Shared Services für die

Kärntner Gemeinden

Dipl.-Ing. Manfred Wundara

GIZ-K

Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH

Land Kärnten

Gesellschafter

Kärntner Gemeindebund

Stadt Villach

Stadt Klagenfurt

GeschäftsführerGeneralversammlung

AufsichtsratLenkungsausschuss

Externer Beirat

„Mit moderner IT an die Spitzeösterreichischer Verwaltungen!“ Standards

BeratungBegleitung

Gemeindegrößen in Kärnten

bis zu 1.000 Einwohner 8 Gemeinden

von 1.001 bis 2.500 Einwohner 70 Gemeinden

von 2.501 bis 5.000 Einwohner 35 Gemeinden

von 5.001 bis 10.000 Einwohner 11 Gemeinden

von 10.001 bis 20.000 Einwohner 5 Gemeinden

von 20.001 bis 50.000 Einwohner 1 Gemeinde

darüber 2 Statutarstädte

Die durchschnittliche Kärntner Gemeinde ...

... hat 10 PC-Arbeitsplätze im Netzwerk

... betreibt 1 Server

... hat 0,15 IT-Betreuer/innen

... betreibt 5,5 Mobiltelefone

... hat 1 Telekommunikationsanlage

... kauft Ihre IT aus einer Hand (Kommunalsoftwareanbieter)

... setzt ein Standardkommunalsoftwarepakte ein und hat dafür einen

Softwarewartungsvertrag

... gibt zwischen 0,5 % und 1 % ihres Gesamthaushaltes für

Informationstechnologie aus

... hat keine bis wenige E-Government Anwendungen im Einsatz und

sieht Probleme bei der Einführung und Umsetzung von E-Government

GIZ-K - Shared Service Center

Standardisierung und Beratung

Angebotsoptimierung und Preisvergleiche (Hardware,

Software, Mobiltelefonie)

Anforderungsanalysen und Projektmanagement (z.B.

Hardware- und/oder Softwareumstellungen)

Einführung von E-Government-Standardkomponenten (z.B. Homepage, Formulare, Vorgangsbearbeitung, Zustellung)

IT-Sicherheit in den Gemeinden

Betreuung und Koordination von Interessensplattformen (z.B. alle Gemeindekunden eines Lieferanten vernetzen)

Informationsveranstaltungen

GIZ-K Vorgehensweise

Analyse

Strategie- & Zieldefinition

Standards, Konzepte &

Empfehlungen

Information & Veranstaltungen

Kooperationsprojekte & Projektbegleitung

Qualitätssicherung

GIZ-K

Leistungskorb

Gemeindehomepage

Anfang 2008 nur 14 Gemeindehomepages barrierefrei

Stand Juni 2010: In Summe ca. 100 Gemeinden mit modernem Webauftritt

(72 davon gefördert durch Verein Aktive Gemeinde)

34 Gemeinden nutzen zentrales CMS (RedDot) für die Gemeindehomepage

Amtliche Informationen auf dem Verwaltungsportal der Kärntner

Gemeinden (www.ktn.gv.at)

www.gemeinde.gv.at: bis dato 39 Gemeinden umgestellt

Neues Pflichtenheft (Version 2010) für Gemeinden verfügbar

Zentrale Services für Homepages: Content Syndizierung,

Formulareinbindung, Wetterservice, RSS-Feeds, Veranstaltungskalender,

Vereinsverzeichnis, ……

Projekt ausgezeichnet mit dem E-BIZ Award 2008 (Kärnten) in der

Kategorie „Barrierefreiheit“

Online-Formulare

70 Formulare online – kontinuierliche Qualitätssicherung

gemeinsam mit Kärntner Gemeindevertretern

Erarbeitung neuer Formulare in verwaltungsinterner

Arbeitsgruppe

1 Antragspostfach bzw. Schnittstelle für alle Formulare

GIZ-K Formularservice mit E-Government Gütesiegel

ausgezeichnet

Nächstes Ziel: Formular-Nutzungsquote erhöhen, Marketing-

Offensive gemeinsam mit Gemeinden

Reichweite der E-Formulare

97 Gemeinden haben sich bereits verbindlich angemeldet!Reichweite: 3 von 4 Kärntner/innen (inkl. Villach und Klagenfurt)

Durchgängige Prozesse

Copyright: DI Peter Reichstädter, 2008

Big Picture des E-Governments

Homepage

Information

(help Content

Syndizierung)

Online-

Formulare

help.gv.at

amtsweg.gv.at

mündlich,

schriftlich,

E-Mail,

Online-

Formulare

Dokumenten

digitalisie-

rung

Digitales

Postein-

gangsbuch

Protokol-

lieren Bearbeiten Abfertigen

Elektronischer Akt

Am

tssi

gnatu

r Versand

E-Mail

Zustell-

dienst

Kommunal-

software

Integration Fachanwendungen

Referenzregion Kärnten – Teilnehmer der Städtebund-

Leitinitiative „E-Government-Referenzstädte“

Ziel: vollständig durchgängige elektronische Prozesse

Digitales Eingangspostmanagement– Pilotprojekt mit Ruden, Griffen, Glanegg (Acta Nova/PSC)

– Pilotprojekt mit Rosegg, Wernberg (Comm-Unity)

Integration Online-Formulare– Pilotprojekt Radenthein (Comm-Unity - Fallbeispiel „Reservierung

Nockhalle“)

– Pilotprojekt Wolfsberg (Integration Formulare in ÖKOM

Rathausmanager)

CNC-Gemeinden 2010 (Kärntner Behördennetz)

Alle Kärntner Gemeinden angeschlossen (mind. 4 MBit)

Zentrale Security (Firewall, Proxy mit Content-Filter)

Voice-Over-IP Lösungen im Betrieb

Hosted Exchange für 1200 Postfächer

In Umsetzung:

– Zentrale Virenschutzverteilung und Patchmanagement

– Backupservices

– Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung (Meta Active

Directory)

– ASP-Lösung für den Betrieb kommunaler Software und des

Fileservices

Amtssignatur und Duale Zustellung

Amtssignatur für alle Erledigungen, die unter das AVG

fallen und elektronisch erstellt wurden, ab 1.1.2011

unter bestimmten Bedingungen notwendig

Duale Zustellung verbindet konventionelle Zustellung

mit elektronischer Zustellung

– Intention: so viel wie möglich elektronisch zustellen

– Wenn elektronische Zustellung nicht möglich,

Überführung in konventionelle Zustellung (Druck,

Kuvertierung, Versand)

Amtssignatur und Duale Zustellung

Kostenersparnis (Beispiele lt. Erhebung 2009)

Annahmen für nicht-nachweisliche Sendungen (einfache Post)

– 20% Duale Zustellung (20% Druckstraße, 80% Registered Mail)

– 70% Duale Zustellung (95% Druckstraße, 5% elek. Zustellung)

– 10% herkömmlich Abwicklung (wie bisher)

Einsparungspotenzial:

– Feistritz/Gail (2490 Sendungen): € 1.879,-

– Hohenthurn (2650 Sendungen): € 2.015,-

– Sittersdorf (12507 Sendungen): € 8.353,-

– Pörtschach (13975 Sendungen): € 15.383,-

– Radenthein (18230 Sendungen): € 12.880,-

– Feldkirchen (145620 Sendungen): € 104.191,-

Amtssignatur und Duale Zustellung

Shared Service Angebot

Nutzung bestehender Infrastruktur als Shared Service

Abschluss eines Rahmenvertrages für alle Kärntner

Gemeinden (im Rahmen der Leitinitiative „E-Government

Referenzstädte“ des Österreichischen Städtebundes)

Unterstützung der Gemeinden bei der Erstellung, dem Bezug

und der Einführung der Amtssignatur

Individuelle Beratung der Gemeinden bei der Einführung der

dualen Zustellung

Standardisierte Entwicklung von Schnittstellen aus den

kommunalen Fachanwendungen

Zeit- und Betriebsdatenerfassung

… als Shared Service im CNC Gemeinden

– Zeit- und Leistungsbuchungen ausschließlich in elektronischer Form (stationär und mobil)

– Eindeutige Zuordnung der Projekte, Aufträge und Tätigkeiten

– Standardisierte Schnittstellen zu den Lohnverrechnungssystemen

– Reporting: Auf Knopfdruck alle wesentlichen Informationen über alle Mitarbeiter/innen, laufende Projekte und Tätigkeiten

– Verortung von Objekten (bei mobiler Lösung)

– Routenaufzeichnung für Fahrzeuge

E-Gästeblatt und Tourismusmonitor

… als Shared Service Angebot für Gemeinden, Tourismus-

regionen und Beherbergungsbetriebe

– Elektronische Übermittlung der Meldeblätter an die Gemeinde (keine Kosten

für Meldebücher und Abgabewege)

– Übernahme dieser Meldeinformationen in die Kommunalsoftwarepakete

(standardisierte Schnittstellen)

– Weiterleitung der relevanten Daten an die Tourismusregionen

(Tourismusmonitor)

– Dadurch:

• Deutliche Kosteneinsparung durch Reduktion des Verwaltungsaufwandes in den

Gemeinden und den Tourismusbüros

• Tagesaktuelle Auswertung und Statistik zu Nächtigungszahlen

• Nutzung der vorhandenen Software in den Betrieben (Schnittstelle) bzw. Beistellung

einer kostenlosen Software

• Alle touristisch relevanten Auswertungen auf Knopfdruck verfügbar

• Aussagekräftige Prognoserechnungen

Zentraler Helpdesk

Eine kompetente Ansprechstelle

Lösungsverantwortung wird klar geregelt und delegiert

Überwachung der SLAs mit den Partnern und Lieferanten

CNC-weite Kommunikation von Problemen

Entlastung der IT-Beauftragten in der Gemeinde

Kontinuierliche Verbesserung der IT-Qualität in den

Gemeinden

IT-Sicherheitsoffensive

Zentrale Sicherheitsrichtlinien erlassen

Kooperation mit der Wirtschaftskammer Kärnten – Security Experts

16 autorisierte Dienstleister, derzeit 37 Gemeinden angemeldet, Analyse

in 21 Gemeinden durchgeführt

Analyse erhebt den aktuellen IT-Sicherheitsstand; gewonnene

Erkenntnisse:

– Keine Betriebssystemupdates, keine Kennwortrichtlinien, lokale

Administrationsrechte, fehlende Sicherung lokaler Daten (ASP-Gemeinden),

keine IT-Dokumentation, keine Schriftlichkeit von Anweisungen, etc.

Kosten gestaffelt nach Arbeitsplätze

50% Förderung durch Gemeindereferent LR Dr. Josef Martinz

Interessensplattformen

Ziele

Marktinteressen der Gemeinden bündeln (gemeinsame

Interessen, Forderungen und Erwartungshaltungen)

Wartungsverträge an marktkonforme Konditionen anpassen

Informations- und Meinungsaustausch zwischen den

Gemeinden fördern

Vorgehensweise

Ausgangslage sind laufende Evaluierungen (z.B. IT-

Infrastrukturerhebung)

Gemeinden in Workshops zusammenführen

GIZ-K koordiniert, vermittelt, dokumentiert

CNC-Gemeinden (Behördennetz für 132 Gemeinden)

ProxyFirewallContent-

filter

E-Mail

Hosted Exchange

Patch-

Management

Kommunalsoftware als

SaaS-Lösung

Gemeindehomepage

RedDot-CMS

(34 Gemeinden)

Online-Formulare

Amtsweg.gv.at

(97 Gemeinden)H

E

L

P

D

E

S

KViren-

schutz

Backup-Services

Digitales Eingangspost-

management

(7 Pilotgemeinden)

Zeit- und Leistungszeit-

erfassung

(3 Pilotgemeinden)

E-Gästeblatt und

Tourismusmonitor

Duale Zustellung und

Amtssignatur

VoIP-Lösung

regional

Meta Directory

Infrastruktur

Basisdienste

Applikationen Produktiv

In Umsetzung

Pilotbetrieb

Landes-Applikationen

VoIP-Lösungen

(lokal)

Change Management

Österreich ist zweimaliger E-Government

Europameister.

E-Government bedeutet Veränderung.

Neue Technologien führen zu neu strukturierten

Verwaltungshandlungen.

Unser Angebot:

Begleitung und Unterstützung bei kommunalen

Veränderungsprozessen

„Aus der Verwaltung für die Verwaltung!“

E-Government ≠ Technik

E-Government = Veränderung

Aufbau- und

Ablauforganisation

Dipl.-Ing. Manfred Wundara

Danke für Ihr Interesse!www.giz-k.at