Shared Service Center im Mittelstand Ergebnis einer empirischen Untersuchung zu Umsetzungsstatus und -herausforderungen

Studie

Vorwort 3

Executive Summary 4

1 Einleitung 7

2 Verstndnis von Shared Service Centern 8

3 Vorgehensweise und Befragungsteilnehmer 10

4 Ergebnisse 12

4.1 Verbreitung des SSC-Konzepts im Mittelstand 12

4.2 Interview: Shared Service Center im Mittelstand 17

4.3 Prozess und Erfolg der SSC-Implementierung 20

5 Fazit 28

ber die Herausgeber 30

Glossar 31

Inhalt

2014 KPMG AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft der KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhngiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative (KPMG International), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.

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Shared Service Center (SSC) sind ein bei zahlreichen Grounternehmen eingesetz-tes und praxiserprobtes Organisationskonzept. Ziel des Konzeptes ist die Bnde-lung repetitiver Prozesse der Supportfunktionen in einer organisatorischen Einheit dem Shared Service Center (SSC). Mit der Bndelung und Standardisierung der Prozesse werden signifikante Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Steigerung der Transparenz und Prozessqualitt erreicht.

Die positiven SSC-Erfahrungen der Grounternehmen erhhen die Relevanz des Konzeptes auch fr den deutschen Mittelstand und zeigen hier Handlungsbedarf auf. Aufgrund der vergleichsweise geringeren Gre und kleineren Volumina stellen sich fr mittelstndische Unternehmen jedoch andere Herausforderungen bei der Implementierung und dem Betrieb eines SSCs. Im Mittelpunkt stehen Fragen nach der SSC-Eignung von Prozessen, den Voraussetzungen fr eine erfolgreiche Imple-mentierung, nach Projektdauer und -kosten, nach der Standortwahl sowie nach Praxisbeispielen und Erfolgsfaktoren.

Bisher erschienene SSC-Studien untersuchten vor allem den Umsetzungsstand und Erfolgsfaktoren bei Konzernen; der Mittelstand wurde bislang nicht empirisch betrachtet. Dass das Thema SSC jedoch fr mittelstndische Unternehmen durch-aus von groer Bedeutung ist, zeigt sich in der zunehmenden Implementierung von Shared Service Centern im Mittelstand.

Diese Studie zeigt erstmalig die Verbreitung des SSC-Konzepts im deutschen Mit-telstand auf. Sie gibt Antworten darauf, wo und in welchem Umfang SSC einge-setzt werden, welche Ziele damit verfolgt und erreicht wurden und welche Fakto-ren fr eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind.

Dsseldorf und Gttingen, im Februar 2014

Andreas Reimann Partner, Consulting KPMG AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft

Prof. Dr. Michael Wolff Professurinhaber Professur fr Management und Controlling Georg-August-Universitt Gttingen

Vorwort

2014 KPMG AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft der KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhngiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative (KPMG International), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten.

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Executive Summary

Grounternehmen implementieren seit Jah-ren SSC fr ihre administrativen Funktionen. ber die Verbreitung von SSC im Mittel-stand gab es bisher kaum Erkenntnisse. Fr diese Studie haben 121Mittelstnd-ler Antworten zum Umsetzungsstatus und zu Herausforderungen des SSC-Konzepts gegeben. Die Befragung hat gezeigt, dass mittelstndische Un-ternehmen das Konzept erfolgreich nutzen.

Erfolg80 Prozent erreichen SSC-Ziele in hohem Mae Seite 23

80%

Kosten78 Prozent schtzen die Implementierungs- kosten auf unter eine Million Euro Seite 21

78%

TrendVerbreitung von SSC zunehmend auch bei kleineren Mittelstndlern Seite 12

53%Nutzung53 Prozent der Unternehmen haben SSC-Erfahrung, ins-besondere bei Finance & Accounting und IT Seite 12

2014 KPMG AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft der KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhngiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative (KPMG International), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. KPMG und das KPMG-Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.

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55%Investitionssicherheit55 Prozent erzielen die Amortisation in ein bis zwei Jahren Seite 22

Standorttreue68 Prozent grnden SSC am Stammsitz des Unternehmens Seite 16

68%

Dauer80 Prozent implementieren das SSC in weniger als zwei Jahren Seite 20

80%

ZieleVerbesserte Prozessqualitt, Kontroll- und Steuerungsmglichkeiten sind wichtiger als Kostensenkung Seite 14

ErfolgsfaktorenKlare Prozessdefinition und Aufgabenteilung, konsequente Umsetzung Seite 25

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Bei der Einfhrung eines Shared Service Centers (SSC) werden Funktionen, die vorher auf mehrere Unternehmens-einheiten verteilt waren, in einem Verantwortungsbereich dem Shared Service Center physisch und organisatorisch zusammengefasst. Bei diesen Funktionen handelt es sich typischerweise um Untersttzungsleistungen in Form von Verwaltungs- und Administrationsprozessen. Ein SSC ist darauf ausgerichtet, marktfhige Dienstleistungen zu einem wettbewerbsfhigen Preis fr die spezifischen Bedrfnisse interner und externer Partner anzubieten.

Insbesondere bei Grounternehmen sind SSC ein bereits seit Jahren weit verbreitetes Konzept zur Gestaltung von Untersttzungsfunktionen. Eine aktuelle Studie der KPMG und der Universitt St. Gallen zeigt, dass mittlerweile 74Prozent der Grounternehmen mindestens ein SSC implementiert haben.1 Aus der vorhandenen Gre und den Prozessvolumina ergeben sich Potenziale zur Nutzung von Skaleneffekten. Kosteneinsparungen resultieren vor allem aus den hohen Transaktionsmengen, die in einem Center of Scale (CoS) verarbeitet werden. Fr den Mittelstand ist daher die Erreichung einer kritischen Masse im CoS wichtig fr den finanziellen Erfolg der SSC-Einfhrung.

Allerdings bieten SSC nicht nur Ansatzpunkte zur Kosten-senkung. Vielmehr knnen sie auch dazu dienen, dezentrale und heterogene Prozesse zu bndeln und auf Basis einheit-licher Prozessmodelle zu standardisieren. Durch diese Stan-dardisierung wird primr die Transparenz verbessert und die Prozessqualitt erhht. Diese Vorteile sind grenunabhn-gig und daher insbesondere fr mittelstndische Unterneh-men relevant.

Vor dem Hintergrund der Besonderheiten mittelstndischer Unternehmen gibt die vorliegende Studie unter anderem Antworten auf die folgenden Fragen:

Die Grundlage der Untersuchung bildet eine empirische Studie, die von Prof. Dr. Michael Wolff, Laura Jacobey und Johannes Sauset an der Professur fr Management und Controlling der Georg-August-Universitt Gttingen in Kooperation mit Andreas Reimann, Jonathan Dienlin und Thomas Oschlisniok der KPMG AG Wirtschaftsprfungs-gesellschaft durchgefhrt wurde.

1 Vergleiche KPMG-Studie Shared Services fr Controlling-Prozesse (2013)

Einleitung

Wie sieht der aktuelle Umsetzungsstand von SSC bei deutschen Mittelstndlern aus? Welche Ziele wurden mit der Einfhrung eines SSC verfolgt? Wurden diese Ziele erreicht?

Welche Herausforderungen der Implementie-rung sind von besonderer Bedeutung und wie kann ihnen erfolgreich begegnet werden? Welche Kosten sind mit einer Implementierung verbunden, wie lange dauert die Umsetzung und wann ist mit einer Amortisation zu rechnen?

In welchen Verwaltungsbereichen wurden SSC implementiert, wo wurden diese aufgebaut und was waren die Grnde dafr?

2014 KPMG AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft der KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhngiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative (KPMG International), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten.

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In Forschung und Praxis versteht man SSC als selbststn-dige Unternehmenseinheiten, die interne Untersttzungs-leistungen im Rahmen von Verwaltungs- und Administra-tionsprozessen zentral erbringen.

Bei der Einfhrung eines SSCs werden gleichartige (Teil-)Prozesse aus den unternehmensweiten Geschftsberei-chen herausgelst und in einem unabhngigen Verantwor-tungsbereich gebndelt. Als interner Dienstleister agiert das SSC somit als Lieferant im Konzernverbund zwischen den diversen Geschftsbereichen. Das SSC ist darauf aus-gerichtet, marktfhige Dienstleistungen zu einem wettbe-werbsfhigen Preis fr die spezifischen Bedrfnisse sowohl interner als auch externer Partner anzubieten.

In der Regel kann zwischen zwei Arten von SSC unter-schieden werden:

Die Zusammenfhrung von Untersttzungsleistungen in einer separaten Einheit fhrt zu einer strkeren Prozessori-en