Self-Service BI Wie agile BI Systeme Informa ... · N München, 18.April 2012 Matthias Spieß Manager Business Intelligence Matthias.Spiess @SHS-VIVEON.com Self-Service BI – Wie

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München, 18.April 2012

Matthias Spieß Manager Business Intelligence

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Self-Service BI – Wie agile BI Systeme Informa-

tionsbeschaffung effizienter machen und warum

Self-Service für einen Fachbereich wichtig ist

Corinna Endres Consultant Business Intelligence

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THESE

In jedem Unternehmen wird Self-Service BI bereits eingesetzt –

nur meist ungesteuert und ohne Plan.

Es ist eher so, dass Fachbereiche in selbst entwickelten BI-

Lösungen wenig unterstützt werden.

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Der Inhalt

01 Traditionelles BI

02 Begriffsabgrenzungen

03 Definition Self-Service BI

04 Marktbeobachtungen

05 Branchenspezifische Unterschiede

06 Chancen und Risiken Self-Service BI

07 Kostenbetrachtung

08 Einführung Self-Service BI

09 Checklisten / Templates Self-Service BI

10 Anbieter von Self-Service BI

11 Fazit / Zusammenfassung

18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 3

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01 Traditionelles BI


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Traditionelles BI mit BIC-Strukturen und ohne BIC Strukturen

Traditionelles BI ist “datenorientiert” - Datenspeicherung

- Datenintegration

- Datendarstellung

fehlender Einbezug der Fachabteil.

standardisierte, statische Reports

und vordefinierte Analysepfade

fehlende Rückkopplungskomponente

komplex und kostenintensiv

oft dem Management vorbehalten

starke Beanspruchung von IT-

Ressourcen

mangelnde Anpassungsfähigkeit an

Geschäftsprozesse

niedriger Return on Investment (ROI)

Traditionelles BI ist “datenorientiert” - Datenspeicherung

- Datenintegration

- Datendarstellung

verschiedene Fachabteilungen mit

eigenen Lösungen

standardisierte, statische Reports

und vordefinierte Analysepfade

IT als Betriebs- und Wartungsabtl.

komplex und kostenintensiv

starke Beanspruchung von

Fachbereichs-Ressourcen

rudimentäre Anpassungsfähigkeit an

Geschäftsprozesse

niedriger Return on Investment (ROI)


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02 Begriffsabgrenzungen


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Begriffsabgrenzung Agile BI, Mobile BI und Self-Service BI

Kombination aus Herangehensweise, Prozessen, Methoden,

organisatorischen Strukturen, Tools und Technologien

-> flexible und schnelle Reaktion auf Änderungen

Mobile BI Agiles

Projektmanagement

Self-Service BI

- online oder offline

Nutzung von BI-Tools

auf mobilen Endgeräten

- sehr dynamisches und

flexibles managen und

steuern von Projekten /

Prozessen

- Ansatz, um parallel zu

einem zentralen DWH

fachbereichsgetriebene

Analysen ohne direkte

Integration in die DWH

Architektur und –

prozesse bereitstellen

zu können


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03 Definition Self-Service BI

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Definitionen

“Self-Service BI make it easier for users to create personalized reports that

reflect their needs better than the standardized reports developed using

traditional BI approaches.”

“…define new ways of viewing and analyzing information.”

“The self-service approach lets end users create personalized reports and

analytical queries while freeing up IT staffers to focus on other tasks –

potentially benefiting both groups. Because self-service BI software is used by

people who may not be tech-savvy, however, it is imperative that the user

interface must be intuitive and easy to use.”

„Self-Service BI ist ein Ansatz, um parallel zu einem zentralen DWH

fachbereichsgetriebene Analysen ohne direkte Integration in die DWH

Architektur und –prozesse bereitstellen zu können“


1 TDWI.org

2 Elisabeth Horwitt auf cio.com

3 techtarget

4 SHS VIVEON

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Fokus / Merkmale und Abgrenzung zu traditionellem BI

schnellere Wege BI / DWH Lösungen bereit zu stellen (Time-to-Market)

Reduzierung der Abhängigkeit von der IT

erweitert die Vision und den Scope eines BI-Systems

personalisierte Analysen direkt aus der Fachabteilung

Abhängigkeit von IT wird reduziert – Konzentration auf Kernkompetenzen

Selbstständige Aufbereitung und Analyse von Daten durch „empowered“ User

Leichterer Zugang zu Quelldaten

Zugang zu „Echtzeit-Informationen“

Effizienter durch die Verknüpfung mehrerer Datenquellen (DWH mit externen

Datenquellen)


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04 Marktbeobachtung


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Was treibt das Thema am Markt* und in den Unternehmen?

Permanente Veränderung der Geschäftsanforderungen

IT setzt neue Anforderungen nicht schnell genug um

Anforderung, eine stärker Analyse-getriebenes Unternehmen zu werden

langsamer oder später Zugang zu Informationen

Unzufriedenheit der Fachanwender mit dem Leistungsumfang des BI

Angebots der IT/BIC

bestehenden Umgebungen sind zu komplex

Verständnis zwischen IT und Fachanwendern ist schwierig

behäbige Releaseprozesse

Technische Restriktionen

*Angelehnt an TDWI Informationen


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05 Branchenspezifische Unterschiede

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Branchenspezifische Unterschiede

Telko

- BI-Systeme mit Historie

- Gute Prozesse und

Analysemethoden

- Sehr gute Grundlage für SS BI

- BI ist Geschäftsmodell

eCommerce

- Wenige Unternehmen mit

gewachsener BI-Struktur

- Meist BICs und DWHs im

Aufbau

- SS BI sehr wichtig bei

schnelllebigem Geschäft

Banking & Insurance

- Oft schwergängige Prozesse

- Komplexe Wertschöpfungskette

- Mehrere Systeme

- Einige Unternehmen ohne

DWHs

- SS BI später sinnvoll

Technology

- BI-Systeme mit Historie (SAP)

- Komplexe Wertschöpfungskette

- Mehrere Systeme

- Grundlage gelegt -> oft

Probleme bei Standard-

Reporting


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06 Chancen und Risiken von Self-Service BI


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Kein unternehmensweites Reporting

Keine einheitliche Definition von Kennzahlen

Ablenkung der User von Kernaufgaben

Überforderung der User ( durch gezielte

Schulungen lösbar)

Inkonsistenzen

Qualität nicht geprüft (technisch / inhaltlich)

Wartbarkeit Spezialwissen in einzelnen

Köpfen

evtl. fehlende Dokumentation

höhere Kosten (Ergebnisse nicht nachhaltig /

mehrere Ausarbeitungen zum selben Thema

möglich)

Auftreten von Insellösungen

Chancen und Risiken von Self-Service BI

Chancen Risiken

Entlastung des BICC und der IT

Flexibilität

Reports/Dashboards sind bedarfsgerechter

Hohe (fachliche) Qualität

Innovative / Kreative Ansätze

Time-To-Market

Quickwins durch Prototyping

Kostenvorteile bei Nachhaltigkeit der Ergebnisse

DWH kann sich auf Kernthemen konzentrieren

bessere Wartbarkeit

Hohe Akzeptanz/Motivation bei den Nutzern

Auch für Nicht-technische User umsetzbar


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07 Kostenbetrachtung


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Bei gesteuerter Einführung von SelfService BI sinken qualitativ die

Kosten im IT / BIC-Bereich

ohne Self-Service BI Anpassung Datenstruktur / Datenmodellierung

Wartung / Support

Analysen

Sonderprojekte / Kampagnen

Anforderungsmanagement

Requestmanagement

Betrieb / Hardware / Software

mit Self-Service BI Anpassung Datenstruktur / Datenmodellierung

Wartung / Support

Analysen



Requestmanagement

Betrieb / Hardware / Software


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Die Kosten in den Fachabteilungen erhöhen sich – aber auch die

Ergebniszufriedenheit

ohne Self-Service BI

Analysen



mit Self-Service BI

Analysen




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Die Kostenbetrachtung gesamt zeigt eine Win-Win Situation –

gleiche oder geringere Kosten insgesamt, mehr Zufriedenheit

ohne Self-Service BI

IT / BIC

Fachabteilung

mit Self-Service BI

IT / BIC

Fachabteilung

• Kostenverlagerung durch Self-Service BI von IT / BIC auf die Fachabteilung

• Qualitativ fachliche Analysen

• Steigerung der Zufriedenheit in beiden Bereichen


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08 Einführung von Self-Service BI


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Viele Fragestellung sollten für die gesteuerte Einführung von

SelfService BI beachtet werden

Tool

User

Sicherheit

Daten

Organisation

Support

Governance

Prozesse

IT/BIC


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Die Einführung von Self-Service BI bei ausgewählten Usern wird

empfohlen – diese müssen gut ausgesucht sein

technisch

- IT-Affinität (MS

Office)

- Kenntnis von

Darstellungstechniken

Skills

fachlich

- Geschäftsprozesse

- Verständnis der

Transformation

Prozesse -> Daten

- Analysenziel

persönlich

- Analytisches Denken

- Kreativität

- Übereifer vs. Angst

- Eigeninitiative

Key-User

- Ansprechpartner

- Datenhintergrund

- Tool-Kenntnisse

- Einhaltung von

Standards


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Toolportfolio aus Sicht IT und aus Fachbereichssicht

Wartbarkeit

Guter 2nd Level Support

Gute Dokumentation

Performance muss bei hoher

Auslastung gewährleistet sein

Berechtigungsmöglichkeiten

SelfService Tool sollte ideal in die

Toollandschaft des Unternehmens

passen

Verknüpfung von Daten aus dem DWH mit

externen Datenquellen

Benutzerfreundliche, selbsterklärende

Oberfläche und Funktionen für nicht-

technisch versierte User

keine „Überflutung“ durch zu viele

Funktionen

Bereitstellung von Reportingvorlagen

(Erweiterbarkeit um zusätzliche

Funktionen)

Self-Service-Analyse, Self-Service-

Reporting und personalisierte Dashboards

Datenausschnitt vom User vorgegeben

leichter Zugang zu Quelldaten für

Reporting und Analyse


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Die BIC- oder IT-Abteilung sollte sich wandeln vom BI-Umsetzungs-

dienstleister zum agilen BI-Self-Service-Dienstleister

Support des Self-Service BI Tools

Organisation und Überwachung von Zugängen, Sicherheit und Qualität

Schulung der Key-User

Enger Kontakt und Abstimmung mit den Key-Usern

Konzentration auf Administrative Aufgaben

Aufrechterhaltung und Monitoring des DWH

Bereitstellung von Daten -> Sandboxing


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Auch die Security in Bezug auf Self-Service BI muss betrachtet

werden – hin zu einer „offenen“ Sicherheit

Datenschutz und Datensicherheit beschreiben und umsetzen

Abgrenzung der Zuständigkeit – Fachbereiche vs. IT/BIC

Schutz der Daten vor „übereifrigen“ Usern -> Sandboxing

Regeln und Vorgaben zur Verwendung der Umgebung

Schulung der User und Key-User auf Datensicherheit


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Eine eigene Governance für Self-Service BI ist notwendig

Daten Templates Kommuni-

kation

Einheitliche KPI

Einheitliche

Dimensionen,

Hierarchien

Festlegung von

„empfindlichen“ Daten

Fachbezogene

Namensgebung

Festlegung von Rollen

und

Verantwortlichkeiten

Änderungen/Neuer-

ungen kommunizieren

Austausch mit IT

Schulungen vom FB

an die IT/BIC

Erstellung von

Checklisten für

Fachbereiche

Vorgaben für

Mindestdoku-

mentation

Standards für Reports

(intern / extern)

Governance

Kernaussage: es ist eine eigene Governance und eine eigene

Architektur und eine ergänzte Organisation nötig


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Änderungen in Prozessen müssen vorgedacht und einheitlich

umgesetzt werden, um Self-Service BI erfolgreich zu machen

Request Prozesse Incident Prozesse

Organisation - Aufnahme von Self-

Service Reports ohne

Governance-Vorgaben

- Personen, die Incident

von nicht DWH

Entwicklungen

entgegennehmen

Flexibilität - schnelle Antworten

- schnelle Einarbeitung in

unbekannte Themen

- schnelle Antworten

- schnelle Einarbeitung in

unbekannte Themen

Sonstiges - Dokumentation von Self-

Service Reports

- Übergabe-Infos an

Request


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Sandboxing

Managed BI

Services

Fachliche

Analysebe-

reiche

Technische Bereitstellung eines Datenbankbereichs für personalisierte Datenhaltung

Einbindung von autonomen Sandboxen als Basis für ein integriertes Reporting

Sandboxing ermöglicht einfache Integration von externen Daten, Excel-Listen, Flatfiles bis hin

zur individuellen komplexen ETL-Implementierung von geschulten Power Usern

Individuelle Datenmodellierung und Bereitstellung von Data Marts möglich

Zentrale Bereitstellung der Reports z.B. in Sharepoint mit Zugriffskontrolle und –monitoring

Tracking und Monitoring von Änderungen, fachliches Dictionary, Prozess-Monitoring

Planung der Datenaktualisierung zur Ressourcensteuerung

Frühzeitige Indikation von Bedarfen

Generische Data Marts als Basis für Ad hoc Reporting

Bereitstellung von flexiblen Auswertungsmöglichkeiten

Steuerung der Beladung und Weiterentwicklung der Data Marts durch den Fachbereich

Anpassungen und Änderungen durch die IT allerdings ohne Integration in die DWH-ETL-

Prozesse erforderlich

Es gibt verschiedene Ansätze zur Umsetzung von Self-Service BI

Dynamische

ETL-

Prozesse

Bereitstellung von konfigurierbaren bzw. eingeschränkten ETL-Applikationen zur

Implementierung einfacher ETL-Prozesse („ETL light“) unter Verwendung von Standard ETL-

Tools oder individuellen Frameworks

Unterstützung von Flexibilität und Automatisierung bei der Anbindung von externen Daten


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Self-Service BI im EDWH mittels Sanboxing

Enterprise Data

Warehouse

Sandboxes Developer

Business Analyst

Enduser


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09 Checklisten / Templates Self-Service BI

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Für die gesteuerte Einführung von Self-Service BI sind Checklisten

und Templates nötig, die standardisiert vorzubereiten sind

Checklisten für - Incidentmanagement

- Reporterstellungen in den Fachbereichen

- Analyseergebnisse

- Testvorgehen

Templates für - Dokumentationen

- Mindest-Dokumentationen

- Metadaten

- Anforderungsmanagement

- Incidents

- Analysedurchführungen

Checkliste TestRelevancy

Final Original

Reference No1 - Individuelle Leistungsmessung4 - Reporting1 - Individuelle LeistungsmessungMeasure Def StatusMeasure Group Universe

1 1 1 Contact processing time Contacts yes

2 1 1 Offered customer contacts Contacts yes

3 1 1 closed customer contacts Contacts yes

4 1 1 documentation ratio call code Contacts restricted

0

Datum AnfordererUmgesetzt

durch

Datum

Umsetzung

Umsetzung

sgrad

28.05.2012 T.Anding MSP 31.05.2012 100%

01.06.2012 SDZ ZDF 31.08.2012 100%

Reportersteller

Report Musterfrau

mailto:[email protected]

Template Report-MetadatenBeschreibung Report

Ansprechpartner

Max MustermannDatenstand

Betrachtungsebene Zeitpunkt Aktualisierung

1. ABCLink

2. DEF

täglich, bis 9:00 Uhr

Quellsysteme Übersicht Kennzahlen

Hinweise - z.B. Probleme oder wichtige Änderungen

Kurzbeschreibung der einzelnen Sheets

Sheet A: …

Sheet B: …

Übersicht Empfänger

<Namen der Empfänger>

Hinweise

Beschreibung

Wunsch Umsetzung

Modification log

Wunsch Ergänzung

Sheet C: …

Template Analyse

= Technical names

Status Dimension Attributes

finished ActivityType ID ActivityType_Code

Table name activity_type

Attribute name activity_type_code

1 TICKET

2 SECONDARY

3 ACTIVITY


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10 Anbieter von Self-Service BI


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Die Übersicht zeigt mögliche Tools für Self-Service BI – oft sind

aber auch vorhandene Tools anpassbar

InformationBuilder „WebFocus“

IBM Cognoss Express Reporter

SAP-BusinessObjects-BI-OnDemand

Tibco „Spotfire“

Tableau Desktop

QlikView

Microsoft PowerPivot


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11 Fazit / Zusammenfassung


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Zusammenfassung

… nützt den Fachabteilungen und stärkt die Akzeptanz der vorhandenen BI-

Strukturen

… gesteuerte Einführung führt zur Homogenität und Akzeptanz und wird als

professionelles Vorgehen angesehen

… angepasste Governance, Prozesse und Architekturen führen zu sinnvollem

Wartungsaufwand in BI- und IT-Abteilungen

… Wissen über Chancen und Risiken ermöglichen erfolgreiche Einführung

von Self-Service BI

… 4 unterschiedliche Möglichketen für eine gesteuerte Einführung:

Sandboxing / Managed BI Services / Dynamische ETL-Prozesse / Fachliche

Analysebereiche

Self-Service BI ist ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz und Weiterführung

von BI-Strukturen in der Zukunft – ohne Self-Service BI kein langfristiges BI


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HERZLICHEN DANK FÜR IHRE

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Matthias Spieß Manager Business Intelligence

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Corinna Endres Consultant Business Intelligence

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Die SHS VIVEON AG ist ein Business- und IT-Beratungsunternehmen für

Unternehmenssteuerungs- und Customer Management Lösungen

Düsseldorf

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Standort & Kunden

Kunden

Wien

Gründung: 1991 in München (börsennotiert seit 1999)

Tochtergesellschaften: GUARDEAN GmbH, SHS VIVEON Schweiz AG,

SHS Viveon GmbH

Leistungsfokus: Business Intelligence

Data Warehouse

Customer Value & Analytics Management

Customer Interaction & Applications Management

Customer Risk Management

Credit Management

Zielbranchen: Telco/Media/Technology

Finance & Insurance

Pharma & Healthcare

Industry & Commerce

> 200 Mitarbeiter (DACH)

> 200 Kunden in 15 Ländern

6 Standorte in 3 Ländern

25 Mio. EUR Umsatz (DACH)


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