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Das Magazin mit Nachrichten und Informationen für unsere Kunden und Interessenten
CHATAusgabe 50 – November 2017
Titelthema:
Der Corporate Conversion Server 2.0
Dokument Services – Revolutionieren Sie Ihre Dokumentenerstellung
Ausgabe von Elektronik-Dokumenten als strukturierte ZIP-Datei
Mailverarbeitung mit der DPF® Automatische Erzeugung von technischen Dokumentationen
Cideon Software und SEAL Systems gehen Kooperation ein
NEU: Der SEAL Gold Service
Dokumente im SAP DVS verwalten und per Sharepoint veröffentlichen
PLOSSYS 4.5.3. ist da
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Dokument Services – Revolutionieren Sie Ihre Dokumentenerstellung
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden2
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PAPE
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Impressum:
Das Magazin CHAT erscheint zweimal jährlich.Nachdruck in Print und Online ist nicht gestattet.
Druckauflage: 4.50050. Auflage
Verfasser: SEAL Systems AGLayout und Gestaltung: Heidi Entner-RuttmannBilder: Konturlicht, Nürnberg
PLOSSYS ist ein eingetragenes Warenzeichen der SEAL Systems AG. SAP, Windows und andere in dieser Zeitschrift erwähnte Computer- und Soft-warebezeichnungen sind Handelsmarken und/oder Warenzeichen der entsprechenden Hersteller.
Bei der VBM Medizintechnik GmbH, einem weltweit agierenden
Unternehmen im Bereich Medizintechnik sollte die Ausgabe von
Etiketten optimiert werden. Die Etikettenerstellung wurde in
diesem Zuge nachvollziehbarer gestaltet, unter anderem durch
das Aufbringen von Statusinformationen. Es wurde außerdem eine
garantierte Lesbarkeit der Etiketten gefordert, ebenso wie eine
Flexibilität des Designs. Mit einer in das SAP System integrier-
ten Output Management Lösung von SEAL Systems wurden diese
Anforderungen komplett erfüllt.
Fordern Sie den Anwenderbericht einfach
mit einer kurzen Mail an
[email protected] an oder
laden Sie ihn über folgenden QR-Code
herunter :
Neuer Anwenderbericht: Etikettendruck aus SAP bei der VBM Medizintechnik GmbH
Neues Tutorial: Office Konvertierung mit eingebetteten Dateien nach PDF/A-2Erfahren Sie, wie Sie verschachtelte Dateien ohne manuelle Zwischenschritte in PDF/A-2 umwandeln.
Dauer: 42 Minuten, Referent: Dr. Uwe Wächter, Business Development
Das Tutorial finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Media/Tutorials.
Neues White Paper: Secure & Pickup PrintingUnser Corporate Output Management System bietet Ihnen eine herstellerunab-
hängige Secure & PickUp Printing Möglichkeit. Indem die Ausgabe des Dokuments
am Drucker nur nach Identifizierung des Benutzers erfolgt, wird höchste Sicher-
heit bei der Ausgabe Ihrer sensiblen und vertraulichen Dokumente garantiert. Wird
Secure & PickUp Printing als voreingestellte Konfiguration ausgewählt, vermeiden
Sie zusätzlich unnötige Ausdrucke. Unsere Corporate Output Management Lösung
funktioniert unabhängig von Herstellern, Modellen oder Hardware-Eigenschaften.
Fordern Sie das White Paper einfach mit einer kurzen Mail an
COM
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 3
Document Services – Revolutionieren Sie Ihre Dokumenterstellung!
Nahezu überall dort, wo intensiv mit Daten und Informationen gearbeitet wird, besteht der
Wunsch, geschäftsbezogene Dokumente oder Etiket-ten einfach und individuell gestalten und verteilen zu können. Mit Document Services von SEAL Systems lässt sich diese Anforderung leicht umsetzen. Und nicht nur das: Mit Document Services bilden Sie den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der indivi-duellen und intuitiven Erstellung bis hin zur analo-gen sowie digitalen Verteilung Ihrer Dokumente ab, ohne dabei auf verschiedene Einzellösungen setzen zu müssen.
von André Schnibbe Ein AnwendungsbeispielBei einem unserer letzten Projekte bestand die Aufgabe darin, den Dokumentenerstellungsprozess sowie die Ver-teilung aller Dokumente im Unternehmen maßgeblich zu optimieren. Dabei sollten Etiketten, aber auch geschäfts-bezogenen Dokumente, wie Rechnungen und Angebote einfach und individuell gestaltet und verteilt werden. Eine der Herausforderungen dabei war, sehr kleine Eti-ketten zu designen. Die Stabilität der Output Prozesse, deren Nachvollziehbarkeit und das Tracking der Jobs hat-ten dabei einen hohen Stellenwert. Das führende System dabei war SAP ERP, in welchem die Prozesse ausgelöst wurden. Eine zusätzliche Anforderung war die Optimie-rung der Windows Output Prozesse, denn zahlreiche Druckermodelle und Treiber, verteilt über mehrere Stand-orte, sorgten für einen hohen administrativen Aufwand.
Mit Document Services von SEAL Systems kann das Unternehmen nun Dokumente (Etiketten, Arbeitspapiere usw.) individuell und einfach erstellen, verteilen und überwachen.
Dokumente erstellenDank des in die Lösung integrierten Dokumentende- signers, der bekannten Textverarbeitungsprogrammen nachempfunden ist, sind die Fachabteilungen nun in der Lage, Dokumentenlayouts selbst zu gestalten, deren Inhalt zu definieren und reproduzierbare Vorlagen zu erstellen. Führend sind hierbei die Informationen aus dem SAP ERP, jedoch wurden weitere Kundendaten- banken eingebunden.
Dokumente verteilen und überwachenBei der Verteilung der designten Dokumente werden insgesamt vier Ausgabekanäle angesprochen. Die ersten beiden Kanäle umfassen den Druck auf heterogenen Multi- funktionsprintern sowie auf Etikettendruckern. Wichtig ist hierbei die ständige Überwachung der Jobs auf
SECURE & PICKUPPRINTINGwith PLOSSYS® netdome
Ausgabe von Elektronik-Dokumenten als strukturierte ZIP-Datei
Daten verarbeiten
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CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden4 CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 5
Großer Mehrwert
Der gesamte Dokumentenlebenszyklus aus einer Hand, inklusive zielgerichteter Beratung
Einfachste Erstellung von Dokumenten und Generierung von wiederverwendbaren Vorlagen
Transparente, sichere und nachvollziehbare Output Prozesse
Konsolidierung der Druckertreiber und Unabhängigkeit von Druckerherstellern
Hohe Investitionssicherheit und Schaffung zukunftsfähiger Dokumentenprozesse
Informationen und Daten stellen die Basis unserer täg-lichen Arbeit dar, egal ob in der Industrie oder der öf-fentlichen Verwaltung, in Krankenhäusern, bei Banken oder in Versicherungen. Diese Daten werden in unter-schiedlichen Systemen – zum Beispiel in SAP-Syste-men, Datenbanken, oder aber in kundenindividuellen Applikationen – gebündelt, aufbereitet und für den gewünschten Geschäftsprozess zur Verfügung gestellt.
Trotz aller Diskussionen rund um Industrie 4.0 und das papierlose Büro ist immer noch das Blatt Papier einer der wichtigsten Träger dieser Daten. Dieses Pa-pier muss für die entsprechenden Geschäftsprozesse erstellt werden, und es muss bestimmten Anforderun-gen entsprechen, um sicher weiterverteilt werden zu können. Doch hierbei treten oft Probleme auf, die mit Document Services leicht verhindert werden könnten.
Papier: Das wichtigste Medium im Unternehmen
Document Services bildet den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente von der Beratung über die Datenbeschaffung und Dokumentenerzeugung bis hin zur gewünschten Bereitstellung ab.
DOCUMENT SERVICES
3
Revolutionieren Sie Ihre
Dokumenten-erstellung!
DOCUMENT SERVICES
SAP
Von einem unserer Kunden bekamen wir vor einiger Zeit die Anforderung, Elektronik-Dokumente als struk-turierte ZIP-Datei auszugeben, wobei die Ordnerstruktur der ZIP-Datei der Stücklistenstruktur entsprechen
sollte. Wie wir das realisiert haben, sehen Sie im folgenden Anwendungsfall.
Im SAP-System des Kunden liegen mehrstufige Material- stücklisten der Geräte-Elektronik vor, wie zum Beispiel:
2. xxx-xxx4. xxx-xxx Platine 6. xxx-xxx Elektr.Bauteil 1 6. xxx-xxx Elektr.Bauteil 2 6. xxx-xxx Elektr.Bauteil 3 6. xxx-xxx Elektr.Bauteil 4 6. xxx-xxx Elektr.Bauteil 5
Hinter jeder Materialnummer in der Stückliste können sich diverse Elektronikdokumente verbergen. Unser Kunde wünschte sich, dass diese Dokumente in Form einer ZIP-Datei abgelegt werden, wobei die Ordnerstruktur der ZIP-Datei der Stücklistenstruktur entsprechen sollte.
Wir entwickelten dafür einen Userexit, der zu jedem Doku-ment die Abfolge der Materialnummern ermittelt und als Parameter in den Auftrag übernimmt. Das Ausgabeskript wiederum legt entsprechende Verzeichnisse für jede Stufe an. Die jeweiligen Dokumente werden dort abgelegt, und zum Schluss wird eine ZIP Datei erzeugt. Für das eigent- liche Zippen verwendet das Ausgabeskript das Perl Modul Archive::Zip.
Das Ergebnis sieht dann so aus:
Erläuterungen zur Struktur: Für den Anwender AW03464 wurde die ZIP-Datei
2.816-192.0.zip angelegt.
Das Verzeichnis auf oberster Stufe heißt genauso wie die ZIP-Datei.
Auf zweiter Stufe gibt es drei Verzeichnisse für die entsprechenden Materialnummern; die zweite dieser Materialnummern hat noch ein weiteres Unterver- zeichnis. Darin liegen die gefundenen Originale der verknüpften Dokumentinfosätze.
Falls mehrere Dokumentinfosätze verknüpft sind, werden deren Originale im gleichen Verzeichnis (Materialnummer) abgelegt.
Als Dateiname wird der ursprüngliche Dateiname verwendet (KPRO_DOCFILE).
Die Originale können verschiedene Applikationstypen repräsentieren. Im Beispiel sind neben der PDF-Datei auch eine JT- und eine STEP-Datei abgelegt.
Wir haben somit die Anforderung des Kunden relativ aufwandsarm realisiert.
Ausgabe von Elektronik-Dokumenten als strukturierte ZIP-Datei
Datenbanken SAP …
Datenpool erzeugen
Dokumen
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Document Service Engine
Print Elektronisch
von Jürgen Gotthardt
Möchten Sie mehr wissen?
Fordern Sie unverbindlich unser White Paper zum Thema Document Services an!
Schreiben Sie einfach eine kurze Mail an [email protected].
Basis einer bidirektionalen SAP-Kopplung sowie mit Hilfe der Administrations- und Überwachsungstools von SEAL Systems. Die User und Administratoren sind somit jederzeit im Bilde über den aktuellen Druckstatus und können im Fehlerfall sofort eingreifen. Die weiteren digitalen Ausgabekanäle umfassen die Verteilung von Dokumenten per Email sowie die Ablage in einem Archiv. Bei der Archivierung wird auf das PDF/A2b Format gesetzt.
Reduktion des administrativen AufwandsAnschließend wurde die Document Service Engine in Richtung eines Corporate Output Management Systems aus-gebaut. Dabei wurden die Windowsdruckprozesse mit Hilfe des SEAL MasterDrivers konsolidiert. Dieser generische Windowstreiber löst die individuellen Druckertreiber verschiedenster Hersteller ab und reduziert maßgeblich den Administrationsaufwand. Weiterhin sind alle Drucker im SEAL Printer Management eingebettet und können dort zentral gepflegt sowie auf Knopfdruck in alle SAP- und Windowssysteme verteilt werden. Die unternehmensweit implementierte Failover- und Loadbalancingarchitektur garantiert zusätzliche Ausfallsicherheit und Lastverteilung bei allen SAP- und Windowsdruckprozessen.
Information
Mailverarbeitung mit der DPF®
CPS
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden6 CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 7
CPS
You have Mail! Mailverarbeitung mit der DPF®
Der Umgang mit Mails gehört im Unternehmen zu einem essenziellen Bestand-
teil der täglichen Arbeit aller Mitarbeiter. Was liegt näher als diese gewohnte
Schnittstelle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verwenden?
Mit dem Mailservice kann die Digital Process Factory (DPF) jetzt IMAP und
Exchange Postfächer überwachen und aus eingehenden Mails
DPF-Aufträge erzeugen.
Die DPF ist eine Ablaufsteuerung für komplexe Dateikonvertierungen.
Folgende Features bringt der DPF-Mailservice mit:
Bei der Beauftragung werden alle Felder der einge-henden Mail (z.B. Betreff, Absender, Mailbody, Attach-ments) als Parameter an die DPF übergeben.
Hat die DPF eine Mail verarbeitet, so kennzeichnet sie diese als gelesen oder verschiebt sie in einen anderen Ordner am Mailserver.
Zusätzlich können in der Konfiguration Parameter voreingestellt werden, die jedem Auftrag mitgegeben werden. Solche Anweisungen müssen dann nicht je-dem DPF-Auftrag extra per Mail mitgegeben werden.
Anwendungsfälle
Eine naheliegende Anwendung für den DPF-Mailser-vice ist die Dateikonvertierung. Dazu werden Para-meter für die Konvertierung, z.B. das Zielformat für eine Konvertierung, in den Mailbody geschrieben. Das Attachement wird in das Zielformat konvertiert und automatisch an den Absender zurück geschickt.
Wichtige Mails zu archivieren ist eine Aufgabenstel-lung, die es in vielen Unternehmen gibt. So lässt sich mit dem DPF-Mailservice eine Lösung aufbauen, die Mails automatisch konvertiert und im SAP archiviert, wenn sie an eine bestimmte Mailadresse weiterge- leitet werden.
Die Qualität von Zuliefer-Dokumentationen spielt eine wichtige Rolle bei der Zusammenstellung von Anlagen dokumentationen. Um zu vermeiden, dass im SAP Dokumente abgelegt werden, die später zu Problemen führen, haben wir kürzlich bei Kunden einen Prozess erstellt, der per Mail eingehende Dokumente auto-matisch auf PDF/A Konformität prüft und bei Proble-men einen Mitarbeiter informiert. Erfolgreich geprüfte Dokumente werden ins SAP eingecheckt. Der Absen-der bekommt in jedem Fall eine Antwort mit einem Protokoll der Prüfergebnisse.
Aus der einlaufenden Mail kann ein Druckauftrag erzeugt werden. In den Betreff schreibt man das ge-wünschte Ausgabegerät. Das Attachement wird zu-nächst nach PDF konvertiert. Diese Datei wird an PLOSSYS übergeben, welches diese auf dem Ausgabe-gerät ausdruckt. So können Sie Gästen in Ihrem Unter-nehmen rasch eine Druckausgabe ohne umfangreiche Systemintegration ermöglichen.
Fazit
Mit dem DPF Mailservice steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich die DPF leicht in bestehende Abläufe integrieren lässt, um Routineaufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen und Mitarbeiter zu ent-lasten.
von Dr. Uwe Wächter
ECM
Absammeln
Checkout
Aufbereiten
Dokumentations-Erzeugung
Automatische Erzeugung von technischen Dokumentationen
geknüpft. Je schneller also die Dokumentation geliefert wird, desto früher erfolgt der Zahlungseingang.
Anlagenhersteller verdienen auch an Aufträgen und Dienstleistungen zur Instandhaltung, Reparatur und Er-weiterung der Anlagen. Umfassende, exakte Anlagen- dokumentationen sind daher die Voraussetzung, um qualitativ hochwertige Leistungen erbringen zu kön-nen. Sie verschaffen einen Wettbewerbsvorteil vor an-deren Reparaturfirmen.
Auslieferung auf Papier und elektronisch
Unsere Lösung erlaubt die automatische Zusammen-stellung der Dokumentation im PDF/A-Format, als strukturiertes PDF oder auf Papier. Für spätere Recher-chen kann die fertige Dokumentation vom Direct Pub-lishing-Prozess automatisch an einer zentralen Stelle im PLM-System oder auf dem Fileserver abgelegt wer-den.
Gesamtinhaltsverzeichnis, Ordnerverzeichnis und Ordnerinhaltsverzeichnisse
Für den Überblick ist ab einer gewissen Menge an Ord-nern ein Gesamtinhaltsverzeichnis nicht mehr ausrei-chend. Ein gesondertes Verzeichnis aller vorhandenen Ordner wird nötig. Jeder Ordner selbst erhält dann wie-derum ein Inhaltsverzeichnis, welches nur den Inhalt des betreffenden Ordners listet.
Kapiteltrennblätter und Registertrenner
Trennblätter zwischen einzelnen Kapiteln können auf stärkerem Papier gedruckt werden. Die Ausgabe dieser Trennblätter erfolgt dann getrennt von der Gesamt- dokumentation auf einem anderen Ausgabekanal. Oder die Gesamtdokumentation erhält an den Stellen anders- farbige Blätter, an denen später ein vorgefertigtes Registerblatt eingelegt werden soll.
Seitenlayout und -nummerierung
Alle Seiten der zusammengestellten Dokumentation erhalten neue, fortlaufende Seitenzahlen. Diese neuen
Automatische Erzeugungvon technischen
Dokumentationen
von Dr. Uwe Wächter
CPS
CPS
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Ein wichtiger Bestandteil jedes Kundenprojektes im Anlagen- und Sondermaschinen-
bau ist die Erstellung einer vollständigen und spezifischen Dokumentation der be-
treffenden Anlage. Diese dient der Beschreibung der Anlage, sowie deren Betrieb
und Wartung oder der Instandhaltung und Reparatur. Abhängig von der Größe und
Komplexität des Produktes umfasst die Dokumentation einige wenige oder mehrere
hundert Aktenordner. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe von
SEAL-Systems Lösungen solche Dokumentationen automatisiert erstellen.
Die Ausgangssituation
Die einzelnen Bestandteile der Gesamtdokumentation stammen aus unterschiedlichen Quellen. Große Teile kommen meist aus einem Redaktionssystem und wer-den von technischen Redakteuren erstellt und gepflegt. Übergroße Zeichnungen liefert die firmeneigene Kon-struktion. Dazu kommen Standarddokumente, sowie Zeichnungen und Wartungsunterlagen von Zukauf-teilen unterschiedlicher Lieferanten. Bedingt durch diese Heterogenität liegen die benötigten Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten und Qualitäten vor. Aber auch die Ablage der verschiedenen Dokumen-te kann im Unternehmen sehr unterschiedlich organi-siert sein.
Die Verknüpfung aller relevanten Dokumentations-teile mit den entsprechenden Positionen der Ferti-gungsstückliste im PLM-System und die Ablage im integrierten DMS wäre die ideale Voraussetzung für eine automatische Dokumentationszusammen-
stellung. In der Praxis muss die Dokumentationsstelle aber mitunter auf Kopiervorlagen in Papier oder Dateien auf einem Fileserver händisch zurückgreifen.
Mühevoll, langwierig und fehleranfällig
Die Zusammenstellung einer umfangreichen Anlagen-dokumentation ist in der Regel eine mühevolle, lang-wierige und auch fehleranfällige Arbeit. Trotz der recht großen Monotonie muss die Arbeit durch hochquali-fiziertes Personal vorgenommen werden, um Fehler zu vermeiden. Fehler können in der Praxis entstehen durch die Verwendung falscher Dokumentversionen und müssen teils billigend in Kauf genommen werden, wenn die abschließende Version noch nicht fertig ist.Die Erstellung der Dokumentation erfolgt außerdem oft unter Zeitdruck, da sie stets der letzte Schritt im Fertigungsprozess ist. Trotzdem sollen alle Änderun-gen bis zur letzten Minute vor der offiziellen Ausliefe-rung noch mit einfließen. An die Lieferung der Doku-mentation sind häufig auch Zahlungsziele der Kunden
Dokumentationserstellung mit SEAL Systems
Cideon Software und SEAL Systems gehen Kooperation
ein
CPS
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden10
PAR
TNER
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 11
Die beiden Softwareunternehmen CIDEON Software GmbH & Co. KG und SEAL Systems AG, Anbieter von Konvertierungs- und Ausgabemanagement- lösungen für SAP, gehen ab sofort eine Kooperation ein. Diese dient der Optimierung und Erweiterung der jeweiligen Produktportfolios in den Bereichen Datenkonvertierung sowie Informations- und Unterlagenbereit-stellung. Das bisherige Lösungsangebot beider Unternehmen bleibt dabei vollständig erhalten.
Wesentlicher Motivator für die Zusammenarbeit sind notwendige Investitio-nen auf beiden Seiten, um die jeweiligen Produkte an neue Herausforderungen wie S/4 Hana und Cloud-Technologien anzupassen.
Produktfokus und Kerngeschäft beider Unternehmen, die seit Jahrzehnten weltweit als Lösungspartner für die Unternehmens-IT sowie für technische und kaufmännische Fachbereiche gelten, liegen in unterschiedlichen, aber themenverwandten Bereichen. Im Rahmen der neuen partnerschaftlichen Zusammenarbeit werden künftig die Kompetenzen rund um Konvertierungs- und Ausgabemanagementlösungen für SAP gebündelt, optimiert und erwei-tert, und die jeweiligen Produkte von beiden Kooperationspartnern gleicher-maßen angeboten. Das bisherige Lösungsangebot beider Unternehmen bleibt dabei vollständig erhalten, wobei Kernprodukte des jeweiligen Kooperations-partners künftig anstelle eigenentwickelter oder zugekaufter Randprodukte eingesetzt werden.
Maßgeschneiderte Softwarelösungen
„Für unsere Kunden verbirgt sich im Bereich Konvertierung und Ausgabe SAP verwalteter Dokumente ein großes Effizienzpotenzial. Mit dem nun gebündel-ten Know-how können wir dieses Potenzial treffsicher erkennen und heben“, sagt Reno Staschinski, Geschäftsführer der CIDEON Software GmbH & Co. KG. Johannes Hesel, Vorstand von SEAL Systems, ergänzt: „Mit dieser Kooperation nutzen wir die Chance, unsere Ressourcen auf die Weiterentwicklung unserer Produkte zu fokussieren. Unseren Kunden gewährleisten wir somit dauerhaft zukunftsfähige Lösungen für dokumentenbasierte Prozesse im SAP Kontext.“
CIDEON Software GmbH & Co. KG und SEAL Systems AG gehen Kooperation ein
von Uwe Schulz
Seitennummern finden sich auch in den oben genann-ten Inhaltsverzeichnissen wieder. Fremddokumente erhalten neue firmeneigene Kopf- und Fußzeilen. Wenn vorhanden können auch fremde Logos durch eige-ne ersetzt werden. So wird für die Gesamtdokumen- tation ein durchgängiges Aussehen im eigenen Corpo-rate Design erreicht. Für die spätere Duplexausgabe werden die Dateien mit ungeraden Seiten aufgefüllt.
Interaktives Inhaltsverzeichnis/Bookmark-Struktur
Für die digitale Ausgabe als PDF sind weitere Navi-gationshilfen möglich, wie beispielsweise interaktive Inhaltsverzeichnisse und Bookmarks. Waren in den ursprünglichen Teildokumenten bereits Bookmarks vorhanden, so werden diese in die jetzt neu erzeugten Bookmarks als Unterbäume mit einbezogen.
Vollständige Integration von Zuliefer-Dokumentationen
Durch Prüf- und Anpassungsverfahren im Direct Pub-lishing-Prozess wird eine nahtlose Integration von Zu-liefer-Dokumentationen in die Gesamtdokumentation gewährleistet.
Automatische Fehlblätter/Platzhalter
Teile der Dokumentation können unter Umständen zum Zeitpunkt der Zusammenstellung der Gesamtdo-kumentation noch nicht fertig sein. An diesen Stel-len werden dann Fehlblätter eingeschoben. Auch die gezielte Erstellung von Teildokumentationen ist vorab problemlos möglich.
Beifügung von Dokumenten im Originalformat
Für die künftigen Betreiber der Anlagen können Ori-ginaldokumente im Applikationsformat (dem Format ihres Erstellungssystems) wichtig sein. Nach Abspra-che können diese im Rahmen der Dokumentationser-stellung mit ausgeleitet und in digitaler, ungeänderter Form vom System durchgereicht werden. Einzelne Teile der zu erzeugenden Dokumentation lie-gen unter Umständen gar nicht in Dateiform vor. Das
sind zum Beispiel Daten, einzelne unformatierte Tex-te, Bilder oder Ähnliches. Diese können mit Hilfe eines integrierten Reportgenerators in PDF aufbereitet und der Dokumentation beigefügt werden. Auf diese Weise sind alle Daten immer auf dem aktuellen Stand.
Monitoring
Gerade bei engen Zeitplänen zur Dokumentations-erstellung ist es wichtig, dass der Fortschritt im Erstellungsprozess und mögliche Probleme schnell und zuverlässig erkannt werden. Wir bieten zahlreiche Mög-lichkeiten, den Ablauf zu steuern und zu überwachen. Zusätzlich werden automatisch Warnhinweise erzeugt (z.B. per Email), um auf unnormale, evtl. unerwünschte Zustände hinzuweisen. An einzelnen Stellen kann im Bearbeitungsprozess auch von vorn herein ein interak-tiver Eingriff vorgesehen werden. Manuelle Prüfschrit-te oder auch nachträgliches manuelles Einfügen von Dokumenten können solche Anwendungen sein.
Customizing
Der Direct Publishing-Workflow kann äußerst flexibel an die besonderen Gegebenheiten und Anforderungen jedes Kunden angepasst werden.
Automatische Erzeugung von technischen Dokumentationen
Der Corporate Conversion Server 2.0
SAP-
NEW
S
MultiserverViele Firmen haben jetzt schon mehr als nur einen Kon-vertierungsserver von SEAL Systems im Einsatz. Bei großem und unternehmenskritischem Durchsatz ist beispielsweise eine Lastverteilung auf mehrere Konver-tierungsserver angesagt. Dann raten wir Ihnen zur Job-beauftragung per Webservice und zur Integration eines Third-Party Loadbalancers. Wir zeigen Ihnen gerne, wie das geht. Unabhängig davon, wo letztendlich der Job ge-rechnet wird: Der Support will nicht mehrere Server ab-suchen müssen, wenn ein Fehler gemeldet wird. Abhilfe schafft hier unser neuer Multitracker.
InterfacesWebservices als Universalschnittstelle sind angesagt. Fast jede neue Integration unseres Corporate Conversi-on Servers nehmen Kunden mittels Webservice vor. Wir haben an dieser Stelle viel gearbeitet, weitere Webser-vices für bereits vorhandene Konvertierungsworkflows erstellt und vorhandene Webservices verbessert.
Neuerdings können Sie dem Corporate Conversion Server auch eine Mail schicken. Diese enthält die zu konvertie-rende Datei sowie Jobparameter. Der Corporate Conver-sion Server schickt Ihnen eine Mail mit der Ergebnisdatei zurück.
Überwachte Verzeichnisse sind Schnee von gestern? In manchen IT-Umgebungen sind sie trotzdem das Mittel der Wahl. Auch bei der Verzeichnisüberwachung haben wir einige Neuerungen eingebaut.
VerarbeitungFür das Zusammenspiel mit dem Corporate Output Management haben wir die Möglichkeit, Jobs asynchron abzuarbeiten, standardisiert. PLOSSYS netdome kann unterdessen seine sonstige Arbeit fortsetzen.
Ihr DMS möchte gerne informiert werden, wenn der Konvertierungsjob fertig ist und nicht ressourcenver-brauchend ständig nachfragen müssen? Wir haben eine Aufruf-Schnittstelle definiert. Wenn Sie uns einen entsprechenden Webservice für Ihr Verwaltungssystem geben, dann melden wir Ihnen die Fertigstellung zurück (Callback).
Natürliche Scriptsprache unserer DPF ist Perl. Wir haben einen großen Schritt in Richtung Java gemacht. Die neue Java Workingunit stellt eine Java-Laufzeit-Umgebung zur Verfügung, die Ihre Java-Applikation nahtlos in unse-rer DPF Umgebung laufen lässt. Und schließlich können Sie mit der neuen WAIT-Working Unit auch einen syn-chronen Ablauf mit anderen Applikationen erzwingen.
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LTH
EMA
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden12 CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 13
Damit unser Conversion Server nicht nur spezielle Aufgaben als zentrale
Konvertierungsdrehscheibe für das DMS von SAP ausführt, sondern wirklich
alle Konvertierungsaufgaben in einem Unternehmen übernimmt, bedarf es
einiger Neuerungen. Deshalb haben wir den Corporate Conversion Server
2.0 mit folgenden Zusatzfeatures entwickelt:
Für alle Konvertierungsaufgaben im Unternehmen:
von Dr. Uwe Wächter
Der Corporate Conversion Server 2.0
NEU: Der SEAL Gold Service
PRO
DU
KTE
Für Kunden, die Software als Service beziehen möchten, für die aber eine Cloudlösung aufgrund von Infrastruk-tur- oder Sicherheitsaspekten nicht in Frage kommt, bie-ten wir den Gold Service an. SEAL Systems übernimmt dabei nicht nur die Installation und Konfiguration der bewährten Konvertierungs- und Ausgabedienste, son-dern auch deren Betrieb. Dies erfolgt durch unser Sup-port-Team, den Spezialisten für alle Servicefragen rund um unsere Produkte.
SEAL Gold Service bedeutet: Sie stellen die Plattform zur Verfügung – wir kümmern uns um die Einrichtung und den Betrieb unserer Lösungen. Umfang und Inhalt des Gold Ser-vice werden dabei individuell auf Ihre Bedürfnisse ange-passt.
In enger Zusammenarbeit mit dem User-Helpdesk des Kun-den analysieren und lösen wir Verarbeitungsprobleme. Die Systeme werden pro-aktiv durch unsere Supportingenieure überwacht. Unterstützt wird diese pro-aktive Systempflege durch automatische Heartbeat-Funktionen, die in regelmä-
ßigen Abständen den Systemzustand überprüfen und im Fehlerfall automatisch das Serviceteam von SEAL Systems informieren. Müssen Systemanpassungen vorgenommen, Softwareupdates installiert, neue Queues eingerichtet oder Konvertierungsparameter angepasst werden, übernimmt dies unser Team.
Ihre Umgebung ist hochsensibel?Kein Problem! Die Abstände, in denen wir Ihr System über-prüfen, können darauf ebenso eingestellt werden, wie auf den Bedarf, den Dienst nicht nur von 08:30 Uhr bis 17:00 Uhr zu beziehen.
Nicht nur für Neukunden!Den Gold Service gibt es natürlich nicht nur für Neukunden. Auch Bestandskunden, bei denen die Ressourcen für die Systembetreuung für andere Aufgaben benötigt werden oder bei denen der aktuelle Systemadministrator in den Ruhestand wechselt, können diesen Service bei SEAL Sys-tems buchen.
Interessiert?Dann sprechen Sie uns an! Ihr Vertriebsbeauftragter oder unser Supportteam stehen Ihnen für Ihre Fragen gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie außerdem in un-serer Broschüre zum Thema Gold Service. Fordern Sie sie einfach mit einer kurzen e-mail an [email protected] an oder laden Sie sie über folgenden QR-Code herunter:
Neu: Der SEAL Gold Service – Wir kümmern uns um den Betrieb unserer Lösungen in Ihrem Unternehmen
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 15CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden14
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Der Corporate Conversion Server2.0
InstallationInstallationen wachsen. Zahlreiche kundenspezifische Erweiterungen haben unseren Corporate Conversion Server im Laufe der Jahre zu Ihrer Lösung gemacht. Bei einem Update der Standardkomponenten sollen na-türlich alle kundenspezifischen Anteile der Installation erhalten bleiben. Wir haben die strikte Trennung von Standardinstallation und kundenspezifischen Erweit- erung noch verbessert.Laufzeitumgebungen von integraler third-party Soft-ware, wie Ace, Tao und Qt wurden aktualisiert.Die neue Version des Corporate Conversion Servers bringt auch eine neue Lizenzierung mit sich. Lizenzen kön-nen entsprechend den Standard-Optionen der DPF viel genauer generiert werden. Das macht die Installation für Sie auch transparenter.
Konverter3D Neutralfiles aus CAD Modellen können mit Hilfe von integrierten ThirdParty Konvertern erzeugt werden. Produkte von PROSTEP, Theorem und Core Technolo-gie kommen zum Einsatz. 3D PDF lässt sich nun um Stücklisteninformationen aus dem SAP ergänzen. So können Sie in der Teilehierarchie auch offline einfach navigieren und bekommen das selektierte Teil optisch anschaulich angezeigt – inkl. Zusatzdaten aus dem SAP, die ursprünglich nicht zur Geometrie gehörten. Ein neuer Office Preprocessor gibt Informationen über die zu verarbeitende Office Datei bevor sie geöffnet wurde.
BetriebDen bekannten Tracker für die Überwachung eines Ser-vers haben wir ebenfalls verbessert:
Ein- und Ausklappen von WU-Blöcken im Protokoll für mehr Übersicht
Springen aus Logfile in den Prozessgraph
Anzeige von Parameteränderungen, die der Prozessmanager vorgenommen hat
Um den Betrieb der DPF in komplexen IT-Landschaften noch mehr zu verbessern kann die DPF jetzt auch per Nagios oder SCOM Systemmonitoring überwacht werden.
DokumentensicherheitDie Kennzeichnung von Dokumenten mit digitalen Signa-turen schafft Klarheit über die Unverändertheit und den Autor. Das kann direkt nach der erfolgten Konvertierung innerhalb der DPF vorgenommen werden.Haben Sie hohe Anforderungen an den Know-how-Schutz und müssen trotzdem Dokumente an Anwender überge-ben? Hier schafft das Aufbringen eines Dokumentschut-zes mittels Digitalem Rechtemanagement vor der Vertei-lung Abhilfe.
Viele dieser Neuerungen stehen unseren Wartungs-kunden kostenfrei zur Verfügung. Sprechen Sie uns an. Die Installation lohnt sich!
Der SEAL Gold Service
Haben Sie Interesse? Gerne beraten wir Sie rund um den
Mehrwert, den der Corporate Conversion Server in Ihrem
Unternehmen schaffen kann.
Dr. Uwe Wächter, SEAL Systems AG
Tel.: 06154 637 372
E-Mail: [email protected]
Kontakt
SAP
CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden 17CHAT- Das Magazin für SEAL-Kunden16
SAP
Dokumente im SAP DVS verwalten und per SharePoint veröffentlichen
Von Lars Palitzsch
Praktisch alle Firmen, die die SAP Business Suite oder S/4 HANA einsetzen, nutzen das SAP Dokumentenver-waltungssystem (SAP DVS) zur Verwaltung von Doku-menten. Das SAP DVS ist im Standard der genannten SAP Lösungen enthalten und bietet vielfältige Möglichkeiten um Dokumente, deren Dateien und Attribute zu verwalten und zu nutzen und mit an-deren SAP Prozessen und Strukturen zu verknüpfen. Dieses Standardverfahren erweitert SEAL Systems um komfortable Möglichkeiten der automatisierten Dokumentenermittlung, der Dokumentenverarbei-tung und Dokumentenausgabe. Im Folgenden berich-ten wir Ihnen über die Nutzung dieser Funktionalität im Kontext der Bereitstellung von Projektdokumen-tationen einer zentralen Landesgesellschaft eines international agierenden Energie- und Automatisie-rungstechnikkonzerns.
Unser Kunde stellt technische Großanlagen und Sonder-maschinen nach Vorgaben seiner Kunden her. Für diese Geräte werden Dokumentationen und technische Spe-zifikationen erstellt, die für den Support durch andere Abteilungen oder auch dem Endkunden zur Verfügung gestellt werden müssen. Dieser Personenkreis hat nicht unbedingt Zugriff auf das SAP System bzw. soll ihn auch nicht erhalten. Daher bestand die Anforderung, diese Dokumente während des während des Projektes, bzw. final beim Projektabschluss, auf geeignete Weise zur Verfügung zu stellen.
Das Ergebnis: Eine einfach zu bedienende Lösung
Die Implementierung stellt dem Kunden eine einfach zu bedienende Lösung bereit, um manuell oder automatisiert die benötigen Dokumente aus SAP zu ermitteln und per SharePoint non-SAP Anwendern bereit-zustellen. Das vermeidet aufwändiges und fehleranfälliges manuelles Bereitstellen, das bei sehr geringen Stückzahlen möglicherweise eine Option ist.
SharePoint als Mittel der Wahl
Für die Bereitstellung fiel die Wahl auf SharePoint, da das System bereits verfügbar war und Möglichkeiten bietet, Dokumente strukturiert zu speichern und darzustellen. In der Praxis wird der Export aus der SAP Dokumenta-tionsstruktur (Dokumentenstückliste) gestartet. Dieser Start kann in unterschiedliche SAP Transaktionen und Prozesse integriert werden. Während des Projektes er-folgt der Start manuell: Immer dann, wenn relevante neue Dokumentversionen erzeugt werden, werden diese im SharePoint bereitgestellt. Bei Projektabschluss erfolgt eine erneute und finale Aktualisierung im SharePoint.
Im SharePoint werden dabei Kopien der Dateien und deren Attribute angelegt, ein direkter Zugriff aus SharePoint auf SAP ist nicht notwendig und in diesem Szenario auch nicht gewünscht.
Mehrere SEAL Systems Produkte im Einsatz
Die Lösung wurde mit den SEAL Systems Produkten Structure Explosion, dem Document Distribution Director (DDD) und unserer Output Management Engine PLOSSYS, inklusive einer SharePoint Queue, implementiertDas Modul Structure Explosion sorgt dafür, dass aus ei-ner Dokumentationsstruktur die für den Export relevan-ten Dokumente ermittelt werden. Das DDD verwaltet diese Dokumentliste und übergibt sie zur Ausgabe an die Output Management Engine. Diese konvertiert, stem-pelt und skaliert die Dateien wenn nötig und überträgt
sie über die SharePoint Queue an das SharePoint. Dort werden die Dokumente in einer SharePoint Dokumenten-bibliothek abgelegt.Damit ist das eigentliche Verfahren so einfach wie Dru-cken aus SAP. Die Herausforderung liegt in der Spezifi-kation der für den Prozess relevanten Dokumente, die dann üblicherweise per Konfiguration identifiziert wer-den können, sowie der Ermittlung der in SharePoint be-nötigten Daten aus SAP. In vielen Fällen und bei sauberer Definition der Strukturen im SAP lässt sich auch das per Konfiguration abbilden. Wenn nicht, stehen Userexits für kundenspezifische Anpassungen zur Verfügung.
Dokumente im SAP DVS verwalten und per Sharepoint veröffentlichen
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PLOSSYS 4.5.3. ist da!
Das neueste Release unserer Output Management Engine ist da: PLOSSYS 4.5.3. Dieses bietet Ihnen viele neue Funktionen und Features, die wir Ihnen im Folgenden genauer vorstellen. Damit setzt PLOSSYS 4.5.3. eine Tradition bereits vorangegangener Releases fort: noch sicherer, noch robuster, noch leistungsfähiger.
Die Auslieferung erfolgt ab sofort in neuen Installationen und bei Updates.
Sichere Kommunikation
Eine sichere Datenübertragung ist seit vielen Jahren mit PLOSSYS möglich. Bisher wurde diese bei Bedarf aktiviert. Da sich die Sicherheitsanforderungen unserer Kunden geändert haben, haben wir die verschlüsselte Datenübertragung jetzt zum Default gemacht. Bei die-ser Gelegenheit wurde auch das verwendete Verschlüs-selungsprotokoll von TLS 1.1. auf TLS 1.2. upgedatet.
Erweiterte PDF Verarbeitung
Die PDF-Verarbeitung haben wir mit PLOSSYS 4.5.3. um zwei Punkte erweitert: Zum einen können Sie damit nun auch sehr große PDF-Dateien (> 2GB) verarbeiten. Zum anderen ist es jetzt möglich, in der elektronischen Ausgabe zusätzlich PDF/A-2 zu erzeugen.
Ausfallsicherer Verwaltungsserver
Bei großen PLOSSYS Installationen – zum Beispiel bei vielen verteilten Ausgabeservern – ist es mittlerweile üblich, einen zentralen Verwaltungsserver zu imple-mentieren. Verteilte Umgebungen lassen sich darüber noch einfacher zentral verwalten. Damit dieser zentrale Dienst nicht zum Single Point of Failure wird, kann er mit PLOSSYS 4.5.3. nun komplett ausfallsicher betrie-ben werden; zum Beispiel wenn man ihn auf einem HA-Cluster mit einem ausfallsicheren Filesystem instal-liert. Das liefert höchste Ausfallsicherheit auch in einer verteilten Systemlandschaft.
Asynchrone DPF Integration
PLOSSYS verwendet seit langem die bewährten Konver-tierungsprozesse der DPF, wenn ein Kunde Applikati-onsformate drucken möchte. Der Klassiker ist beispiels-weise das Drucken von Office-Dateien wie WORD, EXCEL oder PowerPoint. Bisher wurden diese Konvertierungs-prozesse synchron durchgeführt. Das kann im ungüns-tigen Fall dazu führen, dass plötzlich alle Konverter auf das Ergebnis von DPF-Konvertierungen warten, insbe-sondere wenn beispielsweise eine große CAD Baugrup-pe gedruckt wird. Andere Ausgabeprozesse sind dann nicht mehr möglich.Um dies zu verhindern, wurde die DPF jetzt asynchron mit PLOSSYS verknüpft. Das bedeutet, dass PLOSSYS die DPF mit der Konvertierung beauftragt und danach den Konverter wieder freigibt. Im Falle der Ausgabe einer großen Baugruppe aus CAD heraus oder der Mas-senverarbeitung von Office Dokumenten ist es nun also möglich, parallel zur Applikationskonvertierung auch weiterhin beliebige andere Konvertierungs- und Aus-gabeprozesse abzuarbeiten.
Zentraler Pickup-Service
Die Architektur des PickupPrintings haben wir mit PLOSSYS 4.5.3. so umgestellt, dass es jetzt einen zen-tralen Pickup-Server (Verwaltungsserver) gibt. Dort werden Referenzen zu allen Pickup-Aufträgen zentral gesammelt. Authentifiziert sich ein Anwender am Dru-cker, muss die integrierte Pull-Printing Lösung (aktuell die CDDS Lösung von Genius Bytes und Streamline von
Ricoh) nicht mehr jeden PLOSSYS Server fragen, ob es Aufträge für den identifizierten Anwender gibt, son-dern sie fragt direkt beim zentralen Pickup-Server nach. Dies führt in großen Umgebungen mit 30 oder 40 Servern zu einer erheblich reduzierten Wartezeit für den Anwender. Der eigentliche Ausdruck erfolgt immer noch von dem Server, auf dem der Pickup-Job ursprünglich gelandet ist. Kennt dieser Server den Drucker nicht, gibt er den Auftrag an den PLOSSYS IPP-Router weiter. Dieser leitetet den Auftrag auto-matisch an einen PLOSSYS Server weiter, auf dem der gewünschte Drucker für die Ausgabe konfiguriert ist.
Neue Versionen der PLOSSYS Infrastruktur
Mit PLOSSYS 4.5.3. wurden auch easyPRIMA 1.2.7., die OCON 1.5.3. und der SEAL Master Driver 7 freige-geben. In easyPRIMA 1.2.7. haben wir die Windows- und SAP-Integration verbessert und unter anderem zusätzliche Konfigurationsparameter eingebaut. Die REST-Schnittstelle wurde erweitert und verbessert, so dass sich easyPRIMA von externen Systemen noch besser integrieren lässt. Schließlich haben wir Felder aufgenommen, um darüber die PLOSSYS Regel-Engine RUMAN (Rules Manager) zu steuern. Die OCON 1.5.3. ist nun für Windows 10 freigegeben. Auch hier haben wir die Kommunikation zwischen OCON und der Konfi-gurationsdatenbank so angepasst, dass diese jetzt ver-schlüsselt stattfindet.
Neuer SEAL Master Driver
Der SEAL Master Driver in der Version 7 hat ein kom-plett neues Gesicht bekommen. Das liegt daran, dass wir nicht mehr nur die Standard Microsoft Oberfläche um zusätzliche Druckoptionen erweitern, sondern die gesamte Oberfläche selbst gestalten. Der Master Trei-ber ist in der Version 7 von Microsoft zertifiziert und wird ab sofort ausgeliefert.
Booklet-Druck
Der neue Master Driver ermöglicht außerdem, eine weitere neue PLOSSYS 4.5.3. Funktion zu nutzen: Den Booklet-Druck. Dieser wird mit PLOSSYS 4.5.3. kom-plett innerhalb des Ausgabemangements abgebildet, unabhängig von der beauftragenden Applikation. Booklet-Druck können Sie damit nicht nur aus Windows heraus nutzen, sondern auch aus jeder beliebigen
anderen Anwendung, die den entsprechenden Auf-tragsparameter setzen kann. Noch wichtiger ist, dass Sie damit das Thema Booklet-Druck komplett selbst unter Kontrolle haben.
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… schnellPLOSSYS 5 ist auf hohen Durchsatz und kurze Antwort-zeiten ausgelegt. Millionen von Druckjobs am Tag, die in kürzester Zeit zum Drucker müssen? Kein Prob-lem. Das macht PLOSSYS 5 besonders für zeitkritische Anwendungen wie POS- und Labeldruck interessant.
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… serverlessMit PLOSSYS 5 aus der Cloud können Sie Corpora-te Output Management ganz ohne Serverkompo-nenten in der eigenen IT-Landschaft realisieren. Managen Sie Ihre Lösung global in der Cloud, der PLOSSYS Client stellt die Verbindung zum lokalen Drucker her. Und wenn es doch mal mehr zu drucken gibt, sorgt die PLOSSYS Print Appliance für optimale Verteilung zwischen lokaler Verarbeitung und Cloud-betrieb. Übrigens: auch wenn Sie PLOSSYS 5 on-premises betreiben wollen, lässt sich ein Teil der Verarbeitung problemlos in die Cloud auslagern.
© 2017 SEAL Systems AG. PLOSSYS ist eingetragenes Warenzeichen der SEAL Systems AG. Andere in diesem Prospekt erwähnte Computer- und Softwarebezeichnungen sind Handelsmarken und/oder Warenzeichen der entsprechenden Hersteller. Änderungen vorbehalten. Stand: April 2017.
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PLOSSYS 5
SEAL Systems bietet mit PLOSSYS netdome seit 25 Jahren eine robuste und leistungsfähige Corporate
Output Management Engine an, der über 1.500 Kunden vertrauen. PLOSSYS 5, unser neuestes Produkt
aus der PLOSSYS-Reihe, ist in Architektur und Technik speziell auf Cloud-Betrieb ausgelegt, ohne auf die
Möglichkeiten einer Installation on-premises zu verzichten. Beide Betriebsarten lassen sich in Zukunft
sogar kombinieren.
Zentraler Aspekt von PLOSSYS 5 ist seine Microservice-Architektur: Die monolithische Struktur früherer
Produkte wurde aufgebrochen und in kleine, modulare Service-Einheiten aufgeteilt, die flexibel mitein-
ander kooperieren. Dadurch ist PLOSSYS 5 nicht nur in der Lage, für jeden Anwendungsfall die richtigen
Services zu kombinieren, sondern kann auch flexibel auf variable Lastsituationen reagieren. Bei Bedarf
werden einfach mehrere Dienste vom gleichen Typ aktiviert. Dabei kümmert sich PLOSSYS 5 immer um
eine nahtlose Integration, egal ob diese Dienste vor Ort on-premises oder in der Cloud arbeiten.
Mit PLOSSYS 5 nutzen Sie die bewährten Eigenschaften der PLOSSYS-Reihe, und gleichzeitig die aktuellste Softwaretechnik – z.B. für den Betrieb in der Cloud.
Output Management aus der Cloud
Dokument-konvertierung
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Routing
Spooler
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CLOUD DATA CENTER
CLOUD DATA CENTER
Informationenvon Thomas Tikwinski.
PLOSSYS 4.5.3. ist da
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