SAP Grundlagen /Einführung in mySAP ERP

Michael Gieseking

Berlin, 24.3.2006

23.03.2006

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Struktur der Vorlesung

Einleitung

ERP Central Component

SAP Organisationsstruktur

Financials

Operations

Corporate Services

Human Capital Management

SAP Basis

SAP Netweaver

Die Enterprise Services Architecture

SAP-Projekte

SAP Betriebsorganisation

Zusammenfassung

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Auszug aus der Solution Map

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Integration der Finanzwirtschaft in SAP

SCHEMATISCH

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Integration der Finanzwirtschaft in SAP -Erläuterungen

• Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevantenGeschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält ausGründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoffdifferenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuchweitergeben:

• Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die dieBeziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM —Materials Management).

• Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die dieBeziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales &Distribution).

• Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die dieVerwaltung von Anlagen betreffen.

• Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Buchung von Bargeldflüssen.

• Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwandals Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen derErstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

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SAP Organisationsstruktur

• Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene imSAP. Die Einstellungen, die für einen Mandantengetroffen werden, gelten für alle Buchungskreise.Für Vattenfall Europe wird immer der Manant 100verwendet.

• Der Kontenplan wird dem Mandantenzugeordnet. Dem Kontenplan können ein odermehrere Buchungskreise zugeordnet werden. FürVattenfall Europe gibt es einen gemeinsamenKontenplan.

• Der Buchungskreis stellt die kleinsteorganisatorische Einheit des externenRechnungswesens dar. Für jeden Buchungskreiskann eine vollständige, in sich abgeschlosseneBuchhaltung abgebildet werden. Dies beinhaltetdie Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisseund die Erstellung aller Nachweise für einengesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowieGewinn- und Verlustrechnungen.

Mandant

Kontenplan VATE

Buchungs-kreis HEW

5100

WeitereBuchungs-

kreise

Buchungs-kreis EHA6201 bzw.

6202

BEISPIEL VATTENFALL EUROPE

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2000 Transmission

Trans-mission

Kernkraftwerke

4300 G

en

era

tio

n4200

LA

UB

AG

4340 KW Schwarze

Pumpe

3000 Trading

Mining & Generation

Trading Sales

Kernkraftwerke

KonventionelleErzeugung/Tagebau

Technische Dienste

Spitzenlasterzeugung

Grundlasterzeugung

Tagebau

KonventionelleErzeugung/Tagebau

Spitzenlasterzeugung

Grundlasterzeugung

Tagebau

41nnKrümmel

41nn Brunsbüttel

4340 KW Schwarze

Pumpe

6500 S

ale

s

Vertriebs-service

Weiter-verteiler

Gross-kunden

HeatDistribution

5100 H

EW

Op

era

tio

ns

Tarif-kunden

Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilungund –vertrieb

Vattenfall Europe (Holding)1000

VattenfallEurope

SSC Hamburg

= BU= Sub-BU= Buchungskreis (Bezeichungen (hier gekürzt) entsprechen Legal Entity Bezeichnungen)

6100 B

ew

ag

Op

era

tio

ns

Tarif-kunden

Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilungund –vertrieb

SSC Berlin

Buchungskreise der Vattenfall Europe

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StammdatenKontenplan

Buchungskreis A Buchungskreis CBuchungskreis B

Kontenplan

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StammdatenKontenplan

!

Bei Vattenfall Europe gibt es nur einen Kontenplan der sowohl als operativer Kontenplan, alsKonzernkontenplan und auch als Landeskontenplan dient. Die bilanziellen Anpassungenzwischen HGB und Swedish-GAAP werden durch spezielle Konten ermöglicht.

• Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisengemeinsam verwendet werden.

• Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und dieKategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Bilanzkonto.

• Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, dersowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Neben demoperativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben:

- einen Konzernkontenplan,

der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist

- einen Landeskontenplan,der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist.

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Buchungskreis-segment

• Kontowährung• Einzelpostenanzeige• .....

BK6201 BK6201

StammdatenAufbau Sachkontenstammsatz

Kontenplan-segment

SACHKONTEN

Buchungskreis-segment

BK5100

• Bezeichnung• Kontengruppe• Erfolgs-/Bestandskonto• .....

BK5100

• Kontowährung• Einzelpostenanzeige• .....

BEISPIEL

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StammdatenKontengruppen

Kontenpl. Kontengr. Bezeichnung von Kto. bis Kto.

VATE ANLA Anlagenkonten 0 999999VATE ARAP Aktive Rechnungsabgrenzung 2900000 2999999VATE FILA Finanzanlagen 1100000 1699999VATE FLMT Flüssige Mittel 2800000 2899999VATE GUKV G. u. V. Konten 5000000 7999999VATE HGB Bilanzierung nach HGB H0000001H9999999VATE PASS Passiva 3000000 4999999VATE UMVM Umlaufvermögen 2000000 2799999VATE VERR Verrechnungskonten 8000000 8999999

• Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, diesich auf das Anlegen von Sachkonten beziehen.

• Die Kontengruppe bestimmt:- das Nummernintervall, aus dem die Kontonummer beim Anlegen eines

Sachkontos zu wählen ist- den Bildschirmaufbau beim Anlegen eines Sachkontos im

buchungskreisspezifischen Bereich

BEISPIEL

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• Den Kontenplan für Vattenfall Europefindet man unter dem Kürzel VATE.Den Rahmen für diesen Kontenplanbildet der IKR. Führend für dieKontengliederung ist die Bilanzierungnach Swedish GAAP. Für dieabweichende Buchung nach HGBwurde eine gesonderte KontenklasseH (HGB) definiert. Die Konten für dieBuchung nach Swedish GAAP sind 7-stellig. Zur Unterscheidung derBuchungen nach HGB wurde denzutreffenden Konten der Buchstabe Hvorangestellt.

• Für die einzelnen Buchungskreisewird eine Selektion von Konten ausdem gemeinsamen Kontenplanvorgenommen.

StammdatenKontenplan anzeigen

BEISPIEL

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Grunddaten BelegerfassungÜberblick

Steuerkennzeichen Belegnummernkreis Belegart Buchungsschlüssel

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Grunddaten BelegerfassungBelegarten

• Um die Vielzahl der FI-Belege leichtunterscheiden und ordnen zu können,werden Belegarten verwendet. Jeder Belegist genau einer Belegart zugeordnet, welcheim Belegkopf eingetragen ist.

• Die Belegart legt den Nummernkreis füralle zugehörigen Belege fest.

• Die Belegart definiert, welche Kontoarten ineinem bestimmten Beleg zulässig sind.

• Es gibt fünf verschiedene Kontoarten imR/3-System:

D DebitorenK KreditorenS SachkontenA AnlagenM Material

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Mit Hilfe der Belegart können Sie:

Grunddaten BelegerfassungBelegartenDie Belegart ist ein Schlüssel, durch den Buchhaltungsbelege klassifiziert und zu buchende

Geschäfts-vorfälle unterschieden werden. Die Belegart ist im Belegkopf vermerkt und gilt für den

gesamten Beleg.

• die zu buchenden Geschäftsvorfälleunterscheiden. Dies ist z.B. in der Anzeige derEinzelposten zu einem Konto von Bedeutung.

• die Bebuchung der Kontoarten steuern(Kreditoren-, Debitoren- oder Sachkonten). DieBelegart bestimmt, welche Kontoarten mit ihrbebucht werden können.

• Belegnummern vergeben. Jeder Belegart istein Nummernkreis zugeordnet. Die Original-belege aus einem Nummernkreis sollten Siezusammen ablegen. Dadurch steuert dieBelegart die Belegablage.

• das Nettoverfahren anwenden. Hier wirdbereits beim Buchen einer kreditorischenRechnung der anfallende Skonto und derNettobetrag errechnet und gebucht.

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Belegarten werden auf Mandantenebene definiert.

In der Regel schlägt das System Ihnen beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls dieentsprechende Belegart vor. Für einige Vorgänge (z.B. Ausgleichsvorgänge) werdenBelegarten im System hinterlegt, die für die automatischen Buchungen benötigt werden.

AA AnlagenbuchungAB AusgleichsbelegAF AfA-BuchungenAK AnlagenkorrekturenAN Anlagenbuchung nettoAS Anl. Sonstige/StornoAÜ Datenübernahme Anl.CO CO AbrechnungDA DebitorenbelegDB Debitoren DauerbuchDE Debitor Ecas Abrechn

DG Debitoren GutschriftDR Debitoren RechnungDS Debitoren StornoDV Belegvorerfassung SchrottDZ Debitoren ZahlungDÜ Datenübernahme DebitorenFA Zwfh.Forder.allgemeinFG Zwfh.Forder.GeldeingangFU Zwfh.Forder.UmbuchungFWZwfh. Forder.WertberichtigungFZ Zwfh.Forder.ZubuchungGF Nachbelastung

Beispiele für Belegarten

Grunddaten BelegerfassungBelegarten

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Der Buchungsschlüssel ist ein zweistelliger nummerischer Schlüssel, der die Erfassung vonBelegpositionen steuert. Der Buchungsschlüssel legt u.a. folgendes fest:

• Kontoart (Anlagen, Debitor, Kreditor, Material, Sachkonto).• Sollbuchung oder Habenbuchung• Gestaltung der Erfassungsbilder

Buchungs- Bedeutungschlüssel

40 Sachkontenbuchung im Soll50 Sachkontenbuchung im Haben01 debitorische Rechnungen11 debitorische Gutschriften21 kreditorische Gutschriften25 Kreditorenzahlungen31 kreditorische Rechnungen

Beispiele für Buchungsschlüssel

Grunddaten BelegerfassungBuchungsschlüssel

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Für jedes Land, in dem einer der Buchungskreise seinen Sitz hat, sind eigene Umsatzsteuerkennzeichendefiniert.Jedes Kennzeichen enthält einen Steuersatz zu den unterschiedlichen Steuerarten.

Für steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze, die an die Finanzbehörde gemeldet werden müssen, isteinSteuersatz mit dem Wert 0 definiert.

Die Buchung der Vor- und Umsatzsteuer erfolgt automatisch anhand im Customizing hinterlegterKontenfindungen.

00 nicht steuerrelevant07 Umsatzsteuer Inland 7%16 Umsatzsteuer Inland 16%21 Umsatzsteuer Inland Vormonat 16%25 Umbuchung Anlagenverrechnungskonto nicht steuerbarV6 Vorsteuer Inland 16%XA Umbuchung ohne Umsatzsteuer

Beispiele für Steuerkennzeichen

Grunddaten BelegerfassungSteuerkennzeichen

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Anlagenbuchhaltung

Belegart Nummernkreis Kontoart Storno Belegart Bezeichnung Von Nummer Bis Nummer

AF 1 AS AS AfA-Buchungen 1000000000 1199999999

AA 14 AS AS Anlagenbuchung 1200000000 1999999999

AK 14 A AS Anlagenkorrekturen 1200000000 1999999999

AN 14 AS AN Anlagenbuchung netto 1200000000 1999999999

AS 14 A AS Anl. Sonstige/Storno 1200000000 1999999999

Grunddaten BelegerfassungBelegnummernkreise

BEISPIEL

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• Das Mitbuchkonto ist ein Konto im Hauptbuch. Wenn eine Kreditoren-oder Debitorenrechnung in einem Nebenbuch gebucht wird, so wirdautomatisch diese Buchung auch auf ein Hauptbuchkonto gebucht.

• Ein typisches Mitbuchkonto ist z.B. das Konto Verbindlichkeiten Inland,das bei der Rechnung eines Kreditors mitbebucht wird.

• Die Mitbuchkonten sind nicht manuell zu bebuchen, sondern siewerden vom System automatisch geführt.

• Mitbuchkonten müssen beim Anlegen von Kreditoren- oderDebitorenstammsätzen angegeben werden.

• Ein anderer Begriff für Mitbuchkonto ist auch Abstimmkonto.

Grunddaten BelegerfassungMitbuchkontentechnik

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Bild

sch

irm

folg

e

EinstiegDritte Belegposition

EingabeZweiteBelegposition

2. Positionsbild

weiterePositions

-bilder

EingabeErsteBelegposition

EinstiegZweite Belegposition

1. PositionsbildEingabeBelegkopf

EinstiegErste Belegposition

Einstiegsbild

Grunddaten BelegerfassungAllgemeine Buchung erfassen

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• Mit der Belegvorerfassung können Sie unvollständige Belege ohneumfangreiche Eingabeprüfungen im SAP-System erfassen und ablegen(parken). So können Beträge aus vorerfassten Rechnungenbeispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet werden.Die auf Basis der vorerfassten Belege ermittelten Steuerbeträgekönnen verwendet werden, um anfallende Forderungen aus Steuernfrühzeitig bei den Finanzbehörden geltend zu machen.

• Wenn Sie den Beleg vorerfassen, muss er nicht vollständig sein und eswerden keine Kontensalden fortgeschrieben.

• Die Daten stehen dem System allerdings zeitnah für Auswertungen zurVerfügung.

• Es wird eine Belegnummer vergeben. Sie parken einen Belegbeispielsweise dann, wenn Kontierungen fehlen und Sie diese zueinem späteren Zeitpunkt vervollständigen möchten.

Grunddaten BelegerfassungBelegvorerfassung

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DauerbuchungenErfassung von Dauerbuchungsurbelegen

DefinitionPeriodisch wiederkehrende Buchung, die das Dauerbuchungsprogramm aufgrund vonDauerbuchungsbelegen vornimmt. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbarmit dem Dauerauftrag, der einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungenoder Darlehenstilgungen gegeben wird.

VerwendungDauerbuchungen führen Sie für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie z.B. Miete und Versicherungsbeiträge, durch. Dabei bleiben folgende Daten unverändert:

• Buchungsschlüssel• Konto• Beträge

Diese gleichbleibenden Daten hinterlegen Sie in einem Dauerbuchungsurbeleg. Dies istein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mit Hilfe diesesBelegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.

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StrukturEin erfasster Dauerbuchungsurbeleg dient dem System als Vorlage. Er ist keinBuchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand.Mit ihm legen Sie fest, wann eine Buchung erzeugt werden soll. Für die Terminierunghaben Sie zwei Möglichkeiten. Die Buchungen können periodisch oder aber zu einembestimmten Termin vorgenommen werden:

• Für periodische Buchungen geben Sie in den Dauerbuchungsurbeleg denersten und den letzten Tag der Ausführung sowie einen Abstand in Monatenan.

DauerbuchungenErfassung von Dauerbuchungsurbelegen

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DauerbuchungenDauerbuchung ausführenUm aus den Dauerbuchungsurbelegen die Buchhaltungsbelege zu erzeugen, führt man dasDauerbuchungs- programm aus oder plant es für die Ausführung ein.Die Terminierung der Dauerbuchungsurbelege allein reicht nicht aus, um Buchhaltungsbelege aus denDauerbuchungsurbelegen zu erzeugen. Man muss das Dauerbuchungsprogramm in den entsprechendenZeitabständen starten und über einen Abrechnungszeitraum angeben, welche Dauerbuchungsurbelege zuberücksichtigen sind.Das Dauerbuchungsprogramm erzeugt eine Batch-Input-Mappe. Darin sind die Buchhaltungsbelegeenthalten, die zu erstellen sind. Nach dem Ausführen des Dauerbuchungsprogramms spielen Sie dieMappen ab, um die Buchungen vorzunehmen.

VorgehensweiseDas Dauerbuchungsprogramm führen Sie aus,indem Sie vom Hauptbuchmenü aus folgendeSchritte durchführen:

Rechnungswesen

Hauptbuch

Period.Arbeiten

Dauerbuchungen

Ausführen

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Sortieränderungen oderSummenbildungen, werdenmit den Bearbeitungsoptionendurchgeführt:

SachkontenauswertungenEinzelpostenanzeige

1. Spalte durch Anklicken markieren 2. Aufsteigend / Absteigend auswählen 3. Zwischensumme je Zuordnungauswählen

Angewandte Optionen werden zurückgesetzt, indem Sie über die Menüleiste - am oberenBildschirmrand - den Button „Einstellungen“ unddann die Anzeige-variante „Grundliste“auswählen.

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• Durch Doppelklick auf dieentsprechende Zeile undSpalte kann man folgendeAuswahl derEinzelpostenanzeige treffen:

1. Monat X, Soll-Posten2. Monat X, Haben-Posten3. Monat X, Soll- und Haben-Posten4. Kumulativ, Periode5. Kumulativ, Jahr!

Darstellung des

Bildschirmausschnitt

SachkontenauswertungenSaldenanzeige / Verkehrszahlen

*1 *2 *4

*5

*3

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ÄnderungsbelegeÄnderungsbelege zum Stammsatz

• Zum Anzeigen derÄnderungsbelege zueinem Stammsatz,lassen Sie sichzunächst denStammsatz einesSachkontosanzeigen.

• Wählen Sie denRegister„Informationen“

• In diesemRegisterblatt findenSie den ButtonÄnderungsbelege

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ÄnderungsbelegeÄnderungsbelege zum Stammsatz

• Es erscheint eineListe mit dengeänderten Feldern

• Per Doppelklickgelangen Sie auf denÜberblick derÄnderungen indiesem Feld

• Ein weitererDoppelklick auf eineder Zeilen öffnet einFenster mitDetailinformationenzur Änderung (z.B.Datum, Uhrzeit,Benutzer).

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!

Zwingende Voraussetzung zumAusgleichen von Konten ist,dass das Konto die Verwaltungoffener Posten zulässt.

Dies kann imSachkontenstammsatz in denSteuerungsdaten geprüftwerden.

KontenpflegeAusgleichen eines Kontos

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In der Einzelpostenliste des bearbeiteten Kontos kann man sich die Posten des entsprechendenAusgleichbelegs anzeigen lassen.

KontenpflegeAusgleichen eines Kontos ohne Restposten

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Periodische Arbeiten für den AbschlussAbstimmanalyse FinanzbuchhaltungIn dieser Vorgehensweise führen Sie eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitoren,Kreditoren und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege und eine Prüfungder Soll- und Habenverkehrszahlen dieser Konten mit den Soll- und Habensalden derAnwendungsindizes aus.Diese Abstimmung gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Buchwerk aus technischer Sicht (Abgleich vonEinzelbelegen mit fortgeschriebenen Summen ) in sich absolut stimmig ist.Dieser Abstimmreport sollte aus Sicherheitsgründen Bestandteil eines jeden Monatsabschlusses sein.

• Wählen Sie die entsprechende Abgrenzungnach Buchungskreis, Geschäftsjahr usw.

• Wird der Abstimmparameter 'Belege -Verkehrszahlen' eingestellt, so werden dieSoll- und Habenverkehrszahlen derDebitorenkonten, Kreditorenkonten undSachkonten mit den Soll- und Habensummender gebuchten Belege verglichen.

• Wird der Abstimmparameter 'Indizes -Verkehrszahlen' eingestellt, so werden dieSoll- und Habenverkehrszahlen derDebitorenkonten, Kreditorenkonten undSachkonten mit den Soll- und Habensummender Anwendungsindizes (Sekundärindex)verglichen.

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Periodische Arbeiten für den AbschlussAbstimmanalyse FinanzbuchhaltungHier finden Sie ein Ergebnisbeispiel einer solchen Abstimmanalyse.

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Periodische Arbeiten für den AbschlussAbgrenzungsbeleg erfassen

• Eine Abgrenzungsbuchung istwie eine normaleSachkontenbuchung zubehandeln.

• Die Umkehrbuchung mussspäter vom Benutzer manuellangestoßen werden.

• Grund der Umkehrbuchung istin diesem Fall „05“ für eineAbgrenzungsbuchung

!

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Periodische Arbeiten für den AbschlussUmsatzsteuervoranmeldung

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Periodische Arbeiten für den AbschlussSaldovortrag

Beim Saldovortrag wird der Saldo eines Kontos in das neue Geschäftsjahrvorgetragen. Für den Saldovortrag stehen Ihnen jeweils ein Programm für dieSachkonten sowie ein Programm für die Debitoren- und Kreditorenkonten zurVerfügung. Um den Saldovortrag für Bestandskonten und Debitoren- undKreditorenkonten durchzuführen, müssen keine Voraussetzungen erfüllt sein.

Nach einmal erfolgtem Saldovortrag, werden weitere Buchungen im Vorjahrautomatisch berücksichtigt.

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Bilanz & GuV

N70:Externe FinanzbuchhaltungÜberblick

SAP AG

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OrganisationsstrukturSAP Best Practices

BP01

BP01Produktions-

werk

BP01 BU SMB Unternehmen

BP01

BP02Verteil-zentrum

BP03 Lagerung

01

Kosten-rechnungskreis

Buchungskreis

WerkLandOrt

Verkaufsorg.

Vertriebsweg

Sparte

Ergebnisbereich

BP0X

BU SMB Inter C US

BP0XIC-Werk

BP0X

BP02 BP03

BP01

01 02 0301 01 02 01

01 01 01 01

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N70: Externe Finanzbuchhaltung - AllgemeineInformationen

• Umfasst den Buchungskreis BP01 und enthält die wichtigsten Geschäftsprozesse auf Grundlage des Kontenplans IKR

• Basiert auf dem neuen Hauptbuch

• Basiert auf der deutschen Gesetzgebung und wird für die Verwendung in Deutschland empfohlen

• Kann sowohl von mittelgroßen, national operierenden Unternehmen als auch von global operierenden Konzernen verwendet werden

• Liefert Stammdaten sowie folgende Funktionen:

• Hauptbuchhaltung / Kassenbuch

• Debitorenbuchhaltung

• Kreditorenbuchhaltung

• Bankbuchhaltung

• Profit-Center-Rechnung

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Hauptbuch in mySAP ERP – Vorteile

1. Das Hauptbuch unterstützt eine einheitlichesFinanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen.

2. Es zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Erweiterbarkeitaus - branchen- oder kundenspezifischeAuswertungskriterien können in dieStandardkostenrechnung einbezogen werden.

3. Es umfasst leistungsstarke Funktionen für ausgeglicheneBücher und unterschiedlichste Auswertungskriterien, wasbesonders für das Segment- und Management-Reportingund in vielen Branchen von Bedeutung ist.

4. Das Hauptbuch unterstützt parallele Buchhaltung unterVerwendung von parallelen Büchern bzw. parallelen Konten.

5. Umfassende Unterstützung des Fast-Close-Konzepts(vorgezogene Abschlüsse), da vielePeriodenabschlussaktivitäten nicht mehr erforderlich sind.

6. Das Hauptbuch bietet absolute Transparenz, minimiert dasRisiko von Verstößen gegen die Gesetzgebung undunterstützt damit die Corporate Governance.

7. Geringe Gesamtbetriebskosten für die Implementierung undNutzung des Hauptbuchs.

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Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und mySAP ERPHauptbuch in SAP R/3 Enterprise Hauptbuch in mySAP ERP

mySAP ERP: Eine vereinte WeltHeute: Eine verteilte Welt

Spezielle LedgerMulti-dimensional,kundenspezifisch

Industriespez. LedgerB/S nach Zuschuss, Fonds,

Titel ...

Profit-Center-LedgerManagement- und

Segment-Reporting

Selbst-kostenLedger

KlassischesHauptbuchGesetzl.

Anforderungen

Das Hauptbuch unterstützt:

Gesetzl. Anforderungen

Management- und Segment-Reporting

Erweiterung für Industrien

Erweiterungen für Kunden

Zahlreiche Auswertungskriterien für

ausgeglichene Bücher Parallele

Buchhaltung

Fast-Close-Konzept

Reduzierung d. Ges.betriebskosten

Internat. Standards für das

Rechnungswesen

Gesetzeskonformität & Transparenz

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N70: Hauptbuchhaltung mit dem neuen GL

• Neue Hauptbuchhaltungsfunktionen

Online-Split

Buchungen im Hauptbuch

Profit-Center-Rechnung

Stornobuchungen

Kontoanalyse und -ausgleich

Scheckeinreichung

Bankbuchhaltung

Manueller Kontoauszug

Eine Beschreibung der Periodenabschlussaktivitäten finden Sie im BuildingBlock N73.

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N70: Organisationsstruktur

Kostenrechnungskreis BP01Parameter:GeschJahresvariante K4Controlling-Währung 30 (EURO)Standardhierarchie 0001

Buchungskreis BP0X

GeschJahresvariante K4

Operativer KontenrahmenIKR

Segmente

BP01_ABP01_BBP01_C

Buchungskreis BP01

GeschJahresvariante K4

Profit Center

1100, 1200, 6000 7000, 8000, 9000 9999 Dummy-PC

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HauptbuchBetriebswirtschaftliche

VorteileEchtbuchungen

PeriodischeBearbeitung

BerichtswesenBetriebswirtschaftliche

Vorteile

Die Hauptbuchhaltung wirdzur Verwaltung undÜberwachung gebuchterBelege und derFinanzsituation verwendet.Die Finanzsituation wird aufGrundlage der Bilanz undder Gewinn- undVerlustrechnung bewertet.

Belegkompaktjournalanzeigen

Belegjournalanzeigen

Hauptbuchbelege mitund ohne Aufteilung

buchen

Kontoständeanzeigen

Leistungsaufnahme-planung

Beleg anzeigen

In der Hauptbuchhaltungstehen vordefinierteBerichte zur Verfügung. Dievordefinierten Berichte sindin einerStandardberichtshierarchieabgelegt. Die Berichte bietenIhnen die Möglichkeit, diegebuchten Daten nachunterschiedlichstenKriterien auszuwerten.

Berichtswesen

Berichtswesen

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DebitorenbuchhaltungIntegration der Finanzwirtschaft in SAP

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DebitorenbuchhaltungÜbersicht Buchungsprinzip

Die Debitorenbuchhaltung des Systems FI führt und verwaltet die buchhalterischen Daten einesKunden.

Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden direkt auch im Hauptbuch geführt, wobei je nachVorgang unterschiedliche Sachkonten mitgebucht werden ( Forderungen, erh. Anzahlungen,Einzelwertberichtigungen u.a.).

Für die Verfolgung der offenen Posten stehen dem Anwender Kontoanalysen, Reports,Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung.

Zur Dokumentation der Vorgänge stehen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibungen und zahlreicheandere Standardberichte zur Verfügung siehe Infosystem Debitorenbuchhaltung.

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Aufbau Debitorenstammsatz - ÜbersichtAlle Informationen, die für dieGeschäftsbeziehungen mit einem Kundenbenötigt werden, sind im Debitorenstammsatzabgelegt.

Der Stammsatz wird sowohl von derBuchhaltung als auch vom Vertrieb (Modul SD)genutzt unduntergliedert sich in drei Teile:

•allgemeine Daten•Daten für die einzelnen Buchungskreise•Daten für den Vertrieb

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Grunddaten Belegerfassung - Belegarten

Wichtiger Bestandteil einer Buchung ist die Belegart. Sie kennzeichnet den jeweiligenGeschäftsvorfall. Für die Abwicklung der Vorgänge für die Debitorenbuchhaltung genügen i. d.R. die unten aufgeführten Belegarten:

Sie finden diese im Matchcode, indem Sie auf das Feld Beleg-arten klicken und auf der rechten Seite den Knopf drücken.

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Grunddaten Belegerfassung - Buchungsschlüssel

Im Teil Positionsdaten erfolgt die Erfassung des eigentlichen Buchungsvorganges. Abhängigvon Eingabe des Buchungsschlüssels und Kontos (Debitor, Sachkonto, Kreditor) werden ggf.unter- schiedliche Eingabefelder aufgeblendet oder auch mit unterschiedlichen Feldstativersehen. Gleichzeitig sind systemseitig Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Die Buchung aufDebitoren ist z. B. nur mit der Kontoart D möglich.

Hinweis: Da debitorische Vorgängeoft als Gegenposten eine Buchungauf Sachkonten verlangen z. B.Sollstellung, Zahlungseingang sindhäufig auch die Buchungsschlüsselder Kontoart S anzuwenden:

Für die Abwicklung von Debitorenvorgänge werden die nachfolgend genanntenBuchungsschlüssel vorgehalten:

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Sonderhauptbuchvorgänge

Anzahlungsanforderung

Anzahlungseingang

Anzahlungseingang für Anzahlungsanforderung

Anzahlungseingang ohne Anzahlungsanforderung

Anzahlungsverrechnung

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Darstellung eines Gesamtvorganges

Die Aufstellung gibt Ihnen einen Gesamtüberblick, wie sich die Geschäftsvorfälle

Anzahlungsanforderung (Beleg 2000000205) (s. Anhang), Anzahlungseingang (Beleg2000000216),Rechnung (Beleg 2000000221) und Anzahlungsverrechnung (Beleg 2000000222)

auf dem Debitorenkonto darstellen:

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Debitorenkonto ausgleichen - Ansicht derEinzelpostenliste vor Ausgleich

Anzeige der offenen Posten

SAP Menü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Konto > Posten anzeigen/ändern(FBL5N)

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Änderungsbelege

Um die Änderungen nachvollziehen zu können,, werden systemseitig Änderungsbelegeerzeugt. Es werden für jedes Feld:

- Zeitpunkt der Änderung

- Name des Benutzers

- der vorherige Feldinhalt

gespeichert und protokolliert. SAP erstellt Änderungsbelege für:

- Änderungen von Stammdaten z. B. für Debitorenstammsätze

- Belegänderungen in Buchungsbelegen

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Zur Anzeige von Änderungen in Debitorenstammdaten gibt es mehrere Möglichkeiten:

Über den Einstieg in die Debitoren-Stammdaten(Hier können bei Bedarf weitergehende Änderungen sofort vorgenommen werden):

Änderungsbelege Debitoren-Stammdaten

Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Stammdaten > anzeigen(FD03)

Debitorennummer undBuchungskreis eintragen

Die Eingaben mit bestätigen.

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Korrespondenzen

Mahnen

- Mahnlauf erstellen

- Mahnliste anzeigen / drucken

Kontoauszug

Korrespondenzen drucken

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Mahnen - Mahnverfahren

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Mahnen - Mahnverfahren

Es sind zwei Mahnverfahren vorgesehen. VAT 1 bezieht sich auf die Mahnung vonkonzerninternen Debitoren. VAT 2 wird für das Mahnen von externen Kunden verwendet.

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Mahnen - Mahnstufen

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Mahnen - Mindestbeträge

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Mahnen - Mahngebühren

Die Mahngebühren im externen Mahnverfahren werden auf der Mahnung ausgewiesen,jedoch erst nach Zahlung manuell belastet.

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Mahnen - Mahnsperrgründe

Mahnsperrgründe können sowohl im Debitorenstammsatz unter Korrespondenz, als auch inder Debitorenzeile im Buchungsbeleg gesetzt werden.

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Mahnen von Sonderhauptbuchvorgängen

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Kontoauszug

Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Periodische Arbeiten > Korrespondenz drucken > Periodische Kontoauszüge (F.27)

Der folgende Ablauf beschreibt die Erstellung eines Debitoren-Kontoauszuges. Als unbedingteVoraussetzung zur Erstellung eines Kontoauszuges ist es erforderlich, dass imDebitorenstammsatz (Reiter Korrespondenz) das Feld „Kontoauszug“ mit einementsprechenden Eintrag versehen ist.

Eingabe desBuchungskreises

Kontoart festlegen

Auszugskennzeichenauswählen

Korrespondenzart auswählen

Berichtszeitraum festlegen (Alle Buchungeninnerhalb dieses Zeitraumes werden berücksichtigt)

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Kontoauszug

Nach Betätigung des Symbolswird ein Fenster mit folgendemHinweis aufgeblendet:

Nach Bestätigung der Meldung mit wird einweiteres Fenster - für dieKorrespondenzanforderung - geöffnet.Wenn Sie auf die Frage: „Möchten Sie dieAnforderung ausgeben?“ mitantworten, erhalten Sie eine Übersicht dererzeugten Ausgabeaufträge:

Zum Ausdrucken des Kontoauszuges ist gemäß Pkt. - „Korrespondenzen drucken“ zuverfahren.

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Korrespondenzen drucken

Pfad: System > Eigene Spoolaufträge(SP02)

Die Druckausgabe aller Korrespondenzen erfolgt durch Auswählen des Spoolauftrages d.h. Setzen des Flags (vor der Spool-Nr.) und anschließender Betätigung des(größeren) Symbols.

Die erzeugten Belege werden an den jeweils hinterlegtenDrucker ausgedruckt und Sie erhalten die Fertigmeldung :

Um Kopien zu erzeugen, muss der Vorgang wiederholt werden.

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N70: Debitorenbuchhaltung

• Rechnungen und Gutschriften

Anzahlungen

Kreditkontrollmanagement

Abwicklung Zahlungseingänge

Zahlungslauf (Bank-Inkasso)

Mahnwesen

Verzinsung

Kontenausgleich

EingehendeAufträge Lieferung

Zahlungstransaktionen

Mahnung

Kredit- kontrolle

RechnungDebitor

Buchhaltungs-beleg

CashManagement

Konto:Debitor 101

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DebitorenBetriebswirtschaftliche

VorteileEchtbuchungen

PeriodischeBearbeitung

BerichtswesenBetriebswirtschaftliche

Vorteile

Mahnprogrammstarten

Kreditlimitprüfen/setzen

Verzinsung starten

Berichtswesen

Für diese Komponentestehen vordefinierteBerichte zur Verfügung.Diese Berichte sind in einerStandardberichtshierarchieabgelegt. Die Berichtebieten Ihnen dieMöglichkeit, die gebuchtenDaten nachunterschiedlichstenKriterien auszuwerten.

Die Debitorenkomponentewird zur Verwaltung undÜberwachung vonDebitorenbuchungen wieRechnungen, Anzahlungenusw. verwendet.

Anzahlungs-anforderung

Kundenrechnungbuchen

Anzahlungs-verrechnung

Zahlung mit demZahlungsprogramm

buchen

Anzahlung mitZahlungsprogramm

buchen

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KreditorenbuchhaltungIntegration der Finanzwirtschaft in SAP

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StammdatenStammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten

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StammdatenStammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten

Buchungsvorgänge

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StammdatenStammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten

Mit R/3 können Lieferanten zentral angelegt werden, so dassdie Rechnungswesen- und statistischen Informationengemeinsam verwendet werden können.Der Lieferantenstammsatz besteht aus drei Hauptbereichenmit den folgenden Informationen:- Allgemeine Daten, z.B. Lieferantenanschrift undBankverbindung (Daten auf Mandantenebene)- Buchhaltungsdaten (Daten auf Buchungskreisebene)- Einkaufsdaten (Daten auf Einkaufsorganisationsebene)

In VE werden daher Lieferantendaten angelegt, um folgendeszur Verfügung zu stellen:- konzernweite Lieferantendaten (allgemeine);- Daten der Tochtergesellschaften des Konzerns(Buchhaltungsdaten);- Einkaufsorganisationsdaten (Einkaufsdaten).

Die Daten auf Mandantenebene stehen allenBuchungskreisen zur Verfügung. Da Sie Konten auf dieserEbene Nummern zuweisen, erhält ein Lieferant die gleicheKontennummer in allen Buchungskreisen.Die einzelnen Buchungskreise speichern ihre eigenenLieferanteninformationen auf der Buchungskreisebene.

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Aufbau Kreditorenstammsatz

Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten

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Layout auswählen

Layout ändern Layout speichern

Exkurs: Auswertungen zum LieferantenkontoEinzelpostenanzeige (Layout)

Man hat die Möglichkeit ein Layout zu ändern, das geänderte Layout unter einen Namen zu speichern oder ein bestehendes Layout auszuwählen. Möchte man z.B. das Fälligkeitsdatum mit anzuzeigen geht man aufdas Symbol für Layout ändern.

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Exkurs: Auswertungen zum LieferantenkontoEinzelpostenanzeige (Layout)

Die neue Spalte „Nettofäll.“ wird mit angezeigt. Es wird deutlich, warum die untere Position nicht mit angezeigt wird, wenn man „offen zum Stichtag“ 8.10. ausgewählt. Am 8.10. wurde die Position ausgeglichenund somit nicht mehr offen !

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Exkurs: Auswertungen zum LieferantenkontoEinzelpostenanzeige (Filter)

Mit dem Filter hat man die Möglichkeit die Einzelpostenanzeige nach beliebigen Feldern zu selektieren. Man dabei zwei Möglichkeiten:1.) Felder aus der bestehenden Anzeige zu markieren und dann das Filter Symbol auszuwählen

2.) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.

Nach Markierung derFeldüberschriften muss man das Symbol drücken und gelangt zu den Filterkriterien.

Für die ausgewählten Felderkönnen nun Kriterien eingegebenwerden. Zu beachten sind bei Betragsangaben die Vorzeichen !

Mit dem Symbol startet manden Filter.

Mit dem Menüpunkt Bearbeiten-> Filter löschen kann allesrückgängig gemacht werde.

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) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.

Exkurs: Auswertungen zum LieferantenkontoEinzelpostenanzeige (Filter)

Aus dem Feldvorrat kann ein oder mehrere Feld ausgewählt und markiert werden.

Mit dem Symbol werden die Felderals Filterkriterien übernommen.

Mit gelangt man zu dem bekannten Dialog.

Hier können nun die Werte für die Kriterien eingegeben werden undmit der Filter gestartet werden.

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Exkurs: Auswertungen zum LieferantenkontoEinzelpostenanzeige (Detailansicht)

In der Einzelpostenanzeige hat man die Möglichkeit Detailinformationen zu den Posten zu bekommen. Dazumuss man mit dem Cursor auf einen Posten gehen und anschließend das Symbol auswählen.

Angezeigt wird die Detailansicht der ausgewählten Position. Mit den Pfeil-tasten kann zu den anderen Positionen navigiert werden.

In dieser Ansicht sieht man zunächstnur die 1 Position eines Beleges, diedes Kreditorenkontos. Möchte manzu diesem Beleg weitere Positions-daten sehen, kann man das über dasMenü Springen->Nächste Position oder über das Symbol erreichen.

Mit können weitere Informationenzum Belegkopf angezeigt werden.

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ZahlungenZahlungsausgang manuell

Mit dem manuellen Zahlungsausgang wirdeine Kreditorenzahlung (Belegart KZ) erzeugtmit dem Ziel eine Rechnung gleichen Betragesauszugleichen.- Buchungsdatum = Zahlungsdatum- autom. Suche sucht Rechnungen gleichen Betrages und markiert diese.

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang F-53 - Buchen

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Zahlungsausgang maschinell (Parameter fürZV erfassen)

Das Laufdatum (Tag der Ausführung) dient zur Identifikation der ParameteEs handelt sich um das Datum, an dem das Programm planmäßig ausgeführwerden soll. Eine spätere oder frühere Ausführung des Programms ist jedoch auch zulässig.

Das zusätzliche Identifikationsmerkmal kann für die Unterscheidung von mehreren Läufen mit gleichem Abstimmungsstichtag eingesetzt werden. Die Identifikation ist vom Anwender frei vergebar.

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten F110 - Zahlen

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Im Reiter Parameter müssen verschiedeneWerte eingestellt werden:

Buchungsdatum des Zahlungsbeleges = Datum des Ausgleiches

Belege erfasst bis = Systemdatum der Erfassung der Beleg

Nächst Budat = Steuert die Fälligkeit; Belege werden in Zahllauf einbezogen, die bis 1 Tag vor dem Datum fällig sind.

Kreditoren = Beschränkung auf spezielle Kreditoren möglich

Nur den Nr. Kreis des spezifischen LIAS Lieferanten eintragen oder über die Kontengruppe auswählen, ansonsten alle Liefer-anten berücksichtigen (s. nächste Seite).Ausländer bekommen eigenen Zahllauf, ansonsten werden diese als Ausnahmennicht berücksichtigt.

Zahlungsausgang maschinell (Parameter fürZV erfassen)

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Die Änderungen können anhand des Error-Codes „Err“ identifiziert werden. Die nachträglich freigegebenenPosten sind mit 098 gekennzeichnet. Die nachträglich gesperrten Posten mit 099. Die Gesperrten sind in derKategorie „Keine Regulierung“ aufgeführt. Die gezahlt werden sind hier in U = Überweisung aufgeführt.

Wenn abweichende Zahlungsempfänger erfasst wurden, ist dies mit Zahlung an in diesem Freiraum aufgeführ

Das Ausdrucken der ZV erfolgt über das Drucksymbol

Zahlungsausgang maschinell (ZV drucken)

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Zahlungsausgang maschinell (Zahllaufanstoßen)

Über die Funktion Kreditoren Einzelposten kann man sich die ausgeglichenen Posten ansehen.Beispielhaft sind hier zwei durch den Zahlungslauf ausgeglichene Position aufgeführt. Als Belegartist hier ZP für Zahlungsbuchung herangezogen worden. Bei Schecks wird ZS für Zahlung per Scheck genommen. Deutlich wird dass die beiden Kreditorenrechnungen durch einen ZP Beleg ausgeglichen wurden.

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Mit werden die Avise, Schecks, Datenträgerbegleitzettel gedruckt. Wichtig ist, dass im Reiterdie die Varianten gepflegt sind.

Nach der Ausführung muss der Jobname der angeben werden.

Nach der Bestätigung können über dasMenü die eigenen Jobs gesichtet werden.

Achtung Druck an dieser

Stellte bedeutet gleich die Bereitstellung

der Zahlungsdaten !!

Zahlungsausgang maschinell (DruckDatenträger)

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Manueller Ausgleich eines KontosAusgleichen ohne Differenz

Nach den Angaben des Kontos, Ausgleichs-datum, Periode, BK und Währung könnenweitere Eingrenzung vorgenommen werden.Wählt man Betrag aus und drückt den Button gelangt man zu nächstenSeite.

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto F-44 - Ausgleichen

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KorrespondenzenKontoauszug

Angezeigt wird eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträgen. Angezeigt wird unter anderem die Spoolnr.Über das Menü System->Eingene Spoolaufträge kann der Auftrag mit der Maus angekreuzt werden undund mit gedruckt werden.

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KorrespondenzenZahlungsmitteilungen

Nach Angabe des Buchungskreises, mussdie Korrespondenzart mit SAP01 angegeben werden.Anschließend wird man aufgefordert die Belegnummerdes Zahlungseinganges anzugeben. Mit Weiter wird die Zahlungsmitteilung mit Einzelposten angefordert.In der Statuszeile erschein folgender Hinweis.

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Korrespondenz FB12 - Anfordern

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Die angeforderte Korrespondenz muss über die Transaktion Korrespondenz drucken -> Gemäß Anforderung

zum Drucken getriggert werden. Nach Angabe der Korrespondenz und Buchungskreis, kann man über seinen Benutzer die Selektion einschränken. Mit wird der Trigger angestoßen.

KorrespondenzenZahlungsmitteilungen

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken

F.61 - Gemäß Anforderungen

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Es erscheint die schon bekannte Übersicht erzeugter Ausgabeaufträge. Die Spoolnr zur Orientierungwird angezeigt.

KorrespondenzenZahlungsmitteilungen

Über das Menü System -> Eigene Spoolaufträge kann erzeugte Korrespondenz gedruckt werden. Eine Listeder Aufträge erscheint, kann ausgewählt und mit gedruckt werden.

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N70: Kreditorenbuchhaltung•

Bestellung Waren-eingang

Zahlungstransaktionen

Zahlungsprogramm

Cash Mgmt &Forecast DateCash Mgmt &Prognose-datum

Rechnungs-eingangRechnungs-prüfung

CashManagement

Konto:Kreditor 102

Rechnungen und Gutschriften

Anzahlungen

Automatischer Zahlungslauf (mit Erstellung der Zahlungsträger)

Abwicklung Zahlungsausgänge und manuelle Kontoauszüg

Abwicklung Zahlungsausgänge über Bank-Inkasso und manuellen Kontoauszug

Kontenausgleich

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KreditorenBetriebswirtschaftliche

Vorteile Echtbuchungen BerichtswesenBetriebswirtschaftliche

Vorteile

Die Kreditorenkomponentewird zur Verwaltung undÜberwachung vonKreditorenbuchungen wieRechnungen, Anzahlungenusw. verwendet.

Für diese Komponentestehen vordefinierteBerichte zur Verfügung.Diese Berichte sind ineinerStandardberichtshierarchie abgelegt. Die Berichtebieten Ihnen dieMöglichkeit, diegebuchten Daten nachunterschiedlichstenKriterien auszuwerten.

Anzahlungs-anforderung

Berichtswesen

Kreditorenrechnungbuchen

Anzahlungs-verrechnung

Zahlung mit demZahlungsprogramm

buchen

Anzahlung mitZahlungsprogramm

buchen