28 ERP Management 4 (2010) © GITO-Verlag

SUCCESS STORYERP-Einführung

Die Arbeiterwohlfahrt ist in Deutsch-land längst eine feste Institution und in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Seit 90 Jahren en-gagiert sich die AWO mit profes-sionellen Dienstleistungen und ehrenamtlicher Unterstützung für eine gerechtere Gesellschaft in ei-ner schnelllebigen Welt. Um auch künftig als leistungsfähiges und wirtschaftlich effizientes Dienstleis-tungsunternehmen agieren zu kön-nen, hat sich die AWO Leipzig bei der Neueinführung eines ERP-Systems für ABACUS entschieden. Seit Mai dieses Jahres bildet die Business Software nun die anspruchsvollen Unternehmensprozesse der AWO Werkstätten ab.

Der Zusammenschluss der fünf Ein-richtungen machte die Abbildung sämtlicher Warenwirtschaftsprozesse über ein übergreifendes ERP-System notwendig. Was fehlte, war zudem ein verlässliches Tool zur Auswertung und Aufbereitung unternehmensrelevanter Daten und Informationen. Aus diesen Gründen suchte die AWO Leipzig nach einer neuen, integrierten Komplettlö-sung, die dem wachsenden Organisa-tions- und Administrationsbedarf so-

wohl in der Pro-duktion als auch im Belegwesen gerecht wur-de. Im Rahmen eines mehrstu-figen Auswahl-verfahrens er-hielt ABACUS im September 2009 schließlich den Zuschlag: Die bisherige Waren-wirtschaftssoft-ware und die für den Einkauf ge-nutzten Office-Tools wie Excel

und Word sollten nun durch ein inte-griertes ERP-System substituiert wer-den. Auf Basis der Prozessanalyse for-mulierte die AWO feste Zielvorgaben. Die lückenlose Abbildung und künf-tige Weiterentwicklung sämtlicher Un-ternehmensprozesse der AWO-Werk-stätten hatte dabei oberste Priorität. Des Weiteren wurde ein besonderes Augenmerk auf die Zusammenfassung aller Stammdaten und die Realisierung eines zentralen Rechnungseingangs gelegt. Mittels Reorganisation sollten sämtliche Geschäftsprozesse neu strukturiert und optimiert werden, um so eine werkstattübergreifende Daten-transparenz zu schaffen.

Die Zauberformel: Standardisierung und

Harmonisierung Die vielfältige Angebotspalette der Behindertenwerkstätten stellt täglich hohe Anforderungen an die Organisa-tion und Abrechnung der jeweiligen Produktionsabläufe – dies gilt gleicher-maßen für die eingesetzte Business Software. Zu viele Einzellösungen hat-ten sich etabliert und die bisherige Un-ternehmenssoftware war funktionell an ihre Grenzen gestoßen. Kern der

bestehenden Lösung war ein Waren-wirtschaftssystem mit umfangreicher Darstellung von Verkauf und Lager-verwaltung, jedoch ohne Funktionen für Einkauf und Produktion. Die zwei zu integrierenden Geschäftsbereiche – die ehemaligen Pleißenburg- und Muldentalwerkstätten – verfügten außerdem über separate Artikel- und Adressstämme, die Folge: Ineffiziente Abläufe durch wiederholte manuelle – und dadurch oft fehlerhafte – Ein-gaben. Für die gesamte Wertschöpfungskette der AWO Werkstätten wurde deshalb eine übergeordnete Plattform geschaf-fen, auf der längerfristig detaillierte Da-ten gesammelt und ausgewertet wer-den können. Auf diesem Wege besteht künftig die Möglichkeit, Disposition, Kalkulation und Controlling effizienter und transparenter zu gestalten. Grund-voraussetzung für die Realisierung die-ser Plattform zum Produktivstart im Mai dieses Jahres war eine stringente Harmonisierung der Mandanten, Pro-zesse und Stammdaten aller fünf Pro-duktionseinrichtungen. Damit wurde das Fundament gelegt, sowohl den bisher über Excel-Tabellen und Word abgebildeten Einkauf ebenso wie die digitale Belegerfassung mit anschlie-ßendem Freigabeprozess abzulösen und über ein ERP-System konsistent darzustellen.

Kleiner Aufwand, große Wirkung

Der elementare Schritt vom dezen-tralen zum zentralen Rechnungsein-gang sichert nicht nur die Einhaltung von Fristen und Terminen, sondern vereinfacht auch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Diese erfolgte bislang in aufwändigen, manuellen Buchungen. Schöner Nebeneffekt der Umstellung: Durch die Zentralisierung der Daten werden fehlerhafte Einga-ben und Redundanzen vermieden und

Softwaresupport für die Hilfe mit Herz:

Arbeiterwohlfahrt setzt auf ABACUS

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die Einhaltung von Skontofristen im Bereich Einkauf sicher gestellt. Über integrierte Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen werden Freigabeprozesse standardisiert und automatisiert. Die Verantwortlichen der jeweiligen Einrichtungen können über eine sogenannte Inbox Rechnungen einsehen und freigeben. Hat der Be-leg den Freigabeprozess durchlaufen, steht er bereit zum Auslesen und zur Übergabe an das Finanzbuchhaltungs-system via AbaConnect-Schnittstelle.

Kennzahlen auf Knopfdruck

Eine Besonderheit stellen die eigens für die AWO Werkstätten entwickelten Cockpits dar: Diese dienen der effi-zienten Prozesssteuerung und Über-sicht aller Rechnungsein- und -ausgän-ge. Mit der neuen Business Software erhalten die Geschäftsführer zudem relevante Kennzahlen per Knopfdruck: Das integrierte InfoManagement stellt Werkzeuge zur Verfügung, die schnell und effizient unternehmensrelevante Informationen liefern. Operative Ge-schäftsdaten werden ausgewertet, um so die Entscheidungsprozesse zu un-terstützen und zu erleichtern. Aus den gewonnenen Daten lassen sich wert-volle Erkenntnisse gewinnen, die einen effektiveren Einsatz von Ressourcen und Unternehmenskapazitäten mög-lich machen.Ein weiterer Meilenstein des Projekts stellte die Implementierung eines Pro-duktionsplanungssystems dar. Mittels Re-Design sollten sämtliche Produkti-onsprozesse über alle Standorte hinweg integriert und standardisiert werden. Dafür verknüpfte ABACUS erstmalig al-le Abläufe im Ein- und Verkauf sowie der Lagerverwaltung durchgängig mit einem Produktions- und Planungssys-tem. Über unterschiedliche Ablaufsteue-rungen können nun selbst komplexe Prozesse relativ einfach abgebildet wer-den. In Bezug auf die Verkaufsprozesse galt es, spezielle Funktionen zu integrie-ren. So müssen gemeinnützige Einrich-tungen wie die AWO Werkstätten bei Rechnungsstellungen bestimmte Re-gularien erfüllen – wie etwa die antei-lige Ausweisung von Arbeitsleistungen,

die steuerlich geltend gemacht wer-den können. Diese spezifischen Anfor-derungen konnten über Scripting der Applikation Auftragsbearbeitung ele-gant implementiert werden: Arbeits- und Materialleistungsdaten können da-mit einfach im Produktstamm gepflegt werden. Mit Hilfe des integrierten Re-portgenerators AbaView wird die be-rechnete Arbeitsleistung auf den Rech-nungsformularen automatisch ausge-wiesen.

Perfekt organisierte Prozessoptimierung

Udo Richter, Leiter der Leipziger AWO Werkstätten, war bereits nach der er-sten Präsentation von der Software be-geistert. Nach erfolgreicher Implemen-tierung sind nun auch die Mitarbeiter beindruckt: Zahlreiche operative Tä-tigkeiten lassen sich mit der neuen ERP-Software einfach erfassen und ab-bilden, die neue Transparenz und Effi-zienz schätzen alle. „Bevor wir uns für die Lösung von ABACUS entschieden haben, arbeiteten wir mit separaten Programmen für Einkauf und Waren-wirtschaft sowie für das Erstellen von Rechnungen und die Finanzbuchhal-tung. Das neue ERP-System integriert unsere Einzellösungen und bildet un-

sere Geschäftsprozesse durchgängig und ohne Medienbruch ab. Die trans-parente und lückenlose Produktions- und Warenwirtschaftssteuerung ist ein großer Gewinn für unser Unternehmen und unsere Kunden“, bilanziert Udo Richter. Neben zahlreichen Prozessver-feinerungen, effizienteren Kalkulations- und Controllingmöglichkeiten spart das gemeinnützige Unternehmen mit der neuen Softwarelösung langfristig Zeit und Kosten durch die enorme Reduktion des monetären, materiellen und personellen Aufwands.

Kontakt

ABACUS Business Solutions GmbHBavariaring 44 80336 München Tel: 089-189 31 27-24E-Mail: Eva.Stetter@abacus-solutions.de http://www.abacus-solutions.de

Über die AWO Werkstätten Die AWO bietet ihren Sozialservice für Senioren, Kinder, kranke und be-hinderte Menschen seit nunmehr 20 Jahren in Leipzig an. Im Rahmen einer Strukturveränderung wurden fünf Produktionswerkstätten unter dem Dach der AWO Werkstätten Sachsen-West gebündelt. Heute be-schäftigen die Einrichtungen rund 1000 Mitarbeiter. Die Produktions-stätten dienen der beruflichen Re-habilitation geistig und körperlich behinderter Menschen. Ihr Aufga-benfeld erstreckt sich vom Zusam-menstecken kleiner elektronischer Bauteile bis hin zur Produktion und Montage qualitativ hochwertiger Gebrauchsgüter. Zum Kundenkreis zählen namhafte Unternehmen aus dem Anlagen- und Maschinenbau sowie der Elektro- und Automobil-industrie.www.awowerkstaetten.de

Über ABACUSABACUS ist mit 35.000 aktiven Kun-den Schweizer Marktführer für Busi-ness Software. Im März 2009 wurde die erste deutsche Niederlassung in München eröffnet, die ABACUS Business Solutions GmbH. Auf die Markteinführung von ABACUS allprojects folgte die Lancierung des Produkts als SaaS-Modell. Die Software richtet sich an Dienstlei-ster und basiert auf konsequenter Komplexitätsreduzierung und ma-ximal vordefinierten Prozessen. Ergebnis ist eine passgenaue, in-tegrierte und webbasierte Lösung zur effizienten Steuerung von Ge-schäftsprozessen.www.abacus-solutions.de