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04 Kontakt- und Vertriebsmanagement06 Projektmanagement- und Zeiterfassung08 Service, Support und Helpdesk09 Weitere Produktmerkmale10 CRM Control SQL- und OLAP Services11 Mobile Phone12 Softfolio Kundenportal14 Kundenbindung und -

Neukundengewinnung

Softfolio.net

Inhalt

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Haben Sie sich auch schon mal die Frage gestellt, wienutze ich eine moderne Webanwendung im Alltagzwischen Büro und Kundenbesuch, zwischen Lagerhalleund Messe ?

Softfolio.net ist das ideale Werkzeug für alleUnternehmen, die Kundenorientierung erfolgreichumsetzen und dabei besonderen Wert auf Flexibilitätund Mobilität legen.

Egal ob Sie im Unternehmen oder auf Reisen sind, IhrNotebook oder Ihr Business Handy dabei haben, Ihrenotwendigen Unternehmensdaten sind immer dabei.

Kunden- und Kontaktdaten, projekt- undservicebezogene Informationen, Termine und Aufgaben,sowie vieles Mehr stehen Ihnen zu jeder Zeit und anjedem Ort einfach über den Browser zur Verfügung.

Webbasierende Systeme haben immer aktuelle Daten,

Mit webbasierenden Lösungen über Systemgrenzen hinwegSoftfolio Web Portal

und maximale Verfügbarkeit, verursachen geringere Kostenda Installation, Einführung und Bedienung durch dieWebtechnologie deutlich vereinfacht werden .

Alle Daten und Geschäftsprozesse werden zentral aufeinem Webserver bereitgestellt und sind jederzeit auchweltweit abrufbar. Anwender benötigen lediglich einenWebbrowser mit Internetzugang auf einem beliebigenComputer, um die gesamte Funktionalität zu verwenden.Auch innerhalb des Unternehmens, im Intranet, verfügenSie über eine systemunabhängige und performanteLösung.

Für Ihre Kunden und Lieferanten steht Ihr Internetportal alsEintritt zu Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Hierbeikönnen sich die Kunden z.B. über den Fortschritt aktuellerServicevorgänge oder den Stand der offenen Posteninformieren.

Die Webanwendung als Informationsschnittstelle

· Informatives Kundenmanagement

· Übersichtliche Kundenhistorie mit frei

erstellbaren Klassifikationen

· Beziehungsmanagement

· ToDo Liste mit Wiedervorlage

· Frei einstellbare Ansichten und Filter

· Besuchsprotokolle und Adressakten

Kundenhistorie

Alle Informationen zu einer Adresse aufeinen Blick verhindert unnötiges Nachfragenund erzeugt einen kompetenten Eindruck vorIhrem Kunden.

Das Dashboard bildet die Auskunfts- undSchaltzentrale zu Ihrem Kunden oderLieferanten. Es ermöglicht dieUnternehmensweite Sichtweise auf allerelevanten Adressdaten und bietetintegrierte Kommunikationsfunktionen wieEmails, Briefe usw.

KONTAKT- UNDVERTRIEBSMANAGEMENT

ToDo Liste

Die ToDo Liste zeigt was zu tun ist, und vorallen Dingen, was wirklich wichtig ist.Einstellbare Spalten und Filter erlauben eineindividuelle Ansicht wie im Dashboard.

Das gruppieren von Aufgaben z.B. NachVorgangsarten oder Themengebietenermöglicht Ihnen ein strukturiertes und somiteffizientes Arbeiten.

Zusätzlich verfügen Sie über eine grafischeKalenderansicht Ihrer Aufgaben undTermine.

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Dauerhafte Kundenbindung

Durch die unternehmensweite Sichtweisealler relevanten Adressdaten auf einen Blickerhalten Sie die umfassenden Informationenund Bearbeitungsfunktionen, die Sie jetztgerade benötigen.

Analysieren und steuern Sie Vertriebs-aktivitäten mit integrierten Kommunikations-funktionen und Beziehungsmanagement umKunden zu gewinnen und bestehendeKunden an Ihr Unternehmen zu binden.

Beziehungsmanagement

Unter Beziehungsmanagement versteht manaufeinander abgestimmte Maßnahmen zurAnbahnung und Pflege von Kunden- undGeschäftsbeziehungen. Durch die Definitionvon Beziehungen werden Einträge imDashboard, die bei der bezogenen Adressegemacht wurden, auch beim jeweiligenEigentümer und umgekehrt farblichangezeigt.

Dies geschieht Adress-, Ansprechpartner,Projekt- oder Objektbezogen. Somit bestehtz.B. die Möglichkeit projektbezogeneKontakte innerhalb mehrerer Adressentransparent darzustellen.

Belege, Anhänge undweitere Infofelder

Auch Angebote oder Dateianhänge können ausdem Kontakt heraus erstellt und angehängtwerden. Weitere Eingabemöglichkeiten wie z.B.die Angabe eines Vertriebsprojektes und weitereInfofelder stehen Ihnen, falls gewünscht, zurVerfügung.

Anschließend besteht die Option die Kontaktnotizkomfortabel per Knopfdruck z.B. über Ihr OutlookE-mail Postfach zu versenden.

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Adress- und KontaktaktenInformationen in gedruckter Form zu einerAdresse dienen als Gesprächsgrundlage fürden nächsten Kundentermin.In übersichtlicher Form werden allebenötigten Informationen bereitgestellt.

Forecast

Umsatzprognosen in beliebigen Größensind eines der wichtigsten Mittel desklassischen CRM. Über eine Plantafelkönnen Forecast Werte mitWahrscheinlichkeitsfakten zu beliebigenZeiträumen angegeben werden.In Verbindung mit CRM Control isteine flexible Gegenüberstellung von Soll-und Ist- Werten möglich.

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PROJEKTMANAGEMENT UND- ZEITERFASSUNG

Effektiv managen und effizient arbeiten

· Workflowmanagement

· Projektüberwachung und -abrechnung

· Zeiterfassung mit Warn- und Stopgrenzen

· Nachkalkulation von Ressourcen undProjekten

· hohe Akzeptanz, durch Konzentration auf

das Wesentliche

· Auswertung aller relevanten Daten in

unterschiedlichsten Kombinationen

· Tätigkeitsnachweis

· Kapazitätsmanagement für dasUnternehmen

ProjektverwaltungWas ein Projekt ist, und wie es aufgebautwird bestimmen Sie selbst.Durch strukturierte Vorlagen derArbeitsabläufe ist eine schnelleProjektanlage für alle Tätigkeiten derverschiedenen Mitarbeiter möglich.

Ansprechpartner, Adressen, Kontakte undVorgänge können projektbezogen erfasstund qualifiziert werden. Start- undEndtermine sorgen dafür, dass Vorgängezur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiterin der ToDo Liste vorliegen. Die zugehörigeProjektakte zeigt als übersichtlicherAusdruck alles Wichtige auf einen Blick.

Projektplanung

Erhöhen Sie den Detailierungsgrad in derProjektplanung indem Sie zu den jeweiligenVorgängen, Ressourcen undFremdleistungen einlasten, Checklisten undFragekataloge nutzen oder zugehörigeDateianhänge verknüpfen.

WorkflowmanagementIntegriertes Workflow systematisiert Abläufeim Unternehmen. Es können Aufgabendelegiert, zu- oder abgesagt werden.Der aktuelle Workflow eines Vorganges oderKontaktes wird in der ToDo Liste und demDashboard farblich angezeigt.

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ZeiterfassungMit der Projektzeiterfassung können Arbeits-zeiten projektbezogen erfasst und ausgewertetwerden. Durch die einfache und intuitiveBedienung wird eine sehr komfortableund zeitnahe Erfassung der Projektzeitenermöglicht.

Diverse Grafiken zeigen dem Mitarbeiter dienötige Transparenz im Projekt. So ist es z.B.möglich auf einen Blick die verbuchten Zeiteneiner ausgewählten Periode oder einesProjektes graphisch darzustellen.Weitere Funktionen wie das kopierenkompletter Arbeitstage oder das hinzufügenvon Pauseneinträgen erleichtern undoptimieren die Erfassung und erhöhen somitdie Akzeptanz der Lösung.

Mit Warn- und Stopgrenzen, minimaler undmaximaler Planstatus, bebuchbare Vorgängesteuern Sie Ihre Mitarbeiter und derenZeiteinträge.

ReportsDetaillierte Auswertungen für Projektab-wickler und Projektleiter sowie auchTätigkeitsnachweise für Ihre Kundenstehen Ihnen per Knopfdruck zurVerfügung.

Weitere individuell benötigte Reportskönnen problemlos über CRM Controldefiniert und eingebunden werden.

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SERVICE, SUPPORT UND -HELPDESK

Intensive Kundenbetreuung

Installations- undVertragsübersichtFür die Verwaltung von Installationen undVerträgen werden im Objektstammgelieferte Geräte und Objekte, sowiederen Zubehör oder angelegte Verträgeabgebildet.

Dabei können entsprechendeInformationen wie Inbetriebnahmedatum,Seriennummer, Standort u.v.m. hinterlegtwerden.

Abrechnungsrelevante Informationen wieabzurechnende Artikel, Abrechnungs-modus und Vetragsbestandteile sind inden Stammdaten ersichtlich.

· Umfassende Objekt und Vertrags-stammdaten

· Frei definierbare Servicevorgänge

· Fragen und Checklisten bei derVorgangserfassung

· Abrechnungsinformationen

· Zubehörinformationen

· Servicevorgangserfassung mitZeiteinträgen und Fremdleistungen

· Ressourcenplanung fürServiceeinsätze

Service- undSupportvorgängeServicevorgänge des technischenKundendienstes oder Calls imSupportbereich werden in einemumfangreichen, und doch übersichtlichenErfassungsfenster angezeigt.

Erstellen Sie schnell und einfach Vorgängemit zugehörigen Servicebelegen wieRapport für den Mitarbeiter- und Material-einsatz. Hierbei hilft Ihnen ein freieinstellbarer Fragenkatalog und vorgangs-bezogene Checklisten.

Es können zum Vorgang alle Aktivitätenvon Ressourcen angegeben werden. Diesesind in einer übersichtlichen Objekthistorietransparent dargestellt und stehen für eineNachkalkulation zur Verfügung.

weitere Produktmerkmaleund stetige Weiterentwicklung

ErweiterteBenutzerverwaltungMit der erweiterten Benutzerverwaltungkönnen Sie den Zugriff der Daten IhrerMitarbeiter individuell steuern. So könnenSie z.B. Ihren externen Vertriebsmitarbeiternnur die Informationen zur Verfügung stellen,die auch für Ihren Bereich relevant sind.

Eigener Projekt- undServiceartikelstamm

Durch den eigenständigen Artikelstamm fürProjekt und Service, können Sie IhrenMitarbeitern gezielt die Artikel zur Verfügungstellen, die Sie für diese Bereich benötigenund vermeiden so Fehlbuchungen. Dabeikönnen Sie über den Artikelimport die Datenaus dem bestehenden ERP System nutzen.

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DokumentbeschreibungenErstellen Sie individuelle Dokumentvorlagenin Word, um zu Ihren Daten jederzeit dasgewünschte Dokument zur Verfügung zuhaben.

GraphischeKalenderansichtenZeigen Sie Ihre ToDo Liste, Projekt- undServicevorgangsliste oder Kontaktliste ineiner übersichtlichen Kalenderansicht an undbehalten so den Überblick.

BelegerfassungErstellen Sie eigene Belege undentsprechenden Belegdruck mit Schnittstellezu Ihrem ERP System.

CRM CONTROL SQL SERVICESInteraktives Berichtswesen

CRM Control ist ein frei konfigurierbaresAnalysewerkzeug, das Daten von beliebigenDatenquellen ausgeben kann. Als Ergebniserhalten Sie ein- oder multidimensionaleSichten auf alle vorhanden Daten.

Durch die vollständige Integration in dasFrontend und die gemeinsame Datenhaltungerhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf alleInformationen der verschiedenen Bereiche undAbteilungen in Ihrem Unternehmen.

Sie verfügen somit über ein wichtigesInstrument, um Geschäftsprozesse folgerichtigzu steuern.

• Frei definierbare Datenmodelle• Multidimensionale Sichten• graphische Darstellung der Daten in

Diagrammen• Bearbeitungsfunktionen per Kontext-

menü• Integration in Kontakt-, Service- und

Projektmanagement• Schnittstellen zu allen gängigen Office-

Anwendungen• Vollständige Integration in das Frontend• Gemeinsame Datenhaltung

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Business Intelligence

Die eindimensionale Sichtweise bietet einedirekte Bearbeitungsfunktion derzugrundeliegenden Daten. Durch modernsteOLAP-Technologie können multidimen-sionale Sichten bei Bedarf hierarchischaufgeklappt werden. CRM ControlErgebnisse können als Excel, PDF, CRV,Word etc. exportiert werden.

Sie erhaltenKennzahlen, die Siebenötigen zu jeder Zeitauf Knopfdruck.

MOBILE PHONE

Steigerung der Mobilität

Das Verhalten von mobilen Lösungen wirdfür die Menschen im Alltag immer selbst-verständlicher, auch im Unternehmens-bereich.

Mobiltelefone (Smart Phones) sind darüberhinaus in der Lage, richtige Arbeitsprozessemobil abzubilden und damit dieelektronische Datenverarbeitung zukomplettieren.

Vieles spricht dabei für die mobilenLösungen

1. Die modernen Mobilgeräte verfügen übereinfach zu bedienende Betriebssysteme,ausreichende Hardwareausstattungen undkomfortable Eingabemöglichkeiten.

2. Netzbetreiber bieten günstige Datentarifeund eine sehr gute Netzqualität, umechtzeitnahe Übertragungen zuermöglichen.

3. Die Anforderung des Marktes gibt dieMarschrichtung vor.

Synergieeffekte nutzen

Ein wichtiger Punkt betrifft aber auch dieUmsetzung. Das Zusammenspiel vonSchnittstellen, Hardware-, Software- undMobillösungen ist ein komplexes Thema.Hier liefert Softfolio.net bestmöglicheSynergieeffekte mir der Sage Office Line,Softfolio CRM und dem Softfolio Webportal.

Für die einzelnen Bereiche stehen eigeneAnwendungen bereit, mit denenbeispielsweise Servicemitarbeiter vor OrtKundendaten erfassen, beziehungsweise inEchtzeit neue Aufgaben erhalten können.

Solche Lösungen wurden unter anderem fürService, Projekt, Vertrieb, Zeit- undLeistungserfassung entwickelt. Dabei bildenMobile Softwarelösungen Arbeitsprozesseab, die vor kurzem noch handschriftlichdokumentiert werden mussten.

Steigendes Arbeitstempo, erhöhteAnforderungen an Qualität und Menge derzu erledigenden Aufgaben nehmen zu.

Dies erfordert ein flexibles, oft auchräumliches und zeitlich unabhängigesHandeln. Hier setzen die mobil Lösungen an,die neue, große Potentiale eröffnen.

Jeder Büroarbeitsplatz ist ein potenziellermobiler Arbeitsplatz.

Viele Unternehmen nutzen bereits dieseChancen, die die heutige Mobiletechnologiebieten und erzielen neben kommerziellenauch ökologische Einsparungen, zumBeispiel durch optimiertere Aufgabenplanungauf Grund aktuellerer Daten, welche einemobile Businesslösung laufend bereit stellenkann.

Wettbewerbsvorteile durch mobile Anwendungen

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SOFTFOLIO KUNDENPORTAL

„Plattform zur Kundenbindung und Umsatzsteigerung“

· Entlastung der eigenen Serviceabteilung

· mehr Transparenz für den Kunden

· bessere Erreichbarkeit, 24h Verfügbarkeit

· Prozess- und Kostenoptimierung

· Steigerung der Kundenzufriedenheit

Thema KundenzufriedenheitDas Thema Kundenzufriedenheit bekommteine immer größere Bedeutung imZusammenhang mit der Kundenbindung undKundegewinnung. Die Mehrheit derUnternehmen haben die Kundenzufrieden-heit als strategisches Unternehmenszieldefiniert. In der Realität zeigt sich allerdingsein ganz anderes Bild:

� Fehlende Übersicht über Service-vorgänge für den Kunden

� Keine Möglichkeiten für Kunden, neueoder bestehende Vorgänge zuerfassen, bzw. zu ändern

� Schlechte Erreichbarkeit bei besetzterHotline oder entsprechenden Arbeits-zeiten

� Überteuerte Hotlinenummern

Prozessoptimierung im ServiceOptimieren sie Ihren Prozess im BereichService, indem Sie Ihren Kunden und Partnernüber das Internet einen Zugriff auf IhrKundenportal ermöglichen.

Dort haben diese die Möglichkeit neueServiceanfragen zu erstellen, bestehendeAnfragen zu bearbeiten oder historischeEinträge einzusehen, ohne Ihre Serviceabteilungdirekt kontaktieren zu müssen.

Dabei spielt die Uhrzeit keine Rolle und entlastetso Ihre Serviceabteilung.

Softfolio Kundenportal

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ServiceportalGeben Sie das Ruder in die Hände IhrerKunden und ohne großen Aufwandwählen diese in einer übersichtlichenListe ihre Objekte (Geräte, Anlagen,Verträge, etc.) aus oder legen diese sogarselber an.

Ihre Kunden konnten noch nie einfacherin Supportkontakt zu Ihren Mitarbeiterntreten. Sie sparen sich mühseligeTelefonate und umständlicheFehlerberichte. Supportvorgänge könnenschnell und einfach erstellt odernachträglich bearbeitet werden.Es versteht sich von selbst, dass sogarDokumente an den Servicevorgangangehängt werden können, um dieIdentifizierung von Problemen nocheinfacher zu gestalten.

Neuer Servicevorgang? Kein Problem,einfacher war es nie zuvor! Betreff,Fehlerbeschreibung und Ansprechpartnerauswählen und schon übernimmt dasServiceportal automatisch die restlichennotwendigen Einträge für Ihre Kunden.

KundenauftragserfassungDie Kundenauftragserfassung bestichtdurch Ihr übersichtliches Design und zeigtIhrem Kunden auf einen Blick seineRechnungs- und Lieferadresse.

Über einen angenehm zu bedienendenAssistenten erfolgt die Auswahl der Artikel.Die Artikel kommen aus dem ERP Systemsamt Preisfindung.

Nach der Auswahl der Artikel folgt zurKontrolle eine Auflistung aller getätigtenEingaben. Nun muss Ihr Kunde nur nochdie AGB`s bestätigen und die Bestellungauslösen.

Die Auftragsbestätigung bietet einenabschließenden Blick auf die getätigtenBestellung und die Möglichkeit, diese alsPDF oder Excel-Datei bei sich lokal abzu-speichern und auszudrucken.

Die Bestellung Ihres Kunden können IhreMitarbeiter nun bequem in der Office Lineaufrufen und weiter bearbeiten.

InfoportalSie möchten Ihre Kunden mit Grafikenoder Statistiken beeindrucken? Mit derAuswertung als Bericht und ein wenigArbeitseinsatz lassen sich wahreWunderwerke darstellen.

Im Infoportal sind Sie in der LageAuswertungen aus der Office Line für IhreKunden verfügbar zu machen.

Mit Hilfe von CRM Control lassen sich dieDaten in Bezug zum angemeldetenKunden festlegen, oder allgemein gültigeInformationen definieren. Ihrer Fantasiesind keine Grenzen gesetzt!

Als Standardauswertung wird dasErgebnis als Liste übersichtlichdargestellt. Datei stehen Ihnenentsprechende Filter und Sortiermethodenzur Verfügung.

Der Excel-Export der Daten istselbstverständlich ebenfalls möglich!

Kunden sind zweifellos das wichtigste Kapital eines Unternehmens. DurchKundenbindung kann eine Gewinnsteigerung bis zu 35 % erreicht werden.Unabhängige Studien zeigen, dass es ein vielfaches mehr kostet, einen neuenKunden zu gewinnen, als einen bestehenden Kunden zu halten.

Leistungsmerkmale

• Alle wichtigen Daten aus Adresse,Ansprechpartner, Projekten undObjekten auf einen Blick

• Übersichtlichte To-Do Listen mitgrafischem Kalender für Anwender undRessourcen

• Projektmanagement mit automatischerErstellung von Kontakten undVorgängen

• Servicevorgänge mit Helpdesk-Aktivitäten

• Controlling durch ein freikonfigurierbares Analysetool

• Kundenportal Anbindung• Smart Phone Anbindung

Architektur

• Customizing durch umfangreicheMöglichkeiten zur Parametrisierung

• Investionssicherheit durch Nutzungneuester Technolgien

• Nutzung vorhandener Office Produkte• Sofortiger und direkter Zugriff auf alle

Daten des ERP Systems

KUNDENBINDUNG UNDNEUKUNDENGEWINNUNG

Kundenbindung

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Entscheidend für die Kundenbindungund Neukundengewinnung sind vorallem Zahlen, Daten und Fakten vonKunden, Lieferanten und Mitwett-bewerbern der Bereiche Marketing,Sales und Service. Dies liefert IhnenSoftfolio.net. Dabei haben wirbesonderen Wert auf Praxistauglichkeitund Benutzerfreundlichkeit gelegt.

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NOTIZEN

Copyright Softfolio.net GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Stand Juli 2011.Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen geben die Position der Softfolio.net GmbH zum Erscheinungsdatumwieder. Die Angaben in dieser Informationsbroschüre geben keine zugesicherten Eigenschaften wieder und können ohneVorankündigung geändert werden. Dieses Dokument dient ausschliesslich Ihrer Information, die in den Beispielenverwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig.

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