibende Kraft geht es nicht

• Investitionsbereitschaft muß sein

• Unterstützung durch Top-Management ist essentiell

• Alle 5 Säulen beachten

• Die richtigen Personen finden

• Kreisläufe nicht vergessen

• Technologie: wenn schon, denn schon