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Startinfos: Schritt für SchrittKanzleisoftware WinMACS für Einsteiger

Inhalt

Einleitung..............................................................................................................................................31. WinMACS starten.............................................................................................................................42. Eine Adresse öffnen, bearbeiten und speichern............................................................................53. Eine Akte öffnen...............................................................................................................................74. Eine Akte suchen und finden...........................................................................................................85. Der Akten-Aufbau.............................................................................................................................96. Neue Akte anlegen.........................................................................................................................107. Termine, Wiedervorlagen und Fristen anlegen.............................................................................128. Einen Schriftsatz erzeugen............................................................................................................139. Honorarrechnung erstellen............................................................................................................1410. Forderungsbeitreibung................................................................................................................16Abspann..............................................................................................................................................18

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Wichtiger HinweisAlle technischen Angaben wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und reproduziert. Dennoch sind Fehler nicht auszuschließen. Die Rummel AG sieht sich deshalb gezwungen darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgend eine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernommen werden kann.

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Startinfos > Einleitung

Einleitung

Wenn Sie WinMACS installiert haben und sich nun einen Überblick verschaffen möchten, dann ist diese Anleitung genau das Richtige für Sie.

Diese Schritt-für-Schritt-Startinfo richtet sich an Neueinsteiger. Sie soll einen schnellen und praxisbezogenen Einstieg in die Kanzleisoftware WinMACS bieten.

Am Effektivsten ist es, wenn Sie dieses Dokument nicht nur durchlesen, sondern die beschriebenen Schritte auch parallel am eigenen PC durchführen.

Wenn Sie weitere oder detailliertere Hilfe benötigen, erhalten Sie diese ... • in einer individuellen WinMACS-Schulung• über die telefonische Support-Hotline (ohne Zusatzkosten, wenn Sie einen

Wartungsvertrag abgeschlossen haben)• im WinMACS-Handbuch (auch als Nachschlagewerk für alle Eingabefelder)• im Internet unter www.rummel-ag.de/support und im Internetforum

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Startinfos > 1. WinMACS starten

1. WinMACS starten

Voraussetzung ist, dass die Kanzleisoftware WinMACS bereits installiert ist.

Üblicherweise liegt das WinMACS-Symbol auf dem Desktop. Starten Sie es per Doppelklick.

Alternative: Benutzen Sie das Windows-Startmenü. Starten Sie das Programm, indem Sie „Programme“ > „Rummel AG“ > Ordner „WinMACS“ > „WinMACS“ aufrufen.

Es erscheint ein Anmeldefenster, in dem Sie sich als Anwender für WinMACS identifizieren müssen.

Falls Sie in der Benutzerverwaltung RAG User noch keine Benutzer angelegt haben oder die Demo-Version nutzen, melden Sie sich mit dem Benutzernamen SYS (für Systemadministra-tor) und ohne Passwort an.

Um Unbefugte von der Programmnutzung und der Einsichtnahme in Daten abzuhalten, sollten Sie dem Benutzer „SYS“ baldmöglichst ein Passwort zuweisen, soweit dies noch nicht geschehen ist.Legen Sie außerdem für jeden Benutzer ein eigenes Konto an. Verwenden Sie für beides das separate Programm der Benutzerverwaltung RAG User.

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Startinfos > 2. Eine Adresse öffnen, bearbeiten und speichern

2. Eine Adresse öffnen, bearbeiten und speichern

Um eine Adresse zu öffnen, klicken Sie in der Haupt-Symbolleiste auf den Button mit der Beschriftung Adresse (stattdessen können Sie auch im Menü „Kanzleidaten“ > „Adressen“ aufrufen).

Es erscheint ein leeres Adressfenster, in dem die Eingabezeile Suchb. (Suchbegriff) fokussiert ist.

Klicken Sie hinter der Eingabezeile auf das Lupen-Symbol . Das Suchfenster öffnet sich. Es zeigt alle bereits vorhandenen Adressen an. Sortiert sind diese Adressen nach dem Suchbegriff (meist dem Namen, aber nicht zwangsläufig).

Wählen Sie den gewünschten Suchbegriff aus, indem Sie ...• entweder mit der Maus scrollen und die gesuchte Zeile mit einem Klick markieren, • oder in die Zeile Suche einen Namen eintippen – die Markierung springt dann immer

auf den nächstbesten Treffer in der Liste.

Ist die gesuchte Adresse gefunden (d.h. markiert), klicken Sie auf Ja, diese (oben links), um die Adresse zu öffnen.

Die ausgewählte Adresse wird nun im Adressfenster angezeigt.Sie können alle Einzelangaben, die in dieser Adresse gespeichert sind, einsehen und verändern. Beachten Sie auch, dass das Fenster mehrere Registerseiten enthält! Sehen Sie sich um, ohne allerdings im Moment in die Tiefe zu gehen (eine ausführliche Beschreibung aller Felder finden Sie im WinMACS-Handbuch).

Ändern Sie zur Übung etwas im Adressdatensatz. Sie können zum Beispiel auf der Registerseite „sonstiges“ ein Geburtsdatum für die Person eintragen.

Und wie funktioniert jetzt das Speichern der geänderten Daten? Fehlt da nicht ein „Speichern“-Button?

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Startinfos > 2. Eine Adresse öffnen, bearbeiten und speichern

Antwort: Nein, denn darum kümmert sich WinMACS automatisch. WinMACS prüft immer automatisch beim Schließen eines Fensters, ob Daten verändert wurden. Schließen Sie daher einfach das Fenster über den großen Button Exit (immer links oben im Fenster). Wenn WinMACS feststellt, dass Daten verändert wurden, fragt es nach, ob die geänderten Daten auch gespeichert werden sollen – Sie müssen nur noch bestätigen (und können es damit nie mehr vergessen).

Einige Eingabefelder sind Pflichtfelder. Das heißt, dass solche Felder nicht leer bleiben dürfen (zum Beispiel in der Adresse: Name1). Falls Sie das Ausfüllen mal vergessen sollten, weist WinMACS Sie vor dem Speichern darauf hin.

Das leere Adressfenster bleibt stehen (so könnten Sie schnell eine weitere Adresse öffnen.) Klicken Sie ein weiteres Mal auf Exit, um das (leere) Fenster ganz schließen.

Übung: Öffnen Sie die gleiche Adresse noch einmal. Machen Sie Ihre Änderung von vorhin rückgängig (entfernen Sie beispielsweise das Geburtsdatum wieder), speichern Sie die Änderung und schließen Sie das Fenster.Wenn Sie dabei auf Schwierigkeiten stoßen, gehen Sie wieder nach der Anleitung vor.

Suchbegriffe und Suchfenster tauchen in WinMACS an mehreren Stellen auf. Beispielsweise werden Akten auf die gleiche Art und Weise geöffnet.

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Startinfos > 3. Eine Akte öffnen

3. Eine Akte öffnen

So wie Sie im 2. Schritt eine Adresse geöffnet haben, können Sie auf fast dem gleichen Weg auch eine Akte öffnen:

Klicken Sie in der Symbolleiste auf den ersten Button mit der Beschriftung Mandat (stattdessen können Sie auch im Menü „Kanzleidaten“ > „Mandate“ aufrufen).

Es öffnet sich ein leeres Aktenfenster, in dem die Eingabezeile RegNr. (für „Register-nummer“, das ist das eigene Aktenzeichen) fokussiert ist.

Verfahren Sie hier ebenso wie beim Öffnen einer Adresse: Klicken Sie hinter der Eingabezeile auf das Lupen-Symbol . Es öffnet sich das Suchfenster, in dem alle bereits vorhandenen Akten aufgelistet sind (sortiert nach der „Sache“-Bezeichnung). Markieren Sie in der Liste die gewünschte Akte und klicken Sie auf den Button Ja, diesen.

Das Aktenfenster zeigt nun die gewählte Akte an:

Sie können auch mehrere Aktenfenster gleichzeitig geöffnet haben.

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Startinfos > 4. Eine Akte suchen und finden

4. Eine Akte suchen und finden

Angenommen, Sie erhalten ein Schreiben, in dem nur das Aktenzeichen der Rechtsschutz-versicherung angegeben ist, aber nicht Ihre (WinMACS-) Registernummer. Oder Sie wissen nur den Namen eines Beteiligten. Oder Sie suchen eine bestimmte Akte, in der ein Schlüsselwort vermerkt ist.In all diesen Fällen ist es nicht schwer, die zugehörige WinMACS-Akte zu finden:

Suche nach einem beliebigen fremden Aktenzeichen:Öffnen Sie das Suchfenster für WinMACS-Akten, indem Sie ein leeres Aktenfenster

öffnen (beispielsweise über ) und dann auf die Lupe hinter RegNr. klicken (oder die Taste [F2] drücken).Klicken Sie im Akten-Suchfenster auf die Schaltfläche Suche AZ.Geben Sie nun das fremde Aktenzeichen ein (und lassen Sie dabei ggf. vorhandene Leerzeichen weg). Die Liste enthält alle Aktenzeichen, die in WinMACS an irgendwelchen Stellen eingegeben wurden und zeigt an, um welche Art von Aktenzeichen es sich handelt.Wenn Sie das zutreffende Aktenzeichen gefunden haben, öffnen Sie mit Ja, diesen die WinMACS-Akte.

Suche nach einem Beteiligten:Öffnen Sie ein leeres Aktenfenster in WinMACS.Klicken Sie mit der Maus in das weiße Feld der aufgeschlagenen Registerseite mit dem Namen „suche Namen“.Beginnen Sie dann einfach, den Namen (Suchbegriff) des Beteiligten einzutippen. Es erscheint sofort das Suchfenster für Adressen. Wenn Sie den gesuchten Beteiligten gefunden haben, öffnen Sie mit Ja, diesen die WinMACS-Akte, der er zugeordnet ist. Falls er an mehreren Akten beteiligt sein sollte, erscheint ein Auswahlfenster.

Volltextsuche:Um nach einem beliebigen Wort zu suchen, dass an einer beliebigen Stelle in der Akte

vermerkt ist, öffnen Sie die Volltextsuche, beispielsweise über die Schaltfläche .Geben Sie in Suchwort das zu suchende Wort ein und definieren Sie im Listenfeld Suche in den Datenbereich, in dem gesucht werden soll (dies wirkt sich auf die Suchgeschwindigkeit aus).

Starten Sie die Suche über einen Klick auf .Sie erhalten dann alle Treffer aufgelistet. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die WinMACS-Akte.

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Startinfos > 5. Der Akten-Aufbau

5. Der Akten-Aufbau

Schauen Sie sich um, welche Angaben Sie in einer Akte speichern können. Sie werden sehen, dass Sie alle wichtigen Arbeiten und Berechnungen direkt im Aktenfenster erledigen können.

Rubrum-Block: In ihm stehen die zentralen Ordnungsmerkmale der Akte. Der Block enthält nicht nur die interne Registernummer der Akte und das Referat (das ist die „Abteilung“ der Kanzlei, die sich um diese Akte kümmert), sondern auch den „Namen“ der Akte (Feld Sache und wegen), wann sie angelegt wurde, welcher Rechtsanwalt (RA) und welcher Sachbearbeiter (SB) für sie zuständig ist. Das Häkchen Aktivseite kennzeichnet, ob „wir“ (d.h. Ihr Mandant) vor Gericht die Klägerseite darstellen (diese Einstellung ist wichtig für die Erzeugung der Schriftsätze an das Gericht). In der letzten Zeile dieses Bereichs können Sie Angaben zur Verjährung erfassen.

Registerseiten: Hier erfassen Sie vor allem Mandanten, Gegner und ggf. Drittbeteiligte (detaillierteres hierzu im 5. Schritt).Auf der Registerseite „Gericht“ tragen Sie den aktuellen Verfahrensstand ein (zu vorher-gehenden Verfahrensständen können Sie über die Registerseiten am unteren Rand wechseln).Die Registerseite „sonstiges“ dient dazu, Angaben über Beratungs- und Prozesskostenhilfe zu erfassen. Außerdem können Sie festlegen, ob es sich um eine Unfall- oder Familiensache handelt (dann werden die entsprechenden Buttons in der Akten-Symbolleiste freigeschaltet).

Schließen Sie zum Schluss die Akte, indem Sie auf den Button Exit oben links klicken. Mit einem weiteren Klick auf Exit verschwindet das leere Aktenfenster.

Schaltflächen

Rubrum

Info-Block

Registerseiten

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Startinfos > 6. Neue Akte anlegen

6. Neue Akte anlegen

Um eine (Test-) Akte neu anzulegen, öffnen Sie zuerst wie gewohnt das Aktenfenster über die Schaltfläche Mandat.

Öffnen Sie dann, wie im 3. Schritt beschrieben, das Suchfenster.(Zur Erinnerung: Klicken Sie hinter der Eingabezeile RegNr. auf das Lupen-Symbol ).

Jetzt öffnen Sie (im Gegensatz zu vorhin) nicht eine vorhandene Akte, sondern beginnen die Anlage einer neuen Akte, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken (am oberen Fensterrand).

Nun müssen Sie ein Referat auswählen, also quasi die „interne Abteilung“ Ihrer Kanzlei, die zuständig ist für dieses Mandat. Hintergrund der Referate ist, dass darüber schnell Auswertungen erzeugt werden können z.B. über Umsätze. Die Referate (Anzahl und Arten) können Sie an anderer Stelle selbst anpassen.Markieren Sie für diesen Übungsfall ein Referat, zum Beispiel „Allgemeine Zivilsachen“, und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja, diesen.

Sie sehen nun ein neues, (fast) leeres Aktenfenster.

Zu den Eingabezeilen im Rubrum, also den Feldern im oberen Fensterbereich, in der auch die Registernummer steht:• Sache: Kurzbezeichnung der Akte zum schnelleren Wiederfinden, z.B. „Meier ./. Müller“• wegen: Gegenstand der Akte, z.B. „Forderung“ oder „Verkehrsunfall“• Anlage: Das Datum, an dem die Akte angelegt wurde. Der erste Mausklick auf das

Datum trägt das aktuelle Tagesdatum ein.• RA: Derjenige Rechtsanwalt, der das Mandat bearbeitet. Hier kann nur ein bereits

angelegter WinMACS-User eingetragen werden. Eine Liste aller vorhandenen User erhalten Sie – wie gewohnt – über das Lupen-Symbol hinter der Eingabezeile.

• SB: Der oder die zugeordnete Sachbearbeiter(in) (Fachangestellte(r)), welche(r) die Akte verwaltet.

• Den Status können Sie unverändert auf „aktiv“ stehen lassen – hier wird eingestellt, wenn die Sache ruht oder das Mandat abgeschlossen ist.

• Die Aktivseite ist wichtig: Markieren Sie es, wenn Ihr Mandant vor Gericht die Aktivseite einnimmt, also Kläger (und nicht Beklagter) ist.

• Unter Aufb.Ort (Aufbewahrungsort) können Sie angeben, an welchem Ort sich die Papierfassung der Akte befindet.

Mandant eintragen:Öffnen Sie in der Akte die Registerseite „Mandanten“, falls sie noch nicht im Vordergrund ist. Klicken Sie dann am unteren Fensterrand auf die Schaltfläche Neu.Daraufhin öffnet sich ein leeres Adress-fenster. Hier können Sie

entweder eine bereits gespeicherte Adresse aufrufen (vgl. 2. Schritt)

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Startinfos > 6. Neue Akte anlegen

oder eine Adresse neu erfassen (das funktioniert wie bei der Akte: im Suchfenster über die Schaltfläche Neu).

Zum Schluss schließen Sie das Adressfenster wie immer über Exit.

Damit sind Sie aber noch nicht fertig: Jetzt erscheint automatisch ein Fenster für die Unterakte des soeben eingefügten Mandanten.In der Unterakte werden Angaben gespeichert, die sich auf den Beteiligten beziehen, aber nur für diesen Fall gültig sind. Beispiele: Die individuelle Parteibezeichnung, die Rechts-schutz- oder Haftpflichtversicherung.Füllen Sie die Angaben der Unterakte aus, soweit sie von Bedeutung sind. Schließen Sie dann das Fenster der Unterakte über Exit.

Nun sind Sie mit dem Erfassen des Mandaten fertig. Sein Name erscheint in der Akte auf der Registerseite „Mandant“.Sie können auf die gleiche Art und Weise beliebig viele weitere Mandanten hinzufügen.

Wechseln Sie nun zur Registerseite „Gegner“ (die zweite von links).Um einen Gegner einzufügen, verfahren Sie genau so wie gerade beim Mandanten beschrieben.Einziger Unterschied ist, dass die Unterakte abweichende Eingabezeilen enthält.

Wenn Sie in der Akte Drittbeteiligte haben (z.B. Streitverkündung oder Gutachter), dann finden diese auf der dritten Registerseite „Drittbet.“ ihren Platz.

Den gerichtlichen Verfahrensstand und Angaben hierzu erfassen Sie auf der Registerseite „Gericht“. Die Einstellung im Verfahrensstand zeigt an, in welchem Stadium sich der Rechtsstreit aktuell befindet. Zu den früheren Stadien können Sie sich leicht über die Unter-Registerseiten am unteren Fensterrand informieren.

Auf der Registerseite „sonstiges“ stellen Sie unter anderem ein, ob es sich um eine Unfall- oder Familiensache handelt. Hintergrund für diese Einstellung ist, dass Sie damit weitere, spezifische Eingabefelder freischalten – in der Symbolleiste der Akte können dann die Buttons für Familie oder Unfall betätigt werden.

Die letzten beiden Registerseiten dienen der Honorarerstellung und der Forderungs-beitreibung – beide schauen wir uns später an.

Um die Akte nun mit den bisherigen Angaben zu speichern, klicken Sie auf Exit.

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Startinfos > 7. Termine, Wiedervorlagen und Fristen anlegen

7. Termine, Wiedervorlagen und Fristen anlegen

Termine, Wiedervorlagen und Fristen werden jeweils in der Akte angelegt und verwaltet, die sie betreffen. Öffnen Sie daher wieder Ihre Testakte.

Übrigens: Zur besseren Übersichtlichkeit wird der jeweils chronologisch nächste Termin, die nächste Wiedervorlage und Frist im Infoblock der Akte angezeigt.

In der Symbolleiste am oberen Fensterrand der Akte finden Sie die Buttons Termine (für Einträge im Kanzleikalender), WV (Wieder-vorlagen) und Fristen (zur Fristenverwaltung). Öffnen Sie nun z.B. die Fristenverwaltung.

Das Eintragen und Verwalten von Einträgen erfolgt jeweils analog:Die Liste in der jeweils unteren Fensterhälfte zeigt die bereits eingetragenen Termine, Wiedervorlagen oder Fristen. Über die Buttons Neu, Bearb. und Entf. bearbeiten Sie die Liste.

Eine Besonderheit befindet sich im Fristen-Fenster: Hier kann zusätzlich eine Vorfrist angegeben werden. Dabei handelt es sich um ein zusätzliches Datum, das Sie rechtzeitig an das Ablaufen der (Haupt-) Frist erinnern soll.Wenn Sie das Schlüsselfeld hinter dem Grund verwenden, kann das Vorfristdatum anhand von Tagen automatisch rückwärts berechnet werden. Schlüsselfelder (ganz allgemein) dienen dazu, typische Angaben in häufig verwendeten Eingabefeldern zu erfassen und zu speichern. Diese vordefinierten Angaben können dann später schnell per Mausklick ausgewählt und eingefügt werden.

Übrigens: Einen schnellen Überblick über alle anstehenden Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Jobs

des Tages erhalten Sie in der Tagesübersicht (Button ).

Und um einen aktenübergreifenden Überblick über sämtliche Termine oder Fristen oder Wiedervorlagen zu erhalten, stehen Ihnen entsprechende Listen zur Verfügung. Sie können sie über das Menü „Auswertungen“ öffnen.

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Startinfos > 8. Einen Schriftsatz erzeugen

8. Einen Schriftsatz erzeugen

Um ein Dokument oder einen Schriftsatz zu erzeugen, öffnen Sie die entsprechende Akte.

Klicken Sie auf den Button Textpr. oben in der Symbolleiste der Akte.

Wählen Sie aus der angezeigten Liste den geeigneten Rohtext (=Textvorlage) aus (beispielsweise ALLG BRIEF für eine Briefvorlage) und bestätigen Sie mit Ja, diesen. (Sie haben übrigens an anderer Stelle die Möglichkeit, selbst Rohtexte anzupassen oder neu anzulegen.)

Je nach Rohtext erscheinen Abfragen zum Inhalt. Zum Rohtext ALLG BRIEF erscheint beispielsweise nur die Frage, an welche Empängerart der Brief adressiert sein soll (z.B. Mandant, Gegner, Gegenanwalt). Die Einzelangaben zieht WinMACS aus der Akte und schreibt sie direkt in das Dokument.

Microsoft Word wird automatisch geöffnet und das erzeugte Dokument darin angezeigt. Passen Sie den Text nach Ihrem Belieben (und wie unter Word gewohnt) an. Drucken Sie ihn gegebenenfalls aus.

Das Abspeichern des Dokuments zum Schluss übernimmt WinMACS: Klicken Sie in Word auf die Schaltfläche WinMACS (ab Word 2008 müssen Sie dazu auf das Ribbon „Add-Ins“ wechseln). Das Dokument wird dann automatisch gespeichert, ohne dass Sie sich um Dateinamen oder Speicherpfad kümmern müssen, und kehrt automatisch zu WinMACS zurück.

Zurück in WinMACS klicken Sie zuerst auf die angebotene Schaltfläche Speichern, um das Dokument in den Dokumentenbestand aufzunehmen. Eventuell werden Sie dann gefragt (abhängig vom verwendeten Rohtext), ob Sie zum Word-Dokument eine Wiedervorlage eintragen, das Porto in die Aktenauslagen buchen und einen Historien-Eintrag zu dem Vorgang vornehmen möchten. Damit ist das Erzeugen eines Dokuments abgeschlossen.

Um ein Dokument später wieder aufzurufen, öffnen Sie in WinMACS die entsprechende Akte und klicken auf Bestand. Dort sehen Sie eine Liste aller gespeicherten Word-Dokumente zu Akte. Ein Klick auf Text öffnet Word und zeigt das Dokument darin an.

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Startinfos > 9. Honorarrechnung erstellen

9. Honorarrechnung erstellen

Um das Honorar zu einer Akte zu erzeugen, öffnen Sie die entsprechende Akte.

Rufen Sie die Registerseite „Honorar“ in der Akte auf. Jede Zeile in der tabellarischen Übersicht auf dieser Seite bedeutet, dass eine Rechnung erstellt wurde.

Klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Rechnung zu erstellen.

Es öffnet sich das Honorar-Rechnungsfenster. Geben Sie hier insbesondere eine Bezeichnung ein (z.B. „Vorschussrechnung“ oder „Abschlussrechnung“), markieren Sie unter Empfänger-Art, an wen die Rechnung gestellt wird (und klicken Sie danach auf das Lupensymbol hinter Empfänger, um diesen zu personalisieren). Markieren Sie auch die zutreffende Rechnungsart, beispielsweise den Standard „§ 13 RVG“. Der Wert Vorgabe € enthält automatisch den in der Akte hinterlegten Streitwert, kann hier aber auch manuell erfasst oder geändert werden.

Wechseln Sie im Honorar-Rechnungsfenster auf die zweite Registerseite „Gebühren“ (am unteren Fensterrand).

In der obersten rot markierten Box werden die einzelnen Gebührentatbestände erfasst. In der mittleren roten Box in der Fenstermitte werden die abzurechnenden Gebührentat-bestände in einer Tabelle aufgelistet:

Sie besitzen nun mehrere Möglichkeiten, um dort Positionen hinzuzufügen:

Einzelauswahl der Gebührentatbestände: Um eine neue Gebühr einzeln hinzuzufügen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Neu, dann hinter der Eingabezeile Text auf das Lupensymbol :

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Startinfos > 9. Honorarrechnung erstellen

Es öffnet sich das Suchfenster der RVG-Gebühren. Wählen Sie eine aus. Kontrollieren Sie, ob Wert und Satz korrekt sind. Bestätigen Sie dann die Einträge über die Schaltfläche Ok. Die ausgewählten Werte werden in die Tabelle übernommen.

Standard-Auswahl von typischen Gebührentatbeständen: Um mehrere typische Gebührenstandards gleichzeitig zu erfassen (und sich damit Mausklicks zu ersparen), verwenden Sie die Schaltfläche Standards. Beispielsweise werden beim Standard „RVG 06“ automatisch die Geschäfts- und Verfahrensgebühr und die entsprechende Anrechnung in die Tabelle eingetragen.

Übrigens: Angleichungs-, Abgleichs- und Erhöhungsgebühren werden gegebenenfalls automatisch eingefügt, wenn mehrere Gebühren ausgewählt werden (zum Beispiel Erhöhungsgebühr nach Nr. 1008 VV RVG, Gebührenabgleich nach § 15 RVG, Anrechnungen wie z.B. Geschäfts- und Verfahrensgebühr).

Ebenfalls auf der Registerseite „Gebühren“ werden eventuelle Auslagen und sonstige Gebührenpositionen hinzugefügt. Dies geschieht mit Hilfe die Eingabezeilen unter der Tabelle. Mit den jeweiligen Lupen-Feldern können Sie einsehen, welche konkreten Auslagen zur Akte hinterlegt sind und diese Auslagen in die Rechnung übernehmen.

Falls in der Akte bereits eine Vorschussrechnung gestellt worden war, dann findet eine Verrechnung über die dritte Registerseite „Vorschussrechnungen“ (wieder am unteren Fensterrand) statt. Dort sind bereits früher zur Akte gestellte Rechnungen aufgelistet. Markieren Sie die zutreffende Vorschussrechnung und klicken auf zuordnen. In der aktuell bearbeiteten Rechnung wird dann die Summe der Vorschussrechnung abgezogen.

Haben Sie die Rechnungsinhalte dann fertig zusammengestellt, klicken Sie am oberen Fensterrand auf OP buchen. Dadurch wird im WinMACS-Buchhaltungsbereich ein Offener Posten in Höhe der Rechnungssummer erzeugt.

Um die Rechnung schließlich in Papierform zu erhalten, klicken Sie (ebenfalls am oberen Fensterrand) auf Textpr.. Damit der Textprozessor gestartet, wie in Schritt 8 erläutert. Drucken Sie das in Word fertig erzeugte Dokument aus und speichern Sie es auf die oben beschriebene Weise.

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Startinfos > 10. Forderungsbeitreibung

10. Forderungsbeitreibung

Beispiel: Erstellen Sie ein Forderungsschreiben über 1.000,- Euro. Die Forderung soll vor zwei Monaten entstanden und seit vier Wochen fällig sein.

Öffnen Sie die entsprechende (Test-) Akte (oder legen Sie eine neue Akte an). Achten Sie darauf, dass insbesondere Mandant und Gegner der Akte richtig und vollständig zugeordnet sind.

Öffnen Sie in der Akte die letzte Registerseite „Forderung“. Jede Zeile in der tabellarischen Übersicht auf dieser Seite bedeutet, dass eine Rechnung erstellt wurde.

Klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Forderung einzufordern.

Arbeiten Sie nun die Registerseiten, die sich am unteren Fensterrand befinden, der Reihe nach durch. Die meisten Eingabefelder sind selbsterklärend bzw. in der WinMACS-Hilfe beschrieben. Weitere kontextbezogene Erläuterungen erhalten Sie übrigens, wenn Sie die Taste [F1]drücken.Achten Sie beim Durcharbeiten der Registerseiten insbesondere auf folgende Einstellungen:

Auf der Registerseite „Forderungskonto“ erfassen Sie die Forderungen:

Klicken Sie dort auf Neu und stellen Sie in Buchungsart die „Hauptforderung“ ein. Geben Sie außerdem das Entstehungs-Datum der Forderung (Beispiel: die Eingabe -2M erzeugt das Datum „heute vor zwei Monaten“), einen Buchungstext (z.B. ebenfalls „Hauptforderung“) und vor allem den Betrag (Beispiel: 1000 Euro) ein.Um eine Verzinsung dieser Forderung nach dem Basiszinssatz zu erreichen, stellen Sie in Zinsart „Basis“ ein und geben Sie in Zins p.a. den Zinssatz ein, der über dem Basiszinssatz liegen soll, also für Verbraucher 5 Prozent (der Basiszinssatz ist übrigens im Menü „Optionen“ > „Stammdaten“ > „EZB-Basiszins“ hinterlegt). Gegen Sie außerdem in das Feld Zins ab den Verzinsungsbeginn ein (in diesem Beispiel: -4W berechnet das Datum „heute vor 4 Wochen“).Klicken Sie zum Schluss auf Ok, um die Forderung abzuschließen und in die Tabelle zu übernehmen. Dort sehen Sie auch die bislang aufgelaufenen Zinsen in der Spalte „Zinsen HF“.

Auf der folgenden Registerseite „Dokumente“ erstellen Sie das Mahnschreiben. Wählen Sie im Listenfeld Vorgang den „Mahnschreiben“ aus. Die Zahlen werden aus den bereits früher ausgefüllten Feldern übernommen, können aber ggf. noch geändert werden.

Ein Klick auf die Schaltfläche Dokument startet den Textprozessor. Als Rohtext wird MZV Mahnschreiben vorg. vorgeschlagen – bestätigen Sie mit Ja, diesen. Microsoft Word wird gestartet und das komplette Mahnschreiben darin erzeugt. Drucken Sie es aus und kehren Sie über die Schaltfläche WinMACS zu WinMACS zurück (vgl. Schritt 8).

In WinMACS buchen Sie nun noch die Kosten des Mahnschreibens in das Forderungs-konto. Klicken Sie dazu im noch offenen Forderungsfenster auf Buchen in Forderungskonto.

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Startinfos > 10. Forderungsbeitreibung

Um einen Mahnbescheid zu erstellen, gehen Sie genauso vor; allerdings müssen Sie auf der ersten Registerseite „Parameter“ die Option Mahnverfahren entsprechend setzen:

• „AUGEMA“: Die in WinMACS erfassten Daten werden direkt an das zuständige Gericht übertragen. Sie benötigen dazu das Zusatzmodul WM AuGeMa, die kostenfreie Gerichtssoftware EGVP sowie eine qualifizierte elektronische Signatur (inkl. Kartenlesegerät und Signaturkarte, erhältlich bei zugelassenen Trust-centern, z.B. den Sparkassen).

• „EDV-MB-Formular“: Damit können Sie für sich selbst einen internen Ausdruck erstellen. Um die Daten an das Mahngericht zu übermitteln, müssen Sie diese jedoch von Hand auf der Website der Mahngerichte eintragen (www.online-mahnantrag.de).

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Startinfos > Abspann

Abspann

Damit sind wir am Schluss des kurzen und unvollständigen Rundgangs durch die Funktionen der Kanzleisoftware WinMACS angekommen.

Wenn Sie Ihr Wissen vertiefen möchten, dann buchen Sie doch eine individuelle und per-sönliche Schulung bei der Rummel AG, gerne in Ihren Kanzleiräumen. Zur Beantwortung einzelner Fragen steht Ihnen auch die telefonische Hotline (bei Abschluss eines Wartungsvertrags) oder das kostenlose Internetforum (www.rummel-ag.de > Forum) zur Verfügung.

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