WIR SCHREIBEN KEIN BLECH.

Stunden-/Mitarbeiterauswertung / Zeitkonten Konfiguration / QOMET-Zeiterfassung / Lohnkosten-Nachkalkulation

Die Einrichtung der Zeitkonten ist eine wichtige Funktion, will man nachkalkulatorische Werte möglichst weitgehend automatisiert erfassen. Die folgende Dokumentation schafft hierfür einen ersten Überblick. In aller Regel sind diese Einstellungen in Ihrer Auslieferungsdatenbank bereits anhand Ihrer Checkliste hinterlegt, aber natürlich fallen immer wieder mal Anpassungen an.

Wir unterscheiden zwischen:

• Zeitkonten: Zeitkontengruppen, Zeitkonten

• Personalstamm: Zeitabhängige Daten, Zeitkonten Vorgaben

• BDE / QOMET-Zeiterfassung: Arbeitszeiteinstellungen, Wochenpläne, Zeitgruppen, BDE-Geräte

Es folgen die notwendigen Einstellungen für eine Mitarbeiterauswertung sowie korrekte Verbuchung der nach-kalkulatorischen Lohnkosten-Buchungen.

1. Zeitkontengruppen:

Hier definieren Sie die Tageswertung für die jeweiligen Wochentage einer spezifischen Mitarbeitergruppe. Sie können für unterschiedliche Arbeitszeitprofile unterschied-liche Zeitkontengruppen definieren, welche Sie im Personalstamm im Reiter „Zeitabhängige Daten“ zuweisen müssen.

Des weiteren werden in den Zeitkontengruppen im Reiter „Druckkonfiguration“ die Felder für Auswertung und Druck der monatlichen Mitarbeiterauswertung definiert.

Öffnen Sie über den Reiter „Alle Funktionen“ die Funktion „Zeitkontengruppen“. Tragen Sie einen Namen für die jeweilige Gruppe ein und hinterlegen anschließend im Reiter „Tageswertung“ die Werte der jeweiligen Sollstunden an den entsprechenden Wochentagen.

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In der Druckkonfiguration finden Sie diese beiden Bereiche:

Auswertung

In der Spalte „Zeitkonto“ werden lediglich Zeitkonten mit Tageswerten eingetragen: z.B. „Iststunden (Tag)“.

Der „Drucktext“ zeigt an, welche Überschriften in den Auswertungen gedruckt werden sollen.

In der Spalte „Summenkonto“ werden die Zeitkonten der zu summierenden „Monatskonten“ hinterlegt. Die Summenkonten geben in der Mitarbeiterauswertung die Wochenergebnisse an.

Statistik

Im unteren „Statistik“ Bereich werden die Monats- sowie Jahresergebnisse der Zeitkonten ausgegeben (z.B. Summe der Urlaubstage, Krankheitstage, Schultage im April oder Urlaubstage insgesamt in 2012 sowie Resturlaubstage):

Auf der folgenden Seite sehen Sie eine Gesamtdarstellung der Druckkonfiguration.

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Auszahlungs-/Infokonten

Hier wird beispielsweise das Zeitkonto definiert, über das Sie ihren Mitarbeitern die angesammelten Überstunden auszahlen können.

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2. Zeitkonten:

Die Zeitkonten definieren für die jeweiligen Zeitkontengruppen, wie die Tages-, Monats- sowie Jahreskonten behandelt werden sollen. Es wird zwischen den primären Tageskonten und internen Zeitkonten unterschieden. Die Tageskonten (Primärkonten) definieren die Zeitkonten, welche direkt über die Stundeneingabe oder Zeiterfassung erfasst werden. Diese Werte können anschließend über Bedingungen, Grenzwerte etc. auf weitere Zeitkonten verteilt werden. Im folgenden Screenshot sehen Sie ein typisches Primärkonto für eine Mitarbeitergruppe, welche in der Woche von Montag bis Donnerstag 8,5 Stunden und Freitag 4,5 Stunden arbeiten muss:

Ein „Primärkonto“ ist das Konto bzw. sind die Konten, auf die die Stunden der Stundeneingabe übertragen werden. Ein Sekundärkonto (also ein Konto, bei dem die Option „Primärkonto“ nicht gesetzt ist) enthält nur die Zeiten, die aufgrund von Überträgen oder Summenbildung entstehen. In diesem Beispiel erhält das Konto „Tagesstunden“ die Stunden aus der Stundeneingabe. Je nach erfüllter Bedingung fließen dann die Zeiten auf die verknüpften Sekundärkonten (Überträge).

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Beispiele: In Zeile 5 wird an einem Samstag oder Sonntag die Zeit auch auf das Konto „Flexkonto (Tag)“ übertragen. In Zeile 3 wird nur Zeit auf das Konto „Flexkonto (Tag)“ übertragen, wenn an einem Freitag mehr als 4,5 Stunden gebucht worden sind. Die Bedingung „Mehr und weniger“ addiert dabei nur die Anzahl der Stunden, die mehr als den Maximalwert bzw. subtrahiert weniger als der Minimalwert gebucht worden sind.

Zeitkonten, die Kostenstellen zugeordnet worden sind, stellen eine Besonderheit dar. Diese Zeitkonten bekommen die Stunden, die in der Stundeneingabe auf diese Kostenstelle erfasst wurden.

Folgende Bedingungen gibt es:

1. Bedingung für Übertragsbehandlung:

• Mehr: Nur Werte über dem „Maximalwert“ bzw. „übertragsabhängigem Maximalwert“ werden auf das Zeitkonto übertragen. Der Faktor wird angewendet.

• Weniger: - Mehr: Nur Werte unter dem „Minimalwert“ bzw. „übertragsabhängigem Minimalwert“ werden auf das Zeitkonto übertragen. Der Faktor wird angewendet.

• Mehr und weniger: wie Mehr und Weniger zusammen.

• Zuschlagsabhängig: Übertrag erfolgt, wenn in der Stundeneingabe der angegebene Zeitzuschlag eingegeben wurde. Menge ist Zuschlagsmenge.

• Sollzeit: Es wird ein fester Wert in das Zeitkonto übernommen. Der Wert wird aus dem Feld „übertragsabhängiger Maximalwert“ genommen.

• Summenbildung: Wenn sich die Zeitintervalle, z.b. Tageswerte und Monatswerte, unterscheiden, so ist kein Übertrag möglich. Hier können nur Summen gebildet werden. Also z.B. alle Tagesstunden werden zu einer Monatssumme summiert.

2. Extra Bedingung:

• Hier kann man die Anwendung einer Bedingung auf bestimmte Tage begrenzen. Somit kann eine Sollzeit für Mo-Do anders definiert werden wie für Fr.

3. Feiertagsbehandlung:

• Nur an Feiertagen: Die Bedingung gibt nur an Feiertagen.

• Nicht an Feiertagen: Die Bedingung gilt nicht an Feiertagen.

Ist hier nichts eingetragen, so gilt die Bedingung an Feiertagen und normalen Tagen.

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Noch einige Anmerkungen für den Bereich Übertrag:

• Feiertage: diese werden automatisch über die Funktion „Feiertage“ vordefiniert und müssen nicht manuell erfasst werden! Damit die unterschiedlichen Tageswertungen für Mo-Do und Freitag korrekt berücksichtigt werden, definiert man die Zeitkonten „Feiertag (TAG)“ in unserem Beispiel zweimal. Einmal mit der „Extra Bedingung“ Montag bis Donnerstag (mit den entsprechenden Minimal- und Maximalwerten) und ein weiteres mal für die am Freitag geltenden Tagesstunden!

• Flexkonto (Tag): dieses Zeitkonto steuert, ab wann Tagesstunden auf das Überstunden-konto fließen. Alle Werte, die unter oder über unserem Grenzwert von 8,5 Stunden liegen, werden auf das Flexkonto addiert bzw. abgezogen. Am Freitag liegt der Grenzwert entsprechend bei 4,5 Stunden.

• Das Konto „Iststunden (Tag)“ bleibt komplett ohne Einschränkungen. Diese Konto stellt die tatsächlich gearbeiteten Stunden dar.

• Das Sollstunden Konto (Tag sowie Monat) stellt ein rein informatives Zeitkonto dar, welches sowohl die Soll-Tageswerte sowie die Soll-Monatswerte ausgibt.

• Verwendet man die Bedingung „Zeitzuschlag“, so wird nicht die gebuchte Zeit, sondern die Anzahl der Zeitzuschläge übertragen.

Weitere Zeitkonten wie z.B. Krank, Urlaub, Schule etc. werden über Kostenstellen-Buchungen über die Funktion „Hilfskostenerfassung“ befüllt und werden für den Ausdruck in der Auswertung über die Zeitkontengruppen definiert.

Zusammenfassung:

1. Primärkonten bekommen die Summe der Stundeneingaben

2. Sekundärkonten bekommen die Überträge

3. Konstenstellen-Zeitkonten bekommen die Stunden, die auf Kostenstellen erfasst wurden

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3. Personalstamm

zeitabhängige Daten

Hier hinterlegen Sie wichtige Informationen, welche für die Mitarbeiterauswertung notwendig sind:

Die wichtigsten Spalten:

• Gültig ab: Gibt vor, ab wann der eingestellte Lohnsatz, die eingestellte Zeitgruppe etc. gilt. (Beispiel: Auszubildender 1., 2., 3. Lehrjahr)

• Die Lohngruppe ist derzeit rein informatives Feld. Wird für die künftige Lohnschnittstelle gebraucht

• Die Zeitgruppe definiert die Vorgaben der Arbeitszeiteinstellungen, welche speziell für die Verwendung der QOMET-Zeiterfassung berücksichtigt werden sollen. Hier werden Anfangs / Endzeit, Pausen- sowie Karenzzeiten und Rundungen zu bestimmten Uhrzeiten vorgegeben.

Einschub→ : Im Programmteil Arbeits-zeiteinstellungen geben Sie die für einen einzelnen Tag geltenden Angaben ein. Wird an verschiedenen Wochen-tagen unterschiedlich lange oder zu unter-schiedlichen Zeiten gearbeitet oder sind für den gleichen Tag für einzelne Mitarbeiter

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unterschiedliche Arbeitszeiteinteilungen vorgesehen (z.B. bei Schichtarbeit), so sind entsprechend viele Arbeitszeiteinstellungen erforderlich. Die Uhrzeit- und zugehörigen Angaben werden nur ausgewertet, wenn die Zeiterfassung über ein BDE-Terminal oder die QOMET-Zeiterfassung vorgenommen wird. Ansonsten dienen sie nur zur Information.

• Die Zeitkontengruppe stellt die Grundlage für die Mitarbeiterauswertung dar (siehe auch Abschnitt 1 „Zeitkontengruppen“).

• Sie können Ihren Mitarbeiterressourcen bestimmte Profitcenter zuweisen, was eine Auswertung erlaubt, wie viele Lohnkosten bzw. Stundenbuchungen auf gewissen Profitcentern verbucht wurden.

• Lohnsatz mit Gemeinkosten: Bei der Nachkalkulation wird für alle Arbeiten, die von diesem Mitarbeiter ausgeführt wurden, der in diesem Feld eingetragene Lohnsatz verwendet. Auf diesen Lohnsatz werden für die Nachkalkulation die bei den einzelnen Tätigkeiten definierten Gemeinkostenzuschläge aufgeschlagen

Die hinterlegte Berechnungsformel lautet: Einheitspreis = Lohnsatz + Lohnsatz x Gemeinkostenzuschlag [%] + Zuschlag

• NK Satz + NK Verwenden: Wenn Sie im „NK Satz“ einen eigenen Lohnsatz eintragen UND „NK Verwenden“ aktivieren, wird dieser anstelle des im Feld Lohnsatz eingetragenen Wertes bei der Nachkalkulation verwendet. Auf ihn werden keine Gemeinkostenzuschläge für die Nachkalkulation aufgeschlagen.

• Im Feld Qualifikation tragen Sie die im Personalstamm hinterlegte Standardqualifikation eines Mitarbeiters ein, dessen Arbeitsleistung mit diesem Verrechnungssatz berechnet werden soll. Wenn Sie Rapportpositionen durch die Funktion „Zusammenstellen über Nachkalkulation“ erstellen, werden die hier eingetragenen Qualifikationen berücksichtigt, ansonsten dienen sie nur zur Information.

• Bei Jahresurlaub / Zeiteinheit Jahresurlaub wird der tarifliche oder individuell vereinbarte Jahresurlaub eingetragen. Der hier eingetragene Wert wird je nach eingestelltem Jahreswechsel mit dem Restjahresurlaub verrechnet.

• In der Bewertung wird die Arbeitsleistung des Mitarbeiters bewertet. Dies ist insbesondere bei Auszubildenden sinnvoll, damit deren Stundeneingabe die Nachkalkulation der verbrauchten Stunden nicht verfälscht. Im Normalfall ist eine Bewertung von 100 % vorgesehen. Auszubildende erhalten ihrer Leistung entsprechend eine niedrigere Bewertung. Haben Sie einen Star in Ihren Reihen, der für Zwei arbeitet, hinterlegen Sie hier eben den Wert 200 ...

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Zeitkonten und Zeitkontenvorgaben

Im Reiter Zeitkonten werden automatisch alle angefallenen und von QOMET berechneten Zeitkonten gelistet. Dies dienst also lediglich Ihrer Information.

Tipp: → Wenn Sie einem Mitarbeiter eine neue Zeitgruppe zugewiesen oder Änderungen in den Zeitkontengruppen vorgenommen haben, müssen Sie hier über den Button die Werte neu berechnen lassen. Diese Zeitkontenwerte sind die Grundlage für den Ausdruck der Mitarbeiterauswertung!

Im Bereich Zeitkontenvorgaben müssen Sie einmalig einen Vorgabewert für „Flexstunden“ (Überstunden) sowie „Restjahresurlaub“ setzen, damit QOMET zukünftig den verbleibenden Jahresurlaub sowie das Überstundenkonto automatisch berechnen kann. Geben Sie die Vorgaben exakt wie hier im Screenshot ein:

Mitarbeiterauswertung

Jeweils nach einer kompletten Mitarbeiter-Stunden-Buchung des Vormonats können Sie für Ihre Lohnabrechnung bzw. für ihre Mitarbeiter als Leistungsnachweis eine Auswertung mit den erbrachten Stunden und den entsprechend angefallenen Zeitkonten-Summen (Flex, Schule, Urlaub, Krank etc.) auswerten.

Die Auswertung wird in der Funktion „Personal“ über den Button (links oben) er-zeugt. Im folgenden Dialog steuern Sie, welche Mitarbeiter ausgewertet werden sollen. Des weiteren können sie das Überstundenkonto mit einem eigens dafür angelegten „Auszahlungskonto“ ausgleichen (etwa wenn dem Mitarbeiter angesammelte Überstunden ausbezahlt werden sollen).

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Einschub: → Das Konto für diesen Flexstundenausgleich muss wie folgt angelegt sein: Im Bereich Zeitkonten erstellen Sie ein Konto mit folgenden Einstellungen:

Anschließend muss das neue Konto bei der jeweiligen Zeitkontengruppe im Reiter „Auszahlungs-/Infokonten“ verknüpft werden (siehe Seite 1).

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Abschließend wählen Sie den gewünschten Bericht für die Mitarbeiterauswertung und erhalten beispielsweise folgenden Ausdruck:

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